manizales, enero del 2018 - lotería de manizales€¦ · la construcción del mapa tiene como ......

PLAN ANTICORRUPCIÓN

Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

Manizales, enero del 2018

2

Contenido

INTRODUCCION ............................................................................................................................................. 3

DEFINICIONES ................................................................................................................................................ 4

POLITICA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE ANTICORRUPCION .............................................................. 6

OBJETIVOS ..................................................................................................................................................... 7

ESTRATEGIAS ................................................................................................................................................. 7

GESTORES Y RESPONSABLES DEL PROCESO ................................................................................................... 8

DIAGRAMA DEL PROCESO DE RIESGOS ANTICORRUPCIÓN ........................................................................... 9

IDENTIFICACIÓN DEL CONTEXO INTERNO .................................................................................................... 10

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN EMSA ................................................................................................. 15

3

INTRODUCCIÓN

El Estatuto Anticorrupción, establecido mediante la Ley 1474 de 2011 en su artículo 73, establece que cada entidad deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, en el cual se establezcan medidas administrativas para luchar contra la corrupción y mecanismos administrativos para reducir determinados fenómenos que afectan la gestión. El Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano es una estrategia que integra acciones contundentes para combatir este fenómeno a través del establecimiento de políticas institucionales que tienen como fin el logro de una gestión eficiente, transparente que facilita el control social y la participación ciudadana, la estructuración de procesos claros y alineados a las disposiciones legales; así como los medios para garantiza un proceso adecuado para la atención al ciudadano. Transparencia Internacional define la corrupción como el mal uso del poder encomendado para obtener beneficios privados. Esta definición incluye tres elementos: 1) El mal uso del poder. 2) Un poder encomendado, es decir, puede estar en el sector público o privado. 3) Un beneficio privado, que no necesariamente se limita a beneficios personales para quien hace mal uso del poder, sino que puede incluir a miembros de su familia o amigos. De manera similar, para Transparencia por Colombia la corrupción se define como el “abuso de posiciones de poder o de confianza, para beneficio particular en detrimento del interés colectivo, realizado a través de ofrecer o solicitar, entregar o recibir, bienes en dinero o en especie, en servicios o beneficios, a cambio de acciones, decisiones u omisiones”. Por otro lado, el Consejo de Juegos de Suerte y Azar, incluye en el Acuerdo 317 del 2016, por medio del cual se establecen los requisitos para la adopción e implementación de un sistema de prevención y control de lavado de activos y financiamiento del terrorismo SIPLAFT en las empresas o entidades operadoras del juego de lotería, modificado así el Acuerdo 237 del 23 de julio de 2015; establece la necesidad de definir políticas de administración de riesgos para los operadores de lotería y determina la necesidad que estas entidades formulen medidas a través de manuales de políticas y procedimientos del sistema de prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo SIPLAFT, donde se requieren informes de obligatorio reporte; delegando así la responsabilidad de identificar, evaluar y reportar los hechos de corrupción que frente al tema pudieran presentarse.

El Mapa de Riesgos de Corrupción es uno de los componentes del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, se identifica como uno de los instrumentos de tipo preventivo, en el cual identifican y gestionan los riesgos de corrupción presentes en la entidad, con el fin de eliminar el riesgo de corrupción, o disminuir su impacto en el caso que llegaran a

presentarse. La construcción del mapa tiene como referente la metodología “Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción”, expedida por la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública, cuyo objetivo principal es conocer las fuentes de riesgos de corrupción, sus causas y sus consecuencias, para establecer acciones que permitan mitigarlo. El mapa de riesgos se construyó con la participación de todos los procesos de la Empresa, se capacito el personal sobre el tema al respecto y se diligenciaron los formatos establecidos tanto para la identificación, como para su valoración y tratamiento. Dentro de la identificación de riesgos, además de los tipos riesgos de corrupción del nivel administrativo, contratación, financiero, entre otros, que podrían llegar a presentarse; existe un alto riesgo de exposición de las empresas del sector de juegos de suerte y azar al lavado de activos y financiación del terrorismo, razón por la cual existe normalidad particular al respecto expedida por Coljuegos, en la que se establecen políticas y medidas para prevenir, controlar e identificar a nivel interno y externo este tipo de ocurrencias. En este Sentido, la Empresa Municipal para la Salud –EMSA, ha estructurado un manual y protocolos requeridos que rigen sus actuaciones y aseguran el seguimiento de estos hechos y su reporte de llegar a presentarse.

4

DEFINICIONES

• Causa: Medios, circunstancias, situaciones o agentes generadores del riesgo. • Consecuencia: Efectos generados por la ocurrencia de un riesgo que afecta los objetivos o un proceso de la entidad. Pueden ser entre otros, una pérdida, un daño, un perjuicio, un detrimento.

Control del riesgo de LA/FT: Comprende la implementación de políticas, procedimientos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT (Lavado de activos y financiación del terrorismo) en las operaciones, negocios o contratos que realice el operador obligado.

Corrupción: “Uso del poder para desviar la gestión de lo público hacia el beneficio privado.” (CONPES N° 167 del 9 de diciembre de 2013. “Estrategia Nacional de la Política Pública Integral Anticorrupción” Numeral III Marco Analítico, literal B) Marco Conceptual. Bogotá, 2013).

Gestión del Riesgo de Corrupción: Es el conjunto de “Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo”6 de corrupción.

Financiación del terrorismo. Delito tipificado en el artículo 345 del Código Penal

Modificado por el art. 16, Ley 1453 de 2011 (Financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada y administración de recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada. El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas).

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=43202&16


5

• Impacto. Son las consecuencias o efectos que puede generar la materialización del riesgo de corrupción en la entidad.

Lavado de activos: Delito tipificado en el artículo 323 del Código Penal Modificado por el art. 11, Ley 1762 de 2015 (El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, contrabando, contrabando de hidrocarburos o sus derivados, fraude aduanero o favorecimiento y facilitación del contrabando, favorecimiento de contrabando de hidrocarburos o sus derivados, en cualquiera de sus formas, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito…)

Probabilidad. Oportunidad de ocurrencia de un riesgo. Se mide según la frecuencia (número de veces en que se ha presentado el riesgo en un período determinado) o por la factibilidad (factores internos o externos que pueden determinar que el riesgo se presente). (Ver ICONTEC. NTC31000:2011. Gestión del Riesgo. Términos y Definiciones. Numeral 2.19. Bogotá, 2011. Página 22.

Omisión de denuncia de particular. Delitos señalados en el artículo 441 del Código Penal.

Omisión de reporte. Delito señalado en el artículo 325 A del Código Penal. Operación Sospechosa. Se consideran operaciones sospechosas aquellas que, por su número de operaciones, cantidad de dinero o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios o del sector de juegos de suerte y azar y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase de operaciones, deben ser reportadas a la UIAF.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para

generar un valor. (ICONTEC Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP

1000:2009). Términos y Definiciones, numeral 3.43. Bogotá, 2009).




6

Riesgos: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos de la entidad, pudiendo entorpecer el desarrollo de sus funciones. (Función Pública. Guía para la Administración del Riesgo. Bogotá, 2011. Página. 13)

•Riesgo de Corrupción: Posibilidad que, por acción u omisión, se use el poder para poder desviar la gestión de lo público hacia un beneficio privado.

Riesgo de Contagio. Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir la empresa de un operador obligado directa o indirectamente, por una acción u omisión de una persona natural o jurídica que posea vínculos legales o contractuales con la empresa.

Riesgo Reputacional. Es la posibilidad de pérdida de valor en que incurre un operador obligado por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, etc. en virtud de sus prácticas de negocios, ocasionando pérdida de clientes, disminución de ingresos, procesos judiciales u otros que afecten negativamente el buen nombre de la compañía.

Riesgo Legal. Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir el operador obligado al ser sancionado u obligado a indemnizar daños o perjuicios como resultado de incumplimiento de normas o regulaciones, obligaciones contractuales, actos de negligencia o involuntarios que afecten la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

SIPLAFT: Es el sistema integral de prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo que deben adoptar los operadores obligados, con el fin de prevenir que sean utilizados para fines delictivos: la estrategia a adoptar en esta materia por parte del operador, se define en el Documento SIPLAFT

POLITICA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE ANTICORRUPCION

Las políticas institucionales para la administración de riesgos de corrupción de EMSA, establecen las opciones para tratar y manejar los riesgos basadas en la valoración de los mismos. Estas políticas reflejan la posición de la Administración y establecen las guías de acción para el tratamiento de los riesgos identificados que deben aplicar todos y cada uno los integrantes de la empresa.

La Empresa Municipal para la Salud – EMSA se encuentra comprometida con la identificación y administración de los riesgos de corrupción, para lo cual aquellos riesgos que después de la evaluación de los controles se valoren como riesgo moderado, alta o extrema, serán atendidos oportunamente a través de acciones concretas que propendan

7

eliminar el riesgo de corrupción o implementar controles eficaces que logren llevarlo a una zona riesgo de Bajo.

Se establecerán espacios monitoreo y evaluación a los mapas de riesgos de corrupción y los controles implementados por parte de los líderes de proceso, independiente de la verificación y evaluación que por su parte realice de la oficina de control interno o quien haga sus veces.

OBJETIVOS

Identificar y realizar análisis y control d e riesgos de corrupción a s o c i a d o s a los puntos críticos de los procesos y la interacción con funcionarios, particulares, entidades, contratistas distribuidores y proveedores de bienes y servicios.

Efectuar el control y seguimiento de los riesgos que después de la calificación de controles se encuentren superiores al rango bajo, mediante la implementación de acciones orientadas a reducir la posibilidad de ocurrencia o disminuir el impacto; y tomar medidas de protección.

Crear una cultura preventiva, basada en el auto-diagnóstico, la autogestión y el

autocontrol, como base para el manejo del riesgo.

ESTRATEGIAS

◊ Para la implementación de mapas de riesgos de corrupción, se tendrá como base

la Guía por la Gestión del Riesgo de Corrupción, o aquella que para efectos de su cumplimiento se encuentre vigente por el Departamento Administrativo de la Función Pública o la entidad competente.

◊ Dentro de la metodología definida, valorar el riesgo de corrupción e implementar

controles que permitan una gestión proactiva, mediante la construcción de acciones específicas y su evaluación y seguimiento.

◊ Establecer m e d i a n t e e l presente documento f u n c i o n e s ,

r e s p o n s a b i l i d a d e s y compromisos para el proceso de administración de riesgo de corrupción.

8

◊ Establecer acción de manejo del riesgo que permitan un impacto positivo ante la materialización de estos.

GESTORES Y RESPONSABLES DEL PROCESO

-Elaboración del Mapa de Riesgos de Corrupción: Debe elaborarse anualmente, y publicarse a más tarde el 31 de enero de cada año. Debe ser elaborado por cada responsable de proceso junto con su equipo de trabajo; la oficina Administrativa como gestor de planeación de la entidad, le corresponde liderar su elaboración y consolidación.

-Consolidación del Mapa de Riesgos de Corrupción: A la oficina Administrativa, como representante de la dirección le corresponde liderar el proceso de construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción. Adicionalmente, esta misma oficina será la encargada de consolidar el Mapa de Riesgos de Corrupción y publicar anualmente, conforme la normatividad vigente.

-Socialización del Mapa de Riesgos de Corrupción: Los servidores públicos y contratistas de la entidad deben conocer su contenido antes de su publicación. Para lograr este propósito la Oficina Administrativa deberá diseñar y poner en marcha las actividades o mecanismos necesarios para que los funcionarios y contratistas conozcan, debatan y formulen sus apreciaciones y propuestas sobre el proyecto del Mapa de Riesgos de Corrupción.

Así mismo, dicha Oficina adelantará las acciones para que la ciudadanía y los interesados externos conozcan y manifiesten sus consideraciones y sugerencias sobre el proyecto del Mapa de Riesgos de Corrupción.

-Publicación del Mapa de Riesgos de Corrupción: Se debe publicar en la página web de la entidad o en un medio de fácil acceso al ciudadano, a más tardar el 31 de enero de cada año.

-Monitoreo: En concordancia con la cultura del autocontrol al interior de la entidad, los líderes d e los p ro cesos j u n t o con su equ ipo realizarán seguimiento y evaluación permanente al Mapa de Riesgos de Corrupción, para lo cual entrarán a realizar las actualizaciones cuando lo consideren pertinente.

-Seguimiento: El Jefe de Control Interno o quien haga sus veces, es el encargado de verificar y evaluar la elaboración, la visibilización, el seguimiento y el control del Mapa de Riesgos de Corrupción. El seguimiento se realiza tres (3) veces al año, así:

9

✓✓ Primer seguimiento: Con corte al 30 de abril. En esa medida, la publicación deberá

surtirse dentro de los diez (10) primeros días del mes de mayo.

✓✓ Segundo seguimiento: Con corte al 31 de agosto. La publicación deberá

surtirse dentro de los diez (10) primeros días del mes de septiembre.

✓✓ Tercer seguimiento: Con corte al 31 de diciembre. La publicación deberá

surtirse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de enero. -Ajustes y modificaciones del Mapa de Riesgos de Corrupción: Después de su publicación y durante el respectivo año de vigencia, se podrán realizar los ajustes y las modificaciones necesarias orientadas a mejorar el Mapa de Riesgos de Corrupción. En este caso deberá dejarse por escrito los ajustes, modificaciones o inclusiones realizadas.

DIAGRAMA DEL PROCESO DE RIESGOS ANTICORRUPCIÓN

Fuente: Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción. Secretaria de Transparencia- DAFP

10

IDENTIFICACIÓN DEL CONTEXO INTERNO

Misión Somos una Empresa administradora y/o operadora de lotería tradicional o de billetes y

demás juegos de suerte y azar autorizados por la Ley, operamos transparente y

eficientemente garantizando la satisfacción de nuestros clientes y la generación de

recursos para el sector salud. Visión

Seguir siendo la empresa líder en la región al 2019, en la generación de recursos para la salud y en la generación de estrategias innovadoras y competitivas del negocio de juegos

de suerte y azar. Mapa de procesos

11

Marco Legal Constitución Política de Colombia, Artículo 336. Establece los siguientes postulados fundamentales:

“Ningún monopolio podrá establecerse sino como arbitrio rentístico, con una finalidad de

interés público o social y en virtud de la ley…” …La organización, administración, control y explotación de los monopolios rentísticos estarán sometidos a un régimen propio, fijado por la ley de iniciativa gubernamental.

Las rentas obtenidas en el ejercicio de los monopolios de suerte y azar estarán destinadas

exclusivamente a los servicios de salud… …La evasión fiscal en materia de rentas provenientes de monopolios rentísticos será sancionada penalmente en los términos que establezca la ley…”

Ley 643 de 2001 “Por la cual se fija el régimen propio del monopolio rentístico de juegos de suerte y azar”. Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 2975 de

2004; 855 de 2009 y 1289 de 2010, Modificada por el art. 36, Decreto Nacional 126 de

2010, en lo relativo a las multas, Reglamentada por el Decreto Nacional 3034 de 2013.

Ley 1393 de 2010 “Por la cual se definen rentas de destinación específica para la salud, se adoptan medidas para promover actividades generadoras de recursos para la salud, para evitar la evasión y la elusión de aportes a la salud, se redireccionan recursos al interior del Sistema de Salud y se dictan otras disposiciones”. Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4811 de 2010

Acuerdo 317 de 2016, del Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar. Por medio del

cual se establecen los requisitos para la adopción e implementación del sistema de

prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo- SIPLAFT – en

las empresas o entidades operadores del juego de lotería tradicional o de billetes, del

juego de apuestas permanentes o chance y de apuesta en evento hípico y los demás

juegos cuya explotación corresponda a las entidades territoriales.

Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en

las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Reglamentada por

el Decreto 1826 de 1994 y 1537 de 2001.









12

Ley 1474 de 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Estatuto Anticorrupción.

Matriz DOFA Institucional

OPORTUNIDADES

• Diversificación de Canales de venta

(Internet, Virtual) • Apertura de Nuevos Mercados de

• Lotería Física y Virtual. • Participación en el mercado.

AMENAZAS

• Regulación vigente en relación con la reserva técnica, patrimonio técnico y

altas cargas impositivas y Gastos d e

Administración y Operación.

• Sobreoferta d e J uegos d e Sue r t e y

Azar.

• Demandas (Pensionales).

• Carga Pensional.

• Fuerza de Ventas sin relevo generacional.

FORTALEZAS

• Proyecto de renovación Plan de premios.

• Incursión en el mercado a través de la comercialización virtual.

• Certificado de Calidad ISO y NTCGP 1000

DEBILIDADES

• Fondo de Reserva Técnica que no permite un Plan de Premios

Competitivo.

Direccionamiento Estratégico:

Impacto positivo en el mercado mediante el fortalecimiento de la imagen corporativa y el incremento en las ventas.

Objetivos:

Renovar el plan de premios para la vigencia 2018 en cumplimiento al decreto 3034 de 2013. Implementar estrategias de promoción y mercadeo tendientes a lograr el incremento de la venta

virtual a nivel nacional. Proyectar estrategias publicitarias para garantizar que se genere permanentemente

expectativas con la lotería.

13

Lograr mayor posicionamiento de la Lotería de Manizales a nivel Nacional. Incrementar el nivel de ventas del periodo como resultado de las estrategias establecidas. Realizar publicidad institucional con el fin de generar recordación de marca y fidelización de

clientes. Gestionar nuevos mercados a nivel nacional Realizar campañas para combatir el juego ilegal (publicidad) Incrementar el número de abonados. (Plan abonados) Fortalecer la oficina de atención al lotero. Fortalecer el bienestar social y clima organizacional de los empleados de EMSA Orientar, mediante la revisión y organización el mejoramiento continuo de los procesos. Generar relaciones sólidas con distribuidores atendiendo sus observaciones Tener un esquema de Backup´s acorde a las necesidades de EMSA – Lotería de Manizales. Mantener una infraestructura tecnológica que esté acorde con las necesidades tanto de los

clientes internos como externos. Realizar mantenimiento a equipos de software y de hardware.

Sistema De Gestión, Control y Administración

La Empresa Municipal para la Salud – EMSA, es una empresa industrial y comercial del estado, del orden municipal, entidad descentralizada de primer grado, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y financiera, con capital independiente, vinculada a la Secretaria Local de Salud del Municipio de Manizales. Decreto municipal 488 de 1991, por medio del cual se reestructuró la Beneficencia de Manizales como empresa industrial y comercial del estado del orden municipal, vinculada a la Secretaria de Salud de Manizales.

Los actos, hechos y contratos que como Empresa Industrial y Comercial del Estado EMSA realice están

sujetos preferencialmente a las reglas del derecho privado y a la jurisdicción ordinaria conforme a las

normas de competencia sobre la materia, pero también cuando la conveniencia así lo aconseje, a criterio del Gerente de la Empresa, podrá celebrar contratos administrativos ciñéndose a las prescripciones legales vigentes y al Estatuto Nacional de Contratación.

Sistema de Gestión de Calidad: La entidad cuenta con un sistema de calidad implementado y certificado, donde se ha definido como política de calidad:

En la Empresa Municipal para la Salud trabajamos por ser competitivos e innovadores en la administración y operación de la lotería tradicional y los juegos de suerte y azar que le concedan, a través de: - Un direccionamiento estratégico comercial con una finalidad social prevalente y una racionalidad económica en la operación.

- Obtener los recursos suficientes para garantizar satisfacción de los clientes tanto internos como externos.

-Operar de manera transparente y oportuna a través del manejo eficiente de nuestros procesos.

14

-Un mejoramiento continuo de nuestros sistemas de gestión de la calidad, a través del monitoreo permanente de los indicadores de gestión.

Sistema de Control Interno: Tal como lo establece la Ley 87 de 1993, el Control Interno está integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y de los recursos, se lleven a cabo de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la alta dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

Sistema Integral de Prevención y Control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. SIPLAFT. Conforme al Acuerdo 317 del 2016, del Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar. Por medio del cual se establecen los requisitos para la adopción e implementación del sistema de prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo- SIPLAFT – en las empresas o entidades operadores del juego de lotería tradicional o de billetes, del juego de apuestas permanentes o chance y de apuesta en evento hípico y los demás juegos cuya explotación corresponda a las entidades territoriales. El cual es transversal a toda la entidad, incluye el análisis de información proveniente de funcionarios de planta y contratistas; la generada por distribuidores, ganadores de premios, proveedores y contratistas. Con el fin de prevenir que se materialice el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo a la que se expone la Lotería de Manizales dadas sus actividades en relación con sus clientes internos y externos.

El SIPLAFT, guarda coherencia con el sistema de calidad, control interno y manual de Contratación. Se compone de dos fases, fase de prevención y fase de control, dispone de políticas, procedimientos, mecanismos e instrumentos, define instancias y responsables, que orientan la actuación para el análisis, prevención, control, identificación y reporte de operaciones sospechosas. Se adoptó manual de políticas SIPLAFT mediante Acuerdo 06 de noviembre de 2017, emanado de la Junta directiva de EMSA.

15

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN EMSA 2018

Proceso Causa Riesgo Consecuencia

Zona de riesgo sin controles

Zona de riesgo

residual Acción de manejo

Compras

No exigir la calidad esperada de los bienes y/ servicios contratados, y certificar como recibido a satisfacción, falta de capacitación adecuada al

interventor

Supervisión y/o interventoría inadecuada de los

contratos

Adquisición de bienes y/o servicios sin las especificaciones

requeridas. 40 20

Manual de contratación, actas de interventoría, revisión permanente de la

gestión jurídica

Compras

Falta de planeación y seguimiento al proceso contractual por parte del dueño del proceso

Debilidad en la transparencia de la gestión pública relacionada con los mecanismos de publicidad contractual.

Hallazgos y sanciones por parte de los entes de control. 40 20

Seguimiento al proceso contractual

Medición análisis y mejora

Desconocimiento de normatividad relacionada, falta de compromiso y adherencia a políticas internas cambios normativos continuos, capacitación no enfocada a necesidades, falta actualización

Incumplimiento de normatividad vigente externa

Incumplimiento a los lineamientos vigentes, hallazgos entes de control, sanciones. 20 20

Capacitación, circularización de normas vigentes, consulta, documentación de compromisos con el personal


Favorecimiento a un tercero, intereses personales, desconocimiento

No denunciar información conocida sobre hechos irregulares

Sanciones disciplinarias, penales 20 20

Socialización del código de ética, manual SIPLAFT, reportes periódicos UIAF, código de ética

Mtto e inf en sistemas

Violación de la seguridad que tenga la entidad

Ingreso no autorizado: de manera virtual a la información de la entidad con fines delictivos

Robo de la información o daños en los equipos 20 20

Solo se puede tener acceso virtual cuando se da la

autorización, de lo contrario no puede ingresar. Cambio de claves de acceso periódica y ante ingreso de personal. Protocolo de seguridad informática.

16



Zona de riesgo


Gestión estratégica

Utilizar billetes ganadores para lavado de activos para acciones ilícitas

lavado de activos para acciones ilícitas

Penalización o sanción por la indebida utilización de billetes, a emplear como acción ilícita 20 20

Revisión de políticas y acciones del SIPLAFT, formularios ganadores, reportes al SIPLAFT, comité SIPLAFT

Comercialización

Inseguridad, descuido del trasportador

Perdida de billeteria y/o hurto de la lotería de Manizales al proveedor de billetes

Mala imagen, problemas jurídicos por venta de lotería hurtado y cobro de premios 10 10

Cláusulas del contrato del proveedor, pólizas de seguro, denuncias, contrato con distribuidores

Comercialización

Corrupción, falta de transparencia en el proceso para beneficio propio o de un tercero

Manipulación de resultados de sorteo para beneficio propio o de un tercero

Demandas, sanciones e investigaciones, detrimento patrimonial 10 10

Manual de calidad, seguridad sorteo, realización sorteo, controles externos ante Súper salud, Coljuegos, alcaldía, auditorías internas

Compras

Falta de moralidad del funcionario público, falta de

seguridad en la información, inadecuado sistema de archivo, presiones de superiores jerárquicos.

Posibilidad de adulterar, sustraer o usar indebidamente la información. Ejercicio ilegitimo del poder.

Sanciones, demandas, inhabilidades, desprestigio público de la entidad 10 10

Manual archivo, recepción centralizada de documentos, implementación de TRD, archivo central

Compras

Interés de la persona responsable del proceso de contratación en obtener beneficio particular

Posibilidad de incluir en los estudios previos información que beneficie en el futuro proceso de selección a una persona determinada o información que no corresponda a las verdaderas necesidades de la entidad

Vulneración a los principios contractuales, sanciones. 10 10

Comité de evaluación, informes de interventoría, revisiones previas estudios y selección

17



Zona de riesgo


Gestión financiera

Inclusión de gastos no autorizados, incumplimiento de límites establecidos en la ley, sobrestimaciones o subestimaciones

Elaboración irregular del presupuesto

Requerimiento del organismo de control 10 10

Todas las proyecciones de ing y gastos se ajusten a el comportamiento histórico para ingresos y al marco fiscal para gastos determinado por COMFIS

Gestión financiera

Revelación inconsistente de cuentas contables y sus respectivos valores

Presentación de información financiera con alteraciones

Requerimiento del organismo de control 10 10

Conciliaciones entre la información generada por las diferentes

dependencias y lo cargado a la entidad y la definición de políticas y prácticas contables; Aplicación código de Ética

Gestión financiera

Entrega de información a personas inescrupulosas que quieran extorsionar al ganador de un premio y/o lavado de activos

Divulgación de ganadores de lotería

Extorsiones, lavado de activos, financiación de actividades ilícitas y del terrorismo 10 5

Custodia de documentos, manual SIPLAFT, confidencialidad la información, póliza de responsabilidad

Gestión financiera

Beneficio propio mediante por la manipulación o gestión de información, cuentas o pagos

Recibir dadivas en beneficio propio para favorecer un tercero

Mala imagen de un servidor público, faltar a la ética y la transparencia 10 5

Auditorias, certificaciones

de los bancos, no manejo de efectivo, rotación adecuada de cartera y cuentas por pagar, flujo de caja, firmas compartidas para pagos. Póliza de manejo

Gestión financiera

Realizar pagos sin cumplimiento de requisitos, abuso de poder en el manejo de las cuentas de la entidad

Desviación de recursos financieros

Ejecución indebida de recursos 10 5

Manual de contratación, ejecución presupuestal, auditorias, conciliaciones bancarias y de contabilidad. Póliza de manejo

Mercadeo

Desconocimiento u omisión, beneficio propio o a un tercero, omitir el manual de procedimientos del SIPLAFT

Omitir operaciones sospechosas en cuanto a pago de premios superiores a 5 millones de pesos

Enriquecimiento ilícito, lavado de activos 10 10

Manual SIPLAFT, código de ética, envió de reportes UIAF y Coljuegos

18



Zona de riesgo


Mercadeo

Utilización de recursos para otros fines diferentes al de publicidad y mercadeo

Uso ineficiente o desviación de recursos disponibles para gestión de mercadeo y estrategias publicitarias

Disminución del presupuesto asignado para cumplimiento de las metas propuestas 10 10

Plan de compras, presupuesto, ordenes de ejecución, informes de ejecución, informes de vigilancia y cronograma de actividades

Mtto e inf en

sistemas

No acatamiento de las políticas

informáticas

Instalar o utilizar software no licenciado y autorizado por la

entidad.

Sanciones de

acuerdo a la ley 10 10

Revisión periódica de los computadores con la bitácora de que software

está autorizado para Emsa

Mtto e inf en sistemas

No tener seguridad donde están los servidores

Ingreso no autorizado: de manera física área sistemas con propósito de obtener información del servidor o sustracción del mismo

Daños en los equipos o robos de equipo o información 5 10

El ingreso a esta área es restringido y se debe acceder solo llave

Gestión estratégica

Cambios y aplicación de normatividad vigente y aplicable, desconocimiento o

descuido

Incumplimiento de requisitos legales establecidos y

vigentes

Sanciones, investigación

disciplinaria 20 10

Nomograma institucional actualizado periódicamente por cada líder de proceso,

seguimiento a informes

Gestión de recursos

Desconocimiento del perfil para los cargos vacantes, imposición

Selección de personal sin competencias laborales requeridas

Procesos y toma de decisiones inadecuados, equivocaciones, perdidas económicas 10 5

Manual funciones- acuerdo 05, proceso de inducción y reinducción, evaluación de desempeño

Gestión documental

Desconocimiento de las leyes, normas, decretos etc. Falta de capacitaciones sobre gestión documental al personal

Incumplimiento de leyes, normas, decretos etc. Relacionados con la gestión documental

Sanciones, hallazgos por auditoria 5 5

Nomograma institucional actualización permanente, plan de capacitación

19



Zona de riesgo


Gestión documental

Falta de compromiso con la entidad. Falta de ética del funcionario.

Posibilidad de acceder sin autorización a la información o usar esta para un beneficio particular

Pérdidas o modificación de información con consecuencias económicas 10 5

TRD, inventario de documentos de archivo de gestión 2015, orden cronológico de documentos y foliación, acceso restringido al área de archivo, organización de archivo


Información no oficial, ocultamiento de información, falta de reportes y alertar tempranas

Alteración de la información presentada o reporte incompleto

Informes no acordes a la realidad, incumplimiento, sanciones 20 5

Código de ética, póliza de seguros responsabilidad, solicitud de certificación de la información


Deficiente e inoportuna presentación de la información por parte de los responsables de los procesos

Falta de oportunidad en la información para la toma de decisiones

DECISIONES INADECUADAS 10 20

Cumplimiento del calendario de obligaciones legales

El anterior cuadro consolida la matriz de riesgos anticorrupción de la entidad, el cual mide una valoración de riesgos inicial y posteriormente una valoración después de la verificación de controles existentes, dichos controles tendrán seguimiento periódico; para los riesgos clasificados en zona alta (naranja) o rojo (extrema) se han proyectado acciones de manejo que tendrán monitoreo permanente por cada uno de los procesos; además del seguimiento independiente que adelante la oficina de control interno y la expedición de los informes cuatrimestrales pertinentes.

Elaborado y Consolidado: Revisado y aprobado:

MARCELO OSORIO CASTRO COMITÉ DE CONTROL INTERNO Profesional Universitario Gestión Administrativa Acta 001 enero de 2018

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2018

Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción -Mapa de Riesgos de Corrupción

Subcomponente

Actividades

Meta o producto

Responsable

Fecha programada

Subcomponente /proceso 1 Política de Administración de Riesgos

de Corrupción

1.1

Revisión y reformulación de

políticas de Gestión de

Riesgos de Corrupción y

contexto

Documentación de la

política de riesgos de

corrupción

Profesional Universitario

Administración de Recursos y Profesional Control Interno

30/01/2018

1,2

Aprobación Políticas de

operación para manejo de

riesgos de corrupción

Acta


Administración de Recursos -

comité de Control Interno

30/01/2018

Subcomponente/proceso 2

Construcción del Mapa de Riesgos de

Corrupción

2.1

Acompañamiento y

Capacitación al personal en la

actualización

100% del personal

Capacitado


Administración de Recursos- Control Interno

30/01/2018

2.2

Revisión del formato interno

para diligenciamiento

Formato elaborado y publicado en la intranet

para diligenciamiento


Administración de Recursos - Control Interno

30/01/2018

2.3

Diligenciamiento mapa de riesgos de corrupción por

procesos

100% de los procesos con mapa de riesgos

anticorrupción

Cada líder de proceso

15/01/2018

2,4

Acciones de manejo de riesgos

de corrupción

100% de los riesgos

controlados


15/01/2018

Subcomponente /proceso 3 Consulta y divulgación

3.1 Socialización interna por cada

líder de proceso

Mapas de riesgos

socializados


30/01/2018

3.2

Consolidación de la Matriz de

riesgos de corrupción

Mapa de riesgos

consolidado

Profesional Universitario Administración de Recursos

- Control Interno

27/01/2018

3.3 Publicación en la página web

institucional

Publicación realizada Profesional Universitario

Administración de Recursos

31/01/2018

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción -Mapa de Riesgos de Corrupción

Subcomponente

Actividades

Meta o producto

Responsable

Fecha programada

Subcomponente /proceso 4

Monitoreo o revisión

4.1 Revisión del mapa de riesgos anticorrupción

Ajustes al mapa de riesgos

Líderes de proceso

Permanentemente

4.2 Revisión de efectividad de los controles


Líderes de proceso

Permanentemente

4.3 Revisión y actualización de

riesgos materializados


Líderes de proceso

Permanentemente

Subcomponente/proceso 5 Seguimiento

5.1.

Verificación del cumplimiento

de la metodología

Informe de Auditoria

(elaboración, visibilización,

seguimiento y acciones de

control)

Profesional Control Interno

Por lo menos una vez dentro del

periodo

5.2.

Seguimientos cuatrimestrales

mapa de riesgos, acciones

programadas e indicadores

Informes cuatrimestrales


10 primeros días de

mayo, septiembre y

enero

5.3.

Publicación en la página web

Institucional, informes

cuatrimestrales

Informes publicados


10 primeros días de

mayo, septiembre y

enero


N°

NOMBRE DEL TRÁMITE,

PROCESO O PROCEDIMIENTO

TIPO DE RACIONALIZACIÓN

ACCIÓN ESPECÍFICA DE

RACIONALIZACIÓN

SITUACIÓN ACTUAL

DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A REALIZAR AL

TRÁMITE, PROCESO O

PROCEDIMIENTO

BENEFICIO AL

CIUDADANO Y/O

ENTIDAD

DEPENDENCIA RESPONSABLE

FECHA REALIZACIÓN

INICIO dd/mm/aa

FIN dd/mm/aa

1

Solicitud para ser distribuidor de la Lotería de Manizales ADMINISTRATIVA

Optimización de procesos o

procedimientos internos

Al usuario se le da

información cuando se solicita vía telefónica o

en las oficinas de la Lotería

de Manizales

Se está analizando con las áreas respectivas las mejoras que se pueden tener con este proceso y así poder solicitar nuevamente el registro en SUIT y nuestra página web.

No tener que venir a las oficinas; sino poder consultar vía web

Mercadeo y Distribución, Sistemas

1/06/2018 31/12/2018

2

Cobro de premio mayor y secos de la Lotería de Manizales

ADMINISTRATIVA



Al usuario se le da



de Manizales




1/06/2018 31/12/2018

3

Información de los resultados de los sorteos de la Lotería de Manizales

ADMINISTRATIVA



Al usuario se le da



de Manizales




1/06/2018 31/12/2018


Componente 3: Rendición de cuentas

Subcomponente

Actividades

Meta o producto

Responsable

Fecha programada

Subcomponente 1

Información de calidad y en

lenguaje comprensible

1.1

Realizar un informe de gestión a la

comunidad en lenguaje claro y

comprensible

un informe al año

Gerencia

Previo a la publicación del informe de Gestión para la rendición de cuentas

Subcomponente 2

Diálogo de doble vía con la

ciudadanía y sus organizaciones

2.1

Fortalecer los canales de comunicación y

la interacción con la ciudadanía

retroalimentando satisfactoriamente

las inquietudes formuladas

100% de las

preguntas

atendidas

Gerencia y Lideres de

Proceso

Hasta diciembre del 2018

2.2

Mantener canales de comunicación con

que cuenta la entidad para recibir y

gestionar la respuesta a las inquietudes

0% quejas sobre

los canales de

comunicación

Sistemas, Secretaria de

Gerencia, líderes de

proceso


Subcomponente 3

Incentivos para motivar la

cultura de la rendición y petición

de cuentas

3.1

Convocatoria a la ciudadanía o grupo de

interés

Medio idóneo y

de alta

cobertura

Secretaria de Gerencia y

Sistemas


3.2

Socialización y visibilización de la

información

informe presentado y

publicado en la pág.

web

Gerencia y Sistemas


Subcomponente 4

Evaluación y

retroalimentación a la gestión

institucional

4

Aplicar encuesta de evaluación al

informe de gestión y retroalimentar su

resultado para el mejoramiento del

proceso de rendir cuentas a la

ciudadanía

Encuesta aplicada

y retroalimentada /2

*100

Mercadeo


Nota 1: Las entidades estatales del orden nacional y territorial anualmente deben elaborar una estrategia de rendición de cuentas 21. Ley 1757 de 2015. Artículo “Se

exceptúan las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta que desarrollen actividades comerciales en competencia con el sector

privado, nacional o internacional o en mercados regulados, c a so en el cual se regirán por las disposiciones l e g a l e s y reglamentarias a p l i c a b l e s a sus actividades

económicas y comerciales” L e y 1757 de 2015. Parágrafo del artículo 50. No obstante lo anterior, se realizará un informe de gestión como parte de la publicidad y

transparencia de la información y derecho a la participación del ciudadano.


Componente 4: Servicio al Ciudadano

Subcomponente

Actividades

Meta o producto

Responsable Fecha

programada

Subcomponente 1 Estructura

administrativa y Direccionamiento

estratégico

1.1

Realizar diagnóstico de necesidades de

capacitaciones al lotero y/o sus familias y

ejecutar programa

4 capacitaciones

Mercadeo y

Comercial

Diciembre del 2018

1.2

Realizar actividades lúdicas con fuerza de ventas

y sus familias

Actividades con la población de loteros

Mercadeo y

Comercial

Diciembre del 2018

1.3

Realizar la jornada social del lotero y sus familias

2018

1 jornada social

Mercadeo y

Comercial

Noviembre de 2018

Subcomponente 2

Fortalecimiento de los canales de atención

2.1

Revisión de asignación de responsables de la

gestión de los diferentes canales de atención PQR

Recepción, tramite y

seguimiento de respuesta a

PQR

Secretaria de

Gerencia

Diciembre del 2018

2.2

Aplicación en cuenta de satisfacción a

distribuidores y retroalimentación para

mejoramiento continuo de los procesos

Cuatro grupos en el año

Mercadeo y

Comercial

Diciembre del 2018

Subcomponente 3 Talento

Humano

3.1

Evaluación de desempeño 100% del personal

evaluado

Gerencia y Dirección

Técnica

Diciembre del 2018

3.2

Fortalecer las competencias de los servidores

mediante un plan Capacitación acorde a las

necesidades

Medición del impacto al

plan de capacitación > 80%

Administrativa

Diciembre del 2018

3.3

Incluir en el plan de capacitación temas

relacionados con el mejoramiento de servicio al

ciudadano, habilidades personales,

motivacionales, cambio, etc.

Una capacitación orientada

al mejoramiento de

competencias de servicio

Administrativa

Diciembre del 2018

Subcomponente 4 Normativo y

4.1

Elaborar informe semestral de PQR para

identificar oportunidades de mejora para la

prestación del servicio

dos informes en el año

Secretaria de

Gerencia - Control

Interno

Diciembre del 2018

4.2

Identificar, documentar y optimizar los procesos

internos para la gestión de los tramites

identificados

3 tramites evaluados

Comercialización,

Mercadeo y Sistemas

Diciembre del 2018


Componente 4: Servicio al Ciudadano

Subcomponente

Actividades

Meta o producto

Responsable Fecha

programada procedimental

4.3

Definir mecanismos para la actualización

normativa por procesos y cualificación de los

servidores públicos

Actualizar nomograma

por procesos

Todos los procesos

Junio del 2018

Capacitación al personal

conforme a la

disponibilidad de recursos

Administrativa-

Lideres de proceso

Diciembre del 2018

Subcomponente 5

Relacionamiento con el ciudadano

5.1

Aplicación en cuenta de satisfacción a

distribuidores y retromentación para

mejoramiento continuo de los procesos

Cuatro grupos en el año

Mercadeo y

Comercial

Diciembre del 2018

5.2

Realizar informe de resultado de las encuestas a la

Gerencia para determinar oportunidades y

acciones de mejora

mínimo dos informes al

año

Mercadeo y

Comercial

Diciembre del 2018

5.3

Realizar informe de gestión y resultados al

ciudadano socializado a grupos de interés

uno al año

Gerencia y líderes de

proceso

Diciembre del 2018


Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información

Subcomponente

Actividades

Meta o producto

Indicadores

Responsable

Fecha

programada

Subcomponente 1

Lineamientos de

Transparencia Activa

1.1

Dar continuidad al proceso Publicación mínima obligatoria

Ley de transparencia -estructura

100% publicada

Información.

Publicada/ítems a

publicar *100

Líderes de proceso

Diciembre del 2018

1.2 Publicación de información sobre

contratación

100% contratos publicados supervisores de

contrato y jurídica

Diciembre del 2018

1.3

Dar continuidad al proceso de Publicación mínima obligatoria

Gobierno en línea

100% publicada

Información.

Publicada/ítems a

publicar *100

Líderes de proceso

Diciembre del 2018

Subcomponente 2

Lineamientos de

Transparencia Pasiva

2.1

Gratuidad de la información

solicitada

No cobro de documentos

0% de documentos

cobrados

Secretaria de

Gerencia

Diciembre del 2018

2.2

Oportunidad de respuestas a

solicitudes de información p ú b l i c a

100% dentro de los

términos

solicitudes contestadas

oportunamente/ total de

solicitudes*100

Secretaria de

Gerencia

Diciembre del 2018

Subcomponente 3

Elaboración los Instrumentos

de Gestión de la Información

3.1 Registro de inventario de activos de

información

Implementación

100%

Gestión de Archivo

Diciembre del 2018

3.2

Esquema de publicación de la

información

Esquema elaborado

100%

Sistemas

Diciembre

del 2018

Subcomponente 4

Criterio diferencial de

accesibilidad

4.1 Traducir textos principales al

idioma ingles

Traducción textos

proyectados

Textos traducidos/

programados*100

G. Administrativa y

Sistemas

Diciembre del 2018

Subcomponente 5

Monitoreo del Acceso a la

Información Pública

5.1

Informe de seguimiento a

respuesta a solicitudes de

información, quejas y reclamos

informe trimestral

100% de informes

presentados

Secretaria de

Gerencia

Diciembre

del 2018

Aprobado: acta de Comité de Control Interno 001 de enero del 2018

manizales, enero del 2018 - lotería de manizales€¦ · la construcción del mapa tiene como ......

Documents