lineamientos en materia de organización y conservación de … · iv. que el 4 de septiembre de...

RGANO INTERNO DE CONTROL ift INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES

LINEAMIENTOS EN MATERIA DE ORGANIZACIN Y CONSERVACIN DE ARCHIVOS

DEL RGANO INTERNO DE CONTROL DEL INSTITUTO FEDERAL DE

TELECOMUNICACIONES

ANTECEDENTES

l. El11 de junio de 2013, se public en el Diario Oficial de la Federacin (DOF),

el Decreto por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones de los

artculos 6o., lo., 27, 28, 73, 78, 94 y 105 de la Constitucin Poltica de los

Estados Unidos Mexicanos, en materia de telecomunicaciones, en lo

sucesivo el (Decreto), el cual entr en vigor el 12 de junio del mismo ao,

ordenando la creacin del Instituto Federal de Telecomunicaciones (El

Instituto), como organismo constitucional autnomo con personalidad

jurdica y patrimonio propio, que tiene por objeto el desarrollo eficiente de

la radiodifusin y las telecomunicaciones, adems de ser la autoridad en

materia de competencia econmica en dichos sectores.

11. Que el 1 Ode septiembre de 2013, qued integrado el Instituto, en trminos

de lo dispuesto por el artculo sexto transitorio del Decreto, con la ratificacin

por parte del Senado de la Repblica de los nombramientos de los

Comisionados propuestos por el Ejecutivo Federal que integran su rgano de

gobierno y designacin del Presidente del Pleno de este Instituto.

111. Que el 14 de julio de 2014, se public en el DOF, el Decreto por el que se

expiden la Ley Federal de Telecomunicaciones y Radiodifusin (Ley), y la Ley

del Sistema Pblico de Radiodifusin del Estado Mexicano; y se reforman,

adicionan y derogan, diversas disposiciones en materia de

RGANO INTERNO DE CONTROL e ft INSTITUTO FEDERAL DEl TELECOMUNICACIONES telecomunicaciones y radiodifusin que otorgan diversas atribuciones al

Instituto.

IV. Que el 4 de septiembre de 2014, se public en el DOF la reforma al Estatuto

Orgnico del Instituto Federal de Telecomunicaciones (El Estatuto), alineado

a lo establecido en la Ley, y que entr en vigor el da 26 de septiembre de

2014, dispositivo que prev la figura de la Contralora Interna, como rgano

dotado de autonoma tcnica y de gestin.

V. Que el27 de mayo de 2015, se public en el DOF el "DECRETO por el que se

reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de la Constitucin

Poltica de los Estados Uoidos Mexicanos, en materia de combate a la

corrupcin", destacando el artculo 28 vigsimo prrafo, fraccin XII,

modificndose la denominacin del rgano fiscalizador del Instituto Federal

de Telecomunicaciones, de "Contralora Interna" a "rgano Interno de

Control".

En virtud de los antecedentes, y

CONSIDERAN DO

Que el artculo 28, prrafo vigsimo, fraccin XII de la Constitucin Poltica de los

Estados Unidos Mexicanos, establece que el Instituto Federal de

Telecomunicaciones contar con un rgano Interno de Control, cuyo titular ser

designado por las dos terceras partes de los miembros presentes de la Cmara de

Diputados, en los trminos que disponga la Ley.

Que los artculos 35 de la Ley y 80 del Estatuto establecen que en el ejercicio de sus

atribuciones, la entonces Contralora Interna del Instituto, hoy rgano Interno de

\ ' 2

RGANO INTERNO DE CONTROl ltt INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES Control, estar dotado de autonoma tcnica y de gestin para decidir sobre su

funcionamiento y resoluciones, entendiendo a la autonoma tcnica como la

facultad que le ha sido otorgada para emitir y expedir sus propias disposiciones

normativas, con el propsito de regular sus procedimientos, ello dentro del mbito

delimitado de las atribuciones que ejerce y la de gestin, respecto de las

actividades que desarrolla.

Que la autonoma tcnica y de gestin implica, no depender de criterios de

comportamiento de otros rganos u organismos. Por ello, la capacidad para

conducir su actuacin, bajo los principios de legalidad, honradez, lealtad,

imparcialidad, eficacia y eficiencia que rigen el seNicio pblico; as como para la

emisin y expedicin de los acuerdos y lineamientos de regulacin y actuacin, los

que deben respetar, en todo momento, el cumplimiento de la Constitucin Poltica

de los Estados Unidos Mexicanos y de la Ley, por lo que resulta indispensable emitir

y expedir: acuerdos, circulares, manuales, lineamientos y dems normas que se

requieran para hacer efectiva su autonoma tcnica y de gestin.

Que el artculo 6., Apartado A fraccin V de la Constitucin Poltica de los Estados

Unidos Mexicanos, establece como uno de los principios para garantizar el ejercicio

del derecho a la informacin, que los sujetos obligados debern preseNar sus

documentos en archivos administrativos actualizados.

Que el artculo 4, fraccin V de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Informacin Pblica Gubernamental, establece en los objetivos de la misma

mejorar la organizacin, clasificacin y manejo de los documentos.

\ Que la Ley Federal de Archivos, en su artculo 1, prev que tendr por objeto

establecer las disposiciones que permitan la organizacin y conseNacin de los

3

RGANO INTERNO DE CONTROL ft INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES1

archivos. de entre otros entes, los de aquellos rganos autnomos. ello con la

finalidad de preservar el patrimonio documental de la Nacin.

Que el artculo 25 de la Ley arriba invocada, dispone que los sujetos obligados,

distintos a l Poder Ejecutivo Federal. en el mbito de sus respectivas competencias,

determinaran mediante reglamentos o acuerdos de carcter general las

autoridades encargadas de aplicar esta Ley y las disposiciones secundarias que

resulten necesarias, ello a tendiendo a las directrices y criterios que emita el Consejo

Nacional de Archivos.

Que una correcta organizacin archivstica, contribuye a sentar las bases para la

modernizacin y eficiencia de todas las actividades del rgano Interno de Control,

proporcionando elementos que garanticen la integridad y conservacin de sus

expedientes, y as facilitar y controlar su consulta y destino final, teniendo como

consecuencia la conformacin de su memoria documental.

Por lo anterior, y toda vez que a la fecha de emisin de los presentes lineamientos.

el rgano Interno de Control no cuenta con Titular, y en el ejercicio diario de sus

facultades y atribuciones, genera un gran cmulo de documentos que conforman

sus expedientes, resulta necesario que con fundamento en lo dispuesto por los

artculos 4, ltimo prrafo. 80, 82, 88 y Noveno Transitorio del Estatuto Orgnico del

Instituto Federal de Telecomunicaciones, as como los artculos 14, 16 y 28, prrafo

vigsimo, fraccin XII de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos;

en correlacin con el diverso 35 de la Ley Federal de Telecomunicaciones y

Radiodifusin; se emiten los

LINEAMIENTOS EN MATERIA DE ORGANIZACIN Y CONSERVACIN DE ARCHIVOS

DEL RGANO INTERNO DE CONTROL DEL INSTITUTO FEDERAL DE

TELECOMUNICACIONES

4

RGANO INTERNO DE CONTROL INSTITUTO FEDERAL DE~ift TELECOMUNICACIONES TTULO PRIMERO

DISPOSICIONES GENERALES

Artculo l. Los presentes Lineamientos tienen como objeto establecer los criterios de

organizacin y conservacin de la documentacin contenida en los archivos del

rgano Interno de Control del Instituto, con la finalidad de que stos se conserven

autnticos, fiables, ntegros y d isponibles para permitir y facilitar un acceso expedito

a la informacin contenida en los mismos.

Artculo 2. S~n objetivos especficos de los presentes Lineamientos:

l. Definir las responsabilidades y actividades necesarias para la organizacin y

conservacin de los documentos y expedientes de archivo;

11. Promover la aplicacin de tecnologas de la informacin para la correcta

organizacin y administracin de los documentos que conforman los

expedientes de archivo;

111. Asegurar la conservacin y custodia de los archivos para evitar su uso

indebido, ocultamiento, destruccin, alteracin o, en su caso, divulgacin

de informacin reservada o confidencial;

IV. Facilitar a las Direcciones Generales que integran el rgano Interno de

Control del Instituto, as como a las Unidades Administrativas que lo

requieran, la consulta oportuna de la informacin;

V. Facilitar la localizacin y consulta de los expedientes;

VI. Garantizar la transparencia y el acceso a la informacin pblica.

Artculo 3. Los presentes Lineamientos son de observancia y aplicacin obligatoria

para todos los servidores pblicos adscritos al rgano Interno de Control del

Instituto.

5

RGANO INTERNO DE CONTROL ltt INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES Artculo 4. Para efectos de los presentes Lineamientos son aplicables las definiciones

establecidas en el artculo 4 de la Ley Federal de Archivos y, en lo conducente, las

establecidas en el artculo 3 de la Ley General de Transparencia y Acceso a la

Informacin Pblica y las siguientes:

l. rea coordinadora de archivos: La Direccin General designada por el

Titular del rgano Interno de Control;

11. Cartula de identificacin de expedientes (portada o guarda exterior):

Frente del expediente donde se establecern los datos de identificacin

del mismo, de acuerdo a l cuadro general de clasificacin archivstica y el

catlogo de disposicin documental vigentes, entre los elementos debe

incluir los necesarios para sealar el fundamento legal de aquellos

expedientes que se encuentren clasificados como reservados y/o

confidenciales;

111. Catlogo de disposicin documental: Instrumento de registro general y

sistemtico que establece los valores documentales, los plazos de

conservacin, la vigencia documental, la clasificacin de reserva o

confidencialidad y el destino final de los documentos de archivo;

IV. Ciclo vital del documento: Fases por las que atraviesa un documento a lo

largo de su existencia, determinadas por sus valores y usos que tiene

durante la misma. A cada fase le corresponde un tratamiento

especializado y se conserva en un archivo especfico;

V. Cuadro general de clasificacin archivstica: Es el instrumento tcnico,

que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y

funciones del rgano Interno de Control;

VI. Custodia: Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos, que se

basa en su posesin fsica y el derecho a controlar el acceso a los

documentos;

6

RGANO INTERNO DE CONTROL ~ 1ft INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES

VIl. Depuracin: Se entiende como el proceso de seleccin final de los

expedientes que sern conservados de manera permanente, de aquellos

que por su irrelevancia deben de eliminarse;

VIII. Direcciones Generales: La Direccin General de Responsabilidades y

Quejas, la Direccin General de Auditorio y la Direccin General de

Control, Evaluacin y Desarrollo Administrativo;

IX. Documento electrnico: Aquel que a lmacena la informacin en un medio

que precisa de un d ispositivo electrnico para su lectura, generado por

las Direcciones Generales, as como los que reciban de particulares o

autoridades, en ejercicio de las atribuciones establecidas en el Estatuto;

X. Documento original: Es todo registro implicado en los procesos del rgano

Interno de Control, que es generado, recibido, transformado o usado que

cuente con firma autgrafa y/o sellos de recibido en original;

XI. Documentos de apoyo informativo: Documentos constituidos por

ejemplares de origen y caractersticas diversas cuya utilidad en las

unidades responsables reside en la informacin que contiene para apoyo

de las tareas asignadas.

XII. Documentos de comprobacin administrativa inmediata: Documentos

creados o recibidos por una institucin o individuos en el curso de trmites

administrativos o ejecutorios.

XIII. Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos

de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o

trmite.

XIV. Expediente activo: Integrado con la documentacin necesaria para el

ejercicio de las atribuciones de cada una de las Direcciones Generales,

de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trmite;

XV. Expediente semiactivo: Integrado con la documentacin de uso

espordico que debe conservarse de manera precaucional por razones

administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de

concentracin;

7

RGANO INTERNO DE CONTROL e ft INSTITUTO FEDERAL DEl TELECOMUNICACIONES XVI. Expurgo: Consiste en el retiro de documentos repetidos o intiles dentro

de un expediente, durante su formacin, previo a su transferencia al

archivo de concentracin;

XVII. Fondo: Conjunto de documentos producidos orgnicamente por una

dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica.

XVIII. Gua simple de archivo: Esquema general de descripcin de las series

documentales de los archivos del rgano Interno de Control, que indica

sus caractersticas fundamentales conforme a l cuadro genera l de

clasificacin archivstica y sus datos generales;

XIX. Instituto o 1FT: Al Instituto Federal de Telecomunicaciones;

XX. Instrumentos de consulta y de control archivstico: Instrumentos tcnicos

que permiten el desempeo de las actividades archivsticas y el control

de la documentacin a lo largo de su ciclo vital;

XXI. Inventario de baja documental: Instrumento de control y consulta que

registra los expedientes que han perdido su vigencia documental y que

son susceptibles de un proceso de baja documental;

XXII. Inventario de transferencia: Instrumento de control y consulta que permite

registrar de manera sistemtica la transferencia de expedientes al archivo

de concentracin;

XXIII. Inventario general: Instrumento de control y consulta archivstico a cargo

del rea coordinadora de archivos, el cual describe el nmero de

expediente, su clasificacin y localizacin fsica, permite conocer el

contenido de las series documentales conforme al cuadro general de

clasificacin archivstica;

XXIV. legajo:Cada una de las partes en las que se puede dividir un expediente

voluminoso para facilitar su manejo, y en los cuales la foliacin es

continua;

XXV. ley: Ley Federal de Archivos;

lineamientos: Los Lineamientos en materia de organizacin y

conservacin de archivos del rgano Interno de Control;

8

RGANO INTERNO DE CONTROl e ft INSTITUTO FEDERAL DEl TELECOMUNICACIONES XXVII. Nmero de expediente: El nmero que permite identificar de manera

nica a cada uno de los expedientes; y que pudiera ser dentro de cada

serie y subserie un consecutivo.

XXVIII. Oficiala de Partes: rea encargada de brindar los servicios centralizados

de recepcin y turno de documentos que se presenten al rgano Interno

de Control, as como del control de gestin documental correspondiente;

XXIX. rgano u OIC: rgano Interno de Control del Instituto.

XXX. Plan anual de desarrollo archivstico: Instrumento elaborado por el rea

coordinadora de archivos que contempla las acciones a emprender para

la actualizacin y mejoramiento continuo de los servicios documentales y

archivsticos;

XXXI. Responsable de archivo de concentracin: El servidor pblico designado

por el Titular del rgano Interno de Control, encargado de dar

seguimiento a las acciones necesarias en materia del archivo de

concentracin;

XXXII. Responsables de archivo de trmite: Los servidores pblicos designados

por el Titular de cada Direccin General y quienes son los encargados de

dar seguimiento al interior de cada una de ellas, las acciones necesarias

en materia del archivo de trmite;

XXXIII. Seccin: Cada una de las d ivisiones del fondo, basada en las atribuciones

de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones

legales aplicables.

XXXIV. Serie: Divisin de una seccin que corresponde al conjunto de

documentos producidos en el desarrollo de una misma atribucin general

y que versan sobre una materia o asunto especfico.

XXXV. Sistema de archivos y gestin documental: Constituido por la oficia la de

partes, el rea coordinadora de archivos, los responsables de archivo de

trmite de cada Direccin General y de concentracin, que interactan

desde que se producen los documentos hasta su destino final; y

9

RGANO INTERNO DE CONTROL e ft INSTITUTO FEDERAL DEl TELECOMUNICACIONES XXXVI. Transferencia primaria: Traslado controlado y sistemtico de expedientes

de consulta espordica de un archivo de trmite al archivo de

concentracin.

Artculo 5. La estructura del Sistema de archivos y gestin documental del OIC est

compuesta por:

J. La Oficiala de Partes;

JI. El rea coordinadora de archivos, que en ejercicio de sus funciones, facilita

la organizacin, administracin, clasificacin, conseNacin y el acceso a la

informacin existente en el archivo;

111. Los Responsables de archivo de trmite de cada Direccin General que dan

seguimiento a las acciones necesarias para la organizacin, integracin y

actualizacin de la documentacin e informacin de su competencia que

integra su archivo, y

IV. El archivo de concentracin, unidad operada por el responsable del archivo

de concentracin, a quien le corresponde custodiar los expedientes

recibidos de los archivos de trmite de cada Direccin General, as como

realizar bajas documentales correspondientes.

TTULO SEGUNDO

DE LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS

Captulo 1

De Jos Documentos

Artculo 6. Los documentos de archivo, as como los documentos de

comprobacin administrativa inmediata y de apoyo informativo, tienen

lO

RGANO INTERNO DE CONTROL e ft INSTITUTO FEDERAL DEl TELECOMUNICACIONES caractersticas d iferentes, por lo que el rea coordinadora de archivos brindar

asesora a las Direcciones Generales a fin de ayudar a identificarlos.

Artculo 7. Son documentos de archivo los que forman un conjunto de registros

organizados que se interrelacionan y deben ser integrados en expedientes,

adems debern reunir una o varias de las caractersticas siguientes:

l. Conforman constancia y evidencia del registro de un hecho o acto

administrativo, jurdico o contable, para la integracin de los expedientes de

cada Direccin General;

11. Se obtienen, generan, transforman o modifican en el ejercicio de funciones

y atribuciones conferidas a cada una de las Direcciones Generales, de

acuerdo con el marco jurdico-administrativo aplicable;

111. Son documentos nicos que acreditan el cumplimiento de las funciones de

los servidores pblicos del OIC, independientemente del soporte en el que

se encuentren;

IV. Los genera cada Direccin General como evidencia y testimonio del

cumplimiento de obligaciones de la gestin administrativa, independiente

de su soporte, o

V. Son documentos originales.

Artculo 8. Cuando el documento original ha sido daado por causas de riesgos

biolgicos, fsicos y humanos, es vlido el uso de copias certificadas de

documentos de archivo, para integrarlos a los expedientes.

Cuando el trmite de un asunto compete a varias reas, slo el rea productora,

quedar en posesin del documento original y el resto de los involucrados

respaldar lo correspondiente con la copia.

ll

RGANO INTERNO DE CONTROL ltt INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES Artculo 9. Son documentos de comprobacin administrativa inmediata aquellos

que cumplen con todos o a lguno de los requisitos siguientes:

l. Se crean o reciben por el OIC en el curso de trmites administrativos;

11 . Son comprobantes de la realizacin de un acto administrativo inmediato,

tales como minutarios, registros de visitantes, listados de envos diversos, listas

de asistencia, etctera, o

111. Son documentos nicos que no son parte de un trmite o asunto definido en

el cuadro general de clasificacin archivstica.

Artculo 1 O. Son documentos de apoyo informativo los que cumplen con todos o

alguno de los requisitos siguientes:

t. No comprueban un hecho o acto administrativo;

11. Son documentos constituidos por ejemplares de origen y caractersticas

diversas cuya utilidad reside en la informacin que contienen para apoyo

de las tareas asignadas;

111 . Generalmente son ejemplares mltiples que proporcionan informacin, no

son documentos originales, se trata de ediciones, reprografas, fotocopias o

impresiones que sirven de informacin para la actividad de su usuario, o

IV. Por su contenido, no documentan el ejercicio de las funciones de los

servidores pblicos.

Artculo 1 1. Los documentos de comprobacin administrativa inmediata y de

apoyo informativo se podrn integrar en carpetas, legajos u otro tipo de guarda,

pero no como parte de un expediente. Estos documentos tampoco sern

transferidos al archivo de concentracin; su eliminacin se realizar en el archivo

de trmite y estar sujeta al cumplimiento de resguardo que se establezca en el

catlogo de disposicin documental. Una vez concluida su vigencia se eliminan

\ "' 12

RGANO INTERNO DE CONTROl ~ 1 ft INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES

bajo supervisin y levantamiento de un acta administrativa firmada por el rea

productora correspondiente, el responsable del archivo de trmite y el coordinador

de archivos.

Captulo 11

De la integracin de Expedientes

Artculo 12. El proceso de apertura e integracin de expedientes, se lleva a cabo

considerando todos los documentos de archivo que se hayan recibido y/o

generado durante la gestin y trmite de los asuntos en el mbito de las

competencias de las Direcciones Generales. Para estas actividades. debern

observar lo siguiente:

l. La apertura de expedientes se har una vez que se constate que el asunto

no tenga antecedente en otro expediente;

11. Los documentos debern corresponder a un mismo asunto, funcin, persona

fsica o moral basados, segn corresponda, en atencin a las atribuciones

establecidas para cada una de las Direcciones Generales del OIC;

111. No debern integrarse a los expedientes los documentos que no

correspondan a l asunto, as como las copias, documentos duplicados y

papeles de trabajo;

IV. Los expedientes deben integrarse siguiendo el orden cronolgico del

trmite; es decir a partir del primer documento, entendiendo como tal, al

ms antiguo, haca el ms reciente, o con el orden que se les han dado a l

ser producidos, acumulados, conservados y utilizados en el desarrollo de su

propia actividad.

Para el caso de los expedientes de auditoras, verificaciones, visitas de

inspeccin y acompaamientos preventivos, se ordenarn de conformidad

13

RGANO INTERNO DE CONTROL e ft INSTITUTO FEDERAL DEl TELECOMUNICACIONES con la gua que para tal efecto emita la Direccin General de Auditora

Interna;

V. Los expedientes contendrn una nomenclatura que permita su fcil

identificacin, localizacin y administracin, la cual deber corresponder a

una organizacin lgica;

VI. Los expedientes deben ser conformados en contenedores, los cuales

pueden ser: flderes, carpetas y/o portafolios, que debern estar

debidamente rotulados para su identificacin;

VIl. Los expedientes que cuenten con Anexos o documentos en otro soporte

como disquetes, fotografas, CD, revistas o publicaciones, se integrarn a l

expediente en sobres y/o cajas con una relacin anexa que los describa e

identifique;

VIII. Los expedientes deben permitir un manejo gil, y se crearn en su caso, la

cantidad de legajos en forma progresiva segn sea necesario, agregando

divisiones para una mejor identificacin;

IX. Los expedientes no debern contener clips, grapas u otros materiales que

puedan perjudicar su vida til y conservacin;

X. Los expedientes se debern foliar de manera mecnica y consecutiva, con

tinta roja, colocando el nmero respectivo en la parte superior derecha de

cada hoja que lo conforma, una vez que el expediente se haya integrado

en su totalidad;

XI. Los expedientes se colocarn en los muebles asignados para su guarda y

conservacin, y

XII. Los expedientes se deben identificar por medio del formato denominado

"Cartula de identificacin de expedientes", acorde con el Anexo 1 de estos

Lineamientos.

Artculo 13. Cuando la Direccin General determine que el asunto ha concluido,

proceder a:

14

RGANO INTERNO DE CONTROL e ft INSTITUTO FEDERAL DEl TELECOMUNICACIONES l. Verificar que estn completos los datos de la cartula de identificacin de

expedientes;

11. Revisar que el expediente cuente con todos los documentos de archivo que

se relacionan con ese asunto, tomando en cuenta los que haya generado

o recibido la Direccin General productora del mismo;

111 . Practicar, en su caso, el expurgo correspondiente;

IV. Verificar que antes de ser transferidos al archivo de concentracin los

expedientes estn debidamente foliados, de forma mecnica y

consecutiva conforme a la fraccin X, del artculo 12, y

V. A partir de la fecha de cierre indicada en la cartula de identificacin de

expedientes, se contar el plazo de conservacin en el archivo de trmite

establecido en el catlogo de disposicin documental.

Para la realizacin de las actividades sealadas y para el cierre de

expedientes, la Direccin General se apoyar del rea coordinadora de

archivos, los responsables de archivo de trmite y los servidores pblicos que

hayan tenido bajo su responsabilidad el asunto.

Una vez realizadas las actividades sealadas la Direccin General, con el

apoyo y bajo la coordinacin que corresponda del rea coordinadora de

archivos cerrar el expediente de que se trate.

Captulo 111

De los documentos electrnicos

Artculo 14. Los documentos electrnicos participan de la misma naturaleza que los

documentos impresos, y por lo tanto las Direcciones Generales, los deben clasificar

atendiendo a sus caractersticas, ya sea como documentos de archivo, de

comprobacin administrativa inmediata o de apoyo informativo.

Los documentos electrnicos se clasificarn conforme a los rubros temticos o

series documentales del cuadro general de clasificacin archivstica.

15

RGANO INTERNO DE CONTROL INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES

Artculo 15. En las actividades de digitalizacin de documentos originales de

archivo, debern tomarse las medidas necesarias para garantizar su conservacin,

integridad, inalterabilidad, legibilidad, y reproduccin.

Captulo IV

Instrumentos de control y consulta archivsticos.

Artculo 16. El OIC contar con instrumentos de control y consulta archivsticos que

propicien la organizacin, administracin, conservacin y localizacin de los

archivos. Son Instrumentos de control y consulta archivsticos:

l. El cuadro general de clasificacin archivstica, y debe elaborarse acorde

con el Anexo 2 de estos Lineamientos.

11. El catlogo de disposicin documental, y debe generarse segn se

determina en el Anexo nmero 3 de los presentes Lineamientos;

111. La gua simple de archivo, y debe elaborarse de acuerdo con el formato a

que se refiere el Anexo nmero 4 de estos Lineamientos;

IV. Los inventarios documentales: general; de transferencia y de baja

documental y deben elaborarse acorde con el Anexo 5 de estos

Lineamientos.

Los instrumentos de control y consulta archivsticos debern ser autorizados por el

Titular del OIC.

Artculo 17. El cuadro general de clasificacin archivstica se actualizar cuando

se den cualquiera de los siguientes supuestos:

16

RGANO INTERNO DE CONTROl INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES

l. Cambie la estructura orgnica funcional del OIC, con motivo de la

publicacin de una modificacin al Estatuto Orgnico del Instituto;

11 . Se incorporen o desincorporen series, y

111. Se optimicen los procesos.

Artculo 18. Para el caso del catlogo de disposicin documental, adems de los

supuestos anteriores se actualizar cuando:

l. Se justifiquen cambios para los plazos de conseNacin y los valores

documentales, o

11. Se justifiquen cambios en la clasificacin de la informacin como

reseNada y/o confidencial de acuerdo a las disposiciones jurdicas

aplicables.

Los cambios se notificarn al rea coordinadora de archivos, mediante la

actualizacin de la ficha tcnica de valoracin documental, contenida en el

Anexo 6 de estos Lineamientos.

Artculo 19. La gua simple de archivo se deber actualizar anualmente y deber

ser publicada en el portal de Internet del 1FT.

Artculo 20. El rea coordinadora de archivos actualizar el inventario general por

expediente cada seis meses, a ms tardar el ltimo da hbil de los meses de

febrero y de agosto, acorde con el Anexo 5 de estos Lineamientos.

Artculo 21 . Para llevar a cabo las transferencias primarias por parte de las

Direcciones Generales, a travs del responsable del archivo de trmite, se har uso

17

RGANO INTERNO DE CONTROL ~ 1 ft INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES

del inventario documental de transferencia primaria. acorde con el Anexo 5 de

estos Lineamientos.

Artculo 22. Para realizar la baja de expedientes que hayan prescrito en sus

valores documentales y carezcan de valores histricos se emplear el inventario de

baja documental, tomando como base el Anexo 5 de estos Lineamientos.

Captulo V

Del control y gestin documental

Artculo 23. El OIC contar con una oficiala de partes comn. que tendr las

siguientes funciones:

l. Recibir y registrar la documentacin que ingrese;

11. Digitalizar. turnar y dar seguimiento a la documentacin que recibe, y

111. Llevar un control para el seguimiento administrativo de la gestin a la que

d lugar cada documento ingresado al Instituto; ste deber contener por

lo menos: un nmero identificador, el cual consistir en un folio consecutivo

de ingreso renovable anualmente; una breve descripcin del contenido del

documento; la fecha y hora de recepcin, as como el nombre y cargo del

generador y receptor del documento de que se trate.

Para la recepcin de documentos en la Oficiala de Partes, el horario ser en los

das y horas hbiles. de acuerdo a lo dispuesto en el artculo 3 del Estatuto Orgnico

del Instituto Federal de Telecomunicaciones. as como al Acuerdo que para tales

efectos. emita el titular del rgano Interno de Control, por lo que hace a das y

horas hbiles.

18

RGANO INTERNO DE CONTROL INSTITUTO FEDERAL DEift TELECOMUNICACIONES TTULO TERCERO

DE LAS REAS RESPONSABLES.

Artculo 24. Corresponde a las Direcciones Generales:

l. Recibir y registrar los documentos que les sean turnados por la Oficiala de

Partes;

11. Llevar un control y registro de la documentacin que generen en el ejercicio

de sus atribuciones;

111. Llevar a cabo la gestin, en el mbito de su competencia, de los

documentos que les hayan sido turnados para atencin, trmite y en su

caso, resolucin;

IV. Crear, integrar, custodiar y cerrar los expedientes, por conducto del

responsable del archivo de trmite;

V. Despachar la documentacin que le corresponda en el mbito de su

competencia;

VI. Organizar, con base en la Ley y los presentes Lineamientos, su

correspondiente archivo de trmite;

VIl. Identificar los documentos de archivo que forman parte de los asuntos

registrados con base en el cuadro general de clasificacin archivstica;

VIII. Asignar el nmero de expediente que corresponda a los documentos de

archivo;

IX. Nombrar, por conducto de su titular, al responsable de archivo de trmite;

X. Clasificar la informacin de conformidad con las disposiciones jurdicas

aplicables, y

XI. Las dems que le correspondan de conformidad con la Ley, estos

Lineamientos y dems normativa aplicable.

19

RGANO INTERNO DE CONTROL e ft INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONESl

Artculo 25. En adicin a las funciones que le establece la Ley, corresponde al rea

coordinadora de archivos las siguientes:

l. Apoyar a las Direcciones Generales para la adecuada organizacin,

administracin, funcionamiento y clasificacin de sus expedientes

contenidos en el archivo de trmite;

11. Apoyar a las Direcciones Generales y a los correspondientes

responsables de archivo de trmite, para la identificacin de los diversos

tipos de documentos, a saber: documentos de archivo; documentos de

comprobacin administrativa inmediata, y documentos de apoyo

informativo;

111. Dirig ir las actividades en materia de archivos para la debida integracin,

administracin, resguardo, organizacin, clasificacin, inventario,

prstamo y consulta, transferencia, baja documental, y conservacin de

los expedientes generados por los servidores pblicos en el cumplimiento

de sus atribuciones;

IV. Fungir, en su caso, y de la misma forma que el representante del 1FT, como

representante del OIC ante el Consejo Nacional de Archivos, y proveer

lo necesario para el debido cumplimiento de las resoluciones que dicho

Consejo establezca y que le resulten aplicables;

V. Proponer al Comit de Transparencia del Instituto los procedimientos y

pautas en materia de clasificacin, organizacin y conservacin de

archivos que, en su caso, se estimen necesarias;

VI. Elaborar, en coordinacin con los responsables de archivo de trmite y

concentracin; el cuadro general de clasificacin archivstica; el

catlogo de disposicin documental; los inventarios generales, de

transferencia y de baja documental; as como la gua simple de archivo;

VIl. Coordinar en el mbito de su competencia, las acciones de los archivos

de trmite y de concentracin; programas de capacitacin y asesora

archivstica, que permitan a los servidores pblicos, y en particular a los

20

RGANO INTERNO DE CONTROL ltt INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES responsables de archivo de trmite, obtener y reforzar conocimientos en

las materias de gestin documental y de archivos, a fin de brindar las

herramientas necesarias para mantener la gestin documental y los

archivos organizados;

VIII. Supervisar que los archivos del OIC, se encuentren actualizados,

organizados y conservados de conformidad con las disposiciones

aplicables en la materia, y permitan la localizacin expedita de los

expedientes, su d isponibilidad e integridad;

IX. Proporcionar asesora a los responsables de los archivos de trmite y de

concentracin en materia de gestin de documentos y administracin

de archivos;

X. Publicar en el sitio web del OIC, el plan anual de desarrollo archivstico,

el programa de capacitacin y asesora archivstica, as como los

instrumentos de control y consulta archivstica, y

XI. Las dems que le correspondan de conformidad con la Ley, estos


Artculo 26. Corresponde a cada responsable de archivo de trmite la organizacin

y conservacin de la documentacin de uso cotidiano para el ejercicio de las

atribuciones de la Direccin General a la que est adscrito, y ser responsable de

realizar, adems de las funciones que le establece la Ley, las siguientes funciones:

l. Representar a su Direccin General en materia de archivos ante el rea

coordinadora de archivos;

11. Integrar los expedientes de archivo y custodiarlos en el espacio fsico

asignado para el archivo de trmite de su Direccin General;

111. Coordinar la creacin e identificacin de los expedientes incorporando el

formato denominado cartula de identificacin de expedientes, segn se

determina en el Anexo nmero 1 de los presentes Lineamientos. Para el caso

de expedientes integrados por informacin proveniente de otras Unidades

21

RGANO INTERNO DE CONTROL e ft INSTITUTO FEDERAL DEl TELECOMUNICACIONES Administrativas, que en su caso contengan informacin clasificada como

reservada y/o confidencial y/o datos personales, es necesario realizar una

anotacin al reverso de la cartula con la identificacin de los folios de la

informacin clasificada.

IV. Mantener debidamente organizados los expedientes activos para su gil

localizacin;

V. Evitar la acumulacin de expedientes que hayan perdido su vigencia

documental en la Direccin General a la que est adscrito;

VI. Realizar las acciones necesarias para transferir los expedientes que han

cumplido con su plazo de conservacin en el archivo de trmite al archivo

de concentracin, previo expurgo de su contenido;

VIl. Enviar al rea coordinadora de archivos el formato denominado Catlogo

de firmas, segn se determina en el Anexo nmero 7 de los presentes

Lineamientos, nombrando a los servidores pblicos adscritos a su Direccin

General, facultados para la consulta y prstamo de expedientes;

VIII. Notificar a la Direccin General de Adquisiciones, Recursos Materiales y

Servicios Generales, cuando el espacio fsico y el mobiliario de los archivos

de trmite no cumplan con las condiciones de seguridad y funcionalidad

que garanticen la custodia y conservacin de los documentos y

expedientes;

IX. Coordinar el mantenimiento, organizacin y custodia de la documentacin

desde su ingreso a la Unidad Administrativa hasta su transferencia primaria;

X. Elaborar el inventario de archivo de transferencia primaria, acorde con el

Anexo 5 de estos Lineamientos;

XI. Realizar las transferencias primarias de aquellos expedientes que hayan

cumplido el plazo de conservacin establecido en el catlogo de

disposicin documental, y

XII. Apoyar, en el mbito de sus funciones, al rea coordinadora de archivos en

las actividades que lleven al cumplimiento de los presentes Lineamientos y

dems normatividad aplicable.

22

RGANO INTERNO DE CONTROL e ft INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES l

Artculo 27. Corresponde al responsable del archivo de concentracin la

conservacin de los expedientes semiactivos hasta cumplir su vigencia

documental conforme al catlogo de disposicin documental, y ser responsable

de realizar, adems de las funciones establecidas en la Ley, las siguientes:

l. Recibir, conservar, guardar precautoriamente y custodiar los expedientes

semiactivos del OIC, que hayan sido transferidos del archivo de trmite

correspondiente;

11. Coadyuvar con el rea coordinadora de archivos para la elaboracin del

cuadro general de clasificacin archivstica, el catlogo de disposicin

documental, la gua simple de archivo y el inventario de baja documental,

tomando como base los Anexos 2, 3, 4, y 5 de estos Lineamientos.

111. Solicitar al rea coordinadora de archivos, con el visto bueno de su direccin

general, la liberacin de los expedientes que hayan cumplido su plazo de

conservacin en el archivo de concentracin para determinar su destino '

final;

IV. Procurar que las transferencias de la documentacin enviadas a l archivo de

concentracin sean giles, cuidando que la documentacin se integre

adecuadamente a su acervo;

V. Realizar las bajas documentales de los expedientes que carecen de valor

histrico cuyo plazo de conservacin en el archivo de concentracin haya

concluido;

VI. Realizar las acciones tendientes a la enajenacin o donacin de papel

proveniente de las bajas documentales del archivo de concentracin,

conforme a la normatividad aplicable;

VIl. Atender en forma oportuna mediante los mecanismos establecidos, las

solicitudes de consulta y prstamos de expedientes que le requieran;

VIII. Elaborar y mantener actualizado el catlogo de los servidores pblicos

facultados para la consulta y prstamo de expedientes;

23

RGANO INTERNO DE CONTROL e ft INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONESl

IX. Planificar y promover la correcta administracin de los documentos de

archivo que se encuentren en el archivo de concentracin;

X. Vigilar la correcta aplicacin del catlogo de disposicin documentaL con

la finalidad de que se realicen las transferencias primarias en los tiempos

establecidos;

XI. Coadyuvar con el rea coordinadora de archivos en el anlisis y resolucin

de las necesidades respecto al manejo de la documentacin del archivo

de concentracin;

XII. Evitar la acumulacin excesiva de documentacin, procurando la oportuna

transferencia y depuracin de la documentacin, y

XIII. Las dems que le correspondan de conformidad con la Ley, estos


El responsable de archivo de concentracin deber contar con conocimientos y

experiencia en archivstica.

Artculo 28. Para la preservacin de documentos de archivo electrnicos, el rea

coordinadora de archivos tendr el ejercicio de las siguientes funciones:

l. Definir e implementar la estrategia para garantizar el debido resguardo,

confidencialidad y seguridad de los documentos electrnicos, as como de

sus plataformas;

11. Definir, en el mbito de su competencia, polticas de respaldo, depuracin

y preservacin, asegurando la autenticidad, fiabilidad, integridad y

disponibilidad de la informacin contenida en los documentos electrnicos;

111. Aplicar las medidas tcnicas de administracin y preservacin que aseguren

la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos

electrnicos de acuerdo con las especificaciones de soportes, medios y

aplicaciones, de conformidad con las mejores prcticas y, en su caso, las

normas nacionales e internacionales aplicables, y

24

RGANO INTERNO DE CONTROL ltt INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES IV. Atender las disposiciones que se emitan, en su caso, por las instancias

correspondientes en materia de creacin, uso y preservacin de los

expedientes electrnicos.

Artculo 29. Bajo ninguna excepcin los servidores pblicos del OIC podrn sustraer

documentos de archivo al concluir su empleo, cargo o comisin.

TTULO CUARTO

DE LA BAJA DOCUMENTAL

Artculo 30. Corresponder al responsable del archivo de concentracin, llevar a

cabo las siguientes acciones para el trmite. de baja documental:

l. Ubicar la documentacin semiactiva cuya vigencia ya prescribi a travs

de los inventarios de transferencia primaria;

11. Deber elaborar un oficio a travs del cual le informe a la Direccin General

productora que los valores de la documentacin han cumplido su plazo de

conservacin, lo anterior para garantizar la prescripcin efectiva de la

vigencia administrativa, legaL fiscal o contable de tales documentos;

111. La Direccin productora de la documentacin, va oficio, deber validar

que efectivamente la documentacin es susceptible de someterla a un

procedimiento de baja documental;

IV. A partir de la informacin obtenida, proceder a la elaboracin del

inventario de baja documental correspondiente, el cual deber estar

aprobado por la Direccin General correspondiente, el que se turnar al

Titular del OIC para su visto bueno;

Una vez que se cuente con el visto bueno del Titu lar del OIC, se debern

remitir oficios a los titulares de las Direcciones Generales productoras

25

RGANO INTERNO DE CONTROl e ft INSTITUTO FEDERAL DEl TELECOMUNICACIONES respectivas, a efecto de informar sobre dichas autorizaciones, que

constatan la destruccin de la documentacin en cuestin;

VI. Elaborar acta circunstanciada de la baja documental, la cual se debe

turnar a las Direcciones Generales involucradas para su firma;

VIl. Conservar en el archivo de concentracin por un plazo de cinco aos

contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja

correspondiente, los inventarios de baja documental; y

VIII. Resguardar y archivar el acta circunstanciada de baja documental

debidamente firmada.

Artculo 31. Las acciones descritas en el artculo 30 se llevarn a cabo una vez al

ao durante el mes de agosto.

TTULO QUINTO

DISPOSICIONES FINALES

Artc ulo 32. Corresponde a la Direccin General de Responsabilidades y Quejas, de

conformidad con sus atribuciones, vigilar el cumplimiento de las disposiciones

contenidas en el presente Acuerdo.

ARTCULOS TRANSITORIOS

Primero.- El presente Acuerdo se publicara en la pgina de Internet del Instituto.

Segundo.- En aras de transparencia, se publicar en el Diario Oficial de la

Federacin un resumen con los datos de identificacin de estos Lineamientos y la

26

RGANO INTERNO DE CONTROL 6 1ft INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES

direccin electrnica en la que podrn ser consultados. Estos Lineamientos

entrarn en vigor a l da siguiente a l de la pub licacin del referido resumen.

Tercero.- La primer baja documental a que se refiere el artculo 30, se llevar a

cabo dentro de los 120 das naturales posteriores a la entrada en vigor de los

presentes Lineamientos.

Firmo en s

en su ord

ejercicio de los olribuciones previstos poro lo Direccin General

de Responsabilidades y Quejos. con fundamento en los artculos 82 primer

prrafo y 88 en correlacin con lo sel'\olodo en el Noveno Transitorio del

Estatuto Orgnico del Instituto Federal de Telecomunicaciones publicado

en el Diario Oficial de lo Federacin el 4 de septiembre de 201 4 en

concordancia con lo reformo Constitucional al 28 prra fo vigsimo.

fraccin XII. publicado el27 de moyo de 2015.

27

RGANO INTERNO DE CONTROL ft INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES1

ANEXO l . CARTULA DE IDENTIFICACIN DE EXPEDIENTES

Instituto Federal de Telecomunicaciones

~iftrgano Interno de Control CARTULA DE IDENTIFICACIN DE EXPEDIENTES s ~o EC ERA C;E

~U:CC'I.' U ',x:ACIO'IIES

Clasificacin archivstica

rea productora de la documentacin:

Seccin Serie

Subserie Cdigo de clasificacin

Descripcin del expediente/ asunto

Tradicin documental Soporte documental

Original Copia Papel 1

Electrnico 1

Fechas Volumen

De apertura De cierre No. de fojas No. de legajos

Valor documental Vigencia documental (nmero de aos)

Administrativo Contable En trmite En concentracin

Legal Fiscal

Carcter de la informacin

Fecha de clasificacin Fecha de desclasificacin

Rubrica del servidor pblico que clasifica Rubrica del servidor pblico que desclasifica

Informacin reservada Informacin confidencial

SI contiene (fojas) En su totalidad Si contiene (fojas) En su totalidad

Fundamento legal Fundamento legal

Perodo de reserva

Ampliacin del perodo de reserva

28

RGANO INTERNO DE CONTROL ~lft INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES

ANEXO 2. C UADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA

~ift Versin: Ao Fondo: Instituto Federal de Telecomunicaciones 'S'1Ut0 FEOE~;:, -IU.ECOM U',lCJ..CIONES Seccin: 1 OC Control y Auditora de Actividades Pblicas

Cdigo Serie Subserie Area productora

AUTORIZ

NOMBRE Y CARGO

29

RGANO INTERNO DE CONTROL ift INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES ANEXO 3. CATLOGO DE DISPOSICIN DOCUMENTAL

CATLOGO DE DISPOSICIN DOCUMENTAL

Versin: Aoift Fondo: Instituto Federal de Telecomunicaciones ,s ,ro fEOt~A .. DE

TH.ECOMUt, CACIONES Seccin: Control y Auditora de Actividades Pblicas

Vigencia documental Tcnicas Contexto de de la Valor Plazos de

seleccin informacindocumental conservacin

Ql oQl e: i!o = E e:Serie Observaciones:0 Qle:Cdigo -oo :2Ql ~~ o:;documental :g "O u "'Ql ue: Ql ....~-_g e:....u oo ~o o Ql -o o Ql Qlo>-Cl u i! -"O;:"' - e: e: "OQl"'Ql .r; :2QlQlo 1..... :::lo.E ou u :g 1:"'e:> < e: :Eo o: o"O :Eu o uuu< u.... "O ;;"' Q..<

AUTORIZ

NOMBRE Y CARGO

30

RGANO INTERNO DE CONTROl ift INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES ANEXO 4. GUA SIMPLE DE ARCHIVO

GUfA SIMPLE DE ARCHIVO

Versin: Ao

Nombre de la Instituto Federal de Telecomunicaciones

dependencia o rgano Interno de Control

entidad:ift NS... o: Hoja 1 de __TelCo.'.IU~ CACOMS

ARCHIVOS DE TRMITE Unidad administrativa: Nombre del responsable:

Cargo:

Domicilio:

Telfono:

Correo electrnico:

Seccin:

Serie documental Descripcin Fechas Volumen

(Ao anterior)

Apertura de expedientes

(Ao actual)

Transferencias primarias

Baja documental

Volumen total

Noto: Se ono torn todos y codo uno de los unidades administrativosque confo rman el OIC.

ARCHIVO DE CONCENTRACIN Nombre del responsable:

Cargo:

Domicilio:

Telfono:

Correo electrnico:

rea productora Serie documental Volumen

(Ao anterior)

Transferencia primaria

Baja documental

Volumen total Observaciones

AUTORIZ

NOMBRE Y CARGO

\ 31
http:TelCo.'.IU


ANEXO 5. INVENTARIO DE ARCHIVO

INVENTARIO DE ARCHIVO

Tipo: Hoja 1 de

ift Documental Transferencia primaria ( ( ) ) Fecha de transferencia: No. de transferencia: . . o ...... DE IHECO,~UI ICACI().'IifS Baja documental ( ) Ubicacin topogrfica:

Dependencia: Instituto Federal de Telecomunicaciones

Unidad administrativa: rgano Interno de Control

rea de procedencia:

Valor primario: Administrativo ( ) legal ( ) Fiscal o contable ( )

Seccin: 1OC Control y Auditora de Actividades Pblicas

Serie:

Nmero de Nmero Nmero de Descripcin del Periodo Plazos de c onservacin Observaciones caja c onsec utivo expediente expediente o asunto de

tramite Trmite Concentracin

El presente inventario c onsta de _ (fojas} y ampara la cantidad de __ expedientes de los aos de __ al __ (periodo) contenidos en _ (cajas), con un peso aproximado de __(kgs).

AUTORIZA Vo.Bo.FORMULO RECIBE

Coordinacin de archivos Responsable del archivo de concentracin

32

RGANO INTERNO DE CONTROL e ft INSTITUTO FEDERAL DE l TELECOMUNICACIONES ANEXO 6. FICHA TCNICA DE VALORACIN DOCUMENTAL

ift Instituto Federal de Telecomunicaciones rgano Interno de Control s l.. O HOERAt O?

FICHA TCNICA DE VALORACIN DE SERIE DOCUMENTALTEUCO\'U'1CACIONES

Unidad Administrativa rgano Interno De Control

Area productora de la documentacin

Nombre y puesto del responsable del rea productora

Nombre y puesto del responsable del archivo de trmite del rea productora

Domicilio Insurgentes Sur No. 838, Primer Piso, Colonia del Valle, Delegacin Benito Jurez, C.P. 03720, Mxico, Distrito federal

Telfono 50154000

Correo electrnico del responsable del archivo de trmite.

Ubicacin ffslca de la serie

Cdigo Seccin

Cdigo Serie documental

Cdigo Subserle documental

Descripcin de la serie documental

Funcin por la cual se genera la serie documental

Actividades Inherentes a la serie

No. Descripcin de la Responsable de Actividad coordinada Tipo documental actividad llevarla a cabo con producido

1

N.

33

\

RGANO INTERNO DE CONTROL ift INSTITUTO FEDERAL DE TELECOMUNICACIONES FUNDAMENTO DE LA FUNCIN POR LA CUAL SE GENERA LA SERIE DOCUMENTAL

LFT 1

1 Estatuto orgnico 1 1

Otro 1

Describir: 1

reas de la direccin general que intervienen en la generacin, recepcin, trmite y conclusin de los asuntos o temas a los que se refiere la serie documental

1

2

Otras reas relacionadas con la gestin y trmites de los asuntos o temas a los que se refiere la serie documental

1

2

Tradicin documental Volumen y soporte documental

Original 1 1

Copia 1

Fojas 1 1

Papel 1 1

Electrnico 1

Trminos relacionados con la serie

Condiciones de acceso a la serie documental

Pblica 1

Reservada 1 1

Aos 1 1

Confidencial 1

Fundamento legal

Valores documentales

Administrativo Justificacin

Legal Justificacin

Fiscal o Justificacin contable

Vigencia documental plazos de conservacin de la serie (nmero de aos}

En trmite 1 1

En concentracin 1 1

Vigencia total 1

Tcnica de seleccin

Eliminacin 1 1

Conservacin 1 1

Muestro 1

Justificacin de la tcnica de seleccin

Fecha de apertura Fecha de cierre Fechas de la serie

Ao de conclusin de la Causa o motivo serie documental

34

\


OBSERVACIONES

Titular de la direccin general Responsable del archivo de trmite

Mxico, D.F. a _ de de20_

35


ANEXO 7. CATLOGO DE FIRMAS

ift Instituto Federal de Telecomunicaciones

rgano Interno de Control

. ~ ... "u ;f::JE".:.. CE CATlOGO DE FIRMAS TEU CO.v u .

lineamientos en materia de organización y conservación de … · iv. que el 4 de septiembre de...

Documents