manual de conservación y tratamiento del archivo de concentración_0

7/21/2019 Manual de Conservacin y Tratamiento Del Archivo de Concentracin_0

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Boulevard Benito Jurez www.imipe.org.mxNo. 67 Col. Centro C.P. 62000 Tel. 01 (777) 318 03 60Cuernavaca, Morelos, Mxico Fax 01 (777) 318 03 60 ext. 190

MANUAL DE PRESERVACIN, CONSERVACIN Y TRATAMIENTO DE LOS

DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIN

Introduccin.

Por su naturaleza y al estar frecuentemente expuestos a factores y mecanismosde alteracin, los documentos sufren constantes cambios en su composicin fsica,afectando su funcionalidad y poniendo en peligro la informacin contenida en losmismos. Por ello, es indispensable el cuidado preventivo y adecuado de los documentosque se encuentren en el archivo.

Convencidos de que la pluralidad de deterioros que pueden llegar a sufrir losdocumentos en su propio archivo, no tiene comparacin con la cantidad de medidas quese pueden tomar para prevenirlos, es que se considera prioritario impulsar y propiciarpolticas de conservacin y prevencin para que los documentos que se produzcan enste Instituto surjan y se conserven en condiciones ptimas para su conservacinpermanente.

Las condiciones ambientales y las formas de almacenar impactan directamenteen la conservacin de los archivos. En virtud de ello, las primeras medidas preventivasque se deben tomar para la conservacin y preservacin de los archivos tiene que ver

con el adecuado control del medio ambiente, las buenas condiciones dealmacenamiento su adecuado uso y manipulacin.

Son precisamente, los funcionarios a cargo de la organizacin, sistematizacin yfacilitacin de los archivos, quienes tienen la responsabilidad de crear las condicionesambientales, estructurales y administrativas propicias, con el objeto de garantizar laperdurabilidad de sus acervos documentales.

En tales consideraciones, el presente Manual de prevencin, conservacin ytratamiento de los documentos del archivo de concentracin del IMIPE, se encuentradestinado a orientar al personal del archivo de concentracin del Instituto en la adopcin

de estrategias, polticas, procedimientos y normas mnimas que permitan una adecuadaconservacin preventiva de los documentos que custodian.

Adems tienen el propsito de adecuar las instalaciones e infraestructura paragarantizar la mxima proteccin del acervo documental, y as, poder respondereficazmente a las normativas relativas a archivos en caso de siniestro.

Consideraciones.

Uno de los procesos ms importantes en la sistematizacin y administracin dedocumentos es la conservacin y preservacin de los archivos. Tomando en

consideracin que los archivos se encuentran clasificados, valorados y descritos, y que


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bajo esas condiciones puede potenciarse tanto a nivel institucional como social, suproteccin resulta primordial.

Por lo anterior, surge la necesidad de conservar y preservar el acervo archivsticode este rgano garante en las mejores condiciones de uso para tratar de detener el pasodel tiempo, con la finalidad de garantizar la integridad y conservacin de expedientes ydocumentos, as como facilitar su consulta y uso con el propsito de contar coninstalaciones, mobiliario adecuado, dispositivos y personal de vigilancia necesarios paraconservar y resguardar los archivos.

1. Definicin de conceptos bsicos.

1.1. Conservacin.

Es el conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida de un entematerial, merced a la previsin del dao o a la correccin del deterioro, comprendiendolos planes y prcticas relativas a la proteccin del acervo documental.

1.2. Preservacin.

Es el conjunto de operaciones que tienen por objeto la organizacin yprogramacin de toda clase de actividades econmicas y administrativas relacionadascon el depsito e instalacin de los materiales, formacin del personal, programas,

planes de accin, etc.. Contempla la conservacin como una responsabilidad de gestinal ms alto nivel, con reflejo en los presupuestos y en la implicacin del personal.

2. Causas y efectos del deterioro de documentos.

Las condiciones ambientales y las formas de almacenar impactan directamenteen la conservacin de los archivos. En virtud de ello, las primeras medidas preventivasque se deben tomar para la conservacin y preservacin de los archivos tiene que vercon el adecuado control del medio ambiente, las buenas condiciones dealmacenamiento su adecuado uso y manipulacin.

2.1. Causas fsico-materiales de alteracin.

Se encuentran determinadas por las condiciones de almacenamiento, protecciny manipulacin de los documentos. Una mala prevencin atrae consigo golpes, roces,ataduras de los expedientes, clips, arillos metlicos y otros adornos de los expedientes,etc. El resultado puede ser la rotura de las hojas, la aparicin de manchas de grasaproducidas por los propios dedos en un uso continuado, sudor, saliva y dems fluidos, eldesprendido de los bordes de la hoja cortados por la contundencia de un atado o por lamenor dimensin de su portada, la rotura de una encuademacin por el continuo abrir y

cerrar del expediente en su consulta o fotocopiado, etc. Todas ellas son causas


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ocasionales de la alteracin de los documentos.

2.2. Causas fsico-ambientales

Son las relacionadas con el clima del lugar en donde se resguardan losdocumentos. Tres son los factores ambientales bsicos que afectan a la conservacinde los acervos documentales: humedad, temperatura y luz.

2.2.1. Humedad y temperatura.

En trminos generales la humedad es la cantidad de agua que posee laatmsfera. Se debe referir a este factor en trminos de relatividad, esto es, de humedadrelativa; relacin entre el agua que hay en determinada unidad de volumen (humedadabsoluta) y la que dicha unidad debera albergar para estar saturada. La humedadrelativa se expresa, por ello, en %. La humedad es un factor vinculado directamente conla temperatura. Cuando ms alta es sta, mayor es la cantidad de agua que undeterminado volumen de aire necesita para su saturacin y, por lo tanto, ms reducidasu humedad relativa.

Por lo contrario, las bajas temperaturas reducen el punto de saturacin yaumentan, por consiguiente, la humedad relativa de la unidad atmosfrica. Un descensobrusco de temperatura en una atmsfera podr acarrear una eliminacin de agua deaquella atmsfera que ha rebasado su punto de saturacin. Se producir, entonces, una

condensacin de humedad y aparecern gotas de agua.

La temperatura, factor ntimamente asociado a la humedad descrita en el puntoanterior, se refiere al ndice de calor que impera en el medio. Los documentos ensoporte papel precisan de una determinada cantidad de humedad para que las fibras decelulosa se mantengan flexibles. El exceso provoca su descomposicin y favorece laaparicin de microorganismos (hongos y bacterias), insectos y roedores. Por el contrario,una atmsfera seca suprime humedad al papel, tornndolo frgil y friable.

El exceso de humedad en los documentos puede acarrear problemas graves ensu conservacin, pues produce su descomposicin por hidrlisis, favorece la formacin

de cidos (sulfrico, clorhdrico) derivados de sales y otros productos utilizados en lafabricacin del papel o en la composicin de las tintas, reblandece los hilos y elpegamento de los expedientes. As mismo, un ambiente con alta humedad relativa ytemperatura elevada favorecer la aparicin y desarrollo de microorganismos (hongos,bacterias) e insectos, causantes, a su vez, de la destruccin del papel.

Por otro lado una atmsfera muy seca despojar de humedad al papel,disminuyendo as los puentes interfibrilares de la celulosa y, por consiguiente,hacindole ms frgil y friable. Sequedad y alta temperatura son factores acelerantes delenvejecimiento natural del papel y causa de resquebrajamiento de los adhesivos quepierden su cualidad.


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Las oscilaciones bruscas y continuadas de ambos factores, humedad ytemperatura, prcticamente indisociables, someten al papel a fuertes tensiones decontraccin dilatacin que quebrantan sus enlaces estructurales.

2.2.2. Luz.

La luz se define como una onda electromagntica compuesta por fotones(partculas energizadas), cuya frecuencia y energa determinan la longitud de onda de uncolor que puede ser percibido por el ojo humano. La luz no representa un inconvenientedirecto para la buena conservacin de los documentos de soporte en papel siempre ycuando su intensidad sea controlada. La luz tiene adems una importante accingermicida sobre determinados microorganismos y es, nociva para algunos insectos. Sinembargo, el exceso de ella, provoca reacciones qumicas que alteran la composicin deldocumento grfico. Uno de los ejemplos ms comunes, es el proceso de decoloracinde las tintas la luz tiene un efecto directo sobre la celulosa, debilitndola. Adems, encombinacin con el papel que tiene elementos como la lignina, acelera su proceso deamarillamiento hasta oscurecerlo.

La luz ms perjudicial es la que emana rayos ultravioleta ya que su onda es lams corta.

Los focos de luz incandescente emiten rayos infrarrojos (no tan dainos como losultravioleta), sin embargo generan ms calor.

En el caso del Instituto contamos con lmparas fluorescentes que irradian msluz ultravioleta, aunque generan menos calor. Lo recomendado entonces es usar estasltimas, pero con difusores de rayos ultravioleta.

La luminosidad pues, a diferencia de la humedad y temperatura, no incide demodo directo sobre los archivos documentales, sin embargo los mismos deben estarprotegidos en cajas, para evitar cualquier deterioro por la luz mal controlada.

2.3. Causas qumico-ambientales.

Estas son las relacionadas con elementos qumicos (oxgeno, nitrgeno, ozono,carbono, etc.) que permiten la combustin, fermentacin, hidrlisis y oxidacin de losdocumentos. A esto se aade la polucin y contaminacin ambiental propios de zonasindustriales. De todos estos componentes, el ms daino es el cido sulfrico, quesiendo transportado por el aire, ingresa a la superficie para alojarse en donde hayanfisuras, tanto en paredes como en las unidades de conservacin, cajas, atacando losdocumentos. Tambin se encuentran los aerosoles, polvo, materiales metlicos comograpas, clips, alfileres, adhesivos, sudor, saliva, grasa, etc.

2.4. Causas biolgicas.


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Se refiere a la presencia de agentes biolgicos que producen alteraciones en losdocumentos, comenzando por el hombre mismo, los roedores, insectos, hongos y

bacterias, son los que ms destacan.

2.4.1. Roedores.

Ejercen una accin mecnica destructiva sobre el papel que roen.Frecuentemente se encuentran en los viejos edificios. Pueden, combatirse eficazmentepor medio de los mltiples productos raticidas existentes.

2.4.2. Insectos biolgicos.

Dentro de este rubro se encuentran ms de cien variedades. Su presencia en los

archivos origina una infestacin de los mismos. La presencia y desarrollo de todos ellos

se ve beneficiada por ambientes clidos y hmedos; oscuridad y mala ventilacin;

rincones y zonas ocultas; ausencia de factores distorsivos; materiales y enseres

contaminados; ausencia de revisiones peridicas e inexistencia de tratamientos

preventivos.

2.4.2.1. Biblfagos.

Se alimentan fundamentalmente del papel (celulosa, pegamento), se les conoce,por ello, como insectos celulsicos. Dentro de toda la gama de estos insectos seencuentran:

Las cucarachas, ortpteros nocturnos, de la familia de los bltidos, que sealimentan tanto de sustancias vegetales como animales (papel, cuero, pergamino).Producen excrementos negruzcos que manchan los documentos.

Gusanos del libro, es un nombre muy genrico para designar las larvas demuchas especies biblifagas de comportamiento muy similar. El insecto deposita sus

huevos relativamente superficiales y es la larva la que ejerce la accin perforadorsegregando una sustancia gomosa que pega las hojas entre s.

El piojo del libro del orden corodentia, familia lipoclida, de tamao minsculo.Pone los huevos en los lomos de los expedientes. Es prcticamente omnvoro. Sealimenta de pegamento e, incluso, de hongos existentes en el papel.

2.4.2.2. Xilgafos.

Se alimentan mayormente de madera aunque pueden llegar, de hecho, a anidar y

atacar el propio papel. En este grupo predominan las termitas, insectos capaces de


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destruir la madera de un edificio (vigas, estanteras, puertas) y los propios libros ydocumentos que pueda albergar.

2.4.3. Microorganismos.

Formados por dos grandes grupos: los hongos y bacterias. Su presencia traeconsigo la infeccin de los documentos. La accin de los microorganismos provocareblandecimiento del papel en las zonas afectadas, adquiriendo un aspecto algodonoso,al extremo de llegar a desintegrarse. La seal de advertencia es la presencia depigmentaciones que van desde el negro intenso hasta el blanco, pasando porvariaciones de tono rojizo, violeta y marrn. Esto depende del tipo de microorganismoque est afectando el papel, algunos incluso atacan las tintas produciendo sudecoloracin. El grado de pigmentacin no es indicio de una mayor infeccin. Haymicroorganismos que no pigmentan, motivo por el cual su accin puede permaneceroculta durante mucho tiempo hasta que los efectos sobre el papel sean prcticamenteirremediables.

2.5. Causas extraordinarias.

Tambin existen agentes extraordinarios de destruccin de documentosproducidos por circunstancias catastrficas, en muchos casos de todo el acervodocumental de una institucin. Inundaciones e incendios figuran entre las ms

dramticas.

La mejor manera de disminuir los efectos dainos causados por las inundacionese incendios, es la prevencin y preparacin de los documentos. La preparacin paraemergencias constituye un componente importante de un plan de conservacin general.Un plan de emergencia debe considerar todos los peligros, incluyendo el agua y elfuego, que implican un riesgo para los acervos documentales. Un plan sistemticamenteorganizado y formalmente escrito permitir una respuesta rpida y eficiente ante unaemergencia, minimizando as el peligro tanto para el personal como para el de losarchivos e incluso para la edificacin.

2.5.1. Incendios.

El fuego es uno de los grandes enemigos de los archivos. Los daos causadospor un incendio van desde la total destruccin hasta su inutilizacin ms o menosparcial. A ellos se unen los que produce el elemento extintor que en incendios de granmagnitud, no puede ser otro que el agua cuyos efectos son altamente nocivos para losdocumentos, incluso catastrfico, a tal grado de perder toda la informacin.

2.5.2. Inundaciones.


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Los efectos de este fenmeno son fundamentalmente corrimiento de tintas,apelmazamiento de hojas, rotura de las mismas as como de las caratulas, manchas debarro y de cualquier producto que el agua lleve consigo y, con posterioridad, si la

operacin de restauracin no se realiza correctamente o el nmero de documentosdesborda las posibilidades de tratamiento inmediato, la aparicin de hongos favorecidosen su desarrollo por el ambiente hmedo y la elevacin de la temperatura, medio con elque, con frecuencia, se pretende acelerar el proceso de secado. Este riesgo biolgico seevitar recurriendo a la congelacin del material hmedo y posterior eliminacin del hielo(liofilizacin).

2.6. Factor Humano.

El hombre es, en cierto modo, la causa directa o mediata de todos los procesosdegradantes de los documentos aun cuando tambin contribuya, a su conservacin ysea la ltima razn de la misma. La manipulacin de los expedientes, incluso la mscuidadosa, lleva consigo, el deterioro de los archivos.

3. Medidas preventivas de conservacin y preservacin.

La informacin archivstica debe ser cuidadosamente conservada, pues es en losarchivos donde se resguarda la documentacin que da cuenta de los acontecimientospblicos e informacin gubernamental que incide y afecta en forma directa, la vida

cotidiana de las personas. Destaca la importancia de los archivos pues funcionan comoinstrumento de gestin e informacin, mediante el cual, la sociedad puede acceder aellos de manera directa a travs de su derecho humano de acceso a la informacin. Losarchivos son el instrumento de la sociedad para el conocimiento de los actos pblicos,fortalecen la rendicin de cuentas y la transparencia de la accin gubernamental. Porello, la difusin del contenido archivstico debe considerarse una obligacin jurdica, unaobligacin de gobierno. En esa tesitura y con objeto de contribuir a una mejora en elsistema archivstico es que deben sealarse los mtodos preventivos de conservacinde los documentos.

La conservacin constituye el mantenimiento de algo en condiciones fsicas

ptimas, a fin de que pueda cumplir con la funcin para la que fue creado. Laconservacin implica evitar el deterioro o destruccin de los archivos, inclusorestaurndolos si han sufrido daos que les impidan o pongan en riesgo el cumplimientode sus funciones. En primer trmino, se refiere a una conservacin preventiva, pues seconsigue a travs de la implementacin de controles de prevencin. En segundo caso,se obtiene a travs de un tratamiento directo sobre los documentos, esto es, unarestauracin, por dems costosa.

La Conservacin Preventiva consiste en una serie de medidas tendientes a evitarel deterioro de los materiales, o bien a detener los procesos de dao ya existentes. Losaspectos preventivos de la conservacin se refieren bsicamente al entorno fsico, es

decir, al medio en el que se encuentran los documentos.


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Por ello, la conservacin preventiva debe ser una actividad permanente, orientadaa mantener condiciones ambientales ptimas para toda la documentacin. Es una forma

de anticiparse al dao, controlando y en su caso anulando las causas de deterioro. Engran parte la conservacin preventiva de los documentos depende del modo en que seprotejan de las causas y sus efectos degradantes. Dicha proteccin comienza dese lasinstalaciones donde se encuentren resguardados los archivos, la proteccin fsicainmediata y el control de los factores ambientales y de otros tipos al que se hallensometidos.

3.1. Depsito.

El depsito es la parte fundamental del archivo pues es el lugar en donde seresguardan los documentos. Por este motivo, debe reunir las mejores condiciones demedio ambiente y seguridad, es decir, con una temperatura y humedad relativa decaractersticas estables y luz disponible slo para ubicar los materiales.

De igual forma, el recinto debe ventilarse regularmente, extremando los cuidadospara evitar el ingreso de polvo, luz natural y de otros contaminantes, por lo cual sernecesario sellar ventanas con silicona e instalarles filtros UV.

El depsito debe contar con un programa de mantenimiento permanente,incluyendo una limpieza profunda de documentos, estanteras, pisos y paredes, ya que

el polvo no solamente produce problemas estticos, sino que adems, propicia laaparicin de insectos y microorganismos.

En trminos generales, los depsitos deben cumplir con requisitos tales como lafuncionalidad y seguridad. Preferentemente debern ubicarse a partir de la segundaplanta del edificio, pues los stanos tienden a ser lugares con mucha humedad.

La estructura del depsito, tanto muros internos como externos deben estarrecubiertos con pinturas impermeabilizantes en colores claros, para dotarlos deluminosidad natural. Especialmente si el depsito se encuentra ubicado en la parte msbaja del edificio.

Resulta indispensable evitar la existencia de caeras pues constituyen fuentes dehumedad en el depsito. De no ser posible su clausura y/o eliminacin, asegurarse queno presenten filtraciones y recubrirlas con algn material especializado.

Es importante, evitar que el depsito documental sea utilizado como lugar detrabajo permanente del personal o como bodega de materiales en desuso o de cualquierotro elemento ajeno al Archivo.

Se debe realizar un programa de aseo y mantenimiento peridico que incluya elrecinto, las estanteras y el material documental.


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Prioritario es no comer, beber ni fumar en el depsito, ya que ello atrae insectos yprovoca prdidas y manchas en los documentos.

Las ventanas deben mantenerse selladas, para evitar el paso de la contaminacinatmosfrica.

3.2. Estantera

La estantera ms apropiada para el almacenamiento de archivos es la metlica,siempre que rena las siguientes caractersticas: solidez, pintura al horno con materialesanticorrosivos y una estructura con bordes bien redondeados para evitar daos a losdocumentos y al personal.

Los anaqueles debern instalarse a 15 cm respecto del piso, 10 cm respecto delmuro y no exceder de los 2,30 metros de altura, debe haber a lo menos 1 m de distanciaentre los diferentes anaqueles. Los anaqueles deben anclarse con sistemas de fijacin.De igual forma las bandejas deben tener como promedio 90 cm largo x 40 de fondo y 40de alto, debiendo soportar un peso mnimo de 100 kg/mt lineal. En todo caso, ellosiempre depender del tamao de las unidades de conservacin que contienen losdocumentos.

3.3. Unidades de conservacin.

Para el almacenamiento de documentos en soporte papel es recomendableutilizar cajas de polipropileno o medios de embalaje que garanticen su proteccin con elpropsito de prolongar de manera considerable la conservacin de los mismos. Serecomiendan las cajas de polipropileno, pues estas estn libres de cido, permitemantener el papel con su hidratacin natural, protegen a los archivos de insectosdependientes de la celulosa del papel y tienen una mayor resistencia a la humedadrelativa imperante en el depsito. De no ser de polipropileno las unidades deconservacin deben ser elaboradas en cartn neutro y si no se dispone de este material,se aplicar al cartn un recubrimiento que impida la acidificacin por contacto. El tamaode las cajas depende del grosor y espesor de los expedientes, en el caso del Instituto se

utilizar el modelo AG5, medidas descriptivas: largo 37 cm, ancho 15 cm. y alto 25cm.Las unidades de conservacin no deben saturase, pero tampoco dejar espacios quepropicien el maltrato de documentos.

La resistencia del material y el diseo adoptado para la elaboracin de lasunidades de conservacin deben estar acordes con el peso y el tamao de ladocumentacin a conservar. Para el ensamble no se utilizar adhesivo o materialesmetlicos. La distancia libre entre la unidad de conservacin y la bandeja superior debeser mnimo de 4 cm.

En caso de que se cuente con documentos en formato anlogo como microfilm,

cintas fonogrficas, cintas de vdeo, fotografa entre otros, y digitales como disquetes,


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CD, DVD, entre otros, se tendr en cuenta lo siguiente:

Las fotografas y negativos debern almacenarse en sobres individuales y en

cajas con bajos o cero niveles de acidez. Los materiales plsticos empleados debernser qumicamente estables, no desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor deagua, estos se podrn emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales dehumedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte.

Las cintas magnticas de audio, vdeo, entre otros, debern almacenarsecompletamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos magnticos yfuentes de calor.

Los disquetes y los CD, entre otros, debern contar con una unidad deconservacin plstica en polipropileno u otro polmero qumicamente estable, que nodesprenda vapores cidos o contenga molculas cidas retenidas en su estructura.Cada unidad de conservacin deber contener solo un disquete o CD.

3.4. Iluminacin.

La luz no deteriora de manera directa los documentos, sin embargo constituye unfactor que puede daar los archivos, si no es controlada; por lo tanto, se debe evitar laexposicin prolongada de los materiales a su efecto. Bajo condiciones de control, puedeser beneficiosa para el control de insectos y microorganismos. El nivel de luz al interior

del depsito debe ser menor o igual a 50 lux y de 75w/L. Las lmparas msrecomendables son las de luz fluorescente de baja intensidad, pues evitan el calor y conello la aparicin de microorganismos, sin embargo preferentemente deben recubrirsecon filtros absorbentes de rayos ultravioleta. Debe evitarse que los balastros estn alinterior del depsito. Es necesario solo encender la luz cuando el personal ingresa aldepsito.

En el caso de existir ventanas, stas se deben proteger con lminas de filtro UV,cortinas, persianas u otro material que bloquee el paso de la luz.

3.5. Humedad y temperatura.

Una de las medidas ms importantes para conservar los archivos en buen estadoy preservar la informacin que contienen, es el control de la temperatura y la humedadrelativa, pues tener niveles inaceptables de dichos factores traer como consecuencia laaparicin de hongos y bacterias que ocasionan la desintegracin de los materiales en elmediano y largo plazo.

Los rangos recomendados de temperatura y humedad relativa para el soporte enpapel no deben exceder nunca de 21C, debiendo mantenerse entre los 15 a 20C, con

una oscilacin diaria que no exceda de los 2C; y el 50%, que no exceda del 5% entre


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valores mximos y mnimos, respectivamente. Por ello, es necesario contar con aparatosde medicin y en su caso de control de stos factores, como los deshumectadores ohumidificadores, aunque solo tienen efectos para lugares pequeos y de poco volumen.

Es necesario, realizar un seguimiento de la temperatura y humedad relativa cuandomenos una vez por semana, durante un ao, para corregir las deficiencias detectadas.

Ahora bien, en caso de que los archivos se encuentren en otros soportes losniveles de temperatura y humedad relativa varan siendo los siguientes:

Fotografa blanco y negro:Temperatura de 15 a 20 C. Para su conservacin permanente la temperaturadeber ser inferior a 15 C.Humedad relativa de 40% a 50%. Para conservacin permanente de copias enpapel 40% de humedad relativa. Negativos entre 30% y 40% de humedad relativa.

Fotografa a colorTemperatura menor a 10C. Para su conservacin permanente se recomiendantemperaturas inferiores a 0C. Humedad relativa de 25% a 35%

Cintas de audioTemperatura de 10 a 18C.Humedad relativa de 40% a 50%.

Medios Magnticos:

Temperatura 14 a 18CHumedad relativa de 40% a 50%.

Discos pticosTemperatura de 16 a 20C.Humedad relativa de 35% a 45%.

MicrofilmTemperatura de 17 a 20C.Humedad relativa de 30% a 40%.

3.6. Ventilacin.

Es fundamental evitar la condensacin del aire al interior del depsito. Se debegarantizar la aireacin continua. Los ciclos de renovacin del aire y el caudal deintercambio se establecern segn las condiciones ambientales requeridas y lascaractersticas espaciales del inmueble.

Las unidades de conservacin en los anaqueles debern permitir una adecuadaventilacin a travs de ellas.


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3.7. Seguridad.

Para evitar catstrofes, se debe disponer de equipos para la atencin deincendios como extintores de halgeno y sus derivados, CO2, solkaflan o multipropsito.Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo qumico y de agua. El nmero deunidades de control de incendios deber estar acorde con las dimensiones del depsitoy la capacidad de almacenamiento. Se deben implementar sistemas de alarma contraincendio y robo. Se requiere la sealizacin que permita ubicar con rapidez losdiferentes equipos para la atencin de desastres, las rutas de evacuacin y el rescate delos documentos.

3.8. Manipulacin.

Es fundamental, que se haga una adecuada manipulacin de los documentos,pues an la ms cuidadosa lleva el riesgo de que sufran consecuencias graves, esimportante recalcar que la utilizacin de los documentos sin precaucin, puedeocasionar graves deterioros fsicos al material.

Por ello, el personal de archivo deber asistir a cursos y talleres de conservaciny preservacin para sensibilizarse con el tema y tomar conciencia de la fragilidad de losdocumentos que custodia, de su actuacin en la preservacin y proteccin, de lanecesidad de tomar precauciones y observar determinadas reglas y normas para la

manipulacin, transporte, reproduccin y almacenamiento.

Se debe instruir a los usuarios que los documentos se consultan con manoslimpias, pasando las hojas por la esquina superior derecha sin mojarse los dedos. En elcaso de tratarse de documentos frgiles, especiales o contaminados, se emplearnguantes quirrgicos o de algodn.

No se deben hacer anotaciones ni rayar los documentos ni sealizarlos conelementos metlicos o voluminosos (como lpices, reglas o gomas), papelesautoadhesivos o doblar las esquinas de las hojas.

El fotocopiado de documentos, es una tcnica rpida y de bajo costo. Sinembargo, el uso de mquinas fotocopiadoras comunes genera serios problemas deconservacin por la presin que se ejerce sobre los expedientes de amplios tomos,pudiendo provocar que el lomo se quiebre. Para prevenir este dao, los expedientes sedeben manipular con mucho cuidado, evitando forzar la estructura, por ello lorecomendable es que se descosan cuidadosamente para proceder al fotocopiado. Deigual manera, se debe considerar que la radiacin UV y niveles de luz visible tambincausan daos acumulativos en el material documental.

3.9. Limpieza preventiva de documentos.


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Es una medida de conservacin que se aplica a los acervos documentales,consistente en remover y eliminar polvo e impurezas superficiales que puedan ocasionaralgn deterioro en los documentos. La limpieza debe realizarse por unidad de

conservacin (caja por caja), expediente por expediente y, si se requiere, hoja por hoja.Comprender adems el aseo de entrepaos anaqueles, as como de todos losresquicios del depsito donde se acumule polvo. Para garantizar la mxima proteccindel acervo documental, se debe realizar un programa peridico de limpieza efectuadocon cuidado y bajo supervisin. La limpieza de los documentos slo debe ser realizadapor personal debidamente calificado.

El lugar para la limpieza debe localizarse en un rea apartada del resto de ladocumentacin, idealmente ventilada e iluminada. Los expedientes deben cepillarse endireccin contraria al lomo de la encuadernacin para evitar mover el polvo hacia elcentro del mismo. Se deben retirar del expediente todos y cada uno de los objetos quepuedan daar el expediente (grapas, clips, hojas que no correspondan al expediente ypost-it o cualquier pegamento que contengan)

Asimismo, se deben tener limpios los instrumentos que se utilicen para la limpieza(brochas, paos, batas.)

El tiempo de limpieza no deber exceder de dos unidades de conservacin por da,utilizando como mximo para la limpieza de los documentos, periodos de una hora contreinta minutos, en todo caso se deber dejar un espacio de 15 a 20 minutos para volvera retomar la actividad.

As lo aprobaron por unanimidad de votos y firmaron los Consejeros Integrantesdel Pleno del Consejo Instituto Morelense de Informacin Pblica y Estadstica, ante laSecretaria Ejecutiva con quien legalmente actan y da fe.

Saln de Pleno del Consejo del Instituto Morelense de Informacin Pblica yEstadstica a los veinticinco das del mes de octubre de dos mil doce.

M. en D. Mirna Zavala Ziga.Consejera Presidenta

Lic. Esmirna Salinas MuozConsejera Propietaria

M. en D. Salvador Guzmn ZapataConsejero Propietario

Lic. Patricia Berenice Hernndez CruzSecretaria Ejecutiva

Lic. Sal Chavelas BahenaDirector General Jurdico

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