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LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN
DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Autorizado en sesión número 8 Ordinaria
del H. Ayuntamiento de Benjamín Hill,
Sonora; Celebrada el día 7 de febrero del
2019.
H. AYUNTAMIENTO DE BENJAMÍN HILL
MES/AÑO
ELABORADO POR: FRANCISCO FAUSTO MENDÍVIL ÁNGELES
TITULAR DEL ÓRGANO DE CONTROL Y EVALUACIÓN GUBERNAMENTAL
30 ENERO DEL 2019
ÓRGANO DE CONTROL Y EVALUACIÓN GUBERNAMENTAL MUNICIPIO DE BENJAMÍN HILL
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Página 1 de 20
INDICE
I. OBJETIVO Y FUNDAMENTO ................................................................................................ 2
Objetivo ........................................................................................................................................... 2
Fundamento .................................................................................................................................... 2
II. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ......................................................................................... 3
Ventajas de contar con un Manual de Procedimientos .................................................................. 3
Responsables de elaborar y actualizar el Manual de Procedimientos............................................ 4
Revisión y Actualización .................................................................................................................. 5
Validación del Manual de Procedimientos ..................................................................................... 5
Control de los Ejemplares ............................................................................................................... 5
Difusión del Documento.................................................................................................................. 6
Metodología .................................................................................................................................... 6
III. ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .................................. 11
DE IDENTIFICACIÓN ....................................................................................................................... 11
DE CONTENIDO.............................................................................................................................. 13
IV. RECOMENDACIONES GENERALES ................................................................................. 18
V. GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................................. 19
VI. BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................. 20
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I. OBJETIVO Y FUNDAMENTO
Objetivo
Otorgar a las Dependencias y Entidades que conforman la Administración Pública
Municipal, la metodología y bases técnicas para la elaboración del Manual de
Procedimientos, asimismo que permita identificar, documentar y definir los criterios
para dar seguimiento a los procedimientos en cada una de las áreas, apoyando con
ello en forma preventiva el mejor actuar de cada una de ellas y fortalecer así el
proceso de mejora continua.
Fundamento
Normatividad relacionada con este instrumento:
En cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 96, Fracción XIII, de la Ley de
Gobierno y Administración Municipal, al Reglamento Interno de la Administración
Pública Municipal Directa del H. Ayuntamiento de Benjamín Hill, en su Artículo 28
Fracción II, que confiere al Órgano de Control y Evaluación Gubernamental la
atribución de formular los lineamientos para la elaboración de manuales, emite para
disposición de las Dependencias y Entidades que conforman el H. Ayuntamiento,
los presentes Lineamientos para la Elaboración de Manuales de Procedimientos, en
los que se establecen los elementos básicos a considerar para elaborar o actualizar
dichos manuales.
El presente documento establece los elementos básicos y orienta de manera
sencilla la forma de realizar, o en su caso, de actualizar el manual, a quienes tienen
bajo su cargo la responsabilidad de la mencionada tarea.
Considerando la importancia que presenta el que las Dependencias y Entidades del
Municipio de Benjamín Hill, cuenten con un manual de Procedimientos y, que estos
se elaboren con uniformidad en los elementos, se exponen los siguientes
lineamientos.
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II. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procedimientos es un documento que contiene la información
necesaria para realizar de manera precisa y secuencial las tareas y actividades
operativas asignadas a las unidades administrativas, asimismo, establece la
responsabilidad de estas e incluye los medios básicos para su instrumentación y
adecuado desarrollo, con el propósito de estandarizar y unificar los criterios básicos
para el análisis de los procedimientos que presenten las diversas unidades
administrativas de la Administración Municipal y describiendo qué se espera obtener
con su ejecución.
Es necesario destacar los requisitos que debe reunir la documentación que se
genere en esta materia, así como los datos necesarios para analizar los Manuales
de Procedimientos, instrucciones y estudios de diagnóstico de los propios
procedimientos.
A través del establecimiento de requerimientos mínimos de información, se estará
en posibilidades de emitir juicios y dictámenes que orienten a las unidades
administrativas en lo referente a la instrumentación y aplicación de las medidas de
mejoramiento, que incrementen su eficacia y eficiencia operativas.
Las políticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la dirección,
asimismo establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal directivo
puede obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección general,
según convenga a las condiciones locales.
Los Manuales de Procedimientos por sus características diversas pueden referirse
a tareas y actividades individuales, por ejemplo, registro y control de un trámite,
prácticas departamentales en que se indican los procedimientos de operación de
todo un departamento, o bien, a prácticas generales en un área determinada de
actividad, como área administrativa, área de contabilidad, entre otras.
Los Manuales de Procedimientos generalmente contienen un texto que señala las
políticas y procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo, ilustraciones con
base en diagramas, cuadros y dibujos para aclarar los datos.
Ventajas de contar con un Manual de Procedimientos
Los Manuales de Procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos,
presentan las siguientes ventajas:
Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las actividades y
operaciones que realiza una Dependencia, Entidad u Órgano
Desconcentrado, así como los formatos a utilizar.
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Establecer formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben
seguirse para la realización de las actividades y operaciones.
Precisar responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación
de las actividades.
Representar fácilmente, mediante el diagrama de flujo, las operaciones a
realizar.
Detectar y visualizar rápidamente las fallas que se puedan presentar en los
procedimientos y mejorar los ya establecidos.
Facilitar la comunicación entre el personal, ya que a través de los diagramas
de flujo se determinan las actividades que debe realizar un departamento o
área, así como sus responsabilidades.
Auxiliar al analista de procedimientos en la revisión y simplificación de los
mismos.
Conocer el funcionamiento interno de las unidades administrativas en el
desempeño de sus tareas.
Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando
su incorporación e inducción a las distintas áreas de la unidad administrativa.
Servir de base para programas de modernización administrativa.
Responsables de elaborar y actualizar el Manual de Procedimientos
Están obligados a elaborar y mantener actualizado el manual de procedimientos
todas las dependencias y organismos públicos descentralizados, así como cada una
de sus unidades administrativas y órganos desconcentrados; los fondos,
fideicomisos y empresas de participación municipal mayoritaria cuando así lo
marque su ordenamiento de creación.
El Titular de la Dependencia o Entidad será directamente responsable de mantener
permanentemente actualizado el Manual de Procedimientos, así como de la
veracidad de la información que contiene.
Las principales características con las que debe contar el responsable de conducir
el trabajo son las siguientes:
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o Conocer la misión y visión de la Administración Pública Municipal.
o Conocer el marco de actuación del Gobierno Municipal.
o Conocer la estructura de la dependencia o entidad.
o Conocer el marco de actuación de cada una de las unidades administrativas.
o Conocer la operación de cada una de las Unidades Administrativas.
Es recomendable que el manual de procedimientos sea elaborado con la
participación del personal adscrito a las unidades administrativas que tienen la
responsabilidad de realizar las funciones, asimismo que estas queden validadas por
los mismos.
Revisión y Actualización
Cuando se ha llevado a cabo la elaboración del Manual de Procedimientos por la
Dependencia o Entidad, deberá enviarse el proyecto al Órgano de Control y
Evaluación Gubernamental, para su revisión y validación con el objetivo de que este
determine y valide su apego a los lineamientos establecidos. En el caso de las
Entidades, los proyectos referidos deberán entregarse con la previa revisión y
autorización del Órgano de Gobierno correspondiente.
La autorización, se recomienda para el manual integral y en caso de cambios en los
procedimientos, la revisión y aprobación completa se recomienda en forma anual.
Validación del Manual de Procedimientos
Una vez que el documento haya sido revisado y validado por el Órgano de Control
y Evaluación Gubernamental, este le comunicará a la dependencia o entidad
correspondiente de la integración del mismo. La dependencia o entidad a su vez
remitirá al Órgano de Control y Evaluación Gubernamental tres ejemplares en
original del documento, acompañado de su versión electrónica. Para trámite de
autorización ante el H. Ayuntamiento.
Control de los Ejemplares
Posterior a la validación del documento, la distribución de los ejemplares recibidos,
se realizará de la siguiente forma: un ejemplar para el organismo y dos ejemplares
para el Órgano de Control y Evaluación Gubernamental para archivo y para la
solicitud de autorización del documento. En el caso de las entidades, el ejemplar
para autorización es para que realicen el trámite respectivo de acuerdo a su
ordenamiento de creación.
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Difusión del Documento
Una vez aprobado el Manual de Procedimientos es muy importante que se dé a
conocer a todo el personal y sea puesto a su disposición. Así también, la versión
electrónica del documento deberá de incluirse en el Portal de Transparencia
municipal, lo anterior, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la
información organizacional de la dependencia/entidad de su interés.
Metodología
La elaboración del Manual de Procedimientos es una tarea minuciosa que requiere
diseñar la metodología mínima necesaria que conduzca, en el menor tiempo
posible, a su elaboración.
Con el propósito de estandarizar y unificar los criterios básicos para el análisis de
los procedimientos que presenten las diversas unidades administrativas del
Gobierno Municipal, es necesario destacar los requisitos que debe reunir la
documentación que se genere en esta materia, así como los datos necesarios
para analizar los manuales de procedimientos, instrucciones y estudios de
diagnóstico del procedimiento.
A través del establecimiento de estos requerimientos mínimos de información, se
estará en posibilidades de emitir juicios y dictámenes que orienten a las unidades
administrativas en lo referente a la instrumentación y aplicación de las medidas de
mejoramiento que incrementen su eficacia y eficiencia operativas.
El manual comprende en forma ordenada, secuencial y detallada los
procedimientos que se ejecutan en una unidad administrativa, los órganos que
intervienen y los formatos que se deben utilizar para la realización de las funciones
que se le han asignado.
El manual está integrado por los procedimientos que se dan en el ámbito de
acción de la unidad de referencia o en los que participe por la naturaleza de su
competencia.
Entre los procedimientos que deberán formar parte de un manual se tienen:
Aquellos que tienen impacto en la calidad del servicio.
Los que por su complejidad deban documentarse.
Los que pueden provocar insatisfacción del usuario.
Los que por ley o normatividad deban existir.
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Los que impliquen un riesgo económico.
Los relacionados con la competencia del personal.
A continuación, se presentan algunos puntos fundamentales que habrán de
seguirse para su formulación:
1. Planeación del estudio
Con el objeto de integrar el Manual de Procedimientos es necesario planear las
acciones pertinentes, diseñar programas donde se establezcan los
requerimientos, fases y procedimientos que fundamenten la elaboración del
mismo.
2. Recopilación de datos
Consiste en recabar documentos y datos en general, que organizados,
analizados y sistematizados permitan integrar el Manual de Procedimientos,
logrando con ello comunicación de la información, se utiliza además como una
herramienta para la comunicación y la transmisión de la información, existe
evidencia de la conformidad y aporta evidencia de que lo planificado se ha
llevado a cabo realmente.
La recopilación de datos comparte conocimientos, difunde y preserva las
experiencias de la organización, existe consistencia en las acciones, permite
además el conocer el funcionamiento de la unidad de trabajo y su operación con
fines de dirección, organización, ejecución, administración, supervisión, control
y evaluación, permite el análisis de los procedimientos para su mejora, precisa
responsabilidades, favorece la medición de resultados, ayuda a definir flujos
eficientes de trabajo y genera información básica para la toma de decisiones.
Para obtener la información es necesario consultar diversas fuentes, entre las
cuales están:
Investigación Documental. - Consiste en investigar en los archivos de las
Dependencias y Entidades con el fin de encontrar escritos, tales como
manuales, boletines oficiales, comunicaciones formales, registros, etc.,
que contengan datos de importancia.
Investigación de campo. - Se refiere a la aplicación de las siguientes
técnicas:
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a) Entrevistas. – Es la comunicación oral entre dos o más personas,
una como entrevistador y otro como entrevistado. Es necesario
llevar a cabo reuniones con el personal directivo del área, así
como con el personal que directamente opera los procedimientos.
Con los primeros niveles las entrevistas deben realizarse con
carácter normativo, es decir, tratar de obtener las estrategias y
políticas de acción, para los estudios pertinentes. El personal
operativo proporcionará información sobre cómo se hacen las
cosas y de ahí determinar cómo funcionan. Para las entrevistas
deberá tenerse bien identificado el objetivo.
b) Cuestionarios. – Se aplican tanto a los niveles directivos como
operativos buscando captar un análisis del proceso, iniciando con
el análisis específico de cada actividad. La aplicación de
cuestionarios permite contar con un respaldo de la información
recabada.
3. Análisis de la información
Una vez terminada la fase de la recopilación de datos, se pasará al análisis de
la información con el encargado o responsable del procedimiento, que constituye
una de las partes más importantes para la elaboración del Manual de
Procedimientos.
Deberá asegurarse que los datos recopilados sean relevantes, precisos y
representativos. La información debe ser validada por el director de área y por
el titular de la Dependencia o Entidad, para garantizar la veracidad de la misma.
4. Registro de la información
En esta etapa es necesario describir el proceso, con este propósito se emplean
los diagramas de flujo.
Los diagramas de flujo son una representación gráfica de los hechos que
suceden en un procedimiento. En este tipo de diagramas intervienen frases u
oraciones descriptivas dentro de los símbolos utilizados.
Los diagramas de flujo pueden ser considerados desde un punto de vista
mecánico o dinámico:
Mecánico: Muestra la forma de cómo se va a hacer un procedimiento.
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Dinámico: Muestra cómo se está realizando un procedimiento, que lo lleva a
evaluar un proceso establecido, lo cual permitirá hacer comparaciones, detectar
flujos de información inadecuados, excesos de recorridos de información, etc.
Para la elaboración de los diagramas de flujo se utilizan símbolos que
representan gráficamente las características de las actividades que se
desarrollan en el proceso. A continuación, se ilustra la simbología básica de
diagramación:
Principios de Diagramación:
Un diagrama de flujo siempre se inicia con el símbolo “Terminal”.
El diagrama de flujo se elabora de arriba hacia abajo, de izquierda a derecha.
Las líneas entre los símbolos indican el sentido del flujo.
Todo documento que entra a un archivo temporal deberá volver al flujo y
llegar a su destino final o archivo permanente.
A cada conector de página le corresponde un conector de entrada de hoja,
marcado con el mismo número.
Todo diagrama de flujo termina con el símbolo “Terminal”.
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5. Análisis de Actividades
Una vez recopilada y registrada la información, el siguiente paso consiste en
analizar las actividades que se realizan en un procedimiento, con el fin de
considerar todos los elementos productivos y no productivos de una operación,
con vistas a su mejoramiento.
Para llevar a cabo esta etapa se deberán analizar todos los registros realizados,
la información documental obtenida, así como los formatos que forman parte de
todo el procedimiento.
En el análisis de las operaciones se tienen que considerar los siguientes
aspectos:
¿Qué se hace?
¿Por qué se hace?
¿Quién lo hace?
¿Cómo se hace?
¿Cuándo se hace?
¿Dónde se hace?
¿Con qué se hace?
La verificación de los datos recopilados presenta las siguientes ventajas:
- Señala con precisión las omisiones.
- Elimina información errónea que conduzca a conclusiones falsas.
- Indica los aspectos que precisan una mayor investigación.
Las personas encargadas de realizar la investigación deberán ser:
- Sistemáticos en la evaluación de los datos recopilados y registrados.
- Críticos, evaluando continuamente todos los elementos de un trámite.
6. Validación de la información recopilada
Toda la información recopilada y diagramada será necesario someterla a
validación de los responsables directos de haber entregado dicha información,
asimismo de las jefaturas jerárquicas inmediatas, hasta el titular de la
Dependencia o Entidad. De igual forma la validación se llevará a cabo cuando
se recomiende una modificación o se realice una mejora al procedimiento.
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7. Revisión y actualización
La necesidad de revisar y actualizar los Manuales de Procedimientos surge al
modificarse las tareas al interior de las unidades administrativas.
En ese sentido los titulares de las Dependencias o Entidades deberán informar
oportunamente al responsable o responsables de la elaboración del Manual de
Procedimientos, sobre todo cambio en las actividades, formatos o responsables
de proporcionar un servicio, ya sea al público usuario o de apoyo interno, con el
fin de que se realicen oportunamente las modificaciones pertinentes.
III. ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
En este apartado se mencionan los principales elementos que integran un manual
de procedimientos:
DE IDENTIFICACIÓN
La identificación o portada se refiere a la carátula del Manual de Procedimientos la
cual da a conocer los elementos principales, como se muestra a continuación:
Portada
Escudo Nacional
Nombre del Ayuntamiento
Escudo del Ayuntamiento
Título del documento
Datos de Autorización
Emblema Institucional
Mes y año de elaboración o actualización
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Hoja de firmas
En la hoja de firmas, misma que le sigue a la portada, se incluye, aparte de los datos de la portada, los recuadros de las firmas de quien elabora, presenta y valida el documento.
Elaboró por parte del responsable de la integración del documento.
Presentó por parte del titular de la dependencia o entidad.
Validó por parte del titular del Órgano de control y Evaluación Gubernamental, señalando en la parte superior la leyenda: “Validado de acuerdo a lo establecido en el artículo 96 fracción XIII de la ley de Gobierno y Administración Municipal”.
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Después de la portada y la hoja de firmas el formato de cada hoja para todo el documento, deberá cumplir con los siguientes requisitos de encabezados y pie de página:
En la parte superior izquierda, se enunciará el
nombre del municipio y el nombre de la
dependencia o entidad.
En la parte inferior izquierda, se enunciará el tipo
de manual y la inferior derecha el número de
página.
El tamaño de la letra para encabezado y pie de
página debe ser mayúscula de preferencia
tamaño 8 o menor.
DE CONTENIDO
En este apartado se presentan de manera ordenada los capítulos y/o apartados
que constituyen el manual de organización. A efecto de uniformar la presentación
de estos documentos, es importante seguir el orden que se describe a
continuación:
1.- Índice
2.- Introducción
3.- Visión, Misión y valores
4.- Presentación de los procedimientos
5.- Formatos e instructivos para su llenado
6.- Simbología
7.- Bibliografía
1. Índice
Es la presentación resumida y ordenada de los elementos constitutivos del
documento.
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2. Introducción
Se refiere a la presentación que el titular del organismo dirige al lector, sobre el
contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propósitos generales que
se pretenden cumplir a través de su integración. Además, incluye información sobre
el ámbito de competencia de la organización, cómo se usará y cuando se harán las
revisiones y actualizaciones. La redacción deberá ser concisa, clara y comprensible.
3. Visión, Misión y Valores
Visión. – Dentro de este apartado deberá describirse lo esperado por
alcanzar a largo plazo en la Unidad Administrativa.
Misión. – Describir el propósito esencial de la Unidad Administrativa.
Valores. – Enlistar los principios con los cuales se desempeña la
Administración Pública Municipal, tales como:
o Responsabilidad
o Respeto
o Honradez
o Espíritu de Servicio
o Honestidad
o Trabajo en Equipo
o Lealtad a las Leyes
o Compromiso
o Transparencia
o Compañerismo
o Eficiencia
o Eficacia
o Austeridad
4. Presentación de los Procedimientos. – Se enumeran los diagramas de
flujo contenidos en el manual, los cuales deben de incluir:
o Nombre del procedimiento.
o Objetivo del procedimiento: se planteará el propósito que se pretende
lograr con la ejecución del procedimiento.
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o Base jurídica: Enumeración de los ordenamientos o normas jurídico-
administrativas que rigen la operación de la unidad.
o Órganos que intervienen: Enumeración de las Unidades, sub-
unidades o puestos que intervienen en el procedimiento de que se
trate.
o Políticas y normas de operación: Exposición de criterios y normas que
orienten la organización de las actividades.
o Diagrama de flujo: Representación del flujo de operaciones para
mostrar las unidades que participan, las operaciones que realizan y la
secuencia de las mismas, mediante el uso de la simbología definida.
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o Cabe señalar que cada procedimiento incluido en el Manual
deberá contar con un número de identificación secuencial, el
cual se ejemplifica a continuación
Procedimiento P=Procedimiento
Inicial de la Dependencia CM= Contraloría Municipal
Inicial de Dirección IC= Innovación y Calidad
Consecutivo 01=Esta numeración
deberá ser acorde a la lista
maestra de documentos, asimismo llevar el orden de las
unidades administrativas como se encuentran en la Estructura
Orgánica u Organigrama.
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5. Formatos e instructivos para su llenado. – Los formatos utilizados en la
ejecución de los procedimientos objeto manual, deberán anexarse al final de
cada descripción de los mismos, acompañados de su respectivo instructivo
de llenado. Dentro de este apartado es necesario considerar lo siguiente:
Solo se deberán elaborar instructivos de llenado de aquellos formatos que se
originen por la unidad administrativa correspondiente. A continuación, se
expone un ejemplo gráfico de un formato con su respectivo instructivo de
llenado.
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6. Simbología
7. Bibliografía. – Es la lista, relación de textos o fuentes de información que
fueron consultados o utilizados para la elaboración del Manual de
Procedimientos, donde se enunciará en primer lugar los Lineamientos
Generales para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la
Administración Pública Municipal, emitidos por el Órgano de Control y
Evaluación Gubernamental, enero 2019.
IV. RECOMENDACIONES GENERALES
Es recomendable que el Manual de Procedimientos sea elaborado con la
participación del personal adscrito a las unidades administrativas que tienen
responsabilidad de realizar las funciones, asimismo que estas queden validadas por
los mismos.
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Deberá enumerarse cada página que integre el manual en la parte derecha inferior
y en la parte inferior izquierda se enunciará el título: Manual de Procedimientos. En
la parte superior izquierda se enunciará Municipio de Benjamín Hill y el nombre de
la Dependencia o Entidad, a la misma altura y en la parte superior derecha, se
incluirá el escudo oficial del Municipio de Benjamín Hill.
Una vez se tenga el anteproyecto del manual es necesario someterlo a revisión del
Director General de la Dependencia o Entidad de que se trate, quien deberá validar
el documento.
Posteriormente se enviará al Órgano de Control y Evaluación Gubernamental, quien
verificará los datos contenidos y habrá de firmar avalando el mismo.
Una vez revisado finalmente el anteproyecto, el Órgano de Control y Evaluación
Gubernamental, solicitará a la Dependencia o Entidad, el respaldo en archivo
electrónico, procesado en paquete Word, letra tipo arial, tamaño 12, además de tres
juegos impresos con sus respectivas firmas, para que sea enviado por el Titular del
Órgano de Control y Evaluación Gubernamental, al H. Ayuntamiento para someterlo
a su autorización, de acuerdo a lo que señala el Artículo 28 Fracción II del
Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal Directa del H.
Ayuntamiento de Benjamín Hill y, en caso de Entidades, se anexará documento
aprobatorio del máximo Órgano de Gobierno, con la aprobación del documento.
V. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Manual
Es un documento que integra lo sustancial de un tema de estudio, da una visión
integral y proporciona información básica y concisa sobre la materia.
Función
Es el conjunto de actividades afines y coordinadas necesarias en su hacer para
alcanzar los objetivos y cuyo ejercicio es responsable un área organizacional.
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Actividad
Es el conjunto de operaciones afines y sucesivas que son ejecutadas por una unidad
responsable para la realización de un trabajo determinado.
Unidad Administrativa
Es el Órgano que tiene funciones y actividades dentro de la Dependencia o Entidad
que la diferencian de las demás, conformándose a través de una infraestructura
organizacional específica y propia.
VI. BIBLIOGRAFÍA
- Lineamientos para la Elaboración de Manuales de Procedimientos de
la Administración Pública Municipal del Municipio de Hermosillo, julio
2014.
- Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal Directa
del H. Ayuntamiento de Benjamín Hill.