LA FODA SISTÉMICA

Objetivos:

♦ Diagnóstico dinámico e integral de la situación empresarial considerando factores internos y externos

♦ Tener puntos de referencia para una estrategia de consultoría y su evaluación

1. Paso: Definición del objetivo de la empresa

Definir el objetivo, la misión, la visión o el cambio previsto de la empresa, p.e., aumento de las ventas" o "másestabilidad de los puestos de trabajo".

2. Paso: FODA

Este esquema es bastante conocido en América Latina. Consiste en 4 áreas que representan Fortalezas(intern9s), Oportunidades (externas), Debilidades (internas), Amenazas (externas).

En un proceso de reflexión y discusión se identifican los factores importantes en estas áreas con respecto alobjetivo. de la empresa. Las 4 áreas representan también recomendaciones generales para la estrategia deconsultoría: Usar las fortalezas, aprovechar las oportunidades, reducir las debilidades y luchar contra lasamenazas.

Ejemplo:

Objetivo: Más participación en el mercado

Fortalezas

♦ Personal motivado♦ Máquinas nuevas♦ Ubicación favorable♦ Bajos costos de alquiler

Oportunidades

♦ Precios para productos importados han subido♦ Mala calidad de los productos de la competencia♦ Buen contacto con comerciantes

Debilidades

♦ Diseño antiguado♦ Mala capacitación profesional del personal♦ Mala contabilidad

Amenazas

♦ Competencia agresiva♦ Consumidores pocos conscientes de calidad

3. Paso: Reducción y Selección

Reducir el número de los factores hasta 8-10 seleccionando los factores más importantes.

4. Paso: Neutralizar

Como precondición para un diagnóstico sistémico de la empresa hay que "neutralizar" primero los factoresseleccionados eliminando todas valorizaciones positivas o negativas. Ejemplos:

♦ "Ubicación favorable" à "Ubicación"

♦ "Competencia agresiva" à "Comportamiento de la competencia"

♦ "Personal motivado" à "Motivación del Personal"

5. Paso: Matriz de Influencias

Con esta Matriz se valora la capacidad de influencia de cada factor sobre los demás. El primer panorama estáticodel sistema obtuvimos de la FODA ahora con la Matriz se hace dinámico, la foto se convierte en una película.

Los factores de influencia ya "neutralizados" se registrarán en la Matriz. Cada factor corresponde a una letra(pueden utilizarse también números). La secuencia no es importante.

El moderador y los demás integrantes del grupo de trabajo se plantean siempre las mismas preguntas:

¿Existe una influencia directa del factor A en el factor B?

Si la respuesta es "No", registre un "O" en el campo correspondiente.

Si es "Sí", pase a la pregunta siguiente:

¿Es esta influencia más bien intensa, media o débil?

Registre 3, 2 o 1 en el campo correspondiente, respectivamente.

En este caso la influencia de un factor en sí mismo no se investigará.

Para el análisis de la influencia partimos siempre del estado actual, no de una situación futura, deseada oimaginaria.

La pregunta de la influencia 'directa" es una cuestión que queda a criterio de cada uno, lo que en muchassituaciones no genera diferencias de opinión y en otras situaciones sí. Esto conduce a un proceso de debate enbúsqueda de una valoración más acertada al modelo de sistema.

La moderación debe procurar que todos concuerden a través del debate a una valoración clara e inequívoca.

Después de completar los campos correspondientes de la Matriz de Influencia, añadiremos los números en lalínea vertical y horizontal y obtendremos para cada factor lo siguiente:

La Suma activa (SA): Indica la intensidad de la influencia del factor en el sistema global en relación a losotros.

La Suma pasiva (SP): Indica la intensidad (relativa) que tienen los demás factores del sistema sobre elfactor.

La última línea de cada factor contiene el producto de la suma activa y de la suma pasiva. Para el paso siguientenos ayudará el dibujar la estructura de efectos.

Fig. 1: Matriz de Influencia

6. Paso: Estructura de efectos

La Matriz de Influencia contiene ya informaciones significativas. Ahora si colocamos en forma visualizada esosdatos nos resultará aún más visible la dinámica y la estructura del sistema. Generalmente, cuanto más complejasea una relación, más necesario será visualizara para que la comprendamos y podamos intercambiar ideas alrespecto.

La Estructura de Efectos es una forma de representación que nos muestra principalmente el curso y la intensidadde las corrientes de efectos individuales.

Seleccione el factor que muestre el mayor producto de SA y SP. Él reúne realmente el mayor número decorrientes de efectos entrantes y salientes, por lo que por motivos técnicos debería hallarse en el centro deldibujo.

En primer lugar registre a continuación -partiendo de este factor- todas las corrientes de efectos con intensidad"3" (utilizando flechas gruesas o un color determinado) en el dibujo. Con ello se llena. en ocasiones el dibujo. Detodos modos deben registrarse todavía los efectos medios y débiles con flechas de un grosor proporcionado (o enotros colores). Por esto es aconsejable de utilizar todo el espacio disponible para mantener la legibilidad de lared a construir.

El objetivo del ejercicio es mantener la visión general con toda su complejidad.

Con la ayuda de la estructura de efectos y señalando podemos aclarar cómo funciona el sistema: partiendo de unfactor determinado seguimos la difusión de su efecto en el sistema. Para ello son útiles las reflexiones ¿Quépasaría si nos dedicamos a tal factor? " Con las que vamos desarrollando un escenario y así podemos manteneruna exposición de una estrategia compleja ante un público asombrado.

Atención: En el dibujo se deben registrar todos los factores del sistema, incluidos los que no muestran ni recibenninguna flecha. Ello también constituye una información.

Fig. 2: Estructura de Efectos

Ahora haremos las primeras interpretaciones, expresándolo verbalmente: "Las condiciones de nuestrasmaquinas influyen sobre el diseño de nuestros productos y motivan o desmotivan nuestro personal"

Si (re-) introducimos la "calidad" actual de estos factores según el análisis FODA podríamos describir y explicar elestado actual de la empresa:

"Los precios altos de los productos importados nos permitan elaborar también un diseño más fino (a precioscompetitivos) que nos ha obligado comprar nuevas máquinas. Estos dos componentes influyen positivamentesobre la motivación del personal. Compraríamos más máquinas modernas pero por la mala contabilidad nosabemos si podemos cubrir los costos operativos."

¡Evite el pensamiento mecánico! Tenga en cuenta que las flechas de los efectos pueden suponer un refuerzopositivo (cuanto más A, más B), refuerzo negativo (cuanto más A, menos B) o relaciones más complejas (porejemplo, un efecto exponencial, valores límites con un "vuelco" del efecto, etc. ).

7. Paso: Esquema axial

Mientras que la estructura de efectos nos muestra cómo se desarrollan las influencias en el sistema y dónde secrean efectos directos e indirectos, el Esquema Axial nos proporciona otra información adicional: la intensidadrelativa de la influencia de cada factor, en comparación con los otros factores y con el grado relativo de"sensibilidad" (Influenciabilidad) de ese factor incidido por parte del sistema.

La Suma Activa y la Suma Pasiva de cada factor de la Matriz de Influencia nos permite crear un sistema decoordenadas en el que se asigna un lugar a cada factor. Se utiliza el eje X para la Suma Activa y el eje y para laSuma Pasiva.

Ambos ejes tienen la misma medida determinando así sus cuadrantes respectivos. Según las Sumas Activa yPasiva, posteriormente, se asignarán los números correspondientes a ambos ejes. En este esquemadeterminaremos la intensidad relativa de cada factor, por lo tanto, dispondremos la escala del modo siguiente:

La Suma Activa máxima de la Matriz de Influencia se registra en el lugar más externo del eje X. A partirde aquí, todas las demás graduaciones de la escala reciben asignados los valores numéricoscorrespondientes.

De forma análoga se procede con el eje y con la Suma Pasiva.

Seguidamente, registramos cada factor en el sistema de coordenadas. Señalizamos los factores con A,B, C ó -mejor aún- con su Término Clave correspondiente.

La cruz formada por los ejes crea una división en 4 cuadrantes que nos ayudan a dividir el conjunto defactores de forma

aproximada, y en la cual éstos tienen influencia hacia otros factores y están influenciados por los demás.Los cuadrantes son:

Activo (influencia intensa, baja Influenciabilidad)

Pasivo (baja influencia, alta Influenciabilidad)

Crítico (influencia intensa, alta Influenciabilidad)

Inerte (baja influencia, baja Influenciabilidad)

El resultado -según nuestro ejemplo- sería similar al siguiente:

Fig. 3: Esquema axial

Podemos ver que no se trata de un dibujo técnico en papel milimetrado. Se trata de una valoración aproximadaque se1e asigna a los factores. Los cuadrantes nos ayudan a dividir los factores en grupos según su intensidadrelativa y su Influenciabilidad.

8. Paso: Interpretación de los Cuadrantes

Los cuadrantes del esquema axial nos dan una orientación valiosa sobre los áreas donde el consultor (y sucliente) deberían invertir sus energías y recursos para lograr un efecto óptimo.

El cuadrante activo (abajo a la derecha):

¿Serán estos factores los apropiados para intervenciones y modificaciones? Al modificar estos factores p.e. en unproceso de consultoría empresarial se pueden alcanzar fuertes cambios en el sistema. Estos factores no son muy"sensibles". Frente a los otros factores del sistema, por eso el sistema solo tiene posibilidades limitados paraintegrar estos factores. Un consultor externo muchas veces tiene mucho más acceso a estos factores por suposición fuerte y su experiencia profesional.El cuadrante critico (arriba a al a derecha):

Las modificaciones pueden lograr una alta repercusión de efectos. Pero por retroacoplamiento también puedendarse efectos no deseados sobre la cantidad de factores del propio cuadrante y sobre otros factores. Se debeprestar especial atención antes de iniciar acciones de intervención en el sistema. En todos casos hay quemonitorear estos factores con mucha cuidad.

El cuadrante pasivo (arriba a la izquierda):

Aquí debe controlarse el comportamiento de los diferentes flujos. Intervenciones en factores de este cuadrantetardan mucho antes de repercutir sobre el sistema en general.

El cuadrante inerte abajo a la izquierda:

Factores poco influenciables, ejercen también poca influencia, simplemente son "simpáticos". Pero atención: escasi probable que ocurran efectos acumulados a largo plazo.

¿Es plausible el resultado hasta ahora interpretado? Si no lo es, verifique los pasos de trabajo precedentes y/o laMatriz de Influencia, la que nos permitirá volver a verificar cómo surgieron las Sumas Activas y Pasivas.

9. Paso: Estrategia de consultoría

• En nuestro ejemplo sencillo parece muy claro que

• La consultoría debería concentrarse en el área de la contabilidad que está en malas condiciones y que tienemucha "influencia sobre el sistema (efectos directos: condiciones de la maquinaría, motivación del personal,diseño del producto).

• Hay que monitorear regularmente la motivación del personal y el diseño de los productos

• Hay que mantener las máquinas en buenas condiciones (sistema de mantenimiento y reparación)

• Es recomendable desarrollar una estrategia de largo plazo para hacer la empresa más independiente de losprecios de importación y de la agresividad de la competencia (buscar nicho de mercado, convertirsetambién en una empresa agresiva, etc.)

10. Paso: Evaluación

El diagnóstico no solamente entrega una ayuda de decisión sobre el enfoque de la consultoría sino también unaestructura para la evaluación de sus efectos.

En nuestro caso (construido) esperamos que una contabilidad mejorada " tenga efectos positivos y mediblessobre las condiciones de lamaquinaria (influencia mediana), la motivación del personal y el diseño de los productos (efectos débiles); En lapráctica sería recomendable concentrarse en los efectos medianos.