GUA PARA LA REALIZACIN DE ACOGIDASIGUALITARIAS Y EFICACES

ELABORACIN DE UN MANUAL DE ACOGIDA

QU ES LA GUA?..................................................5

PARA QU SIRVE ESTA GUA? ..............................6

CMO UTILIZAR LA GUA?...................................7

ORIENTACIONES PARA CADA MDULO .............10

1 - Presentacin de la empresa ........................10

2 - Aspectos sociolaborales ...............................11

3 - Sistema de calidad .......................................13

4 - Gestin de la prevencin.............................14

5 - Sistema de gestin ambiental.....................15

6 - Sistema de mejora continua........................16

7 - Polticas de igualdad de oportunidades

de hombres y mujeres .................................17

8 - Sistemas de informacin..............................18

9 - Prcticas de gestin de personas ................19

10 - Dnde encontrar ms informacin.............20

QU ES LA GUA?

Esta Gua es una herramienta para laelaboracin del Manual de Acogidapara tu empresa.

Se utiliza para explicar lo esencial dela empresa y deber acompaarse deotra documentacin especfica delpuesto de trabajo al que accede la per-sona recin incorporada.

5

PARA QU SIRVE ESTA GUA?

El Manual de Acogida, una vez ela-borado, permite la incorporacin efi-caz de las nuevas contrataciones dela empresa aportando a estas perso-nas los conocimientos necesarios so-bre la constitucin de la empresa, sufuncionamiento, las relaciones inter-personales, etc

Cada uno de los contenidos est pre-sentado con un enfoque transversaldesde la perspectiva de gnero quefavorece la insercin, permanencia ypromocin de las mujeres en entor-nos laborales donde estn poco repre-sentadas.

Los principales objetivos de una acogi-da igualitaria y eficaz son los siguientes:

6

Que la persona est adaptada alpuesto y con un rendimiento pti-mo en el menor tiempo posible.

Que la persona adquiera el mayorconocimiento de la empresa (clien-tes, productos, servicios, etc.).

Que la persona se implique, desdeel principio, en un proyecto comn,siendo rentable para la empresa yaportando el mximo nivel de cono-

cimientos, habilidades y actitudes.

CMO UTILIZAR LA GUA?

La Gua nos permite elaborar un Ma-nual de Acogida ms completo o deforma ms simplificada a travs de dosentradas:

Descargar Manual (versin reducida)Descargar Manual (versin completa)

7

Cada una de estas versiones contienelos siguientes materiales:

8

1 Documento de soporte para ela-borar el Manual de Acogida. Es la ba-se del material para elaborar el Ma-nual de Acogida. Contiene lasindicaciones para elaborarlo as comolas plantillas para llevarlo a cabo.

2 Actividades del proceso de acogi-da. Muestra una secuencia de las ac-tividades que debieran realizarse enun proceso de acogida y asigna paracada una de ellas una responsabilidadestndar dentro de la empresa.

3 Plan de formacin de acogida yevaluacin de competencias. Muestraun modelo en el que plasmar las ac-tividades de formacin de la acogiday su seguimiento.

4 Herramientas de Evaluacin: Cues-tionario de satisfaccin. Se trata de unmodelo para que la persona incorpo-rada evale la acogida recibida, trans-currido un cierto plazo de tiempo.

1

2 3

4

Pinchando en cada una de las entradas des-cargamos el documento de que se trate.

Para elaborar el Manual de Acogidapartiremos del documento que se ob-tiene al clickear en la entrada Docu-mento de soporte para elaborar elManual de Acogida.

En este documento las pginas estndiferenciadas con diferentes coloressegn su finalidad en el proceso deelaboracin del Manual:

blanco para las instrucciones de ela-boracin del Manual (vienen con laindicacin de eliminar de la versindefinitiva),

verde para las plantillas que son deuso recomendado, pero que debenser personalizadas (se aadir el lo-go, foto o texto necesario),

amarillo para las plantillas de uso re-comendado y que pueden ser utili-zadas tal y como estn redactadas(se pueden dejar como estn o per-sonalizarlas),

naranja para las plantillas que sonopcionales, bien con contenidos yadirectamente utilizables o que de-ben ser personalizados.

9

ORIENTACIONES PARA CADA MDULO

1 Presentacin de la empresa

En este mdulo presentamos nuestraempresa. Nos pueden servir para ellootras presentaciones de las que ya dis-pongamos: catlogos genricos, presen-cia en Internet, catlogos de producto,etc. No debemos olvidar que es impor-tante mantener una coherencia entrela imagen externa y la imagen interna.

Este mdulo se compone de los si-guientes contenidos:

Misin, visin y valores.

Organigrama de la empresa.

Breve presentacin didctica de laslneas estratgicas actuales de la em-presa.

Breve historia de la empresa.

Grficos con informacin sobre laclientela principal y sobre los pro-ductos o servicios que se generanen la empresa.

Informacin bsica sobre las tecnolo-gas que utilizamos en la empresa.

10

2 Aspectos sociolaborales

En este apartado se deben comentaralgunos aspectos referidos al marco derelaciones sociolaborales que tenemosen nuestra empresa. Por lo tanto, espreciso explicar las normativas internasque nos regulan y que debern estarrecogidas en el convenio de aplicacin.Especialmente debemos explicar:

El sistema de control de presencia.

El calendario de trabajo y la norma-tiva referente al mismo.

El funcionamiento del servicio m-dico: prestaciones socio-sanitarias ysalud laboral en general.

Cmo es una nmina y los concep-tos que contiene.

Normas de convivencia bsicas re-feridas, por ejemplo, al tabaco, altrato igualitario entre mujeres yhombres o al cuidado de las insta-laciones, entre otras cosas. Debenadaptarse a la casustica especficade cada empresa.

Prestaciones sociales de la empre-

11

sa, si fueran relevantes, y activida-des en materia de responsabilidadsocial corporativa.

Normativa que la empresa pudieraaportar en materia de conciliacinde la vida personal y laboral.

En la medida en que nuestra empre-sa trabaje de acuerdo con un sistemade gestin, ste debe explicarse al me-nos en lo bsico en el Manual de Aco-gida. Habitualmente suele denomi-narse sistema integrado de gestina la convergencia de los tres sistemas

clsicos calidad, medio ambiente yprevencin aunque en este casoaadimos aqu el referido a la mejo-ra continua y a la poltica de igual-dad de hombres y mujeres por enten-der que pueden funcionar bajoparmetros similares.

12

Es preciso considerar que si nuestra empresa est

certificada de acuerdo con alguno de los referenciales

habituales (calidad, prevencin o medioambiente,

por ejemplo), esta gua de acogida debiera recoger

sus requerimientos de forma obligatoria.

3 Sistema de calidad

En este mdulo debemos incluir:

La poltica y estrategia de calidad dela empresa.

El mapa de los procesos, si nuestraempresa trabaja con este enfoque,

indicando las personas propietariasde los mismos.

Una descripcin bsica del sistemadocumental que requiere la calidad.

Algn ejemplo de procedimiento ti-po y de documentos requeridos entorno al mismo.

13

14

4 Gestin de la prevencin

Este apartado es uno de los ms im-portantes. En el Manual se trata derealizar una descripcin general delsistema de prevencin con el fin deque la persona incorporada:

Tome conciencia de que la prevencines una actividad bsica del da a day se d cuenta de que compete a to-das las personas llevarla a cabo.

Los contenidos de este mdulo:

La poltica de seguridad y salud la-boral de la empresa.

El mapa de todos los riesgos de laempresa, con el fin de mostrar unavisin general, a la que seguir,cuando se presente el puesto de tra-bajo concreto, los riesgos especfi-cos y las medidas ante los mismos.

Una relacin de los derechos y obli-gaciones de la persona respecto a laprevencin dentro de la empresa.

Una breve descripcin de cmo es-t organizada la prevencin en laempresa. Incluir siempre la identi-ficacin de las personas que desem-pean roles especficos.

5 Sistema de gestin ambiental

Este apartado debe considerarse re-comendable para todas las empresas,pero especialmente para aquellas queestn certificadas. Conviene recordarque los requerimientos de formacin,divulgacin y sensibilizacin son im-portantes dentro de este modelo degestin.

As pues, en este mdulo debemosincluir:

La poltica de gestin ambiental dela empresa.

El mapa de los principales aspectosambientales y su tratamiento (im-pacto, residuos, emisiones, etc).

En el caso de empresas certificadas,algn ejemplo de procedimiento ti-po y de documentos requeridos entorno al mismo.

15

6 Sistema de mejora continua

Conviene mostrar dos tipos de contenidos:

Un mensaje general destinado aconcienciar y explicar el porqu de

trabajar con la mejora continua y c-mo es responsabilidad de todas laspersonas.

La operativa concreta que describecmo la persona debe actuar respec-to a la mejora continua.

16

7 Polticas de igualdad de oportu-nidades de hombres y mujeres

El contenido de este mdulo es una no-vedad en los manuales habituales, sinembargo viene refrendado por la ac-tual Ley 4/2005, de 18 de febrero, pa-ra la igualdad de mujeres y hombresaprobada por el Parlamento Vasco.

En este sentido, trata de ser uno delos apartados ms importantes del Ma-nual ya que supone integrar en la or-ganizacin, sistemas y formas de tra-

bajo dirigidas a mujeres y hombres afin de que, no slo eviten posibles si-tuaciones de discriminacin por raznde sexo, sino que garanticen y fomen-ten la igualdad real y efectiva de sustrabajadoras y trabajadores.

Conviene mostrar un tipo de mensa-je abierto y claro en donde:

Tanto los trabajadores como las tra-bajadoras, tomen conciencia de porqu trabajar desde la perspectiva dela igualdad en el trato es importan-te para el clima laboral y para la

17

competitividad de la organizacin.Por ello, es responsabilidad de to-das las personas de la empresa quetal principio se cumpla.

La empresa exprese claramente enqu compromisos y actuaciones sematerializa la poltica de igualdad,haciendo un seguimiento de la mis-ma y dotndola de los recursos ne-cesarios.

8 Sistemas de informacin

Este apartado incluye orientaciones so-bre los sistemas de informacin de laempresa. Cada vez ms la informacinse convierte en uno de los recursos msimportantes y cada vez ms asistimosa su progresiva digitalizacin.

La gua muestra una serie de conte-nidos estndar que debern ser ade-cuados al caso de cada empresa enparticular.

18

9 Prcticas de gestin de personas

Entre otros contenidos hay que incluir:

Cmo se accede a las actividades deformacin.

Cmo se accede a puestos median-te promocin interna.

Cul es el sistema de evaluacin de

las personas.

Una explicacin bsica sobre el sis-tema retributivo, segn sea habitualen la empresa.

Cmo se comparte el conocimien-to y cmo se accede a informacintil para la actividad diaria, median-te el acceso a personas expertas oa documentacin de referencia.

19

20

10 Dnde encontrar ms informacin

Este apartado indica otras fuentes deinformacin tiles para comprender

mejor aspectos importantes de nuestraempresa. No slo deber incluirse do-cumentacin de consulta sino tambinpersonas que pueden resolver dudas.