inventario de refacciones - industrias mariscal - mp9 … lección 1 – acerca del entorno ¿que...

inventario de refacciones

versión 2

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Contenido

LECCION 1 - ACERCA DEL ENTORNO .............................................................1 INICIAR EL PROGRAMA ................................................................................................... 2

Selección de la Base de Datos ..................................................................................... 2 ¿QUE HAY EN LA PANTALLA? ......................................................................................... 4

Menú Principal .............................................................................................................. 4 Barra de Menú .............................................................................................................. 6 Barra de Herramientas.................................................................................................. 7 Barra de Estado............................................................................................................ 9 Barra de Desplazamiento ............................................................................................. 9 Salir del Programa ...................................................................................................... 10

CURSO EN VIDEOS........................................................................................................ 11 ¿Cómo correr el curso en videos?.............................................................................. 11 Operando el curso en videos...................................................................................... 12

LECCION 2 - CATALOGOS.............................................................................. 15 CATALOGO DE PRODUCTOS........................................................................................ 16

Agregar ....................................................................................................................... 16 Combos de selección ................................................................................................. 19 Asociar imágenes ....................................................................................................... 20 Fijar datos para captura continua ............................................................................... 22 Modificar ..................................................................................................................... 24 Eliminar....................................................................................................................... 24 Consulta...................................................................................................................... 25

ORDENAR....................................................................................................................... 27 BUSCAR ......................................................................................................................... 28 FILTRO............................................................................................................................ 30

Generar filtro ............................................................................................................... 30 Activar / Desactivar filtro ............................................................................................. 31

IMPRESION .................................................................................................................... 33 Nombre de la compañía y logotipo ............................................................................ 33

II

Opciones de impresión ...............................................................................................33 CATALOGO DE PROVEEDORES....................................................................................36 CATALOGOS AUXILIARES..............................................................................................40

LECCION 3 - MULTIALMACENES ................................................................... 41 ACTIVAR OPCION MULTIALMACENES ..........................................................................42 ALTA DE NUEVOS ALMACENES ....................................................................................45 ASIGNACION DE PRODUCTOS A LOS ALMACENES ....................................................46

LECCION 4 - INVENTARIO .............................................................................. 49 MOVIMIENTOS AL ALMACEN.........................................................................................50

Movimiento de Inventario inicial ..................................................................................51 Movimientos de Entrada..............................................................................................54 Movimientos de Salida ................................................................................................60 Movimiento por Inventario Físico.................................................................................61

EXISTENCIAS Y VALUACION..........................................................................................64 Comparar contra otro método de costeo....................................................................66

KARDEX...........................................................................................................................68 MAXIMOS, OPTIMOS, MINIMOS Y LOCALIZACION .......................................................69

Importe máximo, óptimo y mínimo..............................................................................71 Modificación Avanzada ...............................................................................................71

CIERRE............................................................................................................................73 HISTORIAL DE MOVIMIENTOS.......................................................................................74

Historial de Movimientos en el período .......................................................................74 Historial de Movimientos en períodos anteriores ........................................................74

LECCION 5 - COMPRAS.................................................................................. 77 ABASTECIMIENTO..........................................................................................................78 PROVEEDORES POR PRODUCTO.................................................................................80 ORGANIZADOR DE COMPRAS.......................................................................................83 ORDENES DE COMPRA .................................................................................................86

Orden de Compra Manual...........................................................................................86 Orden de Compra Automática ....................................................................................88

PRODUCTOS EN PEDIDO ..............................................................................................91 HISTORIAL DE COMPRAS ..............................................................................................92

Historial de Ordenes de Compra en el período...........................................................92 Historial de Ordenes de Compra en períodos anteriores............................................92

LECCION 6 - ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS Y USUARIOS ......... 95 BASES DE DATOS ..........................................................................................................96

Alta de Bases de Datos ...............................................................................................97 Acceso a una base de datos ya existente .................................................................100

SEGURIDAD EN LAS BASES DE DATOS .....................................................................103 Alta de Usuarios ........................................................................................................104 Grupos de Permisos..................................................................................................105 Alta de Administradores ............................................................................................107

III

Bitácora de Transacciones ....................................................................................... 109 UTILERIAS PARA LAS BASES DE DATOS ................................................................... 111

Compactar y Revisar la base de datos ..................................................................... 111 Depuración de Datos Históricos ............................................................................... 112 Respaldar y Restaurar la Base de Datos .................................................................. 113

APENDICE A - IMPORTAR DATOS................................................................ 117

APENDICE B - CONEXION CON OTROS PROGRAMAS............................... 123 CONEXION CON EL PROGRAMA MP VERSION 8.0.................................................... 124 CONEXION O LIGA CON UN INVENTARIO EXTERNO ................................................ 128

LECCION 1 - ACERCA DEL ENTORNO

Lección 1 Acerca del entorno

♦ Iniciar el programa Selección de la Base de Datos

♦ ¿Qué hay en la pantalla? Menú Principal Barra de Menú Barra de Herramientas Barra de Estado Barra de Desplazamiento Salir del Programa

♦ Curso en videos ¿Cómo correr el curso en videos? Operando el curso en videos

2 Lección 1 – Acerca del Entorno

INICIAR EL PROGRAMA Al instalar el programa se genera en el administrador de programas de Windows un grupo con los accesos directos a los diferentes componentes del Inventario de Refacciones. Cada uno de los accesos directos está representado por un icono.

Para mayor información sobre la instalación del programa consulte el MANUAL DE INSTALACIÓN.

Selección de la Base de Datos Al iniciar el programa lo primero que aparece es una ventana pidiendo al usuario que seleccione una base de datos. El programa incluye una base de datos de Ejemplos que recomendamos utilizar como práctica durante la capacitación. Una vez que el usuario decida iniciar la implementación, desde esta misma ventana podrá crear una o varias bases de datos nuevas con todos los registros en blanco.

Para iniciar el Inventario Inventario Inventario Inventario dededede Refacciones Refacciones Refacciones Refacciones, haga doble “click“ sobre este icono.

Lección 1 – Acerca del Entorno 3

Sin embargo, para facilitar el aprendizaje del programa recomendamos utilizar la base de datos Ejemplos incluida con el programa y practicar los conocimientos adquiridos en cada lección.

Una vez seleccionada la base de datos, el programa entra a la pantalla principal del Inventario de Refacciones. Cuando el acceso a la base de datos está restringido, antes de entrar a la pantalla principal aparece otra ventana solicitando al usuario su clave de acceso a la base de datos. Para mayor información sobre la forma de restringir el acceso de los usuarios a las diferentes bases de datos, consulte el manual de instalación.

1. Seleccione la base de datos Ejemplos durante la capacitación.

2. Presione aquí para continuar.

3. Presionando este botón podrá crear una base de datos nueva con registros en blanco para iniciar la implementación.


¿QUE HAY EN LA PANTALLA? Esta lección muestra los elementos de la pantalla del Inventario de Refacciones, como menús, Barra de Herramientas y Barra de Estado. El objeto de esta lección es que el usuario conozca las par e la pantalla del Inventario y aprenda a navegar por el programa, acces rentes módulos y sus opciones.

Menú PrinEl Menú Princestá estructur

Catálogos

Inventario

Menú Principal

cipal ipal localizado en uado en 4 módulos b

Es el módulo doproductos y formsuministran dich

Es el módulo doinventario, comoexistencias y mo

Barra de Estad

tes básicas dando los dife

Barra de Men

Barra de Herramienta

na barrásicos

nde ela ade

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nde se movimvimien

o

Ventana de Información

abezado olumna

s

Encde c

ú

Encabezado de la Ventanade Información

a vertical del lado izquierdo de la pantalla :

usuario registra en el catálogo todos sus más el catálogo de los proveedores que ductos.

llevan a cabo todas las operaciones del ientos de entradas y salidas, consultas de

tos, valuación del inventario, etc.

Barra de Desplazamiento


Compras Es el módulo que permite calcular los materiales que deben abastecerse al almacén, organizar la compra de productos por proveedor y generar las órdenes de compra.

Cierres Es el módulo donde el usuario podrá consultar los archivos

históricos de todos los movimientos de cierres anteriores, así como archivos históricos de compras realizadas en cierres anteriores, etc.

El acceso a cada uno de estos cuatro módulos se efectúa seleccionando con el apuntador del “mouse” el módulo correspondiente. Presione el botón izquierdo del “mouse” para hacer la selección.

Al seleccionar un módulo el programa despliega las opciones disponibles dentro de cada modulo. Las opciones de cada módulo están representadas por un icono.

Hasta el momento en que el usuario selecciona una opción de un módulo del Menú Principal el programa presenta la Ventana de Información con la información disponible y una barra con el encabezado de la Ventana de Información mostrando al usuario donde se encuentra ubicado. También aparece en ese momento la Barra de Herramientas para acceso rápido a los comandos propios de la opción seleccionada.

Seleccione un módulo en el Menú Principal para presentar sus diferentes opciones.


Barra de Menú Todos los comandos y opciones del programa se encuentran en la Barra de Menú. Los comandos y opciones disponibles varían de un módulo a otro. Al seleccionar una opción de la Barra de Menú, el programa abre una ventana con los comandos o herramientas correspondientes.


Los comandos pueden estar desactivados cuando su empleo no procede. Esto quiere decir que el comando no está disponible o no es compatible con las condiciones o selección prevaleciente. Por ejemplo, el comando Editar > Activar/Desactivar filtro aparece desactivado si el usuario aún no ha definido una condición de filtro.

Desde la Barra de Menú el usuario puede configurar el programa y quitar por ejemplo el Menú Principal para aumentar el área de visualización de la Pantalla de Información, presionando Ver > Barra de Menú Principal en la Barra de Menú. El Menú Principal desaparece. Repita el proceso para presentar nuevamente el Menú Principal.

Al quitar el Menú Principal el acceso a los diferentes módulos y sus opciones puede hacerse a través de la Barra de Menú presionando Menú Principal.

Los comandos contenidos en la Barra de Menú también pueden ser activados utilizando la combinación de teclas <Alt + letra subrayada>, ej. <Alt + H> si se desea ejecutar el comando Herramientas que aparece en la Barra de Menú.

Barra de Herramientas La Barra de Herramientas contiene los comandos de uso más frecuente, mismos que están representados por un icono. Use la Barra de Herramientas para un acceso rápido a dichos comandos sin pasar por la Barra de Menú.


Nota. La Barra de Herramientas se activa hasta el momento en que el usuario selecciona una opción de los módulos del Menú Principal.

Cuando el usuario posiciona el apuntador del “mouse” sobre una herramienta, aparece una pequeña ventana comúnmente llamada “tooltip” con una breve descripción de la herramienta. El comando se activa hasta el momento en que se presiona el botón izquierdo del “mouse”. A lo largo de este manual se explican a detalle cada uno de los comandos disponibles en las diferentes opciones de los módulos del Menú Principal, sin embargo, a continuación presentamos los comandos más frecuentes que podemos encontrar en la Barra de Herramientas con la intención de que el usuario comience a familiarizarse con ellos.


Agregar Agrega un registro nuevo a la lista

Modificar Permite modificar los datos de un registro

Eliminar Permite eliminar un registro de la lista

Consultar Permite consultar la información del registro seleccionado

Imprimir Imprime la información mostrada en pantalla

Buscar Localiza él o los registros que contengan una palabra o frase determinada

Generar Filtro Permite establecer una condición de filtro para desplegar sólo los registros que reúnan ciertas condiciones

Activar/Desactivar filtro

Activa o desactiva la condición de filtro establecida por el usuario

Ver imagen Presenta la imagen asociada al registro seleccionado

Barra de Estado Se encuentra localizada en la parte inferior de la pantalla y muestra información acerca de la base de datos que se está accesando, así como el nombre del usuario. Presionando doble “click” con el apuntador del “mouse” sobre el nombre de la base de datos o usuario podrá cambiar de base de datos o usuario respectivamente. Para quitar esta barra y agrandar un poco el espacio de la ventana de información, presione Ver > Barra de Estado en la Barra de Menú.

Barra de Desplazamiento Use la barra de desplazamiento para desplazar hacia arriba y hacia abajo la pantalla de información.


Salir del Programa Para salir del programa presione Menú Principal > Salir en la Barra de Menú o presione simultáneamente las teclas Control+X.


CURSO EN VIDEOS El Inventario de Refacciones incluye un curso en videos complementario a este manual. Los videos muestran en pantalla paso a paso cada uno de los movimientos necesarios para llevar a cabo las diferentes funciones del programa. Al tiempo que el video se va reproduciendo, mediante leyendas explicativas se ilustran las acciones que se van ejecutando. Generalmente resulta más claro y didáctico explicar un proceso mostrando directamente como se hacen las cosas en el programa en vivo, por lo que este curso en videos constituye la forma más fácil y práctica de aprender a usar un programa.

¿Cómo correr el curso en videos? Existen dos formas de correr el curso en videos:

• Desde el programa • Desde el administrador de programas.

Para correr el curso en videos desde el Inventario, presione Ayuda > Curso en video desde la Barra de Menú.

Al correr el curso en videos desde el Inventario es posible pasar del Inventario al curso y del curso al Inventario para practicar cada lección. Para correr el curso en videos desde el administrador de programas, presione el icono correspondiente en la carpeta donde se instaló el Inventario.


Operando el curso en videos Al entrar al curso en videos aparece en pantalla un menú con las diferentes lecciones. Se recomienda estudiar cada lección en orden y afianzar los conocimientos adquiridos practicando en el programa antes de pasar a la siguiente lección. Para ello recomendamos utilizar la base de datos de ejemplos incluida con el programa.

Seleccione Curso Inventario desde el administrador de programas


Al correr un video, aparecen una secuencia de escenas con mensajes explicativos simulando la operación real del programa. Aparece también un control que permite al usuario detener el video, avanzar, etc., similar al control de una cámara de video.

1. Posicione el cursor del "mouse" sobre un tema y aparecerá del lado derecho la explicación del tema seleccionado

2. Presione alguno de los botones que aparecen del lado izquierdo para ver el video correspondiente

Detener y/o correr video

Cerrar y terminar el video

Regresar al inicio del video Avance rápido

Barra de avance

LECCION 2 - CATALOGOS

Lección 2 Catálogos ♦ Catálogo de productos

Agregar Combos de selección Asociar imágenes Fijar datos para captura continua Modificar Eliminar Consulta

♦ Ordenar

♦ Buscar

♦ Filtro Generar filtro Activar / Desactivar filtro

♦ Impresión Nombre de la compañía Opciones Otros reportes relacionados

♦ Catálogo de proveedores

♦ Catálogos auxiliares

16 Lección 2 – Catálogos

CATALOGO DE PRODUCTOS

Agregar El primer paso para la implementación del Programa de Inventario de Refacciones ver. 2.0 consiste en formar un catálogo donde se registran los productos en el Inventario.

Al registrar un producto, el usuario captura los siguientes campos: [1] No. de Parte * [2] Descripción * [3] Unidad * [4] Clasificación [5] Especificaciones [6] Tiempo de procuramiento (en días) [7] Imagen asociada al producto [8] Almacenes en los que debe existir el producto(Multialmacenes) [9] Equivalencia de Marcas Los campos marcados con (*) son indispensables para registrar un producto en el Catálogo.

2. Seleccione la opción Catálogo de Productos

1. Seleccione el módulo Catálogos

4. Presione aquí para agregar un producto nuevo

3. Aparece la lista de productos

Lección 2 – Catálogos 17

El campo [1] No. de Parte permite registrar la clave, código o número con el que se identifica al producto internamente en la empresa. Puede estar formado por números, letras o una combinación de ambos. El campo [2] Descripción permite registrar el nombre del producto y algunas características que ayuden a diferenciarlo de otro similar. El campo [3] Unidad se utiliza para indicar la forma en que es medido o la unidad mínima de salida del producto (ej. pza, jgo, kg, lt, etc.). Al momento de efectuar la compra, el programa permitirá escoger entre diferentes presentaciones ( ej. tambo, cubeta, galón, caja, etc.), sin embargo, la unidad se refiere a la unidad mínima con la que el producto es utilizado o retirado del almacén para llevar a cabo un mantenimiento determinado. El campo [4] Clasificación permite registrar agrupaciones o familias de productos. En algunas ocasiones resulta de gran utilidad el agrupar los productos en base a sus características, lo que permite realizar consultas con mayor rapidez y la posibilidad de emitir reportes basados en estas agrupaciones. (Ej. Ferretería, Automotriz, Lubricantes, etc.) El campo [5] Especificaciones es un campo memo en donde el usuario puede registrar una descripción larga del producto o información adicional como por ej. sus dimensiones, material de fabricación, cuidados que se deben tener para su almacenamiento, etc.. El campo [6] Tiempo de procuramiento es el tiempo promedio estimado que transcurre (en días) desde que el producto es solicitado al departamento de compras hasta que éste es entregado por el proveedor en el Almacén. Este tiempo de procuramiento es muy útil para calcular el abastecimiento de productos próximos a utilizar por mantenimiento, permitiendo la programación adecuada de las compras y la posibilidad de conseguir un abastecimiento bajo el concepto “Justo a Tiempo”, manteniendo los niveles de existencias en un mínimo y sin afectar la realización de los trabajos de mantenimiento que se tienen programados.


El recuadro [7] Imagen asociada permite asociar una imagen al producto como información complementaria. Lo anterior permite tener acceso a una imagen que muestre como es físicamente el producto. El recuadro [8] Multialmacenes muestra los almacenes que contienen o manejan el producto en cuestión. Por omisión el programa maneja un solo almacén apareciendo en este caso el recuadro correspondiente desactivado. Más adelante se verá la manera de activar la opción multi-almacenes, la forma de dar de alta diferentes almacenes y como relacionar los productos del catálogo a cada almacén. El Botón [9] Equivalencia de Marcas permite registrar diferentes marcas equivalentes y sus correspondientes números de parte del fabricante o proveedor. Como se explicó anteriormente, el número de parte es interno de la empresa y con esta opción se relacionan marcas y productos equivalentes de diversos fabricantes o proveedores. Dicha información resulta de gran utilidad al momento de elaborar una Orden de Compra, ya que el programa permitirá especificar la marca y número de parte del fabricante en la orden de compra. Una vez que se da de alta un producto, este se agrega al listado para formar el Catálogo de Productos. Es conveniente recordar que para capturar este catálogo no es necesario utilizar todos los campos, ya que también puede ser formado utilizando los campos marcados con (*), los cuales son indispensables para registrar un producto en el catálogo.

La Unidad y Clasificación se seleccionan de los Combos de SelecciónCombos de SelecciónCombos de SelecciónCombos de Selección


Combos de selección El combo de selección o caja de opciones se utiliza para escoger alguna descripción o concepto previamente registrado en los Catálogos Auxiliares. La ventana del combo de selección se abre presionando una tecla o con el apuntador del “mouse”.

Al momento que el usuario comienza a teclear una descripción, se abre la ventana del combo y el cursor se va posicionando alfabéticamente en la lista conforme el usuario va tecleando. Finalmente el usuario puede utilizar las teclas de dirección “flechas” para terminar de posicionarse sin necesidad de teclear la descripción completa. Oprima <Enter> para aceptar la selección. También puede utilizar el apuntador del “mouse” para hacer la selección.

Si el concepto que se desea registrar no se encuentra en la ventana del combo, el usuario puede agregarlo en línea al Catálogo Auxiliar correspondiente, tecleando su descripción y enseguida presionando la tecla de función <F2>. Así el usuario puede agregar conceptos a los Catálogos Auxiliares sin necesidad de abandonar lo que se está haciendo. No obstante, el usuario puede agregar también conceptos a los Catálogos Auxiliares directamente desde el Menú Principal seleccionando Catálogos > Catálogos Auxiliares. En este caso la tecla <F2> se encuentra definida por omisión. En algunas ocasiones, otros programas instalados en la PC utilizan esta tecla para realizar otras funciones u operaciones lo cual puede ocasionar ciertos conflictos. Si se desea cambiar esta función a otra tecla, ejecute desde la Barra de Menú el comando Herramientas > Opciones > Teclas de Operación. Como recordatorio y dependiendo del tipo de campo que se esté editando, en la parte inferior de la pantalla el programa muestra las funciones que pueden ser activadas.

Presione aquí para abrir la ventana de selección o presione una tecla


Los combos de selección permiten la tecla <F2> para agregar un registro nuevo a los Catálogos Auxiliares. Los campos de tipo numérico permiten llamar a la calculadora presionando <F4> para hacer operaciones matemáticas y registrar el resultado.

Asociar imágenes El inventario permite asociar imágenes, fotografías, tablas, planos etc., como información complementaria del producto cuando se está agregando al catálogo. Las imágenes deben ser archivos del tipo .BMP y .JPG.. Una cámara digital o un “Scanner” resultan muy útiles para obtener estas imágenes.

El programa muestra las teclas de función que pueden ser activadas en cada campo.


Para asignar una imagen esta debe copiarse primero al Catálogo Auxiliar de Imágenes. Utilice la opción “Agregar” para copiar imágenes de cualquier directorio de su computadora al Catálogo Auxiliar de Imágenes.

1. Presione aquí para asignar una imagen al producto

3. Presione aquí para agregar una nueva imagen al Catálogo Auxiliar de Imágenes

2. Seleccione una imagen del Catálogo Auxiliar de Imágenes para asignarla al producto.


Un producto que ha sido registrado en el catálogo solo puede estar asociado a una imagen, sin embargo, el usuario puede cambiar esta imagen cuantas veces quiera. En el Catálogo de Productos podemos identificar a los productos que tienen una imagen asociada y visualizar la imagen.

Fijar datos para captura continua Esta herramienta es de mucha utilidad cuando se quiere ingresar varios registros, es decir, cuando se requiere capturar información en forma continua, como registrar varios productos en el Catálogo de Productos, ya que permite que la información registrada en los diferentes campos de captura se mantenga sin variación al dar de alta nueva información.

4. Oprima aquí para buscar la imagen que desee copiar o agregar al Catálogo de imágenes

5. Teclee un nombre o descripción para identificar a la imagen

6. Este icono indica que el producto tiene una imagen asociada.

8. Oprima aquí para ver la imagen

7. Seleccione el producto


Para registrar un nuevo producto en el catálogo solo es necesario llenar los campos que no fueron marcados como fijos, ya que en los demás (fijos) la información se mantiene sin variación con respecto al registro anterior. Si se está capturando información en forma continua, el campo que ha sido marcado como fijo aparece del mismo color del fondo de la ventana y contiene la misma información que en el registro anterior para que el usuario pueda pasar al siguiente campo. Si al agregar otro producto la información en este campo tiene que cambiar, es posible capturar información directamente en él. La información registrada se mantendrá sin variación al dar de alta otro producto hasta que se capture información nuevamente sobre este campo.

1. Oprima aquí para seleccionar los campos que desea mantener como fijos, o para desmarcar los que ya no se manejarán como fijos

2. Seleccione los campos que desea mantener como fijos. La información contenida en ellos no cambiará al estar registrando productos en forma continua

El campo No. de ParteNo. de ParteNo. de ParteNo. de Parte no está seleccionado como fijo

El campo Clasificación Clasificación Clasificación Clasificación esta seleccionado como fijo, el color es igual al del fondo de la ventana.


Modificar En algunas ocasiones puede ser necesario modificar la información registrada de un producto que ha sido dado de alta en el catálogo. La modificación puede realizarse utilizando el icono correspondiente localizado en la Barra de Herramientas, o ejecutando el comando Editar > Modificar producto, que aparece en la Barra de Menú.

Eliminar Esta opción permite al usuario eliminar productos del catálogo. Un producto sólo puede ser dado de baja cuando no tenga movimientos de entrada y salida registrados en el período. En el caso de que existan movimientos de entrada y salida del producto que se desee eliminar del catálogo, esto podrá llevarse a cabo solamente después de efectuar un cierre. Mas adelante en éste manual se explica lo relacionado con cierres contables.

1. Utilice la barra de desplazamiento para desplazar el listado

2. Seleccione en el catálogo el producto al que desea realizar alguna modificación

3. Presione éste icono en la barra de herramientas


Consulta Esta herramienta permite al usuario visualizar toda la información registrada en el catálogo para el producto que se ha seleccionado, pero no le permite modificar dicha información. En el manual de instalación se tratan los aspectos relacionados con la implementación de la seguridad para el acceso a la base de datos del Inventario, por lo que ésta herramienta será utilizada por aquellos usuarios que no tienen permiso o derechos para modificar información capturada en los catálogos.

1. Seleccione el producto que desea eliminar

2. Presione éste icono para eliminar el producto del catálogo.


1. Seleccione el producto que desea consultar

2. Presione éste icono en la barra de herramientas


ORDENAR Para facilitar la búsqueda y localización de un producto dentro del catálogo, la información contenida en éste puede ser ordenada en forma alfanumérica considerando alguna de las siguientes columnas. [1] No. de Parte [3] Descripción [5] Clasificación Si se desea ordenar el Catálogo en función de alguno de estos campos, es necesario colocar el apuntador del mouse en el encabezado del campo elegido y con el botón izquierdo aceptar la selección. De esta manera el catálogo se ordena en forma ascendente ( A-Z). Al oprimir nuevamente el botón izquierdo del mouse, el listado cambiará a orden descendente (Z-A) y así sucesivamente.

1. Coloque aquí el apuntador del mouse y presione el botón izquierdo para ordenar el catálogo por DescripciónDescripciónDescripciónDescripción

2. La flecha indica que los productos están ordenados en forma ascendente ( A-Z). Repita el paso 1 si desea cambiar a orden descendente (Z-A)


BUSCAR Esta herramienta le permite al usuario localizar un producto en el Catálogo tecleando una palabra, frase o parte de ella, sin importar la posición relativa en que se encuentre dicha frase. Esta búsqueda puede realizarse en alguno de los cuatro campos o columnas que se presentan en el catálogo: a) No. de Parte b) Descripción c) Unidad d) Clasificación La frase o parte de la misma relacionada con alguno de los cuatro campos puede llevarse a cabo de tres maneras: 1) Palabra en cualquier posición 2) Palabra al inicio 3) Palabra completa

3. Presione este icono en la Barra de Herramientas para buscar un producto


También se puede buscar un producto en el catálogo utilizando en la barra de menú el comando Editar > Buscar producto.

2. Seleccione el campo o columna en la que desea buscar el producto

3. Teclee la frase, algunas de las letras o números relacionados con el producto.

4. Seleccione el modo en que se efectuará la búsqueda

5. Seleccione una de las dos direcciones de búsqueda

6. Oprima aquí para iniciar la búsqueda del producto.

7. Oprima aquí. El producto localizado queda señalado en el catálogo


FILTRO

Generar filtro Mediante la opción de filtro, el usuario puede limitar la lista de productos en el Catálogo, a aquellos que cumplan con ciertas condiciones, que pueden ser establecidas por la combinación de los siguientes conceptos.

campo <criterio> condición El campo se refiere a elegir una de las 4 columnas que se visualizan en la pantalla de Catálogos de Productos (No. de Parte, Descripción, Unidad y Clasificación). El criterio establece 6 posibilidades de selección:

sea igual a sea igual o mayor que sea igual o menor que esta entre comience por contenga

La condición la establece el usuario basándose en letras, descripciones o números que deben estar presentes en alguno de los campos o columnas que se han escogido para el establecimiento del filtro. Ejemplo de establecimiento de filtro: No. de parte - contenga – BAL00


Una vez que han sido establecidos uno o varios filtros, el Catálogo de Productos presentará únicamente los productos que cumplen con estas características, lo cual facilita la búsqueda y consulta de productos. Al salir del programa, las condiciones de filtro desaparecerán. Si el usuario requiere conservar estos filtros para sesiones futuras de trabajo, deberá activar esta opción desde la Barra de Menú > Herramientas > Opciones > Usuario y marcar la opción guardar el último filtro utilizado. Así, cada vez que el usuario establezca un filtro, éste quedará grabado a manera que al volver a entrar al programa no será necesario volver a establecer el filtro. Los filtros quedan grabados únicamente en la computadora donde se generaron.

Activar / Desactivar filtro Cuando se encuentran establecidas una o más condiciones de filtro, el catálogo de productos presenta el listado de los productos que cumplen con estas condiciones. Sin embargo todas estas condiciones de filtro pueden ser desactivadas o activadas nuevamente utilizando la misma herramienta.

1. Presione aquí para agregar un filtro o seleccione de la barra de menú el comando Editar Editar Editar Editar y seleccione la opción Gener Gener Gener Generar Filtroar Filtroar Filtroar Filtro

2. Oprima aquí para agregar una nueva condición de filtro

3. Defina las condiciones que deben cumplir los productos en el catálogo (campo, criterio y condición)


2. En la barra de estado de la ventana activa aparece el mensaje que indica que el filtro esta activo

1. Oprima aquí para activar o desactivar las condiciones de filtro establecidas

3. Si el filtro se encuentra activo se puede conocer también el total de productos que cumplen con estas condiciones de filtro


IMPRESION

Nombre de la compañía y logotipo En la Barra de Menúl > Herramientas > Opciones > Empresa el usuario personaliza el Inventario registrando el nombre de su compañía, mismo que aparecerá como encabezado en todos los reportes impresos. El usuario también puede registrar algunos otros datos de la empresa como el R.F.C., domicilio, teléfonos y departamento que emite los diferentes reportes. El logotipo de la empresa también puede ser incluido en los reportes. El logotipo debe ser un archivo del tipo .BMP o .JPG. ( 85 pixeles de altura por 710 pixeles de ancho máximo)

Opciones de impresión Una vez personalizado el inventario el usuario podrá imprimir el Catálogo de Productos y algunos otros reportes. Al seleccionar la opción de imprimir, el programa permite la visualización previa del reporte en pantalla, o bien, el envío

1. Registre los datos de su empresa.

2. Indique un logotipo de su empresa para imprimirlo en los reportes


directo del reporte a la impresora. La impresión obedecerá a las condiciones de orden y filtro establecidas previamente en el Catálogo.

Al seleccionar la herramienta para la impresión, el programa permite visualizar el reporte en pantalla, o bien, mandarlo directamente a la impresora. Es importante recordar que la impresión obedecerá a las condiciones de filtro que se encuentren establecidas siempre y cuando la condición de filtro se encuentre activada.

Una vez que el usuario asigne una clave al reporte para ISO 9000, ésta quedará grabada de modo que en la siguiente ocasión que se emita el reporte, ya no será necesario indicar nuevamente la clave.

1. Utilice esta herramienta para imprimir el Catálogo, o bien, desde la Barra de Menú seleccione Menú Principal > ImprimirMenú Principal > ImprimirMenú Principal > ImprimirMenú Principal > Imprimir

2. Seleccione la opción de impresora, obien, seleccione la opción por pantalla

3. Teclee la clave ISO 9000 si desea que ésta sea incluida en el reporte

4. Presione aquí para configurar su impresora.


El programa de Inventarios genera dos tipos de Reportes:

• Reportes directos presentando la misma información que aparece en la Ventana de Información. Estos reportes se obtienen directamente desde cualquier opción del Menú Principal al presionar la herramienta de Impresión localizada en la Barra de Herramientas.

• Reportes especiales que difieren en su contenido con la presentación típica mostrada en la Ventana de Información. En la Barra de Menú > Reportes podrá encontrar una lista de reportes especiales disponibles para cada opción del Menú Principal.


CATALOGO DE PROVEEDORES En este módulo se forma el catálogo de empresas o personas físicas (proveedores) que suministran productos al almacén.

Al registrar un Proveedor, el usuario captura los siguientes campos: [1] Proveedor (*) [2] R.F.C. [3] Calle y No. [4] Colonia [5] Población [6] Código Postal [7] Estado [8] País [9] Teléfonos [10] Fax [11] Correo electrónico [12] Clasificación [13] Divisa [14] Contacto [15] Extensión [16] Teléfono directo [17] Correo electrónico [18] Comentarios. El campo marcado con (*) es indispensable para registrar un proveedor en el Catálogo.

1. Seleccione el módulo Catálogos en el Menú Principal

2. Seleccione la opción Catálogo de Proveedores.

3. Presione aquí para dar de alta un proveedor


El campo [1] Proveedor se utiliza para registrar el nombre de la persona o razón social de la empresa que abastece de productos al almacén. El campo [2] R.F.C. permite registrar el Registro Federal del Contribuyente del proveedor de productos. Del campo [3] al campo [11] se registra información referente a la ubicación física y telefónica del proveedor. El campo [12] Clasificación permite al usuario registrar agrupaciones o familias de proveedores sobre la base de alguna característica. En algunas ocasiones resulta de gran utilidad el agrupar los proveedores con relación a los productos que manejan, zonas geográficas, etc. lo que permite realizar consultas con mayor rapidez al poder ordenarlos en relación a éstas características. El procedimiento para registrar la clasificación consiste en seleccionar de un “combo” la clasificación correspondiente registrada previamente en el catálogo auxiliar de clasificación de proveedores. Si al momento de seleccionar una clasificación ésta no existiera en el catálogo auxiliar, el usuario podrá dar de alta una clasificación nueva tecleando el nombre de la misma y acto seguido presionando la tecla de función <F2> .(Ver Combos de Selección). El campo [13] divisas se refiere a las unidades monetarias que utilizan los proveedores para la venta de sus productos. En los catálogos auxiliares se proporciona una lista de las divisas más comunes y el usuario puede agregar divisas nuevas a este catálogo auxiliar de divisas. El usuario también puede actualizar el tipo de cambio correspondiente a cada divisa. Cuando generamos una orden de compra al proveedor, ésta orden de compra se emite con la moneda preestablecida para cada proveedor. Al ingresar la mercancía al almacén, el programa convierte los importes a moneda nacional tomando el tipo de cambio correspondiente.

Del campo [14] al [17] el usuario registra información referente al nombre de hasta tres contactos, teléfono, extensión y correo electrónico de cada uno de ellos. El campo [18] Comentarios es un campo memo donde el usuario puede registrar cualquier información adicional relacionada con el proveedor.


Una vez que se da de alta un proveedor, éste se agrega al listado para formar el Catálogo de Proveedores. Es conveniente recordar que para formar este catálogo no es necesario utilizar todos los campos, ya que también puede ser formado utilizando únicamente el campo Proveedor marcado con (*), el cual es indispensable para registrar un producto en el catálogo. Para buscar y localizar a un proveedor puede resultar muy conveniente el poder ordenar en forma alfanumérica el Catálogo de Proveedores. En el programa de Inventario el ordenamiento de los proveedores se puede realizar en relación con alguna de las siguientes columnas:

a) R.F.C. b) Proveedor (razón social o nombre de la persona física) c) Clasificación d) Fecha de última compra e) Teléfonos

Recuerde que si se desea ordenar el Catálogo en función de los campos o columnas mencionadas anteriormente, es necesario colocar el apuntador del mouse en el campo o columna elegida y con el botón izquierdo aceptar la selección, de esta manera el catálogo se ordena en forma ascendente ( A-Z). Al


oprimir nuevamente el botón izquierdo del mouse, el listado cambiará a orden descendente (Z-A) y así sucesivamente. Mediante la opción de filtro, se puede limitar la lista de proveedores en el catálogo, a aquellos que cumplan con ciertas condiciones establecidas por el usuario.


CATALOGOS AUXILIARES Los Catálogos Auxiliares contienen información complementaria al Catálogo de Productos y Catálogo de Proveedores, como:

1. Catálogo de Unidades 2. Catálogo de Clasificaciones de Productos 3. Catálogo de Clasificaciones de Proveedores 4. Catálogo de Divisas 5. Catálogo de Imágenes 6. Catálogo de Almacenes 7. Catálogo de Centros de Costo 8. Catálogo de Destinos 9. Catálogo de Lugares de Entrega

En esta lección hemos visto la utilización mediante los combos de selección de algunos de estos catálogos como el Catálogo de Unidades, Clasificación de Productos, Clasificación de Proveedores, Divisas. Más adelante en este manual se explica a detalle el Catálogo de Almacenes cuando se requiere el manejo de varios almacenes (Multi-almacenes), así como el Catálogo de Centros de Costo y Destinos al momento de generar movimientos de salida a los productos del almacén. El Catálogo de Lugares de Entrega se utiliza al momento de generar las Ordenes de Compra. En este módulo el usuario puede agregar, modificar o eliminar conceptos de los Catálogos Auxiliares.

LECCION 3 - MULTIALMACENES

Lección 3 Multialmacenes

♦ Activar opción Multialmacenes

♦ Alta de nuevos almacenes

♦ Asignación de productos a los diferentes almacenes

42 Lección 3 – Multialmacenes

ACTIVAR OPCION MULTIALMACENES La opción de manejar varios almacenes (Multialmacenes) es muy útil para aquellas empresas que desean tener productos ubicados en más de un almacén. Cuando se tiene activada la opción Multialmacenes, el programa permite hacer traspasos entre almacenes, consultar las existencias de un producto en cada uno de los almacenes existentes, valorizar el inventario por almacén y en forma consolidada etc. Si no va a manejar varios almacenes, no es recomendable marcar esta opción.

Al marcar la opción Multialmacenes, el programa despliega la siguiente pantalla:

1. Seleccione Herramientas Herramientas Herramientas Herramientas en el Menú Principal

2. Seleccione OpcionesOpcionesOpcionesOpciones

4. Marque la opción Manejar Manejar Manejar Manejar Multialmacenes Multialmacenes Multialmacenes Multialmacenes si desea controlar varios almacenes

3. Seleccione la carpeta Módulo de Módulo de Módulo de Módulo de InventarioInventarioInventarioInventario

Lección 3 – Multialmacenes 43

Existen dos formas de manejar los folios en los Movimientos al Almacén (Entradas y Salidas) y las Ordenes de Compra:

1. Folio independiente Cuando cada almacén maneja en forma independiente el folio de los documentos. Es decir, cada almacén lleva su propio folio consecutivo.

5. Presione aquí para continuar

6. Elija la manera como se manejarán los folios para los Movimientos al AlmacénMovimientos al AlmacénMovimientos al AlmacénMovimientos al Almacén y las Ordenes de CompraOrdenes de CompraOrdenes de CompraOrdenes de Compra.


2. Folio corporativo

Cuando se maneja un solo folio consecutivo para todos los almacenes.

Una vez definida la manera de manejar los folios de los documentos, el Programa de Inventario de Refacciones ver. 2.0 queda configurado para operar con Multialmacenes.


ALTA DE NUEVOS ALMACENES Al activar la opción Multialmacenes, el programa crea un primer almacén con el nombre “Almacén 1”. Automáticamente todos los productos registrados en el Catálogo de Productos quedan asignados o relacionados a este almacén. Si lo desea, el usuario puede cambiar el nombre. Ahora bien, el usuario puede dar de alta nuevos almacenes y relacionar los productos del catálogo que manejará cada almacén.

1. Seleccione la opción Catálogos AuxiliaresCatálogos AuxiliaresCatálogos AuxiliaresCatálogos Auxiliares en el módulo Catálogos

3. Oprima aquí para dar de alta un nuevo almacén

4. Teclee el nombre y la ubicación del nuevo almacén

5. Indique los folios con que iniciarán los movimientos al almacén y las órdenes de compra

2. Presione el tabulador Almacenes


ASIGNACION DE PRODUCTOS A LOS ALMACENES

Una vez creados los diferentes almacenes será necesario asignar o relacionar los productos del Catálogo de Productos que manejará cada almacén. Los productos que maneja cada almacén estarán siempre relacionados con el Catálogo de Productos. Es por eso que se crea un solo Catálogo de Productos, lo que evita la necesidad de teclear nuevamente los productos en cada uno de los almacenes.

Al presionar el botón para asignar productos a un almacén, se abre una nueva ventana que permite simplemente ir marcando los productos del Catálogo de Productos que quedarán asignados o relacionados con el nuevo almacén.

1. Seleccione el almacén al que desea asignar productos

3. Oprima aquí para asignar productos del Catálogo al almacén seleccionado

2. En esta ventana se muestran los productos que ya se encuentran asignados al almacén seleccionado

4. Oprima aquí si desea eliminar productos del almacén seleccionado


Una vez que los productos han sido asignados a los diferentes almacenes, el manejo de cada almacén se hará en forma independiente, es decir, cada uno de ellos tendrá sus propios movimientos de entrada y salida, reportará sus existencias, registrará sus máximos y mínimos, manejará su propio Kardex y en cualquier momento se podrá conocer el monto de la inversión para cada uno y en forma consolidada (todos los almacenes). Al activar la opción Multialmacenes, se genera automáticamente un combo en la Barra de Herramientas de las diferentes opciones del Menú Principal para que el usuario seleccione en cada caso el almacén correspondiente.

5. Para marcar o desmarcar en forma individual, simplemente haga “click” aquí con el apuntador del “mouse”.

6. Presione aquí para marcar todos.

9. Al aceptar, todos los productos marcados quedan asignados al almacén.

7. La selección de varios productos puede realizarse de la misma forma que lo hace Windows, utilizando la tecla “Shift” en combinación con el “mouse.”

8. Una vez seleccionados varios productos, puede presionar aquí para marcarlos

Seleccione de este combo el almacén con el que desea trabajar

LECCION 4 - INVENTARIO

Lección 4 Inventario ♦ Movimientos al almacén

Movimiento de Inventario inicial Movimiento de Entrada Movimiento de Salida Movimiento por inventario físico

♦ Existencias y valuación Comparar contra otro método de costeo

♦ Kardex

♦ Máximos, mínimos y localización Importe máximo, óptimo y mínimo Modificación avanzada

♦ Cierre anual

♦ Historial de Movimientos Historial de Movimientos en el período Historial de Movimientos en períodos anteriores

50 Lección 4 – Inventario

MOVIMIENTOS AL ALMACEN La entrada y salida de productos (movimientos) al almacén se hace mediante documentos foliados. Cada vez que se registra un documento nuevo de entrada o de salida, el programa agrega un número de folio consecutivo a dicho documento. Uno o varios productos diferentes pueden ingresar al almacén bajo un mismo documento de entrada. Normalmente un documento de entrada ampara varios productos cuando estos provienen de un mismo proveedor y una misma orden de compra. De igual forma, un mismo documento de salida puede amparar la salida de uno o varios productos.

1. Seleccione el módulo de InventarioInventarioInventarioInventario

2. Seleccione laopción Movimientos al Movimientos al Movimientos al Movimientos al AlmacénAlmacénAlmacénAlmacén

4. Seleccione el tipo de movimiento que desea consultar (entrada o salida)

5. Seleccione el documento que desea consultar

6. La ventana muestra el documento seleccionado con la lista de productos que entraron o salieron del almacén

3. Seleccione el Almacén (ver Multialmacenes)

Lección 4 – Inventario 51

Movimiento de Inventario inicial El Movimiento de Inventario Inicial es el documento que contiene la información correspondiente al inicio del almacén. De hecho es un movimiento de entrada para establecer las cantidades y costo unitario inicial de cada uno de los productos con los cuales dará inicio el Inventario. Antes de generar cualquier otro movimiento, el usuario deberá establecer las cantidades y costos iniciales utilizando el botón Editar Inventario Inicial y una vez registrados las existencias y costos unitarios de todos y cada uno de los productos, podrá generar el documento correspondiente presionando el botón Generar Documento Inicial.

Utilizando las flechas de navegación el usuario puede desplazarse con facilidad en la tabla de productos para ir editando las existencias y costos iniciales de todos y cada uno de los productos.

2. Oprima aquí para iniciar la edición del Inventario Inicial.

Nota. Este botón desaparece después de generar el movimiento inicial.

1. Seleccione el Almacén ( si se tiene activada la opción de Multialmacenes, ver Lección 3)


La edición de las cantidades y costos unitarios se puede realizar por partes en diferentes sesiones. Es decir, si no termina de editar toda la información en una sola sesión, puede guardar la información capturada y continuar en la siguiente sesión. Sólo se puede generar un documento inicial, por lo que una vez generado el documento, ya no se podrán realizar cambios. Al presionar el botón Generar Documento Inicial, el botón Editar Inventario Inicial desaparece. Cualquier modificación posterior deberá hacerse por medio de movimientos de entrada o salida. Si se presiona el botón Generar Documento Inicial y las existencias y costos unitarios de todos los productos presentan valor cero, aparece un mensaje en el que se pregunta si se desea iniciar el Almacén con saldos en cero. En caso de aceptar este mensaje, el programa de Inventario de Refacciones ver. 2.0 no generará ningún documento inicial, por lo que se tendrá que iniciar el Inventario con un movimiento de entrada que quedará registrado en el documento respectivo.

6. Utilice estas herramientas para buscar un producto o establecer algún filtro.

3. Registre la cantidad y costo unitario de cada producto

4. Oprima aquí para guardar la información capturada. En otra sesión podrá continuar registrando cantidades y costos unitarios siempre y cuando no oprima el botón que Genera Documento Inicial.

5. Una vez capturadas las cantidades y costos unitarios de todos los productos, oprima aquí para generar el Documento generar el Documento generar el Documento generar el Documento Inicial.Inicial.Inicial.Inicial.

7. Haga “clic” sobre el encabezado de la columna deseada para ordenar el listado alfabéticamente en forma ascendente o descendente


De hecho, mediante movimientos de entrada también es posible registrar cantidades y costo unitario de los diferentes productos, sin embargo, la forma de edición que ofrece la opción Editar Inventario Inicial es mucho más práctica para captura masiva. Por esta razón hacemos especial hincapié en Generar Documento Inicial hasta que se hayan editado las cantidades y costos unitarios de todos los productos. Al generar el movimiento inicial, el programa pide confirmar el método de costeo que va a regir el almacén. Una vez generado el documento inicial, el método de costeo que haya elegido solo se podrá cambiar hasta el momento de efectuar un Cierre. Más adelante en esta lección se explica todo lo concerniente al Cierre. También se podrá indicar al sistema el número del folio correspondiente al documento inicial y agregar un prefijo y/o sufijo que acompañarán a dicho folio. En los movimientos de entrada y salidas subsecuentes, automáticamente se irá incrementando el folio en forma consecutiva.

En cualquier momento, el usuario puede volver a establecer un nuevo número de folio a partir del cual el programa generará la numeración consecutiva de los documentos de entrada y salida. Incluso puede establecer un prefijo y sufijo alfanumérico ligados al número de folio. Esta opción se lleva a cabo desde la Barra de Menú con la opción Herramientas>Opciones>Módulo de Inventario.

7. Seleccione el método de costeo que se va a utilizar

8. Elija la fecha con que quedará registrado este movimiento

9. Indique el folio de inicio de operaciones, y si lo desea, puede establecer un prefijo y sufijo ligados al número de folio. Por omisión este valor es igual a 1.


Movimientos de Entrada Aparte del documento Inicial, el programa permite generar cinco tipos de documentos de entrada al almacén:

1. Entrada por compra 2. Entrada de fábrica 3. Traspaso de otro almacén 4. Devolución 5. Corrección de documento 6. Ajuste

Nota: Las herramientas para generar y consultar estos movimientos permanecen desactivadas hasta que el usuario genera el movimiento inicial. Una vez generado el movimiento inicial, el botón Editar Movimiento Inicial desaparece y se activan las herramientas para la edición de los diferentes movimientos de entrada.

10. Al generar el movimiento inicial, se crea el primer documento de entrada

11. Señale el documento y oprima aquí para visualizar los productos, cantidades y costos iniciales con los que inició el inventario.


El programa de Inventario ofrece innovadoras formas de captura, brindando flexibilidad para su operación con “mouse” o teclado. Por lo general, capturistas avanzados prefieren utilizar sólo teclado y no utilizar el “mouse” en captura masiva de información, ya que es mucho más rápida la captura de esta forma. Presionando la tecla <Enter> el usuario puede pasar de un campo a otro y moverse con facilidad utilizando las flechas de navegación. Las teclas <Tab> y <Shift> <Tab> permiten moverse entre los diferentes botones para Aceptar, Cancelar o Editar otro documento en forma rápida y sin utilizar el “mouse”. En las pantallas de movimientos de entrada y salida, el programa incorpora diversas funciones de edición. Mediante las teclas de función <F2>, <F3>, <F4> y <F8>), el usuario puede agregar un producto en línea, buscar por descripción, borrar una partida y hasta utilizar una calculadora con solo oprimir una tecla.

1. Seleccione el tabulador Documentos de Documentos de Documentos de Documentos de EntradaEntradaEntradaEntrada

2. Oprima aquí para agregar un documento de entrada

4. En esta parte de la pantalla el usuario va seleccionando y agregando los productos que entran al almacén, indicando cantidad y costo unitario.

3. Seleccione el tipo del movimiento de entrada y según sea el caso, teclee o seleccione un documento de referencia, proveedor y fecha del documento. Presionando la tecla de función <F2> <F2> <F2> <F2> puede dar de alta un proveedor nuevo en línea sin abandonar la pantalla.


Agregar en línea (un producto, proveedor, unidades, etc.)

Buscar por descripción

Abrir calculadora

Borrar una partida

Dependiendo del campo que se está editando, en la parte inferior de la pantalla se marcan las funciones que se pueden ejecutar. Por ejemplo, cuando el usuario está editando un campo numérico, se marca en la parte inferior de la pantalla la función <F4> indicando que al oprimir esta tecla de función se puede activar una calculadora electrónica con las funciones básicas. O en el caso de estar posicionado en el campo correspondiente al número de parte, se marcan las funciones <F2> y <F3>, indicando que al presionar la tecla de función correspondiente se podrá dar de alta en línea un producto que no exista en el catálogo, o bien, iniciar la búsqueda de un producto por descripción.

5. Las Funciones de Edición <F2> <F3> <F4> y F2> <F3> <F4> y F2> <F3> <F4> y F2> <F3> <F4> y <F8><F8><F8><F8> se activan o desactivan dependiendo del campo que se esté editando


Las Teclas de Función o Teclas de Operación <F2>,<F3>,<F4> y <F8> se encuentran definidas por omisión en el programa. En algunas ocasiones, otros programas instalados en la PC utilizan estas teclas para realizar otras funciones u operaciones, lo que puede ocasionar ciertos conflictos. Si se desea cambiar estas funciones a otras teclas ejecute desde la Barra de Menú el comando Herramientas > Opciones > Teclas de Operación

6. Para agregar un producto, posicione el cursor donde dice <clave producto>.<clave producto>.<clave producto>.<clave producto>. Al empezar a teclear la clave del producto, inmediatamente se abre una ventana desplegando los números de parte y las descripciones de todos los productos contenidos en el catálogo. El cursor se va posicionando alfabéticamente sobre la lista conforme el usuario va tecleando. Finalmente, utilizando las flechas de navegación o apuntando con el cursor del “mouse”, el usuario puede buscar y hacer la selección final sin necesidad de concluir la escritura completa del número de parte. Presione <F3><F3><F3><F3> para localizar un producto por su descripción y <F2><F2><F2><F2> para agregar al catálogo de productos un producto nuevo sin abandonar el módulo.


Tipos de documentos de entrada:

1. Entrada por compra Se refiere al ingreso de productos al almacén por la compra directa a un proveedor. Esta puede ser de dos formas:

Referida a una Orden de Compra generada por el programa Referida a un documento externo

Cuando la entrada de los productos al almacén se hace con relación a una Orden de Compra generada por el programa de Inventario (Ver Módulo de Compras en la Lección 5 de este manual), solo será necesario elegir en el combo correspondiente el número de folio de la Orden de Compra para que automáticamente aparezcan los productos contenidos en la misma. Si el proveedor está entregando todos los productos contenidos en la Orden de Compra, bastará con presionar “Aceptar” para que se registre la entrada de todos los productos. Sin embargo, en muchas ocasiones el arribo de los productos puede ser parcial. En estos casos el usuario puede modificar las cantidades o incluso eliminar de la lista los productos que no fueron entregados por el proveedor y sólo se registrará la entrada de los productos entregados. Cuando el proveedor haga la entrega final, podrá realizarse un segundo documento de entrada referido a la misma orden de compra.

Cuando la entrada esté referida a un documento externo, es decir, cuando no existe una Orden de Compra generada por el programa, el usuario deberá elegir esta opción e indicar el número de documento que ampara la entrada al almacén, como comprobante de la compra, factura, remisión, nota de venta, recibo etc., el cual quedará registrado como una referencia en el documento de entrada. En este caso, el usuario deberá registrar uno a uno los productos que ingresan al almacén.

2. Entrada de Fábrica Se refiere al ingreso de productos al almacén que fueron fabricados dentro de la misma empresa, por ejemplo: engranes, soportes, tornillería, guardas etc., y por consiguiente no existe factura, remisión o nota de venta. El documento de referencia para el movimiento de entrada podría ser una Orden de Trabajo u Orden de Fabricación.

3. Traspaso de otro Almacén El traspaso de productos de un almacén a otro puede ser de dos formas:


• Entre almacenes dados de alta en el Inventario (Multialmacenes) • Entre almacenes totalmente desligados

Cuando el traspaso se hace entre almacenes registrados en el programa (Multialmacenes), el usuario selecciona del combo correspondiente el número de folio del movimiento de salida del almacén origen y automáticamente se cargarán en la forma de entrada todos los productos contenidos en el documento de salida por traspaso. Por lo tanto, será necesario generar primero el documento de salida por traspaso del almacén origen y posteriormente generar el documento de entrada por traspaso en el almacén destino. Cuando el traspaso se hace entre almacenes totalmente desligados entre sí, es decir, cuando los productos provienen de un almacén que no está dado de alta en el programa mediante la opción Multialmacenes, uno a uno se tendrán que registrar los productos que están ingresando a otro almacén por concepto de traspaso.

4. Devolución Se refiere a la devolución al Almacén de un producto que no fue utilizado y que por consiguiente deberá ser reingresado a ese mismo Almacén. El documento de referencia para el ingreso al Almacén deberá ser el número de documento de salida en el que quedó incluido ese producto.

5. Corrección de documento En algunas ocasiones al elaborar un documento de entrada o de salida al almacén puede cometerse algún error, por lo que será necesario corregir ese documento. La corrección no se puede hacer modificando dicho documento, ya que una vez elaborado el documento, éste puede ser consultado pero no modificado. La forma de hacer la corrección es mediante un documento nuevo que contrarreste el error. El documento de referencia deberá ser el documento de entrada o de salida al que se desea efectuar la modificación. Indique el número de documento y el programa presentará las cantidades y costos unitarios de todos los productos incluidos en el documento. Acto seguido modifique sobre la pantalla las cantidades o costos correctos. Al presionar el botón Aceptar, el programa generará automáticamente un documento nuevo con los ajustes necesarios para contrarrestar el o los errores del documento original. El documento nuevo que se genera indicará que se trata de un movimiento por corrección de documento y hará referencia al documento corregido.

6. Ajuste Esta opción resulta útil para generar un movimiento de ajuste en forma manual.


Movimientos de Salida Son los documentos en los que quedan registrados los retiros o salidas de productos de un almacén. El programa permite generar cinco tipos de documentos de salida de almacén:

1. Salida 2. Traspaso a otro almacén 3. Devolución al proveedor 4. Corrección de documento 5. Ajuste

1. Salida Cuando uno o más productos se retiran del almacén, el encargado registra en un documento de salida los productos, indicando opcionalmente algún dato de referencia, un destino y centro de costo al que será cargado este documento. Cada vez que se registra un documento nuevo de salida, el programa agrega un número de folio consecutivo a dicho documento. Al realizar estos movimientos, el programa solicita que el usuario seleccione opcionalmente un Centro de Costos y un Destino. El Centro de Costos es la cuenta contable a la que se hará el cargo correspondiente y el Destino es el nombre de la persona que recibe los materiales. Para ello, el usuario puede formar primero los Catálogos Auxiliares de Centros de Costos y Destinos, o bien, puede ir formándolos en línea paulatinamente conforme se va requiriendo. Recuerde que agregar un concepto a cualquiera de los Catálogos Auxiliares es tan simple como presionar la tecla de función <F2> con el cursor posicionado en el combo correspondiente. Cuando el Inventario de Refacciones versión 2 se encuentra ligado al programa de Mantenimiento Preventivo MP versión 8, desde el programa de mantenimiento es posible generar los vales de salida de refacciones, referenciando las refacciones a una orden de trabajo correspondiente. Al retirar las refacciones en el almacén, bastará con indicar el número de vale de salida generado desde el programa de mantenimiento para que el programa presente automáticamente en la pantalla la lista de refacciones contenidas en el vale. Al generar el documento de salida, en el programa de mantenimiento quedará asentado el consumo de refacciones con cargo al equipo correspondiente. 2. Traspaso a otro almacén Se refiere al traspaso de productos de un almacén a otro. Cuando el traspaso se hace entre almacenes registrados en el programa (Multialmacenes) será necesario generar primero el documento de salida por


traspaso del Almacén Origen, el cual servirá posteriormente como referencia para ingresar el o los productos al Almacén Destino. 3. Devolución al proveedor Se refiere a la salida de un producto o productos del almacén, que son regresados a un cierto proveedor por alguna causa. Los productos quedan relacionados en un documento de salida, el cual puede ser consultado en cualquier momento. 4. Corrección de documento En algunas ocasiones al elaborar un documento de entrada o de salida al almacén puede cometerse algún error, por lo que será necesario corregir ese documento. La corrección no se puede hacer modificando dicho documento, ya que una vez elaborado el documento, éste puede ser consultado pero no modificado. La forma de hacer la corrección es mediante un documento nuevo que contrarreste el error. El documento de referencia deberá ser el documento de entrada o de salida al que se desea efectuar la modificación. Indique el número de documento y el programa presentará las cantidades y costos unitarios de todos los productos incluidos en el documento. Acto seguido modifique sobre la pantalla las cantidades o costos correctos. Al presionar el botón Aceptar, el programa generará automáticamente un documento nuevo con los ajustes necesarios para contrarrestar el o los errores del documento original. El documento nuevo que se genera indicará que se trata de un movimiento por corrección de documento y hará siempre referencia al documento corregido. 5. Ajuste Esta opción resulta útil para hacer ajustes resultado de pérdida de mercancía, daño físico o por diferencias arrojadas resultado de un Inventario Físico.

Movimiento por Inventario Físico Generalmente las empresas realizan conteos físicos de los productos existentes en sus almacenes para comprobar que las existencias físicas concuerden con las existencias registradas en el sistema. La frecuencia y periodicidad con que se realizan dichos Inventarios Físicos varía de una empresa a otra. El conteo físico puede arrojar diferencias de más o de menos contra las existencias del sistema. El Movimiento por inventario físico, no es otra cosa que un movimiento de ajuste para hacer coincidir las existencias físicas con las existencias del sistema. Para facilitar la creación de los documentos de ajuste, el programa incluye un formato especial en donde el usuario simplemente va anotando las discrepancias que resulten de un conteo físico. Al presionar el botón Generar Documento de Ajuste, automáticamente el programa calcula las diferencias y genera un


documento de entrada y otro de salida, según sea el caso, en el que se incluyen todos y cada uno de los productos que resultaron con alguna diferencia en el conteo físico. Como resultado de generar estos documentos de ajuste por inventario físico, terminarán coincidiendo las existencias físicas y las existencias en el sistema. Durante un inventario físico, el almacén permanece cerrado y no deben hacerse movimientos de entrada o salida durante el conteo.

1. Seleccione la opción Movimientos al Movimientos al Movimientos al Movimientos al AlmacénAlmacénAlmacénAlmacén

2. Seleccione el comando Editar>Inventario Físico Editar>Inventario Físico Editar>Inventario Físico Editar>Inventario Físico desde la Barra de Menú

3. Teclee las cantidades obtenidas en el conteo físico. No es necesario registrar todas las cantidades, solo registre las que sufrieron algún cambio

5. Oprima aquí para guardar la información capturada y continuar en otra sesión.

6. Una vez capturadas las cantidades de todos los productos, oprima aquí para generar el documento de ajustegenerar el documento de ajustegenerar el documento de ajustegenerar el documento de ajuste

4.Automáticamente el programa calcula la diferencia .


Para facilitar el conteo físico, resulta útil ordenar el reporte en base a la localización de los productos dentro del almacén e imprimir el reporte ordenado de esta forma. Para llevar a cabo muestreos periódicos, resulta también muy útil filtrar el listado condicionado al costo de los productos, limitando así el conteo a aquellos productos de mayor valor. Es importante tomar en cuenta que una vez que se imprime o se guarda el formato de Inventario Físico, las cantidades permanecen fijas hasta que se genere el movimiento de ajuste o se presione el botón Restablecer existencias al día de hoy.


EXISTENCIAS Y VALUACION Esta opción del inventario le permite al usuario conocer la existencia al día de cada uno de los productos y calcular el valor total del almacén.

Si se tiene activada la opción de Multialmacenes, es posible consultar las existencias de un producto en los diferentes almacenes. De esta forma, si un almacén no tiene existencias de un producto determinado, podrá encontrar fácilmente si otro de los almacenes sí lo tiene, y realizar movimientos (traspasos) entre un almacén y otro. Cuando se tiene activada la opción de Multialmacenes, es posible calcular el valor de cada uno de los almacenes en forma independiente o en forma consolidada.

2. Seleccione el almacén que desea consultar. (solo si se tiene activada la opción de Multialmacenes)

4. En la parte inferior se presenta el valor total del valor total del valor total del valor total del InventarioInventarioInventarioInventario, de acuerdo al método seleccionado para la valuación del Inventario

1. Seleccione la opción Existencias y ValuaciónExistencias y ValuaciónExistencias y ValuaciónExistencias y Valuación en el módulo de InventarioInventarioInventarioInventario

3. El programa muestra existencias, costo y montos de cada producto


El programa permite valuar (costear) el Inventario por cualquiera de los siguientes métodos:

1. P.E.P.S 2. U.E.P.S. 3. MONETARIO O PRECIO DE REPOSICION 4. PROMEDIO PONDERADO

1. P.E.P.S. (Primeras Entradas Primeras Salidas)

Se refiere al método de valuación de Inventarios, mediante el cual los productos que se van retirando del almacén pertenecen a la primera capa, es decir a la primera entrada. Los retiros del almacén siempre se realizan de la primera a la ultima entrada o capa, de modo que los primeros productos en entrar son los primeros en salir del almacén.

2. U.E.P.S. (Ultimas Entradas Primeras Salidas) En este método los productos que se van retirando del almacén pertenecen a las últimas capas, es decir, a la última entrada. Los retiros se van realizando de la última entrada o capa, a la primera, de modo que los primeros productos en entrar al inventario son los últimos en salir del almacén.

6. Oprima aquí para llevar a cabo una valuación consolidada

7. El total presenta la valuación consolidada, que es la suma aritmética de los almacenes registrados

5. Al seleccionar el almacén, puede elegir también por presentar un informe consolidado general o a detalle, mostrando en un mismo reporte las existencias e importes de todos los almacenes.


3. MONETARIO O PRECIO DE REPOSICION

Este método también conocido como Precio de Reposición, valoriza el inventario al precio que tiene el producto en el mercado, por lo que en países con altas tasas de inflación, el valor del inventario tiende a aumentar con relación al incremento en el costo de los productos.

4. PROMEDIO PONDERADO Como su nombre lo indica, la valuación del Inventario se lleva a cabo en base al costo promedio del producto. Cada vez que ingresan productos al almacén el costo promedio se va modificando, por lo que en esta forma de valuación se toma en cuenta la cantidad de producto que ingresa por el costo unitario del mismo. El costo de salida de productos, es a final de cuentas la cantidad multiplicada por el costo unitario (promedio), ya que la salida de productos no modifica este costo promedio.

La fórmula que utiliza este método es la siguiente:

(existencias X costo prom. actual) + (cantidad de entrada X costo unitario de entrada)

(existencia + cantidad de entrada)

El valor de un inventario se ve reflejado en los estados financieros de una empresa, por lo que resulta importante seleccionar el método de costeo más adecuado. La selección del método que se ha de emplear en la valuación depende de un análisis particular de cada empresa y está fuera de los alcances de este manual. Sin embargo, podemos mencionar que el método de valuación por Promedio Ponderado es uno de los métodos más utilizados.

Comparar contra otro método de costeo La opción de valuar contra otro método de costeo es una herramienta muy útil para simular cual sería el valor del inventario bajo otro método de costeo diferente al utilizado. Se utiliza también como ayuda en la toma de decisiones cuando se analiza la alternativa de cambiar el método de costeo que se esté utilizando. Para poder cambiar el método de valuación de un Inventario es necesario consultar las disposiciones de la Secretaría de Hacienda y llevar a cabo los trámites correspondientes. El método de costeo sólo podrá ser cambiado cuando no existan movimientos de entrada o salida al Almacén en el periodo contable o después de haber efectuado un Cierre.


1. Oprima aquí para compararcompararcompararcomparar el valor del Inventario contra otro método de costeo

2. Seleccione el método de costeo contra el que se efectuará la comparación


KARDEX El programa permite consultar en forma cronológica el detalle de los movimientos de entrada y salida de un producto, con lo cual es posible rastrear los saldos de un producto desde su entrada inicial al almacén hasta la fecha. El usuario puede inclusive seleccionar un rango para consultar los movimientos en un periodo de tiempo determinado. La consulta del Kardex puede llevarse a cabo desde la fecha del último cierre hasta el día de hoy. Para consultar movimientos anteriores al cierre, éstos podrán accesarse desde el historial de movimientos, en la opción Cierres del Menú Principal.

3. Seleccione un producto

4. Oprima aquí para consultar el Kardex detallado del producto seleccionado.

7. La barra de desplazamiento permite visualizar más columnas para consultar el detalle referente a los importes.

6. Oprima aquí para seleccionar un rango de fechas

2. La pantalla muestra el total de entradas y salidas de cada producto

5. La ventana muestra uno a uno y en forma cronológica losmovimientos del producto seleccionado

1. Seleccione laopción de Kardex


MAXIMOS, OPTIMOS, MINIMOS Y LOCALIZACION

Se refiere a las cantidades máximas, óptimas y mínimas que establece desde un principio el usuario para controlar los niveles de existencia en el Inventario. Estos límites están íntimamente relacionados con el módulo de abastecimiento de productos, que calcula y sugiere en forma automática las cantidades que deben abastecerse al almacén para mantener el almacén en su nivel óptimo. Nivel Mínimo. Es la cantidad mínima de un producto que debe haber en existencia siempre en el almacén. Nivel Máximo Es la existencia máxima permitida de un producto. Al establecer las cantidades máximas se garantiza que la inversión en el inventario nunca sobrepasará de ciertos límites. Nivel Optimo El nivel óptimo es un valor intermedio entre el valor de existencias máximo y el valor mínimo. Para establecer estas cantidades, se deben tomar en consideración varios aspectos, como el volumen que ocupan estos productos en el almacén y el monto de la inversión asignada al inventario. Normalmente se busca que la inversión en inventarios sea lo más baja posible, sin afectar por ello el correcto y oportuno abastecimiento de refacciones. En el módulo de abastecimiento, el programa detecta los productos cuyas existencias se encuentren por debajo del nivel mínimo y sugiere la compra para llegar al nivel óptimo establecido por el usuario. Cuando el Inventario se encuentre ligado al Programa de Mantenimiento Preventivo MP ver. 8.0, el módulo de Abastecimientos podrá calcular y determinar las cantidades que deben abastecerse al almacén en función de los mantenimientos preventivos que se tienen programados, pero asegurando que nunca se rebase el nivel máximo establecido.


1. Seleccione la opción Máximos, Mínimos y Localización

2. Oprima aquí para establecer las cantidades máximas, óptimas, mínimas y la localización de cada uno de los productos

5. Utilice este botón para simular el costo del inventario en relación a los valores máximos, óptimos y mínimos

4. Utilice el botón AvanzadaAvanzadaAvanzadaAvanzada para modificar niveles máximos, óptimos, mínimos y la localización de un grupo de productos (ver Modificación Avanzada mas adelante en esta misma lección

3. Teclee directamente los valores de los niveles de existencias y la localización de cada uno de los productos


Importe máximo, óptimo y mínimo El programa permite hacer una simulación del valor máximo, optimo y mínimo que podría alcanzar el inventario. Esta opción resulta de gran utilidad para simular los valores máximos que pudiera llegar a alcanzar el inventario. Si el valor del inventario determinado con los niveles máximos resultara demasiado alto, se deberán bajar algunos de los valores máximos hasta que este valor esté dentro de las políticas de inversión autorizadas por la empresa para este rubro. En general, si se utiliza el módulo de abastecimiento incluido en el programa, su inversión en inventarios estará fluctuando entre los valores óptimo y mínimo. Sin embargo, cuando se liga el programa de Inventario al programa de Mantenimiento Preventivo MP ver. 8, el cálculo del abastecimiento toma en cuanta además los mantenimientos programados y las refacciones que se requieren para realizar cada uno de estos trabajos, resultando entonces que pudiera requerirse una cantidad de refacciones mayor al nivel óptimo o inclusive al nivel máximo. En estos casos el módulo de abastecimiento limita la compra al nivel máximo establecido, con lo cual se garantiza que el valor de su inversión en inventarios nunca sobrepasará el valor máximo establecido en las políticas de la empresa.

Modificación Avanzada Si se desea modificar los valores máximos, óptimos, mínimos y la localización de varios productos a la vez, el botón de modificación avanzada puede ser de gran ayuda. Utilice esta herramienta en combinación con el filtro para seleccionar solamente algunos productos. Por ejemplo, el usuario podría filtrar todos los productos cuyo costo unitario sea mayor o igual a cierta cantidad y a todos esos productos asignarles un determinado valor máximo, óptimo y mínimo. O bien, podría filtrar de acuerdo a la descripción de un producto y a todos los productos que reúnan esa condición, asignarles una localización específica dentro del almacén.


La opción permite establecer valores fijos para varios productos, o bien, calcular en forma general un porcentaje referido al valor mínimo, óptimo o máximo, según sea el caso.

1. Indique qué es lo que desea modificar.


CIERRE Al término de un periodo contable, se acostumbra efectuar un cierre. Normalmente este cierre se lleva a cabo al finalizar el año. Al momento de efectuar un cierre, todos los movimientos de entradas y salidas pasan a un historial de movimientos y se genera un nuevo inventario inicial para comenzar un nuevo periodo contable.

1. Seleccione la opción Movimientos aMovimientos aMovimientos aMovimientos al Almacénl Almacénl Almacénl Almacén del módulo InventariosInventariosInventariosInventarios

2. Seleccione el comando EditarEditarEditarEditar en la Barra de Menú

3. Seleccione la opción Cierre AnualCierre AnualCierre AnualCierre Anual

4. Seleccione el método de Valuación de Inventario que se utilizará para el siguiente período

5. Oprima este botón para llevar a cabo el cierre


HISTORIAL DE MOVIMIENTOS

Historial de Movimientos en el período Todos los movimientos de entrada y de salida generados en el periodo podrán consultarse directamente en la opción Movimientos al Almacén del módulo Inventario. El Kardex, como ya se ha explicado, permite consultar a detalle todos los movimientos de un producto determinado en el período comprendido entre la fecha del último cierre hasta el día en que se realice la consulta.

Historial de Movimientos en períodos anteriores Una vez que se efectúa el cierre, todos los movimientos de entradas y salidas pasan a un historial de movimientos y se genera un nuevo inventario inicial para comenzar un nuevo periodo contable, por lo que a partir del cierre, los movimientos anteriores al cierre deberán consultarse en el módulo Cierres del Menú Principal.

1. Seleccione el módulo Cierres Cierres Cierres Cierres en el Menú Principal

2. Seleccione la opción Historial de Historial de Historial de Historial de MovimientosMovimientosMovimientosMovimientos

3. Seleccione el período de Cierre que desea consultar

4. Seleccione el Almacén que desea consultar (Multialmacenes)

5. Oprima aquí para consultar el documento


De la misma manera, el Historial del Kardex permite analizar en forma cronológica los movimientos de entrada y de salida de un producto determinado realizados en períodos anteriores al actual.

1. Seleccione la opción Historial del KardexHistorial del KardexHistorial del KardexHistorial del Kardex para consultar los movimientos de un producto con fechas anteriores al cierre.

LECCION 5 - COMPRAS

Lección 5 Compras ♦ Abastecimiento

♦ Proveedores por producto

♦ Organizador de compras

♦ Ordenes de Compra Orden de Compra Manual Orden de Compra Automática

♦ Productos en Pedidos

♦ Historial de Compras Historial de Ordenes de Compra en el período Historial de Ordenes de Compra en períodos anteriores

78 Lección 5 – Compras

ABASTECIMIENTO Este módulo calcula y sugiere en forma automática, las cantidades de productos que deben abastecerse al almacén para mantenerlo en su nivel óptimo. El programa detecta aquellos productos cuyas existencias se encuentran por debajo del nivel mínimo y sugiere la compra para llegar al nivel óptimo que ha sido establecido previamente por el usuario ( Ver Máximos, Óptimos , Mínimos en la lección anterior). El cálculo de abastecimiento se realiza para cada uno de los almacenes registrados en el programa. Cuando el Programa de Inventarios ver 2.0 se encuentra ligado al Programa de Mantenimiento Preventivo MP ver 8.0, este módulo de abastecimiento calcula y sugiere las cantidades de productos que deben abastecerse al almacén en función de los mantenimientos preventivos programados, garantizando así la adquisición de refacciones justo a tiempo, reduciendo los niveles de existencias en el inventario.

1. Seleccione laopción AbastecimientoAbastecimientoAbastecimientoAbastecimiento en el módulo de ComprasComprasComprasCompras 2. Seleccione el

almacén al que se le calculará el abastecimiento (Multialmacenes)

3. Oprima aquí para calcular el abastecimiento

Lección 5 – Compras 79

6. La columna Cantidades Requerida Cantidades Requerida Cantidades Requerida Cantidades Requerida presenta las cantidades sugeridas, obtenidas mediante el cálculo de Abastecimiento

5. Oprima aquí para realizar el cálculo

4. Si el Almacén se encuentra ligado al Programa MP ver 8.0Programa MP ver 8.0Programa MP ver 8.0Programa MP ver 8.0 es posible calcular el abastecimiento en relación una cierta cantidad de días que garantice la existencia de refacciones o productos para la realización de los mantenimientos preventivos programados en ese período

7. La Cantidad a ComprarCantidad a ComprarCantidad a ComprarCantidad a Comprar, será la Cantidad Requerida menos la Cantidad en Pedidos, menos la Cantidad Recibida


PROVEEDORES POR PRODUCTO El programa permite establecer los proveedores que suministran cada uno de los productos. Cada producto puede tener registrado uno o más proveedores. El objeto de asignar proveedores a los productos es agilizar el proceso de compras, indicando los proveedores que suministran dicho producto. El trabajo de establecer los proveedores para cada uno de los productos puede llegar a ser una ardua tarea, sin embargo, este trabajo puede hacerse en forma gradual y transparente para el usuario, ya que los proveedores también se van asignando conforme entran los materiales al almacén. Cuando damos entrada a un material al almacén, indicamos el proveedor que lo surte en ese momento y automáticamente queda asignado como proveedor del producto. Con el transcurso del tiempo, todos los productos que hayan ingresado al almacén terminarán con uno o varios proveedores asignados, en forma totalmente transparente para el usuario. La pantalla proveedores por producto resulta muy útil para consultar los proveedores que surten un producto determinado, o bien, conocer todos los productos que suministra un proveedor, indicando la fecha y precio de la última compra.

1. Seleccione laopción Proveedores Proveedores Proveedores Proveedores por productopor productopor productopor producto en el módulo de ComprasComprasComprasCompras

3. Seleccione un producto y oprima aquí para asignar nuevos proveedores proveedores proveedores proveedores al producto

2. Para cada producto, el programa muestra los proveedores que suministran dicho producto


El programa permite además designar a uno de los proveedores como predeterminado por omisión, es decir, como el proveedor sugerido para que siempre nos abastezca dicho producto. Al tener un proveedor como predeterminado, organizar las compras se agiliza aún más, ya que no tendremos que seleccionar el proveedor.

4. Marque los proveedores del producto

5. Al oprimir el botón AceptarAceptarAceptarAceptar todos los proveedores marcados quedan asignados al producto seleccionado


6. Para asignar un proveedor por omisión, seleccione el proveedor

7. Oprima aquí para que quede registrado como proveedor por omisión.

8. Marque aquí si desea que ese proveedor quede asignado como proveedor por omisión en todos los productos en donde se encuentre asociado


ORGANIZADOR DE COMPRAS El organizador de compras es una herramienta muy útil y práctica para organizar las compras antes de generar las ordenes de compra definitivas. Desde el organizador de compras, el usuario puede importar la lista de productos que deben abastecerse al almacén. Esta lista de productos se obtiene mediante un cálculo previo realizado en el la opción Abastecimiento de módulo de Compras. Una vez que se han importado al organizador de compras los productos por abastecer al almacén, el usuario determina, producto por producto, el proveedor a quien se le va a comprar, se confirman las cantidades a comprar y se registra el precio del proveedor correspondiente. Una vez que se tienen organizadas las compras en el organizador, la elaboración de las órdenes de compra definitivas resultará muy sencilla, ya que el programa agrupa automáticamente en una misma orden de compra, todos los productos por comprar a un mismo proveedor.

1. Seleccione la opción Organizador de Organizador de Organizador de Organizador de ComprasComprasComprasCompras en el módulo de ComprasComprasComprasCompras

2. Oprima aquí para editar el organizador de compras, asignando proveedor, cantidades, presentación y precio a cada uno de los productos por comprar.


La presentación permite indicar como se pedirá el producto al proveedor. (Ej. Cajas de x piezas, cubetas, tambos, etc.). Al momento de ingresar el producto al almacén, el programa hará automáticamente la conversión a la unidad de consumo. Por ejemplo, si pedimos 2 cubetas de pintura de19 litros cada una, al momento de recibir la mercancía en el almacén, el programa ingresará 38 litros y calculará el costo unitario por litro o por la unidad que el usuario haya establecido al momento de formar el catálogo de productos. Cuando no existe un proveedor predeterminado por omisión, el usuario podrá abrir el combo correspondiente y seleccionar alguno de los proveedores asignados. Cuando el producto tiene un proveedor predeterminado por omisión, automáticamente el programa presenta en el organizador al proveedor por omisión, evitando la necesidad de seleccionar alguno de los proveedores asignados. Opcionalmente el usuario podrá seleccionar otro proveedor. El programa permite también seleccionar de un combo, la marca y número de parte del fabricante o proveedor, quedando así perfectamente bien definido el producto que deberá suministrar el proveedor. Recuerde que al capturar un producto en el catálogo de productos, establecimos marcas y números de parte equivalentes para cada producto. La marca y el número de parte equivalente del fabricante o proveedor aparecerán en orden de compra. Una vez determinada la cantidad a comprar, el proveedor, la presentación, marca y el precio del proveedor, el usuario deberá marcar que el producto se encuentra listo para comprar. De esta forma el programa sabrá qué productos se encuentran

4. Si desea agregar productos al organizador que no estuvieran contemplados en el abastecimiento, puede hacerlo seleccionando los productos que desee agregar.

3. Oprima aquí para importar los productos obtenidos por el cálculo del Abastecimiento y comience a determinar proveedores, cantidades por comprar, precio y presentación de cada producto.

5. Marque aquí con el apuntador del “mouse”cuando la partida esté lista para comprar


listos para comprar y permitirá generar las órdenes de compra correspondientes. Puesto que una de las ventajas principales del organizador radica en la facilidad de agrupar en una misma orden de compra los productos por comprar a un mismo proveedor, se recomienda generar las órdenes de compra hasta que todos los productos estén listos para su compra.

6. Las partidas que se encuentran marcadas, ya están listas para comprar, por lo que yase pueden generar las Ordenes de Compra.

7. Oprima aquí para conocer los montos de compra por proveedor para aquellos productos que se encuentran listos para comprar

8. En la columna Total Total Total Total es posible visualizar los montos de la compra por realizar, para cada uno de los proveedores que aparecen enlistados en el Organizador de Compras


ORDENES DE COMPRA Las Ordenes de Compra se pueden generar de dos maneras: a) Manual La Orden de Compra es generada directamente en este módulo sin la ayuda del Organizador de Compras, por lo que cualquier producto que se encuentre registrado en el Catálogo de Productos puede ser incluido directamente en una Orden de Compra.

b) Automática (Organizador de Compras) Las órdenes de compra pueden generarse en forma automática cuando previamente se han organizado las compras en el organizador de compras. La ventaja de generar las órdenes de compra en forma automática radica en que el programa agrupa automáticamente en una misma orden de compra, todos los productos por comprar a un mismo proveedor, pero primero el usuario deberá determinar en el organizador de compras a quien se le va a comprar, las cantidades a comprar y el precio del proveedor correspondiente.

Orden de Compra Manual Al seleccionar Orden de Compra Manual, en el espacio destinado para el proveedor se desplegarán todos los proveedores registrados en el Catálogo de Proveedores, por lo que se podrá elegir a cualquiera de ellos. Si el producto que se desea incluir en este documento no se encuentra en el Catálogo de Productos, es posible registrarlo desde esta misma pantalla sin tener que cambiarse a otro menú, utilizando la Tecla de Función <F2>, lo que resulta de gran ayuda para generar de una manera rápida y sencilla nuevas Ordenes de Compra.


1. Seleccione laopción Ordenes de Ordenes de Ordenes de Ordenes de CompraCompraCompraCompra

2. Oprima aquí para generar una nueva Orden de Compra

3. Seleccione Orden de Orden de Orden de Orden de Compra ManualCompra ManualCompra ManualCompra Manual

4. Seleccione el proveedor

5. Utilice este campo para anotar alguna observación relacionada con esta Orden de Compra

6. Seleccione los productos que desea incluir en la nueva Orden de Compra

7. Oprima aquí si desea determinar alguna marca y número de parte equivalente para alguno de los productos


Orden de Compra Automática Si se elige Orden de Compra Automática (Organizador de Compras), en el espacio destinado para el proveedor únicamente se desplegaran aquellos proveedores que fueron seleccionados con la ayuda del Organizador de Compras, por lo que al elegir uno de ellos, automáticamente se desplegará la lista de productos que se decidió comprar a ese proveedor, es decir, la orden de compra realmente fue formada en el Organizador de Compras, y en el módulo de Ordenes de Compra se formaliza a través de un documento llamado Orden de Compra, en el cual se pueden incluir el folio, la prioridad, el lugar de entrega y algunas notas u observaciones relacionadas con dicho documento.

Una vez generadas las Ordenes de Compra, en la pantalla se desplegará el listado de las mismas, pudiendo ordenar dicho listado en relación a los diferentes conceptos que aparecen en ella, como son el folio, fecha, proveedor, referencia, fecha de entrega; si contiene notas u observaciones y el estado en que se encuentra cualquier Orden de Compra. El estado en que se encuentran las Ordenes de Compra (pendiente, parcial, total o cancelada), proporciona información muy útil para el departamento de compras, ya que le permite conocer en cualquier momento la situación en la que se encuentra la entrega de los productos.

1. Seleccione Orden de Orden de Orden de Orden de Compra Automática Compra Automática Compra Automática Compra Automática (Organizador de (Organizador de (Organizador de (Organizador de Compras)Compras)Compras)Compras)

2. Seleccione el proveedor. Únicamente se desplegarán aquellos proveedores que fueron seleccionados con la ayuda del Organizador de Compras

3. Al seleccionar el proveedor, automáticamente se desplegará la lista de productos que se decidió comprar a ese proveedor utilizando el Organizador de Compras


Cada vez que se elabora una Orden de Compra se puede registrar también la fecha de entrega. Si el proveedor no ha cumplido con esta fecha, aparecerá en color rojo señalando que la fecha de entrega para esa Orden de Compra ha vencido, por lo que el departamento de compras deberá tomar las acciones necesarias para el cumplimiento de la entrega de las ordenes de compras.

1. Oprima aquí si desea consultar una Orden de Compra 2. Oprima aquí si

desea establecer una fecha de entrega

3. Oprima aquí para agregar una nota u observación

4. Oprima aquí para imprimir una orden de compra.


Cuando un proveedor hace entrega de un pedido, el almacenista que recibe y da entrada al inventario, simplemente seleccionará de un combo el número de la orden de compra correspondiente y automáticamente el programa desplegará en pantalla todos los productos contenidos en la orden de compra. Si la entrega es parcial, bastará con que el almacenista indique las cantidades recibidas y el programa se encargará de mantener el control marcando el estado de la orden de compra como entrega parcial. Si la entrega es total, el programa marcará que la orden de compra ya fue entregada en su totalidad.

5. En la columna EstadoEstadoEstadoEstado se visualiza rápidamente la situación en que se encuentra la entrega de los productos incluidos en la Orden de Compra:

entrega parcial:

entrega total :

6. Las Ordenes de Compra con prioridad urgenteurgenteurgenteurgente se identifican fácilmente ( ) en el listado. Ordene la columna en forma descendente (z- a) para que se enlisten primero todas las ordenes de compra con esta prioridad.


PRODUCTOS EN PEDIDO La opción Productos en Pedido del módulo de Compras muestra en pantalla una lista de todos aquellos productos que se encuentran en algún pedido pendiente por surtir al almacén. Para cada producto que se encuentre en pedido, el usuario podrá consultar la cantidad pendiente por surtir y el número de la orden de compra correspondiente. Con el número de la orden de compra, el usuario podrá dar seguimiento a la misma en la opción Ordenes de Compra de este mismo módulo de Compras.

1. Seleccione la opción Productos Productos Productos Productos en Pedido en Pedido en Pedido en Pedido del módulo de Compras

2. Seleccione el almacén que desea consultar


HISTORIAL DE COMPRAS

Historial de Ordenes de Compra en el período Todos las ordenes de compra generadas en el periodo podrán consultarse directamente en la opción Ordenes de Compra del módulo de Compras.

.

Historial de Ordenes de Compra en períodos anteriores Una vez que se efectúa el cierre, las ordenes de compra que ya fueron abastecidas en su totalidad, pasan a un historial de compras, por lo que a partir del cierre, las compras anteriores al cierre deberán consultarse en el módulo de Cierres del Menú Principal. Las órdenes de compra que no fueron abastecidas en su totalidad al momento del cierre, permanecerán en la opción Ordenes de Compra del módulo de Compras.

1. En la pantalla se pueden visualizar todas las Ordenes de Compra generadas desde la fecha del último cierre hasta el día en que se realice la consulta.

2. Recuerde que puede ordenar el listado en forma ascendente o descendente por cualquier columna.

3. Oprima aquí para consultar una Orden de Compra seleccionada.


1. Seleccione la opción Historial de ComprasHistorial de ComprasHistorial de ComprasHistorial de Compras en el módulo CierresCierresCierresCierres del Menú PrincipalMenú PrincipalMenú PrincipalMenú Principal

2. Seleccione el período de Cieperíodo de Cieperíodo de Cieperíodo de Cierrerrerrerre que desea consultar

3. Seleccione el Almacén que desea consultar (Multialmacenes)

4. Oprima aquí para consultar la Orden de Compra previamente señalada

LECCION 6 - ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS Y USUARIOS

Lección 6 Administración de Bases de Datos y Usuarios ♦ Bases de datos

Alta de Bases de Datos Acceso a una Base de Datos ya existente

♦ Seguridad en las Bases de Datos Alta de Usuarios Grupos de Permisos Alta de Administradores Bitácora de Transacciones

♦ Utilerías Compactar y Revisar Depuración de datos históricos Respaldar y Restaurar

96 Lección 6 – Administración de Bases de Datos y Usuarios

BASES DE DATOS Al instalar el programa automáticamente se crea una base de datos llamada Ejemplos con información precargada. Esta base de datos resulta de mucha utilidad para la capacitación de usuarios que aún no conocen el manejo del programa. Para iniciar la implementación, deberá crear una base de datos nueva con todos sus registros en blanco. El programa permite crear varias bases de datos para el manejo de diferentes almacenes totalmente independientes.

Es importante distinguir entre la opción de crear varias bases de datos y la opción multialmacenes. Si desea manejar varios almacenes ligados entre sí, es decir, almacenes entre los cuales se puedan hacer traspasos, consultar existencias o valuar los almacenes en forma individual o consolidada, deberá crear una base de datos y activar la opción Multialmacenes. En este caso todos los almacenes estarán bajo una misma base de datos.

Administración de Bases de Datos y Usuarios 97

Cada vez que entre al programa, aparece una ventana solicitando al usuario que seleccione la base de datos que desea accesar. Seleccione una base de datos y presione Aceptar.

Alta de Bases de Datos La creación de una base de datos puede realizarse desde la pantalla de inicio del programa utilizando el comando Agregar o ejecutando un programa independiente denominado Administrador de Bases y Usuarios que se accesa desde la misma carpeta de donde se accesa el Inventario de Refacciones.

Por omisión, la base de datos que maneja el programa es del tipo Access 2000. Desde el Administrador de Bases y Usuarios se podrán crear bases de datos del tipo SQL Server. La manera más simple de crear una base de datos nueva es desde la ventana de inicio al Inventario de Refacciones en donde el programa pide que se seleccione la base de datos de trabajo.

El Administrador de Administrador de Administrador de Administrador de Bases y UsuariosBases y UsuariosBases y UsuariosBases y Usuarios se accesa desde la carpeta MPsoftware


1. Presione aquí para agregar una Base de Datos nueva

2. Marque esta opción


La primera vez que accese la nueva base de datos el programa le solicitará definir algunos parámetros, como los datos de la compañía y el método de costeo por utilizar. Recuerde que una vez que genere movimientos de entradas y salidas al almacén, ya no podrá cambiar el método de costeo, por lo que se recomienda establecer este parámetro desde un principio. La nueva base será del tipo Access 2000 y estará localizada en el subdirectorio Archivos de programas -> Mpsoft -> BasesMDB. La extensión de las bases de datos que maneja el Inventario de Refacciones es .i01 e .i02 .

3. Teclee el nombre de la nueva base de datos

4.- Se puede agregar una descripción breve de la base de datos para explicar su contenido

5. Oprima aquí para finalizar el proceso de creación de una nueva base de datos


El proceso para la creación de bases de datos desde el Administrador de Bases y Usuario es muy parecido al proceso anteriormente descrito, con la diferencia de que desde el Administrador de Bases y Usuario es posible crear también bases de datos SQL Server o utilizar ODBC para accesar a SQL Server. La creación de bases de datos SQL Server está contemplada para usuarios con conocimientos en este tipo de servidores, por lo que profundizar en el tema está fuera de los alcances de este manual. Usuarios que no manejen un servidor SQL, deberán simplemente seleccionar el tipo de base de datos Access 2000.

Acceso a una base de datos ya existente Al momento de crear una base de datos nueva, automáticamente se crea el acceso a dicha base de datos. Cuando entramos al programa y seleccionamos la base de datos con la que deseamos trabajar, en realidad estamos seleccionando el acceso a la base de datos. En ocasiones, la base de datos que deseamos accesar se encuentra localizada en alguna otra computadora conectada a la red, por lo que será necesario crear primero el acceso a esa base de datos para poder trabajar con ella. Así, un usuario podrá accesar desde una computadora la base de datos creada en otra computadora. Más adelante en esta lección veremos todo lo relativo a la seguridad para restringir el acceso a las bases de datos. El acceso a bases de datos ubicadas en otras computadoras de la red, se refiere a bases de datos creadas con las utilerías proporcionadas por el Inventario de Refacciones y no a cualquier base de datos. La extensión de las bases de datos que maneja el Inventario de Refacciones es .i01, por lo que sólo se podrá hacer el acceso a una base de datos con esta extensión. Al igual que en la creación de una base de datos, la creación de accesos puede llevarse a cabo desde la pantalla de inicio del programa donde el usuario selecciona la base de datos de trabajo o ejecutando el Administrador de Bases y Usuarios.


Si desea conectarse a una base de datos SQL Server, deberá crear el acceso utilizando el programa Administración de Bases y Usuarios.

2. Ahora marque esta opción para crear el acceso a una base de datos existente.

1. Presione AgregarAgregarAgregarAgregar


Una vez creada la conexión, ésta queda grabada y podrá entrar en lo sucesivo a la base de datos, simplemente seleccionándola en la ventana de selección de bases de datos. En cualquier momento podrá también eliminar o renombrar el acceso a una base de datos. Es importante mencionar que al eliminar el acceso, no se borra la base de datos, simplemente se borra el acceso a ella. En cualquier momento usted podrá volver a crear un nuevo acceso a la base de datos.

3. Oprima aquí para localizar la ubicación de la base de datos que se desea accesar. Recuerde que el acceso será sólo a bases de datos que contengan la extensión .i01, previamente creadas con el programa Inventario de Refacciones.

Seleccione OpcioOpcioOpcioOpciones nes nes nes para agregar, renombrar, eliminar o consultar un acceso.


SEGURIDAD EN LAS BASES DE DATOS El programa de Inventario de Refacciones ver. 2.0 cuenta con un sistema muy completo de seguridad para las bases de datos, permitiendo restringir el acceso a una base de datos y definir diferentes niveles de acceso para cada usuario. Sólo los usuarios con permiso para entrar a una base de datos podrán hacerlo y sólo podrán ejecutar aquellas funciones del programa para las cuales hayan sido autorizados. Los usuarios se dan de alta en el Administrador de Bases y Usuarios y al momento de darlos de alta, se establecen los permisos para las funciones que podrán ejecutar. El programa Administrador de Bases y Usuarios a su vez, también podrá protegerse registrando a las personas que tendrán acceso a él. Así, ninguna persona ajena podrá entrar a este programa y modificar los permisos otorgados a los usuarios del inventario. Las personas que tienen acceso al Administrador de Bases y Usuarios se denominan Administradores.

El Administrador de Administrador de Administrador de Administrador de Bases y UsuariosBases y UsuariosBases y UsuariosBases y Usuarios se accesa desde la carpeta MPsoftware


Alta de Usuarios Mientras no se registren usuarios para una base de datos, cualquier persona podrá entrar al Inventario y accesar la base de datos. Una vez que se hayan registrado uno o más usuarios, sólo éstos tendrán acceso a la base de datos previa identificación con una clave confidencial de acceso o contraseña. Al ejecutar el Administrador de Bases y Usuarios aparece una ventana solicitando que se seleccione una base de datos. Los usuarios que se den de alta, serán los usuarios que tendrán acceso a dicha base de datos.

Al dar de alta un usuario, se indica el nombre del usuario y se registra una clave de acceso o contraseña. El programa incluye una utilería que permite al usuario recordar su contraseña si llegara a olvidarla, dejando escrita una pregunta cuya respuesta sólo él conozca. Al responder correctamente la pregunta, la utilería indicará al usuario cual es su contraseña de acceso a la base de datos.

1. Presione aquí

2. Seleccione la opción SeguridadSeguridadSeguridadSeguridad

3. Seleccione la opción Usuarios Usuarios Usuarios Usuarios

4. También se puede utilizar este icono de la Barra de Herramientas para accesar el menú de Usuarios

5. Presione aquí para cambiar a otra base de datos y registrar los usuarios de la base de datos correspondiente.


Para cada módulo del Menú Principal, el programa presenta sus diferentes opciones y una tabla para que el administrador marque las funciones que el usuario podrá ejecutar en cada módulo. En el combo Grupo de Permisos, seleccione Personalizados si desea restringir el acceso en forma personalizada, o bien, seleccione Acceso Total para marcar todo y permitir que el usuario realice todas las funciones.

Grupos de Permisos Cuando un grupo de usuarios tendrá acceso a las mismas funciones del programa, resulta conveniente crear Grupos de Acceso predeterminados. Así, cuando se determinan los accesos de un usuario, simplemente se podrá seleccionar del combo Grupo de Permisos alguna de las configuraciones pregrabadas, evitando

6. Presione aquí para dar de alta un nuevo usuario

8. Teclee la contraseña y la confirmación

9. Seleccione el grupo de acceso

7. Teclee el nombre del nuevo usuario

10. Marque los permisos o accesos a los que tendrá derecho el usuario

11. Presione aquí si desea consultar los permisos del usuario seleccionado


el trabajo de volver a marcar con cada usuario cada una de las opciones a las que tendrá acceso.

1. Seleccione la opción Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de PermisosPermisosPermisosPermisos

2. También se puede utilizar este icono de la barra de Herramientas para accesar el comando Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de PermisosPermisosPermisosPermisos

3. Presione aquí para cambiar a otra base de datos.


Alta de Administradores Todo el esquema de seguridad mencionado anteriormente no se encontraría completo si no se define primero la seguridad para el acceso al programa Administrador de Bases Datos y Usuarios. Es decir, es necesario primero registrar a las personas encargadas y autorizadas para estructurar el esquema de seguridad para las bases de datos, quienes serán también los únicos autorizados para realizar cambios a dicha estructura e incluso, como se verá más adelante en

4. Presione aquí para dar de alta un nuevo Grupo de Permisos

5. Teclee el nombre que desea utilizar para el nuevo grupo de permisos

6. El usuario puede agregar una breve descripción con relación al grupo de permisos que desea crear

7. Marque los permisos o accesos que serán asignados al nuevo grupo de permisos

8. Presione aquí para consultar los permisos asignados al Grupo seleccionado


ésta misma lección, los únicos autorizados para ejecutar algunas utilerías ligadas directamente con el mantenimiento y la conservación de las Bases de Datos. Las personas que tienen acceso al Administrador de Bases y Usuarios se denominan Administradores.

Una vez que se ha dado de alta a uno o más Administradores, el acceso al programa de Administrador de Bases y Usuarios queda restringido única y exclusivamente para los administradores registrados en cada una de las bases de datos, por lo que solo ellos podrán realizar alguna modificación en lo que a usuarios y utilerías para las mismas se refiere. Los Administradores quedan registrados en la Base de Datos, por lo que aún cuando el programa de Inventarios fuera desinstalado y vuelto a instalar, el acceso al programa de Administración queda restringido para los administradores de cada una de las bases de datos creadas con anterioridad. Mientras no se establezca un administrador, cualquier persona podrá entrar al Administrador de Bases y Usuarios.

1. Oprima aquí para registrar a los Administradores de la Base de Datos y Usuarios

2. Oprima aquí para dar de alta a un nuevo administrador

3. Teclee el nombre y la contraseña del nuevo Administrador



Bitácora de Transacciones La Bitácora de Transacciones permite grabar en un archivo todas y cada uno de las operaciones que se realizan en el Inventario con relación a una base de datos. Esta opción permitirá consultar el día, la hora, la transacción y el nombre del usuario que realizó la transacción proceso. Para que se guarden todas las transacciones, el administrador deberá marcar en la sección Parámetros de la Base de Datos la opción “Guardar Transacciones por Usuario”. ¡Nota importante! Al marcar esta opción, el sistema trabajará un poco más lento de lo normal.

1. En la opción Archivos de la Barra de Menú seleccione Parámetros dParámetros dParámetros dParámetros de Base e Base e Base e Base de Datosde Datosde Datosde Datos para marcar la opción.


El proceso anterior es por base de datos, así que si desea que se guarden las transacciones de todas sus bases de datos, deberá repetir el proceso para cada base de datos.

1. Presione aquí para consultar la Bitácora de Bitácora de Bitácora de Bitácora de TransacTransacTransacTransaccionescionescionesciones

2. Marque ésta opción si desea que se guarden las transacciones que ejecuten los usuarios del inventario.

2. Además de mostrar la fecha, hora y nombre del usuario, la bitácora de transacciones muestra el módulo y el proceso ejecutado por el usuario.



UTILERIAS PARA LAS BASES DE DATOS

Compactar y Revisar la base de datos Esta utilería se utiliza para compactar la Base de Datos, eliminando los registros que ya no se utilizan, lo que permite reducir el tamaño de la misma. Además, esta utilería efectúa una verificación de la integridad de la información. Este proceso puede tardar varios minutos dependiendo del tamaño de la Base de Datos. El administrador puede compactar la Base de Datos en el momento que lo desee utilizando el icono correspondiente en la Barra de Herramientas.

1. Oprima aquí para compactar la Base de datos

2. En la ventana se presenta la ubicación de la base de datos a compactar

3. Oprima aquí para iniciar la compactación



Depuración de Datos Históricos En algunas ocasiones el programa puede volverse un poco lento sobre todo al desplegar información en la pantalla, como consecuencia del crecimiento excesivo de la base de datos. Es por ello que ocasionalmente resulta conveniente eliminar información histórica que ya no se esté utilizando. La utilería para la Depuración Histórica se utiliza precisamente para eliminar de la computadora aquella información histórica relacionada con los Movimientos al Almacén, Compras y Transacciones realizadas por los usuarios. Con esto también se consigue eliminar información que puede ocupar espacio en el Disco Duro de la computadora.

Si no quisiera deshacerse de esa información histórica en forma definitiva, usted podría sacar un respaldo de la base de datos antes de hacer la depuración.

1. Oprima aquí para accesar a la utilería de Depuración HistóricaDepuración HistóricaDepuración HistóricaDepuración Histórica

2. Seleccione las fechas a partir de las cuales se llevará a cabo la depuración de la información



Respaldar y Restaurar la Base de Datos El Programa de Inventario de Refacciones cuenta con una utilería para el respaldo de la información contenida en una base de datos. El usuario podrá respaldar su información en el momento que lo desee accesando el Administrador de Bases y Usuarios, o bien, podrá configurar el sistema para que cada determinado número de días recuerde al usuario que no ha respaldado su información al entrar al programa y accesar la base de datos.

El programa preguntará si desea respaldar en ese momento. La frecuencia con que deba aparecer este mensaje al iniciar una sesión en Inventario, se establece desde el Administrador de Bases y Usuarios. El usuario podrá optar también por desmarcar esta opción para que no aparezca este mensaje. Como se mencionó anteriormente, desde el Administrador de Bases y Usuarios también se podrán llevar a cabo los respaldos.

1. En la opción Archivos de la Barra de Menú seleccione Parámetros de Base Parámetros de Base Parámetros de Base Parámetros de Base de Datosde Datosde Datosde Datos para indicar la frecuencia en días del recordatorio de respaldo.


Una recomendación muy importante es la conveniencia de utilizar diferentes nombres o números para identificar los respaldos, con la finalidad de facilitar su recuperación (restauración) cuando se considere necesario.

1. Oprima aquí para efectuar un respaldo de la Base de Datos

2.Seleccione la ubicación donde desea guardar el respaldo, o utilice la ubicación que el programa da por omisión

3. Teclee el nombre que desea utilizar para el respaldo

2. Seleccione lacarpeta RespaldoRespaldoRespaldoRespaldo

3. Marque esta opción para que el programa sugiera respaldar la información

4. Especifique la frecuencia en días con la que el programa le recordará respaldar la base de datos

4. Presione aquí para respaldar otra base de datos.


Los respaldos son generados utilizando el programa de compactación llamado WINZIP, por lo que los archivos generados tendrán la extensión zip ( *.zip). Para restaurar la información guardada en un respaldo es necesario utilizar el también el Administrador de Bases y Usuarios. Recuerde que una vez establecida la seguridad en Administrador de Bases y Usuarios, solamente el administrador del programa podrá llevar a cabo la restauración de la información. Si aún no ha sido establecida la seguridad en este programa, cualquier persona podrá ejecutar el Administrador de Bases y Usuarios y por consiguiente llevar a cabo la restauración de las Bases de Datos.

1. Oprima aquí para restaurar la información de un respaldo

2. Elija la ubicación (directorio) donde se encuentra localizado el respaldo

3. Seleccione el respaldo que desea restaurar


4. Elija la ubicación (directorio) donde se llevará a cabo la restauración

APENDICE A - IMPORTAR DATOS

Apéndice A Importar datos

118 Apéndice A – Importar Datos

El Inventario de Refacciones permite importar información de otras bases de datos, evitando así la necesidad de volver a capturar información que ya se tiene capturada en algún otro archivo. La utilería de importación permite importar información de un archivo de Excell, Dbase, Access, etc.. También podrá importar la información en forma directa de alguna versión anterior del Inventario o del programa de Mantenimiento Preventivo MP. Para importar información al Inventario de Refacciones ver. 2.0, es necesario crear primero una base de datos nueva a donde se importará la información. Usted puede crear una base de datos nueva desde la ventana de acceso al programa donde se selecciona la base de datos de trabajo. Cada vez que entra al programa, aparece la siguiente ventana.

Para mayor información sobre la creación de bases de datos de tipo diferente a Access 2000, consulte el manual de instalación. Una vez que ha creado la base de datos nueva, ejecute Herramientas > Importar datos desde la Barra de Menú.

Presione aquí para agregar una base de datos nueva.

Apéndice A – Importar Datos 119

El programa pide seleccionar la fuente de donde se importará la información: a) MP vers.6 b) Inventario MP vers.1.0 (incluido con el MP vers. 7.2) c) Otra fuente de datos En los tres casos, será necesario indicar el nombre y la ubicación del archivo de donde se importará la información.

2. Seleccione la opción Importar Datos

1. Seleccione el comando HerramientasHerramientasHerramientasHerramientas

4. Oprima aquí para ubicar el archivo origen.

3. Seleccione la fuente del archivo


Importación del MP vers.6 Cuando se importa información del programa de mantenimiento preventivo MP vers. 6, el nombre del archivo a importar es RECURSOS.DBF y el directorio por omisión en donde normalmente se alojaba el archivo es C:\MP\INVENT\ALMACEN1. No obstante lo anterior, el usuario pudo haber cambiado el nombre del directorio durante el proceso de instalación, en cuyo caso, deberá localizar el archivo en el directorio donde se instaló el MP. Importación del Inventario MP vers. 1.0 Cuando se importa información del Inventario MP vers. 1.0, el nombre del archivo a importar es MPINV.MDB y el directorio por omisión en donde normalmente se alojaba el archivo es C:\INVMP10. No obstante lo anterior, el usuario pudo haber cambiado el nombre del directorio durante el proceso de instalación, en cuyo caso, deberá localizar el archivo en el directorio donde se instaló el Inventario 1.0. Importación de otra fuente de datos El programa permite importar información de otra fuente de datos como un archivo de Excell, Dbase, Access, etc.. En estos casos, además de indicar el nombre y ubicación del archivo, el usuario deberá establecer una relación equivalente de campos. Para ello, el programa muestra en una tabla los campos del archivo del Inventario de Refacciones vers. 2 a donde se pretende importar la información, y junto a cada campo, un combo con el nombre de todos los campos del archivo origen para que el usuario seleccione el campo equivalente en cada caso.

5. Asigne, uno a uno, la correspondencia de campos del archivo origen y el Inventario de Refacciones

6. Del lado derecho se muestra el tipo de campo, de caracteres o numérico, y la longitud máxima del campo origen.

Apéndice A – Importar Datos 121

El campo equivalente del archivo origen deberá ser del mismo tipo que el campo del archivo del Inventario de Refacciones para que éste pueda ser importado. La longitud del campo en el caso de campos de tipo de caracteres, no deberá sobrepasar la longitud máxima indicada.

APENDICE B - CONEXION CON OTROS PROGRAMAS

Apéndice B Conexión con otros programas ♦ Conexión o liga con el programa de Mantenimiento

Preventivo MP versión 8

♦ Conexión o liga con un inventario externo

124 Apéndice B – Conexión con otros programas

CONEXION CON EL PROGRAMA MP VERSION 8.0

La conexión del Inventario con el programa de Mantenimiento Preventivo MP, permite: a) Consultar existencias desde el MP. b) Relacionar las refacciones registradas en el catálogo de productos con cada

una de las actividades de mantenimiento preventivo. c) Calcular el abastecimiento en función de los mantenimientos programados en

el MP, para lograr así la adquisición de refacciones justo a tiempo y disminuir los niveles de existencias en el inventario.

d) Generar en forma automática los vales de salida de refacciones desde el MP e) Generar los documentos de salida de refacciones en forma automática

indicando simplemente el número de vale de salida generado desde el MP. f) Registrar el consumo de refacciones con cargo al equipo correspondiente, al

momento de sacar las refacciones del almacén. Para llevar a cabo la conexión, el usuario deberá indicar la o las bases de datos del MP que quedarán ligadas al Inventario de Refacciones.

1. Seleccione el comando HerramientasHerramientasHerramientasHerramientas en la Barra de Menú 2. Seleccione la opción

Ligar Bases de Datos del Ligar Bases de Datos del Ligar Bases de Datos del Ligar Bases de Datos del MPMPMPMP

Apéndice B – Conexión con otros programas 125

A continuación deberá seleccionar la base de datos del MP que desea ligar con el Inventario, Además, deberá configurar la forma de operar del programa para registrar los consumos y calcular el abastecimiento. El registro de consumos puede llevarse a cabo de dos formas: a) En forma automática, al generar el documento de salida en el Inventario. Para

ello, el usuario deberá generar desde el MP todos los vales de salida de refacciones relacionados con una orden de trabajo para un equipo determinado. Al generar el documento de salida en el Inventario, bastará con indicar el número de vale de salida para que el inventario presente en pantalla todas las refacciones solicitadas en el vale. Una vez generado el documento de salida en el Inventario, se archiva automáticamente en el MP el consumo de refacciones con cargo al equipo correspondiente.

b) En forma manual, indicando en el MP, refacción por refacción, su consumo con cargo a un equipo determinado. En este caso, el registro de las refacciones consumidas se hace en el MP en forma totalmente independiente de los movimientos en el Inventario.

Como se ha explicado en lecciones anteriores, el programa de Inventario realiza el cálculo del abastecimiento en primera instancia en función de las existencias y los niveles de mínimo y óptimo. Cuando el Inventario se encuentra ligado a una base de datos del MP, podrá calcular además el abastecimiento en función de los mantenimientos programas buscando la adquisición de refacciones justo a tiempo. Marque esta opción si desea que el cálculo del abastecimiento consulte al MP para

3. En el caso de tener activada la opción Multialmacenes, seleccione el almacén que desealigar con la base de datos del MP

4. Oprima aquí para agregar una conexión o liga


tomar en cuenta las refacciones que deban abastecerse para los mantenimientos programados próximos a realizarse.

5. Seleccione la base de datos del MP a la que desea conectarse

6. Marque aquí si desea que los consumos de materiales y refacciones queden registrados automáticamente al registrar el documento de salida en el inventario.

7. Marque aquí si desea que el cálculo del abastecimiento tome en cuenta los mantenimientos programados.


El ID es un número de control interno generado en forma automática que valida la liga entre el Inventario y la base de datos del MP. Si por algún motivo se reemplazara la base de datos por otra con el mismo nombre, el programa detectará esta situación e indicará que la liga no es válida.

8 Oprima aquí si desea consultar información relacionada con la conexión o liga realizada


CONEXION O LIGA CON UN INVENTARIO EXTERNO

Esta opción resulta útil cuando usuarios del programa de Mantenimiento Preventivo MP desean conectar el MP con otro programa de inventario desarrollado por terceros. En estos casos, la conexión o liga deberá hacerse a través del Inventario de Refacciones versión 2. El proceso de conexión consiste en importar la información del inventario externo a la base de datos del Inventario de Refacciones versión2 y activar un proceso que cada determinado tiempo actualizará la información en forma automática y permanente para que la base de datos del Inventario de Refacciones versión 2 refleje siempre la información actualizada del inventario externo. En sí, el Inventario de Refacciones versión 2 lo único que hace es prestar la estructura de su base de datos para poder hacer la conexión entre el inventario externo y el MP. Al establecer esta conexión con un inventario externo, todos los movimientos al almacén, valuación del inventario, compras, etc., deberán realizarse desde el programa externo y no desde el programa de Inventario de Refacciones ver. 2.0. La liga permite consultar la información del inventario externo desde el MP, pero en ningún momento existe una retroalimentación del MP hacia la base de datos externa, modificando o alterando información de dicha base de datos. Para hacer la conexión con un inventario externo es necesario crear primero una base de datos nueva a donde se importará la información. Usted puede crear una base de datos nueva desde la ventana de acceso al programa donde se selecciona la base de datos de trabajo. Cada vez que entra al programa, aparece la siguiente ventana.


Para mayor información sobre la creación de bases de datos de tipo diferente a Access 2000, consulte el manual de instalación.

1. Seleccione el comando HerramientasHerramientasHerramientasHerramientas en la Barra de Menú

2. Seleccione la opción Utilizar Catálogo de Utilizar Catálogo de Utilizar Catálogo de Utilizar Catálogo de Productos externoProductos externoProductos externoProductos externo

Presione aquí para agregar una base de datos nueva.


Como se explicó anteriormente, el proceso de conexión consiste en importar la información del inventario externo a la base de datos del Inventario de Refacciones versión2 y activar un proceso que cada determinado tiempo actualizará la información en forma automática y permanente para que la base de datos del Inventario de Refacciones versión 2 refleje siempre la información actualizada del inventario externo. El proceso de importación es el mismo que se describe en el apéndice A para importar información de una fuente de datos externa.

3. Oprima aquí para crear una liga o conexión.


El usuario deberá indicar cual será el campo llave que servirá como identificador para relacionar los registros entre las dos bases de datos al momento de actualizar la información. Normalmente el campo que contiene la información sobre el número de parte de un producto es el que se utiliza como identificador para relacionar los registros. El identificador debe ser un campo numérico o cadena de caracteres que no se repita en ningún otro producto.

4. Seleccione el formato del archivo a ligar

5. Oprima aquí para localizar la ubicación del archivo a ligar.

6. seleccione el campo que será utilizado como identificador.


Al finalizar el proceso, se creará una copia de los datos del inventario externo y se mantendrá la liga para actualización automática por medio del identificador. Por omisión, la base de datos del Inventario de Refacciones versión 2 se actualizará automáticamente cada 10 minutos reflejando los cambios de la base de datos del inventario externo. El usuario podrá cambiar la frecuencia con la que deba realizarse esta actualización.

7. Asigne, uno a uno, la correspondencia de campos entre el archivo del inventario externo y el Inventario de Refacciones versión 2. Los campos marcados con asteriscos (*) son obligatorios


+

Es importante recordar que no se podrán agregar, modificar o eliminar productos desde el Inventario de Refacciones y que los movimientos al almacén, compras, etc., deberán realizarse desde el otro programa externo. Por esta razón muchas opciones y comandos en el Inventario de Refacciones versión 2 quedan inhabilitados cuando éste se encuentra ligado a un inventario externo. Concluida la conexión del Inventario de Refacciones versión 2 con el inventario externo, deberá hacer ahora la conexión del Inventario de Refacciones versión 2 con el MP para que finalmente quede concluida la liga entre el MP y el inventario externo.

8.Oprima aquí para modificar la frecuencia de actualización de la información.

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