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UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN ARECIBODepartamento de Sistemas de Oficina
Percepción de los estudiantes de nuevo ingreso del Departamento de Sistemas de Oficina
sobre el rol de un Asistente Administrativo vis a vis un Asistente Personal
Sometida como requisito para el grado de Bachillerato en Sistemas de Oficina
Erika M. Pérez Morán2 de diciembre de 2014
TABLA DE CONTENIDO
Capítulo I: Introducción
Trasfondo……………………………………………………………………………..3
Planteamiento del Problema……………………………………………………...…..3
Propósito del Estudio…………………………………………………………………4
Preguntas de Investigación……………………………………………………...........5
Justificación…………………………………….…………………………………….5
Marco Conceptual………………………………………………………………….…5
Definición de Términos………………………………………………………………6
Capítulo II: Revisión de Literatura
Introducción…………………………………………………………………………..7
Estudios y Publicaciones………………………………………………………..…….7
Recapitulación…………………………………………………………………….....11
Capítulo III: Metodología
Introducción…………………………………………………………………………12
Diseño…………………………………………………………………………….…12
Panel de Expertos……………………………………………………………………13
Descripción Población y Muestra…………………………………………………...13
Descripción del Instrumento………………………………………………………...14
Procedimientos………………………………………………………………………14
Recapitulación……………………………………………………………………….15
Referencias….………………………………………………………………………………16
Apéndice(s)…………………………………………………………………………………17
Apéndice A: Instrumento……………………………………………………………18
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CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
Los asistentes administrativos, conocido también como secretario, oficinista o
auxiliar de oficina, son fundamentales para el buen funcionamiento de una oficina o
empresa. A lo largo de los años gran parte de su descripción laboral y tareas han cambiado
drásticamente debido a los avances tecnológicos y la oficina moderna. Además, a los
asistentes administrativos cada vez más se les asignan trabajos y tareas que antes estaban
reservadas para sus directores de manera que sus deberes y responsabilidades se han
expandido.
Trasfondo
En generaciones pasadas, las responsabilidades de un asistente administrativo o
secretario incluía el buscar café, hacer mandados personales y realizar las tareas de la
oficina. Hoy día, los profesionales administrativos trabajan más allá de sus funciones
tradicionales. No solamente por los avances tecnológicos sino por las exigencias de los
empleadores de hoy día los cuales asignan más tareas a sus empleados para limitar el
número de empleados y de esta manera reducir la nómina de su empresa o compañía.
Planteamiento del Problema
Los asistentes administrativos proporcionan apoyo de alto nivel a sus empleadores.
Realizan una serie de tareas y desarrollan habilidades nuevas que les permite trabajar
eficientemente adaptándose a los cambios en el entorno y a los avances tecnológicos.
Dentro de estas labores administrativas están producir documentos, servicio al cliente,
archivar documentos entre otras.
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Hoy día algunos empleadores no solamente se enfocan en las tareas que son parte de
la descripción del puesto de un asistente administrativo, sino que, además, pretenden que su
asistente administrativo realice tareas que son de un asistente personal y con ningún
aumento en salario.
Un buen asistente personal, al igual que el asistente administrativo, es de gran ayuda
para los gerentes pero su rol es distinto al de un asistente administrativo. Ejecutivos,
profesionales y celebridades reclutan a un asistente personal para gestionar sus citas y
correspondencia y realizar otras tareas importantes y ahorrar tiempo. Va más allá del rol de
un asistente administrativo porque sus tareas son dirigidas directamente a su empleador y no
para la empresa.
De esta profesión se habla muy poco y posiblemente muchos estudiantes de nuevo
ingreso que solicitan ser admitidos al Departamento de Sistemas de Oficina, ya que tienen
dudas acerca de las verdaderas responsabilidades y el rol de un asistente administrativo. Es
importante que cuando estos estudiantes culminen su grado de Bachillerato y entren al
mundo laboral conozcan cuáles son sus deberes como asistente administrativo y que ningún
empleador pretenda asignarle tareas de un asistente personal.
Propósito del Estudio
Este estudio tiene como propósito definir el rol de un asistente administrativo y el rol
de un asistente personal de manera que se entienda claramente la diferencia entre uno y el
otro para que los estudiantes de nuevo ingreso conozcan mejor la profesión de asistente
administrativo y puedan conocer a fondo cuáles son las responsabilidades y deberes de esta
profesión.
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Preguntas de Investigación
1. ¿Cuál es la percepción de los estudiantes de nuevo ingreso acerca de la profesión de
asistente administrativo?
2. ¿Cómo difieren las responsabilidades de un asistente administrativo vis a vis un
asistente personal?
Justificación
En la actualidad muchos asistentes administrativos sufren de problemas de salud
ocasionados por el estrés y la sobrecarga de trabajo en su lugar de trabajo. Esto se debe a
que sus directores les exigen tareas que están fuera de su rol como asistente administrativo.
La mayoría de estas tareas son consideradas tareas de un asistente personal ya que el
resolver los problemas personales del empleador, llevarle café a la oficina y hasta buscar los
niños al colegio no es una tarea de un asistente administrativo. Un asistente administrativo
se prepara académicamente para ser un profesional en el campo de la administración de una
oficina y desempeñarse como tal.
Esta problemática puede lograr que los asistentes administrativos se desilusionen y
disgusten de su profesión lo que como consecuencia puede afectar su rendimiento y
eficiencia en el trabajo. De manera que es sumamente importante que los estudiantes de
nuevo ingreso conozcan a plenitud el perfil de un asistente administrativo competente
(preparación académica, tareas y responsabilidades fundamentales) a diferencia de un
asistente personal.
Marco Conceptual
Las funciones de apoyo de oficina se han diversificado al pasar de las décadas, títulos
o puestos de trabajo también han estado cambiando. Algunos de los profesionales de oficina
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de hoy día son llamados asistente de oficina, asistente administrativo, secretario, o secretario
administrativo. Los títulos de trabajo más comunes siguen siendo asistente administrativo,
asistente ejecutivo, secretario ejecutivo y secretario.
Asistente es un término genérico para designado a un empleado que realiza todo tipo
de funciones básicas de una oficina. Asistente Ejecutivo es el título que se le designa un
profesional de oficina que trabaja para uno o más gerentes. Un recepcionista es una persona
que apoya la gestión en todos los niveles y por lo general da la bienvenida al público y
contesta el teléfono. Sin embargo, un puesto de trabajo que incluye la palabra
administrativo(a) denota un mayor nivel de responsabilidad que la palabra asistente. Según
Burton, S. y Shelton, N. (2011), no importa que título profesional de oficina se le asigne al
empleado en la empresa los asistentes administrativos son el alma de una organización.
Ninguna compañía puede ser exitosa sin un asistente administrativo eficiente.
Definición de Términos
1. Asistente Administrativo: Profesional que se dedica a realizar variedad de tareas
administrativas y de oficina.
2. Asistente Personal: Profesional que asiste en la realización de las tareas diarias
personales de su empleador.
3. Estudiante de Nuevo Ingreso: Estudiante que comienza a cursar estudios en una
universidad o centro docente por primera vez luego de haber sido graduado de una
escuela superior.
4. Programa de Sistemas de Oficina: Es un programa de cuatro años de estudio que
tiene como propósito brindar al estudiante las técnicas y los procedimientos para la
administración de oficinas.
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CAPÍTULO II
REVISIÓN DE LITERATURA
Introducción
La revisión de literatura provee material de apoyo relacionado con la investigación y
ausculta la literatura que existe sobre el tema. Con este fin, se llevó a cabo una búsqueda
manual y electrónica de libros, artículos, revistas, folletos, tesis y disertaciones de diversas
publicaciones profesionales. La literatura consultada se nutre de estudios de investigación
en el tema.
Estudios y Publicaciones
Al pasar de los años continúa la problemática acerca de cómo se debe llamar la
persona a cargo de las tareas de la oficina. ¿Es un asistente administrativo o es un
secretario? Según la autora, Tamara Gignac (2014), un secretario y un asistente
administrativo no son lo mismo. Gignac, considera que el asistente administrativo es aquel
que realiza más tareas relacionadas a la administración en su oficina y no tareas básicas de
un secretario. En este artículo se menciona que tradicionalmente se le ha asignado el título
de secretaria a la persona encargada de todas las tareas en una oficina. Sin embargo, a lo
largo del tiempo las tareas y responsabilidades del secretario han cambiado; de la misma
manera, el título del puesto; asistente administrativo.
Narvaes (2012), escritora de negocios, menciona que así como los títulos para
referirse a una secretaria han cambiado, de igual manera han cambiado las
responsabilidades. El hacer café, tomar dictados y crear documentos son tareas de un
secretario que han sido cambiadas por un asistente administrativo.
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El asistente administrativo es quien cuenta con alto conocimiento de computadoras y
quien puede mantenerse al día en los cambios de la tecnología. Es importante que los
asistentes administrativos sepan que en la oficina las tareas de un secretario han ido
evolucionado juntamente con los avances tecnológicos. Además, que se conviertan en
expertos en programación de computadoras y anticiparse a los cambios y decisiones de la
compañía.
De igual modo, Urban (2009) escribe acerca de que el valor y el título que se le da a
un asistente de oficina cambian juntamente con las tareas que se le asignen. Según Renock
(2009), asistente administrativo de Fletcher-Terry Co. en Farminghton, USA la diferencia
entre un secretario y un asistente administrativo va más allá de un título de puesto más lindo.
Theresa del Vecchio, gerente de New Haven menciona que un asistente administrativo no es
aquel que solo crea memos o cartas porque eso lo puede hacer ella como gerente. Menciona
que un asistente administrativo eficiente es una extensión del gerente y su mano derecha o
líder de su equipo.
Ahora bien, ¿cuáles son las tareas de un asistente administrativo? De acuerdo con un
artículo publicado en mayo del año 2011 en una revista americana las tareas
correspondientes a un Asistente Administrativo no es todo lo que el empleador le plazca
asignarle sino las tareas justas y propias. Según la revista “Administrative Professional
Today” (2011), estas tareas “justas” varían de persona en persona. Para el presidente de una
empresa en Estados Unidos, el asistente administrativo que no realice tareas personales para
su empleador es un asistente administrativo ineficiente y con malos hábitos. Sin embargo, la
opinión de varios asistentes administrativos es que las tareas personales del empleador no
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son responsabilidades del puesto de un Asistente Administrativo y que no se les paga por
realizar ese tipo de tareas.
Prosiguiendo con el tema, Zuluaga (2009) expone que, ante el reto de un nuevo
milenio los asistentes administrativos deben realizar una serie de habilidades que le permitan
trabajar eficientemente. Sin embargo indica también que es importante desempeñarse con
eficiencia y responsabilidad a las labores que le correspondan según las políticas de la
empresa y la descripción del puesto. Esto es, no incurrir a tareas que no son responsabilidad
de un asistente administrativo. Zuluaga (2009) revela que, el realizar estas tareas que no
corresponden a los deberes de un asistente administrativo es incumplir con las normas y
políticas de la empresa y que por otra parte también refleja una conducta antiética y poco
profesional de parte del gerente.
Aquí conviene detenerse un momento, a fin de que, es importante mencionar las
consecuencias de asignar a un empleador tareas que no corresponden a su descripción de
puesto. En el 2009 se realizó una investigación cuyo propósito era examinar los tipos de
supervisores e investigar las discrepancias entre un supervisor y un empleador en cuanto a
las tareas de un puesto. La investigación realizada en Taiwan por Hsin-Hua Heusiung y
Wei-Chi Tsai ha demostrado las responsabilidades de un puesto y cómo cumpla el empleado
y supervisor con estas puede conducir a resultados muy desfavorables para la empresa o
compañía.
Los hallazgos de la investigación sugieren que es importante que tanto el empleador
como el empleado tengan claro la descripción y responsabilidades del puesto a ser ocupado
de manera que uno o el otro no mal interprete a su favor el rol que debe ejercer el empleado.
Morrison (1994) dice que, aunque los contratos de trabajo y descripciones de trabajo
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especifican formalmente las responsabilidades del trabajo y deberes, en ocasiones, los
supervisores difieren de estos deberes y responsabilidades.
Estas discrepancias acerca de las descripciones de puestos podrían dar lugar a
consecuencias negativas. Por ejemplo, un empleado puede pasar por alto una tarea
mencionada en el documento de deberes del puesto, lo que logra una mala impresión delante
de su supervisor que percibe la tarea pasada por alta muy importante. Del mismo modo, un
empleado puede sentir que un supervisor impone tareas extras que pueden generar
resistencia psicológica en el empleado, o incluso una violación del contrato. (Lam, Hui, y
Derecho, 1999; Morrison, 1994; Rousseau, 1995).
En últimas, Lockhart (2010) expone en su disertación que, existe una variedad de
maneras en las que los asistentes administrativos interpretan y responden a sus roles.
Asegura que si un asistente administrativo logra cumplir con sus roles, puede abrir muchas
puertas a favor de su crecimiento profesional. A través de su estudio pudo concluir que
entender el rol de un asistente administrativo no es tan simple como parece. Lockhart indica
que todas las tareas y responsabilidades de un asistente administrativo nunca van a estar
descritas en la descripción del puesto pues la gran mayoría del trabajo que realiza un
asistente administrativo se mantiene “detrás de las cámaras”.
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Recapitulación
En este capítulo de revisión de literatura se encuentra los estudios e investigaciones
acerca el rol de los asistentes administrativos y sus responsabilidades. Muchas personas
piensan que un asistente administrativo es una persona que busca y entrega café, que
fotocopia documentos para luego graparlos, contesta llamadas y atiende al público, no
obstante, eso quedo atrás junto con el título de secretario.
El asistente administrativo trabaja mano a mano con su supervisor pero no es un
asistente personal, si no que sus responsabilidades son las tareas administrativas que
favorecen la empresa y permite que esta logre sus metas y se convierta en una exitosa.
Wichroski (1994) dijo; “el valor de un asistente administrativo en muchas ocasiones es
invisible” y un asistente administrativo es un profesional que no debe permanecer invisible.
Los asistentes administrativos deben hacer visible el valor que tienen como profesionales y
lo esenciales que son para toda empresa u organización.
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CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
Introducción
Esta investigación tiene como propósito definir el rol de un asistente administrativo y
el rol de un asistente personal de manera que se entienda claramente la diferencia entre uno
y otro para que los estudiantes de nuevo ingreso conozcan mejor la profesión de asistente
administrativo y puedan conocer a fondo cuáles son las responsabilidades y deberes de esta
profesión.
El propósito de este capítulo es describir los procedimientos que se llevarán a cabo
en el estudio sobre la percepción de los estudiantes de nuevo ingreso del Departamento de
Sistemas de Oficina sobre el rol de un Asistente Administrativo vis a vis un Asistente
Personal. Se presentará el diseño que se utilizará en el estudio, la descripción de la
población junto a la descripción de la muestra que participará en este estudio. También, una
descripción del instrumento a ser utilizado para los datos y resultados de la investigación y
el procedimiento de administración de dicho instrumento.
Diseño
El alcance de este estudio es descriptivo. Hernández Sampieri (2006) indica que “los
estudios descriptivos por lo general son la base de las investigaciones correlaciónales, las
cuales a su vez proporcionan información para llevar a cabo estudios explicativos que
generan un sentido de entendimiento y son altamente estructurados.”
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Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades, las características y los
perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro fenómeno que
se someta a un análisis (Danhke, 1989). Es decir, miden, evalúan o recolectan datos sobre
diversos conceptos o variables, aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno a
investigar.
Este estudio es cuantitativo por el hecho que se puede medir, evaluar los diferentes
conceptos o variables y se preparó un cuestionario donde se recolectó información sobre
cada uno de estos.
Panel de Expertos
Como instrumento para esta investigación se creó un cuestionario. Este será
evaluado por un panel de expertos compuesto por profesores quienes determinarán el
contenido, validez y utilidad de dicho instrumento. Los profesores que componen el panel
son reconocidos por su preparación académica y sus años de experiencia; dos profesores de
la facultad del Departamento de Sistemas de Oficina de la Universidad de Puerto Rico en
Arecibo y otros dos de la facultad del programa de Bachillerato en Administración de
Sistemas de Oficina de la Universidad Interamericana en Arecibo quienes han ofrecido
cursos a estudiantes de primera año admitidos a estos programas académicos. Las
recomendaciones del panel de expertos serán consideradas e incorporadas al instrumento
final.
Descripción de Población y Muestra
La investigación tomó como elementos de análisis a los estudiantes de Nuevo
Ingreso del Departamento de Sistemas de Oficina de la Universidad de Puerto Rico en
Arecibo. En este estudio la muestra estuvo compuesta por 45 estudiantes admitidos al
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Departamento de Sistemas de Oficina de la Universidad de Puerto Rico en Arecibo
provenientes de la región norte-central de Puerto Rico.
Descripción de Instrumento
El instrumento a ser utilizado para esta investigación es un cuestionario preparado
por la investigadora que será evaluado por un panel de expertos. El cuestionario está
dividido en dos partes. La primera parte de este cuestionario indica el perfil demográfico de
los participantes. La segunda parte del cuestionario son los reactivos que constan de 15
preguntas cerradas las cuales tienen como escala de medición la “Escala Likert” valorada y
expresada de la siguiente manera: Completamente de acuerdo (5), De acuerdo (4),
Parcialmente de acuerdo (3), En desacuerdo (2) y Completamente en desacuerdo(1).
Procedimientos
La investigación tomará como elemento de análisis a 45 estudiantes admitidos al
Departamento de Sistemas de Oficina de la Universidad de Puerto Rico en Arecibo. Estos
estudiantes tienen como requisito ser estudiantes de nuevo ingreso y provenientes de la
región norte-central de Puerto Rico. Una vez seleccionados por la investigadora, se le
solicitará voluntariamente que completen el cuestionario de 15 preguntas.
Una vez se administre el cuestionario a todos los estudiantes se recogerán los
reactivos de investigación para el proceso de evaluación y se aplicarán las estadísticas para
los hallazgos. Estos cuestionarios serán guardados por un término de tres años y al concluir
este término serán triturados.
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Recapitulación
Para cumplir con el propósito de esta investigación el cual es definir el rol de un
asistente administrativo vis a vis un asistente personal fue creado un instrumento de
investigación. Este instrumento es de alcance descriptivo y consta de 15 preguntas las
cuales se contestan mediante la “Escala Likert”. Los elementos de análisis serán 45
estudiantes de nuevo ingreso del Departamento de Sistemas de Oficina de la Universidad de
Puerto Rico en Arecibo.
La información obtenida a partir de sus respuestas en el cuestionario tendrá un
carácter confidencial, de tal manera que su nombre no será requerido. Solo se requirá la
información de datos demográficos para propósitos del análisis de los hallazgos.
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REFERENCIAS
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