“Proyecto financiado con recursos del Fondo Jurica. Fideicomiso 2125”

para la organización, clasificación, conservación, preservación y valoración de los documentos

jurisdiccionales y administrativos: en soporte papel y electrónico

Lineamientos

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CONTENIDO

Capítulo I. Disposiciones Generales ...................................................................................................................................7Sección 1. Objeto y ámbito de aplicación ..................................................................................................................7

Sección 2. Definiciones y conceptos ............................................................................................................................7

Sección 3. Principios para la organización y protección de los archivos judiciales ............................ 13

Capítulo II. De la organización de la Red de Archivos Judiciales ..................................................................... 14Sección única ........................................................................................................................................................................ 14

Capítulo III. Del funcionamiento de la Red de Archivos Judiciales ................................................................ 15Sección 1. De las funciones de los componentes normativos de la Red de Archivos Judiciales . 15

Sección 2. De las funciones de los componentes operativos de la Red de Archivos Judiciales ....17

Capítulo IV. De los procesos de gestión documentales ...................................................................................... 19Sección 1. De la producción de documentos ........................................................................................................20

Sección 2. De los procesos de integración, clasificación, ordenación y descripción documental ............................................................................................................................................................................ 21

Sección 3. De las generalidades del proceso de valoración y disposición documental ....................22

Sección 4. De las reglas y criterios específicos para la selección y baja documental de expedientes de los órganos jurisdiccionales y áreas administrativas ...................................................................................23

Sección 5. De los supuestos de baja documental en materias civil, familiar y mercantil ................25

Sección 6. De los supuestos de baja documental en materia penal ...........................................................26

Sección 7. De los supuestos de baja documental en materia de justicia para adolescentes .......... 27

Sección 8. Consideraciones generales de la identificación, registro, valoración, selección y baja de los fondos documentales acumulados en los archivos de concentración .............................................. 27

Sección 9. Del programa de identificación, registro y valoración de los fondos documentales acumulados ............................................................................................................................................................................28

Sección 10. De las condiciones y recursos para llevar a cabo el programa de identificación, registro y valoración de fondos documentales acumulados ...........................................................................................29

Sección 11. De la conservación, acceso y difusión de los archivos judiciales ...................................... 31

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Sección 12. De los instrumentos de control archivístico .................................................................................. 33

Sección 13. De las transferencias ................................................................................................................................ 37

Sección 14. De los requisitos para la ejecución de las transferencias primarias de la documentación de los órganos jurisdiccionales ..................................................................................................................................... 37

Sección 15. De la preservación ...................................................................................................................................... 39

Capítulo V. De la gestión de documentos electrónicos ........................................................................................40Sección 1. De los criterios generales de organización y gestión de documentos de archivo electrónicos ............................................................................................................................................................................40

Sección 2. De la generación de sistemas automatizados para la gestión de documentos electrónicos ............................................................................................................................................................................42

Sección 3. De los procesos técnicos para la gestión de la información archivística en el entorno electrónico ..............................................................................................................................................................................42

Capítulo VI. De la digitalización .........................................................................................................................................44

Capítulo VII. De la gestión de documentos de acceso restringido ..................................................................44

Capítulo VIII. De los recursos operativos de los archivos .....................................................................................45Sección 1. Recursos Humanos ......................................................................................................................................45

Sección 2. Recursos materiales .....................................................................................................................................50

Capítulo IX. Del procedimiento de implementación de los lineamientos .................................................... 51Sección 1. Del Plan Anual de Desarrollo Archivístico ......................................................................................... 51

Sección 2. Del Pleno del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura ....................52

Sección 3. De las estrategias de implementación ................................................................................................53

Transitorios ..................................................................................................................................................................................55

Anexo 1. Diagnóstico de los Tribunales Superiores de Justicia de la zona centro (Distrito Federal, Estado de México, Hidalgo, Michoacán, Morelos, Tabasco, Tlaxcala y Yucatán), sobre su normatividad y la asociada a archivos y acceso a la información. .................................................................................................. 57

Anexo 2. Metodología para la elaboración de lineamientos de organización, clasificación, valoración, conservación y preservación de documentos jurídicos y administrativos. .................................................109

Anexo 3. Análisis del resultado de las fichas técnicas. ...........................................................................................141

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CONSIDERANDO

PRIMERO. El artículo 6º de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos en su fracción V establece que “los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos”.

SEGUNDO. Las leyes de las entidades federativas en materia de transparencia y acceso a la información pública gubernamental y en archivos coinciden en potenciar el uso de los archivos en las acciones de acceso a la información, transparencia y rendición de cuentas.

TERCERO. Los archivos judiciales que producen y custodian los poderes judiciales de las entidades federativas constituyen un recurso informativo importante para el desempeño de las funciones jurídicas y administrativas que constitucional y legalmente se les han conferido, favorecen el acceso a la información y garantizan la plena transparencia de las actuaciones jurídicas y administrativas, así como el desarrollo de una cultura democrática de rendición de cuentas.

CUARTO. En los archivos judiciales se resguarda la memoria documentada del Poder Judicial, misma que da testimonio de la debida aplicación de la Ley y la eficaz actuación de los impartidores de justicia, así como su evolución jurídica y administrativa.

QUINTO. En el marco de la legislación vigente en la materia y de los sistemas estatales de archivos, resulta fundamental la planeación estratégica que promueva el tratamiento integral de los archivos judiciales, así como la eficaz administración de sus recursos operativos, que permitan combatir el rezago que han padecido en razón de la explosiva producción de documentos, las limitaciones de recursos para su adecuada operación, así como la obsolescencia de sus métodos y técnicas de trabajo que impiden su tratamiento integral, propiciando la informalidad de sus servicios.

SEXTO. Considerando que actualmente se incrementa la producción de archivos electrónicos, es necesario regularlos desde la perspectiva de su control archivístico, para reducir el impacto que se preve tendrán, de continuar sin aplicarles el método de administración y gestión de documentos.

SÉPTIMO. El Poder Judicial del Estado de Hidalgo impulsó el proyecto “Sistema Integral de Administración y Gestión de Archivos Judiciales” (SIAGA), con la participación de la Comisión Nacional de Tribunales Superiores de Justicia

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(CONATRIB) y la Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia (AMIJ), para la modernización, organización y funcionamiento de los archivos judiciales y fortalecer su marco normativo.

OCTAVO. El proyecto SIAGA recibió dictámen favorable por el Comité Técnico del Fondo Jurica en su Sesión Ordinaria de fecha 18 de febrero de 2010, para ser sujeto de financiamiento, para que los archivos judiciales funcionen como sistema de información, para abatir su rezago y homologarlos a nivel internacional y favorecer una nueva cultura en el manejo de la información documental.

NOVENO. El proyecto SIAGA en el que participan los poderes judiciales de los Estados de Hidalgo, México, Michoacán, Morelos, Tlaxcala, Tabasco, Yucatán y el Distrito Federal, tiene como propósitos la integración de un andamiaje organizacional, legal y técnico que promueva la plena adopción de la normatividad vigente en materia de archivos y transparencia en los ordenamientos internos de los poderes judiciales, así como favorecer una nueva cultura en el manejo de la información documental al seno de éstos de cara a su mejor organización y control.

DÉCIMO. Para cumplir dichos objetivos, se elaboró un “Diagnóstico de los Tribunales Superiores de Justicia de la zona centro (Distrito Federal, Estado de México, Hidalgo, Michoacán, Morelos, Tabasco, Tlaxcala y Yucatán), sobre su normatividad y la asociada a archivos y acceso a la información” y, como consecuencia metodológica, la aplicación de las “Fichas Técnicas”.

DÉCIMO PRIMERO. Con el propósito de diseñar un modelo organizativo homogéneo que haga posible la construcción de un sistema integral de gestión de documentos y administración de archivos judiciales para estar en condiciones de mejorar la posición organizacional, funcional y técnica de éstos, a partir de lineamientos normativos que propicien su desarrollo armónico en concordancia a las realidades jurídicas y administrativas particulares de cada poder judicial y de conformidad con la legislación vigente en materia de transparencia, acceso a la información y archivos y demás normativa aplicable en materia de gestión y administración de documentos, así como con las aportaciones que realizaron los poderes judiciales de los Estados de México, Michoacán, Morelos, Tlaxcala, Tabasco y Yucatán se expiden los siguientes:

Lineamientos para la organización, clasificación, conservación, preservación y valoración de los documentos jurisdiccionales y administrativos en soporte

papel y electrónico

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CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES

Sección 1Objeto y ámbito de aplicación

1º. Los presentes lineamientos establecen las bases generales para la organización institucional y técnica de los archivos de los poderes judiciales, así como las condiciones requeridas para la gestión integral de sus archivos judiciales en soporte papel y en el entorno electrónico, y para la administración de los recursos humanos, materiales, técnicos y tecnológicos que se destinan para su funcionamiento.

2º. Los presentes lineamientos serán observados por los poderes judiciales que decidan adoptarlos, previa adaptación de los mismos, si es el caso, a sus particularidades jurídicas, administrativas y presupuestales.

Sección 2Definiciones y conceptos

3º. Para los efectos de los presentes lineamientos, en concordancia con las definiciones contenidas en la legislación vigente en materia de transparencia y archivos, se entenderá por:

Acceso a la información: derecho ciudadano para consultar, de conformidad con las disposiciones legales al efecto, la información pública gubernamental que obre en los archivos de los poderes judiciales como sujetos obligados de estas disposiciones legales.

Administración de documentos: metodología para planear, dirigir y controlar la producción, integración, clasificación, ordenación, descripción, valoración y disposición, circulación, acceso y uso, conservación, preservación y difusión de los documentos, expedientes, series y fondos archivísticos a lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una mayor economía y racionalización en el manejo de los recursos que se les destinan para su operación y funcionamiento.

Área administrativa: cualquier estructura orgánica del poder judicial con nivel de mando superior (dirección) en el ámbito administrativo.

Archivo: concepto asociado a tres acepciones: primera, conjunto orgánico y organizado de información producida por cualquier persona de derecho público o privado en el ejercicio de sus funciones; segundo, oficina o estructura formalmente establecida que brinda los servicios de archivo y; tercero, espacio físico en el que se deposita al conjunto orgánico y organizado de información.

Archivo de concentración: unidad responsable de la administración de documentos cuya frecuencia de consulta ha disminuido y que permanecen

I.

II.

III.

IV.

V.

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en él hasta que concluye su plazo de conservación en razón de sus valores primarios de carácter administrativo, legal y fiscal.

Archivo de trámite: unidad responsable de la administración de documentos en gestión o activos, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cualquier órgano jurisdiccional o área administrativa.

Archivo histórico: unidad responsable de organizar, describir, conservar, preservar, administrar y divulgar la memoria documental institucional.

Archivos judiciales: archivos en el ámbito jurisdiccional y administrativo del poder judicial.

Autenticidad: persistencia a lo largo del tiempo de las características originales del documento respecto a su contexto, estructura y contenido.

Baja documental: también se conoce como depuración. Proceso de eliminación razonada y sistemática de documentación que haya prescrito en sus valores primarios: administrativos, legales y fiscales, y que no posea valores secundarios o históricos: evidenciales, testimoniales o informativos.

Calendario de caducidades: instrumento de control de los tiempos en que, de conformidad con el catálogo de disposición documental, deben operarse los procesos de transferencia, selección y baja documental.

Catálogo de disposición documental: registro general y sistemático que establece los valores primarios de la documentación, los plazos de conservación o vigencia documental en los archivos de trámite y concentración, así como la clasificación asignada a la información como documentación pública, reservada o confidencial y la determinación de su destino final al término de sus vigencias, mismo que puede ser su baja documental, en caso de carecer de valores secundarios, o bien, su selección como documentación histórica o de valor permanente, susceptible de transferirse para su conservación y divulgación a un archivo histórico.

Categorías de clasificación: los fondos, secciones, series, expedientes y documentos, así como niveles intermedios (subfondos, subsecciones, subseries).

Ciclo vital de los documentos: fases por las que pasan los documentos en una institución y que se caracterizan por diversos usos institucionales de la información que contienen: una primera etapa denominada “activa o de gestión de la documentación”; una segunda fase, conocida como “semiactiva o de conservación precautoria de los documentos”, y una tercera etapa, “inactiva o histórica de los documentos”.

VI.

VII.

VIII.

IX.

X.

XI.

XII.

XIII.

XIV.

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Cómite de Información o equivalente: órgano de regulación, coordinación y control de procesos de transparencia y acceso a la información en el Poder Judicial, de conformidad con la legislación vigente en la materia.

Comité Técnico: Comité Técnico de Administración de Documentos del Poder Judicial, o su equivalente.

Control archivístico de la información electrónica: capacidad de gestionar y organizar los documentos producidos en el entorno electrónico, aplicando las técnicas y procesos para su organización, valoración, acceso, conservación y control archivístico.

Conservación archivística: procesos y medidas destinados a asegurar la preservación, la prevención o restauración de alteraciones físicas de los documentos de archivo y el mantenimiento de los soportes en los que se encuentren.

Correspondencia: conjunto de comunicaciones administrativas emitidas o recibidas para el desempeño de las gestiones oficiales de los órganos jurisdiccionales o las áreas administrativas del poder judicial, de conformidad con sus atribuciones legales.

Cuadro general de clasificación archivística: modelo e instrumento lógico que representa de forma sistemática las categorías establecidas como resultado de la clasificación archivística y que refleja la estructura de los fondos con base en las estructuras orgánicas, las atribuciones y funciones de los poderes judiciales.

Descripción archivística: “elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido” (Definición de acuerdo con la Norma ISAD – G).

Disponibilidad: capacidad de localizar y recuperar los documentos convencionales (en soporte papel), o electrónicos de archivo en el momento que se requieran.

Disposición documental: destino sucesivo inmediato de los expedientes y series documentales dentro de una red de archivos, una vez que prescriben sus valores primarios, administrativos, legales y fiscales. Así, el destino inmediato de los expedientes cuya utilidad administrativa, jurídica o de gestión prescriba en el archivo de trámite, será el archivo de concentración. Del mismo modo, el destino inmediato de los expedientes que prescriben en el archivo de

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XVI.

XVII.

XVIII.

XIX.

XX.

XXI.

XXII.

XXIII.

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concentración será la selección de los mismos como archivo histórico o su baja documental, en caso de que carezcan de valores secundarios.

Documento: todo registro material de información con independencia del soporte en el que se encuentre y los fines para los que haya sido creado.

Documento de archivo: información registrada en cualquier soporte, convencional o electrónico, producida, recibida y conservada por cualquier persona física o jurídica en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad y funciones y que posee un contenido, un contexto y una estructura que le otorgan calidad probatoria de eventos y procesos de la gestión institucional.

Documento electrónico: información producida, usada, enviada o recibida por medios electrónicos o migrada a éstos a través de un tratamiento automatizado y que requiera de una herramienta específica para ser legible o recuperable.

Expediente: unidad documental constituida por varios documentos de archivo, ordenados lógica y cronológicamente y relacionados por un mismo asunto, materia, actividad o trámite.

Expurgo: acción que consiste en retirar de un expediente la documentación duplicada, o bien, que no forma parte del mismo o que después de un análisis de valoración se ha considerado carente de valor.

Explosión de documentos: producción masiva y descontrolada de documentos en las instituciones.

Fiabilidad: capacidad de un documento para servir de prueba fidedigna y verídica.

Fondo: conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.

Gestión documental: tratamiento técnico integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital.

Guía general de fondos: instrumento general de descripción de los archivos históricos en el que se contiene el contexto y contenido de las secciones y series documentales que lo conforman.

XXIV.

XXV.

XXVI.

XXVII.

XXVIII.

XXIX.

XXX.

XXXI.

XXXII.

XXXIII.

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Inventarios documentales: instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario o relación de transferencia), o baja documental (relación de expedientes objeto de eliminación).

Instrumentos de control archivístico: instrumentos técnicos que permiten el desempeño de las actividades archivísticas y el control de la documentación a lo largo de su ciclo de vida, tales como el cuadro de clasificación, el catálogo de disposición documental y los inventarios y guías de los fondos, series y expedientes.

Lineamientos: Lineamientos para la Organización, Clasificación, Conservación, Preservación y Valoración de los Documentos Jurisdiccionales y Administrativos en Soporte Papel y Electrónico.

Metadatos: datos o descripciones que permiten conocer el contexto, el contenido y la estructura de los documentos electrónicos y su gestión, con el objeto de que los documentos sean inteligibles, recuperables y utilizables a lo largo del tiempo.

Normatividad archivística: conjunto de regulaciones, lineamientos o disposiciones jurídicas, técnicas o administrativas para la gestión de documentos y la organización de archivos.

Organización de archivos: ejecución de tres procesos de gestión documental sucesivos y complementarios: clasificación, ordenación y descripción de los documentos de archivo.

Organización estructural de los archivos: creación formal de los archivos de trámite, concentración o históricos, reconocidos jurídicamente por las instituciones.

Poder Judicial: órgano impartidor de justicia integrado por los órganos jurisdiccionales y administrativos que establezca la normatividad aplicable.

Pleno del Tribunal Superior de Justicia: máximo órgano de decisión en el ámbito jurisdiccional.

Pleno del Consejo de la Judicatura: máximo órgano de decisión en el ámbito administrativo.

Proyecto SIAGA: Sistema Integral de Administración y Gestión de Archivos Judiciales.

XXXIV.

XXXV.

XXXIV.

XXXVIII.

XXXVIII.

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XLI.

XLII.

XLIII.

XLIV.

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Red de Archivos Judiciales: unidades de archivos de trámite, concentración e histórico, área coordinadora de archivos y comité técnico, que interactúan a lo largo del ciclo vital de los mismos para su correcta administración y la adecuada gestión de los recursos humanos, materiales, técnicos y tecnológicos que se destinan para su operación.

Rendición de cuentas: obligación de los funcionarios y políticos de informar a los ciudadanos sobre las acciones y resultados de gobierno, así como de los procesos deliberativos y la toma de decisiones.

Reserva: condición establecida jurídicamente en la legislación correspondiente que establece restricciones al acceso a la información.

Sección: cada una de las divisiones del fondo de archivo, consistente en las divisiones de la estructura interna del sujeto productor que lo origina, o bien por sus atribuciones genéricas, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

Serie documental: conjunto de expedientes cuya producción y uso se relaciona con el ejercicio de una función o atribución genérica.

Sistema de archivos: conjunto de métodos, procesos, procedimientos, instrumentos y recursos destinados a la producción, integración, clasificación, ordenación, descripción, valoración y disposición, conservación, preservación y difusión de la información archivística.

Sistema de clasificación archivística: proceso de identificación, agrupación, sistematización y codificación de expedientes de acuerdo con su origen estructural y funcional.

Transparencia: práctica permanente de un estado democrático que coloca a la información en la vitrina pública para facilitar el acceso a la misma y la rendición de cuentas.

Transferencia: traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite a un archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria).

Ubicación topográfica: ordenación de los expedientes de un archivo en el espacio o mobiliario destinado para su resguardo físico y que puede seguir criterios cronológicos, alfabéticos, numéricos, geográficos, onomásticos, cromáticos o mixtos.

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Unidad central de correspondencia o departamento de correspondencia: área encargada de brindar los servicios centralizados de recepción y despacho de la correspondencia oficial dentro de los poderes judiciales, conocidas genéricamente como Oficialía de Partes.

Valoración: actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales aplicados a las series documentales para establecer criterios y plazos de vigencia, así como de disposición documental.

Valor documental: condición de los documentos de archivo que les confiere características administrativas, legales y fiscales (valores primarios) en los archivos de trámite o concentración o bien, evidenciales, testimoniales e informativos (valores secundarios) en los archivos históricos.

Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales y fiscales, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes.

Sección 3Principios para la organización y protección de los archivos judiciales

4º. La organización de los archivos judiciales se regirá por los siguientes principios para la protección, conservación y difusión de la memoria histórica documental:

I. Principio de procedencia y orden original. Los archivos judiciales conservarán el orden original que le haya dado el sujeto productor a su documentación, en concordancia con el sistema de clasificación archivística de que disponga, a efecto de distinguir sus fondos con relación a otros fondos documentales.

II. Principio de integridad y autenticidad. Los poderes judiciales garantizarán el respeto por los documentos de archivo, manteniéndolos íntegros, completos y sin mutilaciones, y su autenticidad dado su carácter probatorio de procesos y sucesos de la gestión jurídica y administrativa.

III. Principio de disponibilidad y accesibilidad. Los poderes judiciales aplicarán las medidas necesarias para garantizar la efectiva disponibilidad de los documentos de archivo, así como para facilitar el acceso a la información que contienen, en concordancia con las disposiciones y regulaciones oficiales y vigentes en materia de transparencia y acceso a la información y los presentes lineamientos.

IV. Principio de protección. Los servidores públicos de los poderes judiciales deberán cuidar el patrimonio documental bajo su resguardo, para su protección física, control técnico e información jurídica y administrativa para el desempeño de sus gestiones oficiales, como para la construcción, control y difusión de la memoria documental de su institución.

LV.

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LVII.

LVIII.

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CAPÍTULO II. DE LA ORGANIZACIÓN DE LA RED DE ARCHIVOS JUDICIALES

Sección única

5º. Los poderes judiciales integrarán sus archivos, como red, para la organización, valoración, conservación y difusión de los mismos y la correcta administración de los recursos humanos, materiales, técnicos y tecnológicos que se destinen para su operación.

6º. La red de archivos judiciales se constituirá como el sistema en el que se llevarán a cabo todos los procesos de gestión documental y se integrará con las figuras normativas y operativas siguientes:

I. Normativas:I.1 Un Comité Técnico.I.2 Un área coordinadora de archivos.

II. Operativas:II.1 Oficialía de partes o departamento de correspondencia.II.2 Unidades de archivo de trámite de los órganos jurisdiccionales.II.3. Unidades de archivo de trámite de las áreas administrativas. II.4 Una unidad de archivo de concentración.II.5 Un archivo histórico institucional.

7º. El Comité Técnico será el órgano de comunicación, retroalimentación y coordinación de la red de archivos judiciales y se integrará conforme a lo establecido en la ley de archivos vigente en cada entidad federativa, y a falta de disposición expresa, con la estructura y modalidades que resulten convenientes dentro de cada poder judicial, sugiriéndose las siguientes figuras:

I. El Consejero de la Judicatura a cargo de quien se encuentre adscrita el área de archivo.

II. El Secretario General del Tribunal Superior de Justicia.III. El Coordinador de la Red de Archivos Judiciales.IV. El titular de la unidad de información pública gubernamental, transparencia

o equivalente.V. El titular de la unidad de sistemas informáticos o equivalente.VI. El titular de la unidad jurídica o equivalente.VII. El titular del archivo de concentración.VIII. El titular del archivo histórico.IX. Un representante de los archivos de trámite de los órganos jurisdiccionales.X. Un representante de los archivos de trámite de las áreas administrativas.

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8º. El Comité Técnico, en caso de no existir, deberá integrarse, se preverá la elaboración de su reglamentación interna de operación y su programa anual de trabajo.

9º. El área coordinadora de la red de archivos judiciales será la Dirección de Archivo o su equivalente, formalmente establecida dentro de los poderes judiciales con un nivel jerárquico suficiente y adecuado para el desempeño de las funciones normativas que le corresponden en su calidad de autoridad técnica superior en la materia, por lo que deberá preverse, en su caso, su integración institucional.

10º. El área coordinadora de la red de archivos judiciales deberá ocuparse de manera exclusiva de las funciones normativas en materia de archivos.

CAPÍTULO III. DEL FUNCIONAMIENTO DE LA RED DE ARCHIVOS JUDICIALES

Sección 1. De las funciones de los componentes normativos de la Red de Archivos Judiciales

11º. La vinculación sistémica de los archivos a escala institucional deberá propiciar el funcionamiento homogéneo y estandarizado de los archivos judiciales a lo largo de su ciclo vital, propiciando la generación de normas, criterios y lineamientos específicos para el tratamiento integral de los documentos de archivo, así como para la incorporación, manejo y control de los recursos operativos y tecnologías que se destinen para la operación de la red de archivos judiciales.

12º. Serán funciones de la Red de Archivos Judiciales las siguientes:

I. Funciones genéricas del Comité Técnico:

I. Proponer, analizar, implementar y evaluar la normatividad técnica y los proyectos para la gestión de los documentos.

II. Proponer, analizar, evaluar, ratificar o rectificar los planes anuales de desarrollo archivístico del poder judicial, así como las estrategias y acciones para su implementación.

III. Evaluar los manuales técnicos y los instrumentos de control archivístico que diseñe y desarrolle el Coordinador de la Red de Archivos Judiciales para la gestión de los documentos del poder judicial.

IV. Ser el vínculo del Poder Judicial, a través del Coordinador de la Red de Archivos Judiciales, con los órganos rectores o equivalentes del Sistema Estatal de Archivos de la entidad federativa respectiva.

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V. Crear, a través de sus miembros componentes, su reglamento interno de organización y operación, así como su plan de trabajo de acuerdo con las estrategias y acciones que se determinen en los planes anuales de desarrollo archivístico de la institución.

VI. Las demás que se establezcan en la normatividad aplicable, los presentes lineamientos, así como las que le instruya directamente el Pleno del Consejo de la Judicatura.

II. Funciones genéricas del área coordinadora de la Red de Archivos Judiciales:

II.1 Regular y coordinar la operación integral de la red de archivos judiciales proponiendo a las instancias competentes y en el marco del Comité Técnico, el diseño, desarrollo, implantación y actualización de la normatividad técnica, los criterios específicos para la gestión de documentos y la administración de los archivos a escala institucional, apegado a la legislación general vigente en la materia dentro del Sistema Estatal de Archivos o equivalente, y los lineamientos.

III. Funciones específicas del Coordinador de la Red de Archivos Judiciales:

III.1 Elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico y presentarlo a la aprobación del Pleno del Consejo de la Judicatura.

III.2 Desarrollar, instrumentar, dar seguimiento y evaluar los programas que deriven del Plan Anual de Desarrollo Archivístico en coordinación con los responsables de los archivos de trámite, concentración e histórico del poder judicial.

III.3 Establecer y proponer al Comité Técnico la normatividad y los criterios específicos para la gestión y el tratamiento integrado de los archivos judiciales, así como las medidas técnicas para la regulación de los procesos archivísticos a lo largo del ciclo vital de los documentos de archivo.

III.4 Coordinar los trabajos para la elaboración y actualización de los principales métodos e instrumentos de control documental de la Red de Archivos Judiciales, en concordancia con lo establecido en los presentes lineamientos.

III.5 Diseñar e impulsar programas de difusión que propicien el desarrollo de una cultura institucional y social en materia de gestión de documentos y para la protección del patrimonio documental judicial de conformidad con los principios establecidos en el lineamiento 4º.

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III.6 Participar en el seno del Comité de Información para proponer los criterios técnicos para facilitar el acceso a la información archivística bajo resguardo del poder judicial, así como criterios especiales para el manejo y organización de la documentación clasificada como de acceso restringido, en su modalidad confidencial o reservada, que obre en los archivos del Poder Judicial y los destinados a la protección de datos personales contenidos en los documentos de archivo de conformidad con las disposiciones legales al efecto, a fin de asegurar su control, integridad y correcto uso institucional, para su análisis y aprobación de la instancia competente.

III.7 Establecer, en coordinación con la instancia responsable de la función en el Poder Judicial un programa de capacitación en la materia, así como proponer estrategias para la profesionalización del personal que desempeña funciones archivísticas, en concordancia con el Plan Anual de Desarrollo Archivístico.

III.8 Contribuir con la instancia responsable de la función en el Poder Judicial en la elaboración de un programa de necesidades para la adquisición y normalización de los recursos materiales que se destinen a los archivos, propiciando la incorporación de mobiliario, equipo técnico, de conservación y seguridad, e instalaciones apropiadas, de conformidad con las funciones y servicios que éstos brindan a lo largo del ciclo vital de los documentos, en concordancia con el Plan Anual de Desarrollo Archivístico.

III.9 Contribuir con la instancia responsable de la función en el Poder Judicial, en el diseño, desarrollo, establecimiento y actualización de la normatividad para la adquisición e incorporación de tecnologías de la información para los archivos, así como para la generación de programas automatizados para la gestión de documentos y la automatización de sus instrumentos de trabajo, la digitalización o microfilmación de los documentos de archivo o para la gestión, administración y conservación de documentos electrónicos de archivo, en concordancia con el Plan Anual de Desarrollo Archivístico.

III.10 Las demás que se establezcan en la legislación general vigente en la materia y los presentes lineamientos.

Sección 2. De las funciones de los componentes operativos de la Red de Archivos Judiciales

13º. Corresponderá a los componentes operativos de la Red de Archivos Judiciales, a través de sus responsables el ejercicio de las siguientes funciones:

I. Son funciones de la Oficialía de Partes o Departamento de Correspondencia:

I.1 Contribuir con el Coordinador de la Red Archivos Judiciales en el desarrollo e implementación formal de los instrumentos de control de la correspondencia,

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que resulten necesarios para el manejo de la documentación que ingrese o egrese de los órganos jurisdiccionales.

I.2 Recibir, revisar, registrar, manejar y controlar la correspondencia que ingrese al órgano jurisdiccional, procurando su expedita distribución a los servidores públicos que corresponda.

I.3 Manejar, controlar y despachar oportunamente la documentación que sea emitida por los órganos jurisdiccionales en atención a los diversos asuntos bajo tramitación.

I.4 Las demás que se establezcan en la legislación general vigente en la materia y los presentes lineamientos.

II. Son funciones de los responsables de Archivo de Trámite:

II.1 Contribuir con el Coordinador de la Red de Archivos en el desarrollo, instrumentación y actualización de la normatividad aplicable a los archivos de trámite del Poder Judicial.

II.2 Integrar en los expedientes la documentación que corresponda a los asuntos bajo tramitación de los órganos jurisdiccionales, vigilando su integridad y glosando la información completa de cada asunto.

II.3 Integrar o contribuir en la integración de los expedientes y series asociadas a la gestión institucional de orden administrativo, en las áreas generadoras.

II.4 Clasificar, ordenar, describir y resguardar los documentos de archivo contenidos en el archivo de trámite con base en las mejores prácticas de gestión de documentos y en concordancia con los procesos e instrumentos archivísticos que se describen en los presentes lineamientos.

II.5 Transferir al archivo de concentración la documentación que haya quedado totalmente concluida en el órgano jurisdiccional o área administrativa para su resguardo precautorio y uso como documentación semiactiva, de conformidad con lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental.

II.6 Las demás que se establezcan en la legislación general vigente en la materia y los presentes lineamientos.

III. Son funciones del responsable del Archivo de Concentración:

III.1 Contribuir con el Coordinador de la Red de Archivos Judiciales en el desarrollo, instrumentación y actualización de la normatividad archivística que corresponda al archivo de concentración del Poder Judicial.

III.2 Operar los servicios para la administración y control de los documentos de archivo en etapa semiactiva del ciclo vital, encargándose de la coordinación, organización y control de los procesos de transferencias primarias y la ordenación y ubicación topográfica de los acervos semiactivos.

III.3 Establecer el calendario de caducidades de los documentos de archivo bajo su resguardo y efectuar los procesos de disposición documental.

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III.4 Efectuar el préstamo de expedientes en la etapa semiactiva, de acuerdo a las políticas institucionales, en coordinación con los archivos de trámite de la red de archivos judiciales.

III.5 Llevar a cabo, en su caso, los procesos de transferencia secundaria de los documentos de archivo que hayan concluido en sus valores primarios, administrativos, legales o fiscales, elaborando las actas administrativas que correspondan, en coordinación con el archivo histórico de conformidad con las disposiciones establecidas en el marco del Sistema Estatal de Archivos, la legislación en la materia, el Consejo de la Judicatura y los lineamientos.

III.6 Las demás que se establezcan en la legislación general vigente en la materia y los presentes lineamientos.

IV. Son funciones del responsable del Archivo Histórico:

IV.1 Contribuir con el Coordinador de la Red de Archivos en el desarrollo, instrumentación y actualización de la normatividad archivística que corresponda al archivo histórico de conformidad con las disposiciones establecidas en el marco del Sistema Estatal de Archivos, la legislación en la materia, el Consejo de la Judicatura y los lineamientos.

IV.2 Recibir y controlar los documentos de archivo que le remita, mediante el proceso de transferencia secundaria, el archivo de concentración.

IV.3 Organizar los fondos, secciones y series que constituyan su acervo, de conformidad con el principio de procedencia y orden original y la normatividad aplicable en la materia, así como en concordancia con las mejores prácticas y normas internacionales para la descripción, normalización del acceso, conservación, preservación y divulgación social y cultural del archivo histórico judicial.

IV.4 Elaborar la guía general de fondos del archivo histórico y los catálogos, inventarios, índices y controles indispensables para el manejo de la documentación histórica del Poder Judicial.

IV.5 Contribuir en el marco del Plan Anual de Desarrollo Archivístico y en comunicación con el Coordinador de la Red de Archivos Judiciales, en la elaboración de los programas para la difusión del archivo histórico institucional.

IV.6 Las demás que se establezcan en la legislación general vigente en la materia y los presentes lineamientos.

CAPÍTULO IV. DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTALES

14º. En el marco de la Red de Archivos Judiciales se llevarán a cabo los procesos que permitan la adecuada gestión integral de los documentos de archivo del Poder Judicial, a lo largo de su ciclo vital. Estos procesos son los siguientes:

Producción normalizada de los documentos de archivo.

Integración de los documentos de archivo en expedientes y series.

Clasificación y ordenación.

I.

II.

III.

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Descripción archivística.

Valoración, transferencias y disposición documental.

Acceso a la información.

Conservación y preservación.

Difusión.

Sección 1De la producción de documentos

15º. Los servidores públicos del Poder Judicial evitarán la producción innecesaria de documentos para lo cual deberán, apegarse, al menos, a los criterios siguientes:

I. Incorporar en los expedientes solamente la documentación relacionada con los diversos asuntos bajo tramitación jurídica o administrativa, evitando la incorporación de documentos duplicados, copias, fotocopias o documentación que no reúna la formalidad institucional debida, en concordancia con los asuntos bajo la responsabilidad de los órganos jurisdiccionales y áreas administrativas del Poder Judicial.

II. Evitar el marcado de copias innecesarias, manteniendo la generación de documentos que sólo competan a las partes relacionadas con los diversos asuntos jurídicos o administrativos bajo tramitación.

III. Fomentar la simplificación de procesos de gestión, especialmente en el ámbito de las áreas administrativas, a fin de inhibir la producción descontrolada de documentación de apoyo administrativo.

IV. Establecer medidas eficaces para el control de la documentación en gestión o en proceso de tramitación a fin de asegurar que la producción y uso de documentos se apegue a medidas de racionalidad y para el correcto uso de tecnologías de generación y reproducción de documentos.

V. Propiciar la participación del coordinador de la red de archivos judiciales en la definición de formatos preestablecidos para el desempeño de las gestiones oficiales de la institución evitando su reproducción innecesaria.

VI. Propiciar el uso de la tecnología para la transmisión electrónica de documentos de apoyo administrativo que no requieran de ser impresos en soporte papel, así como incrementar el registro y seguimiento de trámites vía Internet.

VII. Evitar la producción de documentos innecesarios en diversos procesos de la gestión institucional, ajustándose a los que por alguna normativa jurídica, deban constituir la información esencial de cada expediente.

IV.

V.

VI.

VII.

VIII.

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VIII. Normalizar los procesos de recepción, integración y despacho de la correspondencia instrumentando un proceso único de control de la documentación.

IX. Establecer regulaciones y sanciones institucionales que inhiban la producción de documentos en forma desordenada.

Sección 2De los procesos de integración, clasificación, ordenación y descripción

documental

16º. La documentación se integrará desde la primera etapa de su ciclo en expedientes por asunto, tema o materia y en forma lógica y cronológica, para que obre en los expedientes la documentación completa de los procesos de gestión o tramitación jurídica o administrativa.

17º. Los expedientes integrados deberán a su vez formar parte de series documentales, para la posterior agrupación sistemática de éstas en secciones y fondos de archivo.

18º. El Poder Judicial deberá contar con un sistema de clasificación archivística de su elección, el cual deberá permitir la identificación, agrupación, sistematización y codificación de los expedientes generados en el curso de las actividades jurídicas y administrativas.

19º. El sistema de clasificación archivística en concordancia con la legislación general vigente en la materia en el marco del Sistema Estatal de Archivos respectivo, deberá incluir las siguientes categorías clasificatorias:

I. Fondo: conjunto de documentos producidos por el Poder Judicial con cuyo nombre se identificará.

II. Sección: cada una de las divisiones del fondo, de conformidad con las atribuciones genéricas o áreas internas del Poder Judicial.

III. Serie: las diversas funciones sustantivas y adjetivas asociadas a las funciones específicas que desempeñan los órganos jurisdiccionales y áreas administrativas del Poder Judicial.

20º. Todos los expedientes deberán ordenarse y ubicarse en el mobiliario de archivo de que se disponga utilizando un criterio de ordenación determinado, el cual puede ser numérico, alfabético, alfanumérico, cronológico, cromático, geográfico o mixto. La ordenación deberá permitir también la identificación y registro del mobiliario en el que se depositan los expedientes para su pronta localización y acceso.

21º. El Coordinador de la Red de Archivos Judiciales en el marco de los trabajos del Comité Técnico, deberá desarrollar, proponer, instrumentar y actualizar el sistema de clasificación archivística del Poder Judicial, elaborando el manual de clasificación correspondiente, así como formular el cuadro general de clasificación archivística.

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22º. El manual de clasificación deberá contener al menos los aspectos siguientes:

I. Objetivo.

II. Políticas de clasificación.

III. Instrucciones de uso del cuadro general de clasificación archivística en el proceso clasificatorio.

IV. Ejemplos de clasificación que puedan auxiliar al archivista en la ejecución de esta tarea.

23º. Todos los expedientes que obren en los archivos de trámite, concentración e histórico de la red de archivos judiciales deberán estar debidamente descritos con base en las mejores prácticas y normas de descripción archivística. La descripción de los archivos deberá permitir la generación de instrumentos de descripción que expliquen el contexto y contenido de los documentos de archivo, tales como inventarios, catálogos y guías.

Sección 3De las generalidades del proceso de valoración y disposición documental

24º. El Poder Judicial valorará la documentación jurídica y administrativa que produce y usa en el desempeño de sus gestiones oficiales. La valoración documental deberá permitir el reconocimiento de los valores administrativos, legales y fiscales asociados a sus diversas series documentales, tanto jurídicas como administrativas, así como la determinación con base en dichos valores, de los plazos de vigencia o tiempo de resguardo de los archivos de trámite o concentración y el destino final de los documentos de archivo al término de sus vigencias.

25º. Con base en la valoración documental se determinará por un lado la transferencia primaria y secundaria de las series y expedientes dentro de la Red de Archivos Judiciales, así como los mecanismos para formalizar la entrega y recepción de los expedientes de los archivos de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de ésta entidad al archivo histórico (transferencia secundaria), si los archivos judiciales con base en sus valores secundarios de orden testimonial, se determinan que deberán formar parte de la memoria histórica documental del Poder Judicial.

26º. El proceso de valoración documental además de permitir la circulación y transferencia de los documentos de archivo en la Red de Archivos Judiciales y la selección de la documentación histórica, deberá permitir la baja documental de los expedientes que al término de su vida útil administrativa, legal y fiscal, carezcan de un valor secundario que amerite su conservación permanente como información histórica.

27º. El proceso de valoración de los archivos judiciales deberá ser efectuado por los grupos multidisciplinarios que se conformen al seno del Poder Judicial, de conformidad con lo establecido en los presentes lineamientos, con el objeto

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de valorarlos tanto desde su perspectiva jurídica y administrativa, como desde el punto de vista de su valor como testimonio histórico.

28º. El Coordinador de la Red de Archivos Judiciales documentará los procesos de valoración y disposición apoyándose en el catálogo de disposición documental, así como en los instrumentos de trabajo y controles archivísticos siguientes:

I. Inventarios de transferencia primaria y secundaria.

II. Inventarios de depuración de archivos.

III. El levantamiento de actas administrativas de conformidad con el destino de los expedientes jurídicos y administrativos del Poder Judicial, para formalizar los procesos de transferencia, selección y baja documental de archivos.

29º. El Coordinador de la Red de Archivos Judiciales dispondrá lo necesario para documentar y autorizar los procesos de transferencia primaria, secundaria y la baja documental de archivos, haciendo partícipes de dicho proceso, en su caso, y de conformidad con la legislación general vigente en la materia, a las instancias que correspondan para tales efectos integradas dentro del Sistema Estatal de Archivos o equivalente de la entidad federativa correspondiente.

30º. Los plenos del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura, en sus respectivos ámbitos de competencia, podrán en todo momento realizar las modificaciones o adecuaciones que se consideren necesarias a los criterios de valoración de los expedientes jurisdiccionales y administrativos, para rectificarlos o enriquecerlos, debiendo expedir los acuerdos que resulten necesarios para dar validez a los mismos.

Sección 4De las reglas y criterios específicos para la selección y baja documental de

expedientes de los órganos jurisdiccionales y áreas administrativas

31º. Para llevar a cabo los procesos de valoración y disposición de los archivos judiciales, con las consecuentes acciones de selección de testimonios documentales históricos y la baja documental de documentos sin valor secundario que deriven de dicho proceso, su formulación deberá ser realizada por grupos multidisciplinarios por materia, los cuales diseñarán e integrarán los criterios de valoración para su posterior análisis y aprobación, o en su caso, modificación por parte de las instancias competentes.

32º. La integración de los grupos multidisciplinarios, tanto en el ámbito jurisdiccional como en el administrativo, deberá incluir invariablemente al Coordinador de la Red de Archivos Judiciales, quien fungirá como coordinador de dichos grupos y a los titulares de la Unidad de Información Pública Gubernamental, del área de informática, del área jurídica y del archivo histórico.

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33º. Además de los integrantes mencionados en el lineamiento 32º, cada grupo multidisciplinario deberá incluir al menos a los siguientes funcionarios y servidores públicos del Poder Judicial:

I. Los grupos multidisciplinarios del ámbito jurisdiccional en las materias civil, familiar, mercantil, penal y de justicia para adolescentes se dividirán por instancia y se integrarán con:

I.1 Primera Instancia:I.1.1 Un juez.I.1.2 Un secretario de acuerdos de juzgado.I.1.3 Un actuario de juzgado.

I.2 Segunda Instancia:I.1.1 Un magistrado.I.1.2 Un secretario de acuerdos de sala.I.1.3 Un actuario de sala.

II. Los grupos multidisciplinarios en el ámbito administrativo se dividirán por cada una de las comisiones que conformen el Consejo de la Judicatura y se integrarán con los funcionarios y servidores públicos que designe el Consejero Presidente de la comisión respectiva.

34º. Para proceder a la valoración y disposición de los documentos de archivo de los órganos jurisdiccionales y áreas administrativas, se estará sujeto a lo que determinen los especialistas de las áreas que integran los grupos multidisciplinarios mencionados en los lineamientos 32º y 33º, en función de la experiencia de los mismos y de la utilidad que tengan dichos documentos de archivo para los órganos jurisdiccionales y áreas administrativas, para su institución, para las partes involucradas en juicio, para el establecimiento de políticas públicas, para dejar constancia de la evolución jurídica de la entidad federativa correspondiente y para las instituciones públicas que hagan uso de la información contenida en ellos. Lo anterior, en concordancia con el uso administrativo, legal y fiscal al que se vean sujetos.

35º. En general, todas las acciones de valoración y disposición documental deberán tomar en cuenta las legislaciones específicas que regulen las actividades jurídicas o administrativas del Poder Judicial.

36º. El Coordinador de la Red de Archivos Judiciales deberá informar oficialmente al seno del Comité Técnico el resultado de los trabajos derivados del proceso de valoración de los grupos multidisciplinarios, para que por su conducto sea dado a conocer a las instancias competentes para su análisis y, si es el caso, modificación para su posterior aprobación.

37º. Al aprobarse los criterios de valoración por las instancias competentes, de los documentos de archivo tanto administrativos como de los jurídicos, el Coordinador de la Red de Archivos Judiciales procederá, conjuntamente con cada uno de los órganos jurisdiccionales y áreas administrativas involucrados, a incluirlos en el catálogo de disposición documental.

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38º. En general, la vigencia de los expedientes deberá determinarse en el catálogo de disposición documental. Mientras los expedientes se encuentren en proceso de tramitación o gestión deberán permanecer en el archivo de trámite del área que los haya producido o usado. En todos los casos el plazo de conservación precautoria o semiactiva de los expedientes empezará a correr a partir de su ingreso al archivo de concentración institucional, determinándose dentro del propio catálogo de disposición documental el destino final de los expedientes, sea para su conservación como información histórica o bien su baja documental, en concordancia con lo dispuesto en los presentes lineamientos y en la normatividad aplicable en cada entidad federativa.

Sección 5De los supuestos de baja documental en materias civil, familiar y mercantil

39º. A falta de una disposición expresa en la normatividad aplicable a cada poder judicial y con independencia de la operación de los grupos multidisciplinarios descritos, como primer ejercicio de baja documental, se sugieren los siguientes supuestos de depuración.

I. En los juzgados de primera instancia:

I.1 Los expedientes civiles, familiares y mercantiles que tengan más de cinco años de haberse ordenado su archivo en los que no se haya admitido la demanda y por consiguiente no se haya dado curso al juicio. Exceptuándose los juicios familiares en los que aún se encuentren inmersos intereses de menores, incapaces y/o ausentes.

I.2 Los expedientes civiles, familiares y mercantiles que tengan más de cinco años de haberse ordenado su archivo en los que habiéndose dado curso al juicio, se haya dictado un acuerdo para darlo por concluido sin decidir en lo principal. Exceptuándose los juicios familiares en los que aún se encuentren inmersos intereses de menores, incapaces y/o ausentes.

I.3 Los expedientes civiles, familiares y mercantiles que tengan más de cinco años de haberse ordenado su archivo relativos a medios preparatorios a juicio, en los que se hayan solicitado las copias certificadas correspondientes.

I.4 Los expedientes civiles, familiares y mercantiles resueltos en definitiva que tengan más de cinco años de haberse ordenado su archivo, ejecutados en todos sus puntos resolutivos por el Juez.

II. En las salas:

II.1 Todos los documentos ajenos a cualquier expediente judicial o no vinculado al mismo.

II.2 Los tocas civiles, familiares y mercantiles que tengan más de cinco años de haberse archivado en los que se haya declarado desierto el recurso de apelación por no haberse expresado los agravios correspondientes.

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II.3 Los tocas civiles y mercantiles resueltos con sentencia definitiva y que tengan más de cinco años de haberse archivado, y que se hayan ejecutado en primera instancia en todos sus puntos resolutivos, sin que exista pendiente procesal alguno para ejecutarse, exceptuándose de esta disposición los juicios familiares, en virtud de que pueden ser susceptibles de modificación aún con sentencia definitiva.

40º. En todos los supuestos mencionados en el lineamiento 39º se deberá notificar a las partes previamente para recoger documentos originales que no sean factibles de obtener en una institución o archivo público.

41º. En todos los supuestos mencionados en el lineamiento 39º se conservará siempre la demanda y sentencia respectiva de primera instancia y sentencia de segunda instancia.

Sección 6De los supuestos de baja documental en materia penal

42º. A falta de una disposición expresa en la normatividad aplicable a cada poder judicial y con independencia de la operación de los grupos multidisciplinarios descritos, como primer ejercicio de baja documental, se sugieren los siguientes supuestos de depuración:

I. Causas penales en que se haya decretado el sobreseimiento por perdón del ofendido.

II. Negativa de orden de aprehensión cuando no se satisfagan los requisitos para la probable responsabilidad dentro del plazo establecido en la normatividad aplicable para cada poder judicial y, en consecuencia, se decrete el sobreseimiento de la causa.

III. Negativa de orden de aprehensión cuando no se haya cumplido el requisito de procedibilidad de la querella dentro del plazo establecido en la normatividad aplicable para cada poder judicial y, como consecuencia, se haya dictado el sobreseimiento por no haberse satisfizo dicho requisito.

IV. Negativa de orden de aprehensión fundada en la incomprobación del cuerpo del delito y que dentro de la prescripción de la acción penal, el Ministerio Público no haya aportado elementos suficientes para acreditarlo y, en consecuencia, se haya decretado el sobreseimiento.

Todos los anteriores supuestos, una vez que se hayan agotado los recursos correspondientes y, en consecuencia, hayan causado ejecutoria dichas resoluciones.

V. Los cuadernillos de amparo sin causa penal en donde obre la ejecutoria de dicho juicio, cuadernillos de exhortos y requisitorias debidamente diligenciados y cuadernillos en los que se otorgue alguna medida cautelar.

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Sección 7De los supuestos de baja documental en materia de justicia para adolescentes

43º. A falta de una disposición expresa en la normatividad aplicable a cada poder judicial y con independencia de la operación de los grupos multidisciplinarios descritos, como primer ejercicio de baja documental, se sugieren los siguientes supuestos de depuración:

I. Los expedientes en los que haya resuelto el procedimiento en definitiva mediante medio alternativo al juzgamiento, consistente en la conciliación y se haya ordenado el archivo definitivo.

II. Los expedientes en los que se haya resuelto el procedimiento por el medio alternativo al juzgamiento consistente en la suspensión del proceso a prueba y decretado el sobreseimiento por haber concluido el adolescente con las reglas impuestas.

III. Los expedientes en los que se haya decretado el sobreseimiento por haberse negado la orden de presentación con efectos de detención o citación y el agente del Ministerio Público no haya hecho valer su derecho a ejercitar nueva acción.

IV. Los expedientes en los que se haya ejercitado la prescripción de la acción penal y, por ende, su archivo definitivo al no haberse interpuesto recurso alguno o interponiéndose se haya confirmado la resolución en segunda instancia, ordenándose su archivo definitivo.

44º. La depuración deberá realizarse en un plazo de 3 a 10 años, según decida el pleno del Tribunal Superior de Justicia o del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial, después de decretarse el archivo definitivo en términos de los puntos anteriores, ordenándose la depuración por el Juez de Ejecución especializado en justicia para adolescentes, cuando se reúnan los requisitos para tal efecto y considerándose que no exista la posibilidad de la interposición de un juicio de amparo en contra de la sentencia o resolución firme que dio por concluido el asunto.

45º. De todos los expedientes, deberá conservarse el original de la sentencia o resolución firme que dio por concluido el asunto.

Sección 8Consideraciones generales de la identificación, registro, valoración,

selección y baja de los fondos documentales acumulados en los archivos de concentración

46º. Con el objeto de gestionar adecuadamente la documentación que se haya acumulado a lo largo de los años en los archivos de concentración del Poder

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Judicial y estar en condiciones de proceder a su selección como documentación histórica, así como eventualmente a su baja documental si careciera de valores secundarios que ameriten su conservación, con la consecuente liberación de espacios de archivo, se llevarán a cabo los procesos de trabajo siguientes:

I. Elaborar un programa intensivo de identificación, registro, valoración, selección y baja de los fondos documentales acumulados hasta el año 2000 y en retrospectiva, depositados en el archivo de concentración, en el marco del Plan Anual de Desarrollo Archivístico.

II. El programa de identificación, registro, valoración, selección y baja de los fondos documentales acumulados en el archivo de concentración deberá ser formulado por el Coordinador de la Red de Archivos Judiciales en el marco del Comité Técnico.

III. Se considerará como objeto de trabajo del programa en cita a todos los expedientes concluidos que hayan sido transferidos al archivo de concentración con ese carácter que contengan más de diez años y menos de sesenta años respecto de la fecha en la que se ordenó su archivo.

IV. Se considerará como archivo histórico la documentación que haya sido valorada como documentación de relevancia histórica y social para la entidad federativa y que revele la evolución jurídica y administrativa del Poder Judicial.

Sección 9Del programa de identificación, registro y valoración de los fondos

documentales acumulados

47º. El programa de identificación, registro y valoración con miras a la selección de material histórico o la baja documental de expedientes sin valor secundario que se lleve a cabo en el Poder Judicial, deberá acatar lo establecido en su ley orgánica o ley de archivos vigente en cada entidad federativa, los acuerdos que emita el pleno del Tribunal Superior de Justicia y/o del Consejo de la Judicatura, y a falta de una definición expresa, se sugieren las siguientes estrategias y acciones:

I. Establecer una comisión multidisciplinaria para la valoración de los fondos documentales acumulados y la determinación de su destino final, esto es, su selección como memoria histórica o su baja documental.

II. Dicha comisión tendrá como objetivo determinar la utilidad de la documentación desde un punto de vista jurídico, así como el análisis institucional y documental de los expedientes sujetos al proceso de valoración, con el propósito de determinar la utilidad de la documentación como fuente primaria de información para la investigación histórica del Poder Judicial, por lo que deberá integrarse, de manera no limitativa, al menos, por:

II.1 Tres magistrados y tres jueces elegidos por el Pleno del Tribunal Superior de Justicia y el del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial, así como por su Secretario General y el titular del área jurídica.

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II.2 El Consejero de la Judicatura a cargo de quien esté adscrita el área de archivo, el titular del archivo de concentración, tres especialistas en materia de archivos, dos especialistas en informática y un historiador que conozcan las funciones esenciales de los órganos jurisdiccionales. Podrán integrarse a ella profesionales invitados por el Poder Judicial quienes deberán ser propuestos por los Plenos del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura.

III. El programa en cita deberá considerar los objetivos, estrategias y acciones específicas a desarrollar, así como los mecanismos de coordinación y comunicación que resulte necesario establecer entre la comisión y el Coordinador de la Red de Archivos Judiciales para el buen desempeño de sus actividades, estableciendo el cronograma o calendario de actividades en los que se llevará a efecto el programa en cuestión, y los mecanismos para su seguimiento y evaluación durante todo el periodo de su desarrollo.

Sección 10De las condiciones y recursos para llevar a cabo el programa de

identificación, registro y valoración de fondos documentales acumulados

48º. Para llevar a cabo el programa descrito en la sección 9 del presente capítulo de los lineamientos, es necesario cumplir con algunas condiciones básicas para su desarrollo, entre ellas, las siguientes:

I. Contar previamente o, en su caso, elaborar los inventarios de los expedientes concluidos que obren en el archivo de concentración y que serán sujetos a valoración. Los inventarios deberán ser lo suficientemente descriptivos por lo que, al menos, deberán formularse con la siguiente información:

I.1 Encabezado con el logotipo y nombre del Poder Judicial, la fecha de realización y el número de fojas del inventario.

I.2 Las siguientes columnas dentro del cuerpo del inventario:

I.2.1 Sala o juzgado del que procede la documentación.I.2.2 Número del expediente o toca.I.2.3 Asunto o título del mismo.I.2.4 Nombre de las partes.I.2.5 Tipo de juicio y, en su caso, tipo de recurso.1.2.6 Año de apertura y cierre de los expedientes que se enlisten en el inventario.I.2.7 Ubicación topográfica en la que se encuentren y, en su caso, número de caja que los contiene.I.2.8 Una columna para registrar observaciones (estado de conservación, si se encuentra completo, si es necesario expurgar los expedientes, etc.).

II. Los inventarios de la documentación deberán ser proporcionados a la Comisión citada en el lineamiento 47º fracción I, con el objeto de que sirvan de fuente de información del proceso de valoración jurídica e histórica de los expedientes sujetos a dicho proceso.

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III. La Comisión deberá contar además, en su caso, con documentación de referencia que les permita ubicar la importancia de la documentación, especialmente organigramas, leyes orgánicas, acuerdos y en general toda aquella información que les permita formular sus criterios de valoración.

IV. La ejecución del proceso de valoración implicará hacer un muestreo de la documentación con el objeto de verificar la información proporcionada por los inventarios y así estar en condiciones de reconocer la importancia institucional, social y cultural de los expedientes. La Comisión con la información del inventario, la de referencia y con la ejecución del muestreo estará en condiciones de emitir sus respectivos dictámenes de valoración, en los que se fijarán los criterios para la selección y baja documental de los expedientes incluidos en el programa.

V. Una vez que con base en las acciones anteriores la Comisión determine sus criterios de valoración, éstos deberán ser puestos a la aprobación del Pleno del Tribunal Superior de Justicia, para la consecuente ejecución del proceso en forma operativa, esto es, para separar del acervo la documentación que deberá transferirse al archivo histórico, preparando consecuentemente el inventario de transferencia secundaria correspondiente y la documentación que será objeto de baja documental, preparando su respectivo inventario.

VI. La ejecución operativa del proceso de selección y baja documental de los expedientes valorados por la Comisión, quedará a cargo del Coordinador de la Red de Archivos Judiciales, quien deberá someter a la consideración y autorización del Presidente del Tribunal Superior de Justicia los integrantes propuestos para conformar un grupo de trabajo para la ejecución de dicho proceso.

VII. La ejecución del proceso de selección y baja documental se realizará llevando a cabo una “prueba piloto”, en la cual se incluirá un órgano jurisdiccional de primera instancia y uno de segunda instancia por materia, la cual deberá realizarse empezando por la selección y baja documental de los expedientes de la década más antigua que corresponda a los órganos juridiccionales seleccionados, depositados en el archivo de concentración y hacia adelante hasta llegar al año 2000, y así sucesivamente, hasta concluir el proceso del universo de los expedientes que la Comisión citada haya determinado su baja documental.

VII. El Coordinador de la Red de Archivos Judiciales propiciará que el personal operativo encargado de la ejecución del proceso de selección y baja documental, esté completamente capacitado para el desarrollo del programa, así como para la interpretación de los criterios de valoración formulados por la Comisión y la formulación en su caso, de los inventarios en que se sustentará el proceso.

VIII. El Coordinador de la Red de Archivos Judiciales en comunicación con las áreas que correspondan, propiciará que el programa se desarrolle en tiempo y forma, así como solicitar al Representante del Poder Judicial que se disponga de los recursos materiales, espacios de operaciones, material de oficina y equipos de cómputo para la generación de los inventarios, mismos que podrán integrarse en sistemas de bases de datos a desarrollar por las áreas de informática del Poder Judicial.

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49º. El Secretario General del Tribunal Superior de Justicia promoverá la publicación en el Periódico Oficial de la entidad federativa correspondiente y en los periódicos de mayor circulación, por única ocasión, la lista de expedientes que contienen documentos originales requiriendo a las partes se presenten a recogerlos en un plazo de 30 días hábiles o de lo contrario se procederá a la depuración de dichos documentos. Asimismo, promoverá que quince días antes de la baja documental se publique por el mismo medio y en la página web institucional, el inventario definitivo de los expedientes sujetos a ésta.

50º. Para dar cumplimiento a las disposiciones establecidas dentro del Sistema Estatal de Archivos en materia de selección y baja documental, el Coordinador de la Red de Archivos Judiciales informará oficialmente al órgano rector de dicho sistema para su conocimiento y aprobación, debiendo proporcionarle copia del dictamen de valoración y los inventarios de la documentación objeto de selección y baja documental.

51º. La ejecución del programa intensivo de identificación, registro, valoración, selección y depuración de los fondos documentales acumulados deberá documentarse formalmente levantando los informes de seguimiento y evaluación que procedan, así como las actas administrativas que deriven del proceso de selección y baja documental, de acuerdo con la legislación vigente en la materia y los presentes lineamientos.

52º. Se propiciará la búsqueda de convenios con instituciones públicas o privadas para proceder al reciclaje del papel que derive del proceso de valoración cuando su destino final sea la baja documental.

Sección 11De la conservación, acceso y difusión de los archivos judiciales

53º. Los archivos que hayan sido caracterizados como históricos o de conservación permanente deberán ser conservados y preservados por el Poder Judicial en el archivo histórico, en concordancia con las mejores prácticas y normas para la conservación preventiva de los fondos de archivo, cuidando su integridad, autenticidad y disponibilidad en forma permanente.

54º. Para la adecuada conservación de los documentos históricos éstos deberán resguardarse garantizando al menos las condiciones siguientes:

I.Ubicar los espacios de acervos, diferenciándolos de las áreas de oficina y servicio a usuarios.

II. Incorporar para su protección física los sistemas de seguridad y contra incendios que garanticen su salvaguarda.

III.Regular y controlar los factores ambientales que puedan dañar la integridad de los expedientes históricos o de conservación permanente.

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IV.Establecer programas de fumigación y combate a plagas y demás elementos biológicos que puedan afectar a los expedientes (termitas, pescado de plata, hongos, etc.)

V.Controlar los altos índices de temperatura y humedad así como la presencia de gases oxidantes y radiación UV en los acervos y, en su caso, climatizar o introducir bóvedas de seguridad, especialmente para la protección de los fondos documentales de mayor importancia.

VI. Controlar la acidez de los documentos de archivo, aislar y preservar aquellos en avanzado proceso de acidificación y dotarlos de cajas o guardas, libres de ácido con reserva alcalina para retardar los procesos de descomposición de los materiales por el paso del tiempo.

VII. Establecer programas de conservación preventiva de los expedientes y, en su caso, programas de restauración de expedientes dañados, con el propósito de proteger la integridad de la información que contienen.

55º. La documentación digitalizada, electrónica, audiovisual o la que haya derivado en su caso de juicios orales y que se caracterice como de valor permanente, deberá transferirse y conservarse en repositorios especializados que reúnan condiciones ambientales y de seguridad apropiadas: cintotecas, audiotecas, sistemas de almacenamiento digital o electrónico.

56º. Sólo se conservarán en el archivo histórico del Poder Judicial los expedientes cuya vida útil administrativa, legal y fiscal haya concluido debidamente, y que se seleccionen como información de valor permanente de conformidad con los procesos de valoración documental descritos en las secciones 3 y 4 del presente capítulo.

57º. Se podrá acceder a los expedientes, series y fondos documentales que se encuentren en los diversos archivos de la red de archivos judiciales, de conformidad con las políticas de acceso a la información en concordancia con la legislación vigente en materia de transparencia y rendición de cuentas, así como para, en su caso, promover el acceso a los expedientes con fines de investigación histórica, siempre que en todos los casos se protejan los datos personales y la información contenida en los expedientes que haya sido caracterizada como de acceso restringido de conformidad con la legislación en la materia y/o en las disposiciones internas del Poder Judicial.

58º. El Coordinador de la Red de Archivos Judiciales en el marco de los trabajos del Comité Técnico dispondrá lo necesario para establecer los manuales, políticas y controles de acceso a la información archivística que obre en cualquiera de las entidades de la red de archivos judiciales, por lo que se deberán elaborar instrumentos de control para regular el acceso a los expedientes y generar historiales de préstamos de expedientes y estadísticas de usuarios.

59º. El Coordinador de la Red de Archivos Judiciales en coordinación con el responsable del archivo histórico promoverá la difusión de los fondos documentales de carácter histórico, con el objeto de propiciar el desarrollo de una cultura de

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la información archivística judicial tanto a escala institucional como social, de conformidad con lo que se establezca al seno del Comité Técnico y en el marco del Plan Anual de Desarrollo Archivístico que se describe en los lineamientos.

Sección 12De los instrumentos de control archivístico

60º. Para la ejecución ordenada de los procesos de gestión documental descritos en este capítulo de los lineamientos, el Poder Judicial, a través del Coordinador de la Red de Archivos Judiciales y en el marco del Plan Anual de Desarrollo Archivístico deberá diseñar, desarrollar, implementar y mantener actualizados una serie de instrumentos de control archivístico, que propicien la organización, administración, conservación, localización expedita, y el manejo adecuado de los archivos judiciales, siendo básico la generación de los instrumentos siguientes:

I. Controles manuales o automatizados para el registro de la correspondencia que ingrese o egrese del Poder Judicial.

II. Controles manuales o automatizados para el control de la correspondencia en trámite (control de la documentación en gestión).

III. El cuadro general de clasificación archivística.IV. Inventarios de documentación activa, semiactiva e histórica.V. Inventarios de transferencia primaria.VI. Inventarios de transferencia secundaria.VII. Inventarios para operar la depuración o baja de la documentación sin valor

histórico.VIII. Guías, catálogos e inventarios de archivo histórico.IX. El catálogo de disposición documental.X. Controles y programas de conservación y preservación del patrimonio

documental judicial.

61º. Los controles de correspondencia de entrada, salida y control de gestión deberán ser instrumentos de trabajo homogéneos y estandarizados. En el caso de que se elaboren en forma manual deberán ser formatos uniformes diseñados ex profeso por el área coordinadora de la red archivos judiciales. En el caso de que se integren en forma automatizada en un sistema en base de datos, dicho sistema deberá ser una aplicación informática robusta que permita y facilite la gestión de las comunicaciones administrativas y su integración a los expedientes que les corresponden. En este caso, el área coordinadora de archivos deberá diseñar los mecanismos de recepción, tramitación y despacho de correspondencia en coordinación con el área responsable de los servicios informáticos del Poder Judicial, para la integración y desarrollo de la aplicación correspondiente.

62º. El cuadro general de clasificación archivística es el instrumento lógico que permitirá la ejecución del proceso clasificatorio de los expedientes del Poder Judicial, con base en las categorías clasificatorias descritas en el lineamiento 19º.

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63º. El cuadro general de clasificación archivística deberá formularse en un formato oficial o un sistema automatizado de gestión de documentos con al menos los siguientes campos:

I. Un encabezado con los datos siguientes:

I.1 Logotipo institucional.I.2 Nombre del fondo.I.3 En su caso, denominación y clave de los subfondos constitutivos del fondo.I.4 En su caso, sección y clave de la misma.

II. En el cuerpo del formato del cuadro se registrarán las columnas que resulten necesarias para registrar al menos los datos siguientes:

II.1 Serie documental.II.2 Clave que corresponde a cada serie integrada al cuadro.II.3 En su caso, denominación de la subserie que corresponda a cada serie.II.4 En su caso clave de la subserie.

64º. Todos los expedientes del Poder Judicial, deberán estar plenamente clasificados mediante la utilización de las categorías de clasificación descritas, por lo que cada uno de ellos contará con una portada o carátula normalizada en la que se describan, al menos y con la utilización del cuadro general de clasificación archivística, los siguientes rubros:

Nombre oficial del fondo.

Sección a la que pertenece la serie de expedientes que se clasifican con su respectiva clave.

Nombre y clave de la serie documental con la que se relaciona el expediente que se clasifica, sea sustantiva, esto es, derivada del ejercicio de las funciones jurídicas o adjetiva, derivada de las funciones administrativas comunes.

Asunto: breve descripción del asunto, tema, materia o proceso de tramitación al que hace referencia el expediente que se clasifica, o bien, título del expediente o nombre de los actores en el caso de los expedientes jurídicos.

Número consecutivo que corresponde al expediente.

Año de apertura y en su caso cierre o conclusión del asunto de que trata el expediente.

Vigencias del expediente: tiempo de resguardo del expediente en el archivo de trámite que corresponda y en el archivo de concentración, de conformidad con la valoración documental de la serie a la que pertenece el expediente.

I.

II.

III.

IV.

V.

VI.

VII.

35

Fecha en la que se transfiere el expediente del archivo de trámite al archivo de concentración.

Disposición documental: destino final del expediente al término de sus vigencias, de conformidad con la opción que se determine en el catálogo de disposición documental: baja documental, selección para archivo histórico, selección por muestreo, cambio o migración de soporte.

Carácter de la información: en concordancia con la legislación vigente en materia de transparencia y acceso a la información, en la carátula del expediente que se clasifique deberá asentarse los datos del mismo como información pública o de acceso restringido en su modalidad de reservada o confidencial y, en su caso, la justificación jurídica que establece la reserva, el tiempo que permanecerá con ese carácter de conformidad con la Ley correspondiente y fecha en la que se desclasificará para su consulta pública. Dato que también está descrito en el catálogo de disposición documental.

65º. Todos los archivos de la red de archivos judiciales deberán tener inventariada la documentación que obre en sus acervos. Los inventarios son los principales instrumentos descriptivos de los archivos, por lo que se deberán formularse al menos los siguientes:

I. En los archivos de trámite tanto jurisdiccionales como administrativos: el inventario de expedientes vigentes en el archivo y el inventario de transferencia primaria.

II. En el archivo de concentración: el inventario de expedientes semiactivos bajo su resguardo, el inventario de transferencia secundaria y el inventario de baja de expedientes.

III. En el archivo histórico deberá elaborarse una guía general del fondo documental y cada una de sus secciones y series que lo conforman, así como generar los inventarios de expedientes que correspondan a cada serie documental bajo su resguardo.

66º. Los instrumentos descriptivos mencionados en el lineamiento previo podrán ser manuales o automatizados. En el primer caso, deberán formularse en formatos oficiales normalizados y estandarizados. En el segundo caso, podrán producirse en forma automatizada con la utilización de un sistema en base de datos que permita la generación de listados y la realización de búsquedas que faciliten el acceso a la documentación que obre en los archivos de la red de archivos judiciales.

67º. En todos los casos, los inventarios deberán ofrecer información suficiente que explique el contenido, periodo, clave clasificatoria, ubicación topográfica de

VIII.

IX.

X.

36

los expedientes y series, así como de las áreas jurídicas o administrativas que los han producido, y en el caso de los inventarios de transferencias deberán contener también los datos relativos a sus valores, vigencias y destino final en concordancia con el catálogo de disposición documental.

68º. El catálogo de disposición documental será el instrumento general en el que se registrará para todas y cada una de las series documentales que se produzcan en el Poder Judicial de que procedan, la información relacionada con sus valores primarios, administrativos, legales y fiscales, las vigencias o plazos de conservación que corresponden a cada serie en los archivos de trámite y concentración, así como la disposición documental, esto es el destino final que corresponda a cada serie al término de sus vigencias, mismo que puede ser su selección para transferencia al archivo histórico institucional o baja documental, de conformidad con el proceso de valoración documental descrito en la secciones 3 y 4 de este capítulo.

69º. El catálogo de disposición documental podrá ser manual o automatizado en el que se describan al menos los campos siguientes:

I. Encabezado del catálogo con el nombre y logotipo oficial de la institución que lo integra.

II. Clave o código de las series documentales que se relacionan en el catálogo.

III. Denominación de las series, esto es, su nombre oficial.

IV. Valoración de los documentos de archivo: administrativa, legal y fiscal.

V. Vigencia o plazos de conservación de las series que se describen en el catálogo: vigencia en el archivo de trámite y vigencia en el archivo de concentración.

VI. Disposición documental: destino final de los documentos de archivo al término de sus vigencias: selección o baja.

VII. De acuerdo con la legislación en materia de transparencia, en los propios catálogos se tendrán que registrar los aspectos siguientes:VII.1 Carácter de la información asociada a los expedientes de la serie como información pública o de acceso restringido (reservada o confidencial).

VII.2 Plazo de reserva, en su caso.

VII.3 Fecha de desclasificación de los expedientes (esto es, la fecha en la que pueden ser consultados públicamente).

37

Sección 13De las transferencias

70º. Sólo se recibirán en transferencia primaria en el archivo de concentración los expedientes cuya utilidad administrativa, legal o fiscal haya concluido en los archivos de trámite de los juzgados, salas o áreas administrativas. Bajo ninguna circunstancia deberán remitirse para su resguardo precautorio al archivo de concentración documentos o expedientes que se encuentren en proceso de tramitación jurídica o administrativa o que aún tengan algún tipo de uso que amerite su resguardo en los archivos de trámite.

71º. Los responsables de los archivos de trámite de los órganos jurisdiccionales y áreas administrativas cuidarán que en los procesos de transferencia primaria la documentación se remita al archivo de concentración en forma completa, con los expedientes debidamente integrados y expurgados, cuidando también de no remitir documentación activa o en gestión dentro de su área, lo anterior con base en las políticas que emita el archivo del Poder Judicial.

72º. Las transferencias tanto primarias como secundarias deberán realizarse con la documentación debidamente inventariada en los formatos oficiales estandarizados de que se disponga al efecto, o bien, mediante la utilización de inventarios que se generen y transmitan electrónicamente. Una vez que la documentación haya sido transferida los responsables de los archivos de trámite y, en su caso, el responsable del archivo de concentración y el histórico, cuidarán de cotejar las relaciones de transferencia con la documentación remitida, levantando el acta de entrega – recepción que formalice el proceso de transferencia que se realice.

Sección 14De los requisitos para la ejecución de las transferencias primarias de la

documentación de los órganos jurisdiccionales

73º. Las acciones de transferencia primaria de los archivos de trámite de los órganos jurisdiccionales hacia el archivo de concentración, se realizarán con base en los criterios normativos siguientes:

I. Requisitos generales que deberá cubrir la documentación en materia civil, familiar o penal.

I.1 Cada expediente deberá tener una carátula debidamente requisitada con los datos de identificación del expediente en concordancia con el sistema de clasificación archivística que el Poder Judicial haya decidido aplicar.

I.2 Contracarátula (si no se dispone de ésta, colocar una hoja como protección).

I.3 Todas las actuaciones integradas (de ser posible, coser los anexos al expediente).

I.4 Foliados (en caso de tener varios folios, testar los incorrectos).

38

I.5 En el costado superior derecho de la carátula, anotar en grande el número del expediente en concordancia a lo establecido en el cuadro general de clasificación archivística.

II. Exclusivamente se recibirán expedientes para archivo definitivo que cumplan los requisitos establecidos.

II.1 Para optimizar los recursos materiales, la documentación deberá, de ser posible, recibirse en atados.

II.2 La documentación deberá remitirse debidamente inventariada en el formato oficial de transferencia primaria que el Poder Judicial establezca, mismo que deberá realizarse en original y copia que obrará como acuse de recibo.

II.3 En el formato de inventario de transferencia, deberá describirse claramente si se anexan tomos, cuadernos, exhortos, amparos, cuadernillos y la cantidad de los mismos.

II.4 Para la verificación física de la documentación, se requerirá la presencia de una persona del área que realiza la transferencia.

II.5 La fecha de transferencia será asignada en todos los casos por el archivo de concentración.

II.6 Los expedientes transferidos no deberán contener documentos sueltos, en caso contrario, se solicitará a quien hace la entrega los retire a efecto de entregarlos en cumplimiento a las políticas establecidas.

II.7 Se deberá girar al archivo de concentración un oficio de transferencia firmado por el titular del área que transfiere.

74º. En el caso específico de los expedientes en materia penal que se transfieran al archivo de concentración se deberán observar los criterios normativos siguientes:

El original de la causa se cotejará contra el duplicado para verificar que el original esté completo y contenga todas las actuaciones.

Los expedientes estarán totalmente concluidos por lo que no deberán contener actuaciones pendientes, como órdenes de aprehensión y reaprehensión, valores u objetos por devolver o destruir.

Se revisará que el pronunciamiento de la sentencia esté cabalmente cumplida en todos sus puntos.

En su caso, se comunicará mediante oficio al Instituto Federal Electoral, la extinción de penas para la rehabilitación de derechos.

Se realizarán todas las anotaciones correspondientes en el libro de gobierno.

I.

II.

III.

IV.

V.

39

Las causas que se transfieran al archivo de concentración que cumplan los requisitos para dar de baja su duplicado, se ordenarán en atados cronológicamente y por número de causa, incluyendo las causas originales cuyos duplicados han sido separados para darse de baja.

Los duplicados que se dan de baja se integrarán en atados, marcando de manera visible la leyenda “duplicados baja”. Los atados se ordenarán respetando el orden en que fueron relacionados para darse de baja y numerando cada uno de éstos, en la relación correspondiente para la baja definitiva.

Las causas originales se entregarán con carátulas y contracarátulas en buen estado, foliadas, bien cosidas, con datos completos y correctos, marcándose como original.

El acuerdo o resolución que ordene la remisión de la causa al archivo definitivo deberá contener las razones o argumentos que originaron la remisión al archivo y no únicamente en forma dogmática.

Sección 15De la preservación

75º. El área coordinadora de la red de archivos judiciales en comunicación con el archivo histórico institucional deberá formular y poner a consideración del Comité Técnico un programa preventivo de conservación y, en su caso, restauración de expedientes dañados por elementos físicos, químicos o biológicos, en el marco del Plan Anual de Desarrollo Archivístico, así como la ejecución de acciones que permitan ubicar a las diversas unidades de la red de archivos judiciales en las más óptimas condiciones de luz, temperatura y humedad que deben tener los archivos para la protección física, la salvaguarda y conservación de los acervos documentales, especialmente los de valor permanente o histórico.

76º. Para la adecuada conservación preventiva de los archivos judiciales se deberá cuidar que en sus instalaciones se cuente, al menos, con las siguientes condiciones:

I. Las instalaciones para los archivos de trámite, concentración e histórico deberán contar con una temperatura que oscile entre los 18 a 22 grados centígrados.

II. La humedad relativa de los acervos debe oscilar entre el 45% y el 55%.

III. Los archivos no deberán exponerse a la luz directa dada la negativa acción que especialmente los rayos ultravioleta tienen sobre de ellos.

IV. La estantería de los archivos deberá ser abierta por todos sus costados para permitir la circulación del aire en el acervo.

VI.

VII.

VIII.

IX.

40

V. Se deberá ubicar a los archivos en lugares secos y frescos y, en caso de ser necesario, climatizar el espacio para controlar la temperatura y la humedad relativa.

VI. En el caso de que los archivos no puedan ubicarse lejos de ventanas éstas se cubrirán con filtros contra rayos ultravioleta.

VII. Se deberá evitar el uso de adhesivos ácidos como el diurex, así como evitar en lo posible la utilización de broches metálicos y clips en los documentos de los expedientes.

VIII. Los archivos deberán fumigarse periódicamente.

77º. El titular del archivo histórico institucional deberá llevar una bitácora, en su caso, de las contingencias y acciones de conservación y restauración de los expedientes que obren en ese archivo, así como realizar fumigaciones periódicas del material documental bajo su resguardo y contar con un plan emergente ante posibles contingencias que afecten a los archivos.

CAPÍTULO V. DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Sección 1De los criterios generales de organización y gestión de documentos de

archivo electrónicos

78º. El Poder Judicial en el marco de la red de archivos judiciales y del Plan Anual de Desarrollo Archivístico deberá establecer programas para la administración, uso, control y conservación de los documentos de archivo electrónicos, garantizando los aspectos siguientes:

La incorporación y uso ordenado de las tecnologías de la información en la generación de documentos de archivo electrónicos asociados a los procesos de gestión institucional.

Gestión de documentos de archivo electrónicos.

La incorporación de medidas, normas y especificaciones técnicas nacionales e internacionales, para garantizar la autenticidad, seguridad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo electrónicos y su control archivístico.

Garantizar el uso y conservación de la documentación electrónica sustantiva como información de largo plazo.

Propiciar la generación de estudios, el desarrollo de estándares y la generación de lineamientos específicos para la producción, control, manejo,

I.

II.

III.

IV.

V.

41

distribución, almacenamiento y conservación a lo largo de su ciclo de vida de la información electrónica que se produzca en el ámbito de las gestiones jurídicas y administrativas oficiales.

Propiciar la generación de estudios técnicos que permitan incorporar debidamente evaluadas, el desarrollo de medidas para otorgar valor jurídico probatorio a los documentos electrónicos o digitales.

El área coordinadora de la red de archivos judiciales en comunicación con el área de informática o equivalente dentro del Poder Judicial deberán establecer las condiciones de infraestructura y programas para la digitalización de documentos de archivo y el manejo, uso y control de la información producida en el entorno electrónico.

El área informática o equivalente dentro del Poder Judicial será la responsable de mantener la operatividad de la plataforma tecnológica, a fin de que la información electrónica esté disponible en todo momento.

El área informática o equivalente dentro del Poder Judicial en conjunto con el área coordinadora de la red de archivos judiciales deberán contar con un plan de migración de los documentos en formato electrónico que se conserven, a efecto de contar con un respaldo en nuevos soportes de almacenamiento y garantizar con ello su accesibilidad.

El Poder Judicial a través del Pleno del Consejo de la Judicatura promoverá la permanente comunicación y cooperación entre archivistas, informáticos y especialistas en la generación de las políticas institucionales para la gestión de documentos electrónicos judiciales.

Sección 2De la generación de sistemas automatizados para la gestión de documentos

electrónicos

79º. El área coordinadora de la red de archivos judiciales propiciará en coordinación con el área informática o equivalente, la generación de sistemas automatizados para la gestión de documentos que cubran todo el ciclo de vida de la información electrónica o digital, considerando medidas como las siguientes:

I. Propiciar la incorporación de procesos e instrumentos para la clasificación, descripción, valoración y disposición de documentación electrónica en sistemas automatizados que agilicen la consulta, el trabajo en grupo y el acceso a la información jurídica y administrativa de los órganos jurisdiccionales y áreas administrativas.

VI.

VII.

VIII.

IX.

X.

42

II. Establecer medidas para la generación y manejo automatizado de los instrumentos de control archivístico, particularmente el cuadro de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental y los inventarios de transferencias y depuración documental.

III. Establecer medidas para la gestión de los correos electrónicos cuya información se relacione con los procesos jurídicos o administrativos que les competan y sean de trascendencia para la función, propiciando su incorporación en expedientes electrónicos o convencionales.

IV. La producción y generación de bases de datos, así como de archivos de audio y video deberán garantizar la protección de datos personales.

V. Los sistemas de archivo electrónico destinados al manejo de expedientes administrativos o jurídicos deberán contar con medidas que garanticen su control técnico, así como su seguridad informática.

VI. La construcción de los sistemas electrónicos de archivo, deberá ser resultado de un trabajo estructurado de planeación.

Sección 3De los procesos técnicos para la gestión de la información archivística en el

entorno electrónico

80º. La gestión de documentos electrónicos y su control archivístico requieren de medidas operativas básicas, por lo que el Poder Judicial propiciará a través del área coordinadora de la red de archivos judiciales, al menos las condiciones de operación básica siguientes:

I. Todo documento electrónico que se genere, deberá ser consecuencia de una actividad concreta resultado de la actividad sustantiva de cada uno de los órganos jurisdiccionales y áreas administrativas.

II. Los metadatos de control archivístico para los documentos que se generen en ambiente electrónico deben de contar con los siguientes elementos descriptivos mínimos: el productor, la fecha de producción, el título, la confidencialidad y las palabras clave que describan dichos documentos.

III. Los documentos electrónicos deberán estar totalmente identificados con un código de clasificación apegado al cuadro general de clasificación archivística.

IV. Los sistemas de gestión de la información en ambiente electrónico deberán contener un juego de roles para distintos niveles de acceso a la información, y los perfiles de usuario respectivos a fin de que con base en ellos accedan únicamente a la información bajo su responsabilidad.

43

V. Cualquier acceso a los documentos electrónicos deberá ser a través del usuario y contraseña proporcionado por la instancia que el Poder Judicial determine para tales fines, a fin de que todo acceso y modificación a la información en ambiente electrónico pueda ser auditable.

VI. El sistema de gestión de los documentos electrónicos deberá poseer una interfaz gráfica, que permita la navegación y la exploración, en un entorno visual, de los expedientes y de los instrumentos de control archivístico, así como la selección, la recuperación y la presentación de los expedientes electrónicos y su contenido por medio de tal mecanismo.

VII. Estandarizar la nomenclatura de los archivos que se digitalizan, a fin de que exista una sola plataforma para digitalizar los diferentes documentos tanto para la actividad jurisdiccional como la administrativa.

VIII. El Poder Judicial tendrá total libertad de adoptar un formato de archivo electrónico para el almacenamiento de los documentos en formato digital, con miras a la conservación de los mismos. Para tales efectos el área de informática o equivalente, deberá de tomar la decisión del formato que más le convenga en base la plataforma de hardware y software de que se disponga.

IX. El sistema para la gestión de los documentos electrónicos deberá de contemplar las funciones que especifiquen las normas de conservación, que automaticen la elaboración de informes y las acciones de destrucción, y que cuente con instrumentos integrados para exportar documentos de archivo.

X. Las normas que establezcan el tiempo de conservación de los documentos electrónicos al interior del Poder Judicial deberán estar sujetas a un minucioso análisis de valoración de documentos electrónicos y disposición de los mismos como memoria de largo plazo. Se deberá de contar con los medios necesarios para poder determinar de forma automática los períodos de conservación asignados a los documentos electrónicos.

XI. El área informática o equivalente, será la encargada de establecer medidas para la realización de los procesos de migración para garantizar la supervivencia de los documentos en ambiente electrónico a largo plazo, así como contar con un plan de respaldo y contingencia que garantice la operación y acceso a la información alojada en los sistemas electrónicos de archivos.

44

CAPÍTULO VI. DE LA DIGITALIZACIÓN

81º. Los plenos del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura podrán determinar la conservación de los expedientes jurídicos o administrativos mediante la digitalización de los mismos, tanto de los que se encuentran en el archivo de concentración como de los que fueron sujetos de baja documental, atendiendo a su respectiva normatividad y a las condiciones técnicas y presupuestales.

CAPÍTULO VII. DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACCESO RESTRINGIDO

82º. Los documentos de archivo que contengan información de acceso restringido, sean en formato convencional o electrónico, deberán identificarse y organizarse de conformidad con lo establecido en los presentes lineamientos en materia de integración, clasificación, ordenación, descripción, valoración y conservación archivística, por lo que para su correcta administración y control, se aplicarán las disposiciones técnicas siguientes:

I. Todos los documentos de archivo en cualquiera de sus soportes, deberán estar plenamente identificados, agrupados y sistematizados, esto es, se les asignará un código clasificatorio, con base en el cuadro general de clasificación archivística.

II. Los documentos de archivo de acceso restringido se sujetarán a lo establecido en materia de valoración documental para todas las series documentales a las que pertenezcan, registrándose en el catálogo de disposición documental el plazo de reserva que corresponda a las series de acceso restringido.

III. Si dentro de una serie documental se ha restringido el acceso a un solo expediente o a un grupo de expedientes, éstos deberán registrarse en un inventario especial dentro de cada área en el que se señalen los datos de identificación siguientes:

III.1 Nombre del área productora o usuaria de los expedientes de acceso restringido.

III.2 Título del expediente.

III.3 Serie documental a la que pertenece.

III.4 Año del expediente y en su caso fecha de cierre del mismo.

III.5 Plazo de reserva del expediente.

III.6 Justificación jurídica de la reserva.

III.7 Fecha de apertura pública del expediente.

III.8 Responsable de la custodia de los expedientes de acceso restringido.

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IV. Sólo podrá restringirse el acceso público a los expedientes y series cuando contengan información que haya sido previamente clasificada como tal en términos de la Ley correspondiente.

V. Los documentos de archivo que hayan sido caracterizados como de acceso restringido por contener este tipo de información en sus modalidades de información reservada y confidencial se sujetarán a lo dispuesto en la materia dentro de la legislación de transparencia y, en su caso, las disposiciones relativas a la protección de datos personales.

VI. La documentación que se haya clasificado como restringida en su modalidad de información reservada permanecerá bajo la custodia de los archivos hasta en tanto se determine su desclasificación. Bajo ninguna circunstancia deberá enviarse la documentación clasificada al archivo histórico institucional hasta en tanto no se determine la conclusión de sus vigencias primarias y los términos de su desclasificación.

VII. Cualquier situación no prevista expresamente en los presentes lineamientos en relación con el manejo y control de la información reservada contenida en los archivos del sistema red de archivos judiciales, deberá ser resuelta en términos de la legislación vigente en la materia y con el concurso del Comité de Información e instancias competentes.

CAPÍTULO VIII. DE LOS RECURSOS OPERATIVOS DE LOS ARCHIVOS

Sección 1Recursos humanos

83º. En el marco de la red de archivos judiciales, el área coordinadora de archivos judiciales propiciará la capacitación, estabilidad, profesionalización y el crecimiento institucional del personal archivístico, tomando como base el “Manual de Capacitación para la Gestión Documental y la Administración de Archivos Judiciales” que derivó del proyecto SIAGA.

84º. Se evitará la incorporación a los archivos de personal que no reúna un perfil técnico adecuado para la gestión de los documentos administrativos y jurídicos.

85º. El personal archivístico deberá contar o desarrollar las habilidades técnicas y competencias profesionales que le demande la naturaleza de sus funciones, tanto en los archivos de trámite de los órganos jurisdiccionales y áreas administrativas, como en el archivo de concentración e histórico institucional.

86º. Los principales requisitos, competencias profesionales y habilidades técnicas que deben tenerse o desarrollarse a través de la capacitación para laborar en la red de archivos judiciales son las siguientes:

46

I. Requisitos para desempeñar el cargo de Coordinador de la Red de Archivos Judiciales:

I.1 Poseer grado académico mínimo de licenciatura en Archivonomía, Bibliotecología, Ciencias de la Información, Administración Pública, Derecho, Ciencias y Tecnologías de la Información, Historia o cualquier rama de las ciencias sociales, preferentemente.

I.2 Acreditar 3 años de experiencia en labores directivas, preferentemente en gestión de documentos y administración de archivos.

I.3 Acreditar al menos 3 años de experiencia en la administración pública o privada.

I.I Competencias profesionales del Coordinador de la Red de Archivos Judiciales:

I.I.1 Conocer los fundamentos básicos de organización y operación del Poder Judicial.

I.I.2 Conocer el marco jurídico reglamentario básico del Poder Judicial.

I.I.3 Conocer el proceso administrativo en forma integral: planeación estratégica y operativa, organización, operación y control.

I.I.4 Tener conocimiento integral de la gestión de documentos y la administración de archivos, considerando los elementos siguientes:

I.I.4.1 Conocer el marco teórico general de la administración de documentos.

I.I.4.2 Conocer los principales sistemas y métodos para la gestión de documentos, especialmente en materia de clasificación y ordenación archivísticas, descripción documental, valoración y disposición de documentos, conservación y preservación de archivos.

I.I.4.3 Conocer la normatividad nacional en materia de archivos.

I.I.4.4 Conocer el marco jurídico y los lineamientos sobre transparencia, acceso a la información, rendición de cuentas y protección de datos personales de la entidad federativa en la que trabaje.

I.I.4.5 Conocer las principales tecnologías para el desarrollo de sistemas automatizados de gestión de documentos, la digitalización de imágenes y el control de documentación en el entorno electrónico.

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I.I.4.6 Conocer técnicas esenciales para la administración de los recursos humanos, materiales y tecnológicos de los archivos.

I.II Habilidades técnicas del Coordinador de la Red de Archivos Judiciales:

I.II.1 Saber elaborar planes, incluyendo objetivos, estrategias, acciones, metas a alcanzar, formulación de cronogramas y mecanismos de evaluación.

I.II.2 Saber elaborar manuales de organización y procedimientos de los servicios de archivo.

I.II.3 Saber elaborar los principales instrumentos de control archivístico, tales como el cuadro de clasificación archivística, inventarios de descripción de archivos de trámite, concentración e histórico, catálogo de disposición documental e inventarios de transferencias primarias y secundarias, así como inventarios de depuración.

I.II.4 Coordinar grupos de trabajo para el diseño de normas técnicas y su implantación.

I.II.5 Diseñar programas de asesoría técnica archivística.

I.II.6 Impartir cursos de capacitación archivística.

I.II.7 Contribuir en la elaboración de programas para la digitalización de archivos y el manejo de documentación en el entorno electrónico.

II. Requisitos, competencias profesionales y habilidades técnicas para el desempeño de las actividades del personal operativo de los archivos de trámite, concentración e histórico

II.1 Requisitos para el personal operativo:

II.1.1 Poseer grado académico mínimo de bachillerato o carrera técnica en Archivonomía, Bibliotecología, Ciencias de la Información, Ciencias y tecnologías de la información o ramas afines.

II.1.2 Personal que labore en archivos históricos: licenciatura en historia o ramas afines o bachillerato con 3 años de experiencia en archivo histórico.

II.1.3 Acreditar al menos 2 años de experiencia en administración pública o privada.

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II.2 Competencias y habilidades para personal que labore en archivos de trámite:

II.2.1 Conocer la organización y operación de su área de adscripción y el archivo de trámite.

II.2.2 Conocer el marco jurídico reglamentario básico del área en la que labora.

II.2.3 Tener conocimientos básicos de la gestión de documentos y la administración de archivos en la etapa activa del ciclo vital de la documentación.

II.2.4 Saber elaborar inventarios de documentación activa manuales o automatizados.

II.2.5 Saber registrar información para el control de correspondencia de entrada, en trámite y salida de su área de adscripción.

II.2.6 Manejar los controles de préstamo de expedientes de su área de adscripción.

II.2.7 Conocer y usar el cuadro de clasificación archivística de su área de adscripción.

II.2.8 Clasificar y ordenar expedientes en el archivo de trámite de su área de adscripción.

II.2.9 Dominar el catálogo de disposición documental de su área de adscripción.

II.2.10 Separar la documentación que se dispondrá para transferencia primaria.

II.3 Para personal que labore en archivos de concentración:

II.3.1 Conocer la organización y operación del archivo de concentración.

II.3.2 Conocer el marco jurídico reglamentario básico de la institución.

II.3.3 Tener conocimientos básicos de la gestión de documentos y la administración de archivos en la etapa semiactiva del ciclo vital de la documentación.

II.3.4 Saber elaborar inventarios de documentación semiactiva manuales o automatizados.

II.3.5 Cotejar la documentación que se remita al archivo de concentración mediante el proceso de transferencia primaria desde los archivos de trámite de la institución.

II.3.6 Realizar la correcta identificación del acervo en los materiales de depósito en los que se ubiquen (cajas de archivo, estantería convencional o compacta).

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II.3.7 Manejar los controles de préstamo de expedientes semiactivos.

II.3.8 Ordenar expedientes en el archivo de concentración.

II.3.9 Manejar las bases de datos del archivo para la localización y acceso a la información semiactiva.

II.3.10 Separar la documentación que se dispondrá para transferencia secundaria.

II.3.11 Separar la documentación para depuración definitiva.

II.4 Para personal que labore en el archivo histórico:

II.4.1 Conocer la organización y operación del área.

II.4.2 Conocer el marco jurídico reglamentario básico de la institución.

II.4.3 Tener conocimientos básicos de la gestión de documentos y la administración de archivos del área.

II.4.4 Saber elaborar inventarios de documentación histórica manuales o automatizados.

II.4.5 Cotejar la documentación que se remita al archivo histórico mediante el proceso de transferencia secundaria desde el archivo de concentración.

II.4.6 Realizar la correcta identificación del acervo en los materiales de depósito en los que se ubiquen (cajas de archivo, estantería convencional o compacta).

II.4.7 Manejar los controles de préstamo de expedientes históricos.

II.4.8 Ordenar expedientes en el archivo histórico.

II.4.9 Aprender las técnicas de conservación y restauración del acervo histórico.

II.4.10 Contribuir a la realización de programas de fumigación del archivo histórico.

II.4.11 Contribuir a la ejecución de los programas de difusión del acervo histórico.

II.4.12 Manejar los programas descriptivos del archivo histórico.

II.4.13 Manejar las bases de datos de la documentación histórica para facilitar la consulta del acervo.

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II.4.14 Localizar la documentación histórica que le sea solicitada por los usuarios de dicha documentación.

II.4.15 Contribuir a la realización de eventos de difusión del acervo histórico institucional.

87º. El Poder Judicial deberá propiciar la capacitación constante del personal dedicado a la función, incorporando dentro del Plan Anual de Desarrollo Archivístico programas de capacitación básica y especializada, tanto presenciales como a distancia en materia de gestión de documentos, tecnologías de la información aplicadas a los archivos y en materia jurídica y administrativa.

Sección 2Recursos materiales

88º. El Poder Judicial, a través de las instancias competentes en la materia, promoverá dentro del marco del Plan Anual de Desarrollo Archivístico, la adquisición e incorporación de recursos materiales para los archivos de conformidad con las funciones de los archivos de trámite, concentración o histórico.

89º. Los archivos deberán contar con los elementos mínimos indispensables para su operación a lo largo del ciclo vital de los documentos, especialmente en materia de mobiliario, equipo técnico y de seguridad y para la adecuada conservación de los espacios e instalaciones destinadas a los archivos.

90º. El Poder Judicial propiciará la incorporación de los archivos en instalaciones que permitan la adecuada gestión, conservación y depuración de los documentos de archivo tanto convencionales como electrónicos, para lo cual deberán generar en el marco de los trabajos de la red de archivos judiciales, las políticas, manuales de operación y el desarrollo de medidas eficaces para el almacenamiento de los archivos y su conservación en espacios que reúnan condiciones ambientales, de luz y humedad apropiadas.

91º. Los archivos de trámite de los órganos jurisdiccionales y áreas administrativas deberán contar con un área especial para su resguardo, custodia, acceso y conservación, con el propósito de garantizar su integridad y autenticidad, equipándolas al menos con estantería abierta y los equipos de cómputo y oficina que resulten necesarios.

92º. Los archivos de concentración e histórico institucional deberán contar con instalaciones que propicien la separación adecuada de la zona de acervos, de las áreas de trabajo y de servicio a usuarios, así como contar con mobiliario y equipo técnico y de seguridad que propicie la adecuada conservación precautoria y permanente de los acervos bajo su custodia.

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CAPÍTULO IX. DEL PROCEDIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN DE LOS LINEAMIENTOS

Sección 1Del Plan Anual de Desarrollo Archivístico

93º. El Poder Judicial, para iniciar la implementación de lo establecido en los lineamientos, en el marco de su red de archivos judiciales y a través del coordinador del área coordinadora de archivo, deberá diseñar, desarrollar y emitir una estrategia de planeación permanente del desarrollo de los archivos judiciales bajo su jurisdicción, a través de la generación de un Plan Anual de Desarrollo Archivístico en el que deberá contemplarse los objetivos, estrategias, programasy actividades que se llevarán a cabo para dar cumplimiento a lo previsto en los presentes lineamientos.

94º. De conformidad con sus prioridades y necesidades específicas el Poder Judicial, además de la generación y actualización de los principales sistemas, métodos e instrumentos de control archivístico descritos en los capítulos previos, el Plan Anual de Desarrollo Archivístico contemplará la ejecución de programas archivísticos, al menos en los campos siguientes:

I. Capacitación continua básica y especializada para la profesionalización del personal archivístico en funciones.

II. Desarrollo de normatividad técnica y metodologías para la gestión de documentos.

III. Incorporación ordenada de tecnologías de la información en los archivos y para el manejo y control de la información electrónica.

IV. Generación de normas en materia de instalaciones, equipamiento y mobiliario para los archivos.

V. Conservación preventiva y preservación de la información archivística.

VI. Difusión y cultura archivística (congresos, seminarios, exposiciones documentales, etc.)

95º. Con el objeto de dar curso al Plan Anual de Desarrollo Archivístico el Poder Judicial determinará las acciones concretas que llevarán a cabo en cada período, en concordancia con los campos previstos en el lineamiento anterior, para lo cual preverá las disposiciones que en materia de programación y presupuestación resulten necesarias, en un marco de mecanismos de racionalidad, eficacia y austeridad.

96º. Para asegurar la transparencia en la ejecución, seguimiento, control y evaluación del Plan Anual de Desarrollo Archivístico el Poder Judicial deberá publicarlo en su respectivo portal institucional de Internet, en el que además se

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publicará el cronograma para su desarrollo y dos informes semestrales sobre su estado de avance y cumplimiento.

97º. El Plan Anual de Desarrollo Archivístico, así como los informes de avance y cumplimiento deberán remitirse a los órganos rectores de los Sistemas Estatales de Archivos de la entidad federativa a más tardar el 31 de enero de cada año y los informes semestrales en los meses de junio y diciembre del año correspondiente.

Sección 2Del Pleno del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura

98º. El Pleno del Tribunal Superior de Justicia expedirá los Acuerdos correspondientes para la implementación de los presentes lineamientos, que darán validez a:

I. Las acciones derivadas de los procesos de gestión de los órganos jurisdiccionales.

II. Los criterios derivados del proceso de valoración de los documentos de archivo de los órganos jurisdiccionales.

99º. El Pleno del Consejo de la Judicatura expedirá los Acuerdos correspondientes para la implementación de los presentes que darán validez a:

I. El Plan Anual de Desarrollo Archivístico y los programas que de él se deriven.

II. Las acciones derivadas del proceso de gestión de las áreas administrativas.

III. Los criterios derivados del proceso de valoración de los documentos de archivo de las áreas administrativas.

IV. Las acciones derivadas del proceso de gestión de los documentos electrónicos.

100º. Los Plenos del Tribunal Superior de Justicia y el del Consejo de la Judicatura impulsarán, si así lo consideran conveniente, las reformas legislativas y reglamentarias que resulten necesarias como consecuencia de los lineamientos, para dar certeza jurídica al proceso de gestión documental, especialmente el relativo a la valoración de los archivos judiciales.

Sección 3De las estrategias de implementación

101º. El carácter integral de las soluciones archivísticas se centrará en la necesidad de abordarlas a partir de una visión de conjunto, a partir del Plan Anual de Desarrollo Archivístico, el cual deberá propiciar la vertebración de programas técnicos con el mejoramiento de sus recursos operativos, la incorporación inteligente de tecnología, combinada con la generación de acciones de capacitación, así como su funcionamiento coherente y sistémico a lo largo del ciclo de vida de los documentos con la formalización jurídica de sus estructuras y funciones.

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102º. La visión estratégica del Plan Anual de Desarrollo Archivístico, deberá combinarse con el desarrollo de acciones tácticas que permitan identificar los pasos a dar y las prioridades a atender, de acuerdo a las condiciones institucionales y presupuestales de cada Poder Judicial.

103º. Para propiciar que el Plan Anual de Desarrollo Archivístico sea el principal instrumento de implementación, se deberá atender a las consideraciones generales siguientes:

I. Tomar como punto de partida la integración del primer Plan Anual de Desarrollo Archivístico, determinando en él los objetivos generales y específicos que se persiguen, las estrategias que se llevarán a cabo para el logro de los objetivos y, especialmente, las principales acciones que se incluirán dentro del plan, así como los mecanismos para generar indicadores para su cumplimiento.

II. Las acciones a incluir dentro del plan estarán determinadas por las prioridades que en cada poder judicial se estimen convenientes.

III. En cualquier caso, con independencia de las prioridades de cada Poder Judicial, dentro de dicho plan deberá atenderse no sólo lo urgente, sino también lo necesario, de este modo, se sugiere que dentro del primer Plan Anual de Desarrollo Archivístico que se lleve a cabo, se propongan al menos dos o tres programas con el fin de abarcar varios campos en forma progresiva.

IV. De acuerdo con la información diagnóstica derivada del ánalisis de las “Fichas Técnicas”, para impulsar la implementación de los lineamientos convendría establecer en los planes anuales de desarrollo archivístico en prácticamente todos los poderes judiciales las acciones siguientes en su primer plan anual:

IV.1 Integrar la red de archivos judiciales, formalizando su existencia.

IV.2 Integrar y formalizar el área coordinadora de archivos y el Comité Técnico, elaborando el reglamento de operación de este órgano.

IV.3 Designar formalmente a los responsables de los archivos de trámite, tanto de los órganos jurisdiccionales como de las áreas administrativas, en concordancia con el perfil de habilidades técnicas y competencias profesionales que se contienen en los lineamientos.

IV.4 Diseñar y elaborar el manual de organización y funcionamiento de la red de archivos judiciales, en el que se contengan las políticas para la gestión de documentos ylos procedimientos operativos de los archivos de trámite, concentración e histórico.

IV.5 Diseñar y elaborar el cuadro general de clasificación archivística, así como el instructivo para su uso.

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IV.6 Diseñar y elaborar los formatos estandarizados para inventariar los archivos de trámite de los órganos jurisdiccionales y áreas administrativas, asignando su desarrollo a los responsables de los archivos de trámite respectivos.

IV.7 Impulsar un programa de detección de necesidades de capacitación y, con base en él, un programa continuo de capacitación archivística, impartiendo al menos un curso de capacitación cada año, con base en la normatividad propuesta en los lineamientos y el manual para la capacitación generado como parte del proyecto SIAGA.

V. El Poder Judicial que esté en condiciones de hacerlo, podrá incluir en su esquema de planeación, el diseño y desarrollo de un sistema automatizado para la gestión de documentos, así como el desarrollo de políticas o lineamientos específicos, con base en los lineamientos, para la gestión archivística de la información producida en el entorno electrónico.

VI. De acuerdo con el esquema de planeación sugerido, el Poder Judicial que esté en condiciones de hacerlo, podrá incluir en su primer plan anual y apoyados en los lineamientos, el desarrollo de acciones que permitan la difusión de la importancia de los archivos, tanto a nivel institucional como social, a través de eventos de divulgación como congresos, seminarios, exposiciones o cursos.

VII. Como parte de las estrategias del Plan Anual de Desarrollo Archivístico, es conveniente que el Poder Judicial, a través de su área coordinadora de archivo, participe en los eventos de divulgación archivística que se lleven a cabo tanto en el marco del Sistema Estatal de Archivos, como a los que se organicen en el marco del Sistema Nacional de Archivos Judiciales.

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TRANSITORIOS

PRIMERO. Una vez emitidos los lineamientos deberán ser enviados al Órgano Rector o equivalente del Sistema Estatal de Archivos de la entidad federativa correspondiente para su incorporación en los registros de normatividad que se tengan previstos en este aspecto, lo anterior, con base en lo establecido en la normativa aplicable para cada entidad federativa, así como al Sistema Nacional de Archivos Judiciales para su conocimiento y atención.

SEGUNDO. El Poder Judicial que sugiera nuevas aportaciones a los presentes lineamientos, a través de su respectivo Pleno del Consejo de la Judicatura, deberá hacerlo del conocimiento de la Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia para que en el seno de la Comisión Nacional de Tribunales Superiores de Justicia se planteen y aprueben las modificaciones que resulten de dichas aportaciones. Dicha Asociación, a través de su Secretario Ejecutivo, hará del conocimiento del Comité Técnico del Fondo Jurica los resultados de las actualizaciones, por ser el órgano al que pertenecen los derechos de propiedad intelectual de los productos derivados del proyecto SIAGA.

Estas aportaciones deberán realizarse anualmente, posterior al primer año de la emisión de los presentes lineamientos.

TERCERO. El Poder Juducial respectivo dispondrá lo necesario para emitir un Acuerdo General que de formalidad jurídica a la Red de Archivos Judiciales, favoreciendo su integración y funcionamiento.

CUARTO. Los planes anuales de desarrollo archivístico previstos en estos lienamientos deberán integrarse en los poderes judiciales a más tardar cada 31 de enero, así como disponerse su publicación y dos informes semestrales de cumplimiento en los portales de Internet respectivos.

QUINTO. El Presidente del Tribunal Superior de Justicia y/o del Consejo de la Judicatura de cada Poder Judicial participante en el proyecto SIAGA, dará seguimiento a lo que establecen los lineamientos, apoyándose en todo momento por los titulares de los órganos jurisdiccionales y administrativos que considere pertinentes.

SEXTO. La implementación de los lineamientos estará sujeta a lo que determinen los plenos de los tribunales superiores de justicia y/o consejos de la judicatura de los poderes judiciales participantes en el proyecto SIAGA, a través de los Acuerdos correspondientes, en concordancia con lo establecido en el capítulo IX.