CARGO: SECRETARIA - AUXILIAR CONTABLE DEPENDENCIA: ENCARGADO DE ADMINISTRACIONOBJETIVO: Apoyo a las tareas administrativas, manejo de la caja Bs. Y $us.

TAREAS DIARIAS

OBJETIVOS ACTIVIDADES CUANDO HORA MATERIALES

AM

Venta

9:30 AM

13:00 Enc Prod.

Ambito de

Trabajo

CON QUIEN SE

CORDINA

COMO SE COMUNICA EL

RESULTADO

Contabilidad

Registrar y clasificar al día las entradas y salidas del efectivo e informar sobre el estado de saldos conocidos.

- Registrar en el libro de caja las transacciones- Clasificar por rubros.- Preparar informes de estado de las cuentas x rubro- Delegar los gastos con VALE previa autorización de la gerencia y exigir su

Martes y Viernes- cuando exista las transacciones.

Jefe de Administración.Encargados de compras

Libro de caja disponible en lugar preciso.- VALEs guardados en caja.

ComputadoraLibro de cajaMaquina calculadoraPuntabola.

Contabilidad

Manejo de la caja chica para evitar redundancia de registros.

-  Registro de caja chica para gastos menores de Bs. 15.

Todos los días

Cuando sea necesario.

Jefe de Administración.

Informe de gastos para su rembolso

Formulario de caja chica. (con un monto de Bs. 75,00)

Realizar las ventas en la planta

-   Venta de productos en planta a las visitas. (Toda venta se realiza con nota de venta)- Recibir pedidos por fax y por teléfono, de LP y del interior en la ausencia del responsable.

Todos los días

Cuando sea necesario.

Encargados de producción.Camara de frio.

Con notas de Venta en Planta.

Obs: Dejar caja con 50 bs de cambio y notas de ventas al lado del telefono.

Recepción de leche

Contar con un registro confiable de la recepción de la leche

-   Transcripción de datos del registro de recepción de leche.- Prepareación de informes de recepción de leche

Todos los días

Encargados de recepción de Leche.

Hoja electronica llenada.

Hoja de registro.MisDoc/2006/Producción/Leche

Orden de producción

Tener registrado el destino de leche recibido

Transcripcion del orden de producción semanal.

Todos los días

Hoja electronica llenada.

Hoja de registro.MisDoc/2006/Producción

Registros

Gerencia Archivadores.

Cocinera

Apoyo Todos los días 8:00 - 8:30 Visual Escoba, etc.

Fomentar el autocontrol del correcto llenado de registros de producción en terminos de tiempo y calidad.

- Verificar el correcto llenado de los registros de producción semanales.- Idem de los registros de ritmos lentos. Trimestr/Anuales…)- Idem de los registros de embalaje: madurados y frescos.

Todos los días

14:30 - 15:30

Enc Prod y responsables del registro.

Que las hojas estan llenadas correctamente

Secretariado

Mejorar la comunicación exterior con la empresa y sus miembros

-  Contestar las llamadas telefónicas, y registrar en el cuaderno.- Recepción y envio de faxes- Registro de las llamadas salientes a celulares al dia.- Comunicar sobre las llamadas a la Gerencia y a quien corresponda.

Todos los días

Cuando sea necesario.

Con quien corresponda.

Cuaderno de llamadas teléfonicas.

TelefonoCuaderno

Secretariado

Recepcionar, ordenar, y archivar los documentos de su resposnabilidad

-   Recepcionar, ordenar y archivar los documentos que están a su cargo.- Inf de asuntos pendientes a la gerencia

Todos los días

Cuando sea necesario.Jueves

Con documentos ordenados.

Apoyo a cocina

Apoyar el correcto funcionamiento de la cocina.

-   Registrar compras de cocina en formulario a parte.- Informarse e informar a la cocinera sobre nº de comensales.

Todos los días

15:00 - 15:30

Informe de gastosComunicación verbal.

Cuaderno de registro de gastos de cocina.

Mantener limpia la oficina

-   Desempolvar los equipos y enseres de la oficina.- Barrer el piso y mantener una orden general.

MANUAL DE FUNCIONES: SEMANALES

OBJETIVOS ACTIVIDAD CUANDO HORA MATERIALES

Contabilida 17:30

Lunes

Gerencia

Ventas

Personal Lunes

Registros

Registros Miercoles

Registros Lunes 15:30 Formularios

Ambito de Trabajo

CON QUIEN SE CORDINA

COMO SE COMUNICA EL RESULTADO

Apoyar la realización de los balances sencillos

-   Actualizar la cuenta caja de ahorro, Banco mercantil y aclaracion de la dudas sobre los depósitos.

Viernes y cuando hay retiros.

Jefe de Administración.

- Conciliación de cuentas.

Libreta de Bco. Mercantil y

- Regularizar los cobro en efectivo de los clientes con respecto a cobros a clientes.

15:00 - 16:00

Resp. De ventas y cobros

- Conciliación de cuentas por cobrar.

Hojas de pedido, Facturas, notas de entrega, notas de devolución

- Solicitar fondos para los gastos semanales, con una anticipación de 48 horas.

Cuando se requiere, normalmente fin de semana

- Comprobante de ingreso

- Comprobantes de ingreso

Tener estadísticas de venta en planta

-   Registrar notas de venta en planta, en odisea.

Martes y Vernes

10:00 - 12:00

según sea necesario.

Jefe de Administración.

Informe mensual de ventas

Notas de venta, archivos

Ejercer un control de asistencia del personal

-   Colocar la lista de asistencia, recoger y archivar.

8:00 - 8:30

Gerencia, Maritza

- Llenado de planillas de asistencia e informe de revisión

Planillas de asistencia

Apoyar el manejo de sótanos

-   Registro de entradas y salidas de productos madurados y florecidos.

Martes y Vernes

8:00 - 8:30

Patricia, Norma y Valentina

Registro electronico llenado

Hojas de registroHojas de fabricación.

Sistematizar el proceso de la producción, por producto

- Registro de sistematización del proceso de producción madurados.

14:30 - 17:00

Patricia, Norma y Valentina

Tener hoja llenada de la sistematización

Hojas de producción

Tener disponibilidad de los formularios siempre!

-   Revisar la disponibilidad de los formularios- Fotocopiar los formularios faltantes

Resp. De Adm.

Tener lista de formularios faltantes a fotocopiar.

Secretariad Viernes 9:00

Ventas Miercoles 10:00

Apoyo Sábado 9:00 Visualmente limpio Escoba, trapos

TAREAS MENSUALES

OBJETIVOS ACTIVIDAD HORA MATERIALES

Contabilida

Contabilida

Contabilida

Personal

Recepción d

Apoyo

Tener un archivo ordenado fácil de consultar

-   Administración de talonarios nuevos y utilizados, registrar ademas.

Resp de Adm.Gerencia

Lista o detalle de los talonarios archivados.

Talonarios nuevos y utilizados.

Tener registrado la venta a lecheros.

- Venta de productos a lecheros (afrecho y sales minereales y otros)

Con productores

Lista de venta de insumos a lecheros.

Hoja de venta a lecheros.

Mantener limpia la oficina

-   Limpieza general de la oficina.

Ambito de Trabajo

CUANDO SE ENTREGA

CON QUIEN SE CORDINA

COMO SE COMUNICA EL RESULTADO

Tener reportes para pago de impuestos

-   Reporte de libro de compras y ventas para el pago de impuesto (casa matriz y sucursal 1)

Hasta 15 de cada mes

Respo de admin.

Tener libro de compras y ventas llenadas

Libro de compras y ventas (0 y 1)

Tener los estados de cuentas para el balance sencillo

-   Exigir la actualización de la libreta de caja de ahorro a cada fin de mes.

Hasta 3 de cada mes

Respo de admin.

Dudas aclaradas y actualizada caja de banco Mercantil

Libreta de ahorroLibro de caja Banco

Tener informes claros contables para gerencia

-   Elaborar el balance sencillo y entregar a la gerencia.

Hasta 5 de cada mes

Gerencia y Admin.

Balance sencillo elaborado

Libro de caja electronica

Tener un adecuado manejo de pago de sueldos al personal

-   Elaboración de informes de adelantos, permisos y otros.

Hasta 5 de cada mes

Con Gerencia

Informe elaborado y detallado

Comprobante de Egreso, vale.

Tener un adecuado control de pago a los proveedores de leche

- Elaboración mensual de la cantidad y calidad (analisis de la leche).- Preparar formulario de pago a los lecheros- Pagar a los lecheros.- Registro de evolución de leche por mes, por proveedor.

Mantener limpia la oficina

-   Limpieza y encerado del piso de la oficina.