manual: como preparar archivos e importar a formato excel · cambiar la columna de sexo al formato...

2010

INFORMATICA APLICADA AUDIMSS, S.C. AUDIMSS WIN

[MANUAL: COMO PREPARAR

ARCHIVOS E IMPORTAR A FORMATO

EXCEL]

Manual: Como Preparar Archivos e Importar a Formato Excel

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INDICE Páginas

a) Catálogos a Importar…………………………………………………………………………………………………...4

b) Descripción de cada Catálogo……………………………………………………………………………………….4

1º Catálogo de: Ocupaciones y Oficios………………………………………………………………..4

2º Catálogo de: Departamentos…………………………………………………………………………..5

3º Catálogo de: Trabajadores……………………………………………………………………………….6

4º Catálogo de: Incidencias o Movimientos……………………………………………………………10

5º Catálogo de: Percepciones Fijas y Variables………………………………………………………13

c) Recomendaciones………………………………………………………………………………………………………….15

d) Catálogos de Ayuda…………………………………………………………………………………………………………17

Catálogos AUD#.....................................................................................................18

Catálogos SUA#.......................................................................................................21

e) Problemas a Resolver en Excel………………………………………………………………………………………..23

Tipo de Formato de las celdas de Excel………………………………………………………………23

Separar el Nombre Completo en tres Columnas

(Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre(s))……………………………………………27

Cambiar la columna de Sexo al formato correcto………………………………………………37

Guardar el Archivo en el formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95……………………43

f) Como Importar los Archivos a AUDIMSS…………………………………………………………………………….45

Paso 1. Seleccionar la Empresa y el Periodo en el que se va a trabajar…………………………….45

Paso 2. Retroalimentar a AUDIMSS…………………………………………………………………………………..45

1) Catálogo de Ocupaciones u Oficios………………………………………………………………………….45

Crear el Catálogo Directamente en AUDIMSS

(pocas Ocupaciones u Oficios registrados)……………………………………………………………………46

Importar el Catálogo que es propio de la compañía

(muchas Ocupaciones u Oficios registrados)………………………………………………………………….47

2) Catálogo de Departamentos…………………………………………………………………………………….50

Crear el Catálogo Directamente en AUDIMSS

(pocos Departamentos registrados)……………………………………………………………………………..50

Importar el Catálogo que es propio de la compañía

(muchos Departamentos

registrados)……………………………………………………………………………………………………………………51

3) Catalogo de Ayuda de Percepciones………………………………………………………………………….53

4) Los demás Catálogos de Ayuda………………………………………………………………………………….54


3

Paso 3. Importar Catálogo de Trabajadores………………………………………………………………………55

Paso 4. Movimiento de Inicio…………………………………………………………………………………….……...59

Paso 5. Importar Catálogo de Incidencias o Movimientos…………………………………………………..61

Paso 6. Importar los Catálogos de Percepciones Fijas y Variables………………………………………66

Varias columnas…………………………………………………………………………………………….………..…….68

Una sola columna……………………………………………………………………………………………….……..…..73

g) Problemas a Resolver al Importar los Archivos a AUDIMSS………………………………………………….79

El archivo que se importo tiene encabezados:……………………………………………………………….79

Si se muestra la siguiente pantalla de error, esto es porque su archivo esta en formato

Office 2007…………………………………………………………………………………………………………………...80

Si la pantalla de importación se muestra con una o varias líneas vacías:………………………..81

Si el número de seguridad social se muestra como formula después de haber ampliado la

columna:……………………………………………………………………………………………………………………….82

Si la columna fecha se muestra con formato de texto:…………………………………………………..83

Solo se importan algunos trabajadores:……………………………………………………………………… …83


4

a) Catálogos a Importar

Los siguientes puntos son los Catálogos que se podrán importar a AUDIMSS y el orden de la

importación:

1. Ocupaciones u Oficios

2. Departamentos

3. Trabajadores

4. Incidencias o Movimientos

5. Percepciones Fijas y Variables

b) Descripción de cada Catálogo

A continuación se describirá cada Catálogo, con sus columnas correspondientes y además una breve

descripción para que el usuario identifique cada columna.

1º Catálogo de: Ocupaciones u Oficios

Tabla Ocupaciones

No. Columna Columna Formato Longitud de la Columna No. De Catálogo de Ayuda

1 Clave de la Ocupación u Oficio Texto 4

AUD2 2 Nombre de la Ocupación u O. Texto 40

*Nota: Hay dos tipos de Catálogos de Ayuda SUA# y AUD#

SUA# = Son catálogos que proporcionan las claves que indica el SUA, por lo tanto son de uso Obligatorio

AUD# = Son catálogos que proporcionan las claves por AUDIMSS, por lo tanto son de uso Opcional, ya que el

usuario podrá crear sus propios catálogos y subirlos a AUDIMSS para poder hacer uso de los mismos.

Columna 1. Clave de la Ocupación u Oficio : Estas es la clave de identificación de cada

ocupación u oficio, siendo esta columna reportada opcionalmente mediante las claves del

catálogo AUD2


5

Columna 2. Nombre de la Ocupación u Oficio: Este dato es para poder identificar cada una

de las tareas de cada trabajador en los diferentes departamentos en que se puede

clasificar la empresa, siendo esta columna descrita opcionalmente mediante el catálogo

AUD2.

Ejemplo:

Clave de la Ocupación u Oficio Nombre de la Ocupación u Oficio

A Vendedor

B Administrador

C Corredor

D Diseñador

2º Catálogo de: Departamentos

Tabla Departamentos


1 Clave del Departamento Texto 4

AUD1 2 Nombre del Departamento Texto 40



AUD# = Son catálogos que proporcionan las claves por AUDIMSS, por lo tanto son de uso Opcional, ya que el usuario

podrá crear sus propios catálogos y usarlos en las columnas correspondientes y subirlos a AUDIMSS para poder hacer

uso de los mismos.

Columna 1. Clave del Departamento: Estas es la clave de identificación de cada

departamento, siendo esta columna reportada opcionalmente mediante las claves del

catálogo AUD1.

Columna 2. Nombre del Departamento: Este dato es para poder separar las áreas de trabajo

en las que se puede clasificar la empresa, siendo esta columna descrita opcionalmente

mediante el catálogo AUD1.

Ejemplo:

Clave del Departamento Nombre del Departamento


6

1 Ventas

2 Administración

3 Desarrollo

4 Finanzas

5 Contabilidad

3º Catálogo de: Trabajadores

Tabla Trabajadores

No. Columna Columna Formato Longitud de la

Columna No. De Catálogo de

Ayuda

1 Número de Trabajador Texto 8

2 Apellido Paterno Texto 20

3 Apellido Materno Texto 20

4 Nombre Texto 20

5 Fecha de Alta Fecha

(dd/mm/aaaa) 10

6 Cuota Diaria Texto 10

7 NSS Texto 11

8 RFC Texto 13

*9 CURP Texto 18

10 Clave del Sexo Texto 1 SUA1

11 Clave del Tipo de Nomina Texto 1 SUA2

12 Clave del Tipo de Trabajador Texto 1 SUA3

13 Calve del Tipo de Categoría Texto 4 AUD3

14 Clave del Tipo de Salario Texto 1 SUA4

15 Clave del Tipo de Jornada Texto 1 SUA5

16 Calve del Tipo de Ocupaciones Texto 4 Tabla de Ocupaciones /

AUD2

17 Clave del Departamento Texto 4 Tabla Departamento /

AUD1

18 Crédito INF Texto 10

19 Inicio de Descuento (Inicio del Crédito)

Fecha (dd/mm/aaaa) 10

20 Clave del Tipo de Descuento (Tipo de Crédito) Texto 1 SUA6

21 Valor (Valor del Crédito) Texto 10

22 Clave de Pensionados Texto 1 SUA7

*29 Clave del Turno Texto 1 AUD4

*Nota: En Formato Fecha (dd/mm/aaaa) es igual a (día/mes/año) ejemplo 31/12/2010



AUD# = Son catálogos que proporcionan las claves por AUDIMSS, por lo tanto son de uso Opcional, ya que el


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usuario podrá crear sus propios catálogos y usarlos en las columnas correspondientes y subirlos a AUDIMSS para

poder hacer uso de los mismos.

Columna 1. Número de trabajador: Esta columna se refiere al número de la nómina con el que

se identifica al trabajador.

Columna 2. Apellido paterno: Esta columna se captura el apellido paterno del trabajador.

Columna 3. Apellido materno: Esta columna se captura el apellido paterno del trabajador

Columna 4. Nombre (s): Esta columna se captura el o los nombre (s) del trabajador.

Columna 5. Fecha de Alta: Fecha en que se registro el trabajador en la empresa, este dato es

muy importante para determinar la antigüedad del trabajador año con año y para hacer el

comparativo con la información de las liquidaciones del SUA del año que se está

dictaminando.

Columna 6. Cuota Diaria: Salario Diario del trabajador y este se toma de la primera nómina del

ejercicio a dictaminar, para los trabajadores que se dan de alta, el dato se toma de la

primera nomina donde está el trabajador, este dato NO se modificará cuando el trabajador

tenga un incremento al salario ya que estos cambios se reflejan en las nominas por medio

de Modificación de Salarios. En esta columna se permitirán 7 enteros con 2 decimales

Ejemplo: 1234567.12

Columna 7. NSS: Número de Seguridad Social de cada Trabajador, pueden traer guiones o no,

lo importante es que tenga el mismo formato , pueden traer guiones o no, lo importante

es que tenga el mismo formato

Columna 8. RFC: Registro Federal de Contribuyentes de cada trabajador

Columna 9. *CURP: Clave Única de Registro de Población de cada trabajador (esta columna por

el momento es optativa)

Columna 10. Clave del Sexo: Se identificará el sexo del trabajador a quien corresponda el

registro, siendo este registro reportado mediante las claves del catálogo SUA1.

Columna 11. Clave del Tipo de Nomina: Esta columna se refiere a los procesos de las nominas,

siendo esta columna reportada mediante las claves del catálogo SUA2.

Columna 12. Clave del Tipo de Trabajador: Esta columna se refiere a como se clasifican los

trabajadores para el SUA, reportada mediante las claves del catálogo SUA3.

Columna 13. Clave del Tipo de Categoría: Esta columna se refiere a como se clasifican los

trabajadores internamente en la empresa, siendo esta columna reportada mediante las

claves del catálogo AUD3.


8

Columna 14. Clave del Tipo de Salario: Esta columna se refiere al tipo de montos que se le

pagan al trabajador, siendo esta columna reportada mediante las claves del catálogo

SUA4.

Columna 15. Clave del Tipo de Jornada: Esta columna se refiere a las horas laboradas o días de

la semana laboradas por el trabajador, siendo esta columna reportada mediante las

claves del catálogo SUA5.

Columna 16. Clave del Tipo de Ocupaciones: Estas es la clave de identificación de cada

ocupación u oficio, siendo esta columna reportada mediante las claves de la tabla de

“Ocupaciones u Oficios” mencionada con anterioridad o mediante las claves del catálogo

AUD2.

Columna 17. Clave del Departamento: Estas es la clave de identificación de cada

departamento, siendo esta columna reportada mediante las claves de la tabla de

“Departamentos” mencionada con anterioridad o mediante las claves del catálogo AUD1.

Columna 18. Crédito INF: Se refiere al número que le proporciono el INFONAVIT al otorgarle el

crédito.

Columna 19. Inicio de Descuento (Inicio del Crédito): En el ejercicio dictaminado; esto dato es

el día que inicia el descuento en la empresa que se está dictaminando y por el periodo

dictaminado, para los trabajadores que traen el crédito de ejercicios anteriores al

dictaminado, le fecha deberá ser 01/01/xxxx del año que se está dictaminando.

Ejemplo: si se dictamina 2010 y es un trabajador que esta dado de alta en la empresa a

partir de 2009 y ya trae su crédito del INFONAVIT, la fecha que va en este campo es

01/01/2010. Si se dictamina 2010 y es un trabajador que se da de alta el 10/01/2010 y le

otorgan su crédito el 01/03/2010 esta será la fecha que va en este campo.

Columna 20. Clave del Tipo de Descuento (Tipo de Crédito): Siendo esta columna reportada

mediante las claves del catálogo SUA6.

Columna 21. Valor (Valor del Crédito): Esta columna depende del Tipo de Crédito con el que

cuenta el trabajador.

Ejemplo: si es (1), ejemplo 25%, opción (2) ejemplo 100.00, opción (3) ejemplo 18.50,

opción (4) no aplica valor.

Columna 22. Clave de los Pensionados: Se refiere a la situación de los trabajadores, ya que si

tienen algún tipo de pensión esta puede ser; Pensionado en Invalidez y vida, Pensionado

en Cesantía y vejez. Este dato es muy importante ya que nos afectara en el cálculo de cada

una de las ramas del IMSS, siendo esta columna reportada mediante las claves del

catálogo SUA7


9

Columna 23. * Clave del Turno: Es el horario en el que el trabajador labora, Siendo esta

columna reportada mediante las claves del catálogo AUD4.


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Ejemplo:

NUM.TRAB Apellido Paterno

Apellido Materno

Nombres(s) F.ALTA C.DIARIA NSS RFC SEXO NOMINA

60566 ABURTO ARELLANO VICTOR MANUEL 28/03/2005 170.89 11856707887 AUAV670521JT7 M Q

60648 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 17/10/2005 170.89 43816320717 AASA631219KW2 M Q

60437 ALCALA VAZQUEZ GUADALUPE 05/04/2004 109.27 06845501557 AAVG551106PJ1 F Q 60514 ALVARADO CORONA ARTURO 25/10/2004 170.89 01786042802 AACA6003211SUA9 M Q

60840 ALVAREZ AGUILLON SAMUEL 17/07/2006 177.73 14927652017 AAASUA760512MX8 M Q

60540 ALVAREZ GOMEZ GREGORIO 03/01/2005 170.89 24725319362 AAGG530510Q18 M Q

60349 ALVAREZ VILLAREAL JOSE JAVIER 25/08/2003 191.44 25927466786 AAVJ740924D30 M Q

60579 ARANA ORTEGA MARCO ANTONIO 02/05/2005 170.89 53917566639 AAOM6505054SUA9 M Q

60826 ARROYO SANCHEZ ISMAEL 08/05/2006 177.73 42007602255 AOSI7602022D8 M Q

60628 AVILA GODINEZ REYNALDO EPIFANIO

26/09/2005 170.89 06796254131 AIGR620106L46 M Q

T.TRABAJADOR CATEGORIA T.SALARIO T.JORNADA OCUPACION DEPTOS TURNO CREDITO INF.

INICIO DESTO.

TIPO VALOR

1 CON 2 0 ASIS 32 1 1702025255 28/03/2005 1 25

1 CON 2 0 ASIS 31 2

1 CON 2 0 ASIS 38 1

1 CON 2 0 ASIS 31 2 1406075441 25/10/2004 2 20.25

1 CON 2 0 ASIS 29 1

1 CON 2 0 ASIS 33 2

1 CON 2 0 ASIS 31 4

1 CON 2 0 ASIS 31 4

1 CON 2 0 ASIS 10 3

1 CON 2 0 ASIS 22 3 9300724652 26/09/2005 3 200


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4º Catálogo de: Incidencias o Movimientos

Tabla Incidencias o Movimientos


1 Número de Trabajador Texto 8 2 Nombre Texto 62 3 NSS Texto 11 4 Clave del Movimiento Texto 3 SUA8

5 Fecha (Fecha de la Incidencia)


6 Cuota Diaria Texto 10 7 Días de Ausentismos Texto 2 8 Días de Incapacidad Texto 2 9 Folio de Incapacidad Texto 8 10 Clave de la Causas de Baja Texto 1 SUA9

Columna 1. Número de Trabajador: Esta columna se refiere al número de la nómina con el que


Columna 2. Nombre: En esta columna se captura el Nombre Completo del trabajador.

Nota: Estas dos primeras columnas son informativas, ya que no se importaran a AUDIMSS, pero es para

poder hacer una correcta referencia al trabajador


lo importante es que tenga el mismo formato

Columna 4. Clave del Movimiento: Son las claves de los Movimientos Afiliatorios e Incidencias

declaradas como en el SUA , siendo esta columna reportada mediante las claves del

catálogo SUA8

Columna 5. Fecha (Fecha de la Incidencia): Fecha de inicio de la incidencia, como lo reporta las

nominas.

Columna 6. Cuota Diaria: Este campo se refiere al sueldo por día que tiene el trabajador y es

diferente al del Catálogo de trabajadores. Esta columna solo aplica cuando el trabajador

tiene un incremento en el sueldo diario (no se consideran las prestaciones variables). Esta

columna se llena cuando es una clave de MS (modificación de salario) y también cuando

hay una clave de R (reingreso).

Columna 7. Días de Ausentismos: Se refiere a la cantidad de días para aplicar el ausentismo,

este puede ser uno por día o bien el total de ausentismos del mes (máximo 7 ausentismos

al mes).


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Columna 8. Días de Incapacidad: Se refiere a la cantidad de días que ampara la incapacidad,

estas no deberán ser mayores a los días del período laborados por el trabajador, si hay una

incapacidad por 35 días, en enero solo se pueden aplicar 31 (si el trabajador esta activo

todo el periodo) y para el archivo de febrero deberán agregar los días que se exceden y

solo se cambia el último dígito del folio ya que no se deberán repetir.

Columna 9. Folio de Incapacidad: Se refiere al documento que ampara cada incapacidad, son

dos letras y seis dígitos. Ejemplo AA123456 y este no se debe repetir en ninguna

incapacidad del ejercicio, en caso de ser incapacidad que afecte a dos periodos, deberán

cambiar el último digito de dicho folio.

Columna 10. Clave de las Causas de Baja: Motivo por el cual el trabajador se da de baja en la

empresa, siendo esta columna reportada mediante las claves del catálogo SUA8


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Ejemplo:

N.TRABAJADOR NOMBRE NSS CLAVE MVTO.

FECHA CUOTA DIARIA

DIAS AUS

DIAS INC

FOLIO INC.

CAUSA BAJA

60566 ABURTO ARELLANO VICTOR MANUEL 11856707887 MS 01/01/2007 500

60566 ABURTO ARELLANO VICTOR MANUEL 11856707887 AUS 10/01/2007 5

60648 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 43816320717 B 01/01/2007 1

60648 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 43816320717 R 02/01/2007 250

60648 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 43816320717 AUS 10/01/2007 3

60648 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 43816320717 AUS 17/01/2007 4

60437 ALCALA SANDOVAL JOSE ANGEL 06845501557 MS 25/01/2007 500.00

60514 ALVARADO CORONA ARTURO 01786042802 INC 01/01/2007 5 AH585858

60514 ALVARADO CORONA ARTURO 01786042802 AUS 10/01/2007 7

60840 ALVAREZ AGUILLON SAMUEL 14927652017 MS 01/01/2007 500.00

60840 ALVAREZ AGUILLON SAMUEL 14927652017 INC 01/01/2007 2 AH123455



60540 ALVAREZ GOMEZ GREGORIO 24725319362 MS 10/01/2007 500.00

60349 ALVAREZ VILLAREAL JOSE JAVIER 25927466786 MS 10/01/2007 500.00

60349 ALVAREZ VILLAREAL JOSE JAVIER 25927466786 MS 20/01/2007 600.00

60579 ARANA ORTEGA MARCO ANTONIO 53917566639 MS 10/01/2007 500.00

60826 ARROYO SANCHEZ ISMAEL 42007602255 MS 01/01/2007 500.00

60628 AVILA GODINEZ REYNALDO EPIFANIO 06796254131 MS 01/01/2007 500.00


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5º Catálogo de: Percepciones Fijas y Variables Catálogo de Percepciones Fijas

Tabla Percepciones Fijas


1 Número de Trabajador Texto 8 2 Nombre Texto 62 3 NSS Texto 11

4 Fecha (Fecha de la Percepción)


5 Percepciones Fijas AUD5



Columna 2. Nombre: Esta columna se captura el Nombre Completo del trabajador.





Columna 4. Fecha (Fecha de la Percepción): Debe ser el primer día del mes que se esta

acumulando, ejemplo si es la información de las nominas de Enero del año a dictaminar, la

fecha debe ser 01/01/xxxx.

Columna 5. Percepciones Fijas: para esta columna la información es “Acumulada” es decir es la

suma de las percepciones del Mes, se refieren al mes que se está trabajando

Catálogo de Percepciones Variables

Tabla Percepciones Variables


1 Número de Trabajador Texto 8 2 Nombre Texto 62 3 NSS Texto 11

4 Fecha (Fecha de la Percepción)


5 Días para Variables Texto 6 Percepciones Variables AUD5


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Columna 2. Nombre: Esta columna se captura el Nombre Completo del trabajador.





Columna 4. Fecha (Fecha de la Percepción): Debe ser el primer día del bimestre que se está

acumulando, ejemplo si es la información de las nominas de Noviembre y Diciembre del

año anterior al dictaminado, la fecha debe ser 01/11/xxxx.

Para los trabajadores que se dan de alta en los meses pares y tienes percepciones Variables, se debe preparar otro archivo de percepciones variables, ya que las percepciones variables se Importan en los meses nones (enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre) y este segundo archivo (si aplica) se importa en los mese pares con la fecha de alta de los trabajadores. Este proceso es solo para los trabajadores que se dan de ALTA.

Columna 5. Días para Variables: Este dato es opcional, en caso de no importarlo el sistema lo

calcula automáticamente. En caso de importar este dato, se toma como definitivo y

AUDIMSS no lo modifica. Este campo puede ser días completos o medios días .50

Columna 6. Percepciones Variables: para esta columna la información es “Acumulada” es decir

es la suma de las percepciones del bimestre anterior al que se está trabajando, siendo esta

columna reportada mediante las claves del catálogo SUA10, en el cual se podrán anexar

mas percepciones si es que la empresa maneja otras.

Tipos de Archivos: Varias Columnas y Una Columna:

a) Que las Percepciones estén en varias columnas El campo de Percepciones ya sean Fijas o Variables hace referencia que en cada columna el usuario pondrá en diferentes columnas las Percepciones que se registran en las nóminas. Ejemplo:

NOMBRE NSS FEHCA DIAS PARA VARIABLES

BONO DESPENSA

ABURTO ARELLANO VICTOR MANUEL 11856707887 01/01/2007 55.50 100 1000

ALCALA VVAZQUEZ GUADALUPE 06845501557 01/01/2007 55.50 100 1000

ALCALASANDOVAL JOSE ANGEL 43816320717 01/01/2007 55.50 100 1000

ALVARADO CORONA ARTURO 01786042802 01/01/2007 55.50 100 1000

ALVAREZ VILLAREAL JOSE JAVIER 25927466786 01/01/2007 55.50 100 1000

ALVAREZ GOMEZ GREGORIO 24725319362 01/01/2007 55.50 100 1000


16

ARANA ORTEGA MARCO ANTONIO 53917566639 01/01/2007 55.50 100 1000

AVILA LUFAN JESUS ALONSO 84876918263 01/01/2007 55.50 100 1000

AVILA MARIN CLARO MAXIMINO 21876926607 01/01/2007 55.50 100 1000

AVILA GODINEZ REYNALDO EPIFANIO 06796254131 01/01/2007 55.50 100 1000

En este ejemplo se colocaron solo dos Percepciones, los BONOS y la DESPENSA, no importa la cantidad de percepciones a importar.

b) Que las Percepciones estén en una solo columna El campo de Percepciones ya sean Fijas o Variables hace referencia que en una sola columna pondrá las percepciones que tiene cada trabajador pero haciendo referencia a la clave proporcionada por el Catálogo de Ayuda SUA10. Ejempló

FECHA NOMBRE NSS TOTAL CLAVE DIAS PARA VARIABLES

01/01/2006 ACEDO MORENO RAFAEL 11856707887 1598.73 AGIC 55.50

01/01/2006 AGUILAR CUEVAS EDUARDO 06845501557 1000 DVAL 55.50

01/01/2006 ALPIZAR TORNERO FRANCISCA ESTHER 43816320717 850 ONOM 55.50

01/01/2006 ALTAMIRANO SANTANDER MIRIAM DOLORES 01786042802 1598.73 DESS 55.50

01/01/2006 ALVA BUCIO MAURICIO 25927466786 1598.73 ALl3 55.50

01/01/2006 ALVAREZ GARCIA ALBERTO 24725319362 1308 AGUF 55.50

01/01/2006 AMAYA MORALES JUAN DANIEL 53917566459 1060 AIND 55.50

01/01/2006 ARAIZA CARRILLO CLAUDIA GABRIELA 84876918263 1598.73 TRAE 55.50

01/01/2006 ARANA PIÑA FERMIN 21876926607 785.4 DVAL 55.50

01/01/2006 ARGUETA CONTRERAS HUGO 24725319345 1598.73 HABI 55.50

01/01/2006 ARGUETA CONTRERAS HUGO 24725319345 890 DESE 55.50

01/01/2006 ARIAS MARTINEZ RAUL 53917566639 1598.73 PRIO 55.50

01/01/2006 BAEZ CARRERA LUCIA 84876451826 1500 PRE2 55.50

01/01/2006 BAEZ MORALES ERIKA YANET 21636926607 800 COMI 55.50

01/01/2006 BAÑUELOS NAVARRO VIDAL 90917458548 659.49 ALIC 55.50

Como puede observar a cada trabajador se le asigna la percepción que le corresponde por renglón, si se le asigna otra percepción hay que volver a registrar al trabajador pero cambiando el total y la clave de la percepción que se le asigno con anterioridad. Y en la clave de la precepción se asignada mediante el Catálogo de ayuda SUA10.

c) Recomendaciones

En la Construcción de los Catálogos Anteriores (Departamentos, Ocupaciones u Oficios, Trabajadores, Incidencias y Percepciones Variables), NO importa el orden de cada columna, ya que al importar los catálogos a AUDIMSS, AUDIMSS te permite definir que es cada columna. Solo hacemos referencia a Número de Columna para saber cuántas columnas debe contener cada Catálogo.


17

Todos los datos que se ingresen a los catálogos deberán ir en Mayúsculas.

Todos los catálogos van sin encabezados o texto debajo de las tablas y con una sola hoja de

cálculo No debe tener caracteres raros como punto, no van abreviaturas, ni espacios en el nombre

(solo si son apellidos compuestos aplica el espacio). La Longitud de la columna se refiere al número de caracteres que puede poseer esa columna.

Como mínimo un carácter por cada columna y como máximo el número que indique en la longitud de la columna.

El nombre del archivo ustedes lo asignan

Ejemplo:

Sin encabezados

Solo hoja de Cálculo Sin texto debajo de la tabla

El texto en Mayúsculas

Sin espacios, sin caracteres raros


18

d) Catálogos de Ayuda

Para una óptima creación de los Catálogos antes mencionados (as) (Departamentos, Oficios u

Ocupaciones, Trabajadores, Incidencias y Percepciones Variables), se ha separado los catálogos en dos

categorías:

SUA# = Son catálogos que proporcionan las claves que indica el SUA, por lo tanto son de uso

Obligatorio y están en el sistema de AUDIMSS.

AUD# = Son catálogos que proporcionan las claves por AUDIMSS, por lo tanto son de uso Opcional, ya que el usuario podrá crear sus propios catálogos y usarlos en las columnas correspondientes y subirlos a AUDIMSS para poder así hacer uso de los mismos. Estos catálogos los puede localizar el usuario en AUDIMSS en la siguiente ubicación: (Fig. 1)

Fig.1 En la Barra de Menú [Catálogos] y [Tablas]

Catálogos del

Tipo “AUD#”

Catálogos del

Tipo “SUA#”

AUD5


19

Ejemplos de los Catálogos:

Catálogos AUD#

Catálogo AUD1. Departamentos

Departamentos

Calve Descripción

1 ADMINISTRACION

2 VENTAS

3 CUENTAS POR PAGAR

4 CUENTAS POR COBRAR

5 CONTABILIDAD

6 RECURSOS HUMANOS

7 AUDITORIA

8 SUPERVISION

9 ALAMCEN

10 CONTROL DE CALIDAD

Nota: Estas tablas son ejemplos, si necesita registrar claves y descripción se dan de alta.

Catálogo AUD2. Ocupaciones u Oficios

Ocupaciones y Oficios

Calve Descripción

1 ESPECIAL UNO

10 ESPECIL DOS

1222 MENSAJERIA

1252 CASO ESPECIAL

1255 SECRETARIAS

1551 CONTADOR

1666 AYUDANTES GENERALES

1777 AYUDANTE ADMINISTRATIVOS

1888 OPERATIVOS

1999 MECANICOS

2000 VENDEDORES

2100 COMISIONISTAS

A011 ADMINISTRATIVOS

A012 EJECUTIVOS

A013 GERENTES ADMINISTRATIVOS

A014 GERENTES OPERACIONALES

A015 PILOTOS


20


Catálogo AUD3. Categorías

Categorías

Calve Descripción

CON CONFIANZA

ESP ESPECIALES

EVEN EVENTUALES

OBR OBRA

PLA PLANTA

SIN SINDICALIZADOS


Catálogo AUD4. Turnos

Turno

Calve Descripción Horas

1 MATUTINO 07:30

2 MIXTO 8

3 NOCTURNO 7

4 ESP 10


Catálogo AUD5. Percepciones

Percepciones

Clave Descripción

AGIC Aguinaldo Contrato

AGUF Aguinaldo Finiquito

AGUI Aguinaldo

AIND Aguinaldo Individual

ALI1 Alimentación Gratis

ALI2 Alimentación Gratis 2

ALI3 Alimentación Gratis 3

ALIC Alimentación Cobro 20%

BONA Bono de Actuación

BONE Bonificación Especial

COMI Comisiones a Agentes Vendedores

COMM Comisiones Mercantiles

COMP Compensación Especial


21

COMS Compensación s/Sueldo

COMV Comisiones s/Ventas

CUOS Cuotas Sindicales

DESE Despensa en Efectivo (Fija)

DESF Despensa en Efectivo (Variable)

DESL Despensa en Vales (Variable)

DESS Despensa en Víveres

DESV Despensa en Víveres

DIAD Días Descanso Trabajados

DIAF Días Festivos

DVAL Despensa Vales (Fija)

HABG Habitación Gratis

HABI Habitación Cobro 20%

HEXD Horas Extra Dobles

HEXT Horas Extra Triples

HORE Horas Extra

INCS Incapacidades Sub. Sid. por CIA.

ONOM Onomástico

OTRP Otras Percepciones

PFAS Premio de Asistencia

PPU Premio de Puntualidad

PRE2 Premio de Asist. 2

PERA Premio de Asistencia

PREP Premio de Productividad

PRID Prima Dominical

PRIO Prima Domi. 4 Días

PRIP Prima Vac. Pagada

PRIV Prima Vacacional Dis.

PRON Propinas No Pactadas

PROP Propinas Pactadas

PTU P.T.U.

TRAE Transporte Efectivo

TRAR Transporte (Reembolsable)

VACD Vacaciones Disfrutadas

VACP Vacaciones Pagadas

VIAR Viáticos (Reembolso)

VIAT Viáticos No Reembolsables



22

Catálogos SUA#

Catálogo SUA1. Sexo

Sexo

Calve Descripción

F FEMENINO

M MASCULINO

Catálogo SUA2. Tipo de Nomina

Tipo de Nomina

Clave Descripción

C CATORCENAL

D DECENAL

M MENSUAL

Q QUINCENAL

S SEMANAL

Catálogo SUA3. Tipo de Trabajador

Tipo de Trabajador

Calve Descripción

1 PERMANENTE

2 EVENTUAL

3 EVENTUAL DE LA CONSTRUCCIÓN

Catálogo SUA4. Tipo de Salarió

Tipo de Salario

Calve Descripción

0 FIJO

1 VARIABLE

2 MIXTO


23

Catálogo SUA5. Tipo de Jornada

Tipo de Jornada

Calve Descripción

0 SEMANA COMPLETA

1 UN DIA QUE LABORA

2 DOS DISAS QUE LABORA

3 TRES DIAS QUE LABORA

4 CAUTRO DISAS QUE LABORA

5 CINCO DIAS QUE LABORA

6 MENOR A 8 HORAS POR JORNADA

Catálogo SUA6. Tipo de Descuento (Tipo de Crédito)

Tipo de Descuento

Clave Descripción

1 PORCENTAJE

2 CUOTA FIJA MONETARIA

3 CUOTA FIJA VSMDF

4 SUSPENSIÓN DESCEUNTO

Catálogo SUA7. Pensionados

Tipo de Pensionados

Calve Descripción

0 SIN PENSION

1 PENSIONADO EN INVALIDEZ Y VIDA

2 PENSIONADO ENCESANTIA Y VEJEZ

3 NO DEFINIDO


24

Catálogo SUA8. Calves de Movimientos

Movimientos Afilia torios e Incidencias

Clave Descripción

MOVIMEINTO DE INICIO

A ALTA

AUS AUSENTISMO

B BAJA

INC INCAPACIDAD

ISM INCREMENTO AL SALARIO MINIMO

MS MODIFICACIÓN AL SALARIO

R REINGRESO

RFI RECTIFICACIÓN A LA FECHA DE INGRESO

RSD RECTIFICACIÓN AL SALARIO DIARIO

Catálogo SUA9. Causas de Baja

Causas de Baja

Calve Descripción

1 TERMINO DE CONTRATO

2 SEPARACIÓN VOLUNTARIA

3 ABANDONO DE EMPLEO

4 DEFUNCIÓN

5 CLAUSURA

6 OTRAS

e) Problemas a Resolver en Excel:

Tipo de Formato de las celdas de Excel

Suponiendo que este archivo de Excel puede ser cualquiera de nuestros catálogos a importar

(Departamentos, Ocupaciones su Oficios, Trabajadores, Incidencias, Percepciones Fijas o Variables)

(Fig.1)


25

Fig.1

Seleccionaremos todo el Archivo, damos click derecho y seleccionamos [Formato de Celdas] (Fig.2)


26

Fig.2

Damos click en esta parte del archivo

para poder seleccionar todo el

documento

Damos click derecho y seleccionamos

“Formato de Celdas”


27

En la ventana de “Formato de Celdas”, seleccionamos la pestaña de *Número+ y seleccionamos el

Formato de [Texto] y damos click en [Aceptar] (Fig.3)

Fig.3

El Archivo quedara de la siguiente manera (Fig.4)

Fig.4

Esta columna es la fecha, ahora se encuentra en

formato texto, pero no hay ningún inconveniente,

al importar el Catálogo a AUDIMSS, este lo

transforma a formato tipo fecha.


28

Separar el Nombre Completo en tres Columnas (Apellido Paterno, Apellido Materno,

Nombre(s))

Nota: Si usted cuenta con solo una columna donde viene el Nombre Completo, en AUDIMSS se

requiere el nombre separado en tres columnas (Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre(s)) por

lo tanto, le mostraremos como puede usted separar la columna del Nombre Completo en tres

columnas en su formato de Excel

Ejemplo:

1º. Abrir el archivo de Excel de los Trabajadores y seleccionar la columna que se

encuentra a la derecha de la columna en donde está el Nombre del Trabajador, le

damos click derecho y seleccionamos la opción en [Insertar], como se muestra en la

Fig.1


29

Fig.1

2º. Repetiremos este paso hasta obtener tres nuevas columnas, como se muestra en la

Fig.2

Fig.2

3º. Paso siguiente, seleccionamos la columna donde esta los Nombres Completos de los

trabajadores, y después en el menú dar click en [Datos], luego seleccionar [Texto en

Columnas], como se muestra en la FIg.3

Nota: Si usted cuenta con una versión anterior a “Windows Office 2007”, en la *Barra de Menú+ en la

opción [Texto en Columnas]

Las 3 nuevas

columnas

Columna del

Nombre completo

de los trabajadores

Columna de lado derecho,

(click derecho) e [Insertar]


30

Fig.3

4º. Al seleccionar en *Texto en Columnas+, aparecerá el “Asistente para Convertir texto en

Columnas” (Fig.4) donde le daremos click en [Siguiente].

Fig.4

5º. Y Ahora usted elegirá de qué forma separar el texto de dicha columna (Fig.5)

3°.- Seleccionar

[Texto en

Columnas]

2°.- Seleccionar

del menú la

pestaña Datos

1°.- Seleccionar

la columna donde

está el Nombre

completo de los

trabajadores


31

Fig.5

6º. Elija separar el texto por medio de los espacios que entre cada palabra (Fig.6),y le

damos click en [Siguiente]

Fig.6

Se elegirá porque método

será separado el texto de

la columna “Nombre

completo”

Se elige la separación por medio de los

espacios que hay ente cada palabra


32

7º. A continuación te mostrara la vista previa de los Datos, se podrá observar como la

columna sea separado en 4 columnas (Fig.7) y luego damos click en [Finalizar]

Fig.7

8º. Ahora, nos colocaremos en la columna que está a la derecha de la última columna

que separamos anteriormente, y volvemos a insertar otra columna (Fig.8) como se

muestra en la (Fig.1)

Fig.8

Aquí mostramos la columna de la derecha, e

insertamos otra columna


33

9º. Si tiene nombres compuestos, uniremos las dos columnas que representan el Nombre

del Trabajador, en la columna vacía en el segundo renglón, colocaremos la siguiente

fórmula: (Fig.9)

=CONCATENAR()

Dentro del paréntesis se colocaran las dos primeras celdas, en este caso fue la celda D2 y la celda E2.

Y reescribiremos la formula de la siguiente manera:

=CONCATENAR(D2, “ “, E2) para que en cada Nombre haya un espacio ejemplo : Víctor,” “,Manuel

Fig.9

Nota: Las celdas a seleccionar serán donde esta los dos nombres del trabajador, en este ejemplo el 1°

Nombre se encuentra en la celda “D2” y el 2° Nombre se encuentra en la celda “E2”

Al estar escribiendo la

formula, solo se selecciona

las celdas requeridas

Formula de Excel:

=CONCATENAR(D2, “ “, E2)


34

10º. Al terminar de Escribir la formula le damos [Enter], y realizaremos los siguientes

pasos: (Fig. 10)

Fig.10

Al dar [Enter], se verá la celda con el

nombre o nombres del primer

trabajador

Seleccionar con el

cursor del mouse

esta parte de la

celda y arrástrela

hasta la última

celda

Para que así se copie toda la fórmula

en todas las celdas


35

11º. Ahora pasaremos las formulas a texto completamente, (Fig. 11)

Seleccionar la columna donde esta los dos nombres, y dar click derecho, seleccionar [Copiar]

Fig.11

12º. Ahora Pegaremos la columna , en la misma pero con pegado especial y solo los

valores (Fig. 12)

Así se verá el o los Nombre(s) del trabajador

1°- Seleccionar la columna y

dar click derecho

2°- Seleccionar Copiar


36

Fig.12

13º. Ahora eliminaremos las dos columnas de donde obtuvimos el nombre o nombres

de los trabajadores.

1°- Seleccionar la columna y

dar click derecho

2°- Seleccionar Pegado

Especial

Dar click en [Valores], y

luego en [Aceptar]


37

Fig.13

Seleccionar las dos

columnas y luego

click derecho y

selecciona Eliminar.

Así nos

quedaría las

columnas, 3

columnas

representando

el Ap. Paterno,

Ap. Materno y

Nombre(s)


38

Cambiar la columna de Sexo al formato correcto

En el campo de “Sexo”, se requiere para ADUIMSS insertar “M” o “F”, para identificar si es M =

Masculino o F = Femenino, pero cada nomina asigna valores diferentes por ejemplo:

“0” y “1”, 0 = Mujer y 1 = Hombre, otros “H” y “M”, H = Hombre y M = Mujer

Aquí se les mostrara como cambiar la columna de sexo al formato requerido por AUDIMSS:

El archivo se puede visualizar de la siguiente manera, donde primeros seleccionaremos al columna de

Sexo y buscaremos la opción “Ordenar y Filtrar” y seleccionaremos [Filtro] (Fig.1)

Fig.1

Solo faltaría

colocar el

Encabezado de

cada columna

para identificarlas

Esta es la columna de sexo, la cual

deseamos cambiar;

M = Mujer a F = Femenino

H = Hombre a M = Masculino


39

Ahora empezaremos a usar la función de Filtrar, para realizar los cambios a la columna de sexo (Fig.2)

2°.- En la barra de menú

en la pestaña de [Inicio]

1°.- Seleccionamos toda la

columna que se refiere al

“Sexo”

3°.- Seleccionamos la

opción “Filtro”

Y aparecerá el siguiente icono en

nuestro encabezado, para poder

identificar la columna y sus

componentes en este caso las

letras “M” y “H”


40

Fig.2

Ahora podremos empezar a trabajar con cada elemento de la columna Sexo, si la columna de Sexo se compone de M = Mujer y H = Hombre, el usuario tiene que comenzar a trabajar con las M de Mujer y cambiarlas por la F de Femenino, para que no haya ningún problema al trabajar. Nota: EN el caso de Ser “0” y “1” los elementos de dicha columna, se puede comenzar a trabajar con cualquier elemento, siguiendo los pasos a continuación.

Fig.3

Seleccionamos el

incono de Filtrar

Y damos click

en [Aceptar]

Quitamos la palomita del

recuadro de “H” para

que solo quede

seleccionada la M

Estos son los

componentes de la

columna Sexo


41

A continuación realizaremos los mismos pasos pero ahora con la letra H

Fig.4

Así se verán

todos los

registros con

la F

EL primer registro lo

cambiamos por la F

Y damos doble

click en la celda,

para que cambie

todos los registros

en automático

Damos click en

el icono de

filtrar

Ahora podemos ver

que se refleja las F que

hemos puesto en la

columna


42

Fig.5

Ahora seleccionaremos la

H, para poder cambiarla por

una M

Cambiaremos el primer

registro por una M Dar doble click

a la celda para

que cambie

todos los

registros en

automático


43

Para finalizar quitaremos el filtro, buscaremos la opción “Ordenar y Filtrar” y seleccionaremos [Filtro] (Fig.6)

FIg.6

Así se verán todos los

registros ahora

Barra de

Menú en

la pestaña

Inicio y

damos

click en

“Ordenar y

Filtrar”

Para

quitarlo

solo

necesita

mos dar

click en

Filtro


44

Guardar el Archivo en el formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95

Necesitamos guardarlo en el formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95” para que AUDIMSS pueda

reconocer correctamente los archivos al importarlos a su base de Datos

Fig. 2.11

1.- Dar click

en [Inicio]

2.- Dar click en

[Guardar Como]

Nombre del archivo

“Deptos”

Barra de Desplazamiento

para buscar el formato

Guardar Como, es el formato que vamos a elegir


45

Buscamos el formato “Libro

de Microsoft Excel 5.0/95”

Confirmamos que se correcto el

Nombre del archivo y Guardar

como Tipo “Libro de Microsoft

Excel 5.0/95”

Damos

click en

[Guardar]


46

Nota: Los Anteriores Problemas a resolver, se mostraron los ejemplos con encabezados, pero recordar

que todos los archivos se importan sin encabezados.

f) Como Importar los Archivos a AUDIMSS

Paso 1. Seleccionar la Empresa y el Periodo en el que se va a trabajar

Fig.1

Paso 2. Retroalimentar a AUDIMSS

1) Catálogo de Ocupaciones u Oficios AUDIMSS le da la facilidad al usuario de poder importar su propio Catálogo de Ocupaciones u Oficios que se maneja en la empresa o crear dicho Catálogo directamente en AUDIMSS, por lo tanto se les mostrar las dos formas:

Ingresamos a AUDIMSS, y

seleccionaremos la empresa en la que

vamos a trabajar, dando doble click en

el icono de la empresa a seleccionar

Seleccionaremos el año

y el periodo (mes), en el

que vamos a trabajar

Y damos click en aceptar (la palomita)


47

Importar el Catálogo que es propio de la compañía (muchas Ocupaciones u Oficios registrados)

Fig.1

Para visualizar el Catálogo

de Ocupaciones y Oficios:

Seleccionaremos de la

barra de menú la opción

[Catálogos] siguiendo con

el apartado de [Tablas] y

ubicamos el Catálogo

[Ocupaciones y Oficios]

En esta pantalla se muestra el contenido del Catálogo que tiene AUDIMSS con algunas

Ocupaciones y Oficios con sus claves.

Estos botones sirven para

Colocar una Nueva Ocupación u

Oficio

Borrar Ocupaciones u Oficios ya

existentes

Modificar alguna Ocupación u

Oficio ya existente

Revisar la información que se

importo


48

Crear el Catálogo Directamente en AUDIMSS (pocas Ocupaciones u Oficios registrados)

Fig.1

En el Acceso directo a la

[Nómina], seleccionaremos

[Importación de la Nómina]

Este botón es el que usaremos

para importar nuestro catalogó

de Ocupaciones u Oficios

Al dar click al botón elegimos

la opción [Ocupaciones y

Oficios]

Abrirá la ventana para

elegir la ubicación del

archivo Damos click este

icono para poder

buscar el archivo

Aparecerá la siguiente

Pantalla, que sirve al

usuario para importar

todos sus Catálogos


49

Al localizar el archivo,

recordemos que AUDIMSS

requiere el archivo en formato

“Libro de Microsoft Excel

5.0/95” y sin Encabezados.

Seleccionamos

el Archivo y los

abrimos

Se visualizará la

ruta del archivo

y aceptamos

Se abrirá la pantalla de la Importación de las Ocupaciones u Oficios del documento

seleccionado

Se mostraran las dos

columnas del documento de

Ocupaciones u Oficios

Este apartado es para asignar

a cada que columna a que

concepto pertenece


50

Después de haber asignado el

concepto a cada columna

podremos importar el archivo

Se nos preguntara si habremos

hecho la asignación correcto, si

estamos seguros le indicamos

que [Sí]


51

2) Catálogo de Departamentos AUDIMSS le da la facilidad al usuario de poder importar su propio Catálogo de Departamentos que se maneja en la empresa o crear dicho Catálogo directamente en AUDIMSS, por lo tanto se les mostrar las dos formas:

Crear o Modificar el Catálogo Directamente en AUDIMSS (pocos departamentos registrados)

Fig.1


de Departamentos:






[Departamentos]

En esta pantalla se muestra el contenido del Catálogo que tiene AUDIMSS con algunos

departamentos y sus claves.

Estos botones sirven para

Colocar una Nuevo Departamento

Borrar Departamentos ya

existentes

Modificar algún Departamento ya

existente

Revisar la información que se

importo


52

Importar el Catálogo que es propio de la compañía (muchos departamentos registrados)

Fig.1







todos sus Catálogos Este botón es el que usaremos

para importar nuestro catálogos

de Departamentos.

Al dar click al botón elegimos

la opción [Departamentos]

Abrirá la ventana para

elegir la ubicación del

archivo Damos click este

icono para poder

buscar el archivo


53






Seleccionamos

el Archivo y los

abrimos

Se visualizará la

ruta del archivo

y aceptamos


columnas de documento de

Departamentos



concepto pertenece

Se abrirá la pantalla de la Importación de los Departamentos del documento seleccionado


54

3) Catálogo de Ayuda de Percepciones

Fig.1


de Percepciones:






[Percepciones]







que [Sí]


55

4) Los demás Catálogos de Ayuda

Fig.1 En la Barra de Menú [Catálogos] y [Tablas]

Paso 3. Importar Catálogo de Trabajadores

En esta pantalla se muestra el contenido del Catálogo que tiene AUDIMSS con algunas

Percepciones con sus claves.

Estos botones

sirven para

Colocar una Nueva

Percepción

Borrar

Percepciones ya

existentes

Modificar alguna

Percepción ya

existente

Este apartado es para la asignación del tipo de variable, y las fórmulas con la cual se

calcula para la AUDITORIA y si esta percepción integra o no integra

Catálogos del

Tipo “AUD#”

Catálogos del

Tipo “SUA#”


56

Fig.1

Fig.2








Estamos Seleccionando

los Bonotes y el

Apartado que usaremos

para el Catalogó de

Trabajadores

Damos click este

icono para poder

buscar el archivo


57






Seleccionamos

el Archivo y los

abrimos

Se visualizará la

ruta del archivo

y aceptamos


columnas del

documento



concepto pertenece

Se abrirá la pantalla de la Importación de los Trabajadores del documento seleccionado


58

Fig.3




que [Sí]




Se mostrara el Catálogo de

Trabajares

Validaremos que la información

que importamos, correspondan

las claves con los catálogos

anteriores, que el NSS este

correcto, etc.


59

Si al terminar el proceso de validación hay errores, estos se podrán corregir en esta misma pantalla o bien corregir el archivo de Excel y volver a Importarlo.

Fig.4

Ahora verificaremos el estatus de cada registro, en el estatus se nos mostrara si hay

algún error en el archivo.

Si el estatus

refleja

“Pendiente de

Aplicar a

AUDIMSS”, esto

indica que la

información es

correcta y solo

faltaría

Guardarla en el

sistema

Guardaremos la información dando

click en el botón de [Aplicar

Trabajadores a AUDIMSS]


60

Paso 4. Movimiento de Inicio

Para poder importar el “Catálogo de Incidencias” antes debemos generar los movimientos de inicio. El cual se genera al ingresar al modulo [Auditoria], [Nomina], [IMSS] como se muestra a continuación

Fig.1

Se mostraran la siguientes pantallas, en las cuales les indicáremos que [NO] cuando sea la primeras

que importan información a AUDIMSS, y [SI] cuando con anterioridad se haya importado información a AUDIMSS

Se mostrara la siguiente pantalla, donde generaremos los Movimientos de inicio

Cuando la información se guardo

correctamente en el estatus

aparecerá [Aplicado a AUDIMSS]


61

Fig.2

Las siguientes pantallas se muestra al dar click en el Generador del Movimiento de inicio, solo para

confirmar el procedimiento que se va a realizar

Dar click en este

icono para poder

generar el

movimiento de

inicio


62

Paso 5. Importar Catálogo de Incidencias o Movimientos

Fig.1

Se mostrara el siguiente registro que indica el

Movimiento realizado, por lo tanto ya podemos

subir el Catálogo de Incidencias o Movimientos









los Bonotes y el Apartado

que usaremos para el

Catalogó de Incidencias o

Movimientos


63

Fig.2

Damos click este

icono para poder

buscar el archivo






Seleccionamos

el Archivo y los

abrimos

Se visualizará la

ruta del archivo

y aceptamos


64

Se abrirá la pantalla de la Importación de las Incidencias y Movimientos del documento

seleccionado

Se mostraran las dos columnas del

documento

Este apartado es

para asignar a

cada que

columna a que

concepto

pertenece




Estas dos columnas no se

asignan


65

Fig.3




que [Sí]


Movimientos Hará falta el número

y el nombre del

trabajador, los cuales

ya se importaron con

anterioridad, lo cual

esto permite a

AUDIMSS verificar

que cada NSS le

corresponda un

trabajador ya

registrado

Dar doble click

Izquierdo en

Número, para

poder generar

los datos

faltantes con

los registros ya

existentes


66

Fig.5

Validaremos que la

información que importamos,

correspondan las claves con

los catálogos anteriores, que

el NSS este correcto, etc.

Se completan

los datos

faltantes

Registrar todos los

Movimientos en el sistema de

AUDIMSS


67

Paso 6. Importar los Catálogos de Percepciones Fijas y Variables

Fig.1

Cuando la información se guardo

correctamente en el estatus

aparecerá [Aplicado a AUDIMSS]









los Bonotes y el Apartado

que usaremos para el

Catalogó de Percepciones


68

Fig.2

Importar el Catálogo de Percepciones en: Varias Columnas

Damos click este

icono para poder

buscar el archivo






Seleccionamos

el Archivo y los

abrimos

Se visualizará la

ruta del archivo

y aceptamos


69

Fig.3

Se abrirá la pantalla de la Importación de las Percpciones del documento seleccionado

Se mostraran las

columnas del

documento

Este apartado es

para asignar a

cada columna la

percepción que

corresponda


70




que [Sí]


concepto a cada columna podremos

importar el archivo

Estas dos columnas no se asignan


71

Fig.4


Percepciones

Hará falta el

número y el

nombre del

trabajador, los

cuales ya se

importaron con

anterioridad, lo

cual esto permite

a AUDIMSS

verificar que cada

NSS le

corresponda un

trabajador ya

registrado

Dar doble click

Izquierdo en

Número, para

poder generar

los datos

faltantes con

los registros ya

existentes


72

Se completan

los datos

faltantes

Checando el

Status de cada

Registro


73

Fig.5

Fig.6

Este mensaje es porque en la base del Catalogo de Trabajadores no localiza a todos los trabajadores de este archivo

Validaremos que la

información que importamos,

correspondan las claves con

los catálogos anteriores, que

el NSS este correcto, etc.

Registrar todos los

Movimientos en el sistema de

AUDIMSS


74

Una Sola Columna

Fig.7

Se abrirá la pantalla de la Importación de las Incidencias y Movimientos del documento

seleccionado


75

Se mostraran las

columnas del

documento

Este

apartado es

para asignar

a cada que

columna a

que concepto

pertenece

Después de haber

asignado el

concepto a cada

columna podremos

importar el archivo




que [Sí]

Estas dos columnas no se asignan


76

Fig.8


Percepciones

Hará falta el

número y el

nombre del

trabajador, los

cuales ya se

importaron con

anterioridad, lo

cual esto permite

a AUDIMSS

verificar que cada

NSS le

corresponda un

trabajador ya

registrado

Dar doble click

Izquierdo en

Número, para

poder generar

los datos

faltantes con

los registros ya

existentes


77

Se completan

los datos

faltantes

Checando el

Status de cada

Registro


78

Fig.8





correcto, etc.


79

Fig.9





correcto, etc.


80

g) Problemas a Resolver al Importar los Archivos a AUDIMSS

El archivo que se importo tiene encabezados:

Solución:

hay que eliminar esa línea, ya que al momento de “Aplicar Trabajadores a AUDIMSS” la información no

se aplica.


81

Si se muestra la siguiente pantalla de error, esto es por que su archivo esta en formato

Office 2007.

Solución:

Abrir el archivo en Excel y guardarlo en formato Excel 5.0/95.

Seleccionar la opción “Guardar como”, seleccionar la primera opción “Libro de Excel” y se muestra la

pantalla para indicar el nombre y “Tipo de archivo”, seleccionar la opción “Excel 5.0/95”


82

Si la pantalla de importación se muestra con una o varias líneas vacías:

Solución:

En Excel, abrir el archivo y solo sombrear el rango que tiene información (no es toda la hoja)

seleccionar, copiar y generar un archivo nuevo en Excel con clic derecho seleccionar la opción “Pegado

especial”, seleccionar la opción “Valores” y aceptar. Guardar el archivo con el formato como se indica

en el punto anterior.

Si el número de seguridad social se muestra como formula después de haber ampliado la

columna:

Solución:

En el archivo de Excel que está importando, seleccionar la última columna y teclear la función

=concatenar(clic en la columna el número de seguridad social) o abrir paréntesis y teclear la

columna donde está el Número de seguro social y cerrar paréntesis, como lo indica la pantalla:


83

Posteriormente copiar esta función en toda la columna, sombrear esta nueva columna de Número de

seguro social y con clic derecho seleccionar la opción “copiar”, seleccionar nuevamente esta nueva

columna y con clic derecho seleccionar la opción “Pegado especial” seleccionar la opción valores y dar

clic en aceptar. Con este último paso la información queda correcta.


84

Si la columna fecha se muestra con formato de texto:

Solución:

No hay ningún problema AUDIMSS convierte este formato de texto que muestra la pantalla a formato

de fecha.

Solo se importan algunos trabajadores:

Solución

La fecha de alta es muy importante, si está trabajando en Enero de 2010, los trabajadores que se

podrán importar son aquellos que se dieron de alta con fecha anterior y hasta el 31 de enero de

2010, para poder importar todos los trabajadores, deberán estar en el mes de Diciembre del año a

dictaminar y el archivo que es el Catálogo de Trabajadores deberá ser acumulado.

Ahora que hemos intentado de abarcar y resolver los problemas que se pueden presentar al construir los Archivos de Excel que se van a Importar e Importar dichos archivos a ADUIMSS, ahora podrá comenzar a trabajar con AUDIMSS, Anexos IMSS, Anexos INFONAVIT, para la creación de los cuadernillos.

Para cualquier aclaración quedamos a sus órdenes.

Tels. (01 55) 55 – 21 – 12 – 42 y (01 55) 55 – 21 – 08 – 67

manual: como preparar archivos e importar a formato excel · cambiar la columna de sexo al formato...

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