La transformación digital y las nuevas tecnologías están cambiando drásticamente el modo de trabajar en el Consejo de Administración, del mismo modo que están cambiando el resto de procesos de las empresas. Esta transformación provoca importantes transformaciones en el "statu quo" de las empresas. Tal y como señala John Chambers, expresidente ejecutivo de Cisco, "al menos el 40 % de la totalidad de las empresas desaparecerá durante los próximos 10 años si no son capaces de introducir cambios y transformarse para dar cabida a las nuevas tecnologías". Sin embargo, la tecnología por sí sola no es la solución, pues para los Consejos de Administración es mucho más importante el uso que se hace de ella, sobre todo con la aparición de nuevas tareas y responsabilidades en las empresas digitales.

La gestión del gobierno corporativo (EGM, por sus siglas en inglés) describe una nueva disciplina corporativa, la cual

utiliza tecnología moderna para proporcionar herramientas de asistencia y apoyo a los Consejos de Administración.

Una EGM efectiva es esencial para que los miembros de los Consejos de Administración dejen de interactuar

únicamente en las reuniones del Consejo, y pasen a hacerlo de manera continua no solo con los miembros del

Consejo, sino con todos los empleados de la empresa. Al fin y al cabo, así es como interactúan los negocios digitales

más punteros. Otro punto importante es involucrar a los nuevos consejeros en nuevas actividades. Está comprobado

que, a medida que los consejeros se sienten más comprometidos e involucrados, el número de actividades y tareas en

las que participan aumenta de manera considerable. Así, el Consejo de Administración tendrá más responsabilidades,

deberá saber más cosas y participar en más decisiones, y esto solo es posible si ganan en agilidad y velocidad de

reacción mediante el uso de la tecnología adecuada para la gestión del gobierno corporativo.

La transformación digital del Consejo de Administración liderada por la Secretaría del Consejo de AdministraciónLos asesores jurídicos y los miembros de la secretaría del Consejo de Administración tienen la capacidad de mejorar la gestión del gobierno corporativo mediante el uso de la tecnología

1. https://www.businessinsider.com/cisco-chairman-john-chambers-has-idea-to-create-1-million-us-jobs-a-year-2015-9

La gestión del gobierno corporativo también incluye las mejoras en cumplimiento normativo, seguridad y confidencialidad de la información y los documentos gracias al uso de la tecnología de los Consejos de Administración. La ciberseguridad y la protección de la información, desde datos corporativos hasta información confidencial utilizada por el Consejo, son dos de las prioridades de los Consejos de Administración en la actualidad.

Para la mayoría de las empresas, la EGM es un conjunto de disciplinas que mejoran las funciones de los Consejos de Administración a través de la tecnología, en concreto, aquellas que buscan la mejora del gobierno corporativo. Para comprender bien la importancia de la EGM, es fundamental contar con una descripción clara. Para ello, Diligent ha elaborado la siguiente definición:

La gestión del gobierno corporativo (EGM) es la disciplina de aplicar herramientas y recursos tecnológicos para cubrir todas las necesidades de gobierno corporativo con el fin de gestionar y liderar las empresas de manera óptima y asegurar éxito y sostenibilidad a largo plazo.

Las tendencias actuales que están transformando las empresas son las responsables del origen y desarrollo de esta disciplina. Así, por ejemplo, la transformación digital está dando pie a la aparición del "fenómeno disruptivo", por el cual un único y nuevo proceso o servicio es capaz de modificar empresas y mercados totalmente consolidados. A fin de no quedarse atrás y poder proporcionar asesoramiento y un buen liderazgo al mismo ritmo de crecimiento que dicho fenómeno, es preciso que los Consejos de Administración adquieran una mayor agilidad y mantengan una comunicación constante. Para tomar decisiones o adoptar medidas, ya no es posible esperar a la celebración de una reunión formal. Además, dado que los Consejos de Administración comienzan a ser responsables de un mayor número de actividades, resulta crucial para lograr un buen gobierno corporativo contar con un sistema o portal que las incluya todas.

La EGM es fundamental para establecer las soluciones de gobierno corporativo para Consejos de Administración, así como las plataformas tecnológicas de nueva generación, como Governance Cloud de Diligent, que se utilizarán para mejorar el gobierno corporativo. Normalmente los empleados encargados de la EGM recurrirán a aplicaciones y proveedores de servicios externos. Una de los motivos de recurrir a programas o terceros es la velocidad. Y otro es la sobrecarga de proyectos que sufren los secretarios de los Consejos de Administración, que necesitan ayuda extra para mejorar el gobierno corporativo y las

funciones del Consejo de Administración.

LOS ASESORES JURÍDICOS, JUNTO CON LOS SECRETARIOS DEL CONSEJO, SERÁN LOS ENCARGADOS DE GESTIONAR Y MEJORAR EL GOBIERNO CORPORATIVO DE LA EMPRESAEl asesor jurídico y los miembros de la secretaría del Consejo de Administración son quizás las partes más importantes del proceso de definición e implementación de la tecnología en los Consejos de Administración para la mejora del gobierno corporativo. Históricamente, ambas figuras siempre han estado involucradas en las operaciones de los Consejos de Administración. Por ello tiene sentido que sean los encargado de asegurar un buen corporativo, se consigue mayor continuidad y consistencia, ya que nos aseguramos de que las nuevas funciones y herramientas de trabajo se adapten adecuadamente a los procesos y tecnologías que ya se utilizan en el Consejo de Administración.

Al mismo tiempo, otra de las importantes funciones de estas dos figuras ha sido siempre mantener la continuidad y consistencia del Consejo de Administración cuando se incorporaban nuevos consejeros. Los procesos y las herramientas que EGM identifica como importantes simplifican de manera notable el proceso de incorporación e integración de nuevos consejeros. En lugar de hacer que los nuevos consejeros consigan dominar diferentes procesos y sistemas, una gestión del gobierno corporativo efectiva utilizará tecnología como las herramientas de Governance Cloud para llevar a cabo las actividades más importantes del Consejo de Administración y almacenar la información fundamental en una única plataforma. Un conjunto de herramientas que engloben varias tareas de los órganos de gobierno corporativo facilitará a los nuevos consejeros la realización de sus tareas. Además, los asesores jurídicos y los miembros de la secretaría del Consejo de Administración a se encargarán también de identificar las necesidades específicas de cada uno de los consejeros, como puede ser el uso de la plataforma en los diferentes dispositivos móviles, a fin de garantizar que las soluciones de Diligent de la Governance Cloud satisfagan sus necesidades. Así se consigue mejorar el rendimiento y la eficacia del consejero en la empresa.

Para que la EGM proporcione los mejores resultados, es necesario que tanto los asesores jurídicos como los miembros de la secretaría del Consejo cumplan debidamente con sus funciones. Así, deben asegurarse de que las funciones y características de Governance Cloud se ajusten a la perfección a las necesidades del gobierno corporativo de la empresa.

LOS CONSEJOS DE ADMINISTRACIÓN EN EL SIGLO XXI – GOVERNANCE CLOUDLos empleados encargados de establecer e implementar las herramientas adecuadas para la gestión del gobierno corporativo necesitan contar con la ayuda de una solución tecnológica que respalde los elementos clave de EGM que se han descrito en los apartados anteriores. Esta solución (Governance Cloud) constituye un conjunto de herramientas digitales seguras que sirven para optimizar y mejorar las tareas y los procesos del Consejo de Administración, mediante una arquitectura informática basada en la nube. Se trata de un nuevo concepto que reúne todo lo que ofrece Diligent. Su definición exacta es la siguiente:

Una solución integrada de gestión del gobierno corporativo que permite a las empresas alcanzar un buen gobierno corporativo. En otras palabras, un ecosistema de herramientas informáticas capaz de digitalizar y optimizar las diferentes actividades y tareas del Consejo de Administración. A medida que las empresas evolucionan y las normativas se hacen más rigurosas, el ámbito de las responsabilidades del gobierno

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corporativo va cambiando. Governance Cloud permite a los Consejos de Administración satisfacer sus demandas y tiene la capacidad de seleccionar los productos que necesitan para cumplir con sus funciones de la mejor forma posible.

El ecosistema de Governance Cloud posibilita que los dirigentes de las empresas formulen preguntas informadas, obtengan una visión más amplia y aporten valor añadido al reaccionar ante los cambios sectoriales más importantes que afecten al Consejo de Administración. También es importante recordar que las herramientas de Governance Cloud están perfectamente adaptadas a las nuevas arquitecturas informáticas digitales basadas en la nube y pueden utilizarse desde cualquier dispositivo. Además, en lugar de tener que realizar una gran inversión en desarrollar sus propios programas internos, la organización paga únicamente por los servicios que utiliza. En los casos de picos de demanda, como puede ser la necesidad de mucho espacio de almacenamiento cuando el volumen de información anual aumenta considerablemente o se crean nuevas comisiones del Consejo, no habrá problemas porque se puede ampliar el almacenamiento en la nube para adaptarse a las nuevas necesidades. Los periodos de interrupción de la actividad son mucho más reducidos que en los sistemas tradicionales, pues los servicios en la nube son más resistentes y suelen sufrir menos interrupciones.

Desde el punto de vista de los asesores jurídicos y los miembros de la secretaría del Consejo, algunos de los problemas más comunes que Governance Cloud puede ayudar a resolver para lograr un mejor

gobierno corporativo son los siguientes:

Distribución de la información continua y mejorada: Governance Cloud permite la distribución de documentos e información fuera del horario de las reuniones, lo que simplifica el proceso de trabajo de los consejeros. Además, la herramienta también permite crear los materiales del Consejo de Administración y facilita la realización de votaciones y la distribución de cuestionarios de declaraciones de conflictos de intereses. La distribución segura a los dispositivos digitales de los consejeros garantiza que tengan acceso a estos documentos importantes en todo momento. Así los asesores están en constante interacción con la empresa y se consigue que las reuniones de los Consejos de Administración sean más productivas.

La posibilidad de estar actualizado y recibir la información en tiempo real:Con herramientas como Governance Cloud, los negocios digitales se convierten rápidamente en negocios en tiempo real que no pueden esperar a la toma de decisiones. Por ello, los consejeros necesitan tener acceso a la información más actualizada para poder ofrecer un valor añadido real a la empresa. De esta forma, se aseguran también de conocer en todo momento las tendencias que más afectan a la empresa. El hecho de permanecer siempre actualizados mejora la interacción de los consejeros con las unidades operativas de la empresa. Por otro lado, el sistema debe respaldar la participación y comunicación continua de los consejeros y la rápida interacción con otros miembros de la empresa. De este modo, se puede garantizar que los consejeros disponen del tiempo necesario para maximizar sus esfuerzos y el valor que aportan al Consejo de Administración.

Proporcionar información más relevante para que los consejeros realicen las preguntas apropiadas para mejorar su labor en el Consejo de Administración y sus comisiones:Con frecuencia, la revisión de los datos empresariales y el trabajo con las comisiones del Consejo de Administración son tareas complejas y que se prolongan en exceso. Si los consejeros tienen acceso a la información adecuada, son capaces de identificar mejor los problemas e involucrarse a tiempo en los asuntos. Con herramientas como las de Diligent, tienen la facultad para realizar las preguntas apropiadas que les permitan mejorar su labor dentro de la organización.

Comunicaciones seguras:La gran mayoría de las comunicaciones que realizan los consejeros contienen información privada o confidencial. Garantizar la seguridad de dichas comunicaciones y protegerlas frente a filtraciones y amenazas cibernéticas resulta primordial. Los consejeros se conectan muy a menudo de forma remota mediante sus dispositivos personales, es imprescindible que el acceso desde dichos dispositivos sea también seguro.

Optimización de todas las tareas de gobierno corporativo:El número de actividades que forman parte del gobierno corporativo incrementa exponencialmente. Sin una solución eficaz y exhaustiva como Governance Cloud que les permita tener a mano toda la información importante, es posible que los consejeros vean limitado su alcance y contribución. Sus limitaciones suponen problemas y riesgos para la empresa. Governance Cloud se encarga de mitigar este riesgo.

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LA NECESIDAD DE UNA SOLUCIÓN DE GESTIÓN DE GOBIERNO CORPORATIVO COMPLETAEl mejor respaldo con el que una empresa y su Consejo de Administración pueden contar es una tecnología de gestión de gobierno corporativo que incluya numerosas funciones o aplicaciones integradas y que funcionen de manera conjunta. Cuando se utilizan aplicaciones o sistemas procedentes de diferentes proveedores surgen diversos problemas:

• Dificultad para integrar datos procedentes de diferentes aplicaciones

• Confusión y complejidad para los usuarios

• Costes elevados

• Ausencia de algunas funciones que requiere la incorporación de aplicaciones o servicios de otros proveedores

• Mayor dificultad para protegerse frente a ataques cibernéticos

Por estas y por muchas otras razones, cuando vaya a seleccionar a un proveedor de tecnología para Consejos de Administración que satisfaga las necesidades actuales y futuras tanto de su empresa como de los consejeros, es fundamental que seleccione al proveedor que sea capaz de dar respuesta a sus exigencias a medida que aumentan. Al trabajar en un único portal, los consejeros consiguen ser más eficientes y su tiempo se vuelve más productivo para la empresa.

Integrar diferentes aplicaciones de varios proveedores en una única solución no es una buena idea, pues al trabajar con ella se originan problemas. En primer lugar, resulta muy dificultoso almacenar la información en varios sistemas de manera sincronizada. Los consejeros tendrán problemas para sincronizar la información procedente de diferentes dispositivos, lo que puede causarles mucha frustración. Este caos a la hora de integrar la información puede originar errores u omisión de datos si los procesos no funcionan correctamente. Y después localizar dónde se encuentra exactamente el error puede ser una verdadera pesadilla.

La simplicidad y eficiencia son tal vez las mayores ventajas que Governance Cloud ofrece a consejeros, asesores jurídicos y miembros de la secretaría del Consejo de Administración. El sistema integrado permitirá establecer una mejor comunicación entre los miembros del Consejo de Administración. Además, añadir informes o archivos adicionales no supondrá ningún problema, pues toda la información se alojará en un único sistema. Un sistema integrado facilita la carga de informes o resultados empresariales, así como su publicación, para que los consejeros puedan acceder a ellos inmediatamente.

Por último, una solución integrada permite a los asesores jurídicos y a los miembros de la secretaría del Consejo de Administración ser más eficientes a la hora de interactuar con el Consejo de Administración, pues el hecho de disponer de toda la información en un único lugar facilita la interacción digital y simplifica el proceso de intercambio de información con los consejeros. Este ahorro de tiempo puede ser significativo y permitirá restar complejidad a la preparación de las reuniones del Consejo de Administración, así como de otras actividades.

MAYOR APOYO PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS LEGALES, DE SEGURIDAD Y DE CUMPLIMIENTOEn la actualidad, todos los procesos o actividades corporativos deben analizarse desde el punto de vista de la ciberseguridad y el cumplimiento. La virulencia de los ataques cibernéticos es cada vez mayor, pues día a día surgen nuevas e importantes amenazas. Tanto el gobierno como las diferentes asociaciones industriales están intentando poner freno a estas amenazas mediante requerimientos legales y de cumplimiento cada vez más estrictos.

Los encargados de impulsar la iniciativa de EGM y de implementar las tecnologías para la gestión del gobierno corporativo requieren que la tecnología sea muy estricta en materia de seguridad. En primer lugar, es preciso asegurarse de que el marco de ciberseguridad es acorde con los estándares NIST y de que la certificación del sistema de gestión de la seguridad de la información (SGSI) cumple con la norma ISO 27001:2013. Todos los datos almacenados en la nube deben protegerse con un sistema de cifrado sólido, cuyas claves de cifrado deben almacenarse en un módulo de hardware de seguridad certificada FIPS 140-2 L3 protegido. El uso por separado de estas medidas no es suficiente para garantizar la seguridad de la información almacenada. Además, el servicio en la nube debe superar determinadas auditorías, como la auditoría SSAE (Statement for Standards on Attestation Engagements) y la auditoría SOC (Service Organization Controls), las cuales incluyen la SSA SOC 1, tipo II y la HIPAA/HITECH AT-101. Aparte de todo esto, los proveedores de tecnología para la gestión del gobierno corporativo deben contar con un sólido equipo interno dedicado exclusivamente a garantizar la protección de la información frente a las últimas amenazas, además de contratar a empresas externas especializadas en seguridad para que realicen una evaluación objetiva de la seguridad de sus productos.

Estas funciones son de suma importancia, pues la mayoría de los asesores jurídicos tienen entre sus responsabilidades la mitigación de los riesgos futuros. El proveedor de los servicios en la nube debe facilitarles esta tarea encargándose también de la evaluación de cualquier amenaza actual o futura, además de haciendo todo lo que esté en su mano para eliminarla.

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GOVERNANCE CLOUD CUMPLE CON LAS EXIGENCIAS ACTUALES Y FUTURAS DEL GOBIERNO CORPORATIVOEn el futuro, Governance Cloud proporcionará las funciones más importantes necesarias para el éxito de su Consejo de Administración. Las actividades que se desarrollen en el Consejo contarán con un mejor apoyo, al mismo tiempo que se simplificarán los procesos operativos que deben llevar a cabo tanto los asesores jurídicos como los miembros de la secretaría del Consejo de Administración. Para garantizar el éxito, el ecosistema de Governance Cloud debe ser capaz de proporcionar las funciones que respaldan la EGM y la gran variedad de tareas que hacen posibles las operaciones y comunicaciones del Consejo de Administración en un negocio trepidante.

Toda la capacidad funcional es importante, pues el fenómeno digital ampliará el ámbito de las actividades llevadas a cabo por el Consejo de Administración. Este mayor número de actividades será consecuencia de diversos factores, incluida la transformación digital, e incrementará las exigencias en materia de seguridad y cumplimiento, así como la interacción entre los miembros del Consejo de Administración. Dada esta expansión de actividades, resulta imperativo que se haga uso de una tecnología para la gestión del buen gobierno corporativo a fin de restar complejidad y dotar de mayor automatización y eficiencia a los procesos. Todo ello favorece la implementación y el éxito de la EGM.

Además, es muy probable que los servicios en la nube desarrollen con rapidez nuevas funciones, sobre todo si el proveedor de dichos servicios ya se dedica a ofrecer apoyo al Consejo de Administración y a sus miembros. El uso de la nube aporta diversas ventajas tácticas y da pie a seguir la tendencia de migración de los procesos de trabajo digitales a la nube. Asimismo, permite abandonar de forma mucho más rápida los sistemas tradicionales y los documentos en papel para pasar al mundo digital. Y por si fuera poco, puede "ponerse en marcha" en tan solo unos días.

Por último, se puede decir que de lo único que tenemos certeza es que tanto la ciberseguridad como el cumplimiento continuarán teniendo una importancia considerable para las empresas en el futuro. Governance Cloud es una solución que ofrece mayor seguridad y una mejor protección del cumplimiento en comparación con otros sistemas. Y lo más importante es que a los servicios en la nube es posible añadir nuevas defensas frente a ataques cibernéticos de forma mucho más rápida que en las soluciones locales.

Governance Cloud aportará grandes ventajas a los encargados de impulsar e implementar la iniciativa de EGM. La nube se convertirá en el "hábitat" habitual de trabajo de muchas organizaciones. El Consejo de Administración necesita contar con las mismas soluciones tecnológicas avanzadas, capaces de ofrecer funcionalidad, velocidad, facilidad de uso y seguridad, que el resto de las unidades operativas de la empresa.

Lo cierto es que la información que se proporciona al Consejo de Administración y a los consejeros es sumamente valiosa para los atacantes, sobre todo para las nuevas generaciones de ciberdelincuentes, quienes reúnen numerosas aptitudes técnicas y su objetivo es sacar provecho de ellas. Así, el acceso a información sobre posibles fusiones, nuevos productos o a otro tipo de información que pueda afectar a la cotización bursátil de la empresa es sumamente valioso. Governance Cloud es capaz de mejorar la protección de los datos de muchas maneras. En primer lugar, al tener toda la información almacenada en un único lugar y no de forma remota en los dispositivos de los consejeros, la labor de protección de los datos es mucho más sencilla. Los consejeros no suelen llevar a cabo buenas prácticas de seguridad en sus dispositivos personales, problema que se encarga de solucionar también el servicio en la nube. Además, este cuenta con un control de acceso mucho más estricto, por lo que se garantiza que nadie sin autorización pueda acceder a la información confidencial.

Satisfacer las demandas en cuanto a cumplimiento se ha convertido en algo vital, pues las sanciones por divulgación de información no autorizada o violación de la seguridad de los datos son cada vez más cuantiosas. La implementación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE ha provocado el aumento y la importancia de estas sanciones. Y es muy probable que las futuras directivas en materia de privacidad y cumplimiento continúen incrementando el precio que debe pagarse por una infracción de este tipo. La aparición de nuevos requisitos legales y de cumplimiento es otro de los motivos para utilizar un servicio en la nube, ya que seguramente el proveedor del servicio implemente los cambios necesarios para dar respuesta a estas exigencias de forma mucho más rápida que los equipos de TI internos.

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