3.1. ENTREVISTAS La tcnica de entrevista, se utiliza para recabar informacin en forma verbal, a travs de una serie de preguntas que propone el analista,esta tcnica a su vez es imprescindible para obtener info- rmacin cualitativa, relacionarse con los usuarios y recoger un conjunto de hechos y/o requerimientos de informacin necesarios para el estudio. 0.123a) Objetivo : Las entrevistas tienen como objetivo recabar informacin cualit- ativa y cuantitativa de los usuarios finales de los diversos nive- les organizacionales, las cuales permitir n alcanzar los objetivos propios del an lisis de sistemas.b) Utilidad : Las entrevistas son tiles porque permiten sentar las bases sobre las cuales se desarrollar el futuro sistema, por lo tanto se puede obtener informacin sobre: * Los requisitos de usuario. * Funcionamiento del sistema actual. * Organizacin de la unidad. * Responsabilidades y funciones de los usuarios.c) Descripcin : Las entrevistas son una forma de conversacin, no de interrogacin. Al analizar las caractersticas de los sistemas con personal selec- cionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden disponer de datos que no est n disponibles en nin- guna otra forma. En las investigaciones de los sistemas, la informacin cualitativa y cuantitativa son importantes. La informacin cualitativa est relacionada con las opiniones, polticas y descripciones narrativas de actividades o problemas, mientras que la informacin cuantitati- va, se trata frecuentemente de nmeros, frecuencias o cantidades. Muchas veces el analista utiliza la tcnica de las entrevistas para recabar informacin cualitativa que le permitir analizar los sist- emas de informacin necesarios. 3.1.1 Tipos de entrevistas. De acuerdo al tipo de informacin que se desea recabar se puede elaborar las entrevistas en forma estructurada y en otros casos las preguntas son sin estructura. Las entrevistas estructuradas utilizan formatos abiertos o cerrados, en el caso de que sean abiertos, el usuario podr dar cualquier respuesta que considere apropiada; en el caso de preguntas cerradas, se proporcionar al usuario un conjunto de respuestas que pueda seleccionar. Esta tcnica a su vez presenta ventajas y desventajas las cuales mencionaremos a continuacin: Ventajas : * Asegura la elaboracin uniforme de las preguntas para todos los que van a responder. * F cil de administrar y evaluar. * Evaluacin m s objetiva tanto de quienes responden como de las respuestas a las preguntas. * Se necesita un limitado entrenamiento del entrevistador. * Resulta en entrevistas mas pequeas. Desventajas : * Alto costo de preparacin. * Los que responden pueden no aceptar un alto nivel en la estru- ctura y car cter mec nico de las preguntas. * Un alto nivel en la estructura puede no ser adecuado para todas las situaciones. * El alto nivel en la estructura reduce la oportunidad de responder en forma espont nea, as como la habilidad del entrevistador para continuar con comentarios al entrevistado. Las entrevistas no estructuradas, permitir n tanto al entrevistado como al entrevistador, mayor flexibilidad en el tipo de pregunta y respuesta a ejecutar. Las ventajas y desventajas que trae consigo esta tcnica son las siguientes: Ventajas : * El entrevistador tiene mayor flexibilidad al realizar las preg- untas adecuadas a quien responde. * El entrevistador puede explotar reas que surgen espont neamente durante las entrevistas. * Puede producir informacin sobre reas que se minimizaron o en las que no se pens que fueran importantes. Desventajas : * Puede utilizarse negativamente el tiempo, tanto de quien responde como del entrevistador. * Los entrevistados pueden cesgarse ante determinadas preguntas y no contestar adecuadamente. * Puede recopilarse informacin extraa que no es necesaria. * El an lisis e interpretacin de los resultados puede ser largo. * Toma demasiado tiempo extra recabar los hechos esenciales. 3.1.2 Recomendaciones de desarrollo de entrevistas. Para llevar a cabo una entrevista exitosa ya sea estructurada o no estructurada deben de seguirse las siguientes indicaciones: 1. Identificar a la persona o personas a las cuales se les va a ent- revistar, se debe hacer una lista de todas las personas que son consideradas, dado a su experiencia y conocimiento, como personas claves para la institucin. 2. Realizar una cita por anticipado con quienes se va a entrevistar, es necesario definir la fecha, hora y lugar de la entrevista, as como el tiempo estimado de duracin de manera que el entrevistado designe una parte de su tiempo a esta actividad. 3. Prepararse para la entrevista, en este caso, el entrevistador deber informarse de las actividades que realiza su entrevistado, de manera que puedan hablar fludamente; en caso de que se emplee la tcnica estructurada deber prepararse un guin de entrevistas y enviarse al entrevistado con el fin de que se encuentre preparado para su resolucin, en el caso de ser entrevistas no estructuradas, deber de informarse al entrevistado la naturaleza de la entrevista a realizarcele. 4. Durante la entrevista, es necesario tener presente las siguientes pautas: * Comience por presentarse subrayando el tema de la entrevista y estableciendo la naturaleza del proyecto en el que trabaja. * Comience con preguntas generales, que establecer n el marco de trabajo con el cual se conducir el resto de la entrevista. * Limtese las notas que se escriban para evitar distraer a quienes responden. * Cuando los temas vistos con el usuario se hayan discutido, realice otras preguntas especficas que crea que deban discutirse. * Al final de la entrevista, resuma la informacin recabada en las mismas y envese una copia a las personas entrevistadas para su respectiva aprobacin. * Es recomendable que archive una copia de las entrevistas revi- sadas por el usuario con la finalidad de evitar posteriores reclamos.