Las ventajas de un presupuesto flexibleMuchas compaas usan presupuestos fijos o flexibles para completar su proceso global de presupuesto. Los presupuestos fijos requieren que las compaas acuerden los nmeros del presupuesto al principio del ao. Estos nmeros permanecern igual durante el periodo destinado para el presupuesto. Los presupuestos flexibles a menudo varan sus nmeros dependiendo del nivel de actividad de la compaa. Tienen muchas ventajas para las compaas que los incorporan en sus procesos.Fijo vs. variableEl primer paso para crear un presupuesto flexible implica clasificar los gastos fijos y variables. Los gastos fijos permanecen igual sin importar el nivel de actividad. Los gatos variables se incrementan a la par de la actividad. Los presupuestos flexibles usualmente se disean utilizando un software de hoja de clculo debido a la facilidad de incorporar frmulas al presupuesto. El coordinador de presupuesto comienza por crear un encabezado que incluya el nombre de la compaa, el nombre del reporte y el marco de tiempo del reporte. l incluye una celda donde indica el nivel de actividad. Luego lista cada uno de los gastos en la primer columna de la hoja de clculo. Identifica cada uno de los gastos fijos e introduce la cantidad de presupuesto para cada uno de estos elementos. Luego, observa cada uno de los gastos variables. Por cada gasto variable, l determina el costo por unidad. Introduce una frmula que toma el costo por unidad de tiempo de la cantidad referida en la celda donde introdujo el nivel de actividad.Mejora de la evaluacin del desempeoLas compaas usan presupuestos para evaluar el desempeo del departamento de administracin. Sin embargo, a menudo ciertos factores estn fuera del control del administrador. El primer factor fuera del control del administrador son los niveles de produccin. Cuando la demanda de los clientes aumenta, los niveles de produccin deben incrementarse para adaptarse. Los aumentos en el nivel de produccin incrementan los gastos mediante los cuales el administrador es evaluado. Un presupuesto flexible considera el impacto adicional en la produccin y ajusta los nmeros del presupuesto de acuerdo a l. Esto le permite a la compaa evaluar el desempeo del administrador de manera ms justa.Utilidad de los anlisis de variacionesCuando el nivel de actividad cambia, la variable de los costos de manufactura tambin cambia. Los anlisis de variacin comparan el costo actual al costo del presupuesto. Cuando los nmeros del presupuesto permanecen igual y los costos se incrementan, la variable tambin se incrementa. Un presupuesto flexible considera los incrementos del costo debido al aumento en los niveles de actividad, eliminando el impacto.

PRESUPUESTO FLEXIBLEEl presupuesto flexible es resultante de la consideracin anticipada de las variaciones que pudieran existir en los ingresos en las ventas; esta posible efectuacin conduce a la predeterminacin de los cambios factibles en los volmenes de produccin y por consiguiente en los gastos.Todos los gastos incurren debido a: A)al transcurso del tiempo, B)a la produccin o actividad productiva o, C)a una combinacin de tiempo y produccin o actividad. Si esto es razonable en un negocio, puede darse al os gastos una formulacin matemtica mediante la cual puedan calcularse los planes para la planificacin y el control de los mismos.La aplicacin de este concepto significa que:1. Deben identificarse los gastos en cuanto a sus componentes fijo y variable, cuando se relacionan con la produccin o la actividad productiva.1. Los gastos deben relacionarse razonablemente con la produccin o actividad productiva.1. La produccin debe medirse en forma segura.1. Las frmulas de los presupuestos flexibles deben ser periodos especficos de tiempo, o para una escala especfica y relevante de produccin.1. Para los fines de la planificacin y el control, deben desarrollarse frmulas de presupuestos flexibles por cada rengln de gasto en cada centro de responsabilidad dentro de una empresa.RELACION DE LOS GASTOS CON LA PRODUCCINLos presupuestos flexibles de gastos se apoyan fundamentalmente en el concepto de la variabilidad de los gastos, el cual se enfoca sobre el efecto que tienen en los mismos, el transcurso del tiempo y la produccin o actividad productiva.En parte de que algunos gastos son parte fijos y en parte variable, los gastos se clasifican en tres categoras generales. Gastos fijos. Gastos variables. Gastos semivariables.Definicin de gastos fijos: Son aquellos que no varan con la produccin o a la actividad productiva. Se van acumulando principalmente por solo el transcurso del tiempo, esto es, son gastos relacionados con el tiempo. Permanecen constantes en su importe durante un corto periodo de tiempo dado, dentro de una amplitud relevante de actividad. Los gastos fijos se incurren, por la tenencia de activos y los dems factores de la produccin, en un estado de "listo para producir; por lo tanto, a menudo se les conoce como costos de capacidad. Los gastos fijos son de dos tipos principales. En primer lugar, las decisiones de la administracin ejecutiva establecen compromisos para ciertos gastos fijos; como la depreciacin, impuestos y seguros. En segundo lugar, algunos gastos fijos se establecen a juicio de alta administracin sobre una base de corto plazo. As, los sueldos, los desembolsos para publicidad y para investigacin caen dentro de esta categora y pueden fluctuar por razn de cambios en la estructura del negocio, en los mtodos de operacin y por cambios discrecionales en la poltica de la administracin.El control de los gastos fijos a veces se interpreta de forma incorrecta. Todos los gastos fijos son controlables en el curso del periodo de existencia de la compaa. Algunos plazo fijos, pero no todos, estn sujetos al control de la administracin en el corto plazo.Definicin de gastos variables:Los gastos con frecuencia varan en proporcin directa a los cambios en la produccin o la actividad, en un centro de responsabilidad. Los gastos variables se basan en la actividad y no en el transcurso del tiempo, porque los mismos se incurren como resultado directo de la produccin, la actividad, la actividad productiva o el trabajo desarrollado.Los gastos variables aumentan o disminuyen directamente con los cambios de produccin, por lo tanto si se duplica la produccin ,el gasto variable tambin se duplica, o si disminuye la produccin en un diez por ciento ,el gasto se reduce tambin en un diez por ciento.Definicin de gastos semivariables: Los gastos semivariables o semifijos, aumentan o disminuyen al hacerlo la produccin, pero no en proporcin a los cambios en la base de actividad. De acuerdo con esto, los gastos semivariables participan de algunas caractersticas, tanto de los costos fijos como de los variables. La variabilidad de los gastos semivariables se debe al efecto combinado de: el transcurso del tiempo, la actividad de produccin, las decisiones discrecionales de la administracin. Los gastos semivariables a menudo representan una parte substancial de los gastos de la compaa.PRESUPUESTO PUBLICO Y PRIVADOAn a la fecha, se elaboran los presupuestos pblicos con base en la idea del control, de gastos; los gobiernos hacen primero una estimacin de los gastos que se hayan de originar debido a las necesidades pblicas, y despus planean la forma en que podrn cubrirlas, estudiando la aplicacin de los ingresos, que habrn de provenir de la recabacin de impuestos, de la obtecin de emprstitos y como ltimo recurso de la emisin de papel moneda, que necesariamente ocasionara inflacin.Las empresas privadas por el contrario, primero deben estimar sus ingresos, para, sobre esta base, predeterminar su distribucin o aplicacin ms compleja y difcil de solucionar.Entonces la diferencia entre la presentacin del control presupuestario gubernamental y el privado, nace de la distinta finalidad que ambas entidades persiguen. Tradicionalmente las compaas econmicas privadas, tienen como fin primordial el logro de utilidades. La concepcin actual de empresas industrial, incluye como importante, adems de la bsqueda de utilidades, otros factores, entre ellos, un superior beneficio social, al procurar la satisfaccin adecuada de las necesidades de la regin en que sta se desarrolle, una mejor distribucin de la riqueza.Las entidades gubernamentales sin embargo, no deben en caso alguno tener la obtencin de utilidades, sus funciones consisten bsicamente en satisfacer las necesidades pblicas de la mejor manera posible, con el fin de lograr la estabilidad econmica del pas cuya administracin les ha sido encomendada. En lo que se refiere a las utilidades o prdidas en una entidad particular, se les denomina faltante o sobrante en una entidad pblica.PRESUPUESTOPUBLICOLO REALIZAN LOS GOBIERNOSBASE : GASTOS: ESTIMAN LOS GASTOS NECESARIOS DETERMINAN LA FORMA DE CUBRIRLOSFINALIDAD:SATISFACER LAS NECESIDADES PUBLICAS PARA LOGRAR LA ESTABILIDAD ECONOMICAPRIVADOLO REALIZAN LAS EMPRESAS PARTICULARESBASE : INGRESOSA) ESTIMAN SUS INGRESOS PREDETERMINAN SU DISTRIBUCIN Y APLICACIN.FINALIDAD:

El control presupuestario: los Presupuestos Flexibles.Lunes, 30 de mayo de 2011 admin Dejar un comentario Ir a comentarios Por Mariano Ramos MejaTerminbamos nuestro post anterior diciendo que es posible que las variaciones en la mezcla se deban a variaciones ocurridas en su componente fsico (las cantidades vendidas), su componente monetario (los precios relativos de cada producto) o en ambos componentes a la vez. Es decir, que la variacin total entre cada una de las cifras reales con las presupuestadas debe descomponerse en principio en una Variacin cantidad (por variaciones entre los volmenes presupuestados y reales) y una Variacin precio (por diferencias entre los precios presupuestados y los reales).Para la determinacin de estas variaciones se utiliza una herramienta conocida como Presupuesto Flexible, y que desarrollamos a continuacin.Los denominados presupuestos flexibles son un criterio de evaluacin de resultados que consiste en establecer los resultados que se habran presupuestado si se hubieran conocido de antemano las cantidades que se iban vender de cada uno de los productos, lo cual significa aplicar las siguientes frmulas:Presupuesto flexibleVentas = Cantidades reales x Precio PresupuestadoCosto de Ventas = Cantidades reales x Precio PresupuestadoSiendo la contribucin marginal total la resultante de restarle al monto de ventas el de los costos variables respectivos, o lo que es lo mismo, el resultado de multiplicar las cantidades reales por la diferencia entre los valores unitarios del precio de venta y el costo variable presupuestados.En otras palabras, lo que hemos hecho es dejar fija en el presupuesto flexible una de las variables en juego (las cantidades) a fin de poder despejar una variacin cantidad entre las ventas y los costos presupuestados y los que surgen del presupuesto flexible, creando un paso intermedio ya que al comparar el resultado del presupuesto flexible con el real, siendo que ambos consideran las mismas cantidades, el resultado ser solamente una variacin precio.Desarrollaremos a continuacin un pequeo ejemplo numrico. En el mismo se detallan el Presupuesto original y el Estado de resultados real y luego se procede al clculo del Presupuesto Flexible y al desarrollo de las variaciones presupuestarias.El ejemplo es el siguiente:Presupuesto Original$%

Ventas 2.000 unidades a $ 6$ 12.000100 %

Costo variable 2.000 unidades a $ 4$ 8.000

Contribucin marginal$ 4.00033 %

Costos Fijos$ 1.500

Resultado neto$ 2.500

Estado de resultados real$%

Ventas 2.500 unidades a $ 5$ 12.500100 %

Costo variable 2.500 unidades a $ 3,50$ 8.750

Contribucin marginal$ 3.75030 %

Costos Fijos$ 1.250

Resultado neto$ 2.500

Al efectuar la comparacin entre el resultado real y el presupuestado se obtiene lo siguienteRealPresupuestoVariacin

Ventas$ 12.500$ 12.000$ 500

Costo variable$ 8.750$ 8.000$ - 750

Contribucin Marginal$ 3.750$ 4.000$ - 250

Costos Fijos$ 1.250$ 1.500$ 250

Resultado neto$ 2.500$ 2.500$ 0

De nuestro sencillo ejemplo, se observa que en principio se ha llegado al resultado neto previsto de $ 2.500 pero al analizar cada uno de los datos vemos que existen variaciones:a) En las cantidades de ventas.b) En los precios de venta.c) En los valores de los costos variables.d) En el monto de los costos fijos.Es decir, distintas variaciones (positivas y negativas) producto de que existen diferencias entre las cantidades y los precios presupuestados y los reales, y cuyo anlisis y consideracin por separado es imprescindible para conocer las variaciones y aprender de las mismas.Para determinar cada una de ellas elaboramos el Presupuesto flexible.Presupuesto Flexible (cantidades reales a precios presupuestados)$%

Ventas 2.500 unidades a $ 6$ 15.000 100 %

Costo variable 2.500 unidades a $ 4 $ 10.000

Contribucin marginal$ 5.000 33 %

Costos Fijos$ 1.500

Resultado neto$ 3.500

Comparando el Estado de resultados real con el Presupuesto flexible, determinamos la Variacin Precio, dado que en el flexible se dejaron sin modificaciones las cantidades reales.RealPresupuestoFlexibleVariacinPrecio

Ventas$ 12.500$ 15.000$ 2.500

Costo variable$ 8.750$ 10.000$ 1.250

Contribucin Marginal$ 3.750$ 5.000$ 1.250

Costos Fijos$ 1.250$ 1.500$ 250

Resultado neto$ 2.500$ 3.500$ 1.000

Puede observarse que la variacin en los Costos fijos es nicamente una variacin precio.Si ahora se compara el Presupuesto Flexible con el Presupuesto Original, podr determinarse la Variacin Cantidad.PresupuestoFlexiblePresupuesto originalVariacin Cantidad

Ventas$ 15.000$ 12.000$ 3.000

Costo variable$ 10.000$ 8.000$ 2.000

Contribucin Marginal$ 5.000$ 4.000$ 1.000

Costos Fijos$ 1.500$ 1.500$ 0

Resultado neto$ 3.500$ 2.500$ 1.000

En este caso hablamos de una Variacin cantidad, dado que los precios de ambos presupuestos son los mismos.Conciliando los resultados reales con los presupuestados, podemos descomponer las variaciones de la siguiente manera:Resultado real$ 2.500

Menos Variacin precio ventas-$ 2.500

(2500 unidades por ($ 5 $ 6))

Mas: Variacin precio costos variables+1.250

(2500 unidades por ($ 3,50 $ 4)

Mas: Variacin precio costos fijos+$ 250

($ 1250 $ 1500)

Mas: Variacin cantidad ventas+$ 3.000

($ 6 por (2500 unidades 2000 unidades))

Menos: Variacin cantidad costos variables-$ 2.000

Resultado presupuestado$2.500

Tambin puede presentarse la comparacin entre los datos reales y los presupuestados de la siguiente forma:RealPresupuesto FlexibleVariacin PrecioPresupuesto OriginalVariacin CantidadVariacin Total

Ventas12.50015.000(2.500)12.0003.000500

Costo Variable8.75010.0001.2508.000(2.000)(750)

Contribucin Marginal3.7505.000(1.250)4.0001.000(250)

Costo Fijo1.2501.50025015000250

Resultado Neto2.5003.500(1.000)25001.0000

Con este pequeo ejemplo slo hemos querido introducir al lector en la mecnica del control presupuestario, y por supuesto no pretendemos agotar el tema.Por ahora slo diremos que el control presupuestario puede desarrollarse en niveles de complejidad creciente, niveles de los que solamente hemos visto los dos primeros. Es posible continuar profundizando en el anlisis de la mezcla de productos, efectuar la comparacin para todos los productos o para alguno de ellos que revistan mayor inters y contrastar la venta con la demanda total del mercado para verificar la participacin de la empresa en el mismo.