la facturación electrónica - plan avanza

Edición Revisada

La factura electrónica

Manuales Plan AvanzaLa factura electrónica

EDITAN:©Red.esEdificio Bronce Plaza Manuel Gómez Moreno, s/n.28020 Madrid

© ASIMELECOrense nº 62, 28020, Madrid.

ISBN: 84-611-4740-5Depósito Legal: M-52600-2006

Director de la Colección: Juan Manuel Zafra

Textos: Fernando Pino y Julián Inza

Coordinación: Sergio Pérez y Martín Pérez

Imagen y Diseño: Virginia Zabala y Óscar Guevara

Maquetación y Producción: Scan96, s.l.

Imágenes: age FOTOSTOCK

Reservados todos los derechos. Sepermite su copia y distribución porcualquier medio siempre que semantenga el reconocimiento de susautores, no se haga uso comercial de lasobras y no se realice ningunamodificación de las mismas.

Asimelec impulsa la adopción de lafactura electrónica de varias formas. Una de ellas es a través del Grupo deTrabajo de Factura Electrónica yDigitalización Certificada quepromueve la adopción de mejoresprácticas y de normas técnicasnacionales e internacionales.Forman parte de este grupo de trabajovarias empresas e instituciones cuyalista puede consultarse enhttp://www.efactura.org.esPor otro lado, Asimelec colabora conFenitel en el despliegue de unproyecto de factura electrónica queincluye varias actuaciones y que hamerecido en apoyo del Ministerio deIndustria, Turismo y Comercio y delFondo Europeo de Desarrollo Regional,a través del Plan Avanza. Del proyecto,identificado con el código PAV-080200-2007-62, puede obtenersemás información enhttp://efactura.asimelec.es

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La entidad pública red.es, adscrita al Ministerio de Industria, Turismo y

Comercio a través de la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y

para la Sociedad de la Información, tiene entre sus funciones participar

en la ejecución del Plan Avanza para el desarrollo de la Sociedad de la

Información y de Convergencia con Europa y entre Comunidades

Autónomas.

El Plan Avanza se orienta a conseguir la adecuada utilización de

Internet y las tecnologías de la información y las comunicaciones y

contribuir al éxito de un modelo de crecimiento económico basado en el

incremento de la competitividad y la productividad, la promoción de la

igualdad social y regional y la mejora del bienestar y la calidad de vida

de los ciudadanos.

El Plan Avanza es uno de los ejes de Ingenio 2010, estrategia del

Gobierno para acelerar la convergencia tecnológica con Europa, en

línea con la Estrategia de Lisboa.

Red.es pone en marcha esta colección de manuales para divulgar

aspectos que se consideran clave en la Sociedad de la Información.

El manual “La factura electrónica” se integra en una de las áreas de

actuación del Plan Avanza, “Economía Digital”. Esta área tiene por

objeto impulsar el desarrollo del sector tecnológico y la adopción de la

tecnología por parte de las PYMEs.

01.El ABC de la factura electrónica 13

1.1. Qué es una factura 131.2. Qué es la factura electrónica 161.3. La factura electrónica dentro del proceso contable global 181.4. Cómo funciona la factura electrónica 191.5. Ventajas, beneficios y ahorros de la factura electrónica 201.6. Algunos datos 221.6. Cómo influye en mi trabajo la factura electrónica 241.7. Cuánto cuesta la factura electrónica 25

02.Trabajar con la factura electrónica de manera fácil 27

2.1. Qué necesito para implantar la factura electrónica. Requerimientos 27- Requerimientos en la emisión de facturas electrónicas 30- Requerimientos en la recepción de facturas electrónicas 32

2.2. Cómo se pueden hacer facturas electrónicas “sin certificado”. Plataformas de terceros. 34

2.3. Ejemplos de factura electrónica 39- Factura XML 39- Firma genérica de ficheros/facturas 41- Firma en plataformas de terceros 44

03.Proyectos avanzados de factura electrónica 47

3.1. Identificación de proyectos avanzados 473.2. Proyectos orientados a la emisión de facturas 503.3 Proyectos orientados a la recepción de facturas 513.4. Preparación del proyecto 543.5. Facturación electrónica a las Administraciones Públicas 55

Índice

04.Interacción con la factura papel 59

4.1. Cómo se conservan electrónicamente facturas recibidas en papel 594.2. Cómo se conservan en papel las facturas recibidas electrónicamente 62

05.Formatos de factura y firma 65

5.1. Formatos de factura electrónica 655.2. Formatos de firma 70

- Formatos de firma especiales: firma fechada y validada 70- Firmas XML 71- Firmas PKCS#7/CMS 73- EDI 74- Firma en documento pdf 76

Anexo I. Introducción a la firma electrónica y certificación electrónica 79La Firma Manuscrita 79Criptografía 80Cifrado Simétrico 80Cifrado Asimétrico 81Entidad de Certificación 84Entidad de Registro 86El esquema completo 86

- Realización de la firma 86- Comprobación de la firma 86

Funciones de Seguridad 87Custodia de claves y dispositivos seguros de creación de firma 88

Anexo II. Marco jurídico de la firma y de la factura electrónica 91Validez legal de la factura electrónica 91Aspectos legales de la firma electrónica 96

1.1.Qué es unafactura

Una factura es un documentoque refleja la entrega de unproducto o la provisión deservicios, junto a la fecha dedevengo, además de indicar lacantidad a pagar comocontraprestación.

En la factura se encuentran losdatos del expedidor y deldestinatario, el detalle de losproductos y serviciossuministrados, los preciosunitarios, los precios totales, losdescuentos y los impuestos.

Se la considera como eljustificante fiscal de la entrega deun producto o de la provisión de

El ABC de la factura electrónica

un servicio, que afecta al obligadotributario emisor (el vendedor) y alobligado tributario receptor (elcomprador). El original debe sercustodiado por el receptor de la factura.Habitualmente, el emisor de la facturaconserva una copia o la matriz en la quese registra su emisión.

La factura correctamentecumplimentada es el único justificantefiscal, que da al receptor el derecho dededucción del impuesto (IVA). Esto nose aplica en los documentos sustitutivosde factura, recibos o tickets.

En Europa, la normativa de facturaciónse regula por la Directiva 77/388/CEEque define, además impuestos como elIVA (impuesto sobre el valor añadido)cuya traducción al inglés VAT (ValueAdded Tax) es también de uso amplio.

Esta Directiva se ha ido modificando a lolargo de los años y su texto refundidose recoge en la Directiva 2006/112/CEdel Consejo, de 28 de noviembre de2006, relativa al sistema común delimpuesto sobre el valor añadido.

Manuales Plan Avanza. La factura electrónicaLa factura electrónica

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� Proceso genérico de facturacióntradicional en papelLa factura se imprime a partir de ficheros

informáticos, se dobla, se ensobra y se franquea. Se

envía por correo postal o mensajería y se recibe por

el destinatario que realiza los procesos de

conciliación, contabilización y pago. Se archiva y

queda a disposición de auditorías o inspecciones

fiscales que se basan en el valor documental del

soporte en papel.

La Identificación tributaria en la UniónEuropea uniformiza la forma de codificara las empresas para facilitar el controltributario.

Las facturas pueden ser:• Ordinarias: documentan la

operación de suministro.• Rectificativas: documentan

correcciones de una o másfacturas anteriores, o biendevoluciones de productos,envases y embalajes o comisionespor volumen.

• Recapitulativas: documentanagrupaciones de facturas de unperíodo.

Además existen las siguientes variantes:• Pro-forma: documenta una oferta,

con indicación de la forma exactaque tendrá la factura tras elsuministro. No tienen valorcontable ni como justificante.

• Copia: documenta la operaciónpara el emisor, con los mismos

datos que el original. Debe llevar laindicación de copia para permitirdistinguirla del original.

• Duplicado: documenta laoperación para el receptor, encaso de pérdida del original. Laexpide el mismo emisor queexpidió el original y tiene losmismos datos que el original. Debellevar la indicación de duplicadopara permitir distinguirla deloriginal, especialmente para elcaso de que reaparezca el original.

Es interesante mencionar que lastradicionales “Notas de Abono” no secontemplan en la normativa, aunque sufunción se puede cubrir con las“Facturas Rectificativas”. Cabeidentificar ambos documentos siempreque se incluya la mención obligatoria“Factura rectificativa” y opcionalmente,a título informativo, la de “Nota deAbono” y se consignen los signos de lascantidades de forma correcta.


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La factura correctamentecumplimentada es elúnico justificante fiscal,que da al receptor elderecho de deducción delimpuesto (IVA)

1.2.Qué es la facturaelectrónica

La facturación electrónica consiste en latransmisión de las facturas odocumentos análogos entre emisor yreceptor por medios electrónicos(ficheros informáticos) y telemáticos (deun ordenador a otro), firmadosdigitalmente con certificadoscualificados, con la misma validez legalque las facturas emitidas en papel. El proceso de facturación es un procesoimportante para cualquier empresa, unarelación basada en documentos enformato papel que para ser generados yprocesados precisan del empleo degrandes cantidades de recursos y paralos que las empresas se ven obligadas arealizar muchas tareas de formamanual. Un buen proceso administrativode estos documentos tiene comoconsecuencia no sólo un buen controlde compras y ventas, sino elcumplimiento de las obligaciones

tributarias de cada empresa. Sinembargo, todo ello resulta máscomplicado en un proceso basado enpapeles y que requiere la intervenciónmanual.

Este proceso está cambiando gracias ala facturación electrónica, que estáregulada en el Reglamento deFacturación publicado en Real Decreto1496/2003 y modificado por el RealDecreto 87/2005. Este reglamentoconstituye la transposición de laDirectiva 2001/115.

La regulación de la factura electrónicase completa con la publicación de laOrden EHA/962/2007, de 10 de abril,por la que se desarrollan determinadasdisposiciones sobre facturacióntelemática y conservación electrónicade facturas, contenidas en el RealDecreto 1496/2003, de 28 denoviembre, por el que se aprueba elreglamento por el que se regulan lasobligaciones de facturación

Las denominaciones “facturaelectrónica”, “factura telemática” y“factura digital” son equivalentes, sibien la denominación utilizada en lanormativa es “remisión electrónica” o“remisión por medios electrónicos” defactura.

Aclarado esto, podemos definir laFactura Electrónica como el documentotributario generado por mediosinformáticos en formato electrónico,

Manuales Plan Avanza. La factura electrónica

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que reemplaza al documento físico enpapel, pero que conserva su mismovalor legal con unas condiciones deseguridad no observadas en la facturaen papel.

El nuevo marco legal y tecnológicoofrece la oportunidad a las empresas dedisponer de una nueva vía paragestionar las facturas:

Las facturas electrónicas se puedenemitir en diferentes formatos(EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif,jpeg o txt, entre otros) siempre que serespete el contenido legal exigible a

cualquier factura y que se cumplanciertos requisitos para la incorporaciónde la firma electrónica reconocida(qualified electronic signature eninglés)..

En rigor, el reglamento establece queexisten dos formas concretas deintercambiar documentos electrónicos alas que se les presume un nivel defiabilidad alto, sin descartar que puedanexistir otras. Estas dos formasgarantizan la autenticidad e integridadque son los verdaderos requisitos que seexigen a los documentos. Por un lado el empleo de una firmaelectrónica y por otro el uso de sistemasEDI en los que las entidades por cuyaintermediación se intercambian losmensajes aportan esas cualidades a losdocumentos intercambiados.


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Llamaremos FacturaElectrónica al documentotributario generado pormedios informáticos enformato electrónico, quereemplaza al documentofísico en papel, pero queconserva su mismo valorlegal con unascondiciones de seguridadno observadas en lafactura en papel.

• Conservar los datos de lasfacturas. No es necesarioconservar las facturasemitidas sino la “matriz” oBase de datos que permitegenerarlas

• Asegurar legibilidad enformato original

• Garantizar acceso completoa las facturas: visualización,búsqueda selectiva, copia odescarga en línea e impresión

• En caso de emisión de facturaelectrónica: firmarelectrónicamente la facturao delegar esta acción en untercero o en el Receptor

Cla

ves

de

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Fac

tura

1.3.La facturaelectrónica dentro delproceso contable global

La factura electrónica no debeentenderse como un proceso aislado,sino como un elemento integradodentro del conjunto de gestiónfinanciera y del flujo de compras yventas de una entidad.

Tenemos que considerar la facturacomo la punta del Iceberg querepresenta el proceso de gestión decompras y ventas de la empresa, en elque con frecuencia nos encontramos lafactura como uno de los últimosresultados tras el tránsito habitual depresupuesto, solicitudes de compra,aprobaciones, albaranes, apuntescontables o procesos de gestión dealmacén.

Una buena gestión electrónica en todoslos pasos y documentos previosfacilitará en gran medida laimplantación de la factura electrónica ymultiplicará exponencialmente losbeneficios de la misma.

Por otro lado, acometer el proyecto deincorporar la Factura Electrónica a lagestión de una empresa, habitualmenteimplicará revisar el proceso de emisióny recepción de facturas y afectará amás áreas de gestión de las que puedeparecer obvio.


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Tenemos que considerarla factura como la puntadel Iceberg del procesode gestión.

� Workflow documental asociado a compras

1.4.Cómo funciona lafactura electrónicaA grandes rasgos, el proceso defacturación electrónica lo forman dosprocesos básicos y diferenciados en lossistemas de gestión de facturas, y quecorresponden a cada interlocutor:emisión y recepción de facturas.

1.En la emisión, el emisor, con laconformidad del receptor,transmite a éste por mediostelemáticos la Factura Electrónica(que incluye una firma electrónica)

y conserva Copia o Matriz (la Basede Datos). No es necesarioconservar los documentoselectrónicos firmados.

2.El receptor, recibe la factura enformato digital y la conserva ensoporte informático, en el formatoen el que lo recibió, para sufutura consulta e impresión, sifuera necesario. Al ser la facturaun documento firmadoelectrónicamente, debe guardar lainformación relativa a lacomprobación de la validez de lafirma electrónica.


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� Proceso simplificado de facturación electrónicaLa factura que se gestiona en un ordenador, se transmite a otro telemáticamente. Éste la conserva de forma

electrónica y desde él, de ser preciso, se pone a disposición de la Administración Tributaria por vía telemática.

Los usuarios llevan a cabo toda la operativa en sus ordenadores.

De esta forma ya no se exige imprimir lafactura para que ésta sea válida legal yfiscalmente y, todo el tratamiento(emisión, distribución y conservación)puede realizarse directamente sobre elfichero electrónico generado por elemisor.

No obstante lo anterior, el proceso deformación de facturas electrónicas, asícomo su transmisión y comunicaciónincluyen subprocesos especialesrequeridos normativamente y que serándetallados más adelante, si bienpodemos adelantar que estascaracterísticas especiales vendránmarcadas por la firma electrónicaempleada y que, en el caso de laemisión, exigirá el uso de un certificadoadmitido para la firma de facturas y enel caso de la recepción, la verificaciónde la validez de dicho certificado.

1.5.Ventajas, beneficiosy ahorros de la facturaelectrónica

La factura electrónica genera grandesbeneficios a las empresas que lautilizan, tanto del lado del emisor comodel receptor. Existen muchas razonespara adoptar la factura electrónica, quevan desde los puramente económicoshasta los ecológicos.

Dentro de las ventajas comúnmenteaceptadas, se presentan las siguientes:

• Ahorro de costes: tanto del ladodel emisor como del receptor.Derivado de la supresión del papel,el abaratamiento de los medios decomunicación electrónicos (encontraposición a los mediostradicionales de envío postal),eliminación de los gastos defranqueo, gastos derivados de laintroducción manual de datos, etc.

• Mejora de la eficiencia: laliberación de tareasadministrativas, permite destinarlos recursos humanos a aspectosproductivos en las compañías.

• Integración con ERPs: desde elpunto de vista del emisor continúael proceso que ya se estárealizando electrónicamente. Unsimple clic desde el ERP y lafactura es emitida y enviada.Desde el lado del receptor losdatos se pueden introducir


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Ya no se exige imprimirla factura para que éstasea válida legal yfiscalmente y, todo eltratamiento (emisión,distribución yconservación) puederealizarse directamentesobre el ficheroelectrónico generado porel emisor

automáticamente en susaplicaciones.

• Optimización de la tesorería: laautomatización permite cuadrarlos apuntes contables y comparardocumentos (albarán / factura),minimizando a la vez el margen deerror humano.

• Obtención de información entiempo real: permite verificar elestado en el que se encuentra unafactura y toda su informaciónasociada (errores, rectificaciones,cobros, pagos, recepción demercancías, albaranes, ...) deforma exacta y actual.

• Reducción de tiempos de gestión:

la inmediatez del envío yrecepción de facturas por mediostelemáticos convierte este trámiteen un elemento que deja de tenersentido. Además, permitesolucionar las discrepancias enmuy poco tiempo.

• Agilidad en la toma de decisiones:la inmediatez de lascomunicaciones permite adoptardecisiones, como la necesidad definanciación, en un espacio máscorto de tiempo.

• Administración y contabilidadautomatizadas: la integración en lossistemas de la empresa permite quetoda la inserción de datos y lasoperaciones contables requieranmucha menos participación humana.

• Control de acciones erróneas: através de sistemas de alertas quedetectan discrepancias entreoperaciones de contabilidad yfacturación o en la aplicación detipos erróneos.

• Uso eficaz de recursosfinancieros: la adopción de lafactura electrónica favorece elacceso a medios de financiacióncomo el factoring o el confirming.

Se consigue, en definitiva, una mayorcalidad de servicio que repercute a suvez en una mayor competitividad de laempresa.


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Existen muchas razones para adoptar la facturaelectrónica, que van desde los puramente económicoshasta los ecológicos

• Ahorro de costes• Mejora de la eficiencia• Integración con ERPs propios• Optimización de la tesorería• Obtención de información entiempo real• Reducción de tiempos de gestión• Agilidad en la toma de decisiones• Administración y contabilidadautomatizadas• Disminución de costes de losdocumentos papel• Control de acciones erróneas• Uso eficaz de recursos financieros• Flujos transaccionales agilizadosV

enta

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de

la e

Fac

tura

1.6.Algunos datos

Según el estudio realizado enjulio y agosto de 2005 por laconsultoraPricewaterhouseCoopers entreempresas de la Unión Europea,se concluye que el incrementode la eficiencia es el principalbeneficio que encuentran lasempresas en la facturaelectrónica, seguido de cercapor la reducción de costes.

En ese mismo estudio se reflejala satisfacción de las empresasentrevistadas respecto alproceso de implantación de la facturaelectrónica.


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� Beneficios de la factura electrónicaFuente: Informe “e-Invoicing and e-Archiving

taking the next step” ”PricewaterhouseCoopers”.

� Satisfacción del proceso de implantaciónFuente: Informe “e-Invoicing and e-Archiving taking the next step” PricewaterhouseCoopers.

Respecto al ahorro de costes, laAsociación Española deCodificación Comercial (AECOC),entidad que entre otrasactividades coordina laestandarización del código debarras y del EDI en el sector dela distribución comercial y granconsumo, cifra enaproximadamente 0,70 deahorro por factura para elemisor y hasta 2,78 porfactura para el receptor en elempleo de tecnología EDI yreporta una interesanteevolución del empleo de lafactura electrónica en el sectorde la distribución hasta situarseen 2.400.000 facturasmensuales enviadas mediante sistemasEDI.

En las empresas que no seande este sector, en el que seha ido incrementando laeficiencia en la gestión depedidos a lo largo de losaños, cabe esperar ahorrosmayores.Por otro lado será difícilerradicar completamente lafacturación soportada en papel,ya que la adopción de lastécnicas de facturaciónelectrónica será gradual. Segúnlos datos de AECOC, en susector ya se ha logrado eliminarla factura en papel, entre lasentidades que usan EDI.


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� Facturaselectrónicas sectorde la distribuciónFuente: AECOC 2006

� Beneficios de la facturaciónelectrónica.Fuente: AECOC 2006

1.7.Cómo influye en mitrabajo la facturaelectrónica

El objetivo primero de la facturaciónelectrónica es la simplificación deprocesos, por lo que la actividadcotidiana de facturación se verámejorada, si bien dependerá siempre delgrado de sofisticación de la soluciónadoptada.

En el caso más simple de uso de facturaelectrónica: envío por email de undocumento factura firmadoelectrónicamente, la actividad tanto delemisor como del receptor de las

facturas no se verá excesivamentealterada, ya que lo único que cambia eneste caso (sin tener en cuenta ahorro decostes de ensobrado y franqueo y elaumento en la seguridad de la entrega)es el canal de transmisión de la factura,que por si mismo ya representa unaventaja significativa dada su inmediatez.

En función de la sofisticación delproyecto a afrontar, la simplificación dela operativa de facturación va enaumento, hasta lograr la consecución dela plena integración con el resto deentornos informáticos contables y degestión de compras y ventas, así comoun alto nivel de automatización en laconciliación.


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El objetivo primero de lafacturación electrónica

es la simplificación deprocesos, por lo que laactividad cotidiana de

facturación se verámejorada


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1.8.Cuánto cuesta lafactura electrónica

Es difícil contabilizar el precio de laimplantación de una solución defacturación electrónica en sentidoamplio, si bien podemos presumir que amayor grado de complejidad de laplataforma y mayor automatizacióncrecerá inevitablemente el coste depuesta en marcha, a la vez que selograrán mayores ahorros por cadafactura emitida o recibida.

Según lo anterior, el coste de adopciónde la factura electrónica puedeconsiderarse virtualmente nulo siempleamos elementos ya existentes enla empresa (herramientas ofimáticas quepermitan la firma electrónica,certificados digitales empleados en otrosprocesos de la empresa y el correoelectrónico), si bien, como es lógico, losbeneficios de su uso, aún existiendo,serán menores.

Por su parte, la creación de un entornoespecífico de facturación electrónica con

desarrollos específicos e integraciónrequerirá un mayor plazo de retorno dela inversión, que será recuperada amedio/largo plazo.

Como orientación, algunos sistemas deimplantación sencilla, como aplicacionestipo web para emitir facturas puedencostar unos 30 euros al mes. En otrasocasiones, los prestadores de estassoluciones pueden definir modelos deprecio basados en el número de facturasemitidas con valores entre 10 y 20céntimos de euro por factura.

En un entorno sencillo en el que elemisor de la factura adquiera uncertificado electrónico en un Prestadorde Servicios de Certificación para firmarlas facturas, el coste de tal certificadopuede estar entre 30 y 400 euros alaño.

No suele indicarse, pero uno de loscostes del proyecto es precisamente elde adaptación a la nueva forma de hacerlas cosas, y la necesidad de mantener elsistema anterior de papel y el nuevoelectrónico, durante un tiempo.

A mayor grado de complejidad de la plataforma ymayor automatización crecerá inevitablemente elcoste de puesta en marcha a la vez que se lograranmayores ahorros por factura emitida/recibida

2.1.Qué necesitopara implantar lafactura electrónica.Requerimientos.Tal y como se ha comentado, losrequerimientos dependerán engran medida del alcance delproyecto, si bien nosencontraremos elementos básicos

según el punto de vista del emisoro del receptor.

Es importante analizar si laempresa va a iniciar laimplantación desde el punto devista de emisor, desde el puntode vista de receptor de facturaso desde una posición mixta.

Trabajar con la facturaelectrónica de manera fácil

También hay que conocer los volúmenesde facturación y su distribución porinterlocutores, para comenzar por laimplantación con aquellas empresas conlas que se consiga más ahorro o seamás sencilla la adopción. Aquí es deaplicación el principio de Pareto queestablece que un número significativose facturas se gestionan con un númeroreducido de interlocutores.

Simplificando, puede afirmarse que el

requisito básico del emisor es firmarelectrónicamente la factura (requisitoque puede ser cumplido por un servicioexterno) y el del receptor es verificar lafactura y conservarla en su formatooriginal (lo que también se puederealizar por un servicio externo).

En una de las variantes más sencillas, elemisor de la factura puede firmar uncorreo electrónico y enviarlo con losdatos de la factura, para lo que sólo es


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� Ejemplo de firma de factura en MS ExcelExcel dispone en sus últimas versiones de una opción para firmar electrónicamente documentos

necesario una clave con su certificadoelectrónico reconocido (qualifiedcertificate en inglés) expedido por unprestador de servicios de certificaciónque cumpla lo establecido por laDirectiva de Firma Electrónica (la Ley59/2003, en el caso de los prestadoresespañoles).

Otros ejemplos de factura electrónicasimplificada serían la firma electrónica

de documentos derivados de lasherramientas ofimáticas (word, excel,acrobat, ...) o productos dedicados a lafirma electrónica de documentos, sibien, al igual que en el caso anterior,estas modalidades de facturaelectrónica no son ni las más habitualesni las más beneficiosas, aunque pueden

ser una forma sencilla de tomarcontacto con las tecnologías de firma yfacturación electrónica.

Existen mecanismos intermedios, comolas plataformas de facturación deterceros o la automatización deprocesos clave (como la firma por lotesde facturas “firma batch”), donde sepuede llegar a un grado de eficienciabastante alto.

Cuando hablamos de desarrollos amedida o de integraciones complejas deproductos estaremos ante lo quedenominaremos proyectos avanzadosde facturación electrónica.

Trabajar con la factura electrónica de manera fácil

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� Esquema deaplicaciónintermedia para lafirma de facturasya formadasTras la generación de la

factura en un formato

adecuado, el servidor de

firmas procesa

automáticamente un lote

de documentos sin

ulterior intervención

manual

Son proyectos en los que se busca laintegración con soluciones yadesplegadas de ERP (EnterpriseResource Planning) o BPM (BusinessProcess Management), SCM (SupplyChain Management) o CRM (CustomerRelationhip Management).

Si decide empezar a emitir facturasfirmadas electrónicamente de manerasencilla para luego ir ampliando elalcance del proyecto, necesitará unprograma de firma electrónica y uncertificado expedido por un Prestadorde Servicios de Certificación.

Por ejemplo, puede obtener el programaProfirma en el web del Grupo deTrabajo de Factura Electrónica yDigitalización Certificada de ASIMELEChttp://www.efactura.org.es

El certificado puede obtenerlo dediferentes prestadores de servicios decertificación.

Requerimientos en la emisión

de facturas electrónicas

A pesar de que la implantación de lafactura electrónica implicanecesariamente a ambas partes, alemisor y al receptor, la gran mayoríade los proyectos que se inician enEspaña están siendo orientados a laposición de emisión de facturas.

Los proyectos de emisión de facturassuelen ser más sencillos de abordar, sibien tienen menos repercusión en elobjetivo de la agilización de procesos deuna entidad.

Para el emisor se exige

• Tener el consentimiento previo delreceptor.

• Garantizar la autenticidad delorigen y la integridad de lasfacturas, mediante el uso de laFirma electrónica reconocida(qualified electronic signature eninglés).

• Almacenar copia de las facturas.Este requisito no es necesario si sepuede reconstruir una factura apartir de la información guardadaen la base de datos de la empresa(matriz).

• Las facturas almacenadas debencontener determinados elementosque faciliten su búsqueda,visualización e impresión en casode inspección (acceso completo alos datos).


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Es importante analizar sila empresa va a iniciar laimplantación desde elpunto de vista de emisoro desde el punto de vistade receptor de facturas


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La gran mayoría de los proyectos que se inician enEspaña están siendo orientados a la posición deemisión de facturas

� Flujo base de emisión de facturasEn la emisión, el proceso de gestión de facturas culmina en su impresión, o en la generación de los formatos de

intercambio acordados para los destinatarios que las prefieren electrónicas. Según el formato de la factura, así

será el formato de la firma electrónica. Tras el envío la factura está en un formato que facilita la gestión de

servicios de factoring con las entidades financieras.

Requerimientos en la recepción

de facturas electrónicas

En los proyectos dirigidos a laoptimización del proceso de recepción defacturas mediante la utilización de lafactura electrónica, se buscahabitualmente la integración con losERPs o gestores de facturación internos.La complejidad de este tipo de proyectoradica en la necesidad de tratar con un

número indeterminado de formatoselectrónicos y de prestadores queemiten certificados que se usan en lasfirmas electrónicas de las facturas, juntocon la recepción de facturas en papel.

Para disminuir la complejidad delproceso, se puede optar por lamodalidad de auto-facturación, en la queel propio receptor controla el formato derecepción y garantiza la conciliación


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� Flujo base de recepción de facturasEn la recepción, los dos elementos principales son el almacenamiento de la factura electrónica en su formato

original y la verificación de su vigencia. Además será necesario adaptar el formato al que internamente maneja

la aplicación de conciliación, para su contabilización y pago. Esta gestión puede acabar facilitando los servicios

de confirming de entidades financieras.

contable. En este caso debe existir unacuerdo entre el emisor y el receptorpara dar por bueno este procedimiento.También este enfoque será preferible enentornos de facturación internacional enel que el emisor de la factura tengadificultades para cumplir la normativaespañola.

Otra posibilidad a considerar por lasempresas receptoras es el uso deplataformas externas, que, bajo lamodalidad de facturación por terceros,facilitarán todo el proceso detransformación de las facturas e inclusola digitalización certificada de losdocumentos recibidos en papel.

Para el receptor se exige

• Disponer del software necesariopara la validación de la firmaelectrónica (esto es más complejode lo que parece).

• Almacenar las facturas recibidasdigitalmente (factura y firma) ensu formato original.

• Las facturas almacenadas debencontener elementos que facilitensu búsqueda, visualización eimpresión en caso de inspección(acceso completo a los datos).


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La complejidad de estetipo de proyecto radicaen la necesidad de tratarcon un númeroindeterminado deformatos electrónicos yde prestadores queemiten certificados quese usan en las firmaselectrónicas de lasfacturas, junto con larecepción de facturas enpapel

2.2.Cómo se puedenhacer facturaselectrónicas “sincertificado”.Plataformas deterceros

La posibilidad de delegar la ejecuciónmaterial de la facturación, bien en losdestinatarios de las operaciones(autofactura), bien en tercerosmediante la contratación de susservicios (facturación por terceros o“subfacturación”) se reconoceexpresamente en la normativa actual1.

Independientemente del modeloadoptado, el responsable delcumplimiento de las obligacionesestablecidas por la ley en relación a lafacturación, es el empresario,profesional o sujeto pasivo obligado ala expedición de la factura. Lo quesignifica que, el hecho de delegar lafacturación en terceros no exime deresponsabilidad, por lo que losobligados tributarios deberán sercuidadosos en la elección de suproveedor. La credibilidad del prestador deservicios es muy importante. (Verartículos 5 y 19.3 del Real Decreto1496/2003).

Para que la delegación de la facturaciónsea válida, deberán cumplirse lossiguientes requisitos:

• Acuerdo previo documentado porescrito entre el obligado tributarioemisor y la entidad queefectivamente gestione laexpedición de la factura, ya sea untercero o el obligado tributarioreceptor (autofactura).En el citado acuerdo constará demanera expresa la autorización delobligado tributario emisor y lasoperaciones comprendidas en elacuerdo.

• El empresario o profesional quedelega la emisión de facturas en eldestinatario de las mismas deberáaceptar o rechazar la emisión decada factura concreta, para lo quedispondrá de quince (15) díasdesde la recepción de la copia osu acceso telemático a ella. Elrechazo deberá ser expreso. Si seproduce este rechazo, la facturase anula, o se tiene por noemitida. Por ello, es recomendableno asignar número a la facturahasta que se tenga la aceptación ohayan transcurrido quince (15)días. Para medir este tiempo,pueden utilizarse mecanismos deacuse de recibo, tales como porejemplo la descarga de un fichero(un gráfico cualquiera o una


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1 Art. 5 RD 1496/2003

versión reducida de la factura) enel e-mail enviado para notificar alvendedor sobre la disponibilidadde una factura para su aprobación.

• Estas facturas serán expedidas ennombre y por cuenta delempresario o profesional que hayasuministrado los conceptos que enellas se documentan.

Cuando se usan servicios externos defacturación o se delega la gestión defacturas en algunos receptores, se debeasignar una serie específica por cadaentidad que gestiona facturas porcuenta del obligado emisor.


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� Esquema del procesode digitalizacióncertificadaTras la digitalización hay que

firmar la factura. Un proceso

complementario es la aplicación

de sistemas OCR (reconocimiento

de caracteres óptico) que permite

extraer las palabras del

documento con lo que se facilita

la búsqueda posterior. En este

ejemplo, se utiliza una modalidad

de firma denominada “firma

completa” que incluye

información del momento de la

verificación de validez del

certificado y de la respuesta del

PSC al consultar sobre dicha

vigencia.

Lo expuesto es aplicable a los paísesmiembros de la Unión Europea. Paraotros Estados, es necesaria laautorización de la Agencia Estatal deAdministración Tributaria (AEAT).

Una interesante posibilidad que aparececon la Orden EHA 962/2007 esla de “transformar” facturas en papel enfacturas electrónicas por parte deltercero que gestiona la expediciónelectrónica.

Una posibilidad existente ha sido que elobligado tributario emisor reconozca enel contrato que firme con la entidad conla que gestiona la expedición de facturasque los documentos que envíe ensoporte de papel, aun cumpliendo todoslos requisitos para ser consideradosfacturas, tienen la consideración decopia o matriz. Adicionalmente, elcontrato comisionará al tercero paraque transforme estos documentos enfacturas electrónicas antes de remitirlasa sus destinatarios.

De esta forma, dado que el emisor notiene obligación de conservar el originalde la factura, puede establecerse unservicio más amplio por parte deltercero “digitalizando” las facturascuando sea un requisito impuesto por elreceptor de facturas y el emisor carezcade medios para satisfacerlo.

En la puesta en marcha de este serviciodeben tenerse en cuenta algunasexigencias (como por ejemplo las que serefieren a las fechas, al número y serie

de las facturas, etc.) y considerar que noes un servicio que se presta al receptorsino al emisor (la posibilidad dedigitalizar facturas para el receptor,aunque aparentemente prevista en elartículo 20 del Real Decreto 1496/2003,queda limitada por el artículo 21 alimponer a la conservación electrónicadel documento su legibilidad en elformato original, lo que, según criteriode la Agencia Estatal de AdministraciónTributaria, sólo tiene cabida en el ámbitode los documentos originalmenteremitidos en forma electrónica).

Este criterio cambia al aplicar lasprevisiones de la Orden EHA962/2007 que contempla laDigitalización Certificada llevada acabo al firmar electrónicamente lasfacturas digitalizadas o “escaneadas”por el propio receptor, y sin necesidadde acuerdo previo con el emisor.

En este caso, es necesario cumplirciertos requisitos en los procesos dedigitalización, que puedan ser auditados,y que permitan confiar en que elproceso se llevará a cabo respetandorigurosamente el contenido de losdocumentos en papel originales.

Además los sistemas técnicos utilizadosdeberán facilitar la firma electrónica enla fase más temprana de la digitalizaciónque sea posible, lo que se deberáacreditar igualmente con un proceso deauditoría, que podrá ser obtenido por elfabricante.


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37

� Propuesta de modelo normalizado. Nivel AEl modelo A es el más sencillo, pero cubre las necesidades de muchas PYMES. Está ajustado

a los requerimientos del RD 1496/2003

Si el proceso se sigue con todos losrequisitos, es posible destruir lasfacturas en papel, una vez concluido elproceso de su digitalización certificada.

En estos procesos de digitalización, esdeseable aplicar un sistema OCR(Optical Character Recognition) quepermita obtener no sólo la imagen de lafactura, sino su contenido en forma dearchivo estructurado, del que puedanextraerse conceptos como el CIF, ladenominación social, el importe de lafactura y el importe del IVA. De estamanera la simplificación de procesos enel receptor es más completa.

Sin embargo, la enorme variedad deformatos de factura (cada empresadesarrolla el suyo) hace muy complejoun sistema de OCR universal y obligahabitualmente a adaptar plantillas dereconocimiento a las facturas de losemisores más relevantes.

Por ello, pensando en facilitar ladigitalización de documentos esinteresante poder contar con un modelonormalizado de facturas, que faciliten la

labor de escaneado de los documentos.Actualmente, el Grupo de FacturaciónElectrónica de Asimelec está trabajandoen el desarrollo de un modelonormalizado.

El modelo tiene 4 niveles: el nivel A, delque ya existe una propuesta esadecuado para la mayor parte de lasPYMES, el nivel B, de complejidad mediaaun no está definido, y el nivel Ccoincide con el modelo de UNeDocs delas Naciones Unidas, definido paraentornos de importación y exportación,con necesidades complejas. Un niveladicional el D, permite un formato librepero añade páginas codificadas en PDF-417 con el contenido detallado de lafactura descrito en XML


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La posibilidad de delegar la ejecución material de la facturación, bien en los destinatarios de las operaciones (autofactura), bien en terceros mediante la contratación de sus servicios (facturación por terceros) se reconoce expresamente en la normativa actual

2.3.Ejemplos de facturaelectrónica

Factura XML

La factura codificada en XML tiene laventaja de permitir fácilmente elintercambio entre ordenadores y de serfácilmente adaptable a las plantillasdeseadas, mediante hojas de estilo.

En las siguientes figuras se muestra unextracto de código XML de una facturatipo y su visualización “amigable”.Aunque se puede entender el contenidode una factura en XML, lo lógico es quela interprete un ordenador.

La visualización se hace mediante unaplantilla de transformación XSLT(Extensible Stylesheet LanguageTransformations) y mediante una hoja


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� Extracto XMLNormalmente las etiquetas de los campos estarán en inglés, según el formato utilizado

de estilo CSS (Cascading Style Sheet),como la que difunde la AEAT en supágina web. Al aplicarla, se le da unaspecto concreto a la factura, peropodría ser otro aplicando una hoja deestilo diferente. En ocasiones, estopuede ser interesante cuando una

persona tiene que revisar facturas, yaque se puede dar un mismo aspecto alas facturas de todos los proveedores,facilitando la búsqueda visual deinformación homogénea.


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� Presentación de una factura XML enpantalla una vez aplicadas las hojas detransformación y de estilo.Una factura XML se puede visualizar de formas diferentes

según la plantilla (hoja de estilo) aplicada. Por ejemplo, el

receptor puede aplicar su propia plantilla para facilitar la

revisión de muchas facturas ya que los apartados

esenciales de las facturas se posicionarán en la misma

zona de la imagen.

En la visualización pueden incluirse realces

gráficos.

Firma genérica de

ficheros/facturas

Existen aplicaciones dirigidas a firmarelectrónicamente cualquier documentoindependientemente de su formato. Unade estas aplicaciones, Profirma, está adisposición de los lectores de estedocumento.

Profirma es una aplicación Windows quegenera ficheros en formato PKCS#7(uno de los estándares más difundidos)con la extensión “.fir”, en cuyo interiorse almacenan las firmas electrónicas,

los certificados utilizados y eldocumento firmado, que se puedeextraer para visualizarlo con elprograma adecuado.

Tras instalar Profirma en el ordenador,se asocian al menú contextual (el queaparece al pulsar el botón derecho delratón sobre un fichero) una serie deopciones como “Firmar” o “Comprobarfirma”.

En las próximas imágenes se recoge elproceso paso a paso que permite firmarun documento, en este caso con una delas claves del DNI electrónico.


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� Paso 1 de 6. Selección de documento de la factura.En este caso es un documento Word, pero podría ser cualquier otro.


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� Paso 2 de 6.Selección de opciónde firmaPulsando sobre el

documento el botón

derecho del ratón se

despliega un menú, una

de cuyas opciones es

“Firmar”

� Paso 3 de 6. Selecciónde certificado parafirmarAl pulsar “Firmar” aparece una

ventana con los certificados

existentes en el ordenador. Si

usted no tiene certificados, no

aparecerá ninguno. Puede

acudir a un Prestador de

Servicios de Certificación a

solicitar un certificado o utilizar

el DNI electrónico, si lo tiene. En

este último caso necesitará un

lector de tarjeta chip y los

drivers adecuados.

� Paso 4 de 6. PIN deacceso a la claveSi usa el DNI electrónico sea

paciente ya que por el

tamaño de las claves el

proceso es un poco más lento

de lo normal.


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� Paso 5 de 6.Confirmación de laoperación El DNI electrónico tiene

una clave de firma y una

de autenticación. En este

caso hemos seleccionado

la clave de firma.

� Paso 6 de 6. Verificación de la firma El proceso de firma deja en el mismo directorio del fichero que se ha firmado otro con el mismo

nombre y la extensión “.fir”. Al pulsar con el botón derecho sobre este nuevo fichero aparece la opción

“Comprobar firma”. Si la pulsamos, aparece una ventana en la que podemos ver el certificado utilizado

y la opción de extraer el archivo. Además se pueden realizar firmas adicionales .

Firma en plataformas de

terceros

Las plataformas de terceros quizás sonla opción más práctica para una pequeñao mediana empresa. Generalmente, sepaga una cuota mensual por un servicioal que se accede de forma remota porInternet, encargándose la terceraempresa de dotar de legalidad a susfacturas mediante la aplicación de sufirma electrónica. En este caso la

empresa que emite las facturas no tieneque preocuparse de la obtención de loscertificados digitales, porque de ello seencarga la empresa que presta elservicio.En estas plataformas se suele emplear lamodalidad de facturación por terceros yen la mayoría de los casos incorporan unsencillo ERP válido para gestionar lafacturación de una pequeña empresa.En ocasiones, las entidades financierasofrecen estos servicios a sus clientes.


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� Paso 1 de 4. Formación de lafactura a través de un formularioEn este caso se usa el servicio Faccil, uno de

los muchos que existen en internet. También

las entidades financieras, cuando prestan

servicios de facturación lo hacen con la

modalidad de “facturación por terceros”, por

lo que el aspecto de la pantalla es muy

parecido a este.

Las facturas se confeccionan a través de

formularios. Las facturas están en estado de

“borrador” hasta que se decide que están

completas y listas para emitir.

� Paso 2 de 4. Emisión de lafactura Cuando estamos conformes con el contenido

podemos generar la factura, lo que implicará

la asignación del número de factura y la

fecha de emisión. La factura se registrará

además en el Libro Registro de Facturas e

IVA.


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� Paso 3 de 4. Recepción de lafactura En este caso, el destinatario recibe la factura a

través de un correo electrónico. La modalidad

que se aprecia en esta imagen es la de un

fichero pdf incluido dentro de un fichero fir.

� Paso 4 de 4. Visualización yvalidación de la factura El fichero adjunto se puede guardar en un

directorio del ordenador. Conviene darle un

nombre que permita localizarlo más tarde. Un

buen truco es formar el nombre con el CIF del

emisor y el número de serie de la factura.

Además, conviene tener un directorio por cada

mes.

Entidades como eurobits gestionan la

infraestructura de gestión de facturas electrónicas

para diferentes entidades, como Caja Madrid o

Bankinter.

3.1.Identificación deproyectos avanzados

Los proyectos avanzados defactura electrónica implican unacierta complejidad en laimplantación y habitualmenterequerirán para su diseño eimplementación la participaciónde varios departamentos en la

empresa (informática,administración, facturación,compras, ...)

El nivel de dificultad y la duraciónde este tipo de proyectos variaráen función de una serie deelementos clave como son lacapacidad tecnológica y dedesarrollo de la entidad, el gradode implicación de los

Proyectos avanzados de facturaelectrónica

participantes, la disposición deelementos claves en los sistemas defacturación electrónica (ERPs,certificados digitales, ...), laadaptabilidad de los elementosanteriores o la formación de losusuarios afectados.

En la mayoría de las ocasiones esaconsejable contar con entidadesterceras, consultoras y desarrolladorasde software, que aportarán a la empresasu experiencia en proyectos de este tipoy cubrirán aquellas áreas a las que laentidad no puede llegar por sí misma. Laactividad del experto puede abarcardiferentes aspectos:

• Consultoría y asesoramientotecnológico

• Asesoría legal• Asesoría fiscal• Formatos y protocolos• Firma electrónica, validación y

fechado electrónico• Desarrollo e implantación• Formación• Sistemas y comunicaciones

En un proyecto de facturaciónelectrónica avanzada es importantetambién delimitar claramente al iniciodel proyecto cual es el alcance quequeremos darle al proyecto, es decir,tomar la decisión sobre los objetivoscríticos, recomendables o innecesarios.Por ejemplo, una empresa puedeplantearse realizar un proyecto deemisión y recepción dirigido a todas las


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Consideraremos genéricamente que unproyecto de facturación electrónica esavanzado en los siguientes casos:

• Cuando se diseña un productoespecífico, orientadoespecíficamente a lasnecesidades del usuario.

• Cuando se realiza unaintegración de una plataforma oproducto genérico en lossistemas de información delusuario.

• Cuando se realizanmodificaciones sobre elementosdisponibles en la empresa, comola integración de la firmaelectrónica en los ERPs.

Ejemplos típicos de

proyectos avanzados

En la mayoría de las ocasiones es aconsejable contar con entidades terceras, que aportarán a la empresa su experiencia en proyectos de este tipo y cubrirán aquellas áreas a las que la entidad no puede llegar por sí misma

empresas con las que se relaciona o, porel contrario, sólo aspira a resolver lafacturación más compleja con aquellosclientes / proveedores estratégicos. Deforma similar, puede decidir si abordarun proyecto completo (emisión /recepción) o por el contrario enfocarloen cualquiera de los dos sentidos enfunción del mayor peso de alguno de loselementos.

Desde un punto de vista práctico, seríaaconsejable comenzar desarrollando unproyecto según el peso de la facturación(emisión / recepción) sobre aquellos

clientes con los que se tenga una mayorrelación, para posteriormente ircompletando el proyecto en función delos recursos disponibles. De esta forma,se resuelve de forma ágil, lasnecesidades más apremiantes de laempresa sin dejar de lado las posiblesvías de crecimiento posterior.

Por último es recomendable realizar unproyecto “modulado”, que permita elcrecimiento posterior de la plataforma yla reutilización de elementos para otrosproyectos.

Proyectos avanzados de factura electrónica

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Módulo de transformaciónRealiza modificaciones entre formatos de

entrada y de salida.

Módulo de custodiaMétodo de almacenamiento de la factura

original (generada o recibida).

Módulo de firmaPermite realizar firmas electrónicas en las

facturas en aquellos casos en que el emisor

no tenga la capacidad de firma.

Módulo de validaciónComprueba la corrección de las facturas

recibidas

� Pilares básicos de la eFacturaEl énfasis en la custodia o en la firma depende del rol de la entidad como emisor o receptor de

facturas. Sin embargo en ocasiones todos los módulos entran en juego. Por ejemplo en las

modalidades de autofacturación y subfacturación (facturación por terceros). En la autofacturación es

el destinatario el que firma electrónicamente. En la subfacturación, un tercero firma electrónicamente

la factura por cuenta del emisor y custodia la factura electrónica por cuenta del destinatario.

3.2.Proyectosorientados a la emisiónde facturas

El objetivo principal de un proyecto deemisión de facturas suele ser lograr unareducción de costes derivada de laoperativa manual de emisión defacturas: impresión, ensobrado, envío, ...pero también son objetivos relevantes laoptimización de los recursosdisponibles, la minimización de los

tiempos de cobro o la fiabilidad en losmétodos de conciliación contable.

Este es el tipo de proyecto másfrecuente y el más sencillo de puesta enmarcha, ya que por lo general, laempresa que emite es la que controlalos formatos y el medio de emisión de lafactura, sobre todo en aquellos casos enlos que el proveedor tenga una posiciónde fuerza sobre sus clientes. Noobstante lo anterior, en la mayoría desituaciones será necesario realizar


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� Esquema posible del módulo de firma basado en XMLEsta modalidad contempla la firma completa ES-XL descrita

en la norma TS 101 903. Si la firma completa se forma en el lado

del firmante, el tercero que confía en el certificado no debe

preocuparse de conocer las peculiaridades del PSC que expidió el

certificado en lo relativo a los servicios de validación.

conversiones de formatos paragarantizar la interoperabilidad condeterminadas empresas.

La parte más compleja en los proyectosde emisión suele ser el proceso de firmaelectrónica, ya que implica la integraciónde las claves y certificados en laplataforma y el desarrollo de la aplicaciónde firma, máxime cuando se opta poremplear una firma electrónica con todoslos elementos de validación que permitansu posterior verificación al receptor deforma fiable y perdurable en el tiempo,para lo cual nos podremos apoyar enPrestadores de Servicios de Sellado deTiempo (TSA) y Prestadores deServicios de Validación (VA).

Aunque esta modalidad no es exigibledesde un punto de vista normativo,libera al receptor del problema devalidar firmas electrónicas en las que sehaya empleado un certificado expedidopor un prestador de servicios decertificación cuya gestión de loscertificados revocados no seafácilmente accesible para el receptor.

3.3.Proyectosorientados a larecepción de facturas

Si en el caso de la emisión, decíamosque la parte más compleja era la de lafirma electrónica de las facturas, en elcaso de la recepción, el elementodiferenciador es la validación, tanto delformato de los documentos facturascomo de los certificados con los queestas han sido firmadas.

En el caso de la verificación de losformatos de las facturas, es necesarioconocer el tipo de datos que se recibenpara posteriormente convertirlo alformato interno de la empresa y podertratarlo en las aplicaciones(generalmente el ERP). Evidentemente,los formatos estructurados como el XMLfacilitan enormemente la labor deconversión.

Para a la validación de firmaselectrónicas de las facturas, deberemostener en cuenta dos elementosprincipales: el formato de firmaempleado (XML, CMS, ...) y el certificadocon el cual se ha firmado la factura. Respecto al primero, deberemosidentificar el formato de firma parasaber analizar los datos informáticosque definen esta firma y extraer loselementos necesarios (sujeto firmante,emisor del certificado, validez temporal,localización de la información derevocación, ...)


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La parte más complejaen los proyectos deemisión suele ser elproceso de firmaelectrónica

Una vez extraída la información delcertificado, deberemos comprobar queel certificado estaba vigente en elmomento de la firma y que no ha sidorevocado, para lo cual podremosservirnos de la propia información

contenida en el certificado o valernos deelementos externos. En la actualidad secuenta con elementos facilitadores de lalabor de validación de firmaselectrónicas, como es el caso de lasAutoridades de Validación.


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El elemento diferenciador es la validación, tanto delformato de los documentos facturas como de loscertificados con los que éstas han sido firmadas

� Algunas de las múltiples combinaciones posibles de formatos

Afortunadamente, aunque el texto legales absolutamente neutro en este sentido,el mercado va perfilando estándares defacto tanto en el formato del propiodocumento factura como en la firmaelectrónica asociada, dirigidos casi porcompleto al XML: UBL, facturae,UN/CEFACT XMLDSig, XAdES, ...

Una vez realizados los procesos devalidación y conversión el receptor,

deberá integrar los datos obtenidos ensu propio sistema, sin olvidar que debecustodiar la factura tal y como fuerecibida, al considerarse esta comooriginal a efectos fiscales.

La Orden EHA 962/2007 incluyeaclaraciones que conviene tener encuenta, en particular para digitalizar ysecurizar las facturas recibidas enformato papel.


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� Esquema detratamiento eintegración defacturasEl uso de diferentes

sistemas de transmisión

debe ser tenido en cuenta

en el proyecto, junto con

los formatos de factura y

los de firma.

3.4.Preparación delproyecto

Normalmente hay que tener en cuentauna pequeña lista de comprobación,para cerciorarnos de que satisfacemostodos los requisitos.

• Especificación del flujo defacturación: Análisis de lascaracterísticas de losproveedores/clientes paradeterminar cómo los incorporamosal proyecto y de los formatos enque emitimos/recibimos lasfacturas.

• Diseño del flujo documental: paraidentificar ineficiencias en elproceso y facilitar la implantaciónde sistemas automatizados deworkflow.

• Identificación de los rolesimplicados: es básico identificarlos recursos humanos internos yexternos de la organizaciónimplicados en el proyecto así comolas excepciones.

• Definición de los requisitoslegales: definir aquellos aspectosde la normativa vigente quepuedan afectar al proyecto

• Gestión de la Integración conproveedores y clientes: tratar conproveedores y clientes todosaquellos aspectos que afecten a lafuncionalidad, usabilidad,compatibilidad de formatos, ...

• Integración con los sistemas de laempresa: lógicamente el sistemade facturación electrónica deberáestar integrado con los sistemasde la empresa: ERP, Sistemas defacturación, CRM y Sistemas degestión de pagos.


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• Especificación del flujo defacturación

• Diseño del flujo documental

• Identificación de los rolesimplicados

• Definición de los requisitoslegales

• Gestión de la Integración conproveedores y clientes

• Integración con los sistemas dela empresa

Elementos a recordar alabordar un proyecto de

eFactura

3.5.Facturaciónelectrónica a lasAdministracionesPúblicas

Además del uso obligatorio de la facturaelectrónica en la contratación con laAdministración General del Estado, enlos términos de la Ley 30/2007, de 30de octubre, de Contratos del SectorPúblico, en la Ley 56/2007, de 28 dediciembre, de Medidas de Impulso de laSociedad de la Información se prevénactuaciones de dinamización del uso dela factura electrónica dirigidas al restode la actividad productiva del país, quese realizarán favoreciendo lacolaboración entre el Ministerio deIndustria, Turismo y Comercio y elMinisterio de Economía y Hacienda.

En concreto, ambos ministerios hancolaborado en el despliegue de portalfacturae (http://www.facturae.es) y enel desarrollo de la "ORDENPRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobrela expedición de facturas por medioselectrónicos cuando el destinatario delas mismas sea la AdministraciónGeneral del Estado u organismospúblicos vinculados o dependientes deaquélla y sobre la presentación ante laAdministración General del Estado o susorganismos públicos vinculados odependientes de facturas expedidasentre particulares. (BOE n. 247 de15/10/2007)" que establece el formato

de factura electrónica a utilizar alenviarla a una administración pública.

Asimismo, el MITyC, desde suSubdirección General de Tecnologías dela Información y de las Comunicaciones,ha llevado a cabo una serie dedesarrollos que facilitan la integraciónde la eFactura en las PYMEs, así comoherramientas que permiten laverificación de los documentosfirmados, garantizando así laautenticidad e integridad del proceso defacturación telemática.

Por otro lado, la Entidad PúblicaEmpresarial Red.es, adscrita alMinisterio de Industria, Turismo yComercio a través de la Secretaría deEstado de Telecomunicaciones y para laSociedad de la Información, promoveráde forma activa el uso de la facturaelectrónica en la relación entreempresas y Administración.

En este sentido Red.es y la FEMPfirmaron un convenio de colaboración el26 de Marzo de 2007 cuyo objetivo esla elaboración de un estudio en el quese recoja un análisis de la situaciónactual TIC en la Administración Local yel grado de automatización de susrelaciones con las empresas, con el finde proponer una serie derecomendaciones y plan de acción parauna futura ejecución de actuaciones deimplantación de la eFactura. De estaforma, se pretende aprovechar lacapacidad tractora de la Administración


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para provocar una mayor incorporacióntecnológica en el sector privado.

Asimismo, con el objetivo de servircomo referencia y adquirir experienciaque complete el análisis anteriormentecitado, Red.es prevé la implantación deuna solución de eFactura para lainteracción con sus empresasproveedoras.

En la Ley 30/2007, de 30 de octubre,de Contratos del Sector Público seindica en su Disposición final novena....(Habilitación normativa en materia deuso de medios electrónicos,informáticos o telemáticos, y uso defactura electrónica):

1. Se autoriza al Ministro deEconomía y Hacienda para aprobar,previo dictamen del Consejo deEstado, las normas de desarrollode la disposición adicionaldecimonovena que puedan sernecesarias para hacer plenamenteefectivo el uso de medioselectrónicos, informáticos otelemáticos en los procedimientosregulados en esta ley.

2. Igualmente, el Ministro deEconomía y Hacienda, medianteOrden, definirá las especificacionestécnicas de las comunicaciones dedatos que deban efectuarse encumplimiento de la presente ley yestablecerá los modelos que debanutilizarse.

3. En el plazo máximo de un añodesde la entrada en vigor de la ley,el Ministro de Economía yHacienda aprobará las normas dedesarrollo necesarias para hacerposible el uso de las facturaselectrónicas en los contratos quese celebren por las entidades delsector público estatal.

4. Transcurridos tres meses desde laentrada en vigor de las normas aque se refiere el apartado anteriorla presentación de facturaselectrónicas será obligatoria en lacontratación con el sector públicoestatal para las sociedades queno puedan presentar cuenta depérdidas y ganancias abreviada.Por Orden conjunta de losMinistros de Economía y Hacienday de Industria, Turismo y Comercio,se extenderá progresivamente laobligatoriedad del uso de lasfacturas electrónicas para otraspersonas físicas y jurídicas enfunción de sus características y elvolumen de su cifra de negocios.En todo caso, transcurridosdieciocho meses desde la entradaen vigor de las normas a que serefiere el apartado anterior, eluso de la factura electrónica seráobligatorio en todos los contratosdel sector público estatal; noobstante, en los contratosmenores, la utilización de lafactura electrónica seráobligatoria cuando así seestablezca expresamente en estasÓrdenes de extensión.


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5. El Consejo de Ministros, apropuesta de los Ministros deEconomía y Hacienda y deIndustria, Turismo y Comercio,adoptará las medidas necesariaspara facilitar la emisión de facturaselectrónicas por las personas yentidades que contraten con elsector público estatal,garantizando la gratuidad de losservicios de apoyo que seestablezcan para las empresascuya cifra de negocios en el añoinmediatamente anterior y para elconjunto de sus actividades seainferior al umbral que se fije en la

Orden a que se refiere el párrafoanterior.

Además de este esfuerzo, lasadministraciones públicas europeasestán colaborando desde hace tiempoen la definición de los criterios deinteroperabilidad que sin renuncia aaspectos de soberanía sean deseablesen la contratación pública y en otrasactividades de desarrollo de lasAdministraciones Públicas.


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En el marco del programa IDABC (Interoperable Delivery of European eGovernmentServices to public Administrations, Businesses and Citizens) se ha desarrollado unestudio sobre el formato de factura electrónica que conviene para su adopción entodas las administraciones electrónicas europeas, en el marco de la vigencia común atodas ellas de la Directiva 115/2001. Este estudio está disponible en:http://www.oio.dk/files/IDA_eProcurement_Protocol_XML_Schema_Initiative.pdf