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Introducción - Introduction

En el libro Excel te explicaremos los conceptos básicos de Excel como hacer formulas, como aplicar funciones, etc. Para que tu puedas usar el programa bien y seguramente y volverte un profesional en Excel, también te pondremos ejercicios para que mejores tu rendimiento y rapidez en el programa.

In the book Excel we will explain you the basic concepts to learn to use this program, how to use functions, etc. To make you learn use it very well and safely and get better with the program, we will put exercises to you to make you be faster and have a better performance with it.

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Principios De La Hoja De Cálculo

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Principios de la hoja de cálculo

Botón Office Es un botón ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla del programa Excel.

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Este botón tiene comandos para múltiples tareas, tales como:

Nuevo: este sirve para abrir un nuevo documento

Abrir: para abrir un documento existente

Guardar: para guardar un documento en el

Ordenador

Imprimir: para imprimir un documento

Preparar: para revisar el documento y dar marca final

Enviar: para enviar el documento por internet

Publicar: para compartir el documento

Cerrar: para cerrar el documento

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Barra de acceso rápido

Esta barra está en la parte superior izquierda de la pantalla de Excel, justo al lado del botón office y permite acceder a funciones seleccionadas rápidamente

Si se quiere añadir botones de acceso rápido se debe posicionar el puntero del mouse sobre la barra .

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Y luego debe seleccionar la opción “personalizar la barra de acceso rápido”

Luego seleccionan la función deseada y la agregan.

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Cinta de opciones

En esta cinta se encuentran todas las opciones de Excel organizadas en pestañas.

Al pulsar en las diferentes pestañas se pueden acceder a las fichas, las principales fichas son:

Inicio: en este se clasifican opciones como fuente, diseño de párrafo, estilos y portapapeles

Insertar: en esta pestaña se pueden insertar tablas, ilustraciones, encabezados, símbolos y opciones de texto.

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Diseño de página: aquí se puede acceder a la configuración de página, fondo y organización de esta.

Revisar: desde esta pestaña se puede realizar una revisión, poner comentarios, dar seguimiento, hacer cambios o proteger el archivo.

Vista: aquí se puede cambiar el zoom, la ventana, realizar macros, y cambiar las vistas del documento.

En ellas se encuentran las opciones organizadas por categorías.

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Barra de formulas

La barra de formulas es el espacio que nos muestra el contenido de una celda seleccionada, esta facilita la creación y modificación de formulas con distintos comandos predeterminados.

Para introducir una fórmula en una celda, siga estos pasos: 1.- De clic en la celda donde quiera insertar la fórmula. 2.- Escriba un signo igual (=).

Excel insertará automáticamente el signo igual. 3. - Introduzca la fórmula. 4. - Pulse la tecla ENTER.

Las fórmulas con sus respectivas funciones serán explicadas más adelante.

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Cuadro de Nombres… Esta se encuentra al lado de la barra de fórmulas y lo que nos permite es poder color el nombre de algún cuadro que deseemos.

Marcamos la celda o las celdas a las cuales queremos colocarle nombre y escribimos el nombre.

Es sencillo, lo único que necesitamos es seleccionar nuestra celda o celdas y colocarle el nombre, darle enter y tiene su nombre asignado. Esto nos permitirá que cuando deseemos buscar ese grupo seleccionado vayamos a la flechita de ese cuadro y le demos click para desplegar los nombres que hemos ingresado.

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(Imagen de lo explicado anteriormente).

Como ve el cuadro de nombres nos puede ser muy útil para facilitarnos el trabajo a la hora de buscar un grupo especifico de celdas, lo cual nos permitirá ahorrarnos una gran cantidad de tiempo para realizar alguna acción en el grupo deseado.

Hay otra forma en la que se puede colocar nombre a un cuadro y es de la siguiente manera:

- Nos dirigimos a la barra de herramientas. - En formulas. - Seleccione el icono asignar un nombre a un rango. - Se abrirá un cuadro en nombre debemos colocar el nombre que

deseamos agregarle. - Seleccionamos el conjunto de datos que deseamos nombrar,

sombreando las celdas correspondientes.

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(Imagen 1)

(Imagen 2)

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Barras de Desplazamiento… Nos sirve para poder desplazarnos a través de la hoja de Excel, ya sea en forma vertical o en forma horizontal.

Estas barras de desplazamiento nos lleva hasta un cierto limite, pero si nosotros pulsamos la fecha (horizontal o vertical) que se encuentra debajo o al lado de las barras podemos seguir infinitamente por la hoja de calculo.

Tambien se pueden ocultar las barras de desplazamiento (Activar o desactivar) para que estas no se vean en la hoja de Excel.

- Hace clic en el botón de Office. - Luego se dirige a las opciones de Excel. - Se dirige a la categoría avanzadas.

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- Mostrar opciones para este libro - Luego ya active o desactive las barras de desplazamiento

horizontal o vertical ya sea como uno lo desee.

(Imagen 1)

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(Imagen 2)

Vistas y Zoom… Las vistas de excel tienen varias funciones tales como:

- La vista previa de salto de pagina. - Vistas personalizadas - Pantalla completa.

Las cuales nos permiten tener una vista diferente de nuestra hoja de Excel a nuestro deseo.

Los pasos a seguir para encontrar estas funciones es únicamente dirigirse a la barra de herramientas en donde dice ‘’ vista ‘’ para poder encontrar todas estas herramientas.

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Esta el zoom también que nos permite acercar o alejar la hoja de calculo de Excel a nuestro gusto ya sea o muy cerca o muy lejos, dependiendo de la cantidad de filas y columnas que necesitemos o deseemos tener a nuestra vista.

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(Imagen de Zoom)

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Actividades Para revisar el progreso después de la unidad te daremos ha realizar unas simples y fáciles actividades:

Responde a estas preguntas:

1. Que es este objeto?

2. En donde esta situada la barra de formulas?

3. Para que sirve la cinta de opciones?

4. Que pestanas podemos encontrar comúnmente en la cinta de opciones?

5. Y por ultimo dibuja una hoja de Excel:

Diviértete!

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Formulas

Primero que nada aclararemos que es una celda, una fila y una columna

Celda

Es la intersección entre una fila y una columna, esta puede contener datos o funciones. Estas pueden ser

identificadas por un número y una letra únicos.

(celda B4)

Fila

Conjunto de celdas contenidas de forma horizontal, este se identifica de la letra A hasta la IV.

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¿Que son las formulas de Excel? Las formulas de Excel son expresiones que sirven para calcular o procesar valores y dar un resultado a partir de estas

Lo primero que se debe hacer para ingresar una formula es seleccionar la celda donde quiere que el resultado aparezca.

Columna

Es el conjunto de celdas unidas en línea vertical, estas se representan con números de 1 a

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Despues de esto debe ir a la barra de texto de la celda, e ingresar el signo “=“para que el programa reconozca que se ingresara una formula.

Y por ultimo seleccionar y oponer lo deseado entre paréntesis

s

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Elementos de la formula Una fórmula en Excel puede contener cualquiera de los siguientes elementos:

La sintaxis básica de una formula es:

=nombre_de_la_formula(argumento1;argumento2;argumento3)

Referencias a celdas: por ejemplo A1, se hace referencia al valor que contiene la celda A1.

Constantes: por ejemplo el valor 3, números o valores escritos directamente en una fórmula.

Operadores: por ejemplo ^ y *. El operador ^ eleva un número a una potencia, y el operador * multiplica.

Funciones: por ejemplo la función PI(). Esta función al ser puesta el valor de pi: 3,141592...

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Un ejemplo de todo esto es el siguiente enunciado:

Los operadores deben ir con un orden especifico:

Orden Operador Descripción 1º

: (dos puntos) (un solo espacio) ; (punto y coma)

Operadores de referencia

2º - Cambio de signo (como en -A10)

3º % Porcentaje 4º ^ Exponenciación 5º * y / Multiplicación y

división 6º + y - Suma y resta 7º & Une dos cadenas de

texto 8º = < > <= >= <> Comparación

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Los operadores aplicables en una formula son:

+ (más) Suma A3+3 - (menos) Resta Cambio de

signo B3-B1-A1

* (asterisco) Multiplicación B3*C3 / (barra diagonañ)

División D3/3

% (signo de porcentaje)

Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo)

Exponenciación C3^2

= ( igual ) Igual a

A1=B1

> ( mayor ) Mayor que

A1>B1

< ( menor ) Menor que

A1<B1

>= ( mayor o igual )

Mayor o igual que

A1>=B1

<= ( menor o igual)

Menor o igual que

A1<=B1

<> (distinto) Distinto de

A1<>B1

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Tipos de operadores… Hay varios tipos de operadores que se pueden utilizer en la hoja de excel que nos serviran de ayuda para la realizacion de algunos resultados.

- Operadores Aritméticos: Son los que se utilizan para producir los

resultados numérico. Ejemplo: sumas, restas, multiplicaciones, división, porcentaje y más.

- Operador Tipo Texto: Estos se utilizan para unir o entrelazar celdas que contengan texto. Ejemplo: &

- Operadores Relacionales: Se utilizan para comparar valores y proporcionar un valor, ya sea verdadero o falso a la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>

- Operadores de Referencia: Nos indica el valor que produce la celda en referencia. Existen 2 tipos los cuales son: … Operador de rango… Se indica por medio de los dos puntos ( : ). Este nos hace referencia a un rango de celdas, lo cual nos proporcionar abarcar por ejemplo desde la celda A1 hasta la celda G5, incluyendo todas las celdas que hayan entre ellas Ejemplo: A1:G5

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… Operador de unión… Se indica por medio de la coma ( , ). Este une los valores de las celdas deseadas, ya sean 2 o mas, únicamente uniendo las celdas seleccionadas. Ejemplo: A1,E3

- Operadores de comparación… Igualdad =

Desigualdad <> Menor que < Mayor que >

Menor o igual que <= Mayor o igual que >=

Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, el mismo programa lo evaluá y lo resuelve con una secuencia lógica y en un orden determinado, este orden se conoce como prioridad de los operadores, lo cual nos indican que operadores deben de ir antes o después que otro por la prioridad de su valor.

Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de la operación, por lo cual si hay una operación dentro de un paréntesis, automáticamente el programa realizara antes la operación que esta dentro del paréntesis.

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Jerarquía de los Operadores Matemáticos… Jerarquía de los operadores se refiere al orden que se debe llevar en una operación matemática.

Se están establecidas las reglas que debes seguir para poder tus cálculos. Este es el orden que debes seguir:

Paréntesis, corchetes y/o llaves. Signos. Potencia. Producto y división. Suma y resta.

Este es el orden que debes llevar para poder obtener un resultado correcto y sin ningún error de operación.

No hay una regla específica que diga que se debe operar de derecha a izquierda o de izquierda a derecha, pero para tener un orden más claro, es preferible que se opere de derecha a izquierda para ver cuando se tenga alguna operación con paréntesis o ley de signos, por lo que te ahorraras repetir todo la operación gracias a el cumplimiento de la jerarquización de operadores.

Veamos un ejemplo para observar la realización con jerarquización de operadores.

5 + 3 – ( 2 + 3 ) =

Lo primero que se hace es realizar la operación que esta dentro del paréntesis.

Luego el resultado que nos quede, debemos aplicarle ley de signos por el ‘’ – ‘’ que esta fuera del paréntesis y le afecta.

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Proseguiría realizar la suma y resta de los números y así obtener nuestro resultado correctamente.

5 + 3 – 5 = 3

Ya que podemos anular los 5 ( positivo y negativo ) y solo nos quedaría el 3 y esa sería nuestra respuesta.

Qué te parece si le ponemos un poco más de dificultad a nuestro problema ¿

12 + 14 – ( 5 * 3 )( 3 )

Veamos como se hace…

Para comenzar debemos de darnos cuenta en que tenemos un par de paréntesis en la operación, entonces operemos de derecha a izquierda.

Operamos primero el paréntesis ( 5 * 3 ) que nos daría un resultado de ( 15 )

Este resultado lo multiplicamos por ( 3 ) para que nos de una respuesta de 45.

Luego que ya tenemos el 45 aplicamos la ley de signos ya que tiene un signo negativo fuera de el.

Por ultimo solo aplicamos suma y resta y tenemos nuestro resultado.

12 + 14 – 45 = 19

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Actividades Cuanto has progresado, ya vas a mitad de camino, un par de ejercicios mas ejercitaran tus conocimientos sobre el programa.

En una hoja de Excel calcula lo siguiente:

• Pregúntale a 20 de tus compañeros sus edades y sus fechas de cumpleaños, y apuntalas en la hoja de Excel

• Luego suma todas las cantidades usando estructura de formulas en la barra de formulas y divide esta cantidad por 20

• Lo que te salga de todo eso es el promedio de edad que tienen tus 20 compañeros de clase.

• Después de tener este resultado suma cuantos compañeros cumplen en el mes de enero, febrero, marzo, etc.

• Ahora podrás aprenderte mas fácil los cumpleaños de tus compañeros y ellos estarán mas felices contigo.

• Suerte y sigue adelante.

Usa figuras y diseños de tablas para que tu trabajo quede lo mejor posible y pueda ser ¡el mejor de todos!

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Funciones Matemáticas

ABS Esta función devuelve el valor absoluto de un número, esto quiere decir el valor de un número sin su signo.

Esta función se escribe en la barra de formulas como:

=abs(el número del que se desea obtener el valor absoluto)

Por ejemplo:

La capitalización de la letra no es necesaria al escribir la función.

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Cociente Esta función muestra la parte entera de una división, esta es usada comúnmente para descartar residuos de una división.

Esta se escribe como:

=cociente(numerador;denominador)

Por ejemplo:

5 > el numerador es el dividendo - 3 > el denominador es el divisor

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Coseno (cos) Da el coseno de un número

Se escribe como:

=cos(numero del que se quiere obtener el coseno)

Por ejemplo:

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Tangente (tan) Da la tangente de un ángulo dado.

Se escribe:

=tan(número)

Por ejemplo:

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Potencia Da el resultado de un argumento número a una potencia.

Se escribe como:

=potencia(numero,potencia)

Por ejemplo:

Número - es el número base puede ser cualquier número real.

Potencia - es el exponente al que desea elevar el número base.

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Producto Multiplica los números (argumentos) y da el producto de la ecuación.

Se puede multiplicar un máximo de 30 números.

Se escribe:

=producto(numero1,numero2,y se puede seguir si se desea operar mas números)

Por ejemplo:

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Redondear Redondea un número al número de decimales escogido.

Se escribe:

=redondear(numero,num_decimales)

Por ejemplo:

Número - es el número que desea redondear.

Núm_decimales - especifica el número de dígitos al que desea redondear el argumento número.

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Cuáles son las funciones en Excel ¿ La función principal de Excel es la realización de cálculos. En Excel ya vienen preestablecidas ciertas funciones las cuales nos permitirán realizar nuestras operaciones, para poder facilitarnos nuestro trabajo, pero también tenemos la capacidad de poder crear nosotros mismos nuestras propias funciones, las cuales se acoplen a nuestras necesidades en ese momento. Esto se viene dando desde antes del Excel 2007 para que nosotros seamos capaces de crear nuestras propias funciones.

Podemos encontrar las funciones siguiendo estos pasos:

Nos dirigimos hacia la barra de herramientas, ahí encontraremos que esta la opción ‘’ Fórmulas ‘’.

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En la esquina superior izquierda notaras que se encuentra la opción ‘’ insertar función ‘’, haz clic ahí y veras todas las opciones de funciones que tienes a tu alcanze.

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Tienes muchas opciones como por ejemplo:

Siguiente Pag.

SUMA PROMEDIO RESTA CONTAR MAX

Y muchas otras más. El punto de las funciones como ya se comentó es para el uso de la realización de operaciones y facilitarnos el trabajo.

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Se aplica la función que se desee, ingresas los dos números (celdas) a operar o bien el grupo de celdas que deseas operar, das clic en aceptar y automáticamente tendras tu resultado.

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Clasificación de Funciones… En clasificación de funciones podemos encontrar una gran cantidad como las siguientes:

Tenemos las funciones: Financieras Fecha y hora Matemáticas y

trigonométricas Estadísticas Búsqueda y referencia Base de datos Texto Lógicas

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Información Ingeniería Cubo

Esta es la clasificación de las funciones que tienes al alcanze de tu mano dependiendo del trabajo que desees y necesites realizar.

Asistente de Funciones… El asistente se visualiza después de haber seleccionado alguna función, pues cuando seleccionamos una, aparecerá un cuadro en donde uno tiene la capacidad de ingresar las celdas que desea trabajar.

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Puedes agregar el primer número, luego un segundo número y así conforma vayas avanzando se te desplegaran mas cuadros de texto para ingresar más celdas si es necesario.

Se despliega hasta un posible número 5

Ver imagen en siguiente pagina.

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Funciones Básicas… Existen varias funciones en la hoja de cálculo de Excel, pero hay unas que son más útiles que otras como por ejemplo:

SUMA PROMEDIO CONTAR MAX y MIN

Estas funciones son las más utilizadas por las varias personas que realizan operaciones en la hoja de cálculo.

Aquí si alcanzan a observar se puede ver que se realizara una suma desde la celda C7:E7 lo que nos debería de quedar como resultado un 12.

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Las funciones son muy sencillas de utilizar, solo debes de seleccionar la función que tu deseas utilizar, agregar las celdas o rangos a los cuadros, das un clic en aceptar y tendras tu operación resuelta sin tantas complicaciones. Una vez hayas aprendido como se puede utilizar =SUMA podras utilizar todas las demás funciones de la misma manera.

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=Suma: Función matemática que nos da el valor de la adición de las celdas seleccionadas. =PROMEDIO: Función estadística que nos da el valor del promedio o la media aritmética de los valores seleccionados. =CONTAR: Función estadística que cuenta el número de celdas que contiene un valor dentro de ellas. =MAX: Función estadística que nos da el valor máximo de los valores de las celdas. =MIN: Función estadística que nos da el valor mínimo de los valores de las celdas. También existen las ‘’ Funciones Lógicas ‘’ que nos da la posibilidad de incluir condicionales en las fórmulas, la cual nos permite elegir entre dos acciones según que la condición sea verdadera o falsa, aprobada o no aprobada, etc. Pero son un poco más complejas, así que las dejaremos para otra ocasión.

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=contar.blanco: cuenta los espacios en blanco que hay en un rango. =contar.blanco (c1:d7).

=ABS: devuelve el valor absoluto de un número. El valor absoluto de un número es el número sin signo. La función ABS la utilizamos cuando queremos el valor de un número sin tomar en cuenta el signo. =ABS (A1).

=cociente: devuelve la parte entera de una división. Usa esta función cuando desees descartar el residuo de una división. =cociente (5;2).

=tan: devuelve la tangente del ángulo dado. =TAN(0,785).

=cos: devuelve el coseno de un número. =cos(numero). Si el ángulo se te presenta en grados, utiliza la función cos para convertirlo en radianes.

=potencia: devuelve el número elevado a la potencia que desees. =potencia(5;2) calcula el cuadrado de cinco (25).

=producto: multiplica todos los números que figuran como elementos y devuelve el producto. =producto(A1:A2).

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=redondear: redondea un número a un número de decimales especificado. Por ejemplo si la celda A1 contiene 43.49384 y deseas redondear ese número a dos posiciones decimales puedes usar la siguiente fórmula: =redondear (A1;2) te dará de resultado 43.49.

=mediana: devuelve la mediana de los números. La mediana es el numero que se encuentra en medio de un conjunto de números, o sea que la mitad de los números es mayor que la mediana y la otra mitad es menor. =mediana(A1:a6).

Funciones de tipo fecha…

=ahora: devuelve el número correspondiente a la fecha y hora. =año: convierte un número de serie en un valor de año. =dia: convierte un número de serie en el día del año actual. =fecha: devuelve el número de serie correspondiente a una fecha. =hora: convierte un número de serie en la hora. =hoy: devuelve el número de serie correspondiente al día actual. =mes: convierte el número de serie en el mes actual. =minuto: convierte el número de serie en un valor de minuto. =segundo: convierte el número de serie en un valor de segundo.

Las Funciones nos pueden ser de mucha ayuda, solo se tienen que saber como utilizar, el orden de cómo se deben utilizar y hacer obtener un resultado satisfactorio.

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ACTIVIDADES… Hola amiguito, como actividad para demostrarnos que tan hábil eres en lo que has aprendido, te pondremos unas cuantas operaciones para que realices en la hoja de cálculo de Excel lo siguiente.

Abre una hoja de calculo de Excel. Luego realiza los promedios de 5 bimestres en el colegio En las columnas debes de colocar el nombre de las materias

(mínimo 10 materias). Saca el promedio de forma funcional. Saca el promedio con formula. Utiliza el máximo y el mínimo para indicarnos cual fue la nota con

mayor y menor punteo respectivamente en cada unidad y en cada materia.

Decóralo con tu creatividad.

Y Date cuenta de todo lo que has aprendido. (: