manual de estilo y redaccion

INSPECTORÍA SALESIANA SAN LUIS BELTRÁN

COLOMBIA

Manual de

Redacción

y estilo corporativo

Manual Imagen Salesiana de Identidad e Corporativa

Este manual es desarrollado por el Comunicación de la Inspectoría Salesiana San Luis Beltrán (Medellín - Colombia), con el fin de establecer unos parámetros claros sobre la redacción de textos empresariales y unificar el tono corporativo de la organización.

Departamento de

Producido por:

1

Comunicadoras a cargo:Jhenifer MoralesLuz María Moreno

Lo hicimos para ti.¡Aprovéchalo!


El siguiente manual tiene como objetivo establecer un estilo corporativo para la redacción de textos empresariales, esto desde 4 campos fundamentales: ortografía, formato, estructura textual , tono organizacional y protocolo.

Un manual de estilo es un documento corporativo en el que se recogen todas las pautas para la redacción de textos de una empresa. Su objetivo es triple:

Unificar los criterios de redacción entre los diferentes redactores de documentos empresariales.

Asegurar la calidad y unidad en la presentación de documentos.

Establecer la imagen corporativa de la empresa en lo relativo a sus documentos.

¿Qué es un manual de estilo?

AB

C

¿Para qué?

2

Entérate para quésirve este manual


Contenido

3

Para qué un Manual de estilo y redacción

Definición ( Estilo - Redacción)Léxico OrganizacionalEstilo OrganizacionalTono OrganizacionalDireccionamiento Estratégico

PuntuaciónAcentoMayúsculasUsos correctos - expresiones actualizadas

Fundamentación:

Normas Ortográficas:

Información Periodística:

Estructuras y convenciones

Formatos escritos

La noticiaEl reportajeLa entrevistaLa crónicaArtículo de opinión y editorialEstructura de un textoPirámide InvertidaCaracterísticas de la Información Corporativa Codificación

Convenciones y abreviaturas

La cartaLa circular

2

5691011

13161820

222324

252627313335

3741

El actaEl memorandoGuión para certámenes y eventosProtocolo de eventosEl discursoEl InformeCorreos ElectrónicosContenidos Digitales y Páginas web

Enlaces y recomendaciones

TipografíaPapeleríaFormatos media carta e inferiores

434750645964717681879198


FUNDAMENTACIÓN

4


Definición

Estilo

El estilo es el conjunto de características o cualidad que diferencian y distinguen una forma de escribir de otra. El estilo es el sentido vital, la personalidad transferida al desarrollo oral o escrito del tema.En tanto que la redacción y la gramática son instrumentos que sirven para lograr la mejor manera de expresar una idea, el estilo indica el modo organizacional o institucional de hacerlo.El estilo, por otra parte, exige la delimitación previa del tema a desarrollarse. Así, el informador, el reportero, el corresponsal, deben darse una respuesta previa a cada una de estas preguntas:¿Qué se expresa? / ¿Cómo se expresa?/¿Para qué se expresa?/¿A quién se expresa?/

Redacción

Redacción es la composición de textos escritos. El redactor es la persona que escribe, de forma profesional.

5

¿Sabíasqué...?


Lexico Organizacional

NOMBRE / SIGLA DEFINICIÓN/SIGNIFICADO

CÓDIGO DE ÉTICA

Son las normas que regulan los comportamientos de las personas vinculadas legalmente dentro de Pía

Sociedad salesiana. Son de cumplimiento obligatorio.

CUADRO FUNDAMENTAL DE

REFERENCIA DE LA PASTORAL

JUVENIL

Es el texto que presenta la síntesis de las orientaciones oficiales de la congregación Salesiana para la pastoral

Juvenil. Es punto de referencia en la animación pastoral en la Congregación.

PROYECTO EDUCATIVO

PASTORAL SALESIANO

INSPECTORIAL (PEPSI)

Es la planificación del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas para el desarrollo operativo del

Cuadro Fundamental de Referencia de la Pastoral Juvenil en la Inspectoría .

PROYECTO ORGANICO

INSPECTORIAL (POI)

Es la planificación del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas en las que se definen la misión,

vión y valores, las opciones centrales , las políticas del desarrollo Institucional, los criterios y campos

prioritarios de la Misión Salesiana en el marco de la región Inter América, la Sociedad Colombiana, y la

Inspectoría San Luis Beltrán de Medellín.

PROYECTO COMUNITARIO LOCAL

(P. C. L)

Es la planificación del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas para el funcionamiento de la

comunidad local de religiosos de la obra salesiana.

PROYECTO EDUCATIVO

INSTITUCIONAL (PEI)Es la ruta de navegación de una institución educativa, aprobado por el Consejo Directivo.

PROYECTO EDUCATIVO

PASTORAL SALESIANO LOCAL

(PEPSL)

Es la planificación del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas para el desarrollo operativo del

PEPSI en las obras locales de la Inspectoría.

PROYECTO INSPECTORIAL DE

ANIMACIÓN MISIONERA (PIAM)

Es la planificación del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas para el desarrollo de la

evangelización y las misiones en la Inspectoría.


ANIMACIÓN MISIONERA (PIAV)

Es la planificación del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas para ofrecer un espacio

formativo en la animación del desarrollo y maduración de la vocación en los jóvenes de las obras, ambientes

y sectores de la Inspectoría.

GLOSARIO

6



NOMBRE / SIGLA DEFINICIÓN/SIGNIFICADOPROYECTO INSPECTORIAL DE

CATEQUESIS (PIC)

Es la planificación del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas para la formación en la Fe de los

destinatarios de todas las obras de la Inspectoría.


FORMACIÓN (PIF)

Planificación del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas para la definición de criterios, la

organización, acompañamiento y evaluación de los procesos en cada fase formativa.


ORATORIOS (PIO)

Es la planificación del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas para la promoción humana de

los jóvenes de sectores populares y en riesgo los fines de semana.

PROYECTO LAICOS (P.L.)Es la planificación del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas para la formación conjunta de

Salesianos y Laicos en la Inspectoría

PROYECTO PARA LA

RECUPERACIÓN DE LA MEMORIA

HISTÓRICA (P.M.H.)

Es la planificación del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas para la investigación,

conservación, revisión, publicación y presentación de la historia Inspectorial y local salesiana

ANIMACIÓN JUVENIL SALESIANA

(AJUSAL)

Es un grupo juvenil y Equipo de Jóvenes animadores del M.J.S. de la Pastoral Juvenil Salesiana Inspectorial y

local.

CONSEJO INSPECTORIAL PARA

LA FAMILIA SALESIANA (CIFASA)

Está presidido por el Delegado Inspectorial para la F.S. e integrado por el coordinador de cada uno de los

grupos de la Familia Salesiana. Mantiene la unidad del espíritu salesiano y la mutua colaboración, comparte

experiencias formativas y anima actividades conjuntas de formación y encuentro.

COMISIÓN INSPECTORIAL PARA

LA FORMACIÓN (CIF)

Está conformada por el Delegado Inspectorial para la formación y para la Pastoral Juvenil, los directores de las

Casas de formación, el encargado inspectorial para las vocaciones y un salesiano coadjutor. Elabora el PIF,

acompaña y evalúa los procesos formativos y la ejecución de los criterios del PIF en cada fase formativa

COMUNIDAD EDUCATIVO

PASTORAL (CEP)

Es la integración de salesianos, jóvenes y adultos, padres y educadores de una obra que, en clima de familia y

como experiencia de Iglesia, llevan adelante los objetivos y la misión de la obra. Su núcleo animador es la

comunidad religiosa salesiana.

EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y

EL DESARRROLLO HUMANO

(ETDH)

Es la prestación del servicio de educación no formal en Centros de Capacitación. Anteriormente Educación no

Formal

GLOSARIO

7



NOMBRE / SIGLA DEFINICIÓN/SIGNIFICADO

FAMILIA SALESIANA

Comprende las diferentes fuerzas apostólicas unidas a favor de los jóvenes, concebidas y fundadas por don

Bosco (SDB, HMA, Cooeradores, Asociación de M.A., exalumnos) y multiplicadas luego por los salesianos. Se

une como familia por la vivencia del mismo espíritu salesiano, la persona del Rector Mayor como Superior y

cada grupo actúa con su propio carisma.

INSPECTORÍA

Es erigida canónicamente por el Rector Mayor en una determinada circunscripción jurídica para promover la

vida y la misión de la Congregación. Se compone de varias comunidades locales y ofrece un servicio específico

a la Iglesia. Su superior es el Inspector.

MOVIMIENTO JUVENIL

SALESIANO (MJS)

Es la asociación de todos los grupos juveniles e infantiles organizados que participan de la espiritualidad

juvenil salesiana. Es un movimiento mundial, del que hacen parte todas las obras de la Inspectoría.

OBRAEs la actividad organizada por la Comunidad local para realizar la misión salesiana en una ciudad. Una

Comunidad puede tener varias obras.

OFICINA INSPECTORIAL DE

DESARROLLO COLOMBIA -

MEDELLÍN (OIDCOM)

Es la Oficina que gestiona y le hace seguimiento a los Proyectos Nacionales o Internacionales de la Inspectoría.

OPCIÓN PREFERENCIALSon los destinatarios privilegiados de la Misión Salesiana (los jóvenes más pobres, en riesgo y desprotegidos,

marginados de la sociedad)

PIA SOCIEDAD SALESIANA Es la Razón Social de la Congregación Salesiana en la Región y el País.

PRESENCIA Designa la presencia territorial y eclesial de la comunidad salesiana en una ciudad especifica y una Diócesis.

PROVINCIA SALESIANA Es la Razon social del Sector Productivo de la Pia Sociedad Salesiana en algunas obras de la Inspectoría.

REGION

Es creada por el Capítulo General para promover la interrelación de Inspectrías de un amplio territorio

continental y facilitar las relaciones de las Inspectorías con el Rector Mayor y el Consejo General al que

pertenece el Consejero Regional que la anima y visita.

SECTOREs la modalidad del servicio educativo pastoral en una obra (Escuela, Parroquia, ETDH, Casa de Formación,

Opción preferencial, Capacitación, etc.)

ZONA

Comprende un determinado territorio de la Inspectoría que reúne, para ciertas actividades educativo

pastorales y religiosas a las comunidades más cercanas. En la Inspectoría están las zonas de Antioquia, la

Costa y el Eje Cafetero (suroccidente)

GLOSARIO

8


Estilo SalesianoLa Congregación Salesiana tiene un estilo particular que se define mediante unas características que deben hacerse presente en el tono organizacional, por tanto toda producción textual que se desarrollo debe contenerlas:

Una atención especial al bienestar de la gente joven, allí donde estemos.

Actitud de acogida y de afecto - vivida con espíritu abierto y cordial.

Alegría y Optimismo.

Trabajo y Templanza

Creatividad y flexibilidad - características de la presencia salesiana en el trabajo con los jóvenes.

Una perspectiva realista de la vida-

9


Tono SalesianoSiempre que se escriba en nombre de la Organización debe hacerse uso de algunas de las siguientes frases y palabras:

PALA

BRA

S

FRA

SESJóvenes

Niños

Pobres

Espiritualidad

Educación

Sistema Preventivo

Valores cristianos

Solidaridad

Familia Salesiana

Dami animas che tera thole

Dadme almas y llevaos lo demás

Buenos cristianos porque honrados ciudadanos

La santidad consiste en estar siempre alegres

Trabajamos por los jóvenes y niños más pobres y vulnerables

10

Así queremos quete expreses de

nuestra querida Congregación


Direccionamiento Estratégico

¿Qué hacemos los Salesianos?Evangelizamos mediante la educación, promoción y acompañamiento, el desarrollo integral de los niños, niñas y jóvenes, especialmente de los más pobres y en situación de alto riesgo, como aporte pastoral de calidad a la iglesia y a la sociedad colombiana, con el sistema preventivo de Don Bosco.

Nos vemos consolidados como comunidades Salesianas significativas y creíbles por la vida fraterna, el testimonio evangélico y la presencia animadora entre los jóvenes. Conjuntamente con los laicos, nos esforzamos por responder así a los nuevos retos, priorizando nuestra formación y cualificación, la atención integral a los jóvenes marginados y la educación técnica para el trabajo y el desarrollo humano.

Espiritualidad SalesianaFraternidadSolidaridadTrabajo y Austeridad

Formación PermanenteComunicaciónLa CorresponsabilidadLa Identidad y Sentido de Pertencia

¿Cómo lo hacemos?

La plataforma estratégica de la organización debe verse reflejada en el discurso textual de la Organización por eso deberá hacerse referencia a estos elementos:

11


NormasOrtográficas

12


Lengua hablada: Las pausas se hacen al respirar y para dar la entonación

adecuada.

Lenguaje escrito: Las pausas son indicadas por los signos de puntuación.

El punto

Punto y seguido:

Punto y aparte

Separa raciones dentro de un párrafo. Da continuidad.

: Separa ideas completas.

Puntuación

Dos puntos

En saludos de las cartas y otros escritos. Cordial saludo: Respetado señor: (Comienza con mayúscula).

Después de DECRETA: ORDENA: RESUELVE: INFORMA: CERTIFICA: (Comienza con mayúscula)

Después de Asunto: Referencia: (Comienza mayúscula).

13


Puntuación

La coma

, Para separar los miembros de una enumeración, excepto los precedidos por y, e, o, u, ni.

Después de: esto es, es decir, finalmente, por último, por consiguiente, en consecuencia, no obstante, sin embargo, pues, además, en resumen, en fin, sin duda, etc., (se escriben entre comas o entre punto y coma, y coma)

Antes de pero, mas.

Antes de interrogación o exclamación NO va coma.

Entre sujeto y verbo por lo general no va coma, a no ser que sea en vocativo.

Para ampliar o resaltar lo dicho.

En frases subordinadas o invertidas.

Allí había de todo: niños, adolescentes, ancianos, obreros, estudiantes y políticos.

. Los errores son causados, generalmente, por falta de atención. El esfuerzo fue muy grande; sin embargo, no se logró el propósito.

Siempre se confesaba en misa, pero ese día no pudo.

Pero ¿Quién se cree? Es que ¡No hay derecho!

La oveja es un animal mamífero.

El éxito fue, vale la pena decirlo, el resultado de su esfuerzo.

Si hace tiempo seco, iremos a caminar.14


Puntuación

Punto y coma

, Para separar frases complejas que incluyen comas.

Antes de sin embargo, no obstante, mas, pero y otras proposiciones conjuntivas, cuando la frase es muy larga.

Son signos dobles: SIEMPRE exigen apertura y cierre.

Después de estos signos NUNCA se pone punto, pero sí puede ir coma, punto y coma o dos puntos.

Cada frase encerrada en estos signos es una frase independiente, por lo tanto SIEMPRE se escribe con mayúscula inicial.

A veces expresan ironía.

Cada uno de los grupos preparará un taller: el primer grupo, un taller de cerámica; el segundo, el de cestería; el tercero, el de pintura; el cuarto, el de música.

Los últimos acontecimientos dan un nuevo enfoque a los hechos; sin embargo, la solución no parece cercana.

¿Y quién es este hombre?, casi nunca habla en las reuniones.

¿Qué te sucede? ¿Por qué lloras? ¿No puedes contarme? ¡Quedan cinco minutos! ¡Llegaremos tarde!

Una jovencita de cincuenta años (¡) fue la candidata más aplaudida en el concurso.

¿?¡!Signos de Interrogación

y exclamación15


Acento

La tilde Diacrítica´La tilde diacrítica en los monosílabos

El perro ladra

. Él es mi amigo.

Tu libreta es vieja.

Tú siempre mientes.

Mi casa es su casa.

Acuérdate de mí.

Te quedaste solo.

Quiero té helado.

Es lento, mas no un tonto.

Me pagaron más de lo esperado.

Si sale, cierre la puerta afirmación.

Sí quiero ir; ella nunca piensa en sí misma.

Son los mismos de siempre.

Trajo dulces, ojalá me dé.

Ella se sabe toda la lección.

Sé amable con

los niños.

El: artículo masculino.

Él: pronombre personal

Tu: pronombre posesivo.

Tú: pronombre personal.

Mi: pronombre posesivo, nota musical.

Mí: pronombre personal.

Te: pronombre personal.

Té: sustantivo (bebida).

Mas: conjunción adversativa (igual a pero).

Más: adverbio de cantidad.

Si: conjunción, nota musical.

Sí: pronombre personal.

De: preposición.

Dé: imperativo del verbo dar.

Se: pronombre personal.

Sé: del verbo saber o del verbo ser. Ya no sé cómo hablarte.

16


Acento

La tilde diacrítica en los exclamativos e interrogativos

Cuando actúan como palabras interrogativas, preguntas indirectas, exclamaciones o cuando funcionan como sustantivos siempre llevan tilde.

Cuál / adónde / cómo / cuánto / cuándo dónde / quién / qué

La tilde Diacrítica´¿?

17

¡Piensas como escribes!, por eso ten muy presentes estas

normas

Interrogaciones y exclamaciones directas:

Función de sustantivos:

¿Cuál es el motivo de su denuncia?

En este trabajo lo importante no es el qué, sino el cuánto.


Mayúsculas Deben ser utilizadas con exactitud en los textos escritos, su uso desmedido resta belleza y precisión a los textos.

Cuando se utilizan letras mayúsculas no se debe omitir la tilde. Índice.

Mayúsculas sostenidasSe utilizan en:Cubiertas y portadas de libros impresos. En las siglas y acrónimos:

menos aquellos que son de uso común. En las cabeceras de los diarios y revistas.

Se utilizan en: La primera palabra de un escrito y la que sigue después de punto seguido y punto aparte.Toda palabra que vaya después de signos de interrogación o de exclamación. ¿Sí? No sabía. Los nombres propios, en los siguientes casos:

Personas, animales.Sobrenombres, apodos, apelativos. Sitios geográficos, ciudades, países, regiones, calles y vías.

Zonas con significación ideológica propia..

ONG, OEA, láser, ovni, sida.SEMANA, EL COLOMBIANO.

Beatriz, Felipe. Misifú.El Libertador, el Sabio.

Medellín, río Orinoco, América del Sur, carrera Junín. Tercer Mundo,

Oriente Próximo

Mayúsculas

MM

ayú

scu

las

inic

iale

s

18


Mayúsculas

Mayúsculas

MFiestas religiosas o civiles.Libros Sagrados. Dioses de todas las religiones. Atributos de Dios o de la Virgen.Los pronombres

Órdenes religiosas. Marcas comerciales. Los nombres de premios, órdenes y condecoraciones.

Los tratamientos, si están en abreviatura. Los títulos y nombres de dignidad, sobre todo cuandodesignan a una persona en particular y no van acompañados del nombre de esa persona. El PSi el nombre propio, su ámbito o lugar de origen aparecen en la oración, irán con minúscula.

Los nombres de monumentos, instituciones y edificios públicos. Los acontecimientos históricos.

Los nombres de las disciplinas científicas y académicas.

Navidad, Independencia.Biblia, Corán, Talmud.

Jehová, Alá, Krishna. Salvador, Inmaculada.

Tú, Ti, Vos, Él, Ella, referidos a Dios o a la Virgen.

Salesianos, Vicentinas.Coca-Cola, Microsoft.

Premio Nobel de la Paz, Premio de Periodismo Simón Bolívar.

Sr. Pedro Pérez.

residente, el Rector, la Reina.

El presidente Santos, el rector de la Universidad de Medellín, la reina de Inglaterra.

Ministerio de Educación, Palacio de Justicia. La Revolución Francesa, la

Primera Guerra Mundial.

Filología, Comunicación.

19


Usos correctos - expresiones actualizadas

ANTES AHORA

Acusamos recibido Muchas gracias, recibimos su…

Del presente mes De julio, de agosto, etc.

Del pasado mes De julio, de agosto, etc.

Llegó a mis manos Recibimos

La presente tiene por objeto informarle…

Le informamos que…

Atte. Atentamente

Su obediente servidor Respetuosamente, cordial saludo !

20

Los tiempos cambian y el

lenguaje también.¡Ponte al día!


InformaciónPeriodística

21


Forma y Estilo de la Información Periodística

LA NOTICIA

Es todo acto de comunicación de un acontecimiento dentro de un tiempo y en un espacio territorial determinados.

Sin embargo, no todos los acontecimientos son noticia. No son noticia aquellos acontecimientos que no tienen interés para el público al que nos dirigimos.

La noticia es la publicación -hacer público o notorio- del acontecimiento actual en el lugar preciso que interesa.

12

3

6

9

22

Esta información teserá de utilidad si redactas noticias

en tu obra.


Subgéneros

Es una información sujeta a un campo de interés, a un tiempo de vigencia y en un espacio territorial determinado. Se refiere a un hecho o un conjunto de hechos relacionados entre sí, para su publicación inmediata. Se responde a (QUÉ - CÓMO -CUÁNDO - PORQUÉ - DONDE - QUIENES)

NOTICIOSO

Es la relación de hechos no sujetos a un tiempo determinado e inmediato, sino histórico. Su importancia social reside en el grado de interés que pueda despertar su publicación. Agota generalmente un tema y es demostrativo e intencionado en su finalidad, pero sujeto, como la noticia, a lo comprobado por el reportero, aunque profundiza y extiende el asunto tratado más allá de la noticia misma.

REPORTAJE

23


Subgéneros

La entrevista es la comunicación directa entre el reportero y el entrevistado. La entrevista profundiza en las motivaciones individuales y en las intenciones del declarante, para dar al lector una certeza informativa. Debe estudiarse previamente al entrevistado y llevar un guión preestablecido.

ENTREVISTA

La crónica es la versión del reportero de una relación de hechos históricos, sujetos al tiempo en que suceden. La visión del acontecimiento es exclusivamente del reportero que juzga y describe los hechos

CRÓNICA

ARTÍCULO DE OPINIÓN Y EDITORIAL

En ambos casos, la posición en la narración de hechos es personal, subjetiva; en un caso expresa la posición del autor -con su propia visión del mundo y de la vida- y en el otro, el de la casa editorial, la posición política o filosófica de los editores o del editor.

24


Estructura de un texto

1.- PREÁMBULO______________________________________________________

____________2.- DESARROLLO

______________________________________________________

____________

3.- CONCLUSIÓN

______________________________________________________

____________

SALESIANOS DE DON BOSCOInspectoría San Luis Beltrán - COM

Título

25

¿Si entiendescuál es la intensión de

este manual?Te brindamos herramientas

para expresarte mejor


La pirámide Invertida para redactar noticias

Título

Lead o entradilla

Cuerpo de lanoticia

Detalles

¿ Dónde? ¿cuándo?¿quién?¿cómo? ¿porqué?

INTERÉS:

La narración se inicia en la cúspide del interés de una información. Por ello, el lead o entrada de una nota

debe iniciarse con el hecho de mayor interés. Así se mantiene vivo

el interés del lector, a través del desarrollo de la narración, hasta el

final.

26

Primero se cuenta lo importante, para que

el lector se interese.¿Si me entiendes?


Características de la información corporativa

Así debe ser la informaciónque tú redactes 1 C O M P L E T A : D a r t o d a l a

información necesaria para cumplir un propósito.

2 CONCISA: Decir lo que se deba con el menor número de palabras compatibles con la claridad, lo completo y lo cortés de un texto.

CLARA: Toda comunicación escrita debe hacerse de tal modo que no sólo pueda interpretarse sino que no pueda interpretarse mal.

3CORRECTA: Una información no debe contener ninguna deformación de los hechos por el uso indebido del lenguaje. Debe estar bien escrita desde el punto de vista de la sintaxis, la ortografía y la tipografía o caligrafía.

4

27


Características de la información corporativa

Además debe ser:

5 CORTÉS: Una comunicación debe estar escrita en el tono adecuado, preferentemente cortés, pues es muy importante cómo se dicen las cosas.

6 LIMPIA: Toda comunicación escrita debe crear en el lector una impresión de agrado. El texto debe estar bien distribuido en la página, sin tachaduras, raspaduras, escritura desigual ni puntuación defectuosa.

COMPRENSIBLE: Las frases cortas, las palabras breves y el interés humano contribuyen a una comprensión más fácil del texto.

7

28


Te queremos orientarpara que elabores mucho

mejor los documentosescritos de la Congregación

Salesiana

29



33



Día/ mes/ año

Estructura de fechas

"(...) el Martes 14 de mayo de 2011 (...)"

Estructura de los datos del destinatario

Nombre y apellidoCargo completo / DepartamentoEntidadCelularTeléfono y ExtensiónE-mail

Mariana OspinaDirectoraSalesianos de Don Bosco - Colombia314 879 0645(034) 423 8976 ext. 123mospina@salesianosmedellinorg

34


Convenciones y abreviaturas

NOMENCLATURA ABREVIATURA

AGENCIA Ag

ALMACEN Alm

APARTADO AEREO A.A.

APARTAMENTO Apto.

AVENIDA Av

CALLE Cl

CARRERA Cr

CELULAR Cel

CENTRO COMERCIAL C.C.

CODIGO Cod

DEPARTAMENTO Depto

EXTENSION Ext

PROVINCIA Prov

PADRE P.

PRESBÍTERO Pbro.

HERMANA Hmna – Sor

Inspectoría Insp.

SANTA Sta.

35

Hablemos concódigos comunes, así será más fácil

entendernos


La Carta

36


La carta - funcionalidad

Para qué se hace una carta¿ ?SolicitudRemisión o envíoReclamaciónRelaciones públicas: éstas son cartas comerciales de carácter social (felicitación, pésame, agradecimiento, invitación, etc.)NombramientosTrasladosDestitucionesRenunciasAscensosSolicitudes laborales (licencias, permisos, vacaciones, comisiones, entre otras)Órdenes de trabajoLlamados de atenciónInformación de sanciones

Se utiliza para informar, solicitar, agradecer, invitar, entre muchos otros asuntos.

37

La carta es comúnmenteutilizada para todo, pero acá

aprenderás en qué casos sí se debe utilizar y

cuándo no


Carta - Ejemplos

DEBE:Tener la estructura más formalSer la presentación de la empresaRespetar el discurso de la organizaciónSer claridad, coherente, cortés y concisa.Adaptar el lenguaje a la intencionalidad y a los públicosEvitar expresiones como lamentamos, queja, inferior, imposible, reclamación, desafortunadamente, etc.Destacar lo que se puede hacer, en lugar de lo que no se puede.

¡ !Ten en cuentaCuando elabores una

Ejemplos de una carta concisa y positiva

Conciso“Agradecemos su asistencia a la próxima capacitación sobre Procesos de control en las organizaciones, que tendrá lugar el viernes 9 de junio a las 7:00 p.m. Ofrecerá la charla el doctor Rodr igo J iménez López, conferenc is ta internacional y gran experto en este tema de actualidad empresarial”.

Positivo: Muchas gracias por informarnos acerca de la batería que adquirió recientemente. Lamentamos que no estuviera a la altura de lo que esperaba de ella; por lo tanto, le rogamos devolverla, con cargo a nuestra cuenta. Le enviaremos inmediatamente una batería nueva, sin costo alguno. Nosotros lo llamamos cambio justo. Estamos seguros de que su nueva batería le brindará muchos años de servicio.

38


La carta

¿Cómo hacerla?SALESIANOS DE DON BOSCO

Inspectoría San Luis Beltrán - COM

de 2 a 3 interlíneas


2 ó 4 cm 2 ó 3 cm

Fecha y ciudad

3 interlíneas

Señor, Doctora, Ingeniero, Licenciado (Según el caso y el género

no utilizar Señor@ ni Señor(a)(o)- Ver convenciones

Pág )

NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS

Mayúscula Sostenida

CargoDirecciónCiudad

2 interlíneasAsunto: (Opcional)

2 interlíneas

Saludo1 interlínes

Apertura o introducción

Contenido o Desarrollo1 interlínes

2 interlíneasCierre y despedida

NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS

4 interlíneas

Cargo2 interlíneas

Anexos: (Opcional)Con copia: (Opcional)

Pia Sociedad Salesiana / NIT. 890.905.980-7 /Carrera 87 A Nº 32 A - 101 Belén Las Mercedes /Medellín - Colombia/ Conmutador: (054) 3416720 Fax: (034)3416715 / - www.salesianosmedellin.org CÓDIGO -VERSION - NN

En las Cartas la codificación irá en la parte inferior, posterior

a la información de membrete. !

!!

39


La Circular

40


La circular - funcionalidad

Para qué se hace una circular¿ ?Es un escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas, a quienes por igual interesa. Se emplea en la tramitación de asuntos oficiales, mercantiles, administrativos o industriales.

CIRCULAR EXTERNA O CARTA CIRCULARSe usa para:

Ofrecer los servicios de algún negocioDar a conocer un nuevo productoEnviar lista de productos y preciosRemisión de catálogos Avisos al personal (internos)Invitaciones, entre otros.

CIRCULAR INTERNA O GENERALSe utiliza para comunicar internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.CIRCULAR OBLIGATORIAEstablecida por la ley para dar aviso sobre:

Apertura de negocioCambio de domicilioEstablecimiento de una sucursalNombramiento de apoderadoDesignación, ratificación o remoción de

apoderadoNombramiento de distribuidoresTraspaso de negocioClausuraLiquidación o quiebra de empresaConstitución de una sociedadDar a conocer el nombre de los

administradoresConvocatoria de asamblea de accionistas,

ordinaria o extraordinariaAumento o disminución de capital

41

La circular es demucha utilidad,

empieza a utilizarlaen tu oficina


¿Cómo hacerla?



2 ó 4 cm

Fecha y ciudad

3 interlíneas


Con agrado informamos al... La Dirección se complace en comunicar…

!


CARACTERIZACIÓN INSPECTORIAL

CÓDIGO:# V:# Página # de #

Circular Nº #

DESTINATARIOS:

NOMBRE Y CARGO:

ASUNTO: (Síntesis del tema expresado, va seguido de dos puntos.)

2 interlíneas

Cuerpo de la circular (primera del plural)

Tercera persona del singular o en

EJEMPLO

2 interlíneas

Despedida (Expresión de cortesía)

Agradecemos el cumplimiento de estas normas !

EJEMPLO

Anexos: (Opcional)Con copia: (Opcional)

2 interlíneas



42


El Acta

43


El Acta - funcionalidad

Para qué sirve un acta¿ ?Deja constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión. Sirven como registro y se archivan.

¿QUÉ HACER DURANTE LA REUNIÓN?Seguir a todos los participantes: lista a mano o pedir que se presenten.Pedir las aclaraciones necesarias en caso de no entender.Redactar en forma impersonal.Escribir los puntos en el orden en que se debatieron. Ser concisos: no escribir absolutamente todos los detalles, no dejar temas por fuera.Eliminar ideas subjetivas u opiniones personales.

¿QUÉ HACER DURANTE LA REUNIÓN?Redactar las actas lo más pronto posible.Pedir ayuda para la revisión, si hace falta.Una vez aprobada, la firmará quién presida la reunión o junta y el secretario (quién realizó el acta).Hacer copias y distribuir las actas entre los miembros del equipo (correo electrónico, correo interno, etc.).Guardar un registro de las actas.

44

Un acta bien hechahabla de tu capacidad

de síntesis y de tuorganización.


¿Cómo hacerla?Primera Parte


2 interlíneas

de 2 interlíneas

2 ó 4 cm 2 ó 4 cm

Departamento, dimensión o procesoActa Nº #



Asunto:Fecha:Lugar:Hora inicio:Hora final:Tipo de reunión: Toma de decisiones Informativa Seguimiento

Asistentes: (Nombre, Apellido - Cargo)

1.2.3. (...)

1. Tema ( persona que lo lideró)2. Tema ( persona que lo lideró)3. Tema ( persona que lo lideró) (...)

Agenda:

Temas tratados:

Compromisos y actividades:

Compromiso Responsable Fecha



45


¿Cómo hacerla?Segunda Parte

2 interlíneas

de 2 interlíneas

2 ó 4 cm 2 ó 4 cm


CÓDIGO:# V:# Página # de # SALESIANOS DE DON BOSCOInspectoría San Luis Beltrán - COM

Anexos:1.2.3

Próxima Reunión:Lugar:Fecha:Hora:

Acta elaborada por:

Nombre / firma / cédula

Coordina la reunión:

Nombre / firma / cédula



46


Memorando

47


El Memorando - funcionalidad

Para qué sirve un memorando¿ ?Es una nota escrita de carácter interno, que sirve para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, es menos formal que la carta, por lo general destinatario y remitente se conocen. Generalmente trata asuntos graves o importantes

SE UTILIZA EN:

Llamados de atenciónRecordatorioFelicitacionesComunicar asuntos laborales (vacaciones, reemplazos, etc.)InstruccionesDecisiones administrativasProhibicionesRechazosCompromisosAdvertencias

ZECOMENDACIONES:

Es personalizado. Si son muchas personas, mejor utilizar la circular.Evitar expresarse en primera persona del singular (yo).No ofender al destinatario.Ser breve y conciso.No incluir algo que no venga al caso.Puede ser enviado por cualquier medio: electrónico, fax, físico.

48


¿Cómo hacerlo?



2 ó 4 cm

Memorando Nº

3 interlíneas


No se debe ofender. !




PARA: /Nombre, apellido y cargo/

DE: /Nombre, apellido y cargo/

ASUNTO: (Síntesis del tema expresado, va seguido de dos puntos. No debe superar las 2 líneas)

2 interlíneas

Cuerpo del memorando (primera del plural -No se pone saludo)

Tercera persona del singular o en

OJO

2 interlíneas

Despedida (Expresión de cortesía)

Atentamente:Nombre, Apellido, CargoAnexos: (Opcional)

2 interlíneas


a la información de membrete. !Ciudad, fecha / día, mes, año/

49


Guión para certámenesy eventos

50


Guión Eventos - Recomendaciones

¡ !Ten en cuentaCuando elabores un Guión

¿Qué es un guión?El guión refleja la estructura de la ceremonia, certamen o evento; es de carácter protocolario, unas veces más que otras, dependiendo del tipo de certamen a realizar.

1. Utilizar letra grande, tamaño 14 en adelante, para mejor visibilidad de quien lo presente.2. A doble espacio, para hacer anotaciones de ser necesario.3. Iniciar con un saludo cordial pero solemne, en el cual se dé la bienvenida a los asistentes, seguido de una pequeña introducción del evento (de qué trata, qué entidad o entidades convocan.4. Después de la introducción se pide a los participantes que se pongan de pie para escuchar el himno principal (de Colombia, por lo general).5. Integrantes de la mesa principal: en orden de precedencia (se pone primero quién preside, seguido de los más importantes, de mayor a menor rango).6. Si desconoce las precedencias, asesorarse bien para no cometer errores.

7. Luego de los discursos, se pide a los miembros de la mesa principal que se bajen y ocupen sus asientos al frente del recinto.8. Utilizar un lenguaje formal, serio, respetuoso. Siempre en plural, a nombre de la organización (los invitamos, les damos las gracias, etc.).9. Anotar los detalles a tener en cuenta (Habla fulanito, sigue receso, se bajan del escenario, etc.)10. Por lo general, al presentar a cada orador o conferencista, se hace un pequeño recuento de su hoja de vida, con los logros más destacados de su carrera.11. El orador debe especificar la hora y el tiempo de duración de los recesos. Ejemplo: “Ahora los invitamos a tomar un receso

51


Guión Eventos - Recomendaciones

hasta las 2 de la tarde, para continuar con el II CONGRESO INTERNACIONAL DESARROLLO SOSTENIBLE: LOS CAMINOS DE LA SUSTENTABILIDAD”12. El tratamiento para las damas es con el nombre, para los caballeros con apellido. a. Ejemplos: “Invitamos a la doctora Maria Camila a compartirnos su ponencia”b. “Demos la bienvenida al doctor ARANGO LÓPEZ”.13. Himno secundario (del departamento, de la entidad). Pedir a los asistentes ponerse de pie.14. Agradecer a cada ponente después de que termine y antes de presentar al siguiente.15. Despedida y agradecimientos, en los cuales se invita al próximo certamen de ese tipo (si lo hubiere) y se dan las especificaciones finales (pueden reclamar memorias a la salida, invitación al coctel, etc.).

52

Nuestros eventos salesianos son muy importantes, por eso queremos aprender a hacerlos

de una forma organizada y elegante.

¡Anímate a aprender!


¿Cómo hacerlo?


2 ó 4 cm

Preside la mesa de honorNos acompañaNos honran con su presenciaAgradecemos la presencia deAsimismo tenemos entre nosotros aNos acompaña también

!


EJEMPLO

Conectores que se utilizan entre actos:EnseguidaA continuaciónInmediatamenteSeguidamenteDamos paso aPara concluir Para cerrar

!

EJEMPLO

!GUIÓN

Nombre del eventoFecha y ciudad

Frase Corporativa

Bienvenida

PRESENTACIÓN DE AUTORIDADES:

DESARROLLO DE LA CEREMONIA:

DESPEDIDA

Congregación Salesiana de Don Bosco“La educación es cuestión del corazón”

Para dar inicio a este acto, los invitamos a escuchar el himno de la República Federal de Brasil.Favor ponerse de pie. RUEDA HIMNOTomen asiento.

Este Congreso Continental de Comunicación está presidido por (Nombre - Cargo). Le acompañan en la mesa principal (...)Culminamos este acto de instalación y damos comienzo a este Congreso (...) invitándolos a escuchar las notas del himno de (...)Un agradecimiento a los miembros de la mesa principal, quienes nos honran con su presencia, y ahora los invitamos a ocupar los asientos de la primera fila, para dar inicio al evento.

Y para dar inicio invito al (..)Se leen patrocinadoresSe invita a los ponentes en orden con una breve reseña académica y profesional.RECESOS: Los invitamos a un receso y los esperamos a las 11:00 a.m., a la salida encontrarán a mano derecha la zona de alimentos.

Agradecemos su asistencia y desde ahora los invitamos a participar en (...)¡Muchas gracias!

BIENVENIDA:

(Nombre de la empresa) ofrece a ustedes la más cordial bienvenida a este magno, importante, trascendental, evento, ceremonia, lanzamiento, presentación de.

Profundizar el conocimiento y e n c o n t r a r e s t r a t e g i a s d e implementac ión de l S istema Salesiano de Comunicación Social es cada vez más, un esfuerzo conjunto de los sectores congregacionales para crecer en mentalidad de sinergia, pensando a la comunidad Salesiana desde la competitividad, el crecimiento digital, el marketing y la evangelización acorde a los nuevos retos sociales del mundo. Por esta razón, el IV Congreso Continental de Comunicación reúne a expertos y analistas que expondrán la función comunicativa de la Iglesia (...)

2 ó 4 cm

EJEMPLO

PRESENTACIÓN DE AUTORIDADES:

53


En cuanto al protocolo de los eventos

El Maestro de ceremonias

Todo acto protocolario requiere de un presentador o maestro de ceremonias, quien es un facilitador que hace que las acciones se desarrollen en un orden lógico y sin contratiempos. Su participación deberá ser imperceptible.

Lo ideal es que el maestro de ceremonias participe en la elaboración del guión, para que esté al tanto del orden en que se desarrolla el certamen y pueda adaptarlo rápidamente ante cualquier cambio que le impongan en el último minuto.

El maestro de ceremonias debe mantener un comportamiento ecuánime y muy formal durante el desarrollo de la ceremonia, sin figurar, salvo que se le haya pedido en un inicio que realice comentarios luego de cada intervención. Si debe comentar, deberá prestar atención a las ponencias y hacer una síntesis muy breve, resaltando lo principal de cada expositor. No es adecuado que improvise o que haga de orador.

54



Lista de Protocolos

En la lista de protocolo o precedencia, se menciona primero el cargo y posteriormente el nombre y apellido de las personas de la mesa principal.

Esta lista debe ser leída por el maestro de ceremonias una sola vez (previamente confirmada), luego de la introducción y por ningún motivo lo hace otra persona con excepción de la máxima autoridad.

Las otras personas que se dirigen a los asistentes pueden mencionar en general la mesa directiva y el público, pero sin detallarlos.

Cuando el maestro de ceremonias lee cada punto, no debe anteponerle un número a lo enunciado; basta con referir el aspecto sin ninguna consideración. Asimismo sólo leerá el siguiente punto una vez se haya sentado la persona que tenía la palabra.

En cualquier ceremonia de tipo protocolar, siempre habla en primer término el anfitrión y en último término el personaje principal.

a.

b.

c.

d.

e.

55



INGRESO DE LOS PERSONAJES

Debe tenerse en cuenta que las personas que presiden una ceremonia entran en último término al recinto. Por ello se debe disponer de una pequeña sala anexa e ingresar en el momento exacto en que comenzará el evento (la hora indicada en las invitaciones, la puntualidad es fundamental).

PRECEDENCIAS

Es la norma que determina el orden de ubicación y el nombramiento de las personas según su importancia y cargo. Aspectos tales como la tradición, la forma y las costumbres, desempeñan un

importante papel al definir qué persona va en pr imer término y cuáles posteriormente. Para efectos del protocolo, es necesario conocer las precedencias, para rendirle los honores y l a s c o n s i d e r a c i o n e s q u e l e s corresponden.

En Colombia, la precedencia de las personas, según la institución que representen, va en el siguiente orden:Ejecutivo, militarDiplomáticoLegislativo y judicialLa Iglesia Católica, cuando el carácter del certamen es gubernamental, va en segundo lugar y cuando el carácter es religioso, va en primer lugar.

56



PRECEDENCIAS

Se puede recurrir al DECRETO 770 DEL 12 DE MARZO DE 1982 – ARTÍCULO 22, que r e g l a m e n t a l a s p r e c e d e n c i a s protocolarias en Colombia.En algunos casos, la relación anterior puede ser poco útil y por ello se pueden manejar precedencias por otros criterios:? La antigüedad en el desempeño del cargo? Los títulos académicos que se tengan? La edad? Quien preside el certamen? El anfitrión? El género (femenino sobre el

masculino): cuando un hombre y una mujer tienen un cargo igual, ella tiene prelación sobre él.? El orden alfabético de las empresas.? La fecha de creación de las instituciones: tener en cuenta, por ejemplo, el orden de creación de las facultades cuando se quiera ubicar a los decanos en la mesa (la más antigua primero).

12 3 5 7 9468

Mesa Principal

57



HIMNOS

¿Cuándo se interpretan?

Al izar y arriar el pabellón nacionalAl rendir honores al SantísimoEn todos los actos en que esté el

Presidente de la República o una autoridad civil.

En actos solemnes relacionados con la educación pública o fiestas deportivas.

En ceremonias oficiales que revistan carácter patriótico.

I naugurac ión d e e statuas , monumentos.

En todo acto que se quiera solemnizar o exaltar.

Himno Nacional:

ORDEN

En primer lugar, y luego de la introducción del evento, se procede a interpretar el Himno Nacional. Después vienen las intervenciones de los personajes y al final el himno del departamento o municipio, y si es del caso, el himno de la entidad. Esto varía dependiendo de la clase de acto que sea ( c o n g r e s o , s e m i n a r i o , j o r n a d a académica, foro, etc.), de si es de carácter nacional, internacional o local y del tiempo que dure. Si es de uno o varios días (no todos los días se interpretan los himnos). En las competencias deportivas es usual tocar los himnos de los países participantes.

58


El Discurso

59


El Discurso - funcionalidad

Para qué sirve un discurso¿ ?Entretener

Informar

Convencer y persuadir

Respuesta de agrado, diversión y complacencia en el auditorio.

Clara comprensión de un asunto, tema o idea. Introducción al propósito del evento. Objetividad.

Influir en los oyentes. Utilizar argumentos coherentes y apelar a las emociones.

60


Discurso

Conozca la audiencia: apelar a lo familiar.Destacar lo positivo: resultados, avances, no problemas.Afirmación del liderazgo sin resultar empalagoso. A mayor rango, más humildad. Generar empatía con el público.Mantenerse enfocado: ceñirse a un único tema. Hilo coherente que la audiencia pueda seguir. Utilizar “reforzadores” para dirigir al argumento central. Ejemplo: “terrorista”. Bush.Amigos o enemigos comunes: la inflación, los violentos, la corrupción, etc.

¡ !Ten en cuentaCuando elabores un DISCURSO

TIPOS DE ACTO 1. Actos inaugurales o de clausura:

2. Mesas redondas, foros, paneles:

3. Congresos:

4. Cenas y homenajes:

inauguraciones de obras, lanzamientos de l ibros, apertura de maestr ías, especializaciones, grados, etc. Máximo 15 minutos.

por lo general, no llevan discursos.

anfitrión e invitados especiales. Máximo 15 minutos cada uno.

por regla general, un solo homenajeado. Presentado por el anfitrión, se dirige al auditorio en forma breve (10 minutos máximo).

61


Discurso

Preámbulos excesivamente largos.

Abusar de los chistes. Preferir anécdotas con las que el público se identifique.

Repetir.Exagerar.Alargar.Empleo excesivo de cifras o

estadísticas.

EVITA

El orden de los discursos

Anfitrión habla en primer lugar. Agradece a cada uno en la mesa principal. Menciona invitados importantes en el público.

Intervenciones de menor a mayor rango.2.

1.

1 2 3 4 5

62

El discurso es una oportunidad para llegaral corazón de nuestros destinatarios, desde ahí

puedes evangelizar


¿Cómo hacerlo?



2 ó 4 cm

Titulo del Discurso


Ciudad, fecha / día, mes, año/

1. Introducción

Saludo a los presentes.

2. Desarrollo principal

3. Conclusión

Humildad, cortesía y sencillez.Breve referencia al evento y a su importancia. Formular interrogante. Empezar con un comentario aventurado sobre un tema. Emplear una cita famosa.Anécdota.

Detallar puntos desde el principio, para preparar al oyente. Vocabulario poco recargado y sencillo. Argumentar cada punto: ejemplos, experiencias personalesFrases cortasClaridad

Recuento breve, resumen. Posición u opinión personal ante el tema.Pregunta que haga reflexionar.Frase vigorosa, que anime.Fórmula valiente, cita elocuente.Concluir con reto o consejo

EJEMPLO

!“Nosotros los nacionalsocialistas formulamos por primera vez públicamente la pregunta al Pueblo Alemán: ¿Quién es culpable de la guerra?”

EJEMPLO

!: ”Ustedes, adultos, dicen que nos quieren. Los desafío: por favor, hagan que sus acciones reflejen sus palabras”

63


El Informe

64

Manual Imagen Salesiana de Identidad e Corporativa Manual Imagen Salesiana de Identidad e Corporativa

El Informe - funcionalidad

Para qué sirve un informe¿ ?El informe es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos o actividades pasadas o presentes; y en algún caso de hechos previsibles, partiendo de datos ya comprobados.

Qu distingue un informe de otro género:Porque comunica hechos o actividades concretos.La intención del informe es llegar a un conocimiento perfecto de la realidad de una empresa, agencia o institución, sin que interfieran visiones personales deformadoras.

é Características1. En un informe se describe un problema,

las recomendaciones, conclusiones y posibles soluciones.

2. Casi siempre se dirige a un superior jerárquico.

3. Puede ser de diverso tamaño o contenido.

4. Es de carácter interno.5. Puede ir acompañado de anexos:

cuadros fotografías, dibujos, mapas, planos, etc.

ClasesEl informe puede ser:1. Informe general, ordinario o regular.2. Informe técnico.

65


El Informe

de un InformeCómo debe ser la redacción y estilo ¿ ?La redacción de un informe suele ser

y para que éste sea eficaz ha de exigirse en el informante un gran esfuerzo de atención y objetividad profesional. Algunos consejos prácticos:

La sobriedad es un requisito tan importante en el informe que, como alguien ha escrito, su estilo consistirá casi en carecer de estilo. La sobriedad que se recomienda no supone necesariamente sequedad o laconismo.

s (de más de dos o tres líneas) y de gramática complicada.

Nada de literatura en el sentido peyorativo que a veces se da a esa palabra.

. El informador debe ser fiel al “sentido de los hechos” por medio de una documentación sólida, y no cambiarlos o “maquillarlos” a conveniencia.

Nada de imaginaciones desbordadas; nada de sentimiento, ni de indignación, ni de lirismo entusiasta.

Cancele el servilismo. En ocasiones se pide al informador – es sin duda una práctica deshonesta – que en la preparación del informe beneficie unos determinados intereses o puntos de vista. El informador

impersonal, directa

Sea sobrio.

Evite las frases larga

Huya de la verborrea.

Sea objetivo

Destierre todo signo de parcialidad.

no puede prestarse a ello, y esto no excluye fidelidad a la organización que le encomendó el trabajo.? . En caso de presentarse lagunas, puntos no concluyentes o ideas poco claras, puede señalarlas en el mismo.? el mayor número posible de datos. Los números, términos, porcentajes o citas son factores de la máxima importancia.? , si fuera muy extenso, en varias partes. Con esto se logra, en caso de tiempo limitado, reducir el contenido del informe y que el lector pueda dirigirse a la parte que más le interesa.

Definir correctamente cada punto del informe

Mencione

Subdivida el informe

66

Lo que no se mide, nose controla. Por eso anímate

a presentar informes de lalabor que realizas.

Esto sorprenderá a tusdirectivas y equipo

de trabajo.


VENTAJASSon muestras del trabajo que se ha efectuado.Se consideran como archivos esenciales de ese

trabajo.Pueden servir de base para tomar decisionesProporcionan, a quienes se han de aprovechar de los mismos

para tomar una decisión, la oportunidad de estudiar su contenido cuando más cómodo les resulte y en el momento que lo deseen.

Pueden leerlo más personas, al mismo tiempo.Permiten al nuevo personal consultar los ejemplares que

obren en los archivos.Contribuyen al prestigio de una empresa o agencia.

En la redacción del informe, evite:

? Falsear o exagerar los hechos.? Deformar los hechos, omitiendo algún por menor.? Equivocar ciertos datos, términos o citas.? Hacer demostraciones matemáticas no convincentes.? Confundir los hechos con las opiniones.? Incurrir en contradicciones.? Desarrollar en forma incompleta algún punto.? Disponer secciones o párrafos en forma desordenada.? Emplear períodos largos y complicados.? Repetir innecesariamente la misma palabra o giro.? Abusar de tecnicismos innecesarios.

El informe

67

Mira lo buenoque es...


¿Cómo hacerlo?



2 ó 4 cm

Titulo

No se debe ofender. !




OJO

En los informes la codificación irá en la parte superior del membrete. ! Encabezamiento: puede constar de los siguientes

datos:

Problema: clarifica la índole del problema en forma resumida.

Análisis o investigación: re lata en forma

pormenorizada y resumida la gestión realizada y las estrategias y actividades llevadas a cabo por el departamento o por el profesional a cargo.

Conclusiones: resultado final de la gestión.

Sugerencias: llamadas también recomendaciones.

Para: identifica al destinatario del informe, incluido el cargo.De: identifica al autor del informePeríodo: Especifica el período que cubre, iniciación y terminación.

Está relacionado con la índole del informe y puede ser de diversas actividades.

OJO

68


Presentacion

Cubierta o carátula

Aunque un informe puede ser presentado en forma de carta o memorando, existe un esquema básico que puede seguirse en caso de tratarse de informes más extensos:

Título del informe.

Debe comprender una página relacionada con el trabajo de que se trate y el nombre del autor.

Título del informe.

Debe comprender una página relacionada con el trabajo de que se trate y el nombre del autor.

Presentación del informe:

en la que deben expresarse brevemente sus objetivos, método empleado, fuentes

de información y los aspectos más relevantes del

mismo.

Índice o contenido. Informe: 1. Introducción

2. Texto, subdividido en partes, en caso de ser muy extenso.

3. Conclusiones. 4. Sugerencias o recomendaciones.

Bibliografía

Anexos.

Documentación complementariaSiendo todo informe una enumeración ordenada de hechos concretos que en algunos casos se refieren a cuestiones controvertidas en las que entran en juego intereses contrapuestos, es necesario, en muchas ocasiones, que vaya acompañado de documentos que, p o r u n a p a r t e , c o m p l e t e n l a información del texto y por otra, le den mayor valor.

Estos documentos – los anexos a los que se hizo referencia previamente–

formando parte de él. Algunos consejos para la inclusión de materiales complementarios son:

Numere cada anexo, para que el que quiera comprobar alguna afirmación del informe pueda acudir a él sin ningún problema.

Haga que en el texto del informe, y entre paréntesis, figure la numeración que coincida con el anexo.

Numere también los anexos como gráficos, cuadros estadísticos, mapas, etc., si prefiere que formen parte esencial del informe.

1 2 3 4

5 6 7 869


Notas y citasLas citas del informe son textos que no pertenecen al autor del mismo y suelen ser el testimonio de alguna autoridad en la materia o la simple transcripción de una opinión distinta de la del que escribe. Para el uso de citas debe tenerse presente:? , para que se distingan fácilmente del texto del autor.? o referencia completa al pie de la página.? Cuando se transcriban textos extensos que apoyen o soporten algún dato del informe, estos deben ir en un párrafo aparte, con

Entrecomillado

Poner la cita

sangría a ambos lados, a espacio sencillo, sin entrecomillado, en una letra un punto menor que la del informe y con nota al pie.

Ejemplo:P a r a r e s p a l d a r l a g e s t i ó n comunicacional de la empresa en cuanto a las herramientas empleadas, es importante remitirse a lo expresado por Pablo Múnera y Uriel Sánchez, quienes afirman que:Para dar soporte a las tareas ya m e n c i o n a d a s , e l p e r i o d i s m o corporat ivo debe ut i l izar unas herramientas mediáticas que permitan formalizar el ejercicio periodístico de y

en la organización, pero que desde su diseño identifiquen claramente los públicos a los que van dirigidos y los objetivos informativos que persiguen. Tal vez la primera herramienta a elaborar es el fichero o directorio de medios, a la manera de base de datos con todos los detalles de los medios de comunicación y de los periodistas que en ellos laboran. Debe ser un listado de profesionales que respondan a unos intereses informativos acordes con la actividad de la organización.

9 10 11

70


Correos Electrónicos

71


Correo Electrónicos

Junto a la navegación web, el correo electrónico es la aplicación más popular e importante de Internet. Su alcance, confiabilidad, rapidez y economía lo hacen un instrumento indispensable para cualquier acción comunicacional inimaginable.Cuando forman parte de un ejercicio comunicacional, han de manejarse bajo criterios de PRODUCCIÓN DE CONTENIDO

1. Lo más importante al tope de la página, en el primer párrafo, claro y ubicable.

2. Tener cuidado con la3. Uso correcto de : sin embargo, pero, no

obstante, por consiguiente, en consecuencia, por ello.

4. Uso adecuado de las : según lo acordado en, con base en, de acuerdo con, en relación con …

5. Evitar . Atte., cción., info.6. Cuidar la concordancia en cuanto a

y demás.7. Evitar el uso de 8. Evitar la “ ”: “T dje k tu msj m gust ”9. Ser

Utilizar la pirámide invertida.

ortografía conectores

locuciones

el abuso de abreviaturasgénero, número,

tiempomayúscula sostenida

escritura chatarraconcisos

¡ !Ten en cuentaCuando redactes correos electrónicos

72

La tecnología no debe asustarnos.

Queremos estar donde se encuentran los jóvenes.Presta mucha atención...

Segmentar la lista de envío.

Evitar poner fondos u otros elementos “decorativos” innecesarios, ya que el mensaje perderá formalidad.

Evitar las “frases motivacionales” que distraen al lector del mensaje

Evitar los emoticones. Denotan falta de profesionalismo.

Revisar el mensaje antes de hacer clic en "Enviar".

Envíar los mensajes en texto plano, y no en HTML o en texto enriquecido (RTF),


Correo Electrónicos

73

Debemos comunicarcon amor y con

efectividad...


¿Cómo hacerlo?

Incluir una fórmula de saludo y otra de despedida. Señor Pérez: Doctor Gómez: Profesora Ruiz: Saludos, Buenas tardes, etc.

Un cordial saludoEstimado Señor Pérez

Muy agradecido por su atención,

Nombre y Apellido:Cargo:Teléfonos:Celuar:E mail:

Utilizar un «asunto» descriptivo, pero al mismo tiempo conciso.

Informe reunión de Calidad, julio 30 de 2011

!

Poner todos los datos debajo de la firma.

[email protected], "Gestión Humana" <[email protected]>, "INSTITUO PEDRO JUSTO BERRIO" <[email protected]>, "OF. Reg.Antioquia-Clara Elena Hernandez"

Responder todas las preguntas que vienen en el mensaje recibido y prever las posibles preguntas que pudieran surgir a partir de ahí.

Alejarse del “spam”

No abusar con los anexos, lo ideal es enviar direcciones URL.

Proteger la identidad de los destinatarios: Bcc o Cco

Confirmar siempre la recepción.

Negación: NO fingir no haber recibido el correo de alguien

Ten en cuenta

Si su correo es urgente, avise de su envío mediante una llamada

Introducción

Cuerpo

Despedida

Destacados URL

74

Evitar poner fondos u otros elementos decorativos innecesarios ya que el mensaje perder normalidad.

Evitar las rases motivacionales que distraen al lector del mensaje

Evitar los emoticones. Denotan falta de profesionalismo.

Revisar el mensaje antes


ContenidosDigitales y

Paginas web

75


Contenidos Digitales y Páginas web

CARACTERÍSTICAS BÁSICAS Y CLAVES PARA SU REDACCIÓN

CONTENIDOS DIGITALES

CONVERSACIÓN PERMANENTE: de lo contrario, se vuelven medios tradicionales.

USUARIOS SON PROSUMIDORES: productores y consumidores de contenidos al mismo tiempo.

5 SEGUNDOS: límite actual para definir si los contenidos son los adecuados.

ZAPPING WEB : alta competencia de contenidos alternativos y la presencia de buscadores eficientes que permiten descubrirlos.

NUEVA GRAMÁTICA: optimizar el uso del tiempo de sus visitantes,

entregar los contenidos y crear experiencias que faciliten la generación de nuevos conocimientos.

76

Estos son losnuevos patios de

nuestros jóvenes...Si aún no estás ahí

¿Qué esperas?


Contenidos Digitales y Páginas webCÓMO MEJORAR EXPERIENCIA DEL USUARIO

Simular las condiciones de usuarios externos Capturar el interés del usuario a través de la redacción, el diseño y la arquitectura de la información.No hacer grandes despliegues de información al principio.

CARACTERÍSTICAS CONTENIDOS DIGITALES

Utilización y modificación por parte del usuario.

Oferta de “cosas para hacer”, más que sólo ofrecer lectura o visualización de archivos.

El usuario decide dónde comienza o termina su visita y el orden en que accede a la información.

Contenidos diferentes basados en las elecciones que vayan realizando a lo largo de su uso.

INTERACCIÓN

77

Las personas que visitannuestros sitios web

esperan mucho de nosotros.Demosles los mejor



LA INTERACCIÓN DIRIGE LAS VISITASCapacidad que le entregan a los usuarios para intervenir el contenido a través de diferentes métodos, personalizando la experiencia. Hay tres niveles de interacción:

1. El usuario elige sus contenidosNavegar por el sitio de a c u e r d o c o n s u s necesidades. Llega a t r a v é s d e e n l a c e s , motores de búsqueda, etc.

2 . E l u s u a r i o u s a a p l i c a c i o n e s q u e producen contenidosRealizar acciones a partir de las ofertas que se le hace en la inte rfaz h a b i t u a l , p e r o s i n entregar información propia: usar aplicaciones ( c a l c u l a d o r a s , simuladores), participar e n v o t a c i o n e s , encuestas, foros, etc.

3. El usuario genera contenidosEl usuario ya tiene una personalidad virtual: puede suscribirse a sitios mediante sistemas de envío de e-mail y RSS i n g r e s a r d a t o s , c o m e n t a r , o p i n a r , corregir, suscribirse y p e r s o n a l i z a r l a s i n t e r f a c e s , r e d e s sociales, blogs

78



ACTUALIZACIÓN Los contenidos se renuevan permanentemente y en forma simple y económica para el usuario.

NO LINEALEl orden en que se visualizan los

contenidos depende del usuario. Cualquier enlace puede traer a un

visitante hacia al contenido y acceder a cualquier parte del mismo.

Requisito indispensable: contar con una sólida arquitectura de la información.

MÚLTIPLES DISPOSITIVOS DE ACCESOLa forma de consumo no está limitada a

un tipo de soporte único.

Cada dispositivo utilizado ofrece una experiencia diferente: Computador Personal, dispositivos móviles (Smartphones, IPADs, netbooks, tabletas), consolas de juego, etc.

Lo importante: ofrecer experiencia de uso similar, en forma independiente al dispositivo empleado (que se vean y se lean parecido).

79

Los medios no son nuestracompetencia... son más

oportunidadespara llegarle a los jóvenes.



ENCONTRABILIDAD

POSICIONAMIENTO

Capacidad de los contenidos para ser identificados a través de sistemas de búsqueda en Internet, con el fin de ser exhibidos cuando los usuarios busquen algunas de las palabras que contienen.

Conjunto de acciones que permiten que un contenido sea indexado y luego aparezca dentro de los primeros resultados de búsqueda para una palabra determinada. Tener en cuenta: Títulos en contexto, enlaces desde diferentes espacios, estrategias de redacción.

L O S C O N T E N I D O S A D Q U I E R E N MÚLTIPLES FORMATOS

s desarrollados en otros soportes que amplíen la información (imágenes, videos, presentaciones interactivas y otro tipo de objetos descargables).

qué ver de acuerdo con su tiempo, interés y calidad de dispositivo.

de los mismos contenidos.

y simples de leer.

E n t r e g a r d o c u m e n t o

El usuario elige

Ofrecer versiones cortas y largas

Preferir los formatos cortos

80

¿Sabes que es Multimedia?

Ofrecer un mismo mensajeen diversas formas y por

varios canales


Tipografía

81


Tipografía

SALESIANOS DE DON BOSCOLa tipografía es de rebordes semi-rectos que reflejan la calidez y seriedad de la organización. Es una tipografía de excelente lectura en corta y larga distancia

Tipo: AvantGarden BK BT

ABCDEFGHIJKLMNÑOPQRSTUWXYZ1234567890!¡?¿$%&/()=+-[]*abcdefghijklmnñopqrstuwxyz1234567890!¡?¿$%&/()=+-^[]*

USO: Esta tipografía irá siempre en el texto que dice SALESIANOS DE DON BOSCO.


Texto de peso del Logo

Institucional

Texto de peso de todos los logos Pedro Justo Berrío

Instituto

SALESIANOS DE DON BOSCO 82

Para entender mejorel uso de la tipografía,

dale una miradita al Manual de Imagen e

Identidad Corporativa.


Tipografía Comercial

CandaraLa comunicación escrita se hará con la Candara, ya que es una tipografía sencilla, sobria de bordes limpios serios y de legibilidad clara.

Tipo: Candara


USO:no tengan números.

Esta tipografía se usará para documentos comerciales como Cartas, Comunicados, Noticias, Informes. Siempre y cuando estas

83


Tipografía Comercial

ArialTipo: Arial


USO: información numérica Los documentos que contengan irán con Arial

84


Tipografía

USO: Para aplicaciones en el LOGOTIPO en e nombre Institucional o del sector

Nombres de las Casas

Sectores y Delegaciones

Harabara

SALESIANOS DE DON BOSCO

San RoqueColegio

ABCDEFGHIJKLMNÑOPQRSTUWXYZ1234567890!¡?¿$%&/()=+-[]*

abcdefghijklmnñopqrstuwxyz1234567890!¡?¿$%&/()=+-^[]*

Tipo: Harabara


Pastoral Juvenil Educación

85


PAPELERÍA

86


Hoja membrete con el Logo en la parte superior y con información de contacto en la parte inferior será utilizada para cartas, actas y comunicados que no excedan las 3 hojas.Se les deberá poner el código que corresponde según el Proceso de Calidad, centrado al inicio de la hoja.

USOS DE LA PAPELERÍA Y LOS LOGOS:


Pia Sociedad Salesiana / NIT. 890.905.980-7 /Carrera 87 A Nº 32 A - 101 Belén Las Mercedes /Medellín - Colombia/ Conmutador: (054) 3416720 Fax: (034)3416715 / www.salesianos org medellin.

CARACTERIZACIÓN INSPECTORIALCÓDIGO: V: Página 1 de 10

Cuando los comunicados superen las tres hojas el formato a utilizar será con la codificación superior dividida por una línea roja, el logo al margen superior derecho y en la parte inferior no contendrá información de contacto. Esta hoja no llevará el rostro de Don Bosco.



CÓDIGO: V: Página 1 de 10

La membretería será utilizada de la siguiente forma en el ámbito Inspectorial y de igual manera deberá replicarse en el ámbito local:

87


La membretería oficial (con el logo Inspectorial) se utilizará para documentos c o m o m a n u a l e s , p r o c e d i m i e n t o s , instructivos, proyectos, planes o cualquier producto de los Departamentos que sea de interés Inspectorial . (o institucional)

USOS DEL LOGO INSTITUCIONALY DE LOS LOGOS POR DEPENDENCIA.


CARACTERIZACIÓN INSPECTORIALCÓDIGO: V: Página 1 de 10

L a m e m b r e t e r í a ( c o n e l l o g o d e l Departamento) se utilizará para:Comunicados, Cartas, Informes personales y Publicidad específica dentro de la Institución. Y por fuera si está autorizado desde la Dirección.




La membretería de cada dependencia sólo podrá utilizarse los fines acá descritos. Debe quedar claro que los documentos productos de los Departamentos son propiedad de la Organización.


Pastoral Juvenil Educación

88





LOGO INSTITUCIONAL

V:00.01.11 Pag 1 de 20

2 - En las páginas interiores la codificación ira en la parte inferior izquierda,con tipo de letra Arial en tamaño 6, como se ilustra a continuación:

V:00.01.11 Pag 1 de 20 V:00.01.11 Pag 1 de 20

Los Documentos cuyo formato sea FOLLETO, LIBRO EMPASTADO, CARTILLAS o similares, deberán tener la siguiente presentación:1- La presentación de la primera página contiene el siguiente cabezote:TITULO DEL DOCUMENTO LINEA - LOGOVersión, Paginado

V:00.01.11 Pag 1 de 20




POSICIÓNVERTICAL

POSICIÓNHORIZONTAL

90


Papelería (hoja membrete)

28 cm

22 cm

23 cm

33 cm

Oficio CartaSALESIANOS DE DON BOSCOInspectoría San Luis Beltrán - COM



1 cm

1 cm


1 cm

1 cm

Logo Institucional

Información Institucional

90


Para los formatos de media carta o tamaño inferior se utilizará el siguiente cabezote:

Formatos

NOMBRE DEL FORMATOCÓDIGO, VERSIÓN Y PÁGINA

Ubicados en la parte superior izquierda

LOGO INSTITUCIONAL


IMAGEN DE DON BOSCO

RECIBO DE CAJA MENORCÓDIGO: V: Página 1 de 10

Ejemplo

91

¡Mucha atención!Para formatos de mediacarta o más pequeños.


Papelería (Sobres)

22 cm

9,5 cm

Cra 87A No.32A - 101 Barrio Belén Las Mercedes

Colombia - Medellín

www.salesianos org medellin.

Conmutador: (054) 3416720 Fax: (054)3416715


1 cm

1 cm


Cra 87A No.32A - 101 Barrio Belén Las MercedesConmutador: (054) 3416720 Fax: (054)3416715www.salesianosmedellin.orgColombia - Medellín

Anverso

Reverso

2,5 cm


Cra 87A No.32A - 101 Barrio Belén Las MercedesConmutador: (054) 3416720 Fax: (054)3416715www.salesianosmedellin.orgColombia - Medellín

Espacio para Datos del destinatario



E s t o s s o b r e s s e e m p l e a r á n p a r a

correspondencia interna y externa. Pueden

utilizarse cualquiera de las 2 presentaciones.


Anverso Reverso

92


33 cm

OficioSALESIANOS DE DON BOSCO



1 cm

1 cm

Logo Institucional

Información Institucional

Papelería (Sobre)



93




Colombia - Medellín

www.salesianos org medellin.Conmutador: (054) 3416720 Fax: (054)3416715

Sobre y Label formato CD

Para los medios que van a quedar en medio magnético, la codificación del leable de CD debe ser como se muestra a continuación y debe llevar los nombres de los documentos que contiene con su respectiva versión.

Papelería (Sobre`s CD y Leable)



GDM001 V:00.01.11Actas del Equipo de Calidad Pastoral

LOGO INSTITUCIONAL

Puede tener varios Documentos en un CD

94


Papelería (Tarjeta de Presentación)

9 cm

5 cm

Nota:

* *

**

* * *

*

La tarjeta siempre llevará la siguiente información:

Logo Nombre

CargoDirección

Teléfono o PBXCelular E-mail

Página Web


Pbro. Vidal Niebles OrdóñezSuperior Provincial

Dirección:PBX: 341 67 20 ext. 126 Celular: 314 864 47 28 E-mail: [email protected]


www.salesianosmedellín.org 9 pts

12 pts

9 pts

8 pts

95


Tarjetas Corporativo

Tarjeta de Negocios

www.salesianosmedellin.org




Colombia - Medellínwww.salesianosmedellin.org Conmutador: (054) 3416720 Fax: (054)3416715

El formato de tarjeta de negocios contiene datos específicos para contactarse con los Salesianos Don

Bosco, los datos indispensables son: dirección, teléfono de contacto móvil y fijo, numero de fax y en la parte de

atrás de la tarjeta muestra el e-mail y la dirección Web .

96

Finalmente te dejamos:Una guía de consulta para un mejor uso del idioma español

Guía para un mejor uso del idioma español la lista de enlaces externos que se presenta a continuación es una guía para que los usuarios consulten, en caso de dudas, acerca de las normas ortográficas y gramaticales del español. En su mayoría, los enlaces están dirigidos a diferentes secciones del sitio web oficial de la Real Academia de la Lengua Española , autoridad que procura el adecuado uso del idioma.

(www.rae.es)

Tenga en cuenta

Comience frases y oraciones con las ideas relevantes.No exagere el uso de la voz pasiva y las negaciones.Créele rutas al lector: utilice intertítulos para i lustrar la organización de las ideas, hágale saber qué concepto o idea es importante, cuándo un tema toma un giro, etc.

Enla

ce

s

Recomendaciones para la redacción y la escritura webUso de mayúsculashttp://buscon.rae.es/dpdI/SrvltConsulta?lema=mayúsculasUso de signos ortográficoshttp://buscon.rae.es/dpdI/SrvltConsulta?lema= signos%20ortográficosUso de abreviaturashttp://buscon.rae.es/dpdI/SrvltConsulta?lema=abreviaturaUso de símboloshttp://buscon.rae.es/dpdI/SrvltConsulta?lema=símboloUso de la cursivahttp://publications.europa.eu/code/es/es-5010100.htmAcentuaciónhttp://buscon.rae.es/dpdI/SrvltConsulta?lema=acentuaciónFechashttp://buscon.rae.es/dpdI/SrvltConsulta?lema=fechaNúmeroshttp://buscon.rae.es/dpdI/SrvltConsulta?lema=númerosDudas frecuenteshttp://www.rae.es/rae/gestores/gespub000018.nsf/(voAnexos)/arch8100821B76809110C12571B80038BA4A/$File/CuestionesparaelFAQdeconsultas.htmOtras dudashttp://www.cicese.mx/manual/dudas.htm80



Muchas gracias porser parte de nuestra Familia

Salesiana y por estar interesadoen aprender a comunicar de lamejor manera, nuestro estilo y

nuestro carisma!

manual de estilo y redaccion

Documents