la importancia de la gerencia de proyectos en las instituciones educativas
TRANSCRIPT
LA IMPORTANCIA DE LA GERENCIA DE PROYECTOS EN LAS
INSTITUCIONES EDUCATIVAS
Por: Julio Peña
Cuando se desea construir un proyecto bien elaborado y con excelentes
resultados ya sea para un producto o servicio, es importante tener todos los
elementos bien organizados y ordenados que permita obtener unos resultados
esperados y de conformidad con lo propuesto en los objetivos del proyecto; una
buena gestión donde se planifique la integración de todos los procesos y
actividades pertinentes para identificar, definir y coordinar las actividades y
procesos hacen que la finalización de un proyecto sea de muy buena calidad.
En una institución educativa donde se pretenda implementar proyectos bien
solidificados, este aspecto es de gran importancia, sobre todo porque la
mayoría de proyectos educativos son de nivel transversal entre diferentes
áreas del conocimiento, por tanto es primordial consolidar o unificar los
elementos que garanticen una buena gestión del proyecto; en este orden de
ideas no podemos desconocer que para dar inicio a un proyecto se debe
constituir un acta que autorice dicho inicio del proyecto, este documento bien
elaborado contiene todas las funciones que debe ejecutar el director del
proyecto, cabe resaltar que esta acta de iniciación es generada por un
patrocinador que en el caso de una institución educativa seria la misma
institución o en caso dado algún ente del sector productivo de la localidad
donde se encuentre ubicada la institución.
Por otra parte es de gran importancia determinar el alcance del proyecto donde
se incluye aspectos como los objetivos del proyecto y del producto o servicio,
los criterios de aceptación del producto, los límites del proyecto, y los requisitos
y productos entregables del proyecto, (Navas, T, Pág. 29). Todo esto con el
propósito de gestionar en su totalidad el proyecto. Sin embargo con el fin de
garantizar que el proyecto se cumpla a cabalidad se hace necesario supervisar
y controlar todo el trabajo y los elementos del proyecto para que al momento
del cierre del proyecto no existan lamentaciones, ya que con un buen plan de
acciones preventivas y correctivas se puede potencializar el rendimiento del
proyecto; de manera de ejemplo, si en una institución educativa al proyecto de
medio ambiente no se le hace un seguimiento continuo por parte del director
del proyecto que para este caso podría ser el director del área de ciencias
naturales, lamentablemente para la institución, no se conseguirán los objetivos
planteados en el proyecto y por ende el proyecto sería un fracaso.
Otro aspecto determinante en la planificación de un proyecto es el factor
tiempo, es indispensable que todo el trabajo se cumpla en las fechas
establecidas en el cronograma de actividades construido con anterioridad,
donde se estipula la definición, la estimación de recursos y duración de las
actividades y desarrollar y controlar el cronograma, también se permite
actualizar el cronograma siempre y cuando en el proceso de monitoreo así lo
determine. Para una institución educativa este aspecto de tiempo es de suma
importancia y se debe establecer al inicio del año en el cronograma escolar.
Ahora bien, si el factor tiempo es determinante y algo limitante, existe un
desafío aun mayor y que en ocasiones es la piedra en el zapato en algún
momento de las etapas del proyecto si no se maneja con cautela; y es lo
referente a costos del proyecto, de solo hablar de este factor económico se
torna estresante, pero no se puede desconocer que para todo proyecto por
muy pequeño que sea, generará gastos y es por esta razón que se debe
calcular adecuadamente y con mucha mesura, además con mucha
responsabilidad porque de este elemento depende muchas veces si se
aprueba o no el proyecto por parte del patrocinador; para continuar con el
ejemplo, para un proyecto educativo, en el caso de una institución educativa de
carácter oficial, en ocasiones estos proyectos se logran gracias al esfuerzo y la
intrepidez del director del proyecto(docente), ya que por lo general no existen
patrocinadores y la consecución de los recursos se derivan de las actividades
que gestionan con sus estudiantes y con la ayuda de sus colaboradores en
este caso docentes de las diferentes áreas del saber que al momento de la
definición de la planificación se organizaron en grupos pequeños, ordenados de
acuerdo a un trabajo específico.
En este orden de ideas se puede afirmar que para una institución educativa los
proyectos transversales son la esencia para que sus estudiantes puedan poner
en práctica las competencias del saber y del saber hacer de los conocimientos
cognitivos y cognoscitivos aprendidos en todas las diferentes áreas del
conocimiento en el transcurso de su vida escolar, también para que la
institución educativa tenga un acercamiento con la comunidad en general, y
vincularse al sector productivo y laboral; sin embargo estos proyectos muchas
veces los intentan ejecutar con muy bunas intenciones, pero no con unas
buenas prácticas de gerencia de proyectos adecuadas, que permitan organizar
y administrar los recursos disponibles para un proyecto determinado y
terminarlo completamente en los tiempos y costos estimados, obteniendo
resultados de excelente calidad y que sean para el goce y beneficio de la
comunidad educativa en general.