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Manual Autoservicio del Estudiante EPIK
Tabla de contenido ALCANCE DEL AUTOSERVICIO ESTUDIANTE ........................................................................................ 4
INGRESO AL SISTEMA EPIK EAFIT ........................................................................................................ 5
Recuperar contraseña ..................................................................................................................... 5
Navegación página principal de Epik ............................................................................................... 9
PERFIL ................................................................................................................................................ 10
Datos personales ........................................................................................................................... 10
Detalles de contacto...................................................................................................................... 11
Direcciones .................................................................................................................................... 11
Cambio de contraseña .................................................................................................................. 12
PROGRESO ACADÉMICO.................................................................................................................... 13
Resumen de progreso académico ................................................................................................. 13
Progreso académico ...................................................................................................................... 14
Otros cursos realizados ................................................................................................................. 15
Asesores ........................................................................................................................................ 15
INFORMACIÓN ACADÉMICA .............................................................................................................. 16
Historial de cursos ......................................................................................................................... 16
Consulta de calificaciones ............................................................................................................. 18
Mis actividades evaluativas ........................................................................................................... 19
Mi horario de clases ...................................................................................................................... 21
Evaluación docente ....................................................................................................................... 23
Lista de asistencia .......................................................................................................................... 25
INSCRIPCIÓN DE CLASES .................................................................................................................... 27
Mis clases ...................................................................................................................................... 27
Búsqueda e inscripción de clases .................................................................................................. 28
Inscribir por plan académico ......................................................................................................... 35
Carrito de compras ........................................................................................................................ 41
SERVICIOS Y CERTIFICADOS ............................................................................................................... 44
Solicitud de servicios ..................................................................................................................... 44
Servicio - exámenes de clasificación y reintegro. ...................................................................... 47
Servicio - Exámenes supletorios. ............................................................................................... 49
Servicio - tutoría y club de conversación .................................................................................. 54
Servicio - Beca silla vacía. .......................................................................................................... 56
Servicio - cancelación de curso ................................................................................................. 57
Servicio - reposición de carné. .................................................................................................. 57
Consultar, modificar o cancelar solicitudes de servicio ............................................................ 59
Solicitud de certificados ................................................................................................................ 62
PENDIENTES ADMINISTRATIVOS ....................................................................................................... 64
Lista de tareas pendientes ............................................................................................................ 65
Retenciones ................................................................................................................................... 66
CUENTA FINANCIERA......................................................................................................................... 67
Estado de cuenta ........................................................................................................................... 67
Cargos vencidos ............................................................................................................................. 68
Centro de pagos ............................................................................................................................ 68
Historial de pagos .......................................................................................................................... 70
ALCANCE DEL AUTOSERVICIO ESTUDIANTE
El estudiante por medio de esta plataforma podrá gestionar diferentes actividades que hacen parte
de su proceso académico, tales como:
• Consultar y hacer seguimientos de la planificación académica para los programas en los
cuales se encuentra matriculado.
• Solicitar y descargar certificados y/o constancias académicas para los programas cursados,
realizar inscripciones a clases y realizar el pago de matrículas y otros servicios.
• Tener acceso a su cuenta financiera.
• Realizar solicitudes de los diferentes servicios que ofrece la Universidad.
• Hacer seguimiento de su progreso académico con la consulta de notas, convalidaciones,
calificaciones, asistencias, asesores y notas de orientación.
• Consultar actividades y exámenes programados para cada una de sus clases.
Adicionalmente, permite visualizar información de sus datos personales, información académica y
tareas pendientes con la Universidad.
INGRESO AL SISTEMA EPIK EAFIT
Para ingresar al sistema Epik EAFIT, se debe dirigir a la página de la universidad:
https://servicios.eafit.edu.co/epik
• Diligenciar en el campo “Usuario”, el usuario que le ha sido asignado por la Universidad.
• Diligenciar en el campo “Clave” la contraseña asignada por la Universidad, si es la primera vez
que ingresa al sistema o su contraseña de elección, en caso contrario.
• Dar clic en el botón “Conectar”.
• Si usted ingresa por primera vez con la contraseña asignada o si ésta ha expirado debe realizar
el cambio de ésta.
Recuperar contraseña
Si olvidó su contraseña, el sistema le facilitará una opción para su recuperación y pueda ingresar al
mismo.
• Dar clic en el enlace “¿Olvidó su Contraseña?”.
• Diligenciar el campo “Usuario” y dar clic en el botón “Continuar”.
• Diligenciar el campo “Respuesta” a la pregunta que el sistema trae para la validación del
usuario, y dar clic en el botón “Enviar Clave al Correo”.
NOTA: si realizó previamente la gestión de restablecimiento de contraseña, en el campo
“Pregunta” encontrará el interrogante que haya seleccionado como pista de ayuda para la
recuperación de contraseña.
Si es primera vez que intenta recuperar la contraseña y anteriormente no gestionó de forma
previa el aprovisionamiento de contraseña, encontrará en el campo “Pregunta” la opción
¿Cuál es su documento de identidad?
• El sistema muestra un mensaje indicando que la contraseña le ha sido enviada por correo
electrónico.
• Al revisar su correo electrónico, deberá encontrar el siguiente mensaje:
.
• Con la contraseña provisional que encontrará en su correo electrónico, el usuario debe
ingresar al sistema con su ID de Usuario y con la contraseña suministrada.
• Al ingresar con los datos proporcionados, el sistema solicitará el cambio de la misma, para
esto, ir al enlace “Haga clic aquí para cambiar su contraseña”.
• Realice el cambio de contraseña ingresando la clave provisional proporcionada y registre
una nueva. Recuerde que, la nueva contraseña que desea registrar, debe tener al menos 8
caracteres y contener: al menos una mayúscula, dos números y un carácter especial
(Ejemplo: Idiomas18*).
Navegación página principal de Epik
En la página principal de Epik encontrará los accesos rápidos a todas las funcionalidades que le
permiten gestionar sus procesos académicos y administrativos como estudiante de Idiomas Eafit.
Siempre que requiera regresar a la página principal de navegación dar clic en icono de inicio .
Para cerrar sesión debe dar clic en el ícono y luego dar clic en Desconexión.
PERFIL
Este menú permite la consulta y edición de los diferentes datos personales que se tienen registrados
en el sistema de información de la Universidad y modificar su contraseña cuantas veces se requiera.
Para ingresar, seleccione el menú Perfil de la página principal.
En este menú encontrará las siguientes opciones:
Datos personales
La opción de Datos personales le permite consultar los datos básicos de su perfil, como:
• Nombre • Fecha de nacimiento • Género • Documento de identidad
Detalles de contacto
La opción Detalles de contacto permite consultar y modificar los datos de correo electrónico y teléfonos que tenga configurados como información de contacto.
• Para agregar un nuevo correo electrónico o teléfono, dar clic en el icono • Diligencie la información de contacto solicitada. Tenga en cuenta que el sistema permite un
máximo de 3 correos electrónicos y 2 teléfonos, y las notificaciones le llegarán al correo que tenga seleccionado como “Preferido”.
Nota importante: Los correos institucionales (ejemplo: [email protected]) siempre estarán marcados como preferidos y no es posible modificar esta preferencia. En caso que no recuerde como acceder a este correo debe contactarse con la Dirección de Informática.
Para establecer un correo electrónico como preferido debe:
• Dar clic sobre el correo electrónico. • Activar la casilla “Preferido”. • Dar clic en el botón Guardar.
Para modificar la información sobre sus teléfonos de contacto debe:
• Dar clic sobre ellos, diligenciar la información necesaria. • Dar clic en el botón Guardar.
Direcciones
La opción de Direcciones le permite visualizar y actualizar las direcciones de domicilio que tiene configuradas en el sistema. Para actualizar la información de una dirección:
• Dar clic sobre la dirección que desea modificar. • Diligenciar la información necesaria y dar clic en el botón Guardar.
Para configurar una nueva dirección de domicilio dar clic sobre el icono , diligenciar la información solicitada y dar clic en el botón Guardar. La última dirección diligenciada quedará automáticamente como Dirección actual.
Cambio de contraseña
La opción de Cambio de contraseña le permite modificar su clave de acceso a Epik cuando se requiera, siguiendo los siguientes pasos:
• Diligenciar en el campo “Contraseña Actual” la contraseña dada por la Universidad o la contraseña que utiliza en el momento de realizar el cambio.
• Diligenciar en el campo “Contraseña Nueva” la nueva contraseña que desea registrar. Recuerde que la contraseña debe ser al menos de 8 caracteres y contener: al menos una mayúscula, dos números y un caracter especial (Ejemplo: Idiomas18*).
• Diligenciar en el campo “Confirmar Contraseña” la nueva contraseña. • Dar clic en los botones “Cambiar Contraseña” y “Desconexión” para que se guarde la
información. Si el usuario olvida presionar estos dos botones, su cambio no será guardado y no le permitirá continuar navegando en el sistema.
• Ingresar nuevamente a Epik utilizando el Usuario y la nueva contraseña.
PROGRESO ACADÉMICO
Este menú le permite al estudiante consultar el historial de sus cursos y aquellos que hacen parte
de su plan académico. Además, permite visualizar en una gráfica resumen el progreso del estudiante
dentro de su programa académico, consultar si tiene asesores asignados y realizar seguimiento a
dichas asesorías.
Para ingresar, seleccione Progreso académico en el menú de la página principal.
En este menú encontrará las siguientes opciones:
Resumen de progreso académico
Esta opción muestra una gráfica que contiene los porcentajes de avance de los cursos que el
estudiante ha visto y aquellos que están pendiente por cursar, con el fin de obtener un indicador de
progreso sobre la totalidad de cursos que componen su plan académico.
Progreso académico
Esta opción permite visualizar para cada programa académico, en los cuales se encuentre inscrito el
estudiante, el progreso que ha alcanzado en cada uno de los niveles de suficiencia según el Marco
Común Europeo. Las barras de porcentajes irán indicando el grado de avance en cada nivel, la gráfica
sin barra de color indica que aún no se han iniciado cursos de este nivel, si la barra es de color azul
indica un avance parcial de los cursos correspondientes al nivel y la barra de color verde indica
cumplimiento total de los cursos que componen el nivel de suficiencia.
Otros cursos realizados
En esta opción aparecerán aquellos cursos que el estudiante ha realizado y que no pertenecen a un
programa específico, es decir, cursos preparatorios para exámenes de suficiencia como TOEFL,
IELTS, CELPE BRAS, DELE, entre otros.
Asesores
Esta opción permite conocer los asesores que le han sido asignados al estudiante durante su
programa académico.
INFORMACIÓN ACADÉMICA
El menú de Información académica permite al estudiante obtener información de carácter
académico sobre los cursos que ha realizado o que tenga inscritos en el momento, como historial
de cursos, calificaciones obtenidas en los cursos realizados, horarios de clase, listas de asistencia,
actividades y sub actividades programadas para las clases, notas parciales y finales, y evaluaciones
docente activas.
Para ingresar, seleccione Información académica en el menú de la página principal.
En este menú encontrará las siguientes opciones:
Historial de cursos
Esta opción le permite al estudiante visualizar todos los cursos que ha inscrito para su programa
académico, ya sea que estos hayan sido aprobados, reprobados, convalidados, o que estén
pendientes por cursar en su plan académico.
El sistema refleja la lista de los cursos que conforman su plan de estudios; para aquellos que han
sido realizados, se reflejará información del periodo académico donde fue cursado, podrá encontrar
la calificación obtenida (A: Aprobado / R: Reprobado / C: Convalidado) y el estado del curso. Este
estado indica si el estudiante se encuentra inscrito en una clase (En curso), si el curso fue
convalidado por presentar examen de clasificación o reclasificación (transferido), si ya el curso ha
sido cursado (Realizado) o si se encuentra programado para su realización (Planificado).
• Realizado Transferido de curso por reclasificación En curso
Si el estudiante desea filtrar la visualización para que solo le muestre la información de cursos
realizados, transferidos, en proceso o planificado, puede hacer uso del botón ubicado en la parte
superior izquierda de la opción historial de cursos.
Consulta de calificaciones
Por medio de esta opción el estudiante tendrá un registro histórico de las calificaciones finales
obtenidas en cada uno de los cursos realizados para los programas donde haya estado inscrito y
haya logrado finalizar por periodo académico.
Una vez en la pantalla, debe seleccionar el periodo académico en el cuál se quiere consultar las
calificaciones. El sistema trae la identificación y descripción de la clase, método de calificación,
calificación obtenida y notas.
*Nota: En caso de no recordar el periodo académico, ingresar a la opción Historial de cursos, para
identificar en que ciclo se cursó la clase.
En el campo “Unidades” serán números indicando la nota máxima que se puede obtener y el campo
“Calif” será numérica indicando la nota que obtuvo en el curso, cuando su plan de calificaciones sea
cuantitativo. Si la nota es una letra A, significa que el curso fue aprobado, si la nota es una letra R,
significa que el curso fue reprobado y, si la nota es una letra C, significa que el curso fue convalidado.
Mis actividades evaluativas
Esta opción le permite al estudiante consultar las actividades y sub actividades que el docente ha
programado para los cursos en los cuales se encuentra inscrito y las notas obtenidas en cada una de
ellas. El sistema trae un listado de todos los ciclos en los que ha estado inscrito el estudiante, para
la consulta se debe seleccionar el ciclo académico y dar clic en el botón “Continuar”, luego
seleccionar la clase de la cual desea consultar las actividades y notas.
Cuando es el primer ciclo en el que se inscribe, se visualizará directamente la ventana de Actividades
clase.
El estudiante podrá visualizar la información de la clase (horario, aula, instructor y fechas), el detalle
de las actividades y sub actividades programadas de la clase con sus respectivas fechas de inicio y
fin, categoría, peso, si se incluye o no en la calificación parcial, y las notas en cada una de ellas.
Fecha Inicial: fecha programada por el docente para dar inicio a la actividad o sub
actividad.
F Vencim: fecha límite programada por el docente para la realización o entrega de la
actividad o sub actividad.
Actividades: nombre de cada una de las actividades y/o sub actividades programadas por
el docente. Si se desea conocer el detalle de la evaluación realizada por el docente, el
estudiante podrá dar clic sobre el nombre de la actividad para visualizar una nueva
ventana que trae información de fechas, pesos de la actividad, y calificación por cada
componente evaluado. Una vez haya consultado la información requerida, dar clic en
“Volver a calificaciones Clase”.
Peso en la categoría: peso que tendrá la calificación de la actividad y/o sub actividad en la
nota final de la categoría, en términos de porcentaje.
Categoría: Clasificación dada al tipo de competencia que se evalúa en una actividad/sub
actividad (Oral o Escrito).
Incluir en calificación parcial: indica si la actividad se incluye o no en el cálculo de la nota
parcial o final.
Calificación: nota cuantitativa obtenida en la realización de la actividad y/o sub actividad.
El sistema por defecto registra la calificación 0.0 cuando, pasada la fecha de vencimiento
de la actividad, el docente no ha registrado las notas en el sistema.
Sobre: calificación máxima sobre la cual se están dando las notas a las actividades y/o sub
actividades.
Otra información: comentarios u observaciones adicionales a las actividades y/o sub
actividades programadas por el docente.
En la sección Categorías Actividad se describen las categorías de calificación asignadas para la clase,
% evaluado parcial, calificación parcial, % evaluado total y la calificación acumulada y total de la
categoría.
La sección Comentarios Profesor permitirá consultar las observaciones o comentarios a las notas y
calificaciones acumuladas hechas por el docente.
Por último, en la sección Fechas Actividad Alumno se encuentra la información de cada actividad
como fecha inicial, fecha de vencimiento, descripción, fecha en la que el docente recibió la actividad,
calificación obtenida en la actividad, fecha de la última actualización de la calificación y explicación.
Mi horario de clases
Esta opción le permite al estudiante visualizar la información de todas las clases en las que se
encuentra inscrito para un periodo académico. Podrá filtrar la búsqueda de los horarios de clase
según su estado en el registro de inscripción, es decir, clases inscritas, canceladas o en lista de
espera, para esto se marca la opción deseada y se da clic en el botón de Filtro.
Se podrá visualizar la programación horaria de las clases, con información del estado de la clase, el
número de la clase, días y horas donde se desarrolla la clase, el aula donde se dicta, el docente
asignado, la fecha de inicio y fin de la clase.
Evaluación docente
Esta opción permite al estudiante realizar la evaluación de desempeño del docente una vez el curso
este próximo a finalizarse, de forma que se puedan implementar mejoras en el servicio de
enseñanza brindado por la Institución. La evaluación se habilitará administrativamente y tendrá una
fecha límite para realizarse, la cual será informada oportunamente al estudiante para que pueda
ingresar a Epik a realizarla.
El sistema muestra un listado de las evaluaciones docente que el estudiante tiene disponibles para
realizar, la consulta detallada de la información de la evaluación a diligenciar como: campus, ciclo,
sesión, ID del curso, descripción, N° de clase, ID del Instructor, nombre del Instructor, entre otros.
Dar clic en el enlace “Evaluar” del docente al que se le va a diligenciar la evaluación.
A continuación, seleccionar de la lista desplegable la calificación que considere para cada uno de
los campos que presenta el formulario de evaluación.
• En caso de que no pueda continuar diligenciando la evaluación, puede hacer clic en el botón
“Guardar” que se encuentra en la parte inferior de la ventana, para que se guarde la
información registrada hasta el momento, y posteriormente, retomar el diligenciamiento de
la misma.
• Si se finaliza la evaluación por completo, dar clic en el botón “Guardar y Enviar” para que el
sistema guarde la evaluación diligenciada, ésta será bloqueada para que no pueda ser
modificada.
Lista de asistencia
Esta opción le permite al estudiante consultar la asistencia por fecha de reunión que el docente le
ha registrado para sus clases.
Para realizar la consulta de la lista de asistencia, el estudiante debe seleccionar el Ciclo académico
y el N° de clase de la cual desea hacer la consulta a través de los botones de búsqueda y dar clic en Buscar.
El estudiante visualizará un encabezado con la información del curso, días y horas, aula, docente y
fechas de la clase, luego encontrará la sección Asistencia a clase, que contiene la información de los
registros de asistencia a las reuniones de clase transcurridas hasta la fecha con los siguientes
componentes:
“Fecha Clase” indica la fecha en la que se realizó la reunión.
“Hora Inicio” y “Hora Fin” ¸ indican la hora en que inició y finalizó la reunión.
“Asistió”, “Llegó Tarde” y “Salió Antes”, tienen el flag activado según el registro del
docente.
“Hora Ingreso”, “Hora Salida” y “Minutos Contacto”, indican su hora de ingreso y salida de
clase, con lo cual, el sistema contabiliza automáticamente los minutos que estuvo presente
en la reunión.
Adicional, se refleja una sección “Resumen” para consultar las estadísticas de la asistencia de la
clase, de forma que el estudiante pueda conocer el número de reuniones programadas para todo el
curso, la cantidad de reuniones finalizadas, el número de asistencias e inasistencias a clase,
indicando cantidad de horas y porcentaje.
El estudiante podrá consultar las políticas de pérdida por inasistencia de la Universidad al dar clic en
el enlace “Consulte las políticas institucionales”.
INSCRIPCIÓN DE CLASES
Este menú le permite al estudiante obtener información sobre las clases que ha inscrito durante su
programa académico. Podrá visualizar las clases inscritas en el ciclo académico, conocer el detalle
de la clase como: horario, fechas de reunión y docente asignado y realizar la inscripción de los
cursos.
Para ingresar, seleccione Inscripción de clases en el menú de la página principal.
En este menú encontrará las siguientes opciones:
Mis clases
Esta opción permite visualizar la información de las clases inscritas que ha tenido un estudiante, de
forma que conserve el registro histórico de los cursos vistos y su estado dentro de la clase, es decir,
si es una clase (inscrita, en baja, en espera o cancelada). En cada curso se visualiza información del
sistema de calificación, las fechas de inicio y fin de la clase, los días de la semana en la cual se
desarrolla y el aula.
En la pestaña superior se pueden hacer filtros de búsqueda “Por clases” o “Por fecha”, y permite
marcar o desmarcar las opciones “mostrar clases inscritas”, “mostrar clases lista espera” y/o
“mostrar bajas clases” para reducir la lista y consultar información de las clases en las que el
estudiante ha sido registrado.
Búsqueda e inscripción de clases
Está opción permite hacer una búsqueda de las clases que se requieren matricular para cumplir con
el plan académico. Esta contiene diferentes criterios de búsqueda, por ejemplo: por curso, materia,
número de clase, temática, entre otros; una vez ingresado uno de esto criterios a la búsqueda, se
mostrarán las clases relacionados.
Para iniciar la búsqueda de clases, debe seleccionar el periodo académico en el cuál se desea hacer
la inscripción.
En el campo abierto de Búsqueda de clases, digite una palabra clave que permita identificar la clase
que se requiere inscribir (puede ser: número de curso, nombre del programa, código del curso,
idioma, clase).
Para realizar una búsqueda avanzada, dar clic en “Formas adicionales p/buscar”, se visualiza una
ventana con criterios adicionales de búsqueda opcionales, como:
• Materias disponibles – lista desplegable con los idiomas ofertados.
• Número catálogo – se debe ingresar el código del curso que desea buscar.
• Apellido profesor – se debe ingresar un nombre o apellido del docente del cual se desea
consultar los cursos asignados.
Luego de registrar la información en los criterios de búsqueda que considere, dar clic en el botón
Buscar o Cancelar para regresar a la opción anterior.
Luego de dar clic en el botón buscar, el sistema arrojará el listado de cursos asociado a los criterios
de búsqueda seleccionados, y al lado izquierdo de su pantalla se visualizarán algunos filtros
adicionales parar seguir especificando la búsqueda de acuerdo a la ubicación, campus, idioma, entre
otros.
Siempre que el sistema haya encontrado coincidencias con alguno de los criterios de búsqueda y
arroja respuesta de alguno de los cursos, este resultado será almacenado en la opción “Vistas
Recientes” donde se podrán visualizar todas las búsquedas realizadas.
El estudiante podrá eliminar dichos registros de búsquedas por medio de la opción “Eliminar Todo”.
Luego de realizar la búsqueda, dar clic en el curso deseado; el sistema mostrará las opciones de
clases disponible para dicho curso y le permite visualizar información detallada como estado de la
clase (si está abierta o cerrada para inscripción), la sesión a la cual pertenece la clase (el periodo de
tiempo en el cual se desarrollará la clase), las fechas de inicio y fin de la clase, días y horas de los
encuentros de la clase, el aula donde se dictará, el docente asignado y el número de cupos
disponibles respecto al total de cupos que permite la clase.
Una vez identificada la clase que más se ajuste a las necesidades, el estudiante podrá dar clic sobre
la clase para conocer mayor detalle de la misma como, la condición académica de inscripción, es
decir, la clase prerrequisito para poder inscribir la clase deseada, el plan de calificación, el modo de
enseñanza de la clase (virtual o presencial), la ubicación o sede donde se desarrolla la clase y el
campus.
Una vez identificada la clase deseada de las opciones disponibles, se selecciona para continuar con
el proceso de inscripción.
Luego de seleccionar la clase deseada, se habilitarán tres pasos que el estudiante deberá realizar
para que su clase quede inscrita como se indica a continuación.
Paso 1 de 3: Revisión selección clases. Se visualiza una pantalla resumen con la información de
la clase seleccionada, esta opción permite hacer una verificación de los datos de la clase y será
el primer paso de la inscripción. Para continuar con la inscripción se da clic en el botón “SIG >”
ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Paso 2 de 3: Revisión preferencias clases. En este paso el estudiante podrá, en caso que los
cupos estén completos, inscribirse en lista de espera dela clase, habilitando la opción de
“¿Añadir a lista de espera si clase completa?”.
En caso de que su inscripción contemple una autorización administrativa especial, podrá
diligenciar un N° de Permiso (por ejemplo: asistencia a clases por reposición).
Para continuar con el proceso de inscripción, dar clic en el botón Aceptar.
Paso 3 de 3: Revisar y enviar. El estudiante tiene la oportunidad de confirmar las condiciones
y características de la clase para su inscripción; una vez se haya validado toda la información
del curso, dar clic en el botón Enviar, para que el sistema añada la clase al carrito de compras.
El sistema arroja una confirmación de inscripción de la clase para que el estudiante verifique y
se habilite la inscripción.
Al confirmar la inscripción a través de estos tres pasos, el sistema lanza un mensaje de confirmación
de la adición de la clase al carrito de compras; para continuar la inscripción ir a la opción Carrito de
compras.
Inscribir por plan académico
El estudiante cuenta con otra opción para inscripción de cursos, cuando por la opción “Búsqueda e
inscripción de clases” no cuenta con la información suficiente para consultar con los criterios allí
propuestos. De forma alterna podrá ingresar a la opción “Inscribir por plan académico”, esta
permite hacer una selección del curso a inscribir según el progreso que el estudiante ha tenido en
su plan académico, es decir, acorde al Nivel de Suficiencia del Marco Común Europeo.
El sistema muestra una lista con los niveles de suficiencia que componen el plan académico del
estudiante, se debe seleccionar el nivel donde el progreso sea inferior al 100% (Recordar que se
selecciona el nivel de suficiencia acorde al progreso académico del estudiante – el gráfico de avance
azul-). El estudiante podrá visualizar el listado de cursos que conforman dicho nivel y que debe
cursar con el fin de cumplir con los requisitos académicos del programa.
En esta opción el estudiante podrá identificar los cursos que ha visto con la calificación respectiva,
el estado de realización y el periodo académico en el cual fue realizado el curso. Una vez el
estudiante identifique cuál curso es el siguiente en su plan académico debe seleccionarlo. El sistema
muestra una pantalla informativa con detalle del curso, e información de inscripción, así podrá
identificar el campus donde se dicta el curso, periodo de oferta, prerrequisitos de inscripción,
características del curso en cuanto a intensidad, tipología, entre otros.
Una vez el estudiante verifica dicha información podrá dar clic en el botón “Ver Clases” para conocer
la oferta de clases disponible para dicho curso.
Se visualizan las clases disponibles con el detalle de estado, sesión, fechas de reunión, días y horas,
ubicación, aula, profesor asignado y cupos disponibles.
Una vez identificada la clase que se desea inscribir, el estudiante podrá dar clic sobre ésta para
conocer mayor detalle como la condición académica de inscripción, es decir, la clase prerrequisito,
el plan de calificación, el modo de enseñanza (virtual o presencial) y la ubicación donde se desarrolla
la clase.
Una vez identificada la clase a inscribir, se selecciona para continuar con el proceso de inscripción.
Luego de seleccionar la clase deseada, se habilitarán tres pasos confirmatorios que el estudiante
deberá realizar para que su clase quede inscrita como se indica a continuación.
Paso 1 de 3: Revisión selección clases. Se visualiza una pantalla resumen con la información de
la clase seleccionada, esta opción permite hacer una verificación de los datos de la clase y será
el primer paso de la inscripción. Para continuar con la inscripción se da clic en el botón “SIG >”
ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Paso 2 de 3: Revisión preferencias clases. En esta pantalla el estudiante podrá inscribirse a la
clase habilitando la opción de “añadir a lista de espera su clase completa” si esta se encuentra
con cupo completo.
En caso de que su inscripción contemple una autorización administrativa especial, podrá
diligenciar un N° de Permiso (por ejemplo: asistencia a clases por reposición).
Para continuar con el proceso de inscripción, dar clic en el botón Aceptar.
Paso 3 de 3: Revisar y enviar. El estudiante tiene la oportunidad de confirmar las condiciones
y características de la clase para su inscripción; una vez se haya validado toda la información
del curso, dar clic en el botón Enviar, para que el sistema añada la clase al carrito de compras.
El sistema muestra una confirmación de inscripción de la clase para que el estudiante verifique
y se habilite la inscripción.
Al confirmar la inscripción a través de estos tres pasos, el sistema muestra un mensaje de
confirmación de la adición de la clase al carrito de compras; para continuar la inscripción ir a la
opción Carrito de compras.
Carrito de compras
Esta opción le permite guardar temporalmente las clases de su interés, permitiendo además validar
las clases y el horario que desea inscribir antes de continuar con el proceso de inscripción.
Se podrán visualizar las clases que fueron seleccionadas anteriormente a través de las opciones de
“Búsqueda e inscripción de clases” o “Inscribir por plan académico”; para continuar con el proceso
de inscripción debe marcar la clase y dar clic en el botón Inscribir.
Una vez se ha inscrito la clase, el sistema muestra un mensaje informativo al estudiante sobre el
estado de inscripción de la clase, finalmente se podrá presionar el botón Confirmar Horario y
generar factura para generar la liquidación de pago a la clase inscrita.
El sistema muestra un mensaje de aceptación de políticas y reglamentos de la Institución. El
estudiante deberá leer las políticas y marcar el campo “Acepto políticas y reglamentos” si se acoge
a ellos, para finalizar el proceso de inscripción y, dar clic en el botón Continuar.
Se visualizará un mensaje indicando al estudiante que se debe dirigir a la página principal, menú
Cuenta financiera – Centro de pagos para consultar su factura y realizar el pago, y de esta manera
finalizará su proceso de inscripción y matricula.
SERVICIOS Y CERTIFICADOS
Este módulo permite acceder a los servicios y certificados que la Dirección de Idiomas tiene a
disposición de los estudiantes. Podrá obtener en línea algunos certificados y/o constancias, y
solicitar los servicios adicionales que le permitan completar su proceso de aprendizaje, evaluación
y refuerzo dentro de los programas ofertados.
Para ingresar, seleccione Servicios y certificados en el menú de la página principal.
En este menú encontrará las siguientes opciones:
Solicitud de servicios
Esta opción le permite realizar la solicitud de los diferentes servicios adicionales que ofrece la
Universidad. Dar clic en el botón “Crear Petición Nueva” para solicitar un servicio.
Seleccionar el Ciclo Académico para el cual se requiere realizar la solicitud de servicio y dar clic en
el botón Continuar.
Seleccionar el “Programa” para el cual se requiera la solicitud de servicio y dar clic en el botón
“Continuar”. Cuando el estudiante se encuentra inscrito en un solo programa, el sistema omite el
paso de seleccionar un programa.
El sistema presenta un listado con los servicios académicos que están disponibles, de acuerdo con
el calendario académico, y el valor en caso que requieran pago. Seleccionar el servicio y dar clic en
el botón “Continuar”.
El estudiante podrá visualizar información del servicio seleccionado como: número de la solicitud,
categoría, estado, ciclo, nombre del servicio, fecha de petición del servicio y las instrucciones o pasos
a seguir que debe tener en cuenta el estudiante.
A continuación, se explica el paso a paso que debe seguir el estudiante para realizar cada solicitud
de servicio de acuerdo a las características específicas que tiene cada uno de ellos:
Servicio - exámenes de clasificación y reintegro.
• Dar clic en el botón “Buscar Citas”.
• Seleccionar en el calendario la “Fecha Inicial” y la “Fecha Final” en las que desea buscar la
cita. Los campos “Hora Inicio” y “Hora Final” son opcionales, puede usarlas en caso de que
tenga alguna restricción de horario. Dar clic en el botón “Extraer Citas”.
• Dar clic en el botón “Seleccionar” a la cita deseada.
• Si no se encontraron citas disponibles, dar clic en “Volver” y activar la opción “No
encontré cita”. Un auxiliar administrativo programará su cita y le notificará la fecha y hora de
la misma.
• Diligenciar el campo “Comentario” si tiene alguna observación sobre la solicitud requerida y
dar clic en el botón “Guardar” para finalizar su solicitud de servicio.
• Dar clic en el enlace “Regresar a mis Peticiones”, para volver a la ventana de solicitudes de
servicio.
Si ya cuenta con una cita asignada, debe asistir en la fecha y hora indicada para realizar su examen
de clasificación o reintegro.
Servicio - Exámenes supletorios.
• Seleccionar en el icono de búsqueda el “N° Clase”.
• Diligenciar, en el campo “Comentario”, el tipo de examen supletorio que va a solicitar (parcial
o final).
• Dar clic en el botón “Guardar”.
• Dar clic en el botón “Aceptar” del mensaje de confirmación para finalizar su solicitud de
servicio.
Si su solicitud requiere cobro, el sistema genera una factura correspondiente al valor de la misma,
dar clic en el botón Inicio y seguir los siguientes pasos para realizar el pago:
• Ingresar al menú Cuenta financiera en la página principal de su autoservicio
• Ubicar la opción Centro de pagos y seleccionar la factura con el valor correspondiente a la
solicitud de servicio realizada.
• Si desea realizar el pago virtual, dar clic en el botón Pago en línea, se le habilitará el portal de
pagos para continuar.
• Si desea realizar el pago de manera presencial en las sedes de la Universidad o entidades
bancarias, haga clic en el botón Generar PDF para descargar su factura, debe imprimirla y
realizar el pago antes de la fecha de vencimiento indicada en ella.
• Una vez realizado el pago, deberá ingresar nuevamente al autoservicio, menú Servicios y
certificados y luego dar clic en la opción Solicitud de servicios. Ubique el servicio de supletorio
y dar clic en el botón Asignar cita.
• Seleccionar en el calendario la “Fecha Inicial” y la “Fecha Final” en las que desea buscar la
cita. Los campos “Hora Inicio” y “Hora Final” son opcionales, puede usarlas en caso de que el
Solicitante tenga alguna restricción de horario.
• Dar clic en el botón “Extraer Citas”.
• Dar clic en el botón “Seleccionar” a la cita deseada.
• Si no se encontraron citas disponibles marque la opción “No encontré cita”. Un auxiliar
administrativo programará su cita y le notificará la fecha y hora de la misma.
• Diligenciar en el campo “Comentarios” el tipo de examen supletorio que va a solicitar (parcial
o final) y dar clic en el botón “Guardar”.
• Dar clic en el botón “Aceptar” del mensaje de confirmación para finalizar su solicitud de servicio.
• Dar clic en el enlace “Regresar a mis Peticiones”, para volver a la ventana de solicitudes de
servicio.
Si ya cuenta con una cita asignada, debe asistir en la fecha y hora indicada para realizar su supletorio.
Servicio - tutoría y club de conversación • Seleccionar en el icono de búsqueda el “N° Clase”.
• Dar clic en el botón “Buscar Citas”.
• Seleccionar en el calendario la “Fecha Inicial” y la “Fecha Final” en las que desea buscar la
cita. Los campos “Hora Inicio” y “Hora Final” son opcionales, puede usarlas en caso de que el
Solicitante tenga alguna restricción de horario.
• Dar clic en el botón “Extraer Citas” y seleccionar la cita deseada.
• Si no se encontraron citas disponibles, dar clic en el botón Volver marque la opción “No
encontré cita” . Un auxiliar administrativo programará su cita y le notificará la fecha y hora
de la misma.
• Recuerda que en caso de requerir un servicio de tutoría debe contar con una autorización por
parte del docente. Dar clic en el botón “Añadir” de la sección “Archivos Anexos” para
adjuntar dicho documento (foto o escáner).
• Dar clic en el botón “Ver” para revisar el anexo que se adjuntó. Para eliminar el documento
adjunto dar clic en el botón “Eliminar”. Dar clic en el botón “+” para adicionar más anexos.
• Diligenciar el campo “Comentario” si tiene alguna observación y dar clic en el botón
“Guardar”.
• Dar clic en el botón “Aceptar” del mensaje de confirmación para finalizar su solicitud de servicio.
• Dar clic en el enlace “Regresar a mis Peticiones”, para volver a la ventana de solicitudes de
servicio.
Si ya cuenta con una cita asignada para su tutoría o club de conversación, debe asistir en la fecha y
hora seleccionada.
Servicio - Beca silla vacía. • Seleccionar en el icono de búsqueda el “ID Curso” y el “N° Clase” en la que se desea inscribir.
Si no tiene claros estos datos, realice primero una búsqueda del curso y/o clase que se ajuste
a sus necesidades a través de la ruta Inscripción de clases > Búsqueda e inscripción de clases.
• Diligenciar el campo “Comentario” si tiene alguna observación y dar clic en el botón “Guardar”.
• Dar clic en el botón “Aceptar” del mensaje de confirmación para finalizar su solicitud de
servicio en Epik.
• Dar clic en el enlace “Regresar a mis Peticiones”, para volver a la ventana de solicitudes de
servicio.
• Ingresar al aplicativo Bisa para realizar la solicitud indicando el tipo de beca de la cual es beneficiario, luego indique el N° de la clase que diligenció en Epik y que desea inscribir.
• Una vez realice su solicitud en Epik y Bisa, recibirá un correo electrónico confirmando si fue
aprobada o rechazada. En el momento que sea aprobada, podrá continuar con el proceso de
inscripción y matricula a través del menú Cuenta Financiera de la página principal de su
autoservicio, en caso de que deba pagar un porcentaje del valor del curso.
Servicio - cancelación de curso
• Seleccionar en el icono de búsqueda el “N° Clase” que desea cancelar.
• Diligenciar el motivo por el cual desea cancelar el curso en el campo “Comentario”.
• Dar clic en el botón “Guardar”.
• Dar clic en el botón “Aceptar” del mensaje de confirmación para concluir con su solicitud de
servicio.
• Dar clic en el enlace “Regresar a mis Peticiones”, para volver a la ventana de solicitudes de
servicio.
Servicio - reposición de carné.
• Seleccionar en el icono de búsqueda el “N° Clase” que está cursando o en la cual se encuentra
inscrito.
• Diligenciar el motivo por el cual se solicita la reposición de carné en el campo “Comentario”.
• Dar clic en el botón “Guardar”.
• Dar clic en el botón “Aceptar” del mensaje de confirmación para finalizar su solicitud de
servicio y generar la factura para el pago del servicio.
Si su solicitud requiere cobro, el sistema genera una factura correspondiente, dar clic en el botón
Inicio y seguir los siguientes pasos para realizar el pago:
• Ingresar al menú Cuenta financiera en la página principal de su autoservicio.
• Ubicar la opción Centro de pagos y seleccionar la factura con el valor correspondiente a la
solicitud de servicio realizada.
• Si desea realizar el pago virtual, dar clic en el botón Pago en línea, se le habilitará el portal de
pagos para continuar dicho procedimiento.
• Si desea realizar el pago presencial en las sedes de la Universidad o entidades bancarias, haga
clic en el botón Generar PDF para descargar su factura, debe imprimirla y realizar el pago
antes de la fecha de vencimiento indicada en su factura.
• Una vez realizado el pago, ingresar nuevamente al autoservicio dar clic en el menú Servicios
y certificados, luego dar clic en solicitud de servicios.
• Seleccionar el número de solicitud que corresponde a la reposición de carné que fue
generada anteriormente, y en el campo Respuesta podrá visualizar un mensaje de
carnetización indicando donde debe ser reclamado en carné.
Consultar, modificar o cancelar solicitudes de servicio
El sistema muestra un listado de las solicitudes que se han realizado en los últimos seis (6) meses.
• Los campos “Grado” y “Programa” indican el grado académico y el programa en el cual se
están realizando las solicitudes.
• El campo “N° Solicitud” es el número asignado por la Universidad al momento de generar la
solicitud.
• El campo “Solicitud” es la descripción de la solicitud realizada.
• El campo “Fecha Petición” es la fecha en la que se realizó la solicitud.
• Los campos “Estado” y “Fecha Estado” indican el estado actual de la solicitud y la fecha en la
que se generó dicho estado.
• Si el servicio solicitado requiere de una cita, los campos “Fecha Cita”, “Hora Inicio” y
“Ubicación” mostrarán la información de la cita una vez sea asignada.
Dar clic en enlace “N° Solicitud” para consultar el detalle del servicio que usted desea consultar,
modificar o cancelar.
• El sistema muestra los datos asociados al servicio: número, categoría, estado, ciclo, nombre,
fecha de petición del servicio y las instrucciones de la solicitud del servicio.
• Se puede realizar las modificaciones necesarias a la solicitud, siempre y cuando no esté en
alguno de los estados que bloquee las modificaciones. Luego de realizar las modificaciones,
dar clic en el botón “Guardar”.
• Si desea cancelar la solicitud, debe diligenciar la necesidad de cancelar la solicitud, en el
campo “Comentario” de la misma y dar clic en el botón “Guardar”. Si la solicitud se encuentra
en un estado que la bloquee debe dirigirse al área administrativa para solicitar la cancelación
de la solicitud.
• Si la solicitud se encuentra bloqueada para modificaciones. Se puede consultar el estado de
ésta en el campo “Estado” y el motivo del estado en el campo “Respuesta”. Dar clic en el
botón “Cancelar” para regresar al listado de solicitudes.
Solicitud de certificados
Este módulo permite solicitar los certificados y/o constancias que Idiomas EAFIT tiene a disposición
para expedir automáticamente; en caso de que los certificados y/o constancias listados no se
ajusten a sus necesidades, debe hacer la solicitud del certificado y/o constancia en los Módulos de
Información y Matriculas.
Al ubicarse en la opción Solicitud de certificados, el sistema presenta una ventana con todos los
certificados y/o constancias disponibles para los programas académicos con los que se encuentre
relacionado, según su estado en la Universidad.
• Dar clic en el enlace “Expandir todo” o en el icono de cada programa para desplegar la
lista de los certificados y/o constancias que se encuentran disponibles.
Los certificados y/o constancias que se visualizan son aquellos que no tienen costo, no requieren
trámites administrativos adicionales y están autorizados para que se generen automáticamente en
formato PDF .
• Dar clic en el nombre del certificado y/o constancia, si usted desea conocer el tipo de
información que éste contiene.
• Dar clic en botón “Volver” para regresar al listado de certificados y/o constancias disponibles.
• Dar clic en el icono PDF del certificado y/o constancia que desee generar.
• El sistema genera un archivo en formato PDF del certificado y/o constancia.
• El certificado y/o constancia trae un enlace que dirige a una página de la universidad donde
se puede verificar la validez del mismo, ingresando el código de verificación que se encuentra
en el certificado y/o constancia.
PENDIENTES ADMINISTRATIVOS
Los pendientes administrativos se generan cuando se tiene documentación pendiente de entregar
a alguna área específica de la universidad y que es necesaria para realizar algún trámite
administrativo o académico. Cuando se tiene pendientes administrativos, el sistema mostrará en la
página inicial, el número de tareas pendientes y/o retenciones dentro del icono Pendientes
administrativos.
Para ingresar, seleccione Pendientes administrativos en el menú de la página principal.
En este menú encontrará las siguientes opciones:
Lista de tareas pendientes
El sistema trae una lista de tareas pendientes que el estudiante debe entregar a registro académico
para su actualización en los sistemas de la Universidad.
Debe seleccionar cada uno de ellos para consultar el detalle del documento o tarea pendiente y el
procedimiento a seguir para su actualización.
Este tipo de pendientes no generan bloqueos en el sistema.
Retenciones
Las retenciones se generan cuando se tienen pendientes administrativos que generan algún tipo de
bloqueo en los procesos. El sistema muestra un listado de retenciones que deben ser tramitados en
el departamento o área de la universidad que se indica para evitar que estos le impidan al estudiante
realizar algún proceso o solicitud posterior.
Debe seleccionar cada uno de ellos para consultar el detalle del documento o tarea pendiente y el
procedimiento a seguir para su actualización.
CUENTA FINANCIERA
Este menú le permite consultar su estado de cuenta, cargos, pagos y reembolsos realizados. De igual
manera, se puede realizar la solicitud y el pago de los diferentes servicios que ofrece la Universidad.
Para ingresar, seleccione Cuenta financiera en el menú de la página principal.
En este menú encontrará las siguientes opciones:
Estado de cuenta
Esta opción permite visualizar un resumen del movimiento financiero del estudiante como saldos a
favor y cargos no pagados.
Si no se tienen cargos o facturas pendientes con la Universidad, el sistema muestra un mensaje
indicando que “No tiene cargos pendientes en este momento”.
Cargos vencidos
En esta opción el estudiante puede consultar la información de los cargos vencidos que se le han
generado, con sus respectivos montos y fechas de vencimiento.
Centro de pagos
Esta opción permite consultar las facturas de matrícula y solicitudes de servicio generadas en Epik
que no estén vencidas, realizar el pago en línea o descargar el documento para realizar el pago en
los puntos autorizados.
Si se desea realizar el pago en línea dar clic en el botón “Pago en línea” El sistema lo direccionará a
la plataforma Place to Pay; el sistema mostrará este mensaje una vez sea aprobado el pago en línea.
Si se desea realizar el pago en las entidades bancarias o en los módulos de información y matriculas
de Idiomas, dar clic en el botón “Generar PDF” para la visualización e impresión de su factura.
Si su factura no se descarga automáticamente, verifique que su navegador tenga permitido
visualizar las ventanas emergentes, debe desactivar esta opción de seguridad para poder descargar
la factura.
Si no se tienen cargos o facturas pendientes con la Universidad, el sistema muestra un mensaje
indicando que “No tiene cargos pendientes en este momento”.
Historial de pagos
En esta opción el estudiante puede visualizar todos los pagos que haya realizado durante su historia
académica.
Si desea consultar más detalles del pago, dar clic sobre el icono .