jornada taller contratación electrónica con la placsp

3.3

Celebración de sesiones

Jornada – Taller contratación electrónica con la PLACSP.Diputación Provincial de Cuenca – Noviembre 2018.

Nélida Cano – Félix Ignacio Gil - José Alberto Miranzo.Servicio de Cooperación y Contratación de la Diputación Provincial Cuenca

Fuente utilizada para elaboración del material didáctico: Dirección General del Patrimonio del Estado.

3.3 Celebración

de sesiones

ʘ Constitución de la mesa.

ʘ Aperturas de sobres y descifrado.

ʘ Calificación sobre documentación. Acceso a Sistemas

Terceros. Subsanaciones.

ʘ Valoración de ofertas. Carga automática de

puntuaciones. Propuesta de adjudicación automatizada.

ʘ Celebración de otros actos.

Actas.

ʘ Gestión de la documentación. Tablón de la licitación.

ʘ Gestión de comunicaciones. Visualización y descarga

de respuestas.

ʘ Comunicaciones genéricas.

44

Introducción a la Celebración de sesiones. Consideraciones.

4

Algunas de las acciones que se realizan durante la sesión en el mundo

físico pueden posponerse en el mundo electrónico.

El sistema de Licitación Electrónica contempla la posibilidad de realizar

acciones fuera de sesión, para lograr que las sesiones sean más

productivas, por ejemplo, el envío de las comunicaciones de subsanación

de documentos.

Sin embargo, hay una serie de actos que sólo pueden realizarse en

sesión, por ejemplo, la apertura de sobres (si no se ha habilitado la

apertura previa) o la constitución de la mesa.

Jornada-taller PLACSP Noviembre 2018. Diputación Provincial Cuenca

55


Constitución de la mesa. Alternativas.

5

El sistema de Licitación Electrónica ofrece las siguientes alternativas

para la constitución electrónica:

o Sesión parcialmente electrónica: las sesiones siguen siendo físicas. La

constitución se realiza:

✓Con participación únicamente del Secretario: el Secretario indica

manualmente qué miembros de la mesa están presentes.

✓Cada miembro indica su presencia introduciendo usuario/contraseña.

o Sesiones íntegramente electrónicas: las sesiones son virtuales. El sistema

detecta telemáticamente la presencia de todos los miembros (al estar

registrados en el sistema).

En cualquier caso, el Secretario debe dar por válida la constitución de la mesa

pulsando el botón “Constituir”.

66


Constitución de la mesa. Vista Inicio de Sesión.

PARA INICIAR LA SESIÓN TIENE QUE ESTAR CONVOCADA

6

77


Constitución de la mesa. Vista Constitución.

9

EL SECRETARIO SEÑALA QUIÉN ESTÁ PRESENTE

LOS MIEMBROS PUEDEN DECIDIR AUTENTICARSE ELLOS MISMOS

Cambio de rol: Cuando no puede ir el presidente y asume su cargo el vocal de mayor edad

DETECTA TELEMÁTICAMENTE LA PRESENCIA DEL SECRETARIO

88


Inicio de sesión. Comenzar acto

Para la celebración de los actos, independientemente de su tipología,

se ejecuta la acción Comenzar. Esta acción sólo puede efectuarse si

la sesión está iniciada. No obstante, hay actos que pueden celebrarse

fuera de sesión (ejemplo, apertura previa).

El estado del acto evoluciona a “En celebración”.

Se profundiza en el acto desde el orden del día, y se pulsa Comenzar.

SE REGISTRA LA FECHA DECOMIENZO

8

3.3 Celebración

de sesiones








Actas.



de respuestas.


1010


Descifrado de los sobres. Definición.

El descifrado de los sobres es la acción que permite desposeer al sobre de

la capa de seguridad que garantiza la confidencialidad de la

documentación.

El descifrado precede a la apertura del sobre y actualiza el estado de la

documentación de Recibida a Descifrada, pero aún no está disponible para su

visualización por los miembros de la mesa.

El descifrado se realiza sólo para aquellos sobres en los que el órgano

competente haya indicado en las condiciones de seguridad que requiere ser

cifrado. Normalmente para los sobres técnico y económico.

Dependiendo de la opción de gestión de claves que haya escogido el órgano de

asistencia o escribe una contraseña o aporta los elementos criptográficos.

11


Apertura de sobres. Características.

La apertura de sobres la realiza el Secretario. Se puede proceder a la apertura de

los sobres de forma masiva o uno a uno.

El acto de apertura, en el caso del sobre administrativo, incluye la calificación de la

administración.

Para el resto de los sobres (sobres de criterios sometidos a juicio de valor y/o

cuantificables automáticamente), la apertura está separada de la evaluación: se

procede a la apertura y, en un acto distinto, que podrá pertenecer a otra sesión se

lleva a cabo la evaluación de las proposiciones.

Una vez abiertos los sobres, la documentación queda en estado

Disponible, y visible ya para vocales y otros miembros.

1212


Apertura de sobres. Otras acciones.

Desde el momento en que se procede a la apertura de los sobres,

el Secretario puede:

Generar Informe de apertura: de esa forma la mesa

comprueba qué sobres han sido abierto, si ha existido descifrado

de la documentación y en qué estado queda para cada uno de

los licitadores.

visibilidad y la capacidad de registrar información de

Gestionar autorizaciones: el Secretario puede restringir la

los

miembros de la mesa.

Finalizar el acto, cuando se haya realizado la calificación,

evaluación o la acción que requiera el acto concreto.

1313


Validaciones de seguridad. Definición.

Una vez abierto el sobre, el sistema de Licitación Electrónica realiza

unas validaciones de seguridad que permiten facilitar a la mesa la

comprobación automática de:

o Presentación en plazo: posibilidad de descarga del justificante

de presentación.

o Integridad: valida que la documentación no ha sufrido alteración

alguna.

o Firma: para garantizar la autenticidad de la firma.

o Libre de código malicioso: comprueba que la documentación

no contiene ningún tipo de virus o similar.

o Descifrado: sólo en el caso de que el sobre haya sido cifrado.

o Intentos de acceso al contenido: se informa si ha habido algún

intento de romper la confidencialidad de las ofertas.

que tenganLas validaciones se realizan sólo para actos

documentación implicada (en la apertura del sobre).

1414


Validaciones de seguridad. Vista validaciones 1.

3.3 Celebración

de sesiones








Actas.



de respuestas.


1616


Calificación de la documentación administrativa.

Definición.

“La Mesa de contratación calificará la documentación a que se refiere

el artículo 140, que deberá presentarse por los licitadores en sobre o

archivo electrónico distinto al que contenga la proposición.” (art. 157.1

LCSP)

“a) La calificación de la documentación acreditativa del cumplimiento

de los requisitos previos a que se refieren los artículos 140 y 141, y, en

su caso, acordar la exclusión de los candidatos o licitadores que no

acrediten dicho cumplimiento, previo trámite de subsanación”. (art.

326.2 a LCSP).

1717


Calificación de la documentación administrativa. Vista general.

INFORMACIÓN DE CONTEXTO

DATOS GENERALES

CONTENIDO DEL SOBRE

1818

Jornada-taller PLACSP Noviembre 2018. Diputación Provincial Cuenca 18

Calificación de la documentación administrativa. Vista Acceso a terceros.

EJEMPLO CERTIFICADO COMPLETO ROLECE

1919

Jornada-taller PLACSP Noviembre 2018. Diputación Provincial Cuenca 19

Calificación de la documentación administrativa. Vista Contenido.

ESTADO DEL LICITADOR

INFORMACIÓN SOBRE REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN

DOCUMENTOS GENERALES DEL SOBRE

2020


Calificación de la documentación administrativa. Calificación.

El acto de calificación de la documentación administrativa se puede reflejar en el sistema de

dos formas posibles:

o Sin necesidad de calificar cada uno de los requisitos, el Secretario indica cuál es el

estado del licitador.

o El secretario, o los vocales de forma concurrente, califican uno a uno los requisitos y

motivan su actuación. En función de la calificación de cada requisito, el sistema calcula

automáticamente el estado del licitador (botón Calcular). Los valores posibles para cada

documento son:

➢Cumple: si la documentación es correcta.

➢Subsanable: si la omisión o carencia se pueden subsanar.

➢No subsanable: no cabe subsanación alguna.

➢No calificable: Se suspende la sesión y no ha dado tiempo.

Independientemente de la forma de calificar escogida, el Secretario (o los vocales) deben

navegar a cada requisito para descargar la documentación o consultar el sistema

correspondiente. También podrán comprobar la validez de la firma del documento.

2121


Calificación de la documentación administrativa. Resultado.

2222


Subsanaciones. Operativa en el Sistema.

La operativa de la subsanación en el sistema, a grandes rasgos, es

como sigue:

o Una vez realizada la calificación de la documentación

administrativa, el órgano competente comunica al licitador la

necesidad de subsanar la documentación y presentarla a través

de la herramienta en un plazo determinado.

o El licitador recibe el correo (aviso), lee la comunicación y accede

a la herramienta para preparar el sobre con la documentación

subsanada.

o El órgano de asistencia crea un acto de subsanación en ladonde se abrirá el sobre de la

y se procederáa calificar la

sesión que corresponda,

documentación subsanada

documentación.

o Tras ello, el órgano de asistencia eleva a definitiva la admisión o

exclusión, y da por finalizado el acto.

2323


Subsanaciones. Vista Acto de Subsanación.

3.3 Celebración

de sesiones








Actas.



de respuestas.


2525


“a) En los procedimientos de adjudicación, abierto o restringido, celebrados por los órganos

de las Administraciones Públicas, la valoración de los criterios cuya cuantificación dependa

de un juicio de valor corresponderá, en los casos en que proceda por tener atribuida una

ponderación mayor que la correspondiente a los criterios evaluables de forma automática, a

un comité formado por expertos con cualificación apropiada, que cuente con un mínimo de

tres miembros, que podrán pertenecer a los servicios dependientes del órgano de

contratación, pero en ningún caso podrán estar adscritos al órgano proponente del contrato,

al que corresponderá realizar la evaluación de las ofertas; o encomendar esta a un

organismo técnico especializado, debidamente identificado en los pliegos.

b) En los restantes supuestos, la valoración de los criterios cuya cuantificación dependa de

un juicio de valor, así como, en todo caso, la de los criterios evaluables mediante la

utilización de fórmulas, se efectuará por la mesa de contratación, si interviene, o por los

servicios dependientes del órgano de contratación en caso contrario”. (art. 146.2 LCSP).

25

Evaluación de proposiciones. Normativa 1.

2626


La documentación relativa a los criterios cuya ponderación dependa de

valor debe presentarse, en todo caso, en sobreun juicio de

independiente

conocimiento

del resto de la proposición con objeto de evitar el

de esta última antes de que se haya efectuado la

valoración de aquéllos”. (art 26 RD 817/2009)

“1. A estos efectos, la apertura de tales documentaciones se llevará a

cabo en un acto de carácter público, cuya celebración deberá tener

lugar en un plazo no superior a siete días a contar desde la apertura de

la documentación administrativa

2. En este acto sólo se abrirá el sobre correspondiente a los criterios no

cuantificables automáticamente entregándose al órgano encargado de

su valoración la documentación contenida en el mismo; asimismo, se

dejará constancia documental de todo lo actuado”. (art. 27 RD

817/2009).

Evaluación de proposiciones. Normativa 2.

2727


La evaluación de proposiciones se refiere a la obtención de la oferta

económicamente más ventajosa tras la valoración de las ofertas técnica, si la hubiere,

y económica.

En el sistema de Licitación Electrónica la evaluación de proposiciones consta de varios

actos:

o Apertura del sobre técnico.

o CalificacIón del sobre técnico.

o Apertura del sobre económico.

o Calificación del sobre económico.

Estos actos se generan en la Plataforma de Contratación del Sector Publico, en todo

caso. El Secretario sólo tiene que incorporarlos a sesiones determinadas.

Evaluación de proposiciones. Descripción.

2828


Las aperturas de los sobres técnico y económico no difiere operativamente

de la apertura del sobre de documentación general, sin embargo:

No se podrá proceder a la apertura de las ofertas de aquellos

licitadores que hayan sido excluidos en la fase anterior, de calificación de

la documentación.

El acto de evaluación de proposiciones está separado del de apertura, por

tanto, cuando se abren los sobres sólo se puede visualizar la

documentación, pero no registrar la valoración de los criterios.

La apertura de las proposiciones técnica y económica vendrá precedida, por lo

general, del descifrado del sobre. En cualquier caso, dependerá de lo que se haya

indicado en la configuración de la licitación para la seguridad de los sobres.

Evaluación de proposiciones. Actos de apertura.

2929


Los actos de evaluación de las proposiciones no difieren demasiado en la

operativa con respecto a la calificación de los documentos administrativos, sin

embargo, se observan diversas diferencias:

oSe otorga una puntuación a cada criterio en lugar de una calificación

(cumple, subsanable o no subsanable).

oAdemás, el sistema ofrece la posibilidad de incorporar la puntuación de

los licitadores mediante la carga de plantillas excel. El sistema

comprobara que la plantilla corresponde al acto y a la licitación que se está

evaluando. Esta plantilla se almacena en la pestaña “Documentos delActo”.

oEn caso contrario, se califica entrando en el criterio, uno a uno, y otorgando

la valoración.

Evaluación de proposiciones. Actos de evaluación.

3030


Evaluación de proposiciones. Valoración manual.

La valoración manual supone introducir las puntuaciones profundizando en cada

criterio.

Es similar a como se califican los requisitos previos de participación. Se realiza en la

pestaña Contenido.

La vista “Mostrar Valoraciones” que se obtiene finalmente es similar a la vista en la

transparencia anterior.

Las valoraciones, en cualquier caso, se pueden introducir fuera de sesión.

La calificación global de las puntuaciones para los criterios de adjudicación del sobre

se calcula automáticamente sumando todas las puntuaciones.

3131


Evaluación de proposiciones. Vista Contenido sobre criterios.

Aspecto general de la pestaña Contenido correspondiente a un sobre

económico o técnico.

ÁREA CRITERIOS DEADJUDICACIÓN

ÁREA DOCUMENTO DE OFERTA

31

3232


Evaluación de proposiciones. Vista Introducción puntuaciones.

ESTA INFORMACIÓN LARECUPERA

DE LA CONFIGURACIÓN

ESTA INFORMACIÓN LAREGISTRA

EL SECRETARIO O SU AYUDANTE

33


Evaluación de proposiciones. Particularidades.

En la definición de los criterios de adjudicación en Configuración se podía

establecer si, además de la presentación de la oferta correspondiente, el

licitador debía introducir algún criterio mediante un valor.

Está pensado esencialmente para el precio de la proposición (con y sin

impuestos), permitiendo una valoración más sencilla (podría posibilitar en un

futuro la valoración íntegramente automática)

En estos casos, en la valoración del criterio se habilita un campo para que la

mesa introduzca el valor, en caso de que exista diferencia entre lo que ha

introducido el licitador en la herramienta y lo que se indica en la oferta.

En caso contrario, el valor de la mesa muestra por defecto el valor introducido

en la herramienta por el licitador.

3434


Evaluación de proposiciones. Vista Particularidades.

PUEDEN MODIFICARSE SI HAY DISCREPANCIAS

3.3 Celebración

de sesiones






puntuaciones.

ʘ Propuesta de adjudicación automatizada.


Actas.



de respuestas.



Propuesta de adjudicación. Definición.

36

“La mesa de contratación o, en su defecto, el órgano de

contratación clasificará, por orden decreciente, las proposiciones

presentadas para posteriormente elevar la correspondiente

propuesta al órgano de contratación, en el caso de que la

clasificación se realice por la mesa de contratación.

Para realizar la citada clasificación, se atenderá a los criterios de

adjudicación señalados en el pliego, pudiéndose solicitar para ello

cuantos informes técnicos se estime pertinentes. Cuando el único

criterio a considerar sea el precio, se entenderá que la mejor oferta

es la que incorpora el precio más bajo.”. (art. 150.1 LCSP).


Propuesta de adjudicación. Características 2.

37

Es un acto que formará parte de una sesión concreta. Se crea como un acto vinculado a

un procedimiento, introduciendo descripción, tipo de acto y licitación asociada.

En este acto se obtiene la lista ordenada de los licitadores en virtud de las puntuaciones

que han obtenido sus proposiciones.

El sistema muestra la puntuación total y ordena de forma automática y decreciente a

los licitadores.

La propuesta se envía al órgano de contratación, registrándose en la configuración de la

licitación (pestaña Resolución). El sistema informa mediante correo electrónico al órgano de

contratación.

Se puede anexar documento y registrar justificación. También proponer desierto.


Propuesta de adjudicación. Vista propuesta de adjudicación.

PUNTUACIÓN TOTAL Y ORDEN

38


Propuesta de adjudicación. Vista Pestaña Resolución para el OC.

ACCESO A LA PROPUESTA DE ADJUDICACIÓN

ACCESO AL REQUERIMIENTO Y LARESOLUCIÓN

39


DESCARGA DE DOCUMENTACIÓN

PUNTUACIÓN Y ORDEN

TEXTO DE MOTIVACIÓN

Propuesta de adjudicación. Vista Área Propuesta Adjudicación.

40

3.3 Celebración

de sesiones






puntuaciones.



Actas.



de respuestas.



Gestión del acta. Definición.

42

De cada sesión que celebre el órgano colegiado se levantará acta por el

Secretario, que especificará necesariamente los asistentes, el orden del

día de la reunión, las circunstancias del lugar y tiempo en que se ha

celebrado, los puntos principales de las deliberaciones, así como el

contenido de los acuerdos adoptados.

El acta de cada sesión podrá aprobarse en la misma reunión o en la

inmediata siguiente. El Secretario elaborará el acta con el visto bueno del

Presidente y lo remitirá a través de medios electrónicos, a los miembros

del órgano colegiado, quienes podrán manifestar por los mismos medios

su conformidad o reparos al texto, a efectos de su aprobación,

considerándose, en caso afirmativo, aprobada en la misma reunión. (art.

18 Ley 40/2015)


Gestión del acta. Características.

43

La gestión del acta implica la creación del acta, su puesta a

disposición electrónica a los asistentes y, por último, la aprobación

de la misma, por lo general, en sesión posterior.

La gestión del acta corresponde al Secretario o gestor, sin perjuicio

de la participación del resto de miembros, por ejemplo, a la hora de

realizar la firma.

El sistema no obliga a la gestión del acta, de hecho, el órgano de

asistencia puede decidir subir el acta propia ya firmada y aprobada

por los miembros.

3.3 Celebración

de sesiones






puntuaciones.



Actas.



de respuestas.



Gestión de la documentación.

En la pantalla principal de la sesión, la pestaña “Documentos” permite anexar toda la

documentación adicional relacionada con la sesión que se precise. Una vez anexados, los

documentos pueden ser firmados.

En los actos también es posible anexar documentos relacionados con el acto

correspondiente mediante la pestaña “Documentación del acto”.

En los actos de apertura y valoración se dispone de los botones “Imprimir lista de

licitadores” y “Descargar documentación” que agilizan la obtención de información.

Estas tareas pueden realizarse en cualquier momento, incluso con la sesión ya finalizada.

45

3.3 Celebración

de sesiones






puntuaciones.



Actas.



de respuestas.



Introducción a las Comunicaciones. Definición.

47

Los servicios de Licitación Electrónica permiten que las

comunicaciones que envía el órgano competente puedan:

o Informar al interesado de la necesidad de subsanar, presentar

documentación, etc.

o Generar, a través de

presentación de ofertas,

la herramienta de preparación y

la documentación que se debe

presentar al órgano correspondiente.

La Plataforma de Contratación del Sector Público ya venía ofreciendo

este servicio, sin embargo, se ha ampliado para:

o Permitir que el órgano de asistencia (no sólo el de contratación)

pueda enviar comunicaciones.

o Habilitar la generación de la respuesta documental a la petición

del órgano.


Introducción a las Comunicaciones. Tipos.

48

distintosEl licitador / candidato puede recibir

comunicaciones:

o Comunicación de admisión y exclusión

tipos de

provisional

(subsanaciones) o definitiva.

o Invitación a licitar.

o Requerimiento de documentación.

o Notificación de adjudicación.

o Comunicación genérica: Solicitud de aclaración, Justificación de

oferta anormalmente baja, Comunicación Otros/Solicitud de

InformaciónAdicional

Algunas de ellas tienen carácter informativo, otras, sin embargo,

requieren una respuesta por parte del licitador.

En este último caso, es necesario acceder a la Plataforma de

Contratación del Sector Público para la descarga de la herramienta y

posterior preparación y presentación de la documentación.


Vista Configuración de la comunicación.

49


Vista Configuración de la comunicación

LA COMUNICACIÓN DE SUBSANACIÓN AUTOMÁTICAMENTE INCLUYE

LA DOCUMENTACIÓN DEL SOBRE ADMINISTRATIVO QUE HAY QUE SUBSANAR

50


Vista respuesta de la comunicación.

Cuando el licitador envía la documentación subsanada, el sistema

actualiza la información para el órgano de asistencia .

51


Seguimiento de comunicaciones. Características.

52

Cada uno de los actores implicados en el envío de comunicaciones, órgano de

contratación y órgano de asistencia, tiene su propia herramienta para acceder al

seguimiento de comunicaciones.

La diferencia fundamental entre ambas es que la herramienta del órgano de contratación

realiza el seguimiento de comunicaciones vinculado a un procedimiento concreto y desde

ese contexto.

En el caso de los órganos de asistencia, el seguimiento de las comunicaciones es único

para todos los procedimientos y sesiones en las que ha estado involucrado.

Además, el seguimiento de comunicaciones de órgano de asistencia incluye la

posibilidad de visualizar si ha habido respuesta a la comunicación, si es que es

susceptible de ello, por lo que existe una bandeja de entrada y otra de salida.


Seguimiento de comunicaciones OA. Vista Bandeja de entrada.

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Seguimiento de comunicaciones OA. Vista Bandeja de salida.

54


Seguimiento de comunicaciones OC. Vista Comunicaciones.

55


Seguimiento de comunicaciones OC. Acuse lectura 1.

NO SE VISUALIZA LA IDENTIDAD DE

QUIÉN HA LEIDO LACOMUNICACIÓN

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Seguimiento de comunicaciones OC. Acuse lectura 2.

SE VISUALIZA LA IDENTIDAD DE

QUIÉN HA LEIDO LACOMUNICACIÓN

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