FONDO DE CULTURA ECONÓMICA

Elaborado por :Organización y MétodosGerencia de Sistemas

MANUAL DE INTEGRACIÓN Y OPERACIÓN DELA COMISIÓN DE INFORMÁTICA DELFONDO DE CULTURA ECONÓMICA

Fecha de aprobación:28 de noviembre de 2001(Segunda Sesión Ordinaria de la Comisión deInformática)

CAPÍTULO PÁGINADIA MES AÑO

FECHA DE APROBACIÓN: I

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ECONÓMICA 1 28 XI 2001

ÍND ICE

I. OBJETIVOS ......................................................................................................................2 • De la Comisión de Informática del Fondo de Cultura Económica................................................ 2 • Del Manual .................................................................................................................................... 2

II. ORGANIZACIÓN..............................................................................................................3 • Diagrama....................................................................................................................................... 3 • Integración .................................................................................................................................... 4

III. FUNCIONES....................................................................................................................5 • De la Comisión.............................................................................................................................. 5 • Del Presidente............................................................................................................................... 5 • Del Secretario Técnico.................................................................................................................. 6 • De los Vocales .............................................................................................................................. 6 • De los Asesores ............................................................................................................................ 7 • De otros asistentes ....................................................................................................................... 7

IV. POLÍTICAS .....................................................................................................................8 • Generales...................................................................................................................................... 8 • De la duración en el cargo ............................................................................................................ 8 • De las convocatorias y sesiones................................................................................................... 8 • De los Acuerdos............................................................................................................................ 9

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I. OBJETIVOS

• De la Comisión de Informática del Fondo de Cultura Económica

Constituir un órgano de participación colegiada que involucre a todas las áreas del Fondo, para evaluar y proponer la aplicación de políticas y normas en materia de informática. Planear, organizar, difundir, dar seguimiento y evaluar la actividad informática, con apego a los lineamientos establecidos en el Programa Institucional de Desarrollo Informático (PIDI) 2001-2006.

• Del Manual

Presentar los criterios de integración y operación de la Comisión Interna de Informática del Fondo de Cultura Económica. Determinar las facultades, funciones y responsabilidades que deberán cumplir, tanto la Comisión, como cada uno de sus integrantes.

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II. ORGANIZACIÓN

• Diagrama

SECRETARIO TÉCNICO VOZ

PROPIETARIO SUBGERENTE DE PROCESO DATOS

SUPLENTE SUBGERENTE DE ANÁLISIS Y DESARROLLO DE

SISTEMAS

PRESIDENTE

VOZ Y VOTO DE CALIDAD

PROPIETARIO GERENTE GENERAL SUPLENTE GERENTE DE SISTEMAS

ASESORES VOZ

TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN EL FCE;

COORD. GRAL. DE ASUNTOS JURÍDICOS Y JEFE DEL

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

OTROS ASISTENTES VOZ

A JUICIO DEL PRESIDENTE

VOCALES VOZ Y VOTO

GERENTES: EDITORIAL, DE OBRAS PARA NIÑOS Y JÓVENES,

PRODUCCIÓN, COMERCIALIZACIÓN, ADMVO. Y FINANCIERO, SISTEMAS;

COORD. GRALES. DE ASUNTOS INTERNACIONALES Y DE RELACIONES

EDITORIALES

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• Integración

Presidente: Gerente General

Suplente Gerente de Sistemas

Secretario Técnico: Propietario Subgerente de Proceso de Datos

Suplente Subgerente de Análisis y Desarrollo de Sistemas

Vocales: Gerente Editorial

Gerente de Obras para Niños y Jóvenes

Gerente de Producción

Gerente de Comercialización

Gerente Administrativo y Financiero

Gerente de Sistemas

Coordinador General de Asuntos Internacionales

Coordinador General de Relaciones Editoriales

Asesores: Titular del Órgano Interno de Control en el FCE

Coordinador General de Asuntos Jurídicos

Jefe del Departamento de Adquisiciones

Otros asistentes: Invitados a juicio del Presidente de la Comisión, cuando la

naturaleza del caso así lo requiera.

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III. FUNCIONES

• De la Comisión

- Proponer y difundir el establecimiento de políticas, normas, criterios y lineamientos para el desarrollo de los servicios informáticos que se aplicarán tanto en casa matriz como en las Delegaciones Regionales del Fondo.

- Informar del programa anual de adquisiciones de bienes y servicios informáticos de casa matriz y Delegaciones Regionales.

- Participar en los procesos de presupuestación y programación del gasto informático del Fondo.

- Elaborar y proponer guías técnicas, políticas y lineamientos que regulen y normen el uso, aprovechamiento y mantenimiento (preventivo y correctivo) de los equipos informáticos y los servicios inherentes.

- Establecer estándares informáticos de paquetería, software de uso común y especial, y plataformas de programación.

- Garantizar que los programas y proyectos de desarrollo informático apoyen el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales, establecidos en el Programa Institucional de Mediano Plazo (2001-2006) y en el PIDI.

- Normar y coordinar la capacitación en materia de informática del Fondo.

- Promover el cumplimiento de la normatividad establecida en materia de informática por la Secretarías de Hacienda y Crédito Público y de Contraloría y Desarrollo Administrativo.

• Del Presidente

- Presidir las sesiones ordinarias y extraordinarias.

- Emitir voto de calidad cuando haya empate en la votación.

- Dirigir y supervisar los trabajos de la Comisión, así como cumplir y hacer cumplir los acuerdos tomados en el seno del mismo.

- Designar a los integrantes de la Comisión y señalarles sus responsabilidades y funciones.

- Autorizar el Orden del Día y convocar a los integrantes a través del Secretario Técnico.

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- Analizar previamente a la celebración de cada sesión, la documentación que al efecto le sea enviada por el Secretario Técnico.

- Convocar a otros asistentes cuando la naturaleza de los asuntos a tratar así lo requiera.

• Del Secretario Técnico

- Preparar el Orden del Día de las sesiones ordinarias y extraordinarias, integrar la documentación de los asuntos a tratar y enviar las convocatorias a los miembros de la Comisión.

- Dar seguimiento a los acuerdos de la Comisión.

- Elaborar y distribuir las actas de las reuniones y acuerdos de la Comisión.

- Elaborar los informes especiales que determine la Comisión.

- Presentar ante el Comité Interno de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Obra Pública, las descripciones de los bienes y servicios informáticos que se pretenden adquirir, para que se efectúe la adquisición correspondiente.

• De los Vocales

- Acudir a las sesiones ordinarias y extraordinarias a las que se les convoque.

- Enviar al Secretario Técnico los temas que sugieran tratar en las reuniones de la Comisión.

- Emitir su opinión sobre los estudios o proyectos presentados a su consideración.

- Identificar y plantear en el seno de la Comisión las necesidades de desarrollo de sistemas de información y equipamiento que se generen en el área de su competencia.

- Cumplir, en el ámbito de su competencia, las disposiciones que emita la Comisión.

- Poner a consideración del Presidente la celebración de sesiones extraordinarias de la Comisión cuando haya asuntos urgentes y de importancia que lo ameriten.

- Designar suplentes para representarlos en las sesiones a las que se les convoque.

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• De los Asesores

- Asistir a las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Comisión a las que sean convocados.

- Emitir recomendaciones que apoyen la consecución de los asuntos que se estén tratando en el seno de la Comisión.

- Informar a la Comisión del desarrollo de los asuntos y acuerdos que se les encomienden.

• De otros asistentes

- Asistir a las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Comisión a las que sean convocados.

- Emitir recomendaciones que apoyen la consecución de los asuntos que se estén tratando en el seno de la Comisión.

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IV. POLÍTICAS

• Generales

- El Presidente estará facultado para invitar a participar en la Comisión a funcionarios de la institución y asesores externos, cuando el asunto a tratar así lo amerite.

- El Secretario Técnico será responsable de la adecuada y oportuna integración de los documentos soporte, relacionados con los casos que se sometan a consideración de la Comisión.

- Los miembros de la Comisión deberán proporcionar al Secretario Técnico la propuesta y justificación de los casos que requieran tratar en la Comisión.

- El Presidente de la Comisión tendrá voto de calidad; los Vocales voz y voto; el Secretario Técnico y el resto de los integrantes únicamente tendrán derecho a voz.

- La documentación correspondiente a las juntas de la Comisión, deberá conservarse como mínimo 5 años.

- El presente manual podrá ser modificado por aprobación de la Comisión, bajo propuesta de cualesquiera de sus miembros presentada formalmente, acompañada con una exposición de motivos y la justificación correspondiente.

• De la duración en el cargo

- La designación del Secretario de la Comisión será efectuada por el Presidente.

- Los integrantes de la Comisión lo serán en función de su encargo en la institución.

• De las convocatorias y sesiones

- Las sesiones ordinarias de la Comisión se realizarán semestralmente, para lo cual sus miembros deberán ser convocados con siete días naturales de anticipación; las extraordinarias se llevarán a cabo cuando la premura e importancia de los asuntos así lo requiera, debiendo citar a los miembros con tres días naturales de antelación.

- Las convocatorias deberán tener como anexos los soportes documentales de los asuntos que se tratarán.

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IV

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- Las sesiones darán principio a la hora indicada y el quórum estará integrado por mayoría simple, o sea la mitad más uno de los integrantes de la Comisión.

- El Secretario Técnico deberá levantar un acta de cada sesión en la que se asiente el desarrollo de la reunión; los acuerdos tomados; los responsables de su ejecución, así como los plazos acordados para su cumplimiento.

- El Secretario Técnico deberá remitir a los integrantes de la Comisión el acta de cada reunión, en un plazo no mayor a 15 días hábiles posteriores a su celebración.

- Los integrantes de la Comisión deberán analizar la documentación que les sea turnada previamente a la celebración de cada sesión, con el fin de que las decisiones que se tomen sean las más adecuadas y contribuyan a mantener y mejorar la eficiencia operativa del Fondo.

• De los Acuerdos

- Los acuerdos que tome la Comisión serán por mayoría simple y en caso de empate, el Presidente emitirá su voto de calidad.

- Las resoluciones legalmente aprobadas por la Comisión, serán obligatorias para toda la institución.

- El Secretario Técnico será responsable de vigilar el avance y cumplimiento de los acuerdos tomados, así como de informar lo conducente a la Comisión.

- Los integrantes de la Comisión podrán pedir rectificaciones al acta de la sesión anterior (en la que hubieren participado), durante los cinco días posteriores a la recepción de la misma. De no hacerlo se considerarán aceptados los acuerdos que en dicha acta se establezcan.

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