Boletín de la Dirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

MAAGTICSIAdministración de Proyectos

El objetivo general es administrar iniciativas, programas y proyectos de TIC, a fin de optimizar la aplicación de los recursos y obtener mayores beneficios para la Institución.

Establecer la gobernabilidad del portafolio de proyectos de TIC.

Establecer una visión integral de los proyectos de TIC que genere sinergias y beneficios desde su planeación y durante su ejecución.

Establecer las directrices para administrar el portafolio de proyectos de TIC.

Grupo de trabajo para la dirección de TIC.

Responsable del proceso y administrador del portafolio de proyectos de TIC.

Responsable de la administración de programas de proyectos.

Responsable de iniciativas de TIC.

Administradores de proyecto de TIC.

Objetivos específicos

El responsable de este proceso es el administrador del portafolio de proyectos de TIC.

El administrador del portafolio de proyectos de TIC designará, para cada proyecto que se autorice, al administrador de proyecto, solicitando para ello autorización al titular de la DGTIC.

Los administradores de proyecto deberán asegurarse de que todos los proyectos que administren cuenten con su documento de planeación del proyecto, así como los documentos de planeación subsidiarios, desde su inicio hasta su cierre, y de que éste se actualice en tiempo y forma de acuerdo a los avances de los proyectos hasta su cierre.

Los administradores de proyecto deben asegurarse que cualquier cambio a un proyecto que administren se realice mediante una solicitud de cambio autorizada por los involucrados.

El responsable de este proceso deberá asegurarse que en los proyectos de TIC se aplique la metodología de estimación de esfuerzo, de desarrollo o mantenimiento de sistemas, que se adopte por la DGTIC con apego a la EDN, las políticas y disposiciones del Acuerdo por el que se expide este manual, así como a las metodologías, normas y mejores prácticas aplicables a los procesos de este manual, contenidas en el Apéndice IV.B.

Los responsables de proyecto deberán asegurarse que las metodologías y/o mejores prácticas que se adopten para los diversos tipos de proyectos, se documenten en cada uno de los proyectos que desarrolle la DGTIC, debiendo seguirse la metodología o mejor práctica que se seleccione, en la amplitud necesaria para tener el gobierno de cada contratación, desarrollo, personalización, implementación, migración, mantenimiento y puesta en operación de aplicativos de cómputo, componentes y servicios de TIC de que se trate.

Reglas del proceso Roles del proceso

ADP1 Establecer directrices para la gobernabilidad y evaluación del portafolio de proyectos de TIC.DescripciónDefinir las directrices para la asignación y uso de los recursos en proyectos de TIC.

ADP2 Identificar y documentar iniciativas de TIC.DescripciónDar seguimiento a las iniciativas de TIC durante su ciclo de vida. ADP3 Priorizar, equilibrar y autorizar el portafolio de proyectos de TIC.DescripciónPriorizar las iniciativas de TIC que estén seleccionadas para su aprobación.

ADP4 Administrar programas de proyectos y proyectos de TICDescripciónAdministrar los programas de proyectos, así como proyectos de TIC, en los que se integran las iniciativas, orientando las acciones a una coordinación optimizada de las actividades de administración de los mismos.

ADP5 Monitorear el desarrollo de los proyectos de TIC y sus programasDescripciónMantener un monitoreo constate del estado que guardan los proyectos de TIC, así como su repercusión en los resultados del programa de proyectos, con el fin de identificar y controlar las desviaciones y las eventualidades.

ADP6 Cerrar iniciativas y proyectos de TIC.DescripciónConcluir las iniciativas de TIC, mediante la elaboración y presentación de un informe final que contenga la evaluación de los resultados y los beneficios obtenidos

Actividades del proceso

“Tablero de control de proyectos de TIC” (formato de acuerdo a la plataforma tecnológica y recursos de aplicativos de cómputo de la DGTIC).

“Acta de constitución del proyecto”. Formato ADP F1.

“Acta de aceptación de entregables”. Formato ADP F2.

“Acta de cierre de proyecto”. Formato ADP F3

Productos del proceso

Proyecto.Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado.

Programa.Un grupo de proyectos, subprogramas y actividades de programas relacionados cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionaran de forma individual.

Acta de Constitución del Proyecto.Un documento emitido por el iniciador del proyecto o patrocinador, que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.

Gobernabilidad del proyecto.La alineación de los objetivos del proyecto con la estrategia mayor de la organización por parte del patrocinador del proyecto y del equipo del proyecto. La gobernabilidad de un proyecto se define y debe integrarse al contexto más amplio del programa o de la organización que lo patrocina, pero se mantiene separada de la gobernabilidad de la organización.

Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) / Project Management Office (PMO).Una estructura de la organización que estandariza los procesos de gobernabilidad relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas.

Algunos conceptos clave

Nombre:Cumplimiento de los beneficios de iniciativas y programas de proyectos. Objetivo: Conocer la eficiencia de acuerdo a las estrategias de realización de beneficios. Descripción:Medir la eficiencia del proceso por los beneficios alcanzados. Fórmula: % de eficiencia = (número de beneficios alcanzados con la administración de los programas del portafolio / número total de beneficios establecidos en las iniciativas y los programas de proyectos del portafolio de proyectos de TIC) X 100.

Responsable:El responsable del proceso de Administración de Proyectos de TIC. Frecuencia de cálculo:Semestral.

Indicador del proceso

ADP

Garantizar la Disponibilidad, Continuidad y Capacidad de los Servicios de Tecnologías de la Información y Comunicaciones en función de las necesidades y ciclos de operación de las Unidades Administrativas y Subsecretarias de la Secretaría de Economía.

1Mejorar la funcionalidad y utilización (experiencia del usuario) de los Servicios de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.2Incrementar la satisfacción de las Unidades Administrativas y Subsecretarías que solicitan y utilizan los Servicios de TIC.3Incrementar la automatización de los procesos que son gestionados por las Unidades Administrativas que reportan a la Oficialía Mayor de la Secretaría de Economía.

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Objetivos Institucionales

Fases del ciclo del proyecto