INTRODUCCION AL MODELO DE NEGOCIOS SAP

Tomás Bradanovic P.

Tradicionalmente la organización era vista como un conjunto de funciones áreas que trabajaban por separado en pos de un objetivo. La especialización del trabajo fue tergiversada hasta un punto en el que se crearon "islas de poder" dentro de las empresas. Así, existían las comarcas de Contabilidad, Tesorería, Operaciones, etc., con sus correspondientes pugnas por ejercer el control y obtener poder unas sobre otras.

De esta misma forma, la tecnología de la información en su afán por apoyar el negocio, ideó los sistemas de información. Sistemas segmentados por funciones, dedicados a sólo una parte del todo.

El advenimiento de las bases de datos intentó resolver el problema, pero lo complicó aún más. En lugar de centralizar toda la data en un solo repositorio de información, se crearon múltiples bases de datos, al menos una por sistema, complicándose más cuando hay una gran diversidad de plataformas.

El nuevo pensamiento gerencial orienta la organización hacia los procesos y la optimización de los mismos, basado en un enfoque holístico de la empresa. Cuando se formulan procesos se eliminan las "parcelas de poder", y se administran eficientemente los recursos de la misma. La tecnología de la información generó un concepto a la par de estas ideas: sistemas integrados. Sistemas basados en una única Base de Datos, garantizando información consistente e integrada, donde se persigue eliminar la redundancia de tareas y la duplicidad de información. Sistemas que permiten adoptar las mejores prácticas de negocios y mejorar la competitividad y rentabilidad. SAP es uno de estos sistemas integrados.

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SAP tiene 2 versiones principalesSAP Bussiness All-In-One Para empresas con más de 250 empleadosSAP Business One Para empresas con menos de 250 empleados

SAP R/3

Es un sistema integrado, todo en uno compuesto de módulos agrupados en tres áreas: logística, contabilidad y recursos humanos todos los módulos están conectados así es que el cambio en un módulo se refleja automáticamente en todos los demás. Los módulos se pueden adaptar a las necesidades específicas de cada empresa variando sus parámetros.

SAP tiene un sistema de permisos donde distintos usuarios solo tienen acceso a ciertos módulos y funciones según su perfil

Procesos de Negocios

Un proceso de negocio es una cadena de actividades que sumadas producen algo de valor para el cliente, interno o externo. Recordemos la Cadena del Valor de Porter

Esta es una cadena de valor agregado, donde los componentes individuales van agregando valor dentro de un proceso para obtener el resultado final.

Las tareas deben integrarse, las decisiones se deben tomar localmente, se debe redistribuir la división del trabajo y minimizar las interfases (etapas que no agregan valor)

Para optimizar el proceso de negocio debe buscarse que este sea uniforme, sin cuellos de botella ni interrupciones, como por ejemplo los retrasos producidos por el transporte innecesario de mercaderías, eliminando procesos duplicados y sobre todo las descoordinaciones por falta de información.

Los sistemas y tecnologías de información representan un rol clave no solo para el control, sino también para la coordinación y la toma de decisiones estratégicas.

Los sistemas de procesamiento de datos normalmente se construyen sobre diseños y un paradigma heredado, como una forma de hacer más eficiente lo mismo que ya se estaba haciendo en forma manual, por ejemplo un sistema de inventarios puede pasar desde un kardex de tarjetas a un sistema computacional, pero el control y el modelo total del negocio permanecen sin cambios. Mejoran eficiencia local, pero no necesariamente la eficiencia corportaiva

SAP tiene dos características interesantes:

1.Es integrado, es decir abarca todas las necesidades de procesamiento de información de la empresa y no una necesidad específica

2.Es estandar, no es un sistema creado a medida de las necesidades de la empresa, esto presenta la desventaja de que obliga a adaptar los procesos al sistema y la ventaja que no se replican procedimientos globalmente ineficientes, no se heredan los errores

Un análisis de los procesos de negocios permite cuestionar los procedimientos tradicionales y –eventualmente- cambiarlos. En SAP esto se lograría mediante la adaptación de los procedimientos a los estándares del sistema.

Implementación Orientada a SAP

1. Mapear la compañía en una jerarquía de negocios, de acuerdo a la estructura SAP

2. Identificar donde encajan los procesos SAP e incluirlos en el mapa

3. Dividir las tareas en alguna de estas categorías

1. Automáticas (las que se realizarán con SAP)

2. Manuales (las que realizarán los usuarios sin SAP)

3. Transacciones (las que realizarán los usuarios usando SAP

4. Definir el alcance de cada tarea: frecuencia y uso de recursos

SAP es una implementación comercial de un modelo teórico llamado ERP Enterpise Resourcing Planning que propone concentrar todo el planeamiento de recursos de la empresa en un solo sistema de información, a diferencia de los diferentes sistemas tradicionales (contabilidad, inventario, sueldos, etc.)

SAP fue desarrollado originalmente en Alemania y ha tenido mucho éxito en grandes empresas en todo el mundo, universidades y escuelas de negocios han hecho alianzas estratégicas para formar personal e investigar mejoras de la implementación

La idea clave de los ERP es imponer un paradigma de organización al que las empresas deben adaptarse en líneas generales, a nivel de detalle es el SAP que se adapta a los requerimientos de la empresa mediante el ajuste de sus parámetros.

“Todo en uno” un solo gran sistema de información que contiene todo en una sola base de datos, cada evento inicia una transacción, todo ocurre en tiempo real y no en base a información histórica como en los sistemas tradicionales

Módulos de aplicación SAP

•FI Contabilidad financiera, registra y genera todos los libros contables

•CO Control, controla el flujo de costos y ganancias, es un intrumento para la toma de decisiones estratégicas que se actualiza automáticamente cuando ocurre cualquier transacción

•AM Manejo de activos, controla el Activo Fijo, compra y venta de activos, depreciación, etc.

•PS Sistema de proyectos, permite la planificación, control y monitoreo de proyectos de largo plazo

•WF Flujo de trabajo, conecta los módulos SAP con otras aplicaciones, herramientas y servicios

•IS Soluciones industriales, combina los módulos SAP con aplicaciones específicas según la industria

•HR Recursos humanos, sistema completo para apoyar la planificación y control del personal

•PM Plan de mantenimiento, planifica y controla las operaciones de mantenimiento

•MM Manejo de los materiales, soporta todas las operaciones relcionadas con los inventarios

•QM Manejo de calidad, Control de calidad y sistema de planeamiento de las inspecciones

•PP Planeamiento de la producción, facturación de material, ruteo, centros de trabajo, planeamiento de ventas y operaciones, requerimiento de materiales, costeo, etc.

•SD Ventas y distribución, entrega, facturación, soporte pre y post venta, etc.

Customizing– es como se configura el sistema para adaptarlo a las necesidades específicas de la empresa, los informes requeridos –internos y externos- y los procesos de negocio

Organizational ElementsFinancial--

client es una unidad legal y organizacional del nivel más alto en SAPcompany es una entidad legal independiente dentro de un clientebusiness areas se usan para producir informes de pérdidas y ganancias así como hojas de balance para cada línea de marketing

Materials ManagementPurchasing unitsPlants

Sales and DistributionSales OrganizationDistribution channelDivision

Características a nivel de sistema de SAP

Master Data son los registros que permanecen en la base de datos por un período extendido de tiempo, por ejemplo:

Customer MasterVendor MasterMaterial masterAccount Master

Esta estructura elimina los datos redundantes y es compartida por todos los módulos SAP. Es un aspecto crítico de la robustez del sistemaEmployee Self Service—los empleados tienen acceso a sus propios registros en el módulo de Recursos Humanos HR a través de Internet.Classification consiste en asignar un objeto a una clase. Cada clase tiene sus características estándar.Matchcodes son herramientas de consulta usadas para encontrar información específica por medio de métodos de búsqueda.Security es administrada por objetos, perfiles y autorizaciones. Los usuarios son solo autorizados a ver o cambiar las partes del sistema requeridas por las responsabilidades de su trabajo.

OfficeWorkplaceTelephone IntegrationAppointment CalendarRoom ReservationsStart WorkflowBusiness Documents

LogisticsMaterials ManagementSales/distributionLogistics ExecutionProductionProduction-processPlant MaintenanceCustomer ServiceQuality ManagementLogis. controllingProject ManagementEnvironment Health & SafetyCentral Functions

AccountingFinancial AccountingTreasuryControllingEnterprise ControlInvestmt Mgt.Project managementReal Estate

Human ResourcesManagers DesktopPersonnel admin.Time managementPayrollTraining and Event ManagementOrganizational ManagementTravelInformation system

Information SystemsExecutive Information SystemsLogisticsAccountingHuman ResourcesProject SystemAd Hoc ReportsGeneral Report System

ToolsABAP/4 WorkbenchAccelerated SAPAdministrationALEBusiness CommunicationBusiness DocumentsBusiness FrameworkBusiness WorkflowCCMSWeb DevelopmentSAPScriptHypertextFind

En Resumen

SAP es un sistema Integrado, “todo en uno”

Su mayor utilidad es en las empresas muy grandes ¿Por qué?

Obliga a la organización a adaptar sus procesos al sistema

Requiere de personal altamente entrenado -ingenieros certificados SAP-

Ordena los sistemas de información

Elimina las redundancias

Es más seguro y más robusto

Su implementación es muy cara