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MANUAL COMITES ORGANIZACIONALES

PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

MACROPROCESO PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

MANUAL COMITÉS ORGANIZACIONALES PD-DE-M-07 Ver 02

Elaborado por: Profesional Calidad Revisado por: Profesional Calidad Aprobado por: Vicepresidente de planeación y riesgos

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Aprobado en abril de 2020 2

CONTENIDO

Págs. 1. INTRODUCCIÓN 3 2. OBJETIVOS 4 2.1. OBJETIVO GENERAL 4 2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4 3. DEFINICIONES 5 4. COMITÉS ORGANIZACIONALES 6 4.1. NORMATIVOS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO 6

4.1.1. Comité de Gobierno Organizacional 6 4.1.2. Comité de Conducta 7 4.1.3. Comité de Contraloría Interna 9 4.1.4. Comité de Riesgos 12

4.2. COMITÉS DE GOBIERNO 14 4.2.1. Comité de Presidencia 14 4.2.2. Comité Táctico de Gestión 15

4.3. COMITÉS OPERATIVOS 17 4.3.1. Comité de Cartera y Acreedores 17 4.3.2. Comité de Adquisiciones y Adjudicaciones 19 4.3.3. Comité Primario 20 4.3.4. Comité Ampliado 22 4.3.5. Comité de PQRD 23 4.3.6. Comité de Convivencia 27 4.3.7. Comité MAIAS 30 4.3.8. Comité Interno de Archivo 31 4.3.9. Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST 33 4.3.10. Comité Brigada de Emergencias 35 4.3.11. Reunión de Proceso (Reunión de seguimiento) 37 4.3.12. Unidad Técnica de Coordinación y Gestión Operativa de la Red y Regulación de la Oferta y la Demanda – UTC. 38 4.3.13. Unidad Técnica de Análisis de Gestión del Riesgo y Desempeño – UTAGRD 41

5. PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMITÉS 45 6. CUMPLIMIENTO EN LA REALIZACIÓN DE LOS COMITÉS 47 7. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA QUE LAS REUNIONES SEAN EFECTIVAS 48





1. INTRODUCCIÓN En el marco de las acciones propias del proceso de Planeación de Asmet Salud EPS S.A.S., se han creado espacios formales para llevar a cabo las estrategias de planificación, análisis, seguimiento y control a nivel organizacional a nivel sede nacional y en las sedes departamentales en función de la operación de la Entidad. Estos son grupos conformados por diferentes cargos y/o instituciones como Junta Directiva, Presidente, Vicepresidentes, Gerentes, Directores y Coordinadores de Proceso quienes tienen la responsabilidad de definir y evaluar la estrategia para afrontar la operación en aras de lograr los objetivos organizacionales. En ese sentido se definen los “comités” y están clasificados de la siguiente manera: a. Comités Normativos de Obligatorio Cumplimiento:

Comité de Gobierno Organizacional

Comité de Conducta

Comité de Contraloría

Comité de Riesgos

b. Comités de Gobierno:

Comité de Presidencia

Comité Táctico de Gestión

c. Comités Operativos:

Comité de Cartera y Acreedores

Comité de Adquisiciones y Adjudicaciones

Comité Primario

Comité Ampliado

Comité de PQRD

Comité de Convivencia

Comité MAIAS

Comité Interno de Archivo

Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST)

Brigada de Emergencias

Reunión de Proceso

Unidad Técnica de Coordinación y Gestión Operativa de la Red y Regulación de la Oferta y la Demanda – UTC.

Unidad Técnica de Análisis de Gestión del Riesgo y Desempeño – UTA En el presente documento se dan a conocer los objetivos, integrantes, funciones y otros aspectos que permitan operativizar y desarrollar los mismos, así:





2. OBJETIVOS 2.1. OBJETIVO GENERAL Establecer lineamientos de integración y funcionamiento de los comités organizacionales de Asmet Salud EPS S.A.S., dando cumplimiento a la normatividad vigente y las disposiciones del gobierno corporativo. 2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar los comités de Asmet Salud EPS S.A.S.

Establecer las generalidades de funcionamiento y las responsabilidades de los comités en Asmet Salud EPS S.A.S.





3. DEFINICIONES Comité: El Comité es el órgano representativo y colegiado del conjunto de los trabajadores en la empresa o centro de trabajo para la defensa de sus intereses. Compromiso: Obligación contraída por medio de acuerdo, promesa o contrato. Cumplimiento: Actuación que se lleva a cabo como consecuencia de una obligación, una promesa o una orden. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Seguimiento: El concepto de "seguimiento y evaluación" puede estar vinculado con una multitud de actividades. En general, es definido como la adquisición o la recaudación de datos sobre una situación, una actividad o un proceso, por medio de un instrumento técnico, de un sistema de observación u otro método topográfico que permite evaluar el estado actual de los parámetros escogidos y de los cambios ordenados en el tiempo Debate: Es un método para el análisis y solución racional y consensuada de problemas. El resultado del debate puede ser una solución del problema o una aclaración de la naturaleza del mismo. Así las conclusiones del debate serán defendibles en futuros ejercicios. Los participantes del debate deben tener un cierto volumen de información razonada y analizada sobre el tema motivo del debate.





4. COMITÉS ORGANIZACIONALES 4.1. NORMATIVOS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO En cumplimiento de lo establecido en la Circular 00007 de 2017 – Artículo 3.3.2.1.6, Comités (Medida 37 a la 52), el Decreto 682 de 2016 – Sección 4 del Gobierno Organizacional, relacionado con la gestión del gobierno organizacional, el cual tendrá como objeto la adopción de mejores prácticas para garantizar que la gestión de Asmet Salud EPS S.A.S. se realice bajo los principios de trasparencia, eficiencia, equidad y propender por la calidad en la prestación de los servicios de salud centrados en el afiliado, además de proporcionar las herramientas técnicas y jurídicas que permitan el balance entre la gestión de cada órgano y el control de dicha gestión, se presenta las funcionalidades definidas para el desarrollo de los Comités Normativos de Obligatorio Cumplimiento. 4.1.1. Comité de Gobierno Organizacional Objetivo: El comité de Gobierno Organizacional de Asmet Salud EPS S.A.S. es un órgano de administración de la Junta Directiva. Este comité está encargado de apoyar a la Junta Directiva en la definición de una política de nombramiento y retribuciones, la garantía de acceso a información veraz y oportuna sobre la entidad, la evaluación anual del desempeño de la Junta Directiva, los órganos de gestión, control interno y la monitorización de negaciones con terceros, entre estos las entidades que hacen parte del mismo grupo empresarial (si es el caso). Composición: El Comité de Gobierno Organizacional se conforma por un número impar, igual o mayor a tres (3), de directores y expertos externos delegados por la Junta Directiva con conocimiento en gobierno organizacional. Las funciones de los integrantes del Comité de Gobierno Organizacional cesarán por el cumplimiento del plazo por el cual han sido nombrados, por voluntad propia o por la no permanencia en su cargo. Presidente: Los miembros del comité, elegirán entre sus integrantes a su presidente quien tendrá la función de presidir y dirigir las reuniones ordinarias y extraordinarias. Será elegido para periodos de un (1) año. Secretario: Los miembros del comité, elegirán entre sus integrantes al secretario del comité, quién se encargará de la logística necesaria, de citar el comité, revisar y actualizar compromisos y preparar las actas de las sesiones. Participantes: Además de los integrantes del comité, podrán participar en carácter de invitados las personas que el comité estime conveniente a los cuales se le haya encomendado tareas específicas, tengan responsabilidades en los temas a tratar, y cuya presencia se considere necesaria y oportuna para el desarrollo de la reunión. Reuniones: Para el cabal cumplimiento de sus funciones, el Comité de Gobierno Organizacional se reunirá ordinariamente con una periodicidad trimestral, en el domicilio de la empresa, o en el lugar que el comité señale, en la fecha y hora que él mismo determine, y extraordinariamente cuando sea convocado por la Junta Directiva, el Presidente del comité y la presidencia.





Cronograma de reuniones: Los integrantes del comité deberán aprobar anualmente el cronograma de reuniones ordinarias. Medios de Convocatoria: La convocatoria a reuniones tanto ordinarias como extraordinarias, se efectuará mediante comunicación entregada o radicada ante cada uno de los integrantes con una antelación no inferior a cinco (5) días calendario; dicha comunicación podrá ser enviada a través de cualquier medio idóneo como correo electrónico. Quórum deliberatorio y decisorio: El comité podrá deliberar siempre que concurran a la reunión la mitad más uno (1) de sus Integrantes. Las decisiones se tomarán por consenso. Responsabilidades: El comité del Gobierno Organizacional tiene entre otras funciones sin limitarse a ellas, apoyar a la Junta Directiva en los siguientes temas: a. Propender por que los miembros de la Asamblea General, los afiliados y el público en

general tenga acceso de manera completa, veraz y oportuna a la información de la entidad que debe revelarse.

b. Revisar y evaluar la manera en que la Junta Directiva dio cumplimiento a sus deberes durante el periodo.

c. Monitorear las negociaciones realizadas por Directores de la Junta Directiva con acciones, cuotas o partes de intereses de la entidad o por otras entidades del mismo Grupo Empresarial si fuese el caso.

d. Monitorear las negociaciones realizadas por miembros significativos con terceros, incluidas las entidades que hacen parte del mismo grupo empresarial si fuese el caso

e. Supervisar el cumplimiento de la política de remuneración de los administradores. f. Revisar el desempeño de la Alta Gerencia, entendiendo por ella al Presidente y a los

funcionarios del grado inmediatamente inferior. g. Proponer una política de remuneración y salarios para los empleados de la entidad,

incluyendo la alta gerencia. h. Proponer el nombramiento y remoción del Presidente, así como su remuneración. i. Proponer los criterios objetivos por los cuales la entidad contratada a sus principales

ejecutivos. j. Evaluar los aspectos estratégicos de la operación. Actas: El secretario del comité levantará acta de la sesión en la que constaran los temas y asuntos debatidos. Las Actas serán archivadas en el respetivo libro de actas y estarán a disposición de la Junta Directiva, autoridades internas y externas de control. 4.1.2. Comité de Conducta Objetivo: El comité de Conducta de Asmet Salud EPS S.A.S. es un órgano de administración de la Junta Directiva. Este comité construye los lineamientos de las políticas anti-soborno y anti-corrupción para la entidad. Así mismo, garantiza su divulgación de manera constante, completa y precisa. Composición: Se conforma por miembros de la alta gerencia y deben ser un número impar, igual o mayor a tres (3). Si el tema de discusión implica directamente al presidente o al Gerente de Control Interno, un número impar, igual o mayor a tres (3), de directores de la





Junta Directiva acciona como comité de conducta. Las funciones de los integrantes del Comité de Conducta cesarán por el cumplimiento del plazo por el cual han sido nombrados, por voluntad propia o por la no permanencia en su cargo. Presidente: Los miembros del comité, elegirán entre sus integrantes a su presidente quien tendrá la función de presidir y dirigir las reuniones ordinarias y extraordinarias del comité. Será elegido para periodos de un (1) año. El presidente actuará como representante del Comité de Conducta ante la Junta Directiva, y por lo tanto tendrá la misión de presentar e informar a la Junta Directiva sobre las recomendaciones y determinaciones tomadas en el seno de dicho comité. Secretario: Los miembros del comité, elegirán entre sus integrantes al secretario del comité, quién se encargará de la logística necesaria, de citar el comité, revisar y actualizar compromisos y preparar las actas de las sesiones. Participantes: Además de los integrantes del comité, podrán participar en carácter de invitados las personas que el comité estime conveniente a los cuales se le haya encomendado tareas específicas, tengan responsabilidades en los temas a tratar, y cuya presencia se considere necesaria y oportuna para el desarrollo de la reunión. Miembros Permanentes de la EPS en el Comité: Presidencia, Vicepresidencia de Planeación y Riesgos Corporativos y Secretaria General y Jurídica. Estas dos últimas presentarán las recomendaciones al comité de los casos sujetos a posibles riesgos de Conflicto de Intereses (Inhabilidades e Incompatibilidades) en cumplimiento de lo establecido en el Código de Conducta y Buen Gobierno Corporativo de Asmet Salud EPS S.A.S. Reuniones: Para el cabal cumplimiento de sus funciones, el Comité de Conducta se reunirá ordinariamente, con una periodicidad trimestral, en el domicilio de la Empresa, o en el lugar que el Comité señale, en la fecha y hora que él mismo determine, y extraordinariamente cuando sea convocado por la Junta Directiva, el Presidente del Comité y la Presidencia de la EPS. Cronograma de reuniones: Los integrantes del comité deberán aprobar anualmente el cronograma de reuniones ordinarias. Medios de Convocatoria: La convocatoria a reuniones tanto ordinarias como extraordinarias, se efectuara mediante comunicación entregada o radicada ante cada uno de los integrantes con una antelación no inferior a cinco (5) días calendario; dicha comunicación podrá ser enviada a través de cualquier medio idóneo como correo electrónico. Quórum deliberatorio y decisorio: El comité podrá deliberar siempre que concurran a la reunión la mitad más uno (1) de sus Integrantes. Las decisiones se tomaran por consenso Responsabilidades: Las funciones del comité de conducta incluyen al menos las siguientes:





a. Construir, coordinar y aplicar estrategias para fortalecer los pilares de conducta ética al interior de la entidad.

b. Apoyar a la Junta Directiva en sus funciones de resolución de conflicto de interés. c. Elaborar los programas necesarios para la divulgación y difusión de los principios y

valores éticos de la entidad. d. Crear y apoyar las actividades para actualización del código de conducta y de Buen

Gobierno, en lo relacionado con temas de conducta, cuando así se necesite. e. Construir los lineamientos de las políticas anti-soborno y anti-corrupción para la entidad.

Así mismo, garantiza su divulgación de manera constante, completa y precisa. f. Implementar un programa empresarial de cumplimiento anticorrupción, de acuerdo a las

directrices dadas por la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la República de Colombia o la Oficina de las Naciones Unidas contra la droga y el delito (UNODC)

g. Definir políticas claras para prevenir o controlar los siguientes comportamientos:

Soborno de funcionarios del estado o particulares delegados para el ejercicio de funciones públicas.

Soborno comercial y otras actividades corruptas adoptadas para el beneficio económico de la entidad o de una persona natural.

Cualquier alteración de registros contables para realizar un fraude, soborno u otros actos indebidos.

Uso de terceras partes, esto es agentes externos consultores y otros intermediarios en posibles esquemas de sobornos.

Riesgo de corrupción respecto de posibles socios de negocio: uniones temporales de negocio, consorcios, subsidiarias fusiones y adquisiciones.

Pagos monetarios y/o en especie para agilizar procesos y trámites (pagos de facilitación).

Donaciones filantrópicas y contribuciones caritativas que tengan por finalidad realizar fraudes al sistema (como descapitalizarse, o evitar embargos y otros actos).

Otras áreas de alto riesgo, como contribuciones políticas ilegales, conflictos de interés, compromisos de compensación, el uso de recursos de la seguridad social en salud para otros fines diferentes a ella, y todos los acuerdos o convenios, así como las prácticas y decisiones concertadas que, directa o indirectamente, tengan por objeto impedir, restringir o falsear el juego de la libre escogencia dentro del sistema general de la seguridad social en salud.

Actas: El secretario del comité levantará acta de la sesión en la que constaran los temas y asuntos debatidos. Actas que serán archivadas en el respetivo libro de actas y estarán a disposición de la Junta Directiva, autoridades internas y externas de control. 4.1.3. Comité de Contraloría Interna Objetivo: El comité de Contraloría de Asmet Salud EPS S.A.S. es un órgano de administración de la Junta Directiva, encargado de apoyar la inspección y seguimiento de las políticas, procedimientos y controles internos que se establezcan, el análisis de la ejecución de las operaciones de la entidad, el análisis de las salvedades generadas por el Revisor Fiscal y la revisión periódica de la arquitectura de control de la entidad y del sistema de gestión de riesgos. Es de carácter permanente.





Composición: El Comité de Contraloría está integrado por mínimo dos (2) miembros de la Junta Directiva y un (1) experto externo delegado por la misma, quienes cuentan con conocimiento contables, financieros y de gestión operativa relacionada con temas de protección al usuario. Las funciones de los integrantes del Comité de Contraloría cesarán por el cumplimiento del plazo por el cual han sido nombrados, por voluntad propia o por la no permanencia en su cargo. Presidente: Los miembros del comité, elegirán entre sus integrantes a su presidente quien tendrá la función de presidir y dirigir las reuniones ordinarias y extraordinarias. Será elegido para periodos de un (1) año. El presidente actuará como representante del comité ante la Junta Directiva y por lo tanto tendrá la misión de presentar e informar a la Junta Directiva sobre las recomendaciones y determinaciones tomadas en el seno del mismo. Secretario: Los miembros del comité, elegirán entre sus integrantes al secretario del comité, quién se encargará de la logística necesaria, de citar el comité, revisar y actualizar compromisos y preparar las actas de las sesiones. Participantes: Además de los integrantes del comité, podrán participar en carácter de invitados las personas que el comité estime conveniente a los cuales se le haya encomendado tareas específicas, tengan responsabilidades en los temas a tratar y cuya presencia se considere necesaria y oportuna para el desarrollo de la reunión. Miembros Permanentes de la EPS en el Comité: Presidencia, Secretaria General y Jurídica, Vicepresidencia Financiera, Vicepresidencia de Operaciones. Estas dos últimas presentarán las acciones en relación a la gestión y resultados financieros y de satisfacción del afiliado. Aunque el Gerente de Control Interno puede asistir a las reuniones, este no posee poder de voto en el Comité de Contraloría Interna. Reuniones: Para el cabal cumplimiento de sus funciones, el Comité de Contraloría se reunirá ordinariamente con una periodicidad trimestral en el domicilio de la empresa, o en el lugar que el Comité señale, en la fecha y hora que él mismo determine, y extraordinariamente cuando sea convocado por la Junta Directiva, el presidente del comité, y la presidencia de la empresa. Cronograma de reuniones: Los integrantes del comité deberán aprobar anualmente el cronograma de reuniones ordinarias. Medios de Convocatoria: La convocatoria a reuniones tanto ordinarias como extraordinarias, se efectuara mediante comunicación entregada o radicada ante cada uno de los integrantes con una antelación no inferior a cinco (5) días calendario; dicha comunicación podrá ser enviada a través de cualquier medio idóneo como correo electrónico. Quórum deliberatorio y decisorio: El comité podrá deliberar siempre que concurran a la reunión la mitad más uno (1) de sus Integrantes. Las decisiones se tomaran por consenso.





Responsabilidades: Las funciones del Comité de contraloría Interna incluyen, al menos: a. Establecer las políticas, criterios y prácticas que utiliza la entidad en la construcción,

revelación y divulgación de su información financiera y contable. b. Hacer especial énfasis en los procesos de atención al usuario, el sistema de peticiones,

quejas y reclamaciones de la entidad, así como de la información ofrecida al afiliado y sus beneficiarios.

c. Contar con la libertad para reportar sus hallazgos y revelarlos internamente y con las facilidades suficientes para mantener una comunicación directa y sin interferencias con el órgano de administración existente

d. Definir mecanismos para consolidar la información de los órganos de control de la entidad para la presentación de la información a la Junta Directiva.

e. Proponer para aprobación de la Junta Directiva, la estructura, procedimiento y metodologías necesarios para el funcionamiento del Sistema de Control Interno.

f. Presentarle a la Junta Directiva, las propuestas relacionadas con las responsabilidades y atribuciones asignadas a los diferentes cargos y procesos respecto de la administración del Sistema de Control Interno, incluyendo la gestión de riesgo.

g. Evaluar la estructura del control interno de la entidad de forma tal que se pueda establecer si los procedimientos diseñados protegen razonablemente los activos de la entidad, así como los de terceros que administre o custodie, y si existen controles para verificar que las transacciones están siendo adecuadamente autorizadas y registradas.

h. Establecer planes de auditoría sobre áreas tales como atención al usuario y sistema de respuesta a los afiliados.

i. Informar a la Junta Directiva sobre el no cumplimiento de la obligación de los administradores de suministrar la información requerida por los órganos de control para la realización de sus funciones.

j. Estudiar los estados financieros y elaborar el informe correspondiente para someterlo a consideración de la Junta Directiva, con base en la evaluación no solo de los proyectos correspondientes, con sus notas, sino también de los dictámenes, observaciones de las entidades de control, resultado de las evaluaciones efectuadas por los comités competentes y demás documentos relacionados con los mismos.

k. Supervisar las funciones y actividades del proceso de Gestión de Control Interno, con el objeto de determinar su independencia y objetividad en relación con las actividades de auditoría, determinar la existencia de limitaciones que impidan su adecuado desempeño y verificar si el alcance de su labor satisface las necesidades de control de la entidad.

l. Evaluar los informes de control interno, u otras instancias de control interno establecidas legalmente o en los reglamentos internos, verificando que la administración haya atendido sus sugerencias y recomendaciones.

m. Hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones dadas por la Junta Directiva, en relación con el Sistema de Control Interno.

n. Solicitar los límites que considere convenientes para el acuerdo desarrollo de sus funciones.

o. Analizar el funcionamiento de los sistemas de información, su confiabilidad e integridad para la toma de decisiones.

p. Emitir conceptos, mediante un informe escrito, respecto de las posibles operaciones que se plantean celebrar con partes vinculadas, para lo cual deberá verificar que las mismas se realicen en condiciones de mercado.





q. Presentar a la Asamblea General, por conducto de la Junta Directiva, los candidatos para ocupar el cargo de Revisor Fiscal, sin perjuicio del derecho de los miembros de presentar otros candidatos en la respetiva reunión. En tal sentido la función del comité será recopilar y analizar la información suministrada por cada uno de los candidatos y someter a consideración del máximo órgano social los resultados del estudio efectuado.

r. Elaborar el informe que la Junta Directiva deberá presentar a la Asamblea General respeto al funcionamiento del Sistema de Control Interno, el cual deberá incluir entre otros aspectos:

Las políticas generales establecidas para la implementación del Sistema de Control Interno de la entidad.

El proceso utilizado para la revisión de la efectividad del Sistema de Control Interno, con mención expresa de los aspectos relacionados con la gestión de riesgos.

Las actividades más relevantes desarrollas por el comité de contraloría interna.

Las diferencias materiales detectadas, las recomendaciones formuladas y las medidas adaptadas, incluyendo entre otros temas aquellos que pudieran afectar los estados financieros y el informe de gestión.

Las observaciones formuladas por los órganos de supervisión y las sanciones impuestas, cuando sea el caso.

Presentar la evaluación de la labor realizada por el proceso de Gestión de Control Interno. Las demás que le fije la Junta Directiva, en su reglamento interno.

El comité cuenta con la libertad para reportar sus hallazgos y revelarlos internamente y las facilidades suficientes para mantener una comunicación directa y sin interferencia con el órgano de administración existente. Actas: El secretario del comité levantará acta de la sesión en la que constaran los temas y asuntos debatidos. Actas que serán archivadas en el respetivo libro de actas y estarán a disposición de la Junta Directiva, autoridades internas y externas de control. 4.1.4. Comité de Riesgos Objetivo: El Comité de Riesgos de Asmet Salud EPS S.A.S. es un órgano de administración de la Junta Directiva. Este comité está encargado de liderar la implementación y desarrollo del monitoreo de la política y estratégica de la gestión de riesgos en la entidad. Composición: El Comité de Riesgos presenta una composición interdisciplinaria que incluye al menos los siguientes miembros: un (1) profesional con formación en salud y con conocimiento en epidemiologia, un (1) profesional con formación en actuaría o economía o matemáticas o estadística, un (1) profesional con formación en finanzas o economía o administración de empresas con núcleo esencial en finanzas, o carreras profesionales afines, y un (1) Director de la Junta Directiva. Las funciones de los integrantes del Comité de Riesgos cesarán por el cumplimiento del plazo por el cual han sido nombrados, por voluntad propia o por la no permanencia en su cargo. Presidente: Los miembros del comité elegirán entre sus integrantes a su presidente quien tendrá la función de presidir y dirigir las reuniones ordinarias y extraordinarias del Comité. Será elegido para periodos de un (1) año.





El presidente actuará como representante del Comité de Riesgos ante la Junta Directiva, y por lo tanto tendrá la misión de presentar e informar a la Junta Directiva sobre las recomendaciones y determinaciones tomadas en el seno de dicho comité. Secretario: Los miembros del comité, elegirán entre sus integrantes al secretario del comité, quién se encargará de la logística necesaria, de citar el Comité, revisar y actualizar compromisos y preparar las actas de las sesiones. Participantes: Además de los integrantes del comité, podrán participar en carácter de invitados las personas que el comité estime conveniente a los cuales se le haya encomendado tareas específicas, tengan responsabilidades en los temas a tratar y cuya presencia se considere necesaria y oportuna para el desarrollo de la reunión. Miembros Permanentes de la EPS en el Comité: Presidencia, Secretaria General y Jurídica, Vicepresidencia de Planeación y Riesgos Corporativos, Vicepresidencia de Salud, Vicepresidencia Financiera, Vicepresidencia de Operaciones, Dirección de Riesgos. Reuniones: Para el cabal cumplimiento de sus funciones, el Comité de Riesgos se reunirá ordinariamente con una periodicidad trimestral, en el domicilio de la empresa o en el lugar que el Comité señale, en la fecha y hora que él mismo determine y extraordinariamente cuando sea convocado por la Junta Directiva, el presidente del comité o la presidencia de la empresa. Cronograma de reuniones: Los integrantes del comité deberán aprobar anualmente el cronograma de reuniones ordinarias. Medios de Convocatoria: La convocatoria a reuniones tanto ordinarias como extraordinarias, se efectuara mediante comunicación entregada o radicada ante cada uno de los integrantes con una antelación no inferior a cinco (5) días calendario; dicha comunicación podrá ser enviada a través de cualquier medio idóneo como correo electrónico. Responsabilidades: Las funciones de comité de riesgo deben incluir, por lo menos las siguientes: a. Establecer estrategias para prevenir y mitigar los riesgos de salud. b. Identificar, medir, caracterizar, supervisar y anticipar, mediante metodologías

adecuadas, los diversos riesgos (de salud, económicos incluyendo cobertura o reaseguros, operarios de grupo, lavado de activos, reputacionales, entre otros) asumidos por la entidad, propios de su gestión en el SGSSS.

c. Establecer medidas prudenciales como la correcta constitución de reservas técnicas, y velar por la suficiencia patrimonial.

d. Supervisar los procesos de atención al usuario y medir y evaluar el funcionamiento del sistema de atención al usuario (seguimiento y análisis de quejas y reclamos, orientación al usuario, tiempo de espera, etc.).

Actas: El secretario del comité levantará acta de la sesión en la que constaran los temas y asuntos debatidos. Actas que serán archivadas en el respetivo libro de actas y estarán a disposición de la Junta Directiva, autoridades internas y externas de control.





4.2. COMITÉS DE GOBIERNO 4.2.1. Comité de Presidencia Objetivo: El Comité de Presidencia de Asmet Salud EPS SAS es un órgano de administración y planeación de la organización. Este comité tiene como objetivo:

Realizar la planeación y definir los lineamientos de control de las estrategias de la operación.

Verificar los avances de los planes, proyectos, programas de las Vicepresidencias, Gerencias y Direcciones Nacionales en función de las metas y resultados esperados en la operación corriente de la Entidad.

Composición: Este comité se encuentra formato por el Presidente, Vicepresidentes (Planeación y Riesgos, Salud, Financiero y Administrativo y Operaciones), Gerente de Calidad, Gerente de Tecnología, Gerente Administrativa, Gerente de Talento Humano, Gerente de Control Interno, Director de Comunicaciones y Secretario General y Jurídico. Presidente: El presidente de Asmet Salud tendrá la función de presidir y dirigir las reuniones ordinarias y extraordinarias del comité. El presidente de Asmet Salud tendrá la misión de presentar e informar a la Junta Directiva sobre las recomendaciones y determinaciones tomadas en el seno de este comité. Secretario: Cada vicepresidencia o Gerencia será encargada de asignar a un colaborador de su equipo para que haga la labor de secretario y que será encargado de revisar y actualizar compromisos del acta anterior, realizar el acta de la reunión, enviar el acta vía correo electrónico a todos los integrantes del comité, cargar el acta al aplicativo interacciones o el que haga sus veces según lo considere la organización para efectos del seguimiento correspondiente dentro de la semana siguiente a su realización y organizar la logística del evento. La distribución para la asignación del secretario y elaboración del acta, se determina así:

Enero: Vicepresidencia Planeación y Riesgos Corporativos

Febrero: Vicepresidencia de Salud

Marzo: Vicepresidencia Administrativa y Financiera

Abril: Gerencia Calidad

Mayo: Gerencia de Control Interno

Junio: Vicepresidencia Operaciones

Julio: Gerencia Administrativa y Talento Humano

Agosto: Dirección Comunicaciones

Septiembre: Secretaria General y jurídica

Octubre: Gerencia de Tecnología

Noviembre: Vicepresidencia Planeación y Riesgos Corporativos.

Diciembre: Gerencia Calidad





Participantes: Además de los integrantes del comité, podrán participar en calidad de invitados las personas que el comité estime conveniente a los cuales se le haya encomendado tareas específicas, tengan responsabilidades en los temas a tratar y/o cuya presencia se considere necesaria y oportuna para el desarrollo de la reunión. Reuniones: Para el cabal cumplimiento de sus funciones el comité se reunirá ordinariamente con una periodicidad mensual, en el domicilio de la empresa o en el lugar que el presidente de Asmet Salud EPS S.A.S. señale, en la fecha y hora que él mismo determine y extraordinariamente cuando sea convocado por la presidencia de la empresa. Medios de Convocatoria: La convocatoria a reuniones tanto ordinarias como extraordinarias, se efectuará por parte de la Presidencia de la EPS mediante comunicación entregada o radicada ante cada uno de los integrantes con una antelación no inferior a cinco (5) días calendario; dicha comunicación podrá ser enviada a través de cualquier medio idóneo como correo electrónico. Previo a la construcción de la convocatoria, las Vicepresidencias de la EPS a través del liderazgo de la Vicepresidencia de Planeación y Riesgos Corporativos realizarán las recomendaciones de los temas a tratar. En ese sentido, la Vicepresidencia de Planeación y Riesgos Corporativos remitirá a la Presidencia una semana antes de celebrarse el comité, los temas recomendados. Responsabilidades: Las funciones de comité deben incluir, por lo menos las siguientes: a. Analizar los avances de Medidas Cautelares, ejecución de planes en función de normas

de obligatorio cumplimiento. b. Analizar avances de estrategias, planes de tipo operativo liderados por las

Vicepresidencias y Gerencias del orden nacional. c. Analizar temas de relevancia y del orden estratégico de la gestión de la contratación,

resultados en salud, resultados financieros y resultados de satisfacción de los afiliados. d. Analizar temas de Talento Humano. e. Analizar temas del orden legal y jurídico. f. Analizar temas tecnológicos y de gestión de procesos. g. Analizar termas de la gestión del control interno. h. Analizar y determinar compromisos de tareas y/o acciones que requieren intervención

definidos en Junta Directiva y Comités Normativos de Obligatorio Cumplimiento. Actas: El secretario del comité levantará acta de la sesión en la que constaran los temas y asuntos debatidos, la enviará por correo electrónico a los integrantes del comité y las cargará en el aplicativo Neón en una fecha no mayor a una semana después de realizado el comité. 4.2.2. Comité Táctico de Gestión Objetivo: El Comité Táctico de Gestión de Asmet Salud EPS S.A.S. es un órgano de planeación, seguimiento, administración y control de la organización, el cual tiene como función analizar en detalle los temas priorizados de gestión operacional, el avance y cumplimiento de los mismos.





Composición: Este comité se encuentra conformado por las vicepresidencias (Planeación y riesgos, salud, operaciones y financiero - administrativo) y Secretaria General y Jurídica. Cada vez que lo requiera el comité, solicitará la asistencia de la Gerencia de Tecnología, Gerencia de Calidad, Gerencia Administrativa, Gerencia de Talento Humano y Dirección de Comunicaciones. Presidente: El Vicepresidente de Planeación y Riesgos Corporativos tendrá la función de presidir y dirigir las reuniones ordinarias y extraordinarias del comité Secretario: Cada vicepresidencia y la secretaria general y jurídica estará encargada de asignar a un colaborador de su equipo para que haga la labor de secretario y que será encargado de revisar y actualizar compromisos del acta anterior, realizar el acta de la reunión, enviar el acta vía correo electrónico a todos los integrantes del comité, cargar el acta al aplicativo interacciones dentro de la semana siguiente a su realización y organizar la logística del evento. Registrar las actividades concertadas en la herramienta que defina la organización para tal fin. La distribución de las vicepresidencias y secretaria general y jurídica para la asignación del secretario y elaboración del acta, se determina así:

Enero: Salud

Febrero: Operaciones

Marzo: Administrativa y Financiera

Abril: Secretaria General y Jurídica

Mayo: Planeación y Riesgos Corporativos

Junio: Salud

Julio: Administrativa y Financiera

Agosto: Planeación y Riesgos Corporativos

Septiembre: Operaciones

Octubre: Secretaria General y Jurídica

Noviembre: Administrativa y Financiera

Diciembre: Planeación y Riesgos Corporativos Participantes - Invitados: Además de los integrantes del comité, podrán participar en calidad de invitados las personas que el comité estime conveniente a los cuales se le haya encomendado tareas específicas, tengan responsabilidades en los temas a tratar y/o cuya presencia se considere necesaria y oportuna para el desarrollo de la reunión. Reuniones: Para el cabal cumplimiento de sus funciones el comité se reunirá ordinariamente con una periodicidad mensual (sólo si la necesidad del servicio lo requiere, por lo cual no tiene una periodicidad de ejecución periódica de obligatorio cumplimiento) en el domicilio de la empresa o en el lugar que el presidente señale, en la fecha y hora que él mismo determine y extraordinariamente cuando el presidente del comité lo considere pertinente. Podrá tener citaciones de carácter ordinario cada vez que por necesidades del servicio, cumplimiento normativo o exigencias propias del Gobierno Organizacional se requiera.





Medios de Convocatoria: La convocatoria a reuniones tanto ordinarias como extraordinarias, se efectuará por parte de la vicepresidencia de planeación y riesgos corporativos mediante comunicación entregada o radicada ante cada uno de los integrantes con una antelación no inferior a cinco (5) días calendario; dicha comunicación podrá ser enviada a través de cualquier medio idóneo como correo electrónico. Responsabilidades: Las funciones del comité deben incluir, por lo menos las siguientes: a. Analizar en detalle el avance de Planes, Proyectos, Programas de gestión de cada

Vicepresidencia y Secretaria General y Jurídica en función de las metas y resultados trazados a partir de las prioridades de la operación definidas desde las exigencias del gobierno organizacional, mapa de fugas y necesidades propias de la operación.

b. Determinar acciones y estrategias conjuntas para avanzar de manera más ágil en la consecución de resultados frente a las acciones y estrategias definidas en los diferentes planes, actividades, acciones y estrategias liderados por las Vicepresidencias de la EPS y Secretaria General y Jurídica.

c. Analizar en detalle las recomendaciones y/o solicitudes realizadas por la Junta Directiva, Comités Normativos de Obligatorio Cumplimiento, Presidencia y priorizar las acciones y estrategias a implementar a fin de garantizar el cumplimiento de lo requerido.

d. Realizar seguimiento a demás Planes, Proyectos, Programas de operación de la Entidad, incluidos Medidas Cautelares, Planeación Estratégica, Plan de Reorganización Institucional, MAIAS, Planes Normativos, entre otros.

Actas: El secretario del comité levantará acta de la sesión en la que constaran los temas y asuntos debatidos, la enviará por correo electrónico a los integrantes del comité y la cargará en el aplicativo Neón o instrumento definido para tal fin en fecha no mayor a una semana después de realizado al comité. 4.3. COMITÉS OPERATIVOS 4.3.1. Comité de Cartera y Acreedores Objetivo: El Comité de Cartera y Acreedores tiene como objeto la gestión y control de la recuperación de los valores adeudados a la organización, al igual que definirá las condiciones y montos sobre los cuales se podrán realizar acuerdos de pago por las obligaciones pendientes de pago por la Organización. Composición: El comité de Cartera estará integrado por los siguientes miembros: a. El representante legal o su delegado, quien presidiará el Comité. b. El Vicepresidente financiero o quien haga sus veces. c. El Secretario General y Jurídico o quien haga sus veces. d. El Gerente Administrativo o su delegado. e. El Vicepresidente de Salud o quien haga sus veces. f. El Coordinador de conciliaciones y cartera o quien haga sus veces. g. El Profesional de cartera o quien haga sus veces.





Los Gerentes Departamentales o quien haga sus veces, tendrán la condición de invitados permanentes con voz, pero sin voto y su participación será de manera presencial o virtual. Vicepresidente Financiero: El cual tendrá la función de presidir y dirigir las reuniones ordinarias y extraordinarias del Comité. Secretario: La secretaría técnica del comité estará a cargo del profesional de cartera o quien haga sus veces, quien tendrá como responsabilidad la citación a las reuniones y la elaboración del acta. Participantes: A las reuniones podrá ser invitado cualquier colaborador de Asmet Salud EPS S.A.S. cuando el comité o quien lo preside lo considere necesario. Reuniones: El Comité se reunirá de manera ordinaria cada mes, o cuando las circunstancias lo requieran, previa citación del secretario. Para que exista Quorum se necesitara la mitad más uno (1) y sus decisiones se tomarán por mayoría simple. Para la participación de los invitados será necesaria la aprobación del presidente del comité. Cronograma de reuniones: Los integrantes del comité deberán aprobar anualmente el cronograma de reuniones ordinarias. Medios de Convocatoria: La convocatoria a reuniones tanto ordinarias como extraordinarias, se efectuara mediante comunicación entregada o radicada ante cada uno de los integrantes con una antelación no inferior a cinco (5) días calendario; dicha comunicación podrá ser enviada a través de cualquier medio idóneo como correo electrónico. Responsabilidades: a. Establecer las políticas para el adecuado registro, control y recaudo de los valores

identificados como derechos o partidas susceptibles de ser convertidas en efectivo y sus equivalentes.

b. Presentar para aprobación de la Junta Directiva, el manual de cartera de la entidad y realizar las actualizaciones que conforme a la normatividad o las actividades de la operación se requieran.

c. Evaluar la gestión de los responsables de ejecutar las actividades establecidas en el manual.

d. Aprobar el envío a cobro jurídico de las facturas que se identifiquen como de dudoso recaudo o que habiendo suplido el trámite administrativo establecido en el manual de cartera requieran ser cobradas por vía judicial.

e. Someter a aprobación la provisión y el castigo de la cartera a la Junta Directiva, que sea identificada como de imposible recaudo.

f. Definir los acuerdos de pago a proveedores una vez los valores recibidos de Asmet Salud EPS S.A.S., se encuentren debidamente reconocidos mediante conciliación de cartera o liquidación de los contratos.





Actas: El secretario del comité levantará acta de la sesión en la que constaran los temas y asuntos debatidos. Estas actas deben ser cargadas en el aplicativo Neón o el que defina la organización para tal fin. 4.3.2. Comité de Adquisiciones y Adjudicaciones Objetivo: El comité de Adquisiciones y Adjudicaciones es un órgano de administración de la EPS cuyas contrataciones deben regirse bajo los principios de buena fe, transparencia, economía, calidad en los bienes contratados, oportunidad, responsabilidad, pertinencia, selección objetiva de los proveedores y disminución del riesgo jurídico, para optimizar los recursos con los que cuenta y para mantener su fortaleza corporativa. Este comité está encargado de aprobar la adquisición de bienes y servicios para la operación administrativa de acuerdo a los topes y métodos definidos en el procedimiento de Adquisiciones y Adjudicaciones, evaluando y recomendando al ordenador del gasto la contratación de la oferta que cumpla con lo establecido en los términos de referencia y que sea la oferta más favorable y conveniente para la entidad. Composición: El comité será integrado por: a. Presidente b. Gerente Administrativa c. Coordinador de Activos y Almacén d. Coordinador Administrativo e. Secretario General y Jurídico f. Gerente de Tecnología g. Vicepresidente Administrativo y Financiero

Presidente: El secretario tendrá la función de presidir y dirigir las reuniones ordinarias y extraordinarias del Comité. Secretario: La secretaría del comité estará a cargo del Coordinador de Activos y Almacén o del Coordinador de Contratación Administrativa o quien haga sus veces, quien tendrá como responsabilidad la citación a las reuniones y la elaboración del acta. Participantes: Además de los integrantes del comité, podrán participar en carácter de invitados las personas que el comité estime conveniente a los cuales se le haya encomendado tareas específicas, tengan responsabilidades en los temas a tratar, y cuya presencia se considere necesaria y oportuna para el desarrollo de la reunión. Reuniones: Para el cabal cumplimiento de sus funciones, el comité se reunirá ordinariamente con una periodicidad mensual, en el domicilio de la Empresa en la fecha y hora que él mismo determine, y extraordinariamente cuando sea convocado por la Gerencia Administrativa de la EPS. Cronograma de reuniones: Los integrantes del comité deberán aprobar anualmente el cronograma de reuniones ordinarias.





Medios de Convocatoria: La convocatoria a reuniones tanto ordinarias como extraordinarias, se efectuara mediante comunicación entregada o radicada ante cada uno de los integrantes con una antelación no inferior a cinco (5) días calendario; dicha comunicación podrá ser enviada a través de cualquier medio idóneo como correo electrónico. Responsabilidades: a. Estudiar las ofertas requeridas y recomendar la compra o contratación de bienes y

servicios administrativos en el marco de los procedimientos establecidos. b. Analizar el cuadro comparativo de las ofertas y seleccionar la cotización más favorable

para la adquisición de bienes y servicios administrativos. Actas: El coordinador de activos y almacén y/o coordinador de contrataciones administrativas, levantará acta de la sesión en la que constaran los temas y asuntos debatidos. Actas que serán archivadas en el aplicativo Neón o el que defina la organización para tal fin y estarán a disposición de la junta directiva, autoridades internas y externas de control. 4.3.3. Comité Primario Objetivo: El comité primario tiene como objeto planear, analizar, administrar, implementar, controlar, los temas de operación de cada proceso liderado por las Vicepresidencias de la EPS, la Secretaria General y Jurídica y sus respectivos Gerentes y Directores. Composición: El comité primario se realiza en la sede nacional y estará integrado por los siguientes cargos: 4.3.3.1. Comité Primario de Salud a. Director de Riesgo y Prestación de Servicios de Salud b. Director de Red y Acceso a Servicios c. Coordinador gestión cohortes sano y riesgos d. Coordinador Gestión Cohortes alto impacto e. Coordinador de Auditoria en Salud f. Coordinador de Contratación de Red Servicios g. Coordinador de Acceso de Servicios

4.3.3.2. Comité Primario de Operaciones a. Director de Operaciones b. Director Comercial y Atención al Usuario c. Coordinador de Afiliaciones d. Coordinador de Ingresos y Cartera e. Coordinador de Mercadeo y Contact Center f. Coordinador de Atención al Usuario





4.3.3.3. Comité Primario Administrativa y Financiera a. Director de Cuentas Medicas y Recobros b. Director Contabilidad y Presupuesto c. Gerente Administrativa d. Coordinador de Cuentas Médicas y Recobros e. Coordinador de Conciliaciones y Cartera f. Coordinador de Contabilidad e Impuestos g. Coordinador Presupuesto h. Tesorería i. Coordinador Administrativo j. Coordinador de Activos 4.3.3.4. Comité Primario de Planeación y Riesgos Corporativos a. Gerente de la Calidad b. Gerente de Tecnología c. Director de Planeación d. Director de Gestión de Riesgos e. Coordinador Análisis y Gestión de Información f. Coordinador de Planeación y Aseguramiento g. Coordinador Integración y Flujos de información Empresarial h. Coordinador de Infraestructura i. Coordinador de Desarrollo j. Coordinador de Seguridad de la información

4.3.3.5. Comité Primario Secretaría General y Jurídica a. Coordinador de acciones administrativas y control disciplinario b. Coordinador de acciones de tutela y peticiones c. Coordinador de acciones judiciales y conciliaciones Nota: Para la Dirección de Comunicaciones, Gerencia de Control Interno y Gerencia de Talento Humano este comité será remplazado por la reunión de proceso que se ejecuta de orden normal. Presidente: El vicepresidente o Secretario General y Jurídico tendrá la función de presidir y dirigir las reuniones ordinarias y extraordinarias del comité. Secretario: Cada vicepresidencia y la secretaria general y jurídica, será encargada de asignar a un colaborador de su equipo para que haga la labor de secretario y que será encargado de revisar y actualizar compromisos del acta anterior, realizar el acta de la reunión, enviar el acta vía correo electrónico a todos los integrantes del comité, cargar el acta al aplicativo Neón dentro de la semana siguiente a su realización y organizar la logística del evento. Registra las actividades concertadas en la herramienta que disponga la organización para tal fin. Participantes: A las reuniones podrá ser invitado cualquier colaborador de Asmet Salud EPS S.A.S. cuando el comité o quien lo preside lo considere necesario.





Reuniones: El Comité se reunirá de manera ordinaria cada mes, o cuando las circunstancias lo requieran, previa citación del secretario, por lo cual no tiene asignada una periodicidad obligatoria de ejecución. Para la participación de los invitados será necesaria la aprobación del presidente del comité. Cronograma de reuniones: Cada vicepresidente y la secretaria general y jurídica, realizará el cronograma de reuniones y asignará al secretario para el año en curso. Medios de Convocatoria: La convocatoria a reuniones tanto ordinarias como extraordinarias, se efectuará mediante comunicación entregada o radicada ante cada uno de los integrantes con una antelación no inferior a cinco (5) días calendario; dicha comunicación podrá ser enviada a través de cualquier medio idóneo como correo electrónico. Responsabilidades: Las funciones del comité son las siguientes: a. Analizar en detalle el avance de Planes, Proyectos, Programas de gestión de cada

Vicepresidencia en función de las metas y resultados trazados a partir de las prioridades de la operación definidas desde las exigencias del gobierno organizacional, mapa de fugas y necesidades propias de la operación conjuntamente con equipos de trabajo.

b. Verificar, analizar, los resultados obtenidos en función de los indicadores trazadores de gestión de resultados conforme a los Planes, Proyectos, Programas definidos en los procesos.

c. Determinar acciones y estrategias conjuntas para avanzar de manera más ágil en la consecución de resultados frente a las acciones y estrategias definidas en los diferentes planes, actividades, acciones y estrategias lideradas por los equipos de trabajo.

d. Analizar en detalle las recomendaciones y/o solicitudes realizadas por la Junta Directiva, Comités Normativos de Obligatorio Cumplimiento, Presidencia y priorizar las acciones y estrategias a implementar a fin de garantizar el cumplimiento de lo requerido.

e. Realizar seguimiento al cumplimiento de demás Planes, Proyectos, Programas de operación de la Entidad a cargo de los procesos liderados.

Actas: El secretario del comité levantará acta de la sesión en la que constaran los temas y asuntos debatidos, las enviará por correo electrónico a los integrantes del comité y las cargará en el aplicativo Neón o el que indique la empresa en fecha no mayor a una semana después de realizado al comité. 4.3.4. Comité Ampliado Objetivo: El comité ampliado tiene como objetivo la retroalimentación, capacitación y presentación de informes de gestión de las diferentes departamentales y los procesos nacionales, con el fin de alinear, evaluar y desplegar la estrategia y el cumplimiento de los objetivos organizaciones. Composición: Este comité se encuentra formado por el presidente, vicepresidentes, secretario general y jurídico, gerentes nacionales y departamentales, director de oficina, directores nacionales, defensor del afiliado.





Presidente: El presidente de Asmet Salud EPS S.A.S. tendrá la función de presidir y dirigir las reuniones del comité. Secretario: El presidente de Asmet Salud EPS S.A.S. será el encargado de asignar a un colaborador de su equipo para que haga la labor de secretario y que será encargado de revisar compromisos del acta anterior, realizar el acta de la reunión, enviar el acta vía correo electrónico a todos los integrantes del comité, cargar el acta al aplicativo interacciones dentro de la semana siguiente a su realización y organizar la logística del evento. Registrar las actividades concertadas en la herramienta que la organización defina. Participantes: Además de los integrantes del comité, podrán participar en calidad de invitados las personas que el comité estime conveniente a los cuales se le haya encomendado tareas específicas, tengan responsabilidades en los temas a tratar y/o cuya presencia se considere necesaria y oportuna para el desarrollo de la reunión. Reuniones: Para el cabal cumplimiento de sus funciones el comité se reunirá ordinariamente con una periodicidad anual, en el domicilio de la empresa o en el lugar que el presidente señale, en la fecha y hora que él mismo determine y extraordinariamente cuando el presidente del comité lo considere pertinente. Medios de Convocatoria: La convocatoria a reuniones tanto ordinarias como extraordinarias, se efectuará por parte de la dirección de comunicaciones mediante comunicación entregada o radicada ante cada uno de los integrantes con una antelación no inferior a cinco (5) días calendario; dicha comunicación podrá ser enviada a través de cualquier medio idóneo como correo electrónico. Responsabilidades: Las funciones del comité son las siguientes: a. Definir los lineamientos de operación y manejo los cuales deben ejecutarse en la gestión

de las sedes departamentales, construyendo de manera conjunta (Nacional – Departamento), procesos y procedimientos que permitan ejecutar de manera ordenada y coordinado las acciones y/o estrategias definidas por la alta dirección.

b. Bajar a toda la organización a través de sus representantes la información necesaria para dar continuidad y desarrollo a la estrategia y objetivos organizacionales.

c. Retroalimentar a toda la organización sobre los diferentes resultados de las departamentales, procesos nacionales y consolidado general.

Actas: El secretario del comité levantará acta de la sesión en la que constaran los temas y asuntos debatidos, las enviará por correo electrónico a los integrantes del comité y las cargará en el aplicativo Neón o el que indique la empresa en fecha no mayor a una semana después de realizado al comité. 4.3.5. Comité de PQRD Objetivo: El comité de PQRD y Tutelas de Asmet Salud EPS S.A.S. tiene por objetivo hacer seguimiento mensual de las PQRD y acciones de tutela, analizar las causas que las originaron y aplicando la metodología de mejoramiento de la calidad (PHVA), para que se tomen acciones preventivas para evitar que se vuelva a presentar.





Composición: Este comité se encuentra formado por: a. Vicepresidente de operaciones o su delegado b. Vicepresidente de salud o su delegado c. Defensor del afiliado d. Secretario general y jurídico o su delegado e. Gerente comercial o su delegado

Las personas que actúen en calidad de delegados deben tener facultad y poder de decisión, para lo cual se requiere que el delegado tenga conocimiento previo de los temas a tratar en el comité. Conformación del comité a nivel departamental: a. Gerente departamental b. Coordinación de Atención al Usuario c. Coordinación de Salud d. Coordinación Administrativa e. Profesional Jurídico f. Analista Integral I g. Analista Integral II

Presidente: Los miembros del comité, elegirán entre sus integrantes al presidente del comité. Su función será presidir, dinamizar y dirigir las reuniones ordinarias y extraordinarias del comité, así como también actuará como representante del comité de PQRD y TUTELAS ante la empresa, y por lo tanto tendrá la misión de presentar los informes requeridos por la presidencia de Asmet Salud EPS S.A.S., informar sobre las recomendaciones y determinaciones tomadas en el comité y garantizar el cumplimiento del cronograma y plan de trabajo. Secretario: Los miembros del comité, elegirán entre sus integrantes al secretario, quién se encargará de la logística necesaria para la realización mediante citación, envío previo de la agenda a tratar, revisión y actualización de compromisos y elaboración de las actas de las sesiones. PARÁGRAFO PRIMERO: Los cargos de presidente y secretario del comité serán elegidos para periodos de un (1) año, no re-elegibles para periodos consecutivos. Estas funciones cesarán por el cumplimiento del plazo por el cual han sido nombrados, o por la no permanencia en su cargo. PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso de ausencia temporal del presidente y/o el secretario, dichas funciones las ejercerá quien envíe como delegado a la reunión. Participantes: Además de los integrantes del comité, podrán participar en carácter de invitados permanentes u ocasionales, las personas que el comité estime conveniente a los cuales se le haya encomendado tareas específicas, tengan responsabilidades en los temas a tratar, y cuya presencia se considere necesaria y oportuna para el desarrollo de la reunión.





Invitados Permanentes:

A nivel nacional: Se contará con la presencia de coordinador de satisfacción y el coordinador de tutelas, como invitados permanentes, al igual que con los directores de calidad y control interno.

A nivel departamental: Deberá asistir el asesor comercial, como invitado permanente.

Invitados ocasionales: En caso de que el comité requiera la presencia de funcionarios u otras personas ajenas a la organización, se podrán citar a través de correo electrónico, con la antelación definida en acápites siguientes, determinando el objetivo de su presencia y los insumos que debe presentar de acuerdo a los casos específicos a tratar. Un comité departamental, podrá ser un invitado ocasional al comité nacional.

Reuniones: Para el cabal cumplimiento de sus funciones, el comité se reunirá ordinariamente con una periodicidad mensual, en el domicilio de la empresa, o en el lugar que el comité señale, en la fecha y hora que él mismo determine, y extraordinariamente cuando sea convocado por la junta directiva, el presidente del comité o la presidencia de la organización PARAGRAFO: Para las reuniones del comité de PQRD y tutelas nacional y departamental se requiere como insumo, el informe de PQRD del 01 al 30 del mes anterior, así como las actas de reuniones anteriores. Por esta razón la sede nacional enviará a las departamentales los informes de PQRD y tutelas dentro de los primeros 5 días del mes, a fin que puedan realizar los comités con la oportunidad requerida y envíen las actas correspondientes que servirán como insumo para el comité nacional. El Acta del comité de PQRD y Tutelas departamental, deberá contener los puntos descritos en las responsabilidades del comité departamental. La departamental podrá reunirse en diferentes momentos a fin de avanzar en los insumos que deberá enviar para el comité nacional. Medios de Convocatoria: Para las reuniones ordinarias, se enviará un recordatorio mediante correo electrónico, de acuerdo con el cronograma aprobado previamente por el comité. En cuanto a las reuniones extraordinarias, la convocatoria se efectuara mediante correo electrónico enviado a cada uno de los integrantes, con una antelación no inferior a dos (2) días calendario. Responsabilidades: Comité a nivel nacional: a. Realizar seguimiento a los indicadores de Tasa de PQRD y Tutelas y oportunidad de

respuesta a PQRD o los que se lleguen a establecer para la medición de los mismos o guarden relación con el objetivo del comité.

b. Analizar los informes que generen los comités a nivel departamental sobre PQRD y Acciones de Tutela, generando las directrices y recomendaciones Institucionales para que se cumpla el objetivo del comité.





c. Verificar la efectividad de las estrategias implementadas y de ser necesario definir nuevas estrategias para ejecutarlas a través de los responsables de cada proceso.

d. Socializar a la presidencia de la organización, los avances, gestiones e impacto del comité.

e. Establecer los contenidos mínimos del informe que deben presentar los comités departamentales.

f. Realizar requerimientos a las diferentes instancias organizacionales para el cumplimiento de los indicadores relacionados con las PQRD y acciones de Tutela.

g. Realizar seguimiento y asegurar el cumplimiento de las tareas que surjan de las reuniones o las que se designen al comité departamental y a otros procesos.

h. Otras que la normatividad o la organización asignen. i. El comité toma decisiones y envía las recomendaciones mediante oficio al proceso

implicado de acuerdo al caso. Comité a nivel departamental: a. Identificar las causas de PQRD y TUTELAS y priorizarlas según frecuencia, tasa u otros

indicadores que se lleguen a establecer para la medición, así como el riesgo para la organización.

b. Analizar las causas de origen de las PQRD y Tutelas para determinar planes de acción para evitar su ocurrencia futura.

c. Evaluar las gestiones realizadas y determinar nuevas acciones de mejora que se requieran para reducir las causas de PQRD y TUTELAS, con determinación de responsabilidades para su cumplimiento, escalando los requerimientos a la nacional de ser necesario.

d. Determinar planes de mejora para reducir las causas de PQRD y TUTELAS, con determinación de responsabilidades para su cumplimiento, escalando los requerimientos a la nacional de ser necesario.

e. Evaluar el impacto de las acciones correctivas realizadas en el periodo y las pendientes de periodos anteriores.

f. Evaluar las causas de inoportunidad o falta de respuesta de fondo a PQRD y Tutelas, dentro de los requerimientos normativos.

g. Evaluar la tendencia de la tasa de PQRD y TUTELAS o los que se lleguen a establecer para la medición de los mismos.

h. Dentro de los 10 primeros días calendario de cada mes, deberá presentar el informe de la gestión realizada al comité nacional de PQRD y Tutelas.

i. Realizar seguimiento y asegurar el cumplimiento de las tareas que surjan de las reuniones o las que se designen a otros procesos.

j. Acatar y ejecutar las recomendaciones del comité nacional k. Otras que la normatividad o la organización asignen Actas: Las actas de los comités departamentales y nacionales, estarán a disposición de la junta directiva, autoridades internas y externas de control y quedarán cargadas al aplicativo Neon, al igual que otros informes presentados en las reuniones de comité y los compromisos o tareas definidas.





4.3.6. Comité de Convivencia Objetivo: El comité de convivencia tiene como objetivo servir en su operación como una medida preventiva de acoso laboral que contribuye a proteger a los trabajadores contra los riesgos psicosociales que afectan la salud en los lugares de trabajo, así como para la intervención de casos que puedan ser constitutivos de acoso laboral en Asmet Salud EPS S.A.S. Composición: El Comité de Convivencia Laboral está integrado por personal de la sede nacional, con un número igual de representantes del empleador y de los trabajadores, con sus respectivos suplentes, de la siguiente manera: Mínimo dos (2) representantes del empleador y dos (2) de los trabajadores, cada uno con su respectivo suplente (4 personas). Para un total de ocho (8) personas. En la sede departamental está constituido igual que el de la Sede Nacional por los siguientes trabajadores: Mínimo dos (2) representantes del empleador con su respectivo suplente, quienes serán designados por el Gerente Departamental/Director de oficina, y dos (2) de los trabajadores, con su respectivo suplente elegidos por votación. Para un total de ocho (8) personas. Para la Sede Bogotá está constituido por mínimo un (1) representante por parte del empleador con su respectivo suplente, quienes son designados por la Dirección de Oficina, y mínimo un (1) representante de los trabajadores con su respectivo suplente elegido por votación. Para un total de cuatro (4) integrantes. Presidente: El Comité de Convivencia Laboral (Nacional y Departamental) deberá elegir entre sus miembros principales, un Presidente, quien tendrá las siguientes funciones: a. Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias. b. Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y

eficaz. c. Tramitar las recomendaciones aprobadas en el Comité. d. Gestionar ante la alta dirección de la empresa, los recursos requeridos para el

funcionamiento del Comité. e. Responsabilizarse de la información recibida por el correo electrónico establecido

para el Comité, manejando de manera confidencial y prudente lo que ahí se reporte. Debe presentar al equipo del comité las situaciones reportadas por este medio. Se hace responsable del usuario y contraseña, los cuales debe entregar al secretario del comité en el momento de salir a vacaciones o licencia, y actualizar la clave conforme cambie el responsable.

En caso de ausencia del Presidente en alguna reunión, se designará entre los asistentes quién asumirá este rol durante la sesión, lo cual debe quedar registrado en el acta respectiva. Secretario: El Comité de Convivencia Laboral (Nacional y Departamental) deberá elegir entre sus miembros principales un Secretario, quien tendrá las siguientes funciones:





a. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las

situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan. b. Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la convocatoria

realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión. La convocatoria se realiza por correo electrónico, la cual se imprime para que quede en la carpeta o archivo del comité.

c. Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.

d. Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de establecer compromisos de convivencia.

e. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información.

f. Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité. g. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las

diferentes dependencias de la entidad pública o empresa privada. h. Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al

cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas. i. Elaborar informes con apoyo del equipo del Comité, sobre la gestión realizada, donde

se incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la empresa o al Ente que lo requiera.

En caso de ausencia del Secretario en alguna reunión, se designará entre los asistentes quien asumirá este rol durante la sesión, lo cual debe quedar registrado en el acta respectiva. Participantes: Además de los integrantes del comité, podrán participar en carácter de invitados las personas que el comité estime conveniente. Reuniones: El Comité de Convivencia Laboral se reunirá ordinariamente cada tres (3) meses y extraordinariamente cuando se presenten casos que requieran de su inmediata intervención y podrá ser convocado por cualquiera de sus integrantes. Sesionará mínimo con cuatro (4) integrantes del mismo, dos que representan al empleador y dos que representen a los trabajadores. Para la sede Bogotá el Comité sesionará mínimo con dos (2) integrantes del mismo, uno que representa al empleador y otro a los trabajadores. Medios de Convocatoria: La convocatoria a reuniones tanto ordinarias como extraordinarias, se efectuará por parte de cualquier de sus integrantes mediante comunicación entregada o radicada ante cada uno de los integrantes con una antelación no inferior a cinco (5) días calendario; dicha comunicación podrá ser enviada a través de cualquier medio idóneo como correo electrónico. Responsabilidades: Las responsabilidades o funciones del Comité de Convivencia Laboral están designadas dentro del marco normativo de la Ley 1010 de 2006 y la resolución 652 del 2012, de la siguiente manera:





a. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.

b. Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad pública o empresa privada (Cláusula de confidencialidad GTHF-100).

c. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja.

d. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias.

e. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confidencialidad.

f. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.

g. En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas, la conducta persista o la situación se encuentre involucrado directamente el Director Departamental de la sede o persona de la Nacional, el Comité de Convivencia Laboral informará y reportará el caso al comité de convivencia de la sede Nacional quien procederá y en caso de que la situación persista o no se presente mejora, reportará a la Alta Dirección de la empresa, cerrará el caso y el trabajador puede presentar la queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el juez competente.

h. Presentar a la Alta Dirección las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, así como de la promoción de ambientes de trabajo adecuados y el informe anual y de finalización de periodo de vigencia del comité, presentando los resultados de la gestión realizada, además de informes requeridos por los organismos de control, donde se incluyan estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones.

i. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comité de Convivencia a las dependencias respectivas especialmente, Gestión de Talento Humano y Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa.

j. El Comité de Convivencia Laboral se reunirá ordinariamente cada tres (3) meses y extraordinariamente cuando se presenten casos que requieran de su inmediata intervención y podrá ser convocado por cualquiera de sus integrantes, elaborando actas de las reuniones realizadas.

El presidente del Comité se hará responsable del correo electrónico del CCL de la Departamental, haciendo ajuste de la clave conforme se actualice la presidencia. Cuando el presidente salga a vacaciones, hará entrega del email al secretario del Comité. Adicional, junto con el equipo del CCL, deberán divulgar el correo electrónico para que los colaboradores de su Sede tengan conocimiento de dicho medio de comunicación, a fin de dar a conocer sus respectivas quejas. Actas: El secretario del comité levantará acta de la sesión en la que constaran los temas y asuntos debatidos.





Las actas y documentos relacionados con los casos atendidos por el Comité de Convivencia Laboral, no deben reposar en Docunet; solamente el secretario realizará transferencia documental al finalizar la vigencia del Comité, para que sea archivado de manera física en el archivo de la sede.

Las actas deben ser enviadas únicamente a la Coordinación de Cultura y Bienestar cada tres meses o cuando se presente una reunión extraordinaria.

Cuando el Comité atiende un caso y una de las partes solicita copia de su expediente, solamente se le brinda la información de la queja formal (si existiere algún soporte físico) y aquellas actas de reunión en la que la persona ha estado presente, manifestando sus posiciones y opiniones, mas no se le brinda copia de todo el expediente ni de lo que otros involucrados hayan informado; esto con el fin de evitar que el conflicto se complejice.

Para mayor información ver “Instructivo convivencia laboral” en el Sistema de Gestión Documental. 4.3.7. Comité MAIAS Objetivo: El objetivo del comité MAIAS es ffortalecer el trabajo en equipo entre Asmet Salud EPS S.A.S., la red de prestadores primarios (APS-ESE), hospitalarios y las UNIRAS, de tal forma que se logren los objetivos del MAIAS para el mejoramiento del proceso de atención, los resultados en salud y el control de la siniestralidad. Composición: El comité MAIAS se conforma en todas y cada una las sedes departamentales de Asmet Salud EPS S.A.S. Forman parte de los Comités MAIAS: a. Representante de la Red Aliada Hospitalaria b. Representante de las ESES de baja Complejidad c. Representante de cada UNIRAS d. Representante de Auditoria de Riesgo y Calidad de ASMET e. Representante de gestión de riesgo f. Representante de calidad de ASMET g. Representante de Gestión de información Presidente: El gerente departamental tendrá la función de presidir y dirigir las reuniones del comité, entre otras:

Preparar la agenda de las reuniones

Hacer seguimiento durante la reunión, al cumplimiento de los compromisos definidos y asignados a cada uno de los integrantes del comité.

Otorgar la palabra, mantener el foco en la discusión, garantizar el cumplimiento de la agenda en los tiempos previstos e impartir el orden haciendo cumplir las reglas del Comité de aseguramiento (moderar la reunión).

Retroalimentar a los participantes al concluir la reunión sobre aspectos que deben ser mejorados para garantizar la efectividad del comité.

Secretario: La asignación de secretarios y las fechas de reuniones se concretan en la primera reunión del año, la cual es citada por el gerente departamental.





El secretario será encargado de revisar compromisos del acta anterior, realizar el acta de la reunión (incluyendo Los compromisos o actividades que sean concertadas), enviar el acta vía correo electrónico a todos los integrantes del comité y cargar el acta al aplicativo indicado dentro de la semana siguiente a su realización. Participantes: El comité podrá invitar otros participantes como un representante del Ente Territorial, de liga de usuarios cuando lo considera pertinente. Reuniones: Para el cabal cumplimiento de sus funciones las reuniones del comité MAIAS departamental se realizan con una periodicidad mensual, con todos los integrantes del comité y cada 15 días el representante de la UNIRAS, representante de la red aliada, prestadores primarios, representante de auditoria de riesgo y calidad de Asmet. Pueden ser convocadas reuniones extraordinarias para el análisis de situaciones especiales que ameriten análisis y toma de decisiones inmediata. Las reuniones se deben programar con una duración máxima de 2 horas. Medios de Convocatoria: La convocatoria a reuniones tanto ordinarias como extraordinarias, se efectuará por parte del gerente departamental mediante comunicación entregada o radicada ante cada uno de los integrantes con una antelación no inferior a cinco (5) días calendario; dicha comunicación podrá ser enviada a través de cualquier medio idóneo como correo electrónico. Responsabilidades: Las funciones de comité son las siguientes: a. Proponer políticas y estrategias organizacionales que permitan mejorar la calidad de las

atenciones en salud y controlar el costo b. Participar en la elaboración del diagnóstico situacional de la departamental. c. Seguimiento a la implementación de los componentes del Modelo. d. Evaluar el cumplimiento de indicadores y presentar mensualmente el tablero de

desempeño de las UNIRAS e. Definir las acciones puntuales para minimizar las fugas del Modelo. f. Mantener permanente comunicación y retroalimentación con la (S) UNIRAS (S), Actas: El secretario del comité levantará acta de la sesión en la que constaran los temas y asuntos debatidos (incluyendo compromisos o actividades concertadas), las enviará por correo electrónico a los integrantes del comité y las cargará en el aplicativo dispuesto para ello en fecha no mayor a una semana después de realizado al comité. Para mayor información ver documento “Comité MAIAS” 4.3.8. Comité Interno de Archivo Objetivo: Asesorar a la dirección en materia archivística y de gestión documental, definiendo las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función





archivística institucional y de administración documental, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias. Composición: De acuerdo a lo estipulado por el Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.1.15, el comité Interno de Archivo de Asmet salud EPS S.A.S. está conformado por: a. Gerente Administrativo. b. Coordinador de Gestión Documental. c. Gerente Jurídico. d. Gerente de Tecnología e Información. e. Gerente de Calidad. f. Gerente de Control Interno. Presidente: El presidente del comité será directivo del más alto nivel jerárquico de quien depende de forma inmediata el archivo de la entidad, por lo anterior se designa al Gerente Administrativo o su delegado. Secretario: Ejercerá como secretario técnico del comité el responsable del archivo o del Sistema de Archivos de la entidad, por lo anterior se designa al Coordinador de Gestión Documental. Participantes: Además de los integrantes del comité, podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionario de otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos, entre otros). Reuniones: El comité se reunirá por lo menos una vez cada tres meses, y extraordinariamente cuando el Gerente Administrativo lo convoque, en el domicilio de la entidad, o en el lugar, en la fecha y hora que él mismo determine. Medios de Convocatoria: La convocatoria a reuniones tanto ordinarias como extraordinarias, se efectuará mediante comunicación entregada o radicada ante cada uno de los integrantes con una antelación no inferior a cinco (5) días calendario; dicha comunicación podrá ser enviada a través de cualquier medio idóneo como correo electrónico. Funciones del Comité Interno de Archivo:

Desarrollar y supervisar el cumplimiento de las políticas y normas archivísticas en Asmet Salud EPS S.A.S.

Servir de cuerpo consultivo en todo lo referente al archivo y reproducción de documentos.

Proponer las mejoras que a su juicio se deban introducir en el servicio de los archivos.

Elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

Proponer el tiempo de vigencia de los diferentes documentos de acuerdo a las normas legales vigentes al respecto.

Proponer los documentos que se deben reproducir y establecer aquellos que deben ser considerados como patrimonio histórico.





Determinar los criterios para la evaluación, selección, descarte y traslado de documentos a los archivos correspondientes.

Inspeccionar los archivos a fin de evaluar su organización y conservación y emitir las recomendaciones pertinentes.

Establecer los criterios para la producción, recepción, trámite y conservación de los documentos producidos y recibidos en Asmet Salud EPS S.A.S., igualmente las tecnologías y sitios más apropiados para la conservación documental.

Determinar el programa anual de capacitación en los temas relacionados con el manejo documental y sistema archivístico.

Quorum deliberatorio y decisorio: El comité podrá deliberar siempre que concurran a la reunión la mitad más uno (1) de sus integrantes. Las decisiones se tomaran en consenso. Agenda:

Verificación del Quorum

Temas a desarrollar

Formulación de compromisos

Temas informativos Actas: El secretario del comité levantará acta de la sesión en la que constarán los temas y asuntos tratados. Actas que serán custodiadas por el secretario técnico del comité. 4.3.9. Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST Objetivo: Promover y vigilar las normas y reglamentos de salud ocupacional dentro de la empresa, contribuyendo a la protección de la integridad física de los trabajadores y la seguridad de la empresa en general. Composición: En la sede nacional el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo estará compuesto por un número igual de representantes del empleador (4) y de los trabajadores (4), con sus respectivos suplentes (8) para un total de 16 miembros. En las sedes departamentales estará conformado de acuerdo a los siguientes criterios:

De 1 a 9 trabajadores, un vigía.

10 a 49 trabajadores, un representante por cada una de las partes.

De 50 a 499 trabajadores, dos representantes por cada una de las partes. Presidente: El Comité Paritario de Salud Ocupacional (Nacional y Departamental) deberá elegir entre sus miembros principales, un presidente, quien tendrá las siguientes funciones:

Presidir y orientar las reuniones en forma dinámica y eficaz.

Coordinar los aspectos inherentes a sitio y disposición de los integrantes del comité para su asistencia a las reuniones.

Notificar por escrito a los miembros del comité sobre la convocatoria reuniones.

Diseñar el temario de las reuniones.





Tramitar ante la administración de la empresa las recomendaciones aprobadas por el comité y presentar el informe de gestión sobre las actividades desarrolladas.

Informar a los trabajadores sobre la gestión adelantada por el comité. Secretario: El Comité Paritario de Salud Ocupacional (nacional y departamental) deberá elegir entre sus miembros principales un secretario, quien tendrá las siguientes funciones:

Verificar la asistencia de los miembros del comité a las reuniones programadas.

Elaborar el acta de cada una de las reuniones, presentarla para discusión y aprobación del Comité.

Llevar un archivo de los documentos de soporte sobre las actividades desarrolladas por el Comité y suministrar la información requerida por los trabajadores y el empleador sobre la gestión del comité.

Participantes: Además de los integrantes del comité, podrán participar en carácter de invitados las personas que el comité estime conveniente. Reuniones: El COPASST se reunirá por lo menos una vez al mes. Asmet Salud EPS S.A.S., debe garantizar los recursos presupuestales para el funcionamiento del comité y que sus miembros cuenten con al menos 4 horas semanales para realizar las actividades que les corresponden. Medios de Convocatoria: La convocatoria a reuniones tanto ordinarias como extraordinarias, se efectuará por parte del presidente del COPASST mediante comunicación entregada o radicada ante cada uno de los integrantes con una antelación no inferior a cinco (5) días calendario; dicha comunicación podrá ser enviada a través de cualquier medio idóneo como correo electrónico. Responsabilidades: a. Proponer y participar en actividades de capacitación en salud ocupacional b. Proponer la adopción de medidas que procuren y mantengan la salud en los lugares y

ambientes de trabajo. c. Vigilar el desarrollo de las actividades del SGSST. d. Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades

profesionales y proponer medidas correctivas. e. Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, máquinas,

equipos y aparatos. f. Estudiar y considerar las sugerencias de los trabajadores. g. Servir como organismo de coordinación entre empleador y los trabajadores. h. Solicitar informes sobre accidentalidad y enfermedades profesionales. i. Elegir al secretario del comité. j. Mantener un archivo de las actas de cada reunión. k. Las demás funciones que le señalen las normas sobre salud ocupacional. Actas: El secretario del comité levantará acta de la sesión en la que constaran los temas y asuntos debatidos (incluyendo compromisos o actividades concertadas), las enviará por





correo electrónico a los integrantes del comité y almacenará en el lugar definido para ello en fecha no mayor a una semana después de realizado al comité. Para mayor información ver documento “Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo” 4.3.10. Comité Brigada de Emergencias Objetivo: El objeto de crear una brigada en la empresa es tener a un grupo de personas preparadas para actuar rápidamente en el control de una emergencia y ante todo realizar actividades de prevención cuando ello sea posible. Composición: La brigada de emergencia en cada sede, debe estar conformada por lo menos por el 10% del personal total de la sede. Se compone de tres grupos básicos de apoyo: a. Grupo de primeros auxilios. b. Grupo de prevención, control y extinción de incendios c. Grupo de Evacuación, rescate y salvamento de bienes. Presidente: Toda brigada de emergencias debe tener un jefe de brigada para coordinar las acciones del equipo y el control de la emergencia. Son sus funciones:

Diseñar e implementar el reglamento de funcionamiento de la Brigada.

Diseñar los planes de protección contra contingencias y entrenamientos.

Asignar tareas y responsabilidades a los miembros de la brigada.

Coordinar las operaciones durante las emergencias con los organismos de socorro.

Motivar y mantener en alto la moral y espíritu de servicio. Secretario: La aprendiz SENA realizará la labor de secretariado de este comité. El secretario será encargado de revisar compromisos del acta anterior, realizar el acta de la reunión (incluyendo los compromisos o actividades que sean concertadas) y cargar el acta al aplicativo indicado dentro de la semana siguiente a su realización. Participantes: Además de los integrantes del comité, podrán participar en carácter de invitados las personas que el comité estime conveniente. Reuniones: Para el cabal cumplimiento de sus funciones, el comité se reunirá ordinariamente con una periodicidad mensual, en el domicilio de la empresa, o en el lugar que el comité señale, en la fecha y hora que él mismo determine y extraordinariamente cuando sea convocado por el jefe de la brigada. Medios de Convocatoria: La convocatoria a reuniones tanto ordinarias como extraordinarias, se efectuará por parte del presidente del jefe de brigada mediante





comunicación entregada o radicada ante cada uno de los integrantes con una antelación no inferior a cinco (5) días calendario; dicha comunicación podrá ser enviada a través de cualquier medio idóneo como correo electrónico. Responsabilidades: Antes de la Emergencia

Revisión del área y segundo barrido para verificar que no haya más víctimas.

Presentar informe al coordinador de la brigada y al jefe de la

Emergencia acerca de los procedimientos realizados.

Realizar seguimiento a las víctimas de la emergencia.

Conocer las instalaciones y los riesgos que puedan generar una emergencia

Tener claro conocimiento de los planes normativos y operativos de la universidad, de la ubicación y capacidad exacta de los diferentes equipos para el control de emergencias

Elaborar y actualizar permanentemente el manual de procedimientos para la prevención y control de emergencias

Retroalimentar permanentemente los esquemas operativos para la atención de emergencias

Hacer revisión permanente extintores y otros equipos para emergencia ubicados en los edificios y bodega de emergencia.

Durante la Emergencia

Cuando suena la alarma de emergencia se deben dirigir a la zona establecida para ponerse a disposición del coordinador de emergencias.

Planificación de los procedimientos antes de iniciar cualquier operación

Efectuar operaciones de rescate y atención de las víctimas cuando las condiciones sean las propicias.

Brindar apoyo emocional y físico a las víctimas.

Prestar los primeros auxilios a las víctimas de los siniestros que se presenten en la empresa.

Remitir a las víctimas que necesiten atención especializada a los centros médicos más cercanos.

Colaborar con los grupos de apoyo externo.

Activar la cadena de llamadas de la brigada

Designar un coordinador para conformar el puesto de mando unificado

Organizar el esquema operativo para la atención de la emergencia

Hacer un diagnóstico de la situación de emergencia, para determinar la acción a seguir

Realizar control en la zona de impacto

Evacuar personal lesionado de la zona de impacto de acuerdo a la prioridad de atención

Tener informado al puesto de mando unificado del desarrollo de la operación en la zona de impacto

Orientar y apoyar las acciones de los cuerpos de ayuda externos





Después de la Emergencia

Participar en las labores de recuperación y evaluación de daños

Realizar un inventario de los recursos utilizados en el control de la emergencia para determinar su recuperación

Evaluar el desempeño de la brigada en el control de la emergencia, para determinar correctivos y ajustes a los procesos

Presentar informe detallado de las acciones desarrolladas

Revisión del área y segundo barrido para verificar que no haya más víctimas.

Presentar informe al coordinador de la brigada y al jefe de la emergencia acerca de los procedimientos realizados.

Realizar seguimiento a las víctimas de la emergencia. Actas: El secretario del comité levantará acta de la sesión en la que constaran los temas y asuntos debatidos (incluyendo compromisos o actividades concertadas) y las almacenará en el lugar definido para ello en fecha no mayor a una semana después de realizado al comité. Para mayor información ver documento “Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo” 4.3.11. Reunión de Proceso (Reunión de seguimiento) Objetivo: La reunión de Proceso tiene como objetivos:

Definir y realizar seguimiento a las acciones propias del proceso que contribuyan al logro de los objetivos definidos por la organización.

Fortalecer la interacción y comunicación entre los integrantes del proceso, de tal manera que su gestión sea efectiva y se logren los objetivos del proceso.

Establecer los mecanismos que permitan la operativización de la operación de una manera efectiva.

Composición: Este comité se encuentra formado por el gerente y/o director y su equipo de trabajo (coordinadores, profesionales, técnicos, auxiliares, aprendices SENA). Aplica para la sede nacional y departamental. Presidente: El gerente y/o director tendrá la función de presidir y dirigir las reuniones del comité. Secretario: El presidente del comité será el encargado de asignar a un colaborador de su equipo para que haga la labor de secretario y que será encargado de revisar compromisos del acta anterior, realizar el acta de la reunión, enviar el acta vía correo electrónico a todos los integrantes del comité, cargar el acta al aplicativo interacciones dentro de la semana siguiente a su realización y organizar la logística del evento. Registrar las actividades concertadas en el aplicativo Redmine o el que disponga la organización para tal fin. Participantes: Además de los integrantes del comité, podrán participar en carácter de invitados las personas que el comité estime conveniente a los cuales se le haya





encomendado tareas específicas, tengan responsabilidades en los temas a tratar y/o cuya presencia se considere necesaria y oportuna para el desarrollo de la reunión. Reuniones: Para el cabal cumplimiento de sus funciones el comité se reunirá según sea la necesidad del servicio, por lo cual no cuenta con una periodicidad permanente en el domicilio de la empresa o en el lugar que el presidente señale, en la fecha y hora que él mismo determine y extraordinariamente cuando el presidente del comité lo considere pertinente. Medios de Convocatoria: La convocatoria a reuniones tanto ordinarias como extraordinarias, se efectuará por parte del gerente y/o coordinador mediante comunicación entregada o radicada ante cada uno de los integrantes con una antelación no inferior a cinco (5) días calendario; dicha comunicación podrá ser enviada a través de cualquier medio idóneo como correo electrónico. Responsabilidades: Las funciones de comité son las siguientes: a. Transmitir al equipo del proceso información proveniente y relevante de los comités de

gestión (directrices nacionales y de sede). b. Hacer seguimiento a actividades concertadas en la reunión anterior y otras actividades

generales que se encuentren registradas c. Revisar puntos críticos de la operación de proceso, éstos se definen al momento de

establecer la agenda d. Tomar decisiones frente a los puntos revisados y definir actividades específicas que

permitan operativizarlas. e. Dentro del Sistema de control interno se priorizan los riesgos más críticos de cada

proceso, a los cuales es necesario hacerles seguimiento periódico en la reunión de procesos.

f. Revisar temas varios del proceso (eventos sociales, celebraciones, bienvenidas, visitas empresariales, entre otros)

Nota: Aspectos de toma de decisión presentados en la Reunión de Proceso que se requieran tramitar deben ser escalados al Comité Primario. Actas: El secretario del comité levantará acta de la sesión en la que constaran los temas y asuntos debatidos, las enviará por correo electrónico a los integrantes del comité y las cargará en el aplicativo Neón en fecha no mayor a una semana después de realizado al comité. 4.3.12. Unidad Técnica de Coordinación y Gestión Operativa de la Red y Regulación

de la Oferta y la Demanda – UTC. Objetivo: La unidad técnica tendrá como propósito tiene propender por el fortalecimiento de los mecanismos del acceso a la prestación de los servicios de salud de la población afiliada, mediante la implementación de mecanismos, métodos, procesos y procedimientos que garanticen la adecuada conformación, organización, gestión, seguimiento y evaluación de la operación de las Redes Integrales de Prestadores de Servicios de Salud - RIPSS,





bajo el cumplimiento de los atributos de Disponibilidad, Suficiencia, Completitud y Oportunidad Composición: Teniendo en cuenta la importancia y exigencia al cumplimiento de las acciones que se definen en la gestión de la demanda y la oferta (operación de la red en términos de disponibilidad, suficiencia, completitud y oportunidad) ASMET SALUD EPS SAS definió un equipo multidisciplinario que de manera conjunta analizará la gestión operativa de la red en un ejercicio colegiado y de toma de decisiones que interactúa con la Unidad de Gestión Nacional para garantizar las líneas de manejo frente a los análisis realizados.

Conformación UGN - Nivel Nacional a. Vicepresidente de Planeación y Riesgos Corporativos b. Vicepresidente de Salud c. Vicepresidente de Operaciones d. Vicepresidente Financiero e. Y las direcciones y coordinaciones requeridas según los elementos a evaluar

Conformación UTC sede departamental a. Gerente Departamental b. Coordinador de Salud c. Profesional Líder de Auditoría d. Profesional de Contratación Departamental Presidente: Las funciones de presidente deben ser realizadas por el gerente de la sede departamental o su delegado. Secretario del Comité: será designado por el gerente departamental y tendrá las siguientes funciones: a. Informar un día antes de la reunión sobre ausencias justificadas al comité y enviar un

delegado que le comparta la Información revisada en el mismo b. Elaborar el acta de cada una de las reuniones en la que constaran los temas y asuntos

debatidos, actas que estarán a disposición de Ia Junta Directiva, la Presidencia, autoridades internas y externas de control

c. Enviar, dentro de la semana siguiente a su realización, el acta vía correo electrónico a:

Todos los integrantes de la Unidad Técnica de Análisis de Gestión del Riesgo y Desempeño

Todas las áreas involucradas en ella (acta) para seguimiento a planes de mejora.

Secretario del comité MAIAS d. Cargar las actas en PDF y los listados de asistencia escaneados en el aplicativo

asignado para ello.





Reuniones: Se realizarán a través del Comité de UTC el cual sesionará trimestralmente, o en forma extraordinaria en caso de ser necesario, en cada una de las sedes departamentales. Medios de Convocatoria: Las reuniones serán convocadas por el gerente departamental con al menos 5 días de anticipación. La citación de convocatoria deberá contener día, hora y lugar en el cual se llevará a cabo la sesión, indicando el orden del día propuesto. Funciones de la unidad: a. Analizar de la información contenida en el cálculo de la demanda y oferta de la red de

prestación de servicios de salud para, evidenciar las necesidades de prestación de servicios en términos de disponibilidad, suficiencia, completitud y oportunidad.

b. Generar las estrategias de atención frente a resultados de brecha (desviaciones de la demanda y oferta) que permitan garantizar el acceso a la prestación de los servicios de salud bajo los atributos de disponibilidad, suficiencia, completitud y oportunidad (acciones conjuntas con el prestador y Entidad Territorial).

c. Implementar acciones de contingencia para garantizar la continuidad y completitud de los servicios de salud.

d. Generar un plan de capacitación y acompañamiento a la red de prestación de servicios de salud y definir un canal de comunicación permanente con los mismos.

e. Definir un medio de comunicación interno que permita mantener actualizados a los actores que intervienen en la gestión del acceso con los afiliados frente a cambios, novedades generadas en la operación de la red.

f. Garantizar las acciones de seguimiento y exigencia y cumplimiento de planes y compromisos adquiridos para fortalecer el acceso a la prestación de servicios de salud de la población afiliada de acuerdo a la operación de la red.

g. Generar un plan de capacitación y acompañamiento a la red de prestación de servicios de salud y definir un canal de comunicación permanente con los mismos

Responsabilidades:

Gerente Departamental: a. Gestionar el funcionamiento de la Unidad Técnica de Coordinación y Gestión Operativa

de la Red - UTC.

b. Realizar el seguimiento al cumplimiento de estrategias definidas para garantizar la disponibilidad, suficiencia, completitud y oportunidad en el acceso a los servicios y lo definido en el Plan de Contingencia.

c. Definir conjuntamente con el prestador un plan de acción que garantice la continuidad

del acceso a la prestación del servicio de salud de los afiliados a través de los atributos de disponibilidad, suficiencia, completitud y oportunidad cuando las brechas presentadas generen algún tipo de cambio en la operación de la red de bajo impacto.

Gerente Departamental - Coordinador de Contratación (red de servicios) - Coordinador de Auditoria Departamental -





A través de un ejercicio colegiado y de manera conjunta el Comité de UTC realizará el análisis y seguimiento al comportamiento de la demanda, la oferta y el resultado de suficiencia de red (análisis de brechas) teniendo en cuenta los atributos de disponibilidad, suficiencia, completitud y oportunidad y definir las estrategias y/o acciones de manejo cuando se presenten cambios importantes en la operación de la red (Plan de Contingencia – Plan Conjunto con la red de prestadores). Actas: El secretario de la unidad deberá efectuar acta de cada una de las reuniones donde conste: orden del día, fecha, hora, temas, asuntos debatidos y compromisos adquiridos. a. El acta debe ser cargada en PDF con los listados de asistencia escaneados en el

aplicativo definido para ello en fecha no mayor a una semana después de realizada la reunión; debe estar a disposición de Ia Junta Directiva, la Presidencia, autoridades internas y externas de control.

b. Debe ser enviada vía correo electrónico a:

Los miembros de la UTAGRD

Todas las áreas involucradas en el acta para seguimiento a planes de mejora.

Secretario del Comité MAIAS 4.3.13. Unidad Técnica de Análisis de Gestión del Riesgo y Desempeño – UTAGRD Objetivo: La Unidad Técnica de Análisis de Gestión del Riesgo y Desempeño – UTA, tendrá como como propósito análisis, monitoreo y valoración de la gestión y desempeño de la red en cada Departamento o Distrito, en términos de los atributos con los cuales se debe brindar el proceso de atención en salud a los afiliados de la EPS, como pertinencia, accesibilidad, resolutividad, integralidad, continuidad y oportunidad, así como en términos del logro de los resultados de salud propuestos en cada ámbito geográfico autorizado. Composición: ASMET SALUD EPS S.A.S, ha designado un equipo multidisciplinario para la conformación y el funcionamiento de la Unidad Técnica de Análisis de Gestión del Riesgo y Desempeño de la Red, teniendo en cuenta que dicho equipo multidisciplinario se reunirá en la periodicidad definida con la información de cada una de sus áreas para desarrollar el análisis y evaluación del desempeño de la red de prestación de servicios de salud, de manera conjunta. Dicho equipo cuenta con el respaldo de las áreas del orden nacional, quienes tomarán decisiones en el marco de la operación de la red a través de la Unidad de Gestión Nacional - UGN. Conformación de equipos:

UGN- Nivel Nacional: a. Vicepresidente de Planeación y Riesgos Corporativos b. Vicepresidente de Salud c. Vicepresidente de Operaciones d. Vicepresidente Financiero e. Y las direcciones y coordinaciones requeridas según los elementos a evaluar





UTAGRD - Nivel Departamental: a. Gerente Departamental b. Coordinador de Salud c. Profesional Líder Riesgos en Salud d. Profesional Líder Auditoria en Salud e. Profesional Acceso a Servicios de Salud f. Profesional de Contratación Departamental. Presidente: Las funciones de presidente deben ser realizadas por el gerente de la sede departamental o su delegado. Secretario del Comité: Será nombrado por el gerente departamental y tendrá las siguientes funciones: a. Informar un día antes de la reunión sobre ausencias justificadas a la reunión y enviar

un delegado que le comparta la Información revisada en la misma. b. Elaborar las actas de las reuniones y registrar las actividades concertadas. c. Enviar el acta vía correo electrónico dentro de la semana siguiente a su realización. d. Cargar las actas en PDF y los listados de asistencia escaneados en el aplicativo definido

para ello. Reuniones: La Unidad Técnica de Análisis de Gestión del Riesgo y Desempeño – UTAGRD- se reunirá de manera ordinaria con una periodicidad trimestral, o en forma extraordinaria en caso de ser necesario, en cada una de las sedes departamentales. Medios de Convocatoria: Las reuniones serán convocadas por el gerente departamental con al menos 5 días de anticipación. La citación de convocatoria deberá contener día, hora y lugar en el cual se llevará a cabo la sesión, indicando el orden del día propuesto. Funciones de la Unidad: a. Gestionar los mecanismos, instrumentos y estrategias para la consolidación de la

información requerida para el proceso de monitoreo, seguimiento y evaluación del desempeño de la red.

b. Realizar la trazabilidad del proceso de atención en salud para el seguimiento y evaluación del cumplimiento por parte de la red de los objetivos y metas propuestas respecto a la gestión de la prestación de servicios de salud (accesibilidad, oportunidad, continuidad, integralidad, resolutividad).

c. Evaluar los resultados en salud esperados versus los resultados en salud obtenidos. d. Evaluar los resultados de la red de urgencias según indicadores definidos por el

Misterio de Salud y Protección Social. e. Realizar los análisis de la información de los prestadores de la red a evaluar de acuerdo

a la metodología diseñada en el documento “Mecanismos, instrumentos y metodologías para realizar el monitoreo, seguimiento y evaluación del desempeño de la RIPSS”, teniendo en cuenta su correspondencia con la Política Integral de Atención en Salud (PAIS) y las Rutas Integrales de Atención en Salud (RIAS), la gestión integral del riesgo en salud y el desempeño de los actores en la prestación de los servicios de salud.





f. Comunicar y socializar a las IPS los resultados obtenidos conforme el ítem inmediatamente anterior, con el fin de establecer conjuntamente los planes de acción que conlleven a la optimización de los resultados y la mejora del desempeño de las mismas.

g. Realizar seguimiento y exigencia al cumplimiento de los planes de mejora suscritos con la red de prestación de servicios de salud, insumos necesarios para la toma de decisiones de la operación de la red por parte de la Unidad Técnica de Coordinación y Gestión Operativa de la Red y de Regulación – UTC y acciones a desarrollar en planes de contingencia.

h. Implementar los mecanismos de divulgación y socialización de la evaluación del desempeño a la red de prestación de servicios de salud a los afiliados.

Responsabilidad

Gerente Departamental: a. Garantizar el funcionamiento de la Unidad Técnica de Análisis de Gestión del Riesgo y

Desempeño en la sede departamental. b. Gestionar y garantizar el cumplimiento de las acciones definidas en la gestión del

desempeño de la red de prestación de servicios de salud. c. Convocar las reuniones trimestralmente a través de correo electrónico y/o cualquier otro

medio, adjuntar la agenda de la reunión, con al menos cinco (5) días de anticipación. La Convocatoria de Incluir fecha, hora, lugar, red a evaluar.

d. Nombrar el secretario de la Unidad Técnica de Análisis de Gestión del Riesgo y Desempeño.

e. Coordinar la reunión de la Unidad Técnica de Análisis de Gestión del Riesgo y Desempeño.

f. Definir la red a evaluar para la siguiente reunión de la Unidad de acuerdo a los criterios de priorización definidos.

g. Comunicar y socializar a las IPS los resultados obtenidos de la evaluación del desempeño conforme a la gestión operativa de la Unidad Técnica de Análisis de Gestión del Riesgo y Desempeño y gestionar en conjunto la elaboración de los planes de mejora cuando aplique y las sanciones a que haya lugar.

h. Presentar los informes a la Unidad Nacional de Gestión – UNG relacionados con la gestión y resultados de la UTAGRD en la sede departamental.

Coordinadores Departamentales: a. Informar un día antes de la reunión sobre ausencias justificadas al Comité y enviar un

delegado que le comparta la Información a revisar en el Comité. b. Asistir a las reuniones citadas por el gerente departamental para el funcionamiento de

la Unidad Técnica de Análisis de Gestión del Riesgo y Desempeño. b. Consolidar y presentar en los instrumentos definidos la información que desde su área

sea requerida para la realización de la Unidad Técnica de Análisis de Gestión del Riesgo y Desempeño de acuerdo a la agenda definida.

c. Ejecutar las actividades definidas como resultado del análisis de la información realizado en la Unidad Técnica de Análisis de Gestión del Riesgo y Desempeño.





Actas: El secretario de la unidad deberá efectuar acta de cada una de las reuniones donde conste: orden del día, fecha, hora, temas, asuntos debatidos y compromisos adquiridos. a. El acta debe ser cargada en PDF con los listados de asistencia escaneados en el

aplicativo definido para ello en fecha no mayor a una semana después de realizada la reunión; debe estar a disposición de Ia Junta Directiva, la Presidencia, autoridades internas y externas de control.

b. Debe ser enviada vía correo electrónico a:

Los miembros de la UTAGRD,

Secretario de la Unidad Técnica de Coordinación y Gestión Operativa de la Red y Regulación de la Oferta y la Demanda – UTC

Secretario del Comité MAIAS





5. PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMITÉS Tabla 1. Procedimiento general de Comités Organizacionales

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1 Realizar citación de los participantes de los comités

El responsable de cada comité elabora la citación, convocando a cada uno de los integrantes del comité, para llevar a cabo las exposiciones de los contenidos de mayor importancia que abarquen el normal funcionamiento de la entidad. Nota: El Oficio de citación a comité deberá contener los siguientes ítems: Nombres completos de los integrantes, fecha de la reunión, lugar, hora, sitio del mismo y orden del día

Responsable del Comité

2

Verificar quórum (Aplica para los comités que lo requieren)

Antes de que el comité sesione se debe confirmar el número de asistentes. Solo se podrá dar inicio cuando asisten el 50% más uno de los miembros. Nota: Si al momento de verificar el quórum no se cuenta con el número de participantes requeridos para sesionar, el comité deberá ser re-programado


3 Desarrollar el Comité

Se dará inicio al comité, una vez confirmado el Quórum y se realiza la lectura del acta anterior donde se hace seguimiento a los compromisos adquiridos por cada uno de los funcionarios en la sesión anterior. Se expondrán los temas a tratar de acuerdo al Comité que se realice.


4 Debatir los temas tratados

Luego de escuchar la exposición de los temas propuestos se genera un debate al interior de cada Comité que servirá para lograr la toma de decisiones adecuada respecto a los diferentes temas tratados.

Responsable e Integrantes del

comité





No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

5 Finalizar el Comité y Generar compromisos

El responsable del comité finaliza la reunión dando las conclusiones del mismo. A los funcionarios implicados en el desarrollo de los temas tratados se les generan Compromisos para el mejoramiento de los problemas encontrados.

Responsable e Integrantes del

comité

6 Elaborar el Acta de la Reunión

Se diligencia el Formato Acta de Reunión (SGI-CA-F-13) donde se registran: el desarrollo de los temas tratados, cada una de las acciones, tareas y compromisos que fueron adquiridas por los funcionarios implicados en la realización del Comité con el fin de mejorar los incidentes.

Secretario del comité

7 Enviar a aprobación el Acta de Reunión

El secretario del comité envía el acta a los participantes del comité, para su respectiva revisión y posterior aprobación.


8 ¿El Acta de Reunión fue aprobada?

Si: Pasar a actividad No. 10 No: Pasar a actividad No. 9


9 Realizar correcciones al Acta de Reunión

El secretario del comité realizará las respectivas correcciones realizadas al acta para su posterior revisión por los participantes del comité. Pasar a actividad No. 7.


10 Enviar a Asistente de Planeación

El secretario del comité envía vía correo electrónico el Acta de Reunión.


11 Realizar seguimiento a compromisos de comité (Si aplica)

La Vicepresidencia de Planeación y Riesgos Corporativos, y en su nombre, el Asistente de Planeación realizará el seguimiento a los compromisos acordados en los comités, según Procedimiento Seguimiento a Compromisos de Comités Organizacionales (PD-DE-P-02)

Vicepresidencia de Planeación y

Riesgos Corporativos, Asistente de Planeación





6. CUMPLIMIENTO EN LA REALIZACIÓN DE LOS COMITÉS Con el fin de garantizar la realización de los comités, de manera trimestral el proceso de calidad realizará seguimiento al cargue de las actas y enviará informe a vicepresidentes, gerentes y directores nacionales y departamentales con el resultado de dichos seguimientos.





7. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA QUE LAS REUNIONES SEAN EFECTIVAS

a. Informe y recuerde previamente a los asistentes el propósito de la reunión. b. En la citación invite a los asistentes para que lleguen puntualmente y con el material o

información que necesiten para este encuentro. c. Invitar sólo a aquellos que son verdaderamente necesarios. Para citar a los

participantes puede ser usada la herramienta G-suite con el asistente de programación que esta ofrece.

d. Establezca y siga una agenda. Por regla general, cada reunión debe tener una agenda que tenga al menos tres puntos; los temas a tratar, el tiempo asignado para cada tema, y el responsable de hablar sobre cada tema determinado.

e. Establezca el propósito y motivo. f. Intente involucrar a cada miembro. Las reuniones puede llegar a desbalancearse

cuando solo unos pocos asistentes son los que participan, al hablar y dominar las discusiones. El Coordinador de la reunión debe tratar de involucrar a cada miembro para garantizar que la sinergia del grupo se produce.

g. Use las presentaciones institucionales. El dicho, una imagen vale más que mil palabras; es mucho más cierto en las reuniones. El uso de las mismas puede reducir la duración de la reunión en hasta un 28%. Siempre que sea posible, alentar a los participantes a usar diagramas, imágenes y gráficos en lugar de la entrega de páginas llenas de texto.

h. Agende un tema de “varios” importantes, pero no relacionados. Puede haber ocasiones en que un tema importante, que no está en la agenda, salga en una reunión y no estaba previsto. En lugar de desviar el foco de la reunión, dependiendo del tema puede ser mejor colocarlo en una lista de (varios) como temas para otra reunión.

i. Escriba un acta de reunión. Tomarse unos minutos para documentar una reunión es muy importante; al resumirla utilice el formato definido para tal fin.

j. Mida periódicamente la efectividad de las reuniones. Medir periódicamente la eficacia de una reunión, permite mejorar los puntos débiles y ser más eficientes.

k. Importante evitar monólogos y prevenir la formación de bandos entre los asistentes.





CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

1 10/02/2020 Versión inicial del documento

2 30/04/2020

Se actualiza el contenido de los siguientes comités: Comité de Presidencia, Comité Táctico de Gestión, Comité Primario, Comité Ampliado, Reunión de Proceso, UTAGRD y UTC. Se actualiza el Comité PQRD, de acuerdo a la nueva estructura departamental.

manual comites organizacionales proceso direccionamiento …

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