“las palabras conmueven, el ejemplo arrastra” la ilíada...
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11.00 Conferencia
Gestión documental y administración electrónica
Mario Alguacil SanzDirector de Tecnologías y Gestión del ConocimientoAyuntamiento de Sant Feliu de Llobregat
http://www.linkedin.com/pub/mario-alguacil/41/839/451
“las palabras conmueven, el ejemplo arrastra” La Ilíada (Homero) S.VIII a.C.
Cómo he llegado a conocer vuestro “club”
Mi agenda de proyectos
Presencia en el congreso Smart Cities
Business Intelligence
Infraestructuras de Telecomunicaciones
Intervención social y urbanística en el territorio
Espacio de innovación, emprededuría y coworking
Gobierno abierto: Datos abiertos, Transparencia y Participación
Formación en seguridad e interoperabilidad
Eficiencia Energética
Por partes….
• Aproximación a partir de lo que está pasando…
• Experiencia personal en despliegue de administración electrónica (una hoja de ruta)
• Ejemplos concretos e indicadores• Tendencias inmediatas
En transición permanente
Sensación del estado de la administración electrónica en España
Interoperabilidad transnacional
Ventanilla única de la directiva de servicios (VUDS)Sistema de información del mercado interior (IMI)
• Un mercado único digital dinámico• Interoperabilidad y normas• Confianza y seguridad• Acceso rápido y ultrarrápido a Internet• Investigación e innovación• Fomentar la alfabetización, la capacitación y
la inclusión digitales• Aplicar las TIC a retos sociales, como el
cambio climático o la promoción de la diversidad cultural
http://ec.europa.eu/digital-agenda/en/create-graphs
La Agenda Digital para EspañaSe estructura en torno a seis grandes objetivos:
1. Fomentar el despliegue de redes y servicios para garantizar la conectividad digital.
2. Desarrollar la economía digital para el crecimiento, la competitividad y la internacionalización de la empresa española.
3. Mejorar la e-Administración y adoptar soluciones digitales para una prestación eficiente de los servicios públicos.
4. Reforzar la confianza en el ámbito digital.5. Impulsar el sistema de I+D+i en Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones. 6. Promover la inclusión y alfabetización digital y la formación de
nuevos profesionales TIC.
• Experiencia personal en despliegue de administración electrónica (una hoja de ruta)
• Ejemplos concretos e indicadores• Tendencias inmediatas
20 años sin innovar
Web de tramitación/Registro electrónico
LEY 11/2007
Infraestructuras TIC y NIC
SEDE ELECTRÓNICA
Incorporación metodología equipos de análisis y revisión de procesosInventario de servicios y de procedimientos
Automatización de expedientes (SDE 1ª fase) – Actas y Decretos (SDE 2ª fase)Reorganización Oficina de Atención Ciudadana
Firma electrónica gestión económica interna
Firma electrónica tramitación de expedientes (SDE 3ª fase)
Reingeniería de procesos + Gestión del conocimiento
20002001
20032004
2005
20062007
2008
Administraciónelectrónica
+Gestión
documentalintegral
2009
2010
Ordenanza Administración Electrónica
Hoja de Rutae-Tauler / e-Notum
Carpetas electrónicas
Pasarela de pagos
Perfil de contratante
e-Factura
Comunicaciones electrónicas
2011
Adecuación ENS/ENI2012
MODERNIZACIÓN
ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
GOBIERNO ABIERTO
...y el camino continua...
• Reingeniería de procesos• Automatización expedientes• OAC
• Web• Información y trámites
• Expediente electrónico integral• Gestión Documental• Adecuación seguridad• Normas técnicas de interoperabilidad
SEDE ELECTRÓNICA Carpetas Oficina virtual Pago on line Factura electrónica eTauler
• TRANSPARENCIA• COLABORACIÓN• PARTICIPACIÓN
FRONT OFFICE
BACKOFFICE• Publicidad activa automatizada• Open Data• Acceso y reutilitzación• Herramientas de participación y col·laboración
“Electronificación” de la tramitación
Expedientes y documentos electrónicos
Registro electrónico Trámites electrónicos Facturas electrónicas Notificaciones electrónicas Firma Electrónica Sede Electrónica Publicaciones electrónicas Interoperabilidad
Herramientas para la “electronificación” Gestor de expedientes Gestor de documentos Sede electrónica (carpetas y
trámites) Escritorio virtual
Portafirmas Carpeta trabajador Carpeta de JGL y Pleno Registro electrónico
Tablón de anuncios (eTauler) Plataforma de notificaciones
(eNotum) Plataforma de facturas (efact)
La atmósfera electrónica
INFORMESTÉCNICOS
RESOLUCIÓNARCHIVO
INFORMESEXTERNOS
DIARIOS OFICIALESTABLONES DE ANUNCIOS
TRÁMITEDE AUDIENCIA
REGISTRO SALIDANOTIFICACIÓN
REGISTRODE ENTRADA
SOLICITUD
GD-Matrix
Sensaciones particulares
Demasiada precariedad y discrecionalidad• Hará 10 años de nuestros primeros
documentos electrónicos• Hace 7 años de la primera notificación
electrónica reproducida en papel y rechazada porque no incorporaba grafismo de firma manual
• Hace solo un mes que el TSJC nos devuelve un certificado electrónico teóricamente no legal en sus procesos amparados por una normativa Europea de 1960
Ecosistema: expediente electrónico
Integración de disciplinas clave
Gestióndel conocimiento
TecnologíasReingeniería
de procesos
Comunidades de prácticas
Formación Estratégica Seguridad
Jurídica
AdministraciónElectrónica
Feu clic aquí per editar estilsSegon nivell
Tercer nivellQuart nivell
Cinquè nivell
Arquitectura Jurídica(Código de Administración Electrónica)
Acuerdos de Pleno:• Ordenanza de Administración electrónica (20.12.2005, actualizada
30.03.2010) • Implantación de la firma electrónica en las fases de resolución y
notificación (20.12.2005)• Convenio con el Consorcio Administración Abierta de Catalunya para
la prestación de servicios de certificación digital idCAT (21.01.2006)• Convenio con el Consorcio Administración Abierta de Catalunya para
el proyecto del Padrón telemático (25.04.2006)• Aprobación del Cuadro de Clasificación Documental (26.09.2006)• Adhesión al Convenio marco de colaboración para la
interoperabilidad de los sistemas de información de las administraciones catalanas (27.01.2007)
• Implantación del Registro Electrónico (27.12.2007)• Adhesión a la Plataforma Electrónica de Contratación (PECAP) –
(24.05.2008)
Acuerdos de Junta de Gobierno:• Implantación primera fase proyecto notificaciones electrónicas: las
comunicaciones electrónicas (29.06.2010)• Convenio con el Consorcio Administración Abierta de Catalunya para
la prestación del servicio de recepción de facturas electrónicas (16.03.2010)
• Metodología de Análisis y Simplificación de los procedimientos (09.07.2013)
• Acuerdos diversos de aprobación de procedimientos (nuevos o revisión)
Arquitectura Jurídica (Resoluciones de ámbito local)
Decretos de Alcaldía:• Implantación firma electrónica documentos descentralizados
de gasto (14.04.2005, revisión Acuerdo de JGL 08.10.2013) • Incorporación de la pasarela de pagos a la plataforma de
tramitación electrónica (14.07.2009)• Aprobación de la Sede Electrónica (15.03.2010)• Implantación de la carpeta electrónica de las entidades
(26.04.2010)• Aprobación Sistema de identificación código Web
(07.04.2011)• Implantación de la carpeta electrónica ciudadana
(26.05.2011)• Aprobación del Plan de Adecuación a los Esquemas
nacionales de seguridad e interoperabilidad; la Política de seguridad y la Política de Firma Electrónica (20.12.2011)
• Implantación de la carpeta electrónica del proveedor (25.04.2012)
• Implantación del Tablón de edictos electrónico (21.12.2012)• Aprobación herramienta de captura certificada de la
información de la Sede electrónica (23.04.2013)• Diversas resoluciones de incorporación de trámites a la Sede
Electrónica
Arquitectura Jurídica (Resoluciones de ámbito local)
Arquitectura simple
BASE DE DADES 2
…...
...
dicdoc cases
SER
VIC
IOS
M
ATR
IX
BASE DE DADES 1 fitxers BASE DE DADES 3
BASE DE DADES 4
BUS SOAP
APLI
CA
CIO
NES
MATR
IX
SERVICIOS Y PLATAFORMAS EXTERNAS: PSIS EACAT iArxiu eNOTUM eFactura Altres
PER
SIS
TEN
CIA
... ... ... ... ...
securityworkflow
APLICACIONES PREEXISTENTES
4
1
2
3
5
Gobierno
Trabajadores de la Administración
Trabajadores de otras administraciones
Ciudadanía
...
Web + Intranet
Herramientas de gestión
Sede electrónica
Interoperabilidad
Gestor Documental: expedientes y documentos
Feu clic aquí per editar estilsSegon nivell
Tercer nivellQuart nivell
Cinquè nivell
Infraestructuras: Zaragoza
Modelo de Gestión
Modelo de datos
Arquitectura
Bus de servicios
Integrador
Transferencia y gestión del
conocimiento
Smart Organization
Open sourceGestión de procesos Y documentos
Evolución del producto
El complejo de la cooperación tecnológica en el mundo local, Mario Alguacil Sanz – Noviembre 2012
• Ejemplos concretos e indicadores• Tendencias inmediatas
Implantación de la gestión documental
Gestión de la seguridad integral
Organización de la seguridad
INFRAESTRUCTURA FÍSICA
LOPD
SISTEMA DE TRAMITACIÓN
LOPD / ENS i ENIPROCESO INTEGRAL
SEGURIDAD DELANTE DE INCIDENTES O ACCIONES ILÍCITAS
Sistemas de identificación
BIBLIOTECA DE POLÍTICAS
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
INTEROPERABILIDAD
GESTION DOCUMENTAL
Transparencia en Sant Feliu de Llobregat
Autoevaluación ITA’10
Formación de la Dirección
Evaluación 2012
Formación de responsables operativos
Acuerdo de Pleno ‘12TransparenciaSimplificaciónDatos Abiertos
Ordenanza de transparenciay Administración Electrónica
Evaluación ITA’12
Evaluación 2013
Automatización de la transparencia en el modelo de datos
Interpretando “transparencia”A
dm
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rónic
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Ab
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Ley 11/2007
Carpeta ciudadana
Carpeta de proveedor
Carpeta de entidades
Administración
Administración
Nuestra
Mi
Acción de Gobierno
Gestión de recursos públicosComunicación
Participación
Sede Electrónica
Compromisos de servicio
Ejemplos
• Tarifación social en guarderías• Servicio de atención a
domicilio• Autorización para cortes de
calles• Instalación sacos y
contenedores VP• Microbank: ayudas a
emprendedores• Coworking: acceso a los
espacios• Subvenciones a Entidades
Autorización saco de escombros en VP
IDENTIFICACIÓN+
PRESENTACIÓNINSTANCIA
REGISTRODE ENTRADA
COMUNICACIÓNA LOS SERVICIOS
AUTORITZACIÓNAUTOLIQUIDACIÓN PAGO REGISTRODE SALIDA
GTRSDE REV La Caixa
Servicios WEB entre aplicaciones
Tramitación online en la sede electrónica:Servicio de Atención Domiciliaria
Integración del Gestor Documental
Sistemade gestióndocumental
ExpedientesTributosRegistroPoblación
iArxiude CATCert
Aplicaciones de gestión
Sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS)
Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (ERMS)
SOAP SOAP
transferencia
documentos “records”
almacenamiento
Indicadores• 70.824 expedientes ingresados• 69.831 expedientes se han clasificado con el
código del CdC• 539.102 documentos ingresados• 523.775 documentos tienen las tipologías
documentales del catálogo• Ingresan 500 documentos al día (de media)• 37.164 documentos digitalizados y tratados (Pdf,
OCR) con una capacidad de 802.4 GB• Reducción del 65% la capacidad de las carpetas
de la red
Cumplimiento normas certificadoras:ISO 23081; ISO 30300 – 30301 (Familia de las
30300), lo que permite la certificación del sistema
¿Qué hace un especialista en gestión documental en Sant Feliu?• Soporte en el despliegue de la Administración
Electrónica del Ayuntamiento y, en concreto, del Sistema de Gestión Documental
• Administrar el Gestor de Documentos corporativo y participar en el análisis de los indicadores para una mejora continua
• Supervisar toda la documentación que ingresa en el Gestor de Documentos corporativo
• Administrar y gestionar el cuadro de clasificación corporativo y valoración de las series documentales
• Identificar, analizar y aplicar directrices de gestión documental a tota la documentación, independientemente de su soporte o formato, y de su ciclo de vida.
• Homogeneizar los criterios de clasificación, ordenación y descripción de los documentos, obteniendo su recuperación rápida i eficaz.
• Aplicar políticas y criterios de disposición.• Elaborar propuestas de protocolos de actuación
para la gestión documental de documentación de titularidad municipal
• Participar en el análisis, revisión y descripción de los procedimientos, aplicando criterios de gestión documental
• Participar y dar soporte en los procesos relacionados con el sistema de gestión de la calidad
• Participar y dar soporte en los procesos de digitalización
• Gestionar y coordinar les transferencias de documentación del Ayuntamiento
• Realizar informes sobre la aplicación de les normas ISO
• Formación y acompañamiento a las unidades productoras en la gestión de la documentación municipal
• Tendencias inmediatas
Cloud Computing: servicios en la nube
Internet de las cosas
Orientación a
servicios
“Una organización administrativa inteligente, estructurada alrededor de una arquitectura integrada de servicios y tendente a procesos simplificados y comunes.”
ArquitecturaModelo de datos Bus de servicios
Gestión de procesosy documentos
Administración imaginaria
Arquitectura
Modelo de datos
Plataforma de intermediación
Interoperando servicios comunes
La tramitación como servicio