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L A L A

R A C I O N A L I Z A C I Ó NR A C I O N A L I Z A C I Ó N

A P L I C A D A A P L I C A D A

Profesor: Econ. A L E J A N D R O J O R G E G A R C I A R I E G A

UNIVERSIDAD NACIONAL SAN AGUSTIN DE AREQUIPA UNIVERSIDAD NACIONAL SAN AGUSTIN DE AREQUIPA

PROGRAMA DE COMPLEMENTACIÓN ACADEMICAPROGRAMA DE COMPLEMENTACIÓN ACADEMICA

O B J E T I V O S

La Racionalización es factible de aplicarse en diversos aspectos de

las actividades institucionales, y están referidas especialmente a

actividades de personal, empleo de maquinarias y equipo, espacio o

ambientes, reducción de tiempo, etc. En cualquiera de estos campos,

lo que en realidad se esta buscando es la disminución de costos

en la producción y la eficiencia en las gestiones de carácter

administrativo.

Además su aplicación eliminará, ciertas incertidumbres, evitando

desordenes y / o paralizaciones de funciones o logrando su

disminución parcial o total, con lo cual se alcanzará más

eficiencia en el propósito deseado.

La aplicación de la Racionalización, permitirá a los ejecutivos

una

mejor visión general de sus empresas, en el cumplimiento de

sus

funciones y a permanecer la tanto de los movimientos de ella,

así

como ejercer una coordinación y un control más efectivo en

la

marcha de sus entidades, descubriendo anormalidades en

forma

oportuna y recomendando las acciones pertinentes para evitar

que

vuelvan a repetirse.

I M P O R T A N C I A

La importancia que tiene la Racionalización aplicada a algunos

elementos de la institución se determina de acuerdo con el caso

particular, en que se aplique, ya que las motivaciones serán

diferentes, así se trate de la parte industrial o comercial (que

buscan el incremento de sus utilidades), o si se trata de una

organización tipo administrativa, donde se busca mayor rapidez y

exactitud en los servicios que presta.

RR A C I O N A L I Z A C I Ó N D E P E R S O N A LA C I O N A L I Z A C I Ó N D E P E R S O N A L

Uno de los objetivos mas importantes de la Racionalizaciòn es

participar en lo referente a personal, en la medida que su

adecuado empleo, implica una significativa economía.

Lo que se busca con Racionalizar Personal de una dependencia,

es lograr que el hombre de lo mejor de su esfuerzo con una mayor

eficiencia, en un menor tiempo y en las condiciones de seguridad,

dentro de un ambiente agradable.

Cuando se dispone de las instrucciones completas, en forma de

un manual se procederá a determinar y a asignar al personal

que se encargará de llevar a cabo las acciones específicas por

cada cargo, indicándosele el límite de trabajo que le

corresponde.

En realidad el procedimiento de racionalizar el, personal, se

debe iniciar, desde el momento en que comienza el proceso de

su reclutamiento y elección, lo cual debe ajustarse a las técnicas

y a la realización de pruebas, en estrecha coordinación con el

Jefe o Gerente de Personal.

S e l e c c i ó n d e P e r s o n a lS e l e c c i ó n d e P e r s o n a l

Cuando la selección de personal se efectúa desde un inicio en forma

técnica es posible que, llegado el momento, los problemas de

racionalización se simplifiquen grandemente, ya que se convertiría

solo en un asunto de reubicación o de la aplicación de normas que

tiendan a conseguir el fin u objetivo buscado.

En estos casos, se entiende que el personal de la institución ha sido

elegido de acuerdo a resultados obtenidos como consecuencia de

pruebas de selección, correctamente conducidas, en cuyo proceso se

han respetado los pasos esenciales conocidos como:

La Entrevista Personal o Inicial.- Como una de las formas simples y

dinámicas de evaluar la personalidad del candidato, se efectúa

normalmente después de evaluar la documentación respectiva.

La Realización de los Test Sicológicos en General.- tales como Test

de inteligencia (medir el nivel general de la persona, incidiendo

principalmente en la comprensión verbal, el razonamiento

matemático y calculo numérico), Test de personalidad (la confianza

en si mismo, al auto aprecio, afán de prepotencia), Test de actitud

(para descubrir alguna inclinación hacia determinada tarea que le

gusta realizar al candidato y los exámenes para profesionales y

técnicos especialistas.

Entrevista Final.- Con esta prueba el Jefe de Personal ultima y

completa los datos que le falten y que no han sido posibles

determinar con otro tipo de pruebas. Puede ser individual,

estandarizada, colectiva o mixta.

Cuadro de Merito.- Dado por los diferentes coeficientes

ponderados de todas las evaluaciones por las que fueron sometidos

los candidatos. Este motivo de una acta que sirve de base para elegir

a los más aptos.

Examen Médico.- Es la evaluación psico-física de los postulantes que

ocupan los primeros lugares en el Cuadro de Meritos de acuerdo al

número de vacantes. En algunas ocasiones estas pruebas son previas

al concurso mismo.

Se ha establecido que es motivo de racionalizar el personal para los

casos siguientes:

Cuando hay que eliminar definitivamente personal, por su ineptitud;

Cuando hay que disminuir personal en una dependencia, por exceder a sus necesidades, y

Cuando se trate de reubicar a una persona o grupo de personas en

otros puestos.

ELIMINACIÒN DEFINITIVA.- eliminar el personal inepto;

DISMUNICIÓN DEL PERSONAL Y REUBICACIÓN DE PERSIONAL

RACIONALIZACIÓN DE MAQUINAS Y EQUIPOSRACIONALIZACIÓN DE MAQUINAS Y EQUIPOS

A s p e c t o s G e n e r a l e sA s p e c t o s G e n e r a l e s

La Racionalizaciòn de las maquinas y equipos de una esta

íntimamente ligada a la racionalización del tiempo, por cuanto

tiende a descubrir los periodos muertos, durante los cuales no son

empleados y a la racionalización de personal, por la influencia

que tiene este como operador de la maquinaria y equipo, lo que

redundara en el rendimiento, que esta en relación directa a su

capacidad.

La racionalizaciòn de este aspecto, se hace cada vez más necesario,

por el alto costo que significa su adquisición, su alquiler y su

mantenimiento, lo cual hace que se procure alcanzar su más alto

rendimiento.

Cuando la Institución, deba alcanzar una capacidad de operación de

acuerdo a su capacidad instalada, es donde se requiere que su

racionalización sea coordinada perfectamente bien, con la

racionalización del tiempo y de personal. Si no se logra alcanzar

una acción conjugada de estos tres elementos, difícil será

alcanzar los objetivos de la Institución.

El rendimiento de la maquinaria o equipo está dada por su

capacidad de producción o por la cantidad de trabajo que hace, en la

unidad de tiempo que se tome (hora, día, etc.).

A s p e c t o T é c n i c oA s p e c t o T é c n i c o

Para lograr un máximo rendimiento, de la maquinaria y

equipo, es preciso que durante su racionalización se estudie y

tenga en cuenta aspectos técnicos que influyen en forma

determinante:

Las formas como han sido instaladas las maquinarias, es

un aspecto que debe cuidarse, por cuanto debe hacerse de

acuerdo a las especificaciones técnicas de los fabricantes.

Una consideración importante es la antigüedad o tiempo

de empleo de la maquinaria, toda vez que su construcción se

hace para determinado tiempo de funcionamiento, a partir

del cual, se supone, debe ser dada de baja o pasar a

disposición final.

Otro aspecto técnico que influye en el rendimiento y

racionalización de la maquinaria y equipo es el

mantenimiento.

Un adecuado mantenimiento preventivo y/u operativo,

procurará su normal funcionamiento sin interrupciones y

asegurará una más prolongada vida útil de la maquinaria.

Las Conclusiones a que puede llegar un racionalizador,

muchas veces se concretizan en la recomendación de

“cambiar de maquinarias o equipo, a pesar de no ser

antiguos, tener un mantenimiento, estar bien instala y ser

bien operada. El origen de este gran mal se puede deber a

una mala elección del tipo apropiado de la maquinaria

para el trabajo a realizar; o la mala calidad de ella.

RACIONALIZACIÓN DEL ESPACIO RACIONALIZACIÓN DEL ESPACIO FÍSICOFÍSICO

( MAQUINAS Y EQUIPOS) ( MAQUINAS Y EQUIPOS) O b j e t oO b j e t o

La racionalización, en uno de sus aspectos, tiende también a facilitar un

eficiente empleo del espacio físico disponible (ambientes, locales o

edificios); es decir, busca conseguir la mejor utilización posible del

espacio disponible; ya que:

o Se puede aumentar el rendimiento (producción), utilizando adecuadamente el espacio limitado, sin necesidad de recurrir a ampliaciones, y

o Se pueden desarrollar los servicios administrativos de las empresas, sin recurrir a ampliaciones de locales, generalmente muy costosas.

La racionalización incide en buscar los espacios mal o

insuficientemente utilizados, mejorando los medios de transmisión

de órdenes, de dar curso a gestiones en forma más expeditiva

evitando congestiones por movimientos innecesarios del personal,

logrando orden y armonía en el trabajo.

Este objetivo se consigue en base de reducir las distancias existentes

ente los puestos de trabajo que con más frecuencias se relacionan

entre si en base al estudio y valorización de los desplazamientos de

las personas y los recorridos de la documentación o del material

entre dos o más servicios determinados, reduciéndoles el tiempo y el

costo de las operaciones.

Normas de utilización de EspaciosNormas de utilización de Espacios

En toda institución, la utilización de espacio es muy importante, porque

influye en el total de los costos de operaciones.

Las normas de espacio, se basan sencillamente en la medición de

metros cuadrados o metros cúbicos del local, edificio o ambiente.

El de metro cuadrado es de más fácil empleo que el metro cúbico, el

cual puede variarse utilizando sobre una misma área, mayores alturas:

esto es lo que hace que se considere el espacio como un factor

variable, por la utilización vertical del espacio.

Técnicas para Racionalizar EspaciosTécnicas para Racionalizar Espacios

El establecimiento de la utilización de espacios, se debe

considerar dos

casos generales:

Casos de Locales o Edificios

La disposición a adoptarse, se hace en base a un diseño o

proyecto, o

en base la mejor empleo que debe hacerse de espacios

construidos

(existentes)

Nuevos Diseños

Cuando se trate de nuevos proyectos, se traduce en un listado, donde

se indican las denominaciones y necesidades de cada uno de los

ambientes, para luego formular el calculo de las áreas para cada

ambiente , según su utilización , cantidad de personal que en el va a

trabajar, cantidad de maquina, equipo o muebles que debe recibir,

para lo cual existe un equipo encargado del proyecto que debe ir

incluyendo y dando las características técnicas que se requieren

específicamente para el fin para que vaya estar destinada la

construcción y en donde debe predominarse las ideas, como la de

confort y calidad, condiciones de seguridad y solidez, la de circulación

de las personas como de las cosas, buena iluminación diurna y

nocturna, decoración, etc. Los cuales estarán en razón directa de la

capacidad económica de la institución, para sufragar los gastos que

demande el proyecto.

Locales Construidos

Esta referida al caso de tener que emplear construcciones ya

existentes, las que deben ser adaptadas o adecuadas, a fin de que

cumplan la finalidad deseada, en las mejores condiciones posibles.

Como es la de estudiar las características y amplitud de los diferentes

compartimientos de la construcción, para buscarle una utilización

apropiada, para lo cual se deberá disponer de un plano de la

construcción existente, realizar mejoras que sean indispensables, en

los aspectos de iluminación, instalaciones, circulación, confort, etc.

para lo cual se debe establecer un orden de prioridades.

Casos de Ambientes Específicos.

En estos casos es fundamental tener en consideración, al finalidad que

va a ser destinado el ambiente (instalación de maquinarias, oficinas

administrativas, almacenes, etc.).

R A C I O N A L I Z A C I Ó N D E L T I E M P OR A C I O N A L I Z A C I Ó N D E L T I E M P O

O b j e t oO b j e t o

Racionalizaciòn el tiempo implica relacionarlo con los otros tipos

de racionalización, ya que se hace en función de objetivo de la

institución, como es la de obtener menores costos de producción,

mediante la supresión de cargas financieras, por la mejor utilización

del personal, mayor economía de los materiales, mejor eficiencia de

las maquinarias y / o equipo, economizando espacio.

De igual forma en las tareas Administrativas, se busca también

Disminuir los gastos generales que representan en un presupuesto, la

economía de tiempo, por que significa la posibilidad de cumplir

con una mayor cantidad de servicios, con los mismos o menores

gastos que se traducirá a su vez en una mejor atención, a una mayor

cantidad de clientes o usuarios.

Elementos Predominantes del TiempoElementos Predominantes del Tiempo

Se requiere la subdivisión de las operaciones en elementos

de trabajo (tareas), y efectuar un estudio del tiempo de

cada elemento, para asignarle un tiempo apropiado. Este sistema

que usa tiempos básicos o elementales se denomina Método de

Medición de Tiempo – MMT.

Esta técnica se usa a menudo para establecer normas de

tiempo, tanto para los trabajos de oficinas, como de producción,

de almacenamiento, etc.

T é c n i c aT é c n i c a

Para el establecimiento de normas de tiempo para una actividad

cualquiera es necesario determinar las prácticas eficientes de la

actividad, hacer conocer a la persona interesada, que se le están

haciendo estudios de tiempo, dividir las practicas de la actividad

estudiada, en elementos (tareas) útiles, determinar el tiempo básico,

requerido para ejecutar cada elemento, proporción de esfuerzos

del tiempo básico, establecer normas de tiempo productivo,

determinación del tiempo total.

RACIONALIZACIÓN DEL TRABAJORACIONALIZACIÓN DEL TRABAJO

El Trabajo.- Es toda actividad humana cuya ejecución demanda

cierto grado de esfuerzo físico o mental, que tiene por

finalidad

lograr algo especifico o pre - determinado.

Si se desea alcanzar los objetivos establecidos, debe ejecutarse

una

amplia variedad de trabajos: Estas actividades o tareas pueden

variar desde: barrer las áreas de trabajo, archivar documentos,

ensamblar partes, recepcionar y tramitar documentos valorados;

hasta tomar decisiones gerenciales vitales que afecten la

supervivencia de la organización. Solo mediante la ejecución de tales

actividades, pueden desarrollar sus funciones la organización y los

empleados podrán satisfacer sus diversas necesidades personales.

El resultado de tales trabajos, es lo que se conoce como rendimiento,

es decir, el tiempo invertido por un hombre, grupo de hombres,

(equipo), o una maquina, para llevar a cabo una operación o producir

una cantidad determinada de productos. Por eso, el tiempo total

invertido en un trabajo se descompone en:

HORA – HOMBRE (HH), O TAMBIÉN LLAMADO HOMBRE – Hora, ES EL

TRABAJO DE UN HOMBRE EN UNA HORA: O DEL TRABAJO QUE PUEDE

HACERSE EN UNA HORA POR UN HOMBRE.

HORA-MAQUINA (HM), ES EL FUNCIONAMIENTO DE UNA MAQUINA O

PARTE DE UNA INSTALACIÓN, DURANTE UNA HORA.

HORA-EQUIPO, O EQUIPO HORA, ES EL TRABAJO DE UN GRUPO DE

PERSONAS (QUE CONFORMAN UN EQUIPO ), EN UNA HORA.

Para llegar a una razonable “Medición del Trabajo”, a fin de poder

racionalizarlo, estandarizarlo y en última instancia alcanzar un mayor

productividad de la empresa, en este caso racionalizar el trabajo,

hay que partir de algo que se ha determinado como que NO ESTA

BIEN, o como que REQUIERE MEJORARSE, para incrementar sus

Resultados; esta es la razón por la que hay que comenzar haciendo el

estudio del método más adecuado a seguir.

Mejor disposición de los lugares de trabajo,

Mejor diseño de equipo; y

Mejorar las condiciones de trabajo.

Esto permitirá alcanzar una mejor utilización del material , de las

instalaciones, del equipo y de la mano de obra. Esto requiere del

Estudio de las actividades, comenzando por detectar los síntomas en

cada uno de los aspectos que intervienen en el trabajo, tales como

personal, tiempo, costos de producción, de operación y calidad de

Trabajo.

C O N C L U S I O N E SC O N C L U S I O N E S

La aplicación de los objetivos de la racionalización son aplicables en todos sus campos, en cualquier tipo de instituciones públicas o privadas, pero dejan sentir su mayor acción en aquellas de carácter productivo.

La racionalización de personal es un problema que no sólo debe

resolverlo el racionalizador, sino un equipo o comité, qué este

integrado por uno o más de los elementos siguientes: El jefe de

Personal, el Administrador, el Jefe de Relaciones Industriales, etc.

La racionalización de máquina y equipo es otro aspecto que debe

planificarse desde un inicio con el asesoramiento de los ingenieros, mecánicos, electricistas o industriales, y la aparición de problemas de funcionamiento debe estudiarse no sólo el punto de vista técnico, sino también de personal (operadores) y de tiempo.

La racionalización del espacio requiere de la ayuda de diagramas de recorrido y de manuales de distribución del trabajo, sobre los cuales debe analizarse cualquier problema que sufran.