manual de excel ni veli i

Programa de Capacitación BiblioRedes

Excel para TrabajarNivel II

Elaborado por:

Coordinación de CapacitaciónPrograma BiblioRedes

Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos

Dirección de Bibliotecas, Archivos y MuseosSubdirección de Bibliotecas PúblicasPrograma BiblioRedes

Excel para TrabajarNivel II

Manual de Capacitación delPrograma BiblioRedes

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Este material podrá ser reproducido para efectos de capacitación y/o de referencia con el consentimiento del Programa BiblioRedes y no podrá ser comercializado.

Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos Programa BiblioRedes1


Tabla de Contenidos

1. Gráficos______________________________________________________________________3

Introducción___________________________________________________________________3

1. Reconociendo los diferentes tipos de gráficos______________________________________31.1. GRÁFICO DE COLUMNAS O BARRAS_____________________________________________31.2. GRÁFICO CIRCULAR_________________________________________________________41.3. GRÁFICO DE LÍNEAS_________________________________________________________4

2. Las diferentes partes de un gráfico______________________________________________5

3. Cómo crear un gráfico de columnas usando el Asistente de Gráficos de Excel__________63.1. CÓMO ABRIR EL ASISTENTE DE GRÁFICOS DE EXCEL________________________________63.2. PASO 1 DEL ASISTENTE PARA GRÁFICOS_________________________________________73.3. PASO 2 DEL ASISTENTE PARA GRÁFICOS_________________________________________83.4. PASO 3 DEL ASISTENTE PARA GRÁFICOS_________________________________________93.5. PASO 4 DEL ASISTENTE DE GRÁFICOS__________________________________________12ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE: EJERCICIO 1_________________________________________13

2. Uso de Plantillas - Balance_______________________________________________________14

1. Las plantillas de Excel________________________________________________________14

2. Plantillas para soluciones de hoja de cálculo_____________________________________15

3. Trabajar con plantillas dentro de cada tarea_____________________________________15ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE: EJERCICIO 2_________________________________________18

3. Uso de Plantillas – Amortización de Préstamos_______________________________________19

1. Abrir la plantilla____________________________________________________________19

2. Cambios de formato de la plantilla de Amortización de Préstamos___________________20

3. Cálculo de Amortización de Préstamo__________________________________________21

4. Cómo interpretar los resultados_______________________________________________22ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE: EJERCICIO 3_________________________________________22

Autoevaluación__________________________________________________________________231. GRÁFICOS________________________________________________________________232. USO DE PLANTILLAS - BALANCE________________________________________________233. Uso de Plantillas – Amortización de Préstamos___________________________________24



1. Gráficos

¿Qué sabré o qué podré hacer al finalizar esta sección?

Reconocer las diferentes partes de un gráfico. Usar el Asistente de Gráficos.

Introducción

Excel incluye una función de gráficos, la que podemos usar para explicar datos y representarlos de manera sencilla. Los gráficos también pueden ayudar a que alguna presentación o algún documento escrito, parezca más profesional y el lector o lectora retenga mejor lo que se quiere transmitir.

Con el Asistente de Gráficos es muy fácil crear casi cualquier gráfico que necesitemos.

1. Reconociendo los diferentes tipos de gráficos

Un gráfico es una herramienta que nos ayuda a visualizar datos, a compararlos, a observar sus cambios y a verlos de forma global y sintetizada. Existen varios tipos de gráficos, pero en este curso básico de Excel sólo hablaremos de los tres más comunes:

1.1. Gráfico de columnas o barras

Es útil para observar seguimientos de tendencias de cifras o para comparar números. Cada columna representa un valor determinado. El gráfico de barras es la versión horizontal del gráfico de columnas.

1.2. Gráfico circular


Dirección de Bibliotecas, Archivos y MuseosSubdirección de Bibliotecas PúblicasPrograma BiblioRedesEste tipo de gráfico muestra la relación de las partes con respecto al todo. Si el círculo es la totalidad de los datos de origen, cada porción del círculo representa un número individual.

1.3. Gráfico de líneas

Éste tipo de gráfico es mucho más útil para observar las tendencias durante el transcurso del tiempo. Estos gráficos facilitan estudiar el alza o la baja de un determinado elemento. Una variación del gráfico de líneas es el gráfico de área en el cual se sombrea, con un color específico, el área que está debajo de la línea.

La selección correcta de un tipo de gráfico realmente puede lograr expresar las ideas claramente. También puede ocurrir lo contrario, que la selección incorrecta puede producir confusión.

2. Las diferentes partes de un gráfico

En Excel es posible construir un gráfico a partir de datos insertos en una tabla. Veamos un ejemplo, en este caso, los datos de “Comparación de Precios”. La tabla que


Dirección de Bibliotecas, Archivos y MuseosSubdirección de Bibliotecas PúblicasPrograma BiblioRedesmostramos a continuación contiene los datos de origen, es decir, el rango de celdas que contienen la información esencial en base a la cual se construye el gráfico. Esta información está constituida por la serie de datos, es decir, los valores que se incluirán en el gráfico (en este caso el precio de cada producto en los distintos supermercados comparados) y, por las categorías, que nos permitirán saber a qué corresponden dichos datos.

En base a estos datos, es posible construir el siguiente gráfico de columnas:


Comparación de PreciosSupermercado

ASupermercado

BSupermercado

CSupermercado

DPan 900 890 100 950Leche 630 720 690 700Azúcar 400 430 500 490Aceite 980 1100 1000 1200

Leyenda

Serie de datos

Título

Eje de valores(Eje Y)

Eje de categorías

(Eje X)


3. Cómo crear un gráfico de columnas usando el Asistente de Gráficos de Excel

En esta sección aprenderemos a utilizar el Asistente de Gráficos para crear un gráfico de columnas. El Asistente de Gráficos nos guiará a través de las sucesivas etapas para ingresar la información que nuestro gráfico.

3.1. Cómo abrir el Asistente de Gráficos de Excel

Abramos el archivo “Ejercicio4.xls” que guardamos anteriormente en la carpeta de Mis Documentos.

Seleccionamos los datos que se incluirán en el gráfico. Debemos incorporar en esta selección elementos tales como: títulos e identificadores de serie que, en este caso, serían los nombres de los meses y los años.

Aunque en el caso del ejemplo que estamos utilizando, todas las celdas que se seleccionarán son contiguas, debemos recordar que los datos que se seleccionan no tienen que ser necesariamente contiguos.

Ahora estamos listos o listas para abrir el Asistente de gráficos. Hay dos maneras para

hacer esto:

Hacer clic sobre el botón para Asistente de Gráficos de la barra de herramientas:

O, hacer clic sobre la opción Insertar en la barra del menú, donde debemos seleccionar desde el menú la opción Gráfico. Al hacerlo, se abriremos la ventana de diálogo para Asistente de Gráficos:



3.2. Paso 1 del Asistente para Gráficos

1. El primer paso del Asistente de Gráficos corresponde a la selección del tipo de gráfico. En nuestro caso utilizaremos un gráfico Tipo estándar, de columnas, el que se selecciona con un clic en el Tipo de gráfico de nuestra preferencia.

2. Luego, se debe seleccionar uno de los Subtipos de gráfico correspondientes a Columnas. Para este ejercicio utilizaremos una columna agrupada, es decir el primero que se encuentra en la esquina superior izquierda del menú Subtipo de Gráfico. Al hacer clic sobre este recuadro se deberá oscurecer.

3. Para ver una muestra preliminar del gráfico, y confirmar que es el que deseamos usar, debemos mantener oprimido el botón Presionar para ver muestra. La muestra preliminar la veremos en el espacio donde antes estaba el menú Subtipos de Gráfico.

4. En la parte inferior de esta ventana y en la de los 4 pasos del Asistente de Gráficos nos encontraremos con los siguientes botones: Cancelar, Atrás, Siguiente y Finalizar. Sirven, respectivamente, para desistir de la construcción del gráfico, retroceder y avanzar un paso dentro del asistente y, para ir directamente al final, creando así el gráfico con las opciones predeterminadas.

5. Ahora, hagamos clic en el botón Siguiente para avanzar al paso número 2.




En el segundo paso del Asistente de Gráficos debemos verificar o cambiar los rangos de celdas que contengan la información que usamos para crear el gráfico.

Si la serie de datos que queremos graficar está expresada en filas, debemos dejar seleccionada la opción Filas. Si la serie de datos que queremos graficar está expresada en columnas, hacemos clic sobre la opción Columnas. La selección de Filas o Columnas afecta significativamente la apariencia del gráfico. Para comprobar esto, seleccionemos primero Filas y veamos cómo el gráfico aparece en la ventana del asistente. A continuación hagamos lo mismo con “Columnas”. Para efectos de este ejercicio, volvamos a seleccionar “fila” que es como hemos ordenado las series de datos.

En la mayoría de los casos, incluyendo este, Excel interpreta correctamente la orientación de los datos y, en este paso, no necesitamos más que hacer clic en el botón Siguiente en la parte inferior de la ventana.




El tercer cuadro de diálogo del Asistente de Gráficos nos presenta opciones para definir su apariencia. La cantidad de “pestañas” que aparecen en la parte superior de este cuadro, depende del tipo de gráfico seleccionado. El máximo de pestañas son 6, como en el caso de nuestro ejemplo en la imagen de más abajo.

Haciendo clic sobre cada una de ellas podremos ir definiendo algunas opciones especiales. Aunque en este ejercicio no será necesario hacer mayores cambios, veremos qué permite modificar cada una de ellas.

Títulos: Permite ingresar títulos para varias partes del gráfico. En nuestro ejemplo escribiremos “Cuenta Andrea Urrutia” en el espacio para el “Título del gráfico”; “Meses” para el subtítulo del eje de categorías (X) y “Cantidad” para el subtítulo del eje de valores (Y).



Eje: Permite seleccionar el tipo de valores que se muestran en los ejes.

Líneas de división: Nos permite especificar las líneas de división, por ejemplo, en este caso hicimos una división por meses. Esta ventana de diálogo cambia según las dimensiones del gráfico.



Leyenda: Permite especificar si queremos mostrar una leyenda para el gráfico y definir la ubicación con relación al gráfico.

Rótulos de datos: Nos permite mostrar rótulos de datos y el contenido de estos rótulos para las series de datos. En este caso, hemos dejado definida la opción de Valor, lo que se refleja en el número que se agrega en la parte superior de cada barra y corresponde al valor que representa.



Tabla de datos: Nos permite especificar si se quiere mostrar una tabla de los valores usados en el gráfico y también permite mostrar la tabla de datos junto al gráfico.

Por lo general para hacer un gráfico sencillo, no es necesario intervenir en esta etapa del asistente, excepto para ingresar un título. Esta herramienta toma las decisiones correctas por nosotros.

Avancemos, haciendo clic sobre el botón Siguiente para llegar al paso final.

3.5. Paso 4 del Asistente de Gráficos

En el 4° paso debemos especificar dónde queremos mostrar el gráfico. Podemos elegir entre mostrar “En una hoja nueva” separada o “Como objeto en” una hoja de cálculo existente.

Luego, debemos hacer clic sobre el botón Finalizar y Excel creará el gráfico de acuerdo con nuestras especificaciones.


Dirección de Bibliotecas, Archivos y MuseosSubdirección de Bibliotecas PúblicasPrograma BiblioRedes Sin embargo, siempre existe la posibilidad de hacer cambios en el gráfico. Solo

debemos hacer clic sobre el gráfico y, luego, hacer clic sobre el botón Asistente de Gráficos para modificarlo.

Actividades de Aprendizaje: Ejercicio 1

Copie la siguiente tabla en un libro de Excel:

Una vez copiada la tabla, represente los datos en un gráfico de líneas y en una hoja separada de la tabla, utilizando el Asistente de Gráficos.

No olvide autoevaluarse en la página 19, en el capítulo Gráficos.


N° Nombre Completo Enero Febrero Marzo Abril1 Francisco García 2500 5100 4870 45002 Teresa Inostroza 8300 4000 3920 87603 Luisa Sánchez 6200 5600 2900 7980


2. Uso de Plantillas - Balance


1. Elegir una plantilla para elaborar un Balance.2. Trabajar con plantillas dentro de cada tarea.

1. Las plantillas de Excel

Las plantillas son patrones predefinidos para crear libros (archivos) en la planilla de cálculo. Éstas resultan muy útiles cuando usamos varias veces un libro con la misma estructura. Por ejemplo, cuando hacemos facturas, tarjetas de tiempo, balances, etc.

Excel dispone de varias plantillas para crear diversos libros con estructuras predeterminadas, algunas de ellas vienen junto con el programa, otras se puede descargar de la web.

Para comenzar a utilizar una de ellas es preciso que abramos un libro nuevo desde el menú Archivo, haciendo clic en la opción Nuevo...

Al hacerlo se abre el panel Nuevo libro, el que nos permite: abrir un libro nuevo en blanco o abrir un libro que ya existe. También nos permite crear un libro nuevo a partir de una plantilla, para lo cual debemos ir a la opción En mi PC...

Al hacer clic sobre éste, se despliega la ventana Plantillas, la que contiene 2 pestañas con distintos tipos de plantillas predeterminadas y, además, cuenta con el botón Plantillas de Office Online para descargar plantillas a través de Internet.



2. Plantillas para soluciones de hoja de cálculo

Comenzaremos a aprender el uso de las plantillas a través de la creación de una Hoja de balance. Para ello, debemos abrir la ventana de plantillas y hacer clic sobre la pestaña Soluciones de hoja de cálculo.

3. Trabajar con plantillas dentro de cada tarea

En la pestaña Soluciones de hoja de cálculo, entramos directamente a la plantilla Hoja de Balance, seleccionando el ícono correspondiente y, luego, haciendo clic en el botón Aceptar. Cada una de las “soluciones” que allí se presentan corresponde a una publicación genérica ya creada, sobre la que podemos trabajar.



Una vez seleccionada y abierta la plantilla, debemos escribir nuestra propia información en los espacios asignados para cada dato y guardar luego, el archivo como tipo Libro de Excel.

Si bien las plantillas traen un formato predefinido, podemos hacer las modificaciones de formato que estimemos convenientes dentro de la planilla. Sin embargo, antes de modificarlo debemos desproteger la hoja.

Para desproteger una hoja debemos ir al menú Herramientas, luego, seleccionar la opción Proteger y, por último, Desproteger hoja... Una vez que hemos hecho este procedimiento, ya podemos hacer cambios en cualquier parte de la planilla.

La otra dificultad que podemos encontrar, es que los valores de dinero tengan un tipo de moneda ya asignado y que no corresponda al que necesitamos usar, en este caso, el Euro €. Para cambiarlo, debemos seleccionar todas las celdas que utilicen datos numéricos para valores de dinero; luego, dirigirnos al menú formato, opción Celdas..., finalmente, se abrirá la siguiente ventana, donde debemos seleccionar la Pestaña Número, Categoría Moneda y, por último, el tipo que, en nuestro ejemplo, debería ser $ Español (Chile).



Después de hacer todos los cambios de formato y del tipo de símbolos que vamos a usar dentro del balance, solo debemos ingresar los datos y, los resultados, se irán calculando de manera automática, tal como en el siguiente ejemplo, donde tenemos la visualización de la hoja Gastos (en el círculo rojo):

La siguiente hoja, denominada Evolución de la cuenta, nos muestra los cambios sufridos por nuestro balance a través de un gráfico de líneas.




Utilizando los siguientes datos y, con el uso de una plantilla, obtenga el balance de la empresa Ishikawa, para el mes de diciembre de 2007 y con valores expresados en pesos chilenos.

Balance inicial $ 39.890.000.- Día 08, pago de materia prima por $ 3.550.930.- Día 10, Cobro de intereses de un depósito a plazo por $590.000.- Día 12, Pago de servicios básico $ 280.000.- Día 16, Pago de imposiciones $ 374.000.- Día 21, Cobro de deuda a la empresa Kaoru por $ 2.300.900.-

Ahora, compruebe que realmente aprendió realizando la autoevaluación del capítulo Uso de Plantillas, en la página 19.



3. Uso de Plantillas – Amortización de Préstamos


1. Elegir una plantilla para elaborar una planilla de amortización de préstamos.2. Trabajar con plantillas dentro de cada tarea.

1. Abrir la plantilla

Como ya sabemos, Excel dispone de varias plantillas para crear diversos libros con estructuras predeterminadas, una de ellas es la de Amortización de Préstamos, en palabras simples se trata de una planilla que nos permitirá hacer los cálculos para saber cuánto debemos pagar mensualmente de un préstamo considerando todos valores involucrados (impuestos, intereses, monto del préstamo, etc.).

Para comenzar a utilizarla debemos abrir un libro nuevo desde el menú Archivo, haciendo clic en la opción Nuevo... y seguir las mismas instrucciones detalladas en el capítulo anterior, pero esta vez seleccionaremos, en la pestaña Soluciones de hoja de cálculo, el ícono de Amortización de Préstamo.



2. Cambios de formato de la plantilla de Amortización de Préstamos

Una vez seleccionada y abierta la plantilla, debemos escribir nuestra propia información en los espacios asignados para cada dato y guardar luego, el archivo como tipo Libro de Excel.

Recordemos que, si bien las plantillas traen un formato predefinido, podemos hacer modificaciones a la planilla, desprotegiendo la hoja en forma previa.

Nuevamente, nos encontraremos con que los valores de dinero tienen un tipo de moneda ya asignado, el Euro €. Seleccionando todas las celdas que utilicen datos numéricos para valores de dinero; y luego, dirigiéndonos al menú formato, opción Celdas..., podremos cambiar el tipo de moneda en la pestaña Número, Categoría Moneda y, por último, el tipo que, en nuestro ejemplo, debería ser $ Español (Chile).

En el caso de esta plantilla en particular, debemos tener cuidado en seleccionar las celdas con formato Moneda, ya que, no todas corresponden a cantidades de dinero. Se debe cambiar el formato de la moneda, solo en las celdas: Importe del préstamo; Pago Programado; Total de Adelantos e Interés total (celdas marcadas en rojo). Y de la primera línea de la tabla de la parte inferior que nos arrojará los resultados. También podemos definir el número de decimales que queremos obtener.



3. Cálculo de Amortización de Préstamo

Después de hacer todos los cambios de formato y del tipo de símbolos que vamos a usar dentro de la Calculadora de préstamos, solo debemos ingresar los datos del préstamo y los resultados, se irán calculando de manera automática, tal como en el siguiente ejemplo:

Supongamos que pedimos un préstamo en el Banco de Las Américas por un monto total de $ 200.000 (Doscientos mil pesos), con una tasa de interés del 4,75% anual, a 2 años plazo y con 1 mes de gracia anual a elección. La fecha del primer pago será el 30 de septiembre de 2009.

Importe del préstamo: $ 200.000.- Interés anual: 4,75% Periodo del préstamo en años: 2 años Número de pagos anuales: 11 Fecha inicial del préstamo: 30/09/2009 Entidad financiera: Banco de Las Américas

La opción de Pagos extra opcionales, como lo dice el mismo comentario que aparece al colocar el cursor en la celda respectiva, corresponde a pagos adicionales que nosotros queramos hacer para ir bajando el monto de la deuda. Si no vamos a hacer pagos extra, la dejamos en blanco.

Así, una vez que hemos ingresado todos los datos, obtendremos en detalle cada una de las cuotas que debemos pagar para “amortizar” (ir cubriendo) la deuda.

La siguiente hoja, denominada Evolución de la cuenta, nos muestra los cambios sufridos por nuestro balance a través de un gráfico de líneas.



4. Cómo interpretar los resultados

Los resultados que obtenemos son el Resumen del préstamo y la tabla final que detalla cada uno de los pagos, hasta llegar a 0 (cero), o sea, cuando ya hemos pagado toda nuestra deuda.

El recuadro en el extremo superior derecho nos da los datos generales del préstamo. El valor de la cuota, el número de pagos y el monto total de lo que pagaremos por concepto de interés.

En la planilla que se despliega en la parte inferior, se detallan los siguientes datos:

Pago N°: Es el número de la cuota que nos corresponde pagar. Fecha del pago: Fecha en la que nos corresponde pagar la cuota. Saldo inicial: Es el monto total que nos falta pagar. Pago programado: Corresponde al valor de la cuota. Pago extra: Es cualquier pago que hagamos, adicional a la cuota establecida. Pago total: Corresponde al valor de la cuota que debemos pagar ese mes,

considerando el pago programado y el pago extra. Capital: Es la cantidad de dinero de la cuota, que corresponde al pago del

préstamo propiamente tal, descontando lo pagado por interés. Interés: La cantidad de dinero de la cuota mensual, que corresponde al pago de

intereses. Saldo final: Es el valor total de la deuda, descontando la cuota de ese mes.




Utilizando los siguientes datos y, con el uso de la plantilla correspondiente, obtenga el detalle de las cuotas que se deben pagar por un préstamo solicitado el 15 diciembre de 2009 y con valores expresados en pesos chilenos, en el Banco de Curicó.

El valor total del préstamo es de $ 670.000.- (Seiscientos setenta mil pesos), a 3 años plazo, pagando 10 cuotas anuales.

En las cuotas n° 10, 11 y 12, haremos un pago extra de $ 5.000.- (cinco mil pesos).

Ahora, compruebe que realmente aprendió realizando la autoevaluación del capítulo Uso de Plantillas, en la página 19.



Autoevaluación

A medida que complete cada contenido, es importante que usted vaya monitoreando su propio proceso de aprendizaje. De esta manera, usted podrá determinar si necesita más horas de práctica y/o solicitar apoyo en los contenidos que necesita repasar.

Ponga una X en el casillero que mejor describa su percepción del logro alcanzado y apropiación de su aprendizaje. Luego hágase alguna recomendación de cómo proseguir y convérselo con su capacitador o capacitadora.

1. GráficosAprendizajes Logrados Sí En parte No

Reconozco los diferentes tipos de gráficos.Reconozco las diferentes partes de un gráfico.Puedo crear un gráfico usando el Asistente de Gráficos.

¿Y ahora, cómo sigo? Marque la opción que más le acomoda o recomiéndese algo diferente.

Continuar con la próxima unidad. Ejercitar un poco más. Reunirme con algún compañero, compañera o mi capacitador o capacitadora para aclarar dudas. Otro...............................................................................................................................................

2. Uso de Plantillas - BalanceAprendizajes Logrados Si En parte No

Conozco las plantillas de Excel.Sé cómo acceder a las plantillas de Excel.Puedo crear un balance usando una plantilla.





3. Uso de Plantillas – Amortización de PréstamosAprendizajes Logrados Si En parte No

Conozco las plantillas de Excel.Sé cómo acceder a las plantillas de Excel.Puedo crear un balance usando una plantilla.




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