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JIU/REP/75/8

INFORME SOBRE EIj APROVECHAMIENTO DE LOS IOCAIES PARA OFICINAS EN 1A SEDE

DE 1A OFICINA INTERNACIONAL DEI TRABAJO (OIT)

P reparado por

A l b e r t E. Bender , h i j o , y C.E. King

Dependencia Común de I n s p e c c i ó n

G3-75-B302 ^ R ^ á e 1975

Párraf

PREFACIO

I. ANTECEDENTES Y ALCANCE DEL ESTUDIO 1-4

II. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL PROBLEMA DE LOS LOCALES DE OFICINAS EN LA OIT 5-11

III. LA SITUACIÓN ACTUAL 12-68

A. El edificio de la sede 12-29

1) Capacidad 12-58

2) Ocupación 30-47

a) Personal de la Secretaría de la OIT diferente del personal adscrito al Instituto Internacional de Estudios Laborales 31

b) Instituto Internacional de Estudios Laborales ' 32

c) Personal de otras organizaciones que ocupan locales en el edificio de la sede 33-34

d) Obros ocupantes 35-47

3) Normas de ocupación 48-58

B. Planificación y administración de los locales

de oficinas de la OIT 59-68

IV. PERSPECTIVAS FUTURAS 69-76

V. RESUMEN DE LAS PRINCIPALES CONCLUSIONES, SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES

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I. ANTECEDENTES Y ALCANCE DEL ESTUDIO

1. En el curso del vigésimo octavo periodo de sesiones de la Asamblea General de las Naciones Unidas, su quinta Comisión examinó el tema "Construcción, mejoras y trabajos importantes de conservación de los locales", y en ese contexto es-tudió, ínter alia, un informe de la Dependencia Común de Inspección (DCI) sobre lo-cales para oficinas para el personal de las Naciones Unidas en Ginebra (JIU/REP/73/2 (A/9164)). La Comisión decidió recomendar a la Asamblea General que se solicitase de la DCI que "estudiara la cuestión del aprovechamiento de los locales en el sis-tema de las Naciones Unidas y presentase sus conclusiones a la Asamblea Genera] en su vigésimo noveno período de sesiones"! [el subrayado no es del original]. En su 2206.3 sesión plenaria, de 18 de diciembre de 1973, la Asamblea General aprobó esta recomendación, en la inteligencia de que el estudio solicitado se refiriera exclusivamente a los locales para oficinas en las sedes de las organizaciones deJ sistema de las Naciones Unidas.

2. En enero de 1974, la DCI decidió incluir el estudio sobre el aprovechamiento de los locales para oficinas en su programa de labores correspondiente a 1974-1975, conviniendo los inspectores Bender y King en emprender esta karea tan pronto como completaran otros estudios que estaban realizando.

j. Los inspectores decidieron que, en lugar de preparar un solo informe que abarcara todas las organizaciones, sería preferible preparar informes separados respecto de cada organización, de forma que las organizaciones pudieran recibir los correspondientes informes individuales en la fecha más aproximada posible. Prosiguiendo este procedimiento se haría asimismo innecesario sobrecargar a cada organización con informes que se refieren concretamente a otras organizaciones.

4. Es de observar que la solicitud formulada por la Asamblea General a la DCI no solamente se refería a un estudio relativo a la cuestión general del aprovechamiento de los locales para oficinas, sino también a un estudio sobre el tema particular de la provisión de oficinas para el personal extrapresupuestario. Así, en su informe sobre el aprovechamiento de locales para oficinas en la sede de las Naciones Unidas (JIU/REP/74/6 (A/9854)), los inspectores incluyen una sección especial (capítulo IV) sobre la provisión de locales de oficinas para el personal extrapresupuestario en dicha sede. Ulteriormente, dichos inspectores decidieron interrumpir esto procedimiento en los informes siguientes, tal como el presente, y ocuparse exclusivamente en estos informes de la cuestión general del aprovechamiento de los locales para oficinas en las sedes respectivas de los diversos organismos especializados, tratando el oarticular problema de la provisión de oficinas para el personal extrapresupuestario en un solo informo separado relativo a todo el sistema de las Naciones Unidas.

La quinta Comisión cambió "vigésimo noveno" por "trigésimo".

- 2 -

II. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL PROBLEMA DE LOS LOCALES DE OFICINAS EN LA OIT

5. La Oficina Internacional del Trabajo, que se constituyó como organización permanente en 1919, estableció su primera sede permanente en la "Villa Ihudicum" en 1920, en Ginebra, después de haber ocupado temporalmente unos locales en Londres.

6. Al cabo de un año, la citada sede temporal resultó ser demasiado exigua, proyectándose, consecuentemente, la construcción de nuevos locales, construcción que se llevó a cabo en el período de 1923-1926 en la orilla derecha del lago de Ginebra. Durante la segunda guerra mundial, la OIT trasladó temporalmente su sede a Montreal, Canadá, pero pudo reanudar sus labores en Ginebra en 1945.

7. A causa de las crecientes necesidades de la OIT en materia de locales de oficinas, se incorporaron varias alas al edificio de la sede - la última de ellas en 1958 -,-elevándose de esta forma la superficie total de los locales de oficinas a JL.0 600 m . En 1964, se erigió un anexo prefabricado en la zona del Petit-Saconnex, de Ginebra, construcción que se amplió en 1968 y 1969 para disponer de una superficie total de 7 900 m de locales de oficinas. Por otra parte, se alquilaron 37 oficinas en un edificio comercial. Cuando se completó, en 1969, el anexo del Pekit-Saconnex, 1 050 personas trabajaban en el edificio principal, 575 en dicho anexo, y 50 en locales alquilados.

8. En vista de su progresiva expansión, la OIT comen/ó a considerar, a principios de I960, la posibilidad de construir una nueva sede. Dada la impracticabilidad de incorporai otras alas al edificio principal a causa de la superficie limitada del emplazamiento de la sede, el Consejo de Administración, en su 163.& reunión, de 1965, decidió intercambiar sus terrenos cabe al lago por la propiedad del "Grand Morillon" - en las proximidades de la iede de la Organización Mundial de la Salud (OMS) - y erigí" la nueva sede en la misma. Para prestar una asistencia a ebte proyecto, la Fundación de Inmuebles para las Organizaciones Internacionales (FIPOI)-*-, que era propietaria del "Grand Morillon", acordó conceder un préstamo de 90 millones de francos suizos a un tipo de interés del 3 por ciento anual, reembolsadle en un plazo de cuarenta años. La FIPOI se reservó el derecho de aumentar el tipo de interés a un 3 y medio por ciento anual, en caso de que la Confederación Helvética hubieía de conceder, durante el período del citado préstamo, una ampliación del mismo cuyo interés habría de fijarse en un 5 o más por ciento, que es lo que efectivamente ha ocurrido. Posteriormente, la FIPOI ha concedido a la OIT un préstamo comp]ementarlo de 27 millones de francos suizos como compensación para cubrir el aumento de los costos de la construcción del edificio, como se indica máu adelanle en el párrafo 10.

9. El trueque de las propiedades respectivas entre la OIT y la FIPOI se hiro efectivo c] 26 de abril de 1967, adquiriendo simultáneamente la FIPOI el edificio de la antigua sede por la suma de 18 millones de francos suizos. Sin embargo, se concedió a la OIT el derecho de continuar ocupando el antiguo edificio hasta que se completara la construcción de la nueva sede.

10. En su 16/.^ reunión, en 1966, el Consejo de Administración aprobó los planos generales de la nueva construcción, que había de tener 12 pisos y una capa-cidad para acomodar unas 2 175 personas. Posteriormente fue necesario limitar la altura del edificio a 11 pisos. Originalmente se estimaron los costos de la cons-trucción en 25 millones de dólares estadounidenses (alrededor de 108 millones de francos suizos, al tipo de cambio de aquella época). Las obras se inicia,"on en septiembre de 1969, y se completaron a fines de 1974 a un costo aproximado de 143 millones de francos suizos (57 millones de dólares estadounidenses, aproximada-mente, al tipo de cambio en curso en julio de 1975). El nuevo edificio se ocupó en en noviembre de 1974 y marzo de 1975.

11. En vista de la disponibilidad del nuevo edificio, la OIT vendió el anexo del Petit-Saconnex a las Naciones Unidas, el 24 de enero de 1975, por la suma de 6 370 000 francos suizos.

Organización del Gobierno suizo que proporciona una ayuda financiera a las organizaciones de las Naciones Unidas con sede en Ginebra en relación con sus pro-yectos de construcción.

- 3 -

III. LA SITUACIÓN ACTUAL

A. El edificio de la sede.

1) Capacidad o

12. El edificio de la sede, que se encuentra a una distancia aproximada de 4 kilómetros del centro de Ginebra, comprende un edificio principal de oficinas, y en sus extremos, respectivamente, un ala-,Norte y un ala Sur, y cuatro pi~ sos subterráneos para el aparcamiento de coches . Las dos alas se cumunican por la planta baja del edificio principal de oficinas, como se muestra en el siguien-te plano.

13. Las fachadas Este y Oeste del edificio principal de oficinas son cóncavas, lo que proporciona una anchuia máxima en ambos extremos del edificio, en los que se requiere espacio interno para los ascensores, huecos de las escaleras, almacenaje de documentos, material de oficina, máquinas multicopistas y locales para el material de limpieza; esta configuración del edificio facilita luz na-tural en todas las oficinas.

14. Las dos alas se destinan fundamentalmente a usos especiales y proporcionan poco espacio de oficinas para servicios generales de secretaría.

15. El ala Sur (edificio de conferencias) comprende un sótano (S l), tres plantas bajas (R 1-3), y dos entresuelos (M 2 y 3), conteniendo 12 salas de reuniones (incluida la sala del Consejo de Administración) y la Biblioteca. Esa parte del edificio contiene asimismo locales de oficinas de una superficie total de 1 846,70 m , que se utilizan casi exclusivamente como oficinas de conferencia (30, aproximadamente) o como oficinas para el personal de la Biblioteca, del Servicio de Visitantes y del Servicio de Seguridad. En 1.° de mayo de 1975, 48 personas ocupaban este ala, y se estima que su capacidad es de unas 50 personas.

16. El ala Norte (Sección de Servicios Generales) consta de dos sótanos (S 1 y 2), tres plantas bajas (R 1-3) y un entresuelo (M 3), y contiene los ser-vicios de restaurantes (un "snack bar", un restaurante y una cafetería de auto-servicio), diversos locales para fines especiales y un local de recreos para los miembros del personal. Este ala no cuenta con espacio importante para locales de oficinas. En 1.° de mayo de 1975, 157 personas ocupaban este ala, y se calcula que su capacidad es de unas 20C personas.

Estos garages facilitan el aparcamiento de 1 420 coches, aproximadamente; además existe un aparcamiento exterior para 40 coches. Todos estos aparcamientos son gratuitos para el personal de la 0IT.

17. El edificio principal de oficinas tiene 11 pisos, sin contar la planta baja. la superficie total de cada piso es de 4 489 m^ con una superficie total de espacio bruto en esta parte del edificio de 49 379 m . La superficie total de espacio utilizable de oficinas en el edificio principal es de 20 010 m2, distribuyéndose esta superficie en la forma indicada en el cuadro 1. En 1. de mayo de 1975, 1 516 personas ocupaban el edificio principal.

18. En 1966, los arquitectos de la OIT calcularon que el espacio utiliza-ble de oficinas en el edificio principal - que había de tener 12 pisos, sin contar la planta baja - habría de tener una superficie total de 22 000 m2, aproximadamente1. Dichos arquitectos estimaron asimismo que los locales de oficinas podrían tener una capacidad para 1 700 funcionarios; que alrededor de otros 275 funcionarios, pertenecientes a servicios como el Servicio Médico, la Biblioteca y la Sección de Taquimecanografía, podrían instalarse en locales para usos especiales en el edificio principal, y unos 200 funcionarios adicio-nales podrían instalarse en el ala Norte. Así, se calculó entonces que la capacidad sería de unos 2 175 funcionarios.

Documento GB.167/EA/D.10/28. La cifra de 21 000 m que se indica en el párrafo 42 de este documento es errónea.

- 5 -

Cuadro 1

ESPACIO UTILISABLE DE OFICINAS EN EL EDIFICIO PRINCIPAL DE LA SEDE DE LA OIT

Piso

11.°

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^ Excluidas la sala de documentación (180 m ), las salas de seminarios (192 m ), las salas de reunión de departamentos (60 m^).

b 2s Excluidos las salas de seminarios (30 m,-,), las salas de reunión de departamentos (78 m2) y el tubo neumático ( 6 m ) .

°/ Excluido el tubo neumático (6 m ).

/ Excluidos los locales para las terminales de las computadoras (18 m ), las salas de reunión de departamentos (36 m2) y el tubo neumático (6 m^).

e' Excluidos los locales para microfilmes (18 m ) y para terminales de computadoras (12 m2) y el tubo neumático (6 m 2).

' Excluidos las oficinas del Servicio Médico (174 m ), las salas de reunión de departamentos (60 %2) y el tubo neumático (6 m^).

S/ Excluidos los locales para las terminales de las computadoras (24 m2) y para los interventores de cuentas del exterior (42 m2), las salas de reunión de departamentos (36 m2) y el tubo neumático (6 m^).

/ Excluidos las oficinas del Banco (84 m ), de la agencia de viajes (114 m 2), de la empresa de limpieza (18 m2), la oficina de cambio (18 m2), las salas de descanso para el personal (30 m 2), los locales de archivos de microfilmes (18 m 2), las terminales de las computadoras (18 m2) y el tubo neumático (6 m 2).

i) ? Excluidos la oficina de la Mutualidad de Ahorros y de Crédito (12 m ) y

el tubo neumático (6 m 2). ^ ' Excluidos las oficinas del Sindicato del Personal (34 m ) y el tubo neu-

mático (12 m2).

- 6 -

19. Posteriormente se hizo necesario limitar la altura del edificio a 11 pisos. Esto se compensó en parte extendiendo el edificio en sus dos extremos. Pero el espacio disponible se redujo en cierto grado. Para tener en cuenta esta reducción se decidió no instalar al personal de la Biblioteca en el edificio principal, sino prever oficinas para ese personal en el ala Sur.

20. Los inspectores sabían que determinadas modificaciones se efectuaron en la planificación de la ocupación del edificio de la OIT antes de que su personal se instalara en el mismo. La Oficina decidió que algunos miembros de su personal de mecanografía utilizara máquinas ATS (sistema de terminología administrativa), además de las máquinas de escribir corrientes, para lo cual alquiló 23 de dichas máquinas. Pero a estos efectos, fue necesario dedicar 23 oficinas de 12 m2 cada una, reduciéndose en esta forma la capacidad del edificio principal en unas 23 personas. Además, la OIT decidió asimismo aumentar la asignación de espacio de oficinas para el personal de mecanografía de los "pools", reduciéndose consiguientemente en unas 50 personas la capacidad de las oficinas ocupadas por ese personal.

21. En respuesta a las preguntas formuladas por los inspectores en relación con el estudio que representa el presente informe, la Secretaría de la OIT estableció cálculos al día, esto es, hasta el 1.° de mayo de 1975, acerca de la capacidad presente del edificio principal de oficinas, que dieron por resultado las cifras que se citan en los siguientes párrafos.

22. En el edificio principal de oficinas hay un espacio utilizable de 3 572 módulos1 (10 pisos de 344 módulos por planta, más 132 módulos del undécimo piso (Norte)). No obstante, como se indica en las notas del cuadro 1, parte de este espacio se requiere para usos especiales, lo que representa 237 módulos. De esta suerte, la cifra total de módulos de locales de oficinas disponibles para instalar al personal de la OIT se reduce a 3 335 módulos.

23. Teniendo en cuenta el número de funcionarios de la OIT que ocupaban locales de oficinas en l.o de mayo de 1975 (1 511), así como las normas aprobadas de ocupación según el grado profesional (véase más adelante el cuadro 3), parece desprenderse de que, en aquella fecha, la OIT necesitaba unos 2 709 módulos de espacio de oficinas para instalar a su personal, lo que significaba que la OIT necesitaba 1,793 (2,709 -j 1,511) módulos de espacio de oficinas por cada miembro del personal.

24. Como el número de módulos disponibles para el personal de la OIT en el edificio principal de oficinas es de 3 335, esta cifra ha de dividirse por 1,793 (módulos por persona) para determinar la capacidad del edificio para el personal, lo que da la cifra de 1 860 personas.

25. Sin embargo, la OIT señala que este cálculo, basado en normas de ocupación según el grado profesional, no tiene en cuenta el hecho de que ciertos funcionarios, por ejemplo, determinados jefes de unidades, los funcionarios que reciben numerosas visitas, los trabajadores especializados y las secretarias del Director General Adjunto y de los Subdirectores, precisan un módulo complementario dadas sus funciones. Se calcula que alrededor de 100 funcionarios pertenecen a esta categoría, y que, consiguientemente, se necesitan 100 módulos adicionales para instalar apropiadamente a este personal. Esta circunstancia reduce la capacidad técnica del edificio para el personal en unas 55 personas (100 módulos -f 1,793), de forma que puede calcularse que la capacidad del edificio para el personal es de 1 800 personas, aproximadamente.

El módulo básico de oficina de la 0IT tiene una superficie de unos 6 m (1,2 metros x 5 metros) y una ventana. La oficina más pequeña de la 0IT consta de dos de estos módulos.

- 7 -

26. Como se indica en el cuadro 2, también se hallaban instaladas, en 1. de mayo de 1975, en el edificio principal de oficinas, unas 31 personas que no pertenecían al personal de la Organización, lo que indica que la capacidad total de esa parte de la sede es de unas 1 830 personas.

27. Si, como se indica en los párrafos 15 y 16, se calcula que la capacidad combinada de las alas Norte y Sur del edificio es de unas 250 personas, puede deducirse que la capacidad total de la sede, esto es, el edificio principal de oficinas y ambas alas, es de unas 2 080 personas. Para ser prudentes sería preferible indicar que la capacidad de todo el edificio es ligeramente superior a 2 000 personas .

28. Dado que, como se indica en el cuadro 2, el edificio se encontraba ocu-pado en 1. de mayo de 1975 por 1 721 personas, cabría deducir que, a partir de esa fecha, podían haberse instalado otras 300 personas. Además, como de dicha ci-fra de ocupantes 81 personas pertenecían al personal de la OMS y del GATT, que ocu-pában 170 módulos1, quienes habrán de abandonar estos locales a fines de 1976, deberá ser posible para la Organización instalar un total de unos 375 a 400 funcionarios , además de los que ya se encontraban en el edificio en 1. de mayo de 1975.

29. Esta última cifra de 375 a 400 funcionarios presupone la aplicación constante de las actuales normas de ocupación. Evidentemente se podrían instalar en el edificio más personas si se redujeran estas normas de ocupación, habiendo manifestado la Secretaría de la OIT su intención de proceder a una reducción de esta naturaleza cuando se necesiten más locales para el personal.

2) Ocupación.

o 30. Los ocupantes del edificio de la sede y el espacio que ocupaban en 1. de mayo de 1975 se enumeran en el cuadro 2.

a) Personal de la Secretaría de la OIT (personas contratadas por la Organización, incluidos los consultores y personal temporal) diferente del personal adscrito al Instituto Internacional de Estudios Laborales"

31. El personal de la Secretaría de la OIT diferente del personal adscrito al Instituto, instalado en el edificio de la sede en 1. de mayo de 1975, se elevaba a un total de 1 525 personas2. De esa cifra, 1 166 personas gozaban de contratos de un año, por lo menos, cuyos salarios se sufragaban a base del presupuesto ordinario de la OIT; 315 personas habían firmado contratos de, por lo menos, un año, cuyos salarios se sufragaban a base de fondos diferentes de los previstos en el presupuesto ordinario, y 44 personas tenían contratos temporales de menos de un año.

b) El Instituto Internacional de Estudios Laborales.

32. En 1.° de mayo de 1975, el personal de este Instituto (36 personas), to-das las cuales tenían contratos con la OIT, ocupaban un total de 792 m 2 de locales de oficinas (excluidos los locales para fines especiales) en los pisos décimo y un-décimo de la sede de la OIT. Este Instituto fue creado por el Consejo de Administración de la OIT en I960 con la finalidad de fomentar una mejor comprensión de los problemas laborales en todo el mundo. Las actividades del Instituto, que se iniciaron en 1962, consisten fundamentalmente en la organización de grupos de estudios internacionales y de seminarios, si bien también comprenden programas limitados de investigación y de información. Originalmente se esperaba que las labores del Instituto podrían financiarse exclusivamente a base de los ingresos obtenidos de un Fondo de dotación, creado con las sumas provenientes de contribuciones voluntarias. En la práctica, los ingresos de este Fondo se han complementado mediante una subvención de la OIT y por las becas y donativos de una serie de fuentes variadas.

Dado el promedio de la asignación de la OIT de 1,793 módulos para cada miembro del personal, la Organización puede instalar a 94 personas (170 módulos ¿ 1,793) en el espacio ocupado por el personal de la OMS y del GATT.

Como se indica en el cuadro 2, esta cifra no incluye 26 funcionarios de permiso sin goce de sueldo.

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Cuadro 2

OCUPACIÓN DEL EDIFICIO DE LA SEDE DE LA OIT EN 1.° DE MAYO DE 1975

Tipo de ocupante

Locales de oficinas de secretaría.

Secretaría de la OIT

Instituto Internacional de Estudios Laborales

Organización Mundial de la Salud

Acuerdo General sobre Aranceles Aduaneros y Comercio

TOTAL

Otros locales.

Servicios de restaurantes

Servicio Médico°)

Danzas (agencia de viajes) '

c) Union de Banques Suisses '

Correos, Telégrafos y Teléfonos

el Interventores de cuentas del exterior ;

Naville (quiosco de periódicos)

el Mutualidad de Ahorros y de Crédito '

c) Empresa de limpieza '

c) Sindicato del Personal '

TOTAL

Número

1 525^)

36

60

21

1 642

41

10

7

6

4

3

3

2

2

Ie)

1 721

Locales ocupados (m2)

18 198^)

792

714

306

20 010

3 492

393<1)

114

84

175

42

80

12

18

84

24 504

' Se excluyen 36 funcionarios del personal de la OIT adscritos al Instituto Internacional de Estudios Laborales, ya que estos funcionarios figuran separadamente en el cuadro. Asimismo quedan excluidos 26 funcionarios de permiso sin goce de sueldo. Esta cifra incluye determinado número de funcionarios destinados a tareas especiales, así como 50 personas de los servicios de conservación, y otras 25 a las que no se les han asignado oficinas.

' Quedan excluidos 792 m ocupados por personal del Instituto Internacional de Estudios Laborales, así como determinados locales para fines especiales ocupados por el personal.

c) ' Oficinas alquiladas en el edificio principal.

' 174 m^ de los cuales son locales de oficinas.

e) ' El presidente, el vicepresidente y un secretario del Sindicato del Personal son miembros del personal de la OIT y, consecuentemente, ya figuran en la cifra correspondiente a la Secretaría de la OIT.

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c) Personal de otras organizaciones que ocupan locales de oficinas en el edificio de la sede.

i) Organización Mundial de la Salud.

33. Como se indica en el documento JIU/REP/75/3""", la OMS firmó un acuerdo con la OIT para alquilar, a partir del 1.° de enero de 1975, una serio de oficinas en el piso noveno del edificio de la nueva sede de la OIT. Este acuerdo prevé el alquiler de 119 módulos (714 m2) de locales de oficinas hasta el 31 de diciembre de 1976 . La renta es de 2 325 francos suizos anuales por módulo de oficina, más los gastos de limpieza. A partir del 1.° de mayo de 1975, los locales alquilados fueron ocupados por 60 miembros del personal de la OMS.

ii) Acuerdo General sobre Aranceles Aduaneros y Comercio.

34. De conformidad con un acuerdo, similar al firmado entre la OIT y la OMS, el GATT ha alquilado 51 módulos en el piso noveno por el periodo que va del 1. de diciembre de 1974 al 30 de noviembre de 1976. A partir del 1.° de mayo de 1975, 21 funcionarios de esta organización se instalaron en el edificio de la OIT. La renta es la misma que la aplicada a la OMS. Además, el GATT paga 35 francos suizos por mes por cada aparcamiento reservado en el garaje subterráneo.

d) Otros ocupantes.

i) Servicios de restaurantes.

35. Un concesionario explota el restaurante, la cafetería de autoservicio, un "snack bar" y un bar en la sección de salas de reuniones (bar de delegados). El concesionario paga una renta anual de 30 000 francos suizos, más el 4 por ciento de la cifra de negocio en concepto de comidas y recepciones organizadas para los clientes privados en los locales de la OIT.

ii) Servicio Médico.

36. De conformidad con un acuerdo firmado con la OIT, similar al que ha concluido con otras determinadas organizaciones internacionales en Ginebra, la OMS facilita los servicios de ciertos miembros de su personal para que proporcionen servicios módicos al personal de la OIT. En el caso de la OIT, la OMS proporciona los servicios de cinco médicos consultores, un auxiliar de laboratorio, una enfermera y tres secretariat. La OIT facilita los locales necesarios en el quinto piso del edificio principal de la sede.

iii) Danzas (agencia de viajes).

37. En virtud de un acuerdo firmado el 16 de agosto de 1967, la OIT facilita a Danzas, en el tercer piso del edificio principal, locales de oficinas sin amue-blar (114 m2) para su personal (7 personas), quienes organizan los viajes oficiales del personal de la OIT, así como los viajes privados. La OIT proporciona a Danzas, a título gratuito, el alumbrado, la calefacción y la limpieza de los locales. Asimismo facilita a esta empresa los servicios de teléfonos, sufragando los costos de las llamadas locales, así como los costos de otras llamadas telefónicas relaciona-das con las actividades oficiales de la OIT. Los costos de llamadas adicionales corren a cargo de Danzas.

Informe sobre el aprovechamiento de locales para oficinas en la sede de la Organización Mundial de la Salud, párrafos 82-85.

p En virtud de este acuerdo se brindaba asimismo a la OMS la opción, que no

había de ejercitarse después del 30 de junio de 1975, para alquilar otros 120 módu-los (720 m 2 ) . No obstante, la OMS informó a la OIT en junio de 1975 que no tenía la intención de recurrir a esta opción.

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38. Teniendo en cuenta los locales y servicios que la OIT proporciona a Danzas, esta agencia de viajes ha pagado a la OIT la suma de 235 000 francos suizos correspondientes al período que va del 1. de noviembre de 1973 al 30 de diciembre de 1974.

39. El acuerdo que la 0IT ha concluido con Danzas, al igual que el firmado entre la OMS y Thomas Cook and Son, es, desde el punto de vista financiero, mucho más favorable para la Organización que el acuerdo concluido entre las Naciones Unidas y Cooks relativo a la Oficina de Ginebra de la ONU y a la sede de esta Organización en Nueva York.

iv) Union de Banques Suisses (UBS).

40. De conformidad con un acuerdo firmado el 19 de diciembre de 1974, la OIT proporciona a la UBS, en elptercer piso del edificio principal, unos locales de oficinas no amueblados (84 m ) para su personal (6 personas). La Organización facilita a la UBS, a título gratuito, el alumbrado, la calefacción y la limpieza. En concepto de alquiler de los locales y servicios, el Banco paga a la OIT la suma de 25 000 francos suizos correspondientes al año de 1975. Este pago aumen-tará a 40 000 francos suizos en 1976, y será de 50 000 francos en 1977, 1978 y 1979.

4L La renta que el citado Banco paga a la OIT contrasta con el pago de 40 000 francos suizos que por el año de 1975 paga a la OMS la Société de Banque Suisse (SES), que cuenta con una oficina en la sede de esta Organización. En comparación con ambos pagos, la Oficina de Ginebra de las Naciones Unidas no percibe ninguna renta en concepto de alquiler de la Lloyds Bank International Limited, que cuenta con dos oficinas en el Palacio de las Naciones.

v) PTT (Correos, Telégrafos y Teléfonos).

42. De conformidad con un acuerdo firmado con la OIT, similar al que ha concluido con la OMS^y la Oficina de Ginebra de las Naciones Unidas, se facilita a los PTT unos 175 m de locales de oficinas en el ala Norte del edificio, sin pago de alquiler, para el funcionamiento de una oficina de correos con un personal de 4 personas de los PTT. La OIT proporciona la calefacción, electricidad, limpieza y reparaciones.

vi) Interventores de cuentas del exterior.

43. La OIT proporciona a sus interventores de cuentas del exterior un local de oficinas (42 m 2 ) , para tres personas en el cuarto piso del edificio principal.

vil) Naville (quiosco de periódicos).

244. La OIT facilita a este concesionario un local de una superficie de 80 m para su personal (3 personas). Naville paga en concepto de alquiler el 11,5 por ciento de su volumen de negocio.

viii) Mutualidad de Ahorros y de Crédito.

45. Esta Mutualidad, que tiene su oficina principal en el Palacio de las Naciones, mantiene una oficina filial (12 m2) en el segundo piso del edificio principal de la OIT para uno o dos funcionarios, quienes asesoran a los miembros del personal de la Organización.

ix) Empresa de limpieza.

46. La empresa encargada de la limpieza de los locales de la sede cuenta con una oficina (18 m2) para dos supervisores en el tercer piso del edificio principal de la sede.

x) Sindicato del Personal.

47. La OIT proporciona a su Sindicato del Personal unos locales (84 m ) en el primer piso del edificio principal de la sede. Este espacio se utiliza como sala de reuniones, oficinas para el presidente y vicepresidente del Sindicato y dos secretarias. Todas estas personas son miembros del personal de la OIT, aparte de una secretaria.

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3) Normas de ocupación.

48. Como quedó dicho anteriormente, los locales de oficinas en el edificio principal de la sede están formados por módulos básicos de oficinas que tienen una superficie neta disponible de unos 6 m2 (1,2 metros x 5 metros, aproximada-mente) y una ventana. En general, cada piso cuenta con 344 módulos y la oficina más pequeña consta de dos módulos (alrededor de 12 m 2 ) . %Qg tabiques que dividen las oficinas son móviles.

49. Las presentes normas de ocupación se indican en el cuadro 3.

50. De conformidad con las actuales normas de ocupación, a ningún miembro del personal que se le asigne una oficina se le conceden menos de 1,5 módulos, es decir, unos 9 m2 ¿g espacio de oficina. Originalmente se había previsto, respecto de los "pools" de mecanografía,^que tres mecanógrafos (as) habrían de compartir oficinas de tres módulos (18 m aproximadamente). Sin embargo, como actualmente le sobra a la OIT espacio de oficinas, solamente dos mecanógrafos comparten esas oficinas.

Cuadro 3

NORMAS DE OCUPACIÓN EN EL EDIFICIO DE LA SEDE DE LA OIT

Grado

Categoría profesional

Director General

Director General Adjunto y Subdirectores

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D-l

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P-4

P-3

P-2

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Servicios Generales

Superficie asignada de oficina

30 m (cinco módulos) como despacho de trabajo

72 m como sala de representación

36 m (seis módulos)

30 m (cinco módulos)

24 m (cuatro módulos)

18 m (tres módulos)

12 m (dos módulos)

9 m (comparte tres módulos)




/ Que se utilizan para recibir visitantes distinguidos, para dar pequeñas recepciones, etc.

' En circunstancias especiales, el personal de los Servicios Generales dispone ocasionalmente de una ocupación individual de oficinas de 12 m2 y 18 m2.

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51. Los inspectores consideran que, actualmente, las normas de ocupación para el personal profesional de la OIT son razonables y adecuadas1, y que podrían servir apropiadamente de modelo2 para otras organizaciones del sistema de las Naciones Unidas. Es de observar que estas normas se han podido establecer en gran parte gracias a las proporciones y forma de los módulos de oficina de la OIT, lo que ha permitido a la Organización crear oficinas que no son ni muy grandes ni muy pequeñas. Otras organizaciones internacionales que planean la construcción de nuevos edificios de oficinas procederían acertadamente si consideraran la adopción de un módulo básico como el establecido por la OIT. Esas organizaciones deberían asimismo tener en cuenta el papel importante que pueden desempeñar los tabiques móviles que separan las oficinas, tal como los que existen en el nuevo edificio de la OIT, para observar las normas de ocupación una vez que se han adoptado y para reducirlas en caso de que fuera necesario.

52. Los inspectores han formulado reservas en cuanto al espacio de oficinas asignado actualmente al personal de los Servicios Generales y particularmente al personal de los servicios de mecanografía. En su opinión, el plan original de instalar tres mecanógrafos en una oficina de unos 18 m2 constituye un criterio más razonable y más conforme con las prácticas aplicadas en otras grandes organizaciones internacionales que la norma presente de instalar solamente dos mecanógrafos en esas oficinas. Es de observar que las asignaciones de espacio de oficinas deben establecerse en función de las funciones ejercidas, y en este sentido se ha podido verificar que, en otras partes, el personal de mecanografía no necesita, desde el punto de vista funcional, más de 9 m^ per capita, lo que se confirma particularmente en el caso de edificios como el de la nueva sede de la OIT en el que todas las oficinas tienen ventanas por las que penetra la luz del día.

53. A continuación se citan algunos ejemplos de las normas aplicadas en otras grandes organizaciones internacionales. En ]a OMS, el personal de mecanografía del "pool" cuenta con una superficie per capita de 3,2 m 2 o 4,8 m2, dependiendo ello de que sean seis o cuatro las personas de esta categoría que comparten las oficinas de 19,2 m-. En la nueva ala de oficinas (edificio E) del Palacio de las Naciones, la Oficina de Ginebra de las Naciones Unidas ha adoptado la norma de 5,02 m para el personal de mecanografía de los "pools". En la Organización de la Alimentación y de la Agricultura de las Naciones Unidas (FAO), de Roma, al personal de los Servicios Generales se le concede por lo común una superficie de 5 m2

per capita. En la sede de la UNESCO, en París, las normas varían según los edificios, asignándose al personal de los Servicios Generales superficies que varían por lo común entre 8 m2, 7 m 2 y 6,5 m2. En la sede de las Naciones Unidas, en Nueva York, en donde de un 70 al 80 por ciento del personal de los Servicios Generales están instalados en locales de oficinas interiores, el personal de mecanografía que no trabaja en los "pools" cuenta con una superficie per capita de 5,6 m , y el personal asignado a los "pools" dispone de una superficie de 3,9 metros cuadrados?.

54. Consecuentemente se considera que existen grandes posibilidades de reducir la asignación de espacio al personal de mecanografía si la OIT estima necesario disminuir las normas de ocupación para instalar personal adicional en el nuevo edificio. Además pueden justificarse estas reducciones de la superficie de las oficinas asignado a otro personal de los Servicios Generales de conformidad con la práctica establecida en otras organizaciones.

55. La relación que existe entre la aplicación de normas de ocupación más razonables del personal de mecanografía, y quizá a otro personal de los Servicios Generales, por una parte, y la capacidad del nuevo edificio de la OIT para instalar personal, por otra, se pone de manifiesto cuando se verifica que, actualmente,

No obstante, véase el párrafo 58.

2 Esta observación no se aplica al puesto de Director General, ya que los jefes

ejecutivos asumen variadas responsabilidades y aplican diferentes métodos de trabajo, variando de esta forma forzosamente sus locales de oficinas.

Hay que señalar que los inspectores han desaprobado la práctica de instalar seis miembros del personal de mecanografía en oficinas de una superficie de 19,2 m2, habiendo recomendado que se adopten medidas correctivas en cualesquiera otras situaciones en que el personal de los Servicios Generales ocupe oficinas de superficies exiguas.

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la Oil emplea unos 100 mecanógrafas (as) que están instalados en los dijerenkcs 'pools", y otros 300-350 mecanógrafos (as), taquígrafos (as) y secretarios (as) que no -¿rabajah en los "pools". Por ejemplo, si en el caso de 100 mecanógrafos (as) en lugar de dos se instalan tres de ellos^en las oficinas de 18 m2, su asignación de espacio per capita se reduciría de 9 m1- a 6 m2, con lo cual se ahorrarían 300 m 2

de espacio. Esta superficie facilitaría la instalación de otros 50 mecanógrafos (as) instalados en la misma forma.

56. Al considerar una posible reducción de la asignación de espacio para los mecanógrafos (as) del "pool", es de señalar que incluso si se tiene que compartir una oficina de 18 m 2 con otro colega, este personal dedica un tiempo considerable en el manejo de las máquinas ATS en oficinas separadas de 12 m2. Cuando esto ocu-rre, las oficinas de 18 m2 a las que se asigna este personal solamente contienen un ocupante, como máximo. No obstante, los inspectores estiman justificado que durante el período de la Conferencia general de la OIT, en junio de todos los años, los mecanógrafos (as) contratados sobre una base de asistencia temporal se insta-len en las oficinas de algunos de los mecanógrafos (as) pertenecientes al "pool".

57. Los inspectores recomendaron que la 0IT debería realizar un estudio completo sobre la posibilidad de modificar las normas de ocupación correspondientes al personal de los Servicios Generales, y las que se aplican a los mecanógrafos (as) en particular, para ajustar más estrechamente estas normas con la práctica de otras organizaciones. La Secretaría de la 0IT ha notificado a los inspectores que "en caso de que se necesitara espacio adicional, aparte del espacio de oficinas que se mantiene en reserva, se espera reducir en la mayor medida posible las normas de ocupación antes de que se haga necesario adquirir nuevos locales".

58. La Secretaría de la 0IT ha informado asimismo a los inspectores que en caso de que se reduzcan las normas de ocupación esta medida afectará tanto al personal de la categoría profesional que al personal de los Servicios Generales. Por lo que se refiere a las normas de ocupación del personal profesional de la 0IT, ya se ha señalado en el párrafo 51 que, en las presentes circunstancias, los inspectores consideran que estas normas son razonables y apropiadas. Al mismo tiempo, los inspectores no considerarían inapropiado, si se produjera una escasez aguda de espacio de oficinas, que se reduzcan las asignaciones de espacio establecidas para e] personal profesional do grado D-2 y D-l, y quizá también la correspondiente al personal profesional de grado P-5. A este respecto, los inspectores indican que en la nueva ala de oficinas (edificio E) del Palacio de las Naciones, de la Oficina de Ginebra de las Naciones Unidas, se han reducido recientemente las asignaciones de espacio de oficina do los funcionarios de grado D-2 a 23,2 m , las de los funcio-narios de grado D-"' a l§,8-23,2 m2, y las correspondientes a los funcionarios de grado P-5 a 13.4-19,5 m'.

B. Planificación y administración de los locales de oficinas en la 0 I ~

59. El jefe del Departamento de los Servicios Financieros y Administrativos Centrales asume la responsabilidad principal en cuanto a la administración de los locales de oficinas en el edificio de la 0IT, ejerciendo esta función de conformidad con las normas estipuladas por el Director General y el Subdirector General que tiene a su cargo el sector de la administración general.

60. Dentro del Departamento de los Servicios Financieros y Administrativos Centrales, el Servicio do Administración Interna se encarga de la administración corriente de los locales de oficinas, así como de su planificación a este respecto para satisfacer futuras necesidades. No obstante, no existe una unidad o sección separadas que se ocupen de los locales de oficinas, ya que esta tarea es de la incumbencia, según los casos, del Servicio o de la Sección de los Servicios Internos. Los casos importantes, tales come el traslado de una unidad de un sector a otro, las asignaciones de espacio de oficinas a otras organizaciones, las asignaciones correspondientes a la alta dirección, etc., se gestionan, en principio, a nivel del servicio correspondiente. Normalmente, la Sección de los Servicios Internos se ocupa de los casos corrientes.

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- 15 -

66. Por las razones mencionadas anteriormente, una organización inkernacio-nal con sede en Ginebra ha adoptado el criterio, respecto del espacio asignado para prever futuras expansiones, de que "normalmente el espacio previsto para una futura expansión se condenará y cerrará o se utilizará para otros fines temporales basta el momento en que lo necesite la unidad interesada".

6?. Da Secretaría de la OIT ha indicado que, por motivos prácticos, ha sido necesario, por ahora, instalar a ciertos funcionarios solos en oficinas que son más amplias que aquellas a las que tienen derecho según las normas de ocupación. Esto ha ocurrido, por ejemplo, en el caso de que un P-3 ocupa individualmente una oficina de tres módulos prevista para dos funcionarios P-3, simplemente porque en ese momento la unidad administrativa no cuenta con otro P-3. Cuando se ha producido esta eventualidad se ha notificado por escrito al funcionario interesado que ocupa una oficina mayor que aquella a la que tiene derecho, y que ha de contar con que esta situación haya de modificarse en el futuro.

68. Pese a esta loable salvaguardia, y a causa de las presiones mencionadas en el párrafo 65, los inspectores desean hacer hincapié" en la conveniencia de que la Secretaría de la OIT prosiga sus esfuerzos para garantizar que, salvo si existe una justificación funcional significativa o cuando se invoquen razones de eco-nomfa, no se debe asignar al personal un espacio que rebase las normas originales.

- 16 -

IV. PERSPECTIVAS FUTURAS

69. El Programa y presupuesto de la OIT correspondiente al bremo 1976-1977 fue aprobado por la Conferencia general en junio de 1975, no previéndose ningún aumento de personal durante ese bienio. En cuanto a cualquier aumento posible de personal después del citado bienio, la Secretaría de la OIT ha informado a los inspectores que "solamente podemos conjeturar que este aumento no rebasará un 5 por ciento anual".

70. En respuesta a la pregunta de los inspectores sobre lo que representaría el aumento previsto de personal en términos de necesidades adicionales de locales de oficinas, la Secretaría de la OIT contestó que "se prevé que la capacidad del edificio es suficiente hasta 1981". Por diversas razones, los inspectores consideran que esta estimación peca quizá de excesiva prudencia.

71. En primer lugar, en 1. de mayo de 1975, el personal de la OIT, comprendidos 36 funcionarios del Instituto Internacional de Estudios Laborales, así como 26 funcionarios de permiso sin goce de sueldo, se elevaba a un total de 1 587 personas. Suponiendo que, después de 1977, se registre la tasa de aumento del personal mencionada por la Secretaría de la OIT, esto es, 5 por ciento anual, en este caso ello representaría, durante los años 1978-1980, solamente un aumento de 250 funcionarios, lo que daría un total de 1 837 personas. A esta cifra habría que añadir un personal de 79 ocupantes de "otros locales", como se muestra en el cuadro 2, con lo cual la cifra total de ocupantes se elevaría a 1 916 personas^-. Así, si la "conjetura" de la OIT en cuanto a la tasa de aumento del personal "hasta 1981" es exacta, la ocupación máxima del edificio a comienzos de 1981 seria iñfe-rioi en 100 personas a la capacidad prevista de ligeramente superior a 2 000 personas. En este caso sería necesario otro aumento de 5 por ciento (92 personas) durante 1981 para que la ocupación del edificio alcanzara dicha cifra de capacidad máxima.

72. Es de observar que el cálculo del párrafo anterior se basa en la previ-sión máxima de un 5 por ciento anual de la tasa de aumento del personal, en tanto que, para el bienio 1976-19?7, no se prevé aumento alguno. Si el promedio anual de la tasa de aumento del personal sólo es de un 2,5 por ciento, en ese caso el edificio ha de satisfacer las necesidades de la OIT en materia de locales de ofi-cinas hasta fines de 1985, aproximadamente.

73. En los cálculos citados se ha supuesto que la capacidad del edificio de la OIT sólo era ligeramente superior a 2 000 personas, lo que, a su vez, implica la aplicación ininlerrumpida de las actuales normas de ocupación y que la OIT no podría transformar los locales que ahora utiliza para otros fines en locales de oficinas. A este íespecto, ha de señalarse, por una parte, que la Secretaría de la OIT ha manifestado su intención de reducir las normas de ocupación cuando se ne-cesi^cn más locales (párrafo 57) y, por otra, que la OMS ha podado aumentar la ca-pac^lad de su edificio de la cifra prevista de 1 000 personas a la cifra actual de má,3 de 1 200, reduciendo para ello las normas de ocupación y creando más locales de oficinas en sus terrenos (véase JIU/REP/75/3 (A28/31), párrafos 37-42). Si la OIT adopta medidas de esta naturaleza cuando necesite más locales de oficinas, el edi-ficio actual de la sede podrá satisfacer las necesidades de la Organización a este respecto por un período de años más prolongado.

74. Consecuentemente, los inspectores recomendaron que, durante uno o dos anos, la Secretaría de la OIT debería elaborar planes para prever la ocupación máxima del edificio, de conformidad con sus necesidades funcionales y normas razonables de instalación del personal. Al desarrollar tales planes, la Secretaría de la OIT podrá verificar indudablemente la utilidad de consultar a los funcionarios de otras organizaciones de Ginebra que han tenido que hacer frente a situaciones similares, aunque es de suponer que la Secretaría ha podido adquirir ella misma una considerable experiencia en esta esfera en relación con el aprovechamiento de espacio, en estos últimos años, del antiguo edificio de la OIT.

Los 81 funcionarios pertenecientes a la OMS y al GATT, actualmente instalados en el edificio, pueden ignorarse a los efectos de este cálculo, ya que habrán abandonado los locales que actualmente ocupan antes de 1980.

- 17 -

75. En la actualidad, la OIT no proyecta ninguna nueva construcción para satisfacer futuras necesidades en materia de locales de oficinas. Sin embargo, el 7 de julio de 1975, la OIT ha concluido un contrato para la adquisición de una parcela de terreno adyacente al emplazamiento actual de su sede, que tiene una superficie de 40 500 m , aproximadamente. Esta parcela se adquiere a cambio de la cesión de los terrenos que poseía la OIT adyacentes a su antiguo edificio a orillas del lago de Ginebra. Esta última propiedad, de una superficie de 13 442 m2, llamada "Les Fougères", contiene una "villa" y un edificio prefabricado, que ocupaba anteriormente el Instituto Internacional de Estudios Laborales.

76. Como parte de la misma transacción, la OIT ha adquirido el derecho de ocu-pación, con fines de edificación, otra parcela de terreno, adyacente a su nuevo edificio, de una superficie de 21 116 m . Este derecho de ocupación es válido por un período de 99 años, debiendo la OIT abonar una renta anual de 100 francos suizos durante los primeros 30 años, y una renta que habrá de fijarse para los años si-guientes.

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- 20 -

E. Perspectivas futuras.

14. El Programa y presupuesto de la OIT correspondiente al bienio 1976-1977 no prevé ningún aumento de personal. Respecto del siguiente período la Secretaría de la OIT sólo puede "conjeturar" que la tasa de aumento del personal "no rebasará un 5 por ciento anual". Sobre esta base, la Secretaría declara que se prevé que la capacidad del edificio de la OIT "es suficiente hasta 1981" (párrafos 69-70).

15. los inspectores consideran que la citada estimación peca de excesiva pru-dencia. Suponiendo un aumento anual acumulativo del orden de un 5 por ciento después de 19 H, puede deducirse que el edificio no estaría plenamente ocupado antes de fines de 1981. Pero, si el promedio de la tasa de aumento anual de personal es solamente de un 2,5 por ciento, la plena capacidad del edificio no se lograría an-tes de fines de 1985, aproximadamente. Además, la reducción de las normas de ocu-pación, a la que se tiene la intención de proceder en caso de que se necesiten más locales de oficinas, y la transformación de los locales que actualmente se utilizan para otros fines en locales de oficinas (como ha efectuado la OMS), permitiría que el edificio satisfaga las necesidades de la OIT a este respecto durante un período de anos más prolongado (párrafos 70-73).

16. los inspectores recomendaron que, durante uno o dos años, la Secretaría de la OIT debería elaborar planes para lograr la ocupación máxima leí edificio, de conformidad con sus necesidades funcionales y normas razonables de instalación. Al desarrollar estos planes, la OIT debería tener en cuenta la experiencia adquiri-da a ente respecto por otras organizaciones (párrafo 74).

17. Aunque la OIT no proyecta, por ahora, la construcción de nuevos locales^ de oficinas, en julio de 1975 adquirió una parcela, de una superficie de 40 500 m^, inmediatamente adyacente al emplazamiento de la sede. Esta parcela se adquirió a cambio de la cesión de los terrenos, de una superficie de 15 442 m^, que poseía la 0IT, adyacente a su antiguo edificio a orillas del lago de Ginebra. Como parte de la misma transacción, la 0IT ha adquirido el derecho de ocupación, con fines de edificación, una pírcela adicional, adyacente a su nuevo edificio, de una superficie de 21 116 m'-. Este derecho de ocupación es válido por un periodo de 99 anos, debiendo la 0IT abonar una renta anual de 100 francos suizos durante loa primeros 30 años, y una renta que habrá de fijarse para los años siguientes (párrafos 75-76).

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