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MANUAL DE INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Fecha de Rev. Codificación:

24/01/2011 MIT-OFSG-03

DISPOSICIONES PARA LA CODIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Y

ELECTRÓNICOS

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Elaboró: CPP Revisó: RD Autorizó: DG Fecha: 14/02/2011


DGPPCS

INSTRUCCIÓN:

DISPOSICIONES PARA LA CODIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS

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AUTORIZACIONES (F-OFSG-CD01)

REGISTRO DE CAMBIOS (F-OFSG-CD02)

Fecha de emisión Elaboró Revisó Autorizó

14/02/2011

Coordinación de Planeación y

Programación

C.P. Edgar Díaz

Navarro

Representante de la Dirección

Arq. Jorge Martín Amaya Rodríguez

Dirección General

C.P. Patricia Aguilar Gallardo

FECHA CAMBIO DESCRIPCIÓN APROBÓ

24/01/2011 Páginas 14 y 15

Adecuación de ruta de acuerdo a la establecida en el procedimiento PD-OFSG-PP11.

DG-RD



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CONTENIDO

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. RESPONSABILIDADES

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

5. DESARROLLO DE LA INSTRUCCIÓN DE TRABAJO

6. REFERENCIAS

7. ANEXOS

8. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS



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1. OBJETIVO

1.1 Tener documentada la manera correcta de cómo definir los controles necesarios para la iidentificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros relacionados con los procesos de Planeación y Programación.

2. ALCANCE

2.1 Esta instrucción de trabajo aplica para todos los trabajadores de la coordinación de Planeación y Programación que codifiquen y archiven registros de los procesos de dicha coordinación.

3. RESPONSABILIDADES

3.1 Es responsabilidad de los ejecutores de los procedimientos relacionados con los procesos de Planeación y Programación atender las disposiciones sobre el control de los registros, tanto impresos como electrónicos establecidas en la presente instrucción de trabajo.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 4.1 5’S: Método así denominado por la primera letra (japonés) de cada una de sus cinco etapas.

4.2 Seiton: Orden. Situar necesarios. Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.

4.3 Guía: Guía para la Presentación de la Cuenta Pública Municipal al Congreso del Estado de Guanajuato / Guía para la Presentación de la Cuenta Pública al Congreso del Estado de Guanajuato, según corresponda.

4.4 IRC: Índice de Rendición de Cuentas



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5. DESARROLLO DE LA INSTRUCCIÓN DE TRABAJO

5.1 Justificación. En atención a lo mencionado en el Procedimiento de Ejecución y Evaluación de 5’S (PD-OFSG-5’S08), y en específico en la segunda “S” Seiton (orden), la Coordinación de Planeación y Programación se ha dado a la tarea de crear las disposiciones para codificación y almacenamiento de los documentos físicos y electrónicos generados durante el desarrollo de las actividades diarias. Seiton hace las siguientes propuestas:

� Cada elemento debe tener un nombre, un espacio y un volumen designado. � Debemos especificar no sólo la ubicación, sino que también el número máximo de unidades que

dejaremos. � Ordenar los artículos en estanterías, mediante claves numéricas, alfanuméricas o alfabéticas. � Determinar los lugares de almacenamiento según el tiempo de utilización. Dejar a la mano lo que se

utiliza diariamente, un poco más lejos lo semanal, mensual, etc. � Cada área debe estar señalada, utilizando nombres, tales como: OFS, DGPPCS, Coordinación de

Planeación y Programación, etc. El beneficio principal que se deriva de la aplicación de Seiton, es: resguardo, control, y fácil acceso a la información. 5.2 Archivo de la Coordinación de Planeación y Programación. Se establecen las siguientes disposiciones para el control y localización de los insumos proporcionados por los sujetos de fiscalización, y de los registros generados Todos los recopiladores deben estar etiquetados atendiendo al formato de “Etiqueta para recopilador” (F-OFSG-5’S10) que se encuentra en el anexo J del Procedimiento de Ejecución y Evaluación de 5’S (PD-OFSG-5’S08), cambiando únicamente el texto del contenido, pues éste será de acuerdo a la información que contenga cada uno de ellos.

5.2.1 Presupuestos: � Existe un recopilador por municipio. � Las etiquetas de los recopiladores (F-OFSG-5’S10), contendrán la siguiente identificación

(fuente: Arial Narrow, normal; formato: negrita, tamaño:14): Texto 1: PRESUPUESTOS Texto 2: NOMBRE DEL MUNICIPIO

� Los recopiladores se ordenarán alfabéticamente.



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En los casos donde se requiera más de un recopilador, adicional a lo anterior, se señalará el consecutivo, ejemplo: TOMO 2, TOMO 3…

� Cada recopilador contará con separadores entre el presupuesto original y cada una de las modificaciones. El formato de separadores será el mismo para todos los recopiladores que contengan presupuestos, señalando: PRESUPUESTO AUTORIZADO, 1ª. MODIFICACIÓN, 2ª. MODIFICACIÓN…etc.

� Los presupuestos se ordenarán de forma ascendente, es decir del presupuesto autorizado a la última modificación. Se anexará a cada presupuesto (autorizado y modificado) oficio del municipio mediante el cual se remite y copia del acta de ayuntamiento donde se autoriza.

� En los presupuestos archivados se resaltará con marcatextos: la fecha de autorización, número de acta de ayuntamiento y número de modificación, éste último cuando aplique.

5.2.2 Sujetos de fiscalización:

� Se contará con un recopilador por sujeto de fiscalización. � En el caso de los municipios, los recopiladores se ordenarán alfabéticamente. Para el Poder

Ejecutivo, el orden será de acuerdo al Ramo que tiene cada entidad paraestatal en la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato, así como para poderes y organismos autónomos..

� En el espacio destinado para contenido, de las etiquetas de los recopiladores (F-OFSG-5’S10), se colocará el texto siguiente (fuente: Arial Narrow, normal; formato: negrita): Texto: “SUJETO DE FISCALIZACIÓN (poder, municipio u organismo autónomo)

Ejemplo: LEÓN � Cada recopilador contará con separadores. El formato de éstos será el mismo para todas las

carpetas, señalando: OFICIOS DE REQUERIMIENTO AL (____*____) *MUNICIPIO, PODER u ORGANISMO. Archivar en este separador los oficios de requerimiento de cuentas públicas, normales y complementarias, por periodo de presentación de la cuenta pública. No importa si la complementaria se recibe con posterioridad, debe archivarse encima del último requerimiento de la cuenta, en el periodo (mensual o trimestral) correspondiente. OFICIOS DE ENTREGA DE CUENTA PÚBLICA A LA DGARCP Archivar en este separador los oficios de entrega de cuentas públicas a la DGARCP, normales y complementarias, por periodo correspondiente a la cuenta. No importa si la complementaria se recibe con posterioridad, debe archivarse encima del último oficio de la cuenta, en el periodo correspondiente. MEMORANDOS DE ENTREGA DE PRESUPUESTOS Y MODIFICACIONES A LA DGARCP Archivar en este separador los memorandos de entrega de presupuestos y modificaciones a la DGARCP, por fecha, de manera, que el más reciente se encuentre en la parte superior.



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OFICIOS VARIOS Archivar en este separador los oficios diferentes a los anteriores, remitidos por parte del sujeto de fiscalización y los remitidos por el Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado a dicho sujeto. Se archivarán por fecha, de manera, que el más reciente se encuentre en la parte superior. ARCHIVO PERMANENTE Archivar en este separador los oficios con los cuales se da a conocer a los sujetos de fiscalización la información que contendrá la cuenta pública.

En el caso, del Poder Ejecutivo, se hará una excepción, debido al número de entidades paraestatales. Se contará con número necesario de tomos adicionales a la carpeta del poder, donde estarán contenidas las dependencias y entidades vigentes en los últimos tres años. Cada una de las dependencias y entidades será diferenciada por un separador en el que se indicarán las siglas de la entidad, archivándose en éstos diversos oficios y documentos relativos a ésta. Los oficios y la documentación deberán estar ordenados por fecha, dejándose el más reciente en la parte superior. Por tanto, en la etiqueta para recopilador , en el espacio destinado para contenido, además de indicar que se trata del PODER EJECUTIVO se adicionará: Texto: “TOMO _” (fuente: Arial Narrow, normal; formato: negrita). Ejemplo: TOMO III.

5.2.3 Deuda pública:

� La documentación relativa a Deuda Pública se debe archivar en los recopiladores. � Las etiquetas de los recopiladores (F-OFSG-5’S10), contendrán la siguiente identificación

(fuente: Arial Narrow, normal; formato: negrita, tamaño:14): Texto 1: REGISTRO DE LA DEUDA PÚBLICA Texto 2: TOMO ___ (indicar el tomo I, así de manera consecutiva

� La información debe estar ordenada conforme al número progresivo de registro de deuda pública y con separadores entre cada número. El número progresivo es asignado por la Secretaría de Finanzas y Administración.

� El expediente debe estar integrado en el siguiente orden: • Copia fotostática de la autorización por parte del Congreso del Estado de Guanajuato. • Copia fotostática de la publicación en el Periódico Oficial. • Copia de la Carátula de Inscripción en el Registro de Obligaciones y Empréstitos de

Entidades Federativas y Municipios. • Copia de Carátula de Inscripción en el Registro Estatal de Deuda Pública ante la Secretaría

de Finanzas y Administración (SFA). • Copia del contrato o convenio con la institución financiera.



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• Copia del acta de ayuntamiento y/o consejo donde se autorizó el endeudamiento por parte del entre acreditado.

• Copia del Programa Financiero Anual. • Copia del documento que ampare la calificación por el ente acreditado.

� Además, debe existir un recopilador para archivar oficios de la SFA, relativos a la situación

de la Deuda Pública Estatal que guarda el Registro Estatal de la Deuda Pública. El recopilador será identificado de la siguiente manera: REGISTRO DE DEUDA PÚBLICA OFICIOS SFA

5.2.4 Recepción física de la cuenta pública en la Coordinación:

� Los recopiladores podrán contener varios sujetos de fiscalización, mismos que se ordenarán

alfabéticamente. � En el espacio destinado para contenido, de las etiquetas de los recopiladores (F-OFSG-

5’S10), se colocarán los textos siguientes (fuente: Arial Narrow, normal; formato: negrita): Texto 1: “CONTENIDO” Texto 2: “SUJETO DE FISCALIZACIÓN” Ejemplo: OFICIOS DE RECEPCIÓN DE CUENTA PÚBLICA ABASOLO, ACÁMBARO…, o PODERES Y AUTÓNOMOS,

� Cada recopilador contará con separadores entre cada sujeto de fiscalización. El formato de separadores será el mismo para todas las carpetas, señalando el nombre del sujeto de fiscalización.

� Dentro del separador, por sujeto de fiscalización, estarán archivados las copias fotostáticas de los siguientes documentos: oficio del Congreso con que remite la cuenta al OFS y oficio del sujeto mediante el cual envía la cuenta pública al Congreso; ordenado en forma cronológica, colocando el último envío en la parte superior.

� En los oficios archivados se resaltará con marcatextos el nombre del sujeto de fiscalización y el mes al que corresponde el envío de la cuenta pública.

� Existirán un recopilador adicional denominado: “CONTROL DE CUENTAS PÚBLICAS RECIBIDAS”, en el que se archivarán los “reporte registro de correspondencia” con los que la Secretaria del Despacho del Auditor General relaciona las cuentas públicas recibidas en el OFS.

5.2.5 Requerimientos por parte del Congreso del Estado de Guanajuato:



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� Los recopiladores contendrán varios sujetos de fiscalización, ordenados por NÚMERO DE REQUERIMIENTO progresivo descendente; esto es, el requerimiento más reciente deberá ir en la parte superior.

� En el espacio destinado para contenido, de las etiquetas de los recopiladores (F-OFSG-5’S10), se colocarán los textos siguientes (fuente: Arial Narrow, normal; formato: negrita): Texto 1: “CONTENIDO” Texto 2: “TOMO __” Ejemplo: REQUERIMIENTOS TOMO I

� Los recopiladores contarán con separadores entre cada requerimiento, colocando en la pestaña el número y año del requerimiento.

� Dentro de los recopiladores estarán archivados los siguientes documentos por requerimiento: copia fotostática del oficio del Congreso con que se envía la información al OFS, copia fotostática del oficio circular del Congreso, acuerdo del Congreso donde se requiere la información referente a la cuenta pública del sujeto y copia fotostática del acuse con que recibe el sujeto el requerimiento.

� Existirán tres separadores adicionales en el primer tomo que tendrán los nombres de: “DENUNCIAS”, “VARIOS” y “CONCILIACIÓN DE CUENTAS PÚBLICAS”. En el primero de ellos, se archivarán las denuncias interpuestas por el Congreso del Estado en contra de los sujetos de fiscalización, por la no remisión de la cuenta pública; en el segundo, todos aquellos documentos, oficios, memorandos, relaciones de municipio, etc., referentes a los requerimientos; y en el tercero se archivarán los reportes impresos generados para la conciliación.

5.2.6 Participaciones a los municipios, oficios SFA:

� El contenido de este recopilador estará organizado por año, colocando separadores. � Los oficios de la SFA, se ordenarán por fecha, colocando el más reciente en la parte superior.

5.2.7 Ramo XXXIII:

� Este recopilador contendrá las copias fotostáticas del Periódico Oficial del Gobierno del

Estado de Guanajuato relativos a formula y metodología para la distribución de los recursos del Fondo de Aportaciones para el FAISM y FORTAMUN.

� El contenido de este recopilador estará organizado por año, colocando separadores. � Los documentos se ordenarán por fecha, colocando el más reciente en la parte superior.

5.2.8 Fideicomisos públicos:



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� Los recopiladores contendrán las copias fotostáticas de la información relativa a los fideicomisos públicos (escritura/convenio, decreto gubernativo, modificaciones, etc.), vigentes en el Estado de Guanajuato.

� Se crearán dos recopiladores con los fideicomisos de las dependencias y otros dos con los de las entidades. Cada recopilador contendrá separadores por dependencias y entidades, ordenados conforme lo establece la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato. Así también, los fideicomisos que pertenezcan a una misma dependencia o entidad se encontrarán separados por hojas de color.

� Los documentos se ordenarán cronológicamente, debiéndose encontrar el de la fecha más reciente al principio de cada separador.

� Las etiquetas de los recopiladores (F-OFSG-5’S10), contendrán la siguiente identificación (fuente: Arial Narrow, normal; formato: negrita, tamaño:14): Texto 1: FIDEICOMISOS PÚBLICOS Texto 2: RAMO/UR Y DESCRIPCIÓN DE LAS DEPENDENCIAS O ENTIDADES Texto 3: NÚMERO DE RECOPILADOR (1/2, 2/2)

5.2.9 Oficios de envío de información al Congreso del Estado de Guanajuato:

� El recopilador contendrá los oficios de los requerimientos que el Congreso realiza al Órgano de Fiscalización Superior, los oficios de respuesta y la información enviada (ya sea en CD o impresa).

� Los documentos se ordenarán cronológicamente, colocando el más reciente al principio del recopilador.

� El recopilador se encontrará identificado con la etiqueta para recopilador (F-OFSG-5’S10), colocando en el espacio destinado para contenido lo siguiente: OFICIOS DE ENVÍO DE INFORMACIÓN AL CONGRESO DEL ESTADO DE GUANAJUATO (fuente: Arial Narrow, normal; formato: negrita y mayúsculas).

Como medida de control de la información, en la Coordinación de Planeación y Programación se cuenta con el formato REGISTRO PARA LA TOMA O CONSULTA DE DOCUMENTOS (Anexo 1), en el cual, como su nombre lo indica, se registra la fecha de consulta y de devolución de la información tomada.



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5.3 Almacenamiento de los documentos retirados y envío al archivo general de la DGPPCS y al archivo muerto.

En el mes de agosto de cada año se retirarán de los recopiladores, los documentos correspondientes al año inmediato anterior, excepto los relativos al “ARCHIVO PERMANENTE” y los del recopilador denominado “RAMO XXXIII”. En el caso de los recopiladores de fideicomisos, sólo se retirarán los fideicomisos extintos. Los documentos retirados del archivo general de la Coordinación, se almacenarán en cajas, atendiendo a lo siguiente:

� La información retirada deberá colocarse en fólderes, con broches baco, en el mismo orden como se encuentran en el recopilador.

� En la portada del fólder se imprimirá el nombre del sujeto de fiscalización o título de los documentos. � Se elaborará una relación del contenido de cada uno de los fólderes, la cual se colocará

inmediatamente después de la portada. � Se colocarán dentro de cajas en orden alfabético, por Ramo / UR, o por fecha, según se trate. � Utilizando el formato de etiqueta para caja (F-OFSG-5’S11), cada caja deberá indicar (en todos sus

lados visibles) la información contenida en ellas. � Una vez que las cajas se encuentran etiquetadas se procederá a realizar el acomodo de éstas en los

estantes del Archivo General de la DGPPCS.

NOTA: Los documentos almacenados en las cajas, deberán estar agrupados por tipo de documentación (Presupuestos, sujetos de fiscalización, recepción de cuenta pública, fideicomisos públicos y envío de información al Congreso del Estado de Guanajuato). Una vez que las cajas se encuentran etiquetadas, se ingresan al Archivo General de la DGPPCS, acomodándolas en los estantes destinados a la Coordinación. El ingreso de las cajas al Archivo General de la DGPPCS se registra en el formato denominado ARCHIVO: COORDINACIÓN DE PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN, en el cual, además de la fecha se plasman los datos de las etiquetas de las cajas. Derivado de que la información contenida en las cajas de la Coordinación básicamente sirve de consulta durante las revisiones y auditorías a los sujetos de fiscalización, en el mes de enero de cada año, las cajas cuya fecha de ingreso corresponda a dos años anteriores a la del año en curso, serán entregadas a la Dirección General de Administración para su guardia y custodia. La entrega formal de las cajas a la Dirección General de Administración se llevará a cabo mediante memorando, relacionando los datos de las etiquetas de cada una de las cajas. Así también a tal Dirección le corresponderá decidir su destino final.



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NOTA. En el caso de que alguna persona requiera consultar alguna de la información almacenada en el Archivo General de la DGPPCS, podrá extraerla, registrando en el formato ARCHIVO: COORDINACIÓN DE PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN su nombre y la fecha en que toma y devuelve tal información.

5.4 Programa Anual de Auditoría Derivado del desarrollo del Procedimiento para generar legajos del Programa Anual de Auditoría, se obtienen dos legajos originales, impresos, del Programa, de los cuales, uno se queda bajo resguardo del Coordinador de Planeación y Programación y el otro de la Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento. Así también se entrega una copia fotostática del legajo a la Dirección General de Auditoría y Revisión de Cuenta Pública.

5.5 Resguardo de papeles de trabajo de auditores. Como evidencia del desarrollo y correcciones al trabajo de los auditores, cada uno de ellos contará con uno o varios recopiladores , en los que se archivarán todos los papeles de trabajo y borradores de oficios. El recopilador estará separa por separado por sujeto de fiscalización y en orden alfabético. Los papeles de trabajo y borradores de oficios, de cada sujeto de fiscalización, deberán estar ordenados cronológicamente, quedando al inicio, siempre, el anexo único para el check list. Los recopiladores se encontrarán identificados utilizando el formato de ETIQUETA PARA RECOPILADOR (F-OFSG-5’S10), colocando en el espacio destinado para contenido, lo siguiente: Texto 1: PAPELES DE TRABAJO Texto 2: “NOMBRE DEL AUDITOR” Los papeles de trabajo y borradores de oficios, serán retirados y enviados a reuso o reciclaje cada año, una vez notificado el Índice Municipal de Rendición de Cuenta del cuarto trimestre del año inmediato anterior.

5.6 Documentos electrónicos. Los archivos electrónicos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad, serán resguardados en las rutas mencionadas en cada uno de los procedimientos, quedando de la siguiente manera: Procedimiento para elaborar conciliación de cuentas públicas (PD-OFSG-PP10)



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Archivo 1: conciliación de cuentas Ruta: L:\Inf_Gral_DGPPCS\Conciliaciones CP Procedimiento para revisar la integración de la cuenta pública (PD-OFSG-PP11) Respaldar información de la Cuenta Pública. La información contenida en la cuenta pública se respaldará en la siguiente ruta de Red: L:\Cta_Pub_20XX, en la carpeta de Municipios, Autónomos o Poderes, según corresponda. Se atenderá la estructura señalada en la Carpeta Modelo, ubicada en: L:\Inf_Gral_DGPPCS\Carpeta Modelo\Integración.



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Sólo se considerarán las entidades descentralizadas con las que cuente el sujeto fiscalizado. Las demás serán eliminadas.

-IniAudi: iniciales del auditor responsable de la cuenta pública (mayúscula). -NoSF: número del sujeto fiscalizado conforme a la “Guía”. -Abreviatura: abreviatura del sujeto fiscalizado conforme a la “Guía” (mayúscula).

-Letra: consecutivo de los meses conforme al abecedario (minúscula). -Periodo: mes a tres dígitos (Mmm) ejem: a_Ene

Sólo cuando se remita información en el mes correspondiente. Las demás serán eliminadas.



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Procedimiento para elaborar y notificar el IRC (PD-OFSG-PP12) Los archivos derivados de la elaboración del IRC, se respaldarán en la siguiente ruta: L:\Cta_Pub_20XX\IRC, atendiendo la estructura señalada en la Carpeta Modelo, ubicada en: L:\Inf_Gral_DGPPCS\. Archivo 1: Base Calculo IRC Ruta: L:\Cta_Pub_20XX\IRC\Trimestre que corresponda\ Archivo 2: Portal_Ppt Ruta: L:\Cta_Pub_20XX\IRC\ Trimestre que corresponda \ Archivo 3: Portal_Pdf Ruta: L:\Cta_Pub_20XX\IRC\Trimestre que corresponda \

Dentro de esta carpeta se ubica el PTC_papel de trabajo de comentarios.doc, en donde se anotarán los comentarios generales, información faltante o incompleta y aspectos relevantes para el oficio de envío de cuenta pública a la DGARCP.



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Procedimiento para elaborar matrices y listados (PD-OFSG-PP13) Los archivos relativos a la elaboración de las matrices y listados del Programa Anual de Auditorías se respaldarán en la siguiente ruta: L:\Cta_Pub_20XX\PAA. Dentro de la carpeta “PAA” existirán dos subcarpetas, denominadas: Insumos y Matriz, ambas carpetas concentrarán información relativa a los sujetos de fiscalización, siendo éstos: Poderes y Autónomos, Municipios, Fideicomisos y Particulares. El acceso a la información de la carpeta del “PAA” será restringido, únicamente tendrán acceso las siguientes personas: Coordinador, Jefe de Departamento así como el personal que designe el Jefe de Departamento. Procedimiento para elaborar volantes de programación (PD-OFSG-PP15) Los archivos relativos a la elaboración de los Volantes de Programación se respaldarán en la carpeta denominada Volantes de Programación, en la siguiente ruta: L:\Cta_Pub_20XX\PAA\Volantes de Programacion, indicando el nombre del sujeto de fiscalización cuando se trata de municipios y las siglas si se trata de dependencias y entidades. Dentro de la carpeta de Volantes de Programación se creará una carpeta denominada “archivos definitivos”, en la que se concentrarán los archivos electrónicos de los volantes de programación de los sujetos a fiscalizar, de conformidad con el Programa Anual de Auditorías. La ubicación de la carpeta será: L:\Cta_Pub_20XX\PAA\Volantes de Programacion\Archivos_definitivos. Carpetas electrónicas adicionales Para el control de los documentos electrónicos que sirvan de apoyo para la ejecución de los procedimientos, en la carpeta denominada “Pod&AUS”, ubicada en la ruta: L:\Cta_Pub_20XX\Pod&AUS, se crearán dos carpetas, denominadas: Información General y Reportes SAP. En la carpeta “Información General” se concentrará toda la información de consulta y apoyo relacionada con poderes y organismos autónomos; y en la de “Reportes SAP” se concentrarán los reportes obtenidos del programa SAP BW cuya finalidad es la de validar los importes registrados en la cuenta pública.

5.7 Nomenclatura de carpetas de sujetos de fiscalización. La estructura del nombre de las carpetas de los sujetos de fiscalización, deberá atender la siguiente estructura: IniAudi_NoSF_Abreviatura, en donde:



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IniAudi, iniciales del auditor que tiene designado el sujeto de fiscalización (sólo cuatro letras). NoSF, indica el número del sujeto de fiscalización. Abreviatura, siglas del sujeto de fiscalización. Los números de sujetos de fiscalización y siglas, se muestran a continuación: Municipios:

Núm. MUNICIPIOS SIGLAS Núm. MUNICIPIOS SIGLAS 01 Abasolo ABA 24 Purísima del Rincón PUR 02 Acámbaro ACA 25 Romita ROM 03 Apaseo el Alto APA 26 Salamanca SAL 04 Apaseo el Grande APG 27 Salvatierra SLV 05 Atarjea ATA 28 San Diego de la Unión SDN 06 Celaya CEL 29 San Felipe SFE 07 Comonfort COM 30 San Francisco del Rincón SFR 08 Coroneo COR 31 San José Iturbide SJI 09 Cortazar CTZ 32 San Luis de la Paz SLP 10 Cuerámaro CUE 33 San Miguel de Allende SMI 11 Doctor Mora DMO 34 Santa Catarina SCA 12 Dolores Hidalgo C.I.N. DHI 35 Santa Cruz de Juventino Rosas SCJ 13 Guanajuato GTO 36 Santiago Maravatío STM 14 Huanímaro HUA 37 Silao SIL 15 Irapuato IRA 38 Tarandacuao TRD 16 Jaral Del Progreso JAR 39 Tarimoro TRM 17 Jerécuaro JER 40 Tierra Blanca TBL 18 León LEO 41 Uriangato URI 19 Manuel Doblado MAN 42 Valle de Santiago VST 20 Moroleón MOR 43 Victoria VIC 21 Ocampo OCA 44 Villagrán VIL 22 Pénjamo PMO 45 Xichú XIC 23 Pueblo Nuevo PUE 46 Yuriria YUR



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ELECTRÓNICOS

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Listado de documentos impresos y electrónicos de la Coordinación.

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NOTA: Ver descriptivo de los formatos en el archivo: LISTADO DE FORMATOS, ubicado en la ruta: L:\ Inf_Gral_DGPPCS\SGC_CPP. Cuando el nombre de los documentos termina en “_E” quiere decir que el documento es electrónico, el resto, son impresos. 6 REFERENCIAS

6.2 Procedimiento de Ejecución y Evaluación 5´s (PD-OFSG-5´S08)

7 ANEXOS

7.2 Formato de “Registro para la toma o consulta de documentos”

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6. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS (F-OFSG-CD04) CLAVE DE LA COPIA PERSONAL RESPONSABLE A QUIEN SE LE ENTREGA EL DOCUMENTO

Controlada Departamento Nombre Firma Fecha

Original DGPPCS C.P. Patricia Aguilar Gallardo 01 Coordinación de Planeación y Programación C.P. Edgar Díaz Navarro

02 Coordinación de Control y Seguimiento Arq. Jorge Martín Amaya Rodríguez

manual de instrucciones de trabajo 24/01/2011 mit … · r it-ofsg-cr01 ev .copia: pág ... que se...

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