manual de calidad versiÓn 12 - auditoria.gov.co

Manual de Calidad Versión 12 28/08/2018

MANUAL DE CALIDAD

VERSIÓN 12

BOGOTÁ D.C., 28 de agosto de 2018

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 4 1. AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA - AGR ..................................................... 5 1.1. RESEÑA HISTÓRICA ............................................................................................................ 5 1.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ...................................................................................... 5 1.3. OBJETIVOS DE LOS ÓRGANOS SUPERIORES DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN .... 6 2. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN....................................................................... 8 2.1 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE CALIDAD .......................................................................... 8 2.3 CARACTERISTICAS DEL MANUAL ....................................................................................... 9 2.4 OBJETIVO DEL MANUAL .................................................................................................... 10 2.5 ALCANCE ............................................................................................................................. 10 3. TERMINOS Y DEFINICIONES .................................................................................... 10

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN......................................................................... 11 4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO .............................................. 11 4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS .......................................................................................................................... 12 4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ............ 12 4.4 SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD Y SUS PROCESOS .............................................. 13 4.4.1 Mapa de Procesos ............................................................................................................. 13 5. LIDERAZGO ................................................................................................................ 15 5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO ............................................................................................ 15 5.1.1 Generalidades ................................................................................................................... 15 5.1.2 Enfoque al Cliente. ............................................................................................................. 16 5.2 POLÍTICA ............................................................................................................................. 16 5.2.1 Establecimiento de la política de la calidad ........................................................................ 16 5.2.2 Comunicación de la política de la calidad ........................................................................... 17 5.3 ROLES, RESPONSABLES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN .............................. 17 6. PLANIFICACIÓN ......................................................................................................... 18 6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES .......................................... 18 6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS ............................. 18 6.2.1 Objetivos ............................................................................................................................ 18 6.2.2 Planificación para lograrlos ................................................................................................ 19 6.3 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS ................................................................................... 20 7. APOYO........................................................................................................................ 20 7.1 RECURSOS ......................................................................................................................... 20 7.1.1 Generalidades ................................................................................................................... 20 7.1.2 Personas............................................................................................................................ 20 7.1.3 Infraestructura .................................................................................................................... 21 7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos ...................................................................... 21 7.1.5 Recursos de seguimiento y medición ................................................................................. 21 7.1.6 Conocimientos de la organización...................................................................................... 21 7.2 COMPETENCIA.................................................................................................................... 22 7.3 TOMA DE CONCIENCIA ...................................................................................................... 22

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7.4 COMUNICACIÓN ................................................................................................................. 22 7.4.1 Comunicación interna ........................................................................................................ 22 7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA ........................................................................................ 23 7.5.1 Generalidades ................................................................................................................... 23 7.5.2 Creación y actualización .................................................................................................... 23 7.5.3 Control de la información documentada ............................................................................. 23 8. OPERACIÓN ............................................................................................................... 24 8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE OPERACIÓN ................................................................. 24 8.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS ...................................................... 24 8.2.1 Comunicación con el cliente............................................................................................... 24 8.2.2 Determinación de los requisitos para los productos y servicios .......................................... 25 8.2.3 Revisión de los requisitos para los productos y servicios ................................................... 25 8.2.4 Cambios en los requisitos para los productos y servicios ................................................... 26 8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS ...................................... 26 8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE ...................................................................................................................... 26 8.5 PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO .................................................................... 26 8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio ....................................................... 26 8.5.2 Identificación y trazabilidad ................................................................................................ 27 8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos ......................................... 27 8.5.4 Preservación ...................................................................................................................... 28 8.5.5 Actividades posteriores a la entrega .................................................................................. 28 8.5.6 Control de los cambios ....................................................................................................... 28 8.6 LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS ........................................................... 28 8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES ................................................................. 29 9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ............................................................................. 29 9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN .................................................... 29 9.1.1 Generalidades ................................................................................................................... 29 9.1.2 Satisfacción del cliente ....................................................................................................... 29 9.1.3 Análisis y evaluación .......................................................................................................... 30 9.2 AUDITORIA INTERNA .......................................................................................................... 30 9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN .......................................................................................... 30 9.3.1 Generalidades ................................................................................................................... 30 9.3.2 Entradas de la revisión por la dirección .............................................................................. 31 En la revisión por la Alta Dirección se verifican los resultados de: .............................................. 31 9.3.3 Salidas de la revisión por la dirección ................................................................................ 31 10. MEJORA ................................................................................................................... 31

11. CONTROL DE CAMBIOS ......................................................................................... 32

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INTRODUCCIÓN

La Auditoría General de la República, con el propósito de cumplir con su misión, adoptó un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), para trabajar bajo estándares de calidad y garantizar la prestación del servicio, mejorar continuamente y generar beneficios hacia la comunidad. Este Sistema de Gestión de la Calidad involucra todos los requisitos descritos en el marco legal aplicable a todos los procesos y en las Normas ISO 9001-2015, lo cual permite lograr la satisfacción y superación de las expectativas de nuestros clientes y la mejora continua de nuestros procesos con fundamento en los principios de eficiencia, eficacia y efectividad. Como resultado de lo anterior, se presenta el Manual de Calidad de la Auditoría General de la República, documento que especifica el modelo de gestión de la calidad, estructurado e implementado para facilitar la divulgación y aplicación de los procesos, sus interacciones y la capacidad de proveer en forma coherente el servicio. El Sistema de Gestión de la Calidad contenido en el presente Manual cuenta con el compromiso y concurso de todos los servidores de la entidad, lo que ha hecho posible el avance logrado hasta el momento.

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1. AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA - AGR 1.1. RESEÑA HISTÓRICA La Auditoría General de la República fue creada como respuesta a la necesidad de mantener un sistema de control fiscal independiente y autónomo de todas las entidades estatales y de quienes administran los recursos públicos en nuestro país. Fue así como el Constituyente de 1991 incluyó en la Carta Política, artículo 274, la figura del "Auditor" como funcionario encargado de vigilar inicialmente el ejercicio de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República. Posteriormente, esta norma Constitucional fue desarrollada por la Ley 106 de 1993, los Decretos Ley 272 y 273 de 2000 y diferentes jurisprudencias de la Corte Constitucional que le fueron determinando el alcance de su ejercicio de control, ampliándolo a todas las contralorías del país. El Decreto Ley 272 de 2000, determinó la organización y funcionamiento de la Auditoría General de la República y estableció su autonomía administrativa, contractual y presupuestal. A su vez, el Decreto Ley 273 de 2000, fijó el régimen salarial y prestacional de los empleados de la entidad. En la actualidad la Auditoría General de la República desarrolla sus funciones a través de un nivel central con sede en la ciudad de Bogotá y de un nivel desconcentrado conformado por diez gerencias seccionales ubicadas en las ciudades de: Medellín, Bogotá, Cali, Bucaramanga, Barranquilla, Neiva, Armenia, Cúcuta, Montería y Villavicencio. Las ubicaciones, direcciones y contactos del nivel central y de cada una de las gerencias seccionales se encuentran en la página Web de la AGR y se puede acceder a ellas a través de la ruta: http://www.auditoria.gov.co/Paginas/Localizacion-y-horarios.aspx La Auditoría General de la República ejerce la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República, de 64 Contralorías Territoriales y del Fondo de Bienestar Social de la CGR, para poder llevar a cabo el cumplimiento de su función constitucional la AGR cuenta con un equipo de 222 servidores. 1.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La Auditoría General de la República tiene definida su estructura organizacional de según lo establecido en el Decreto Ley 272 de febrero 22 de 2000. El organigrama de la Auditoría General de la República es el siguiente:

http://www.auditoria.gov.co/Paginas/Localizacion-y-horarios.aspx

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1.3. OBJETIVOS DE LOS ÓRGANOS SUPERIORES DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN De acuerdo con lo señalado en el artículo 13 del Decreto Ley 272 de febrero 22 de 2000, son objetivos de los órganos superiores de dirección y administración los siguientes:

Despacho del Auditor General de la República. Dirigir el funcionamiento de la Auditoría General de la República y formular las políticas, planes y estrategias necesarias para el eficiente y efectivo ejercicio de las funciones que le otorga la Constitución y la ley.

Despacho del Auditor Auxiliar. Asistir al Auditor General de la República en la coordinación,

seguimiento, orientación, evaluación y control del manejo y desarrollo de los aspectos técnicos que en ejercicio de sus funciones ejecute la Auditoría, y participar en la formulación de los planes, programas y proyectos de la entidad.

Oficina Jurídica. Prestar la asesoría jurídica requerida por el Auditor General de la República

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y demás dependencias del organismo, velando por que se actúe de acuerdo con el ordenamiento jurídico vigente y coadyuvando en la consolidación de la unidad de criterio que debe acompañar la labor de las dependencias de la Auditoría, así como participar en la formulación y adopción de los planes, programas y proyectos de la entidad.

Oficina de Planeación. Asesorar al Auditor General de la República en la elaboración de

planes y programas y la formulación de proyectos, encaminados al logro de la misión institucional y proyectar el desarrollo organizacional acorde con dichos planes, así como participar en la formulación y adopción de los planes, programas y proyectos de la entidad.

Oficina de Control Interno. Coadyuvar en la implementación del Sistema de Control Interno

del organismo y asesorar al Auditor General de la República en la evaluación permanente de la gestión de la entidad, con el objeto de alcanzar las metas propuestas, dentro de un enfoque de mejoramiento continuo, y participar en la formulación de los planes, programas y proyectos de la entidad.

Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Técnico. Asesorar al Auditor General de la

República en la ejecución de estudios técnicos sobre temas y asuntos especializados que requiera la entidad para el cumplimiento de su misión, así como participar en la formulación de los planes, programas y proyectos de este organismo.

Despacho del Auditor Delegado para la vigilancia de la Gestión Fiscal. Dirigir, coordinar

y controlar la ejecución de las actividades necesarias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, de conformidad con las directrices establecidas por el Auditor General de la República y participar en la formulación de los planes, programas y proyectos de la entidad.

Dirección de Control Fiscal. Dirigir, coordinar y controlar la formulación, diseño e

implantación de modelos uniformes para el ejercicio de la auditoría integral de las entidades vigiladas, y desarrollar las actividades de vigilancia de la gestión fiscal de su competencia, así como participar en la formulación de los planes, programas y proyectos de la entidad.

Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. Dirigir, desarrollar y

controlar el conjunto de actuaciones tendientes a establecer la responsabilidad fiscal de los funcionarios y ex funcionarios de los órganos de control sujetos a la vigilancia de la Auditoría General de la República; adelantar el proceso de jurisdicción coactiva y efectuar el cobro que corresponda, de acuerdo con la Constitución, las leyes y las directrices impartidas por el Auditor General, así como participar en la formulación de los planes, programas y proyectos de la entidad.

Secretaría General. Dirigir y organizar las actividades requeridas para la administración del

talento humano y los recursos físicos, financieros y económicos de la Auditoría General de la República, procurando niveles adecuados en términos de eficiencia y eficacia en la administración de los recursos, y participar en la formulación y adopción de los planes, programas y proyectos de la entidad.

Dirección de Recursos Financieros. Dirigir, coordinar, controlar la ejecución de todas las

actividades relacionadas con la administración de los recursos financieros y económicos de la

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Auditoría General de la República, y participar en la formulación de los planes, programas y proyectos de la entidad.

Dirección de Talento Humano. Dirigir, coordinar, controlar la ejecución de todas las

actividades relacionadas con la administración, desarrollo y bienestar de talento humano de la Auditoría General de la República, y participar en la formulación de los planes, programas y proyectos de la entidad.

Dirección de Recursos Físicos. Dirigir, coordinar, controlar la ejecución de todas las

actividades relacionadas con la administración de los recursos físicos de la Auditoría General de la República, y participar en la formulación de los planes, programas y proyectos de la entidad.

Gerencias Seccionales. Dirigir y orientar en el nivel seccional la aplicación de las políticas,

métodos y estrategias adoptadas por el Auditor General de la República para el ejercicio de la gestión fiscal y participar activamente en su formulación, así como dirigir y coordinar el trabajo técnico y administrativo de los funcionarios o grupos a su cargo, para el eficiente y eficaz desarrollo de las funciones de vigilancia de la gestión fiscal encomendada y participar en la formulación de los planes, programas y proyectos de la entidad.

2. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN El Manual de Calidad pretende ser la guía que permita informar sobre los principios, normas, procesos, procedimientos y demás herramientas orientadas hacia la mejora en la prestación del servicio de la Auditoría General de la República. En él se define y describe el sistema de gestión de la calidad, su alcance, los niveles de autoridad y responsabilidad, la interacción de sus procesos y, en general, orienta respecto a los lineamientos, políticas y controles establecidos en el sistema. 2.1 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE CALIDAD La estructura del Manual de Calidad de la Auditoria General de la República, está compuesta por 10 capítulos que describen los principios, procesos, y demás actividades que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la Norma ISO 9001:2015. Capítulo 1. Auditoría General de la República: Donde se realiza la presentación de la Auditoria General de la República. Capítulo 2. Objetivos y campo de aplicación: Donde se especifican los resultados de gestión de la calidad de la Auditoria General de República. Capítulo 3. Términos y definiciones: Se encuentran las definiciones de algunos conceptos claves para la aplicación de la Norma de calidad. Capítulo 4. Contexto de la organización: Describe las actividades relacionadas con el análisis de contexto de la Auditoria General de la República, la identificación de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con el alcance definido.

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Capítulo 5. Liderazgo: Establece los lineamientos de la Alta Dirección para el Sistema de Gestión de la Calidad incluyendo la Política de Calidad y la especificación de roles, responsabilidades y autoridades asociadas al Sistema. Capítulo 6. Planificación: Contiene las especificaciones con respecto a las metodologías para la gestión de riesgos y oportunidades en la Entidad, la definición de sus objetivos coherentes con el direccionamiento estratégico y la planificación de los cambios. Capítulo 7. Apoyo: Establece los controles relacionados con los recursos necesarios para la operación del Sistema de Gestión de la Calidad, dentro de los que se encuentran: el recurso humano, la infraestructura, el ambiente de trabajo, los conocimientos de la organización, las comunicaciones y la información documentada. Capítulo 8. Operación: Describe las actividades propias de la prestación de los servicios misionales de la entidad de acuerdo con la normativa aplicable y los controles establecidos para garantizar el cumplimiento de los requisitos. Capítulo 9. Evaluación del desempeño: Establece los lineamientos para realizar la evaluación del desempeño de la entidad a través de mecanismos de seguimiento y medición, auditorías internas de calidad y revisiones por la dirección. Capítulo 10. Mejora: Define los controles para la implementación de acciones correctivas y de mejora para asegurar la adecuación, conveniencia y eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad y su articulación con el direccionamiento estratégico de la Entidad. 2.3 CARACTERISTICAS DEL MANUAL El presente Manual de Calidad describe de manera precisa el Sistema de Gestión de la Calidad de la Auditoria General de la República y para su mayor comprensión, se relaciona con otros documentos que ofrecen mayores detalles del sistema y presenta las siguientes características: Este documento hace parte de la inducción del personal que ingresa a la Auditoria General de la República y su aplicación es parte de la cultura de todos los funcionarios y contratistas de la entidad sin excepción alguna. Toda copia que sea impresa por los funcionarios se considera como un documento no controlado, esto quiere decir que la persona que lo imprime es responsable del mismo. Es un documento controlado y su manejo se ciñe al procedimiento "Elaboración, actualización y modificación de documentos y registros del SGC". El incumplimiento a lo descrito en su contenido o a algún documento o elementos por él relacionados, se constituye en una No Conformidad que se detecta durante las auditorías internas, en la actividad de supervisión/seguimiento, en la autoevaluación o en cualquier momento de la operación del sistema, y se genera la acción correctiva correspondiente.

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2.4 OBJETIVO DEL MANUAL Establecer las directrices generales del Sistema de Gestión de la Calidad de la Auditoria General de la República junto con la definición del alcance, inaplicabilidades y referencias de los procedimientos, así como los correspondientes roles y responsabilidades asociados al Sistema de Gestión. 2.5 ALCANCE Este manual cubre los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Auditoria General de la República, de conformidad con lo establecido en la Norma ISO 9001:2015, de acuerdo con los procesos identificados; su aplicación, al igual que su obligatoriedad es entendida y comprendida por todos los funcionarios sin excepción alguna. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes de un objeto cumple con los requisitos. (ISO 9000:2015 – 3.6.2)

Cliente: Organización o persona que podría recibir o que recibe un producto o un servicio destinado a esa persona u organización o requerido por ella (ISO 9000:2015 – 3.2.4)

Contexto de la organización: Combinación de cuestiones internas y externas que pueden tener un efecto en el enfoque de la organización para el desarrollo y logro de sus objetivos. (ISO 9000:2015 – 3.2.2)

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificada y se alcanzan los resultados planificados. (ISO 9000:2015 – 3.7.11)

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. (ISO 9000:2015 – 3.7.10)

Manual de la calidad: Especificación para el sistema de gestión de la calidad de una organización. (ISO 9000:2015 – 3.8.8)

Mejora de la Calidad: de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad. (ISO 9000:2015 – 3.8.8)

Mejora Continua: Actividad recurrente para mejorar el desempeño. (ISO 9000:2015 – 3.3.2)

Parte interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o actividad. (ISO 9000:2015 – 3.2.3)

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto. (ISO 9000:2015 – 3.4.1)

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Producto: Salida de una organización que puede producirse sin que se lleve a cabo ninguna

transacción entre la organización y el cliente. (ISO 9000:2015 – 3.7.6)

Salida: Resultado de un proceso. (ISO 9000:2015 – 3.7.5)

Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido las expectativas de los clientes. (ISO 9000:2015 – 3.9.2)

Servicio: Salida de una organización con al menos una actividad, necesariamente llevada a cabo entre la organización y el cliente. (ISO 9000:2015 – 3.7.7)

Trazabilidad: Capacidad para seguir el histórico, la aplicación o la localización de un objeto. (ISO 9000:2015 – 3.6.13)

Para los fines de este manual, se aplican los términos y definiciones incluidos en la Norma Técnica Colombiana ISO 9000:2015. 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO El contexto estratégico que la Auditoria General de la República considera para su Sistema de Gestión de la Calidad, se circunscribe al Plan Nacional de Desarrollo y las condiciones sociales, políticas, ambientales, económicas, tecnológicas y legales que afectan el cumplimiento de su función, con los recursos asignados por el Gobierno Nacional, el personal, la infraestructura y los procesos con los que cuenta para el desarrollo de sus actividades, para lo anterior se desarrolla un diagnóstico institucional mediante la metodología FODA1 En cuanto al Direccionamiento Estratégico de la Auditoria General de la República, este se enmarca en la misión y visión de la Entidad. MISIÓN La Auditoría General de la República, coadyuva a la transformación, depuración y modernización de los órganos instituidos para el control de la gestión fiscal, mediante la promoción de los principios, finalidades y cometidos de la función administrativa consagrados en la Constitución Política, el fomento de la cultura del autocontrol y el estímulo de la participación ciudadana en la lucha para erradicar la corrupción. VISIÓN En 2019 seremos reconocidos por haber contribuido a la consolidación de una paz estable y duradera, al hacer del control fiscal un factor que promueve el desarrollo transparente de la gestión pública.

1 Fortalezas - Oportunidades – Debilidades - Amenazas

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4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Desde los procesos de Orientación Institucional y Participación Ciudadana se han identificado y caracterizado las partes interesadas a quienes se orientan los servicios prestados por la Auditoria General de la República. Para el Sistema de Gestión de la Calidad se han identificado los clientes y partes interesadas, teniendo en cuenta que:

Cliente: Receptor directo del producto y/o servicio (usuario, beneficiario, destinatario).

Parte Interesada: Quien tiene un interés especial en el desempeño de la entidad (clientes, servidores públicos, entidades de control, la sociedad en general).

Los clientes y partes interesadas están identificados en las caracterizaciones de los procesos, donde se especifica para cada una de las actividades los clientes y partes interesadas aplicables, a continuación se describen los más relevantes:

Contralorías de Colombia.

Presidencia de la República.

Congreso de la República de Colombia.

Departamento Nacional de Planeación.

Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Departamento Administrativo de la Función Pública.

Procuraduría General de la Nación.

Fiscalía General de la Nación.

Contaduría General.

Ciudadanía en General.

Funcionarios y exfuncionarios de las contralorías y particulares que manejen bienes del estado.

Veedurías ciudadanas 4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD El Sistema de Gestión de la Calidad de la Auditoria se planifica desde el proceso Orientación Institucional, y se aplica a los procesos estratégicos, misionales, de apoyo, de evaluación y control. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD “Ejercer la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de República, de las contralorías departamentales, distritales y municipales.” Con relación a la aplicación de los requisitos ISO 9001:2015, el sistema de gestión calidad de la Auditoria General de la República no aplica el requisito 7.1.5 Recursos de Seguimiento y Medición, dado que por la naturaleza de las actividades que permiten ejercer la vigilancia de la gestión fiscal de las contralorías, no se utilizan recursos o equipos para el seguimiento y medición para asegurar la validez y fiabilidad de los resultados de la prestación de los servicios, cuando se realice el seguimiento o la medición de los productos para verificar su conformidad con los requisitos.

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4.4 SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD Y SUS PROCESOS 4.4.1 Mapa de Procesos Con el propósito de definir, implementar y mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad se definió tanto el Mapa de Procesos como las Caracterizaciones. El Sistema de Gestión de la Calidad, se planifica a través de la identificación de los procesos, su caracterización, procedimientos y anexos para dar cumplimiento en forma permanente a la normatividad vigente, al sistema de gestión y a los requisitos de calidad de los usuarios y grupos de interés. Para dar cumplimiento a la misión de la Auditoria General de la República, se desarrollan los procesos de nivel estratégico, misional, apoyo y de evaluación, que se muestra en el Mapa de Procesos. El Sistema de Gestión de la Calidad de la Auditoría General de la República está conformado por diez (10) procesos distribuidos así: uno (1) del nivel estratégico, tres (3) del nivel misional, cinco (5) del nivel de apoyo y uno (1) del nivel de evaluación y mejora. Procesos del nivel estratégico Este nivel incluye el proceso relacionado con la definición de lineamientos, políticas, objetivos, estrategias, provisión de comunicación y aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios. El proceso que integra el nivel estratégico es: ORIENTACIÓN INSTITUCIONAL Procesos del nivel misional Contribuyen con el desarrollo de la misión de la Auditoría General de la República como entidad pública que ejerce la vigilancia de la gestión fiscal y el fortalecimiento de las contralorías del País. Los procesos que conforman la prestación del servicio o nivel misional son: GESTIÓN DEL PROCESO AUDITOR, GESTIÓN DE PROCESOS FISCALES Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA. Las diez Gerencias Seccionales de la AGR conforman el nivel desconcentrado de la Entidad y desarrollan la misión institucional a nivel regional, a través de la ejecución de los procesos misionales de “Gestión del Proceso Auditor” y “Participación Ciudadana”, en todas las etapas del ciclo PHVA. Procesos del nivel de apoyo Soportan a la Auditoría General de la República en la administración y suministro de recursos necesarios para su funcionamiento.

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Los procesos que constituyen la Gestión de nivel de apoyo son: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO, GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS, GESTIÓN DOCUMENTAL, GESTIÓN JURÍDICA Y GESTION DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES. Procesos del nivel de evaluación Contribuyen al control y revisión de los Sistemas de Gestión de Calidad y de Control Interno. El proceso que conforma el nivel de evaluación es: EVALUACIÓN CONTROL Y MEJORA

Figura Nº1. Mapa de Procesos

Las caracterizaciones de procesos hacen parte integral del presente manual y describen las interacciones entre los procesos, los procedimientos necesarios para su operación, así mismo se ajustan a la metodología del PHVA (planear, hacer, verificar y actuar) que permiten a la Auditoria General de la República entregar a sus grupos de interés productos y servicios con calidad. Los procesos se caracterizaron teniendo en cuenta su objetivo, las entradas con sus respectivas fuentes, las salidas, con sus clientes internos o externos, de tal forma que se indican así las

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interacciones de los procesos y las actividades generales que se siguen para alcanzar los resultados de cada uno de ellos, además de los requisitos a cumplir CLIO: cliente, legales, implícitos y de la entidad. Las diez caracterizaciones pueden ser consultadas en la documentación que desarrolla el sistema de gestión de calidad de la AGR.

5. LIDERAZGO 5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO 5.1.1 Generalidades En el marco de la Constitución Política de Colombia, el artículo 274 establece que la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República se ejercerá por un auditor elegido para períodos de dos años por el Consejo de Estado, de terna enviada por la Corte Suprema de Justicia. El Decreto Ley 272 de 2000 determina la organización y funcionamiento de la Auditoría General de la Republica, dotándola de autonomía jurídica, administrativa, contractual y presupuestal. El Auditor General de la República, Auditor Auxiliar, Secretario General, Directores, Gerentes Seccionales, Jefes de Oficina, Coordinadores, mantienen su compromiso con el funcionamiento y la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad, para lo cual comunican a los servidores públicos la importancia de dar cumplimiento a la política y objetivos de la calidad y gestionan los recursos necesarios. Se cuenta con el proceso de Orientación Institucional, el cual establece la política y los objetivos de calidad, así mismo asegura que estos lineamientos sean consistentes con el contexto estratégico de la Auditoria General de la República y realiza la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad para asegurar que este, alcance los resultados previstos en el marco de la mejora continua. Para la planificación de la gestión del sistema de gestión se han establecido los siguientes elementos:

Los procesos (Mapa de procesos y caracterizaciones).

Requisitos legales para la prestación de los servicios.

Procedimientos, formatos y otros documentos requeridos para la operación de los procesos.

Los riesgos de cada proceso y sus medidas de control (Mapa de Riesgos).

El personal competente para cada proceso.

Fuentes de información.

Presupuesto.

Adicionalmente, en los procesos se encuentran establecidos las políticas y lineamientos documentados en el marco del Sistema de Gestión de la Calidad, como son las Políticas para la Gestión TICS, Salud y Seguridad en el trabajo, Comunicaciones, entre otras.

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Mediante la Resolución 019 de 2005 se conforma el Comité de Coordinación Institucional y la Resolución 003 de 2018 se conforma el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. 5.1.2 Enfoque al Cliente. La Alta Dirección de la Auditoria General de la República, demuestra su liderazgo y compromiso con el Sistema de Gestión de la Calidad, asegurándose de conocer y dar cumplimiento a los requisitos de los usuarios y demás grupos de interés así como los legales y reglamentarios aplicables en busca de un mejoramiento continuo de la percepción de satisfacción de los usuarios con los servicios entregados. Con este fin, se ha establecido e implementado el proceso de Participación Ciudadana, a través del cual se han establecido mecanismos de comunicación con los usuarios y ciudadanos y desde el proceso de Orientación Institucional se evalúa la percepción de satisfacción de los usuarios. En cada una de las caracterizaciones de los procesos que describen el modelo de operación de entidad se identifican los requisitos de los clientes. Así mismo y con este propósito, cada uno de los procesos misionales determina y da tratamiento a los riesgos y oportunidades de acuerdo al pensamiento basado en riesgos que puedan afectar la conformidad de los servicios o la satisfacción de los usuarios. 5.2 POLÍTICA 5.2.1 Establecimiento de la política de la calidad La Alta Dirección de la Auditoria General de la República, estableció la siguiente política de calidad: “La Auditoría General de la República orienta su desempeño al mejoramiento continuo de su gestión, al fortalecimiento de las Contralorías, al fomento de la participación ciudadana y al resarcimiento del daño patrimonial del Estado, a través de talento humano calificado, para satisfacer las expectativas de sus clientes con eficacia, eficiencia y efectividad”. La Política de Calidad está definida desde el proceso de Orientación Institucional en concordancia con su entorno estratégico, sus planes de gestión y la misión de la entidad y permite declarar el compromiso que se tiene para con la mejora continua. Para su cumplimiento, se cuenta con talento humano competente, recursos y procesos definidos en el Sistema de Gestión de la Calidad que permiten el mejoramiento continuo de la Auditoria General de la República en términos de eficacia, eficiencia y efectividad. La Auditoría General de la Republica cuenta adicionalmente con las políticas de: seguridad de la información, seguridad y salud en el trabajo, gestión ambiental, administración de riesgos, comunicaciones, entre otras, identificadas como necesarias para la Entidad. Estas políticas están incluidas en los diferentes documentos que estructuran el SGC.

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5.2.2 Comunicación de la política de la calidad

La divulgación de la política de calidad se hace a través de diferentes canales de comunicación como es la página Web Institucional y carteleras informativas, entre otros que son visibles a los servidores públicos con el propósito de que la conozcan y la entiendan. 5.3 ROLES, RESPONSABLES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN El nivel de autoridad en la Auditoria General de la República se observa en la estructura organizacional de la entidad, la cual se encuentra disponible en la página Web de la entidad. http://www.auditoria.gov.co/Paginas/Organigrama.aspx Dentro del Modelo de Operación se ha establecido el proceso de Gestión del Talento Humano, el cual determinó el Manual específico de funciones y competencias laborales, adoptado mediante la Resolución 011 de 2015 en el que se describen las principales responsabilidades para cada uno de los cargos de la Entidad. Así mismo, cada proceso se lleva a cabo por personal competente y sus responsabilidad están definidas en cada una de las caracterizaciones de los procesos; las funciones de cada cargo son comunicadas por escrito a cada funcionario mediante el procedimiento de provisión de cargos, y comunicación de bienvenida y funciones, y adicionalmente en los procedimientos específica quien es el responsable de ejecutar las actividades. Para el caso de los contratistas sus responsabilidades quedan establecidas dentro de los contratos establecidos. Mediante la Resolución 012 de 2014 se realizó la designación del Representante de la Dirección al Director de la Oficina de Planeación, para el desarrollo, implementación y autocontrol del Sistema Integrado de Gestión, en el cual se resaltan entre otras las siguientes funciones: asegurar el proceso de diseño, implementación, fortalecimiento continuo y actualización del Sistema de Gestión de la Calidad, así como brindar la orientación, dirigir y coordinar el proyecto de implementación y fortalecimiento del Sistema de Gestión de la Calidad. El liderazgo de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de los procesos está a cargo de los Líderes de los procesos, quienes están identificados en las caracterizaciones. Estos líderes ejercen las siguientes funciones:

Caracterizar, verificar, controlar, actualizar y coordinar la operación de sus procesos y procedimientos en toda la entidad.

Desarrollar e implementar los elementos necesarios para la gestión del proceso, en coordinación con las diferentes instancias involucradas y de conformidad con lo establecido por el Representante de la Alta Dirección.

Establecer los registros y documentos necesarios para el cumplimiento del objetivo y las etapas del proceso, siguiendo los procedimientos e instructivos vigentes en el Manual del Gestión de Calidad

Mantener comunicación directa con las demás personas que conforman el equipo del proceso, velando por su adecuada interacción, interrelación y contribución a cada uno de los insumos (entradas), salidas y elementos del proceso.

http://www.auditoria.gov.co/Paginas/Organigrama.aspx

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6. PLANIFICACIÓN

6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES La Auditoría General de la República ha definido desde el proceso de Orientación Institucional la Política de Gestión del Riesgo como un mecanismo metodológico para dar los lineamientos que permitan la identificación, actualización y autoevaluación de la Gestión del Riesgos con el fin de minimizar, prevenir o reducir la materialización de posibles eventos no deseados en los procesos, que puedan incidir en la consecución de los objetivos estratégicos de la entidad y los procesos. Los riesgos son gestionados para cada proceso y el mapa de riesgos de corrupción, de acuerdo a los lineamientos dados por el procedimiento de Administración de Riesgos en concordancia con la normatividad vigente. Las oportunidades se identifican de acuerdo al contexto de la entidad, teniendo en cuenta la matriz FODA- fortalezas, oportunidades, debilidades, y amenazas. De acuerdo con el análisis las oportunidades se identifican las acciones concordantes con la misión de la entidad y que permitan la mejora del Sistema de Gestión de la Calidad, quedando como soporte el Acta del Comité de Coordinación Institucional. Así mismo los procesos identifican oportunidades de mejora que se evidencian dentro de los planes de mejoramiento del proceso. De las acciones tomadas frente a los riesgos y oportunidad se realiza seguimiento para evaluar su eficacia, mediante el seguimiento a los riesgos y a los planes de mejoramiento respectivamente. 6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS

6.2.1 Objetivos En el proceso de Orientación Institucional se ha establecido como los objetivos de institucionales, los objetivos de calidad para la Auditoria General de la República.

1. Fortalecer el sistema nacional de control fiscal mediante el liderazgo en la formulación de la política pública de control fiscal.

2. Coadyuvar al fortalecimiento del control fiscal territorial, por medio de la integración y la armonización del ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal, contribuyendo a consolidar una paz estable y duradera.

3. Impulsar el control social como parte fundamental en el ejercicio del control fiscal, contribuyendo así a aumentar la transparencia de la gestión pública.

4. Fortalecer las condiciones organizacionales y administrativas en la auditoría general de la república para garantizar el cumplimiento de su misión.

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Los objetivos de calidad se encuentran articulados con la Política de Calidad de la entidad, por lo anterior se presenta la relación entre ellos:

POLÍTICA

OBJETIVOS

1. Mejoramiento

continuo de su gestión

2. Fortalecimiento

de las Contralorías

3. Fomento de la

participación ciudadana

4. Resarcimiento

del daño patrimonial del

Estado

5. Talento Humano

calificado

6. Satisfacer las expectativas de sus clientes con

eficacia, eficiencia y efectividad

1. Fortalecer el sistema nacional de control fiscal mediante el liderazgo en la formulación de la política pública de control fiscal.

2. Coadyuvar al fortalecimiento del control fiscal territorial, por medio de la integración y la armonización del ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal, contribuyendo a consolidar una paz estable y duradera.

3. Impulsar el control social como parte fundamental en el ejercicio del control fiscal, contribuyendo así a aumentar la transparencia de la gestión pública.

4. Fortalecer las condiciones organizacionales y administrativas en la auditoría general de la república para garantizar el cumplimiento de su misión.

Figura Nº2. Relación entre la Política de Calidad y Objetivos

6.2.2 Planificación para lograrlos La planificación de la ejecución de los Objetivos Institucionales (objetivos de calidad), se encuentran en el Plan Operativo Anual de la Entidad, el cual se divulga en toda la entidad desde el

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proceso de Orientación Institucional, al cual cada proceso hace monitoreo y se le realiza seguimiento de manera trimestral desde el proceso de Evaluación, Control y Mejora. El seguimiento a los Planes Operativos se realiza de manera transversal a todos los procesos y mediante la medición de la gestión institucional. 6.3 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS Cuando se presenten cambios que afecten el sistema de gestión de la calidad, tanto externos o internos, como por ejemplo: normativos, organizacionales o de estructura, estos son informados a la Alta Dirección y considerados como entradas en la revisión por la Dirección, a través del Comité de Coordinación Institucional, para que se planifiquen las acciones necesarias de acuerdo con el impacto de los mismos en el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad, para tomar las acciones necesarias, planes de mejoramiento cuando aplique, y si se requiere actualizar la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con los lineamientos del proceso de Orientación Institucional. 7. APOYO

7.1 RECURSOS

7.1.1 Generalidades

La Auditoría General de la Nación establece los recursos necesarios para desarrollar las actividades en el marco del Sistema de Gestión de la Calidad, de acuerdo con las capacidades de la Entidad y el presupuesto asignado buscando mejorar su eficacia, eficiencia y efectividad y aumentar así la satisfacción de los usuarios y grupos de interés. De otra parte, los procesos de la Auditoria General de la República han identificado los recursos necesarios para su operación y la necesidad de los mismos en los planes operativos, con el fin de cumplir los objetivos y las metas previstas. La planificación y gestión de los recursos para la operación del Sistema de Gestión de la Calidad y la prestación de los servicios de la Entidad se lleva a cabo desde los procesos de apoyo mediante herramientas tales como: Plan de Presupuesto, Plan Anual de Adquisiciones, Planes de Acción, Plan de Capacitación Institucional, Plan de Vacantes, Plan de Mantenimiento, Plan Estratégico de Tecnologías de la Información. 7.1.2 Personas La Auditoría General de la República mediante el proceso de Gestión del Talento Humano ha determinado y proporcionado el personal necesario para la implementación eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad y la operación de los procesos, detallando las necesidades de personal en el Plan Anual de Vacantes de acuerdo con la normatividad vigente.

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7.1.3 Infraestructura La Auditoría General de la República identifica, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para la operación de los procesos y el cumplimiento de los requisitos de los servicios, incluyendo edificios, espacios de trabajo adecuados y sus servicios asociados (redes internas de suministro de servicios públicos o cableado estructural, entre otros); herramientas, equipos y sistemas de información (tanto hardware como software) para la gestión de los procesos; y servicios de apoyo (transporte y comunicación). Dentro del Sistema de Gestión de la Calidad se cuentan con los procesos de apoyo Gestión de Recursos Físicos y Financieros; Gestión de las Tecnologías de la información y las comunicaciones, los cuales gestionan los recursos necesarios para el normal funcionamiento de las actividades que se desarrollan en el nivel seccional. Se cuenta con elementos adecuados para el desempeño de sus servidores públicos, tales como herramientas ofimáticas y sistemas de comunicación interna y externa, y demás bienes muebles necesarios para el correcto desarrollo de los procesos, disponiendo de salas adecuadas para reuniones, eventos y espacios para esparcimiento. Los recursos tecnológicos relacionados con los aplicativos utilizados por los procesos, se encuentran relacionados en el inventario de TIC's, asociado al proceso de Gestión de las Tecnologías de la información y las comunicaciones, el cual considera las diferentes aplicaciones y el acceso de los usuarios. 7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos La Auditoría General de la República ha determinado el ambiente de trabajo necesario para garantizar la seguridad y salud de los servidores públicos y contratistas, mediante la identificación y control de los peligros y riesgos relacionados con la operación de sus procesos a Nivel Nacional, para lo cual cuenta con el Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual es coordinado por el Proceso Gestión del Talento Humano, en consistencia con la normatividad vigente. 7.1.5 Recursos de seguimiento y medición Dentro de los procesos realizados por la Auditoria General de la Republica no se aplica este requisito, debido a que no se requieren instrumentos de medición para verificar la conformidad de las variables con los requisitos de los servicios. 7.1.6 Conocimientos de la organización La Auditoría General de la República ha determinado los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y ha establecido como estrategias para el mantenimiento de esta información la documentación de las actividades críticas de sus procesos y la realización de actividades de inducción y reinducción del personal, capacitación y Proyectos de Aprendizaje en Equipo – PAEs, que se gestionan desde el proceso de Gestión del Talento Humano.

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En cuanto a los procesos misionales se encuentran documentados manuales de procesos en el cual se describen los lineamientos sustanciales del proceso auditor y constituye la herramienta para gestionar el conocimiento de todas las dependencias del área misional de la entidad que efectúen control fiscal. 7.2 COMPETENCIA La Auditoría General de la República aplica desde el proceso de Gestión del Talento Humano la normatividad vigente con respecto a la administración de personal del Sector Público, a través del Plan de Acción Estratégico de Talento Humano (Plan Anual de Vacantes, Plan Institucional de Capacitación y Plan de Bienestar e Incentivos) Así mismo cuenta con un Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales, en donde para cada cargo se encuentra definido el perfil requerido para dar respuesta a sus responsabilidades y autoridades. En cuanto a capacitación y desarrollo se dispone de herramientas y recursos adecuados para tal fin. El Plan Institucional de Capacitación permite mejorar las destrezas, habilidades y competencias para el cumplimiento de las funciones. Se cuenta con un instrumento de Evaluación del Desempeño Laboral donde inicialmente se realiza la concertación de objetivos para luego realizar la respectiva evaluación. Los resultados de la evaluación permiten formular el Plan de Mejoramiento Individual de acuerdo con los lineamientos de la Comisión Nacional del Servicio Civil. 7.3 TOMA DE CONCIENCIA La Alta Dirección de la Auditoria General de la República es responsable porque todos los servidores públicos mantengan una actitud positiva y un compromiso permanente con el Sistema de Gestión de la Calidad. Así mismo, desde los procesos de Orientación Institucional y Gestión del Talento Humano desarrollan actividades de sensibilización y promoción para generar la toma de conciencia con respecto al cumplimiento de política de calidad, objetivos estratégicos, contribución a la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. 7.4 COMUNICACIÓN 7.4.1 Comunicación interna La Auditoría General de la República desde el proceso de Orientación Institucional se establece e implementan los mecanismos e infraestructura necesarios para la comunicación entre los servidores públicos, dependencias y otras entidades del Estado, con el propósito de cumplir eficazmente con sus objetivos en el marco del Plan General de Comunicaciones.

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La comunicación interna se realiza a través de circulares, memorandos, oficios, correo electrónico, actas, carteleras, reuniones de trabajo, boletines y en la página web institucional: www.auditoria.gov.co, entre otros. En la caracterización de los procesos se indicaron las entradas con sus fuentes y las salidas con sus clientes que permiten visualizar las interacciones entre procesos para una adecuada comunicación y en los procedimientos e instructivos se mencionan los mecanismos para trámite y flujo de comunicación durante el desarrollo de las actividades descritas en los mismos. 7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

7.5.1 Generalidades La Auditoría General de la República ha elaborado el presente manual y diferentes documentos para apoyar la operación de los procesos y la prestación de los servicios. Dentro de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se cuenta con procedimientos, manuales, formatos, anexos, instructivos, entre otros, que se encuentran en medios electrónicos en la intranet. El procedimiento de Elaboración, actualización y modificación de documentos y registros del SGC, define la estructura de la documentación y los lineamientos para su elaboración desde el proceso de Gestión Documental. La entidad cuenta con mecanismos de control que le permiten mantener los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad en las versiones vigentes, con las revisiones y aprobaciones requeridas, al igual que se les conserva libres de daños y se previene su pérdida.

7.5.2 Creación y actualización

La elaboración, control y modificación de los documentos y el control de los registros del Sistema de Gestión, se realiza bajo los lineamientos del procedimiento de Elaboración, actualización y modificación de documentos y registros del SGC.

7.5.3 Control de la información documentada El control de registros y documentos se complementa con los lineamientos de Archivo General de la Nación, en el cual se hace necesario aplicar las Tablas de Retención Documental, las cuales están bajo la coordinación del proceso de Gestión Documental. Los recursos tanto físicos como humanos para el control de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad han sido establecidos en la Oficina de Planeación, para centralizar el funcionamiento del Sistema y su mejoramiento continuo, a través del proceso de Gestión Documental. Así mismo, se cuenta el listado Maestro de Documentos el cual le permite identificar y controlar las versiones de sus documentos y formatos. Los documentos se encuentran disponibles a los usuarios de los procesos en el portal de Intranet de la AGR.

http://www.auditoria.gov.co/

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8. OPERACIÓN La Auditoría General de la Republica planifica y controla los procesos necesarios para ejercer la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de República, de las contralorías departamentales, distritales y municipales y del Fondo de Bienestar de la Contraloría General de la República. 8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE OPERACIÓN Para llevar a cabo la prestación de los servicios que la Auditoria General de la República ha establecido tres procesos misionales:

Gestión del Proceso Auditor.

Gestión de procesos Fiscales.

Participación Ciudadana. La planificación y control de la operación se realiza de manera articulada con el Plan Nacional de Desarrollo y el Plan Estratégico Institucional. En cada uno de estos procesos se han identificado los requisitos legales y reglamentarios y los requerimientos de los grupos de interés que permite establecer la planificación de las actividades correspondientes. Las actividades desarrolladas a través de terceros se controlan desde el Sistema de Gestión de la Calidad en los procesos correspondientes. Los diferentes procesos misionales, cuentan con la información para apoyar la ejecución de los procesos a través de establecimiento de criterios que permiten posteriormente el establecimiento de la aceptación de los servicios, y se realiza el seguimiento y medición del cumplimiento de los mismos, a través del proceso de evaluación, control y mejora. Los procesos misionales determinan su planeación mediante los procedimientos y manuales que determinan los requisitos de los productos, controles, y demás actividades que permiten el control operacional. De manera adicional, en el mapa de riesgos de los procesos se identifican los controles adecuados de acuerdo al nivel de riesgos evaluado, de acuerdo con el procedimiento establecido. 8.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

8.2.1 Comunicación con el cliente Mediante los procesos de Orientación Institucional y Participación Ciudadana se han establecido los mecanismos para la comunicación con los clientes, de modo que se atiendan sus solicitudes y se brinde información acerca de los servicios prestados, a través de la página web institucional www.auditoria.gov.co, y de comunicaciones escritas y telefónicas. La Auditoría General de la República ha establecido mecanismos de consulta con distintos grupos de interés parar obtener información sobre necesidades y prioridades en la prestación del servicio;

http://www.auditoria.gov.co/

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se ha desarrollado una estrategia de rendición de cuentas de acuerdo con las necesidades de información de la población objetivo y se han definido acciones de diálogo que permitan la participación de los grupos de interés caracterizados. 8.2.2 Determinación de los requisitos para los productos y servicios

Los productos y/o servicios que ofrece la Auditoria Genera de la República entre otros son los siguientes:

SERVICIOS PRODUCTOS

1. Gestión del Proceso de Auditoria. Informes de Auditoria

Hallazgos

Plan de Mejoramiento

2. Gestión de Procesos Fiscales

Fallos con y sin responsabilidad fiscal.

Auto archivo

Auto cesación

Resolución Sancionatoria

Providencia por el cual se da por terminado el cobro coactivo.

3. Participación Ciudadana.

Promoción y participación ciudadana.

Contestación requerimientos ciudadanía.

Figura Nº3. Productos/servicios de la Auditoria General de la República

Para la definición de los requisitos de los productos y/o servicios se tienen en cuenta:

Los establecidos por la normatividad vigente y se involucran en los diferentes procesos misionales que la entidad desarrolla para el cumplimiento de su función

Las necesidades del usuario del producto o servicio

Los identificados por el Auditoria General de la República para el cumplimiento de los anteriores.

8.2.3 Revisión de los requisitos para los productos y servicios

La revisión de los requisitos y necesidades de los usuarios o ciudadanos, se hacen para los procesos en los cuales se lleva a cabo la atención de requerimientos y otros procedimientos administrativos, de tal forma que se dé respuesta oportunamente de acuerdo a los lineamientos dados en el proceso de Participación Ciudadana y los legales.

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8.2.4 Cambios en los requisitos para los productos y servicios

Los cambios de los requisitos de los productos y servicios que prestan la Auditoría General de la Republica se generan por cambios normativos. Para lo cual se debe evaluar el impacto frente a los productos y servicios y al Sistema de Gestión de la Calidad, y realizar el plan de mejoramiento correspondiente.

8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

En la Auditoria General de la República, se aplica este requisito cuando los cambios normativos afectan los requisitos de los productos y servicios, para lo anterior, se eleva este aspecto al Comité de Coordinación Institucional para establecer el cómo se realizará la planificación, y posteriormente se controla el plan con la estandarización de la documentación relevante a los procesos.

8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE

La Auditoría General de la República, ha establecido en su Proceso de Recursos Físicos la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones estableciendo la necesidad de Contratación. La ejecución del Plan Anual de Adquisiciones se realiza en el marco del proceso de Gestión Jurídica de acuerdo con los lineamientos establecidos en el estatuto de contratación.

La definición de los criterios para seleccionar y evaluar a los proveedores se realiza desde la etapa precontractual y la misma está asociada al tipo de contrato que se vaya a ejecutar considerando que se debe hacer una selección objetiva y transparente de los proponentes para garantizar que el contratista o proveedor elegido es el idóneo para realizar la actividad a contratar o para suministrar el producto requerido. De estas evaluaciones se conservan los registros que evidencian su ejecución y son el soporte para demostrar el cumplimiento de los requisitos establecidos.

El responsable de realizar el seguimiento a los bienes y servicios contratados es el supervisor y/o interventor designado, el cual debe asegurar el cumplimiento de la calidad de los bienes y servicios.

8.5 PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO

8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio

Los procesos de Gestión del Proceso Auditor, Gestión de Procesos Fiscales y Participación Ciudadana se han planificado para ser desarrollados bajo condiciones controladas, para ello se cuenta con procedimientos y manuales en los diferentes procesos que permiten una adecuada ejecución y seguimiento; de otra parte se cuenta con información que describe las características de los productos y servicios, equipo apropiado, y mecanismos de seguimiento y medición que

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permiten determinar el cumplimiento de los requisitos de los productos y servicios hasta la entrega de los mismos; adicionalmente, en el mapa de riesgos de cada proceso se establece los controles para los riesgos identificados de acuerdo a la valoración del nivel.

8.5.2 Identificación y trazabilidad

Todos los productos que genera Auditoria General de la República, son identificados, durante las diferentes etapas de su gestión, conociéndose su ubicación y estado de tal forma que se facilite su búsqueda en caso de requerirse recopilar la información correspondiente.

SERVICIOS PRODUCTOS IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD

1. Gestión del Proceso Auditor

Informes de Auditoria

Hallazgos

Plan de Mejoramiento

Halla

Año –Sujeto de vigilancia.

2. Gestión de Procesos Fiscales

Fallos con y sin responsabilidad fiscal.

Auto archivo

Auto cesación

Resolución Sancionatoria

Providencia por el cual se da por terminado el cobro coactivo.

Nº de Resoluciones

Años

3. Participación Ciudadana.

Promoción y participación ciudadana.

Contestación requerimientos ciudadanía.

Fecha-actividad de promoción

Número de Radicados Solicitud

Figura Nº4.Identificación y Trazabilidad de los Productos/servicios de la Auditoria General de la República

8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos De acuerdo a la misionalidad de la Auditoria General de la República, los procesos cuentan con información que entra a los procesos de los clientes a los procesos y es analizada o utilizada por la entidad en sus servicios, en los procedimientos de los procesos misionales se encuentran las disposiciones para el manejo y preservación de dicha información. La información es controlada mediante los lineamientos establecidos en el proceso de gestión documental para la preservación de la documentación. Los bienes propiedad de proveedores externos, se definen los criterios para su control en comodato según corresponda.

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8.5.4 Preservación Los productos resultantes de los procesos de la Auditoria General de la República, con sus respectivos soportes y antecedentes se preservan y custodian de conformidad con lo establecido en el procedimiento de Metodología para la organización de archivos del proceso Gestión Documental, el cual establece los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros, permitiendo la recuperación de la información y la preservación de la memoria institucional de la Auditoria General de la República. Adicionalmente, desde el proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros de acuerdo a los lineamientos establecidos se controlan tanto los inventarios como los bienes en comodato. 8.5.5 Actividades posteriores a la entrega Las actividades posteriores a la entrega se gestionan en el proceso de Participación Ciudadana en cuanto a:

Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y atención a requerimientos

La disponibilidad de la información que produce la Auditoria general mediante el acceso y transparencia en la información, es decir información publicada en la página Web

Plan de Participación ciudadana,

Retroalimentación de los productos y servicios mediante las encuestas de percepción. 8.5.6 Control de los cambios La Auditoría General de la República revisa y controla los cambios para la prestación de sus servicios para garantizar la continuidad de los mismos. Los cambios son revisados por el líder del proceso y aprobados en el marco del Comité de Coordinación Institucional, los cambios son motivados por aspectos normativos, y pueden de manera adicional impactar en los aplicativos de la entidad. 8.6 LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS Los productos y servicios de la Auditoria General de la República son verificados mediante mecanismos de seguimiento que permiten verificar si se cumplen los requisitos aplicables antes de su entrega. Para la liberación de los productos y servicios se cuenta con el Procedimiento de Control de Producto y/o Servicio No conforme para los productos relacionados con: proceso auditor, proceso de responsabilidad fiscal ordinario; proceso administrativo sancionatorio; proceso de jurisdicción coactiva; atención de requerimiento ciudadanos; y participación ciudadana en la atención de requerimientos. Para el caso de estos procesos misionales, se realizan revisión para determinar el cumplimiento de los requisitos de calidad del producto y/o servicio, para lo cual deja evidencia en el Formato para el control y tratamiento del producto y/o servicio del proceso correspondiente.

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8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES En el proceso de Evaluación, Control y Mejora, se define el Procedimiento de Producto y/o servicio no conforme el cual es aplicado por cada uno de los procesos misionales y por las diferentes áreas que atienden requerimientos ciudadanos, con el propósito de asegurarse que los productos que sean no conformes con los requisitos y características, se identifiquen y controlen. Cada uno de los productos/servicios no conformes es registrado en la Estadística de Producto no conforme con el propósito de analizar su frecuencia e impacto y así mismo para identificar las acciones apropiadas para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la entidad. 9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN

9.1.1 Generalidades La Auditoría General de la República ha definido los mecanismos de seguimiento, medición, análisis y evaluación, con el objeto de lograr un adecuado servicio a los usuarios y un continuo mejoramiento de los procesos en su eficacia, eficiencia y efectividad. Para ello se han establecido mecanismos de autoevaluación de gestión, autoevaluación de control y evaluación independiente, que permiten el análisis de información de los diferentes procesos, indicadores de gestión, información estadística, listas de chequeo y auditorías internas, soportado en personal competente y procedimientos e instructivos, según se estableció en el procedimiento Medición de la gestión de la AGR. Así mismo la Auditoria General de la República desarrolla en cada uno de sus procesos actividades que permiten hacer seguimiento y medición al cumplimiento del objetivo de los mismos a través de los siguientes instrumentos:

Indicadores de los procesos y de los planes operativos.

Autoevaluación de gestión.

Autoevaluación de control.

Seguimiento al plan estratégico y a los planes operativos anuales.

Revisión por la Dirección

9.1.2 Satisfacción del cliente Para determinar la satisfacción del cliente, la Auditoria General de la República cuenta con un procedimiento adscrito al proceso de Orientación Institucional, en el cual se han establecido como mecanismos para conocer la percepción del usuario y los ciudadanos a través de encuestas, dentro de los que se encuentran: Satisfacción de las contralorías en el proceso auditor.

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A la ciudadanía con respecto a los requerimientos. Sujetos procesales Evaluación de los requerimientos ciudadanos atendidos

Evaluación de los eventos externos realizados Adicionalmente se mide las encuestas aplicadas a través de la página web y se evalúan los

medios internos.

9.1.3 Análisis y evaluación La Auditoría General de la República lleva a cabo la recopilación, tabulación y análisis de los datos correspondientes para el seguimiento a los procesos mediante información documentada, la cual incluye el análisis y evaluación de:

Evaluación de satisfacción de los clientes,

Indicadores de gestión descritos en las caracterizaciones de los procesos, incluye tendencias y comparación con metas o criterios

Mapas de riesgos,

Oportunidades,

Auditorías internas,

Realización de productos y servicios, clientes.

Desempeño: eficacia, eficiencia y efectividad del SGC,

Eficacia de las acciones tomadas para abordar riesgos y oportunidades,

Desempeño de proveedores externos

Necesidad de mejoras.

Revisión por la Dirección

Medición de los objetivos de calidad y planes operativos anuales

Monitoreo y seguimiento a otros planes como por ejemplo: plan anual de auditoria, plan anticorrupción.

9.2 AUDITORIA INTERNA La Auditoría General de la República cuenta con un procedimiento documentado de Auditorías Internas el cual pertenece al Proceso de Evaluación, Control y mejora, que permite definir claramente la programación, planificación, preparación y ejecución de las auditorías internas de calidad. 9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

9.3.1 Generalidades

La Auditoría General de la República cuenta con un procedimiento para la revisión por la Dirección del SGC, el cual estableció realizar dos revisiones al año del Sistema de Gestión de la Calidad en el proceso de Orientación Institucional. Su objetivo es evaluar el Sistema y determinar las mejoras para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, y articulación con el Plan Estratégico.

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9.3.2 Entradas de la revisión por la dirección En la revisión por la Alta Dirección se verifican los resultados de:

El estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas;

Los cambios en el análisis de contexto externo e interno que sea pertinente al Sistema de Gestión de la Calidad;

La información sobre el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluidas las tendencias relativas a:

La satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas pertinentes;

El grado en que se han alcanzado los objetivos de la calidad;

El desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios;

Las no conformidades y acciones correctivas;

Los resultados de seguimiento y medición;

Los resultados de las auditorías;

El desempeño de los proveedores externos;

La adecuación de los recursos;

La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades

Las oportunidades de mejora.

La Política de Calidad.

Los Objetivos de Calidad. 9.3.3 Salidas de la revisión por la dirección Como resultado de esta revisión se genera un acta, la cual incluye de acuerdo con la información de entrada y el desempeño del SGC, decisiones para:

Las oportunidades de mejora;

Cualquier necesidad de cambio en el sistema de gestión de la calidad;

Las necesidades de recursos. 10. MEJORA La Auditoría General de la República cuenta en el marco del Proceso Evaluación, Control y Mejora las actividades que permiten gestionar las acciones correctivas, preventivas y planes de mejora de los procesos e institucional, tendientes al cumplimiento de la política y objetivos de acuerdo a los lineamientos establecidos en los procedimientos Plan de mejoramiento, Administración de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora; y el de Suscripción, presentación y seguimiento del plan de mejoramiento AGR-CGR. Para determinar, prevenir y eliminar las causas de No Conformidades reales o potenciales. Las acciones pueden originarse entre otras fuentes por:

Tendencias de las quejas y/o reclamos de los clientes.

Tendencia de incumplimiento en alguna de las características de productos.

Auditoria interna o externa.

Tendencias desfavorables en indicadores.

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Retroalimentación de los clientes.

Mapa de riesgos.

Revisión por la Dirección, cumplimiento de políticas de calidad y objetivos

Su consolidación por procesos se hace en el Plan de Mejoramiento por Procesos. 11. CONTROL DE CAMBIOS Cuando se presenten cambios que afecten el Sistema de Gestión de la Calidad, la Auditoría General de la República tiene la responsabilidad de garantizar la integridad del Sistema, identificando dichos cambios, evaluando su impacto y conveniencia y estableciendo un plan de acción, el cual deberá ser aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno para su ejecución. Para ello se ha establecido el procedimiento “GD.120.P10.P”, que tiene como anexo la metodología para la elaboración, modificación y actualización de procesos y procedimientos del SGC.

manual de calidad versiÓn 12 - auditoria.gov.co

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