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GUÍA No. GU-DNPR-01

DIRECCIÓN NACIONAL DE PROCESOS DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CALIDAD Y LOGÍSTICA

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PROCEDIMIENTO PARA LAS COMPRAS POR ARRIBA DEL PRECIO DE REFERENCIA

Fecha 24/nov/2010

Documento Nivel - III

APROBACIÓN ELABORADO POR: RAYKZA YOUNG REPRE. DIR: CARLOS TASÓN

CAJA DE SEGURO SOCIAL GUÍA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

1. OBJETIVO Proporcionar un instrumento que estandarice la elaboración, organización e identificación de los documentos que forman parte del Sistema de Adquisición de Bienes, Insumos y Medicamentos de la Institución.

2. ALCANCE

Este documento es de aplicación para toda la documentación que forme parte del Sistema de Gestión de la Calidad de la Institución. La documentación del sistema de gestión de la calidad puede estar en papel o medios electrónicos.

3. DEFINICIONES 4. REFERENCIAS Ley No. 51 de 27 de Diciembre de 2005 “Ley Orgánica de la Caja de Seguro

Social”, publicada en la Gaceta Oficial No. 25,453 de miércoles 28 de diciembre de 2005.

4.1 PROCEDIMIENTO

TRAMITE DE COMPRAS POR ARRIBA DEL PRECIO DE REFERENCIA

1. El funcionario responsable / Departamento de Presupuesto/ Nivel Central o Unidad Ejecutora

Verificará la partida presupuestaria, y de contar con la misma procederá a comprometer la partida y enviará al Administrador/Dirección de Logística ó el funcionario autorizado en la Unidad Ejecutora

2. Administrador/Dirección de Logística/Funcionario autorizado.



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Aprobara la requisición y la enviará a la Dirección Nacional de Compra a nivel central o Departamento de Compras de la unidad ejecutora.

3. Supervisor/Jefe de Compras/ Departamento de Compras/Nivel Central o Unidad Ejecutora

Recibe los documentos, revisa que contenga todos los requerimientos para continuar el trámite conforme a la ley y los reglamentos que rigen la materia. Verifica las condiciones para la compra como lo son: requisición con especificaciones adjuntas ó descritas en las mismas, debidamente firmada, con sello presupuestario y nota de justificación. De estar todo en orden procede a programar la fecha y hora del acto y asigna el cotizador.

4. Cotizador/Departamento de Compras/Nivel Central o Unidad Ejecutora Elaboran expediente y pliego, publica en Panamá Compras.


Aprueba la publicación de Panamá Compras, imprime el aviso de convocatoria y devuelve al cotizador.

6. Cotizador/Departamento de Compras/Nivel Central o Unidad Ejecutora Envía por fax, realiza llamadas telefónicas ó por medio electrónico; cuando se de el día del acto se recibirán la propuesta de los oferentes, elaboran acta y cuadro de cotización. Verifican todos documentos los cuales pasarán a la verificación por parte de la unidad peticionaria; cuando es medicamentos se verifica el registro sanitario, cuando es equipo médico e instrumental médico quirúrgico se verificará el certificado de criterio técnico; laboratorios, radiología, odontología y varios a evaluación técnica a la unidad peticionaria.

7. Unidad Peticionaria



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Evalúan ó verifican la documentación presentada, mediante informe determina la evaluación técnica cuando es de menor cuantía se deber realizar en un término no mayor de dos (2) días y cuando es de mayor cuantía de acuerdo a la magnitud y complejidad del objeto de la contratación no menor de diez (10) días ni mayor de quince (15) días hábiles para rendir el informe técnico que será cumplido en dos (2) etapas en los casos de adjudicación por ponderación de factores.

8. Cotizador/Departamento de Compras/Nivel Central o Unidad Ejecutora Procede a preparar el expediente y confecciona nota a Estadísticas y Estudios Económicos para que realice un estudio de precio de mercado.


Recibe el expediente, revisa e inicializa, remite al cotizador y por medio electrónico.

10. Estadísticas y Estudios Económicos Recibe expediente, se realiza análisis de precios bajo el método estadístico de Indiciación de Precios, los cuales deriva tres distintos escenarios: precio indiciado histórico, precio indiciado de mercado y precio promedio simple. Estos precios incluyen el índice de precios al consumidor para productos médicos y farmacéuticos, y aparatos terapéuticos. Elaboran nota con resultados obtenidos del análisis y se remite al cotizador.

11. Cotizador/Departamento de Compras/Nivel Central o Unidad Ejecutora Elabora Resumen del Resultado del Acto con los datos suministrado por Estadísticas y Estudios Económicos para la aprobación o rechazo de la compra del Director Nacional de Compras y Abastos.


Revisa, firma Resumen del Resultado del Acto y devuelve al cotizador.



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13. Estadísticas y Estudios Económicos.

Revisa, firma Resumen del Resultado del Acto y remiten.

14. Director de Compras y /o Subdirector de Compras/Director Administrativo/Funcionario encargado

Revisa, aprueba resumen del Resultado del Acto, instruye y remite.

15. Cotizador/Departamento de Compras/Nivel Central o Unidad Ejecutora. (de B/,50,000.00 a B/.100,000.00).

Recibe y llena formulario de Asignación y Anulación de partida para aumento de partida en el Departamento de Presupuesto.

16. Departamento de Presupuesto Asigna aumento de partida presupuestaria y remite.

17. Cotizador/Departamento de Compras/Nivel Central o Unidad Ejecutora Recibe el aumento de la partida presupuestaria procede a la adjudicación en el cuadro de cotización y remita al Supervisor.


Revisa adjudicación de cuadro de cotización, aprueba y remite. 19. Cotizador/Departamento de Compras/Nivel Central o Unidad Ejecutora. Recibida la documentación, confecciona orden de compra, firma, publica el cuadro de cotización y la remite por medio electrónico al supervisor de compras.



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El supervisor revisa el expediente y de estar todo conforme aprueba la publicación y firma la orden de compra y remite por medio electrónico al Director Nacional de Compras. 21. Cotizador/Departamento de Compras/Nivel Central o Unidad Ejecutora (Resolución de Adjudicación y Orden de Compra) Recibe el aumento de la partida presupuestaria procede a elaborar hoja de trámite por medio electrónico dirigida a Asesoria Legal donde se solicita la Resolución de Adjudicación.

22. Asesoría Legal Se recibe expediente, realiza revisión de documentos y confecciona proyecto de resolución según sea el caso y lo remite por medio electrónico para la aprobación correspondiente:

• Resolución de Adjudicación para la aprobación del Director General y Edicto para la aprobación de Secretaría General.

Una vez recibida de Secretaria General se procede a la fijación del Edicto se notifica al proveedor vía electrónica por un término de 5 días hábiles. 23. Director de Compras/Departamento de Compras-Nivel Central Recibida la documentación aprueba nota de notificación al proveedor y remite por medio electrónico. 24. Cotizador/Departamento de Compras/Nivel Central o Unidad Ejecutora Regresa al punto 19 y 20. 25. Director de Compras/Director Administrativo/Funcionario encargado

Aprueba y firma la orden de compra y enviará junto al expediente a Presupuesto para el compromiso presupuestario correspondiente.



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26. Departamento de Presupuesto Realiza el compromiso presupuestario correspondiente y remite el expediente la Dirección de Compras. 27. Atención al Proveedor/Dirección de Compras.

Solicita al proveedor la fianza de cumplimiento que debe ser entregada por el proveedor en un término de 5 días hábiles. Una vez recibida la fianza de cumplimiento remite el expediente al Departamento de Control Fiscal. 28. Control Fiscal Recibirá expediente, refrendará la orden de compra y enviará a la unidad para que proceda al siguiente trámite. 29. Atención al Proveedor /Departamento de Compra nivel central-unidad ejecutora Notificará al proveedor formalmente de la orden de compra que esta lista para su retiro, el proveedor deberá retirarlo en un término no mayor de cinco (5) días, se establece la fecha de vencimiento de entrega de los bienes o insumos adquiridos y se distribuyen las copias a la unidad ejecutora correspondiente. 30. Cotizador/Departamento de Compras/Nivel Central o Unidad Ejecutora (CONTRATO

DE B/.100,000.00 en adelante. Recibe el aumento de la partida presupuestaria procede a la nota dirigida a Asesoría Legal para la confección de Resolución de Adjudicación y Contrato y remita al Supervisor. 31. Supervisor/Jefe de Compras/ Departamento de Compras/Nivel Central o Unidad

Ejecutora El supervisor revisa el expediente, inicializa y envía por medio electrónico a Asesoría Legal y a la Dirección de Compras y/o Subdireccion.



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32. Asesor Legal/Jefe de Asesoría Legal/Departamento de Asesoría Legal de Compras. Cuando la compra verse sobre la adquisición de bienes y/o servicios como aires acondicionados, equipo rodante, ambulancias, equipos de oficina, obras de inversión, programas o herramientas tecnológicas, equipos informáticos, consultorías otros; se preparará un expediente con la documentación requerida como: -Copia de la Requisición -Copia del cuadro de solicitudes -Copia del Acta -Oferta de la Empresa -Fianza de Cumplimiento -Paz y Salvo de la CSS -Aviso de operaciones (de la empresa) -Resolución de la Dirección General y Junta Directiva -Edicto -Justificación de la compra -Copia del contrato -Formulario 001 del CENA Con expediente, realiza revisión de documentos y confecciona proyecto de Resolución de Adjudicación según sea el caso para la aprobación del Director General y Edicto para la aprobación de Secretaría General y lo remite por medio electrónico. También elaborará el contrato respectivo, para los montos de B/.250,000.00 en adelante, lo envía a la Dirección Nacional de Compras, para la firma de la nota notificándole al proveedor del contrato TRAMITE DE B/. 250,000.00 HASTA B/.2,000,000.00 Acto seguido, elaborará documento para firma del Director General donde se remite al Ministerio de Economía y Finanzas-CENA (Consejo Económico Nacional) El Ministerio de Economía y Finanzas-CENA revisará y aprobará la adquisición del bien, servicio o insumo a adquirir por la Institución y lo enviará para continuar su trámite a la Dirección General de esta entidad. En adelante se llevaría a cabo el mismo trámite que se desarrolla a partir del numeral 12 del presente documento.



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TRÁMITE DE B/.2,000,001.00 en adelante Se envía aprobación del Consejo de Gabinete, se prepara para tal fin la siguiente información:

- Informe Técnico (Sustención de la Adquisición) - Resoluciones, Edictos - Oferta de la Empresa - Contrato - Fianzas y Pólizas - El proyecto de la Resolución del Consejo de Gabinete

Toda esta información se graba en un medio magnético, para luego ser enviado junto con la respectiva nota remisoria dirigida al Ministro de Salud, firmada por el Director de la Caja de Seguro Social. (Puede ser medio electrónico…o debe ser necesariamente en medio magnético) El consejo de gabinete, aprueba la adquisición mediante resolución, envía a la Institución para darle continuidad al trámite. A partir de este momento realizará los mismos pasos que se desarrollan en el numeral 12 del presente documento. Sobre la base del principio de celeridad que contempla la legislación vigente las compras de bienes e insumos tales como medicamentos, equipos médicos, insumos médicos-quirúrgicos entre otros, el trámite a seguir es: Una vez firmado el contrato por el representante legal de la empresa, se envía a la firma del Director General.

39. Dirección General Recibirá el contrato aprobará el mismo y enviará a la Dirección Nacional de Compras/Atención al Proveedor.

40. Dirección Nacional de Compras Aprobará la nota de notificación del contrato al proveedor y enviará a la Sección al Proveedor.



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Fecha 24/nov/2010




41. Sección de Atención al Proveedor

Notificará al proveedor del contrato, el cual tiene cinco (5) días hábiles para refrendarlo y presentar documentos. Al mismo tiempo, se envía al Departamento de Presupuesto para el colocar sello presupuestario.

42. Departamento de Presupuesto Recibirá el contrato incorporará el sello presupuestario y envía a la Sección de Atención al Proveedor.

43. Atención al Proveedor/Dirección de Compras.

Preparará el expediente con la documentación necesaria para enviar al refrendo del contrato por parte de Control Fiscal.

44. Control Fiscal Realizará la revisión de rigor y procederá al refrendo del contrato. Regresará el expediente a la Dirección Nacional de Compras/Atención al Proveedor

33. Atención al Proveedor/Departamento de Compras-Nivel Central Al recibir la documentación debidamente comprometida por el Departamento de Presupuesto se procede con la Firma del Contrato por parte del Proveedor, y remite el contrato a la Dirección Nacional de Compras para su aprobación.

34. Director de Compras/Dirección Nacional de Compras

Una vez recibido el contrato procederá con la aprobación del mismo y devuelve a atención al proveedor.



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45. Atención al Proveedor /Departamento de Compra

Prepara nota solicitando a Secretaría General la autenticación del contrato, y remite el contrato.

46. Secretaria General

Recibe el contrato, autentica y devuelve a la Dirección de Compras.

47. Atención al Proveedor/Dirección de Compras

Se recibe el contrato y se entrega al proveedor y se distribuyen las copias a la unidad ejecutora correspondiente.



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PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN DIRECTA

Fecha 17/nov/2010 Documento Nivel - III




2. ALCANCE




4.1 PROCEDIMIENTO

TRAMITE DE COMPRAS DE CONTRATACIÓN DIRECTA

1. El funcionario responsable / SERVICIO PETICIONARIO / ALMACÉN Al presentarse la necesidad, verificará por correo, fax u otro medio electrónico sobre la existencia o no del bien ó servicio a nivel del respectivo de la unidad, luego procederá a confeccionar la requisición, de requerirlo el bien ó servicio se adjuntarán las especificaciones técnicas actualizadas. Cumplido y verificado los aspectos anteriores, según sea el caso, remitirá la requisición al departamento de presupuesto, ya sea a nivel central o la unidad ejecutora a fin de garantizar contar con el rubro presupuestario para gestionar la compra.




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Verificará la partida presupuestaria, y de contar con la misma procederá a comprometer la partida y enviará al Administrador/Dirección de Logística ó el funcionario autorizado en la Unidad Ejecutora

3. Administrador/Dirección de Logística/Funcionario autorizado. Aprobara la requisición y la enviará a la Dirección Nacional de Compra a nivel central o Departamento de Compras de la unidad ejecutora.


Recibe los documentos, revisa que contenga todos los requerimientos para continuar el trámite conforme a la ley y los reglamentos que rigen la materia. Verifica las condiciones para contratar directamente como lo son: requisición con especificaciones adjuntas ó descritas en las mismas, debidamente firmada y con sello presupuestario, la solicitud de contratar directamente (según el artículo 56 de la Ley 22 del 27 de junio de 2006, supletoria de nuestro procedimiento especial), (artículo 64 de la Ley 51 Orgánica de la Caja de Seguro Social en concordancia con el artículo 96 Presupuesto Jurídico de la Urgencia evidente del Reglamento por medio del cual se regula el procedimiento de obras, suministros de bienes y prestación de servicios en general), justificación ó informe técnico del porque contratar directamente. De estar todo en orden procede a designar al cotizador.

5. Cotizador/Departamento de Compras/Nivel Central o Unidad Ejecutora Elaboran expediente, publica en Panamá Compras toda la información que se genere de la contratación directa, cuando se de el día del acto se recibirán la propuesta de los oferentes, verifican documentos los cuales pasarán a la verificación por parte de la unidad peticionaria.

6. Unidad Peticionaria Evalúan ó verifican la documentación presentada, mediante informe determina si las ofertas cumplen ó no cumplen.



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7. Cotizador/Departamento de Compras/Nivel Central o Unidad Ejecutora Recibe expediente, publica en Panamá Compras toda la información que genere la contratación directa de conformidad con el artículo 124 de la Ley 22 de 2006 y según lo dispuesto en el artículo 95 del Reglamento por medio del cual se regula el procedimiento de obras, suministros de bienes y prestación de servicios en general. Cumplidos los términos de publicación se procede a remitir a la Asistencia de la Dirección Ejecutiva Nacional Legal en la Dirección Nacional de Compras y Abastos/ Asesoría Legal de la Unidad Ejecutora correspondiente. Excepto en los casos que se contraten medicamentos regulados por la Ley 1 del 10 de enero de 2001.

8. Asesoría Legal de Compras-Nivel Central o unidad ejecutora. Revisa expediente, confecciona la resolución de autorización del gasto para la aprobación y remite por medio electrónico a la Junta Directiva de aquellos casos que sobrepasen el monto de B/.250,000.00, que en primera instancia se somete a consideración de la Comisión Laboral y Pleno de Junta Directiva. Asesoría Legal confecciona proyecto de Resolución por medio electrónico y por conducto de la Dirección nacional de Compras y Abastos es sometido a consideración de la Comisión Laboral. Se remite a través de la Dirección Nacional de Compras y Abastos, los cuales se encargan de enviar los cuadernillos y por medio electrónico a Secretaria General y Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración.

9. Junta Directiva Una vez aprobado el Proyecto de Resolución por la Comisión Laboral, se sustenta la Contratación Directa ante el Pleno de la Junta Directiva.

10. Secretaria General Firma Resolución de Junta Directiva y remite a la Dirección Nacional de Compras y Abastos, los cuales a su vez envían a la Asesoría Legal.



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11. Asesoría Legal de Compras-Nivel Central o unidad ejecutora. Revisa y confecciona solicitud de excepción por medio electrónico al Ministerio de Economía y Finanzas.

12. Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración/ Dirección General Firma nota de solicitud de excepción de contratación directa al Ministerio de Economía y Finanzas, los cuales remiten a Asesoría Legal.

13. Asesoría Legal de Compras-Nivel Central o unidad ejecutora. Prepara expediente con la nota de solicitud de excepción y envían al Ministerio de Economía y Finanzas.

14. Ministerio de Economía y Finanzas / CENA/ Consejo de Gabinete El Ministerio de Economía y Finanzas aprueba las excepciones hasta B/.300,000.00 El CENA aprueba excepción de B/.300,000.00 hasta B/.3,000,000.00. El Consejo de Gabinete aprueba las excepciones que sobrepasen la suma de B/.3,000,000.00.

Luego de aprobada el mismo después de notificado lo recibe la Dirección Nacional de Compras y Abastos, los cuales a su vez envían a Asesoría Legal.

15. Asesoría Legal de Compras-Nivel Central o unidad ejecutora (ORDEN DE COMPRA) Recibe expediente con la Resolución que exceptúa a la Institución de la celebración del procedimiento de selección de contratista y autoriza contratar directamente con la empresa; en este sentido se remite al Departamento de Compras.

16. Cotizador/Departamento de Compras-Nivel Central o unidad ejecutora Recibida la documentación confecciona orden de compra y la remite por medio electrónico al supervisor de compras.



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17. Supervisor/Departamento de Compras-Nivel Central o unidad ejecutora. El supervisor revisa el expediente y de estar todo conforme aprueba la orden de compra y la remite por medio electrónico al Director Nacional de Compras.

18. Director de Compras/Director Administrativo/Funcionario encargado

Aprobará la orden de compra y enviará junto al expediente a Presupuesto para el compromiso presupuestario correspondiente.

19. Departamento de Presupuesto Realiza el compromiso presupuestario correspondiente y remite el expediente la Dirección de Compras.


Solicita al proveedor la fianza de cumplimiento que debe ser entregada por el proveedor en un término de 5 días hábiles. Una vez recibida la fianza de cumplimiento remite el expediente al Departamento de Control Fiscal.

21. Control Fiscal Recibirá expediente, refrendará la orden de compra y enviará a la unidad para que proceda al siguiente trámite.

22. Atención al Proveedor /Departamento de Compra nivel central-unidad ejecutora Notificará al proveedor formalmente de la orden de compra que esta lista para su retiro, el proveedor deberá retirarlo en un término no mayor de cinco (5) días, al apersonarse a la referida notificación, se establece la fecha de vencimiento de entrega de los bienes o insumos adquiridos.



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23. Asesoría Legal de Compras-Nivel Central o unidad ejecutora (ELABORACIÓN DE CONTRATO)

Recibe expediente con la Resolución que exceptúa a la Institución de la celebración del procedimiento de selección de contratista y autoriza contratar directamente con la empresa; en este sentido se procede con la elaboración del proyecto contrato y por medio electrónico en atención a la complejidad de sus condiciones ó especificaciones de índole técnica, adicionalmente confeccionan nota al proveedor donde le comunican documentación requerida y retiro de contrato.

Este borrador Proyecto Contrato y nota es enviada a la Dirección Nacional de Compras y Abastos y estos a su vez lo remiten a Atención al Proveedor por medio electrónico.

24. Atención al Proveedor /Departamento de Compra nivel central-unidad ejecutora

Recibe contrato y solicita documentos al proveedor a la empresa tales como la fianza de cumplimiento, timbres y demás documentos; paralelamente es enviado a Presupuesto.

25. El funcionario responsable / Departamento de Presupuesto/ Nivel Central Verificará la partida presupuestaria, de contar con la misma procederá a comprometer la partida y devolverá a la unidad encargada del trámite.

26. Atención al Proveedor /Departamento de Compra nivel central-unidad ejecutora Recibe y notificará al proveedor formalmente del contrato que esta lista para su firma, el representante legal de la empresa deberá firmar en un término no mayor de cinco (5) días, Proveedor firma contrato y presenta documentos, luego el contrato con el expediente es enviado para firma.

27. Dirección Nacional de Compras y/o Subdirección Nacional de Compras Procede a firmar contrato hasta B/.125,000.00; cuando es arriba de B/.125,000.00 se envía con nota a la Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración y/o Dirección General.



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28. Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración y/o Sub Dirección General y/o Director General.

Revisa, proceden a firmar contrato y devuelven. La Subdirección General firma de B/.125,000.01 hasta B/.250,000.00 y la Dirección General de B/.250,000.01 en adelante.

29. Atención al Proveedor /Departamento de Compra nivel central-unidad ejecutora Recibe y prepara expediente para que sea refrendado en Control Fiscal.

30. Control Fiscal Recibirá expediente, refrendará contrato y enviará a la unidad correspondiente para que continúe con el trámite.

31. Atención al Proveedor /Departamento de Compra nivel central-unidad ejecutora. Envía nota para autenticar contrato, la misma es firmada por la Dirección ó Subdirección Nacional de Compras y Abastos.

32. Secretaria General Recibe contrato autentica y devuelve a la unidad encargada del trámite.

33. Atención al Proveedor /Departamento de Compra nivel central-unidad ejecutora Recibe contrato autenticado, entrega contrato al proveedor y procede a distribuir copias.



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PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS DE MAYOR CUANTÍA DE B/100,000 A B/125,000.00

Fecha 17/nov/2010


APROBACIÓN ELABORADO POR: CARLOS R. BURAC REPRE. DIR: CARLOS TASÓN



2. ALCANCE




4.1 PROCEDIMIENTOS

TRAMITE DE COMPRAS DE B/.100,000.00 A B/.125,000.00

1. El funcionario responsable / SERVICIO PETICIONARIO / ALMACÉN Al presentarse la necesidad, verificará por correo, fax u otro medio electrónico sobre la existencia o no del insumo a nivel del respectivo depósito, luego procederá a confeccionar la requisición, de requerirlo el producto o bien se adjuntará la ficha técnica actualizada y vigente; si se tratare de una licitación pública se adjuntará el renglón a comprar. Cuando se solicite compras de equipos o materiales que se adquieran por convenio marco deberá adjuntar el catalogo a la requisición. En los casos de compras de repuestos deberá adjuntar el reporte técnico según la naturaleza del bien a adquirir.



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Fecha 17/nov/2010




Cumplido y verificado los aspectos anteriores, según sea el caso, remitirá la documentación al departamento de presupuesto ya sea a nivel central o la unidad ejecutora a fin de garantizar contar con el rubro presupuestario para gestionar la compra.


Verificará la partida presupuestaria, y de contar con la misma procederá a comprometer la partida y enviará a la Administrador/Dirección de Abastos o el funcionario autorizado en la Unidad Ejecutora, el cual la remitirá a la Dirección Nacional de Compras a nivel central o al Departamento de Compras de la unidad ejecutora.

3. Supervisor/Jefe de Compras/ Departamento de Compras/Nivel Central Recibe los documentos, revisa que contenga todos los requerimientos para continuar el trámite conforme a la ley y los reglamentos que rigen la materia. El supervisor programará los actos públicos. De estar todo en orden procede a designar al cotizador.

4. Cotizador/Departamento de Compras/Nivel Central Recibidos los documentos electrónicamente, confeccionará el pliego, registrará el acto público en Panamá compra, remitirá al supervisor o jefe de compras para aprobar la publicación del acto.

5. Jefe de Compras/supervisor/ Departamento de Compras-Nivel Central

Dará su aprobación a la publicación del acto. De inmediato lo devolverá al cotizador para que continúe el trámite.

6. Cotizador/Departamento de Compras-Nivel Central Prepara el Pliego de Cargos del bien a adquirir para la disposición de los proveedores en la ventanilla de atención al proveedor. El día del acto público recibe las ofertas provenientes de ventanilla, prepara reporte y actas.



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Fecha 17/nov/2010




De ser requerida la evaluación técnica del bien o insumo por adquirir se enviará muestra o documentación relacionada al mismo a la unidad solicitante la cual deberá regresarlo con la respectiva evaluación en un plazo no mayor de dos (2) días hábiles. El Cotizador prepara el borrador de la orden de contrato cuyo monto va de B/.100,000.01 hasta B/125,000.00, y remitirá al supervisor o jefe de compra para su revisión.

7. Asesor Legal/Jefe de Asesoría Legal/Departamento de Asesoría Legal de Compras. Se recibe expediente, realiza revisión de documentos y confecciona proyecto de resolución según sea el caso y lo remite por medio electrónico para la aprobación correspondiente:


• Resolución de Desierto para la aprobación del Director Nacional de Compras. Una vez recibida de Secretaria General se procede a la fijación del Edicto se notifica al proveedor vía electrónica por un término de 5 días hábiles. Recibida la documentación confecciona el contrato y lo remite a la Dirección de Compras, Atención al Proveedor.

8. Director de Compras/Departamento de Compras-Nivel Central Recibida la documentación aprueba nota de notificación al proveedor y remite por medio electrónico a la sección de Atención al Proveedor.

9. Atención al Proveedor/Departamento de Compras-Nivel Central Al recibir el contrato solicita la documentación requerida al proveedor que deberá ser presentada en un término no mayor a 5 días hábiles y remite simultáneamente al Departamento de Presupuesto.

10. Departamento de Presupuesto

Realiza el compromiso presupuestario correspondiente y remite el expediente la Dirección de Compras, Atención al Proveedor.



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Fecha 17/nov/2010




11. Atención al Proveedor/Departamento de Compras-Nivel Central

Al recibir la documentación debidamente comprometida por el Departamento de Presupuesto se procede con la Firma del Contrato por parte del Proveedor, y remite el contrato a la Dirección Nacional de Compras para su aprobación.




Una vez recibido el expediente al Departamento de Control Fiscal.

14. Control Fiscal Recibirá expediente, refrendará el contrato y enviará a atención al asegurado para solicitar la autenticación del contrato.





17. Atención al Proveedor/Dirección de Compras Se recibe el contrato y se entrega al proveedor y se distribuyen las copias a la unidad ejecutora correspondiente.



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5. FLUJOGRAMA

SUPERVISOR COTIZADORES

LICITACION PUBLICA MAYOR CUANTIA DE 100,000.00 A 125,000.00

RECIBE REQUISICION DE ABASTOS CON COMPROMISO

PREVIO

IMPRESO 29-10-2010

DIRECTOR NACIONAL DE COMPRAS

ASESORIA LEGAL DE COMPRAS

SECRETARIA GENERAL

PROGRAMAR ACTO Y

PUBLICACION REMITIDA A

RELACIONES PUBLICAS

RECIBE REQUISICIONES Y PREPARA PLIEGO

RECIBE OFERTAS PROVENIENTE DE

ATENCIÓN AL PROVEEDOR, PREPARA

ACTAS Y CUADRO DE COTIZACION

CONTROL FISCAL PROVEEDORATENCION AL PROVEEDOR PRESUPUESTO

CONFECCIONA NOTA PARA

ENVIAR A LEGAL Y ORDEN DE CONTRATO

CONFECCIONA RESOLUCION DE ADJUDICACION Y

EDICTO

ADJUDICA

CONFECCIONA RESOLUCION DE

DESIERTO

NO

SI

RECIBE CONTRATO,

SOLICITA DOCUMENTOS AL

PROVEEDOR

COMPROMETE PARTIDA, SELLA Y

DEVUELVE

PROVEEDOR FIRMA EL

CONTRATO

DIRECTOR NACIONAL DE

COMPRAS FIRMA EL CONTRATO

RECIBE Y PREPARA PARA

CONTROL FISCAL

REVISA Y REFRENDA EL

CONTRATO


AUTENTICAR CONTRATO

RECIBE EL CONTRATO COMPLETA,

AUTENTICA Y DEVUELVE

RECIBE DE SECRETARIA CONTRATO

AUTENTICADO

SE NOTIFICA Y RETIRA

CONTRATO

DISTRIBUYE COPIAS

DIR. EJEC. NAL. DE FINANZAS O

DIRECTOR GENERAL

FIRMA DE RESOLUCION

FIRMA RESOLUCIÓN Y EL

EDICTO

CONFECCION DE CONTRATO

UNIDAD PETICIONARIA

INICIO

CONFECCIONA REQUISICIÓN

REQUIERE EVALUACIÓN

TÉCNICA

REALIZA EVALUACIÒN

TÉCNICA

TODO EN ORDEN

SI

NO

SI

1

2NO

2

1

APRUEBA NOTA DE NOTIFICACIÓN AL PROVEEDOR



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Fecha 17/nov/2010





2. ALCANCE




4.1 PROCEDIMIENTOS





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Fecha 17/nov/2010







3. Supervisor/Jefe de Compras/ Departamento de Compras/Nivel Central Recibe los documentos, revisa que contenga todos los requerimientos para continuar el trámite conforme a la ley y los reglamentos que rigen la materia. El supervisor programará los actos públicos. De estar todo en orden procede a designar al cotizador.

4. Cotizador/Departamento de Compras/Nivel Central Recibidos los documentos electrónicamente, confeccionará el pliego, registrará el acto público en Panamá compra, remitirá al supervisor o jefe de compras para aprobar la publicación del acto.

5. Jefe de Compras/supervisor/ Departamento de Compras-Nivel Central


6. Cotizador/Departamento de Compras-Nivel Central Prepara el Pliego de Cargos del bien a adquirir para la disposición de los proveedores en la ventanilla de atención al proveedor. El día del acto público recibe las ofertas provenientes de ventanilla, prepara reporte y actas.



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Fecha 17/nov/2010




De ser requerida la evaluación técnica del bien o insumo por adquirir se enviará muestra del bien o documentación relacionada al mismo a la unidad solicitante la cual deberá regresarlo con la respectiva evaluación en un plazo no mayor de dos (2) días hábiles. El Cotizador prepara orden de contrato en borrador cuyo monto va de B/.125,000.01 hasta B/250,000.00, y remitirá al supervisor o jefe de compra para su revisión.



• Resolución de Desierto para la aprobación del Director Nacional de Compras. Una vez recibida de Secretaria General se procede a la fijación del Edicto se notifica al proveedor vía electrónica por un término de 5 días hábiles. Recibida la documentación confecciona el contrato y lo remite a la Dirección de Compras, Atención al Proveedor.

8. Director de Compras/Departamento de Compras-Nivel Central Recibida la documentación aprueba nota de notificación al proveedor y remite por medio electrónico a la sección de Atención al Proveedor.

9. Atención al Proveedor/Departamento de Compras-Nivel Central Al recibir el contrato solicita la documentación requerida al proveedor que deberá ser presentada en un término no mayor a 5 días hábiles y remite simultáneamente al Departamento de Presupuesto.


Realiza el compromiso presupuestario correspondiente y remite el expediente la Dirección de Compras, Atención al Proveedor.



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Fecha 17/nov/2010




11. Atención al Proveedor/Departamento de Compras-Nivel Central

Al recibir la documentación debidamente comprometida por el Departamento de Presupuesto se procede con la Firma del Contrato por parte del Proveedor, y remite el contrato a la Dirección Nacional de Compras para su aprobación.




Una vez recibido el expediente al Departamento de Control Fiscal.

14. Control Fiscal Recibirá expediente, refrendará el contrato y enviará a atención al asegurado para solicitar la autenticación del contrato.





17. Atención al Proveedor/Dirección de Compras

Se recibe el contrato y se entrega al proveedor y se distribuyen las copias a la unidad ejecutora correspondiente.



Revisión: Original

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Fecha 17/nov/2010




5. FLUJOGRAMA




PREVIO

IMPRESO 29-10-2010



SECRETARIA GENERAL

PROGRAMAR ACTO Y


RELACIONES PUBLICAS


RECIBE OFERTAS PROVENIENTES DE

ATENCIÓN AL PROVEEDOR, PREPARA

ACTAS Y CUADRO DE COTIZACION

CONTROL FISCAL PROVEEDORATENCION AL PROVEEDOR PRESUPUESTO

DIR. EJEC. NAL. DE FINANZAS Y DIR.

GENERAL

CONFECCIONA NOTA PARA ENVIAR A

LEGAL Y BORRADOR DE ORDEN DE

CONTRATO


EDICTO

ADJUDICA


DESIERTO

NO

SI

RECIBE CONTRATO,

SOLICITA DOCUMENTOS AL

PROVEEDOR

COMPROMETE PARTIDA, SELLA Y

DEVUELVE

PROVEEDOR FIRMA EL

CONTRATO

FIRMA NOTA REMISORA DE

CONTRATO PARA DIRECTOR EJECUTIVO

NACIONAL O DIRECTOR GENERAL

FIRMA EL CONTRATO

RECIBE Y PREPARA PARA

CONTROL FISCAL

REVISA Y REFRENDA EL

CONTRATO


AUTENTICAR CONTRATO

RECIBE EL CONTRATO

AUTENTICA Y DEVUELVE

RECIBE DE SECRETARIA CONTRATO

AUTENTICADO

RETIRA CONTRATO Y SE

NOTIFICA

DISTRIBUYE COPIAS

FIRMA DE RESOLUCION

FIRMA RESOLUCIÓN Y

EDICTO

CONFECCION DE CONTRATO

UNIDAD PETICIONARIA

INICIO

CONFECCIONA REQUISICIÓN

¿REQUIERE EVALUACIÓN

TÉCNICA?

REALIZA EVALUACIÓN

ESTA EN ORDEN

SI

NO

NO

1

1

SI



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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS MENOR CUANTÍA

Fecha 11/feb/2010 Documento Nivel - III

APROBACIÓN ELABORADO POR: FERNANDO PANIAGUA REPRE. DIR: CARLOS TASÓN

CAJA DE SEGURO SOCIAL

1. OBJETIVO Proporcionar un instrumento que estandarice la elaboración, organización e identificación de los procesos que forman parte del Sistema de Adquisición de Bienes, Insumos y Medicamentos de la Institución.

2. ALCANCE

Este documento es de aplicación para toda las XXXXXX que forme parte del Sistema de Gestión de la Calidad de la Institución. La documentación del sistema de gestión de la calidad puede estar en papel o medios electrónicos.



4.1 PROCEDIMIENTOS COMPRAS QUE DE B/.250,000.00


COMPRAS DE B/. 250,000.00 EN ADELANTE



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3. Supervisor/ Dirección Nacional de Compras/ Recibe los documentos, revisa que contenga todos los requerimientos para continuar el trámite conforme a la ley y los reglamentos que rigen la materia. De estar todo en orden procede a designar al cotizador.

4. Cotizador/Departamento de Compras/Nivel Central o Unidad Ejecutora Recibidos los documentos electrónicamente, confeccionará el pliego, publicará el acto público en Panamá Compra, remitirá al supervisor para aprobar la publicación del acto.

5. Supervisor/ Dirección Nacional de Compras Dará su aprobación a la publicación del acto. De inmediato lo devolverá al cotizador para que continúe el trámite.

6. Cotizador/Depar/Nivel Central o Unidad Ejecutora En el caso de requerir una reunión previa o de homologación se convocará a las partes interesadas por ejemplo Control Fiscal, Asesoría Legal, la unidad ejecutora o servicio interesado, proveedores, etc. Si por la cuantía del la adquisición se requiere de la aplicación de la evaluación por vía de ponderación se concederá un término improrrogable de acuerdo a la magnitud y complejidad del objeto de la contratación no menor de diez (10) días ni mayor de quince (15) días para rendir informe técnico, que deberá ser cumplido en dos (2) etapas, de conformidad con la normas vigentes.



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De ser aprobada la evaluación técnica, cuando la compra es de B/.250,000.00, el Cotizador preparará el cuadernillo, que será revisada por la comisión de asuntos laborales del pleno de la Junta Directiva, para su respectiva aprobación. El día del acto público recibe las ofertas, prepara reporte y actas, luego remitirá electrónicamente a Asesoría Legal. De no cumplir con la evaluación técnica el cotizador confecciona nota de desierto a los proveedores, se publica en Panamá Compra y se pasa al supervisor para nueva convocatoria del acto público.



• Resolución de Desierto para la aprobación del Director General o funcionario en quien se delegue la función y Edicto para la aprobación de Secretaría General.

También elaborará el contrato respectivo, para los montos de B/.250,000.00 en adelante, lo envía a la Dirección Nacional de Compras, para la firma de la nota notificándole al proveedor del contrato

8. Dirección Nacional de Compras Aprobará la nota de notificación del contrato al proveedor y enviará a la Sección al Proveedor.

9. Sección de Atención al Proveedor Notificará al proveedor del contrato, el cual tiene cinco (5) días hábiles para refrendarlo y presentar documentos. Al mismo tiempo, se envía al Departamento de Presupuesto para el colocar sello presupuestario.




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Recibirá el contrato incorporará el sello presupuestario y envía a la Sección de Atención al Proveedor.

11. Sección Atención al Proveedor TRAMITE DE B/. 250,000.00 HASTA B/.2,000,000.00 Cuando la compra verse sobre la adquisición de bienes y/o servicios como aires acondicionados, equipo rodante, ambulancias, equipos de oficina, obras de inversión, programas o herramientas tecnológicas, equipos informáticos, consultorías otros; se preparará un expediente con la documentación requerida como: -Copia de la Requisición -Copia del cuadro de solicitudes -Copia del Acta -Oferta de la Empresa -Fianza de Cumplimiento -Paz y Salvo de la CSS -Aviso de operaciones (de la empresa) -Resolución de la Dirección General y Junta Directiva -Edicto -Justificación de la compra -Copia del contrato -Formulario 001 del CENA Acto seguido, elaborará documento para firma del Director General donde se remite al Ministerio de Economía y Finanzas-CENA (Consejo Económico Nacional) El Ministerio de Economía y Finanzas-CENA revisará y aprobará la adquisición del bien, servicio o insumo a adquirir por la Institución y lo enviará para continuar su trámite a la Dirección General de esta entidad. En adelante se llevaría a cabo el mismo trámite que se desarrolla a partir del numeral 12 del presente documento. TRÁMITE DE B/.2,000,001.00 en adelante Se envía aprobación del Consejo de Gabinete, se prepara para tal fin la siguiente información:

- Informe Técnico (Sustención de la Adquisición) - Resoluciones, Edictos - Oferta de la Empresa



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- Contrato - Fianzas y Pólizas - El proyecto de la Resolución del Consejo de Gabinete

Toda esta información se graba en un medio magnético, para luego ser enviado junto con la respectiva nota remisoria dirigida al Ministro de Salud, firmada por el Director de la Caja de Seguro Social. (Puede ser medio electrónico…o debe ser necesariamente en medio magnético) El consejo de gabinete, aprueba la adquisición mediante resolución, envía a la Institución para darle continuidad al trámite. A partir de este momento realizará los mismos pasos que se desarrollan en el numeral 12 del presente documento. Sobre la base del principio de celeridad que contempla la legislación vigente las compras de bienes e insumos tales como medicamentos, equipos médicos, insumos médicos-quirúrgicos entre otros, el trámite a seguir es: Una vez firmado el contrato por el representante legal de la empresa, se envía a la firma del Director General.

12. Dirección General Recibirá el contrato aprobará el mismo y enviará a la Dirección Nacional de Compras/Atención al Proveedor.

13. Sección de Atención al Proveedor Preparará el expediente con la documentación necesaria para enviar al refrendo del contrato por parte de Control Fiscal.

14. Control Fiscal Realizará la revisión de rigor y procederá al refrendo del contrato. Regresará el expediente a la Dirección Nacional de Compras/Atención al Proveedor.

15. Sección de Atención al Proveedor Enviará a la Secretaria General el contrato para su autenticación.

16. Secretaría General



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Autenticará y devolverá el contrato a la Sección de Atención al Proveedor.

17. Sección de Atención al Proveedor Al recibir, entregará contrato al proveedor y enviará copia a la unidad ejecutora solicitante.



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PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS DE MAYOR CUANTÍA DE B/30,000.00 A B/100,000.00

Fecha 17/nov/2010





2. ALCANCE




4.1 PROCEDIMIENTOS





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Fecha 17/nov/2010








Recibe los documentos, revisa que contenga todos los requerimientos para continuar el trámite conforme a la ley y los reglamentos que rigen la materia. El supervisor programará los actos públicos, en aquellas unidades donde no exista la figura de supervisor le corresponderá al cotizador. De estar todo en orden procede a designar al cotizador.

4. Cotizador/Departamento de Compras/Nivel Central o Unidad Ejecutora Recibidos los documentos electrónicamente, confeccionará el pliego, publicará el acto público en Panamá compra, remitirá al supervisor o jefe de compras para aprobar la publicación del acto.

5. Jefe de Compras/supervisor/ Departamento de Compras-Nivel Central o unidad ejecutora


6. Cotizador/Departamento de Compras-Nivel Central o unidad ejecutora Prepara el Pliego de Cargos del bien a adquirir para la disposición de los proveedores en la ventanilla de atención al proveedor. El día del acto público recibe las ofertas provenientes de ventanilla, prepara reporte y actas.



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Fecha 17/nov/2010




De ser requerida la evaluación técnica del bien o insumo por adquirir se enviará muestra o documentación relacionada al mismo a la unidad solicitante la cual deberá regresarlo con la respectiva evaluación en un plazo no mayor de dos (2) días hábiles. De ser aprobada la evaluación técnica, el Cotizador prepara orden compra cuyo monto oscila de B/.30,000.00 hasta B/50,000.00, y remitirá al supervisor o jefe de compra para su revisión, en los casos cuyo monto asciende de B/50,000.01 en adelante se remite el expediente por medio electrónico al Departamento de Asesoría Legal de Compras. De no cumplir con la evaluación técnica el cotizador confecciona nota de desierto a los proveedores, se publica en Panamá Compra y se pasa al supervisor para nueva convocatoria del acto público.



• Resolución de Desierto para la aprobación del Director Nacional de Compras. Una vez recibida de Secretaria General se procede a la fijación del Edicto se notifica al proveedor vía electrónica por un término de 5 días hábiles.

8. Cotizador/Departamento de Compras-Nivel Central o unidad ejecutora Recibida la documentación confecciona orden de compra, publica resultado en Panamá Compra y la remite por medio electrónico al supervisor de compras.

9. Supervisor/Departamento de Compras-Nivel Central o unidad ejecutora. El supervisor revisa el expediente y de estar todo conforme aprueba la publicación y la orden de compra y la remite por medio electrónico a la Dirección Nacional de Compras.

10. Director y Sub Director de Compras/Director Administrativo/Funcionario encargado

Aprobarán la orden de compra y enviaran junto al expediente a Presupuesto para el compromiso presupuestario correspondiente.




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Fecha 17/nov/2010




Realiza el compromiso presupuestario correspondiente y remite el expediente la Dirección de Compras.

12. Atención al Proveedor/Dirección de Compras nivel central-unidad ejecutora.

Solicita al proveedor la fianza de cumplimiento que debe ser entregada por el proveedor en un término de 5 días hábiles. Una vez recibida la fianza de cumplimiento remite el expediente al Departamento de Control Fiscal.

13. Control Fiscal Recibirá expediente, refrendará la orden de compra y enviará a la unidad para que proceda al siguiente trámite.

14. Atención al Proveedor /Departamento de Compra nivel central-unidad ejecutora Notificará al proveedor formalmente de la orden de compra que esta lista para su retiro, el proveedor deberá retirarlo en un término no mayor de cinco (5) días, al apersonarse a la referida notificación, se establece la fecha de vencimiento de entrega de los bienes o insumos adquiridos.

5. FLUJOGRAMA



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Fecha 17/nov/2010







PREVIO

IMPRESO 29-10-2010



SECRETARIA GENERAL

PROGRAMAR ACTO Y


RELACIONES PUBLICAS


RECIBE OFERTASPROVENIENTES DE

VENTANILLA,PREPARA ACTAS Y

CUADRO DE COTIZACION

CONTROL FISCAL PROVEEDORATENCION AL PROVEEDORPRESUPUESTO

CONFECCIONA NOTA PARA ENVIAR A

LEGAL


EDICTO

TODO CONFORME


DESIERTO

NO

SI

FIRMARESOLUCIÓN Y EL

EDICTO

CONFECCIONA ORDEN DE COMPRA

REVISA Y FIRMA ORDEN DE COMPRA

FIRMA ORDEN DE COMPRA

COMPROMETE LA ORDEN DE COMPRA

PREPARA O/C PARA CONTROL

FISCAL, PIDE FIANZA DE

CUMPLIMIENTO

REVISA Y REFRENDA LA

ORDEN DE COMPRA

RECIBE ORDEN DE COMPRA

REFRENDADA Y ENTREGA AL PROVEEDOR

RETIRA LA ORDEN DE COMPRA

DIRECTOR GENERAL

FIRMA RESOLUCION

RECIBE EDICTO Y RESOLUCION Y LO

ENVIA A COMPRAS

INICIO

UNIDAD PETICIONARIA

CONFECCIONA

REQUISICIÓN

DE 30,000.00 A 50,000.00

DE 50,000.01 HASTA

100,000.00

¿REQUIERE EVALUACIÓN

TÉCNICA?

NO

REALIZA EVALUACIÓN

TÉCNICA

SI

ESTA EN ORDEN

2

NO

SI

2

FIRMA ORDEN DE COMPRA

GUÍA No.

GU-DNPR-01

DIRECCIÓN NACIONAL DE PROCESOS

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CALIDAD Y LOGÍSTICA

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Fecha 11/feb/2010


APROBACIÓN

ELABORADO POR: ELIZABETH CUMBRERA REPRE. DIR: CARLOS TASÓN


1. OBJETIVO

Proporcionar un instrumento que estandarice la elaboración, organización e

identificación de los procesos que forman parte del Sistema de Adquisición de Bienes,

Insumos y Medicamentos de la Institución.

2. ALCANCE

Este documento es de aplicación para toda las XXXXXX que forme parte del Sistema de

Gestión de la Calidad de la Institución.

La documentación del sistema de gestión de la calidad puede estar en papel o medios

electrónicos.

3. DEFINICIONES

4. REFERENCIAS

Ley No. 51 de 27 de Diciembre de 2005 “Ley Orgánica de la Caja de Seguro

Social”, publicada en la Gaceta Oficial No. 25,453 de miércoles 28 de diciembre de

2005.

4.1 PROCEDIMIENTOS

I. TRAMITE DE COMPRAS QUE NO EXCEDEN DE B/.1,000.00

1. El funcionario responsable / SERVICIO PETICIONARIO / ALMACÉN

Al presentarse la necesidad, verificará por correo, fax u otro medio electrónico sobre la

existencia o no del insumo a nivel del respectivo depósito, luego procederá a confeccionar

la requisición, de requerirlo el producto o bien se adjuntará la ficha técnica actualizada y

vigente; si se tratare de una licitación pública se adjuntará el renglón a comprar.

Cuando se solicite compras de equipos o materiales que se adquieran por convenio marco

deberá adjuntar el catalogo a la requisición.

En los casos de compras de repuestos deberá adjuntar el reporte técnico según la naturaleza

del bien a adquirir.

GUÍA No.

GU-DNPR-01



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Fecha 11/feb/2010


APROBACIÓN



Cumplido y verificado los aspectos anteriores, según sea el caso, remitirá la documentación

al departamento de presupuesto ya sea a nivel central o la unidad ejecutora a fin de

garantizar contar con el rubro presupuestario para gestionar la compra.

2. El funcionario responsable / Departamento de Presupuesto/ Nivel Central o Unidad

Ejecutora

Verificará la partida presupuestaria, y de contar con la misma procederá a comprometer la

partida y enviará a la Administración/Dirección de Abastos o el funcionario autorizado en la

Unidad Ejecutora.

3. Administrador/Dirección de Logistica/Funcionario autorizado en la unidad ejecutora.

Aprobará la requisición y la remitirá a la Dirección Nacional de Compras a nivel central o

al Departamento de Compras unidad ejecutora para su trámite.

4. Cotizador/Departamento de Compras/Nivel Central o Unidad Ejecutora

Recibidos los documentos electrónicamente, las compras iguales o menores a B/.300.00

podrán realizarlas sin cotización, indicando solamente el bien o servicio a adquirir, las

compras superiores a B/.300.00 que no excedan de los B/:1,000.00, procederá a solicitar la

cotización por lo menos una cotización a la casa proveedora que pueda vender el bien o

insumo, confeccionará la orden de compra y remitirá al supervisor o jefe de compra para

revisión.

Sólo si el insumo o bien necesita evaluación técnica enviará el expediente a la unidad

solicitante, la cual deberá regresarlo con la respectiva evaluación en un plazo no mayor de

dos (2) días hábiles.

5. Supervisor/Jefe de Compras/Departamento de Compras-Nivel Central o unidad

ejecutora

Aprobará la orden de compra, y se enviará el expediente al Departamento de Presupuesto

para el control presupuestario definitivo.

6. El funcionario responsable/Departamento de Presupuesto-Nivel Central o unidad

ejecutora

Confirmará la partida, registrará el control presupuestario, regresará el expediente a la

Dirección de Compras, Director Administrativo o funcionario en quien se delegue la

responsabilidad.


GUÍA No.

GU-DNPR-01



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Fecha 11/feb/2010


APROBACIÓN



Aprobará la orden de compra y enviará junto al expediente a Control Fiscal para el

refrendo.

8. Control Fiscal

Recibirá expediente, verificará y de estar todo correcto, refrendará la orden de compra y

enviará a la unidad para que proceda al siguiente trámite.

9. El funcionario encargado /Dirección/Departamento de Compras/ nivel central-

unidad ejecutora

Notificará al proveedor vía electrónica de la orden de compra para que retire en un

término no mayor de cinco (5) días hábiles siguiente a la fecha de comunicación respectiva.

Enviará electrónicamente la constancia de la notificación a la unidad solicitante, la cual dará

seguimiento a la recepción del producto, bien o insumo, en la fecha tope establecida en la

orden de compra o contrato.

10. El proveedor/ Dirección/Departamento de Compra de nivel central-unidad

ejecutora

Retirará la orden de compra, acto seguido deberá entregar el producto, bien o servicio en el

Almacén o la unidad solicitante.

En caso de no poder cumplir con la entrega en la fecha pactada en la orden de compra o

contrato, podrá solicitar una prórroga, que deberá ser presentada en la Dirección de

Compras o ante el Administrador en las unidades ejecutoras.

11. Almacén/ unidad solicitante

Basado en la constancia de la notificación, como parte del seguimiento, en caso de

incumplimiento del proveedor, deberá hacer de conocimiento de inmediato las razones que

conllevaron al mismo, a la Dirección de Compras si es a nivel central o la Administración en

la unidad ejecutora, para que proceda con trámite que amerita.

II. TRAMITE DE COMPRAS DE B/.1,000.00 A B/.10,000.00


GUÍA No.

GU-DNPR-01



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Fecha 11/feb/2010


APROBACIÓN















Ejecutora

Estimación previa


partida y enviará a la Administración, en este caso el funcionario responsable para firmar la

requisición, el cual la remitirá al Departamento de Compras sea nivel central o unidad

ejecutora.

3. Supervisor/Jefe de Compras/ Departamento de Compras/Nivel Central o Unidad

Ejecutora

Recibe los documentos, revisa que contenga todos los requerimientos para continuar el

trámite conforme a la ley y los reglamentos que rigen la materia.

El supervisor programará los actos públicos, en aquellas unidades donde no exista la figura

de supervisor le corresponderá al Jefe de Compras.

De estar todo en orden procede a designar al cotizador.


Recibidos los documentos electrónicamente, confeccionará el pliego, registrará el acto

público en Panamá compra, remitirá al supervisor o jefe de compras para aprobar la

publicación del acto.

GUÍA No.

GU-DNPR-01



Revisión: Original

Página 13 de 13


Fecha 11/feb/2010


APROBACIÓN



5. Jefe de Compras/supervisor/ Departamento de Compras-Nivel Central o unidad

ejecutora

Dará su aprobación a la publicación del acto. De inmediato lo devolverá al cotizador para

que continue el trámite.

6. Cotizador/Departamento de Compras-Nivel Central o unidad ejecutora

Basado en el sistema de invitación electrónico u otro medio, convocará a un número

mínimo de tres (3) oferentes para participar, publicará en el tablero por dos (2) días

consecutivos antes de la fecha programada para el acto público.

Transcurrido el plazo establecido de dos (2) días de publicación, recibirá las propuestas el

día y hora descrita en el pliego de cargo, generará el reporte de resultados, sólo si el insumo

o bien necesita evaluación técnica enviará el expediente a la unidad solicitante, la cual

deberá regresarlo con la respectiva evaluación en un plazo no mayor de dos (2) días

hábiles.

De cumplirse la invitación electrónica a un mínimo de tres o más oferentes, y únicamente se

presenta uno o dos propuestas, se podrá adjudicar a la propuesta de menor cuantía con

relación al precio de referencia establecido por la unidad solicitante, siempre y cuando

cumpla con el pliego de cargo.

En aquellos casos donde el precio ofertado por el proveedor, excede el precio de referencia

se podrá negociar con el mismo, buscando siempre los mejores intereses de la Institución.

Aquellas adquisiciones donde no haya más de un oferente o no exista sustituto adecuado,

se solicitará vía electrónica; la propuesta correspondiente, certificación de fabricante como

su único representante en el país, la sustentación de distribuidor único al proveedor, que

deberá ser aprobada por el Director Administrativo de la unidad ejecutora, Director de

Compras o funcionario en quien se delegue la acción a nivel central.

Si no concurren los proveedores o no cumplen con los pliegos de cargos el proceso deberán

iniciar el proceso a partir del punto número 4 del presente procedimiento.

El Cotizador procederá a la adjudicación, confeccionará la orden de compra y remitirá al

supervisor o jefe de compra para revisión.

Cuando la compra es mayor de B/.5,000.00, el cotizador o el funcionario en quien se

delegue la tarea solicitará la fianza de cumplimiento por una cuantía del diez (10%) del

valor total de la orden de compra, y luego la enviara al supervisor o jefe de compras.

GUÍA No.

GU-DNPR-01



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Fecha 11/feb/2010


APROBACIÓN




ejecutora




ejecutora



responsabilidad.



refrendo.

10. Control Fiscal




unidad ejecutora






12. El proveedor





Compras o a la Administración en las unidades ejecutoras.

13. Almacén/ unidad solicitante

GUÍA No.

GU-DNPR-01



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Fecha 11/feb/2010


APROBACIÓN




incumplimiento deberá hacer de conocimiento de inmediato las razones que conllevaron al

mismo, a la Dirección de Compras si es a nivel central o la Administración en la unidad

ejecutora, para que proceda con trámite respectivo.

III. TRAMITE DE COMPRAS DE B/.10, 00.00 A B/.30,000.00














Ejecutora


partida y enviará a la Administración, en este caso el funcionario responsable para firmar la

requisición, el cual la remitirá al Departamento de Compras sea nivel central o unidad

ejecutora.

3. Supervisor/Jefe de Compras/ Departamento de Compras/Nivel Central o Unidad

Ejecutora

Recibe los documentos, revisa que contenga todos los requerimientos para continuar el

trámite conforme a la ley y los reglamentos que rigen la materia.

El supervisor programará los actos públicos, emitirá comunicación electrónica a la Dirección

de Divulgación y Relaciones Públicas en donde se indicará el bien, insumo o servicio a

GUÍA No.

GU-DNPR-01



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Fecha 11/feb/2010


APROBACIÓN



comprar, fecha de publicación en los periódicos de la localidad, así como fecha y hora del

acto público en aquellas compras que esta actividad sea requisito. En aquellas unidades

donde no exista la figura de supervisor le corresponderá al Jefe de Compra.

De estar todo en orden procede a designar al cotizador.


Recibidos los documentos electrónicamente, confeccionará el pliego, registrará el acto

público en Panamá compra, remitirá al supervisor o jefe de compras para aprobar la

publicación del acto.

5. Jefe de Compras/supervisor/ Departamento de Compras-Nivel Central o unidad

ejecutora

Dará su aprobación a la publicación del acto. De inmediato lo devolverá al cotizador para

que continue el trámite.

6. Cotizador/Departamento de Compras-Nivel Central o unidad ejecutora

Basado en el sistema de invitación electrónico u otro medio, convocará a un número

mínimo de tres (3) oferentes para participar, publicará en el tablero por dos (2) días

consecutivos antes de la fecha programada para el acto público.

Transcurrido el plazo establecido de dos (2) días de publicación, recibirá las propuestas el

día y hora descrita en el pliego de cargo, generará el reporte de resultados, sólo si el insumo

o bien necesita evaluación técnica enviará el expediente a la unidad solicitante, la cual

deberá regresarlo con la respectiva evaluación en un plazo no mayor de dos (2) días

hábiles.

De cumplirse la invitación electrónica a un mínimo de tres o más oferentes, y únicamente se

presenta uno o dos propuestas, se podrá adjudicar a la propuesta de menor cuantía con

relación al precio de referencia establecido por la unidad solicitante, siempre y cuando

cumpla con el pliego de cargo.

En aquellos casos donde el precio ofertado por el proveedor, excede el precio de referencia

se podrá negociar con el mismo, buscando siempre los mejores intereses de la Institución.

Aquellas adquisiciones donde no haya más de un oferente o no exista sustituto adecuado,

se solicitará vía electrónica; la propuesta correspondiente, certificación de fabricante como

su único representante en el país, la sustentación de distribuidor único al proveedor, que

GUÍA No.

GU-DNPR-01



Revisión: Original

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Fecha 11/feb/2010


APROBACIÓN



deberá ser aprobada por el Director Administrativo de la unidad ejecutora, Director de

Compras o funcionario en quien se delegue la acción a nivel central.

Si no concurren los proveedores o no cumplen con los pliegos de cargos el proceso deberán

iniciar el proceso a partir del punto número 4 del presente procedimiento.

El Cotizador procederá a la adjudicación, confeccionará la orden de compra y remitirá al

supervisor o jefe de compra para revisión.

Cuando la compra es mayor de B/.5,000.00, el cotizador o el funcionario en quien se

delegue la tarea solicitará la fianza de cumplimiento por una cuantía del diez (10%) del

valor total de la orden de compra, y luego la enviara al supervisor o jefe de compras.


ejecutora




ejecutora



responsabilidad.



refrendo.

10. Control Fiscal




unidad ejecutora



GUÍA No.

GU-DNPR-01



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Fecha 11/feb/2010


APROBACIÓN






12. El proveedor/ Dirección/Departamento de Compra de nivel central-unidad

ejecutora





Compras o a la Administración en las unidades ejecutoras.

13. Almacén o la unidad solicitante


incumplimiento deberá hacer de conocimiento de inmediato las razones que conllevaron al

mismo, a la Dirección de Compras si es a nivel central o la Administración en la unidad

ejecutora, para que proceda con trámite respectivo.

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