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PROPUESTAS DE BAJO COSTE

PARA MEJORAR LA

ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA

Manuel Ibarz

Diciembre de 2011



PROPUESTAS DE BAJO COSTE PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA

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0. INTRODUCCIÓN

Los problemas de la administración de justicia son un tema recurrente. Se

habla de ellos pero se hace poco para intentar solucionarlos, como si la

administración de justicia no tuviera solución. En el mejor de los casos se

zanja la cuestión apelando a su “falta de medios humanos y materiales” sin

tener en cuenta que en los últimos 30 años éstos se han incrementado de una

forma sustancial sin que la percepción de la administración de justicia haya

mejorado ni por parte de los profesionales y de los operadores jurídicos, ni por

parte de los usuarios y de la opinión pública.

Al parecer todo el problema radica en que si se dotara al sistema de más

personal y de más y mejores medios materiales para realizar su trabajo la

justicia funcionaria mucho mejor y los procedimientos judiciales se resolverían

más rápidamente. Pero, a poco que uno conozca las interioridades del

sistema, pronto se da cuenta de que la cosa no es tan simple como pudiera

parecer. La justicia es un mundo que arrastra una larga historia y el estudio de

sus problemas plantea dificultades propias de su peculiar forma de verse a sí

misma y el mundo que la rodea.

La justicia en España es, por encima de todo, una liturgia y como todos los

cultos tiene sus ritos, sus oficiantes y su parafernalia que incluye un lenguaje




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propio, unos procedimientos específicos y lo que ella misma denomina

garantías, que a menudo no son más que una selva de trámites burocráticos

usados generalmente por el foro como instrumento dilatorio de los procesos.

Es probablemente a causa de ello que la justicia y sus manifestacionespúblicas, incluidas sus resoluciones, aparecen a la vista de la ciudadanía como

algo esotérico, ajeno y a menudo incomprensible.

Creo que es por esta razón, aunque no sea la única, que nadie se ha atrevido

jamás a penetrar en los misterios de la justicia para plantearse seriamente una

solución. Hay un cierto temor a introducirse en sus entresijos, probablemente

para no quedar atrapado en ellos.

Pero España no es el único país del planeta tierra que dispone de un sistema

judicial y de un servicio público de justicia que tiene problemas para dar

respuesta a las demandas ciudadanas. No hay dos sistemas iguales pero

todos ellos tienen que enfrentarse inevitablemente a algunas cuestiones que

son comunes:

La pluralidad de asuntosUnos flujos de trabajo complejosUna gestión

documental endiablada

Y para darles respuesta hay multitud de métodos. El más común consiste en

no hacer nada. Los demás son todos imperfectos pero pueden dar la

sensación a las personas que esperan una respuesta que por lo menos se

intenta mejorar. Entre el primero y cualquiera de los restantes seguramente

hay multitud de riesgos e incomodidades, pero ninguno de ellos puede

justificar no intentarlo. Al fin y al cabo en un estado democrático el

contribuyente tiene derecho a recibir servicios públicos acordes con los

impuestos que paga y, aunque no vote a la administración de justicia, ello no

debe ser óbice para que ésta no se esfuerce en mejorar los que presta.




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1. PROPUESTAS PARA UN DIAGNÓSTICO DELESTADO REAL DE LA JUSTICIA EN ESPAÑA

1.1 Registro y seguimiento de la actividad de los

juzgados y tribunales

En el momento actual resulta poco menos que imposible hacer un diagnóstico

de la administración de justicia sin saber (o sin poder conocer) cual es la

situación real en la que se encuentra.

El problema arranca de las deficiencias del sistema estadístico que, a su vez,

es un fiel reflejo de la falta de información sobre la actividad de los juzgados ytribunales, y ésta solo se podría obtener modificando el sistema de

numeración y registro de los asuntos.

En el sistema actual cada juzgado o tribunal registra y numera los asuntos que

le son encomendados según un sistema de reparto (si son más de uno en un

determinado partido judicial), y lo hace en función de su naturaleza (civil,

penal, social, contencioso-administrativo, etc.), del tipo de procedimiento deque se trate (juicio verbal, procedimiento ordinario, sumario, juicio de faltas,




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etc.) y, a continuación, por el número de orden correlativo del año en el que se

produce el registro. El procedimiento, que puede ser válido para un único

juzgado, cuando se aplica en partidos judiciales con más de un órgano lleva

implícito la génesis del caos.

En primer lugar porque no hay un único número de registro para cada asunto

en un juzgado determinado. En el ámbito civil, al ser registrado por primera vez

puede que un asunto sea un juicio monitorio, pero si el demandado se opone a

la demanda se convierte prácticamente de forma automática en otro tipo de

procedimiento que puede ser un juicio verbal o un procedimiento ordinario con

un número de orden nuevo, y aún puede darse el caso que, tras registrarsecomo procedimiento ordinario, acabe siendo un juicio verbal, o a la inversa, en

función de los avatares de su substanciación, con lo que un único asunto, con

idénticos agentes (actor y demandado) y el mismo objeto, puede fácilmente

tener dos o tres números identificativos diferentes sin moverse del mismo

juzgado. El mismo fenómeno se produce en el ámbito penal, puesto que un

mismo asunto puede ser objeto de diversos registros y obtener números

distintos en función de cómo se suceda su tramitación, pasando de juicio defaltas a diligencias previas, de éstas a procedimiento abreviado o sumario, etc.

El caso más sangrante probablemente se produce en los juzgados mixtos que,

además, tienen competencias en materia de violencia de género, en los que

distintos asuntos comparten un mismo número repetido hasta tres veces en

primera instancia, en instrucción y en VIGE, sin tener en cuenta los cambios de

numeración que cada uno de ellos vaya teniendo a lo largo de su tramitación.

En segundo lugar porque los distintos juzgados de un mismo partido judicial

tienen los mismos números repetidos para asuntos distintos. Igual da si se

trata de juzgados mixtos, de juzgados especializados, de órganos

unipersonales o colegiados, lo cierto es que cada uno tiene su propio registro,

de lo que resultan innumerables repeticiones de números y, por consiguiente,

el desorden mejor organizado conocido.




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Con la posibilidad de que existan múltiples números para el mismo asunto y

múltiples asuntos distintos con el mismo número, ¿cómo es posible realizar el

cómputo de los procedimientos que realmente se hallan en curso en un

momento dado en cualquier juzgado o tribunal, o de los que efectivamente hatramitado la justicia en un determinado periodo?

¿Alguien se imagina lo que ocurriría en la Agencia Tributaria si cada

ciudadano, en lugar de un NIF único, pudiera disponer de uno distinto para

cada uno de los impuestos que paga?

Por la misma razón, el paso previo al conocimiento de la situación real de la

Justicia en España pasa por resolver con carácter previo (y urgente) el sistema

de registro y numeración de los asuntos al objeto de proporcionar certezas al

conjunto del sistema y evitar el actual estado de confusión general. Sólo a

partir de la consolidación de un nuevo sistema de registro y numeración de los

asuntos se podrá afrontar la confección de un sistema estadístico

mínimamente fiable.

1.2 Sistema de registro y numeración que propongo

Registro único en cada partido judicial, independientemente del número de

juzgados o tribunales radicados en el mismo.

Número único de asunto formado por 24 dígitos. En un primer bloque:

00 Tribunal Superior de Justicia

00 Audiencia Provincial

00 Partido Judicial

000000 número de asunto

0000 año




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En un segundo bloque:

00 para indicar el juzgado o tribunal (dentro del partido judicial)

00 para indicar la sección que lo tramita 00 para indicar el tipo de procedimiento

00 para indicar el estado, fase procesal o instancia en que se halla

Dicho bloque de 8 dígitos puede concebirse de forma dinámica al objeto de

irse adaptando a los cambios que se produzcan a lo largo de la tramitación del

asunto y permitir identificar su estado y hacer su seguimiento. A tenor de las

necesidades, los últimos bloques pueden consistir en caracteres

alfanuméricos.

El número único de asunto, por lo menos hasta el dígito 16, debería

acompañar al procedimiento a lo largo de toda su vida procesal, sean cuales

fueran las instancias por las que transite o los avatares a los que esté

sometido mientras siga vivo, de la primera instancia hasta el archivo.

1.3 Estadística judicial

A partir del establecimiento de un número único de asunto es conveniente que

la administración de justicia se dote de un sistema estadístico simple pero

fiable, de manera que, tras su implantación, cuando se informe sobre la

actividad judicial los datos merezcan la credibilidad de la que ahora mismo

carecen.

Un sistema en el que deje de tener relevancia la carga de trabajo de los

juzgados y tribunales, y toda la atención se centre en el justiciable, sus

expectativas de obtener la tutela efectiva de sus derechos y su legítimo




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derecho a recibir el servicio público de justicia que paga con sus impuestos

cuando tiene que acudir al mismo para la resolución de sus problemas.

Un instrumento, en suma, que permita conocer la actividad judicial y al mismotiempo transmitir la idea de que la justicia es una institución al servicio de los

ciudadanos.




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2. PROPUESTAS PARA UNA SOLUCIÓN O PARA UN PALIATIVO AL FUNCIONAMIENTO DELSISTEMA

2.1 Un nuevo tratamiento de la interinidad delpersonal al servicio de la administración de justicia

Puesto que, al parecer, es inevitable que una parte considerable de los

funcionarios ocupe su plaza en régimen de interinidad lo razonable es que el

sistema lo asuma y, en lugar de lamentarse sin aportar solución alguna, se

adapte a esta situación. A fin de cuentas la administración de justicia a corto y

medio plazo no puede prescindir de los interinos.

La cuestión es ¿cómo conseguir que los interinos alcancen un nivel de

eficiencia suficiente sin haber pasado por el proceso de preparación y

superación de una oposición?

La respuesta seguramente es la misma que se formulan el resto de

organizaciones del mundo que cuentan con personal administrativo pararealizar una parte de su trabajo. A fin de cuentas la administración de justicia,




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con sus peculiaridades, no es esencialmente distinta de cualquiera otra

organización con un alto nivel de burocracia. Que un funcionario desconozca

el procedimiento no es, por otra parte, nada del otro mundo si se tiene en

cuenta que los cambios legislativos provocan la obsolescencia delconocimiento que tenían del procedimiento anterior en la mayoría de ellos,

aunque en su día hubieran superado una oposición.

¿Cómo lo hace cualquier organización para que su personal pueda adaptarse

a sus procedimientos y a sus cambios? Pues de una manera muy simple;

poniendo a su disposición “manuales de procedimiento”, sea cual fuere el

nombre con el que se les denomine. Unos instrumentos, normalmente escritossobre papel, encuadernados en sistemas de hojas cambiables (por si tienen

que introducirse modificaciones a lo largo del tiempo), en los que se describe

la forma de proceder y se incluyen ejemplos para cada uno de los pasos a

seguir, en una secuencia que sigue una pauta predeterminada ajustada, en el

caso de la justicia, a la ley reguladora de la materia.

Indirectamente, su implantación podría contribuir a unificar criterios entre losdistintos juzgados y tribunales, permitiendo superar la situación actual en la

que, en aplicación de la misma norma procesal, “cada maestrillo tiene su

librillo” al punto que cada uno (funcionario, secretario o juez) tiene en la

práctica su peculiar manera de proceder.

2.2 Aprovechar los escasos medios disponibles paramejorar la gestión

Últimamente parece que todas las soluciones a los problemas de la justicia

deben venir de la implantación de la “nueva” oficina judicial, pero una nueva

distribución de los recursos no solucionará por sí sola dos problemas de

carácter técnico, y no orgánico, de necesaria solución. A saber:




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1. El conocimiento de los flujos de trabajo y la organización de los recursos

en función de los mismos.

2. La disponibilidad de un sistema de gestión documental que permita tratargrandes volúmenes de documentos con los actuales medios.

El éxito o el fracaso de la nueva oficina judicial dependerán de que sea capaz

de propiciar un funcionamiento más eficiente del conjunto del sistema. Unificar

todos los medios humanos y crear servicios comunes a todos los juzgados y

tribunales de una determinada demarcación o especialidad constituirá, sin

duda, un hito en la historia judicial española. Pero este esfuerzo debe ir

acompañado de la “reingeniería” de los procesos. Si la justicia quiere mejorar

su funcionamiento no puede seguir haciendo lo mismo que hace, ni seguir

haciéndolo de la misma forma en que lo ha venido haciendo hasta ahora por

muchos medios que emplee para ello. Tiene que “cambiar el chip”, superar la

lógica derivada del uso de la máquina de escribir y la copia en papel cebolla

(aunque ahora los escritos se confeccionen con medios informáticos), para

pasar a un nuevo estadio en el que la telemática y las nuevas tecnologías de lacomunicación y la información se incorporen al procedimiento judicial con

naturalidad.

Hoy en día la mayoría de ciudadanos que quiere conocer el estado de su

cuenta corriente o de ahorros no acude a la entidad financiera a consultar el

“dossier” en el que supuestamente están los documentos que han sido

contabilizados en ella para establecer el saldo, sino que se limita a consultarun extracto informático y a verificar con sus propias anotaciones si el mismo

“cuadra” con sus cuentas. Y esto que se ha convertido en una forma de

proceder mecánica y rutinaria, carente de todo misterio, incluso en el caso de

los asientos efectuados únicamente por compensación electrónica, parece

imposible de concebir en el ámbito judicial en el que los legajos de papel a

menudo adquieren dimensiones inhumanas.




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Pues lo que han hecho otros en sus respectivas actividades lo tiene que hacer

la justicia sin excusas ni demoras. En la fase actual de incorporación de la

tecnología al proceso, el fax y la fotocopiadora han sido los encargados de

llevarse por delante las garantías propias del “documento” original, pasando asubstituirlo por imágenes del mismo que en la mayoría de los casos se

aceptan como si del original se tratara. Pues si el sistema ha sido capaz de

adaptarse a esta suplantación, ahora tiene que dar un paso más y hacerse tan

vulnerable como el resto de las organizaciones sustituyendo una buena parte

de los papeles y trámites (incluidas las firmas) por bits, implantando un sistema

de gestión documental que le permitan tratar grandes volúmenes de

información con un mayor grado de automatismo y sin soporte físico, ello sinmerma de las garantías de los justiciables.

Los medios para hacerlo, aunque anticuados, están instalados en todos los

juzgados. Las soluciones técnicas y las aplicaciones para ponerlas en solfa

hace años que existen en el mercado, han sido probadas con éxito y la

inmensa mayoría ofrecen todas las garantías exigibles. Las hay para todos los

gustos y solo se trata de escoger una de entre la multitud, aplicarla y liberar ala actual plantilla de personal de las funciones más tediosas e inútiles que le

toca realizar para que pueda emplearse en lo que sea relevante para la justicia.




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3. PROPUESTAS PARA LA MEJORA DE LA IMAGEN DEL SERVICIO PÚBLICO DE JUSTICIA

3.1 Proyección exterior de la Justicia

La administración de justicia, para llevar a cabo su cometido, dispone de los

medios que tiene. Y esto, que es una verdad de Perogrullo, parece que resulta

imposible de asumir para el conjunto del sistema. Seguro que tener más y

mejores medios sería fantástico, pero la Justicia no los tiene y

presumiblemente tampoco los tendrá a medio plazo. Pero tiene muchos a su

disposición que son susceptibles de una gestión más eficiente.

En algunos casos la perfectibilidad es manifiesta, en otros es menos evidente

pero, en cualquier caso, resulta bastante constatable que la justicia ha

dedicado mucha energía a lamentar su suerte y muy poca a pensar en cómo

podía aprovechar mejor los recursos que tiene a su disposición.

Sea como sea, la administración de justicia participa, como Jano, de dos

realidades complementarias e indisociables: es un poder constitucional delEstado y es un servicio público. En el primer aspecto resulta ridículo que




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cualquiera de sus representantes aparezca públicamente lamentándose de los

escasos medios materiales y personales de que dispone cuando el conjunto

de la ciudadanía lo percibe como un privilegiado, dotado de poder suficiente

como para encerrar en la cárcel a cualquiera que se le ponga por delante. Enel segundo aspecto, la justicia es percibida como uno de los servicios públicos

del estado de funcionamiento más deficiente, lento, costoso, críptico e

imprevisible, de manera que, según las encuestas de opinión, merece una

pésima consideración a la mayoría de ciudadanos.

Esta situación es absurda e injusta. Ni los jueces deben aparecer ante la

opinión pública como unos pedigüeños, ni el servicio público de justicia, con lacantidad de asuntos que resuelve cada año, debe aparecer a los ojos de los

ciudadanos como una rémora decimonónica y poco menos que inservible.

Para superar esta imagen deplorable de la administración de justicia es

preciso cambiar el discurso. Por una parte, asumiendo que la realidad es la

que es, y hacerlo con naturalidad, seriedad y rigor. A la justicia tal vez le iría

mejor tener más y mejores medios, pero con los que tiene se basta y se sobrapara ejercer sus funciones con la dignidad propia de uno de los poderes del

Estado, al servicio de los ciudadanos. Por otra parte, asumiendo que sin el

justiciable la administración de justicia no tiene razón de ser, lo menos que

puede hacer es informar sobre lo que hace, sobre los resultados de su trabajo

y sobre todo aquello que pueda ser de interés para la ciudadanía.

A tal efecto es imprescindible, inaplazable y urgente que, a nivel de TribunalesSuperiores de Justicia y de Audiencias Provinciales se ejecute un plan de

comunicación sistemático para dar a conocer, con periodicidad regular, los

resultados de los órganos judiciales de su demarcación para que los

ciudadanos sepan que, a pesar de todo, la justicia trabaja y da respuestas a

los problemas de la gente. A veces a destiempo o con retraso, pero

respondiendo siempre a las cuestiones que se le plantean.




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3.2 Mejora de la imagen corporativa

El aspecto de los documentos que emiten los juzgados y tribunales nocontribuye precisamente a dar una buena imagen del sistema judicial.

Formatos distintos, tipos y cuerpos de letra variados, marginación, paginación

y justificación de lo más dispar, transmiten la viva imagen del caos. Tal parece

que cada funcionario, según su gusto personal, emite los documentos como le

parece, poniendo en evidencia la ausencia total de criterios homogéneos

susceptibles de presentar a la justicia como una organización única, con una

imagen corporativa definida y clara, fácilmente identificable en cada uno de losdocumentos que emite.

Para mejorar la imagen de la justicia es imprescindible reducir la variedad de

formatos y estilos empleados y reducirlos a uno, único e inconfundible. Para

ello solo se requiere la confección de un libro de estilo que establezca criterios

comunes para todos los juzgados y tribunales y, eventualmente, la preparación

de las correspondientes plantillas de documentos.

Además, al objeto de dar a las resoluciones definitivas la prestancia adecuada

a su contenido, sería aconsejable que su formato fuera especialmente

cuidadoso con la imagen que reflejan. Quizá no es necesario que reúnan los

requisitos formales de una escritura notarial pero para revestirlas de la

dignidad adecuada a su contenido, autos y sentencias deberían presentar un

aspecto especialmente cuidado.

No puede ser que un ciudadano reciba una resolución con un contenido

relevante para su vida o sus derechos con el aspecto de un papelote

cualquiera. Un auto definitivo o una sentencia deben tener un aspecto que no

desmerezca su contenido.




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4. EPÍLOGO

4.1 Lo que también podría hacer la justicia con pococoste.

De la misma forma que la iglesia católica celebró el Concilio Vaticano II en la

segunda mitad del siglo pasado para hacer una puesta al día de su discurso y

de su liturgia (aggiornamento), a la justicia española le iría bien hacer algo

semejante. Le conviene, no tanto como institución del estado, sino como

servicio público, adaptar sus formas un tanto arcaicas al tiempo presente.

Parece evidente que ningún ciudadano acude a un juzgado o a un tribunalpara obtener una perla de literatura jurídica sino para solucionar sus conflictos

al punto que, al común de los mortales, no le importa en absoluto la capacidad

científica del juez que haya de resolver su asunto, ni su erudición, ni sus dotes

retóricas y, menos, su capacidad para citar lo que hayan dicho otros tribunales

en asuntos más o menos parecidos al que le afecta. El justiciable acude a la

justicia para obtener respuestas a los problemas que acucian a su persona y a

sus derechos, y espera que las resoluciones sean breves, inteligibles y claras,tanto en sus fundamentos como en sus conclusiones.




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Así de simple y así de complejo.

La justicia española, por tanto, haría bien en hacer un esfuerzo para descender

del pedestal en el que está instalada para acercarse a los ciudadanos a losque sirve, asumiendo que para una persona normal y corriente una sentencia

que no comprende es todo menos una solución a sus problemas.

Girona, febrero-diciembre de 2011

http://ibarz.wordpress.com

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