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sContabilidad electrónicaPor dónde comenzar

M.I. y L.C. Ma. Guadalupe León Chávez

integrante de la Comisión de Especialistas Fiscales del Colegio de Contadores Públicos de México. Doctorando de la Uni-versidad Anáhuac del Sur. Directora de impuestos de LATCAN, en industria farmacéutica.

presentación, en el caso de que realicen revisiones electrónicas de con-formidad con el artículo 53-B del CFF, o bien, cualquier clase de cruces.

Por otro lado, el artículo 33, apartado B, fracción i, del Reglamento del Código Fiscal de la Federación (RCFF) establece que los registros o asientos contables deberán ser analíticos y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, actos o actividades, a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la actividad; sin embargo, mediante la regla i.2.8.9. se menciona que se podrá efectuar dentro del mes siguiente a la fecha en que se realizan las actividades respectivas.

Los cinco días resultaban excesivamente cortos y es una ventaja tener la facilidad de un mes; sin embargo, aun este plazo podría resul-tar que no fuera suficiente si no se tiene una disciplina para la prepa-ración de la información contable, el área de contabilidad será clave para poder incorporar todas las observaciones en sus rutinas de cierre y convertirse en ello, en rutinas. Lo ideal sería que se efec-tuara antes del día 17, que es cuando se hacen las declaraciones mensuales para que coincida lo reportado en ellas con la contabilidad.

Como parte de los registros contables necesarios para la presenta-ción de las cifras están los siguientes:

a) Conversión a niF: para las compañías que reportan a sus corpora-tivos en Generally Accepted Accounting Principles (USGAAP, por sus siglas en inglés) o International Financial Reporting Standards (iFRS, por sus siglas en inglés), la mayoría de las veces hacen la conversión de sus estados financieros a las Normas de Información Financiera (NiF) de forma anual, la regla i.2.8.6. de la Tercera Mo-dificación a la RMF­14 da la facilidad de reportar la contabilidad en el marco contable que aplique el contribuyente; sin embargo, depen-diendo de la compañía el reconocimiento de ingresos y gastos difie-re entre una norma y otra, recordemos que los impuestos en México se pagan con base en las disposiciones fiscales pero se acercan más a las normas locales NiF, lo recomendable es hacerlo de forma

En las reglas i.2.8.6., i.2.8.7. y i.2.8.8. y del Anexo 24 publicadas en la Segunda Modificación a la Resolución Miscelánea Fiscal 2014 (RMF-14), para dar cumplimiento a las fracciones iii y iV del artícu-lo 28 del Código Fiscal de la Fe-deración (CFF), se describe lo que los contribuyentes deberían repor-tar en relación con la contabilidad electrónica. Recordemos que el 19 de agosto se publicaron modifica-ciones a dichas reglas en la Ter-cera Modificación a la RMF­14.

Seguramente después de leer las citadas reglas y anexo es difícil decidir por dónde comenzar y cómo traducir éstas a los procesos internos de la compañía, se pre-sentan aquí una serie de pasos que permitirán facilitar la imple-mentación de los reportes.

Registros contablesSe debe tomar en cuenta que la información que se presente debe ser preparada con detenimiento, para evitar que las autoridades fiscales determinen preliquidacio-nes por errores involuntarios en la

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mensual para que la contabili-dad esté actualizada y las ci-fras de las declaraciones en-v iadas coinc idan con las balanzas enviadas.

b) Reclasificaciones de presen-tación: normalmente cuando se presentan los estados financie-ros, o bien, cuando se presenta el dictamen fiscal, hay ciertas reclasificaciones que se hacen fuera de la contabilidad, porque no son un ajuste que modifi-que la utilidad o pérdida del ejercicio, sino que se hacen para clasificar los números. Con la obligación de reportar la contabilidad, éstas se habrán de registrar como una póliza en la contabilidad, para que coin-cidan con las declaraciones fiscales presentadas y se pue-dan reportar de acuerdo con el código agrupador del catálogo de cuentas proporcionado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y evitar posibles discrepancias. Se debería de:

• Realizar un inventario de los ajustes para la presentación de NIF y las reclasificacio-nes de presentación toman-do en cuenta los realizados en los estados financieros del año anterior.

• Elaborar una lista de ajustes y reclasificaciones y estable-cer la frecuencia con que son requeridos y los respon-sables.

• Hacer un calendario para que el área de contabilidad los registre durante el proceso de cierre de mes.

Catálogo de cuentasDe acuerdo con la regla i.2.8.7. de la RMF-14, el Catálogo de cuentas

con la agrupación se tendrán que realizar reclasificaciones, que se recomienda adicionar a la lista de ajustes sugerida ante-riormente para tener un control de los mismos cada cierre, den-tro de estos códigos se pueden tener por ejemplo:

• Partes relacionadas: éstas se requieren separadas en seis códigos diferentes, en clientes, documentos por cobrar, y cuen-tas por cobrar en la parte del activo y, por otro lado, en el pa-sivo en proveedores, cuentas por pagar a corto plazo y acree-dores diversos.

• impuestos a favor: se deben separar los saldos a favor de impuestos en impuesto al valor agregado (iVA), impuesto so-bre la renta (iSR), impuesto empresarial a tasa única (iETU), impuesto a los depósitos en efectivo (iDE), impuesto al ac-tivo (iMPAC), y otros.

• Pagos provisionales de isr: se debe agrupar en un código separado los pagos provisiona-les de iSR, los cuales podrían estar registrados en una cuen-ta netos de la provisión.

• impuestos acreditables pa-gados e impuestos acredi-tables por pagar: se debe reportar en un código indepen-diente el iVA y el impuesto especial sobre producción y servicios (iEPS), separando el pagado del pendiente de pago en el activo.

• impuestos trasladados, im-puestos trasladados cobra-dos y no cobrados: en esta parte se deben dividir el iVA y el iEPS en cobrados y no co-brados, si no se cuenta con una cuenta por separado se debería dividir, en donde resulta poco claro es que se debería reportar en el código de iVA e iEPS

se debe enviar por una sola vez en el primer envío y cada vez que el catálogo sea modificado. El SAT proporcionó unos códigos agrupa-dores dentro del Anexo 24 de la RMF­14, donde se deberá clasificar el catálogo de cuentas del contri-buyente:

a) idioma del catálogo: se debe revisar que haya una traduc-ción de las cuentas en español y que la que exista sea correc-ta con la descripción de la cuenta.

b) Modificaciones del Catálogo de cuentas: de acuerdo con la disposición, se entiende que se presentará el catálogo cada que sea modificado. Las modifica-ciones más comunes podrían ser el aumento de cuentas, para lo cual lo recomendable es establecer un control mensual en donde se comparen las cuentas reportadas de un mes a otro, para poder identificarlas.

c) Agrupación: la agrupación se requiere al menos a nivel cuen-ta de mayor y subcuenta de primer nivel; sin embargo, en algunas compañías los catálo-gos de cuentas tienen más de dos niveles, siendo así, podría ser que las cuentas del catálo-go no coincidan una a una con los códigos agrupadores.

En donde la agrupación re-sulta sencilla es cuando tene-mos varias cuentas del contri-buyente que corresponden a un solo código agrupador, por otro lado, donde se dificulta es cuan-do se tiene en el catálogo del contribuyente una sola cuenta y se tienen dos o más códigos agrupadores en donde se debe dividir el importe de una sola cuenta. En este caso, la división de la cuenta se tiene sólo al nivel del papel de trabajo y no de la cuenta. Para poder cumplir

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trasladados, si existen los códigos del iVA e iEPS cobrados y no cobrados.

• impuestos y derechos por pagar: se solicitan los impuestos por pagar por tipo de impuesto divididos en iVA, iEPS, iSR, la partici-pación de los trabajadores en las utilidades de las empresas (PTU), iETU, impuestos estatales y municipales y otros impuestos por pagar.

• impuestos retenidos: al igual que el inciso anterior se debe revisar si se tiene separado por tipo de impuesto retenido.

• Capital: se pide una distinción en un código diferente si es utilidad o pérdida del ejercicio, así como también de la utilidad o pérdida del ejercicio de años anteriores, estos conceptos normalmente se regis-tran en una sola cuenta.

Hay algunas cuentas que hay en la contabilidad pero que no están en el catálogo del SAT, para ellos se sugiere considerar la más parecida y razonable de los códigos agrupadores existentes, por ejemplo:

• otras estimaciones de activo: sólo hay una cuenta para la estimación de cuentas incobrables, no existen códigos para otras provisiones, por ejemplo, las de devoluciones se podría reportar en otros activos circulantes.

• impuestos diferidos: sólo está la clasificación de los impuestos diferidos en el activo, por lo que se entendería que si el contribu-yente tiene impuestos diferidos pasivos deberá registrarlos como otros pasivos circulantes.

Otras consideraciones:

• Ventas: se solicita una separación de las ventas por tasa de 0%, 16% (general) o exentas, lo más difícil para algunos contribuyentes será la subdivisión en contado y crédito, si no se tienen separadas en la contabilidad de esa forma. Respecto de la separación de cré-dito y contado se entiende que en el desenvolvimiento de las rela-ciones comerciales la condición de crédito y contado puede cambiar para una operación; sin embargo, se entendería que lo que se debe reportar es lo que se pactó en el momento de la venta. No hay un código específico para los servicios, por lo que lo más recomenda-ble es reportarlos como venta separándolos por tasa y no como otros ingresos.

• Gastos: la parte más compleja y en la que se debe prestar especial atención es la agrupación de las cuentas del costo de ventas, gastos de ventas y de administración, hay que entender cómo está configurado el sistema contable, porque hay algunos sistemas contables que no están divididos en simples cuentas, que se puedan corresponder una a una con el catálogo del SAT.

A manera de ejemplo, de lo anterior se pueden considerar los gas-tos de viaje que supongamos están registrados en la cuenta 500002 del catálogo de cuentas, y que esta cuenta agrupa en una parte a los gastos de manufactura que forma parte del costo de ventas por personal de las áreas de Producción, a los gastos de venta, por el personal de Ventas y a los gastos de administración por

el personal administrativo que viajó, con lo cual una simple agrupación de una cuenta completa de la balanza de com-probación al catálogo del SAT no sería posible.

Para poder agruparlo se tendrían que tomar en cuenta las cuentas contables, centros de costos, áreas funcionales, elementos del costo y del gasto, es con todos estos componen-tes que una compañía puede llegar al importe de las agrupa-ciones solicitadas, lo cual podría significar tener que reportar la contabilidad al SAT por centro de costos.

Otra consideración en la parte de gastos es que se pro-ponen las clasificaciones por gastos generales, de venta y de administración, y los únicos gastos que tienen apertura son los gastos generales, se podría entender que si el contribuyen-te no tiene gastos generales no debería realizar la apertura por tipo de gasto.

• Gastos no deducibles: hay un código de gastos no dedu-cibles dentro de los gastos generales y a su vez otro có-digo de gastos no deducibles por separado; sin embargo, no está claro si dentro de los gastos generales se deberán agrupar los gastos no deduci-bles de la operación y en el otro código los otros gastos no deducibles, y si en los gastos de ventas y de adminis-tración existen gastos no de-ducibles como se deberían mostrar.

Cualquiera que sea el criterio que se decida seguir, se enten-dería que la autoridad pretende tener por separado los gastos no deducibles, para ello se debe considerar que la agrupación para los contribuyentes que

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tienen cuentas en donde en la misma se registran gastos deducibles y no deducibles, para poder separarlos se deberán registrar reclasificaciones todos los meses, se propone colocarlos en la lista de ajustes.

• Utilidad o pérdida en venta de activo fijo: para la pérdida se solicita separada en seis tipos de activo, normalmente se tiene en una sola cuenta en la balanza de comprobación, si es así se tendría que separar, por otro lado, la utilidad no tiene un código agrupador específico, se entiende que se deberá reportar en otros ingresos.

• Depreciación de activos fijos: al igual que el inciso anterior se deberá reportarse por tipo de activo.

• Cuentas de orden: para la cuenta de capital de aportación (Cuca) y la cuenta de utilidad fiscal neta (Cufin), se deberán presentar los saldos en cuen-tas de orden actualizados, aun cuando la balanza se presente mensual, dichas actualizaciones de-berían hacerse de acuerdo con la Ley del impues-to sobre la Renta (LiSR) que con relación a la Cufin el artículo 77 indica que el saldo de la Cufin se actualizará al último día del ejercicio, o bien, cuando se distribuyan o perciban dividendos o utilidades. Respecto de la Cuca, el artículo 78 de la LiSR menciona que la Cuca se deberá actualizar por el periodo comprendido desde el mes en que se efectuó la última actualización y hasta el mes del cierre del ejercicio que se trate, por lo cual de-berá actualizarse anualmente, o bien, a la fecha de la aportación o reembolso de capital si es que hubiere.

Balanza de comprobaciónEn las reglas publicadas se solicita enviar el archivo para las personas físicas a más tardar el 27 del mes inmediato posterior, y para personas morales el 25, y para el cierre del ejercicio el 22 y 20 de abril del ejercicio inmediato posterior, respectivamente.

Para los envíos de julio a diciembre de 2014, se estableció mediante el Artículo Décimo Tercero Tran-sitorio de la Tercera Modificación a la RMF­14, que las personas morales podrán hacer entrega de la información correspondiente de julio de 2014 a di-ciembre de 2014 en enero de 2015. Para personas morales no se especifica el día máximo de entrega, se deberá entender que el día 31. Respecto de 2015, deberán ser enviadas a más tardar el 25 y el 27 del

mes inmediato posterior para personas físicas y morales respectivamente.

Una vez hecha la agrupación del catálogo de cuentas, la balanza de comprobación no debería representar ninguna complicación. A pesar de eso, se recomienda antes del envío de la balanza de comprobación al SAT, establecer un proceso de re-visión de los números, para validar que las cifras presentadas hagan sentido, se revisen las cuentas de impuestos a cargo, a favor, de las ventas y los ingresos por tasa, del iEPS e iVA e impuestos retenidos, et-cétera, para que estén cruzados con las declaracio-nes mensuales.

PólizasEl archivo de pólizas deberá ser preparado por el contribuyente; sin embargo, sólo será entregado a solicitud de la autoridad dentro del ejercicio de las facultades de comprobación, o bien, cuando se efec-túen compensaciones o devoluciones de saldos a favor. Se estableció mediante el Artículo Décimo Tercero Transitorio de la Segunda RMF, que el ar-chivo denominado pólizas sólo será solicitado por la autoridad a partir de 2015, y el mismo artículo de la Tercera Modificación a la RMF­14 señala que sólo será solicitado respecto de la información generada en 2015, por lo cual se entiende que los contribuyen-tes se encuentran relevados de tener dicha informa-ción disponible para los meses de 2014.

Los requerimientos de este archivo de pólizas está fundamentado en el artículo 33, letra B, fracción iii del RCFF, el cual establece que los registros o asientos contables deben permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse el pago.

Los puntos importantes a considerar de la entrega de los archivos póliza son:

• División de las pólizas en ingresos, egresos y diario: hay sistemas contables que tienen más de 50 tipos de pólizas, los cuales se tendrán que clasi-ficar dentro de los tres tipos de póliza que solicita el SAT.

• tipo de cambio: para las pólizas de operaciones que están realizadas en moneda extranjera, se deberá de colocar el tipo de cambio con el que se realizó la operación.

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• Cheque: para las pólizas de egreso que representen pagos con cheque se deberá reportar el banco y la cuenta origen de la cuenta de la cual se giró el cheque, en este sentido, no se

-re es el número de cuenta CLABE interbacaria o el núme-ro de cuenta, la longitud de los campos es suf iciente para colocar la cuenta CLABE, se recomienda colocarla; asimis-mo, se requiere el nombre y el Registro Federal de Contribu-

del cheque.• Transferencia: para las pólizas

de egreso que implican una transferencia bancaria, además de reportar lo indicado para el cheque en el punto anterior, se

ser leídos y contabilizados au-tomáticamente por su sistema contable. En adición a que puede ser que estos archivos sean generados y manejados por sistemas satélite a la con-tabilidad y que esto haga difícil tener los datos solicitados dentro de las pólizas.

a la RMF-14 se da la facilidad de que en caso de que no se

asignado a los comprobantes fiscales dentro de las póli-zas contables, el contribu-yente podrá a través de un reporte auxiliar relacionar

Dicho “reporte auxiliar” hasta hoy

deberá reportar el banco y cuenta destino, igual que en el

si es la cuenta CLABE, la longitud de los campos es su-

CLABE, se recomienda colocarla.• Comprobantes: lo más arduo,

de acuerdo con la Segunda

tenía este reporte era la llama-da clave UUID, que es el núme-ro folio único de 36 dígitos que está dentro del comprobante

-tribuyentes cuentan con los archivos XML como parte de la contabilidad y se encuentran archivados y disponibles para poder consultarlos; sin embar-go, hoy en día muy pocos con-tribuyentes utilizan los XML para

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sería emitido de forma libre y la única condición es que ayude a relacionar los folios fiscales con las pólizas, lo cual tampoco es tarea fácil, como veremos a continua-ción.

Dentro de la diversidad de archivos XML que tienen folios hasta hoy se tienen:

• Facturación por ventas, servicios y otros ingre-sos: el flujo de emisión de facturas de venta para algunos contribuyentes es que los datos para emitir-las provienen del sistema contable y la facturación se realiza en sistemas satélite proporcionados por los PAC. Estos sistemas generan los comprobantes de conformidad con los requisitos legales y fiscales, y cada operación tiene un número interno que iden-tifica cada registro contable con cada comprobante. Se deberá revisar si se tiene también el número de folio único. Lo anterior es lo que serviría de base para crear el reporte auxiliar, si se optara por que el folio aparezca directamente en las pólizas se tendría que establecer una interface de regreso al sistema con-table para colocar dentro de la póliza el número de folio único.

• Facturación de proveedores y de gastos de viaje: cuando se reciben las facturas de provee-dores éstas se validan y se guardan, la mayoría de los contribuyentes colocan dentro de la conta-bilidad un número de factura que identifica el comprobante con el registro contable; sin embargo, no se tiene el número de folio único, se tendría que buscar la forma de colocarlo de manera automá-tica, debido a que es un folio de 36 dígitos y ha-cerlo de forma manual resultaría en tiempos adi-cionales de captura, o bien, en posibles errores.

Respecto a los gastos de viaje, algunos contribu-yentes realizan sus registros mediante una interface entre un sistema satélite y su sistema contable, al-gunas veces mediante registros contables agrupados, en este caso y con la finalidad de tener el folio único en las pólizas, se tendría que cambiar el sistema de interface y enviar una línea del registro contable por cada comprobante fiscal, en el caso de los contribu-yentes que realizan los registros de sus pólizas manuales tendrían que registrar al igual que los anteriores una línea por cada comprobante, para ambos casos se multiplicarían significativamente el número de registros contables.

Los dos anteriores si se decidieran manejar con reportes auxiliares si pensamos en una compañía con cientos o miles de operaciones resulta compli-cado relacionar los folios de los XML recibidos con el número póliza que los registra en la contabilidad,

habría que hacer algún desarrollo de sistema para poder relacionarlos. Lo que sí aliviaría esta opción es que no se modificaría la forma en que se hace la contabilidad.

• recibos de nóminas: en el caso de recibos de nóminas, al igual que en los casos anteriores cuando la nómina se procesa en un sistema saté-lite, en la mayoría de los casos se envía un regis-tro contable global automático o, en el caso de que se elabore un registro contable manual también es global, en ambos casos para poder identificar el número de folio del comprobante fiscal se tendría que hacer un registro contable por cada recibo de nómina.

En el caso especial de la nómina el adicionar el RFC del beneficiario, que en este caso sería el empleado en cada registro contable, causaría un problema con la confidencialidad de la información, ya que cualquier usuario del sistema contable que consultara la cuenta de salarios y conociera el RFC podría conocer el sueldo de cualquier em-pleado, por lo que la mejor opción para este caso es el reporte auxiliar el cual no sería complicado amarrar contra los registros contables.

Como se comentó al inicio, para dar cumplimiento con estas disposiciones, se requiere tener una rutina establecida de registros contables, así como de esta-blecer qué ajustes y reclasificaciones se requieren para agrupar con los códigos proporcionados por el SAT.

Además, los contribuyentes deberán evaluar el costo que tendrán que asumir para preparar los archivos XML, que hasta antes de la expedición de la RMF, ninguno estaba obligado a producir, y el gasto adicional en modificar el sistema contable, crear reportes auxiliares, o bien, contratar recursos adicionales para tener los datos solicitados para el archivo de pólizas en caso de que lo requieran, al-gunos por el volumen de operaciones tendrán inclu-so que invertir en servidores y sistemas de almace-namiento y proceso de información que les permitan manejar los archivos enormes que tendrán que ser generados.

Esta iniciativa por parte de las autoridades fiscales podría parecer ambiciosa; sin embargo, utilizado de una forma positiva ayudará a que se establezca transparencia en la preparación de la información financiera que da lugar al pago de impuestos, fue sumamente atinado por parte de ellos otorgar más tiempo a los contribuyentes para cumplir con esta obligación, debido al costo y nivel de detalle reque-rido en los reportes.