Manual de Ingreso de

Solicitudes y Órdenes de

Compra de Subcontratos

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO GENERAL 2

2. IMPORTANCIA 2

3. INGRESO DE SOLICITUDES 2

4. NOTIFICACIÓN PARA APROBACIÓN DE SOLICITUDES 13

5. GENERACIÓN DE ÓRDENES DE SUBCONTRATO (OSC) 15

A. CREACIÓN OSC PARTE I – INVITAR SUBCONTRATISTA 17

B. CREACIÓN OC PARTE II – ACTUALIZAR COTIZACIONES 21

C. CREACIÓN OSC PARTE III – ADJUDICAR 23

6. ESTADOS DE ORDEN DE SUBCONTRATO 26

A. BÚSQUEDA DE ORDEN DE SUBCONTRATO 26

B. APROBACIÓN ORDEN DE SUBCONTRATO 30

C. EMISIÓN DE ORDEN DE SUBCONTRATO 31

7. ANEXO 36

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1. Objetivo General

Brindar al usuario los alcances necesarios para ingresar Solicitudes y Órdenes de

Subcontratos de forma adecuada mediante el uso del ERP Oracle PeopleSoft.

2. Importancia

El ingreso de una Solicitud es el primer paso para realizar la gestión de subcontratos, por ende

un adecuado ingreso de solicitudes al sistema permite acelerar este proceso. La Orden de

Subcontrato tiene carácter contractual, donde se detallan condiciones generales y particulares,

así como sus anexos.

3. Ingreso de Solicitudes

Antes de iniciar el ingreso de una solicitud, se recomienda utilizar el navegador web Mozilla

Firefox debido a su compatibilidad con el Oracle.

La ruta en el módulo de compras para introducir Solicitudes es:

Compras>>Solicitudes>> Introd/Actz de Solicitudes

Compras

3

Compras>>Solicitudes

Compras>>Solicitudes>> Introd/Actz de Solicitudes

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Cuando se ingrese a la opción Introd/Actz de Solicitudes, aparecerá lo siguiente:

Unidad Negocio: Esta opción dependerá del proyecto o departamento donde se

cargarán los requerimientos. Ejemplo:

o PO101 Departamentos (transportes, área legal, procura, innovación, nómina,

internacional, etc.) y Proyectos COSAPI (Cerro Verde, Banco de la Nación,

Imperial Pampas, etc.)

o PO118 Cosapi Minería

o PO121 Consorcio Vial Acobamba

o PO125 Consorcio Sade Cosapi

ID Solicitud: La palabra NEXT nos indica que el número de Solicitud que se creará será

un número correlativo a las Solicitudes creadas anteriormente. Se recomienda

asegurarse que el NEXT figure siempre en el campo de ID Solicitud.

Dar clic en Añadir

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En la siguiente pantalla se modificarán 3 campos:

1. Aprobador: Es uno de los usuarios asignados para aprobar las solicitudes de un CR

específico.

2. Origen: Son tres opciones OBR (Obra), SCE (Sede Central) y Villa El Salvador

(ACVES). Se elegirá la opción dependiendo de dónde se genere la Solicitud.

3. Valores p/Def Solicitud: Los campos que se deben colocar en esta opción varían de

acuerdo al tipo de Solicitud.

Ingresar a Valores p/Def Solicitud.

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De acuerdo al aprobador que se coloque al principio de la solicitud, se habilitarán las

alternativas de proyectos que se podrán elegir en los distintos campos que aparecen en la

figura. La opción de la Solicitud “UniNeg PC” dispondrá de las siguientes opciones:

a) PC101 Proyectos de Cosapi

b) PC102 Proyectos Cosapi Minería SAC

c) PC103 Cosapi Inmobiliaria

d) PC104 Cosapi & Lar

e) PCCON Consorcios

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En una Solicitud de Subcontratos cargada a un proyecto sólo se debe llenar los campos que

se encuentran señalados en la siguiente imagen:

1. Comprador: Es el encargado de realizar la OSC en el Oracle.

2. Categoría: De acuerdo al tipo de subcontrato, se optará por una de las opciones que el

sistema brinda. Es importante seleccionar la categoría U ya que ésta permitirá cargar

las condiciones generales de la orden de subcontrato (ver anexo).

3. Destino de Envío: Se colocará COSAPI.

4. Fecha de Entrega: Se señalará la fecha en la cual se inicia el subcontrato.

5. UniNeg PC: Esta opción dependerá si se trata de un proyecto Cosapi (PC101),

Consorcio (PCCON), Minería (PC102) o Inmobiliaria (PC103 y PC104).

6. Proyecto: Se introducirá el CR del proyecto.

7. Actividad: De acuerdo al plan de fases, se escogerá una opción.

8. Tp Origen: Se utilizará la opción SUBCO

9. Ubicación: Se colocará COSAPI.

Dar Aceptar.

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La pantalla principal de la Solicitud quedará de la siguiente manera:

1. Artículo: Los servicios y subcontratos no tienen ID, por lo cual se dejará en blanco dicho

espacio.

2. Descripción: Se ingresará el nombre del subcontrato que se realizará.

3. Cantidad: Se colocará la unidad (1).

4. UM: La unidad será GLB (global) para todos los casos.

5. Categoría: Se encuentra vinculada a partir de la opción elegida en Valores p/Def

Solicitud. En caso se desee modificar, se tendrá que realizar la modificación en

Valores p/Def Solicitud.

6. Comentarios de línea: Se detallará una breve descripción del subcontrato. En los

comentarios de línea habrá un recuadro para ingresar la información adicional, se

deberá marcar las 3 casillas mostradas y se podrá adjuntar documentos. (En caso sea

más de un documento, asegurarse que se encuentre en formato .zip, debido a que el

.rar no es compatible)

Dar Aceptar

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Una vez realizado todos los cambios.

Guardar el documento.

Al guardar el documento, aparecerá un mensaje. A este mensaje darle Si.

Se generará un número de solicitud. Anotar los 10 dígitos de la solicitud incluyendo los ceros.

Para finalizar, se entrará a la opción de Añadir Comentarios.

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En esta opción se deberá ingresar 3 datos importantes.

Solicitado por Se especificará quien es la persona que esta solicitando el ingreso de

la Solicitud.

CR Se señalará el CR donde será cargado la Solicitud.

Solicitud Debido a que ya contamos con el número correlativo de la Solicitud,

copiamos y pegamos el número de la Solicitud que se encuentra en la parte superior.

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Luego le damos “check” a cada una de las casillas que se encuentran señaladas.

Tener en cuenta que tambien se encuentra la opción de Adjuntar. En el caso se requiera

adjuntar documentos y/o correos, deberán encontrase en formato .zip para que sean

compatibles con el Oracle. No adjuntar documentos en .rar

En el caso se requiera ingresar información adicional y diferenciada, se podrá utilizar el (+)

para agregar más comentarios con sus respectivos documentos adjuntos.

Clic aceptar.

Finalmente guardamos nuevamente el documento.

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La Solicitud realizada quedará en estado abierta hasta que sea aprobada por los usuarios

asignados a cada CR. (Aprobadores)

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4. Notificación para Aprobación de Solicitudes

En la ventana de Mantenimiento de Solicitudes (pantalla principal), en la parte inferior dar

clic en el icono Notificar.

Aparecerá una ventana donde se deberá ingresar el correo del aprobador (destinatario).

En Prioridad, se podrá elegir el nivel de preponderancia de la aprobación. En Asunto, se colocará el número de la solicitud y nombre del subcontrato. En Mensaje, se podrá ingresar información adicional a la expuesta.

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Finalmente dar clic en Aceptar. El mensaje se visualizará de la siguiente manera en el correo del destinatario:

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5. Generación de órdenes de Subcontrato (OSC)

Una vez Aprobada la Solicitud, el Comprador empieza la generación de Orden de

Subcontrato.

Los pasos generales son los siguientes:

a. Creación OSC Parte I – Invitar Proveedor

b. Creación OSC Parte II – Actualizar Cotizaciones

c. Creación OSC Parte III - Adjudicar

La ruta en el módulo de compras para generar Órdenes de Subcontratos es:

Compras>>Peticiones de Oferta>> Introd/Actz de RFQs

RFQ (Request For Quotation / Solicitud de Cotización)

A partir de la solicitud ingresada, se deberá incorporar los proveedores que

formarán parte del cuadro comparativo.

Ingresar la información de las cotizaciones de cada proveedor (precios, tiempo

de entrega, condiciones de pago, Moneda, entre otros).

Revisar de cuadro comparativo y adjudicación de pedido de proveedor(es)

ganador(es).

Al ingresar al módulo de compras, ingresamos a la carpeta Peticiones de Ofertas y

seleccionamos Introd/Actualización de RFQs.

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Luego, se escogerá una Unidad de Negocio. Dando clic en la lupa podremos seleccionar el

PO correspondiente a nuestra OSC.

o PO101 Departamentos (transportes, área legal, procura, innovación, nómina,

internacional, etc.) y Proyectos COSAPI (Cerro Verde, Banco de la Nación, Imperial

Pampas, etc.)

o PO118 Cosapi Minería

o PO121 Consorcio Vial Acobamba

o PO125 Consorcio Sade Cosapi

En el campo ID RFQ, se debe mantener la palabra NEXT, para que se genere el número de ID

correlativo correspondiente a la unidad de negocio seleccionada. Luego dar clic en Añadir.

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a. Creación OSC Parte I – Invitar Subcontratista

En la siguiente pantalla, ingresamos a la opción Copiar de

En la opción Copiar De desplegamos la lista y seleccionamos Solicitudes.

En la opción Selección Líneas Solic, desplegamos la lista y seleccionamos Líneas Solic.

En Criterios Copia, seleccionamos Solicitud Específica y digitamos el ID de la solicitud de

subcontrato.

Dar Aceptar.

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Aparecerán las líneas de las Solicitudes.

Seleccionar las que se requieran y Aceptar.

Se puede observar que las líneas han sido añadidas a la RFQ. Luego se procede a

seleccionar a los subcontratistas, clic en “Lista de Proveedores p/Despacho”

Por procedimiento debemos incluir por lo menos 3 subcontratistas. Sin embargo, el Oracle nos

permite incluir más de 3 subcontratistas; en caso se dé la situación particular, se deberá utilizar

el botón (+)

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En la lupa de la columna ID Proveedor, se deberá ingresar a los subcontratistas. Estos podrán

ser ubicados por varios parámetros (RUC, ID Proveedor, Nombre corto, etc.)

Luego de elegir a los subcontratistas, clic en Aceptar.

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Finalmente Guardar el documento.

Una vez que se guarde el documento, se generará el ID de RFQ el cual deberá ser anotado.

Notar que el número de la RFQ es de 10 dígitos incluyendo los ceros.

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b. Creación OSC Parte II – Actualizar Cotizaciones

En el menú Peticiones de Ofertas, seleccionamos Introd/Actz Respuestas Prove,

ingresamos el ID RFQ y seleccionamos Buscar.

Ingresamos a cada uno de los subcontratistas para trasladar las condiciones de las

cotizaciones al Sistema tales como precio, tipo de moneda, forma de pago(colocar “ver”), n° de

cotización.

Antes de ingresar los precios de cada proveedor, tener en cuenta el formato de moneda

predeterminado que tiene el navegador utilizado (Internet Explorer, Mozilla, Chrome, etc.)

Considerar que las comas y los puntos varían de acuerdo a la configuración predeterminada y

esto puede afectar las cantidades ingresadas. Adicionalmente, cabe resaltar que se puede

realizar una configuración personalizada para adecuar el navegador a nuestro uso.

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Una vez ingresado los datos, dar check en la casilla de la columna Respondido y clic en

Guardar.

Para ingresar al resto de subcontratistas, se deberá dar clic en Siguiente en Lista.

Para cada uno de los subcontratistas, se deberá dar clic en Guardar, una vez que su

información ha sido ingresada.

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c. Creación OSC Parte III – Adjudicar

En el menú Peticiones de Ofertas, seleccionar Adjudicación de Ofertas. Una vez en la

ventana damos clic en Ver Todo, para desplegar todas las líneas. Para cada ítem se podrá

visualizar los subcontratistas seleccionados y compararlos en precio, forma de pago, moneda.

Tener en cuenta que para la comparación aparece la cantidad en soles.

En Cant Adjud, se ingresará la cantidad adjudicada por subcontratista elegido.( La cantidad

de 1)

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La justificación respectiva se ingresará como Comentario en Más detalles

También se deberá adjuntar las cotizaciones de los subcontratistas en Documento Asociado.

Tener en cuenta que se debe consolidar en un solo archivo .zip para adjuntarlo. El oracle no

es compatible con winrar.

Luego dar clic en Guardar.

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Luego ir a la pestaña Creación de Pedido/Contrato. Damos clic en Ver Todo. Para todos

aquellos subcontratistas que tengan cantidad adjudicada debemos de dar check en la casilla

Crear.

Finalmente guardamos el documento y esperamos que la OSC se cree en el sistema. El

tiempo medio para creación de una OSC es de 15 minutos. Dependiendo de múltiples factores

este tiempo puede resultar mayor.

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6. Estados de Orden de Subcontrato

Orden de Subcontrato Abierta: se genera el número de pedido en el sistema

Orden de Subcontrato Pendiente de Aprobación: la OSC se encuentra dentro del flujo

de aprobación WF (Workflow)

Orden de Subcontrato Aprobada: la OSC acaba de cumplir con la última aprobación

WF.

Orden de Subcontrato Despachada: se genera el PDF y está lista para enviar al

subcontratista.

a. Búsqueda de Orden de Subcontrato

Para ubicar la Orden de Subcontrato, ir a la carpeta Pedidos, luego Introd/Actualización

Pedidos.

En la pestaña Buscar un valor, se introduce los parámetros Estado Pedido, Comprador o

Nombre Comprador.

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Dar clic a la OSC requerida.

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En la ventana Mantenimiento Pedido, el estado del pedido se encontrará abierto.

Al ingresar en Detalles Proveedor (*), se podrá verificar y/o actualizar la condición de pago y

elegir el contacto del subcontratista.

Aceptar y volver a la pantalla principal.

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Al ingresar a Editar Comentarios (**), se podrá apreciar lo que el usuario que ingresó la

solicitud indicó. Adicionalmente se deberá adjuntar la cotización del subcontratista

adjudicado. Notar que se puede adicionar más comentarios con sus respectivos archivos

adjuntos con el botón (+).

El texto de las condiciones particulares se encuentra como anexo en el procedimiento de

gestión de subcontratos en el manual de gestión de proyectos.

Dar Aceptar.

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b. Aprobación Orden de Subcontrato

Una vez verificado los datos, la primera Aprobación estará a cargo del Comprador, el cual

debe dar clic en Presentar para Aprobación.

Luego, se observará la ventana “Aprobación Pedido”, donde debemos dar clic en el icono

aprobar.

Luego, guardar el documento.

Una vez aprobado por el último aprobador en el flujo WF, el estado de Documento será

Aprobado. Siendo este el caso, llegará un correo al comprador con una notificación indicando

que la OSC se encuentra aprobada.

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c. Emisión de Orden de Subcontrato

Para obtener la Orden de Subcontrato en formato PDF, debemos ingresar a

Compras>>Pedidos>>Despacho de Pedidos.

Se tendrán dos opciones. En el caso de ser la primera vez que se realice un despacho de

pedido, ir a Añadir un Valor.

Ingresar un ID Control de Ejecución con cualquier nombre y dar Añadir.

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En el caso, si se cuente con ID Control Ejecución, en Buscar un Valor, dar clic en Buscar.

Luego dar clic al nombre con el cual se ha guardado el ID Control Ejecución.

En la siguiente ventana se deberá colocar la Unidad de Negocio(1), ID Pedido(2) y luego se

dará clic en Ejec(3)

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Aparecerá una ventana donde se verificará que el formato seleccionado sea PDF, y luego dar

clic en Aceptar.

Seleccionamos Monitor de Procesos para visualizar el avance de la carga del archivo.

Cuando el archivo se encuentre listo, el Estado Ejec deberá ser Correcto.

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Luego dar clic en Detalles.

Luego entrar a Registro Rastreo.

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Finalmente exportar en formato PDF.

La OSC quedaría similar a la imagen adjunta.

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7. ANEXO

Lista de Categorías de Subcontratos

Ítem Categoría Descripción

1 U0101 Obras Civiles

2 U0102 Excavaciones e Rellenos

3 U0103 Instalaciones Sanitarias

4 U0104 Elimina. Material e Residuos

5 U0105 Sumin. de Mano de Obra Civil

6 U0107 Trabajos de Concreto

7 U0108 Movimiento de Tierra

8 U0109 Obras Arquitectura

9 U0110 Obras Paisajismo

10 U0111 Construcción de Campamentos

11 U0112 Servicios de Postensado

12 U0113 Demoliciones e Desmontajes

13 U0114 Trabajos Carpintería de Madera

14 U0116 De Asfaltado

15 U0117 Sumin. e Instal. de Pisos

16 U0118 De Albañilería

17 U0119 Sumin. e Instal. Geosintéticos

18 U0121 Habilitación e Instal. Fo Co

19 U0122 Perfor. Volad, Inyec.y Anclaje

20 U0123 Señalización en General

21 U0124 Sumin. e Instal. de Ascensores

22 U0125 Sist.Segurida-CCTV-Audio-Otros

23 U0126 Sistemas. C. Incendio

24 U0199 Otro Obra Civil y Arquitectura

25 U0201 Obras Eléctricas

26 U0202 Sumin. Mano de O. Eléctrica

27 U0203 Sumin. e Instal Tablero Eléct.

28 U0204 Sumin. e Instal. Equipo Eléct.

29 U0205 Sumin. e Instal. S. Electróni.

30 U0206 Sumin. e Instal. S. P. Tierra

31 U0207 Sumin. e Instal. Cables Elect…

32 U0208 Sumin. M. de O. Eléctrica

33 U0299 Otros Subcont. Obra Eléctrica

34 U0301 Obras Mecánicas

35 U0302 Sumin. e Instal. Est. Metálica

36 U0303 Sumin. e Instal. Equ. Mecánico

37 U0304 Sumin. e Ins. Equi. A. Acondic

38 U0305 Sumin. e Instal. de Tuberías

39 U0306 Sumin. Mano de Obra Mecánica

40 U0307 Sumin. e Instal. Coberturas

41 U0309 Montaje y Desmont.Estruc. Met.