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LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC Universidad de Las Palmas de Gran Canaria GERENCIA 20/05/2004. ¿QUÉ ES?. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC
LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC
Universidad de Las Palmas de Gran Canaria
GERENCIA
20/05/2004
LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC
¿QUÉ ES?
Un documento que da cuenta de la actividad que
desarrolla anualmente la unidad, mediante el
establecimiento de objetivos concretos y medibles
encaminados a la mejora de la eficacia, la eficiencia y la
calidad de los servicios que se prestan a los usuarios.
LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC
¿PARA QUÉ SIRVE?
Para programar la actividad a desarrollar por las unidades.
Para orientar el trabajo de las unidades hacia la consecución de
objetivos.
Para estimular la participación de todos en la mejora de los
procesos de gestión.
Para establecer objetivos comunes a varias unidades y trabajar
coordinadamente.
Para dar a conocer el trabajo que desarrollamos y los objetivos de
mejora que vamos consiguiendo.
LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC
¿CÓMO SE HA ELABORADO?
1. Identificando y describiendo pormenorizadamente los procesos
de gestión que se desarrollan en cada unidad.
2. Estableciendo los objetivos e indicadores a alcanzar este año a
través de un proceso de participación colectiva.
3. Sistematizando y homogeneizando los procesos de gestión de
todas las unidades y los objetivos e indicadores a alcanzar,
poniendo especial énfasis en la coordinación entre unidades
para el desarrollo de acciones transversales.
4. Elaborando y revisando finalmente el documento Memoria de
Gestión resultante.
LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC
¿QUÉ ESTRUCTURA TIENE?
1. Descripción y funciones de la unidad
2. Procesos de gestión e indicadores de actividad
3. Balance del año anterior
4. Objetivos e indicadores de gestión para el año
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UN EJEMPLO DE DESCRIPCIÓN Y FUNCIONES DE LA UNIDAD:
El del Servicio de Investigación y Tercer Ciclo
El Servicio de Investigación y Tercer Ciclo es la unidad encargada de la gestión administrativa de la I+D+i y de los estudios de doctorado y postgrado de la Universidad.
Sus principales funciones son la gestión administrativa de los proyectos de investigación, desarrollo e innovación y de las ayudas y subvenciones para la realización de acciones, estudios y eventos científicos a desarrollar por la Universidad; la gestión administrativa de las becas y ayudas a la investigación y de los planes y líneas de financiación de que disponga la Universidad para el fomento de la investigación y la formación de su personal investigador; y la gestión administrativa de los estudios de doctorado y de las tesis doctorales, y asimismo de los estudios de postgrado de la Universidad, realizando la tramitación de sus programas docentes y de su oferta de plazas, los procesos de preinscripción, admisión y matriculación de estudiantes y las situaciones administrativas que se deriven de su realización, incluyendo la tramitación de convalidaciones y la expedición de certificaciones y títulos. También ejerce la coordinación administrativa del Servicio de Publicaciones, gestiona las unidades de gasto relacionadas con la investigación y realiza el apoyo administrativo a la promoción de la investigación y los estudios de doctorado y postgrado.
El Servicio de Investigación y Tercer Ciclo dispone de dos áreas de trabajo: Gestión de la investigación, y Gestión de estudios de doctorado y postgrado.
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UN EJEMPLO DE PROCESOS DE GESTIÓN E INDICADORES DE ACTIVIDAD (I):
...de la Memoria de Gestión de la Secretaría Técnica de Organización
PSTO/001_Puesta en marcha de actividades formativas del PASObjeto: Actividades necesarias para la ejecución de los programas formativos definidos en el plan de formación del PAS
PSTO/002_Ayudas médicasObjeto: Actividades necesarias para la concesión de una ayuda económica individual médica según la petición de usuario
PSTO/0014_Gestión UGA Acción Social y Seguridad LaboralObjeto: Actividades necesarias para la ejecución, seguimiento y cierre del presupuesto de la unidad
........
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UN EJEMPLO DE PROCESOS DE GESTIÓN E INDICADORES DE ACTIVIDAD (y II):
...de la Memoria de Gestión del Servicio de Personal
INDICADOR DE ACTIVIDAD CÓDIGO DE PROCESO ASIGNADO
VALOR AÑO 2003
InacSPE/0025.1_ Solicitudes de interesados del PAS en participar en el concurso de traslados
PSPE/0025
InacSPE/0026.1_ Solicitudes de interesados del PAS en participar en el concurso interno y oposición libre
PSPE/0026
InacSPE/0032.1_ Comisiones de servicios del PAS tramitadas
PSPE/0032
InacSPE/0036.1_ Reconocimientos de trienios del PAS realizados
PSPE/0036
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UN EJEMPLO DE OBJETIVOS E INDICADORES DE GESTIÓN:
...de la Memoria de Gestión de las Administraciones de Edificios
OBJETIVO 2: Revisar los procesos de gestión de las unidades al objeto de simplificar y estandarizar procedimientos.
Acciones Indicador
Magnitud Valor alc.
Análisis, diseño, desarrollo e implantación de un procedimiento para la canalización a través de las administraciones de todas las peticiones de actuaciones de obras e instalaciones en los edificios
Grado de implantación
Total
Elaboración de un manual de procedimientos de los servicios de las Conserjerías
% de procesos de contratación incluidos
en el manual
100%
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UN EJEMPLO DE OBJETIVOS E INDICADORES DE GESTIÓN:
...de la Memoria de Gestión de las Administraciones de Edificios
OBJETIVO 11: Controlar la calidad de los servicios prestados por terceros
Acciones Indicador
Magnitud Valor alc.
Implantación de los sistemas de planificación y control de la ejecución del servicio de limpieza previstos en los contratos en vigor
Grado de implantación
Total
Análisis y diseño de un sistema de control de ejecución del servicio prestado por las cafeterías
Grado de definición Total
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Y ADEMÁS DE LA MEMORIA DE GESTIÓN... (I)
- Un importante instrumento en fase final de elaboración: el Manual
de Procesos de Gestión de la ULPGC
Procesos de gestión académica
Procesos de gestión económica y patrimonial
Procesos de gestión de recursos humanos
Procesos de gestión de espacios e infraestructuras
Procesos de gestión tecnológica
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Y ADEMÁS DE LA MEMORIA DE GESTIÓN... (y II)
- Y una serie de documentos para orientar el trabajo de mejora en
las unidades
Guía para el trabajo de grupos de mejora
Guía para la elaboración de manuales de procedimiento
Guía para la elaboración de cartas de servicio
Protocolo de evaluación de servicios
Guión para el preanálisis de nuevos desarrollos informáticos
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La programación
EL PROCESO QUE VIENE
La evaluación de resultados
OBJETIVO 7: Potenciar la transmisión de conocimientos y la motivación entre los trabajadores de las unidades
Acciones Indicador
Magnitud Valor a alcanzar
Celebración de reuniones periódicas programadas con los miembros de la unidad para programar el trabajo a realizar y valorar el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos
Número de reuniones
celebradas
3 al año (1 de presentación, otra de seguimiento y otra de valoración
final)
La ejecución y el seguimiento
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Y LA CLAVE DE TODO......
LA IMPLICACIÓN DE TODOS
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GERENCIA
20/05/2004