LA CONTABILIDAD MERCANTIL

LA CONTABILIDAD MERCANTIL

El empresario mercantil est obligado a llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronolgico de sus operaciones, as como la elaboracin peridica de balances e inventarios (art. 25.1 Cco) y a formular al cierre de cada ejercicio las cuentas anuales de su empresa, que comprenden el balance, la cuenta de prdida y ganancias y la memoria, las cuales han de redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados de la empresa (art. 34.1 y 2).

La contabilidad no es slo indispensable para el empresario a efectos internos, en tanto que ha de permitirle la fcil y rpida verificacin de la marcha real de su actividad profesional, sino tambin para su desenvolvimiento en el mercado, convirtindola en elemento necesario para la gestin de su endeudamiento. Como indica el PGC, sobre la contabilidad de los empresarios concurren intereses de diversa ndole, cuya necesidad de satisfaccin acenta el que a los empresarios se les imponga ese deber uniforme, ya que los documentos contables contienen una informacin que necesariamente ha de ser accesible a una pluralidad de agentes econmicos y sociales, entre los cuales se encuentran: accionistas, trabajadores, acreedores, competidores, e incluso la Administracin pblica.

Una finalidad diferente es puesta de relieve en la EM del Cco cuando apunta que los libros de comercio constituyen uno de los principales medios de prueba en asuntos mercantiles. Se trata, ciertamente, de una prueba preconstituida por el propio empresario que le ser muy til en cualquier procedimiento por el alto valor que los tribunales le otorgan, siempre en cualquier caso, conforme a las reglas generales del Derecho (art. 31 Cco). Ese perfil probatorio permite que en el estudio del Derecho contable se distingan, al menos, dos aspectos primordiales: el formal, en el que se atiende a la manifestacin externa, a la apariencia de los libros de contabilidad, y el material, en el que se comprenden los medios para que la expresin formal de la contabilidad coincida con la realidad que mediante ella se pretende expresar.

3.1. CONTABILIDAD FORMAL: LIBROS

HYPERLINK "http://www.ugr.es/~pidmercantil/3_2_CONTABILIDAD_MATERIAL_PRINCIPIOS.htm"

El empresario llevar necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales (art. 25.1 Cco):

1. Un Libro Diario, cuya finalidad es registrar, da a da, todas las operaciones de la actividad de la empresa, aunque se permite realizar anotaciones conjuntas de perodos no superiores al mes, siempre que el detalle de las mismas conste en otros libros debidamente coordinados con aqul (art. 28.2).

2. Un Libro de Inventarios y Cuentas anuales, que se abre con el balance inicial detallado de la empresa; trimestralmente se han de transcribir los balances de comprobacin; y anualmente, el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales (art. 28.1). Las cuentas anuales comprenden, a su vez, el balance, la cuenta de prdidas y ganancias y la memoria (art. 34):

- El balance ha de expresar con la debida separacin el activo -los bienes y los derechos- y el pasivo- las obligaciones- de la empresa. Es una sntesis contable referida al cierre del ejercicio que refleja el patrimonio empresarial de un modo esttico (art. 35.1 Cco y pfo.15. Introduccin. PGC).

- La cuenta de prdidas y ganancias compendia los resultados del ejercicio expresndolos por la diferencia entre los ingresos y los gastos durante el mismo. De ah que pueda decirse que cuantifica el fruto de una actividad empresarial y describe su formacin (art. 35.2 y pfo.16. Introduccin PGC).

- La memoria est destinada a ampliar la informacin contenida en los documentos anteriores y a comentarla. Con ella se pretende ofrecer un cauce adecuado para la explicacin de las novedades que a lo largo del ejercicio hayan significado ciertas operaciones empresariales o de los cambios que se hayan efectuado en la estructura econmica y financiera de la actividad empresarial. Hay ocasiones en las que ciertos preceptos obligan a que acompae a la memoria el cuadro de financiacin. En tal documento se ofrecer el detalle de los recursos obtenidos en el ejercicio, de sus orgenes y del destino que han recibido (art. 35.3 Cco y pfo. 17. Introduccin al PGC).

3. Las sociedades mercantiles estn obligadas a llevar adems:

- Un Libro de actas que rena las actas de las sesiones celebradas por sus rganos colegiados -de gobierno (Juntas de accionistas) y de administracin (Consejos y, si se quiere, Comits)-, en las que constarn los datos precisos para conocer la organizacin y el desarrollo de esas sesiones. Podrn ser varios segn los quiera distinguir o no la administracin de la sociedad o los estatutos (art. 26 Cco).

- El Libro registro de socios en las sociedades de responsabilidad limitada (art. 27 LSRL) y el Libro registro de acciones nominativas (arts. 55 LSA y 152 Cco), si las acciones adquieren esa forma.

Todo ello, sin perjuicio, dado el carcter instrumental que preside esta materia, de los que el empresario considere convenientes para alcanzar la finalidad que con la contabilidad se persigue.

Para salvaguardar la veracidad formal de los libros y documentos contables, el Cco les impone unos requisitos que pueden calificarse en:

1. Requisitos extrnsecos: son los que se refieren a los libros en s. Por naturaleza es la legalizacin: consiste en una declaracin registral (porque es el Registro Mercantil el rgano encargado de efectuarla), que detalla el nmero correlativo de hojas que el libro contiene efectundose en cada una de ellas algn tipo de marca que garantice la autenticidad de la legalizacin (arts. 27.1 Cco y 334 RRM). La generalizacin de la llevanza de la contabilidad por procedimientos informticos empieza a encontrar eco en la aceptacin de esos mismos sistemas para la legalizacin de los libros, a travs de procedimientos telemticos (Instruccin de la DGRN de 31 de diciembre de 1999). Y a fin de facilitar la llevanza de los libros con procedimientos mecnicos tambin se permite su legalizacin a posteriori, salvo los libros de actas (arts.27.2 Cco y 106.2 RRM).

2. Requisitos intrnsecos: son los que se refieren a las anotaciones que se realizan en los libros. El Cdigo manda que las anotaciones se hagan, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Debern salvarse a continuacin, inmediatamente que se adviertan los errores u omisiones padecidas [...]. No podrn utilizarse abreviaturas o smbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, el reglamento o la prctica mercantil de general aplicacin [...]; debern ser hechas expresando los valores en euros (art. 29 Cco).

Adems, se establece la obligacin de conservar los libros 6 aos, despus del ltimo asiento realizado (art. 30 del Cco).

CONTABILIDAD MERCANTIL

1. Deber contable del empresario mercantil:

- Interesa a los socios, trabajadores, acreedores, competidores y al Estado

- Los libros de comercio constituyen un medio de prueba

2. Contabilidad formal: libros contables de los empresarios

a) Libros necesarios:

- Libro Diario: todas las operaciones (da a da o x meses)

- Libro de Inventarios y Cuentas anuales, stas comprenden:

- El balance: activo (bienes y derechos) y pasivo (obligaciones)

- La cuenta de prdidas y ganancias: los resultados: ingresos y gastos

- La memoria: informacin; a veces: cuadro de financiacin (recursos)

- Sociedades mercantiles: el Libro de actas; el Libro registro de socios (SRL) y el de acciones nominativas (SA si lo fueran)

b) Requisitos:

- Extrnsecos: legalizacin (numeracin con marca; tb telemtica: a posteriori)

- Intrnsecos: anotaciones: con claridad, por orden de fechas, sin espacios

- Obligacin de conservar los libros 6 aos despus del ltimo asiento

3. Contabilidad material: principios de:

a) Veracidad: la contabilidad ha de mostrar la realidad empresarial: pp de importancia relativa y modula el pp de prudencia en las valoraciones

b) Claridad: pp de no compensacin, pp de registro y pp de devengo

c) Unidad: al periodo temporal (el ao: natural o no) y al sujeto (si la sociedad domina a un grupo: cuentas consolidadas del grupo)

d) Continuidad: resultado de reglas sobre permanencia; se escinde en el pp de empresa en funcionamiento y de uniformidad

e) Prudencia: pp del precio de adquisicin y de correlacin de ingresos y gastos

4. La consolidacin contable:

- Grupos de empresas: control x una empresa: con algunas excepciones

- Principio: eliminar por compensacin las partidas repetidas en los balances

5. Secreto de la contabilidad. No obstante, es posible la:

- Verificacin de la contabilidad por un auditor por ordenarlo un Juez

- Comunicacin (general)

- Exhibicin (slo sobre determinados puntos)