lineamientos administratiivos para elaboracion de tdr - governa

PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONALINSTITUCIONALFINANCIADO POR EL FONDO MINERO ANTAMINAFINANCIADO POR EL FONDO MINERO ANTAMINALÍNEA DE ACCIÓN: GERENCIA DE PROYECTOSLÍNEA DE ACCIÓN: GERENCIA DE PROYECTOS

LINEAMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA ELABORACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA YELABORACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA Y

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Elaborado: Julio 2008 Elaborado: Julio 2008 Actualizado: Febrero 2009Actualizado: Febrero 2009

Especialista: Bárbara LemActualizado por : Lilian López

OBJETIVOS DEL TALLEROBJETIVOS DEL TALLER

Precisar algunos elementos que deben ser tomados en cuentapor los Usuarios/Áreas de Línea que emiten susrequerimientos para ser atendidos por la OECrequerimientos para ser atendidos por la OEC.

Proponer una herramienta técnica para desarrollarProponer una herramienta técnica para desarrollaradecuadamente los TDR y EETT de las contrataciones desdeuna perspectiva administrativa.

Orientar a los Usuarios/Áreas de Línea, en la redacción de lasd i i d l TDR / EETT bid ú ldescripciones de los TDR y/o EETT, concebidos según lasnormas mínimas de contratación pública, las buenas prácticasde gestión.g

GESTION DE CONTRATACIONESGESTION DE CONTRATACIONES

Una institución no sólo debeapuntar a cumplir con sui l l í i i l

Comité Especial

ciclo logístico, sino a laGESTION DE LA CADENA DEABASTECIMIENTOS es decirABASTECIMIENTOS, es decir,a la optimización de laproductividad a través de un

Gestión de Contrataciones

Titular de la Entidad

Órgano encargado contratacio

nes

proceso integrado de tomade decisiones manejado porl i d l lilas expectativas del cliente,que en este caso, es elciudadano

Área Usuaria/Té iciudadano. Técnica

ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓNETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

Programación y Actos Preparatorios Selección Seguimiento

Contractual

Determinación de necesidades V ifi ió d l

Convocatoria. Registro de participantes Presentación de consultas

Verificación del Presupuesto Institucional

Plan Anual de

y observaciones Absolución de Con. y Obs. Integración de Bases Presentación de

Ejecución de prestaciones

Contrataciones

Expediente de contratación

Designación del

Presentación depropuestas

Evaluación y calificación de propuestas Adjudicación de la Buena

Declaración de conformidad

Liquidación.

Comité Especial Elaboración de las Bases.

Adjudicación de la Buena Pro

Perfeccionamiento del contrato.

q

DEFINICIONES GENERALESDEFINICIONES GENERALES

Especificaciones Técnicas (EETT): Descripción de lascaracterísticas fundamentales de los bienes a seradquiridos o de los procesos y métodos de producciónadquiridos o de los procesos y métodos de producciónrelacionados, o de las características de los serviciosofrecidos o de los métodos de operación relacionadosofrecidos o de los métodos de operación relacionados.

Incluyen las provisiones administrativas aplicables y elIncluyen las provisiones administrativas aplicables y elrequisito relativo al proceso de evaluación de laconformidad estipulado por una entidad.conformidad estipulado por una entidad.

DEFINICIONES GENERALESDEFINICIONES GENERALES

Términos de Referencia (TDR): Se determinan como lasEETT de como ejecutar un determinado estudio o trabajo.Describen la naturaleza de los servicios de consultorías aDescriben la naturaleza de los servicios de consultorías acontratar o los informes de consultorías a realizar.Describe el ámbito espacial donde se ejecutará el estudioo trabajoo trabajo.Define el objetivo general y los específicos.Define el tiempo disponibleDefine el tiempo disponible.Detalla los requisitos de los técnicos que participarán,como especialidades y tiempos mínimos que dedicaránl t di t b jal estudio o trabajo.Detalla los resultados esperados, contenidos de losinformes, entre otras cosas, etc.informes, entre otras cosas, etc.

DEFINICIONES EN LA NORMA DE CONTRATACION PUBLICA

(Anexo I–Reg. LCE)

21. Especificaciones Técnicas: Descripciones elaboradas por la Entidad delas características fundamentales de los bienes, suministros u obras acontratar.contratar.

50. Términos de Referencia: Descripción, elaborada por la Entidad, de lascaracterísticas técnicas y de las condiciones en que se ejecutará laprestación de servicios y de consultoría.

24. Expediente Técnico de Obra: El conjunto de documentos qued i d i ti ifi i té i l dcomprende: memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de

ejecución de obra, metrados, presupuesto de obra, fecha dedeterminación del presupuesto de obra, Valor Referencial, análisis dep pprecios, calendario de avance de obra valorizado, fórmulas polinómicasy, si el caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geológico, de impactoambiental u otros complementariosambiental u otros complementarios.

DEFINICIONES EN LA NORMA DE CONTRATACION PUBLICA(Anexo I–Reg. LCE)

3. Bienes: Son objetos que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus fines.y p

52 Servicio en general: La actividad o labor que realiza una52. Servicio en general: La actividad o labor que realiza una persona natural o jurídica para atender una necesidad de la entidad, pudiendo estar sujeta a resultados para considerar , p j pterminadas sus prestaciones.


(A I R LCE)

10 C l L l j ídi


10. Consultor: La persona natural o jurídica que prestaservicios profesionales altamente calificados en laelaboración de estudios y proyectos; en la inspección deelaboración de estudios y proyectos; en la inspección defábrica, peritajes de equipos, bienes y maquinarias; eninvestigaciones, auditorías, asesorías, estudios de

f ibilid d d f ibilid d é i ó iprefactibilidad y de factibilidad técnica, económica yfinanciera, estudios básicos, preliminares y definitivos,asesoramiento en la ejecución de proyectos y en laasesoramiento en la ejecución de proyectos y en laelaboración de términos de referencia, especificacionestécnicas y Bases de distintos procesos de selección, entreotros.


(A I R LCE)

11 C l d Ob L l j ídi


11. Consultor de Obras: La persona natural o jurídica quepresta servicios profesionales altamente calificadosconsistentes en la elaboración del expediente técnico deconsistentes en la elaboración del expediente técnico deobras, así como en la supervisión de obras.

33. Obra: Construcción, reconstrucción, remodelación,demolición, renovación y habilitación de bienes inmuebles,l difi i itales como edificaciones, estructuras, excavaciones,

perforaciones, carreteras, puentes, entre otros, querequieren dirección técnica, expediente técnico, mano derequieren dirección técnica, expediente técnico, mano deobra, materiales y/o equipos.

CONSIDERACIONES PREVIAS PARA ELABORACION DE TDR O EETT

V ifi t d t d t ió l id dVerificar antecedentes de atención a la necesidad.Ejemplo: Remodelación de un centro educativo, el exp.técnico debe considerar la obra anterior a partir de la cualse propone una mejora, no es lo mismo que laconstrucción de un centro educativo nuevo.Revisión de contrataciones o adquisiciones similaresRevisión de contrataciones o adquisiciones similaresprevias en la misma Institución.Investigación en el SEACE de contrataciones od i i i i li d id dadquisiciones previas realizadas por otras entidades.Indagación del valor de mercado con proveedores delrubro históricos o el mismo SEACErubro, históricos o el mismo SEACEVerificar disponibilidad presupuestal.

CONSIDERACIONES PREVIAS PARA ELABORACION DE TDR O EETT

V ifi i l i i i l id l

ELABORACION DE TDR O EETT

Verificar si el requerimiento se encuentra incluido en elPAC (indicar código).Si no se encontrara en el PAC y el requerimiento se trataseSi no se encontrara en el PAC y el requerimiento se tratasede una AMC, debe indicarse el sustento técnico como NOprogramable.Detallar si el bien a adquirir (Equipo = obra parainstalación) o servicio a contratar (consultoría =i f ió i i ) i d di iinformación primaria – encuestas) requiere de condicionesprevias.La modificación de un requerimiento (RQ) implica reiniciarLa modificación de un requerimiento (RQ), implica reiniciartodo el trámite para su atención.

CRITERIOS ADMINISTRATIVOS RECOMENDADOS PARA LA ELABORACION DE TDR O EETT

d ifi ió d l i i i l li i1. Identificación del Servicio o Bien y el Solicitante

2. Antecedentes

3. Objetivos de la Contratación o Adquisición

4. Descripción de las Actividades (TDR)p ( )

5. Características del Prestador del Servicio (TDR)1 Persona Natural1. Persona Natural2. Persona Jurídica

Descripción de Los Bienes a Adquirir (para el caso de EETT)6. Descripción de Los Bienes a Adquirir (para el caso de EETT)

7. Prestaciones Adicionales o Complementarias

CRITERIOS ADMINISTRATIVOS RECOMENDADOS PARA LA ELABORACION DE TDR O EETT

R l d P d d (TDR)8. Resultados o Productos esperados (TDR)9. Coordinación, Supervisión e Informes (TDR)10. Condiciones Generales y Especificas de la Prestación

del Servicio (TDR)R bilid d d l P t d d l S i i11. Responsabilidad del Prestador del Servicio

12. Plazo y Lugar de la Prestación de Servicio o Entrega de BienesBienes

13. Monto de Honorarios o Valor de los Bienes y Forma de PagoPago

14. Fuente de Financiamiento

CONSIDERACIONES FINALESCONSIDERACIONES FINALES

Señalar en el RQ:Código POI (cuando corresponda)g ( p )Código o número de referencia en el PAC, sino solicitarinclusión en PAC y sustentar no programación.Adj fi h l li i i di DPPAdjuntar ficha presupuestal preliminar que indica DPP.

Las áreas técnicas al emitir un RQ deben asegurarse que lasLas áreas técnicas al emitir un RQ deben asegurarse que lascaracterísticas técnicas solicitadas responden a la ofertadel mercado, se recomienda hacer un estudio de mercadopreliminar, obteniendo valores referenciales coherentesque le permitan obtener un cálculo presupuestal másexacto.exacto.

CONSIDERACIONES FINALES

L bi i i d b i d lLos bienes a suministrar deben ser nuevos, sin uso y delmodelo más reciente, con todos los perfeccionamientosen materia de diseño (Principio de Vigenciaen materia de diseño (Principio de VigenciaTecnológica).

Las características técnicas no deben hacer referencias amarcas o nombres comerciales, patentes, diseños optipos particulares, fabricantes determinados, nidescripción que oriente la adquisición o contratación de

ti d d t ífimarca, o tipo de producto específico.


L i ió d l EETT tit l t dLa precisión de las EETT constituyen los puntos dereferencia para la evaluación y comparación de ofertas ysu claridad facilita a los postores la preparación de ofertasajustadas a los requisitos de las Bases. Si se requiere que elpostor proporcione cronogramas u otra informacióntécnica, el requerimiento debe describir en forma, qdetallada la naturaleza y el alcance de la informaciónrequerida y la forma de presentación de las ofertas.

Está prohibido establecer características, EETT, o RQtécnicos desproporcionados o incongruentes con el objetop p g jde la adquisición.


L EETT d b l b d b lLas EETT deben ser elaboradas con base en las normas oestándares técnicos de calidad más usuales a nivelinternacional que incluyan los valores máximos y/ointernacional, que incluyan los valores máximos y/omínimos aceptables, o garantizados, que correspondan,así como las pruebas y ensayos de control de calidad ylas garantías requeridas.También deben tener en cuenta las normas técnicas

l l é lónacionales, reglamentos técnicos, normas metrológicasy/o sanitarias nacionales.

PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONALFINANCIADO POR EL FONDO MINERO ANTAMINALÍNEA DE ACCIÓN: GERENCIA DE PROYECTOS

MODOS DE UTILIZACIÓN SUGERIDOSMODOS DE UTILIZACIÓN SUGERIDOS

L i d di d li i lLos usuarios pueden disponer de lineamientos generalesque le permitan la formulación adecuada de sus RQ, através de la correcta determinación de TDR y EETTtravés de la correcta determinación de TDR y EETT.

La OEC los Comités Especiales y Titular de la EntidadLa OEC, los Comités Especiales y Titular de la Entidadpueden contar con una propuesta de la informaciónbásica que deben incluir las EETT y/o TDR, que permitaq y q pasegurar una óptima adquisición o contratación.

MODOS DE UTILIZACIÓN SUGERIDOSMODOS DE UTILIZACIÓN SUGERIDOS

El o los funcionarios de cualquiera de las DependenciasInternas antes mencionadas que se desempeñant l t l l f t d i dactualmente o los que en el futuro sean designados

como responsables de dichas áreas podrán contar conesta guía de orientación para la correcta elaboración deesta guía de orientación para la correcta elaboración desus TDR y EETT, para la óptima satisfacción de susnecesidadesnecesidades.

PASOS A SEGUIR PARA SU ÓIMPLEMENTACIÓN

Difundir el presente documento técnico, paraconocimiento de toda la Entidad en general.

Identificar y determinar al/los funcionario/s responsable/sen cada una de los Usuarios/ Áreas de Línea o Titular de laE tid d l d d l b ió d TDREntidad para asegurar la adecuada elaboración de TDR yEETT.

Determinar el/los responsable/s de la OEC para ser el ne oDeterminar el/los responsable/s de la OEC para ser el nexode coordinación permanente con los Usuarios/Áreas deLínea para la correcta aplicación del presente instrumentoLínea, para la correcta aplicación del presente instrumentotécnico.

CONDICIONES PARA LA OBTENCIÓN DE RESULTADOS EN LA MUNICIPALIDAD

Los especialistas de Governa S.A.C. han trabajado estaherramienta de gestión para ponerla a su disposición.

Sin embargo, para lograr los resultados en la mejora de laeficacia de la gestión de adquisiciones y contrataciones, el

i i tit i l d b l i l t ióequipo institucional debe promover el uso e implementaciónde esta herramienta en Usuarios/Áreas de Línea encoordinación con el OEC y en la Entidad en general.

En este sentido, buscamos el compromiso en el equipomunicipal de apoyar la difusión e implementación de estep p y pherramienta para lo cual se sugiere designar un responsabledel cumplimiento de este acuerdo.

PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONALINSTITUCIONALC O O O O OC O O O O OFINANCIADO POR EL FONDO MINERO ANTAMINAFINANCIADO POR EL FONDO MINERO ANTAMINA

LÍNEA DE ACCIÓN: GERENCIA DE PROYECTOSLÍNEA DE ACCIÓN: GERENCIA DE PROYECTOS

Elaborado: Julio 2008 Elaborado: Julio 2008 Actualizado: Febrero 2009Actualizado: Febrero 2009

Especialista: Bárbara Lem Actualizado por : Lilian López

E mail: [email protected]

lineamientos administratiivos para elaboracion de tdr - governa

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