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PORTADA

MANUAL DE CALIDAD

VERSIÓN: 18 Vigencia: 01/04/15 PÁGINA: 1 DE: 1

MANUAL DE CALIDAD

CÓDIGO: MC-CA-01

REVISADO POR: APROBADO POR: Jhoana Herazo Velaides Subgerente de Desarrollo Organizacional

Diego M. Gaitán Galindo Gerente

Firma:

Firma:

01/04/2015 01/04/2015

0. TABLA DE CONTENIDO

MANUAL DE CALIDAD


CONTENIDO VERSIÓN FECHA DE

APROBACIÓN

TABLA DE CONTENIDO

1. PRESENTACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA 05 01/04/2015

2. OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL 07 27/02/2015

3. POLÍTICA DE CALIDAD 05 15/04/2013

4. OBJETIVOS DE CALIDAD 03 15/04/2013

5. RED DE PROCESOS 10 27/02/2015

6. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS

6.1 CALIFICACIÓN DEL USUARIO 11 18/02/2014

6.2 INSTALACIÓN OPERATIVA 12 18/02/2014

6.3 INSTALACIÓN Y/O ADECUACIÓN FÍSICA 10 18/02/2014

6.4 PRESTACIÓN DE SERVICIOS OPERATIVOS INGRESOS 10 18/02/2014

6.5 PRESTACIÓN DE SERVICIOS OPERATIVOS SALIDAS 10 18/02/2014

6.6 PRESTACIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 09 18/02/2014

6.7 GESTIÓN HUMANA 09 27/02/2015

6.8 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 04 27/02/2015

6.9 GERENCIAMIENTO AL CLIENTE 01 01/03/2015

6.10 FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO 01 01/03/2015

6.11 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 06 27/02/2015

6.12 GESTIÓN DE CALIDAD 06 27/02/2015

6.13 PLANIFICACIÓN Y RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

10 27/02/2015

7. ZONAS FRANCAS PERMANENTES Y PERMANENTES ESPECIALES

7.1. OBJETIVO, ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN 08 02/02/2015

7.2. DIRECTRICES GENERALES 08 02/02/2015

7.3 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 05 02/02/2015

7.4 CARACTERIZACION PROCESOS ZFPE 06 18/02/2014 7.5. ESTRUCTURA DOCUMENTAL 04 02/02/2015

7.7. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 03 15/04/2013

7.8. MEJORAMIENTO CONTINUO 03 15/04/2013

ANEXOS:

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA 27 31/03/2014

LISTADO CARGOS QUE INCIDEN EN LA CALIDAD. N.A. 14/12/2012

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES POR PROCESO N.A. 18/02/2014

RELACIÓN CON LA NORMA ISO 9001 N.A. 18/02/2014

DOCUMENTOS ASOCIADOS N.A. 31/03/2014

0. TABLA DE CONTENIDO

1. PRESENTACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

MANUAL DE CALIDAD


En 1991 mediante la Ley 7 y el Decreto 2131 del mismo año, el gobierno autoriza la creación de zonas francas privadas o mixtas. La Ley define a la Zona Franca como La Zona Franca es el área geográfica delimitada dentro del territorio nacional, en donde se desarrollan actividades industriales de bienes y de servicios, o actividades comerciales, bajo una normatividad especial en materia tributaria, aduanera y de comercio exterior. Las mercancías ingresadas en estas zonas se consideran fuera del territorio aduanero nacional para efectos de los impuestos a las importaciones y a las exportaciones. Así la Zona Franca de Bogotá S.A. es constituida como una sociedad de naturaleza comercial en enero de 1993, bajo la denominación social de Desarrolladora La Arboleda S.A., por escritura pública número 4219 del 20 de noviembre de 1998 la sociedad cambio su denominación social por el de Zona Franca de Bogotá S.A. identificada internacionalmente como Free Zone of Bogotá. En el año 2007 mediante escritura pública No. 129 de enero 24 de 2007 se escinde la sociedad Zona Franca de Bogotá S.A., cambiando su denominación a Proyectos e Inversiones S.A. y se crea una nueva sociedad beneficiaria con el nombre de Zona Franca de Bogotá S.A., la cual mediante resolución 04728 del 27 de abril de 2007 le mantiene la condición de Usuario Operador de la Zona Franca de Bogotá. La Zona Franca de Bogotá S.A. tiene la capacidad legal para actuar como Usuario Operador de una o de varias zonas francas. En febrero del año 2008 la sociedad Zona Franca de Bogotá S.A. Free Zone of Bogotá se escindió conforme a la ley con autorización de la Superintendencia de Sociedades. La escisión de la sociedad Zona Franca de Bogotá S.A., fue bajo modalidad de escisión parcial. Mediante escritura pública No. 4114 de diciembre de 2008 e inscripción de la Cámara de Comercio de Bogotá, se protocolizó la escisión de la Zona Franca Bogotá S.A., dicha sociedad, como escindente, dividió su patrimonio en dos porciones, una conformada por elementos atinentes a la actividad del usuario operador de zonas francas y la otra, atiende a la actividad inmobiliaria, la primera de las cuales continua en cabeza suya y la otra se traslada a la sociedad Desarrolladora de Zonas Francas S.A., como sociedad beneficiaria. La Zona Franca de Bogotá S.A. está ubicada en la Carrera 106 No. 15 A - 25 de la ciudad de Bogotá. La Zona Franca de Bogotá S.A. se ha distinguido desde su fundación por su alto grado de desarrollo que beneficia directamente a todos sus usuarios. Dentro de la Zona Franca existen usuarios calificados de acuerdo a su actividad:

1. PRESENTACIÓN GENERAL DE LA ZONA FRANCA DE BOGOTA S.A.


MANUAL DE CALIDAD


- USUARIO OPERADOR: “El Usuario Operador es la persona jurídica autorizada para dirigir,

administrar, supervisar, promocionar y desarrollar una o varias Zonas Francas, así como para calificar a los usuarios que se instalen en éstas. 1

- USUARIO INDUSTRIAL DE BIENES: “Es la persona jurídica instalada exclusivamente en una o varias Zonas Francas, autorizada para producir, transformar o ensamblar bienes mediante el procesamiento de materias primas o de productos semielaborados”.2

- USUARIO INDUSTRIAL DE SERVICIOS: “Es la persona jurídica autorizada para desarrollar, exclusivamente, en una o varias Zonas Francas, entre otras, las siguientes actividades” 3: 1. Logística, transporte, manipulación, distribución, empaque, reempaque, envase, etiquetado o clasificación; 2. Telecomunicaciones, sistemas de tecnología de la información para captura, procesamiento, almacenamiento y transmisión de datos, y organización, gestión u operación de bases de datos; 3. Investigación científica y tecnológica; 4. Asistencia médica, odontológica y en general de salud; 5. Turismo; 6. Reparación, limpieza o pruebas de calidad de bienes; 7. Soporte técnico, mantenimiento y reparación de equipos, naves, aeronaves o maquinaria; 8. Auditoria, administración, corretaje, consultoría o similares.

- USUARIO COMERCIAL: “Es la persona jurídica autorizada para desarrollar actividades de mercadeo, comercialización, almacenamiento o conservación de bienes, en una o varias Zonas Francas. Los Usuarios Comerciales no podrán ocupar, en conjunto, un área superior al cinco por ciento (5%) del área total de la respectiva Zona Franca4.

1 Artículo 393-14 Decreto 2685de 1999 Modificado por el artículo 1 del decreto 383 de 2007 2 Artículo 393-19 Decreto 2685de 1999 Modificado por el artículo 1 del decreto 383 de 2007 3 Artículo 393-20 Decreto 2685de 1999 Modificado por el artículo 1 del decreto 383 de 2007 4 Artículo 393-21 Decreto 383 Febrero 12 de 2007 modificado por el artículo 16 del decreto 4051 de 2007

2. OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL

MANUAL DE CALIDAD


Este manual describe el Sistema de Gestión de la Calidad que debe ser aplicado en la Operación y Administración de la Zona Franca de Bogotá y en la Operación de la Extensión de la Zona ubicada en el Aeropuerto El Dorado de Bogotá. (Numeral 4.2.2 de la norma ISO 9001 versión 2.008). En el capitulo 7 se describe la ampliación en el alcance que contempla Zona Franca Bogotá para la operación que desarrolla en las Zonas Francas permanentes Especiales y para la Operación de la Zona Franca del Cauca. Este manual está organizado por capítulos lo cual permite la modificación de cada uno de ellos actualizando solo la versión del capítulo modificado y registrando en el Archivo historial modificación documentos la aprobación de las nuevas versiones. Así mismo, siempre que un capitulo o subcapitulo (cuando aplique) cambie de versión, se revisará automaticamente la portada del manual y el capitulo 0. tabla de contenido según corresponda. Todos los colaboradores de la organización liderados por la Gerencia son responsables de garantizar el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad en el desarrollo de su trabajo diario, permitiendo la satisfacción de nuestros usuarios. En este Sistema de Gestión de la Calidad para la ZONA FRANCA DE BOGOTA S.A. de acuerdo a la norma ISO 9001 versión 2.008 no aplica el requisito: 7.3. Diseño y desarrollo. La organización presta el servicio de operación y administración de acuerdo con la Legislación Aduanera Decreto 2685 y Resolución 4240 con sus respectivas modificaciones. Las características del servicio no son definidas por la Zona Franca sino que son dictadas por la Ley. Cuando se requiera adaptar los procesos a requerimientos específicos de los usuarios se aplica el numeral 7.5.1 de la norma “Control de la producción y de la prestación del servicio“.

2. OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL

3. POLÍTICA DE CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD


En concordancia con el (Numeral 4.2.1 a) de la norma ISO 9001 versión 2.008 y (Numeral 5.1 a) b) de la norma ISO 9001 versión 2.008, los colaboradores y la Gerencia de la Zona Franca de Bogotá S.A. tiene claramente definida la Política de calidad. Para su difusión inicial se realizaron reuniones por áreas donde se presentó el texto y se explicó cada una de sus partes, Se han publicado los textos de la Política y los Objetivos en áreas visibles de la empresa mediante pendones y carteleras y en los medios de comunicación dispuestos por la compañía (Intranet, postales, etc.) En la página Zona Franca se definió una sección para el tema de Gestión de la Calidad donde se publica la política y los objetivos de la calidad. Numeral 5.3 de la norma ISO 9001 versión 2.008, así mismo, se pueden encontrar la guía de la presentación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización. Cada trabajador nuevo en la inducción inicial recibe la explicación de la política de calidad, los objetivos y la importancia de la labor del colaborador dentro del Sistema de Gestión y los procesos de mejoramiento continuo.

POLÍTICA DE CALIDAD

La Zona Franca de Bogotá S.A., mediante la utilización de procesos de mejoramiento continuo, opera, administra, promueve zonas francas y suministra a sus clientes servicios:

Confiables y oportunos

A costos razonables

Con personal motivado, capacitado y éticamente comprometido. Es una organización sólida que trabaja eficientemente, en armonía con el medio ambiente y la comunidad: Cumple con las normas y directrices del Estado Colombiano.

JUAN PABLO RIVERA CABAL

PRESIDENTE

3. POLÍTICA DE CALIDAD

4. OBJETIVOS DE CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD


Los objetivos de calidad están alineados con la política de calidad dentro de una planeación estratégica de la organización. (Numeral 5.4.1 de la norma ISO 9001 versión 2.008) Para hacer un seguimiento a los objetivos de calidad se definieron los indicadores de gestión acorde a los objetivos, éstos se pueden evidenciar en el documento Indicadores de Gestión (Sin Código)

OBJETIVOS DE CALIDAD

Asegurar el cumplimiento de las normas del Régimen Franco.

Asegurar que los servicios prestados se ajusten a las necesidades de nuestros clientes.

Asegurar el oportuno mantenimiento y buen funcionamiento de la Zona Franca.

Mantener personal motivado y competente dentro de la organización

DIEGO MAURICIO GAITÁN GALINDO GERENTE

4. OBJETIVOS DE CALIDAD

8

5. RED DE PROCESOS

MANUAL DE CALIDAD


PLANIFICACIÓN Y RESPONSABILDAD DE LA DIRECCIÓN

PROCESOS GERENCIALES

CALIFICACIÓN USUARIO

INSTALACIÓN OPERATIVA

INSTALACIÓN Y/O ADECUACIÓN FÍSICA

PRESTACION SERVICIOS

OPERATIVOS

PRESTACIÓN SERVICIOS

ADMINISTATIVOS

PROCESOS DE SERVICIO

GERENCIAMIENTO AL CLIENTE RE

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GESTIÓN HUMANA

TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓN

FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO

PROCESOS DEL CENTRO DE

SERVICI OS CORPORATIVOS PROCESOS DE CONTROL Y

MEJORA

GESTIÓN CALIDAD

MEDICIÓN, ANALISIS Y

MEJORA

5. RED DE PROCESOS

MANUAL DE CALIDAD

Versión 10 Vigencia: 27/02/15 PÁGINA: 2 DE: 2

La secuencia e interacción de los procesos que se realizan en la ZONA FRANCA DE BOGOTA S.A. y que están dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, presentados en el diagrama de la red de procesos son: PROCESOS DE SERVICIO (Operativos) Calificación del Usuario Instalación Operativa Instalación y/o Adecuación Física Prestación de Servicios Operativos Prestación de Servicios Administrativos PROCESOS DEL CENTRO DE SERVICIOS CORPORATIVOS Gestión Humana Tecnología de la información Financiero y Administrativo Gerenciamiento al cliente PROCESOS GERENCIALES Planificación y Responsabilidad de la Dirección PROCESOS DE CONTROL Y MEJORA Medición, análisis y mejora Gestión de Calidad La interrelación de los procesos del sistema de gestión de calidad se ha determinado por medio de las caracterizaciones de proceso (que se describe por subcapítulos en las siguientes secciones)


Calificación de Usuarios

MANUAL DE CALIDAD

Versión: 11 Vigencia: 18/02/14 Página 1 de 3

PROPÓSITO Analizar, evaluar y aprobar la operación que realizará el potencial usuario en la Zona Franca de Bogotá o en las Zonas Francas Permanentes en donde Zona Franca de Bogotá es Usuario Operador, teniendo en cuenta el marco legal vigente, para asegurar su viabilidad antes de autorizar la calificación y su inicio de operaciones.

RESPONSABLE DEL PROCESO Gerencia General

ENTRADAS Solicitud de calificación por parte de potencial usuario de Zona Franca

DESCRIPCIÓN - La organización revisa los requisitos de cada solicitud de calificación antes de firmar el acto correspondiente, en este proceso se verifica que las actividades que el potencial usuario pretende desarrollar en la Zona Franca, estén acordes con el marco legal vigente. De igual forma, se resuelven todas las dudas, se revisan todos los requisitos de las normas aduaneras y cualquier requisito adicional determinado por la empresa. Los usuarios reciben la Inducción dentro de este proceso de calificación, esta inducción sirve como mecanismo de comunicación con el cliente para informar sobre el servicio de la Zona Franca, requisitos y procesos de seguridad de la organización. - La solicitud de calificación del potencial usuario puede radicarse directamente en las instalaciones de la Zona Franca de Bogotá a través de la Secretaria de Gerencia, y en el caso de las Zonas Francas Permanentes, adicionalmente, a través de su Director. Ya sea la Secretaria de Gerencia o el Director de Zona Franca, se revisa la documentación, si está completa se inicia el proceso, para lo cual se remite a las áreas de jurídica, financiera y administrativa, operaciones y atención al Usuario y seguridad, y se estudia su viabilidad. - Las áreas emiten concepto técnico y se coordina la inducción del potencial usuario en la operación. - La Secretaria de Gerencia notifica al usuario y una vez es aprobada la solicitud envía a la DIAN la documentación manteniendo archivo de la misma. Para el caso de las Zonas Francas Permanentes, la Secretaria de Gerencia puede apoyarse en el Director de Zona Franca para el proceso de notificación del usuario.

SALIDAS Acto de calificación por parte del Usuario Operador de Zona Franca

PROVEEDORES Potenciales Usuarios

CLIENTE Procesos de: Instalación Operativa Instalación y/o Adecuación Física, Satisfacción del Cliente

6.1 CALIFICACION DEL USUARIO



MANUAL DE CALIDAD


RECURSOS (Equipos, software, cargos involucrados, infraestructura requerida para la

ejecución del proceso)

REQUISITOS APLICABLES

HUMANOS DOCUMENTOS EXTERNOS La autoridad de este proceso es: La Gerencia por ser quien aprueba y firma la calificación del nuevo usuario. La responsabilidad de: - Recibir documentos: Secretaria Gerencia / Director de Zona Franca Permanente

(Revisar que todos los registros de calificación estén al día) - Evaluar solicitud de Calificación: Área Financiera y Administrativa, área Jurídica,

Subgerencia y/o Dirección de Operaciones. - Estudio de seguridad: Jefe de atención al Usuario y Seguridad - Aprobar solicitud: Gerencia - Acto de calificación: Gerencia Jurídica - Notificar al usuario: Gerencia. - Inducir y evaluar al usuario: Colaborador Operaciones

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4-2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2. Enfoque al Cliente 7.2. Procesos relacionados con el cliente 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o Servicio. 7.2.3 Comunicación con el cliente 7.5.4.Propiedad del Cliente 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos 8.3. Control del Producto No Conforme Legislación Aduanera: Circular Externa DIAN 170 del 2002 Ley 1004 de 2005 Resolución 4240 de 2000 con sus modificaciones y adiciones Decreto 2685 de 1999 con sus modificaciones y adiciones

LOGÍSTICOS Y DE INFRAESTRUCTURA OTROS DOCUMENTOS ASOCIADOS

- Equipos de cómputo, software office, teléfonos y demás herramientas tecnológicas y de comunicación.

Véase documentos asociados al final del presente Manual



MANUAL DE CALIDAD


CONTROL DEL PROCESO CALIFICACION DE USUARIO

A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA Verificar que la documentación de la solicitud contenga los documentos mínimos requeridos.

Verificar que la información de la solicitud de calificación del potencial usuario y todos los documentos soportes cumplan con los requisitos de las normas aduaneras.

Expedición del acto de calificación ZFB y notificación del usuario.

Radicar el acto de calificación y sus documentos a las autoridades competentes.

Garantizar que los usuarios potenciales sean capacitados en el régimen de ZF.

Garantizar que la documentación del potencial usuario se conserve adecuadamente además de velar por la confiabilidad de la información.

Verificar pago de la calificación

INDICADORES Véase tabla de indicadores de Gestión


Instalación operativa

MANUAL DE CALIDAD


PROPÓSITO Instalar eficientemente al nuevo usuario calificado de la Zona Franca de Bogotá o de las Zonas Francas Permanentes en donde Zona Franca de Bogotá es Usuario Operador, capacitándolo para que pueda realizar sus operaciones, utilizando como herramienta el sistema PICIZ WEB, dentro del marco legal vigente y aplicando los procedimientos establecidos por la Zona Franca de Bogotá S.A. para la operación en la correspondiente Zona Franca.

RESPONSABLE DEL PROCESO Subgerencia de Operaciones (Zona Franca Bogotá) Director, coordinador de operaciones o regional y/o especialista encargado (Zonas Francas Permanentes Operadas por Zona Franca Bogotá )

ENTRADAS Acto de calificación del usuario.

DESCRIPCIÓN

El área de operaciones capacita al nuevo usuario en el sistema Piciz Web y procedimientos de las operaciones de acuerdo a la actividad del nuevo usuario.

El área de operaciones hace acompañamiento a los usuarios en el proceso de capacitación y en la ejecución de las operaciones. La creación y asignación de claves a los colaboradores designados por el usuario calificado así como el acceso otorgado de acuerdo a la labor desempeñada es realizada por: - La Secretaria de Gerencia en Zona Franca Bogotá

- El Director o Coordinador de operaciones o Regional (Zonas Francas Permanentes Operadas por Zona Franca Bogotá)

SALIDAS Usuario capacitado para operar el sistema PICIZ WEB.

PROVEEDORES Proceso de calificación de usuarios Usuario Calificado

CLIENTE Proceso de prestación de servicios operativos Proceso de medición análisis y mejora

6.2. INSTALACION OPERATIVA


Instalación operativa

MANUAL DE CALIDAD

Versión: 12 Vigencia: 18/02/14 PÁGINA: 2 DE: 2




HUMANOS DOCUMENTOS EXTERNOS La autoridad de este proceso es: Subgerencia de Operaciones y/o El Director de Operaciones. (Zona Franca Bogotá). Director de Zona Franca y/o Coordinador Regional (Zonas Francas Permanentes Operadas por Zona Franca Bogotá) La responsabilidad de: - Creación del Usuario en el sistema Piciz Web: Secretaria de Gerencia (Zona

Franca Bogotá) Director de Zona Franca o coordinador regional (Zonas Francas Permanentes Operadas por Zona Franca Bogotá)

- Asignación de claves a los usuarios en el sistema Piciz Web : Secretaria de Gerencia (Zona Franca Bogotá) Director de Zona Franca o Coordinador Regional (Zonas Francas Permanentes Operadas por Zona Franca Bogotá)

- Capacitar al usuario: Director Operaciones /Coordinador de capacitación (Zona Franca Bogotá) Director de Zona Franca / Coordinador Regional y/o Especialista designado. (Zonas Francas Permanentes Operadas por Zona Franca Bogotá)

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 7.2.2. Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o Servicio 7.5.1. Control de la producción y de la prestación del servicio 8. Medición Análisis y Mejora 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos 8.3. Control del Producto No Conforme Legislación Aduanera: Ley 1004 de 2005. Decreto 383 de 2007 Decreto 4051 de 2007 Resolución 4240 de 2000 con sus modificaciones y adiciones Decreto 2685 de 1999 con sus modificaciones y adiciones


- Recursos financieros, herramientas tecnológicas (software de piciz WEB), equipos de cómputo, y herramientas de comunicación, aulas para capacitación.


CONTROL DEL PROCESO INSTALACION OPERATIVA A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Verificar el pago de la clave asignada PICIZ. Acto de calificación.

Capacitación de procedimientos y manejo del aplicativo PICIZ. Capacitación de régimen franco

Usuario con los conocimientos necesarios para desarrollar las operaciones.



Instalación y/o Adecuación Física

MANUAL DE CALIDAD


PROPÓSITO

Asegurar que el usuario calificado se traslade e instale en su bodega cumpliendo con lo establecido en el Reglamento de Administración de la Copropiedad Zona Franca de Bogotá (aplica para Zona Franca Bogotá).

RESPONSABLE DEL PROCESO El Director de Servicios

ENTRADAS Acto de calificación por parte de potencial usuario de Zona Franca

DESCRIPCIÓN El cliente interesado en iniciar su instalación en Zona Franca de Bogotá en un área ya construida o para su construcción debe cumplir con lo establecido en el Reglamento de Administración de la Copropiedad Zona Franca de Bogotá el cual hace parte de la escritura pública propiedad del inmueble y eventualmente puede ser consultado en la página Web de la Zona Franca y/o en las oficinas de la administración. El jefe de redes y mantenimiento hace el seguimiento de lo que compete a su área cuando se realiza la construcción y/o adecuación. El área de Atención al Usuario y Seguridad realiza las labores de carnetización y el área de operaciones autoriza el ingreso mobiliario y los materiales de construcción

SALIDAS Usuario instalado físicamente.

PROVEEDORES Proceso de calificación de usuarios

CLIENTE Proceso de prestación de servicios administrativos, Medición análisis y mejora Satisfacción del cliente

6.3 INSTALACIÓN Y/O ADECUACIÓN FÍSICA


Instalación y/o Adecuación Física

MANUAL DE CALIDAD





HUMANOS DOCUMENTOS EXTERNOS

La autoridad de este proceso es: El Director de Servicios. La responsabilidad de: - Carnetizar a los colaboradores del nuevo usuario: Auxiliar Carnetización - Aclarar inquietudes sobre el contenido del reglamento de operaciones y

convivencia y normas internas de la copropiedad ZFB: Director Servicios - Autorizar el ingreso y salida de materiales de obra: Colaborador de Operaciones.

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2. Enfoque al cliente 6.3. Infraestructura 7. Realización del producto 7.1. Planificación de la realización del producto 7.5.1. Control de la producción y de la prestación del servicio 8. Medición, análisis y mejora 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos 8.3. Control del Producto No Conforme


- Herramientas tecnológicas (software INET SEVEN y PICIZ WEB), recursos económicos y de infraestructura,

Otros requisitos: Reglamento de Administración de la Copropiedad Zona Franca de Bogotá. Compendio del reglamento de operaciones y convivencia y normas internas de la copropiedad ZFB Véase documentos asociados al final del presente Manual

CONTROL DEL PROCESO INSTALACIÓN Y/O ADECUACIÓN FISICA A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Verificar que el usuario está calificado Verificar el cumplimiento de las normas establecidas en los reglamentos

Usuario instalado



Prestación de Servicios Operativos Ingresos

MANUAL DE CALIDAD


PROPÓSITO

Realizar un control eficiente y eficaz de los ingresos de mercancía que viene consignada a un usuario calificado dentro de Zona Franca de Bogotá, en la extensión ubicada en el Aeropuerto el Dorado de Bogotá, o en las Zonas Francas Permanentes en donde Zona Franca de Bogotá es Usuario Operador, acorde con el marco legal vigente, que permita a los Usuarios realizar sus procesos productivos y/o de prestación de servicios de una forma eficiente.

RESPONSABLE DEL PROCESO Subgerencia de Operaciones (Zona Franca Bogotá extensión ubicada en el Aeropuerto el Dorado de Bogotá) Director de Zona Franca Permanente /Coordinador de Operaciones o Regional (Zonas Francas Permanentes Operadas por Zona Franca Bogotá)

ENTRADAS Documentación de ingreso de carga (mercancía)- inicia la prestación del Servicio Operativo

DESCRIPCIÓN El servicio que se presta en el proceso de ingreso de mercancías se verifica mediante el uso de procedimientos específicos, con base en la legislación aduanera para el régimen franco donde se definen los criterios específicos para la prestación del servicio de ingreso. Los documentos de la operación (Propiedad del cliente) son digitalizados y conservados en el aplicativo PICIZ WEB como soportes de las operaciones autorizadas. Se puede describir a nivel general el proceso de ingreso de mercancía así: El guarda de seguridad o funcionario controlador (según aplique) indica al conductor el sitio de parqueo del vehículo. El colaborador del área de operaciones revisa la documentación presentada por el conductor, si los documentos están acordes ingresa la información al módulo de camiones (sistema PICIZ WEB) y autoriza el ingreso. El personal de seguridad o funcionario controlador (según aplique) autoriza la salida del patio de camiones a la respectiva etapa.

SALIDAS

Aprobación de Formularios de Ingreso y cargue de inventario al usuario.

6.4 PRESTACIÓN DE SERVICIOS OPERATIVOS INGRESOS



MANUAL DE CALIDAD


PROVEEDORES Usuarios Calificados

DESCRIPCIÓN (continuación) El guarda de seguridad realiza inspección al vehículo si viene vacío (aplica Zona Franca Bogotá y extensión ubicada en el Aeropuerto el Dorado de Bogotá), El medio de transporte siempre deberá ser pesado al ingreso y a la salida, en la Zona Franca del Cauca ese pesaje se realiza sin el conductor en el vehículo y se hace en cada etapa. En Zona Franca Bogotá el pesaje se realiza con el conductor en el medio de transporte. El colaborador de operaciones es el encargado de registrar el peso del vehículo, ingrese con o sin carga. El usuario calificado verifica la carga y el peso de la mercancía y procede a realizar el descargue en el módulo de camiones (Sistema Piciz web) de la carga que recibe en sus instalaciones. El colaborador del área de operaciones o el sistema piciz pueden solicitar inspección física aleatoria a la mercancía, dejando el registro correspondiente. El vehículo se dirige a la báscula para tomar peso de salida y el colaborador de operaciones es quien registra el peso. El usuario calificado digita la información en el FMM y digitaliza los documentos soportes (módulo de movimientos). El usuario operador realiza la aprobación y ejecución del FMM en el sistema piciz e ingresa la información al Sistema informático aduanero (si se requiere). En los casos en que así lo demande se enviara los documentos soportes de la operación a la autoridad aduanera.

CLIENTE Proceso de operación de salida Satisfacción del cliente Medición análisis y mejora.



MANUAL DE CALIDAD






- La autoridad de este proceso es: la Subgerencia de Operaciones y/o Dirección de Operaciones. (Zona Franca Bogotá) , Dirección de Zona Franca Permanente (Zonas Francas Permanentes Operadas por Zona Franca Bogotá)

- La responsabilidad de: - Revisar documentos soporte de la operación : Colaborador de Operaciones

- Autorizar ingreso : Colaborador de Operaciones

- Inspección de seguridad física en vehículos vacíos : Guarda de seguridad o responsable asignado (cuando sea procedente)

- Pesar vehículo con carga: Colaborador de Operaciones (Aplica solo para Zona Franca Bogotá y Zonas Francas Permanentes Operadas por Zona Franca Bogotá)

- Inspeccionar y/o pesar carga: Colaborador de Operaciones (pesaje solo aplica Zona Franca Bogotá y Zonas Francas Permanentes Operadas por Zona Franca Bogotá)

- Reportar inconsistencia : Colaborador de Operaciones - Pesar vehículo vacío : Colaborador de Operaciones (Aplica solo para Zona

Franca Bogotá y Zonas Francas Permanentes Operadas por Zona Franca Bogotá)

- Autorizar salida vehículo vacío: Colaborador de Operaciones - Aprobar FMM en PICIZ WEB: Colaborador de Operaciones

- Ejecutar FMM en PICIZ WEB : Colaborador de Operaciones - Ingresar datos de la carga recibida en los sistemas informáticos aduaneros:

Colaborador de operaciones. - Enviar documentación a la autoridad aduanera cuando lo amerite: Colaborador

de operaciones.

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 7. Realización del servicio 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2. Procesos relacionados con el cliente 7.5.1. Control de la producción y de la prestación del servicio 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4.Propiedad del Cliente 8. Medición Análisis y Mejora. 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del servicio 8.3. Control del Producto No Conforme Legislación Aduanera: Ley 1004 de 2005 Decreto 2685 de 1999 con sus modificaciones y adiciones Resolución 4240 de 2000 con sus modificaciones y adiciones



MANUAL DE CALIDAD



- Equipos de cómputo, software piciz web, Sistemas informáticos aduaneros y demás herramientas tecnológicas y de comunicación


CONTROL DEL PROCESO PRESTACION DE SERVICIOS OPERATIVOS DE INGRESO A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Recibir los documentos soportes de la carga que pretende ingresar a la Zona Franca.

Revisar documentos soportes de ingreso los cuales deben cumplir con los requisitos de la norma aduanera. Pesar todos los vehículos con carga. Verificación del peso en báscula Vs peso consignado en el documento de transporte Inspeccionar aleatoriamente la mercancía Reportar inconsistencias encontradas a la autoridad aduanera.

Operación de ingreso aprobada o rechazada.



Prestación de Servicios Operativos Salida

MANUAL DE CALIDAD


PROPÓSITO

Realizar el retiro de mercancías de la Zona Franca de Bogotá S.A, la extensión del Aeropuerto el Dorado de Bogotá y en las Zonas Francas Permanentes en donde Zona Franca de Bogotá es Usuario Operador, con operaciones controladas dentro del marco legal y aduanero, de tal forma que los usuarios Industriales / Comerciales operen eficientemente.

RESPONSABLE DEL PROCESO Subgerencia de Operaciones (Zona Franca de Bogotá, extensión del Aeropuerto el Dorado de Bogotá) Director Zona Franca Permanente / Coordinador de Operaciones o Regional (Zonas Francas Permanentes en donde Zona Franca de Bogotá es Usuario Operador,)

ENTRADAS Aprobación de la operación de Ingreso de la mercancía y cargue de inventario al usuario.

DESCRIPCIÓN El servicio que se presta en el proceso de salidas de mercancías se verifica mediante el uso de procedimientos específicos, con base en la legislación aduanera para el régimen franco donde se definen los criterios específicos para la prestación del servicio de salida. Los documentos de la operación (Propiedad del cliente) son digitalizados y conservados en el aplicativo PICIZ WEB como soportes de las operaciones autorizadas.

Se puede describir a nivel general el proceso de salida de mercancía así: El usuario calificado elabora el FMM y digitaliza los documentos en el sistema piciz web y es el colaborador del usuario operador quien revisa la documentación y aprueba el FMM. El colaborador del usuario operador o el sistema Piciz (según aplique) pueden solicitar inspecciones físicas aleatorias de la mercancía, dejando el registro correspondiente. El vehículo se dirige a báscula para tomar peso de salida y es el colaborador de operaciones quien lo registra. El usuario operador autoriza salida del vehículo. El medio de transporte siempre deberá ser pesado al ingreso y a la salida, en la Zona Franca del Cauca ese pesaje se realiza sin el conductor en el vehículo. En Zona Franca Bogotá el pesaje se realiza con el conductor en el medio de transporte.

SALIDAS Salida de la mercancía y descargue del inventario en el sistema PICIZ WEB

PROVEEDORES proceso de prestación de servicios operativos de ingreso Usuarios calificados

CLIENTE Proceso de satisfacción de los clientes Proceso medición análisis y mejora.

6.5 PRESTACIÓN SE SERVICIOS OPERATIVOS SALIDAS



MANUAL DE CALIDAD






La autoridad de este proceso es: Subgerencia de Operaciones y/o Dirección de Operaciones. (Zona Franca Bogotá) , Dirección de Zona Franca Permanente (Zonas Francas Permanentes Operadas por Zona Franca Bogotá) La responsabilidad de: - Revisar documentos soporte de la operación: Colaborador de Operaciones - Aprobar y enviar inspecciones físicas aleatorias: Colaborador de Operaciones

y/o sistema Piciz Web (según aplique) - Pesar (aplica Zona Franca Bogotá y Zonas Francas Permanentes Operadas por

Zona Franca Bogotá) y autorizar salida del vehículo: Colaborador de Operaciones

- Descargue de inventarios en el sistema PICIZ WEB. - Enviar inspecciones cuando hay inconsistencia en peso: Colaborador de

Operaciones - Inspeccionar la mercancía: Colaborador de Operaciones.

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 7. Realización del servicio 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2. Procesos relacionados con el cliente 7.5.1. Control de la producción y de la prestación del servicio 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4.Propiedad del Cliente 8. Medición Análisis y Mejora. 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del servicio 8.3. Control del Producto No Conforme Legislación Aduanera: Ley 1004 de 2005 Decreto 2685 de 1999 con sus modificaciones y adiciones Resolución 4240 de 2000 con sus modificaciones y adiciones


- Equipos de cómputo, software piciz web, sistemas informáticos aduaneros y demás herramientas tecnológicas y de comunicación




MANUAL DE CALIDAD


CONTROL DEL PROCESO PRESTACION DE SERVICIOS OPERATIVOS DE SALIDA

A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA Recibir documentos soportes de SALIDA digitalizados por el usuario.

Inspeccionar aleatoriamente las salidas de mercancías. Inspeccionar la mercancía cuando se presente inconsistencias en el sistema piciz web al tomar el peso en la bascula Aprobación del formulario de salida de mercancías contra los documentos soportes para su aprobación. Pesar todos los vehículos con carga. Verificación del peso en báscula Vs peso consignado en el documento.

Salida de la mercancía de la Zona Franca. Descargue de los inventarios en el sistema Piciz Web.



Prestación de Servicios Administrativos

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PROPÓSITO

Establecer los parámetros para prestar los servicios de seguridad, mantenimiento y otros servicios de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de Administración de la Copropiedad Zona Franca de Bogotá y en el compendio del reglamento de Operación y convivencia y normas internas de la Copropiedad Zona Franca Bogotá, con el fin de garantizar la satisfacción de los clientes.

RESPONSABLE DEL PROCESO El Director de Servicios

ENTRADAS Solicitud de un servicio de administración por parte del usuario

DESCRIPCIÓN Los procesos de prestación de servicios administrativos se describen en los procedimientos de :

- Carnetización

- Seguridad Perimetral

- Calibración y Mantenimiento básculas.

El servicio que se presta en el proceso de prestación de servicios administrativos se verifica mediante el uso de procedimientos específicos, donde se definen los criterios para la prestación del servicio de ingreso.

SALIDAS Prestación de servicios: carnetización de personal, registro de ingreso y salida de funcionarios, visitantes, registro de ingreso y salida de vehículos, monitoreo de los equipos de seguridad, calibración de básculas

PROVEEDORES Proceso de instalación y/o Adecuación física

CLIENTE Proceso de satisfacción de los clientes Medición análisis y mejora

6.6 PRESTACION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS


Prestación de Servicios Administrativos

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La autoridad de este proceso es: El Director de Servicios. La responsabilidad de: - Prestar servicio de carnetización: Auxiliar de Carnetización

- Prestar servicio de seguridad perimetral : Jefe de Atención al Usuario y Seguridad

- Controlar mantenimiento y calibración básculas : Jefe Redes y Mantenimiento

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 6.3. Infraestructura 7.2.3 a) Comunicación con el cliente 7.5.1 Control de la Producción y prestación del servicio 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 7.6.Control dispositivos de seguimiento y medición 8. Medición Análisis y Mejora. 8.2.4 Seguimiento y medición del producto. 8.3 Control de producto No Conforme


- Recursos económicos, software INET SEVEN. Otros requisitos: Reglamento de Administración de la Copropiedad Zona Franca de Bogotá. Compendio del reglamento de Operación y convivencia y normas internas de la Copropiedad Zona Franca Bogotá


CONTROL DEL PROCESO PRESTACION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Cumplir con los procedimientos Cumplimiento de los cronogramas de mantenimiento y calibración

Satisfacer las necesidades del cliente en cuanto a carnetización, seguridad perimetral y calibración básculas.



Gestión Humana

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PROPÓSITO

Garantizar que el talento humano requerido por la organización sea competente en relación a su educación, formación, habilidades y experiencia y que este en constante proceso de desarrollo y evaluación de su desempeño laboral buscando el mejoramiento continuo.

RESPONSABLE DEL PROCESO

Subgerente de Desarrollo Organizacional

ENTRADAS Solicitud de requerimiento de personal

DESCRIPCIÓN GESTIÓN HUMANA El personal que realiza los trabajos que afectan la calidad de la Operación y la Administración es competente con base en los análisis de perfil que se definen para cada cargo. COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN. La organización:

a) Ha determinado la competencia necesaria para el personal que realiza los trabajos que afectan la calidad de la operación y administración, mediante los perfiles de cargo determinados.

b) Proporciona formación o contrata al personal con la educación, experiencia, habilidad y formación necesaria para poder desarrollar su labor dentro de las actividades de la operación. Se busca asegurar que los requisitos de calidad pactados con los clientes en la calificación del usuario, puedan ser atendidos en forma idónea.

c) Evalúa periódicamente a sus colaboradores para buscar identificar fortalezas y oportunidades de mejora que orienten los programas de formación interna y medir la eficacia de las acciones realizadas

SALIDAS

Personal contratado con las competencias y perfiles adecuados para la ejecución de sus cargos, personal evaluado, ejecución plan de gestión humana,

6.7 GESTIÓN HUMANA


Gestión Humana

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PROVEEDORES

Todos los procesos de la organización

DESCRIPCIÓN (Continuación)

d) Asegura que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuye a los objetivos de calidad mediante la aplicación de los procedimientos operativos y el cumplimiento de las metas establecidas en los Indicadores de Gestión.

e) Se mantienen los registros apropiados

INFRAESTRUCTURA La organización posee y provee los medios para garantizar la conformidad con los requisitos de la operación. La infraestructura incluye: - Edificios y espacio de trabajo para el personal de operaciones y administración. - Equipos de cómputo adecuados - Infraestructura de red para poder interactuar y operar con el PICIZ y el Sistema Informático

Aduanero. AMBIENTE DE TRABAJO Por ser una organización prestadora de servicios, la Zona Franca de Bogotá S.A. tiene identificados como factores físicos que pueden afectar el servicio: - El espacio adecuado en las zonas de trámites de documentos para el ingreso y salida de

mercancías - Los puestos trabajo dentro del área de operaciones que debe existir para poder cumplir la

conformidad de la operación.

- La organización dentro del presupuesto anual dispone de los recursos para el mantenimiento y mejoramiento de los aspectos relacionados con el ambiente físico de trabajo, consistente en los espacios del área de operaciones para el desarrollo del trabajo de los colaboradores de operaciones y el ambiente adecuado para la ubicación de los equipos y servidores de almacenamiento del proceso de Tecnología de la información.

CLIENTE Proceso de satisfacción de los clientes, medición análisis y mejora, Planificación y responsabilidad de la dirección.


Gestión Humana

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La autoridad de este proceso es la Subgerencia de Desarrollo Organizacional La responsabilidad de: - Seleccionar a los candidatos: Subgerente de Desarrollo Organizacional,

Coordinador de Gestión Humana, Jefe inmediato y/o Psicóloga. - Contratar a los seleccionados: Subgerente de Desarrollo Organizacional,

Coordinador y Profesional de Gestión Humana. - Dar Inducción a los nuevos colaboradores: Profesional de Gestión Humana /o

Coordinador de capacitación y/o Jefe inmediato - Evaluar Desempeño: Jefe inmediato.

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.1 Responsabilidad de la Dirección 5.3 Política de Calidad 5.5.2 Representante de la Dirección 6.2 Recursos Humanos 6.3 Infraestructura. 6.4 Ambiente de Trabajo 8.5.2. Acción Correctiva 8.5.3. Acción Preventiva Código sustantivo del trabajo


- .Herramientas tecnológicas y de comunicación (pruebas psicotécnicas), recursos financieros.


CONTROL DEL PROCESO GESTIÓN HUMANA A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Personal seleccionado cumple con los requisitos establecidos por la organización

Verificar el cumplimiento de los requisitos de contratación, garantizando la vinculación al sistema de seguridad social.

Personal contratado Programa de capacitación



Tecnología de la Información

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PROPÓSITO Proveer los servicios necesarios a la organización que involucra la cultura organizacional. Plantear estrategias para el cumplimiento de los objetivos globales y buscar generar ventajas competitivas dentro del entorno operativo de la organización.

RESPONSABLE DEL PROCESO Subgerente de Tecnología de la Información.

ENTRADAS Requerimiento de los usuarios que competan al área de Informática.

DESCRIPCIÓN Prestar servicios a las demás áreas dentro de la organización o fuera de ésta en algunos casos, tales como correo electrónico, control de usuarios, desarrollo, soporte, instalación y configuración de aplicaciones, mantenimiento de hardware y software, etc. Actividades del área de Informática o TI en la Organización: Asistir al cliente en el uso de la tecnología de la Información.

· Difundir la cultura de la computación entre los clientes internos y externos, de modo que se aproveche al máximo su potencial.

· Ayudar a evitar los numerosos tipos de errores que pueden cometer los clientes. · Asegurar que los datos ingresados o mantenidos por los clientes se empleen de manera

adecuada. · Asistir a los clientes a fin que desarrollen aplicaciones con el máximo grado de eficiencia

posible.

SALIDAS

Cumplimiento de

requerimientos.

6.8. TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN



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PROVEEDORES

Toda la organización, empresas usuarias y Proveedores tecnológicos

DESCRIPCIÓN (Continuación) Proveer la Integridad, confidencialidad y disponibilidad de los recursos.

· Evitar redundancia innecesaria en la creación de aplicaciones. · Asegurar la utilización de los controles adecuados de exactitud sobre los datos. · Evitar problemas de integridad motivados por múltiples actualizaciones de datos. · Asegurar la disponibilidad de los sistemas existentes. · Conectar las actividades de cliente final dentro del proceso de administración de datos.

Instalar equipos y software.

· Planificar, ejecutar y monitorear las instalaciones de equipos y software previstos en los planes de los proyectos o los requeridos por los clientes, a través de las solicitudes de servicio.

· Informar proactivamente y reactivamente a los clientes acerca de las incorporaciones y/o cambios en los servicios, la implementación de nuevas aplicaciones y productos y entrenarlos en el uso de los servicios provistos.

· Desempeñar las funciones de operación necesarias para alcanzar los niveles de servicios comprometidos, incluyendo la planificación y el monitoreo proactivo de las operaciones y la ejecución de controles de calidad de los productos a entregar.

· Mantener actualizada una base de datos de todos los equipos, software de base y de aplicación sobre las distintas plataformas distribuidas en las distintas locaciones e instalaciones.

· Administrar y monitorear la seguridad física y lógica, de acuerdo con las políticas y normas vigentes, incluyendo los procedimientos de habilitación de clientes, control de acceso a instalaciones, auditorias e informes de rotación.

· Planear y ejecutar el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones, de manera de garantizar la operatividad de los servicios comprometidos y las adecuaciones apropiadas en la configuración de hardware y software, para mantener y optimar el desempeño según los estándares de operación y los niveles de servicio comprometidos.

CLIENTE Toda la organización y el cliente final o usuario



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ENTRADAS Requerimiento de los usuarios que competan al área de Informática.

DESCRIPCIÓN (Continuación) Administrar cambios.

· Planear y ejecutar los cambios de hardware y software de base y de aplicaciones, de forma de minimizar la interrupción de los servicios y maximizar los beneficios y el valor. Incluye, entre otros, los requerimientos de cambio originados en modificaciones de configuración, implementación de nuevas aplicaciones, nuevas versiones de programas, cambio de versiones de sistemas operativos y adecuaciones para mejorar el desempeño.

Administrar Contratos y Acuerdos. · Negociar y administrar todos los contratos con los proveedores de hardware, software y

servicios, para asegurar que se satisfagan los acuerdos y se controlen los costos. Proveer Productos de Tecnología Informática.

· Suministrar productos de hardware, software y servicios para satisfacer los pedidos de los clientes y las necesidades identificadas en los proyectos, incluyendo la preparación de las especificaciones técnicas, la selección de proveedores, la evaluación de ofertas, la contratación y el control de calidad de lo recibido.

SALIDAS

Cumplimiento de

requerimientos.





La autoridad de este proceso es: Subgerencia de Tecnología de la información. La responsabilidad de: - Por funcionamiento y operatividad de la infraestructura tecnológica;

Administrador de sistemas informáticos y Auxiliar de soporte informático. - Por funcionamiento y operatividad de la aplicación tecnológica PICIZ

(Programa Integral de Control Informático para Zonas Francas): Desarrollador Informático.

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 6.3 Infraestructura 7.1. Planificación de la realización del producto 7.5.1 Control de la Producción y prestación del servicio 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4. Propiedad del cliente



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HUMANOS (Continuación) DOCUMENTOS EXTERNOS (Continuación)

- Por funcionamiento y operatividad de las aplicaciones tecnológicas de apoyo al cliente interno: Ingeniero de proyectos.

Norma ISO 9001:2008 numerales: 7.5.5. Preservación del producto 8.3. Control Servicio No Conforme 8.5.2. Acción Correctiva 8.5.3. Acción Preventiva


- Comunicaciones tecnológicas (canal de internet). - Funcionamiento de infraestructura - Proveedores de servicio que apoyan con temas de desarrollo.


CONTROL DEL PROCESO TECNOLOGIA DE LA INFORMACION A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Inicia con la solicitud de servicio por parte del cliente interno/externo.

Atender y dar solución a las solicitudes (requerimientos, inquietudes, no conformidades) de los clientes internos/externos oportuna y eficientemente.

Finaliza con la aprobación y cierre de la solicitud.



Gerenciamiento al cliente

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PROPÓSITO

Garantizar una experiencia satisfactoria del cliente con los servicios prestados por cualquier empresa del grupo ZFB con el objetivo de construir una relación sostenible y de largo plazo con él y su negocio.


Directora de Gerenciamiento de Clientes

ENTRADAS Clientes potenciales y actuales, Usuarios del parque ZFB

DESCRIPCIÓN El proceso tiene en cuenta todo el ciclo de vida del cliente de manera que contempla las interacciones desde el momento en que el cliente manifiesta su intención de tener una relación con la empresa, hasta el momento que finaliza la misma. Contempla diferentes procedimientos para darle la bienvenida, garantizar su instalación mantenimiento y fidelización. Interactuando con todos los procesos que contribuyen a la correcta prestación del servicio ofrecido. Para garantizar una experiencia satisfactoria con el clientes se hacen mediciones de satisfacción de los diferentes momentos de verdad a lo largo del proceso, dichas mediciones se ejecutan bajo dos esquemas: El primero consiste en mediciones constantes de las interacciones con el cliente a través de preguntas concretas relacionadas con el área o proceso con el que acaba de interactuar. El segundo consiste en hacer evaluaciones anuales de la prestación integral del servicio ZFB

SALIDAS Indicador de satisfacción del cliente Planes de mejora continua en el servicio

PROVEEDORES Procesos Servicios ZFB Áreas Comercial y de Mercadeo y Comunicaciones

CLIENTE Planificación y responsabilidad de la dirección Proceso Medición análisis y mejora proceso de Gestión de Calidad

6.9 GERENCIAMIENTO AL CLIENTE


Gerenciamiento al cliente

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La autoridad de este proceso es: Directora de Gerenciamiento de clientes. La responsabilidad de: - Es responsabilidad del Director de gerenciamiento del cliente diseñar y poner en

marcha los procedimientos necesarios para un adecuado gerenciamiento del cliente. Así como de asegurar que se cumpla la promesa de servicio que se le da al mismo. Realizar en conjunto con el Coordinador de SAC (servicio al cliente) el análisis de indicadores y el diseño y consolidación de planes de mejora continua.

- El Coordinador SAC es responsable por la operación y cumplimiento de los indicadores del centro del servicio al cliente y el seguimiento a solicitudes Quejas, Reclamos y felicitaciones.

- Analistas de servicio al cliente son los responsables de brindar asesoramiento a través del Centro de servicio al cliente.

Norma ISO 9001:2008 numerales: 5.2 Enfoque al cliente. 7.2.3 Comunicación con el cliente. 8. Medición análisis y mejora. 8.2.1 Satisfacción del Cliente. 8.4 Análisis de datos. 8.5 Mejora 8.5.1 Mejora Continua 8.5.2.Acción Correctiva 8.5.3. Acción preventiva


- Herramientas tecnológicas y de comunicación, Recurso humano y económicos Véase documentos asociados al final del presente Manual

CONTROL DEL PROCESO GERENCIAMIENTO AL CLIENTE A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Identificar Requerimientos del potencial y actual cliente

Cumplir la promesa de servicio y garantizar una experiencia satisfactoria del cliente con nuestro servicio.

Medir satisfacción del cliente



Financiero y Administrativo

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PROPÓSITO Gestionar los recursos financieros y administrativos de la compañía, asegurando las condiciones óptimas de operatividad, control y flujo de efectivo; además del suministro oportuno de insumos y/o servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de la organización.


Director Administrativo, Director Financiero y Director Contable

ENTRADAS Recursos Financieros Asignaciones presupuestales de las áreas Flujos financieros de la compañía Planes de acción financiero Activo fijos de la compañía Facturas y cuentas de cobro y sus documentos soporte. Solicitud de servicio para los requerimientos de la organización. Reportes de novedades de Nómina. Instalaciones físicas. Documentos para custodia

DESCRIPCIÓN

Los líderes de proceso ejercen control y seguimiento a los recursos financieros y administrativos de la compañía, garantizando su buen manejo y distribución de acuerdo a la asignación presupuestal de cada una de las áreas. Además de controlar la recepción y causación contable de las cuentas por pagar generadas de las obligaciones, realizando los pagos correspondientes a cada una de ellas y gestionando el manejo del flujo de caja y cuentas por cobrar. Así mismo, el proceso financiero y administrativo se encarga de realizar las liquidaciones de prestaciones sociales y el pago de terceros. Garantiza el adecuado funcionamiento de las oficinas del Edificio Administrativo, así como la custodia documental y las compras administrativas. Las áreas solicitantes de un insumo y/o servicio son las encargadas de entregar al área financiera las especificaciones técnicas solicitadas, una vez recibido el producto Y/o servicio el líder del área solicitante deberá realizar la calidad del producto y/o servicio prestado, diligenciando los formatos respectivos

SALIDAS

Control presupuestal de las áreas Pago a proveedores Documentos contables, presupuestales y de tesorería Reporte de Estados financieros Informes internos y externos Flujo de caja Obligaciones canceladas Declaraciones tributarias Registros contables Cierre de solicitudes de servicio Recepción de servicio, evaluación de proveedor. Liquidación de nomina Instalaciones físicas

operando adecuadamente

6.10 FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO



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PROVEEDORES Todos los procesos Clientes, Contratistas y Terceros

CLIENTE Todos los Procesos Clientes, Contratistas y Terceros





La autoridad de este proceso es: la Gerencia Financiera y Administrativa La responsabilidad de: - Realizar facturación, el análisis de impuestos, la liquidación de la nómina, el

reporte de estados financieros y el control de activos fijos, es del Director de Contabilidad

- Realizar seguimiento a la ejecución presupuestal y el análisis financiero de la organización : es del Director Financiero

- Recaudar cartera, manejo y control de flujos de efectivo, gestión y control de compras administrativa, custodia documental, y demás actividades administrativas: es el Director Administrativo

- Coordinación del proceso: Gerencia Financiera. - Selección y Evaluación de Proveedores: Cada líder de proceso.

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de registros 7.2. Procesos relacionados con el cliente 7.4 Compras 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos 8.3. Control de Producto No Conforme 8.4. Análisis de datos 8.5.2.Acción Correctiva 8.5.3. Acción preventiva


- Herramientas: Tecnológicas (Sistema Informático Financiero), financieras y recursos económicos..




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CONTROL DEL PROCESO FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Aprobación del pedido Verificación de documentos soportes para la radicación de facturas Verificación digital y física de existencias de entrada al almacén y/o acta de obra Revisión por parte de la revisoría fiscal de la empresa para todo el proceso de generación de estados financieros a la entrada Verificación de las novedades de nómina documentalmente. Verificación Aprobación de la solicitud de compra por el comité evaluador

Verificación de las asignaciones presupuestales Evaluación del comité de compras Aprobación de la orden de compra Verificación de la liquidación de facturas o cuentas de cobro Autorización de pagos Confirmación física de facturas por parte del Director encargado de obra Revisión por parte de la revisoría fiscal de la empresa para todo el proceso de generación de estados financieros durante el proceso Verificación de las obligaciones legales y contractuales de las novedades. Verificar cotizaciones con proveedor calificado

Confirmación de la recepción del producto o servicio. Generación de entrada al almacén o confirmación orden de compra. Verificación fina de requisitos para pago. Autorización de programación de pagos. Revisión y firma digital en portal o física en cheques. Revisión por parte de la revisoría fiscal de la empresa para todo el proceso de generación de estados financieros a la salida del proceso Revisión de la liquidación de la nómina. Recepción del producto o servicio de acuerdo a las condiciones del requerimiento



Medición, análisis y mejora

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PROPÓSITO

Recopilar y analizar la información de cada uno de los procesos de la red con el fin de determinar la causa de los problemas existentes y/o prevenir problemas potenciales, además de tomar acciones de mejora, que permitan fortalecer y garantizar que la prestación de los servicios de operación y administración de la organización cumplan con los requerimientos de los usuario permitiendo un alto grado de satisfacción de los mismos.


Presidencia –Gerencia Líderes de Proceso

ENTRADAS Requisitos del cliente y organización Información del desempeño de cada proceso del SGC (indicadores) Percepción del cliente (encuesta de satisfacción)

DESCRIPCIÓN El proceso comprende el análisis de la información derivada de la medición de los indicadores de procesos e implementación de acciones (planes de mejoramiento) Informes de auditorías tanto internas y externas, quejas de los clientes medición de satisfacción del cliente y otras fuentes de información del desempeño de los procesos. La evaluación del desempeño en cada uno del los procesos donde se desarrolla, el planteamiento de soluciones o posibles prevenciones, la implementación y el seguimientos de las acciones a seguir tanto correctivas como preventivas y el monitoreo de las mismas a través del tiempo

SALIDAS Análisis de la medición de indicadores Medición y análisis de desempeño de los procesos y servicios Análisis de la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora resultados de la revisión

PROVEEDORES Todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad

CLIENTE Todo el Sistema de Gestión de calidad

6.11 MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA


Medición, análisis y mejora

MANUAL DE CALIDAD






La autoridad de este proceso es: Presidencia y/o Gerencia La responsabilidad de: - Presidencia- Gerencia, Directores y Líderes de Proceso son responsables de

cumplir con los requerimientos del los usuarios.

Norma ISO 9001:2008 numerales: 8. Medición análisis y mejora. 8.2.1 Satisfacción del Cliente 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.4 Análisis de datos 8.5 Mejora 8.5.1 Mejora Continua. 8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción Preventiva


- Recursos financieros y humanos, sistemas de información y comunicación, herramientas estadísticas


CONTROL DEL PROCESO MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Identificar requerimientos del cliente Resultados de las encuestas de satisfacción de los usuarios Resultados de planes y acciones de mejora ya implementados Estadísticas de reclamos y No conformidades

Análisis de información Decisiones de mejora, acciones correctivas y acciones preventivas



Gestión de Calidad

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PROPÓSITO Garantizar el adecuado funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad a través de la implementación y aplicación eficaz de la normatividad ISO 9001:2008 y otras que sean de interés de la organización.


Subgerencia de Desarrollo Organizacional por delegación de la Presidencia y/o Gerencia.

ENTRADAS Usuarios- proceso de satisfacción del cliente, Procesos del Sistema de Gestión de Calidad

DESCRIPCIÓN En el proceso de Gestión de Calidad se establecen los procedimientos documentados de acuerdo a los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2008 así como los requisitos de documentación, los cuales se relacionan a continuación:

La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad incluye: Declaración documentada de la política de calidad y los objetivos documentada en este manual. Un manual de calidad (documento actual) Los procedimientos documentados requeridos por la norma internacional ISO 9001:2008. Los documentos requeridos por la organización para operar y administrar en forma eficaz. Ver

procedimientos

ZONA FRANCA DE BOGOTA S.A. posee un Manual de Calidad que incluye: La Presentación General de la Empresa El Objetivo y alcance del sistema de Gestión de la Calidad Política y Objetivos de Calidad Organigrama General de la Empresa Red de procesos

La descripción de los procesos y referenciación de los procedimientos documentados establecidos para el sistema de Gestión de la Calidad para cada proceso.

SALIDAS

Medición de la satisfacción del cliente, indicadores de desempeño por proceso. Planes de mejoramiento.

6.12 GESTIÓN DE CALIDAD


Gestión de Calidad

MANUAL DE CALIDAD


PROVEEDORES Proceso del sistema de Gestión de Calidad- satisfacción


CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS: (véase el procedimiento PR-DC-01): El control de documentos y registros de la Zona Franca de Bogotá S.A. permite garantizar la revisión, aprobación, modificación, edición y distribución de los documentos en la red interna , con el fin de asegurar que se elaboren documentos claros y se utilicen únicamente documentos vigentes y que se encuentren disponibles en los terminales de cómputo para quienes deban usarlos.

Así mismo, se asegura que los registros de calidad se controlen en su identificación, recolección, clasificación, acceso, archivo, conservación y disposición de acuerdo al procedimiento, incluyendo los que se generan por medio electrónico, estos últimos los conserva el área de tecnología por medio de Backup en los diferentes aplicativos implementados. Los procedimientos del sistema de Gestión de Calidad de la Zona Franca de Bogotá S.A en cuanto a la prestación de servicios Operativos están basados en la Normatividad Aduanera vigente por lo cual, la organización aplica los mecanismos de control requeridos para asegurar que los documentos de origen externo que afectan el sistema de calidad estén actualizados y que cuando existan modificaciones a esta normatividad, se realicen los ajustes internos a los procedimientos en los términos de ley.

La organización es responsable de la información referente a inventarios de los usuarios y controla esta información mediante la utilización códigos de acceso al sistema de inventarios, la trazabilidad se realiza en forma conjunta en documentos y en el sistema PICIZ, con soporte en la digitalización para el almacenamiento de imágenes de documentos archivados

AUDITORIAS INTERNAS (véase el procedimiento PR-DC-08): Verificar en forma metodológica el grado de implementación del sistema de calidad en los procesos de la organización para identificar no conformes y posibilidades de mejoramiento continuo mediante la toma de acciones correctivas y preventivas

CLIENTE

Toda la organización y el cliente final o usuario


Gestión de Calidad

MANUAL DE CALIDAD


PROVEEDORES Proceso del sistema de Gestión de Calidad- satisfacción

DESCRIPCIÓN (Continuación) - El proceso de auditoría requiere de la formación de los auditores. Los auditores son

seleccionados y entrenados conforme a las normas ISO 9000 ISO 19011, para asegurar la objetividad, imparcialidad y evitar que auditen su propio trabajo, este proceso es aplicable a los procesos del sistema de gestión de la calidad y se ejecuta mínimo una vez al año o cuando la Presidencia y/o Gerencia lo determine.

- Definición del plan de auditorias Programación de la auditoria por parte del grupo auditor

- Ejecución de la auditoria

- Presentación del informe de auditoría por parte del auditor líder

ACCIONES CORRECTIVAS (Véase el procedimiento PR-DC-11): Establecer los parámetros a tener en cuenta en el establecimiento de Acciones Correctivas en Zona Franca de Bogotá S.A., con el fin de determinar acciones que permitan eliminar las causas que generaron no conformidades y lograr el mejoramiento y fortalecimiento del sistema de gestión de la calidad. La información de entrada de este procedimiento son reclamos, no conformidades, medición de satisfacción de usuarios, resultado auditorías internas y externas, revisiones por la gerencia, revisiones de los jefes de proceso, cambios en la normatividad y legislación aduanera, análisis de indicadores, en general información de los procesos de la red de procesos de la Zona Franca

ACCIONES PREVENTIVAS (Véase el procedimiento PR-DC-10): Establecer los parámetros y criterios para el establecimiento de acciones preventivas en Zona Franca de Bogotá S.A., con el fin de determinar acciones que permita prevenir la ocurrencia de no conformidades potenciales que permitan el mejoramiento y fortalecimiento del sistema de gestión de la calidad. La información de entrada de este procedimiento puede ser cualquiera de estas fuentes (resultado de auditorías internas, medición de satisfacción de usuarios, revisiones por la gerencia, revisiones de los jefes de proceso, análisis de indicadores de proceso, panorama de riesgos etc.),

Las acciones preventivas pueden quedar registradas en el formato correspondiente y/o en los planes de mejoramiento del año o planes de mejoramiento puntuales y /o documentos de calidad.

PRODUCTO/SERVICIO NO CONFORME (Véase el procedimiento PR-DC-05): Se establece la metodología para la identificación y control de los productos/servicios no conformes.

CLIENTE Toda la organización y el cliente final o usuario


Gestión de Calidad

MANUAL DE CALIDAD


RECURSOS (Equipos, software, cargos involucrados, infraestructura requerida para la ejecución del

proceso)


HUMANOS DOCUMENTOS EXTERNOS La autoridad de este proceso es: Subgerencia de Desarrollo organizacional por delegación de la Presidencia y/o Gerencia. La responsabilidad de: - Creación de los documentos del sistema: Cada gerencia / dirección y/o jefe de proceso y/o

Colaborador que desarrolla las funciones. - Preservación de los registros: Cada gerencia o jefe de proceso y/o Subgerencia de

Tecnología de la información. - Actualización de los documentos por cambios en la normatividad externa: Gerencia, y/o

Subgerencia de Operaciones y/o el Director de Operaciones. - Realización de las auditorias: grupo de auditores internos - Coordinar y planear la realización del programa de auditorías: Auditor Líder - Presentación del informe de auditorías a la Presidencia /Gerencia: Auditor Líder - Determinar acciones de mejoramiento de acuerdo al resultado de las auditorias: Jefe de cada

proceso. - Analizar resultados de Acciones correctivas y preventivas: Subgerencia de Desarrollo

Organizacional

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4.1 Requisitos Generales 4.2 Requisitos de la Documentación. 4.2.2 Manual de Calidad 4.2.3 Control de los Documentos. 4.2.4 Control de los Registros 8 Medición Análisis y Mejora 8.2.2. Auditoría Interna 8.2.3 seguimiento y medición de los procesos 8.3. Control Servicio No Conforme 8.5.2 Acción Correctiva 8.5.3 Acción Preventiva


- Equipos de computo, herramientas tecnológicas y de comunicación, recursos económicos y software de apoyo


CONTROL DEL PROCESO GESTIÓN DE CALIDAD A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Actualización de la normatividad aduanera vigente Verificación programación y realización de planeación de auditorías Identificación de situaciones substandar y oportunidades de mejora

Verificación de desarrollo de las actividades y procedimientos implementados para el Sistema de Gestión de Calidad

Verificación del cumplimiento de las actividades desarrolladas por el Sistema de Gestión de Calidad (cumplimiento de procedimientos, de cronograma de auditorías internas, seguimiento a la eficacia y estado de acciones correctivas y preventivas)



Planificación y responsabilidad de la dirección

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PROPÓSITO La Presidencia de la Zona Franca de Bogotá S.A. planea dirige y controla estratégicamente la organización, suministrando los recursos necesarios para su operación, asegurando el mejoramiento de su eficacia. Sobre la base de un ejercicio de planeación estratégica establece: Los objetivos corporativos y las estrategias integradas por cada proceso, de este ejercicio se desprenden una política de calidad, con sus respectivos objetivos de calidad. Las revisiones del sistema y el cumplimiento de las metas corporativas se realizan verificando los diferentes indicadores de gestión, cumplimiento de los procedimientos a la vez que el análisis de estos resultados permiten planificar las acciones para alcanzar de una forma metodológica los objetivos de la Zona Franca.

RESPONSABLE DEL PROCESO Presidencia y/o Gerencia

ENTRADAS Necesidades y expectativas de los clientes, la organización, los socios, la comunidad y las demás partes interesadas. requisitos legales y reglamentarios aplicados a los servicios que presta la organización, cambios que afectan la integridad del sistema de Gestión de calidad, informes de auditorías internas y externas

DESCRIPCIÓN COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN El compromiso de la alta dirección para la implementación, desarrollo y mejoramiento continuo del sistema de calidad se evidencia así: Mediante el establecimiento de la política y los objetivos de calidad, que aseguran la búsqueda

del mejoramiento continuo y la satisfacción de nuestros usuarios. Mediante las revisiones por la Presidencia /Gerencia descritas en PR-DC-09. Asegurando las disponibilidades de los recursos en los planes de mejoramiento y en el

presupuesto. Verificando el cumplimiento de los planes de mejoramiento mediante la información

consolidada que presenta el Subgerente de Desarrollo Organizacional Alcanzando las metas corporativas de la Zona Franca de Bogotá S.A.

SALIDAS

Política y objetivos revisados, Matriz de eficacia, informe de revisión por la dirección (elementos de entrada), planes de acción, presupuesto para el mantenimiento del sistema




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PROVEEDORES Todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad

DESCRIPCIÓN (Continuación) PLANIFICACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE LA CALIDAD Los objetivos de la Calidad son consistentes con la política de calidad y están alineados con las metas corporativas. La alta dirección asegura en su plan estratégico que:

a) Se cumplen los requerimientos del elemento Numeral 4.1 Requisitos Generales del Sistema de Gestión de la Calidad de la norma ISO 9001 versión 2.008 y los objetivos de calidad. El cumplimiento de objetivos en los procesos de Operación y Administración se delega a la Gerencia – Subgerencias y al Director /Coordinador de Servicios Administrativos.

b) Se mantiene la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad cada vez que se efectúan cambios, gracias al control y revisión del comité de calidad quien aprueba los cambios y supervisa su implantación. Por otra parte la organización realiza planes de mejora de acuerdo al análisis de los reclamos, servicios no conformes y resultados de la medición de satisfacción de los clientes. Esto permite realizar mejoras controladas y que aseguren la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad de la organización

PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACION DEL SERVICIO

La ZONA FRANCA DE BOGOTA S.A. es una organización cuya función es prestar el servicio como Usuario Operador de una Zona Franca.

a) Los Objetivos de la calidad del servicio se planifican y controlan desde el Plan de Calidad del proceso de Operaciones.

b) El servicio que se presta a los usuarios está determinado y descrito en cada uno de los procedimientos de operaciones de acuerdo al régimen aduanero.

c) Las actividades de seguimiento al servicio prestado se realizan desde las variables de Confiabilidad, Oportunidad y Servicio al Cliente y se monitorean en el plan de calidad y los indicadores de gestión,

d) Todo servicio queda registrado en los formatos establecidos o en el programa PICIZ

CLIENTE

Todos los procesos del Sistema de gestión de calidad



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La planificación del servicio se realiza con base en lo establecido en los procedimientos documentados de cada uno de los procesos y en el plan de calidad del área de operaciones todo lo anterior de acuerdo a la normatividad aduanera vigente.

Cuando un usuario solicite un requerimiento especial este es analizado con base en la reglamentación aduanera vigente y de ser viable se desarrolla. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas a toda la organización a través de la matriz de responsabilidad de la organización. COMUNICACIÓN INTERNA

La Presidencia y/o Gerencia asegura que se tienen establecidos los procesos apropiados de comunicación dentro de la organización para asegurar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.

- Durante la inducción a cada nuevo colaborador se le explica claramente el manejo de la comunicación al interior de la organización.

Los aspectos más significativos que se comunican a los colaboradores a través de los medios internos son: Política de Calidad, Objetivos de Calidad, Requisitos de los clientes. Procedimientos de su proceso, Procedimiento de quejas y reclamos, Procedimiento de servicios no conformes. Política de Seguridad, Política de Alcohol y Drogas. Reglas de Conducta - Disposiciones Legales. Código de Ética- Valores Corporativos.



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DESCRIPCIÓN (Continuación) En la organización están establecidos los comités como espacio de comunicación en procesos específicos: Reunión Comité Gerencia Reunión Gestión Calidad Reunión Operaciones Reunión Grupos Primarios y/o de área En la organización existen los siguientes medios y/o canales de comunicación: Correo electrónico, Intranet, Carteleras Los canales formales de comunicación en cuanto a temas de calidad son inherentes al organigrama de la empresa en forma descendente como ascendente (véase organigrama) COMUNICACIÓN EXTERNA La Presidencia y/o Gerencia asegura que se tienen establecidos los procesos apropiados de comunicación con los Usuarios y/o Clientes potenciales, Autoridades Aduaneras y proveedores para asegurar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.

Los miembros de la organización pueden informar y canalizar la información de los usuarios o de los procesos como son información sobre el servicio, consultas, atención de pedidos y retroalimentación utilizando: Comunicación Directa con los colaboradores de la organización Cartillas de Calificación de Usuarios Proceso de Inducción a Usuarios Procedimiento de Reclamos Comunicaciones Internas Correo



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REPRESENTANTE DE LA GERENCIA

La alta dirección designó a un miembro de la dirección de la organización, La Subgerencia de Desarrollo Organizacional con responsabilidad y autoridad para:

Asegurar que se establecen, implantan y mantienen procesos mencionados para el Sistema de Gestión de la Calidad.

Informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora.

Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos de los clientes en todos los niveles de la organización.

ENFOQUE AL CLIENTE

Las necesidades, expectativas del cliente se determinan en la calificación de usuarios, se controlan en todos los procesos y se da tratamiento en forma personalizada a las inquietudes o asesorías solicitadas por los usuarios. Los requerimientos de la operación de cada usuario son evaluados dentro del marco de la Normatividad Aduanera. Las necesidades de los usuarios son tratadas como requisitos y se satisfacen mediante los procesos de Operación y Administración de la ZONA FRANCA DE BOGOTA S.A. o en las Zonas Francas Permanentes en donde Zona Franca de Bogotá es Usuario Operador

Periódicamente se realizan mediciones de la satisfacción del cliente mediante el instrumento de la encuesta buscando descubrir las debilidades y fortalezas del servicio, con la interpretación de estos resultados se toman acciones correctivas y preventivas que permiten el mejoramiento continuo de la Operación y la Administración.



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REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN:

La Dirección y el Comité de Calidad de la organización lleva a cabo revisiones del Sistema de Gestión de la Calidad por lo menos una vez al año (PR-DC-09), como entrada al proceso de planificación, con el objetivo de detectar las oportunidades de mejoramiento y los riesgos potenciales y dejar consignado en los planes de mejoramiento, acciones, recursos, responsables y presupuestos que permitan la puesta en marcha de soluciones que mejoren el servicio y aseguren la Calidad.

La información de entrada para revisión por la dirección incluye: Los resultados de las Auditorías externas y/o internas de Calidad. La retroalimentación de los clientes. El desempeño de los procesos y la conformidad del servicio. El estado de acciones correctivas y preventivas. Seguimiento al estado de las revisiones anteriores. Los cambio que afecten el sistema de Gestión de la Calidad. Las recomendaciones para la mejora.

Como resultado de las revisiones por la Gerencia se determinan acciones concretas para: Mejorar el Sistema de Calidad y sus Procesos Mejoras al servicio de acuerdo con los resultados de las reales necesidades determinadas con

el cliente. Gestión y generación de recursos financieros y técnicos Gestión de presupuesto para los procesos de Talento Humano.

MEJORA CONTINUA:

Los aspectos en los cuales está centrado el mejoramiento de la Zona Franca de Bogotá son Oportunidad, Confiabilidad y Servicio al Cliente. En los servicios de la Operación y la Administración. Para tomar acciones de mejoramiento la organización está en constante medición de sus procesos: - Los indicadores de gestión son una herramienta de análisis que se utiliza para ver la tendencia

del proceso y buscar acciones de mejoramiento o ajustando los indicadores cuando las metas se han alcanzado.



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- La revisión y análisis de la estadística de no Conformes generan acciones preventivas y/o correctivas - La revisión y análisis de las quejas y reclamos genera acciones preventivas y/o correctivas - La medición de satisfacción de clientes genera acciones de mejoramiento

SEGUIMIENTO Y MEDICION:

La organización realiza seguimiento a los procesos del sistema de calidad en la operación y la administración. Este análisis de datos está basado en indicadores de gestión y los indicadores generales de desempeño por procesos.





La autoridad de este proceso es: de la Presidencia y/o Gerencia La responsabilidad de: - El Subgerente de Desarrollo Organizacional y el comité de calidad son

responsables de presentar los proyectos de planeación. - El Subgerente de Desarrollo Organizacional es el responsable de coordinar la

revisión de la Gerencia con todos los procesos. - Cada gerencia de proceso o jefe de proceso es responsable de presentar la

información requerida para la revisión por la dirección.

Norma ISO 9001:2008 numerales: 5. Responsabilidad de la Dirección 5.1 Compromiso de la Dirección 5.3. Política de Calidad 5.4 Planificación 5.4.1. Objetivos de Calidad 5.4.2 Planificación del sistema de Gestión de Calidad. 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación. 5.6 Revisión por la Dirección. 6. Gestión de recursos. 6.3. Infraestructura 7.1 Planificación de la realización del producto. 8.5 Mejora


- herramientas tecnológicas, financieras y de comunicación Véase documentos asociados al final del presente Manual

CONTROL DEL PROCESO PLANIFICACIÓN Y RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Definición de los objetivos Estratégicos de la compañía. Planes de Mejoramiento.

Cumplimiento de los planes de mejoramiento Cumplimiento de las metas corporativas.



Objeto, Alcance y campo de aplicación

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PROPÓSITO

A. OBJETIVO Y ALCANCE Operación en las zonas Francas Permanentes Especiales de:

Pepsico Alimentos ZF. LTDA. Colombina del Cauca S.A.

BIO D S.A. Celsia S.A. ESP

Refinería de Cartagena S.A. Protisa Colombia S.A.

Cervecería del Valle S.A.

Productos Familia Cajica S.A.S.

Bioenergy Zona Franca S.A.S.

Praxair Gases Industriales Ltda.

Sociedad Portuaria Regional de Barranquilla S.A

Fundación Fosunab

Alimentos Nariño S.A.

Vidrio Andino S.A

Compañía Operadora Clínica Hispanoamérica S.A.S

Extractora la Gloria S.A.S.

Zona Franca industrial Colmotores S.A.S. "ZOFICOL S.A.S."

Medical Duarte ZF S.A.S.

Termotasajero Dos S.A. E.P.S.

Fundación Cardiovascular de Colombia S.A.S.

Sociedad Portuaria Puerto Nuevo S.A.

Tablemac MDF S.A.S.

Puerto Brisa Puerto Mamonal

Sykes Fresenius Medical Care

Operación de la Zona Franca Permanente del Cauca

El sistema de gestión de calidad pretende fundamentalmente, satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes, así como la concientización del personal frente a la cultura de

7.1. OBJETO, ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION

7 ZONAS FRANCAS PERMANENTES Y PERMANENTES ESPECIALES

Objeto, Alcance y campo de aplicación

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calidad en la organización, principios que se declaran en la política de calidad (véase Capítulo 3), teniendo en cuenta los procesos de mejora continua. Para la Sección 7 (Zonas Francas Permanentes y Permanentes Especiales) se siguen los requerimientos de la norma NTC - ISO 9001 versión 2008. B. EXCLUSIONES Las operaciones desarrolladas en las ZONAS FRANCAS PERMANENTES Y PERMANENTES ESPECIALES mencionadas en el literal A del actual capitulo, no incluyen disposiciones para el diseño y desarrollo (numeral 7.3. norma ISO 9001) debido a que el servicio de operación prestado por cada una de ellas es dictaminado por la Ley (Legislación Aduanera Decreto 2685 de 1999 y Resolución 4240 de 2000 con sus respectivas modificaciones). Así mismo, no incluye Compras (numeral 7.4. de la norma ISO 9001:2008) ya que los bienes o servicios requeridos por el proceso de operación que afecta el sistema de gestión de la calidad en las Zonas Francas Permanentes y Permanentes Especiales son asumidas por los usuarios industriales de bienes y/o servicios (Zonas Francas Permanentes Especiales) o por la copropiedad (Zona Francas Permanentes)


Directrices Generales

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PROPÓSITO A. UBICACIÓN GEOGRAFICA

Las Zonas Francas Permanentes Especiales se encuentran ubicadas así:

- Pepsico Alimentos ZF Ltda.: Municipio de Funza - Vereda la Florida corredor industrial km 3 Funza

- BIO D S.A.: Municipio de Facatativá en la Vereda Mansilla terminal de combustibles de mansilla Facatativá planta Ecopetrol.

- Refinería de Cartagena S.A.: Mamonal Km 10 vía pasacaballos (Cartagena- Bolívar) - Cervecería del Valle S.A.: Calle 15 número 25A-37 autopista Cali – Yumbo (Valle del

Cauca) - Colombina del Cauca S.A.: Parque industrial el paraíso km 2 vía San Julián Santander de

Quilichao - Cauca - Celsia S.A. ESP: Vía 40 no. 85-555 Barranquilla- Atlántico - Protisa Colombia S.A.: Kilometro 45 autopista norte Bogotá Tunja Vereda San Martín –

Cundinamarca. - Productos Familia Cajica S.A.S.: kilómetro 7.5 Vía Cajicá – Zipaquirá (Cundinamarca). - Praxair Gases Industriales Ltda.: Tocancipá, zona industrial de la vereda Tibitó sobre el

corredor industrial a 2 kilómetros de la autopista Briceño- Sogamoso, parque industrial Gran Sabana P.H. unidad privada 62 (Cundinamarca).

- Bioenergy Zona Franca S.A.S.: Kilómetro 43 vía Puerto López – Puerto Gaitán - Sociedad Portuaria Regional de Barranquilla S.A.: Calle 1 carrera 38 Orilla del rio –

Barranquilla – Atlántico. - Fundación Fosunab.: Calle 158 # 20-95 Barrio Palomas Floridablanca Santander - Compañía Operadora Clínica Hispanoamérica S.A.S.: Se encuentra ubicada en la

carrera 30 No 17-38 Parque Infantil Pasto – Nariño. - Vidrio Andino S.A.: Kilometro 6.5 vía Soacha Mondoñedo - vereda canoas. - Alimentos Nariño S.A. Carrera 3 No 4-75 Barrio El Charco, Ipiales – Nariño. - Extractora la Gloria S.A.S. 5.6 Kilómetro al Occidente de la Mata – Vía Población de la

Gloria - Cesar. - Zona Franca industrial Colmotores S.A.S. “Zoficol S.A.S.”: Calle 56 A sur No. 33 – 53

Bogotá - Tablemac MDF S.A.S.: Vía Hatillo Barbosa km 1.3 antes de la cabecera municipal Barbosa

Antioquia. - Sociedad Portuaria Puerto Nuevo S.A.: kilómetro 10 vía Ciénaga - Santa Marta.

Magdalena - Termotasajero Dos S.A. E.P.S.: Vereda Puente Zulia. San Cayetano – Norte de

Santander - Medical Duarte ZF S.A.S.: Calle 11 A No. 1 E – 135 Cúcuta – Norte de Santander

7.2. DIRECTRICES GENERALES



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- Fundación Cardiovascular de Colombia S.A.S.: Finca casa la loma km. 7 Vía

Piedecuesta - Floridablanca, Vereda Mensuli - Fresenius Medical Care Servicio Renal S.A.S.: Calle 14 # 1-37 barrio la playa - Cúcuta -

Norte de Santander - Puerto Brisa S.A..: Dibulla Guajira Km 22 Via palomino Riohacha – Guajira - Puerto Mamonal S.A.: Zona industrial de mamonal km 7 Terminal Marítimo Cartagena

Bolivar.

- Sykes Colombia S.A.S..: Carrera 67B # 48 - 07 Piso 3 Barranquilla barrio modelo Barranquilla – Atlántico.

La Zona Franca Permanente del Cauca se encuentra ubicada en la vía Puerto Tejada al Ingenio La Cabaña

B. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Dentro del sistema de Gestión de Calidad de Zona Franca Bogotá S.A. se han definido líneas de autoridad por direcciones, que establecen la dependencia y conductos regulares de comunicación entre los diferentes departamentos, como lo muestra el organigrama de la empresa. Estas líneas de comunicación incluyen al personal que labora en las diferentes Zonas Francas Permanentes y Permanentes Especiales. Las responsabilidades aplicables a todo el personal se encuentran estipuladas en los perfiles y descripciones de cargo. C. COMPROMISO GERENCIAL

La alta dirección de ZONA FRANCA BOGOTÁ S.A., se encuentra comprometida con el desarrollo y la implementación del sistema de gestión de calidad incluyendo la operación en las Zonas Francas Permanentes Especiales y la Operación de la Zona Franca del Cauca, promueve la participación de todo el personal hacia el mejoramiento continuo, para lograr la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes, cumpliendo oportunamente con el suministro de productos y servicios altamente competitivos.

Así mismo, genera los recursos necesarios para el desarrollo de la operación, que nos permiten afianzar la confianza de nuestros clientes que son nuestro mayor activo. D. POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD

La Política de Calidad establecida por Zona Franca Bogotá es aplicable al proceso de operación de las Zonas Francas Permanentes Especiales y de la operación y administración de la Zona Franca del Cauca.



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VERSIÓN: 08 Vigencia:02/02/15 PÁGINA: 3 DE: 3

De los Objetivos de Calidad establecidos por Zona Franca Bogotá aplican para el proceso de operación de las Zonas Francas Permanentes Especiales y de la Zona Franca Permanente del Cauca los siguientes:

Asegurar el cumplimiento de las normas del Régimen Franco. Asegurar que los servicios prestados se ajusten a las necesidades de nuestros clientes. Mantener personal motivado y competente dentro de la organización


Sistema de Gestión de Calidad

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PROPÓSITO La Red de procesos establecida por Zona Franca Bogotá, descrita en las páginas 1 y 2 (capitulo 5) del presente Manual describe los procesos Operativos, del centro de servicios corporativos y control y mejora, de los cuales para las Zonas Francas Permanentes y Permanentes Especiales aplican los siguientes:

PROCESOS OPERATIVOS

Calificación del usuario: No Aplica para las Zonas Francas Permanentes Especiales ya que son calificadas por medio de resolución emitida por la DIAN), Para las Zonas Francas Permanentes (véase la descripción en el Capítulo 6 subcapítulo 6,1, del presente manual).

Instalación Operativa: Aplica para las Zonas Francas Permanentes Especiales (Véase caracterización procesos Zonas Francas Permanentes Especiales capítulo 7 subcapítulo 7.4.) Para las Zonas Francas Permanentes (véase la descripción en el Capítulo 6 subcapítulo 6.2., del presente manual).

Instalación y/o Adecuación Física: No Aplica para las Zonas Francas Permanentes Especiales debido a que estas cuentan con un área geográfica calificada por la DIAN en cualquier lugar del Territorio Aduanero Nacional según el caso. No aplica para la Zona Franca del Cauca (ya o que este servicio es prestado por la Copropiedad de la Zona Franca del Cauca).

Prestación de Servicios operativos: En las Zonas Francas Permanentes Especiales aplica de acuerdo a los procedimientos establecidos en cada una de ellas. Véase capítulo 7 subcapítulo 7.4. caracterización procesos ZFPE Para las Zonas Francas Permanentes (véase la descripción en el Capítulo 6 subcapítulos 6.4.y 6.5. del presente manual).

Prestación de Servicios administrativos: No aplica para las Zonas Francas Permanentes Especiales.

Para los equipos de seguimiento y medición, el cliente es el responsable de garantizar la calibración, ajuste, identificación protección y mantenimiento de los equipos de seguimiento y medición.

7.3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD



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El Coordinador Regional en conjunto con el funcionario del usuario operador que ejerce el rol de líder de proyecto es el responsable de verificar el estado de calibración y garantizar que el cliente entregue los soportes necesarios de la misma, en los periodos y tiempos establecidos (numeral 7.6. norma ISO 9001:2008).

No aplica para la Zona Franca Permanente del Cauca (ya o que este servicio es

prestado por la Copropiedad de la Zona Franca del Cauca).

PROCESOS DEL CENTRO DE SERVICIOS CORPORATIVOS, CONTROL Y MEJORA Y GERENCIALES

Los procesos del centro de servicios corporativos, Control y mejora y Gerenciales están centralizados en Zona Franca Bogotá y aplican para las Zonas Francas Permanentes y Permanentes Especiales a excepción de las compras, que como ya se mencionó no aplica en ninguna Zona Franca Permanente Especial, en la Zona Franca Permanente del Cauca las compras que tienen que ver con el mantenimiento de la Zona son realizadas por las diferentes copropiedades. Los colaboradores que desarrollan las actividades propias del proceso de prestación de servicios operativos en las diferentes Zonas Francas Permanentes y Permanentes Especiales siguen el proceso de contratación establecido por Zona Franca de Bogotá cumpliendo con las competencias requeridas de acuerdo a los perfiles establecidos por la organización. En las Zonas Francas Especiales es el usuario calificado quien proporciona la infraestructura y el ambiente de trabajo necesario para el desarrollo de las actividades. (Numeral 6.2., 6.3. y 6.4. norma ISO 9001:2008)


Caracterización Procesos ZFPE

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A. INSTALACION OPERATIVA ZFPE

PROPÓSITO Instalar eficientemente al nuevo usuario de la Zona Franca Permanente Especial capacitándolo para que pueda realizar sus operaciones, utilizando como herramienta el sistema PICIZ WEB, e implementando y aplicando los procedimientos propios de su operación, dentro del marco legal vigente.

RESPONSABLE DEL PROCESO Subgerente Nacional de Zonas Francas

ENTRADAS Contrato de prestación de servicios u oferta mercantil aceptada

DESCRIPCIÓN Una vez se ha realizado la negociación con el usuario, y se genera el acta de inicio de actividades correspondiente, el Subgerente Nacional de Zonas Francas y/o Director Regional y/o Coordinador Regional y/o funcionario del usuario operador que ejerce el rol de líder de proyecto coordinan con el usuario calificado los talleres de capacitación en el Régimen Aduanero y en temas propios de la operación, el área de Tecnología e Informática crea la instancia y la clave del administrador del sistema PICIZ WEB. El administrador del sistema asigna las claves para el usuario industrial y el usuario operador. El Coordinador Regional y/o funcionario del usuario operador que ejerce el rol de líder del proyecto realiza y/o coordina la capacitación en la herramienta piciz web. La instalación operativa de la Zona Franca Permanente Especial incluye el acompañamiento en la elaboración de las matrices insumo producto dentro del módulo Usuario Zona Franca del Sistema PICIZ WEB cuando aplique.

SALIDAS Usuario instalado operativamente, usuario capacitado para operar el sistema PICIZ WEB

PROVEEDORES Usuario Calificado

CLIENTE Proceso de prestación de servicios operativos y la satisfacción de los clientes, medición análisis y mejora.

7.4. CARACTERIZACIÓN PROCESOS ZFPE



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La autoridad de este proceso es: Subgerente Nacional de Zonas Francas y/o Director Regional, el Coordinador Regional y/o Líder de proyecto. La responsabilidad de: - Capacitar operativamente al usuario: Subgerente Nacional de Zonas Francas y/o

Director Regional y/o Coordinador Regional y/o funcionario del usuario operador que ejerce el rol de Líder de proyecto.

- Crear instancia de Zona franca Permanente Especial y asignar claves de administrador al Coordinador Regional : Colaborador de sistemas

- Asignar claves al usuario operador: Administrador cuenta - Asignar claves usuario Calificado: Administrador cuenta.

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 7.2. Procesos relacionados con el cliente 7.2.1. Determinación de los requisitos relacionados con el producto 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o Servicio 7.5.1 Producción y prestación del servicio 8. Medición Análisis y Mejora Legislación Aduanera: Ley 1004 de 2005 Resolución 4240 de 2000 con sus modificaciones y adiciones Decreto 2685 de 1999 con sus modificaciones y adiciones


- Recursos humanos y financieros, herramientas tecnológicas (software de piciz WEB), equipos de cómputo, y herramientas de comunicación.


CONTROL DEL PROCESO INSTALACIÓN OPERATIVA (ZFPE) A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Contrato de Prestación de servicios u oferta mercantil – Negociación ZFB- ZFPE

Capacitación de procedimientos y manejo del aplicativo PICIZ WEB

Evaluar al usuario en su capacidad de operar PICIZ WEB




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B. PRESTACIÓN DE SERVICIOS OPERATIVOS PARA LAS ZONAS FRANCAS PERMANENTES ESPECIALES.

- INGRESOS

PROPÓSITO Realizar un control eficiente y eficaz de los ingresos de mercancía que viene consignada al usuario industrial de bienes y/o servicios dentro de las Zonas Francas Permanentes Especiales, acorde con el marco legal vigente, que permita a los mismos realizar sus procesos productivos de una forma eficiente.

RESPONSABLE DEL PROCESO Funcionario del usuario operador que ejerce el rol de Líder de proyecto- colaboradores de operaciones

ENTRADAS Documentación de ingreso de carga (mercancía)- inicia la prestación del Servicio Operativo

DESCRIPCIÓN Dependiendo de la naturaleza del negocio, varía el proceso de ingreso de mercancía en las diferentes Zonas Francas Permanentes Especiales. Los equipos de seguimiento y medición requeridos para el control de la operación se ajustan a la actividad desarrollada por cada una de ellas.

El servicio que se presta en el proceso de ingreso de mercancías se verifica mediante el uso de procedimientos específicos establecido para cada una de las Zonas Francas Permanentes Especiales, con base en la legislación aduanera para el régimen franco donde se definen los criterios específicos para la prestación del servicio de ingreso.

Los documentos de la operación (Propiedad del cliente) son digitalizados y conservados en el aplicativo PICIZ WEB (en los proyectos que aplique) como soportes de las operaciones autorizadas.

Nota. Cuando sea procedente en cada uno de los procedimientos establecidos por las Zonas Francas Permanentes Especiales en donde la mercancía ingresa en medio de transporte, se especifica si el mismo es pesado con o sin conductor.

Se puede describir a nivel general el proceso de ingreso de mercancía así:

El colaborador del usuario operador revisa la documentación presentada y si está acorde la ingresa al módulo correspondiente en el sistema piciz, si se presenta alguna inconsistencia es responsabilidad del usuario operador reportarla ante la DIAN.

SALIDAS

Aprobación de Formularios de Ingreso y cargue de

inventario al usuario.

PROVEEDORES

Usuario Calificado CLIENTE Proceso de operación de salida Satisfacción del cliente Medición análisis y mejora.



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Una vez es autorizado el ingreso de la mercancía por parte del funcionario del usuario operador, el usuario calificado procede a descargarla del módulo correspondiente y a digitalizar o a archivar el FMM. El funcionario del Usuario operador aprueba y ejecuta el formulario e ingresa la información al Sistema informático aduanero (si se requiere).





La autoridad de este proceso es: Funcionario del Usuario operador que ejerce el rol de líder de Proyecto

La responsabilidad de: - Revisar documentos soporte de la operación : : Colaborador de Operaciones

- Autorizar ingreso aduanero : : Funcionario de Operaciones

- Inspección de seguridad física en vehículos vacíos : Guardia o responsable asignado (cuando sea procedente)

- Pesar vehículo con carga : : Colaborador de Operaciones (cuando sea procedente)

- Inspeccionar y/o pesar carga: : Colaborador de Operaciones (cuando sea procedente)

- Reportar inconsistencias: : Colaborador de Operaciones

- Pesar vehículo vacío : : Colaborador de Operaciones (cuando sea procedente) - Autorizar salida vehículo vacío: : Colaborador de Operaciones (cuando sea

procedente) - Aprobar y Ejecutar FMM en PICIZ : : Colaborador de Operaciones

Ingresar datos de la carga recibida en los sistemas informáticos aduaneros: Colaborador de operaciones.

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 7. Realización del servicio 7.1. Planificación de la realización del producto 7.5.1 Control de la Producción y prestación del servicio 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 8. Medición Análisis y Mejora. 8.2.3 Seguimiento y Medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del servicio 8.3. Control de Producto No Conforme Legislación Aduanera: Ley 1004 de 2005 Decreto 2685 de 1999 con sus modificaciones y adiciones Resolución 4240 de 2000 con sus modificaciones y adiciones



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- Equipos de cómputo, software piciz web, Sistemas informáticos aduaneros y demás herramientas Tecnológicas y de comunicación


CONTROL DEL PROCESO PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE INGRESO (ZFPE) A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Recibir los documentos soportes de la carga que pretende ingresar a la Zona Franca.

Revisar documentos soportes de ingreso. Verificar la consignación o el endoso del documento de transporte al usuario de la ZFPE Pesar todos los vehículos con carga (si aplica según la Zona) Verificación del peso en báscula Vs peso consignado en el documento de transporte (Si aplica según la Zona). Inspeccionar aleatoriamente la mercancía (Según Zona) Inspeccionar aleatoriamente los reempaques (para las zonas francas en que aplique). Reportar inconsistencias en el formato de inventario e inconsistencias.

Operación de ingreso aprobada o rechazada.




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- SALIDAS PROPÓSITO Garantizar el retiro de mercancías de las diferentes Zonas Francas Permanentes Especiales, con operaciones controladas dentro del marco legal y aduanero, de tal forma que los usuarios de bienes y/o servicios operen eficientemente.

RESPONSABLE DEL PROCESO Funcionario del Usuario operador que ejerce el rol de Líder de proyecto – colaboradores operaciones

ENTRADAS Formularios de Ingreso y cargue de inventario al usuario.

DESCRIPCIÓN Dependiendo de la naturaleza del negocio, varía el proceso de salida de mercancía en las diferentes Zonas Francas Permanentes Especiales. Los equipos de seguimiento y medición requeridos para el control de la operación se ajustan a la actividad económica desarrollada por cada una de ellas. El servicio que se presta en el proceso de salidas de mercancías se verifica mediante el uso de procedimientos específicos establecido para cada una de las Zonas Francas Permanentes Especiales, con base en la legislación aduanera para el régimen franco donde se definen los criterios específicos para la prestación del servicio de salida, las personas que prestan el servicio son calificados para esta actividad.

La propiedad del cliente que se recibe en la operación de las Zonas Francas Permanentes Especiales es únicamente documental, específicamente soportes de la operación de cada usuario.

Nota. Cuando sea procedente en cada uno de los procedimientos establecidos por las Zonas Francas Permanentes Especiales en donde la mercancía sale en medio de transporte, se especifica si el mismo es pesado con o sin conductor.

Se puede describir a nivel general el proceso de salida de mercancía así:

El usuario calificado elabora el FMM en el sistema piciz y es un funcionario del usuario operador quien revisa la documentación enviada por este,

SALIDAS

Formulario de Movimiento de Mercancías aprobado, un descargue de inventario, Ejecución de Formulario.

PROVEEDORES Proceso de prestación de servicios operativos de ingreso

CLIENTE Proceso de

satisfacción de los clientes Proceso medición análisis y mejora .



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DESCRIPCIÓN (Continuación) Si la información está acorde procede a autorizar la salida de la mercancía. En todos los casos que el funcionario del usuario operador determine que se realice inspección física a la mercancía, se deja registro. Finalmente, el FMM es ejecutado.





La autoridad de este proceso es: Funcionario del Usuario operador que ejerce el rol de líder de Proyecto.

La responsabilidad de: - Revisar documentos soporte de la operación: Colaborador de Operaciones

- Aprobar y enviar inspecciones físicas aleatorias: Colaborador de Operaciones (cuando sea procedente)

- Ejecutar formulario : Colaborador de Operaciones, - Pesar: : Colaborador de Operaciones/Usuario calificado y autorizar salida del

vehículo: Colaborador de Operaciones - Enviar inspecciones cuando hay inconsistencia en peso : Colaborador de

Operaciones - Inspeccionar la mercancía : Colaborador de Operaciones

Norma ISO 9001:2008 numerales: 4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 7. Realización del servicio 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2. Procesos relacionados con el cliente 7.5.1 Control de la Producción y prestación del servicio 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 8. Medición Análisis y Mejora. 8.2.3 Seguimiento y Medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del servicio 8.3. Control de producto No Conforme Legislación Aduanera: Ley 1004 de 2005 Decreto 2685 de 1999 con sus modificaciones y adiciones Resolución 4240 de 2000 con sus modificaciones y adiciones



MANUAL DE CALIDAD



- Equipos de cómputo, recurso humano, software piciz web, Sistemas informáticos aduaneros y demás herramientas tecnológicas y de comunicación


CONTROL DEL PROCESO PRESTACION SERVICIOS OPERATIVOS DE SALIDA (ZFPE) A LA ENTRADA DURANTE EL PROCESO A LA SALIDA

Revisar documentos soportes de SALIDA. Pesar todos los vehículos con carga

Inspeccionar aleatoriamente las salidas de mercancías Reportar inconsistencias en el formato de inventario e inconsistencias. Aprobación del formulario de salida de mercancías contra los documentos soportes para su aprobación. Auditorias especificas cuando se requiera

Ejecutar el FMM de SALIDA Garantizar que la documentación del usuario se digitalice y conserve adecuadamente además de velar por la confiabilidad de la información




MANUAL DE CALIDAD


En las Zonas Francas Permanentes y Permanentes Especiales se maneja la estructura documental establecida para Zona Franca Bogotá S.A. (véase procedimiento de Control de documentos y registros PR-CA-01 con sus anexos) e instructivo PR-CA-08 Elaboración y Modificación de Documentos

Por ser parte del proceso de operación establecido por Zona Franca Bogotá, se mantiene las mismas directrices en lo que a la responsabilidad de la Dirección se refiere. Véase capítulo 6 numeral 6.13. La organización busca el mejoramiento continuo tanto en Zona Franca Bogotá, en su extensión en el aeropuerto el Dorado así como en las Zonas Francas Permanentes y Permanentes Especiales a través de la aplicación de los procesos y su control y para ello utiliza según se requiera: Actividades de seguimiento del sistema de calidad: Procedimiento Auditorías internas de calidad (PR-CA-02), Actividades de prevención y corrección: Procedimientos de Acciones correctivas y Acciones preventivas (PR-CA-05, PR-CA-06) Actividades de control de la calidad del producto: Procedimiento “Control de servicio y producto no conforme” (PR-CA-04) Además de esto se realizan encuestas de satisfacción de nuestros clientes y se aplican otros procedimientos e instructivos de trabajo tendientes a mejorar el funcionamiento del sistema, se siguen requerimientos de la norma ISO 9001 versión 2008. Véase anexo. “Responsabilidades por Procesos” del sistema de calidad de Zona Franca Bogotá., en donde se fijan responsabilidades de cada área de la organización en el Sistema de Calidad.

7.5. ESTRUCTURA DOCUMENTAL

7.7. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

7.8. MEJORAMIENTO CONTINUO

ANEXO

LISTADO DE CARGOS QUE INCIDEN EN LA CALIDAD

A: AUTORIDAD E: EJECUTOR R: RESPONSABLE

PRESIDENCIA Y/O GERENCIA

D CALIDAD

D ADM CZ

GER FIN Y ADM

D GESTION HUMANA

GER JURIDICO

SUBG OP

SUBG TECN

INFORMÁT

COORD E A I,II,III

JEFE ATEN

USU. SEG / C SEG.

D. GERENCIA

MIENTO CLIENTE

4.1 A R E E E E E E E E E E E

4.2 R E E E E E E E E E E E

5.1 R E E E E E E E E E E E E


5.3 R E E E E E E E E E E E E

5.4 A R R R R E R E E E E R E

5.5 R R E E E E E E E E

5.6 R R

6.1 A E E E E E E E E E

6.2 A R R E E E E R R E E

6.3 A R R

6.4 A R R

7.1 A R R R E E E E

7.2 A R R R E E E E R

7.3 NA NA NA NA NA NA NA NA NA NA NA NA NA 7.4 A R R E E

7.5 A R E E E E E E E E

7.6 A R E

8.1 A R E E E E E E E E

8.2 A E E E E E E R


8.4 A R E E R


Página 1 de 1 Fecha actualización: Febrero de 2015

ANEXO

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES POR PROCESO

PROCESO

PRESIDENCIA Y/O GERENCIA

OPERACIONES

TECNOLOGÍA INFORMÁTICA

COPROPIEDAD

DIRECCION

CALIDAD

GESTION HUMANA

GERENCIA FINNACIERA Y ADMINISTRATI

VA

GERENCIAMIENTO CLIENTE

CALIFICACIÓN USUARIO SI SI SI

INSTALACIÓN Y/O

ADECUACIÓN FÍSICA

SI

INSTALACIÓN OPERATIVA SI


OPERATIVOS INGRESOS SI


OPERATIVOS SALIDAS SI

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

ADMINSTRATIVOS SI

GESTIÓN DE LA CALIDAD SI SI SI SI SI SI SI SI

TECNOLOGÍA DE LA

INFORMACIÓN

SI SI SI SI SI SI

FINANCIERO Y

ADMINISTRATIVO

SI

GERENCIAMIENTO AL

CLIENTE

SI SI SI SI SI

FINANCIERO Y

ADMINISTRATIVO SI

PLANIFICACIÓN Y

RESPONSABILIDAD DE LA

DIRECCION

SI

Página 1 de 1 Fecha Actualización: Febrero 2015

ANEXO

RELACIÓN CON LA NORMA ISO 9001

CONTENIDO RELACIÓN CON LA NORMA ISO 9001 TABLA DE CONTENIDO


2. OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL 1. Objeto y campo de aplicación 4.1 Requisitos Generales 4.2 Requisitos de la Documentación

3. POLÍTICA DE CALIDAD 5.3 Política de Calidad

4. OBJETIVOS DE CALIDAD 5.4.1 Objetivos de Calidad 5.1 Compromiso de la Dirección

5. RED DE PROCESOS DE LA EMPRESA 4.1 Requisitos Generales 4.2.1 Requisitos de la Documentación.

6. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS 4.1 Requisitos Generales

6.1 CALIFICACIÓN DEL USUARIO 4-2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 7.2.Procesos relacionados con el cliente 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o Servicio. 7.2.3 Comunicación con el cliente 7.5.4.Propiedad del Cliente 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos 8.3. Control del Producto No Conforme

6.2 INSTALACIÓN OPERATIVA 4-2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o Servicio 7.5.1 Producción y prestación del servicio 8. Medición Análisis y Mejora

8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos 8.3. Control del Producto No Conforme


ANEXO


CONTENIDO RELACION CON LA NORMA ISO 9001 6.3 INSTALACIÓN Y/O ADECUACIÓN FÍSICA 4.2.3. Control de documentos

4.2.4. Control de Registros 5.2. Enfoque al cliente 6.3. Infraestructura 7. Realización del producto 7.1. Planificación de la realización del producto 7.5.1. Control de la producción y de la prestación del servicio 8. Medición, análisis y mejora 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos 8.3. Control del Producto No Conforme

6.4 PRESTACIÓN DE SERVICIOS OPERATIVOS INGRESOS

4-2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 7. Realización del servicio 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2. Procesos relacionados con el cliente 7.5.1 Control de la Producción y prestación del servicio 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 8. Medición Análisis y Mejora. 8.2.3 Seguimiento y Medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del servicio 8.3. Control de Producto No Conforme

6.5 PRESTACIÓN DE SERVICIOS OPERATIVOS SALIDAS

4-2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 7. Realización del servicio 7.1. Planificación de la realización del producto


ANEXO


CONTENIDO RELACION CON LA NORMA ISO 9001 6.5 PRESTACIÓN DE SERVICIOS OPERATIVOS SALIDAS

7.2. Procesos relacionados con el cliente 7.5.1 Control de la Producción y prestación del servicio 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 8. Medición Análisis y Mejora. 8.2.3 Seguimiento y Medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del servicio 8.3. Control de producto No Conforme

6.6 PRESTACIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

4-2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 6.3. Infraestructura 7.2.3 a) Comunicación con el cliente 7.5.1 Control de la Producción y prestación del servicio 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 7.6.Control dispositivos de seguimiento y medición 7.6.Control dispositivos de seguimiento y medición 8. Medición Análisis y Mejora. 8.2.4 Seguimiento y medición del producto. 8.3 Control de producto No Conforme


ANEXO


CONTENIDO RELACION CON LA NORMA ISO 9001 6.7 GESTIÓN HUMANA 4.2.3. Control de documentos

4.2.4. Control de Registros 5.1 Responsabilidad de la Dirección 5.3 Política de Calidad 5.5.2 Representante de la Dirección 6.2 Recursos Humanos 6.3 Infraestructura. 6.4 Ambiente de Trabajo 8.5.2. Acción Correctiva 8.5.3. Acción Preventiva

6.8 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 6.3 Infraestructura 7.1. Planificación de la realización del producto 7.5.1 Control de la Producción y prestación del servicio 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4. Propiedad del cliente 7.5.5. Preservación del producto 8.3. Control Servicio No Conforme 8.5.2. Acción Correctiva 8.5.3. Acción Preventiva

6.9 GERENCIAMIENTO AL CLIENTE 5.2 Enfoque al cliente. 7.2.3 Comunicación con el cliente. 8. Medición análisis y mejora 8.2.1 Satisfacción del Cliente. 8.4 Análisis de datos. 8.5 Mejora 8.5.1 Mejora Continua.


ANEXO


CONTENIDO RELACION CON LA NORMA ISO 9001 6.9 GERENCIAMIENTO AL CLIENTE 8.5.2.Acción Correctiva

8.5.3. Acción preventiva

6.10 FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO

4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de registros 7.2. Procesos relacionados con el cliente 7.4 Compras 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos 8.3. Control de Producto No Conforme 8.4. Análisis de datos 8.5.2.Acción Correctiva 8.5.3. Acción preventiva

6.11 MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA 8. Medición análisis y mejora. 8.2.1 Satisfacción del Cliente 8.4 Análisis de datos 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.4 Análisis de datos 8.5 Mejora 8.5.1 Mejora Continua. 8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción Preventiva

6.12 GESTIÓN DE CALIDAD 4.1 Requisitos Generales 4.2 Requisitos de la Documentación. 4.2.2 Manual de Calidad 4.2.3 Control de los Documentos. 4.2.4 Control de los Registros 8 Medición Análisis y Mejora 8.2.2. Auditoría Interna 8.2.3 seguimiento y medición de los procesos 8.3. Control Servicio No Conforme


ANEXO


CONTENIDO RELACION CON LA NORMA ISO 9001 6.12 GESTIÓN DE CALIDAD 8.5.2 Acción Correctiva

8.5.3 Acción Preventiva


5. Responsabilidad de la Dirección 5.1 Compromiso de la Dirección 5.3. Política de Calidad 5.4 Planificación 5.4.1. Objetivos de Calidad 5.4.2 Planificación del sistema de Gestión de Calidad. 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación. 5.6 Revisión por la Dirección. 6. Gestión de recursos. 6.3. Infraestructura 7.1 Planificación de la realización del producto. 8.5 Mejora

7. ZONAS FRANCAS PERMANENTES Y PERMANETES ESPECIALES

7.1 OBJETO, ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN 1. Objeto y campo de aplicación 4.1 Requisitos Generales 4.2 Requisitos de la Documentación

7.2. DIRECTRICES GENERALES 5.3. Política de Calidad 5.4. Objetivos de Calidad

7.3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 4.2.Requisitos de la documentación 4.2.1 Generalidades 4.2.2.Manual de la Calidad 4.2.3.Control de los documentos 4.2.4.Control de los registros 5.1.Compromiso de la Dirección 5.2 Enfoque al cliente


ANEXO


CONTENIDO RELACION CON LA NORMA ISO 9001 7.3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

5.5.2. Representante de la Dirección 6. Gestión de los Recursos 6.1. Provisión de recursos 6.2. Recursos Humanos 6.3. Infraestructura 6.4. Ambiente de Trabajo 7.2. Procesos relacionados con el cliente 7.2.1. Determinación de los requisitos relacionados con el producto 7.2.2. Revisión de los requisitos relacionados con el producto 7.2.3. Comunicación con el cliente 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 7.5.3. Identificación y Trazabilidad 7.5.4. Propiedad del cliente 7.6. Control dispositivos de seguimiento y medición 8. Medición, análisis y mejora 8.2.2 Auditoría Interna 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos 8.2.4. Seguimiento y medición del producto 8.3. Control del Producto No Conforme 8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción preventiva

7.4. CARACTERIZACIÓN PROCESOS ZFPE 4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2. Enfoque al cliente 7. Realización del servicio 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2. Procesos relacionados con el cliente

Página 7 de 9

Fecha actualización: Febrero de 2015

ANEXO


CONTENIDO RELACION CON LA NORMA ISO 9001 7.4. CARACTERIZACIÓN PROCESOS ZFPE

7.2.1. Determinación de los requisitos relacionados con el producto 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o Servicio 7.5.1 Control de la Producción y prestación del servicio 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 8. Medición Análisis y Mejora. 8.2.3 Seguimiento y Medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del servicio 8.3. Control de Producto No Conforme

7.5. CARACTERIZACIÓN PROCESOS ZFP 4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de Registros 5.2. Enfoque al cliente 6.3. Infraestructura 7. Realización del producto 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2.3 a) Comunicación con el cliente 7.5.1 Control de la Producción y prestación del servicio 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del cliente 7.6.Control dispositivos de seguimiento y medición 8. Medición Análisis y Mejora. 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del producto. 8.3 Control de producto No Conforme

7.6. ESTRUCTURA DOCUMENTAL 4.2. Requisitos de la documentación 4.2.3 control de los documentos 4.2.4 Control de Registros


ANEXO


CONTENIDO RELACION CON LA NORMA ISO 9001 7.7. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5. Responsabilidad de la Dirección 5.1 Compromiso de la Dirección 5.3. Política de Calidad 5.4 Planificación 5.4.2 Planificación del sistema de Gestión de Calidad. 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación. 5.6 Revisión por la Dirección. 6. Gestión de recursos. 7.1 Planificación de la realización del producto. 8.5 Mejora

7.8 MEJORAMIENTO CONTINUO 8.2.1 Satisfacción del Cliente 8.2.2 Auditoría interna 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del producto 8.4 Análisis y mejora 8.5 Mejora 8.5.1 Mejora continua 8.5.2 Acción Correctiva 8.5.3 Acción Preventiva

ANEXOS:

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA 4.1. Requisitos Generales 5.5.1. Responsabilidad y Autoridad

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES POR PROCESO

5.5. Responsabilidad Autoridad y Comunicación 5.5.1. Responsabilidad y Autoridad.


ANEXO

DOCUMENTOS ASOCIADOS

PROCESO: CALIFICACIÓN DE USUARIO

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE

PR-SO-22 Procedimiento de Calificación del usuario. Gerencia General

PR-SO-17 Procedimiento de Modificación de área calificada Gerencia General

IN-SO-11 Cartilla de Calificación Gerencia General

Sin Código Circular Externa DIAN 170 del 2002 Gerencia General

Sin Código Ley 1004 de 2005 Gerencia General

Sin Código Decreto 2685 de 1999 con sus modificaciones y adiciones

Gerencia General

Sin Código Resolución 4240 de 2000 con sus modificaciones y adiciones

Gerencia General

PROCESO: INSTALACIÓN OPERATIVA


PR-SO-21 Instalación Operativa Subgerencia de Operaciones

PR-SO-46 Creación de usuarios en los sistemas informáticos Subgerencia de Operaciones IN-SO-11 Cartilla de Calificación Subgerencia de Operaciones sin código PICIZ Subgerencia de Operaciones sin código Ley 1004 de 2005 Subgerencia de Operaciones sin código Resolución 4240 de 2000 con sus modificaciones y

adiciones Subgerencia de Operaciones

sin código Decreto 2685 de 1999 con sus modificaciones y adiciones

Subgerencia de Operaciones

PROCESO: INSTALACIÓN FÍSICA


PR-CZ-01 Instalación y/o Adecuación Física Director de Servicios

Sin código Reglamento de Administración de la Copropiedad Zona Franca de Bogotá.

Director de Servicios

Sin código Compendio del reglamento de operaciones y convivencia y normas internas de la copropiedad ZFB

Director de Servicios

ANEXO


PROCESO:PRESTACIÓN SERVICIOS OPERATIVOS DE INGRESO Y SALIDA


PR-SO-01 Operación en Horarios extraordinarios Subgerencia de Operaciones

PR-SO-03 Ingreso de mercancía del resto del mundo a Zona Franca transito aduanero.


PR-SO-04 Ingreso de mercancía del resto del mundo a Zona Franca vía aeropuerto.


PR-SO-05 Ingreso de mercancía en libre disposición del territorio nacional a Zona Franca para almacenamiento, procesamiento y en exportación


PR-SO-06 Entrada y salida de equipos de uso personal de usuarios o visitantes de Zona Franca


PR-SO-07 Salida de mercancías de la Zona Franca al TAN por importación


PR-SO-08 Reempaques de mercancías y/o unificación Subgerencia de Operaciones PR-SO-09 Operación entre usuarios Subgerencia de Operaciones PR-SO-11 Salida mercancías en grave estado de deterioro,

descomposición, daño total o demérito absoluto de la Zona Franca al TAN


PR-SO-13 Iinspección de mercancías al ingreso o salida de la Zona Franca de Bogotá


PR-SO-15 Salida de Zona Franca al territorio aduanero para revisión, reparación o mantenimiento.


PR-SO-18 Elaboración y remisión de paquetes Subgerencia de Operaciones PR-SO-19 Salida de mercancía de Zona Franca hacia Zona

Franca transitoria Subgerencia de Operaciones

PR-SO-20 Salida de residuos y desperdicios sin valor comercial y con valor comercial.


PR-SO-23 Ingreso de mercancía del resto del mundo a extensión de la ZFB en el lugar de arribo Aeropuerto el Dorado Vía Aérea


PR-SO-26 Salida de Mercancía de la extensión de la Zona Franca en lugar de arribo aeropuerto internacional el Dorado al Territorio Aduanero Nacional por importación


PR-SO-27 Operación entre usuarios en extensión de la ZFB Aeropuerto el Dorado


PR-SO-29 Ingreso de mercancía Nacional en libre disposición o en exportación a la extensión de la ZFB en lugar de arribo Aeropuerto Internacional el Dorado para Procesamiento


PR-SO-30 Salida de mercancía de la extensión de la ZFB Aeropuerto el Dorado al Resto del Mundo Vía Aérea


PR-SO-31 Salida de mercancía de la extensión de la ZFB Aeropuerto el Dorado al Territorio Aduanero Nacional para revisión, reparación o Mantenimiento


PR-SO-33 Procesamiento parcial fuera de la extensión de la ZFB en lugar de arribo aeropuerto internacional el Dorado


ANEXO


PROCESO:PRESTACIÓN SERVICIOS OPERATIVOS DE INGRESO Y SALIDA


PR-SO-34 Salida de mercancías al TAN de la extensión de la Zona Franca Bogotá en lugar de arribo aeropuerto internacional el Dorado Nacionales o en libre disposición.


PR-SO-35 Ingreso y salida de activos fijos Subgerencia de Operaciones PR-SO-36 Salida de mercancías de la Zona Franca de Bogotá

al tan de mercancía que ingreso en libre disposición Subgerencia de Operaciones

PR-SO-37 Salida de Mercancía a Otra Zona Franca Subgerencia de Operaciones PR-SO-38 Salida de Mercancía de Zona Franca al resto del

mundo Subgerencia de Operaciones

PR-SO-39 Anulación de formularios en el sistema PICIZ Subgerencia de Operaciones PR-SO-40 Plan De Contingencias y Emergencias Subgerencia de Operaciones

PR-SO-41 Mercancías retenidas sin documentos soportes por operaciones y seguridad


PR-SO-42 Ingreso de materiales de construcción Subgerencia de Operaciones PR-SO-43 Salida de materiales de construcción Subgerencia de Operaciones

PR-SO-45 Procesamiento parcial fuera de la Zona Franca Bogotá y reingresos


PR-SO-46 Creación de usuarios en los sistemas informáticos Subgerencia de Operaciones PR-SO-48 Calificación Personas Naturales O Jurídicas No

Usuarias Subgerencia de Operaciones

PR-TI-06 Backup Subgerencia de Tecnología Informática

Sin código Decreto 2685 de 1999 Subgerencia de Operaciones Sin código Ley 1004 de 2005 Subgerencia de Operaciones Sin código Decreto 4240 de 2000 con sus modificaciones y

adiciones Subgerencia de Operaciones

PRESTACIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS


PR-CZ – 01 Instalación y/o Adecuación Física Director de servicios.

PR-CZ – 02 Ingreso y salida peatonal. Jefe de Atención al Usuario y Seguridad

PR-CZ – 03 Carnetización. Jefe de Atención al Usuario y Seguridad

PR-CZ - 04 Ingreso y salida vehicular Jefe de Atención al Usuario y Seguridad

PR-CZ - 05 Seguridad Perimetral Jefe de Atención al Usuario y Seguridad

PR-CZ – 06 Mantenimiento de basculas Jefe de Redes y Mantenimiento

PR-CZ – 07 Mantenimiento de Infraestructura Jefe de Redes y Mantenimiento

Sin código Reglamento de Administración de la Copropiedad Zona Franca de Bogotá.

Director de servicios.

Sin código Compendio reglamento de operaciones y convivencia y normas internas de la copropiedad ZFB

Director de servicios.

ANEXO


PROCESO: FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO


PR-FA-01 Causación de Cuentas por pagar Gerencia Financiera y administrativa

PR-FA-02 Conciliación cuentas contables de nomina Gerencia Financiera y administrativa

PR-FA-03 Pago a Proveedores Gerencia Financiera y administrativa

PR-FA-04 Control Cuentas Por Cobrar Y Reporte De Cartera

Gerencia Financiera y administrativa

PR-FA-05 Centro de Costos Gerencia Financiera y administrativa

PR-FA-06 Conciliaciones Bancarias Gerencia Financiera y administrativa

PR-FA-07 Facturación Gerencia Financiera y administrativa

PR-FA-08 Activos Fijos Gerencia Financiera y administrativa

PR-FA-11 Compras administrativas Gerencia Financiera y administrativa

PR-FA-12 Solicitud de Pólizas Gerencia Financiera y administrativa

PR-FA-13 Caja Menor Gerencia Financiera y administrativa

PR-FA-14 Tarjeta de Crédito Gerencia Financiera y administrativa

PR-FA-15 Liquidación de nomina Gerencia Financiera y administrativa

PR-FA-16 Recalculo del porcentaje fijo de retención en la fuente sobre los salarios


PR-FA-17 Presupuesto Gerencia Financiera y administrativa

PR-FA-18 Análisis y presentación de Impuestos Gerencia Financiera y administrativa

PR-FA-19 Parametrización y configuración del módulo financiero


PR-FA-20 Flujo de Caja Gerencia Financiera y administrativa

PR-FA-21 Radicación de Facturas y Cuentas de Cobro Gerencia Financiera y administrativa

PR-FA-22 Generación de los reportes de los estados financieros


PR-FA-23 Obligaciones financieras Gerencia Financiera y administrativa

PR-FA-24 Transferencia y archivo de documentación Gerencia Financiera y administrativa

PR-FA-26 Fotocopiado Gerencia Financiera y administrativa

PR-FA-27 Correspondencia Gerencia Financiera y administrativa

Sin código Planes de mejoramiento Directores de área y/o Jefes de Proceso

Sin código Presupuesto Gerencia Financiera y Administrativa.

Sin Código Listado Proveedores Críticos Subgerencia de Desarrollo Organizacional

PROCESO: GESTION HUMANA


Sin Código Presupuesto Cada Gerencia- Dirección

Sin código Plan de mejora GH Subgerencia de Desarrollo Organizacional

PR-GH-01 Reclutamiento y Selección Subgerencia de Desarrollo Organizacional

PR-GH-02 Contratación Subgerencia de Desarrollo Organizacional

PR-GH-03 Ingreso de personal e Inducción al puesto de trabajo

Subgerencia de Desarrollo Organizacional Jefe de Proceso

PR-GH-04 Capacitación Subgerencia de Desarrollo

Organizacional Jefe de Proceso

PR-GH-05 Gestión del Desempeño y Competencias Subgerencia de Desarrollo Organizacional

PR-GH-06 Administración del Personal Subgerencia de Desarrollo Organizacional

PR-GH-07 Reporte de Novedades de Nomina Subgerencia de Desarrollo Organizacional - Líder de Proceso

PR-GH-08 Reporte de horas extras Subgerencia de Desarrollo Organizacional - Líder de Proceso

PR-GH-09 Gestión de Cambio Subgerencia de Desarrollo Organizacional

Sin Código Perfiles de cargos Subgerencia de Desarrollo Organizacional

PROCESO:GESTION DE CALIDAD


PR-CA-01 Control de documentos y registros Subgerencia de Desarrollo Organizacional

PR-CA-08 Elaboración de la documentación normativa Subgerencia de Desarrollo Organizacional

PR-CA-02 Procedimiento de auditorías Subgerencia de Desarrollo Organizacional

PR-CA-05 Procedimiento Acciones Correctivas Subgerencia de Desarrollo Organizacional

PR-CA-06 Procedimiento Acción Preventiva Subgerencia de Desarrollo Organizacional

PR-CA-04 Control Servicio y Producto No Conforme Cada Gerencia o jefe de proceso

PROCESO:TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓN


PR-TI-01 Soporte técnico a usuarios

Subgerencia de Tecnología e Informática

PR-TI-02 Gestión de Usuarios


PR-TI-03 Mantenimiento de Equipos


PR-TI-05 Asignación de Equipos de Computo


PR-TI-06 Backup


PR-TI-07 Uso de Correo electrónico corporativo


PR-TI-08 Licencia de Software


PR-TI-09 Administración de paginas web


PROCESO: PLANIFICACIÓN Y RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN


Sin Código Plan estratégico Presidente / Gerencia General

Sin Código Política de calidad Presidente / Gerencia General

Sin Código Objetivos de calidad Presidente / Gerencia General

Sin Código Planes de calidad Subgerencia de Desarrollo Organizacional

Sin Código Plan de mejoramiento Operaciones Subgerencia de operaciones

Sin Código Plan de mejoramiento Administración Director Servicios

PR-CA-03 Procedimiento de revisión por la dirección Presidente /Gerencia General

PROCESO: GERENCIAMIENTO AL CLIENTE


Sin Código Encuestas Director Gerenciamiento al cliente

PR-MC-17 Atención de Quejas Director Gerenciamiento al cliente

PR-MC-18 Atención Incidentes Director Gerenciamiento al cliente

PR-MC-19 Atención llamadas Director Gerenciamiento al cliente

ANEXO


PROCESO: GERENCIAMIENTO AL CLIENTE


PR-MC-20 Atención solicitudes de servicio Director Gerenciamiento al cliente

PR-MC-21 Registro de Tickets Director Gerenciamiento al cliente

PR-MC-22 Brindar Servicio al Cliente Director Gerenciamiento al cliente

PROCESO: MEDICIÓN, ANALISIS Y MEJORA


Sin Código Planes de Mejoramiento Cada Gerencia o jefe de proceso

Sin Código Indicadores de Procesos Cada Gerencia o jefe de proceso

Sin Código Plan Estratégico Cada Gerencia o jefe de proceso

PR-CA-03 Procedimiento de revisión por la dirección Presidencia y/o Gerencia General

PR-CA-06 Procedimiento Acción Preventiva Jefe Proceso

PR-CA-05 Procedimiento Acción Correctiva Jefe Proceso

PROCESO: INSTALACION OPERATIVA ZFPE


PR-SO-46 Creación de Usuarios en los sistemas informáticos Gerencia General

PR-SO-47 Instalación Operativa Zonas Francas Permanentes Especiales

Gerencia General

PR-SO-44 Comercial para las Zonas Francas Permanentes y Permanentes Especiales

Gerencia General

sin código PICIZ Gerencia General sin código Ley 1004 de 2005 Gerencia General sin código Resolución 4240 de 2000 y sus modificaciones y

adiciones. Gerencia General

sin código Decreto 2685 de 1999 y sus modificaciones y adiciones.

Gerencia General

Sin Código Negociación ZFB y ZFPE (oferta mercantil, contrato, etc.)

Gerencia General

ANEXO


(A continuación se relacionan los procedimientos que están en ejecución)

PROCESO: PRESTACIÓN SERVICIOS OPERATIVOS DE INGRESO Y SALIDA ZFPE


PR-ZE-VA-02 Ingreso de mercancías del resto del mundo en transito aduanero

Usuario Operador - Vidrio Andino

PR-ZE-VA-03 Ingreso de mercancías del resto del mundo vía aérea Usuario Operador - Vidrio Andino

PR-ZE-VA-04 Inspección de mercancías al interior de la zona franca permanente especial Vidrio Andino


PR-ZE-VA-05 Ingreso de mercancía nacional o en libre disposición Usuario Operador - Vidrio Andino

PR-ZE-VA-06 Salida de mercancías con destino al resto del mundo Usuario Operador - Vidrio Andino

PR-ZE-VA-07 Salida de mercancías con destino al tan en importación y mercancías elaboradas con materias primas adicionales o en libre disposición


PR-ZE-VA-08 Salida temporal de materia primas insumos y bienes intermedios para procesamiento parcial en el TAN


PR-ZE-VA-09 Reingreso de bienes que salieron temporalmente para procesamiento parcial en el TAN


PR-ZE-VA-10 Salida de bienes de capital sus partes o repuestos para revisión, reparación o mantenimiento en el TAN


PR-ZE-VA-11 Reingreso de bienes que salieron temporalmente para revisión, reparación y mantenimiento en el TAN


PR-ZE-VA-12 Salida al tan de residuos y desperdicios con y si valor comercial y descargue de elementos de consumo


PR-ZE-VA-15 Ingreso y salida de activos fijos no productivos nacionales o en libre disposición


PR-ZE-VA-17 Servicios de operación en horarios extraordinarios Usuario Operador - Vidrio Andino

PR-ZE-VA-18 Anulación y ajustes de formulario de movimiento de mercancías en el sistema piciz


PR-ZE-PA-01 Introducción de bienes procedentes del resto del mundo vía tránsito aduanero

Usuario Operador - Pepsico Alimentos

PR-ZE-PA-02 Introducción de bienes procedentes del resto del mundo vía aérea


PR-ZE-PA-03 Introducción de bienes nacionales o en libre disposición desde el resto del Territorio Aduanero Nacional


PR-ZE-PA-05 Ingreso y salida de activos fijos nacionales o en libre disposición


PR-ZE-PA-06 Salida de bienes con destino al resto del mundo Usuario Operador - Pepsico Alimentos

PR-ZE-PA-07 Salida de bienes con destino al resto del Territorio Aduanero Nacional por importación


PR-ZE-PA-09 Salida temporal de materias primas, insumos y bienes intermedios para procesamiento parcial en el Territorio Aduanero Nacional


PR-ZE-PA-10 Reingreso de bienes que salieron temporalmente para procesamiento parcial en el Territorio Aduanero Nacional


PR-ZE-PA-11 Salida temporal de bienes de capital, sus partes o repuestos para reparación, revisión, o mantenimiento en el Territorio Aduanero Nacional


PR-ZE-PA-12 Reingreso de bienes de capital, sus partes o repuestos que salieron temporalmente a reparación, revisión, o mantenimiento en el Territorio Aduanero Nacional


PR-ZE-PA-18 Servicio de operación en horarios extraordinarios Usuario Operador - Pepsico Alimentos

PR-ZE-PA-19 Anulación de formularios Usuario Operador - Pepsico Alimentos

PR-ZE-BY-01 Ingreso de material de construcción del Territorio Aduanero Nacional.

Usuario Operador – Bioenergy

PR-ZE-BY-02 Ingreso de mercancías procedentes del resto del mundo a Bioenergy Zona Franca S.A.S. vía transito aduanero.


PR-ZE-BY-03 ingreso y salida de activos fijos en libre disposición Bioenergy Zona Franca S.A.S


PR-ZE-BY-05 Inspección de mercancías al ingreso y/o salida de Bioenergy Zona Franca S.A.S.


PR-ZE-BY-06 Ingreso de mercancías nacionales, en libre disposición o ventas exentas desde el Territorio Aduanero Nacional.


PR-ZE-BY-09 Salida temporal de bienes de capital, sus partes o repuestos para revisión, reparación o mantenimiento en el territorio aduanero nacional.


PR-ZE-BY-11 Salida temporal de materias primas, insumos y bienes intermedios para procesamiento parcial en el Territorio Aduanero Nacional.


PR-ZE-BY-12 Reingreso de mercancías que salieron temporalmente para procesamiento parcial en el territorio aduanero nacional.


PR-ZE-PS-01 Ingreso de materiales de construcción del Territorio Aduanero Nacional

Usuario Operador - Protisa

PR-ZE-PS-02 Operaciones de ingreso y salida en caso de contingencia Usuario Operador - Protisa

PR-ZE-PS-03 Introducción de mercancías procedentes del resto del mundo vía tránsito aduanero.


PR-ZE-PS-04 Ingreso y salida de activos fijos nacionales o en libre disposición


PR-ZE-PS-05 Introducción de bienes nacionales y/o en libre disposición desde el Territorio Aduanero Nacional.


PR-ZE-PS-06 Introducción de mercancías procedentes del resto del mundo vía aérea.


PR-ZE-PS-07 Introducción de bienes desde el resto del territorio aduanero nacional en exportación.


PR-ZE-PS-08 Ingreso y salida de bienes procedentes de otras zonas francas.


PR-ZE-PS-09 Servicios de operación en horarios extraordinarios.


PR-ZE-PS-10 inspección de mercancías al ingreso y salida de protisa


PR-ZE-PS-11 Anulación de formularios en el sistema piciz Usuario Operador - Protisa

PR-ZE-PS-12 Salida de bienes con destino al territorio aduanero nacional por importación.

Usuario Operador – Protisa

PR-ZE-PS-13 Salida al Territorio Aduanero Nacional de producto elaborado con de materia prima nacional.


PR-ZE-PS-14 Salida al territorio aduanero nacional de residuos y desperdicios con y sin valor comercial y descargue de elementos de consumo.

PR-ZE-PS-15 Reingreso de bienes que salieron temporalmente para procesamiento parcial en el territorio aduanero nacional.

PR-ZE-PS-16 Reingreso de bienes de capital sus partes o repuestos que salieron temporalmente a reparación revisión o mantenimiento en el territorio aduanero nacional


PR-ZE-PS-18 Salida de bienes con destino al resto del mundo


PR-ZE-PS-19 Salida por destrucción de mercancías en grave estado de deterioro, descomposicion, daño total o demerito absoluto al territorio aduanero nacional


PR-ZE-PS-20 Salida temporal de materias primas, insumos y bienes intermedios para procesamiento parcial en el territorio aduanero nacional


PR-ZE-PS-21 Salida temporal de bienes de capital sus partes o repuestos para reparación revisión o mantenimiento en el Territorio Aduanero Nacional


PR-ZE-PS-22 Auditoria de inventarios Usuario Operador – Protisa

PR-ZE-TM-01 Ingreso de mercancías procedentes del RM a la ZFPE vía transito aduanero

Usuario Operador – Tablemac MDF.

PR-ZE-TM-02 Ingreso de mercancías del Resto del Mundo a Tablemac MDF S.A.S Vía Aérea

Usuario Operador – Tablemac MDF

PR-ZE-TM-03 Ingreso y salida de activos fijos en libre disposición a Tablemac MDF S.A.S


PR-ZE-TM-06 Ingreso de mercancías nacionales, en libre disposición o ventas exentas desde el resto del tan


PR-ZE-TM-07 Operaciones en caso de contingencia Usuario Operador – Tablemac MDF.

PR-ZE-TM-09 Salida temporal de bienes de capital, sus partes o repuestos para revisión, reparación o mantenimiento en el tan y reingreso de los mismos a la ZFPE


PR-ZE-TM-10 Salida de mercancías en grave estado de deterioro, descomposición, daño total o demerito absoluto al TAN


PR-ZE-TM-11 Salida temporal de materias primas, insumos y bienes intermedios para procesamiento parcial en el territorio aduanero nacional


PR-ZE-TM-12 Reingreso de las mercancías que salieron temporalmente para procesamiento parcial en el territorio aduanero nacional


PR-ZE-TM-13 Salida de bienes con destino al Resto del Mundo Usuario Operador – Tablemac MDF.

PR-ZE-TM-14 Salida de producto y subproductos elaborados con materias primas nacionales o en libre disposición con destino al TAN


PR-ZE-TM-15 Anulación y ajuste de formularios en el sistema PICIZ Usuario Operador – Tablemac MDF

PR-ZE-TM-17 Salida al tan de residuos y desperdicios sin valor comercial y con valor comercial


PR-ZE-TM-19 Ingreso y salida de bienes procedentes de otras zonas francas


PR-ZE-TM-20 Inspección de mercancías al ingreso y/o salida de Tablemac MDF S.A.S


PR-ZE-TM-21 Control de inventarios Tablemac MDF S.A.S Usuario Operador – Tablemac MDF

PR-ZE-TM-22 DESCARGUE DE ELEMENTOS PERECEDEROS, FUNGIBLES Y CONSUMIBLES DE TABLEMAC MDF S.A.S


PR-ZE-TM-23 INGRESO DE MATERIA PRIMA MADERA EN HORARIOS NOCTURNOS Y DÍAS SABADOS


PR-ZE-CV-01 Introducción del Resto del Mundo en transito aduanero Usuario Operador – Cervecería del Valle

PR-ZE-CV-02 Introducción del Resto del Mundo en planilla de envío Usuario Operador – Cervecería del Valle

PR-ZE-CV-03 Introducción del Territorio Aduanero Nacional de mercancía nacional o en libre disposición

Usuario Operador – Cervecería del Valle

PR-ZE-CV-05 Ingreso y salida de elementos de consumo y distribución gratuita


PR-ZE-CV-06 Salida temporal al Territorio Aduanero Nacional para reparación, revisión o mantenimiento


PR-ZE-CV-08 Descargue de elementos de consumo, insumos o producto no apto del sistema piciz


PR-ZE-CV-09 Inspecciones Físicas Usuario Operador – Cervecería del Valle

PR-ZE-CV-10 Salida al Resto del Mundo y a otras Zonas Francas Usuario Operador – Cervecería del Valle

PR-ZE-CV-11 Salida al Territorio Aduanero Nacional de mercancía nacional o en libre disposición


PR-ZE-CV-12 Salida al tan por importación Usuario Operador – Cervecería del Valle

PR-ZE-CV-13 Salida al tan de residuos y desperdicios con y sin valor comercial


PR-ZE-CV-15 Salida al tan por destrucción Usuario Operador – Cervecería del Valle

PR-ZE-CV-16 Plan de contingencia Usuario Operador – Cervecería del Valle

PR-ZE-CL-01 Introducción de mercancías del resto del mundo o de otra zona franca con planilla de envío

Usuario Operador - Colombina del Cauca

PR-ZE-CL-02 Introducción de mercancías del Resto del Mundo o de otra zona franca con tránsito aduanero


PR-ZE-CL-05 Introducción de bienes nacionales o en libre disposición del Territorio Aduanero Nacional a zona franca


PR-ZE-CL-06 Inspecciones Físicas Usuario Operador - Colombina del Cauca

PR-ZE-CL-07 Plan de contingencia Usuario Operador - Colombina del Cauca

PR-ZE-CL-08 Salida de ZF al TAN y su reingreso de bienes de capital o sus partes para reparación, revisión o mantenimiento


PR-ZE-CL-09 Salida de ZF al TAN y su reingreso de mercancías para procesamiento parcial


PR-ZE-CL-10 Salida de ZF al resto del mundo y otras zonas francas Usuario Operador - Colombina del Cauca

PR-ZE-CL-12 Salida al TAN de mercancías nacionales o en libre disposición


PR-ZE-CL-13 Salida de ZF al TAN de residuos y desperdicios y descargue de elementos de consumo


PR-ZE-CL-14 Salida de ZF al tan para destrucción de mercancías Usuario Operador - Colombina del Cauca

PR-ZE-CL-15 Anulación y ajuste de FMM en el sistema piciz Usuario Operador - Colombina del Cauca

PR-ZE-CL-16 Servicios en horarios extraordinarios Usuario Operador - Colombina del Cauca

PR-ZE-CL-17 Reempaque de mercancías y/o unificación de documentos Usuario Operador - Colombina del Cauca

PR-ZE-CL-18 Ingreso y salida de materiales de construcción del Territorio Aduanero Nacional


PR-ZE-AN-02 Ingreso de mercancías nacionales o en libre disposición desde el territorio aduanero nacional

Usuario Operador –Alimentos Nariño

PR-ZE-AN-04 Ingreso y salida de materiales de construcción Usuario Operador –Alimentos Nariño

PR-ZE-AN-06 Inspecciones físicas Usuario Operador –Alimentos Nariño

PR-ZE-AN-07 Plan de contingencia Usuario Operador –Alimentos Nariño

PR-ZE-AN-10 Salida de mercancía de zona franca al tan por importación


PR-ZE-AN-12 Salida al territorio aduanero nacional de mercancía nacional o en libre disposición


PR-ZE-AN-13 Salida de Zona Franca al TAN de residuos, desperdicios y descargue de elementos de consumo


PR-ZE-AN-14 Destrucción de mercancías en grave estado de deterioro, descomposición, daño total o demerito absoluto


PR-ZE-AN-15 Anulación y/o ajuste de FMM en el sistema piciz


PR -ZE-EG-01

Ingreso de mercancía proveniente del resto del mundo o desde otra zona franca por diferente jurisdicción

Usuario Operador – Extractora la Gloria

PR -ZE-EG-03 Ingreso de mercancías desde el tan exentas de IVA o nacional


PR -ZE-EG-08 Anulación y ajuste de formulario en el sistema piciz web Usuario Operador – Extractora la Gloria

PR -ZE-EG-09 Inspección de mercancía Usuario Operador – Extractora la Gloria

PR-ZE-EG-10 Plan de Contingencia Usuario Operador – Extractora la Gloria

PR -ZE-EG-12 Salidas temporales al Territorio Aduanero Nacional Usuario Operador – Extractora la Gloria

PR-ZE-EG-13 Salida al Territorio Aduanero Nacional de Residuos, Desperdicios Con y Sin Valor Comercial y Descargue de Elementos de Consumo.


PR -ZE-EG-14 Introducción y salida de mercancías nacionales o en libre disposición


PR-ZE-RC-01 Ingreso de mercancías desde el resto del mundo o desde otra zona franca por la misma jurisdicción

Usuario Operador – Refinería de Cartagena

PR-ZE-RC-03 Introducción de mercancías provenientes del resto del mundo o de otra zona franca en tránsito aduanero


PR-ZE-RC-04 SALIDA DE MERCANCIA CON DESTINO AL RESTO DEL Usuario Operador –

MUNDO O HACIA OTRA ZONA FRANCA Refinería de Cartagena

PR-ZE-RC-05

INTRODUCCION DE MATERIAS PRIMAS, INSUMOS, PRODUCTO TERMINADO Y MATERIALES DE CONSTRUCCION NACIONALESO EXCENTOS DE IVA


PR-ZE-RC-07 INGRESO Y SALIDA DE ELEMENTOS NACIONALIZADOS O EL LIBRE DISPOSICION


PR-ZE-RC-08 ANULACION O AJUSTE DE FORMULARIO EN EL SISTEMA INFORMATICO PICIZ


PR-ZE-RC-09 HORARIOS EXTRAORDINARIOS

PR-ZE-RC-10 Inspecciones físicas Usuario Operador – Refinería de Cartagena

PR-ZE-RC-12 SALIDA DE PRODUCTO TERMINADOS AL RESTO DEL TAN


PR-ZE-RC-13

Salida temporal al Territorio Aduanero Nacional Usuario Operador – Refinería de Cartagena

PR-ZE-RC-19 Plan de contingencia (Fallas en el sistema informático PICIZ)


PR-ZE-RC-20 Introducción de bienes desde el resto del Territorio Aduanero Nacional en exportación


PR-ZE-RC-21 Salida por Destrucción Usuario Operador – Refinería de Cartagena

PR-ZE-RC-23

Salida al Territorio Aduanero Nacional de residuos y desperdicios con y sin valor comercial y descargue de elementos de consumo


PR-ZE-PB-01 Ingreso del resto del mundo por diferente jurisdicción Usuario Operador – Sociedad Portuaria Regional de Barranquilla

PR-ZE-PB-02 Ingreso del resto del mundo por la misma jurisdicción Usuario Operador – Sociedad Portuaria Regional de Barranquilla

PR-ZE-PB-03 Ingresos desde el territorio aduanero nacional Usuario Operador – Sociedad Portuaria Regional de Barranquilla

PR-ZE-PB-08

Anulación y Ajuste de Formulario en el Sistema Piciz WEB

Usuario Operador – Sociedad Portuaria Regional de Barranquilla

PR-ZE-PB-09

Inspección e inventario de mercancía


PR-ZE-PB-12 Salida y reingreso desde o hacia el territorio aduanero nacional para revisión, reparación o mantenimiento


PR-ZE-PB-13 Salida al territorio aduanero nacional de residuos desperdicios y muestras sin valor comercial y descargue de elementos de consumo


PR-ZE-ZC-01 Introducción de mercancía provenientes desde el resto del mundo o de otra zona franca en transito aduanero

Usuario Operador – Celsia

PR-ZE-ZC-02 Introducción de mercancía provenientes desde el resto del mundo o de otra zona franca por la misma jurisdicción


PR-ZE-ZC-05 Introducción y salida de activos fijos nacionales o en libre disposición


PR-ZE-ZC-06 Salida de mercancía de la zona franca Celsia hacia el resto del mundo o hacia otra zona franca


PR-ZE-ZC-07 Salidas temporales de Activos Fijos Usuario Operador – Celsia

PR-ZE-ZC-09 Anulación y/o ajuste de formularios en el sistema informático Piciz


PR-ZE-ZC-11 Inspecciones físicas e inventario Usuario Operador – Celsia

PR-ZE-ZC-13 Salida ZFPE Celsia al TAN de residuos y desperdicios con y sin valor comercial y descargue de elementos de consumo


PR-ZE-ZC-14 Introducción desde el TAN de mercancía exenta o nacional


PR-ZE-PN-01

Ingreso del resto del mundo o desde otra zona franca por la misma jurisdicción aduanera

Usuario Operador – Sociedad Portuaria Puerto Nuevo

PR-ZE-PN-02 Ingreso de mercancía proveniente del resto del mundo o desde otra zona franca por diferente jurisdicción aduanera


PR-ZE-PN-03 Ingreso desde el Territorio Aduanero Nacional Usuario Operador – Sociedad Portuaria Puerto Nuevo

PR-ZE-PN-04 Salida al territorio aduanero nacional de residuos, desperdicios con o sin valor comercial y descargue de elementos de consumo


PR-ZE-PN-05 Salida temporal al territorio aduanero nacional y reingreso Usuario Operador – Sociedad Portuaria Puerto Nuevo

PR-ZE-PN-06 Salida de mercancía con destino al resto del mundo o a otra Zona Franca


PR-ZE-PN-07 Anulación y ajuste de formulario en el sistema piciz web Usuario Operador – Sociedad Portuaria Puerto Nuevo

PR-ZE-PN-08 Operaciones de ingreso y salida en caso de contingencia Usuario Operador – Sociedad Portuaria Puerto Nuevo

PR-ZE-PN-09 Salida por destrucción Usuario Operador – Sociedad Portuaria Puerto Nuevo

PR-ZE-PN-10 Salida de mercancía con destino al Territorio Aduanero Nacional


PR-ZE-PN-11 Servicio de operación en horario extraordinario Usuario Operador – Sociedad Portuaria Puerto Nuevo

PR-ZE-PN-12 Ingreso a zona franca por exportación definitiva y terminación de régimen suspensivo


PR-ZE-PN-13 Inspección e inventario de mercancía Usuario Operador – Sociedad Portuaria Puerto Nuevo

PR-ZE-PN-14 Ingreso y salida de mercancías nacionales o en libre disposición


PR-ZE-FU-01

Ingreso y salida de materiales de construcción con IVA Usuario Operador – Fundación Fosunab

PR-ZE-FU-03 Ingreso de mercancías del RM a ZF vía transito aduanero o cabotaje

Usuario Operador – Fundación Fosunab

PR-ZF-FU-04 Ingreso y salida de activos fijos Usuario Operador – Fundación Fosunab

PR-ZE-FU-06 ingreso de mercancías desde el territorio aduanero nacional


PR-ZF-FU-10 Salida al resto del TAN desperdicios con y sin valor comercial


PR-ZE-FU-11 Salida de bienes con destino al resto del mundo


PR-ZE-FU-12 Salida temporal de materias primas, insumos y bienes intermedios para procesamiento parcial en el TAN


PR-ZF-FU-17 Inspección de mercancías Usuario Operador – Fundación Fosunab

PR-ZE-FU-19 Anulación de formularios Usuario Operador – Fundación Fosunab

PR-ZE-FU-21 salida y reingreso de mercancías en cumplimiento de garantía


PR-ZE-FU-22 ingreso del tan de mercancías en consignación


PR-ZE-FU-23 Ingreso del Tan Material de Osteosíntesis


PR-ZE-FC-01 Ingreso de materiales de construcción del Territorio Aduanero Nacional

Usuario Operador Productos Familia Cajicá

PR-ZE-FC-02 Ingreso de mercancías procedentes del resto del mundo en tránsito aduanero


PR-ZE-FC-03 Ingreso de mercancías procedentes del resto del mundo vía aérea


PR-ZE-FC-04 Ingreso de mercancías nacionales o en libre disposición Usuario Operador Productos Familia Cajicá

PR-ZE-FC-05 Ingreso de mercancías desde el Territorio Aduanero Nacional en exportación


PR-ZE-FC-06 Ingreso y salida de bienes procedentes de otras zonas francas


PR-ZE-FC-07 Ingreso y salida de activos fijos nacionales o en libre disposición


PR-ZE-FC-08 Salida de mercancías con destino al resto del mundo Usuario Operador Productos Familia Cajicá

PR-ZE-FC-09 Salida de mercancías con destino al territorio aduanero nacional por importación


PR-ZE-FC-10 Salida de producto y subproductos elaborados con materias primas nacionales o en libre disposición con destino al Territorio Aduanero Nacional


PR-ZE-FC-11 salida temporal de materias primas, insumos y bienes intermedios para procesamiento parcial en el Territorio Aduanero Nacional


PR-ZE-FC-12 Salida temporal de bienes de capital, sus partes o repuestos para revisión, reparación o mantenimiento en el Territorio Aduanero Nacional


PR-ZE-FC-13 Salida al Territorio Aduanero Nacional de residuos y desperdicios con y sin valor comercial y descargue de elementos de consumo


PR-ZE-FC-14 Salida por destrucción de mercancías en grave estado de deterioro, descomposición, daño total o demerito absoluto al Territorio Aduanero Nacional


PR-ZE-FC-15 Reingreso de bienes que salieron temporalmente para procesamiento parcial en el Territorio Aduanero Nacional


PR-ZE-FC-16 Reingreso de bienes de capital, partes o repuestos que salieron temporalmente a reparación, revisión o mantenimiento en el Territorio Aduanero Nacional


PR-ZE-FC-17 Operaciones de ingreso y salida en caso de contingencia Usuario Operador Productos Familia Cajicá

PR-ZE-FC-18 Inspección de mercancías al interior de Zona Franca Permanente Especial Productos Familia Cajica S.A.S.


PR-ZE-FC-19 Inventario de mercancías Usuario Operador Productos Familia Cajicá

PR-ZE-FC-20 Servicio de operación en horarios extraordinarios Usuario Operador Productos Familia Cajicá

PR-ZE-FC-21 Anulación y/o ajustes de formularios en el sistema piciz Usuario Operador Productos Familia Cajicá

PR-ZE-FC-22 Reempaque de mercancías y o unificación de documentos Usuario Operador Productos Familia Cajicá

PR-ZE-BD-01 Introducción de bienes procedentes del Resto del Mundo

a Z. F. P. Especial Bio D Facatativá vía tránsito aduanero

Outsourcing Usuario Operador –BIO D

PR-ZE-BD-02 Ingreso del resto del mundo a Zona Franca Permanente

Especial Bio D Facatativá vía aérea


PR-ZE-BD-03 Introducción de bienes nacionales o en libre disposición

desde el resto del Territorio Aduanero Nacional.


PR-ZE-BD-04

Ingreso de bienes del resto del territorio aduanero nacional en exportación.


PR-ZE-BD-05 Ingreso y salida de activos fijos nacionales o en libre

disposición


PR-ZE-BD-08 Salida de producto y subproductos elaborados con

materias primas nacionales o en libre disposición con

destino al TAN


PR-ZE-BD-11 Salida temporal de bienes de capital, sus partes o

repuestos para reparación, revisión, o mantenimiento en el

Territorio Aduanero Nacional


PR-ZE-BD-12 Reingreso de bienes de capital, sus partes, repuestos que

salieron temporalmente a reparación, revisión, o

mantenimiento al Territorio Aduanero Nacional


PR-ZE-BD-14

Salida por destrucción de mercancías en grave estado de deterioro, descomposición, daño total o demerito absoluto al Territorio Aduanero Nacional


PR-ZE-BD-16 Inspección de mercancías al interior de Bio D Zona Franca

Permanente Especial


PR-ZE-BD-19

Anulación de formularios


PR-ZE-BD-20

Inventario Zona Franca


PR-ZE-PG-01 Introducción de bienes procedentes del resto del mundo

vía tránsito aduanero

Usuario operador

Praxair Gases Industriales

PR-ZE-PG-02 introducción de bienes procedentes del resto del mundo

vía aérea

Usuario operador


PR-ZE-PG-03 introducción de bienes nacionales o en libre disposición

desde el resto del territorio aduanero nacional

Usuario operador


PR-ZE-PG-06 Salida de bienes con destino al resto del mundo Usuario operador


PR-ZE-PG-07 Salida de bienes con destino al resto del Territorio

Aduanero Nacional por importación

Usuario operador


PR-ZE-PG-08 Salida de producto y subproductos elaborados con

materias primas nacionales o en libre disposición con

destino al resto del TAN

Usuario operador


PR-ZE-PG-11 Salida temporal de bienes de capital, sus partes o

repuestos para reparación, revisión, o mantenimiento al

TAN

Usuario operador


PR-ZE-PG-12 Reingreso de bienes de capital, sus partes o repuestos

que salieron temporalmente para reparación revisión o

mantenimiento en el TAN

Usuario operador


PR-ZE-PG-13 Salida al territorio aduanero nacional de residuos y desperdicios con y sin valor comercial y descargue de elementos de consumo

Usuario operador


PR-ZE-PG-15 introducción y salida de bienes procedentes de zonas francas

Usuario operador


PR-ZE-PG-16 Inspección de mercancías al interior de la ZFPE Praxair

Gases Industriales

Usuario operador


PR-ZE-PG-19 Anulación de formularios de movimiento de mercancías Usuario operador


PR-ZE-CM-01 inspección de mercancías Usuario Operador - Zoficol

PR-ZE-CM-02 Ingreso y salidas de materiales de construcción del TAN Usuario Operador - Zoficol

PR-ZE-CM-04 salida de residuos con o sin valor comercial Usuario Operador – Zoficol

PR-ZE-CM-06 salida de maquinaria, equipo, sus partes o repuestos, para revisión, reparación o mantenimiento en el territorio aduanero nacional

Usuario Operador - Zoficol

PR-ZE-CM-07 Anulación y/ o ajuste Usuario Operador - Zoficol

PR-ZE-CM-09 Ingreso de mercancía del resto del mundo vía aérea Usuario Operador - Zoficol

PR-ZE-CM-10 salida de mercancias con destino al territorio aduanero nacional por importacion

Usuario Operador – Zoficol

PR-ZE-CM-11 ingreso y salida de mercancia nacional o en libre disposicion y en exportacion

Usuario Operador - Zoficol

PR-ZE-CM-15 procesamiento parcial fuera de Zoficol y reingresos Usuario Operador - Zoficol

PR-ZE-CM-16

ingreso de mercancía del resto del mundo en tránsito aduanero

Usuario Operador – Zoficol

PR-ZE-MD-01 ingreso de materiales de construcción con IVA Usuario Operador - Medical Duarte

PR-ZE-MD-02 Inspección de mercancías Usuario Operador - Medical Duarte

PR-ZE-MD-03 Ingreso y salida de mercancías del TAN Usuario Operador - Medical Duarte

PR-ZE-MD-04 Ingreso de mercancías del RM en tránsito aduanero Usuario Operador - Medical Duarte

PR-ZE-MD-05 Ingreso de mercancías del RM con planilla de envío

Usuario Operador - Medical Duarte

PR-ZE-MD-06 Operaciones entre Zonas Francas Usuario Operador - Medical Duarte

PR-ZE-MD-07 Salida temporal al TAN de bienes de capital partes y sus repuestos para reparación revisión o mantenimiento

Usuario Operador - Medical Duarte

PR-ZE-MD-08 Operaciones en caso de contingencia Usuario Operador - Medical Duarte

PR-ZE-FV-01 Ingreso y salida de maquinaria y otras mercancías en libre disposición

Usuario Operador - Fundación Cardiovascular de Colombia S.A.S.

PR-ZE-FV-02 Inspección física e inventario Usuario Operador - Fundación Cardiovascular

de Colombia S.A.S.

PR-ZE-FV-03 Ingreso de materiales de construcción con IVA Usuario Operador - Fundación Cardiovascular de Colombia S.A.S.

PR-ZE-FV-06 Salidas al Territorio Aduanero Nacional de residuos, desperdicios con o sin valor comercial, descargue de elementos de consumo

Usuario Operador - Fundación Cardiovascular de Colombia S.A.S.

PR-ZE-FV-13

Ingreso de bienes nacionales Usuario Operador - Fundación Cardiovascular de Colombia S.A.S.

PR-ZE-TT-01

Ingreso de mercancías procedentes del resto del mundo o de otra zona franca

Usuario Operador – Termotasajero dos

PR-ZE-TT-02

inspecciones físicas


PR-ZE-TT-03

Horarios Extraordinarios


PR-ZE-TT-04

Ingreso del tan de mercancías exentas, excluidas y/o del régimen simplificado.


PR-ZE-TT-05

SALIDA TEMPORAL DE MATERIAS PRIMAS, INSUMOS Y BIENES INTERMEDIOS PARA PP


PR-ZE-TT-06

SALIDA DE RESIDUOS Y DESPERDICIOS CON Y SIN VALOR COMERCIAL Y DESCARGUE DE ELEMENTOS DE CONSUMO


PR-ZE-TT-07

Anulación y/o ajuste en piciz


PR-ZE-TT-08

Ingreso y salida de materiales de construcción con IVA


PR-ZE-TT-09

OPERACIONES EN CASO DE CONTINGENCIA


PR-ZE-TT-10

REEMPAQUE DE MERCANCIAS Y/O UNIFICACION DE DOCUMENTOS


PR-ZE-TT-11

INGRESO DEL TERRITORIO ADUANERO NACIONAL A TT2 POR EXPORTACION DEFINITIVA


PR-ZE-TT-12

SALIDA AL TERRITORIO ADUANERO NACIONAL POR IMPORTACION


PR-ZE-TT-13

SALIDA TEMPORAL DE BIENES PARA REPARACION, MANTENIMIENTO Y REVISION


PR-ZE-SK-01 Inspecciones físicas Usuario Operador - Sykes

PR-ZE-SK-07 Ingreso de bienes desde el resto del mundo o desde otra Zona Franca en tránsito aduanero

Usuario Operador - Sykes

PR-ZE-SK-11 Ingreso de bienes desde el resto del mundo o desde otra zona franca por la misma jurisdicción


PR-ZE-SK-08 Anulación o ajuste de formulario en el sistema informático PICIZ


PR-ZE-SK-14 Ingreso desde el territorio aduanero nacional Usuario Operador - Sykes

PR-ZE-SK-10 Introducción de bienes desde el resto del Territorio Aduanero Nacional por exportación


PR-ZE-PM-01 Ingreso o salida de elementos nacionales o en libre disposición

Usuario Operador – Puerto Mamonal

PR-ZE-PM-02 ingreso de mercancías del resto del mundo a zona franca con planilla de envío


PR-ZE-PM-03 Ingreso de mercancía del resto del mundo a ZF con tránsito aduanero


PR-ZE-PM-04 Ingreso de bienes nacionales o en libre disposición Usuario Operador – Puerto Mamonal

PR-ZE-PM-05 Salida por baja de mercancía y desperdicios Usuario Operador – Puerto Mamonal

PR-ZE-PM-06 Salida temporal de mercancías de zona franca al tan Usuario Operador – Puerto Mamonal

PR-ZE-PM-09 Ingreso a zona franca por exportación definitiva y terminación de régimen


PR-ZE-PM-14 Anulación y/o ajuste de formularios Usuario Operador – Puerto Mamonal

PR-ZE-BR-01 Ingreso y Salida de Mercancía Nacionales o en Libre Disposición.

Usuario Operador – Puerto Brisa

PR-ZE-BR-02 Inspección física e Inventario de Mercancía. Usuario Operador – Puerto Brisa

PR-ZE-BR-03 Ingreso de Mercancía proveniente del resto del Mundo o desde otra Zona Franca por diferente jurisdicción.


PR-ZE-BR-07 Salida al Territorio Aduanero Nacional y Reingreso. Usuario Operador – Puerto Brisa

PR-ZE-BR-08 Ingreso a Zona Franca Por Terminación Definitiva y Terminación de Régimen suspensivo.


PR-ZE-FS-01 Ingreso de Materiales de construcción con IVA Usuario Operador – Fresenius Medical Care

PR-ZE-FS-02 Inspección de Mercancías Usuario Operador – Fresenius Medical Care

PR-ZE-FS-04 Introducción de Bienes Nacionales o en Libre Disposición desde el resto del Territorio Aduanero Nacional

Usuario Operador – Fresenius Medical Care

PR-ZE-FS-06 Introducción de Bienes Procedentes del Resto del Mundo Usuario Operador – Fresenius Medical Care

PR-ZE-FS-08 Salida al TAN de Consumibles con Valor Comercial Usuario Operador – Fresenius Medical Care

PR-ZE-FS-10 Ingreso y o Salida de Maquinaria y Otras Mercancías Usuario Operador – Fresenius Medical Care

PR-ZE-FS-11 Ingreso yo Salida de Máquinas y Equipos con Contrato de Comodato


PR-ZE-FS-12 Ingreso Provenientes de Otra Zona Franca Usuario Operador – Fresenius Medical Care

PR-ZE-FS-13 Salida y Reingreso de Mercancías en Cumplimiento de Garantía


PR-ZE-FS-14 Anulación yo Ajuste de Formulario en el Sistema Informático PICIZ


Sin código Decreto 2685 de 1999 Gerencia General

Sin código Ley 1004 de 2005 Gerencia General

Sin código Decreto 4240 de 2000 con sus modificaciones y adiciones Gerencia General

PROCESO: PRESTACIÓN SERVICIOS OPERATIVOS DE INGRESO Y SALIDA ZFP


PR-ZFC-OP-01 Introducción de mercancías procedentes del Resto Del Mundo a Zona Franca con transito aduanero

Coordinador de Operaciones – Zona Franca del Cauca

PR-ZFC-OP-02 Introducción de mercancías procedentes del Resto Del Mundo con planilla de envío


PR-ZFC-OP-03 Salida de mercancías de zona franca al resto del mundo en tránsito aduanero y traslado hacia Zonas Francas


PR-ZFC-OP-04 Salida de mercancías de Zona Franca al TAN por importación Coordinador de Operaciones – Zona Franca del Cauca

PR-ZFC-OP-05 Introducción de bienes nacionales o en libre disposición del TAN a Zona Franca


PR-ZFC-OP-06 Salida de mercancías al tan que ingresaron nacionales o en libre disposición a Zona Franca


PR-ZFC-OP-07 Salida de Zona Franca al tan de mercancías para procesamiento parcial y su reingreso


PR-ZFC-OP-08 Salida de ZF al TAN para reparación, revisión y/o mantenimiento de bienes de capital, partes y sus repuestos y su reingreso.


PR-ZFC-OP-09 Operaciones entre usuarios de la Zona Franca


PR-ZFC-OP-10 Salida de Zona Franca al TAN por destrucción de mercancías


PR-ZFC-OP-11 Salida de Zona Franca al TAN de residuos y desperdicios y descargue de elementos perecederos.


PR-ZFC-OP-12 Anulación y ajuste de FMM en el sistema PICIZ


PR-ZFC-OP-13 Servicios en horarios extraordinarios


PR-ZFC-OP-14 Inspecciones físicas


PR-ZFC-OP-15 Plan de contingencia


PR-ZFC-OP-16 Introducción de mercancías del TAN a Zona Franca por exportación definitiva


manual de calidad - zonanet.zonafrancabogota.comzonanet.zonafrancabogota.com/www/resources/1....

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