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Sistemas de Información Gerencial 8e

Parte 2 Administración de la Empresa Digital

SISTEMAS DE INFORMACION

EMPRESARIAL

Traducción de presentaciones de Sistemas de información Gerencial

kenneth C. Laudon, Jane Laudon Octava Edición

Fundamentos

Contables – Contaduría Pública I 2016




• Un grave problema al que se enfrentan las empresas, es el de la saturación de información.

• En esta situación, los directivos, se encuentran cada vez con más y más información y menos tiempo para procesarla y transformarla en decisiones.

• Por lo tanto, la calidad de la información que reciben se convierte en un aspecto clave.

Fundamentos





• Entre otras, la buena información debe caracterizarse por ser:

Fundamentos


-Fiable, lo que se consigue asegurándose de que la fuente

sea cierta.-Precisa: que trate sobre la cuestión.

-Relevante: adaptada a las necesidades de su usuario.

-Comprensible para el receptor.

-Que se reciba en el momento justo en que se necesita.

-Que sea presentada según espera el usuario, es decir, con el

formato texto, ortográfico o combinado que requiera

-Que la reciba la persona adecuada.




• La información en la empresa puede ser:

Fundamentos


INTERNA: Generada en el interior de la empresa

EXTERNA: Generada en el entorno de la empresa

CORPORATIVA: consiste en dar a conocer sus bienes o

servicios La información corporatva tradicional se está susttuyendo

por una polítca aperturista al exterior como forma de aumentar la

compettvidad




Sistemas de información empresarial.• El sistema de información empresarial

constituye el conjunto de recursos de la empresa que sirven como soporte para el proceso básico de captación, transformación y comunicación de la información.

• Un sistema de información debe ser eficaz y eficiente.

• Es eficaz si facilita la información necesaria, y es eficiente si lo realiza con los menores recursos posibles.

Fundamentos


CONCEPTO




Un sistema de información empresarial realiza tres actividades:

-Recibe datos de fuentes internas o externas.

-Actúa sobre los datos para procesarlos.

-Distribuye información procesada para el usuario.

Fundamentos


FUNCIONES




1. Integración: Diseño de diversos sistemas que den servicio a diferentes niveles y funciones en la empresa. Esta integración resulta dificil y costosa por lo que gerentes requieren determinar que niveles de integración requieren y su costo

2. Ampliación del ámbito del pensamiento financiero : Las inversiones en sistemas empresariales de tipo financiero son enormes , se deben desarrollar durante largos períodos y se deben guiar por una visión compartida de los objetivos

Retos para la Contaduría

Fundamentos





Tipos de Sistemas de Información

Figura 2-1

Principales Tipos de Sistemas en las Organizaciones

Grupos a los que

sirven

Areas

Funcionales

Ventas y

Marketing

Manufactura Finanzas Contabilidad Recursos

Humanos

Tipos de S.I.

Directores

Gerentes de nivel

medio

Trabajadores del

conocimiento y de

datos

Gerentes

operativos

Nivel

Estratégico

Nivel

administrativo

Nivel del

conocimiento

Nivel

operativo

Fundamentos





Principales Tipos de Sistemas

• Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS) Executive Support Systems

• Sistemas de apoyo a la toma de decisiones(DSS) Decision Support Systems

• Sistemas de Información Gerencial(MIS) Management Information Systems

• Sistemas de trabajo de conocimiento (KWS) Knowledge Work Systems

• Sistemas de Oficinas Office Systems

• Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) Transaction Processing Systems

PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES

Fundamentos





Figura 2-2

PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES

Sistema a nivel estratégico

Pronóstico de

tendencia de

ventas a cinco

años

Plan

operativo a

cinco años

Pronósticos de

presupuestos

para cinco años

Planeación

de utilidades

Planeaciónd

e personal

TIPOS DE SISTEMAS

Sistemas de apoyo a

ejecutivos (ESS)

Administración

de ventas

Sistemas a nivel administrativo

Análisis de la

región de

ventas

Control de

inventarios

Programación

de la

programación

Elaboración del

presupuesto anual

Análisis de Costos

Análisis de la

inversión de

capitalAnálisis de la

fijación de precios y

rentabilidad

Análisis de

reubicación

Análisis de

costo de

contratos

Sistemas de información

Gerencial (MIS)Sistemas de apoyo a la

toma de decisiones

(DSS)Sistemas a nivel de Conocimiento

Estaciones de Trabajo

para ingeniería

Procesamiento de textos

Estaciones de trabajo para

gráficos

Digitalización de

documentos

Estaciones de trabajo

para gerentes

Calendarios electrónicos

Sistemas a nivel operativo

Sistemas de trabajo de

conocimiento (KWS)

Sistema de

Oficina

Seguimiento de pedidos

Control de

máquinasProgramación de

la plantaControl de movimiento de

materiales

Procesamiento de

pedidos

Negociación de

valores

Administración

del efectivo

Nómina

Cuentas por

pagar

Cuentas por

cobrar

Compensaciones

Capacitación y

desarrollo

Registro de

empleados

Sistemas de

procesamiento

de

transacciones

(TPS)

Ventas y

marketing

Manufactura Finanzas Contabilidad Recursos humanos

Fundamentos





RELACION DE LA INTERACCION ENTRE LOS SISTEMAS

Figura 2-9

Fundamentos





Tipo de funciones del Sistema:• Finanzas:Administrar activos financieros como

efectivo, acciones ,bonos y otros, determinar la capitalización de la empresa

• Contabilidad: Llevar y administrar los registros financieros (desembolsos, ingresos, depreciación nómina) de la empresa

Tipos de sistemas:• Cuentas por cobrar, Análisis de

cartera,Elaboración de presupuestos, planeación de utilidades

Sistema de Finanzas y Contabilidad

LOS SISTEMAS DESDE UNA PERSPECTVA FUNCIONAL

Fundamentos





Sistema de Finanzas y Contabilidad

Tabla 2-4

LOS SISTEMAS DESDE UNA PERSPECTVA FUNCIONAL

Fundamentos





Figura 2-13

Vista tradicional de los Sistemas de Información

APLICACIONES EMPRESARIALES

Proveedores

Proveedores

Proveedores

Lím

ites

de

la o

rga

niza

ció

n

Lím

ites

de

la o

rga

niza

ció

n

Clientes

Clientes

Clientes

Manufactura Contabilidad Finanzas Ventas y

marketing

Recursos

Humanos

Sistemas de

manufactura

Sistemas de

Contabilidad

Sistemas

de

Finanzas

Sistemas de

Ventas y

marketing

Sistemas de

Recusros

Humanos

Funciones Empresariales

Sistemas de Información

Procesos de

negocio

Procesos de

negocio

Procesos de

negocio

Procesos de

negocio

Procesos de

negocio

Fundamentos





Figura 2-14

SISTEMAS EMPRESARIALES


Lím

ites

de

la o

rga

niza

ció

n

Lím

ites

de

la o

rga

niza

ció

n

Proveedores Clientes

Manufactura Contabilidad

Recursos

Humanos Ventas y

marketing

Finanzas

Procesos de negocios



Procesos de negocios de toda la empresa

Fundamentos





• Estructura Firme y organización: Una organización

• Administración: Firme – amplio conocimiento- basado en procesos administrativos

• Tecnología: Plataforma unificada

• Negocio: operaciones más eficientes y procesos de negocios para manejo de proveedores

Beneficios de los Sistemas empresariales


Fundamentos





• Dificiles de Construir: requieren cambios fundamentales en la forma de operar de la empresa

• Tecnología: Requieren piezas completas de software y grandes inversiones de tiempo, dinero y experiencia

• Favorecen una coordinación y toma de decisiones centralizada: Lo cual no podría ser la mejor forma de operar para algunas empresas

Retos de los Sistemas Empresariales


Fundamentos





• ARTÍCULO 3. OBJETIVOS BASICOS. La información contable debe servir fundamentalmente para:

• Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período.

• Predecir flujos de efectivo.• Apoyar a los administradores en la planeación,

organización y dirección de los negocios.

Decreto 2649 de 1993

OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Fundamentos





• Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

• Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

• Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

• Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

• Ayudar a la conformación de la información estadística nacional, y

• Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad.

OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Fundamentos





• ARTÍCULO 4. CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea comparable.

• La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender.

• La información es útil cuando es pertinente y confiable.


CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Fundamentos





• La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.

• La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

• La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.


CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Fundamentos





• Directivos de la empresa. Sin duda el usuario más importante de la información contable es el directivo, el administrador de la empresa, pues es este quien toma las decisiones, y éstas deben estar tomadas con base a la información ofrecida por la contabilidad. El gerente, jefe de departamento, etc., deben conocer muy bien su empresa o departamento, y esto se logra con la información que le suministra la contabilidad.

USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Fundamentos


http://www.gerencie.com/usuarios-de-la-informacion-contable.html

http://www.gerencie.com/usuarios-de-la-informacion-contable.html




• Asesores de la empresa. Los asesores de la empresa, internos o externos, como asesores jurídicos, tributarios, comerciales, de mercadeo, en finanzas, entre otros, requieren de la información contable para poder emitir un concepto con bases sólidas.


Fundamentos





• Socios. Los socios de la empresa son unos usuarios de la información contable muy importantes, y como todo socio espera obtener buena rentabilidad de su inversión, estos usuarios están muy pendientes del comportamiento financiero y operativo de su empresa, información que naturalmente es suministrada por la contabilidad.


Fundamentos





• Inversionistas. Para el caso de las empresas que cotizan en bolsa, los posibles inversionistas son usuarios constantes de la información contable, puesto que con base a ella se puede anticipar de alguna forma el comportamiento futuro de la empresa, lo que le servirá de base para decidir comprar o vender sus acciones.


Fundamentos





• Proveedores. Los proveedores son usuarios de la información contable muy interesados por conocer la estabilidad financiera de la empresa y su capacidad de pago. Ningún proveedor realizará inversiones cuantiosas en una empresa en la que no pueden determinar la seguridad de su inversión, y esto sólo es posible con la información suministrada por la contabilidad.


Fundamentos





• Entidades financieras. Al igual que los proveedores, las entidades financieras están muy interesadas en conocer la realidad financiera de la empresa, y de hecho, lo primero que solicita un banco es precisamente los estados financieros.


Fundamentos





• Entidades de control estatales. Las entidades estatales de control, y muy especialmente las que administran los impuestos, son usuarias muy asiduas y exigentes de la información contable, tanto que tienen la facultad de incidir sobre la formar como se debe generar esa información, puesto que buscan garantizar que esa información satisfaga sus necesidades.


Fundamentos





• Empleados. Eventualmente los empleados pueden ser usuarios de la información contable, en la medida en que algunos se pueden interesar por las obligaciones que tienen con la empresa, o las obligaciones que la empresa tiene con ellos, y en las empresas donde a los empleados se les entregan acciones como una prima de productividad, con mayor razón están interesados en la información contable.


Fundamentos





• COMPROMISO:• Elaborar en una hoja de exámen un

cuadro comparativo con lo más relevante entre:

• DECRETO 2649 Vs NIIF - NIC

COMPROMISO

Fundamentos





• La contabilidad con NIIF, sean estas, NIIF Completas o NIIF para PYMES, consideran las hipótesis fundamentales en la preparación de los Estados Financieros.

• Las descripciones de las hipótesis fundamentales se encuentran en el Marco Conceptual de la Información Financiera, en la Norma Internacional de Contabilidad 1 (NIC 1), así también, en la Sección 2 y 3 de las NIIF para PYMES, en cuyos textos denotan que los supuestos subyacentes (hipótesis fundamentales) en la preparación de Estados Financieros bajo NIIF son:

HIPÒTESIS

Fundamentos


Hipótesis fundamentales de la

Contabilidad con NIIF http://www.facilcontabilidad.com/hipotesis-fundamentales-de-la-contabilidad-con-niif

HIPÒTESIS




• La Norma Internacional de Contabilidad 1 nos dice: “…Una entidad elaborará los estados financieros bajo la hipótesis del negocio en marcha, a menos que la gerencia pretenda liquidar la entidad o cesar en su actividad…”

• Quizás te preguntes… ¿Qué significa esto?

HIPÒTESIS

Fundamentos


Hipótesis Fundamental # 1

Negocio en Marcha.




• Significa que la empresa debe evaluar la capacidad que tiene para seguir en funcionamiento. Esto implica realizar un análisis de las condiciones o eventos que generen duda de que la entidad continúe con sus operaciones normales. Esto es Fácil de entender.

• Ahora la pregunta clave es:• ¿Cómo se realiza el análisis de la Hipótesis

del Negocio en marcha?

HIPÒTESIS

Fundamentos



Negocio en Marcha.




• Por medio del historial del Rendimiento Financiero, es decir, si la entidad en su Estado de Resultados presenta operaciones rentables (ganancias), se sustenta que la hipótesis de negocio en marcha resulta apropiada, o

• Por medio de la utilización de índices financieros para analizar la rentabilidad actual y la esperada, la liquidez a corto plazo o el calendario de pagos, etc.

HIPÒTESIS

Fundamentos



Negocio en Marcha.




• Respecto de la Base del Devengado la NIC 1 dice: “…Cuando se utiliza la base de lo acumulado, una entidad reconocerá elementos de los estados financieros, cuando satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimientos previstos para tales elementos en el Marco Conceptual”.

HIPÒTESIS

Fundamentos



Base de lo Acumulado (Devengado)




• Respecto de la Base del Devengado la NIC 1 dice: “…Cuando se utiliza la base de lo acumulado, una entidad reconocerá elementos de los estados financieros, cuando satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimientos previstos para tales elementos en el Marco Conceptual”.

HIPÒTESIS

Fundamentos







• Es decir, para que se reconozcan los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos en los estados financieros, estos deben cumplir con la definición respectiva para cada elemento, además de los requerimientos necesarios para su reconocimiento y medición.

HIPÒTESIS

Fundamentos







• Para identificar rápidamente si una empresa es un negocio en Marcha se puede recurrir a la Escritura de Constitución de la Empresa. En la cual hemos de observar el período de funcionamiento estimado de la entidad. Esta debería ser superior a un año, al menos.

• Se puede recurrir al uso de Razones Financieras, así:

Fundamentos


Análisis de la hipótesis:

Negocio en Marcha

HIPÒTESIS




• Capital de Trabajo (Activos Corrientes – Pasivos Corrientes): Con los datos del ejemplo anterior, tendríamos una disponibilidad de $2 millones. Permitiendo el desarrollo normal de las actividades comerciales.

Fundamentos



Negocio en Marcha

HIPÒTESIS




• Podemos seguir aplicando más Razones Financieras, lo importante es tener presente que en el análisis que se efectúe, se debe llegar a concluir que la empresa en verdad es un Negocio en Marcha, porque no existe ninguna intención de liquidarla o cerrarla temporalmente.

Fundamentos



Negocio en Marcha

HIPÒTESIS




• Liquidez (Activos Corrientes/Pasivos Corrientes): Si una empresa al final del ciclo contable tiene Activos Corrientes de $4 millones y Pasivos Corrientes de $2 millones, como resultado tenemos que se posee $2 dólares para cubrir cada $1 dólar de deuda. De esta manera podemos concluir que la empresa puede atender sus compromisos a corto plazo de inmediato, sin que se ponga en riesgo la actividad comercial por la liquidez. -

Fundamentos



Negocio en Marcha

HIPÒTESIS




Análisis de la Hipótesis del Negocio en Marcha =

Identificar los Riesgos que pueden afectar el funcionamiento de una empresa.

Fundamentos


HIPÒTESIS




• Los estados financieros de una entidad se elaboran utilizando la base contable de acumulación (devengo o causación) excepto la elaboración del estado de flujos de efectivo.

• De acuerdo con este principio las partidas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos o gastos, se reconocerán cuando satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimiento (Sección 2.36).

Fundamentos



Base de lo acumulado (Devengo)

HIPÒTESIS




• El principio de acumulación o devengo, conocido ampliamente en la normativa anterior, como de causación, implica que los hechos económicos se reconocen, así no se haya el cobro o pago en efectivo, así se produzcan en periodos diferentes, este principio va de la mano con la característica de la información contable de la esencia sobre la forma legal.

Fundamentos



Base de lo acumulado (Devengo)

HIPÒTESIS




• Los Estados financieros son una fotografía organizada o una representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de una empresa, en otras palabras, el resultado de la contabilidad.

Fundamentos


Elementos que conforman los Estados Financieros

en la Contabilidad

ELEMENTOS DE LOS EEFF




• Los Estados financieros son una fotografía organizada o una representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de una empresa, en otras palabras, el resultado de la contabilidad.

Fundamentos


Elementos que conforman los Estados Financieros

en la Contabilidad





Fundamentos


Las Normas Internacionales de Información

Financiera, que comúnmente se las llama

NIIF, tienen un tratamiento diferente para

cada uno de los elementos que conforman

los Estados Financieros. Este enfoque se

basa en los beneficios económicos, así:





Fundamentos


Activos.

-Activo es un recurso controlado por la

EMPRESA, como resultado de sucesos

pasados, del que la misma espera

obtener en el futuro, beneficios

económicos.





Fundamentos


Pasivos.

Pasivo es un OBLIGACION ACTUAL de

la EMPRESA, como resultado de

sucesos pasados, al vencimiento de la

cual y para cancelarla, la EMPRESA

espera obtener en el futuro, beneficios

económicos.





Fundamentos


Patrimonio.

Es la diferencia Aritmética entre los valores del

ACTIVO y las obligaciones que constituyen el

PASIVO

El Patrimonio Neto representa la aportación

inicial del propietario para financiar el Negocio

(Capital Inicial).

Considerando que la EMPRESA es una

personalidad distinta del propietario, el Neto

representa la deuda que la EMPRESA tiene con el

propietario.





Fundamentos


Ingresos.

Un ingreso es el incremento de los activos o el

decremento de los pasivos de una entidad, durante

un periodo contable, con un impacto favorable en

la utilidad o pérdida neta o, en su caso, en el

cambio neto en el patrimonio contable y,

consecuentemente, en el capital ganado o

patrimonio contable, respectivamente.





Fundamentos


GASTOS.

son los decrementos en los beneficios económicos,

producidos a lo largo del periodo sobre el que se

informa.

Se presentan en forma de salidas o disminuciones

del valor de los activos, o bien por la generación o

aumento de los pasivos. Estos dan, como resultado,

decrementos en el patrimonio, distintos de las

distribuciones realizadas en los inversores de

patrimonio.





Fundamentos


COSTOS.


Es un egreso que representa el valor de los

recursos que se erogan en la realización de

actividades que generan ingreso.

El costo se identifica por ser generador directo

de ingreso, y por lo tanto es recuperable, está

directamente relacionado con el producto o

servicio que presta la empresa




Fundamentos


COSTOS.


TODOCOSTO SE CONVIERTE EN GASTO CUANDO

EMPIEZA SU FUNCIÓN DE DESTINO

El costo tiene que ver con los activos, mientras que

el gasto se relaciona con los pagos que se realizan a

cambio de servicios.

Las objetos físicos o materiales tienen costo,

mientras que los servicios representan gastos.

De los gastos no se espera generar ingresos, pero

del costo de un producto sí.

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