Parte1Introduccióna lasorganizaciones

cap1Organizacionesy teoríaorganizacionalUNA INTROSPECTIVA

XEROX CORPORATIONA punto de empezar el siglo XXI, Xerox Corporation parecía estar en la cima del mundo, con ganancias que aumentaban conrapidez, un precio accionario al alza y una nueva línea de impresoras copiadoras computarizadas que eran tecnológicamentesuperiores a los productos de sus rivales. Sin embargo, menos de dos años después, muchos consideraban que Xeroxestaba destinada a desaparecer en la historia. Considere los siguientes sucesos:• Las ventas y ganancias se desplomaron mientras los rivales igualaban las máquinas de alto nivel de Xerox, ofreciendoproductos comparables a precios más bajos.• Las pérdidas de Xerox durante el primer año del siglo XXI sumaron un total de 384 millones de dólares, y la empresacontinuó operando en números rojos. La deuda aumentó a $18 000 millones.• Las acciones cayeron de $64 a menos de $4, en medio del temor de que la empresa se declarara en bancarrota y solicitarala protección del gobierno federal. En un periodo de 18 meses, Xerox perdió $38 000 millones de la riqueza desus accionistas.• Perdieron su trabajo 22 000 trabajadores de Xerox, debilitando aún más la moral y lealtad del resto de sus empleados.Sus principales clientes también se vieron afectados, debido a una reestructuración en la que los vendedores tuvieronque incursionar en territorios desconocidos y a que cambiaron su forma de manejar las facturas, lo que dio lugar a unaconfusión masiva y a errores en la facturación.• La empresa recibió una multa de 10 millones de la Securities and Exchange Commission (SEC, por sus siglas en inglés)por irregularidades contables y un supuesto fraude.¿Cuál fue el error de Xerox? El deterioro de la empresa es una historia clásica de declive organizacional. Aunque parecíaque Xerox caía prácticamente de la noche a la mañana, los problemas de la organización estaban relacionados con una serie

de errores organizacionales cometidos durante varios años.ANTECEDENTESXerox fue fundada en 1906 como Haloid Company, un negocio de artículos fotográficos que desarrolló la primera copiadoraxerográfica, introducida en 1959. Sin duda, la copiadora 914 fue una máquina de hacer dinero. Para cuando fue retiradadel mercado, a principios de la década de 1970, la 914 era el producto industrial mejor vendido de todos los tiempos, y elnuevo nombre de la empresa, Xerox, aparecía en el diccionario como sinónimo de fotocopiado.

TEORÍA ORGANIZACIONAL EN ACCIÓNLa teoría organizacional proporciona las herramientas para analizar y entender de quémanera una empresa grande y poderosa, como Lehman Brothers, puede morir, y unaempresa como Bank of America puede surgir casi de la noche a la mañana como ungigante en la industria. Nos permite comprender cómo una banda como los RollingStones, que opera como una organización de negocios mundial muy avanzada, puedegozar de un éxito fenomenal durante casi medio siglo, mientras que algunos grupos musicalescon un talento igual o superior no sobreviven más que un par de éxitos. La teoríaorganizacional ayuda a explicar qué sucedió en el pasado, así como lo que podría sucederen el futuro, con el fin de administrar las organizaciones en forma más efectiva.TemasEl caso Xerox muestra cada uno de los temas a cubrir en este libro. De hecho, los gerentesde empresas como Xerox, Lehman Brothers, Bank of America e incluso los RollingStones enfrentan continuamente numerosos desafíos. Por ejemplo:• ¿Cómo se puede adaptar la organización a o controlar elementos externos comocompetidores, clientes, gobierno y acreedores en un entorno que se mueve conrapidez?• ¿Qué cambios estratégicos y estructurales son necesarios para ayudar a que la organizaciónalcance la efectividad?

Desafíos actualesLas investigaciones sobre cientos de organizaciones ofrecen la base de conocimientospara que Xerox y otras organizaciones sean más efectivas. Por ejemplo, los desafíosque enfrentan las organizaciones en la actualidad son diferentes a los del pasado, y portanto el concepto de las organizaciones y la teoría organizacional ha evolucionado.

Diversidad. Conforme las organizaciones operan cada vez con mayor frecuencia enun campo global, la fuerza de trabajo, así como la base de clientes, son cada vez másdiversas. Muchas de las organizaciones líderes actuales tienen un rostro internacional.Echemos un vistazo a la forma en que está constituida la firma de consultoría McKinsey& Company. En la década de 1970, la mayoría de los consultores era estadounidense,pero para el cambio de siglo, el principal socio de McKinsey era un extranjero (Rajat

Gupta, de India), sólo 40% de los consultores era estadounidense y los consultoresextranjeros de la empresa provenían de cuarenta países diferentes.1

Propósito de este capítuloEl propósito de este capítulo es explorar la naturaleza de las organizaciones y la teoríaorganizacional en la actualidad. La teoría organizacional se desarrolló a partir del estudiosemántico de la organización por parte de los académicos. Los conceptos se obtienen deorganizaciones vivas y en constante cambio. La teoría organizacional tiene una aplicaciónpráctica, como lo establece el caso de Xerox. Ayuda a los administradores a entender,diagnosticar y responder a las necesidades y problemas organizacionales que se presenten.

¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN?Las organizaciones son difíciles de observar. Lo que vemos son representaciones de éstas,como un edificio alto, una estación de trabajo o un empleado amigable. Pero el conceptode la organización como un todo es vago y abstracto y puede estar distribuido entre varioslugares e incluso en todo el mundo. Sabemos que las organizaciones están ahí porquenos tocan todos los días. De hecho, son tan comunes que se dan por hecho. Difícilmente nosdamos cuenta de que nacimos en un hospital, registramos ese nacimiento en un organismogubernamental, somos educados en escuelas y universidades, nos alimentamos con comida

De las multinacionales hasta las organizacionessin fines de lucroAlgunas organizaciones son grandes corporaciones multinacionales, otras son pequeñasempresas familiares y otras más son organizaciones sin fines de lucro u organismosgubernamentales. Algunas fabrican productos como automóviles, televisores de pantallaplana o focos, mientras que otras prestan servicios como representación legal, internety telecomunicaciones, recursos para la salud mental o reparaciones automotrices. Másadelante en este libro, en el capítulo 7, se estudian las distinciones entre las tecnologíasde manufactura y de servicios. En el capítulo 9 se analiza el tamaño y el ciclo de vida, yse describen algunas diferencias entre las organizaciones pequeñas y grandes.

Importancia de las organizacionesPuede parecer difícil de creer en la actualidad, pero las organizaciones como las conocemosson relativamente recientes en la historia de la humanidad. Incluso a finales del siglo xix,había pocas organizaciones de cualquier tamaño o importancia; no había sindicatos ni

asociaciones comerciales, y existían muy pocas empresas grandes, organizaciones sin finesde lucro u organismos gubernamentales. ¡Cómo ha cambiado todo desde entonces! El desarrollode grandes organizaciones transformó a toda la sociedad y, de hecho, la corporaciónmoderna es quizá la innovación más significativa de los últimos 100 años.26 Lasección “BookMark” de este capítulo analiza el surgimiento de la corporación y su importanciapara nuestra sociedad.

DIMENSIONES DEL DISEÑO ORGANIZACIONALLas organizaciones dan forma a nuestra vida, y los administradores bien informadospueden dan forma a las organizaciones. El primer paso para entender a las organizacioneses buscar dimensiones que describan los rasgos de diseño organizacional específicos.Estas dimensiones describen a las organizaciones de manera muy similar a como los rasgosde personalidad y físicos describen a las personas

Dimensiones contextuales1. El tamaño para la organización se puede medir como un todo o por sus componentesespecíficos, como una planta o división. Como las organizaciones son sistemas sociales,por lo regular, el tamaño se mide por el número de empleados. Otras medidascomo las ventas totales o los activos totales reflejan también la magnitud, pero noindican el tamaño de la parte humana del sistema.2. La tecnología organizacional se refiere a las herramientas, técnicas y acciones empleadaspara transformar los insumos en productos. Tiene que ver con la forma en quela organización produce realmente los bienes y servicios que ofrece a sus clientes eincluye elementos como una manufactura flexible, sistemas de información avanzadose internet. Una línea de ensamblaje automotriz, el aula de clases de una universidad yun paquete en un sistema de mensajería de un día para otro son tecnologías, aunquedifieren entre sí.3. El entorno incluye todos los elementos fuera de los límites de la organización. Loselementos clave incluyen la industria, el gobierno, los clientes, los proveedores y lacomunidad financiera. Los elementos del entorno que afectan una organizaciónla mayor parte de las veces son otras organizaciones.4. Las metas y la estrategia de una organización definen el propósito y las técnicas competitivasque la diferencian de otras organizaciones. A menudo, las metas se anotan comouna declaración duradera de la misión de una empresa. Una estrategia es el plan deacción que describe la distribución de los recursos y las actividades para enfrentarel entorno y alcanzar las metas de la organización. Las metas y estrategias definen elalcance de las operaciones y la relación con empleados, clientes y competidores.

PortafoliosComo gerente deuna organización,tenga en menteestos lineamientos:Piense en la organizacióncomo unaentidad distinta a los

individuos que trabajanen ella. Describala organización conbase en su tamaño,formalización,descentralización,especialización, profesionalismo,razonespersonales y característicassimilares.Utilice estas característicaspara analizarla organización y paracompararla con otrasorganizaciones.18 Parte 1: Introducción a las organizaciones

EVALÚESURESPUESTATernarySoftware Inc.

EN LA PRÁCTICA5. La cultura de una organización es el conjunto subyacente de valores, creencias, entendimientosy normas clave compartidos por los empleados. Estos valores y normassubyacentes pueden estar relacionados con el comportamiento ético, el compromisocon los empleados, la eficiencia o el servicio al cliente, y ofrecen el pegamento paramantener juntos a los miembros de la organización. La cultura de una organizaciónno está escrita, pero se puede observar en

Desempeño y resutados de efectividadEl punto central de entender las dimensiones estructurales y contextuales es diseñar laorganización de manera que logre un desempeño y una efectividad altos. Los administradoresajustan las dimensiones estructurales y contextuales para transformar de maneramás eficiente y eficaz los insumos en productos y ofrecer valor. Eficiencia se refiere a lacantidad de recursos utilizados para alcanzar las metas de la organización. Se basa enla cantidad de materias primas, dinero y empleados necesarios para lograr determinadonivel de producción. Eficacia es un término más amplio, que significa el grado al que unaorganización alcanza sus metas.

LA EVOLUCIÓN DE LA TEORÍAY EL DISEÑO ORGANIZACIONALLa teoría organizacional no es un conjunto de hechos; es una forma de pensar en lasorganizaciones. La teoría organizacional es una forma de ver y analizar las organizaciones

con mayor precisión y profundidad que de cualquier otra manera. La forma de very pensar en las organizaciones se basa en los patrones y regularidades del diseño organizacionaly el comportamiento. Los académicos organizacionales buscan estas regularidades,las definen, las miden y las ponen a disposición del resto de nosotros

Perspectivas históricasTal vez recuerde de un curso de administración anterior que la era moderna de la teoríaadministrativa empezó con la perspectiva gerencial clásica a fines del siglo xix y principiosdel xx. El surgimiento del sistema de fábricas durante la Revolución Industrialrepresentó problemas que las primeras organizaciones no habían enfrentado. Como eltrabajo se realizaba en una escala mucho mayor y por un mayor número de trabajadores,las personas empezaron a pensar en cómo diseñar y administrar el trabajo con elfin de aumentar la productividad y ayudar a las organizaciones a lograr un máximo deeficiencia.

No olvide el entornoMuchos problemas ocurren cuando las organizaciones son tratadas como similares,como en el caso de la administración científica y los principios administrativos que tratabaa todas las organizaciones por igual. Las estructuras y sistemas que funcionan en ladivisión minorista de un consorcio no serán apropiados para la división de manufactura.Los organigramas y procedimientos financieros que son mejores para una empresa eninternet como Google no funcionarán para una gran planta procesadora de alimentosde Kraft o Nabisco.

CONFIGURACIÓN ORGANIZACIONALOtra perspectiva importante de los investigadores del diseño organizacional es cómoestán configuradas las organizaciones; es decir, ¿qué constituye las partes de una organizacióny cómo se ajustan estas partes?Tipos organizacionales de MintzbergUn marco de trabajo propuesto por Henry Mintzberg sugiere que toda organizacióntiene cinco partes.47 Estas partes, mostradas en la figura 1.6, incluyen el centro técnico,la alta gerencia, la gerencia de nivel medio, el apoyo técnico y el apoyo administrativo.Centro técnico. El centro técnico incluye a las personas que realizan el trabajo básicode la organización. Esta parte genera en realidad los productos y servicios de la organización.Aquí es donde tiene lugar la transformación primaria de insumos y productos.El centro técnico es el departamento de producción en una empresa de manufactura,los profesores y las clases en una universidad, y las actividades médicas en un hospital.Apoyo técnico. La función de apoyo técnico ayuda a la organización a adaptarse al

entorno. Los empleados de apoyo técnico como ingenieros, investigadores y profesionalesen tecnología de información revisan el entorno para detectar problemas, oportunidadesy desarrollos tecnológicos. El apoyo técnico es responsable de crear innovacionesen el centro técnico, ayudando a la organización a cambiar y adaptarse.

Ideas de diseño contemporáneasEn las organizaciones actuales podemos encontrar cada una de las formas resumidas porMintzberg. Hasta cierto grado, las organizaciones siguen basadas en el enfoque jerárquico,burocrático y formalizado que surgió en el siglo xix. Sin embargo, los desafíosque presenta el entorno dinámico actual requieren de mayor flexibilidad y capacidadde adaptación para casi todas las organizaciones. De esta manera, las organizacionesy administradores pueden ser vistos como un alejamiento del pensamiento basado enrígidos sistemas mecánicos para cimentarse en sistemas naturales flexibles.Durante la mayor parte del siglo xx, la ciencia newtoniana, que sugiere que el mundofunciona como una máquina bien ordenada, siguió guiando la forma de pensar de losadministradores en las organizaciones.48 El entorno se percibía como ordenado y predecible,y el rol de los administradores era mantener la estabilidad. Este pensamientofuncionaba muy bien para la Era Industrial.49 El crecimiento era un criterio primario parael éxito organizacional.Las organizaciones se volvieron grandes y complejas, y las fronteras entre los departamentosfuncionales y las organizaciones eran diferentes. Las estructuras internas sevolvieron más complejas, verticales y burocráticas. El liderazgo se basaba en principiosgerenciales sólidos y solía ser autocrático; la comunicación era principalmente por mediode memorandos, cartas y reportes formales. Los administradores realizaban toda la planeacióny el “trabajo pesado”, mientras que los empleados el trabajo manual a cambiode sueldos y otras compensaciones.

DESEMPEÑO EFICIENTE FRENTEA LA ORGANIZACIÓN QUE APRENDELa nueva forma de pensar se ha extendido a varias organizaciones para cambiar de lasjerarquías verticales estrictas a estructuras flexibles descentralizadas que enfatizan la colaboraciónhorizontal, el hecho de compartir información de manera generalizada y la capacidadde adaptación. Este cambio se puede ver con claridad en la Armada de Estados Unidos,Capítulo 1: Organizaciones y teoría organizacional 31que alguna vez se consideró el mejor ejemplo de una organización rígida ascendente. En laactualidad, la Armada sostiene una nueva guerra que exige un nuevo enfoque a su forma de

entrenar, equipar y utilizar a los soldados. Combatir una red terrorista fluida, que se muevea gran velocidad y cambia con rapidez significa que los oficiales junior en el campo, que sonexpertos en la situación local, deben tomar decisiones rápidas, aprender mediante ensayo yerror y en ocasiones alejarse de los procedimientos estándar de la Armada.51

De la estructura vertical a la horizontalPor tradición, la estructura organizacional más común ha sido aquella en la que lasactividades están agrupadas por un trabajo ascendente común de la organización. Engeneral, ocurre poca colaboración entre los departamentos funcionales, y toda la organizaciónestá coordinada y controlada por medio de la jerarquía vertical, con la autoridadque toma las decisiones en los gerentes de nivel superio

De las tareas de rutina a los roles de empowermentUna tarea es una pieza de trabajo estrechamente definida asignada a una persona. En lasorganizaciones tradicionales, las tareas están divididas en partes especializadas independientes,como en una máquina.

De los sistemas de control formalesa la información compartidaEn las organizaciones pequeñas y jóvenes (estructura emprendedora de Mintzberg), porlo general, la comunicación es informal y en persona. Existen pocos sistemas formalesde control e información, porque los altos líderes de la empresa casi siempre trabajandirectamente con los empleados en la operación cotidiana del negocio. Sin embargo,cuando las organizaciones crecen y aumentan en complejidad, se incrementa la distanciaentre los altos líderes y los trabajadores en el centro técnico.

De la estrategia competitiva a la colaborativaEn las organizaciones tradicionales diseñadas para el desempeño eficiente, la estrategiaes formulada por los altos directivos e impuesta en la organización. Los altos directivospiensan en la forma de hacer que la organización responda mejor a la competencia, utilizarlos recursos con eficiencia y manejar los cambios en el entorno

De la cultura rígida a la adaptableUn peligro para muchas organizaciones es que la cultura corporativa se vuelva fija,como cimentada en concreto. Las organizaciones que fueron muy exitosas en entornosestables con frecuencia se convierten en víctimas de su éxito cuando el entornoempieza a cambiar de manera significativa, como en el caso de Xerox Corporation, al

inicio del capítulo. Los valores culturales, ideas y prácticas que ayudaron a lograr eléxito pueden afectar en forma negativa el desempeño eficaz en un entorno que cambiacon rapidez.