las compras dentro de la empresa
TRANSCRIPT
Las Compras dentro de la Empresa
Como tú bien sabes las Empresas no son autosuficientes, éstas dependen de terceros o elementos externos.
Para abastecer sus operaciones y actividades, las Empresas necesitan materias prima, materiales, máquinas, equipos, servicios, y un sin número de insumos que provienen del ambiente exterior. Como conclusión de lo anterior, puedes observar que para que las Empresas inicien sus operaciones, es necesario que los materiales e insumos se encuentren disponibles y su abastecimiento garantizado.
La compra es aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepción de las mercaderías correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la adquisición.
A. Función de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas áreas de la Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el Departamento de Compras o Encargado de Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores.
B. Importancias de Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa.
Además la colaboración en la administración de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a quién, cómo y cuándo comprar, puede traer consigo mayor economía y ganancias para la Empresa.
C. Organización de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo tanto
sus necesidades también van a ser diferentes, ya sea por su giro, tamaño, organización y situación geográfica.
Dentro de todas la diferencia, podemos, establecer algunas semejanzas entre ellas como son: La actividad de compra puede ser centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus ventajas o desventajas
Tipos de organización.
1. Organización Centralizada:Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el departamento, sección o encargado de compras.
Las ventajas de estos sistemas son:
Obtención de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por compras en grandes cantidades.
Calidad uniforme de los materiales adquiridos. Mayor especialización de los compradores. Organización de los procedimientos de compras.
Las desventajas de este sistema son:
Poca flexibilidad. No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes
organismos de la empresa se encuentran geográficamente dispersos.
2. Organización Descentralizada:
Es aquélla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados de compras para atender sus necesidades específicas y locales.
Las ventajas de este sistema son:
Mayor conocimiento de los proveedores locales. Mejor atención de las necesidades específicas de cada unidad de la
Empresa. Agilidad en las compras.
Entre las desventajas más importantes se destacan:
Permite un menor volumen de compra. No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los
proveedores. Falta de esquematización en los procedimientos de compra. Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados. Ausencia de compradores especializados.
El Ciclo de Compras
Como te habrás dado cuenta el proceso de compra de una empresa no es fácil de realizar ya que se debe tener una organización adecuada y acorde a las necesidades propias de ellas.
A continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras:
Análisis de la Solicitud de Compras. Investigación y Selección de Proveedores. Negociación con el Proveedor (seleccionado). Acompañamiento de Pedido (Follow-Up). Control de la Recepción del Material Comprado.
Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema:
1. Análisis de la Solicitud de Compra
Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto o sección que requiera un determinado producto.
El organismo de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción entre otros.
Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar al organismo encargado a través de un listado que además de contener los antecedentes del material requerido, también lleva otros datos como son: Ficha de última compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta.
En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, éste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material.
2. Investigación y Selección de Proveedores:
Ésta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La Investigación y La Selección de los Proveedores.
La Investigación:
Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigación la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificación de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan las empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, vía Internet (e-mail, correo electrónico); estos para ser calificados para posibles consultas, envían datos para su registro, como nombre, dirección, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc. Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos necesarios y que los venden.
Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negocio. Este registro facilita enormemente los trabajos de investigación y selección de proveedores ya que además de los datos del proveedor, el organismo de compra debe mantener todo texto posible como listas telefónica, revistas técnicas, catálogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer información sobre los posibles proveedores.
En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es aquel que ya efectuó ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos.
La Selección:
Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cuál es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena selección del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc.
Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la referencia más importante en la selección de los proveedores. La
investigación de los proveedores básicamente es una estadística del mercado que permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido. La tarea de selección y elección de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la comparación entre los posibles proveedores. De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigación permite una comparación de los diversos proveedores calificados, mientras que la selección es una decisión sobre cuál será el escogido para proveer el material requerido.
3. Negociación con el Proveedor:
Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el organismo de compras empieza a negociar con él la adquisición del material requerido, dentro de las condiciones más adecuadas de precios y pago. La atención y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociación. La negociación es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cómo se hará la emisión de la orden de compra al proveedor. La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realizó la negociación, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptación implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las cláusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepción del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido.
¿Qué es la Negociación?, Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de compra y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un término medio; cada parte cede un poco para que ambos se beneficien.
4. Acompañamiento del Pedido (Follow-Up):
Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se hará de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a través de constantes contactos personales o telefónicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor después de haber emitido la orden de compra. El seguimiento o acompañamiento representa una constante supervisión del pedido y una cobranza permanente de resultados. Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos.
De aquí la denominación Follow-Up, término en ingles que significa seguir, acompañar, fechar. La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y éxitos, sorpresas desagradables; a través de él, el organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores.
5. Control de la Recepción del Material Comprado:
Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da compra. En la recepción del material, el organismo de compras verifica si las cantidades están correctas y, junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspección para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operación es la que se llama Inspección de calidad en la recepción del material. Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o almacén, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorería o Cuentas por Pagar, la autorización para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado. El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de trabajo que realiza un organismo de compras exige una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa, principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de producción que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL PROCESO DE COMPRAS
← Dentro de la gestión de compras se deben incluir todas aquellas compras que inciden en el cumplimiento de los requisitos del producto.
← Como la actividad de la empresa es satisfacer las exigencias del mercado, para ello es necesario trabajar en:
- El cumplimiento de entrega
- Las especificaciones del producto
- Plazos acordados
- Precios
Todo lo anterior se logra teniendo un dominio de las compras y subcontrataciones.
← Una gestión eficaz del proceso de compras brinda confianza en los clientes internos, externos e interesados.
← Así mi cliente interno no me diga los requisitos, yo debo preguntar por ellos y darle esa información al proveedor.
← Es indispensable que para la gestión de compras sea más importante el cumplimiento de los requisitos antes que fijarse en el precio.
← Es importante que se tengan estrategias de compras dentro de la empresa y se tengan documentadas.
← Quien maneje las compras en la empresa no debe abandonar al proveedor hasta el momento que se le pague para conservar la buena relación.
← Prever lo que puede suceder en el cumplimiento del contrato por parte del proveedor y de la empresa para ello se debe dejar muy claro en caso de algún problema o incumplimiento que se debe hacer, si hay pólizas de cumplimiento o sanciones, etc.
← Es muy importante hacer la proyección de las compras
← Se debe pedir lo que realmente se necesita
← Los clientes internos deben ayudar a compras a ser eficientes a veces las compras urgentes se saltan todos los procedimientos establecidos para las compras. Generalmente las compras urgentes son por falta de planeación.
← El proveedor debe ser muy confiable y más el de las importaciones.
NO CONFORMIDADES MÁS FRECUENTES:
No se hace lo que dicen los documentos
No incluir un producto critico dentro del listado de críticos
La evaluación a los proveedores se debe hacer tanto a los que se tienen como a los nuevos
Cuando se hace una compra urgente no se lleva a cabo el procedimiento establecido
Se debe hacer seguimiento a proveedor; es indispensable, y el resultado de la evaluación se debe emplear para tomar la decisión con respecto al proveedor.
Si se compra a un proveedor que no está en el listado es una no conformidad
Cuando un proveedor es único es decir que solo le puedo comprar a él porque no hay más o por directriz de la Gerencia lo único que no le hago es la selección pero debo hacerle más controles y tratar de que mejore.
Actualización de fichas técnicas, que estén actualizadas
LA NORMA EXIGE:
Los pedidos verbales no se admiten Documentar lo que voy a comprar (fichas técnicas, órdenes de
compra, contrato de prestación de servicio, certificado de calidad, etc.)
Cuando son compras constantes se documenta una vez las especificaciones de compra y estas se tienen en cuenta cada que se vaya a hacer una compra.
RESPONSABILIDAD DEL PROCESO DE COMPRAS:
Asegurar que el recurso comprado o subcontratado cumpla con las especificaciones y exigencias acordadas tales como: Calidad, Tiempo de entrega, Lugar, Cantidad, Precio, etc.
Comunicación con el proveedor
La información debe ser:
Comprensible para el proveedor Veraz y verificable Bidireccional (quien se comunica con el proveedor, quien debe atender al
proveedor) Presentada de forma consistente y regular (decirle como mínimo como llegó
la Mercancía) Emitida a través de canales apropiados Crear registros para documentar reclamaciones Aprovechar Internet Establecer líneas jerárquicas para la comunicación (no todo el mundo puede
estar llamando a un proveedor para un reclamo debe estar definido quien habla con el proveedor.
GESTION DE LA CALIDAD DE COMPRAS:
BENEFICIOS DE LA GESTION DEL PROCESO DE COMPRAS:
El proceso de compras ayuda a Disminuir:
Tiempo:
• Solución de problemas
• Inspección
• Continuidad del proceso
Costos:
• Solución de problemas
• Inspección
• Reparación o adecuación
• Servicio o reclamos
Índice de devoluciones: Internas y externas
Penalización por incumplimiento
Perdida de materiales:
• Reprocesos
• Desperdicios
• Reclamos
Importancia De La Gestión De ComprasLas empresas en la actualidad operan en mercados cada vez más globalizados y se enfrentan a una fuerte competencia, debido a esta situación es de vital importancia reducir costos y lograr un desempeño eficiente y eficaz en las organizaciones.
La función de compras, por consiguiente, representa una gran oportunidad para reducir costos y aumentar beneficios.
La compra ha dejado de ser una actividad más para convertirse en una estrategia para las organizaciones y el objetivo de ésta estrategia es conseguir para las empresas los mejores proveedores que puedan abastecer los mejores productos y servicios, todo esto al mejor precio.
La actividad de compras juega un importante papel en la mayor parte de las organizaciones, dado que los materiales adquiridos generalmente representan entre el 40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa que reducciones de costos relativamente pequeñas pueden tener un mayor impacto sobre los beneficios así como en otras áreas de la organización.
La función de compra “tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio.”
La función de compras ha ido evolucionando desde los parámetros tradicionales de obtener los mejores precios, calidad exigida, servicio necesario, etc., a funciones más avanzadas que complican la gestión de las compras.
La complejidad de la gestión de compras depende principalmente de los siguientes factores:
1. Volumen de compras y pedidos anuales
2. Entorno en el que se desarrolla la función.
Las responsabilidades básicas de la gestión de compras son:
• Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los programas y las operaciones de la empresa.
• Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad requeridas.
• Obtener los productos necesarios al costo más bajo posible, dentro de las condiciones y plazos de entrega solicitados por la empresa.
• Prevenir las variaciones de precios en el mercado, así como el cambio en las tendencias que le interesen a la organización.
Para que se realice una gestión de compras efectiva es necesaria una coordinación y una comunicación entre los departamentos de ventas, de producción y el de compras.
Para cumplir sus objetivos, la función de compras consta de actividades como.
• Análisis del mercado
• Selección de proveedores.
• Control de requerimientos de calidad
• La gestión de precios, para conseguir compras lo más económicas posibles.
Para que un gestor realice sus actividades de manera correcta debe seguir y diferenciar las siguientes etapas:
1. Reconocimiento de la necesidad.
El proceso de compra comienza cuando el comprador reconoce la necesidad de adquirir un producto o servicio a partir de reconocer una diferencia entre el estado deseado y el estado real existente.
2. Búsqueda de información.
En esta etapa el comprador debe recopilar toda la información que considera necesaria para fundamentar sus análisis y la toma de decisiones.
3. Formación de alternativas.
A partir de la información recopilada el comprador determinará las alternativas de compra.
4. Evaluación de alternativas.
El comprador evalúa de acuerdo a criterios cada alternativa para llegar a seleccionar la que es más conveniente para la empresa.
5. Decisión de compra.
Considerando la evaluación mencionada se llega a la decisión de compra.
6. Ejecución de la compra.
Esta etapa comprende el conjunto de acciones para ejecutar la decisión de compra.
7. Monitoreo postcompra.
Luego de realizada la compra debe mantenerse un monitoreo del producto o servicio durante todo el ciclo de consumo o uso.