Tema 2: Los sistemas de informacin en la empresa:

Tema 2: Los sistemas de informacin en la empresa:

2.1. Concepto:

Nos va interesar mas la concepcin del sistema de informacin que la construccin del mismo.

Dentro de una empresa existen unos flujos de informacin, la informacin circula.Ej: EDI- periodicos que entran

-facturas que salen

Esos flujos de informacin son tareas bsicas, registros de transacciones, que son bsicos para coordinar toda la empresa.

Los registros de informacin han de ser accesibles por otros niveles de la empresa. En la toma de decisiones, para la direccin ...

Los sistemas de informacin se apoyan en:

-decisiones estratgicas 1

-decisiones tcticas 2

-decisiones operativas 3

El sistema de informacin es un sistema en toda regla como por ejemplo: Un sistema financiero, de produccin o marketing, ya es uno mas dentro de la empresa.

Definicin:

Conjunto formal de procesos que operando sobre una coleccin de datos estructurada de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuye la informacin necesaria para la operacin de dicha empresa y para las actividades de direccin y control, apoyando la toma de decisiones necesaria para desempear las funciones y procesos del negocio, de acuerdo a una estrategia.

Explicacin de la Definicin:

1- Es sistema formal:Est claramente definido(donde est, como encontrarlo, como guardarlo. etc.)

2- Sobre una coleccin de datos: Los datos se consultan y almacenan en bases de datos. Lo importante del sistema de informacin es que refleje el concepto que tienen las personas de(sobre) la empresa. Tenemos que evitar que el usuario vea el sistema como algo lejano y distante.

3- Es un sistema que recopila, elabora y distribuye. Esto lo hace porque luego esa informacin que procesa y almacena se utiliza.

4- Es un sistema para la operacin en la empresa. La informacin recopilada, elaborada y distribuida con anterioridad, ahora es utilizada en la empresa para su beneficio como tal.

5- Desempea funciones y procesos. El sistema de informacin esta al servicio de:-una empresa

-unos objetivos

-unas estrategias

Cadena de Valor:

Sirve para conocer como estn los sistemas de informacin de la empresa y el lugar en que se encuentran para saber como mejorar.

La cadena busca que cualquier cosa que se ejecuta en la empresa, se puede asignar a un objetivo.

La cadena es una forma sistemtica de analizar lo que ocurre en la empresa.

(hacer algo para algo)

Sirve para analizar las actividades de una empresa para aadir valor al producto.

INFRAESTRUCTURA

RECURSOS HUMANOSMARGEN

TECNOLGICO

COMPRAS

Si una empresa , dedicada a producir un bien, recoge materia prima del exterior ,la transforma y la vende a los clientes por una cantidad mayor a la que cost y la que se gast en su transformacin obteniendo un beneficio, se consigue saber los factores que hay que analizar. La empresa desarrolla dos tipos de actividades:

a) Actividades de valor: son actividades fsicas o tecnolgicas que van aadiendo valor al producto, las operaciones que va desarrollando la empresa (una empresa de coches compra una chapa, la corta, la pintalo que va aadiendo valor al producto resultante).

b) Actividades de margen: abarcan la diferencia entre lo que cuesta producir el bien y lo que se obtiene por l, es decir, el beneficio.

Dentro de las actividades que aaden valor, existen dos tipos:

a) Actividades de apoyo.

b) Actividades primarias.

Vamos a ver por separado cada una de las partes que componen el dibujo de las actividades de una empresa:

Logstica de entrada: gestiona todo lo que entra en la empresa y los gastos que esto conlleva (materiales de oficina, materias primas).

Operaciones,produccin: de que maquinaria dispongo, metodologa de la programacin

Aqu voy a manipular las materias que he comprado

Logstica de salida: comprende el hecho de que del almacn a los clientes va un producto, un albarn, una factura,es decir, todo lo que sea colocar los productos en casa del cliente.

Mercadotecnia: hace referencia al marketing y la publicidad del producto.

Servicio: postventa de la empresa, que puede ser desde una garanta del producto hasta la instalacin del mismo o revisiones peridicas para comprobar el buen funcionamiento.

Infraestructura: la forman los edificios, materiales de oficina(mesas,sillas,telfonos),etc.

Recursos Humanos: la parte fundamental de la empresa que abarca a todos los trabajadores de la misma.

Tecnologa:como continuamente aparecen nuevas tecnologas, es conveniente montar procedimientos nuevos en la empresa a medida que vayan apareciendo.

Compras: formado por la emisin de las facturas ,las personas que aprueban las compras,etc.-Cualquier actividad dentro de una empresa est dentro de una de estas partes y solo en una.

-Las actividades de apoyo no pertenecen a un rea en concreto de las bsicas, toman parte en todas. Por ejemplo, cuando hago entrevistas

de trabajo puedo buscar personal tanto para logstica como para operaciones y sigo estando dentro de los recursos humanos.

Las tecnologas de la informacin deben ser apoyo para reducir costes.

En la cadena de valor, cada sector en cada empresa es diferente. Por ejemplo un banco tendr mas desarrollados los sectores de comercializacin y ventas y el de operaciones que los otros.

Donde estn los Sistemas de Informacin en la Empresa?

Se encuentra en la infraestructura de la empresa, y no aporta valor alguno al producto, solo coopera con los dems sectores(actividades de valor) para que stos incrementen ese valor.

Cuando un aplicativo dentro de un sector determinado, por ejemplo operaciones, no aporta nada de informacin a los dems sectores, ese aplicativo no se considera parte de las tecnologas de la informacin. Cuando ese aplicativo pasa a aportar informacin relevante a los dems sectores, entonces se lo considera parte de las tecnologas de la informacin.

Implicaciones para la direccin?

Deben responder siempre a la funcion estrategica de la direccin, no debe ir por libre.

Son preferibles desarrollos de aplicativos simples respecto de los conocimientos y posibilidades del programador que los crea, y lo son porque son tiles y ms fciles de usar.

La base de datos de una organizacin debe ser nica(como concepto). Debe comunicarse cada parte de la cadena de valor con las otras.

Los sistemas de informacin deben ser coherentes.2.2. - Planificacin estratgica de los sistemas de informacin:

Histricamente ha habido cuatro fases:

a- Alineamiento

b- Programacin en paralelo(lo hacen pocas empresas)

(se evoluciona de 1 a 2)

Anlisis de la historia: (evolucin de la planificacin)

Son los pasos que ha sufrido el diseo de los sistemas de informacin

Consta de 4 fases:

Fase 1-introduccin de la informtica en las organizaciones

-caractersticas

-quien de fine los aplicativos(quien desarrolla)

-quien decide

Empieza en los 60.

-llegada de los ordenadores a las empresas(caros y grandes)

-infraestructuras especiales para colocar el ordenador(bunker, puertas blindadas, refrigeracin)

-haba muchos costes

-el informtico era muy importante, era un dios dentro de la empresa.

-todo esto llev a la aparicin de un muro entre tecnologas de la informacin y la organizacin de la empresa(no se entendan.

Ms tarde.

-los aplicativos les decidan los informticos, si llegaban a funcionar rentabilizaban seguro, ahorraban costes.

-el director de informtica decida, no haba planificacin. El plan informativo se desarrollaba a parte del resto de la empresa, por su cuenta. Los recursos los decidan ellos. Se valoraba con relacin al coste-beneficio.

-1- hay una barrera de comunicacin entre los estamentos directivos y el departamento de informtica.

-2- no hay conexin entre los objetivos de al empresa y los de los informativos.

-3- el departamento de informtica cuelga del departamento financiero. El director financiero lo es de informtica.

Fase 2-Expansin anrquica de la informtica.

-Todos quieren informtica, que les resuelvan los problemas mecnicos.

-Resuelven problemas cerrados. Cada uno quiere una solucin para su problema y solo ese.

-Cada vez los problemas son ms complejos.

Cada vez los problemas estn mas interconectados unos con otros.

Esto lleva a generar las islas de mecanizacin. Ncleos mecanizados en una empresa que necesitan intercambiar informacin. Se comunican entre ellas con aplicativos chapuceros y desastrosos.

Se intentan integrar las islas.

Las decisiones se toman sin tener en cuenta las decisiones estratgicas del negocio.

El responsable de asignar recursos sigue siendo el director de informtica siguiendo unos criterios:

-coste y beneficio

-atractivo de la aplicacin

-atractivo tcnico de la aplicacin

-facilidad tcnica de la aplicacin

-coste del desarrollo

-poder del departamento que solicita la aplicacin.

Las decisiones de la empresa son lejanas. Los objetivos por un lado y los objetivos de los informativos por el otro.

Fase 3-Coordinacin de los sistemas de informacin con los objetivos de la empresa.

Comienza cuando:

El director se percata de que es caro mantener el sistema informativo.

Los costes se disparan y los beneficios no son tantos.

Hay quejas de los usuarios sobre el tiempo de desarrollo y el coste.

La direccin empieza a implicarse y a tomar las riendas:

Se produce una separacin entre director de informtica y financiero. El director financiero toma decisiones sin consular al de informtica y mete la pata, su visin no es la mejor a la hora de asignar recursos informativos, pero empieza a haber visin de empresa en el departamento de sistemas de informacin.

Hay que empezar a pensar en metodologas o sistemas de planificacin, para que los sistemas que se realicen estn de acuerdo con los objetivos de la empresa.

Desarrollo de planes de sistemas de informacin.

Empieza a caer el muro que encierra los sistemas de informacin.

Se rompe con muchas tradiciones.

El plan de sistemas de informacin se alinea con el plan de los objetivos de la empresa.

Muchas organizaciones elevan el departamento de informtica. Tiene su director, presupuesto, poltica y planificacin. Se equipara a otros departamentos.

El muro cae prcticamente del todo.

Fase 4-Interdependencia estratgica con los objetivos de la compaa.

(Hay pocas empresas en testa fase.

La direccin a la hora de fijar objetivos, tiene tecnologas y sistemas de informacin que utiliza para decidir.

Al decidir objetivos se cuenta con la tecnologa.

Se busca crear ventajas competitivas sostenibles. Ej. : catlogos y pedidos por Internet.

Se integra la estrategia de la empresa con la de los sistemas de informacin. (Pocas empresas se encuentran aqu, la mayora esta en la fase 3.

a) PROCEDIMIENTO DE ALINEAMIENTO:

Es un procedimiento pasivo y reactivo. La empresa marca unos objetivos y despus de estar estos fijados se empieza a trabajar.

Para la alineacin en una empresa es precisa una evolucin, unos pasos.

Es un procedimiento vlido que nos lleva a la planificacin en paralelo.

Queremos un plan de tecnologas y sistemas de informacin:

Que le pedimos al plan:

Que resultados queremos:

1 Lista de proyectos(la mayora informativa) a desarrollar en los prximos aos. 3 O 5 AOS.

2 Referido a la situacin actual hay que saber como se est y lo que poseo a da de hoy desde el punto de vista tcnico y desde el punto de vista del negocio.

3 Prioridad de proyecto( cual tiene mas o cual menos) el orden lo marcan los objetivos del negocio. (A veces hay que montar una infraestructura antes porque no se tiene.

4 Proyectos a desarrollar el primer ao. Hay que amigarles una partida presupuestaria. Los dems proyectos no hacen falta profundizar tanto en ellos en cuanto a ese aspecto.

5 Mecanismos de evaluacin. Seguimiento continuado.controles de tiempo y presupuesto para hallar la desviacin.

6 Las actividades de la empresa donde las tecnologas de la informacin pueden dar soporte.- mejorar la eficacia- dar dinero- mejorar estabilidad.

Todo esto recae en la alta direccin, contando con el estamento tcnico. Lo importante es la perspectiva de negocio, no lo tecnolgico.

metodologa de desarrollo del plan de sistemas de informacin.(*1).Que hacer:

El esquema general; del procedimiento que corresponde lo importante nos es siempre sea la mejor ni la perfecta, ni se deba seguir al pie de la letra es tan solo una visin.

Necesitamos varios grupos:

1 Comit (TI/SI) de tecnologas y sistemas de informacin.

-Director general.

-Responsables de las distintas reas funcionales (departamentos).

-Subdirector encargado de sistemas de informacin(no informtica).

-Director de informtica.

Responsabilidades:

-Supervisin del proyecto.

-Motivar al resto de la empresa.

-Explicitar el compromiso al resto de la organizacin.

-Fijar los criterios estratgicos (prioridades, recursos, organizacin.

-Aprobar el plan.

2 Equipo de trabajo (lo dirige el director de sistemas de informacin, que como no esta presente da a da, lo delega en el director operativo de informtica.

-Encargado de desarrollar el plan.

-Trabajadores tcnicos.

-Director operativo de informatica.

-Los usuarios. Hacen anlisis detallados para la comunicacin con la alta direccin.

3 Grupo base.

-subdirector de sistemas de informacin.

-subdirector operativo.

-elementos externos relacionados con el proyecto.

Funciones:

-facilitar la negociacin con los usuarios.

-corregir desviaciones.

-aportan visin global del proyecto

-supervisar los equipos de trabajo

Fases de la creacin del grupo base:

a) Presentacin y compromiso del equipo:

-requiere una formacin.

-requiere unos recursos, los de la direccin, tanto en personal como en tiempo.

-estn implicadas las arreas de la empresa.

-deben mentalizarse de que el plan es de toda la empresa, es global.

-la direccin debe apoyar el desarrollo del plan y demostrar compromiso.

b) Descripcin de la situacin actual de la empresa. Descripcin de procesos de la empresa y de los sistemas de infamacin.

c) Elaboracin de los planes.-plan de tecnologas y de sistemas de informacin.-documentacin que se precisa.-en base a esto sale el plan de tecnologas y sistemas de informacin.-aproximar el coste y ver si es posible.

d) Programacin de actividades.-Proyectos, gestin de proyectos.-con que recursos se lleva a cabo el proyecto.-anlisis detallado.

Explicacin grfico anterior:

El comit define un plan de tecnologa y sistemas de informacin. No solo es lo informatizado lo que vamos hacer es un plan informtico. . Y lo que se hace es tener un plan de hardware y otro de Software. Hay un plan de desarrollo pero lo que hay que tener es un control de comit., para que se cumplan los objetivos de la empresa.

Todo viene por la estrategia de la empresa y los objetivos. La idea bsica hay una serie de personas que forman grupo. El comit de tecnloga deben ser los que supervisen los objetivos. Explcitan el apoyo real de los proyectos. Son los que proporcionan los apoyos estratgicos. El equipo de trabajo; son los formados.

Son las facilitadores; son los que se encargan de coordinar el grupo base.

Consideraciones de esta metodologa:

No es aplicable a la pequea empresa.

No se puede aplicar tal como es, se debe hacer una descripcin detallada del plan (sea grande o pequea la empresa) y una criticad e los sistemas existentes.

Tiene que tener un sistema global de informacin.

Un proyecto dura en una pequea empresa, das o semanas, en una grande dura meses o aos, todo depende.

Hay pocas herramientas utilizables en la gestin del proyecto, hay pequeas herramientas para pequeas partes del mismo.

La metodologa produce documentacin y esa documentacin ha que mantenerla.

b) PARALELO:

Hay que pasar antes por la alineacin.

Exige cultura de empresa y haber pasado por metodologias.

Aos 50, planificacion a corto plazo, casi como control de proyecto actual.

Aos 60, planificacion a largo plazo, perspectiva externa, existen aplicativos para medio y largo plazo.

Aos 70, planificacion es si. Aparecen herramientas: 5 fuerzas de proveer, cadena de valor...

metodologa de planificacin:

1 Misin del negocio.

Se trata de centrar el negocio, saber que coordenadas bsicas son las propias del negocio. Se va definir que productos se van a producir, en que mercados. Saber donde esta la empresa di hacia donde quiere llegar.

2 Anlisis externo del entorno.

Se analiza tanto el sector como los competidores. Se ven las oportunidades y las carencias, se puede hacer un anlisis de las fuerzas de porter. Hay que posicionar el negocio de una forma consistente.

3 Anlisis interno.

Estructura detallada de la cadena de valor. Haciendo muchas partes se puede controlar l todo de una forma mucho mejor que haciendo procedimientos globalizados. Obtener puntos dbiles que mejorar y puntos fuertes que potenciar.Esto lo obtenemos con un anlisis DAFO= Debilidad amenazas fortalezas oportunidades.

ITSA ITSGA:

Plan SI/TI

ITSGA

ITSA

ITSA: Accin estratgica concreta que va a hacer que la empresa mejore.

ITSGA(Estrategias genricas basadas en las tecnologas de la informacin): Cuando se hace la planificacin, se decide hacer una accin genrica que se convertirn luego en acciones estratgicas muy concretas. Con le tiempo las acciones estratgicas se convierten en necesidades. Entonces hay que buscar otras acciones estratgicas.

Aislamiento fsico y funcional

Dep.Finenciero

Dep.Informtica

Dep.Informtica

GRUPO BASE.

COMIT

Subdirector de sistemas de Informacin.

Director Operativo.

Director General

EQUIPO.

*1.-Estrategia(Acciones estratgicas)

CONTROL

C.T.S.I: Comit de tecnologas y Sistemas de Informacin

Departamentos Funciones

Necesidades de Informacin

Plan Informtico.S.I

Hardware Software

Proyectos

Control

Los tres niveles de la empresa

1

2

3

Muy Importante

Vamos a definir ms el Para Qu, que el Como de un sistema de informacin.

Actividades

de apoyo

Servicio Postventa

MERCADO TECNICO

Salida

Operaciones

ENTRADA

Misin

Entorno

Integracin

Interno

Conocimiento Sector

Tendencia

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