MANEJO Y GESTIÓN DE LA CORRESPONDENCIA Y

ENCOMIENDA EN UNA EMPRESA.

MARIA PAULA MARTINEZLEADY GIOVANNA OCAMPO10ª

EMPRESA DE ENVIOS SERVIENTREGAEl servicio de envío de mensajería y mercancía en SERVIENTREGA se realiza de manera directa al cliente, la utilización de este modelo también se puede observar en el servicio de Tracking, mediante el cual un cliente puede consultar en cualquier momento el estado de su envío, este servicio inicialmente era una ventaja competitiva para las empresas de courrier1, hoy en día hace parte del mínimo necesario que exigen los clientes.

Servicios Adicionales: Otro servicio adicional que ofrece la empresa Servientrega a sus clientes corporativos es el software denominado SISCLI, este software puede ser descargado por los clientes corporativos que tienen relación previa con la compañía y que por tanto tienen un código de cliente, y un código de facturación.

Este es un software de administración de envíos y rastreo de envíos el cual se puede instalar donde el cliente y quien a través de la Internet puede conectarse con el sistema central de SERVIENTREGA. Los casos de uso principales de este sistema son: Consultar estado de envíos, generación autónoma de guías que permitirá un mayor control con sus clientes. También la generación de manifiesto que es la prueba de entrega y el manejo de centros de costos.

En Argos la mensajería se maneja de manera sistematizada, es decir utilizan un software donde se registran todos los datos necesarios para enviar y recibir todas las correspondencias y encomiendas de todo el país. Todas las empresas de argos manejan este proceso sistematizado e ingresan a una página específica donde practican esas transacciones llamada www.intranet.grupoargos.loc en la cual una persona autorizada es la encargada de llenar un formulario que esta dividido en cuatro partes: registro solicitante, Registro centro administración documental.CAD, registro de mensajería y estado de solicitud.

Argos es una organización multidoméstica, productora y comercializadora de cemento y concreto. En Armenia, Quindío esta ubicado concretos argos en el Km 1 Vía Jardines frente a postobón.

Formulario:

Este formulario es diligenciado por el gerente, el centro de administración y el centro de mensajería que prestan sus servicios a la empresa Argos.

Todas las correspondencias y diligencias son recibidas y firmadas por el portero y repartidas por el mismo.

TRANSFORMADORES DEL QUINDIO LTDAEsta ubicada Vía Jardines Km 1 Contiguo Cía. Nacional Chocolates, Armenia, Quindío.

Sección de mensajería: Esta empresa esta asociada con Servientrega y Velotax la cual es la encargada de enviar y recibir facturas y encomiendas de todo el país. La secretaria se encarga de hacer llegar el pedido a algunas de estas dos empresas prestadoras de servicio. En el caso de repuestos de maquinaria el gerente es quien recibe las encomiendas que en este caso son transformadores de luz.En esta empresa se maneja un tipo de mensajería física es decir, manejan unas facturas o formularios en sobres de manila sellados y rotulados en la parte de arriba con el remitente y en el centro el destinatario, la dirección, el teléfono y la ciudad. Manejan muy poco la parte sistematizada, es decir en muy pocas ocasiones utilizan el correo electrónico para enviar alguna factura o correspondencia.

FACTURA DE COMPRAVENTA TRANSFORMADORES DEL QUINDIO LTDA

DISPOSITIVOS UTILIZADOS EN LAS EMPRESAS PARA EL MANEJO DE LA MENSAJERÍA

1. El Fax: Se utiliza para enviar y recibir documentos a través de impulsos eléctricos, se utiliza una línea telefónica. En la empresa es conveniente tener una línea específica para el fax. Las funciones son: 1º) Envío de doc. , 2º) Memoria para un determinado núm. de pagina, 3º) Proclamación de la transmisión a una hora fijada lo que supone una disminución de coste si se hace en horas con tarifas reducida, también hay que tener en cuenta la diferencia horaria de los países de destino, 4º) Llamada a distancia, que se utiliza cuando quiere utilizar el mismo doc. a varios destinatarios, y en lugar de pagar la empresa, cada destinatario paga lo suyo. 5º) Marcación automática que permite memorizar marcaciones abreviadas en grupo codificada, 6º) La función anticurveo cuando el papel va pasando a través de una cinta circular, 7º) Permite confirmación de la llegada, que es justificante emitido por el propio fax informando de que la transmisión se ha efectuado adecuadamente, 8º) Función dual (función de recibir e enviar información.

2. El E-mail: Ventaja: económico, rapidez y claro, más calidad en la nitidez, enviar información a varios destinatario a la vez, se puede enviar a cualquier hora, la gama de información de enviada y recibida es mayor que los demás medio, no necesita soporte físico como el papel, el fácil manejo.

3. El Internet: Permite enviar y recibir información entre las mismas empresas en diferentes localidades a través de la red.

4. El Télex: Se realiza a través de correos, y para ello la empresa tiene que estar abonada a este sistema y necesita la instalación de un Terminal.

MEDIOS EXTERNOS DE LA EMPRESA.

Pueden ser privados o públicos.

1. Carta certificada o urgente: Permite enviar tanto doc. Como mercancías con un máximo de 2 kg. En la carta urgente no es necesaria la firma del destinatario, en la certificada sí, ambas pueden ser Nacionales o Internacionales.

2. La Valija: Permite enviar doc. y mercancías con entrega urgentes en horarios fijos, Para ello es necesario contratar este servicio. Una empresa adaptará la forma de enviar y recibir correspondencia que valla más acorde con sus necesidades. Este servicio permite el transporte de hasta 20 kg con un servicio diario de ida y vuelta. El cliente puede aportar la bolsa o valija para el transporte siempre que tenga cremallera facilitando correos precinto de seguridad y dando su aprobación.

Servicios telegráficos:

1. El telegrama: Comunicación breve que se encarece cuanto más palabras tengan, es de ámbito Nacional e Internacional y se puede contratar personalmente o por tlf. No se saluda ni se despida.

2. Fax: Enviar documentación.

3. Buro fax: Supone la entrega del doc. En mano, previa firma del destinatario, es de ámbito nacional e internacional. Este servicio tiene varias prestaciones:-Acuse de recibo.-Copia certificada.Aviso del servicio.

C. Telefonía Medios y equipos utilizados en telefonía:-Equipos individuales en telefonía fija-Centralistas: suponen la utilización de varias líneas con un mismo número de tlf. Lo que permite la comunicación con el exterior y dentro de la empresa. La centralita puede ser digital, automática, análoga-Telefonía móvil. Equipos complementarios:-Magnetófonos o grabadoras.-Dictáfonos: sirve para transcribir los dictados personales de forma cómoda y ágil. Tienen un dispositivo que se acciona con el pie y permite pasar, parar, retroceder etc. quedando las manos libres.-Interfono-Buscapersonas: Inconvenientes; no permite trasmitir mensajes, se necesita un tlf cerca y está en desuso por la utilización del mvl, donde más se utiliza son en empresa de grande superficie para localizar la persona dentro de ella.

TIPOS DE MENSAJERIA1. Mensajería Instantánea: Es una forma de comunicación en tiempo real entre dos o más personas basada en texto. El texto es enviado a través de dispositivos conectados a una red como Internet.Características de la mensajería instantánea: Los sistemas de mensajería tienen unas funciones básicas aparte de mostrar los usuarios que hay conectados y chatear. Una es común a todos o casi todos los clientes o protocolos y otras son menos comunes:. Mostrar varios estados: Disponible, Disponible para hablar, Sin actividad, No disponible, Vuelvo enseguida, Invisible, no conectado.. Mostrar un mensaje de estado: Es una palabra o frase que aparece en las listas de contactos de tus amigos junto a tu Nick..También se puede dejar un mensaje de estado en el servidor para cuando se esté desconectado.. A veces se pueden agrupar los contactos: Familia, Trabajo, Facultad, etc.. Se puede usar un avatar.

2. MENSAJERÍA ELECTRÓNICA: Interpersonal: Correo electrónico. Es uno de los instrumentos de comunicación entre personas más versátil de Internet. Permite enviar a los usuarios de la red, mensajes de forma directa y casi instantánea, independientemente de las distancias que los separe.En grupo: Listas de distribución o de correo electrónico. Sistemas que permiten la distribución de mensajes a un grupo de personas interesadas en un tema concreto. Las listas pueden ser moderadas desde un servidor central o no, públicas o privadas.Interactivas: Talk, IRC (Internet Relay Chat) o Chat. Permiten la comunicación directa entre dos o más personas conectadas en la red. Puede crear un efecto contraproducente cuando se utiliza para cosas no esenciales. Su máxima expresión son las videoconferencias, que permiten el contacto visual y vocal de los participantes.

FIN..