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2016

INVITACIÓN A OFERTAR – RFP Implementación Control de Accesos COMFENALCO

INVITACIÓN A OFERTAR – RFP Implementación Plataforma CRM-SAP

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Contenido

1 INFORMACIÓN GENERAL ........................................................................................ 4

1.1. De la Convocatoria ..................................................................................................... 4

1.1.1 Objetivo General .................................................................................................... 4

1.1.2 Instrucciones para la Propuesta .............................................................................. 5

1.1.3 Cronograma del Proceso ......................................................................................... 6

1.1.4 Estudio y evaluación de las propuestas ................................................................... 7

1.1.5 Aclaraciones y correspondencia ............................................................................ 13

1.1.6 Fecha y forma de entrega de las propuestas .......................................................... 15

1.1.7 Garantía de seriedad de la propuesta ................................................................... 15

2 INFORMACIÓN DEL PROPONENTE ......................................................................... 16

2.1. De la empresa .......................................................................................................... 16

2.1.1 Certificado de existencia y representación legal .................................................... 16

2.1.2 Autorización para presentar la propuesta y suscribir contrato ............................... 17

2.1.3 Declaratoria de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de interés ................ 17

2.1.4 Certificación del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social ........................... 18

2.1.5 Certificaciones ..................................................................................................... 18

2.1.6 Premios y reconocimientos ................................................................................... 18

2.1.7 Información financiera ......................................................................................... 19

2.1.8 Tarjeta profesional y certificación de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del Revisor Fiscal ............................................................................................ 19

2.1.9 Tarjeta profesional y certificación de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del Contador Público ...................................................................................... 19

2.1.10 Registro Único Tributario – RUT ..................................................................... 19

2.1.11 Certificación Bancaria .................................................................................... 19

2.1.12 Copia de la cedula del representante legal ..................................................... 19

3 CRITERIOS EXCLUYENTES DE LA PROPUESTA ......................................................... 20

4 CRITERIOS SUBSANABLES DE LA PROPUESTA ......................................................... 21

INVITACIÓN A OFERTAR – RFP Implementación Plataforma CRM-SAP

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5 INFORMACIÓN GENERAL DE LA PROPUESTA ......................................................... 21

5.1 Condiciones Comerciales ................................................................................... 21

5.1.1 Precios ................................................................................................................. 21

5.1.2 Vigencia de la propuesta ...................................................................................... 21

5.2 Condiciones contractuales ................................................................................. 21

5.2.1 Impuestos ............................................................................................................ 21

5.2.2 Pólizas de Cumplimiento ...................................................................................... 21

5.2.3 Cesión y subcontratación ...................................................................................... 22

5.2.4 Propiedad intelectual ........................................................................................... 23

5.2.5 Confidencialidad de la información ....................................................................... 24

5.2.6 Independencia laboral .......................................................................................... 25

5.2.7 Causales de terminación de la relación contractual ............................................... 25

5.2.8 Suspensión de trabajo y terminación por conveniencia ......................................... 26

5.2.9 Seguimiento y auditorías ...................................................................................... 26

INVITACIÓN A OFERTAR – RFP Implementación Control de Accesos

COMFENALCO

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1 INFORMACIÓN GENERAL

1.1. De la Convocatoria

1.1.1 Objetivo General

Seleccionar y contratar el proveedor que realice la implementación de un sistema de

control de accesos para capturar la información de usuarios (visitantes y afiliados) y

empleados usando sistemas de control en las diferentes sedes o sitios donde se prestan

servicios de Comfenalco Antioquia. Anexo No. 3 Especificaciones Generales Proyecto

Implementación Control de Accesos a Sedes

La presentación de la propuesta por parte del proponente constituye evidencia de que

estudió y entendió completamente las especificaciones, formatos y demás documentos

que se le entregaron; que recibió las aclaraciones necesarias por parte de

COMFENALCO Antioquia sobre inquietudes o dudas formalmente consultadas, que ha

aceptado que estos términos de referencia son completos, compatibles y adecuados, que

está enterado a satisfacción del alcance de lo requerido, y que ha tenido en cuenta todo lo

anterior para fijar el valor, plazo y demás aspectos de su propuesta.

Los Proponentes deberán estudiar cuidadosamente la totalidad de la información aquí

contenida, deberá informarse de todas las condiciones que de alguna manera afecten sus

costos y el desarrollo de la prestación del servicio, tales como: Permisos, autorizaciones,

concesiones y licencias administrativas, ambientales o de cualquier otra índole que deban

obtenerse, leyes y reglamentos en materia laboral, ambiental y de impuestos entre otras

que reglamenten el ejercicio de actividades similares a las previstas en el Contrato, así

como cualquier otra clase de normas que puedan ser aplicables. Cualquier omisión por

parte del Proponente a este respecto será de su propio riesgo y, por lo tanto, no habrá

ningún reconocimiento económico como consecuencia de ello, ni se aceptará excusa

alguna por errores u omisiones.

Esta convocatoria no genera obligatoriedad para con los proponentes que presenten

propuesta, COMFENALCO Antioquia se reserva el derecho de realizar su proceso de

selección basado en los criterios internos y confidenciales que determine importantes.

Una vez seleccionada una propuesta, se establecerá la relación comercial más adecuada

entre las partes.

La convocatoria va dirigida a todas las personas jurídicas, interesadas en presentar

propuesta para contratar con COMFENALCO Antioquia bajo la modalidad de servicio.


COMFENALCO

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1.1.2 Instrucciones para la Propuesta

Este documento contiene la información que COMFENALCO Antioquia ha considerado

importante compartir con los proponentes para la elaboración y presentación de su

propuesta.

Señor Proponente si usted se encuentra interesado en presentar esta propuesta por favor

escribir a los correos: [email protected]

Y [email protected] solicitando lo anexos correspondientes a esta

invitación.

Anexo del presente documento los siguientes:

RFP Implementación Control de Accesos COMFENALCO

Anexo No. 1: Carta de Presentación (Word)

Anexo No. 2: Formato de Experiencia (Word)

Anexo No. 3 Especificaciones Generales Control de Accesos (Word)

Anexo No. 4 Respuestas Implementación Control de Accesos COMFENALCO

Anexo No. 5: Propuesta Económica (Excel)

Anexo No. 6: Declaración de Inhabilidades (PDF)

El proponente deberá tener en cuenta las siguientes instrucciones:

La oferta debe ser entregada en original con una copia en medio físico (impreso) y una

copia en medio magnético (CD tipo R) con el cumplimiento de los siguientes

requisitos:

o Contener índice.

o La propuesta física en original y su copia deben estar argolladas.

o Los formatos de la propuesta deben estar diligenciados en su totalidad. Sólo se

evaluarán las propuestas que tengan estos formatos completos.

o La propuesta debe estar debidamente foliada, es decir, sus páginas

numeradas de manera consecutiva.

La propuesta debe incluir el Anexo No. 1 Carta de Presentación como página de

portada que indique el nombre de la compañía, el nombre y cargo del contacto

responsable por la propuesta, su dirección electrónica (e-mail), número de teléfono y

fax.

Para acreditar la experiencia debe diligenciar el Anexo No. 2 Formato de

Experiencia

mailto:[email protected]



COMFENALCO

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Para la Propuesta Técnica debe tomar la información del Anexo No. 3

Especificaciones Generales Control de Accesos y registrar las respuestas en el

Anexo No. 4 Respuestas Implementación Control de Accesos COMFENALCO

Para la Propuesta Económica debe utilizar el documento Anexo No. 5 Propuesta

Económica.

Los documentos anexos a las respuestas deberán tener pie de página que identifique

el nombre del proponente y el numeral al cual hace referencia.

Los costos que se causen por la preparación de la propuesta serán de cargo exclusivo

de los proponentes, y COMFENALCO Antioquia en ningún caso reconocerá costos

por este concepto.

Las enmendaduras y otros cambios que se hagan en la propuesta deberán

confirmarse en la misma con la firma del proponente.

No se aceptarán propuestas enviadas por correo, fax, email o similares, las cuales en

caso de presentarse se darán por no recibidas

En caso de discrepancias entre el original y la copia o CD, primará el original.

1.1.3 Cronograma del Proceso

Actividad Fecha Observación

Aviso de convocatoria 25 de Julio 2016 Página Web Comfenalco Antioquia

Recepción de inquietudes

Del 01 de Agosto al 8 de agosto de 2016. Hasta las

2pm

Vía correo electrónico: [email protected] y [email protected]

Copia al correo: [email protected]

Respuesta y aclaración de inquietudes

10 de Agosto de 2016 Página Web Comfenalco Antioquia

Recepción de propuestas

El 22 Agosto de 2016. A las 2pm

Lugar: Sede Administrativa y de Servicios Palacé de COMFENALCO Antioquia, ubicada en la Carrera 50 # 53-43, Piso 1, Taquilla No. 06.

Subsanar Requisitos Del 22 de Agosto de 2016 al 24 de Agosto de 2016,

hasta las 2 pm

Vía correo electrónico: [email protected] y [email protected]

Copia al correo: [email protected],

Físicos en la sede Administrativa y de Servicios Palacé de COMFENALCO Antioquia, ubicada en la Carrera 50 # 53-43. Taquilla No. 06.


COMFENALCO

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1.1.4 Estudio y evaluación de las propuestas

El estudio y evaluación de las propuestas se harán con base en su contenido. Sin

embargo, COMFENALCO Antioquia se reserva el derecho de verificar la información

suministrada y de descalificar aquellas propuestas que, a su juicio, contengan información

inexacta, falsa o que no haya podido ser verificada por los medios usuales.

Para la evaluación de las propuestas se tendrá en cuenta los siguientes criterios:

Concepto Calificación

Habilitación Jurídica Cumple o No Cumple

Habilitación Financiera Cumple o No Cumple

Evaluación Técnica 700 Puntos

Evaluación Económica 300 Puntos

Puntaje total: 1.000 Puntos

a. Habilitación Jurídica

Consiste en el concepto de cumplimiento emitido por el Asesor Jurídico de

COMFENALCO Antioquia basado en la revisión de la totalidad de los documentos

presentados con la propuesta, de acuerdo con los requerimientos de estos términos de

referencia y a las disposiciones legales vigentes.

La evaluación jurídica no asigna puntaje, solo habilita la propuesta para las evaluaciones

financiera, técnica y económica.

Son documentos objeto de la evaluación jurídica los siguientes:

Carta de presentación de la propuesta en los términos del numeral 1.1.2 de este RFP.

Certificado de existencia y representación legal en los términos del numeral 2.1.1 de

este RFP.

Autorización para presentar propuesta y suscribir contrato en los términos del numeral

2.1.2 de este RFP.


COMFENALCO

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Declaración de inhabilidades en los términos del numeral 2.1.3 de este RFP.

Certificado del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social en los términos del

numeral 2.1.4 de este RFP.

Tarjeta profesional y certificación de vigencia de inscripción y antecedentes

disciplinarios del Revisor Fiscal en los términos del numeral 2.1.8 de este RFP.

Tarjeta profesional y certificación de vigencia de inscripción y antecedentes

disciplinarios del Contador Público en los términos del numeral 2.1.9 de este RFP.

Documento formal que acredite la conformación del consorcio o unión temporal (si

aplica). Para este caso no aplica.

Garantía de seriedad de la propuesta en los términos del numeral 1.1.7 de este RFP.

b. Habilitación Financiera

La verificación financiera de la solvencia económica del proponente se hará con base en

los análisis de los Estados Financieros de los últimos 3 años, presentados por los

proponentes.

Se analizarán los siguientes indicadores, los cuales determinarán si cumple o no:

Endeudamiento: (Total Pasivo/Total Activo).

Se evalúa el resultado del indicador en cada uno de los años presentados y se otorga

puntaje de acuerdo a los siguientes rangos:

Endeudamiento Entre

0% - 50%

Entre

50% y 80%

Mayor a

80%

Puntos otorgados 2 1 0

Liquidez (Días) (Rotación de cuentas por cobrar / Rotación de cuentas por

pagar)

Rotación de cuentas por cobrar (Días): [360/(ventas/deudores)]

Rotación de cuentas por pagar (Días): [360/(costo de la mercancía vendida /proveedores)]

Se evalúa el resultado del indicador en cada uno de los años presentados y se otorga

puntaje de acuerdo a los siguientes rangos:


COMFENALCO

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Liquidez Mayor a

1

Entre

1 y 0.5

Menor a

0.5


Margen EBITDA (Utilidad operacional + depreciaciones + amortizaciones) /

Ingreso Operacional)

Margen EBITDA

Mayor a

10%

Entre

10% y 3%

Menor a

3%


Luego de tener los indicadores anteriores calificados, se suman el puntaje adquirido en

cada uno de los años y se realiza la siguiente ponderación:

Año más lejano= Puntaje adquirido en el año (suma del puntaje de los tres indicadores)

X 20%

Año intermedio = Puntaje adquirido en el año (suma del puntaje de los tres indicadores)

X 30%

Año más reciente= Puntaje adquirido en el año (suma del puntaje de los tres

indicadores) X 50%

El resultado obtenido en cada uno de los años se suma y se asigna la calificación acorde

a la siguiente tabla:

Calificación final (puntaje máximo 6)

Cumple 4,1 - 6,0

Condicionado 2,1 - 4,0

No Cumple 0 - 2,0

La Calificación condicionado hace referencia a complementar el análisis con otras

variables como: comparación de indicadores financieros de empresas del mismo sector y

otras variables que se consideren relevantes en el análisis financiero.

Nota: En caso que el proponente recurra a una alianza o subcontratación con otros

proveedores, estos deberán a su vez someterse a la evaluación tanto Jurídica como

Financiera.


COMFENALCO

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La evaluación financiera no asigna puntaje, solo habilita la propuesta para las

evaluaciones técnica y económica.

Para efectos del cálculo se utilizarán dos decimales como máximo. La aproximación se

hará para las milésimas iguales o mayores a cinco de la centésima superior y por debajo

de cinco a la centésima inferior.

Si la empresa tiene menos de 3 años de existencia, se respetan los mismos porcentajes

de ponderación de los años.

c. Evaluación Técnica (700 Puntos)

Consiste en la evaluación del grado de cumplimiento de los requerimientos definidos en

este documento, con énfasis en el • Anexo No. 3 Especificaciones Generales Control

de Accesos y el Anexo No. 2 Formato de Experiencia.

Las propuestas serán evaluadas por un Comité Técnico integrado por quienes designe

COMFENALCO Antioquia.

Para la evaluación cuantitativa de las propuestas se tendrá en cuenta los siguientes

criterios, los cuales consideramos que consolidan y contienen las principales

características que son de nuestro interés evaluar con mayor énfasis en particular:

Puntaje Técnico

Factores de evaluación Máximo de puntos asignables

Ejecución y cumplimiento de contratos 60

Proyectos en Caja de Compensación 60

Requerimientos funcionales 580

Total 700

Ejecución y cumplimiento de contratos (60 Puntos)

Este parámetro se evaluará teniendo en cuenta el número de contratos ejecutados

durante los dos últimos años con la empresa pública o privada, en los cuales se

desarrollaron objetos similares a los solicitados, en volumen y cuantía.


COMFENALCO

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Se deberá presentar resumen de experiencia registrando la información en el Anexo No.

2 Formato de Experiencia. En este formato se podrán adicionar las filas que considere

necesarias el proponente.

Puntaje:

Ítem Fórmula Calificación

Número de Contratos

# de Contratos

---------------------------

Mayor # de contratos

30 Puntos

Valor de Contratos Valor de contratos

----------------------------

Mayor Valor de contratos

30 Puntos

Proyectos en Caja de Compensación (60 Puntos)


Proyectos Ejecutados en Cajas

# de Contratos

---------------------------

Mayor # de contratos

60 Puntos

Requerimientos funcionales (580 Puntos)

La evaluación funcional corresponde a la evaluación de las iniciativas que presente el

proponente en aras de satisfacer las necesidades que redunden en beneficio de

Comfenalco Antioquia.

Puntaje de los ítems


1.1.Registro de uso del servicio 45

1.2 Control de ingreso a sede 50

1.3 Ingreso en el torniquete 50


COMFENALCO

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1.4 Ingreso por el punto de venta 40

1.5 Eventos masivos 45

1.6 Compra de entradas y servicios por internet

45

1.7 Datos Maestros 20

1.8 Indicadores y reportes 30

1.9 Integraciones 45

1.10 Seguridad de la aplicación 40

1.11 Infraestructura de la aplicación 40

1.12 Comunicación 30

1.13 Auditoria 15

1.14 Acceso a los datos para aplicación por servicios

Sólo se analizara para App Saas

1.15 Esquema de Contingencia 15

1.16 ANS - Acuerdos de Niveles de Servicio 15

1.17 Transporte y desplazamiento 20

1.18 Garantía y seguros 15

1.19 Equipo de Proyecto y Cronograma 20

Total 580

d. Evaluación Económica (300 Puntos)

Consiste en la evaluación de las condiciones económicas propuestas por el proponente

en el Anexo No. 5 Propuesta Económica.

Corresponde a la Gerencia Administrativa y Financiera de COMFENALCO Antioquia a

cargo del Departamento de Logística y Abastecimiento, la evaluación de este concepto

mediante el estudio económico financiero comparativo de las propuestas.

Los factores de la evaluación económica son el precio y los plazos y formas de pago.


Precio 250

Plazos y Formas de Pago 50

Total 300

Precio-Oferta Económica (250 Puntos)


COMFENALCO

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El puntaje de calificación será de 250 puntos al precio. Se calificará con el máximo al

menor precio y en adelante de la siguiente manera: Se asignará el máximo puntaje al

oferente que presente los precios más favorables para Comfenalco Antioquia y

proporcionalmente a éstas, se asignará a los restantes oferentes.

La fórmula para la asignación del puntaje será la siguiente:

Puntaje:


Precio Tarifa más baja X 150 250 Puntos

Tarifa ofertada a

evaluar

Donde la tarifa más baja es por oferta según lo consignado en el Anexo No. 5 Oferta

Económica, en pesos colombianos. En este ítem no se tendrán en cuenta descuentos o

bonificaciones ofrecidos por el proponente.

En caso de que sólo se presente un proponente a esta Invitación a Ofertar, el análisis financiero se realizará comparando el presupuesto estimado por Comfenalco Antioquia, para la implementación de este proyecto, frente a la propuesta económica presentada por el proponente.

Plazos y formas de pago (50 Puntos)

El puntaje asignado por concepto de plazos y formas de pago propuestos según lo

consignado en el Anexo No. 5 Oferta Económica, será de 50 puntos a la mejor

propuesta.

Se asignará el máximo puntaje al oferente que presente la mejor forma de pago y plazos

para COMFENALCO Antioquia y proporcionalmente a éstas, se asignará a los restantes

oferentes.

1.1.5 Aclaraciones y correspondencia

Se recibirán inquietudes vía correo electrónico desde el 1 al 8 de Agosto de 2016 hasta

las 2 pm, (2 horas, 0 Minutos, 0 Segundos) hora local del medio día. COMFENALCO

Antioquia responderá en dos (2) días hábiles siguiente a la recepción del total de


COMFENALCO

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inquietudes el día 10 de Agosto de 2016. Las respuestas se publicaran en la página web

de Comfenalco Antioquia el 12 de Agosto de 2016.

Las preguntas recibidas posteriores al plazo fijado no serán contestadas.

Las preguntas deben ser enviadas a los siguientes correos electrónicos:

[email protected], [email protected], con

copia al correo [email protected].

Si como resultado de tales consultas COMFENALCO Antioquia decide hacer

modificaciones o aclaraciones a este Documento de Referencia, lo hará mediante

adendas, copia de las cuales será suministrada a todas y cada una de las personas que

hayan recibido un ejemplar del mismo. Para el efecto se tendrá en cuenta la información

suministrada por quien sea invitado y reciba este Documento de Referencia.

Por iniciativa propia, COMFENALCO Antioquia podrá expedir adendas aclaratorias o

modificatorias de este Documento de Referencia y, si es del caso, ampliará el plazo para

la entrega de las propuestas antes de la fecha límite para entrega de las mismas.

Todas las adendas que sean enviados por COMFENALCO Antioquia con anterioridad a la

fecha límite para entrega de propuestas, deberán ser tenidos en cuenta en la propuesta y

forman parte de este Documento de Referencia.

Las respuestas se enviarán vía correo electrónico a la dirección informada por el

proponente y se enviará copia de las preguntas, respuestas y aclaraciones a los demás

proponentes que recibieron los términos para el RFP.

En caso de presentarse una (1) sola propuesta con las necesidades solicitadas y

COMFENALCO Antioquia considerarla conveniente, podrá negociar y formalizar el

Contrato, terminando con ello el proceso de Invitación, en su defecto también podrá

declarar desierto el proceso.

Cualquier intento de un proponente para influenciar a COMFENALCO Antioquia en el

proceso de evaluación y comparación de Ofertas, y en las decisiones concernientes a la

selección de la mejor propuesta para celebrar el contrato, puede dar como resultado el

rechazo de la oferta de dicho proponente.

Por el hecho de recibir las propuestas y establecer negociaciones, COMFENALCO

Antioquia no está en la obligación de celebrar contrato alguno. Esta condición se entiende

totalmente aceptada por los Proponentes con la presentación de su propuesta, aceptando



COMFENALCO

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además que de tal acuerdo no se derivará responsabilidad alguna por parte de

COMFENALCO Antioquia.

Una vez analizadas y evaluadas las propuestas, en caso de encontrarlas convenientes,

COMFENALCO Antioquia, con el fin de seleccionar la mejor, llamará a los Proponentes a

negociar, realizando los ajustes y aclaraciones que se consideren necesarias. Estas

negociaciones deberán conducir a un completo acuerdo para la ejecución de las

actividades. La negociación incluye aspectos técnicos, económicos y otros que sean

requeridos.

Una vez se llegue a un acuerdo total, COMFENALCO Antioquia elaborará el documento

que contemplará en detalle todos los acuerdos. Este documento formará parte del

Contrato y en este sentido primará sobre el Documento de Referencia y sobre la Oferta

del Proponente.

1.1.6 Fecha y forma de entrega de las propuestas

La propuesta deberá presentarse en sobre debidamente cerrado dirigido al Señor

Santiago Restrepo Castrillón, Jefe del Departamento de Logística, en original y copia

foliadas, y debidamente rotuladas en la parte superior derecha y relacionados en índice

general, indicando el nombre del proponente, la dirección número de teléfono y fax.

La fecha máxima de presentación de la propuesta es hasta el 22 de Agosto, hasta

las 2:00pm (2 horas, 0 minutos y 0 segundos) hora local.

Las propuestas tendrán que ser entregadas en original y una (1) copia en medio físico y

en medio magnético en CD tipo R, en sobre sellado, en las oficinas de la Sede

Administrativa y de Servicios Palacé de COMFENALCO Antioquia, ubicadas en la

Carrera 50 # 53-43, Piso 1, Área de Gestión Documental, taquilla No. 06, donde se

colocará fecha y hora a los sobres. Una vez se cierre la convocatoria, la Secretaria

General, levantará el “acta de apertura de ofertas”, la cual firmarán y remitirán con todos

los soportes al área de Abastecimiento.

Las propuestas que no se reciban en medio físicos y magnéticos, en las condiciones

descritas, hasta la fecha y hora establecidas, y en el lugar antes descrito, descalifican al

proponente. No se recibirán posteriormente.

1.1.7 Garantía de seriedad de la propuesta


COMFENALCO

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La propuesta deberá acompañarse de una garantía bancaria o de compañía de seguros

de entidad legalmente establecida en Colombia, preferiblemente con domicilio y poder

decisorio en el Municipio de Medellín, de forma aceptable para COMFENALCO Antioquia

por un valor equivalente al 10% del valor total de la misma. (Cada proponente calculará el

valor estimado de su propuesta y por ende el 10% dependerá de cada una).

De no presentarse en la forma señalada, la propuesta será eliminada. Cuando se otorgue

la garantía por conducto de una sucursal diferente a las establecidas en Medellín o por

compañías aseguradoras que no tengan su domicilio principal en este Municipio, deberán

Acreditar ante COMFENALCO Antioquia y a satisfacción de ésta, que lo relacionado con

el manejo de todos los asuntos que tengan que ver con las garantías se hará por

conducto de personas domiciliadas en Medellín y debidamente autorizadas por dichas

compañías.

La garantía de seriedad de la oferta deberá tener una vigencia de 90 días calendario,

contados a partir de la hora cero (0) de la fecha de cierre de presentación de las ofertas

establecidas en la presente convocatoria.

La garantía deberá acompañarse de la constancia o certificación de pago de la prima

respectiva suscrita por el representante legal del asegurador o garante.

El tomador de la garantía deberá ser la persona jurídica que se hace responsable de la

oferta (proponente). La garantía de seriedad de la propuesta deberá ser firmada por el

tomador. Dicha garantía debe amparar que el proponente mantendrá la totalidad de su

propuesta, sin modificaciones de ninguna clase, desde la fecha de cierre del proceso de

contratación y durante el período de validez de la oferta (90 días calendario).

2 INFORMACIÓN DEL PROPONENTE

2.1. De la empresa

2.1.1 Certificado de existencia y representación legal

El proponente deberá acreditar su existencia y representación legal mediante certificado

expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal, teniendo en cuenta que la

duración de la sociedad, para efectos de la contratación, debe ser al menos 3 años (36

meses) mayor a la fecha de cierre de la invitación.


COMFENALCO

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El certificado que acredite la existencia y representación legal debe ser con fecha de

expedición no mayor a treinta (30) días de la fecha de cierre de la invitación.

Las personas jurídicas extranjeras acreditarán su existencia y representación legal

mediante el documento expedido por el organismo o funcionario competente, según las

leyes y reglamentos de su respectivo país. Los documentos otorgados en el exterior

deberán presentarse visados por el cónsul y por el Ministerio de Relaciones Exteriores, a

menos que se trate de documentos expedidos en países signatarios y con los requisitos

vigentes de la Convención sobre la Apostilla (miembros o adherentes), ya que los mismos

no requieren de legalización ante las autoridades diplomáticas o consulares Colombianas

para ser exhibidos en Colombia.

Igualmente, el proponente debe adjuntar copia de la cédula de ciudadanía o de extranjería

del representante legal autorizado para presentar la propuesta y suscribir el contrato.

Si del certificado de existencia y representación legal se desprende que el representante

legal requiere de una habilitación para celebrar contratos de determinada cuantía, se

deberá anexar a la propuesta una copia del acta expedida por el órgano social

competente dependiendo del tipo de sociedad, en donde se le habilite.

Toda la documentación que se aporte para acreditar la existencia y representación legal,

así como el otorgamiento de poderes, debe sujetarse a las disposiciones legales vigentes

en Colombia teniendo en cuenta el lugar de otorgamiento.

2.1.2 Autorización para presentar la propuesta y suscribir contrato

En el caso que el Representante Legal, conforme a los estatutos, no tenga facultades

para contraer obligaciones a nombre de la misma en razón de la cuantía de la propuesta,

el proponente deberá presentar fotocopia auténtica del Acta ó certificación en que conste

la autorización de la Junta de Socios, Junta Directiva o Asamblea General de Socios, que

lo autorice para participar en este proceso de selección y suscribir el respectivo contrato

en caso de salir favorecido con la adjudicación.

2.1.3 Declaratoria de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de interés

El proponente deberá adjuntar un documento suscrito por el Representante Legal en el

que se manifieste que no existe entre él como persona natural, los miembros de su Junta


COMFENALCO

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Directiva o de cualquier integrante de su empresa, ningún vinculo o parentesco hasta el

cuarto grado de consanguinidad, primero de afinidad o único civil con alguno de los

Miembros del Consejo Directivo, con el Director Administrativo, con los Directivos y

funcionarios ni con la Revisoría Fiscal de COMFENALCO Antioquia, que le impida

celebrar la presente contratación, en acatamiento a la prohibición establecida en el

Artículo 7 de la Ley 21, Artículo 23 de la Ley 789 y los estatutos de esta Corporación.

Firmar Anexo No. 7 Declaración de Inhabilidades.

2.1.4 Certificación del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social

El proponente deberá adjuntar a la propuesta la certificación firmada por el Revisor Fiscal

y/o Representante Legal, según el caso, donde informe que se encuentra al día en pago

aportes de parafiscales y al sistema de Seguridad Social.

2.1.5 Certificaciones

El proponente podrá adjuntar a la propuesta las certificaciones que ha obtenido. Así

mismo las certificaciones vigentes que le han otorgado los fabricantes de acuerdo a los

servicios propuestos. Por cada certificación deberá suministrar la información solicitada.

A fin de garantizar la calidad del producto ofrecido, deberá demostrar con certificados que

el producto utilizado en la fabricación cumple con la normatividad establecida en el medio

y además indicar el término durante el cual se garantizan las condiciones de calidad e

idoneidad que constituyan una garantía mínima del producto.

Sí usted es solo comercializador o distribuidor se deberá presentar con la propuesta, la

autorización del fabricante para distribuir los artículos ofertados.

2.1.6 Premios y reconocimientos

El proponente podrá adjuntar a la propuesta los premios o reconocimientos que ha

recibido en los dos últimos años en los productos y/o servicios ofertados. Por cada

premio o reconocimiento deberá suministrar la certificación correspondiente.

Estos premios y reconocimiento no tienen un porcentaje de peso particular. Aplicarán en

caso de un empate de las propuestas.


COMFENALCO

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2.1.7 Información financiera

El proponente deberá adjuntar a la propuesta el balance y estado de pérdidas y ganancias

de los tres últimos años (2013-2014-2015). Para empresas con cifras expresadas en

moneda extranjera, suministre las tablas de cambio de su moneda local respecto al peso

colombiano al final de cada año fiscal.

2.1.8 Tarjeta profesional y certificación de vigencia de inscripción y antecedentes

disciplinarios del Revisor Fiscal

El proponente deberá anexar copia de la Tarjeta Profesional y de la Certificación de

Vigencia de Inscripción y Antecedentes Disciplinarios vigente, expedida por la Junta

Central de Contadores, del Revisor Fiscal (si está obligado a tenerla) responsable de la

suscripción del certificado sobre el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad

Social y aportes parafiscales.

2.1.9 Tarjeta profesional y certificación de vigencia de inscripción y antecedentes

disciplinarios del Contador Público

El proponente deberá anexar copia de la Tarjeta Profesional y de la Certificación de

Vigencia de Inscripción y Antecedentes Disciplinarios vigente, expedida por la Junta

Central de Contadores, del Revisor Fiscal responsable de la suscripción del Balance

General solicitado.

2.1.10 Registro Único Tributario – RUT

El proponente deberá presentar el registro único tributario expedido por la DIAN.

2.1.11 Certificación Bancaria

El proponente deberá presentar constancia de la existencia de su cuenta bancaria.

2.1.12 Copia de la cedula del representante legal

El proponente deberá presentar copia de la cédula del representante legal.


COMFENALCO

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3 CRITERIOS EXCLUYENTES DE LA PROPUESTA

Se considerarán como criterios excluyentes de la evaluación de las propuestas o causales

de rechazo de las mismas, los siguientes:

a) Cuando el proponente se encuentre incurso en una inhabilidad, incompatibilidad o

conflicto de interés que le impida contratar con COMFENALCO Antioquia.

b) Cuando no se incluya original de la carta de presentación de la oferta firmada por el

proponente o por su representante legal o apoderado según el caso, así como la

certificación de no encontrarse incurso en inhabilidades.

c) Cuando quien suscribe la propuesta no acredite su calidad de representante legal de

la firma proponente o esté indebidamente representado.

d) Cuando no se incluya original del certificado de existencia y representación legal

expedido por la Cámara de Comercio.

e) Cuando no se anexe copia del acta del órgano directivo de la sociedad que autorice a

su representante legal para participar en la convocatoria y para suscribir el contrato

resultado de la negociación, en el caso que no esté facultado.

f) Cuando no se incluya copia de los estados financieros solicitados, suscritos por el

Contador y/o Revisor Fiscal.

g) Cuando no se aporte la póliza de seriedad de la oferta en las condiciones solicitadas y

con su respectivo certificado de pago.

h) Cuando cualquier oferente trate de intervenir, influenciar o informarse indebidamente,

valiéndose de cualquier medio de la actividad de la administración sobre el análisis y

evaluación de las propuestas.

i) Cuando no se aporten las copias de las tarjetas profesionales y certificaciones de

vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del Revisor Fiscal y Contador

Público.

j) Cuando no se anexen totalmente diligenciados y en el formato solicitado los anexos 1,

2,4,5,6 toda vez que no es posible la modificación de estos formatos, que hacen parte

integral de la presente invitación a proponer.


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4 CRITERIOS SUBSANABLES DE LA PROPUESTA

Se considerarán como criterios subsanables los descritos en los literales b, c, d, e, f, g, h y

j del numeral 3 del presente RFP.

Nota: El proponente tiene un término de tres (3) días hábiles, para subsanar la falta de

estos requisitos subsanables, contados a partir de la fecha en que le sea notificado por

medio del correo electrónico que reporte como medio de contacto en la propuesta;

pasados los tres (3) días sin cumplir con lo requerido, la propuesta no será evaluada,

generando la descalificación de la misma.

5 INFORMACIÓN GENERAL DE LA PROPUESTA

5.1 Condiciones Comerciales

5.1.1 Precios

Los precios deberán expresarse en pesos colombianos, discriminar el Impuesto al Valor

Agregado (IVA).Se requiere que el proponente anexe la forma de pago que considera

viable y que garantice el normal desarrollo del proyecto.

5.1.2 Vigencia de la propuesta

El proponente dará una validez mínima a la oferta de noventa (90) días calendario a partir

de su presentación.

5.2 Condiciones contractuales

5.2.1 Impuestos

Serán por cuenta del proveedor contratado todos los costos directos, indirectos e

impuestos en que incurra para la ejecución del contrato, excluido el IVA.

5.2.2 Pólizas de Cumplimiento


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El Proponente favorecido deberá suscribir las siguientes pólizas en favor de

COMFENALCO Antioquia otorgadas por una compañía de seguros legalmente

establecida en Colombia, con poderes decisorios en la ciudad de Medellín, aceptables en

su procedencia, contenido y forma por COMFENALCO Antioquia:

Cumplimiento. Para asegurar el total y estricto cumplimiento de todas las

obligaciones del contrato, la garantía deberá ser por un valor igual al 20 % del valor

del contrato antes del IVA y con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y

dos (2) meses más.

Calidad de los bienes y servicios suministrados: Para garantizar la calidad de los

bienes y servicios contratados por el 20% del valor del contrato, por la duración del

mismo y 1 año más o duración máxima de la garantía legal.

Salarios, prestaciones e indemnizaciones: Para garantizar el cumplimiento de las

obligaciones laborales que ha contraído el contratista con el personal utilizado en la

ejecución de la obra por el 15% del valor del contrato, por la duración del mismo y 3

años más.

En caso de pactarse durante la etapa de negociación algún tipo de anticipo, para la

suscripción del contrato también tendrá que otorgar póliza de buen manejo del anticipo

por 100% del valor anticipado.

El valor de estas pólizas correrá a cargo del proponente favorecido con la adjudicación del

proyecto, de acuerdo con los servicios asignados.

En caso de que la cuantía supere el valor o el tiempo inicialmente estimados para el

contrato, el proponente favorecido se compromete a ampliar las pólizas en el valor

estimado de la ampliación.

5.2.3 Cesión y subcontratación

El proponente reconoce y acepta que en caso de ser seleccionado no podrá ceder o

hacerse sustituir o representar por persona alguna, en todo o en parte para la prestación

de los servicios acordados, sin la previa autorización escrita de COMFENALCO Antioquia.

En caso de cesión previamente autorizada por COMFENALCO Antioquia, el proponente

seleccionado será solidariamente responsable con el autorizado por los derechos y


COMFENALCO

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obligaciones que se deriven de los servicios objeto de este documento. Con todo, el

tercero autorizado se someterá a los términos y demás estipulaciones que le sean

aplicables con ocasión al objeto de negocio aquí prescrito, siendo además responsable

del cumplimiento de los estándares de calidad y obligaciones a su cargo.

5.2.4 Propiedad intelectual

COMFENALCO Antioquia conservará en su totalidad el derecho de propiedad sobre

bienes, documentos, escritos, planos, diseños, fotografías, material de informática,

plantillas, modelos, conceptos, manuales, información de las gestión de tickets, métodos

y procedimientos, entre otros, que ponga a disposición del proponente en la etapa de

selección y del proveedor en desarrollo del contrato. El proponente y/o proveedor no

podrá, sin la autorización escrita de COMFENALCO Antioquia, utilizarlos para fines

diferentes a los relacionados con la formulación de su propuesta y la ejecución del

contrato en caso de ser seleccionado.

COMFENALCO Antioquia reconoce que el proponente y/o proveedor tiene la propiedad

intelectual de su metodología, la documentación de la misma y los materiales previamente

desarrollados por él, los cuales podrá utilizar para los fines relacionados con las labores

de formulación de la propuesta y/o ejecución del contrato; COMFENALCO Antioquia

respetará los derechos intelectuales y de autor de ellos.

Los manuales técnicos de operación y de usuario final, procedimientos, informes,

memorias de trabajo, archivos, programas de computador, material de informática y

técnicas especiales resultantes de las adaptaciones para COMFENALCO Antioquia serán

propiedad de COMFENALCO Antioquia, quien, como propietario de estos productos,

podrá utilizarlos, divulgarlos o reproducirlos en la forma y para los fines que estime

convenientes.

COMFENALCO Antioquia no adquiere propiedad sobre trabajos o productos de terceros,

incluidos o no en los servicios materia de este contrato, programas del proveedor o

cualquier modificación o derivación de los mismos productos o derechos de propiedad

industrial o intelectual que hubieren existido con anterioridad al presente contrato y

cualquier modificación o derivación de los mismos, estén o no incorporados o

involucrados en los servicios a que se refiere el presente contrato.


COMFENALCO

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Es responsabilidad plena del proveedor los perjuicios de utilizar software de propiedad de

terceros (no disponible en COMFENALCO Antioquia) o alguno de sus componentes, para

el desarrollo de los servicios a contratar.

El proponente favorecido garantiza que en la ejecución de los servicios se respetarán los

derechos de propiedad intelectual y derechos de autor de terceros, de allí que toda

metodología, componentes o aplicativos que llegare a utilizar en la prestación de servicios

a COMFENALCO Antioquia, se encuentran debidamente licenciados y autorizados.

El proponente favorecido responderá ante COMFENALCO Antioquia por cualquier

perjuicio que le fuere causado como consecuencia del incumplimiento, por parte del

proponente favorecido, sus empleados o contratistas a normas sobre Derechos de Autor y

Propiedad Intelectual, en Colombia o en el exterior.

5.2.5 Confidencialidad de la información

El proponente y/o proveedor reconoce que durante la etapa de selección y/o de ejecución

del contrato puede tener acceso a información de carácter confidencial de COMFENALCO

Antioquia y por lo tanto se obliga para con COMFENALCO Antioquia a mantener la

confidencialidad de la información que llegue a conocer y no utilizará información de

COMFENALCO Antioquia para la presentación de sus servicios en otras organizaciones.

COMFENALCO Antioquia y el proponente y/o proveedor deberán utilizar todos los medios

a su alcance para garantizar que los empleados a su servicio y demás personas

autorizadas respeten la obligación de reserva y confidencialidad sobre cualquier

información obtenida en las investigaciones, estudios y análisis que adelanten.

Para tales efectos se tendrá como confidencial cualquier información no divulgada que

posea legítimamente su titular que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial

o comercial, y que sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida en que dicha

información sea secreta, en el sentido que como conjunto o en la configuración y reunión

precisa de sus componentes no sea generalmente conocida ni fácilmente accesible a

quienes se encuentran en los círculos que en forma usual manejan la información

respectiva, tenga un valor comercial por ser secreta, y haya sido objeto de medidas

razonables tomadas por su legítimo poseedor para mantenerla secreta.

La obligación de reserva consiste en abstenerse de usar, facilitar, divulgar o revelar, sin

causa justificada y sin consentimiento del titular, la información sobre cuya

confidencialidad se la haya prevenido en forma verbal o escrita; dicha obligación incluye la


COMFENALCO

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etapa de selección del proveedor y subsistirá durante la vigencia del contrato, y luego de

su terminación mientras subsistan las características para considerarla como información

confidencial.

El proponente seleccionado, su personal, asesores y/o subcontratistas, actuarán con

extrema diligencia para el cumplimiento de la obligación de confidencialidad que se deriva

formal y claramente del presente documento, la cual declara expresamente conocer; para

los efectos, se compromete a no revelar o informar a terceros o a su personal no

autorizado el alcance y contenido de la totalidad de la información relacionada directa o

indirectamente con el desarrollo del proyecto a contratar. El incumplimiento de lo anterior,

originará su responsabilidad frente a COMFENALCO Antioquia, y dará lugar a la

terminación anticipada del contrato que se origine si el proponente fuere seleccionado.

5.2.6 Independencia laboral

COMFENALCO Antioquia y los proponentes y/o proveedores manifiestan que entre ellos

no existe vínculo laboral, en razón a que actúan como empleadores independientes, bajo

su cuenta y riesgo. Por lo anterior, ninguno será responsable del pago de acreencias y

prestaciones sociales de los trabajadores de la otra, manteniendo desde ya el

compromiso de dejar indemne a la otra en caso de sentencia ejecutoriada que declare su

solidaridad o de acuerdo de conciliación celebrado conforme a la ley, que así lo estipule.

5.2.7 Causales de terminación de la relación contractual

La relación comercial podrá darse por terminada por las siguientes causales:

Por vencimiento del plazo acordado.

Por mutuo acuerdo escrito entre COMFENALCO Antioquia y el proveedor siempre

que tal determinación no implique renuncia a derechos causados o adquiridos en favor

de COMFENALCO Antioquia.

Por incumplimiento de las obligaciones de alguna de las partes, lo cual se notificará

por escrito a la otra parte, indicando, con detalle razonable, los motivos de la

terminación en uno cualquiera de los siguientes eventos:

o Fallas o incumplimiento en las obligaciones contenidas en o derivadas del contrato

y sus respectivos anexos.

o Fallas o incumplimiento en la prestación del servicio o en los estándares de

calidad inherentes a los servicios contratados.

o Incumplimiento reiterado de los niveles de servicio.


COMFENALCO

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Incapacidad financiera u operativa de una de las partes. Entiéndase por incapacidad

financiera u operativa eventos tales como: incumplimiento en el pago de la nómina a

sus empleados; en el pago de impuestos y parafiscales; cesación de pagos a sus

acreedores y proveedores; cualquier proceso concursal o liquidatario; huelga;

embargos de equipos y en general actos o hechos que pongan en peligro la correcta

prestación del servicio.

Incumplimiento en la entrega, constitución, renovación o modificación de pólizas y

garantías requeridas por COMFENALCO Antioquia.

Haber incurrido COMFENALCO Antioquia en sanciones por causas imputables al

contratista.

Infidelidad o fraude por parte de los funcionarios del contratista

5.2.8 Suspensión de trabajo y terminación por conveniencia

El contrato podrá ser suspendido temporalmente, en forma total o parcial, por un mutuo

acuerdo escrito por las partes cuando las circunstancias de ejecución así lo exijan o

recomienden. El término de esa suspensión no contará para el plazo señalado para la

ejecución del contrato.

En el caso de suspensión del contrato, el proveedor tendrá derecho al pago de los

trabajos ejecutados hasta la fecha efectiva de suspensión. En caso de suspensión

temporal de los trabajos, cuando COMFENALCO Antioquia solicite su reanudación, el

proveedor deberá proseguir su ejecución, conforme con los documentos del contrato.

5.2.9 Seguimiento y auditorías

COMFENALCO Antioquia podrá, en cualquier momento, realizar visitas a las instalaciones

del proponente favorecido o al sitio de ejecución del contrato, para efectuar evaluaciones

de los servicios contratados y verificar el cumplimiento de las metodologías y los procesos

relacionados con los mismos. El proponente seleccionado permitirá la ejecución de las

auditorias de control pertinentes al servicio contratado, por parte de los entes de control

tanto internos de COMFENALCO Antioquia (como Informática y Auditoria) como de los

entes externos o instituciones gubernamentales (como Revisoría Fiscal de Comfenalco

Antioquia, Superintendencia del Subsidio Familiar, Contraloría General de la República) y

certificadores (como ICONTEC).

invitaciÓn a ofertar rfp - … · invitaciÓn a ofertar – rfp implementación control de accesos...

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