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CONTABILIDAD NOW

EDITORIAL BECERRAS COMPANY

2015

VENEZUELA

LOS LIBROS CONTABLESLos libros contables, conocidos también como libros de contabilidad, son registros o documentos que deben llevar obligatoria o voluntariamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un período de tiempo determinado.

Libros principales o mayoresDe acuerdo con las disposiciones legales los comerciantes deben llevar los siguientes libros:

Libro de Inventarios y BalancesAl iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales.

La información que debe contener este libro es:

- La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable. (Generalmente son los inventarios y los activos fijos).

- El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos.

- El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo.- El valor parcial de las operaciones.- El valor total correspondiente a cada cuenta.

Libro Diario

Es un libro principal, denominado también “diario columnario”, en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor.

Es conocido como el libro de entrada original. En este registro se anota las transacciones y de ahí se toma la información necesaria para hacer los asientos en el libro mayor.

En este libro se encuentra información como:

- La fecha completa del día en el cuál se realizó el comprobante de diario.- La descripción del comprobante.- La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta- Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.

Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.

Libro Mayor y Balances

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.

En él se encuentra la siguiente información:

- La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa).

- El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.- El movimiento débito o crédito de cada cuenta.- Las operaciones mensuales.- Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.

Libros auxiliares

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.

En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son:

- Registro de las operaciones cronológicamente.- Detalle de la actividad realizada.- Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Tipos de libros auxiliares

Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplía la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.

Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libros mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.

Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.

Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.

Existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación etc.

En la normativa del código de comercio de cada país se encontrará información detallada acerca de la legalización y demás disposiciones concernientes a los libros de contabilidad.

AJUSTES CONTABLESAjuste contable es el diseño de registro contable que permite conocer el saldo real de una cuenta.

Generalmente al finalizar un período contable, las cifras de los libros mayores y los auxiliares no presentan el verdadero valor de las cuentas, por lo que hay necesidad de establecer dichos valores reales, con el fin de que los estados financieros reflejen la verdadera situación de la empresa, lo cual solo es posible a través de la realización de los ajustes contables correspondientes.

Los ajustes generalmente se originan por:

Gastos o ingresos causados pero no registrados en los libros, lo que obliga a elaborar los respectivos comprobantes de ajustes y registrarlos en los libros mayores y auxiliares.

Clasificación de los ajustes

1- ingresos y gastos acumulados, causados y no pagados

2- ingresos y gastos diferidos, o sea recibidos y pagos por anticipado

3- depreciaciones y amortizaciones.

4- corrección de errores y omisiones.

5- ajustes por inflación, o sea reconocimiento de la pérdida del poder adquisitivo de la moneda.

Según Elmer Muriel experto en ajustes contables de la cámara de comercio de Bogotá en la siguiente entrevista dada a CONTABILIDAD NOW nos dice que:

“Antes de hacer el cierre contable, es preciso realizar los ajustes y corrección de los errores contables pertinentes.

Estos ajustes y correcciones son necesarios para poder emitir estados financieros ajustados a la realidad económica y financiera de la empresa, además de cumplir con los principios de contabilidad.

Durante el ejercicio contable, los errores son casi inevitables, lo que hace necesaria una revisión al final del periodo para identificar y corregir esos errores.

Algunos hechos económicos, debido a que en el momento de su registro no se conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se hace necesario realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo contable cuando ya se tiene la información completa.

Es importante que todos los ajustes y correcciones a que haya lugar, se hagan antes del cierre contable, pues esta es la oportunidad para sanear la contabilidad y los estados financieros, puesto que una vez realizado el cierre y emitidos los estados financieros, se hace más difícil el proceso de corrección y ajuste.

De otra parte, las proyecciones y planes de la empresa, por lo general se realizan al iniciar el año, y es de suma importancia contar con información financiera ajustada a la realidad, algo que no se logra sino se hacen los ajustes y correcciones del caso.

Para determinar que ajustes y correcciones deben hacerse, es necesario realizar una auditoría a la contabilidad y al proceso contable mismo, lo cual es una gran herramienta para hacer un diagnóstico profundo de la empresa.

Si no se ajusta la contabilidad al final del año, es imposible detectar errores en la contabilidad y hasta falencias económicas y financieras de la empresa, que pueden llevar a la administración de la empresa a tomar decisiones equivocadas.

La utilidad de la información contable depende directamente de su fiabilidad, de que esté ajustada a la realidad, y esto sólo se logra cuando de forma juiciosa y consciente, se realizan los ajustes y se corrigen los errores contables antes de emitir oficialmente estados financieros.”

Otra entrevista exclusiva para CONTABILIDAD NOW es en esta oportunidad con Alexandra Simbaña catalogada una de las mejores contadoras de caracas en el años 2015 nos habla sobre la importancia y el concepto de los ajustes contables para ella a continuación su aporte:

La importancia que tienen los ajustes dentro de la contabilidad, son necesarios para poder emitir estados financieros ajustados a la realidad económica y financiera de la empresa, además de cumplir con los principios de contabilidad. Durante el ejercicio contable, los errores son casi inevitables, lo que hace necesaria una revisión al final del periodo para identificar y corregir esos errores.

Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste. Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.

• Algunos hechos económicos, debido a que en el momento de su registro no se conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se hace necesario realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo contable cuando ya se tiene la información completa.

• Es importante que todos los ajustes y correcciones a que haya lugar, se hagan antes del cierre contable, pues esta es la oportunidad para sanear la contabilidad y los estados financieros, puesto que una vez realizado el cierre y emitidos los estados financieros, se hace más difícil el proceso de corrección y ajuste.

• De otra parte, las proyecciones y planes de la empresa, por lo general se realizan al iniciar el año, y es de suma importancia contar con información financiera ajustada a la realidad, algo que no se logra sino se hacen los ajustes y correcciones del caso.

• Caja

• Bancos

• Provisiones y deudas de difícil cobro

• Inventario de mercancías

• Depreciación acumulada

Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos

• Ingresos recibidos por anticipado

BALANCE DE COMPROBACIÓNEs un cuadro o documento contable que enlista los movimientos y los saldos de todas y cada una de las cuentas del Mayor y que se prepara con el objetivo de comparar o verificar si todos los cargos y abonos de los asientos de Diario han sido registrados en las cuentas de Mayor respetando la partida doble.

Funciones:

- Verificar que los saldos deudores de las cuentas sumen exactamente lo mismo que los saldos acreedores, de modo que se produzca el balance o equilibrio.

- Verificar o comprobar que las sumas de los movimientos de las cuentas en él Debe sea igual a la suma de los movimientos en el Haber; esto a su vez comprueba que la suma del Diario sean correctas. Cargos = Abonos

- Resumir o sintetizar el proceso analítico que han tenido las cuentas en el Diario y en el Mayor. (Ref. Principio de Análisis y Síntesis)

Estructura:

Su rayado está estructurado para contener los siguientes datos.

a). Encabezado Nombre del negocio, nombre del documento: Balance de comprobación y fecha de preparación.

b). Columnas de:

Folio del Mayor de cada cuenta

Código y nombres de las cuentas del Mayor

Movimientos deudores y acreedores de las cuentas y suma de estos movimientos.

Saldos deudor y acreedor de las cuentas y suma de estos saldos.

El grupo de periodistas de CONTABILIDAD NOW lograron hacer una pequeña entrevista al empresario Abraham Muñoz de la academia JAF donde nos daba su concepto de los balances de comprobación el famoso empresario dijo lo siguiente:

El Balance de Comprobación o también conocido como Balance de Sumas y Saldos, nos sirve para conocer la situación general de los distintos elementos patrimoniales de nuestra empresa en un momento determinado, y también es una herramienta indispensable para comprobar que todos los asientos están correctamente introducidos en el diario ya que las sumas del Debe y el Haber y sus respectivos saldos deben cuadrar siempre.

Se forma con el total de las sumas de las columnas del DEBE y el total de las sumas de las columnas del HABER de cada una de las cuentas que aparecen en el Libro Mayor. Al registrarse los totales en las columnas respectivas del Balance de Comprobación (DEBE y HABER) se totalizarán y, tanto la columna del DEBE como la columna del HABER deberán ser iguales. Este Método presenta el movimiento de cada cuenta en el periodo analizado.

Una vez determinado el saldo de cada una de las cuentas del Libro Mayor estos se registraran en el Balance de Comprobación en las columnas respectivas; es decir, en él DEBE si es un saldo Deudor o en el HABER si es un saldo Acreedor. Representa el estado a la fecha de la presentación, de dicha cuenta.

Esto es sólo una prueba de exactitud del equilibrio de la ecuación patrimonial. Las sumas iguales en un Balance de Comprobación no son una garantía de que las cifras sean exactas, ni de que las cuentas manejadas sean las correctas; ellas sólo indican que hay igualdad de cargos y abonos e igualdad en los saldos deudores y acreedores. Es la demostración de haber respectado la Teoría del Cargo y Abono.

HOJAS DE TRABAJOLa hoja de trabajo es un adminiculo contable, es decir un recurso o accesorio , un papel de contabilidad utilizado por los contadores para reunir en ella toda la información contable de las actividades realizadas por la empresa durante un periodo determinado, su uso no es obligatorio ni del todo indispensable dentro del registro de las operaciones contables, es un instrumento que facilita la preparación de los ajustes y ordena la información para la elaboración de los estados financieros, es una herramienta de carácter interno es solo de uso y manejo del contador para hacer un ordenamiento lógico de los datos, no es para el uso de la gerencia ni para ser publicada se elabora a lápiz para poder borrar y hacer correcciones de ser necesarias.

Al fin de cada periodo contable de la empresa debe conocer su situación económica y financiera, y la utilidad o perdida obtenida como resultado de sus operaciones, dicha información consigue la empresa al realizar sus estados financieros, que son el Balance General y Estado de Ganancias y Pérdidas (llamado también Estado Resultados); pero normalmente no se toman los datos directamente de los libros de Contabilidad, sino que previamente se utiliza la llamada "Hoja de Trabajo", la cual es un borrador de trabajo (informal) del cual se vale el contador para dar sobre seguro y con análisis previos de los pasos preliminares para el cierre de los libros y elaboración de los Estados Financieros.

Existen dos Tipos de Hoja de Trabajo que son:

Hoja de Trabajo 8 Columnas (Balance de Comprobación, Costo de Ventas, Ganancias y Pérdidas, Balance General)

Hoja de Trabajo 12 Columnas (Balance de Comprobación, Ajuste y Clasificación, Balance Ajustado, Costo de Ventas, Ganancias y Pérdidas, Balance General).