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INFORME DE GESTIÓN 2016-2019

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 7

CAPITULO 1. GESTIÓN DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL ................................................................. 8

1.1 Dimensión 1: Talento Humano .......................................................................................... 8

1.1.1 Política de Gestión Estratégica del Talento Humano ................................................ 8

1. Formación y Capacitación de los servidores públicos ....................................................... 8

2. Programas de bienestar para los servidores ..................................................................... 9

3. Implementación de teletrabajo, horarios flexibles, bilingüismo, Programa Estado

Joven. .................................................................................................................................... 10

4. Personas con Discapacidad vinculadas laboralmente en la planta de la entidad .......... 10

5. Matriz de Gestión Estratégica del Talento Humano ........................................................ 11

6. SIGEP ................................................................................................................................. 12

7. Servicio al Ciudadano ....................................................................................................... 12

8. Seguridad y Salud en el Trabajo: ...................................................................................... 12

9. Planta de Personal ............................................................................................................ 14

1.1.2 Política de Integridad ............................................................................................... 16

Procesos Disciplinarios ......................................................................................................... 16

1.2 Dimensión 2: Direccionamiento Estratégico y Planeación .............................................. 18

1.2.1 Política de Planeación Institucional – Planes de Desarrollo Territorial .................. 18

Tarifas .................................................................................................................................... 18

Indicadores de Calidad y Descuento .................................................................................... 21

Sistema Único de Información (SUI) .................................................................................... 22

SURICATA .............................................................................................................................. 22

Autodeclaración de Inversiones ........................................................................................... 23

Subsidios y Contribuciones .................................................................................................. 24

Indicador Único Sectorial (IUS) ............................................................................................ 25

Indicadores de Gestión 2016-2019: ..................................................................................... 25

Proyectos: ............................................................................................................................. 25

Planes institucionales: .......................................................................................................... 26

Las Ceibas, como Unidad Ejecutora del PDA – Neiva .......................................................... 27

Identificación de las necesidades de los grupos de valor ................................................... 28

Resultados de las auditorías internas y externas ................................................................ 30

Resultados de auditorías externas: ...................................................................................... 30


Resultados de la evaluación de la gestión de riesgos ......................................................... 31

1.2.2 Política de Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público ............................. 31

Gestión Precontractual ......................................................................................................... 32

Gestión contractual .............................................................................................................. 32

Gestión Poscontractual ........................................................................................................ 32

No. de Contratos pendientes por Liquidar .......................................................................... 35

Logros de ahorro por año con ocasión a la aplicación de las subastas inversas. ............... 35

Gestión Contratos Siniestrados ............................................................................................ 36

Estado de Convenios: ........................................................................................................... 36

1.3 Dimensión 3: Gestión con valores para resultados ......................................................... 36

1.3.1 Política de fortalecimiento institucional y simplificación de procesos................... 36

Documentación de los procesos de la entidad .................................................................... 37

Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015 .................................................................... 38

Fortalecimiento Plantas de Tratamiento y Bocatomas ....................................................... 39

Fortalecimiento Laboratorio ................................................................................................ 45

Sistema Acueducto y Alcantarillado .................................................................................... 48

Expansión en redes de Acueducto: ...................................................................................... 48

Expansión en redes de Alcantarillado Sanitario .................................................................. 48

Expansión en redes de Alcantarillado Pluvial ...................................................................... 48

Unidad de Control Operativo UCO ....................................................................................... 49

Impacto de Desarrollo de Infraestructura en cada una de Las Comunas de la Ciudad de Neiva

....................................................................................................................................................... 50

Consolidado ejecución actividades cabrestantes por año .................................................. 51

AVANCE E IMPACTO PROYECTO SECTORIZACIÓN FASE II ................................................... 51

PROYECTO INTERCONEXIÓN DE LA RED DEL RESERVORIO - RECREO A BOCATOMA EL

TOMO MUNICIPIO DE NEIVA DEPARTAMENTO DEL HUILA ................................................ 52

PROYECTO CONSTRUCCIÓN DE LA RED EXPRESA FASE III SUR DE LA CIUDAD NEIVA

DEPARTAMENTO DEL HUILA. ............................................................................................... 53

INFORME GESTIÓN DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO ALUMBRADO PÚBLICO 2018-

2019 ....................................................................................................................................... 56

Estructura Operativa para la operación y mantenimiento de alumbrado público de neiva c.i. no.

003 de 2019 ....................................................................................................................................... 56

Instalaciones de la operación y mantenimiento de alumbrado público las ceibas empresas

públicas de Neiva .............................................................................................................................. 57

Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes – Técnica y Operativa ................................................. 58


Infraestructura Instalada ................................................................................................................. 59

1.3.2 Política de Gobierno Digital...................................................................................... 60

Trámites y servicios de la entidad que se ejecutan a través de Internet ........................................ 60

Plan Estratégico de Tecnología – PETI ............................................................................................. 62

Nivel de implementación de la política de Gobierno Digital .......................................................... 63

Expedientes contractuales y de soluciones tecnológicas adquiridas en el Año 2019: ................... 64

1.3.3 Política de Seguridad Digital .................................................................................... 64

1.3.4 Política de Defensa Jurídica ...................................................................................... 65

Audiencias De Conciliación Prejudiciales Y Judiciales ..................................................................... 67

Logros de Defensa Jurídica: .............................................................................................................. 73

Cobro Coactivo .................................................................................................................................. 74

Logros Cobro Coactivo ...................................................................................................................... 74

1.3.5 Política de Servicio al Ciudadano ............................................................................. 75

Buzón de sugerencias ....................................................................................................................... 77

Protocolos de atención al ciudadano: .............................................................................................. 78

Reportes de Gestión frente al Servicio al Ciudadano: ..................................................................... 78

Cobertura de canales ........................................................................................................................ 79

Servicio a la Comunidad ................................................................................................................... 79

Gestión de Prioridades desde Servicio a la Comunidad .................................................................. 80

COMERCIAL Y ATENCIÓN AL USUARIO ............................................................................................ 81

Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes ..................................................................................... 81

Recursos de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios 2016-2019 .......................... 84

Facturación ....................................................................................................................................... 84

Gestión de Agua no contabilizada: Micro – Macro – Fraudes – Asentamientos ............................ 89

Gestión de Cartera – Estado cartera ................................................................................................ 99

1.3.6 Política: Racionalización de Trámites .................................................................... 110

1.3.7 Política: Participación Ciudadana en la Gestión Pública ....................................... 111

Rendición de Cuentas ..................................................................................................................... 111

Veedurías ciudadanas .................................................................................................................... 112

1.4 Dimensión 4: Evaluación de resultados ......................................................................... 114

1.4.1 Política: Seguimiento y evaluación del desempeño institucional ........................ 114

Plan Estratégico de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva ........................................................ 114

Seguimiento a las Metas del Plan Institucional ............................................................................ 118


Seguimiento a los Planes Ambientales de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva .................... 119

Planes de Contingencia Vigente ..................................................................................................... 120

Programa Waterworx .................................................................................................................... 120

1.5 Dimensión 5: Información y Comunicación ................................................................... 124

1.5.1 Política de Gestión Documental ............................................................................. 124

Estado de la Gestión Documental .................................................................................................. 124

Estado y proyección de contratación de servicios archivísticos .................................................... 125

Proyectos en curso o proyectados para desarrollarse .................................................................. 125

Programación de los recursos económicos y proyectos de inversión vigentes para dar

continuidad a lo planeado en el Programa de Gestión Documental Presupuesto 2020: ............ 125

Tablas de Retención Documental................................................................................................... 125

Numeración de los Actos Administrativos (Acuerdo 060 de 2001) ............................................... 126

Organización de Fondos Acumulados ............................................................................................ 126

Inventarios documentales .............................................................................................................. 126

Transferencias documentales ........................................................................................................ 126

Comunicaciones .............................................................................................................................. 128

1.6 Dimensión 6: Gestión del Conocimiento ....................................................................... 131

1.6.1 Política de Gestión del Conocimiento .................................................................... 131

1.7 Dimensión 7: Control Interno ......................................................................................... 132

1.7.1 Política de Control Interno ..................................................................................... 132

Esquema para la definición de autoridad y responsabilidad ........................................................ 132

Esquema de Líneas de Defensa ...................................................................................................... 132

Debilidades y fortalezas del Sistema de Control Interno y su articulación con el Sistema de

Gestión a través del MIPG y MECI .................................................................................................. 132

Auditorias: ...................................................................................................................................... 132

Comité Institucional de Gestión y Desempeño y del Comité Institucional de Coordinación de

Control Interno. .............................................................................................................................. 133

Informes Sistema de Control Interno: Vigencia 2016, Vigencia 2017 y Vigencia 2018. Incluir

certificados de presentación y otros soportes que evidencien su cumplimiento ......................... 133

Planes de Mejoramiento ................................................................................................................ 133

Informes de los entes de control que vigilan a la entidad ............................................................ 137

CAPITULO 2. POLÍTICAS ESTRATEGICAS Y TEMAS TRANSVERSALES ............................................. 138

2.1 Gestión financiera y presupuestal de la entidad ........................................................... 138

Estructuración del Presupuesto de Gastos de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva ............... 138


Análisis de Ingresos y Gastos por Componentes Tarifarios .......................................................... 138

Ejecución Presupuestal y Financiera: Contratos interadministrativo para el manejo de Alumbrado

Público ............................................................................................................................................. 139

Presupuesto Vigencia 2020 ............................................................................................................ 140

Gestión Contable ............................................................................................................................ 140

Cumplimiento del POIR ................................................................................................................... 142

Recursos destinados a inversiones operativas de acueducto y alcantarillado. ........................... 143

Planeación Tributaria ..................................................................................................................... 145

Gestión de Tesorería ....................................................................................................................... 146

Otras Generalidades del proceso Financiero ................................................................................. 146

Situación Financiera de los Recursos ............................................................................................. 148

2.2 Recursos Físicos .............................................................................................................. 149

Adquisiciones Vigencias 2016 a 30 de septiembre de 2019 .......................................................... 149

Baja Bienes Devolutivos año 2018 ................................................................................................. 154

Depuración Inventarios 2018 ......................................................................................................... 156

Baja Bienes Devolutivos 2019 ........................................................................................................ 156

Registro en Sistema de Administración de Recursos (HAS) .......................................................... 157

Seguimiento a funcionalidad del Sistema de Administración de Recursos Vigente .................... 157

Adecuación de Bodegas.................................................................................................................. 158

2.3 Estado en cual quedan las Políticas de gestión y desempeño institucional ....................... 159

2.4 ¿En qué estado quedan temas transversales? .................................................................... 163

Contratación: - Procesos contractuales en ejecución: ................................................................... 163

2.5 Aspectos transversales que son urgentes de atender a partir del 1 de enero de 2020 ..... 165

Talento Humano ............................................................................................................................. 165

Contratación: .................................................................................................................................. 165

Comercial – Facturación ................................................................................................................. 166

Comercial – PQRS ............................................................................................................................ 166

Comercial – Cartera ........................................................................................................................ 167

Comercial – Agua No Contabilizada: ............................................................................................. 167

Gestión Documental ....................................................................................................................... 168

Recursos Físicos: ............................................................................................................................. 169

TIC .................................................................................................................................................... 169

Acueducto y Alcantarillado ............................................................................................................ 169


Proyectos de inversión:................................................................................................................... 169

Proyectos de alto costo e impacto en la optimización del Sistema de Abastecimiento de Las

Ceibas Empresas Públicas De Neiva E.S.P. ..................................................................................... 170

Control Interno: .............................................................................................................................. 171

ANEXOS ........................................................................................................................................... 172


INTRODUCCIÓN El informe de gestión de Empresas Públicas de Neiva da cuenta del estado en el que se entregan los resultados alcanzados, los recursos administrativos, financieros y humanos, con los que cuenta y se deja a la entidad territorial al finalizar su período de gobierno 2016-2019. En general, se presenta un informe que muestra los avances de la administración en materia de resultados de cumplimiento del plan de desarrollo y su plan de acción: los compromisos que hizo, los logros que alcanzó, los pendientes que hay en cada tema y las recomendaciones para el nuevo mandatario en materia estratégica y en el caso de los funcionarios de libre nombramiento y remoción, aquellos aspectos operativos que son indispensables para el funcionamiento de su dependencia. El informe cuenta con dos partes: la primera, que aborda los temas relacionados con la gestión integral de la entidad que comprende tanto los aspectos de desarrollo de la ciudad, como los elementos del desempeño institucional; la segunda, que da cuenta de aquellas políticas transversales que se implementaron durante el período de gobierno. Ambos capítulos dan cuenta de la estructura de la entidad y de cómo se utilizaron los recursos disponibles en materia de recursos humanos, físicos, financieros, técnicos, materiales; así como, del desarrollo de los programas, proyectos, planes que se implementaron permitiendo el cumplimiento de la misión y las funciones de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva.


CAPITULO 1. GESTIÓN DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL Este capítulo tiene como finalidad detallar la situación en la cual se entrega la administración 2016 – 2019, a nivel del desempeño institucional (relacionado con el cumplimiento de las políticas de gestión y desempeño institucional establecidas en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG). La información contenida corresponde a 30 de septiembre de 2019 o 30 de noviembre, según disposición de la misma. 1.1 Dimensión 1: Talento Humano 1.1.1 Política de Gestión Estratégica del Talento Humano 1. Formación y Capacitación de los servidores públicos El plan de capacitación institucional de los trabajadores oficiales y empleados públicos durante la vigencia 2016 - 2019 se estructuró y ejecutó según las necesidades de capacitación indicadas por cada una de las dependencias de LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. Durante la vigencia 2016 - 2019 se realizaron capacitaciones tales como: gestión documental a un total de 80 personas, inducción - reinducción en el uso de la herramienta EXTRANET a 81 personas, MIPG a 78 personas, Teletrabajo a 40 personas, Excelencia en calidad humana a 98 personas, Hábitos y Estilos de Vida Saludables a 81 personas, Sensibilización en Seguridad Vial a 99 personas y en Manejo de Equipos Autocontenidos a 43 personas Se certificó en auditores internos en ISO 9001: 2015 a 18 personas, en Actualización del Reglamento Técnico de Agua Potable y Saneamiento Básico Resolución 330 de 2017 a 21 personas y en Brigadas de Emergencia a 61 personas. A continuación, es presentan al detalle las capacitaciones más representativas realizadas durante el periodo y que generaron certificación para el funcionario:

CAPACITACIONES REPRESENTATIVAS 2016 - 2019

2016 2017 2018 2019

Auditores Internos NTC GP: 1000 - 2009

Optimización del Office MIPG

Sistemas de Información Geográfica con Interfaz en Sistemas de Información Comercial

Formación Supervisores de Contratos

Seminario de Servicio al Cliente

Auditores Internos ISO 9001:2015

Operación y Mantenimiento de Redes de Acueducto y Alcantarillado

Capacitaciones en SST: 17 Jornadas

Actualización Software HAS Coaching Actualización del Reglamento Técnico de Agua Potable - Resolución 330 de 2017

Implementación herramienta EXTRANET y transferencias de Archivo

Gerencia de Proyectos Operación y Mantenimiento de Plantas de Potabilización de Agua


Desarrollo de la Comunicación de las Organizaciones

Agua No Contabilizada - Gestión de Perdidas


Régimen del Servidor Publico

Manejo Comercial y Gestión de Cartera en Empresas de Servicios Públicos

Código Único Disciplinario

Manejo de Software ARCGIS NIVEL INTERMEDIO



2. Programas de bienestar para los servidores En cuanto al plan institucional de bienestar social e incentivos de los trabajadores oficiales y empleados públicos durante la vigencia 2016 - 2019 se estructuró y ejecutó según las actividades contempladas inicialmente bajo la resolución 638 de 2008. En cuanto al plan institucional de bienestar social e incentivos de los trabajadores oficiales y empleados públicos durante la vigencia 2016 - 2019 se ha venido estructurando y ejecutando según las actividades contempladas inicialmente bajo la resolución 638 de 2008 como: Celebración del día Internacional de la Mujer, Celebración día del Trabajo, Celebración San Pedrito (con acompañamiento de grupos folclóricos conformados por funcionarios de la entidad), Fiesta de Navidad y Fin de año, Celebración Eucaristía Miércoles de Ceniza, Celebración Aniversario de la Empresa y Entrega de Bonos Navideños para los hijos de los funcionarios menores de 12 años. En el 2019 se realizaron algunas actividades adicionales como: II Olimpiadas Deportivas con una participación de aproximadamente 80 personas, Ciclo paseo con una cobertura de 70 participantes, Vacaciones Recreativas para los Hijos de los Funcionarios dirigido a 27 niños de las edades entre 5 y 12 años y Celebración del día de San Juan con tarde viandas.

ACTIVIDADES DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS 2016 - 2019

2016 2017 2018 2019

Actividades Convencionales

Actividades Adicionales


Actividades Adicionales Actividades

Convencionales Actividades Adicionales


Actividades Adicionales

Imposición de la Ceniza

Jornadas de Salud


Celebración Día de la Secretaria


I Olimpiadas Deportivas


Celebración Día de la

Secretaria

Celebración Día del Trabajo

Novenas Navideñas

Celebración Día del Trabajo

Jornadas de Salud Celebración

Día del Trabajo

Jornadas de Salud Celebración

Día del Trabajo

II Ciclopaseo Las Ceibas

Celebración Día

Internacional de la Mujer

Celebración Día de la

Secretaria

Celebración Día


Novenas Navideñas

Celebración Día


I Ciclopaseo Las Ceibas

Celebración Día


II Olimpiadas Deportivas

Celebración de las Fiestas

del San Pedro


del San Pedro


del San Pedro

Celebración Día de la Secretaria


del San Pedro

Jornadas de Salud

Celebración de las Fiestas de Navidad y

Fin de año


Fin de año


Fin de año

Novenas Navideñas


Fin de año

Vacaciones Recreativas

Hijos de Funcionarios

Celebración Aniversario

de la Empresa


de la Empresa


de la Empresa


de la Empresa

Desfile Folclórico Interno


Entrega de Bonos

Navideños Hijos

menores de 12 años

Entrega de Bonos

Navideños Hijos

menores de 12 años

Entrega de Bonos

Navideños Hijos

menores de 12 años

Entrega de Bonos

Navideños Hijos

menores de 12 años

Celebración Día de San

Juan - Tarde de Viandas

Novenas Navideñas

Se detalla igualmente a continuación la relación de inversión en capacitación y bienestar durante la vigencia 2016 a 2019:

EJECUCIÓN DE GASTOS - CAPACITACIÓN Y BIENESTAR 2016 - 2019

VIGENCIA CONCEPTO GASTO VR. PRESUPUESTADO VR. EJECUTADO % DE EJECUCIÓN

2016 Capacitación, Bienestar Social y Estímulos $ 186.100.000 $ 148.917.469 80%

2017 Capacitación $ 48.624.220 $ 16.304.960 34%

Bienestar Social y Estímulos $ 65.000.000 $ 52.596.150 81%

2018 Capacitación $ 41.000.000 $ 37.157.120 91%


2019 - Sept Capacitación $ 150.000.000 $ 102.294.753 68%


3. Implementación de teletrabajo, horarios flexibles, bilingüismo, Programa Estado Joven. Durante esta administración se definió no iniciar con la implementación del teletrabajo, teniendo en cuenta que para desarrollar esta iniciativa, debe la empresa contar con un estudio del personal y cargos que se ajustan a la modalidad del teletrabajo y para ponerla en funcionamiento se debe adelantar la gestión para adecuar la infraestructura; sin embargo, durante las remodelaciones realizadas de la sede principal, al trabajador oficial con condición de discapacidad se le adecuaron los equipos de cómputo, instalación de software y condiciones básicas para el desarrollo de sus funciones desde su lugar de domicilio permitiendo que sus funciones se desempeñaran dentro de la normalidad. En cuanto al programa de horarios flexibles se tiene establecido por medio de la trigésima cuarta convención colectiva de trabajo, que para trabajadores oficiales que padezcan de enfermedades catastróficas y graves, la entidad establece una jornada laboral de 40 horas semanales, horario que es acordado con el jefe inmediato; en cuanto al programa estado joven, a partir del segundo semestre del año 2019 se adelantó la vinculación de practicantes universitarios, teniendo en cuenta que se realizó la postulación de 10 plazas para practicantes por medio de la agencia de empleo de COMFAMILIAR DEL HUILA y se logró vincular 6 plazas (5 de ingeniería industrial y 1 de comunicación social), las cuales fueron aprobadas por el Ministerio del Trabajo. 4. Personas con Discapacidad vinculadas laboralmente en la planta de la entidad Actualmente la planta de personal cuenta con una persona vinculada con discapacidad, pero no cuenta con el certificado de discapacidad en el marco del Decreto 2011 de 2017; es importante mencionar que de conformidad con el Acuerdo del Concejo Municipal No. 013 de 2018, el cual deroga el Acuerdo No. 028 de 2014 y modifica y/o complementa el Acuerdo No. 007 de 2011 en lo concerniente a la creación y conformación del Comité Municipal de Discapacidad; se informa que


Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P. no integra dicho comité y desde la fecha de su creación no se ha hecho extensiva la invitación a las reuniones realizadas por el comité en mención. Adicionalmente de manera temporal se contó con un vigilante (vinculado a través del contrato vigilancia) y un practicante universitario con dicha condición; es importante resaltar que en el cuatrienio se realizaron adecuaciones y remodelaciones físicas permitiendo el fácil acceso y movilización dentro de las instalaciones de la empresa:

- Rampas - Adecuación de baños - Ampliación de diámetro de los puestos de trabajo

Se detalla a continuación las adecuaciones realizadas para asegurar que el personal tiene instalaciones adecuadas para el buen desempeño de su labor:

CONTRATO OBJETO VALOR

CONTRATO DE OBRA No. 008 DE 2016

MEJORAMIENTO Y ADECUACION DEL AREA COMERCIAL, SALA DE JUNTAS Y UNIDAD SANITARIA DE LA SEDE PRINCIPAL DE LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P

$98.110.319,00


MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE LA CUBIERTA DEL LABORATORIO DE LAS CEIBAS E.P.N. DEL MUNICIPIO DE NEIVA

$55.056.959,00


REALIZAR LAS OBRAS DE ADECUACION Y MANTENIMIENTO EN LAS INSTALACIONES DE PLANTA JARDIN DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS DE LA CIUDAD DE NEIVA – HUILA, QUE SERA DISPUESTA COMO SEDE DE ALUMBRADO PÚBLICO

$103.688.716,00

CONTRATO DE OBRA No. 294 de 2018

REALIZAR LAS ADECUACION, MEJORAMIENTO DE LAS BODEGAS Y OFICINAS LOCALIZADA EN LA PLANTA KENNEDY DE LA CIUDAD DE NEIVA DEPARTAMENTO DEL HUILA

$619.007.551,00


MANTENIMIENTO, MEJORAMIENTO Y ADECUACION DE LAS AREAS CORRESPONDIENTES DE LA SEDE PRINCIPAL DE LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P.”

$1.677.152.555,00


ADECUACIONES LOCATIVAS DE LAS INSTALACIONES UBICADAS EN PLANTA KENNEDY DE NEIVA – HUILA

$519.196.536,00

$3.072.212.636,00

Todas estas adecuaciones mejoraron la calidad de vida laboral para los funcionarios de las sedes intervenidas; adicional a estas también se mejoró el mobiliario en general. 5. Matriz de Gestión Estratégica del Talento Humano Matriz de Gestión Estratégica del Talento Humano diligenciada, se adjunta al presente documento (Anexo 1. Matriz de Gestión Estratégica del Talento Humano), que a la fecha de presentación de este informe se encuentra en 98,2% de cumplimiento, frente a 64% en el diagnóstico inicial, realizado en el mes de enero de 2018. A partir de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y dando cumplimiento al mismo se estructuro el Manual de Planeación Estratégica del Talento Humano en donde se consolidaron los planes y programas que lidera la oficina de Talento Humano tales como:

- Plan Anual de Vacantes - Plan de Previsión de Recursos Humanos - Plan Institucional de Capacitación


- Plan Institucional de Bienestar Social e Incentivos - Plan Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo - Programa de Administración del Personal y Desvinculación del Personal - Programa de Inducción - Reinducción - Programa Estado Joven - Programa Servimos - Programa Teletrabajo - Programa de Horarios Flexibles - Clima Organizacional - Valoración del Desempeño

En virtud de lo anterior, desde marzo del año 2019 se viene dando implementación y ejecución al 100% de cada uno de los componentes del Manual por parte de la oficina de Talento Humano al corte de septiembre 30 del 2019. 6. SIGEP Se hace entrega de la plataforma del SIGEP actualizada con un porcentaje del 80% y 10%, con respecto a las hojas de vida y declaración de bienes y renta de los trabajadores oficiales y empleados públicos de la entidad, respectivamente. En el año 2016 el estado de este reporte se encontraba en 10%. Los pendientes por reportar se encuentran disponibles en el proceso de Talento Humano. 7. Servicio al Ciudadano En la actualidad se cuenta con personal de atención al usuario certificado en competencias laborales, así como también el personal de acueducto, alcantarillado y operadores de plantas y bocatomas. Anexo 2. Listado de personal Certificado. Adicionalmente el empleado Isaías Ortiz se encuentra cualificado en Política de servicio al ciudadano. 8. Seguridad y Salud en el Trabajo:

2016 2017 2018 2019

EVALUACION INICIAL DEL SISTEMA (Evaluación de los Estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

No existía requisito legal para evaluación de los

estándares mínimos del SG-SST, ya que la norma

de evaluación fue expedida en el año 2017

82% Resolución 1111 de 2017

98% Resolución 1111 de 2017

La evaluación de los estándares mínimos está proyectada para

Diciembre de 2019, según Resolución 0312 de 2019

GESTION DE LA SALUD (Diagnóstico de condiciones de salud). Resolución 2346 de 2007

100% Se realizaron los exámenes según

profesiograma y las

100% Se realizaron los exámenes según

profesiograma y las

100% Se realizaron los exámenes según profesiograma y las

evaluaciones médicas

50% En proceso de realización de los

exámenes, evaluaciones médicas periódicas y pruebas de


evaluaciones médicas periódicas, dando cumplimiento a la

normatividad.

evaluaciones médicas periódicas, dando cumplimiento a la

normatividad.

periódicas, dando cumplimiento a la

normatividad.

alcoholemia (estas últimas durante el último trimestre del año se realizara la etapa educativa)

PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL Resolución 1565 de 2014

Se diseñó el Plan estratégico de Seguridad

Vial - PESVial

88,2% Secretaria de Movilidad otorga el aval del Plan

estratégico de Seguridad Vial, de acuerdo al

cumplimiento requisitos legales aplicables a la

empresa en materia de Seguridad Vial.

Implementación de acciones de mejora del Plan

estratégico de Seguridad Vial, para el cumplimiento de los requisitos del factor infraestructura y vehículos establecidos en Resolución 1565 de 2014 y Resolución

1231 de 2016.

*Actualización del diagnóstico del riesgo vial de las Ceibas E.P.N.

* Conformación del nuevo comité de Seguridad vial período 2019-

2021. *Se continúan mejoras de

infraestructura en la adecuación del parque automotor de planta

Kennedy.

GESTIÓN DE AMENAZAS Decreto 1072 de 2015

*Conformación, capacitación y

entrenamiento a las Brigadas integrales de

emergencias de las Ceibas E.P.N.

*Realización de

simulacro sede Centro: 1

*Capacitación y entrenamiento a las

Brigadas integrales de emergencias de las Ceibas

E.P.N.

*Realización de simulacros sede Centro,

planta Jardín y Planta Kennedy: 3

*Actualización de los planos de rutas de evacuación y

señalización en cada una de las sedes de las Ceibas E.P.N

*Capacitación y

entrenamiento a las Brigadas integrales de emergencias de

las Ceibas E.P.N.

* Realización de simulacros sede Centro, planta Jardín y

Planta Kennedy : 3

*Actualización del Plan de prevención, preparación y

respuesta a emergencias por cada sede de las Ceibas E.P.N.

*Entrega de distintivos al 100% de

las Brigadas integrales de emergencia. (chaleco).

*Capacitación y entrenamiento a

las Brigadas integrales de emergencias.

*Realización de simulacros sede Centro, planta Jardín, Planta Kennedy y archivo Central: 4

DOTACIÓN DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y DE LABOR Resolución 2400 de 1979, Decreto 1072 de 2015

*Se realiza la entrega de dotación de seguridad industrial y de labor

dando cumplimiento a la normatividad vigente y a la convención colectiva

de trabajadores.

* Se adquirió 9 extintores de CO2 de 15

Lb

* Se realiza la entrega de dotación seguridad

industrial y de labor dando cumplimiento a la normatividad vigente y a la convención colectiva.

* Se realiza la entrega de dotación seguridad industrial

y de labor dando cumplimiento a la

normatividad vigente y a la convención colectiva.

*Se adquirió 5 extintores de

CO2 de 15 Lb

*Se realiza la entrega de dotación seguridad industrial y de labor

dando cumplimiento a la normatividad vigente y a la

convención colectiva, mejorando la protección del tipo de calzado para operadores de bocatoma: "Zapato

de agua Speedo surfwaker" * Se Instaló dispensadores con

protector solar en las diferentes sedes de las Ceibas E.P.N, con el fin

de controlar la prevención del cáncer de Piel.

* Se adquirió 5 extintores CO2 de 10 Lb y 3 extintores CO2 de 15 Lb, con el fin de sustituir los extintores

de Solkaflam, según establece la Resolución 2749 DE 2017 del

Ministerio de ambiente y desarrollo sostenible y Ministerio de

Comercio, industria y turismo.


CERTIFICACIÓN EN COMPETENCIAS LABORALES

2016 2017 2018 2019

Certificación en competencias laborales, al personal administrativo, en la norma: "Facilitar el servicio a los clientes de acuerdo con las políticas de la organización" Total trabajadores certificados: 16

Certificación en competencias laborales, al personal administrativo, en la norma: “Ofrecer Atención al Cliente de acuerdo con la normatividad y las políticas de la entidad”: Total trabajadores certificados: 80 * Personal de planta: 11 * Contratistas: 69

Certificación por competencias laborales a los oficiales en la norma: " Instalar redes de acueducto de acuerdo con procedimientos técnicos". Total trabajadores certificados: 50

Certificación en competencias laborales, al personal administrativo, y operativo en la norma: "Cumplir con las prácticas de seguridad y salud en el trabajo atendiendo la normatividad vigente y los procedimientos establecidos" Total trabajadores certificados: 11

Certificación en competencias laborales a conductores, en la norma: “Alistar automotores livianos de acuerdo con la normatividad legal y técnica". Total trabajadores certificados: Conductores: 11

Certificación por competencias laborales a los operadores de bocatoma en la norma: " Manejar sistemas de captación de agua de acuerdo con normas técnicas". Total trabajadores certificados: 20

Certificación en competencias laborales, al personal administrativo, en la norma: "Ofrecer atención al cliente de acuerdo con la normatividad y las políticas de la entidad Total trabajadores certificados: 2

Certificación por competencias laborales a los operadores de planta, en la norma: “Potabilizar agua de acuerdo con normas técnicas” : Total trabajadores certificados: *Operadores de Planta: 11

Nota: Se está pendiente por parte del SENA para iniciar proceso de certificación para personal de Alcantarillado y Laboratorio.

Certificación en competencias laborales, a conductores, en la norma: "Conducir vehículos automotores pesados de transporte de carga de acuerdo a las normas vigentes" Total trabajadores certificados: 7

Certificación en competencias laborales a los operadores de planta, en la norma: "Mantener redes de acueducto de acuerdo con procedimientos ´técnicos" : Total trabajadores certificados: 50 * Operadores de planta: 24 * Contratistas: 26

Certificación en competencias laborales, al personal operativo, en la norma: "Captar agua cruda para el sistema de potabilización de acuerdo con las normas técnicas y ambientales vigentes" Total trabajadores certificados: 8

Certificación en competencias laborales, al personal operativo, en la norma: "Asegurar continuidad de los proceso en el sistema de tratamiento de agua de acuerdo con los procedimientos establecidos" Total trabajadores certificados: 2

9. Planta de Personal Comparativo Personal 2016 - 2019

Vigencia con Corte Enero de Cada año

Tipo de Vinculación del Personal 2016 2017 2018 2019

Empleados Públicos 12 14 16 16

Trabajadores Oficiales 152 150 142 137

Aprendices 7 8 9 11

Trabajador Temporal 100 80 67 80

Contratos de prestación de servicio 90 151 157 146

- Durante el año 2016 se realizó el ingreso de dos empleados públicos en los cargos de

Asesor de Control Interno Disciplinario y Profesional Universitario de Servicio a la Comunidad.


- Durante el año 2017 se realizó el ingreso de dos empleados públicos en los cargos de Contador y Tesorera.

Se anexa documento Anexo 35. Gastos de Personal, donde se detalla el valor de los años 2018 y 2019 relacionados con gastos de personal. En cuanto a la diferencia de 15 personas correspondiente a Trabajadores Oficiales desde el año 2016 al 2019, se debe a que 12 de ellos salieron pensionados y 3 fallecieron y por tanto se adjunta relación así:

PENSIONADOS

Año No. Nombre Cargo

2016 1 YESID POLANCO MOGROVEJO Conductor

2017

2 CAMILO PEREZ MORA Fontanero

3 JOSE CORNELIO RUIZ Revisor Operativo

4 JOSE URIEL PEREZ BONILLA Profesional Universitario

5 JORGE SANDOVAL CABRERA Profesional Universitario

6 LILIA PEDROZA CLAROS Profesional Universitario

7 ALVARO ZAMORA QUINTERO Conductor

8 BLANCA NURY RAMIREZ ALARCON Auxiliar

2018

9 ALFREDO ARAGON Fontanero

10 AMIN TOVAR LAGUNA Obrero

11 EDGAR SOTTO GARZON Operador de bocatoma

2019 12 YOLANDA TRUJILLO ANDRADE Profesional Universitario

FALLECIDOS

2016 1 NELSON LOSADA Auxiliar

2017 2 LUIS TIRSO PERDOMO Obrero

2018 3 LUIS EDUARDO HERNANDEZ Conductor

Nivelaciones de personal 2019 En aprobación de Acuerdo de Junta Directiva No. 05 de junio 25 del presente año, se autorizó la nivelación de 13 trabajadores oficiales:

Cargo antes de la nivelación Cargo autorizado en la nivelación

INSTALADOR CONDUCTOR

OBRERO OPERADOR BOCATOMA


OFICIAL OPERADOR BOCATOMA


INSTALADOR OPERADOR BOCATOMA


OBRERO OPERADOR DE PLANTA

OFICIAL OPERADOR DE PLANTA

CONDUCTOR OPERADOR DE PLANTA

OBRERO OPERADOR DE PLANTA

OFICIAL INSPECTOR

AUXILIAR PROFESIONAL UNIVERSITARIO

Ver Anexo 36 Actas Negociación Convención Colectiva 2019 Anexo 37 Informe Convenciones Colectivas a 31-dic-19


1.1.2 Política de Integridad Actualmente la empresa cuenta con un código de integridad que fue adoptado mediante resolución No. 1043 de 2018, de acuerdo a los lineamientos establecidos en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, y en cumplimiento del mismo se ha venido socializando y divulgando por medio de las jornadas de inducción – reinducción que se realizan al interior de la entidad de manera permanente de acuerdo a lo establecido en el Manual de Planeación Estratégica del Talento Humano, así como también se socializa por medio del boletín interno ASI VAMOS, de manera mensual se ha resaltado un valor contenido en el código de integridad con el propósito de promover e interiorizar en nuestros funcionarios, trabajadores oficiales y contratistas la cultura de integridad de Las Ceibas Empresas Públicas De Neiva E.S.P. permitiendo fortalecer el comportamiento de la legalidad y autorregulación en la gestión de lo público.

En la actualidad los canales de denuncia establecidos son de manera virtual a través de la página web y además contamos con un formato de queja disciplinario cargado de nuestro sistema integrado de gestión de calidad, de igual manera se pueden atender denuncias y quejas verbales, pero a la fecha no se ha presentado situación alguna. Procesos Disciplinarios En el trámite y gestión dentro de los procesos disciplinarios se evidenció durante los periodos 2016 – 2019, un avance significativo en el manejo de los términos y procedimiento establecido en la Ley 734 de 2002, logrando así descongestionar significativamente la oficina de Control Interno y Disciplinario, pues los procesos que se encontraron aperturados no contaban con decisión de fondo, la mayoría de los términos se encontraban vencidos y sin material probatorio suficiente para proferir pliego de cargos, así:

DETALLE AÑOS ANTERIORES

2016 2017 2018 2019

ENTRANTES 19 24 32 16 14

ARCHIVADOS 15 21 29 11 4

REMITIDOS POR COMPETENCIA OTRA ENTIDAD 0 1 0 2 1

CON FALLO SANCIONATORIO 0 0 0 0 0

PROCESOS ACTIVOS 4 2 3 3 9

Se estableció la política interna de calidad del proceso disciplinario de conformidad al trámite establecido en la Ley 734 de 2002, haciendo parte de los procesos de apoyo a la gestión. De igual manera se brindando apoyo a las demás áreas en lo pertinente a llamados de atención y el procedimiento a seguir para recaudar las evidencias suficientes que permitan dar inicio al proceso disciplinario dejando trazabilidad que pueda servir de evidencia al momento de decidir. Se creó el formato de queja disciplinaria disponible en la página web para uso de los jefes de área y usuarios que crean que funcionarios de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, ha incurrido en una falta disciplinaria objeto de investigación. Siguiendo el procedimiento establecido por gestión documental, se organizó y se dispuso el archivo definitivo de expedientes en esta etapa procesal de años anteriores al 2017, quedan legajados y foliados en carpetas en archivo central de la entidad debidamente cargados en la plataforma de extranet. Los procesos archivados en los años 2018 y 2019 se encuentran organizados y archivados en la Oficina de Control Interno y Disciplinario a la espera de cumplirse el término de 2 años para enviarlos al archivo central. Subsanando con ello un hallazgo evidenciado auditoría interna realizada


por Control Interno de Gestión, teniendo en cuenta que los procesos se encontraban en las instalaciones de la UCO sin custodia ni organización. Igualmente, desde Control Interno Disciplinario se prestó acompañamiento al área de talento humano con el objeto de crear conciencia en los trabajadores oficiales para la utilización de la dotación y elementos de protección personal. Se realizaron constantes visitas a Plantas, Bocatomas y Obras para ejercer control preventivo del buen uso de los Elemento de Protección Personal y dotación.


1.2 Dimensión 2: Direccionamiento Estratégico y Planeación 1.2.1 Política de Planeación Institucional – Planes de Desarrollo Territorial La oficina de planeación y análisis financiero es la encargada en las Ceibas Empresas Públicas de Neiva de los temas regulatorios y normativos así: Tarifas Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva cuenta con una tarifa para los servicios de Acueducto y Alcantarillado. Aprobadas el 8 de junio del 2016 mediante el acta de Junta Directiva N° 04 y aplicada a partir del 1 de agosto del 2016 teniendo en cuenta la metodología tarifaria de la Resolución CRA 688 de 2014 y Resolución CRA 735 de 2015. Adicionalmente Las Ceibas dio cumplimiento a lo establecido en la Resolución CRA 151 de 2001 de la siguiente manera:

• Las tarifas fueron aprobadas mediante la entidad tarifaria local en este caso la Junta Directiva de las Ceibas Empresas Públicas de Neiva.

• Adoptó las tarifas mediante Resolución interna N° 255 y 632 de 2016.

• Realizó la socialización a los usuarios el día 22 de junio del 2016 en el auditorio de coomotor de la ciudad de Neiva.

• Informó mediante oficio externo N° 5472 del día 29 de junio el acta de socialización del nuevo marco tarifario a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y a la Comisión de regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico.

• Realizó la publicación en medios masivos de la aplicación de las nuevas tarifas. Quedando de la siguiente manera:

BASICO COMPLEMENTARIO SUNTUARIO

0-19 m3/mes 20-32 m3/mes mayores a 32 m3/mes

1 $ 6,012 $ 554 $ 1,134 $ 1,134

2 $ 6,012 $ 726 $ 1,134 $ 1,134

3 $ 6,012 $ 1,134 $ 1,134 $ 1,134

4 $ 6,012 $ 1,134 $ 1,134 $ 1,134

5 $ 16,833 $ 2,494 $ 2,494 $ 2,494

6 $ 18,035 $ 2,608 $ 2,608 $ 2,608

COMERCIAL $ 12,024 $ 1,814 $ 1,814 $ 1,814

INDUSTRIAL $ 18,637 $ 1,814 $ 1,814 $ 1,814

OFICIAL $ 6,012 $ 1,134 $ 1,134 $ 1,134

ESTRATO CARGO FIJO

Servicio de Acueducto

BASICO COMPLEMENTARIO SUNTUARIO

0-19 m3/mes 20-32 m3/mes mayores a 32 m3/mes

1 $ 8,113 $ 398 $ 866 $ 866

2 $ 8,113 $ 554 $ 866 $ 866

3 $ 8,113 $ 866 $ 866 $ 866

4 $ 8,113 $ 866 $ 866 $ 866

5 $ 16,833 $ 1,905 $ 1,905 $ 1,905

6 $ 18,035 $ 1,992 $ 1,992 $ 1,992

COMERCIAL $ 12,024 $ 1,386 $ 1,386 $ 1,386

INDUSTRIAL $ 18,637 $ 1,386 $ 1,386 $ 1,386

OFICIAL $ 6,012 $ 866 $ 866 $ 866

ESTRATO CARGO FIJO

Servicio de Alcantarillado


Evolución tarifaria: Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva ha tenido la siguiente evolución desde la aplicación de la metodología tarifaria:

• Aplicación Resolución CRA 688 y 735: Se realizó el respectivo estudio de costos y tarifas aplicando la metodología tarifaria para el mes de agosto del año 2016.

• Costo Medio de Tasas Ambientales: Se incrementó los Costos de Tasas Ambientales (CMT) para el mes de enero del 2017.

• Índice de Precios del Consumidor: Se realizó la actualización del 3.1603% por el Índice de precios del Consumidor (IPC) para el mes de marzo del 2017.

• Aplicación Resolución CRA 783 y 810: Se realizó el ajuste a dos decimales y los costos de referencia para el mes de diciembre del 2017.

• Índice de Precios del Consumidor: Se realizó la actualización del 3.3721% por el Índice de precios del Consumidor (IPC) para el mes de marzo del 2018.

• Aplicación Resolución CRA 830 y Costo medio de Tasas Ambientales: Se aplicó el ajuste del Puntaje de Eficiencia comparativo PDEA y se incrementó el CMT para el mes de junio del 2018.

• Aplicación Resolución CRA 783 y IPC: Se realizó el ajuste de los costos de referencia y el IPC.

Variación de una factura de consumo 20 M3 del R-4 Y R-2

Componentes tarifarios: Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva realiza seguimiento a los ingresos por componente tarifario, lo cual sirve de base para la estructuración del presupuesto de ingresos y gastos.


Ingresos por Componente Tarifario

Puntaje de Eficiencia comparativo PDEA: Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, logro ser incluida dentro del grupo de los 9 prestadores a los que se les aplicó el modelo de Eficiencia PDEA. Los resultados de la empresa de acuerdo con la Resolución CRA 830 del 2018 se muestran en el siguiente cuadro:

Resultados Las Ceibas EPN Modelo de eficiencia DEA

Administrativos Acueducto Alcantarillado

CAUb ($/usuario/mes) 5.713 6.645

CAU* ($/usuario/mes) 5.713 6.645

Variación 100% 100%

Operativos Acueducto Alcantarillado

COUb ($/usuario/mes) 11.823 5.852

COU* ($/usuario/mes) 9.323 4.614

Variación 79% 79%

Como se observa, en los costos administrativos el modelo reconoció como costos eficientes (CAU*) el 100% de los costos base (CAUb) tanto en el servicio de acueducto como en el servicio de alcantarillado. Sin embargo, en cuanto a los costos operativos, de acuerdo con los resultados del modelo de eficiencia DEA, tanto en el servicio de acueducto como el de alcantarillado se reconoció el 79% de los costos base como costos eficientes. Al encontrar que podemos llevar a tarifas solo una parte de los costos operativos en los que incurrimos, nos preocupa el impacto financiero que puede traer a la empresa.

2017 2018 2019

Costo Medio de Administracion $ 7,630,893,573 $ 7,796,539,137 $ 6,406,698,325

Costo Medio de Inversion $ 6,126,196,755 $ 7,758,032,996 $ 6,957,542,233

Costo Medio de Operación $ 13,060,626,691 $ 12,892,889,801 $ 10,820,229,460

Costo Medio de Tasas Ambientales $ 456,188,375 $ 77,449,030 $ 43,081,595

TOTAL DE INGRESOS $ 27,273,905,394 $ 28,524,910,964 $ 24,227,551,613




Costo Medio de Tasas Ambientales $ 637,511,134 $ 638,165,834 $ 571,017,868





Costo Medio de Tasas Ambientales $ 1,093,699,510 $ 715,614,864 $ 614,099,463


TOTAL

AÑOCOMPONENTE TARIFARIOSERVICIO

ACUEDUCTO

ALCANTARILLADO


Indicadores de Calidad y Descuento

Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva realizo el cálculo de los indicadores de calidad y descuento cumpliendo con las metas de calidad de los servicios de acueducto y alcantarillado; por tal razón no ha había lugar a realizar ningún descuento.

• Indicador de Calidad del Agua potable (ICAP): Este indicador es basado en el promedio semestral de los valores mensuales del Índice de Riesgo de Calidad de Agua (IRCA) y únicamente se aplica para el servicio público domiciliario de acueducto. Obteniendo el siguiente resultado:

Debido a que el ICAP es 1 para todos los semestres analizados, se considera que las Ceibas Empresas Públicas de Neiva está cumpliendo con el indicador de calidad, por tanto, no hay lugar a descuentos por concepto de incumplimiento de la meta de calidad del servicio de acueducto.

• Indicador de continuidad del servicio (ICON): Este indicador debe ser determinado en forma general para todo el sistema de acueducto en el Área de Prestación del Servicio (APS) y para cada una de las rutas de lectura. Adicionalmente aplicara solo para el servicio de acueducto. Obteniendo el siguiente resultado:

Es importante tener en cuenta que para el cálculo del indicador puede haber zonas de la ciudad de Neiva donde la continuidad del servicio sea bastante baja, sin embargo, debido a la forma de cálculo establecida por la CRA estas zonas no tienen lugar a la aplicación de descuento ya que el cálculo se hace de manera general para el APS.

• Índice de Reclamos Comerciales (IQR): Este indicador se calcula para el servicio de acueducto y alcantarillado. Además, mide el número de reclamos comerciales por exactitud en la facturación, resueltos a favor del suscriptor en segunda instancia, por


cada 1.000 suscriptores durante el periodo de evaluación. Obteniendo el siguiente resultado:

Ver Anexo 3. Agua Potable y Saneamiento Básico Sistema Único de Información (SUI) Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva en el periodo comprendido entre el año 2016 a octubre de 2019 ha realizado 1.581 cargues al SUI con periodicidad mensual, trimestral, semestral y anual. Cumpliendo así con el 98% de cargues requeridor por el SUI de la siguiente manera:

Adicionalmente la empresa se encuentra trabajando para disminuir a diciembre del 2019; 63 cargues pendientes que quedan en el Sistema de Información.

SURICATA El SURICATA es el módulo del reporte de información del cálculo tarifario. Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva realizó el estudio de costos y tarifas de acuerdo con la metodología definida por la Res. CRA-688 de 2014 (complementada y modificada por la Res. CRA 735 de 2015). El estudio fue remitido a la SSPD (y a la CRA) mediante oficio externo N° 5472 del día 29 de junio de 2016.

De acuerdo con lo contemplado en la Res SSPD 2017130003994 del 28/03/2017, las empresas tenían como plazo cargar sus estudios tarifarios resultantes de la aplicación de la Resolución CRA-688 al Sistema Único de Carga de Estudios Tarifarios (SURICATA) de la SSPD, el 1º de Julio de 2017.

Tras un debate con las empresas del sector, la SSPD amplió este plazo hasta febrero de 2018. Dado la imposibilidad de completar la carga, El 8 de marzo de 2018 mediante oficio con radicado SSPD 20185290205942 EPN dio a conocer a la SSPD el problema en la validación del CMO porque el puntaje DEA aparecía con un valor de cero (0), obteniendo una respuesta el 04 de abril de 2018 mediante oficio SSPD 20184230413901.

2015 2016 2017 2018 2019

4786 5046 5621 6007 6360

4665 4932 5391 5910 6246

132 114 233 128 114

97% 98% 96% 98% 98%

Total Formularios

Certificado

Pendientes

% de Cargues

AÑO


Posteriormente, la SSPD le solicito aclaración a la CRA en relación al puntaje de eficiencia PDEA de EPN, a lo cual la CRA contestó que ella no había definido puntaje DEA para los costos operativos aplicados por EPN durante la vigencia de la Resolución CRA-287. Es decir que el puntaje DEA de cero (0) era utilizado por el SURICATA debido a no tener valor reportado en el campo correspondiente. La CRA, sugirió llenar este vacío calculando un CMO reducido según lo dispuesto en la circular CRA 002 de 2006 y la SSPD le solicitó a EPN, mediante radicado SSPD No. 20184210609501 del 3 de mayo de 2018, realizar el cálculo según lo sugerido por la CRA.

Las Ceibas, a través de oficio No. 2018CS008915-1 del día 17 de agosto de 2018, informó los resultados de los cálculos según lo sugerido por la CRA, sin embargo, hasta la fecha la SSPD no ha realizado cambio alguno en el sistema que permita a EPN terminar el cargue del Estudio.

En mesa de trabajo realizado el día 30 del mes de julio de 2019, en las oficinas de la SSPD en Bogotá, se volvió a explicar la situación a los funcionarios de dicha entidad, indicando que era imposible a la empresa terminar el cargue si ellos no colocaban un valor diferente a cero en el puntaje DEA, pero ellos precisaron que la SSPD no está facultada para colocar un puntaje DEA diferente al que reporte la CRA, por lo cual ellos se pondrán directamente en contacto con la CRA para que esta entidad comunique el puntaje DEA que deben cargar al SURICATA.

Como producto de dicha mesa de trabajo ya quedó claro que no existe responsabilidad alguna por parte de EPN en no dar cumplimiento al cargue de su estudio tarifario en el SURICATA en el plazo reglamentario establecido. Autodeclaración de Inversiones Mediante oficio con radicado No. 20194210769241 del 23 de septiembre de 2019, la SSPD citó a EPN a una mesa de trabajo con el fin de “definir el monto total del INIC para los servicios de acueducto y alcantarillado, así como el cronograma con la forma y plazo establecido por el prestador para realizar dicha devolución”.

De acuerdo con los cálculos presentados en dicho oficio por la SSPD y reproducidos en el siguiente cuadro, en el periodo de aplicación de la resolución CRA 287, para el caso del servicio de acueducto, la empresa habría realizado inversiones (IPI) inferiores a los ingresos cobrados para inversión (ICI), teniendo como resultado un Ingreso neto por inversiones por cobrar (INIC) negativo de $7.489 millones de pesos, mientras que para el servicio de alcantarillado, el resultado es que realizó inversiones superiores a los ingresos recaudados en un monto de $21.713 millones (ambas cifras en pesos de junio de 2016):

IPI ICI INIC INIC

Servicio $ Dic/2003 $ Dic/2003 $ Dic/2003 $ Jun/2016

Acueducto 17.377.276.064,88 21.672.235.372,52 -4.294.959.307,64 -7.489.487.110,44

Alcantarillado 22.885.094.813,80 10.433.210.300,1 12.451.884.513,70 21.713.413.768,59

Aunque el reporte de la SSPD presenta un INIC positivo para el servicio de alcantarillado, la normativa tarifaria no permite “cruce” entre servicios, por lo que, de confirmarse el resultado, la


empresa tendría que devolver a sus usuarios los $7.489 millones que arroja el INIC negativo de acueducto.

De acuerdo con el oficio de la SSPD, estos cálculos fueron realizados con la información reportada oficiosamente por la empresa al SUI, para el periodo de aplicación de la resolución 287, esto es, 1.º de enero de 2006 a 30 de junio de 2016. No obstante, en la mesa de trabajo realizada en Bogotá, el día el 2 de Octubre de 2019 la SSPD precisó que en el cálculo realizado no se incluyen las inversiones que pueda haber ejecutado por la empresa para los años 2013, 2014 y 2015 porque dicha información no ha sido cargada al SUI, ese resultado podría ser disminuido y requirió a la empresa a cargar la información faltante antes del 30 de octubre.

Tras recolectar y verificar la información de inversiones, la empresa cargó al SUI los montos de inversión para los años 2013, 2014 y 2015 que aparecen en el siguiente cuadro:

2.013 2.014 2.015 TOTAL

Inversiones Acueducto $ corrientes 1.591.436.127 2.541.512.106 2.422.725.928 6.555.674.161

Factor para pasar a $ Dic 2003 0,667024 0,643488 0,602691

Inversiones Acueducto $ 2003 1.061.526.653 1.635.431.566 1.460.154.955 4.157.113.174

Factor $ 2003 a Junio $2016 1,743785348

Inversiones Acueducto $ Jun 2016 1.851.074.624 2.851.841.602 2.546.196.817 7.249.113.042

Al comparar el valor total de las nuevas inversiones reportadas para el servicio de acueducto para el período 2013-215, que en pesos de junio de2016 ascienden a $7.249 millones, con el valor del INIC negativo reportado por la SSPD arriba anotado de $ $7489 millones, llegamos a un valor negativo de $ -240.374.068, lo que significa que, con la inversión hasta ahora reportada, el monto de inversiones realizadas por EPN en el servicio de acueducto en el periodo enero 01/01/2006 a 31/12/2016 aún resulta menor al valor de inversiones contenido en las tarifas aplicadas en ese período. No obstaste, con la reversión pendiente de la información cargada para el año 2011, que aumentarán la inversión ejecutada en ese año en $633 millones, dicho valor pasará a ser positiva, de forma que no habrá lugar a devolución a favor de los usuarios

Adicionalmente, en la realización de este ejercicio se encontró que la inversión reportada para los años 2011 y 2012 es menor a la ejecutada efectivamente.

Subsidios y Contribuciones Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva de acuerdo al Decreto 1013 de 2005 aplico la metodología para determinar el equilibrio entre los subsidios y las contribuciones. Otorgando durante el cuatrienio subsidios por valor de $31.513.873.391 y contribuciones por valor de $21.397.211.293. Obteniendo un valor girado por el municipio de $10.116.662.098 como se especifica a continuación:

AÑO SUBSIDIOS CONTRIBUCIONESVALOR GIRADO

MUNICIPIO

2016 8,736,128,298 5,115,342,653 3,620,785,645

2017 7,933,996,787 5,266,567,778 2,667,429,009

2018 8,433,995,149 6,011,702,119 2,422,293,030

2019 6,409,753,157 5,003,598,743 1,406,154,414

TOTAL 31,513,873,391 21,397,211,293 10,116,662,098


Por otra parte, desde la oficina Asesora de Planeación se le realiza seguimiento a los subsidios y las contribuciones por cargo fijo y consumo de cada servicio de la siguiente manera:

Adicionalmente se aplicó la Resolución CRA 750 de 2016, por el cual se modifica el rango de consumo básico y define el consumo complementario y suntuario. Lo que significó una reducción mínima en los subsidios, debido a que se realizó una aplicación gradualmente de la siguiente manera:

Indicador Único Sectorial (IUS) El IUS es el que modifica la Resolución CRA 351 de 2005 y se encuentra en participación ciudadana mediante la Resolución CRA 865 de 2018, en donde se definen los criterios, metodologías, indicadores, parámetros y modelos de carácter obligatorio para evaluar la gestión y resultado de las empresas públicas de Acueducto y Alcantarillado. Las Ceibas Empresas públicas de Neiva participo el día 12 de septiembre del 2018 en la prueba piloto del proyecto el cual se realizó con la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico. Adicionalmente Las Ceibas recibió la visita los días 24 y 25 de septiembre del 2019 de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios en donde se realizó un ejercicio de implementación de la metodología de clasificación por nivel de riesgo de los prestadores de servicios públicos de Acueducto y Alcantarillado. Indicadores de Gestión 2016-2019: Se anexa copia de las publicaciones oficiales de los indicadores de Gestión de las vigencias 2016, 2017 y 2018 y se calculan a octubre 30/19. Anexo 28. Indicadores de Gestión. Proyectos: La gestión de los recursos para la optimización de las redes de acueducto y alcantarillado, se gestionaron y adelantaron, identificando necesidades y prioridades, para garantizar calidad, continuidad y disponibilidad de los servicios. Por lo tanto, se creó el banco de proyectos (Anexo 4. PE-FR-21 Seguimiento a la formulación y ejecución proyectos), y se describen a continuación, los proyectos que quedan radicados y en seguimiento:

RELACION DE PROYECTOS QUE DEBEN CONTINUAR CON SU SEGUIMIENTO, VIABILIZACIÓN Y EJECUCIÓN.

SERVICIO DETALLE SUBSIDIOS CONTRIBUCIONES

CARGO FIJO 0 3,175,020,359

CONSUMO 17,579,154,408 7,729,793,169

CARGO FIJO 0 4,041,145,285

CONSUMO 13,934,718,983 6,451,252,480

CARGO FIJO 0 7,216,165,644

CONSUMO 31,513,873,391 14,181,045,649

ACUEDUCTO

ALCANTARILLADO

TOTAL


CODIGO PROYECTO NOMBRE DEL PROYECTO VALOR INICIAL DEL

PROYECTO VALOR FINAL DEL

PROYECTO ESTADO

4100120922019011 CONSTRUCCIÓN DE LA PRIMERA FASE DE LA PLANTA DE

TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES–PTAR, EN LA CIUDAD DE NEIVA, DEPARTAMENTO DEL HUILA

$ 112.907.591.796

$ 183.468.205.286

Radicado en la Alcaldía Mundial el día (8/02/2019), en el Ministerio MVCT Con

radicado N°2019ER0014309 el (15/02/2019) y en FINDETER el dia

(22/02/2019), a CORMAGDALENA el dia 7/03/2019, a la CAM el dia 14/03/2019 y a la Gobernación del Huila el 29/03/2019. Se radica en el Ministerio la actualización del

presupuesto de la I fase por valor de $183.468.205.286 .

4100120922019014 DOTACIÓN Y PUESTA EN MARCHA BANCO DE MEDIDORES DE LAS

CEIBAS E.P.N E.S.P $

300.000.000 $

330.000.000 Pendiente revisión económica y contratación por evaluación de propuestas.

4100120922019021 CONSTRUCCION DE LAS REDES DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO SANITARIO DEL BARRIO VILLA COLOMBIA DE LA CIUDAD DE NEIVA

$ 4.997.211.412

RADICADO EN EL MINISTERIO EL 26/06/2019 RADICADO 2019ER0073481.

4100120922019024

IMPLEMENTACIÓN DE OBRAS DE INTERVENCIÓN A LA PROBLEMÁTICA DE INUNDACIÓN DEL BARRIO ALTOS DEL LIMONAR, QUEBRADA LA TORCAZA DE LA CIUDAD DE NEIVA, DEPARTAMENTO

DEL HUILA

$ 2.363.644.379

EN PROCESO DE REVISIÓN POR PARTE DE UNGRD (UNIDAD NACIONAL DE GESTION

DE RIESGO Y DESASTRES), PARA VIABILIZACIÓN DEL PROYECTO.

4100120922019026

CONSTRUCCIÓN DE LA FASE VII DE OBRAS PARA EL CONTROL DE CAUCE Y MITIGACIÓN DE AMENAZA POR INUNDACIÓN DEL RIO LAS

CEIBAS EN LA ZONA URBANA DEL MUNICIPIO DE NEIVA, DEPARTAMENTO DEL HUILA

$ 25.016.411.547

RADICADO EN LA UNGRD EL 31 DE MAYO DE 2019 CON REGISTRO 2019ER05679,

PARA REVISIÓN Y VIABILIZACIÓN.

4100120922017012

OPTIMIZACIÓN Y CONSTRUCCIÓN DE LAS REDES DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE LOS BARRIOS AMERICAS, LOS PARQUES Y

NUEVA GRANADAL, LOS MARTIRES Y QUIRINAL DE LA CIUDAD DE NEIVA, DEPARTAMENTO DEL HUILA.

$ 4.509.845.515

$ 7.982.606.741

Se emite concepto de viabilidad del proyecto mediante lista de chequeo de

fecha 6/9/2019 con el radicado 2019EE0079393. Se requiere continuar con el proceso de contratación de los recursos

aprobados.

4100120922017009

CONSTRUCCIÓN DEL ALCANTARILLADO SANITARIO BARRIO BARREIRO COMPRENDIDO ENTRE CALLES 27 A 29 Y CARRERA 52A A 55A, BARRIO MIRAFLORES COMPRENDIDO ENTRE CALLES 22 A 24 Y

CARRERAS 55A A 63; BARRIO PALMAS II COMPRENDIDO ENTRE CALLES 22A A 20 Y CARRERAS 63 A 64; BARRIO NEIVA YA

COMPRENDIDO ENTRE CALLES 20A A 19 Y CARRERAS 61A A 64 Y TRAMOS DE CONEXION CON EL INTERCEPTOR DEL RIO LAS CEIBAS. SECTOR MEDIA LUNA COMUNA 10 DE LA CIUDAD DE NEIVA - HUILA

FASE III

$ 8.086.956.987

$ 8.072.185.849

PROYECTO VIABILIZADO MEDIANTE LISTA DE CHEQUEO DE 19/06/2019 Y APROBADO

MEDIANTE COMITÉ TÉCNICO N°23 DEL 19/06/2019. PENDIENTE CONTRATAR LOS

RECURSOS APROBADOS.

4100120922017011

CONSTRUCCIÓN DEL ALCANTARILLADO SANITARIO BARRIO BARREIRO COMPRENDIDO ENTRE CALLES 27 A 29 Y CARRERA 52A A 55A, BARRIO MIRAFLORES COMPRENDIDO ENTRE CALLES 22 A 24 Y

CARRERAS 55A A 63; BARRIO PALMAS II COMPRENDIDO ENTRE CALLES 22A A 20 Y CARRERAS 63 A 64; BARRIO NEIVA YA

COMPRENDIDO ENTRE CALLES 20A A 19 Y CARRERAS 61A A 64 Y TRAMOS DE CONEXION CON EL INTERCEPTOR DEL RIO LAS CEIBAS. SECTOR MEDIA LUNA COMUNA 10 DE LA CIUDAD DE NEIVA - HUILA

FASE IV

$ 16.495.461.852

Se radica en el MVCT el dia 6 DE ABRIL DE 2018 N°2018ER0029626. Devuelto mediante lista de chequeo, para ajustes por parte del consultor externo.

Ver igualmente Anexo 5. Banco de proyectos ejecutados Planes institucionales: En el año 2018 según los lineamientos del decreto 612 se realizó la integración de los siguientes planes institucionales:

1. Plan institucional de archivos PINAR 2. Plan Anual de Adquisiciones 3. Plan Anual de vacantes 4. Plan de previsión de recursos Humanos 5. Plan Estratégico de talento humano 6. Plan institucional de capacitación 7. Plan de incentivos institucionales 8. Plan de trabajo anual en Seguridad y salud en el trabajo 9. Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano 10. Plan estratégico de tecnologías de la información y las comunicaciones 11. Plan de tratamientos de riesgos de seguridad y privacidad de la información 12. Plan de Seguridad y Privacidad de la Información


Se aplicó una metodología diseñando un formato que permitió contener las líneas estratégicas relacionadas con los 12 planes citados, según las actividades que para cada uno de ellos se habían definido; lo que le ha permitido a la empresa desarrollar las políticas de gestión y desempeño correspondientes de forma articulada y con una clara orientación hacia la consecución de las metas y objetivos institucionales, que es la esencia del MIPG. De igual forma se rediseño el modelo de Acta de comité CIGED donde se definieron las funciones y lineamientos en materia Anti-trámites, de gestión documental y de política de gobierno digital garantizando el seguimiento a las políticas de gestión y desempeño institucionales. Para garantizar el cumplimiento de las políticas y actividades definidas, de manera bimensual se realiza seguimiento a los planes institucionales integrados mediante el plan de desarrollo institucional. Las Ceibas, como Unidad Ejecutora del PDA – Neiva El Municipio de Neiva, en cumplimiento de la política nacional de puesta en marcha de los Planes Departamentales de Agua y Saneamiento Básico firmo a través del Convenio de Cooperación y apoyo financiero No. 0141 de 2.009 la vinculación del Municipio de Neiva, Empresas Públicas de Neiva ESP y la Sociedad de Acueducto, Alcantarillado y Aseo denominada Aguas del Huila SA ESP al Plan Departamental de Agua y Saneamiento suscrito con el Departamento del Huila, firmó su vinculación al PDA del Departamento del Huila, teniendo en cuenta la política nacional de puesta en marcha de los Planes Departamentales de Agua. Sin embargo, con la firma del Otro Si aclaratorio al Convenio de Cooperación y apoyo financiero No. 0141 de 2.009, establece que los recursos del Municipio de Neiva serán ejecutados por Empresas Públicas de Neiva ESP y lo establece como su Gestor y entre otros se compromete a acoger la política, lineamientos, principios y objetivos sectoriales establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo, documentos CONPES y los demás que definan las instancias nacionales competentes en materia de agua potable y saneamiento básico. En ese orden de ideas, Las Ceibas como Ejecutor de los recursos del PDA del Municipio de Neiva, entrega en el proceso de Empalme los siguientes documentos, que hacen parte de las herramientas técnicas para lograr una correcta ejecución de los recursos así:

1. Plan de Acción del cuatrienio (documento Técnico articulado y concertado entre El Municipio de Neiva, de acuerdo con las metas proyectadas en el Plan de Desarrollo y los Planes Institucionales de las Ceibas Empresas Públicas de Neiva ESP).

2. Plan General Estratégico de Inversiones PGEI 2016 – 2019, el cual corresponde igualmente

al plan matriz donde se detallan de la disponibilidad de recursos y la proyección de estos en los diferentes componentes para el cuatrienio.

3. PAEI 2019, documento aprobado por cada vigencia, presentado al comité directivo y donde

se consignan las prioridades por vigencia fiscal, dependiendo de la priorización de los recursos y de la gestión de estos. Este documento se presenta por vigencia fiscal y puede ser ajustado de acuerdo con las necesidades del ejecutor.


4. Informe de avance de gestión, aprobación y ejecución de los proyectos en marco del PDA del Municipio de Neiva.

5. Informe de ejecución remitido por el consorcio FIA como entidad responsable del manejo

de los recursos del PDA. Se adjunta la relación de Obras ejecutadas, con los siguientes datos: VIGENCIA, No. De CDR, TIPO DE GASTO, OBJETO, FUENTE (SGP, SGR, Otras fuentes), Valor Ejecutado PDA. Anexo 31. Ejecución PDA 2016 – 2019 Identificación de las necesidades de los grupos de valor Los actores relevantes o partes interesadas identificados para Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, se categorizan según los organismos, y las necesidades y expectativas de estos, se encuentran documentados en el documento GC-MN-01 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: Entidades Estatales del Orden Local:

▪ Concejo Municipal de Neiva

▪ Alcaldía de Neiva

▪ Gobernación del Huila

▪ Corporación Autónoma Regional del Alto Magdalena – CAM

▪ Contraloría Municipal Entidades Estatales de Orden Nacional:

▪ Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible

▪ Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio

▪ CRA – Comisión Reguladora de Agua

▪ SSPD – Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

▪ DNP – Departamento Nacional de Planeación Beneficiados o afectados por la Prestación del Servicio:

▪ Usuarios

▪ Gremios (Hoteleros, Constructores, Comerciantes)

▪ Proveedores empresas

▪ Organizaciones comunitarias

▪ Organizaciones ambientales

▪ Organizaciones políticas

▪ Comunidades

▪ Trabajadores y sindicato Otros:

▪ Prensa A continuación, se describe cada una de estas partes interesadas:


▪ Concejo de Neiva: Corporación Pública de elección popular creada para ejercer, vigilar, cuestionar y ejercer control político al Gobierno Municipal. Tiene la facultad de expedir el presupuesto municipal, y citar a control especial a los representantes de las empresas de servicios públicos.

▪ Alcaldía de Neiva: La Alcaldía de Neiva es una corporación política – administrativa de orden municipal que se encarga de diseñar y ejecutar el plan de desarrollo del municipio. La Alcaldía se encarga de velar por la prestación de los servicios públicos determinados por la ley.

▪ Gobernación del Huila: Los departamentos en Colombia tienen un rol subsidiario en materia de los servicios de agua y saneamiento.

▪ Contraloría Municipal: Vigila y controla la gestión administrativa de los municipios y de las empresas públicas de naturaleza municipal y reportan al Concejo Municipal. Realiza el control fiscal al Municipio de Neiva, en el nivel central y descentralizado incluyendo a los particulares que administran recursos públicos de orden Municipal.

▪ Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio (MVCT): Es legalmente responsable de la formulación e implementación de la política pública para el sector de agua y saneamiento. Y es un proveedor de recursos de financiamiento vía subsidios a la oferta para proyectos específicos del sector.

▪ Comisión de Regulación de Agus Potable y Saneamiento (CRA): Como regulador la CRA define una de las principales de ingresos de las empresas, como son las tarifas de agua potable y saneamiento y su función institucional es velar por la eficiencia de las ESP.

▪ Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD): Tiene la función de supervisión, regulación y control del desempeño.

▪ Departamento Nacional de Planeación (DNP): El DNP es un agente que gestiona recursos para el sector vía la gestión de regalías y otros aportes, además de tener programas especiales e financiamiento sectorial.

▪ Corporación Autónoma Regional del Alto Magdalena (CAM): Autoridad ambiental a nivel departamental encargada de administrar y supervisar el uso del medio ambiente y los recursos naturales promoviendo el desarrollo sostenible. Es el encargado de otorgar las concesiones del recurso hídrico, adoptar los POMCAS, y aprobar el PSMV de los prestadores de los servicios de alcantarillado que viertan las aguas residuales en su jurisdicción.

▪ Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible: El Min ambiente es el responsable de definir e implementar la política medioambiental nacional. Promueve la recuperación, conservación, protección, planificación, gestión, uso y explotación de los recursos naturales para promover el desarrollo sostenible del país.

▪ Gremios: Los gremios son agrupaciones particulares formadas por agentes que ejercen la misma actividad. Se ven afectados por los servicios de acueducto y alcantarillado de forma directa o indirecta según dicha actividad económica.

▪ Usuarios: Los usuarios son catalogados como todo aquel que haga uso de los servicios de agua y alcantarillado y son los actores más beneficiados por proyecto. Son la principal razón de ser de las empresas de agua potable y saneamiento, y los principales afectados favorable o desfavorablemente con el desempeño de la empresa.

▪ Prensa Local: La prensa es un actor relevante por su papel de intermediario entre la empresa y las comunidades

▪ Organizaciones Políticas: Las organizaciones políticas buscan convencer a los ciudadanos o gobiernos sobre uno o varios aspectos en particular.


▪ Organizaciones comunitarias: Las organizaciones comunitarias buscan velar por los intereses particulares de sus asociados.

▪ Proveedores: Uno de los grupos de interés mas importantes de una empresa de servicios publicas son sus proveedores, contratistas y otros, y que aportan y ayudan a generar valor a la ESP. Tienen gran influencia puesto que afecta al desempeño de la empresa.

▪ Trabajadores y Sindicato: Es uno de los mayores aportantes a la generación de valor de la empresa y uno de mucho peso en la distribución de este valor, puesto que afectan directamente el desempeño de la prestación del servicio y de la empresa.

Resultados de las auditorías internas y externas Resultados de auditorías internas:

AÑO FECHA OBSERVACIONES NO CONFORMIDAD SEGUIMIENTO

2016 Agosto 2 10 Se auditaron los procesos bajo la norma NTC GP 1000:2009

2017 Marzo 12 8 Se auditaron los procesos bajo la norma NTC GP 1000:2009

Septiembre 6 5 Se auditaron los procesos bajo las normas NTC GP 1000:2009 y ISO 9001:2015

2018 Mayo 25 25 Se auditaron los procesos bajo los criterios de la norma ISO 9001:2015

Octubre 1 5 Se auditaron los procesos bajo los criterios de la norma ISO 9001:2015

2019 Mayo 15 21 Se auditaron los procesos bajo los criterios de la norma ISO 9001:2015

Septiembre 4 5 Se auditaron los procesos bajo los criterios de la norma ISO 9001:2015

Nota: La relación del detalle de los hallazgos y no conformidades de encuentran en los informes de la revisión por la dirección y en los informes de auditoría interna, el tratamiento que se le dio a los hallazgos realizados permitió que el Sistema Integrado actualmente se encuentre fortalecido, sea apropiado y adecuado para la empresa, de igual forma ha permitido la organización y crecimiento institucional.

Resultados de auditorías externas: Realizadas por el organismo Certificador Applus Colombia, se ha mantenido la certificación en la norma ISO 9001:2015 desde el año 2017, antes bajo los requisitos de la norma NTC GP 1000:2009.

AÑO FECHA NO CONFORMIDAD MENOR

NO CONFORMIDAD MAYOR

SEGUIMIENTO

2016 6 y 7 de diciembre 0 0 2° seguimiento bajo los criterios de la norma NTC GP 1000:2009 Recomienda el mantenimiento de la certificación

2017 11,12 y 13 de diciembre

1 0 Certificación bajo los criterios de la norma ISO 9001:2015 Recomienda otorgar certificación a la empresa

2018 17 y 18 de diciembre

1 0 1er Seguimiento norma ISO 9001:2015 Recomienda mantener la certificación una vez se de tratamiento a la no conformidad.

2019 21,22 y 23 de octubre

0 0 2° Seguimiento bajo los criterios de la norma ISO 9001:2015


Recomienda continuar con la certificación.

Resultados de la evaluación de la gestión de riesgos La Guía para la administración de los riesgos de gestión, corrupción y de seguridad digital fue modificada en el mes de octubre de 2018 por el Departamento Administrativo de la Función Pública, por lo tanto, se creó el documento PE-D-07 POLITICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Aprobado el 23 de noviembre del 2018 en Comité Institucional de Gestión y Desempeño en versión 1. El 23 de marzo del 2019 se modifica la versión, relacionando el formato PE-FR-28 Matriz Monitoreo Periódico del Riesgo y aclarando que el registro de control interno tercera línea de defensa se describe en el procedimiento de auditorías de control interno. A la fecha, se cuenta con las siguientes herramientas:

- Identificación y tratamiento del Riesgo: PE-MR-06 Mapa y Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad Digital, PE-MR-07 Mapa y Plan de Tratamiento de Riesgos de Corrupción y PE-MR-08 Mapa y Plan de Tratamiento de Riesgos de Gestión; que permiten identificar los riesgos, causas, consecuencias, controles y plan de acción en pro de evitar la materialización de los riesgos.

- Seguimiento por parte de la segunda línea de Defensa: PE-FR-28 Matriz monitoreo periódico del Riesgo lo realiza la Oficina de Asesora de Planeación y Análisis Financiero, que permite hacer seguimiento a la medición de los indicadores para determinar la materialización o no de los riesgos.

- Seguimiento por parte de la tercera Línea de Defensa: El seguimiento se hace por parte de Control Interno mediante la herramienta CI-FR-06 Matriz de Seguimiento Riesgos y el monitoreo y evaluación de controles, determinando que los controles implementados sean adecuados.

Todos los riesgos identificados se encuentran controlados, no se han materializado ni riesgos de gestión, ni de corrupción, ni de seguridad digital. Viabilidad Financiera: Se adjunto documento Anexo 34. Análisis de viabilidad financiera de 2016 1.2.2 Política de Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público Dentro de las buenas prácticas para la gestión contractual como herramienta para la compra publica utilizamos datos como Manual de Contratación, Acuerdo de Junta Directiva No. 005 de 2016 y resolución 427 de 2016 por medio del cual se reglamenta el manual de contratación. La organización del equipo de contratación respecto de las etapas de contratación estatal, esta dinamizada por trabajadores públicos, oficiales, judicantes y profesionales vinculados a través de Contratos de Prestación de Servicios Profesionales así: Empleado público Asesor de contratación Empleado oficial Profesional universitario Tres abogados Contrato de prestación de servicios


Un técnico – profesional Contrato de prestación de servicios (publicación HAS-SIA observa – reporte de información entes de control (contraloría) y cuentas

Empresa temporal Dos personas (archivo – scanner) Empleado oficial Convenios Gestión Precontractual

Dando cumplimiento a lo establecido en el Manual de Contratación, en esta etapa se verifica el aspecto legal y se retroalimentan los estudios previos generados por el área donde se identifica la necesidad a satisfacer en materia de servicios o adquisición de bienes, el cual se ajusta a la política, objetivos, misión, plan de desarrollo institucional y presupuesto. Seguidamente se procede a cumplir con el proceso de acuerdo con la modalidad contractual aplicable al caso particular, cumpliendo siempre los principios generales de la contratación. Gestión contractual

En coherencia con lo anterior se realiza minuta pertinente, revisión documentación – soportes dependiendo de la cuantía de acuerdo con lista de chequeo el cual registra los siguientes productos: AÑO NUMERO DE CONTRATOS VALOR POR AÑO 2016 247 $22,077,250,072 2017 279 $37,254,784,456 2018 292 $38,351,488,170 2019 289 $45,917,441,781 Ver Anexo 6. Listado de Contratos 2019 Gestión Poscontractual Nuestra gestión refleja el estado de los contratos de las vigencias 2016, 2017, 2018 y 2019 con corte a 25 de septiembre de 2019 Resumen Contratos 2016 (Contratos suscritos a corte 31 de diciembre de 2016)

Clase de Contrato Cantidad Total

Mantenimiento 1 $68,344,250.00

Prestación de servicios para el cumplimiento de actividades Misionales

51 $7,269,383,788.00

Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión 90 $1,672,412,156.00

Obra 13 $3,149,742,951.00

Seguros 1 $239,841,007.00

Suministro 36 $7,289,714,767.00

Interventoría 3 $357,319,360.00

Orden de servicios 9 $66,337,235.00

Arrendamiento 1 $28,768,000.00

Compra Venta 16 $1,068,317,483.00

Consultoría 7 $586,379,035.00

Orden de suministro 5 $280,690,040.00

Anulados 13 $0.00


Resumen Contratos 2017 (Contratos suscritos a corte 31 de diciembre de 2017)

2017


Prestación de servicios misionales para el cumplimiento de actividades misionales y de funcionamiento 22 $8,898,370,902.00


Arrendamientos 1 $42,790,966.00

Compra venta 6 $720,475,137.00

Compra lote 1 $226,741,875.00

Consultoría 10 $2,033,143,544.00

Interadministrativo 1 $399,885,496.00



Obra 29 $14,072,124,044.50

Ordenes de servicio 11 $60,592,987.00

Seguros 1 $504,808,519.00

Sin Disponibilidad 2 $0.00

Suministro 20 $6,472,958,318.00

Anulados 13 $0.00

Total 278 $37,254,784,456.50

Resumen Contratos 2018 (Contratos suscritos a corte 31 de diciembre de 2018)

2018



Prestación de servicios para el cumplimiento de actividades misionales y de funcionamiento 26 $8,433,575,993.00

Seguros 2 $437,589,586.00

Obra 33 $14,376,573,641.00

Interadministrativos 1 $501,127,765.00


Orden de servicios 9 $145,941,735.00


Arrendamiento 5 $131,834,872.00

Consultoría 16 $1,183,165,989.00

Compraventa 8 $1,441,625,862.00

Suministro 31 $8,317,210,790.00

Anulados 7 0

Total 299 $38,351,488,170.00

Resumen Contratos 2019 (Corte 26 de diciembre de 2019)

2019


Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión 175 $17.296.564.454,00

Total 247 $22,077,250,072.00


Consultoría 11 $1.743.657.566,00

Arrendamiento 4 $704.355.056,00

Compra venta 7 $737.987.493,00

Interventoría 11 $1.749.287.725,00

Obra 58 $44.180.484.301,00

Seguros 1 $546.198.692,00

Suministro 27 $6.416.575.896,00

Orden de servicios 16 $243.183.596,00

Orden de suministro 7 $95.253.734,00

Interadministrativo y/o convenios 3 $1.388.666.217,00

Anulados 14 ------

Total 334 $75.102.214.730

Se tienen a 26 de diciembre de 2019, los siguientes contratos en proceso:

N.A. CONTRATO DE INTERVENTORIA

INTERVEENTORIA TECNICA, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL DEL CONTRATO DE OBRA CORRESPONDIENTE A LA CONSTRUCCION DEL SISTEMA DE DRENAJE POR GRAVEDAD DE LAS AGUAS DE INUNDACION DEL DEPRIMIDO DEL INTERCAMBIADOR DE LUNA VERDE, UBICADO EN LA CRA 16 CON CALLE 27, EN LLA COMUNA 2 DEL MUNICIPIO DE NEIVA- HUILA

$67.500.306,00

INVITACION 82

CONTRATO DE OBRA

OPTIMIZACION DE LA RED DE ALCANTARILLADO SANITARIO DE LA CALLE 20 A SUR ENTRE CARRERAS 31 Y 32 DEL BARRIO MANZANARES, COMUNA 6 Y OPTIMIZACION DE LA RED DE ALCANTARILLADO SANITARIO DE LA CALLE 9 ENTRE CARRERAS 12 Y 13 EN EL BARRIO ALTICO, COMUNA 4 DE LA CIUDAD DE NEIVA

$172.140.506,00

INVITACION 84

CONTRATO DE INTERVENTORIA

INTERVENTORIA TECNICA, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, CONTABLE Y JURIDICA PARA LA ACTUALIZACION DEL PLAN MAESTRO DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE LA CIUDAD DE NEICA

$492.833.404,00

INVITACION 83

CONTRATO DE OBRA

CONSTRUCCION DEL SISTEMA DE DRENAJE POR GRAVEDAD DE LAS AGUAS DE INUNDACION DEL DEPRIMIDO INTERCAMBIADOR DE LUNA VERDE, UBICADO EN LA CARRERA 16 CON CALLE

$964.290.091,00


27, EN LA COMUNNA 2 DEL MUNICIPIO DE NEIVA-HUILA

INVITACION PUBLICA

CONTRATO DE OBRA

ACTUALIZACION DEL PLAN MAESTRO DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE LA CIUDAD DE NEIVA

$4.588.570.008,00

Anexo 6 Listado de Contratos 2019 Anexo 7. Listado de Contratos de Obra por Vigencia No. de Contratos pendientes por Liquidar 2015 En ejecución 2 2016 Pendiente por liquidar 2 2017 Pendiente por liquidar 4 2018 Pendiente por liquidar 13 2019 En ejecución con corte 25 de septiembre 248

Logros de ahorro por año con ocasión a la aplicación de las subastas inversas.

AÑO MODALIDAD OBJETO CONTRATISTA VALOR TOTAL PRODUCTO O SERVICIO VALOR POR PRODUCTO

VALOR FINAL AHORRO

2016 SUMINISTRO

026/2016

SUMINISTRO DE COAGULANTE CON BASE EN SALES DE ALUMINIO, CON UN CONTENIDO DE COMPONENTE ACTIVO

EN UN RANGO ENTRE EL 18 Y 22 % DE (AL2O3),

LIQUIDO, DE ALTA BASICIDAD PARA LAS

PLANTAS DE TRATAMIENTO DE

EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA (HUILA); KENNEDY,

JARDÍN Y RECREO.

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A

$1.065.014.939,oo IVA INCLUIDO

COUGULANTE CON BASE EN SALES DE

ALUMINIO, CON UN CONTENIDO DE

COMPONENTE ACTIVO EN UN RANGO ENTRE

EL 18 Y 22% DE (A.L203) LIQUIDO

$ 2,01 $ 1,70 $ 194.835.085

2017 SUMINISTRO

001/2017

“SUMINISTRO DE COAGULANTE CON BASE EN SALES DE ALUMINIO, CON UN CONTENIDO DE COMPONENTE ACTIVO

EN UN RANGO ENTRE EL 19 Y 22 % DE (AL2O3),

LIQUIDO, DE ALTA BASICIDAD PARA LAS

PLANTAS DE TRATAMIENTO DE

EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA (HUILA); KENNEDY,

JARDÍN Y RECREO.”

QUIMICA INTEGRADA S.A.- QUINSA

($2.200.000.000)MCTE.

COAGULANTE CON BASE EN SALES DE ALUMINIO, CON UN

CONTENIDO DE COMPONENTE ACTIVO EN UN RANGO ENTRE

EL 19 Y 22% DE (AL2O3), LIQUIDO

$ 1,606.50 $ 1,511.30 $ 138.582.677

2017 SUMINISTRO

006/2017

“SERVICIO DE MANTENIMIENTO

INTEGRAL PREVENTIVO Y CORRECTIVO CON SUMINISTRO DE

REPUESTOS, MANO DE OBRA, LLANTAS, FILTROS, Y LUBRICANTES PARA LOS

VEHICULOS, MAQUINARIA Y EQUIPOS

AL SERVICIO DE EMPRESAS PUBLICAS DE

NEIVA E.S.P”

ASTRID PIRAGUA ESCANDON-

AUTORODAJES ($250.000.000.oo)MCTE.

MANTENIMIENTO INTEGRAL PREVENTIVO

Y CORRECTIVO

$ 250,000,000

$ 247,450,000 $ 2,550,000

2018 C.P.S 164/2018

“PRESTAR EL SERVICIO ESPECIAL DE

TRANSPORTE TERRESTRE VEHICULAR MENSUAL CON OCHO HORAS DE

SERVICIO DIARIO Y DISPONIBLE LAS

VEINTICUATRO HORAS, PARA GARANTIZAR EL

DESPLAZAMIENTO OPORTUNO DE LOS

AMAZONIA CONSULTORIA Y LOGISTICA S.A.S

($324.000.000.oo) M/CTE

SERVICIO ESPECIAL DE TRANSPORTE

TERRESTRE VEHICULAR MENSUAL CON OCHO HORAS DE SERVICIO

DIARIO Y DISPONIBLE LAS VEINTICUATRO

HORAS CON CAMIONETAS DOBLE

CABINA 4X4 (CON TIRO) MODELO MÍNIMO DE

$ 8,333,333 $ 5,164,220 $ 358.109.769


AÑO MODALIDAD OBJETO CONTRATISTA VALOR TOTAL PRODUCTO O SERVICIO VALOR POR PRODUCTO

VALOR FINAL AHORRO

FUNCIONARIOS DE LAS ÁREAS TÉCNICA,

OPERATIVA Y COMERCIAL DE LAS CEIBAS EMPRESAS

PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P.”

2015 EN ADELANTE. TODO INCLUIDO

2018 SUMINISTRO

139/2018

“SUMINISTRO DE COAGULANTES

LIQUIDOS, SEGÚN REQUERIMIENTOS TECNICOS, PARA GARANTIZAR EL

TRATAMIENTO DE AGUAS CON FINES DE

POTABILIZACION, EN LAS PLANTAS DE

TRATAMIENTO DE LAS CEIBAS EMPRESAS

PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P (HUILA).”

PRODUCTOS QUIMICOS PANAMERICANOS S.A.

($2.500.000.000.oo) MCTE, IVA incluido

CONTENIDO DE SOLIDOS SUSPENDIDOS

SOBRE 400 ml/L $ 1,963.5 $ 1,33

$ 851.338.880

CONTENIDO DE TANINOS AGUA CRUDA CON COLOR APARENTE

DE 600 UNIDADES Y TURBIDEZ MENOR DE

30 NTU.

$ 1,618.4 $ 1,10

AGUA CRUDA CON TURBIEDAD MÁXIMO

3.000 NTU $ 1,67 $ 1,13

2018 CVTA 167/2019

ADQUISICION Y ACTUALIZACIÓN DE

LICENCIAS DE USO DE HERRAMIENTAS

TECNOLOGICAS, Y EQUIPOS”

HERMES MAURICIO BRAVO RAMIREZ

$205.950.000) MCTE. $

207,500,000 $ 205,950,000 $ 1,550,000

2019 SUMINISTRO

253/2019

“SUMINISTRO DE COAGULANTES

LÍQUIDOS, SEGÚN REQUERIMIENTOS

TÉCNICOS, NECESARIO PARA GARANTIZAR EL

PROCESO DE POTABILIZACIÓN EN LAS

PLANTAS KENNEDY, JARDÍN Y RECREO DE LAS

CEIBAS EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA

E.S.P.”

QUIMICA INTEGRADA S.A (QUINSA)

$ 1.600.000.000 valor

Coagulante hidroxicloruro de

aluminio con alúmina ≥21%, basicidad ≥70%,

densidad ≥1,32g/ml

$ 1,40 $ 920 $480 Por

Unidad

Coagulante a base de aluminio con alúmina

≥19%, basicidad ≥50%, densidad ≥1,25g/ml

$ 1,28 $ 907 $377 Por

Unidad

Gestión Contratos Siniestrados Durante el término 2016 – 2019, se realizó la gestión respecto de la reclamación de los contratos que se encontraban con un estado contractual inconcluso y un evidente incumplimiento. Por tal razón, el acuerdo de junta directiva No. 005 de 2016 y la resolución 0427 de 2016, delega la competencia del trámite de Procesos Administrativos Sancionatorios a la Oficina de Contratación, en donde se realizó la gestión de diversos contratos como se relaciona a continuación. Anexo 8. Detalle Contratos Siniestrados Estado de Convenios: Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P, en cumplimiento de su objeto social, sus actividades misionales, y su responsabilidad social empresarial, ha efectuado distintos contratos y convenios interadministrativos, con el fin de conseguir apoyo y unir esfuerzos para conseguir fines comunes, que directamente beneficiaria a la comunidad, para tal efecto se anexa el listado de los convenios. Anexo 9. Estado de Convenios Interadministrativos

1.3 Dimensión 3: Gestión con valores para resultados 1.3.1 Política de fortalecimiento institucional y simplificación de procesos Estructura organizacional: el número máximo de niveles en la cadena de mando para la toma de decisiones estratégicas en la entidad es de dos, como se muestra en la estructura organizacional


Documentación de los procesos de la entidad Los procesos se encuentran identificados y clasificados, en macroprocesos, así: Planeación, Misional, Apoyo y de Evaluación:

Como se puede observar en el mapa de procesos de la entidad, los procesos se encuentran integrados con el Modelo Integrado de Planeación y gestión que ha sido implementado en todas las dimensiones y Políticas. Las actividades que se determinaron para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión son:


1. Capacitar al personal sobre MIPG 2. Realizar el autodiagnóstico de cada una de las Políticas que componen las 7 Dimensiones

del Modelo: Direccionamiento Estratégico y Planeación, Talento Humano, Evaluación de Resultados, Gestión para el Resultado con Valores, Información y Comunicación, Gestión del Conocimiento y Control Interno.

3. Integrar las dimensiones de MIPG al Sistema de Gestión de Calidad, de manera que se cuente con un Sistema de Gestión Integrado, plasmado en el Manual del Sistema de Gestión

4. Integrar las dimensiones de MIPG en el Mapa de Procesos y las Caracterizaciones de cada uno de los procesos de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva.

5. Determinar el plan de acción según los resultados de autodiagnóstico 6. Hacer seguimiento a la implementación de las acciones determinadas en el plan de acción.

Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015 Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, fue certificada en el año 2015 bajo la norma NTC GP1000, para el año 2015, con el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017, deroga esta norma; por lo tanto la entidad a partir de diciembre de 2017 se presenta a certificación en la norma internacional ISO 9001:2015. El Sistema de Gestión de Calidad, ha permitido:

- Reconocimiento y confianza de los usuarios - Estandarizar las actividades que se desarrollan en cada uno de los procesos - Medir el desempeño y eficacia de los procesos - Identificar desviaciones en los procesos y tomar acciones de mejora oportunamente

La documentación del SIG se ha tenido la siguiente evolución: Hoy en día se tienen documentados los procesos, asegurando que el sistema de gestión de calidad es eficaz, adecuado y conveniente, puesto que se ha logrado estandarizar las actividades, de acuerdo con las necesidades y controles requeridos.

Anexo 10. GC-FR-01 Listado Maestro de Documentos Internos y Externos


Fortalecimiento Plantas de Tratamiento y Bocatomas Sistema de Abastecimiento Plantas y Bocatoma El sistema de acueducto de la Ciudad de Neiva en el Departamento del Huila, administrado por Las Ceibas – Empresas Públicas de Neiva, capta las aguas superficiales del Río Las Ceibas mediante dos sistemas de captación; el más antiguo se denomina Bocatoma El Tomo que surte las plantas de Jardín y Kennedy y cubre el suministro por gravedad de la zona intermedia y baja del casco urbano de la Ciudad; el más reciente se denomina El Guayabo que surte al Reservorio de 250.000 m3 que suministra el agua cruda a la Planta Potabilizadora El Recreo y fue concebido para abastecer los desarrollos urbanísticos de la parte alta de la ciudad de Neiva. Las Ceibas – Empresas Públicas de Neiva, cuenta con tres (3) plantas Potabilizadoras para satisfacer la demanda de agua potable de la Ciudad de Neiva bajo los parámetros de calidad definidos en la Resolución 2115 del Decreto 1575 de 2007. Las tres unidades de tratamiento se denominan: La Planta Jardín, Planta Kennedy y Planta Recreo la cual tiene dos módulos de producción cuyas principales características se describen en la Tabla N°1.

Tabla 1. Características Plantas Potabilizadoras

Planta Potabilizadora

Capacidad en L/s

Coagulante

Componentes

Desinfección Capacidad de almacenamie

nto m3

Diseño

Opera-ción

Mezcla Flocul

a-dores

Sedimen

tadores Filtros

Jardín 1500 900 PAC / ACH Vertedero rectangula

r 4 3 11 Cloro líquido 30.000

Recreo Modulo 1 470 350 PAC / ACH C. Parshall 4 4 7 Cloro líquido 20.000

Recreo Modulo 2 350 480 PAC / ACH Vertedero

Creager 2 2 5 Cloro líquido

Kennedy 225 70 PAC / ACH Orificio

sumergido 1 2 4 Cloro líquido 3.800

Las tres Plantas de Tratamiento: El Jardín, El Recreo y Kennedy son plantas convencionales en concreto. La Planta El Jardín es la de mayor capacidad del sistema Abastecimiento de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva con un caudal teórico de operación de 1500L/s y caudal de operación de 930L/s aproximadamente. El Costo de producción de un m3 de agua es de 74,98 pesos (año 2018). La planta Potabilizadora El Recreo cuenta con dos módulos de tratamiento denominados Módulo 1 (módulo antiguo), con un caudal de operación de 350 L/s y el Módulo 2 (nuevo) con un caudal promedio de 280 L/s. El Costo de producción de un m3 de agua es de 98.26 pesos (año 2018). La Planta Potabilizadora Kennedy es la más pequeña del sistema de producción, actualmente trata aproximadamente 60 L/s pero tiene una capacidad de 150 L/s. El Costo de producción de un m3 de agua es de 256.70 pesos (año 2018). El sistema de acueducto de las Ceibas cuenta con once 11 tanques de almacenamiento con un volumen total de 53,800 m3.


PLANTAS POTABILIZADORAS SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

LAS CEIBAS EPN

PLANTA TANQUE N° CAPACIDAD m³ % ALMACEMAMIENTO

PLANTA % ALM. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

EL JARDÍN

1 5.000 17% 9%

2 5.000 17% 9%

3 5.000 17% 9%

4 7.500 25% 14%

5 7.500 25% 14%

TOTAL EL JARDÍN 5 30.000 100% 56%

EL RECREO

1 2.500 13% 5%

2 2.500 13% 5%

3 7.500 38% 14%

4 7.500 38% 14%

TOTAL EL RECREO 4 20.000 100% 37%

KENNEDY 1 1.900 50% 4%

2 1.900 50% 4%

TOTAL KENNEDY 2 3.800 100% 7%

SISTEMA ABASTECIMIENTO

11 53.800 100%

Durante el último cuatrienio, comprendido de los años 2016 a 2019, la administración de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, ha tenido como política del ejercicio de la administración priorizar las inversiones encaminadas a la Optimización del Sistema de Abastecimiento descrito anteriormente, entendiendo, que estas inversiones, las cuales superaron los $ 3.590.000.000 van direccionadas al fortalecimiento de la infraestructura del sistema de Abastecimiento y la mejora continua en la prestación de los servicios de suministro de agua a todos los neivanos en términos de calidad y continuidad, buscando siempre la modernización y optimización de los sistemas existentes. Ver Anexo 11. Consolidado de Inversiones por Comuna A continuación, se describen las principales obras u actividades realizadas para cumplir con el propósito de optimización, restauración y mejoramiento de la infraestructura de los procesos de capación, aducción y potabilización: Infraestructura Operativa de Bocatomas, Aducción y Plantas El Jardín, El Recreo y Kennedy Durante el cuatrienio, la administración de Las Ceibas EPN ejecutó cinco contratos cuyo objeto está encaminado al mantenimiento de la infraestructura operativa mediante la restauración, ampliación y optimización de los sistemas. Se atendieron, mediante mantenimientos preventivos y/o correctivos la totalidad de los dispositivos como válvulas, ventosas, purgas, compuertas de todas las bocatomas, líneas de aducción y Plantas Potabilizadoras, entregando el 100% de estos dispositivos totalmente funcionales.


Las obras de optimización incluyeron las obras de Seguridad y Salud en el trabajo mejorando las condiciones de los funcionarios de Plantas y Bocatomas. Se instalaron barandas de seguridad en casi la totalidad de las estructuras de captación y tratamiento, además de líneas de vida, pasarelas, entre otros. Al finalizar el cuatrienio se entregan instaladas, pintadas y en perfecto estado. Para mantener operativo y funcional el Reservorio se realizó un contrato de limpieza total de los lodos acumulados y actualmente se desarrolla un contrato de mantenimiento de la geomembrana. En las líneas de aducción se desarrollaron varios contratos para el mantenimiento de las válvulas de purga y ventosas, se realizó una georreferenciación de estos dispositivos para su fácil intervención en caso que se requiera. Durante esta administración se restauraron, optimizaron y modernizaron los filtros internos y externos de la Planta El Jardín, razón por la cual en este momento se tiene la totalidad de los filtros en perfecto funcionamiento. Se intervinieron y modernizaron las estaciones de cloración de las tres plantas potabilizadoras mediante la celebración de contratos anuales con firmas especializadas con el objeto de tenerlas cada vez más seguras, confiables y modernas. La contratación, estuvo enfocada al mantenimiento, optimización y modernización de todos y cada de los componentes, donde se atendieron todos los procesos, resultado de esto es que la totalidad de las estructuras, a la fecha se encuentran totalmente operativas, en buen estado de funcionamiento, garantizando no solo la producción de agua que cumpla con la normatividad vigente, sino además la continuidad en la producción y distribución del agua potable contribuyendo al desarrollo de la ciudad de Neiva. Modernización, Control de calidad e indicadores de Producción Como parte de la política de modernización se adquirieron 34 actuadores eléctricos proporcionales de la marca Limitorque, los cuales permiten su operación manual o remota desde el sistema de automatización y control SCADA, los cuales han sido instalados en las dos principales Potabilizadoras de El Jardín y El Recreo facilitando la operación o programación remota de aquellas válvulas que más se operan. En el presente año, 2019, se está ejecutando el proyecto de optimización de todo el sistema SCADA donde se incluye la restauración y/o reemplazo de toda la sensorica en línea, pero también un nuevo Software que permitirá la operación remota de algunos proceso, el almacenamiento y procesamiento de la información de control operativo y el reporte de las principales variables, entre otras ventajas. Se priorizaron los laboratorios de Control de Proceso de las tres Potabilizadoras, mediante la adquisición de nuevos y modernos equipos analíticos y el mantenimiento de los existentes y capacitación del personal, permitiendo establecer indicadores de calidad de agua en los procesos y el análisis en tiempo real, además de permitir tener una operación más clara en la dosificación de productos químicos. Medición de caudales y control de variables


Actualmente, se cuenta con un estricto sistema de medición de caudales en todas las entradas y salidas de las tres Plantas Potabilizadoras. A mediados de 2017, Las Ceibas EPN adquirió macromedidores ultrasónicos, los cuales están conectados a una moderna plataforma que permite la visualización y control en tiempo real de todos los caudales, permitiendo trazar tendencias, descargar los datos, reportes, etc. La adquisición del sistema de medición con transmisión permite un control minucioso de la operación y la toma de decisiones en tiempo real. Estandarización de los Procesos (documentación) Se establecieron nuevos formatos de control de proceso, controlando, por ejemplo día a día los consumos de sustancias químicas como coagulante y cloro; caudales de entrada y salida, personal operativo, mantenimientos, entre otra información relevante, la cual se encuentra digitalizada y consolidada como indicadores de calidad o de proceso. Durante el periodo se fortaleció el proceso de documentación, levantando hoja de vida de todos y cada uno de los equipos y componentes del sistema, además del reporte de novedades que reposa en la carpeta de cada uno de estos equipos. Se estableció la metodología y los siguientes programas de mantenimientos:

- Cronograma Mantenimiento de Infraestructura operativa - Programa de verificación y control metrológico - Programa de mantenimiento preventivo de equipos electromecánicos

Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva desarrolló, en el último periodo, manuales de operación y mantenimiento, los cuales son uno para cada sistema y que permiten la estandarización de los procesos de potabilización.

CUADRO DE INVERSIONES SISTEMAS DE ABASTECIMIENTO LAS CEIBAS EPN

OPTIMIZACIÓN SISTEMAS DE ABASTECIMIENTO LAS CEIBAS EPN

PROYECTOS EJECTUADOS

N° AÑO OBJETO TIPO Y

NÚMERO DEL CONTRATO

VALOR TOTAL PROYECTO

CONTRATISTA

1 2016

MANTENIMIENTO DE LOS PUNTOS DE TOMA DE MUESTRA DE AGUA TRATADA REPARACION DE TUBERIA DE 27” CCP (AMERICAN PIPE) EN UN TRAMO DE CONDUCCION ENTRE LA BOCATOMA ANTIGUA Y LAS PLANTAS DE TRATAMIENTO EL JARDIN Y KENNEDY SUMINISTRO E INSTALACION DE VALVULA DE 20” TIPO WAFER PARA LOS SEDIMENTADORES Y FLOCULADORES DE LA PLANTA EL JARDIN PARA EPN. ESP EN EL MUNICIPIO DE NEIVA

OBRA $ 68.185.275,00 INVERSIONES

BARRIOS BASTIDAS S.A.S.


2

CONSTRUCCION DE OBRAS DE CERRAMIENTO BARANDAS DE SEGURIDAD Y CARPINTERIA METALICA EN LAS INSTALACIONES DE PLANTA KENNEDY BOCATOMA EL GUAYABO EL TOMO Y RESERVORIO DE LAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P DEL MUNICIPIO DE NEIVA

OBRA $ 137.764.449,00 CONSORCIO

KENNEDY

3

COMPRAVENTA DE EQUIPOS MATERIALES Y ACCESORIOS PARA EL ANALISIS DE AGUAS EN LA OPERACIÓN DIARIA DE LAS PLANTAS DE TRATAMIENTO JARDIN RECREO Y KENNEDY DE EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P.

C.VTA $ 66.715.770,00

CONTROL E INSTRUMENTACION INDUSTRIAL DE COLOMBIA S.A.S

4

COMPRAVENTA DE ACTUADORES ELECTRICOS INCLUIDO MONTAJE PUESTA EN MARCHA Y CALIBRACION PARA EL FILTRO NO. 03 DE LA GALERIA DE CONDUCTOS DE LA PLANTA JARDIN DE EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P

C.VTA $ 315.439.380,00 SAUFER

SOLUCIONES LIMITADA

5 COMPRA DE MANGUERAS CONTRA INCENDIO DE 1 ½ “X 30 METROS PARA LAS PLANTAS DE TRATAMIENTO JARDÍN KENNEDY Y RECREO Y BOCATOMAS ANTIGUA Y DEL GUAYABO

C.VTA $ 11.020.000,00 NOVAL ORTIZ ALEXANDER

SUB TOTAL 2016 $ 599.124.874,00

1

2017

PRESTAR LOS SERVICIOS DE EXCAVACIÓN MECANICA PARA LAS BOCATOMAS Y PLANTAS DE TRATAMIENTO Y RESERVORIO DE LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P..

ORDENES DE SERVICIO

$ 12.253.200,00 CYAM INGENIEROS

S.A.S.

2

REVISION DE CLARI-TRAC (BARRE LODOS) MARCA XILEM WATER SOLUTIONS INC F.B. LEOPOLD DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE EL JARDIN DE LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P.

ORDENES DE SERVICIO

$ 2.750.000,00 JORGE TRIANA Y COMPAÑÍA S.A.S

3

REALIZAR LAS OBRAS DE ADECUACION Y MANTENIMIENTO EN LAS INSTALACIONES DE PLANTA JARDIN DE LAS EMPRESAS PUBLICAS DE LA CIUDAD DE NEIVA - HUILA QUE SERA DISPUESTA COMO SEDE DE ALUMBRADO PUBLICO.

OBRA $ 100.371.718,00 CIVILPETROL LTDA

4 SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE FERRETERÍA Y MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN PARA LAS REPARACIONES LOCATIVAS DE LAS DIFERENTES SEDES DE EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA ESP

SUMINISTRO $ 100.000.000,00 INVERSIONES PROIN S.A.S.

5

SUMINISTRO E INSTALACION DE ACTUADORES ELÉCTRICOS CON PROTECCIÓN IP DE 68 CON PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN MODBUS RTU 485 PARA LAS VALVULAS DE DESAGUE FILTRACION LAVADO Y DE ADMISION DE LA GALERIA DE FILTROS DE PLANTA JARDIN DE LAS CEIBAS EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P

SUMINISTRO $ 147.526.204,00 SAUFER

SOLUCIONES LIMITADA

6 REALIZAR MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO A LAS UPS DE 20KVA INSTALADAS EN PLANTA JARDIN (PDA) Y PLANTA RECREO (PDA).

O.STO $ 11.554.900,00 SANCHEZ ISAZA

ELIZABETH

7 ADECUACIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS AL RESERVORIO DE LAS CEIBAS EPN

CONTRATO DE OBRA 024 DE 2017

$ 57.367.740

CORPORACIÓN CENTRO DE

DESARROLLO TECNOLÓGICO

PISCICOLA SURCOLOMBIANO

8 MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y PREVENTIVO Y ADECUACIONES AL SISTEMA DE CAPTACIÓN, ADUCCIÓN Y TRATAMIENTO DE AGUA DEL MUNICIPIO DE NEIVA

CONTRATO DE OBRA 026 DE 2017

$ 273.337.775 INVERSIONES

BARIOS BASTIDAS

SUB TOTAL 2017 $ 705.161.537,00

1

2018

CONSTRUCCION DE RED DE CABLEADO ELECTRICO DE VOZ DATOS E INTERNET PARA LA PLANTA RECREO DE LAS CEIBAS EPN ESP

C.STO $ 33.766.369 GRANADOS CHARRY NELSON ENRIQUE

2

REALIZAR EL MANTENIMIENTO A TODO COSTO AL SISTEMAS DE CLORACIÓN EN LAS PLANTAS DE POTABILIZACIÓN JARDIN RECREO Y KENNEDY DE LA SUBGERENCIA TÉCNICA Y OPERATIVA DE LAS CEIBAS EPN ESP

C.STO $ 130.942.959 LATINOAMERICANA DE AGUAS LTDA


3

MEJORAMIENTO Y OPTIMIZACION A TODO COSTO DE SUMINISTRO INSTALACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE ELEMENTOS Y ACCESORIOS DEL SISTEMA DE BARRE LODOS DEL MÓDULO 2 DE POTABILIZACIÓN DE AGUA DE PLANTA RECREO Y MEJORAMIENTO Y OPTIMIZACION DE DOS 2 MOTORES AIREADORES MARCA KAESER FB 440 C UBICADOS EN PLANTA JARDÍN DE LAS CEIBAS EPN ESP

C.STO $ 83.055.387 GARCIA CARDOZO FELIO

4

SUMINISTRO E INSTALACION DE 13 ACTUADORES ELÉCTRICOS CON PROTECCIÓN IP DE 68 CON PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN MODBUS RTU 485 PARA LAS VALVULAS DE FILTRACION LAVADO ADMISION Y SALIDA DE TANQUES DE ALMACENAMIENTO DE PLANTA JARDIN DE LAS CEIBAS EPN ESP

C.STO $ 266.155.400 SAUFER SOLUCIONES LIMITADA

5 REALIZAR LA CONSTRUCCION DEL ENCOFRADO DE PROTECCION SOBRE EL RIO LAS CEIBAS A LA LINEA DE ADUCCION DE 36 CCP QUE SUMINISTRA AGUA A LA PLANTA JARDIN DEL MUNICIPIO DE NEIVA

OBRA $ 346.838.264 DIAZ PLAZAS HUGO FERNELI

6 OPTIMIZACIÓN DE ONCE 11 UNIDADES DE FILTRACIÓN FILTROS INTERNOS Y EXTERNOS DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE JARDÍN DEL MUNICIPIO DE NEIVA HUILA

OBRA $ 301.667.590

INGTEGRO INGENIERIA SANITARIA Y AMBIENTAL S.A.S

SUB TOTAL 2018 $ 1.162.425.969,00

1

2019

SUMINISTRO E INSTALACION DE 13 ACTUADORES ELECTRICOS CON PROTECCION IP DE 68, CON PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN MODBUS RTU 485, PARA LAS VALVULAS DE FILTRACION, LAVADO, ADMISION Y SALIDA DE TANQUES DE ALMACENAMIENTO DE PLANTA JARDIN DE LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P SUMINISTRO, INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN DE CINCO (5) ACTUADORES PARA SALIDA DE LOS TANQUES DE ALMACENAMIENTO PLANTAS JARDÍN Y RECREO DE LAS CEIAS EPM

OTROSÍ SUMINISTRO 355 DE 2018

$ 169.205.124 SAUFER

SOLUCIONES LTDA

2

REALIZAR MANTENIMIENTO, REPOSICIÓN, AMPLIACIÓN Y SUMINISTRO DE COMPONENTES DEL SISTEMA DE CLORACIÓN EN LAS PLANTAS POTABILIZADORAS DE JARDÍN, RECREO Y KENNEDY DE LAS CEIBA.

SUMINISTRO 186 DE 2019

$ 200.220.237

LATINOAMERICANA DE AGUAS LTDA

3

SUMINISTRO DE EQUIPOS, REACTIVOS Y MATERIALES PARA LOS LABORATORIOS DE CONTROL DE PROCESO EN LAS PLANTAS POTABILIZADORAS DE JARDIN, RECREO Y KENNEDY DE LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P


$ 140.573.364

CONTROL E INSTRUMENTACION INDUSTRIAL DE COLOMBIA S.A.S

4

RESTAURACION y OPTIM/ZA C/ON DE LOS COMPONENTES DE LAS LINEAS DE ADUCCION, BOCATOMAS EL TOMO Y EL GUAYABO RESERVORIO Y PLANTAS POTABIL/ZADORAS, JARDIN, RECREO Y KENNEDY QUE HACEN PARTE DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO DE LAS CE/BAS EMPRESAS PUBLICAS DE NE/VA E.S.P

OBRA 236 DE 2019

$ - INVERSIONES

BARRIOS BASTIDAS S.A.S

7

ADECUACION DEL SISTEMA DE RETROLAVADO LAVADO CON AIRE —AGUA DE LAS CINCO (5) UNIDADES DE FILTROS EXTERNOS DE LA PLANTA POTABILIZADORA JARDIN DE LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P (II FASE).

OBRA 267 DE 2019

$ 190.793.432

INGTEGRO INGENIERIA SANITARIA Y

AMBIENTAL S.A.S

8

SUMINISTRO, INSTALACION, PUESTA EN MARCHA E INTEGRACION DEL SISTEMA DE AUTOMATIZACION Y CONTROL DE LA TUBERIA DE 6" QUE LLEGA A LOS TANQUES EN PLANTA KENNEDY E INTEGRACION CON EL SISTEMA SCADA EXISTENTE DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO JARDIN, PARA EL CONTROL DE VOLUMENES DE AGUA POTABLE Y OPTIMIZACION EN LA MEDICION DEL INDICE DE AGUA NO CONTABILIZADA QUE LLEVA LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA


$ 50.000.000 B&C BIOSCIENCES

S.A.S.

9

PRESTAR LOS SERVICIOS DE ALQUILER DE MAQUINARIA, VEHÍCULOS Y EQUIPOS REQUERIDOS POR LA MODALIDAD DE PRECIOS UNITARIOS FIJOS, COMO APOYO A LAS ACTIVIDADES DE OPERACIÓN, MANTENIMIENTO Y MEJORAS DE PLANTAS DE TRATAMIENTO, BOCATOMAS Y DEMÁS INFRAESTRUCTURA ASOCIADA AL SERVICIO DE ACUEDUCTO QUE PRESTA LAS CEIBAS EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA ESP.

PRESTACIÓN DE SERVICIOS 254 DE 2019

$ 80.000.000 CONSTRUCCIONES

LAGO SAS.


10

SUMINISTRO, INSTALACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE LA ANALÍTICA E INSTRUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN Y CONTROL (SCADA) EN LAS PLANTAS JARDÍN Y RECREO DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO DE LAS CEIBAS EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P (FASE 1)

SUMINISTRO 273DE 2019

$ - SAUFER

SOLUCIONES Ltda

11

SERVICIO TECNICO DE MANTENIMIENTO ESPECIALIZADO A LOS EQUIPOS DE ANALISIS DE AGUAS UTILIZADOS EN LAS PLANTAS DE TRATAMIENTO Y LABORATORIO DE LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P

PRESTACIÓN DE SERVICIOS 280 DE 2018

$ 46.978.820 LUIS HERNAN GIL

REY

12 RESTAURACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA GEOMEMBRANA DEL RESERVORIO DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO DE LAS CEIBAS EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA.

PRESTACIÓN DE SERVICIOS XXX DE 2019

$ 18.300.000 LUIS ORDOÑEZ

13

SUMINISTRO, INSTALACIÓN, CONFIGURACIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE TRES (3) VÁLVULAS TIPO CUCHILLA DE SELLO ELÁSTICO, INCLUYE ADECUACIÓN E INSTALACIÓN DE ACTUADOR ELÉCTRICO EXISTENTE, EN LA RED DE SALIDA DE LAS PTAP JARDÍN DEL SISTEMA DE ACUEDUCTO DE LA CIUDAD DE NEIVA, CON EL OBJETO DE CONTROLAR CAUDALES DE SALIDA DE PLANTAS PARA LA REDUCCIÓN DE CONSUMOS NOCTURNOS Y DISMINUCIÓN DE AGUA NO CONTABILIZADA.

OBRA XXX DE 2019

$ 227.551.853 B&C BIOSCIENCES

S.A.S.

SUB TOTAL 2019 $ 1.123.622.830

TOTAL $ 3.590.335.210

Fortalecimiento Laboratorio Durante el cuatrienio el Laboratorio de Control de Calidad de agua potable de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P, ha optimizado procesos analíticos de carácter fisicoquímico y microbiológico, con el fin de fortalecer la unidad y resaltar su función dentro de la empresa posicionándola a nivel regional mediante actividades que ante los entes de control Nacional y departamental. El Laboratorio se recibe en el 2016 autorizado para realizar análisis fisicoquímicos y microbiológicos por el ministerio de salud y protección social mediante resolución 1615 de 2015. Para mantener esta autorización es necesario inscribirse anualmente a las pruebas de desempeño PICCAP (muestras con valor conocido que analiza y reporta el laboratorio a manera de examen de exactitud y precisión de resultados), los cuales constan de tres evaluaciones anuales donde se analizan 16 parámetros de carácter fisicoquímico y 2 de carácter microbiológico, los cuales deberán ser aprobados sobre el 90 % de satisfacción para ser autorizados mediante la próxima resolución. En el año 2019 mediante la resolución 2625 del ministerio salud y la protección social nuevamente fue autorizado para la realización de análisis para agua potable, donde se evidencia la efectividad en la realización de las pruebas y el cumplimiento de los requisitos técnicos que el laboratorio deberá acreditar ante los diferentes entes de control. En el año 2016, el laboratorio generó una oferta comercial para realizar análisis de aguas potables y superficiales a terceros, lo que genera un valor agregado para la empresa. Durante la presente administración, el laboratorio reforzo sus actividades para monitorear y realizar análisis en sitio requeridos por la calidad analítica de las pruebas como pH, Conductividad, Temperatura y cloro residual, pruebas las cuales deberán ser realizadas en el lugar donde se toma


muestra. Este fortalecimiento se realizó mediante la adquisición de dos (2) equipos de campo tipo multiparamétrico de método electrométrico HACH HQ40D con sus respectivas sondas de campo y analítica, un equipo espectrofotométrico portátil DR1900 con capacidad de determinar 26 pruebas analíticas, equipo de producción de agua tipo 1 para garantizar la calidad de los análisis. Para la preparación de los reactivos de análisis de forma segura para el personal de laboratorio se adquirió e instalo una cabina de extracción para manejo seguro de sustancias peligrosas que garantiza la salud y seguridad del personal del laboratorio. Para facilitar los controles del laboratorio, en la ciudad se realizó instalación y mantenimientos periódicos a 30 unidades de monitoreo, conectados a las redes principales en los diferentes sectores de la ciudad que comprende una cobertura del 93%, esta actividad fue concertada y aprobada anualmente por la secretaria de Salud municipal. El laboratorio aprobó satisfactoriamente diferentes auditorias de periodicidad anual de entes de control y certificación que avalan las capacidades técnicas del laboratorio y su personal.

• Auditoria de Secretaria de Salud Departamental.

• Ente certificador en NTC/ISO 9000

Durante la presente administración se definieron los análisis de carácter fisicoquímico y microbiológico que se describen a continuación:

• pH

• Conductividad.

• Cloro Residual.

• Color.

• Turbiedad.

• Cloruros

• Durezas

• Sulfatos

• Nitratos

• Nitritos

• Aluminio

• Hierro

• Calcio

• Fluoruros

• Carbono Orgánico Total

• Coliformes Totales

• Coliformes Fecales

• Mesófilos Se apoyó la tecnificación del área de microbiología mediante la adquisición de material de muestreo y analítico, se rehabilito el sistema de análisis por filtración por membrana y se mejoró la implementación de técnicas analíticas optimizando la relación costo beneficio, reduciendo en un 40% los costos operativos mediante la implementación eficiente de las técnicas analíticasEn cuanto al mejoramiento del laboratorio, se documentaron los registros de las tomas de muestras y los resultados de los análisis físico – químicos para el mismo. También se realizaron labores de mantenimiento y calibración a los equipos de físico química y microbiología, con los que se realiza


la rutina de análisis diarios a las muestras de agua captada y distribuida a la ciudad; con lo cual se garantiza la asegurabilidad de los datos registrados en el laboratorio. Se logró la estructuración de un equipo humano, para garantizar el registro de datos tendientes a gran atizar la potabilidad del agua captada y distribuida por Las Ceibas, Empresas Públicas de Neiva.


Sistema Acueducto y Alcantarillado Expansión en redes de Acueducto:

De 2016 a 2019 se tuvo una expansión en redes de acueducto equivalente a 5411 ML.

Expansión en redes de Alcantarillado Sanitario

De 2016 a 2019 se logró una expansión en redes de alcantarillado Sanitario equivalente a 14941 ML.

Expansión en redes de Alcantarillado Pluvial De 2016 a 2019 se intervinieron 2284 ML de redes de alcantarillado Pluvial, en la ciudad de Neiva.

622000

624000

626000

628000

630000

632000

2016 2017 2018 2019

ACUEDUCTO

600000

610000

620000

630000

640000

2016 2017 2018 2019

ALCANTARILLADO SANITARIO

123000

124000

125000

126000

127000

2016 2017 2018 2019

ALCANTARILLADO PLUVIAL

SERVICIO AÑO ML DE RED

ACUEDUCTO

2016 626.088

2017 626.832

2018 629.712

2019 631.499


ALL SANITARIO

2016 614.354

2017 615.603

2018 627.863

2019 629.295


ALL PLUVIAL

2016 124.447

2017 124.698

2018 125.918

2019 126.731


Unidad de Control Operativo UCO

Las Ceibas – Empresas Públicas de Neiva, de 2016 a 2019, a través de Ordenes de trabajo, logró la siguiente atención a los PQR de Acueducto y Alcantarillado:

2016 - 100% 2017 - 97%

MES RECIBIDAS REALIZADAS

NO EFECTIVAS RECIBIDAS REALIZADAS

NO EFECTIVAS

Enero 426 426 0 518 518 0

Febrero 560 560 0 499 499 0

Marzo 856 856 0 684 684 0

Abril 865 865 0 545 545 0

Mayo 1083 1083 0 952 952 0

Junio 542 542 0 578 578 0

Julio 269 269 0 743 743 0

Agosto 235 235 0 790 739 51

Septiembre 575 575 0 681 651 30

Octubre 342 342 0 706 682 24

Noviembre 133 133 0 654 615 39

Diciembre 286 286 0 619 571 48

TOTAL 6172 6172 0 7969 7777 192

2018 - 99% 2019 - 94%

MES RECIBIDAS REALIZADAS

NO EFECTIVAS RECIBIDAS REALIZADAS

NO EFECTIVAS

Enero 707 707 0 1063 1043 20

Febrero 647 647 0 829 804 25

Marzo 641 641 0 1057 1045 12

Abril 666 660 6 838 794 44

Mayo 628 626 2 774 695 79

Junio 600 598 2 565 517 48

Julio 640 631 9 887 808 79

Agosto 796 786 10 728 655 73

Septiembre 766 758 8 700 608 92

Octubre 755 743 12 714 656 58

Noviembre 886 863 23 729 658 71

Diciembre 754 749 5

TOTAL 8486 8409 77 7441 6969 472

Las Ceibas – Empresas Públicas de Neiva, de 2016 a 2019 con el personal del área de alcantarillado por administración realizo las siguientes actividades las cuales son reportadas como PQR.


DESCRIPCION UND 2016 2017 2018 2019 TOTAL

INSTALACION DE TAPAS HD PARA POZO DE INSPECCION UND 197 212 233 173 815

INSTALACION DE TAPAS EN CONCRETO PARA SUMIDERO AGUAS LLUVIAS UND 97 30 30 25 182

MANTENIMIENTO REPACION Y/0 DEMOLICION DE POZOS DE INSPECCION UND 67 19 41 47 174

CONSTRUCCION DE TAPAS PARA SUMIDERO EN CONCRETO UND 38 28 58 16 140

REPARACION, MANTENIMIENTO Y RESTITUCION EN LA RED DE ALCANTARILLADO ML 235 1319 1238,15 905 3697,15

MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA DE TUBERIA CON EQUIPO VACTOR ML 870 1490 1123 628 4111

Las Ceibas – Empresas Públicas de Neiva de 2016 a 2019, con su personal de acueducto y alcantarillado, construyó y/o optimizo diferentes redes en la ciudad durante el cuatrenio:

AÑO ACUEDUCTO ALCANTARILLADO

ML VALOR APROX ML VALOR APROX

2016 1.733 $584.727.325

460 $177.357.540

2017 2.106 $1.075.510.748

2018 1.559 $528.030.473 1.863 $827.229.124

2019 950 $317.336.107 530 $201.724.311

TOTAL 4.242 $1.430.093.905 4.959 $2.281.821.723

Impacto de Desarrollo de Infraestructura en cada una de Las Comunas de la Ciudad de Neiva

COMUNA ACUEDUCTO ALCANTARILLADO

ML VALOR APROX ML VALOR APROX

1 744 $244.957.594 153 $59.358.339

2 305 $99.517.457 300 $182.501.766

3 205 $66.888.783 1.272 $493.488.936

4 316 $110.946.230 536 $290.244.096

5 565 $184.352.011 225 $88.687.911

6 318 $118.206.299 602 $233.838.453

7 432 $148.319.573 640 $250.366.500

8 580 $203.381.157 393 $159.586.989

9 455 $148.460.469 72 $29.801.136

10 322 $105.064.332 766 $493.947.597

TOTAL 4.242 $1.430.093.905 4.959 $2.281.821.723

Las Ceibas – Empresas Públicas de Neiva, de 2016 a 2019 realizó 13.238 m2 cuadrados de reparcheo o sustitución de la carpeta de rodadura en los sitios donde intervino por daños tanto de acueducto como de alcantarillado con las cuadrillas de personal por administración. La subgerencia técnica dentro de sus funciones expide certificado de disponibilidad y factibilidad para los diferentes proyectos urbanísticos de la ciudad por lo que se creó por resolución el comité de Disponibilidad y factibilidad; entre los años 2016 y 2019 se han recibió 160 solicitudes de las


cuales solo 124 fueron otorgadas. Para complementar este proceso se implementó el seguimiento y control a los proyectos urbanísticos que se desarrollen dentro del área de prestación de servicios de acueducto y alcantarillado que posee Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva ESP, mediante la realización de visitas periódicas de verificación y seguimiento de la calidad, alcance y avance de los trabajos. (se entrega archivo de cada disponibilidad otorgada con sus respectivos soportes).

PROYECTOS URBANISTICOS

DISPONIBILIDADES SOLICITADAS

PROYECTOS EN EJECUCION

PROYECTOS RECIBIDOS

PENDIENTES DE EJECUTAR

2018 52 23 10 29

2019 29 17 11 12

Es importante hacer aclaración que de los proyectos en ejecución no necesariamente son los solicitados en ese año ni los entregados tampoco, hay proyectos que se han recibido ya que sin el acta

de recibo no pueden matricular los micromedidores

Consolidado ejecución actividades cabrestantes por año

Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, durante el periodo comprendido entre 2016 y 2019, realizó la limpieza de las tuberías de los colectores de aguas residuales de la ciudad, mediante equipo cabrestante y rotosonda, como se detalla a continuación:

SERVICIO AÑO ML

CABRESTANTES Y ROTOSONDA

2016 5926

2017 5650

2018 5200

2019 11172,9

TOTAL 22748,9

AVANCE E IMPACTO PROYECTO SECTORIZACIÓN FASE II

El proyecto denominado "IMPLEMENTACIÓN DE LA SECTORIZACIÓN SEGUNDA FASE PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA RED DE ACUEDUCTO DEL MUNICIPIO DE NEIVA DEPARTAMENTO DEL HUILA", presentado por Empresas Públicas de Neiva ESP, al Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, y base para el Convenio Interadministrativo 279 de 2018, busca implementar la continuidad del servicio del 89% al 98%, se incrementará la presión del servicio en la red, beneficiando a 313.493 habitantes. Esta contratación se realizado a través de FINDETER.

Objeto Contratar la ejecución del proyecto implementación de la sectorización segunda fase para la optimización de la red de acueducto del municipio de Neiva, departamento de Huila.

Alcance

• Suministro e instalación de 13.253 m de redes de distribución de agua potable en tubería PVC.

• Suministro e instalación de 47 macromedidores, 155 válvulas de cierre permanente y demás elementos, accesorios y actividades necesarios para garantizar la funcionalidad del sistema.

Valor $ 14.250.887.699 Obra: $ 13.339.995.828 Interventoría: $ 910.891.871

Contratista Consorcio Alianza YDN Neiva


Yamil Sabbagh Construcciones SAS (50%) - D&S SA (50%) r/l: Yamil Alberto Sabbagh Correa

Interventor Consorcio M&M 082 MAB Ingenieria de valor SA (50%) - MSING SAS (50%) r/l: Miguel Ángel Botero Giraldo

Estado Fecha inicio: 21 de Mayo de 2018 Plazo de ejecución: 18 meses Avance estimado de Obra: 74.2 %

TOTAL AVANCE

COMUNA VCP %

PRV %

TUBERIA %

9 100 100 95

6 80 90 99

3 35 65 100

4 42 77 100

7 88 0 80

5 89 87 99

10 67 95 97

1 87 72 90

2 75 65 0

8 72 80 0

SUBTOTAL % 73,5 73,1 76,0

TOTAL % 74,2

PROYECTO INTERCONEXIÓN DE LA RED DEL RESERVORIO - RECREO A BOCATOMA EL TOMO MUNICIPIO DE NEIVA DEPARTAMENTO DEL HUILA

El reservorio es un tanque de almacenamiento de agua cruda que se creó con el fin de abastecer a la ciudad del líquido en situaciones de contingencia presentadas, en tiempo de crecientes del rio las ceibas es usual que se suspenda la captación de agua en las bocatomas, ya que las plantas actuales no tratan la turbiedad del rio; el reservorio tiene la finalidad de abastecer a todas las plantas, pero actualmente solo proporciona agua a la planta el Recreo, la cual abastece de un 35 % a 44% de la población que se encuentra ubicada en la zona oriental y sur de la ciudad y la planta el Jardín es la que suministra el líquido a más del 60% de la población, viéndose afectada la mayoría de la ciudad de Neiva la cual se queda sin el servicio de agua. Por lo anterior se proyecto a nivel de prefactibilidad la interconexión entre la red del Reservorio - Recreo a el tomo, la cual tiene como finalidad abastecer el resto de la ciudad cuando la afluente del rio las Ceibas presenta crecidas súbitas o altos grados de turbiedad, de esta forma se logra dar en servicio el Reservorio de Neiva al 100% de sus habitantes y aprovechar los 256.000 M3 de agua


que almacena; mejorando la calidad de vida de las comunas 1,2,3,4 y 6, que son las mas afectadas y se podrá garantizar el servicio las 24 horas del día. En consecuencia, se mejorarían los indicadores de continuidad del servicio de Acueducto y el cumplimiento de los objetivos de calidad e institucionales de las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P. Las Ceibas empresas públicas de Neiva E.S.P, en aras de dar solución a la problemática que atraviesa la ciudad de Neiva contrato la obra cuyo objeto “INTERCONEXION DE LA RED DEL RESERVORIO - RECREO A EL TOMO MUNICIPIO DE NEIVA DEPARTAMENTO DEL HUILA” por valor de $ 1.748.875.456 e interventoria de obra por valor de $83.115.683 PROYECTO CONSTRUCCIÓN DE LA RED EXPRESA FASE III SUR DE LA CIUDAD NEIVA DEPARTAMENTO DEL HUILA.

Que con el fin de dar cumplimiento a la Ley 1537 de 2012 el Municipio de Neiva adopto mediante acuerdo Municipal No 003 de 2015 “por medio del cual se adopta el ajuste del plan de ordenamiento territorial del Municipio de Neiva para promover el desarrollo y construcción de vivienda de interés social y vivienda de interés prioritario” en su artículo: 1 Adóptese los ajustes al Plan de Ordenamiento Territorial del Municipio de Neiva en los predios literal b) El predio denominado LOTE LA CECILIA ZONA 1A con un área aproximada de 92695.74 m2; ubicado sobre el corredor suburbano vía al Caguán. Literal c) El predio denominado LOTE LA CECILIA ZONA 2 con un área aproximada de 297940,37 m2 ubicado sobre el corredor suburbano vía al Caguán. Literal d) El predio denominado LOTE NO 1 TESORITO con un área aproximada de 92653,60 m2; ubicado sobre la servidumbre vial-vía de acceso las margaritas. Considerando que dichos predios ya contaban con la factibilidad de servicios públicos otorgada por Las Ceibas Empresa de Servicios Públicos de Neiva. La inclusión al sur de los polígonos antes descritos, junto con la disponibilidad de área sin desarrollar en la comuna 6 de la ciudad de Neiva, ha requerido que se realice una especial revisión a las redes e infraestructura que actualmente abastece la zona, a fin de determinar si se encuentra adecuada a los planteamientos de ordenamiento territorial que actualmente tiene establecido el Municipio de Neiva, tanto en su Acuerdo Municipal 026 de 2009, como en el Acueducto Municipal 003 de 2015. Que el actual Ordenamiento Territorial no establece literalmente una densidad máxima dentro de su articulado, sino que dá una serie de parámetros de aislamientos y desarrollos permitidos, que de acuerdo con la Oficina de Ordenamiento Territorial de la Secretaría de Planeación Municipal de Neiva, podría llegar hasta los 220 viviendas/hectárea. De acuerdo con el área y caudal máximo al año 2035 de la proyección realizada en el Plan Maestro de Acueducto en el año 2011, en el cual se estableció la sectorización hidráulica de las redes de acueducto para la ciudad de Neiva, haciendo ingeniería inversa y tomando como base los lineamientos establecidos en la Resolución 330 de 2017, así como 5 y 3,7 habitantes por vivienda, se estimaron las densidades que se plantearon para dicho estudio, así: Del Planteamiento inicialmente estimado por parte del Plan Maestro de Acueducto, las densidades son inferiores de las que efectivamente ya existen en algunos sectores, especialmente los residenciales del sur de la ciudad, y la expectativa que tienen actualmente los propietarios de los


terrenos urbanos sin desarrollar, quienes aspiraran que el proyecto tenga la máxima densidad permitida por la normativa municipal. Teniendo en cuenta la cantidad de terrenos que se encuentran en la comuna 6 sin desarrollar, que generalmente corresponden a lotes de área importante, y que el actual ordenamiento territorial no posee una restricción en cuanto a densidades después de todos los aislamientos y demás requerimientos, sumado a la inclusión de nuevas áreas mediante el Acuerdo Municipal 003 de 2015, es necesario poder gestionar y desarrollar la infraestructura de servicios que requiera la ciudad, a fin de garantizar su desarrollo futuro. Que para los predios LOTES EL TESORITO, LA CECILIA ZONA 1 Y ZONA 2, Empresas Publicas de Neiva ESP estableció en su momento como punto de conexión de acueducto, la red de 8” ubicada en la intersección de la Carrera 33 con calle 24 sur, sitio donde cada uno de los proyectos debería llegar con las redes locales para acceder al servicio de acueducto, y dado que tenían un mismo punto en común para el suministro del servicio de acueducto, los propietarios e inversionistas de los predios solicitaron la autorización para montar red conjunta de 14” desde la red expresa de la Fase II Sur en 16”, que se encuentra ubicada en la Carrera 33 con Calle 21 sur, hasta la entrada del Proyecto El Tesorito (hoy Mesopotamia). Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva ESP, realizó diferentes revisiones hidráulicas de las redes de acueducto, teniendo en cuenta las áreas sin desarrollar y el planteamiento de los desarrollos planteados hacia el sur, así como la demanda futura de la ciudad, y se pudo establecer que al cargarle las demandas de los nuevos polígonos a la red expresa Fase II Sur, se reducirían sustancialmente las presiones al momento que todas las áreas se encuentren desarrolladas totalmente, por lo que es necesario identificar una solución que permita adicionalmente a la infraestructura propuesta por los constructores, brindar una solución definitiva y garantizar el suministro definitivo y a largo plazo hacia el sur de la ciudad. Adicionalmente a lo anterior, el Municipio de Neiva se encuentra estudiando y analizando la modificación a su Plan de Ordenamiento Territorial, para los próximos 12 años, por lo que el planteamiento que se realice en la infraestructura de acueducto, ya debe tener en cuenta esa situación, así como la posible demanda futura para el desarrollo de la Ciudad en los próximos 25 a 30 años, así como la futura inclusión de futuras áreas al perímetro urbano de la ciudad. Teniendo en cuenta las anteriores situaciones, y a fin de brindar soluciones de fondo, se plantearon varios proyectos contemplados para el abastecimiento hacia el sur de la ciudad:

• Sectorización Fase I Red de Acueducto. – Sistema Planta Recreo (Ya implementado)

• Sectorización Fase II Red de Acueducto. – Sistema Planta Jardín (en implementación)

• Red Expresa Conexión a Fase II Sur Suministro al sur – Sistema Planta Recreo (Red propuesta por Constructores)

• Red Expresa Fase III Sur. - Sistema Planta Recreo (En etapa Precontractual - Presente proceso)

• Red Expresa Estación del Tren Abastecimiento Sur. – Sistema Planta Jardín (En estructuración)

Que complementario a la Red Expresa Conexión a Fase II Sur Suministro al sur que ha sido propuesta por los constructores del sur de la ciudad, es necesaria la implementación de la Red Expresa Fase III


Sur, la cual traería agua directamente desde Planta Recreo, se conectaría con la Red Expresa propuesta por los constructores, así como las redes de sectorización en la Fase II y la futura Red Expresa Estación del Tren, lo que permitirá que desde las redes de Fase II sur y Fase III sur, se podrá abastecer la comuna 6 en sentido Norte – sur, y Sur – Norte, y desde la red Expresa Estación del Tren hacia el sur, se podrá suministrar agua a los sectores bajos que estén conectados de la Fase II y Fase III SUR desde el Sistema Jardín permitiendo aprovechar la capacidad que ya se encuentra instalada de ese sistema de tratamiento, buscando que se alargue la vida útil de la infraestructura existente, y no se tenga que estar haciendo inversiones altas en el corto plazo en la ampliación del sistema de tratamiento de Recreo, como actualmente quedó establecido en el Plan Maestro de Acueducto. Por lo anterior, desde la Gerencia de las Ceibas Empresas Públicas de Neiva se determinó la necesidad de construir el presente proyecto denominado “Red Expresa Fase III Sur”, el cual consiste en la derivación desde los tanques de almacenamiento del Sistema de Tratamiento de Agua Potable de El Recreo, por medio de una línea expresa (sin conexión alguna) de 20” (500mm) en material de Hierro Ductil (HD) para llevar agua hacia el sur de la ciudad, red que se va reduciendo a 18” (450mm), 16” (400mm)14” (350mm) y llegando a la parte baja en 12” (300mm), todo en material HD, sin ningún tipo de regulación o control de presión, para reducir el riesgo de conexión clandestina y aprovechar al máximo la cabeza de presión en la distribución de agua en el sur de la ciudad

De manera complementaria a las redes en HD, se plantea el desarrollo de redes de conexión a las redes de distribución de la comuna 6, en diámetros de 8”, 6”, 4” y 3”, todas en PVC RDE 13,5 (Relación Diámetro Espesor), incluyendo las correspondientes estaciones reguladoras de presión, para bajar la presión al rango de presión establecido para el servicio de agua potable. El proyecto contempla abastecerse desde planta Recreo, la cual se encuentra localizada en el oriente de Neiva, sitio desde el cual se iniciará la línea expresa y finalizará en sector colindante con la central de abastos. Aproximadamente se construirán 12 Km de tubería con presión de trabajo de 200 psi como mínimo con todos sus respectivos accesorios. Valor: $ 10.658.626.89


INFORME GESTIÓN DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO ALUMBRADO PÚBLICO 2018-2019

Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva contrato con el Municipio de Neiva la Operación y mantenimiento del alumbrado público de la ciudad mediante 3 contratos Interadministrativos de los cuales son: Contrato N°1234 de 2017 cuyo objeto “CONTRATO INTERADMINISTRATIVO DE OPERACIÓN, MANTENIMIENTO Y EXPANSIÓN DEL SISTEMA DE ALUMBRADO PÚBLICO EN EL MUNICIPIO DE NEIVA”. Duración: 6 meses y 17 días (1 de Enero de 2018 - 18 de Junio de 2018) Valor: $2.234.359.988 Contrato N°946 de 2018 cuyo objeto “CONTRATO INTERADMINISTRATIVO DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE ALUMBRADO PÚBLICO EN EL MUNICIPIO DE NEIVA. Duracion: 6 meses y 29 días (19 de junio de 2018 - 16 de enero de 2019) Valor: $2.506.314.980,50 Contrato N°03 de 2019 cuyo objeto “REALIZAR LA OPERACIÓN, MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE ALUMBRADO PÚBLICO EN EL MUNICIPIO DE NEIVA POR PARTE DE LAS CEIBAS EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P. Duración: 6 meses y 29 días (17 de enero de 2019 – 31 de diciembre de 2020). Valor: $2.506.314.980,50 Estructura Operativa para la operación y mantenimiento de alumbrado público de neiva c.i. no. 003 de 2019 GRUPO ADMINISTRATIVO Y DE SUPERVISIÓN DE ALUMBRADO PÚBLICO LAS CEIBAS EMPPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA

Personal de Operación y Mantenimiento de Alumbrado Público de Neiva Las Ceibas EPN.

NOMBRE O CARGO CARGO

Subgerente Técnica y operativa DIRECTORA

Ingeniero contratista COORDINADOR

Ingeniero contratista INGENIERO RESIDENTE

Ingeniero contratista INGENIERO

PROGRAMADOR

Profesional Universitario (Planta Las ceibas) INGENIERO HSE

Asesor Financiero (Personal las ceibas) FINANCIERA

Profesional especializado (Planta ceibas) ING. AMBIENTAL

Jefe Oficina Jurídica ABOGADO

Contratista ABOGADA

Técnico contratista SUPERVISOR




Contratista ALMACENISTA

Técnico contratista TECNICO TALLER


Contratista AUX. ADMINISTRATIVO



Contratista AUX. DE SOFTWARE

Contratista METALMECÁNICO

Instalaciones de la operación y mantenimiento de alumbrado público las ceibas empresas públicas de Neiva Las Oficinas Administrativas de Operación y Mantenimiento del Alumbrado Público están ubicadas en la Avenida Buganviles en Planta Jardín de las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, la atención al público también se realiza en las oficinas de PQRS de la empresa ubicadas en la Cra 6 No. 6-02 de la Ciudad de Neiva y en la página web (www.epneiva.gov.co) en el link atención al usuario, en trámites y servicios está el link http://190.145.3.50:90/atencion-al-ciudadano/pqr. Acciones de mantenimiento preventivos y correctivos al sistema de alumbrado público del municipio de Neiva En la tabla se describe la cantidad de *acciones que se derivan de mantenimientos correctivos, mantenimientos preventivos y podas que se ejecutaron desde el 1 de enero de 2018 hasta el 16 de octubre de 2019, lo cual resulta de los programas de mantenimiento de la Oficina de Operación y Mantenimiento de AP, de las PQRS recibidas por el Contac Center vía telefónica, chat, y de los derechos de petición de la comunidad y Oficina de Alumbrado de la Alcaldía de Neiva. Año 2018 – 30 de septiembre de 2019

GESTION DE MANTENIMIENTO.

ACCIONES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO ALUMBRADO PUBLICO 2018 - CTO 1234

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO 01-17 JUNIO ACUMULADO

Acciones Correctivas (Reparaciones) 355 453 478 420 477 137 2320

Descopes 50 82 166 97 164 32 591

Mantenimiento preventivo luminarias - - 102 78 70 28 278

TOTAL, ACCIONES

EJECUTADAS POR MES 405 535 746 595 711 197 3189

ACCIONES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO ALUMBRADO PUBLICO 2018 - CTO 946

18 DE JUNIO 2018

AL 17 DE JULIO 2018

18 DE JULIO AL 17 DE

AGOSTO DE 2018

18 DE AGOSTO AL 17 DE

SEPTIEMBRE DE 2018

18 DE SEPTIEMBRE AL 17 DE OCTUBRE

DE 2018

18 DE OCTUBRE AL 17 DE

NOVIEMBRE DE 2018

18 DE NOVIEMBRE AL

17 DE DICIEMBRE DE

2018

18 DE DIC 2018 AL 16 DE

ENERO 2019 ACUMULADO

Acciones Correctivas

(Reparaciones) 360 507 503 438 508 593 371 3280

Descopes 118 138 130

PARA ESTE PERIODO LOS

MTTO PREVENTIVOS Y


MTTO PREVENTIVOS Y


MTTO PREVENTIVOS Y


MTTO PREVENTIVOS

386

http://www.epneiva.gov.co/

http://190.145.3.50:90/atencion-al-ciudadano/pqr


DESCOPES SE UNIFICARON



Y DESCOPES SE

UNIFICARON

Mantenimiento preventivo luminarias

68 34 12 71 184 390 360 1119

TOTAL, ACCIONES EJECUTADAS EN

PQRS/MES 546 679 645 509 692 983 731 4785

ACCIONES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO ALUMBRADO PUBLICO C.I. No. 003 DE 2019

1.PQRS (Call

center, derecho petición,

solicitudes verbales)

17 DE ENERO A 16 DE

FEB 2019

17 DE FEB A 16 DE MARZO

2019

17 DE MARZO A 16 DE ABRIL 2019

17 DE ABRIL A

16 DE MAYO 2019

17 DE MAYO

AL 16 DE JUNIO 2019

17 JUN A 16 DE

JULIO 2019

17 DE JULIO A

16 DE AGOST

2019

17 DE AGOST A 16 DE

SEPT 2019

17 DE SEPT A 16 DE

OCTUBRE 2019

ACUMULADO

Acciones Correctivas

(Reparaciones) 709 603 430 507 402 450 515 489 462 4567

Luminarias puestas en Servicio por

fallas en Circuitos de Alumbrado

Público

334 372 704 843 548 681 859 354 820 5515

PREVENTIVOS Y DESCOPES

546 320 349 347 399 493 241 418 182 3295

TOTAL, ACCIONES DE MANTENIMIENTO

EJECUTADAS 1589 1295 1483 1697 1349 1624 1615 1261 1464 13377

Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes – Técnica y Operativa

PQRS

PQRS RECIBIDAS Y ATENDIDAS EN LA EJECUCION DE LOS CONTRATOS 1234 DE 2017 Y 946 DE 2018 DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE ALUMBRADO

PÚBLICO

PORCENTAJE SOLICITUDES REPORTADAS VS ATENDIDAS

PQRS RECIBIDAS PQRS

ATENDIDAS

7196 7172


Año 2019

ACTIVIDAD CCTO 003/2019 ACUMULADO

Acciones Correctivas (Reparaciones)

4567 5600

Preventivos y Descopes 3295 977

Luminarias puestas en servicio 10082 1397

TOTAL ACCIONES EJECUTADAS POR MES

3189 7974

PQRS

PQRS RECIBIDAS Y ATENDIDAS EN LA EJECUCION DE LOS CONTRATOS 1234 DE 2017 Y 946 DE 2018 DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE ALUMBRADO PÚBLICO

PORCENTAJE SOLICITUDES REPORTADAS VS ATENDIDAS

PQRS RECIBIDAS PQRS ATENDIDAS

8833 8818

Infraestructura Instalada

La infraestructura listada en la siguiente tabla corresponde a la información basada en el inventario

de la infraestructura del sistema de alumbrado público del municipio de Neiva, que contrato la

Oficina de Alumbrado Público de la Alcaldía de Neiva, el cual Operación y Mantenimiento de las

Ceibas EPN E.S.P. ha venido actualizando progresivamente a partir del 21 de agosto 2018, fecha en

la que se dió inicio a la implementación del Software de Gestión de Alumbrado Público.


Elementos de Infraestructura Registrados a Corte 30 de Septiembre 2019

Elemento Cantidad Unidad

Total, Infraestructura: Cables por Tipo 1.343.891,77 Metros

Total, Infraestructura: Cámaras 3.926,00 Unidades

Total, Infraestructura: Canalizaciones por Tipo 72.369,13 Metros

Total, Infraestructura: Luminarias por Fuente y Potencia 33.277,00 Unidades

Total, Infraestructura: Medidores 231 Unidades

Total, Infraestructura: Postes de Concreto 25.435,00 Unidades

Total, Infraestructura: Postes Metálicos 3.840,00 Unidades

Total, Infraestructura: Tramos 680.741,75 Metros

Total, Infraestructura: Transformadores 1.591,00 Unidades

EXPANSIONES DEL SISTEMA DE ALUMBRADO PÚBLICO CONTRATO INTERADMINISTRATIVO

1234/2017

A continuación, se relacionan los sectores del municipio de Neiva en donde se desarrollaron las

obras de expansión adscritas al contrato interadministrativo de Operación y Mantenimiento 1234

de 2017, el cual solo se presentó en este contrato. Los contratos correspondientes 946 de 2018 y

003 de 2019 no presentan el componente de expansión:

PROYECTO DE EXPANSIONES DEL CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 1234 DE 2017

BARRIO DIRECCION SECTOR LUMINARIAS INSTALADAS

ACACIAS 2 ETAPA CARRERA 26 CON CALLE 1D POLIDEPORTIVO 6

EL VERGEL CARRERA 41 CON CALLE 15 POLIDEPORTIVO 8

PABLO SEXTO CALLE 24 # 50 BIS - 17 POLIDEPORTIVO 8

LIMONAR BAJO CALLE 19 SUR CON CARRERA 34 POLIDEPORTIVO 8

LOS PARQUES CALLE 33 CON CRA 30B POLIDEPORTIVO 8

VIRGILIO BARCO CARRERA 5 CON CALLE 74 D POLIDEPORTIVO 8

OASIS III CALLE 28SUR CON CRA 35 POLIDEPORTIVO 12

ACACIAS 3 ETAPA CALLE 1B CON CRA 30A Y 30B POLIDEPORTIVO 8

VILLA AMARILLA CRA 1D CON CALLE 20A Y 21 CALLE 10

LA CORDIALIDAD CRA 1F CON CALLE 24 CALLE 2

BUENOS AIRES CRA 23 CON CALLE 12SUR CRA 22 CON CALLE 12SUR CALLE 2

GALINDO COMUNA 9 – SITIOS VARIOS CALLE 20

TOTAL LUMINARIAS INSTALADAS 100

El costo de las expansiones del contrato interadministrativo N°1234 de 2017 fueron de

$476.778.230, en el cual se instalaron entre proyectores y luminarias Led (100 unidades).

1.3.2 Política de Gobierno Digital Trámites y servicios de la entidad que se ejecutan a través de Internet En el portal de las Ceibas Empresas Públicas de Neiva ESP, actualmente cuenta con 9 tramites activos en el portal web de la entidad, teniendo en cuenta los lineamientos del FURAG, los trámites son los siguientes:


No NOMBRE DEL TRÁMITE DESCRIPCION URL

1 Viabilidad y disponibilidad de servicios públicos

Obtener el documento mediante el cual se certifica la posibilidad técnica de conectar un predio o predios objeto de la licencia urbanística a las redes matrices de servicios públicos existentes.

http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=28582

2 Factibilidad de servicios públicos

Obtener el documento mediante el cual se establecen las condiciones técnicas, jurídicas y económicas que permitan ejecutar la infraestructura de servicios públicos dentro de procesos de urbanización que se adelanten mediante un plan parcial.


3 Instalación, mantenimiento o reparación de medidores (Excepto para el servicio de aseo)

Instalación y mantenimiento de los instrumentos para medir los consumos reales de los usuarios.


4 Suspensión del servicio público

Suspender el servicio público por mutuo acuerdo entre el suscriptor y el prestador del servicio.


5 Restablecimiento del servicio público

Conectar nuevamente el servicio público a un inmueble al cual se le había suspendido.


6 Conexión a los servicios públicos (Excepto para el servicio de aseo)

Acceder al servicio público para un predio residencial, comercial, industrial, oficial o especial.


7 Instalación temporal del servicio público

8 Cambio de tarifa de servicios públicos

Modificar la tarifa de los servicios públicos de los inmuebles de uso residencial donde funcionan los hogares comunitarios de bienestar y sustitutos.


9 Cambio de la clase de uso del inmueble al cual se le está prestando el servicio público

Cambiar la clase de uso actual del inmueble en el cual se presta el servicio público de acuerdo con la utilización que éste tiene, puede ser residencial, industrial, comercial, oficial o especial.


Adicionalmente el portal de las Ceibas Empresas Públicas de Neiva ESP, cuenta con 6 servicios que se realizan a través del portal Web www.lasceibas.gov.co

No NOMBRE DEL SERVICIO

1 Pago de Facturas (PSE)

2 Notificaciones Jurídicas

3 Peticiones Quejas reclamos y solicitudes de acueducto y alcantarillado

4 Peticiones Quejas reclamos y solicitudes de alumbrado publico

5 Generación de paz y salvos

6 Duplicados de facturas

















http://www.lasceibas.gov.co/


Plan Estratégico de Tecnología – PETI En la actualidad Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva ESP se encuentra en fase de construcción del Plan estratégico de Tecnológicas de la Información PETI, el cual tiene un avance importante de aprobación de las fases 1 y 2 y se encuentra en revisión la fase 3 que es la última fase del Proyecto. Durante el cuatrienio y más exactamente en el último año Las Ceibas ESP de Neiva trabajó de cara a asignar los recursos necesarios para dar inicio al Proyecto de transformación Digital de la entidad, es relevante indicar que al inicio de la Administración se presentaban serios inconvenientes en la operación de las herramientas tecnológicas del área comercial y administrativa de la empresa, razón por la cual en el año 2017 se adquirió bajo la modalidad de alquiler de software y soporte la herramienta comercial SIINCO, que se encarga de los procesos de facturación, cartera, PQR, corte y reconexión, recaudos, manejo de medidores, ordenes de trabajo y atención al público en general. Así mismo en al año 2018 se efectuó el proceso de migración de la solución del ERP HAS desarrollado inicialmente en plataforma Access, hacia la versión en punto net con el motor en SQL Server, la cual en la actualidad no cumple con el alcance operacional de la empresa, lo cual infiere evaluar en el mercado herramientas para suplir esta necesidad. Por otra parte, en esta administración se adquirió bajo la modalidad de servicios el alquiler y soporte de una herramienta para la gestión documental de la entidad denominada Extranet en la cual se tiene registrada la operación desde los años 2017 a la fecha con los respectivos registros digitales de las comunicaciones internas y externas de la entidad (PQR, oficios y respuesta a requerimientos de usuarios). Al área técnica se le suministraron las licencias de Autodesk y Argies para los procesos de georreferenciación de los proyectos de redes de acueducto y alcantarillado que forman parte de la operación de la empresa. A nivel de portal web al inicio de la administración se operaba de forma tercerizada mediante contrato de prestación de servicios el mantenimiento de esta herramienta con tiempos de respuesta no óptimos de acuerdo a la necesidad de publicación de la empresa, bajo la última administración se contrató un profesional para realizar esta actividad, supervisado por el área de las TIC, con el cual se mejoró la respuesta a los requerimientos de los entes gubernamentales y el área de calidad de la empresa. A fin de tener un contacto más eficiente con los usuarios a finales de octubre de 2019 se implementó la APP de las Ceibas con el proveedor de la solución comercial SIINCO, bajo la cual se pueden pagar facturas y validar el historial de pagos, así como reportar daños, denuncias, autenticación de técnicos y mantener informada a la comunidad sobre temas de interés de la empresa. A nivel de plataforma de infraestructura y licenciamiento para la operación de las aplicaciones de misión crítica de la empresa, se adquirió en el año 2018 un servidor Lenovo en el cual se operan las aplicaciones de HAS, página WEB, Sistema LLF e históricos financieros y comerciales de la entidad desde el año 2000. Actualmente este servidor se trasladó al datacenter de telefónica en modalidad de collocation para salvaguardar su operación y la toma de copias de seguridad.


En cuanto a equipos de usuario final se adquirieron las siguientes herramientas para la operación tecnológica de la empresa:

2016-2017 2018 2019

Leasing Compra Directa Alquiler de Equipos

33 equipos de mesa todo en uno. 4 equipos portátiles. 1 servidor marca LENOVO X3650 5 escáner 2 SWITCHES de 48 puertos 4 ACCESS POINT 3 impresoras cebras 5 licencias de ARGIS 3 licencias de AUTOCAD 1 licencia de WATERCARD 1 licencia de ACROBAT

29 equipos de mesa todo en uno. 4 equipos portátiles. 4 impresoras multifuncionales

68 equipos de mesa todo en uno. 11 equipos portátiles.

Por otra parte, a finales de octubre de 2.109 se implementó la solución de Red Corporativa MPLS para interconectar las sedes de: Recreo, Kennedy, Jardín y Centro unidas al Datacenter de Zona Franca en Telefónica, quedando pendiente para una segunda fase las bocatomas el Tomo, Reservorio y Guayabo. Aunado a lo anterior se instaló la solución de Comunicaciones Unificadas bajo UCAAS, que permite la operación de la solución de Telefonía bajo el protocolo IP. De igual forma durante los últimos cuatro año se ejecutaron los contratos, de soporte y mantenimiento a los equipos de la entidad, como los son las impresoras, escáner, UPS etc. Es de destacar que bajo este periodo la gerencia en su proceso de renovación, de las instalaciones de sus oficinas, emprendió un proceso de construcción y organización, de las diferentes sedes de la empresa, y se organizaron las redes de cableado estructurado y área local de la entidad. Se estructuro y conformó, un equipo de trabajo para el óptimo funcionamiento del área TIC de la empresa. Dicha estructura se planteó, en razón del crecimiento y dinámica del área de tecnología, y la necesidad de cubrir el soporte tecnológico y la atención oportuna a los usuarios de las diferentes plantas de la empresa. Finalmente se dotaron de equipos de Teleconferencia, la sala de reunión es de la gerencia, y se dotó de un TV de última tecnología la sala de juntas de la subgerencia administrativa y financiera. Nivel de implementación de la política de Gobierno Digital Teniendo en cuenta los resultados de la medición de la implementación 49.1 %, de los resultados del FURAG 2018, se ubica en un nivel medio bajo. La entidad no ha definido ni implementado la Política en Gobierno Digital.


Expedientes contractuales y de soluciones tecnológicas adquiridas en el Año 2019:

ITEM DETALLE TIPO CONTRATO No. CONTRATO ESTADO TIEMPO VALOR

1 CONTRATOS PRESTACION DE SERVICIOS

1.1. Personal- Recursos humanos para la operación de las TIC

TOTAL $ 170.506.667 2 CONTRATOSDE SOTFWARE

2.1 SISTEMAS DE INFORMACION

2.1.1 Soluciones Globales Software de gestión comercial ARRENDAMIENTO 219/2019 En

ejecución 7 meses $ 691.751.514 2.1.2 Eme Ingeniería Software de alumbrado ARRENDAMIENTO 129/2019 En

ejecución 10 meses 17 días $ 50.720.012

2.1.3 Has.Net ERP software administrativo y financiero ARRENDAMIENTO 227/2019 En

ejecución 8 meses $ 110.082.711 2.1.4 Extranet Software de Gestión documental SERVICIOS 216/2019 En

ejecución 7 meses y 11 días $ 96.598.250

2.2 APLICACIONES

2.2.1 RUFA ORDEN DE SERVICIO 279/2019 En ejecución 3 meses $ 12.200.000

$ 1.081.988.168

3 MANTENIMIENTOS Y/O SUMINISTROS

3.1 BYG impresoras ORDEN DE SUMINISTRO 141/2019 En ejecución 9 meses 10

dias $ 44.749.185 3.3 Maying Ingeniería UPS ORDEN DE SERVICIO 196/2019 En

ejecución 8 meses $ 21.996.856 3.4 BYG Datacenter ORDEN DE SERVICIO 163/2019 Finalizado 2 meses $ 21.092.750 3.5 Tecnomuisic ORDEN DE SUMINISTRO 288/2019 Finalizado 10 DÍAS

HABILES $ 15.393.329

$ 103.232.120 4 SEGURIDAD GESTIONADA

4.1 Movistar SERVICIOS FUN-0457827 En

ejecución 3 AÑOS $ 8.188.072

$ 8.188.072 5 PROYECTOS

5.1 PETI CONSULTORIA 175/2019 En ejecución 3 meses $ 162.000.000

$ 162.000.000

6 INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA

6.2 Leasing 2 ARRENDAMIENTO En

ejecución

6.3 Arrendamiento equipos ARRENDAMIENTO 264/2019 En

ejecución 18 meses $ 338.864.400 6.4 Toner Depot (outsourcing de impresoras) ARRENDAMIENTO 237/2019 En

ejecución 6 MESE Y 11 DIAS $ 21.720.287

$ 360.584.687

7 LICENCIAS APLICACIONES SUB TECNICA

7.1 AUTODESK COMPRA 4 LICENCIAS 278/2019 Finalizado 12 meses $ 20.580.000 7.2 ARCGIES COMPRA 4 LICENCIAS

12 meses $ 30.879.745 TOTAL $ 51.459.745

TOTALES $ 1.937.959.459 1.3.3 Política de Seguridad Digital Se aprobó en el año 2019 las Políticas: General de seguridad, Tratamiento de datos personales, Uso de correo electrónico y Acceso a usuarios. Es una actividad que debe alentarse bajo los lineamientos de MIPG. Se adjunta información de los software utilizado por la empresa Anexo 36. Detalle Software Las Ceibas.


1.3.4 Política de Defensa Jurídica Relacionado con procesos en contra de la entidad, se tiene la siguiente información: en el año 2016 se recibieron un total de 160 demandas en contra. Así mismo durante la vigencia se recibieron las siguientes demandas en contra de la entidad, que se han gestionado como se muestra a continuación:

Detalle Procesos

2016 2017 2018 2019

Cant. Valor Cant. Valor Cant. Valor Cant. Valor

Existentes 160

$3’347’627’845 145

$34’389’197’023 149

$17’195’496’446 156

$94.120.336.130

Nuevos 31 26 26 14

Favorables 23

12

29

27

Fallos en contra

5

2

13

10

Sumado a lo expuesto, entre el periodo 2016 a 2019, resultado de la idónea acción y defensa jurídica de la entidad, se obtuvieron mediante fallos judiciales a favor de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, los siguientes valores:

• Para el año 2016: La suma de seiscientos setenta y siete millones sesenta y un mil once pesos moneda corriente ($ 677.061.011 M/cte.) dejados de pagar por defensa jurídica.

• Para el año 2017: La suma de ochocientos setenta y seis millones cuatrocientos cincuenta y seis mil seiscientos cincuenta y tres pesos moneda corriente ($876.456.653 M/cte.) debido a procesos exitosos a favor de la entidad.

• Para el año 2018: La suma de seis mil doscientos sesenta y seis millones quinientos treinta y seis mil ochocientos noventa pesos moneda corriente ($6.266.536.890 M/cte.) conservados en arcas de la empresa por defensa técnica jurídica desplegada a favor de las mismas.

• Para el año 2019: La suma de dos mil quinientos diecisiete millones novecientos setenta y ocho mil setecientos cuarenta pesos moneda corriente ($2.517.978.740 M/cte) producto de fallos favorables para Las Ceibas EPN.

De lo anterior se presenta a continuación el detalle:

No. De Procesos Jurisdicción

102 Administrativa

50 Laboral

4 Civil

Jurisdicción Administrativa

No. De Procesos en Curso CLASE DE PROCESOS

14 Acción de nulidad y restablecimiento del derecho

1 Acción de cumplimiento

16 Acción de repetición

1 Acción de grupo

21 Acción popular


6 Acción contractual

3 Nulidad simple

1 proceso sancionatorio

41 reparación directa

1 Acción ejecutiva

1 Ejecutivo

Instaurados Por Año 2016-2019

Tipo de Demanda 2016 2017 2018 2019

Acción de Repetición 3 5

2

Reparación Directa 5 4 8 3

Acción Popular 1 4 2 2

Nulidad Simple 2

Acción de Nulidad y Restablecimiento del Derecho

3

2

1

Acción de Cumplimiento 1

Acción Contractual 1 2 1

Proceso Sansonatorio 1

Jurisdicción Laboral

Tipo de Demanda 2016 2017 2018 2019

Declarativo Ordinario 12 8 11 4

Jurisdicción Civil

Juzgado Primero Pequeñas Causas Múltiples

Tipo de Demanda 2016 2017 2018 2019

Declarativo ordinario 1

Juzgado Civil Municipal

Tipo de Demanda 2016 2017 2018 2019

Tutela 1

Adicionalmente, se advierte una reducción en las acciones de tutela presentadas contra la empresa, teniendo en cuenta que en la mayoría de las mismas se incoaron invocando el derecho fundamental de petición, porque se realizó un seguimiento y control de las peticiones presentadas a la entidad con el formato de CONTROL DE RESPUESTA A DERECHOS DE PETICIÓN, identificado con el código GJ-FR-01, lo cual optimizó la respuesta efectiva a los peticionarios y a la postre que éstos presentaran acciones de tutela en contra de la Empresa y que ésta dispusiera de otros recursos para dar respuesta a las peticiones y a las acciones en su contra. Las acciones que se realizan para atender las oportunas demandas contra Empresas Públicas de Neiva E.S.P., reparto oportuno a los abogados externos, diligenciamiento de poderes de carácter inmediato al allegarse una demanda a la empresa, contestación dentro del término legalmente establecido para hacerlo dependiendo la naturaleza de la demanda, actualización de estados diariamente, asistencia a audiencias, , recolección de pruebas por parte de contratistas de apoyo adscritos a la Oficina Jurídica y Asuntos Disciplinarios para que obre dentro de la contestación de la demanda.


Se cuenta con el formato GJ-FR-03 SEGUIMIENTO DE PROCESOS JURIDICOS Y ADMINISTRATIVOS, documento creado en el año 2018, ubicado en la página de las Ceibas EPN ESP como parte de los formatos que sirven de apoyo para el control, tramite y contestación de todos los procesos judiciales que se llevan en la empresa, donde se registra el inventario total de procesos y el estado de los mismos. La Oficina Asesora Jurídica y Disciplinaria de EPN E.S.P. no relaciona demandas mutuas entre Las Ceibas EPN E.S.P. y el Sindicato de Trabajadores de la Empresa, es decir, no existen procesos en los cuales sean contrapartes. Ver Adjunto Anexo 33. GJ-FR-03 SEGUIMIENTO DE PROCESOS JURIDICOS Y ADMINISTRATIVOS Audiencias De Conciliación Prejudiciales Y Judiciales

Se realizaron en el periodo 2016-2019, 58 audiencias de conciliación, de las que: 26 fueron realizadas en el 2016, 2 en el 2017, 15 en el 2018 y 15 en el 2019. A continuación, se detalla para los años 2018 y 2019:

2018

FECHA ACTA DEL COMITÉ

DE CONCILIACIÓN

SOLICITUD DE CONCILIACIÓN O PROCESO JUDICIAL. VALOR DE LA PRETENSIÓN

DESPACHO JUDICIAL

DECISIÓN DEL COMITE

ACTA No. 1 del 22 de febrero

2018

Solicitud de conciliación extrajudicial de STAFF MISIÓN TEMPORAL LTDA. contra Empresas Públicas de Neiva, E.S.P.

$ 54.872.464 Procuraduría 34 Judicial Administrativa

No Conciliar, no se evidencian obligaciones por cumplir o adquiridas por Empresas Públicas de Neiva, E.S.P.

ACTA No. 2 del 27 de febrero

2018

Audiencia de conciliación judicial, previa al trámite del recurso de apelación. FERNANDO FERNÁNDEZ OSPINA contra Empresas Públicas de Neiva, E.S.P.

$273.428.000 Juzgado Segundo Administrativo Oral del Circuito de Neiva

No Conciliar, por no existir pruebas que demuestren la responsabilidad de la Empresa

ACTA No. 3 del 23 de marzo

2018

Solicitud de conciliación extrajudicial de REINEL ESCOBAR ESCOBAR Y JOSÉ DELIO GAVIRIA NIETO.

$165.000.000

Procuraduría 90 Judicial I de Neiva

No Conciliar, en razón a que no existen suficientes pruebas para atribuir responsabilidad a E.P.N. E.S.P.


2018

Solicitud conciliación extrajudicial de JAIRO GARCÍA RAMÍREZ Y MARTHA LILIANA GUTIÉRREZ TRUJILLO contra Empresas Públicas de Neiva.

$99.253.040 Procuraduría 90 Judicial I de Neiva

No Conciliar, no existen suficientes pruebas para atribuir responsabilidad a E.P.N. E.S.P.


2018

Audiencia de pacto de cumplimiento en acción popular interpuesta por ÁLVARO HERNÁN RAMÍREZ SOTO contra Empresas Públicas de Neiva E.S.P y el municipio de Neiva

Juzgado Tercero Administrativo de Neiva

No Proponer Fórmula de Pacto de Cumplimiento, E.P.N. E.S.P., se tienen asignados recursos de la presente vigencia fiscal para la contratación del mejoramiento y optimización de la red de alcantarillado sanitario del sector.


2018

Acción Popular de MARIO ALBERTO JIMÉNEZ PÉREZ Empresas Públicas de Neiva, E.S. P

Juzgado Quinto Administrativo del Circuito Judicial de Neiva.

Formular Propuesta de Pacto de Cumplimiento, en el sentido de allanarse a las pretensiones esgrimidas por el actor popular.

ACTA No. 4 del 9 de abril 2018

Solicitud de conciliación extrajudicial de HERNANDO LOSADA PUENTES.

$20.000.000. Procuraduría 90 Judicial para Asuntos Administrativos

No Conciliar, por cuanto no se evidencia una causal de nulidad del acto administrativo.

ACTA No. 5 del 23 de abril

2018

Estudio de procedencia presentado por el asesor jurídico externo William Alvis Pinzón para iniciar el posible medio de control de repetición en contra de JHON ALEXANDER RAMOS ARAUJO en calidad de Gerente de Empresas Públicas de Neiva, E.S.P para la época de los hechos, como consecuencia de la demanda de Reparación Directa instaurado por la SOCIEDAD INVERSIONES BARQUI Y CIA LTDA, en el Juzgado Primero Administrativo de Descongestión del Circuito

$172.507.330 Juzgado Primero Administrativo de Descongestión del Circuito de Neiva.

No es procedente iniciar el medio de control de repetición contra JHON ALEXANDER RAMOS ARAUJO, en calidad de Gerente de Empresas Públicas de Neiva, E.S.P., para la época de los hechos, se concluye que no se cumplen la totalidad de los preceptos normativos ni jurisprudenciales necesarios e indispensables para iniciar la acción.

ACTA No. 6 del 21 de junio

2018

Solicitud de conciliación extrajudicial de JEREMÍAS YÁÑEZ GARCÍA Y OTROS contra Empresas Públicas de Neiva, E.S.P y Ciudad Limpia Neiva S.A.

$855.487.272

Procuraduría 34 Judicial Administrativa

No Conciliar, se ordene la vinculación como convocada de la Empresa Ciudad Limpia del Huila S.A. E.S.P.

ACTA No. 6 del 21 de junio

2018

Solicitud de conciliación extrajudicial de KAREN LISSETTE BARRETO NARVÁEZ Y OTROS

$206.310.500

Procuraduría 153 Judicial II para Asuntos Administrativos

No Conciliar, por cuanto no existen suficientes pruebas que demuestren la imputación fáctica de los hechos.


ACTA No. 7 del 30 de julio

2018

Audiencia de pacto de cumplimiento en acción popular interpuesta por YHON JUÁN GARZÓN AENDAÑO Y OTROS contra Empresas Públicas de Neiva E.S.P y el Municipio de Neiva. Radicación: 41-001-33-33-007-2018-00007-00

Juzgado Séptimo Administrativo de Neiva

Como solución realizar inmediatamente el mantenimiento correctivo y de manera periódica el mantenimiento preventivo de los 12 sumideros.

ACTA No. 8 del 27 de agosto

2018

Audiencia de pacto de cumplimiento en acción popular interpuesta por GABRIEL BONELO CORREA Y OTROS contra Empresas Públicas de Neiva E.S.P y el Municipio de Neiva. Radicación: 41-001-33-33-009-2017-00479-00

$884.542.464 $211.467.168 $673.075.296.27.

Juzgado Noveno Administrativo Oral de Neiva

Solicitar el aplazamiento para tramitar los créditos ante las entidades financieras y el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio

ACTA No. 8 del 27 de agosto

2018

Solicitud de conciliación extrajudicial de JEREMIAS YAÑEZ GARCIA Y OTROS contra EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, E.S.P y CIUDAD LIMPIA NEIVA S.A. E.S.P., CIUDAD LIMPIA DEL HUILA S.A., con el fin de informar que fue vinculada la empresa CIUDAD LIMPIA DEL HUILA S.A. y que la Audiencia de conciliación en la Procuraduría 153 Judicial II para Asuntos Administrativos está programada para el 3 de septiembre de 2018.

$263.461.912 Procuraduría 153 Judicial II para Asuntos Administrativos

Se acuerda comprar el predio a cambio de un desistimiento del demandante, en favor de Empresas Públicas de Neiva, E.S.P. El valor del predio debe ser el resultado de un avaluó proferido en legal forma y será tema de estudio en un próximo comité de conciliación.

ACTA No. 9 DE 4 de

septiembre 2018

Reclamación Laboral Administrativa presentada por la señora CAROL MILENE ANTURI ESQUIVEL ante la Inspección de Trabajo de Neiva contra Empresas Públicas de Neiva, E.S.P., porque en su sentir la Empresa no le brindo la protección especial por su estado de gravidez.

Inspección de Trabajo de Neiva

NO CONCILIAR, Debe existir un contrato realidad, y fue en la modalidad de prestación de servicios profesionales.

ACTA No. 10 DE 11 de

septiembre 2018

Solicitud de conciliación extrajudicial de MARIA MARLENY GONZÁLEZ RINCÓN contra EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, E.S.P y MUNICIPIO DE NEIVA.

$26.000.000 Procuraduría 90 Judicial I para Asuntos Administrativos de Neiva.

NO CONCILIAR, no existen suficientes pruebas para atribuir responsabilidad a Empresas Públicas de Neiva, E.S.P.,

ACTA No. 11 del 26 de

septiembre 2018

Solicitud conciliación extrajudicial de JOSÉ ELIAS GUARIN TIFARO Y OTROS contra EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, E.S.P Y MUNICIPIO DE NEIVA

$198.473.810 Procuraduría 90 Judicial I para Asuntos Administrativos de Neiva

NO CONCILIAR, no existe prueba suficiente que permita cuantificar los perjuicios materiales e inmateriales pretendidos.


Octubre 2018

3 de Octubre de 2018.

Solicitud de conciliación extrajudicial de JEREMIAS YAÑEZ GARCIA Y OTROS contra EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, E.S.P y CIUDAD LIMPIA NEIVA S.A. E.S.P., CIUDAD LIMPIA DEL HUILA S.A., estudiar y analizar el avaluó comercial del predio denominado lote la Esperanza del corregimiento de Fortalecillas para una posible formula conciliatoria.

$263.461.912 Procuraduría 153 Judicial II para Asuntos Administrativos

NO CONCILIAR, Solicitar la suspensión de la diligencia para que se surta la vinculación de las aseguradoras que amparan los respectivos contratos


Octubre 2018

Acción popular propuesta por CANDY ZULEY OROZCO ALVARADO contra EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, E.S.P., Y SINTRAEPN, Radicado 41001-33-33-003-2018-00153-00. Se persigue la suspensión y eliminación de los beneficios convencionales allí relacionados por afectar el derecho al agua, la moralidad administrativa, el patrimonio público y la sostenibilidad fiscal

Juzgado Tercero Administrativo del Circuito Judicial de Neiva

PROPONER FORMULA DE PACTO DE CUMPLIMIENTO, invitar a SINTRAEPN a instalar mesas de trabajo que den lugar a la renegociación, compilación y reglamentación de la Convención Colectiva.


Octubre 2018

Solicitud de conciliación extrajudicial formulada por la SOCIEDAD INVERSIONES DIGLOCAR S.A.S contra EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, E.S.P.

$10.824.121.262

Procuraduría 34 Judicial II Administrativa de Neiva

NO CONCILIAR, por cuanto es un proyecto de interés general, la construcción de la PTAR obedece a dar cumplimiento a alas decisiones judiciales emitidas por el Consejo de Estado y por el Tribunal Administrativo del Huila.


Octubre 2018

SOLICITUD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL DE JEREMIAS YAÑEZ GARCIA Y OTROS contra EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, E.S.P. Y OTROS. Audiencia programada para el 30 de octubre de 2018

$263.461.912 Procuraduría 153 Judicial II para Asuntos Administrativos.

NO CONCILIAR, no existen pruebas suficientes que permitan establecer el daño reclamado ni que las afectaciones relacionadas por los convocantes estén presentes. La existencia de un contrato de Gestión, operación y prestación del servicio de aseo con cláusula de indemnidad y Garantías que amparan los riesgos y daños a terceros derivados de la Operación del Relleno los Ángeles de Neiva.

ACTA No. 14 de 21 de

Noviembre de 2018

21 de Noviembre de 2018.

Audiencia de pacto de cumplimiento en acción popular interpuesta por GABRIEL BONELO CORREA Y OTROS contra Empresas Públicas de Neiva E.S.P y el Municipio de Neiva. Radicación: 41-001-33-33-009-2017-00479-00

Juzgado Noveno Administrativo Oral de Neiva

PROPONER PACTO DE CUMPLIMIENTO, cumplir con el desarrollo de los proyectos enunciados condicionados a agotar los trámites administrativos de estructuración y desembolso, y se estipula como plazo para cumplir con estos trámites el primer semestre del año 2019.


diciembre 2018

Análisis de los estudios de procedencia de la posible acción de repetición presentados por el asesor jurídico externo William Alvis Pinzón en contra del doctor AURELIO NAVARRO CUELLAR, en calidad de Gerente General de Empresas, para la época de los hechos, como consecuencia de la demanda de medio de control de reparación directa interpuesta por señores ANGELICA MARIA AGUDELO Y ARNULFO AGUDELO QUINTERO, por los daños y perjuicios causados a los demandantes por falla del servicio. Mediante Resolución No. 0486 de 2018 dio cumplimiento al fallo judicial.

$1.720.714

Juzgado Sexto Administrativo Oral del Circuito Judicial de Neiva.

No es procedente iniciar el medio de control de repetición contra AURELIO NAVARRO CUELLAR, en calidad de Gerente General de Empresas Públicas de Neiva, E.S.P., para la época de los hechos, se concluye que no se cumplen la totalidad de los preceptos normativos ni jurisprudenciales necesarios e indispensables para iniciar la acción.


diciembre 2018

Estudio de procedencia presentado por el asesor jurídico externo William Alvis Pinzón para iniciar el posible medio de control de repetición en contra de ANDRÉS ESPITIA DUQUE exgerente de Empresas Públicas de Neiva, E.S.P.

Juzgado Séptimo Administrativo Mixto

No es procedente iniciar el medio de control de repetición contra ANDRÉS ESPITIA DUQUE, en calidad de Gerente de Empresas Públicas de Neiva, E.S.P., para la época de los hechos,


Como consecuencia de la demanda de Reparación Directa instaurada por NIDIA HERNÁNDEZ MUSSE. Mediante Resolución 0818 del 21 de noviembre de 2017 se dio cumplimiento ala conciliación.

$4.698.000

porque no se cumplen la totalidad de los preceptos normativos ni jurisprudenciales necesarios e indispensables para iniciar la acción.


diciembre 2018

Estudio de procedencia de la posible acción de repetición presentado por el asesor jurídico externo Rubén Darío Rivera Sulez en contra de los exgerentes JHON ALEXANDE RAMOS ARAUJO Y ANDRÉS ESPITIA DUQUE, como consecuencia de la demanda laboral instaurado por JAIME MAURICIO MOSQUERA GARCÍA. Rad.410013105002201200040-01

$50.511.416

Juzgado Segundo Laboral del Circuito Judicial de Neiva.

No es procedente iniciar el medio de control de repetición contra JHON ALEXANDER RAMOS ARAUJO Y ANDRÉS ESPITIA DUQUE exgerentes de empresas Públicas de Neiva, E.S.P., por cuanto no concurren los elementos de dolo o culpa grave.


diciembre 2018

Estudio de procedencia presentado por el asesor jurídico externo Rubén Darío Rivera Sulez para iniciar el posible medio de control de repetición en contra de JUAN CARLOS HERRERA GUTIÉRREZ Y AURELIO NAVARRO CUELLAR exgerentes de Empresas Públicas de Neiva, E.S.P. Como consecuencia de la demanda laboral instaurada por ALEXANDRA RAMÍREZ OSPINA. Mediante Resoluciones 0308 y 0450 del 12 de julio y 2 de octubre de 2018.

$235.733.363

Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Neiva

No es procedente iniciar el medio de control de repetición contra JUAN CARLOS HERRERA GUTIÉRREZ Y AURELIO NAVARRO CUELLAR exgerentes de empresas Públicas de Neiva, E.S.P., por ausencia de elementos de culpa indispensables conforme a lo estipulado en el artículo 90 de la C.P. y su desarrollo legal.


diciembre 2018

Análisis audiencia de conciliación posible demanda de controversias contractuales.- Empresas Públicas de Neiva, E.S.P., ha sido notificada de la audiencia de conciliación que se realizara el día 12 de diciembre de 2018 a las 11:00 A.M, solicitada por E.P.N.E.S.P., mediante apoderado (Carlos Felipe Trujillo Medina), la cual tiene por objeto agotar el requisito de procedibilidad para instaurar demanda de Controversias Contractuales contra CONSORCIO NEIVA 2009, Municipio de Neiva y Fiduciaria Consorcio FIA.

$4.479.926.533,88


Rebajar el valor de las pretensiones a ($1.914.154.825) y Acordar renunciar a la Cláusula Compromisoria pactada dentro del contrato de Consultoría No. 015 de 2009, y que en el evento que no se renuncie a la Cláusula Compromisoria acordar fijar los honorarios conjuntos del arbitramento que no superen los sesenta millones de pesos ($60.000.000), en razón de ($30.000.0000) para cada uno de los convocantes.


diciembre 2018

Solicitud de Conciliación extrajudicial formulada por conducto de apoderado especial por ELCIDA FIGUEROA ACOSTA Y OTROS, la cual tiene por objeto explorar una fórmula de acuerdo sobre las pretensiones de una eventual demanda judicial de medio de control de Reparación Directa con relación a que se declare y reconozca la responsabilidad por el daño a los convocados con ocasión al riesgo derivado de la función administrativa y la omisión en el mantenimiento, vigilancia y control de las obras.

$298.325.163.


NO CONCILIAR por cuanto no existen suficientes pruebas que demuestren la imputación fáctica de los hechos, por lo tanto no se puede endilgar responsabilidad alguna a Empresas Públicas de Neiva, E.S.P.

2019

Fecha Acta del Comité de

Conciliación

Solicitud de Conciliación o Proceso

Judicial.

Valor de la Pretensión

Despacho Judicial

Decisión del Comité

ACTA No. 1 del 15

de enero 2019

Elaboración y aprobación del documento donde se definen los criterios para la selección de los abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos de la Empresa.

N/A

N/A

N/A

ACTA No. 2 del 11 de febrero 2019

Solicitud de conciliación extrajudicial de CYS INGENIERIA S.A.S contra MUNICIPIO DE NEIVA Y EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, E.S.P

$168.317.587

Procuraduría 90 Judicial I para Asuntos Administrativos de Neiva.

No Conciliar, porque hubo incumplimiento de parte del contratista.


Solicitud de conciliación extrajudicial de ANA DELIN SÁNCHEZ CABRERA Y OTROS contra MUNICIPIO DE NEIVA Y EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, E.S.P

$839.835.150

Procuraduría 90 Judicial I de Neiva

No Conciliar, en razón a que no existen suficientes pruebas para endilgar responsabilidad a E.P.N. E.S.P., por este suceso trágico.

ACTA No. 2 del 11 de febrero 2019.

Solicitud conciliación extrajudicial de JUAN CARLOS PÉREZ VARGAS Y MARIA DEL SOCORRO PEREZ VARGAS contra EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, MUNICIPIO DE NEIVA-SECRETARIA DE MOVILIDAD-SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA.

$969.351.694

Procuraduría 89 Judicial I para Asuntos Administrativos.

No Conciliar, no existen suficientes pruebas para endilgar responsabilidad a E.P.N. E.S.P.


Audiencia que trata los artículos 77 y 80 del CPTSS, con el fin de explorar formula conciliatoria dentro del proceso ordinario laboral de YEIMY TAFUR MUÑOZ contra EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P.

Juzgado Primero Laboral del Circuito de Neiva. Radicación: 2017-00397-00

CONCILIAR lo solicitado por el demandante respecto de la diferencia salarial, beneficios prestacionales, horas extras y recargos que estén debidamente soportados y los ajustes a los aportes a la seguridad social no reconociendo sanción moratoria social, intereses o indexación de los valores.


Solicitud de conciliación extrajudicial de MIGUEL SANTOS ROA CORDOBA contra EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, E.S.P.

$79.062.100


No conciliar, en razón a que no existen suficientes pruebas para atribuir responsabilidad a Empresas Públicas de Neiva, E.S.P., y las pruebas allegadas no


permiten demostrar o cuantificar con certeza los perjuicios reclamados.


Solicitud de conciliación extrajudicial de GMS HOLDING GROUP LTDA contra municipio de Neiva, Empresas Públicas de Neiva, E.S.P., y Electrificadora del Huila

$8.771.900

Procuraduría 153 Judicial II Administrativa de Neiva.

Se decide solicitar el aplazamiento de la audiencia de conciliación para que se ordene la vinculación de la sociedad Construcol S.A.S.

ACTA No. 5 del 5 de marzo 2019

Solicitud de Conciliación extrajudicial de CONSTRUCCIONES E INVERSIONES D&R contra Empresas Públicas de Neiva, E.S.P

$516.521.440


El Comité concluye que el valor de la servidumbre debe ser el resultado de un avaluó corporativo que será contratado por Empresas Públicas de Neiva, E.S.P:

ACTA No. 6 del 29 de marzo de 2019

Solicitud de conciliación extrajudicial de VICTOR DANIEL TAMAYO CASTAÑEDA contra Empresas Públicas de Neiva, E.S.P

$11.395.640

Procuraduría 34 Judicial Administrativa

No Conciliar, por considerar que los cobros de las cuentas son correctos, la petición ya se había resuelto por la Empresa y la misma tiene efecto de cosa juzgada e inter partes.


Solicitud de conciliación extrajudicial de GMS HOLDING GROUP LTDA contra EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, E.S.P Y OTROS

$8.771.900

Procuraduría 153 Judicial II para Asuntos Administrativos

No Conciliar, por considerar que no le asiste responsabilidad a Empresas Públicas de Neiva, E.S.P.


Solicitud de Conciliación extrajudicial de CONSTRUCCIONES E INVERSIONES D&R contra Empresas Públicas de Neiva, E.S.P, que se repare el daño causado con ocasión de los gastos adicionales en los que se incurrió dentro del proyecto de vivienda Verona con ocasión de la reubicación de la red de alcantarillado de 24” que atravesaba el predio de propiedad de la convocante

$516.521.440


El Comité de Conciliación decide solicitar el aplazamiento de la audiencia por cuanto se está explorando una fórmula de arreglo directo que comprende otros aspectos no contemplados en la solicitud.


Solicitud de conciliaciones extrajudiciales y procesos laborales para el otorgamiento del beneficio de la prima de salubridad. OSCAR GUILLERMO CASTAÑEDA RAMOS contra Empresas Públicas de Neiva, E.S.P. Radicación 2017-00707-00. EDGAR TRUJILLO contra Empresas Públicas de Neiva, E.S.P. Radicación 2018-00035-00

Juzgado Primero Laboral del Circuito de Neiva. Juzgado Laboral de Pequeñas Causas.

Se decide desistir del recurso de Apelación y buscar un acercamiento para que el trabajador oficial Castañeda Ramos renuncie a la indexación, costas y agencias en derecho. Se decide no conciliar y se espere la decisión por parte del Juzgado Laboral de Pequeñas Causas.


Estudio de procedencia del medio de control de repetición como consecuencia del proceso laboral instaurado por ANGELA PATRICIA CORREA TERRIOS. Radicación 4100131050012015-0119-100.

$4.500.000

Juzgado Primero Laboral del Circuito de Neiva

El estudio y análisis se realizara en una próxima reunión del comité de conciliación.

ACTA No. 8 del 9 de mayo 2019

Solicitud de conciliación extrajudicial de CARLOS HUMBERTO TRUJILLO CHARRIA contra Empresas Públicas de Neiva, E.S.P., se reclaman los perjuicios económicos derivados del retraso en el reinicio de la obra y el proceso sancionatorio que se adelanta en contra del contratista del contrato No. 028 de 2015 (Resguardo la Gabriela) del cual el ingeniero es el interventor, considerando que se le ha generado un desequilibrio económico del contrato por las mayores labores desarrolladas por él como titular del contrato de interventoría No. 009 de 2015, suscrito con las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, E.S.P.

$33.813.945

Procuraduría 153 Judicial II para Asuntos Administrativos de Neiva.

No conciliar, por cuanto no le asiste ninguna responsabilidad a Empresas Públicas de Neiva, E.S.P.

ACTA No. 8 del 9 de mayo de 2019

Solicitud de conciliación extrajudicial de WILSON ROMERO PEREZ contra EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, E.S.P y MUNICIPIO DE NEIVA, pago de perjuicios ocasionados como consecuencia de los daños que sufrió su automóvil Chevrolet el 7 de abril de 2018 entre las 9 y 10 p.m. al perder el control por el puente conocido como “El Tizón” hueco sin señalización.

$92.603.152


NO CONCILIAR, no existen suficientes pruebas para atribuir responsabilidad a Empresas Públicas de Neiva, E.S.P.,


Solicitud conciliación extrajudicial de CONJUNTO RESIDENCIAL CAMINOS DE ORIENTE contra EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, E.S.P Y SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS, por intermedio de abogada se reclama una fórmula de arreglo para la nulidad de los actos administrativos expedidos por las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, E.S.P., y la Superservicios respecto de la obligación en mora de la cuenta número 123150000.

$112.214.739

Procuraduría 153 Judicial II para Asuntos Administrativos de Neiva

NO CONCILIAR, en razón a que los Actos administrativos cuestionados gozan de presunción de legalidad.



3 de

Octubre de 2018.

Solicitud de conciliación extrajudicial de CONSTRUCCIONES E INVERSIONES D&R contra Empresas Públicas de Neiva, E.S.P. , que se repare el daño causado con ocasión de los gastos adicionales en los que se incurrió dentro del proyecto de vivienda Verona con ocasión de la reubicación de la red de alcantarillado de 24” que atravesaba el predio de propiedad de la convocante.

$516.521.440

Procuraduría 89 Judicial I para Asuntos Administrativos

Se recomienda solicitar a la procuraduría el aplazamiento de la audiencia de conciliación y suscribir el contrato de transacción que involucre el costo de la imposición de las tres servidumbres a favor de E.P.N.E.S.P., Verona, las Mesetas y el Carmen.


Hallazgo de la Contraloría Municipal que tiene como causa “indebidas decisiones administrativas respecto al despido injustificado de una funcionaria de la entidad” Considerado presunto detrimento. Proceso laboral ALEXANDRA RAMÏREZ OSPINA.

$205.436.405

Tribunal Superior Sala Civil Laboral de Familia

Se decide modificar la decisión en una próxima reunión de comité en razón a que no hay caducidad de la acción, de este asunto considerado y plasmado en el ítem 2.4 del acta No. 15 del comité de Conciliación 11 de diciembre de 2018.

ACTA No. 10 del 5 de junio 2019

Solicitud de conciliación extrajudicial formulada por ULDARICO PASCUAS GAONA contra EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, E.S.P, por conducto de abogado se reclama el valor del ternero de su propiedad que murió ahogado en los tanques de agua de la bocatoma el guayabo.

$2.420.000


CONCILIAR, por la suma de $800.000 valor que incluye los dos conceptos reclamados (daño emergente y lucro cesante) acordando realizarlo en un solo pago dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la ejecutoria del auto judicial que apruebe la conciliación.


Solicitud de conciliación extrajudicial de PROPIEDAD HORIZONTAL EDIFICIO EL PEÑON DE LA GAITANA contra EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, E.S.P. Y SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS, solicita que se revoquen algunos actos administrativos que ordenan modificar y re liquidar por el excesivo cobro en la facturación de los servicios de acueducto y alcantarillado.

$20.000.000


NO CONCILIAR, por considerar que los actos administrativos cuestionados están investidos de presunción de legalidad.

ACTA No. 10 del 5 de junio de 2019

21 de

Noviembre de 2018.

Solicitud de conciliación extrajudicial de CONDOMINIO CAMPESTRE BOSQUES DE CANTABRIA contra EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, E.S.P., Y OTROS, por intermedio de apoderada piden la nulidad y restablecimiento del derecho de los actos administrativos expedidos por la Secretaria de Planeación Municipal que cambiaron el estrato socioeconómico de 4 a 5.

$19.061.651


NO CONCILIAR, por cuanto los actos administrativos cuestionados no son nuestros, fueron expedidos por la Alcaldía Municipal, no le asiste ninguna responsabilidad a Empresas Públicas de Neiva, E.S.P., respecto de su legalidad.


Reconsiderar la decisión tomada por el Comité de Conciliación en el ítem 2.4 del Acta No. 15 del 11 de diciembre de 2018, sobre la no procedencia de iniciar acción de repetición con relación al pago de una condena laboral, por cuanto la Contraloría Municipal impuso y confirmo como hallazgo con connotación fiscal y administrativa a E.P.N. E.S.P., por no haber iniciado Acción de Repetición en contra de los correspondientes servidores públicos.

$205.436.405

Tribunal Superior Sala Civil Laboral de Familia.

Se modifica la decisión y en razón a que no hay caducidad de la acción, se decide iniciar el medio de control de repetición contra JUAN CARLOS HERRERA GUTIÉRREZ Y AURELIO NAVARRO CUELLAR, en calidad de Gerente General de Empresas Públicas de Neiva, E.S.P., para la época de los hechos, como consecuencia del proceso laboral instaurado por Alexandra Ramírez Ospina


Análisis del estudio de procedencia presentado por el asesor jurídico externo Rubén Darío Rivera Sulez para iniciar el posible medio de control de repetición en contra de AURELIO NAVARRO CUELLAR exgerente de Empresas Públicas de Neiva, E.S.P., como consecuencia del pago de una condena laboral a ANGELA PATRICIA CORREA TERRIOS al declarar la existencia de un contrato realidad entre la señora Correa Terrios y el contratista Martin Emilio Lugo Rico y de solidaridad en el pago de salarios y prestaciones de Empresas Públicas de Neiva, E.S.P.

$4.500.000

Juzgado Primero Laboral del Circuito de Neiva.

Se decide instaurar la demanda de medio de control de Repetición contra AURELIO NAVARRO CUELLAR, por cuanto la conducta desplegada resulta omisiva y negligente, sin que hubiera justificación alguna conforme a los postulados de culpa grave.

ACTA No. 10 de 5 de junio 2019

Audiencia de pacto de cumplimiento dentro de la Acción Popular de MARIO ANDRÉS RAMOS VERÚ contra EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, E.S.P, y Ciudad Limpia, protección de los derechos e intereses colectivos relacionados con la moralidad administrativa, la defensa del patrimonio público por la suscripción del contrato No. 001 de 2013 entre E.P.N. E.S.P., y Ciudad Limpia de Neiva S.A. E.S.P. Radicación: 41-001-3333-002-2018-00245-00.

Juzgado Segundo Administrativo Oral del Circuito de Neiva.

Se decide FORMULAR PROPUESTA DE PACTO DE CUMPLIMIENTO, consistente en coadyuvar las pretensiones de la demanda orientadas a que se ordene la protección y amparo de los derechos colectivos a la moralidad administrativa, el patrimonio público y sostenibilidad fiscal.


Analizar el oficio que se recibió por parte de la Cámara de Comercio de Neiva, sobre la admisión del trámite de insolvencia de persona natural no comerciante de la señora ELENA DÍAZ PEÑA, donde aparece

$6.079.900

Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición de la Cámara de Comercio de Neiva.

Se decide que la señora Elena Díaz Peña cancele el total del capital adeudado.


como acreedor Empresas Públicas de Neiva, E.S.P.

ACTA No. 11 del 17

de junio 2019

Audiencia de pacto de cumplimiento dentro de la Acción Popular promovida por AMBROSIO LÓPEZ MELÉNDEZ Y otros contra EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, EMPRESA ESSERE LTDA Y EL CONVENIO ANDRÉS BELLO. Por cuanto se considera que existe presunta negligencia e irresponsabilidad de los funcionarios del ordenamiento, contratación y manejo del proyecto reservorio de Neiva, posible detrimento patrimonial de los recursos públicos y presuntas faltas a la ética y moralidad administrativa.

Juzgado Octavo Administrativo Mixto

Se decide NO FORMULAR PROPUESTA DE PACTO DE CUMPLIMIENTO, por cuanto los contratos de estudios, diseños y ejecución del proyecto Reservorio de Neiva ya fueron ejecutados y están en funcionamiento lo que constituye hechos superados.

ACTA No. 12 del 30 de julio 2019

Solicitud de Conciliación extrajudicial formulada por conducto de apoderado especial por MERCEDES DIAZ NIETO Y OTROS contra EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, E.S.P., , la cual tiene por objeto explorar una fórmula de acuerdo sobre las pretensiones de una eventual demanda judicial de medio de control de Reparación Directa con relación a que se reconozcan y pague el pago de daños morales, daño emergente y daño o alteración grave a las condiciones de existencia derivados de la muerte de su hijo ocurrida el 24 de julio de 2017, cuando fue atropellado por un camión recolector de basuras de placa TSP -483 perteneciente a la empresa Ciudad Limpia Neiva S.A. E.S.P.

$922.927.600

Procuraduría 153 Judicial II para Asuntos Administrativos de Neiva

NO CONCILIAR, por cuanto es un hecho atribuible a un tercero, que en este caso es la empresa Ciudad Limpia Neiva, S.A. E.S.P., la que causo el daño al transeúnte.

ACTA No. 13 del 5 de agosto 2019

Audiencia de conciliación judicial, previa al trámite del recurso de apelación, dentro del proceso de controversia contractual de INGERAM LTDA contra Empresas Públicas de Neiva, E.S.P. Radicación: 41001 23 33 000 2014-00122-00. Se resolvió declarar la nulidad del oficio suscrito por el Gerente General y el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y Asuntos Disciplinarios a través del cual se comunicó a INGERAM LTDA las suspensión del objeto del contrato 004 de 2010 y las resoluciones a través de las cuales se liquidó unilateralmente el contrato de interventoría 004 de 2010 y se resolvió un recurso de reposición.

$545.310.000

Tribunal Contencioso Administrativo Sala Cuarta de Decisión.

NO CONCILIAR, y por el contrario continuar con el trámite del recurso de apelación conforme a los argumentos expuestos en el recurso de impugnación.

ACTA No. 14 del 11 de septiembre de

2019

Audiencia de conciliación judicial, previa al trámite del recurso de apelación, dentro del proceso de reparación directa de NORMA MARÍA SUÁREZ SERRATO Y OTROS contra Empresas Públicas de Neiva, E.S.P. Radicación: 41001 33 33 004 2016-00043-00. Se declaró la responsabilidad solidaria de las demandadas y ordeno una indemnización integral de los perjuicios

$386.804.823

Juzgado Cuarto Administrativo de Neiva.

NO CONCILIAR, y por el contrario continuar con el trámite del Recurso de Apelación atendiendo los fundamentos y argumentos de defensa esgrimidos por el apoderado de E.P.N. E.S.P., expuestos en el recurso de impugnación.


2019

Audiencia inicial de conformidad con el artículo 180 dela Ley 1437 de 2011, dentro del proceso de reparación directa de JEREMIAS YÁNEZ GARCÍA Y OTROS contra Empresas Públicas de Neiva, E.S.P. Radicación: 41-001-3333-006-2018-.00416-00

Juzgado Sexto Administrativo Oral del Circuito Judicial de Neiva.

NO CONCILIAR, en razón a que los fundamentos fácticos y legales no han cambiado en las consideraciones que se tuvieron en cuenta en no conciliar ante la procuraduría.


2019

Analizar el oficio que se recibió por parte de la Cámara de Comercio de Neiva, sobre la admisión del trámite de insolvencia de persona natural no comerciante del señor LUIS GABRIEL RIVERA CASTAÑEDA donde aparece como acreedor Empresas Públicas de Neiva, E.S.P.

$521.310

Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición de la Cámara de Comercio de Neiva.

Se decide por unanimidad que este caso pases por competencia al Comité de Cartera.

ACTA No. 15 del 2 de octubre de 2019

Audiencia de pacto de cumplimiento dentro de la Acción Popular promovida por MANUEL JOSÉ MEJÍA DÍAZ contra EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA, E.S.P., y otro. Radicación: 41-001-3333-006-2019-00114-00. Tiene como propósito ordenar la realización de obras tendientes a solucionar la presunta problemática ambiental consistente en el rebosamiento del alcantarillado de aguas residuales en la carrera 15ª a 15B entre calle 1 a 1C ciudad de Neiva, en época de invierno y con ocasión de crecientes de la quebrada la Cabuya de Neiva.

Juzgado Sexto Administrativo de Neiva.

Se decide por unanimidad solicitar al señor juez que vuelva a convocar a Audiencia de Pacto de Cumplimiento, con el fin de presentar formula de pacto de cumplimiento consistente en la “Construcción de aliviadero en concreto reforzado de tubería sobre la quebrada la cabuya aguas arriba a 50 metros del puente ubicado sobre la carrera 1A del Barrio San Martin de la comuna siete de la ciudad de Neiva.


Logros de Defensa Jurídica:

1. Predios PTAR Faltando la adquisición de dos (2) predios necesarios para dar inicio a la construcción de la PTAR, se procedió a declarar, inscribir y registrar, la medida de utilidad pública de los predios faltantes en la Oficina de Registro e Instrumentos Públicos de Neiva.

• En la presente administración, se celebró contrato de gestión predial, con supervisión del jefe de la oficina jurídica y asuntos disciplinarios, con el objetivo de identificar e individualizar, los poseedores, dueños de mejoras y propietarios, de los predios donde se construirá la PTAR.

• En el mes de octubre se llevó a cabo la compra de uno de los predios faltantes, por un valor de tres mil doscientos millones de pesos m/cte ($3.200.000.000).

• En este momento se está adelantando la identificación de las personas que ostentan posesión sobre el tercer predio restante para la construcción de la PTAR y/o propietarios del mismo, con el objeto de realizar una futura negociación y compra entre Las Ceibas y los mencionados.

2. Planta Jardín:

En la presente administración, nos dimos a la tarea en la entidad, de establecer la titularidad del predio donde se encuentra la Planta Jardín, por lo cual la oficina jurídica y asuntos disciplinarios de Las Ceibas, adelanto una labor investigativa y legal, la cual nos llevó a encontrar en los archivos municipales, sentencia proferida por el Juzgado 2 Civil del Circuito, del 3 de julio de 1943, la cual ordena la adjudicación a favor del Municipio de Neiva, y con destino al nuevo acueducto de ésta Ciudad. Paso seguido se solicitó a la Oficina de Registro e Instrumentos Públicos de Neiva la apertura de Folio de Matricula Inmobiliaria para este predio, la cual procedió a dar cumplimiento al fallo de la sentencia en mención, otorgando de manera publica y legal la titularidad del predio al Municipio de Neiva. Cabe resaltar que la infraestructura de planta Jardín y el predio donde se encuentra ubicada, fueron avaluados en quince mil millones de pesos m/cte ($15.000.000.000) y seis mil millones de pesos m/cte ($6.000.000.000 m/cte) respectivamente, representando un activo para la entidad, superior a los Veinte Mil Millones de Pesos m/cte (20.000.000 m/cte).

3. Defensa Jurídica: Sumado a lo expuesto, entre el periodo 2016 a 2019, resultado de la idónea acción y defensa jurídica de la entidad, se obtuvieron mediante fallos judiciales a favor de Las Ceibas Empresas Públicas Neiva, los siguientes valores: Para el año 2016: La suma de seiscientos setenta y siete millones sesenta y un mil once pesos moneda corriente ( $ 677.061.011 M/cte) dejados de pagar por defensa jurídica.


Para el año 2017: La suma de ochocientos setenta y seis millones cuatrocientos cincuenta y seis mil seiscientos cincuenta y tres pesos moneda corriente ($876.456.653 M/cte) debido a procesos exitosos a favor de la entidad. Para el año 2018: La suma de seis mil doscientos sesenta y seis millones quinientos treinta y seis mil ochocientos noventa pesos moneda corriente ($6.266.536.890 M/cte) conservados en arcas de la empresa por defensa técnica jurídica desplegada a favor de la misma. Para el año 2019: La suma de dos mil quinientos diecisiete millones novecientos setenta y ocho mil setecientos cuarenta pesos moneda corriente ($2.517.978.740 M/cte) producto de fallos favorables para Las Ceibas Empresas Públicas de neiva. Cobro Coactivo Corresponde a los ejecutores adscritos a la Oficina Jurídica y Asuntos Disciplinarios de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P. dar inicio al proceso de cobro coactivo por cada cuenta de usuario /suscriptor que se encuentre con más de seis facturas en mora hasta la factura 60 (5 años), es decir, desde la factura 7 sin pagar hasta la 60. Inicia con la carpeta proveniente del área comercial, adjuntos los oficios que soportan el agotamiento de la etapa persuasiva, a la cual se le da traslado a la Oficina Jurídica de las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P. con el objeto de aperturar el cobro administrativo coactivo, pasando por la revisión de la documentación, investigación de bienes del usuario/propietario de la cuenta contrato celebrado entre las partes, elaboración de mandamiento de pago, notificación al usuario y demás actuaciones administrativas a que haya lugar para finalizar con la cancelación de la deuda por parte del usuario en mora y la emisión del auto de archivo del proceso por pago total de la obligación.

Logros Cobro Coactivo

• Manual De Cobro Coactivo Se estructuro el procedimiento administrativo de cobro coactivo el cual se rige de manera general por las normas contenidas en el Titulo VIII, artículo 823 y siguientes del Estatuto Tributario, ante cualquier contradicción entre el presente manual y el estatuto prevalecerá este último.


En todo caso, en los aspectos no previstos en este manual o en el Estatuto Tributario se aplicarán las reglas de procedimiento establecidas en la primera parte del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en su defecto el Código de Procedimiento Civil en lo relativo al proceso ejecutivo singular.

1. Integración en el Reglamento Interno de Cartera de 2019 2. La Estructuración como Procedimiento

• Estructuración Del Área De Cobro Coactivo Durante el presente periodo se estructuro el Área de Cobro Coactivo bajo la responsabilidad de la Oficina Jurídica y de Asuntos Disciplinarios fortaleciendo el equipo tanto humano como técnico, fortaleciendo la gestión de cobro de los usuarios con mora superior a edad 7. 2018 2019 2 Abogados 1 Coordinador 1 Técnico – Notificador 5 Abogados 1 Judicante – Ventanilla 3 Técnicos – Notificadores 1 Judicante – Ventanilla

• Mejora en el recaudo con referencia al periodo anterior Con el mencionado fortalecimiento se pudo avanzar y mejor el recaudo de cartera de los usuarios en Cobro Coactivo, mejorando en un 39% de gestión en comparación con la anterior vigencia.

1.3.5 Política de Servicio al Ciudadano Se cuenta con la política de atención al ciudadano, aprobada por el comité de MIPG; actualmente se encuentra en aplicación teniendo en cuenta el manual de cartera, la carta de trato digno, el contrato de condiciones uniformes. Además, se mide mediante la aplicación de una encuesta de satisfacción, que se realiza anualmente. Las actividades adelantadas para el cumplimiento y gestión de la Política de Servicio al Ciudadano, son:

• Mediante el reglamento interno de cartera, aprobado en junio de 2018; se realizan acuerdos de pagos

• La carta de trato digno

• El contrato de condiciones uniformes Se hicieron mejoramientos locativos en la sala de atención al usuario, que permitieron la ubicación de una entidad bancaria para el recaudo, asignación de la ventanilla única en el cual se reciben la correspondencia interna de toda la empresa, una ventanilla de ciudad limpia que permite una atención integral a los usuarios para los servicios de aseo, acueducto y alcantarillado. También se cuenta con un contrato de Outsourcing para la prestación de servicio Call Center y Atención Usuario por valor de $850.000.000 aproximadamente, que mediante la línea 116 (líneas movistar, claro y líneas fijas) los usuarios pueden reportar sus inconformidades con su facturación,


reporte de daños y fugas en las redes primarias de acueducto y alcantarillado y acometidas domiciliarias en tiempo real. Se adquirieron cuatro Kioscos interactivos con una inversión aproximada de $98.000.000.00, en donde los usuarios pueden imprimir la factura con su resumen, abono a la deuda y pagos anticipados a sus facturas. Estos equipos se encuentran ubicados 1 en la alcaldía, 2 en la sala de atención del usuario y el cuarto en la tienda olímpicas de la carrera 5. En lo referente a la sala de atención al usuario, se tienen 10 ventanillas con sus respectivas herramientas de trabajo para ejercer dicha labor con atención personalizada así: 1 para ventanilla única mediante la cual se recepciona, se radica, se asigna y se distribuye la correspondencia que ingresa a la empresa por petición y solicitudes de los ciudadanos, 5 ventanillas de atención al usuario mediante las cuales se atienden, se recepciona y radican las peticiones quejas y reclamos de los usuarios y /o suscriptores originados por las prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado, dos ventanillas destinadas a la recepción y radicación de la solicitudes de matrículas para cuentas nuevas, una ventanilla para la recepción y radicación de las peticiones, quejas y reclamos por la prestación del servicio de aseo, atendida por el operador Ciudad Limpia Neiva, una ventanilla para atender los usuarios que se encuentran con proceso de cobro coactivo (notificaciones y acuerdos de pago), un espacio físico destinado al recaudo operado por una entidad bancaria. Además, en la sala de atención cuenta con 60 sillas de espera y un (1) digiturno; que nos permite establecer la capacidad de atención mensual de aproximadamente 9.500 personas, de las diferentes solicitudes de los usuarios. En cuanto al trámite de PQR se cuenta en el área comercial con 11 cubículos disponibles distribuidos de la siguiendo manera: Un cubículo designado para correspondencia, un cubículo para coordinación de visitas, un cubículo para enlace del servicio, un cubículo para re-liquidación y siete cubículos ocupados por abogados y judicantes encargados de dar respuesta a los PQR. Adicionalmente, se cuenta con una oficina del líder de PQR quien es el encargado de dicho proceso.

Recursos Humanos:

1 LIDER DEL AREA DE ATENCION

AL USUARIO LIDER DEL AREA DE ATENCION AL USUARIO

2 AUXILIAR ADMINISTRATIVO

CORRESPONDENCIA DE PQR, REALIZACION DE INFORMES E INDICADORES

3 AUXILIAR ADMINISTRATIVO COORDINADORA DE VISITAS 4 ANALISIS PQR RESPUESTAS A PQR 5 ANALISIS PQR RESPUESTAS A PQR 6 ANALISIS PQR RESPUESTAS A PQR 7 ANALISIS PQR RESPUESTAS A PQR 8 ANALISIS PQR RESPUESTAS A PQR 9 ANALISIS PQR RESPUESTAS A PQR

10 ANALISIS PQR RESPUESTAS A PQR

11

SALA DE ATENCION AL USUARIO (CPS149 DIGA)

ATENCION AL USUARIO (CPS149 DIGA) ENLACE CON TODAS LAS AREAS PARA RESPUESTA INTERNAS

RA

DIC

AC

ION

12 ATENCION AL USUARIO (CPS149 DIGA)








CU

EN

TAS

NU

EV A


20 ATENCION AL USUARIO (CPS149 DIGA) ORIENTADORA 21 ATENCION AL USUARIO (CPS149 DIGA) ARCHIVO 22

CONTACT CENTER (CPS149 DIGA)

COORDINADOR CALL CENTER (CPS149 DIGA) 23 AGENTE CALL CENTER (CPS149 DIGA) 24 AGENTE CALL CENTER (CPS149 DIGA) 25 AGENTE CALL CENTER (CPS149 DIGA) 26 AGENTE CALL CENTER (CPS149 DIGA) 27 AGENTE CALL CENTER (CPS149 DIGA) 28 AUXILIR ADTIVO - CUENTAS NUEVAS (CPS149 DIGA) 29 VISITADOR CUENTAS NUEVAS 30 VISITADOR NO CODIFICADOS

El protocolo de atención al usuario se encuentra establecido dentro de la gestión administrativa, específicamente en el área de talento humano, mediante el cual se determinan las directrices a seguir sobre la atención oportuna al usuario. Esto incluye el protocolo de servicio en atención al usuario, deberes y derechos de las autoridades y los ciudadanos, así como los derechos y obligaciones de los suscriptores/usuarios y de las Ceibas Empresas Públicas de Neiva según el contrato de condiciones uniformes y la carta de trato digno. Se cuenta adicionalmente con procedimientos que definen todas las actividades a realizar en los procesos de facturación, cartera, PQR y medición (micro y macro), para la atención adecuada y eficiente de los usuarios. El ciudadano tiene la certeza de conocer de manera detallada las condiciones de tiempo, modo y lugar a la hora de realizar las reclamaciones, puesto que en dichos radicados se indica las fechas en las cuales se dará respuesta a las mismas. Así mismo, en las citaciones para notificación personal se indican de igual forma los plazos para notificarse y el lugar en que debe realizarlo. No obstante, desde el momento de la reclamación el usuario se es informado de todo el procedimiento a seguir en cuanto a tiempos y maneras, enmarcado dentro de las normas y leyes vigentes que regulan la prestación de los servicios públicas domiciliarios. Se cuenta con un software para el manejo integrado del sistema comercial (acueducto y alcantarillado), incluyendo el soporte, mantenimiento, actualización versiones y el desarrollo de nuevos requerimientos en cual incluye los módulos de PQR, facturación, cartera, medición e informes y reportes mediante el cual se desarrolla las actividades de lectura, impresión, distribución de la facturación, atención y tramite de PQR, facturación, generación de órdenes de suspensión y reconexión, acuerdos de pagos, depuración de cartera, pagos parciales, visitas de PQR, facturación y cartera. Buzón de sugerencias El cumplimiento de expectativas se realiza con ayuda del buzón de sugerencias cuya disposición para el usuario le permite expresar y dar a conocer sus opiniones, sugerencias e inconformismo en cuanto al servicio prestado, atención brindada o aportes y solicitudes de mejora. Este proceso se realiza los martes y jueves en los cuales se lleva a cabo la apertura del buzón con la presencia de dos testigos para dar acatamiento al aspecto de transparencia de dicho proceso; una vez se realiza la apertura se procede a efectuar el análisis de cada uno de los casos para dar respuesta a los mismos. Todo esto en aras de cumplir con la política de calidad basada en un esquema de mejoramiento continuo:


MES 2017 2018 2019

ENERO 18 37

FEBRERO 10 38

MARZO 12 43

ABRIL 10 25

MAYO 7 21

JUNIO 19 6 28

JULIO 43 10 29

AGOSTO 9 21 27

SEPTIEMBRE 13 38 23

OCTUBRE 3 18

NOVIEMBRE 6 23

DICIEMBRE 8 19

TOTAL GENERAL

101 192 107

En relación a las tablas anteriores se evidencia que en el año en 2019 los usuarios han utilizado más este mecanismo de mejoramiento. Adicionalmente se han realizado las siguientes actividades de fortalecimiento de la Política de Servicio al ciudadano:

• Análisis del buzón de sugerencias

• Análisis de Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes

• Auditorias de control interno de gestión y de calidad

• Comités de MIPG

• Auditorias de certificación

• Aplicación de encuestas para medir el nivel de satisfacción al usuario. Protocolos de atención al ciudadano: La empresa cuenta con una persona cuya función es orientar y priorizar el trámite de atención teniendo en cuenta el tipo de usuario que se encuentra en la sala de atención al usuario, es decir, que, dada la presencia de personas en condición de discapacidad, mujeres embarazadas y/o personas de la tercera edad, se les prioriza la atención para que sean atendidas en el menor tiempo posible. Cabe resaltar que en años anteriores se tenía implementado el turno preferencial, pero a causa de los comportamientos inapropiados de algunos usuarios, se optó por retirarlo y hacer de la manera en que se realiza actualmente, siendo la orientadora la que realiza la respectiva selección según cada caso. Reportes de Gestión frente al Servicio al Ciudadano: Una manera de medir la gestión del servicio al ciudadano se hace mediante los indicadores de gestión los cuales miden los tiempos de respuesta de las reclamaciones mes a mes. En ese orden de ideas, se muestra a continuación el comportamiento de dichos indicadores en los últimos meses. En las gráficas anteriores se puede evidenciar que para los años 2017 y 2019 los tiempos de respuesta promedio de los PQR marcan una tendencia ascendente, lo que quiere decir que mes a mes se fueron incrementando los días en que se tardó en dar respuesta a dichos PQR. En contraposición a ello, para el año 2018 la tendencia fue descendente logrando incrementar el índice de eficiencia al responderse más PQR en el menor tiempo posible.


Cobertura de canales El área de Atención al Usuario cuenta con canales de atención, mediante los cuales se busca atender oportunamente los requerimientos de los usuarios, en la medida en que se les brinde la información pertinente ante las diferentes inquietudes. En ese orden de ideas, dichos canales corresponden a las líneas telefónicas 116 (Call Center) y 8631444 y el chat en línea en el siguiente link https://lasceibas.gov.co/ de la página web de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, en el siguiente link https://oficinavirtualepn.sgsas.co/radicacion.aspx y escríbele a la gerente https://lasceibas.gov.co/atencion-al-usuario/escribele-la-gerente Servicio a la Comunidad Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva ESP, cumple un ejercicio descentralizado desde el año 2016 llevando la oferta pública institucional al servicio de la comunidad. El trabajo directo se realiza con presidentes de juntas de acción comunal, ediles, vocales de control, organizaciones sociales y usuarios en cada una de las comunas de Neiva, dando trámite oportuno a las necesidades y peticiones que estos direccionan a la empresa. Esta acción permite mejorar los tiempos de respuesta y desarrollar mecanismos de articulación con las diferentes dependencias de la empresa para lograr intervención efectiva en acueducto, alcantarillado, alumbrado público y sus competencias afines. En Virtud de ello durante el Cuatrienio mencionado se ha logrado establecer contacto directo con un total de 240 dignatarios comunales en las 10 Comunas de la Ciudad donde se logró tramitar una gran cantidad de intervenciones como restitución u optimización de la redes de acueducto o alcantarillado, reposición de luminarias de alumbrado público, trámites de cuentas nuevas para la legalización de los servicios, actualización del catastro de usuarios, reportes de fraudes, reporte para instalación de rejillas de sumideros de aguas lluvias/tapas de pozo de alcantarillado/tapas de válvulas de cierre, reporte de reparcheo en capa asfáltica y concreto, trámites de PQR frente a posibles situaciones en la facturación del servicio y demás ejercicios operativos, comerciales y administrativos. Para este proceso se conformó un equipo de trabajo compuesto por 11 personas, los cuales actuaron como enlaces para la Comunidad. Equipo de coordinadores de comuna: 11 personas, la comuna 10 está coordinado por dos líderes de comuna debido a que es la más grande con relación a número de barrios y usuarios en la comuna. Las actividades cuyo proceso mejoró son las siguientes:

- Jornadas de acuerdo de pago en la comunidad en coordinación con la subgerencia comercial Como una de estrategia de la subgerencia comercial para la gestión de cartera, se realizan las jornadas de acuerdo de pago. Esta actividad es en coordinación con la oficina de comunicaciones, TIC y servicio a la comunidad. El papel de la oficina de servicio a la comunidad es coordinar las jornadas con los presidentes de junta y comunidad en la cual se va a hacer el evento, apoyo en la convocatoria, apoyo en la logística el día de la jornada.

https://lasceibas.gov.co/

https://oficinavirtualepn.sgsas.co/radicacion.aspx

https://lasceibas.gov.co/atencion-al-usuario/escribele-la-gerente


- Acompañamiento a las áreas de la empresa en visitas de campo: Área de cartera: Visitas de cobro persuasivo y entrega de notificaciones a usuarios morosos. Se cuenta con una meta mensual de 10 acuerdos de pago por cada coordinador. Esta actividad inició el en el año 2017.

Acuerdos de Pago realizados por los Coordinadores de Comuna

2017 2018 30-sep-19

1320 1320 887

- Visitas de acompañamiento al grupo de agua no contabilizada, específicamente al proceso

de asentamiento en las jornadas de caracterización.

- Presencia institucional en ferias y eventos de entidades públicas y agremiaciones tales como: Ferias de servicio de la personería, la contraloría y la alcaldía de Neiva resolviendo dudas de la comunidad relacionadas a la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado o ferias expo vivienda o expo Huila ofertando el portafolio de servicios complementarios. Esto en coordinación con la subgerencia comercial y la oficina de comunicaciones.

- Acompañamiento a la alcaldía en el programa “la razón es mi parque”. Jornadas que coordinaba directamente la alcaldía y de la que hacían parte diferentes dependencias como: la secretaría de gobierno, la casa de la participación ciudadana, ciudad limpia Neiva, secretaria de medio ambiente, CAM, la policía nacional etc.

- Visitas a la comunidad con la gerencia. Para el año 2019 se creó un cronograma de visitas de la gerencia general a la comunidad.

- Atención a emergencias y suministro de agua durante trabajos de la empresa. (emergencia febrero 2016, emergencia junio 2019, vereda centro agosto 2019).

Gestión de Prioridades desde Servicio a la Comunidad El proceso de servicio a la comunidad levantó un inventario de necesidades de obras en los barrios de Neiva. Estas obras son necesidades que los presidentes de junta de cada barrio han identificado en sus sectores, o son producto de tramos faltantes por ejecutar de algún contrato que se dejó inconcluso en algún sector. Con cada visita que realiza la gerente a las comunas de Neiva, este listado de obras por comuna es validado con la información que los presidentes han reportado. Así mismo, junto con el área técnica se valida la información y se cruza con las prioridades que habían identificado previamente. Los tramos de red que no coinciden con los datos de los ingenieros de acueducto y alcantarillado de la subgerencia técnica son estudiados en frecuencia de rotura de tubos y rebosamiento de alcantarillado según sea el caso. Debido a la atención personalizada que se hace a la comunidad por medio de los coordinadores de comuna, se resuelven dudas o problemas que habitualmente las personas estaban acostumbradas a transmitir a la empresa por medio de derechos de petición. Para la comunidad de Neiva;


representada en las juntas de acción comunal, se ha convertido en un medio de comunicación oportuno el equipo de trabajo de los coordinadores de comuna. Los principales problemas que se solucionan son los reportes de daños de redes, falta de rejillas y tapas de pozos de inspección, limpieza de sumideros y reporte de luminarias apagadas. Los reclamos de tipo comercial se limitan a ser una asesoría para el usuario, debido a los procedimientos y protocolos establecidos por ley para la resolución de dichas reclamaciones. Sin embargo, el principal apoyo por parte del proceso de comunidad al área comercial está en el proceso de cartera. Gracias al trabajo articulado entre las dos áreas, se lograron coordinar jornadas de acuerdos de pago denominadas PONTE AL DÍA CON LAS CEIBAS, actualización de la base de datos, visitas para el proceso de depuración y saneamiento, se cumplió la meta de 10 acuerdos de pago mensuales por cada coordinador equivalentes a 110 acuerdos de pago mensuales. COMERCIAL Y ATENCIÓN AL USUARIO Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes Se relaciona los PQR radicados por parte de los usuarios en el periodo de los años 2016 – 2019 (),

en el cual se puede evidenciar una disminución del 9% de las reclamaciones radicadas.

TIPOS DE RESPUESTA


AÑO 2016 2017 2018 2019 (nov)

TOTAL, PQR 20042 11191 11155 11371

En la gráfica anterior se expone la variación anual de las respuestas del total de los PQR radicados,

dentro del rango del año 2016 al año 2019. Es así como se evidencia, que para el año 2016, se

accedió a los reclamos en su mayoría, en contraste con los reclamos a los cuales no se accedieron

junto con los que se accedieron parcialmente. Para los recursos de reposición la mitad de ellos

fueron confirmados, mientras que la otra mitad fueron modificados.

0

5000

10000

15000

20000

25000

2016 2017 2018 2019

PQR RADICADOS


Para el año 2017, aunque el total de las reclamaciones a las cuales se accedieron fueron superiores

sobre las que no se accedieron, se denota una disminución en comparación al año 2016. En lo que

respecta al año 2018, el comportamiento que se llevó acabo en los dos años anteriores cambia de

tendencia en la medida en que, del total de las reclamaciones, el tipo de respuesta que prevaleció

fue el “no accede” por encima de aquellos a los cuales se accedieron total y parcialmente. Así mismo,

se confirmaron más recursos que aquellos que se modificaron y/o rechazaron.

Actualmente, en lo corrido del año 2019, se mantiene la tendencia del año inmediatamente

anterior, obteniendo un total de reclamaciones a las cuales no se accedieron sobre las que si se

accedieron. No obstante, para los recursos de reposición, las respuestas dadas son equivalentes.

En ese orden de ideas, se observa que en el año 2016 fue donde más se accedió a las pretensiones

de las reclamaciones de los usuarios mostrando así, una tendencia descendente de este tipo de

respuestas para los tres años siguientes. Eventualmente, el comportamiento del tipo de respuesta

“No accede”, ha tenido una variación asimétrica pero positiva al tornar una relación inversamente

proporcional sobre las respuestas de tipo “accede” siendo un aspecto favorable para la empresa, a

la par con las respuestas dadas a los recursos las cuales se han mantenido en este periodo donde la

confirmación de éstos ha marcado la tendencia en contraste con los que se han modificado y

rechazado.


Recursos de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios 2016-2019

De conformidad con la gráfica estadística referente a las respuestas de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios entre el año 2016 y 2019; se observa que en el año 2016 la Superservicios modificó 222 decisiones, confirmó 134, inhibió 14, rechazó 2, revocó 6 y hubo un silencio administrativo positivo. En el año 2017 modificó 162 decisiones, confirmó 137, inhibió 2, y rechazó 7. En el año 2018 modificó 161 decisiones, confirmó 78 e inhibió 3. En el año 2019 modificó 179 decisiones, confirmó 387 e inhibió 1. Con lo anterior podemos deducir que en el presente año hubo una mayor cantidad de decisiones confirmadas por parte de la Superservicios en relación de los años anteriores. Facturación El área de facturación a fecha 30 de noviembre de 2019, cuenta con diez (10) puestos de trabajo, con sus respectivos computadores, como se detalla a continuación:

CANTIDAD CARGO FUNCION DENTRO DEL PROCESO TIPO DE VINCULACION

1 Profesional Universitario

Realizar la facturación y generar los informes del área.

Planta


1 Auxiliar administrativo

Generar y cargar los archivos para la lectura y realizar la revisión de la crítica.

Planta


Realizar el análisis en la crítica para la facturación.

Temporal


Realizar la proyección de las respuestas de las comunicaciones que radican al área de facturación nuestros usuarios y generar las visitas y comunicaciones que se requieran, en desarrollo del proceso de facturación.

Temporal

1 Aprendiz SENA Realizar la actualización de los datos básicos en la facturación de nuestros suscriptores.

Contrato de aprendizaje

1 Contratista de apoyo

Realizar seguimiento a los grandes consumidores y realizar gestión a las novedades de lectura, generando las visitas correspondientes.

Contrato de prestación de servicios

En el área de facturación se cuenta al 30 de noviembre de 2019, con un software comercial contratado por la empresa, en el cual se encuentran los módulos de crítica y facturación a través de los cuales se desarrolla todo el proceso de facturación para nuestros suscriptores y/o usuarios. Este software es vital para la facturación mensual de los servicios de acueducto y alcantarillado que presta la empresa. Igualmente, a la fecha se tiene el siguiente contrato:

NUMERO Y TIPO DE CONTRATO

OBJETO PLAZO

238 de 2019, prestación de servicios

Realizar el servicio de lectura, impresión y distribución de facturas, así como las visitas previas de crítica, visitas de seguimiento de consumos y/o novedades, visitas de atención de reclamaciones (PQR) así como la instalación, reinstalación y retiro de medidores de los suscriptores y/o usuarios de las ceibas empresas públicas de Neiva E.S.P.

7 meses

A través de este contrato se realizan las actividades que son indispensables para llevar a cabo la facturación mensual de los servicios prestados por la empresa a nuestros suscriptores y/o usuarios, como son la toma de lectura de los medidores, la impresión y reparto de las facturas y la realización de las visitas que se generan en el área de crítica como son las previas y de seguimiento de consumo, contrato que se debe continuar y priorizar para el año 2020. Los procedimientos asociados a las actividades de facturación, han sido modificados de conformidad con el mejoramiento que se ha presentado en el proceso de facturación, con el fin de tener una facturación de los servicios prestados por la empresa más real y efectiva, realizando mayor gestión a las cuentas que presentan novedades de lectura reiterativas, visitas de seguimiento de consumo a las cuentas que presentan un consumo entre cero (0) y 7 metros cúbicos y se encuentran al día en el pago de la factura.

• Relación metros cúbicos facturados, clasificados por clase de uso del servicio de

acueducto


Se observa que al comparar los metros cúbicos facturados en los años 2015 y 2016, que los metros

cúbicos facturados se incrementaron en un 3%, en el comparativo del año 2016 y el año 2017, se

presentó una disminución del 1% en los metros cúbicos facturados; debido a que se realizó campaña

de cambio de medidor por parte de la empresa y los consumos que se venían facturando por

promedio eran mayores a los que nuestros suscriptores realmente consumen; para el año 2018 al

comparar los metros cúbicos facturados con el año 2017, se observa un incremento del 4% en los

metros cúbicos facturados, debido a la continuidad que se dio a la campaña de cambio de medidor

y que ha sido constante durante los años 2016-2019.

• Relación metro cúbicos facturados, clasificados por clase de uso del servicio de

alcantarillado


Se observa que al comparar los metros cúbicos facturados en los años 2015 y 2016, que los metros

cúbicos facturados se incrementaron en un 3%, en el comparativo del año 2016 y el año 2017, no

se presentó una disminución significativa al tener un 0% de diferencia en los metros cúbicos

facturados; debido a que se realizó campaña de cambio de medidor por parte de la empresa y los

consumos que se venían facturando por promedio eran mayores a los que nuestros suscriptores

realmente consumen; para el año 2018 al comparar los metros cúbicos facturados con el año 2017,

se observa un incremento del 2% en los metros cúbicos facturados, debido a la continuidad que se

dio a la campaña de cambio de medidor y que ha sido constante durante los años 2016-2019.

• Relación número de suscriptores clasificados por clase de uso del servicio de acueducto:

Se puede observar que hay un incremento del 13%, en el numero de usuarios de enero de 2015 a

septiembre de 2019, igualmente podemos resaltar que el 72% de las matriculas de usuarios y/o

suscriptores corresponden al estrato 1 y 2.

• Relación número de suscriptores clasificados por clase de uso del servicio de

alcantarillado:


Se puede observar que hay un incremento del 12%, en el numero de usuarios de enero de 2015 a

septiembre de 2019, igualmente podemos resaltar que el 71% de las matriculas de usuarios y/o

suscriptores corresponden al estrato 1 y 2. Igualmente, resaltamos el incremento del 13% en la

matriculacion de cuentas comerciales.

• Catastro de Usuarios

En el año 2018 se suscribió el contrato de prestación de servicios No. 130, por medio del cual se

realizó la actualización del catastro de suscriptores de la empresa en cuanto a nombre del

propietario del predio, número de identificación, dirección y código catastral del predio:

DATOS ACTUALIZADOS ene-18 dic-18

Identificación (C.C. o NIT) 45.512 106.901

Nombres (actualizaciones) (se actualizó la

información) 66.806

Direcciones (actualizaciones)

(se actualizó la información)

21.619

Código catastral 0 104.377

• Relación del valor facturado por el servicio de acueducto clasificado por tipo de uso

2015 2016 2017 2018 2019 (Sept)

COMERCIAL

$ 4.153.476.904 $ 4.554.864.402 $ 5.146.304.614 $ 5.462.562.101 $ 4.631.953.040

INDUSTRIAL

$ 137.453.680 $ 108.972.591 $ 125.342.657 $ 124.610.649 $ 123.074.302

OFICIAL $ 137.453.680 $ 1.081.483.320 $ 1.272.672.884 $ 1.693.251.069 $ 1.483.345.818

ESPECIAL $ 1.885.006

Estrato 1 $ 3.711.911.055 $ 4.358.034.006 $ 4.576.606.829 $ 5.163.214.494 $ 4.062.033.352

Estrato 2 $ 10.182.979.892 $ 11.074.484.331 $ 11.409.373.815 $ 12.002.274.802 $ 9.230.974.413

Estrato 3 $ 2.828.560.589 $ 2.985.891.240 $ 3.151.757.753 $ 3.535.083.974 $ 2.753.906.212

Estrato 4 $ 1.912.014.465 $ 2.143.079.397 $ 2.138.854.447 $ 2.232.739.327 $ 1.759.659.872

Estrato 5 $ 1.226.315.130 $ 1.310.101.263 $ 1.485.071.709 $ 1.788.493.179 $ 1.413.086.201

Estrato 6 $ 170.425.756 $ 158.224.906 $ 139.517.804 $ 145.281.001 $ 112.119.641

PILA PUBLICA

$ 8.131.620

TOTAL $ 24.460.591.150 $ 27.775.135.456 $ 29.445.502.510 $ 32.147.510.596 $ 25.580.169.479


Se observa que al comparar el valor facturado en los años 2015 y 2016, que se presentó un

incremento del 14%; en el comparativo del año 2016 y el año 2017, se presentó un incremento del

6% en el valor facturado; para el año 2018 al comparar el valor facturado con el año 2017, se observa

un incremento del 9%; lo anterior debido a la continuidad que se dio a la campaña de cambio de

medidor y que ha sido constante durante los años 2016-2019.

• Relación del valor facturado por el servicio de alcantarillado clasificado por tipo de uso

$ 2.015 $ 2.016 $ 2.017 $ 2.018 2019 (Sept)

COMERCIAL $ 4.102.858.355 $ 4.312.370.047 $ 4.368.386.800 $ 4.312.370.047 $ 4.290.547.548

INDUSTRIAL $ 200.068.410 $ 179.439.539 $ 186.207.277 $ 179.439.539 $ 186.655.476

OFICIAL $ 200.068.410 $ 963.610.865 $ 1.107.300.453 $ 963.610.865 $ 1.028.881.289

ESPECIAL $ 2.076.722

Estrato 1 $ 3.105.796.891 $ 3.570.136.583 $ 3.675.472.210 $ 3.570.136.583 $ 3.307.989.431

Estrato 2 $ 10.008.701.210 $ 10.638.913.347 $ 10.465.562.733 $ 10.638.913.347 $ 8.537.766.901

Estrato 3 $ 2.751.961.595 $ 2.878.739.720 $ 2.796.797.502 $ 2.878.739.720 $ 2.463.145.536

Estrato 4 $ 1.797.373.854 $ 2.007.096.794 $ 1.814.377.596 $ 2.007.096.794 $ 1.540.937.058

Estrato 5 $ 1.207.243.677 $ 1.248.365.636 $ 1.238.825.617 $ 1.248.365.636 $ 1.063.883.828

Estrato 6 $ 176.587.263 $ 157.155.006 $ 126.537.738 $ 157.155.006 $ 101.337.974

PILA PUBLICA

$ 6.992.977

TOTAL $ 23.550.659.665 $ 25.955.827.537 $ 25.779.467.926 $ 25.955.827.537 $ 22.530.214.739

Se observa que al comparar el valor facturado en los años 2015 y 2016, que se presentó un

incremento del 10%; en el comparativo del año 2016 y el año 2017, se presentó una disminución

del 1% en el valor facturado; para el año 2018 al comparar el valor facturado con el año 2017, se

observa un incremento del 11%; lo anterior debido a la continuidad que se dio a la campaña de

cambio de medidor y que ha sido constante durante los años 2016-2019.

Gestión de Agua no contabilizada: Micro – Macro – Fraudes – Asentamientos Con relación al tema de agua no contabilizada (o Agua No Facturada), en la parte comercial se

requiere dar continuidad a todos los procesos que se iniciaron en esta administración, se requiere

continuar con:

1. Subgerencia Comercial

a) Medición de consumos (Micro y Macro medición):

Se requiere dar prioridad a la compra e instalación de micromedidores, al montaje y certificación de

un laboratorio acreditado de micromedidores o en su defecto continuar con el contrato de

certificación de medidores con laboratorio acreditado. Se requiere continuar con la vigilancia y

cambio de medidores de grandes consumidores (fábrica de refresco, de hielo, clínicas, hoteles,

hostales, moteles y restaurantes) y de multiusuario (condominio, edificio de apartamentos,

conjuntos residenciales), ejercer vigilancia en los macro medidores de control y mantener en buen

funcionamiento estos medidores de control; el desarrollo de estas actividades contribuyen a

mantener una medición de consumos acorde a los definido en el artículo 146 de la Ley 142 de 1994,

evitando facturación por promedios y logrando mejorar el volumen facturado, y con ello reducir el

indicador de pérdidas IPUF.


b) Proceso de medición:

Al comenzar el cuatrienio 2016-2019 la Administración general realizo un análisis sobre la medición efectiva que se venía haciendo a todas y cada una de las cuentas matriculadas, encontrando que esta era aproximadamente un 77% y la medición nominal del 88% además se hizo un estudio a la edad de los medidores instalados dando como resultado que existían 27.919 medidores con una edad mayor a 6 años de haber sido instalados, es decir, que habían cumplido su vida útil y su confiabilidad de la medición no era la mejor y por esto dentro de su plan de desarrollo incluyo la instalación de 20.000 micromedidores ( diámetro ≤ a 1”) y 400 macromedidores, (diámetro ≥ a 1/1/2”) para el efecto a partir de junio del año 2017 se creó el Área de medición. Como justificación de lo anterior se presenta el cuadro donde se especifica la edad de los medidores instalados hasta septiembre de 2019:

CLASE DE USO INSTALADOS ANTES DEL

2005

INSTALADOS 2006 A 2010



TOTAL

AREA COMUN RESIDENCIAL ESTRATO 5 2 5 7

AREA COMUN RESIDENCIAL ESTRATO 6 1 1

COMERCIAL 564 1721 3041 3269 8595

ESPECIAL 2 2 4

INDUSTRIAL 6 15 13 34

OFICIAL 16 49 100 197 362

PILA PUBLICA 1 1

ESTRATO 1 1234 4794 10503 8300 24831

ESTRATO 2 3329 10640 21851 17316 53136

ESTRATO 3 741 2314 5016 5231 13302

ESTRATO 4 329 1620 3603 1969 7521

ESTRATO 5 71 461 828 610 1970

ESTRATO 6 2 26 39 61 128

TOTAL, GENERAL 6286 21633 44999 36974 109892

Para el cumplimiento de estas metas se comenzó a identificar las cuentas que presentaban novedades como medidor frenado, ilegible, averiado y servicio directo; una vez se hizo este análisis se comunicó a todos y cada uno de estos suscriptores la necesidad de reponer el equipo de medición dándole la posibilidad de comprarlo en el comercio cumpliendo las especificaciones fijadas en el CCU o autorizar a las Ceibas Empresas Públicas de Neiva para su cambio. A los usuarios que optaban por la segunda opción se les ofrecía la financiación del valor del medidor hasta por 36 meses. En el cuatrienio, hasta noviembre de 2019 se han instalado 30.031 medidores para un cumplimiento de la meta de 143.92% A continuación, se presenta la gráfica respectiva:


En lo referente a la instalación de macromedidores, se notificaron los suscriptores cuyas cuentas tenían la novedad frenado, adicionalmente se notificó a Conjuntos residenciales que no tenían matriculado el medidor principal y que poseen mas de 12 unidades residenciales, para potenciar esta campaña la Junta Directiva de la empresa aprobó dar en comodato el macromedidor, cumpliendo esta directiva, desde abril de 2019 se instalaron 21 macromedidores de diferentes diámetros. En el cuatrienio, hasta noviembre de 2019 se han instalado 266 macros, para un cumplimiento de la meta de 66.5% Esta meta no se cumplió, por la renuencia de los administradores de los Conjuntos Residenciales a matricular la cuenta del medidor principal y contar estos con las decisiones a favor del usuario emitida por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. A continuación, se presenta el cuadro de macromedidores instalados a septiembre de 2019.

MACROMEDIDORES

2016 2017 2018 2019

ENERO 4 14 11

FEBRERO 5 9 3

MARZO 7 16 4

ABRIL 3 20 6

MAYO 2 2 9

JUNIO 9 0 6


JULIO 7 0 10

AGOSTO 7 7 11

SEPTIEMBRE 2 13 11

OCTUBRE 15 7

NOVIEMBRE 1 7 20

DICIEMBRE 3 11 4

TOTAL 4 79 112 71

También se implementó una estrategia para retirar los medidores que a criterio de la empresa están subregistrando consumos, para lo cual se identificaron los predios que tenían un consumo mensual ≤ a 7 mt3. Según contrato vigente de prestación de servicios número 097 de 2018 por valor de $120.000.000. Estos medidores son enviados a la ciudad de Bogotá a la Empresas BTP Medidores y Accesorios para que sean revisados en un laboratorio de medidores acreditados por el ONAC La estadística de esta actividad es la siguiente

AÑO TOTAL, REVISADOS BUENOS MALOS

2017 231 27 204

2018 525 95 430

2019 1326 57 1269

TOTAL 2082 179 1903

Como podemos apreciar en la tabla anterior, los medidores que fueron rechazados por el laboratorio de calibración ascienden 91% del total enviados.

• El personal mínimo requerido para seguir cumpliendo con estas actividades en el siguiente cuatrienio es de 7 personas según la siguiente relación:

1 LIDER DE MEDICION

2 APOYO MICRO Y MACRO MEDICIÓN

4 VISITADOR VERIFICACION

A septiembre del 2019 la medición efectiva es del 82% y la nominal del 92% evidenciando que la gestión realizada en el proceso de medición cumplió con los objetivos propuestos por la subgerencia comercial.

c) Fraudes:

La implementación de la Resolución 0371 de 2016, debe ser permanente y sistemática; se requiere de personal profesional (Abogado e Ingeniero) y personal operativo (plomeros y ayudantes de plomería) para adelantar acciones de identificación, corte y proceso administrativo y judicial (si se requiere), para lograr que se dé cumplimiento a la normatividad vigente, en relación al pago de servicios públicos de acueducto y alcantarillado.

A inicios del año 2018, se implementó el registro de las denuncias y el seguimiento a través del sistema comercial (software), a continuación, se presenta reporte de las denuncias y el estado de las mismas, con corte a 30 de sep./2019:


TIPO DE DENUNCIA feb-18 mar-

18 abr-18 may-

18 jun-18 jul-18 ago-18 sep-18 oct-18 nov-18

dic-18

NO CODIFICADO 7 12 2 12 16 3 29 46

NO HAY DATO 1 3 2

POSIBLE FRAUDE 38 42 134 125 198 128 141 220 132 402 251

RECONEXIÓN 3 1 5 1 1 5 3

Total, mes 38 42 135 132 213 134 158 237 136 438 300

ESTADO DE LA DENUNCIA feb-18 mar-

18 abr-18 may-

18 jun-18 jul-18 ago-18

sep-18

oct-18

nov-18

dic-18

ANULADO 11 1 8 12 1 1 6 1 4 7

EN PROCESO 2 2 6 10 6 5 11 12 4 39 24

TERMINADO 25 40 128 114 195 128 146 219 131 395 269

Total, mes 38 42 135 132 213 134 158 237 136 438 300

TIPO DE DENUNCIA ene-19 feb-19 mar-19 abr-19 may-19 jun-19 jul-19 ago-19 sep-19 Total

Denuncia

NO CODIFICADO 111 291 378 122 197 144 125 354 1849

NO HAY DATO 4 1 4 5 3 1 1 7 32

POSIBLE FRAUDE 184 102 62 61 42 33 63 55 111 2524

RECONEXIÓN 2 7 3 6 2 4 3 3 49

Total, mes 301 110 360 450 166 233 212 184 475 4454

ESTADO DE LA DENUNCIA ene-

19 feb-19 mar-

19 abr-19 may-

19 jun-

19 jul-19 ago-

19 sep-

19 Total

Denuncia

ANULADO 1 5 6 3 1 3 2 73

EN PROCESO 110 31 73 200 127 182 136 174 471 1625

TERMINADO 190 74 281 247 38 51 73 8 4 2756

Total, mes 301 110 360 450 166 233 212 184 475 4454

Desde el inicio de la aplicación de la Resolución 0371 de 2016 a la fecha, se han obtenido ingresos por valor de $ 356.011.674, distribuidos así:

Año 2017: $ 120.601.512 Año 2018: $ 139.877.580 Año 2019: $ 95.532.582

Información De Procesos Administrativos Aperturados Por Presunta Defraudación De Fluidos 2017-2019

Estado Cantidad M3 Ingresos

Procesos Activos

Procesos Activos: se refiere a aquellos expedientes que se encuentran en trámite Administrativo surtiendo etapas de: 1. Notificación personal o de ley, 2. Audiencias de pruebas e investigaciones. 3. O se encuentran en averiguación de responsables para poder avanzar en el trámite.

38 33.717 -

Procesos Archivados

Procesos Archivados: se refiere a aquellos en que ha finalizado el proceso administrativo: 1. Con la recuperación de los metros cúbicos dejados de facturar.

181 137.099 $236.978.145


2. O Por qué en la etapa probatoria se demostró que no existe fraude.

Violación del Contrato de Condiciones Uniformes

Violación del Contrato de Condiciones Uniformes se refiere a aquellos en que ha finalizado el proceso administrativo: 1. Por qué en la etapa probatoria se demostró que la anormalidad encontrada hacía referencia a hechos que infringían el contrato de condiciones uniformes con alguna clausula.

17 - -

Devoluciòn

Devolución se refiere a aquellos en que el proceso llega a la oficina jurídica pero no se realiza auto de inicio dado que no existe mérito para continuar con el proceso administrativo.

19 - -

Procesos Con Decisión Por

Defraudación Y Envió A Fiscalía

Procesos Con Decisión Por Defraudación Y Envió A Fiscalía se refiere a aquellos en que ha finalizado el proceso administrativo establecido en la resolución 0371 de 2016 y se ha enviado a la siguiente instancia con su respectiva denuncia para continuar con el proceso penal.

13 28.004 -

Total, Procesos 268 198.821 $236.978.144,86

Durante la vigencia comprendida ente enero de 2017 y octubre 30 de 2019, se aperturaron 268

procesos por hechos que constituyen presunta defraudación de fluidos y/o violación del contrato

de condiciones uniformes; con los cuales se pretendían recuperar 198.944 M3.

A la fecha y una vez realizado el respectivo procedimiento administrativo de han recuperado

137.222 M3 por un valor de $236.978.144,86.

Matrículas Y Metros Cúbicos Recuperados Por Acciones Previas A Aperturas De Procesos

METROS CUBICOS Ingresos Fecha

Procesos Con Denuncia Ante Fiscalía Anterior 2017

5.252,00 $ 1.060.000,00 2017

Universidad Surcolombiana 2017 27.113,00 $ 55.890.120,00 dic-17

María Cecilia Gutiérrez de Duran 467,00 $ 1.050.800,00 nov-18 –

Acción De Visita De Inspección Y Ejecución Operativa En Terreno en cumplimento de la resolución 0371 de 2016

Matriculas Metros Cúbicos Ingresos

124 33.154,00 $ 69.019.758,00

Durante los procesos de gestión propis del cumplimiento de la resolución 0371 de 2016, se han

evidenciado situaciones en las cuales se han podido recuperar los metros cúbicos no facturados sin

la necesidad del inicio del respectivo proceso administrativo logran de esta manera las respectivas


normalizaciones; obteniendo como resultados la recuperación de 65.986 M3 por un valor de

$127.020.678.

d) Asentamientos:

La problemática de los asentamientos es un tema extenso, se requiere continuar con las acciones de caracterización, acompañamiento social y de apoyo técnico en los asentamientos no urbanizados, para lograr reducir las pérdidas por fugas de agua potable en redes y consumos no facturados por falta de micro o macro medición. Se debe dar continuidad a la implementación de esquemas diferenciales en asentamientos, buscando reducir las pérdidas por agua no facturada y ejerciendo control sobre las redes para evitar su deterioro por estar a la intemperie y construidas en materiales no apropiados y de mala calidad. De acuerdo con el reporte de la Oficina Asesor de Planeación Municipal, en el municipio de Neiva existen 117 asentamientos, de los cuales 17 están en la zona rural (12 de ellos son rurales, pero bordean el perímetro urbano y hacen uso del servicio de acueducto de la ciudad), 6 están en zona de expansión (ya tienen servicios públicos de acueducto y alcantarillado) y 94 están en el perímetro urbano de la ciudad de Neiva. La oficina Asesora de Planeación Municipal, certificó que están en proceso de legalización 27 asentamientos, en los cuales Las ceibas EPN E.S.P., adelantó acciones de caracterización, de mejoramiento de redes, de instalación de medidores. En el siguiente cuadro se resume las acciones adelantadas en estos 27 asentamientos:

COM ASENTAMIENTO FLIAS PROYECTO

AVANCE DE PROYECTO

CTAS CARÁCTER MED.

CONTR REDES

MEJORAD TOPOGRAFIA

1

BRISAS DEL RIO 79 ESQUEMAS DIFERENCIALES 0 X X

LA ESMERALDA 46 MICROMEDICION 22 X

LUZ DE ESPERANZA 22 ESQUEMAS DIFERENCIALES 0 X X

2 ALVARO SANCHEZ 83 MICROMEDICION 83

5

BAJO SAN ANTONIO 52 ESQUEMAS DIFERENCIALES 12 X

LA 29 29 MICROMEDICION 29 X

MIRANEIVA 11 ESQUEMAS DIFERENCIALES 0 X

6

EL BOSQUE 82 ESQUEMAS DIFERENCIALES 43 X

EL GALAN 118 MICROMEDICION 79 X

LAS LAJAS 43 MICROMEDICION 33 X

7 BAJO GAITAN 17 MICROMEDICION 9 X

OBRERO 41 MICROMEDICION 26 X

8

LA FLORIDA 60 MICROMEDICION 43

LOMA ALTA 34 ESQUEMAS DIFERENCIALES 0 X

SIGLO XXI 67 ESQUEMAS DIFERENCIALES 0 X

20 DE AGOSTO 50 MICROMEDICION 19

9 EL DORADO 15 ESQUEMAS DIFERENCIALES 121

10

ALTOS DE ORIENTE 124 ESQUEMAS DIFERENCIALES 100 X X

ALVARO URIBE VELEZ 563 ESQUEMAS DIFERENCIALES 464 X X X X

LA VICTORIA 97 ESQUEMAS DIFERENCIALES 84 X X

MACHINES 102 MICROMEDICION 95 X X

OASIS DE ORIENTE II 80 MICROMEDICION 42 X

PALMAS III 97 MICROMEDICION 93 X X

PEDREGAL 120 MICROMEDICION 110

EXPANC EL PINAL 162 MICROMEDICION 162 X

EXPANC VILLA MARINELA 170 MICROMEDICION 163 X


COM ASENTAMIENTO FLIAS PROYECTO

AVANCE DE PROYECTO

CTAS CARÁCTER MED.

CONTR REDES

MEJORAD TOPOGRAFIA

RURAL FORT.

QUINTAS DE SAN LUIS 300 MICROMEDICION 294

La caracterización se realiza en coordinación y apoyo de la Alcaldía Municipal de Neiva, en especial con las oficinas de Vivienda, Atención de Desastres y Asesora de Planeación; Las Ceibas EPN E.S.P., mediante contrato, desarrolló un aplicativo WEB, para la digitación, custodia, control y seguimiento de la información tomada a través de las encuestas o registro único de familias en asentamientos (RUFA), instrumento que facilita el manejo de la información tomada en la caracterización de los asentamientos.

e) Servicios complementarios:

La atención prioritaria a los clientes o usuarios de Las Ceibas se logró mediante la estrategia de servicios complementarios, los cuales incluyen:

• Venta de agua en planta de tratamiento paquete de 6 m3

• Venta de agua en planta de tratamiento paquete de 12 m3

• Venta de agua en planta de tratamiento paquetes de 18 m3

• Agua provisional (Circos y ferias – puntos fijos con medición provisional, sin registro de cuenta)

• Análisis de agua potable

• Certificado de disponibilidad

• Certificado de disponibilidad unipersonal

• Certificado aprobación de planos

• Certificado recibo de obra

• Certificado de uso de alcantarillado

• Geofonía residencial y pequeños comerciantes

• Geofonía otros

• Levantamiento de acometidas

• Construcción acometida acueducto (por venta)

• Construcción acometidas acueducto financiados

• Construcción acometida alcantarillado (por venta)

• Construcción acometidas alcantarillado financiados

• Suministro e instalación de medidores y/o accesorios

• Vactor por hora (por venta)

• Vactor hora financiados

• Cobro daños por terceros

• Insertos publicitarios por unidad

• Cajas y macros financiados

• Alcantarillado provisional

• Supervisión de obra (Acueducto y/o alcantarillado)

Esta estrategia permite un acercamiento al usuario de grandes consumos, impide el manejo de las redes por terceros y ejerce un control en el tema de conexiones nuevas.


Como resultado de las gestiones adelantadas en desarrollo de este programa se obtuvieron recursos por valor de $671.816.142, distribuidos así:

SERVICIO VALOR TOTAL

2017 VALOR TOTAL

2018 VALOR TOTAL HASTA 30/09/2019

Venta de agua en planta de tratamiento paquetes de 18 m3

14,042,088 14,922,400 10,400,000

Venta de agua en planta de tratamiento paquete de 12 m3

- 180,000 60,000

Venta de agua en planta de tratamiento paquete de 6 m3

- 360,000 80,000

Agua provisional (por venta) - 3,571,800 1,719,517

Alcantarillado provisional m3 - 245,058 -

Análisis de agua potable 499,800 1,249,500 499,800

Certificado de disponibilidad 3,808,000 17,136,000 10,948,000

Certificado de disponibilidad unipersonal 59,500 476,000

Certificado aprobación de planos 3,213,000 4,284,000 9,103,500

Certificado recibo de obra 4,998,000 9,163,000 4,998,000

Certificado de uso de alcantarillado 285,600 714,000 856,800

Geofonía residencial y pequeños comerciantes 4,998,000 8,163,400 6,830,600

Geofonía otros 178,500 2,320,500 1,785,000

Levantamiento de acometidas 1,146,000 1,528,000 2,292,000

Supervisiones 1,900,000 - -

Construcción acometida acueducto (por venta) 6,413,366 17,337,249 129,913,553

Construcción acometida alcantarillado (por venta)

- 34,949,379 26,855,875

Suministro e instalación de medidores # de ventas

80,468,060 79,486,035 90,764,638

Vactor hora 12,078,500 19,159,000 10,412,500

Cobro daños por terceros - 5,545,501 1,652,373

Insertos publicitarios por venta - 5,622,750 2,142,000

TOTAL POR AÑO $ 134,028,914 $ $ 225,997,072 $ 311,790,156

2. Subgerencia Técnica y Operativa

En la parte o componente técnico del agua no contabilizada, se debe dar continuidad a los programas de:

a) Atención de fugas visibles:

Se deben mejorar los tiempos de respuestas a la denuncia de fugas visibles, mantener los accesorios y tuberías necesarios para realizar un arreglo de fuga de agua potable con calidad y en el menor tiempo posible.

b) Seguimiento y optimización de la sectorización: La red de distribución quedará sectorizada a diciembre de 2019, la tarea en los años siguientes es mantener esta sectorización, garantizar los cierres hidráulicos, mantener los equipos de medición de caudal y presión, optimizar el modelo hidráulico y realizar mantenimiento preventivo a los accesorios y equipos instalados en la red de distribución.

c) Toma de datos y registros de funcionamiento del sistema de acueducto:


Se debe dar continuidad a los programas de registro de datos por telemetría, mejorar la tomas de datos de presión hidráulica en los diferentes sectores, verificar el funcionamiento de válvulas y equipos instalados en la red de distribución.

d) Catastro de redes Se debe implementar la oficina de sistemas de información geográfica (SIG), oficina encargada de mantener actualizados los catastros de redes y de usuarios, debe ser el centro de control operativo y de toma de decisión respecto a las inversiones en redes, reporte de cortes del servicio (usuarios afectados), etc.


Gestión de Cartera – Estado cartera

a) Gestión Cartera

El incremento de la cartera del 12% entre los años 2015 y 2016 se debió a que en el mes de junio de 2016 se aplicó la cláusula aceleratoria a 1.120 usuarios por un valor $ 1.616.411.599. Además, la cartera total no reflejaba en los informes del software del contratista ASEINGES OUTSOURCING la cartera financiada en cobro coactivo, el cual correspondía a $571.936.495, que fueron cargados en el mes de noviembre de 2016. Por lo anterior, se evidencia que la cartera total presentó una disminución del 34% entre diciembre de 2015 a noviembre de 2019. Igualmente se puede analizar en la tabla anterior la cartera de 2 a 6 meses se incrementa en un 48% en razón que los usuarios que tenía cartera mayor a 120 meses de mora se les hizo gestión por medio de saneamiento, depuración y pasaron a tener una cartera normalizada para gestionarla en la etapa persuasiva. Los que tienen edad de 7 a 60 son los que se encuentran en la etapa de cobro coactivo se observa una leve disminución del 11%.

CARTERA TOTAL POR CLASE DE USO

Clase De Uso 2015 2016 2017 2018 2019 (sept)

Comercial $ 4.789.764.246 $ 4.045.603.333 $ 3.060.195.043 $ 3.177.497.627 $ 2.623.063.007

Industrial $ 18.263.930 $ 20.094.800 $ 21.537.020 $ 21.331.592 -$ 22.512.090

Oficial $ 1.093.080.625 $ 1.950.820.099 $ 698.919.212 $ 921.746.128 $ 349.133.359


Estrato 1 $ 6.909.831.300 $ 7.547.519.031 $ 6.495.641.837 $ 6.670.327.569 $ 5.440.350.439

Estrato 2 $ 2.975.427.613 $ 4.107.020.719 $ 3.376.559.616 $ 3.939.135.997 $ 2.904.193.338

Estrato 3 $ 448.244.927 $ 576.905.515 $ 522.205.656 $ 442.835.691 $ 353.717.575

Estrato 4 $ 491.924.525 $ 596.862.209 $ 276.442.847 $ 333.599.316 $ 336.511.891

Estrato 5 $ 190.783.534 $ 331.660.539 $ 342.908.552 $ 233.316.720 $ 228.595.274

Estrato 6 $ 60.414.280 $ 8.007.621 $ 1.788.760 $ 2.594.887 $ 11.914.190

Especial -$ 1.378.330

Pila Publica -$ 4.995

Total $ 16.977.734.980 $ 19.184.493.866 $ 14.796.198.543 $ 15.742.385.527 $ 12.223.583.656

b) Suspensiones y Reconexiones Durante lo corrido del cuatrienio, se han ejecutado las siguientes suspensiones, cortes, reconexiones:

CONCEPTO 2016 2017 2018 2019 (sept) TOTAL

SUSPENSION 23,877 47,416 32,543 26,010 129,846

RECONEXION 7,468 25,596 17,270 19,721 70,055

Hasta el 2017 se generaba las ordenes de suspensión de manera manual, se imprimían las hojas y cada operario la diligenciaba en terreno, para luego de manera manual ser digitadas y escaneas por tres funcionarios al software. Hoy cada operario sale con un dispositivo móvil e impresora (3”) donde se carga y digita la información, se entrega soporte de la visita al usuario y en tiempo real se refleja en el software comercial incluyendo las fotos de las actividades realizadas tanto de las suspensiones y las reconexiones. Dando cumplimiento a la Circular Conjunta del 8 de marzo de 2017, expedida por la Procuraduría

General de la Nación y la Contaduría General de la Nación dirigida a los representantes legales,

contadores, jefes de control interno o quien haga sus veces, revisores fiscales y contralores

departamentales, distritales y municipales de las entidades públicas del nivel territorial, establece:

“La responsabilidad de este proceso estará a cargo del representante legal, quien deberá coordinar

todas las acciones administrativas necesarias para garantizar que en los estados financieros se

revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de la entidad contable

pública; por lo tanto, se deberá establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones, que

afectan su patrimonio, depurando los valores a que haya lugar como lo establece la técnica

contable.”; la subgerencia comercial, realizo el proceso de generación de los informes del software

comercial con el fin de identificar las obligaciones que excedían los 60 meses (5 años) de Mora.

Se llevó a cabo las visitas técnicas con el fin de verificar el estado del predio y establecer el estado

de los servicios técnicos prestados.

La oficina Asesora Jurídica y de asuntos disciplinarios quien es la competente para adelantar el

Proceso Administrativo de Cobro Coactivo, expidió la certificación en la cual dio constancia que No

se encontraban en curso causal de suspensión del término de prescripción dentro proceso

Administrativo de Cobro Coactivo, dando cumplimiento con la condición establecida en la Ley 1753

de 2015 Art 261 literal c.


Se elaboró el expediente de cada cuenta con el fin de incluir los documentos del proceso, se llevó a

cabo durante los años 2017 y 2018

Vigencia 2017

Se revisaron las cuentas cuya mora era igual o superior a los 120 meses.

Vigencia 2018

Durante esta vigencia se analizaron las cuentas cuya mora era superior a los 60 meses

Por medio de Acta de Junta Directiva No. 05 de 2018 Se presentó al comité de sostenibilidad de la

información contable para aprobación la suma de $1.762.363.659 la cual fue aprobada por medio

del Acta No.04 de 2018.

Valor Aprobado

Concepto Cuentas Valor Total Saneamiento

Valores Aplicar saneamiento de conformidad con el Acuerdo de Junta Directiva 05 de 2018

465 $ 1.762.363.659

Se evidenció que el valor aprobado se encontraba incluido el valor de saneamiento incluía el 80%

del valor de la cartera por servicio de Aseo correspondiente a la empresa Ciudad Limpia Huila.

Valor saneamiento Aplicado por servicios

Servicio Suma de VALOR

ACUEDUCTO $ 957.869.450

ALCANTARILLADO $ 357.486.211

ASEO CARTERA $ 81.268.970

Total general $ 1.396.624.631

Comité de Sostenibilidad Contable 20 de diciembre de 2018

Se presentó y Aprobó en comité de sostenibilidad No. 5 celebrado el 20 de diciembre de 2018.

Valores que igualmente fueron aprobados para aplicar en la junta directiva en Acta No. 6 de 2018.


Valor Aplicado correspondiente a la cartera por Servicios

Servicio Suma de VALOR

ACUEDUCTO $ 1.422.946.816

ALCANTARILLADO $ 874.815.534

ASEO CARTERA $ 424.466.280

Total general $ 2.722.228.630

c) Recaudos 2016-2019

RECAUDO POR SERVICIOS

El recaudo total ha crecido en promedio 29% entre enero de 2016 a septiembre de 2019, en razón en que en diciembre de 2015 se contaba con 104.251 suscriptores de acueducto demostrándose un incremento del 13% a septiembre de 2019 en el número de suscriptores.

Número de Usuarios Por Clase De Uso CLASE DE USO 2015 2016 2017 2018 2019 (Sept)

Comercial 7.300 7.532 7.842 9.235 9.400

Industrial 54 54 58 36 35

Oficial 262 317 325 349 385

Especial 4

Estrato 1 22.564 23.512 25.731 26.614 27.701

Estrato 2 53.300 54.578 55.661 56.026 57.240

Estrato 3 11.772 12.125 12.852 13.527 14.115

Estrato 4 7.027 7.587 7.824 7.866 8.011

Estrato 5 1.791 1.857 1.917 1.959 2.096

Estrato 6 181 162 154 148 147

Total 104.251 107.724 112.364 115.760 119.134

RECUPERACION CARTERA 2016 – 2019

AÑOS FACTURADO RECAUDO

DE LA VIGENCIA CARTERA VENCIDA TOTAL

2016 $52,715,511,133 $37,553,927,718 $9,695,719,333 $47,249,647,051

2017 $55,255,817,273 $40,521,622,729 $11,692,590,139 $52,214,212,868

2018 $60,691,739,901 $45,271,249,612 $10,499,551,930 $55,770,801,542

2019 (Sept) $48,122,536,174 $36,579,648,283 $9,486,658,491 $46,066,306,774

TOTAL $156,093,064,580 $114,655,198,730 $41.374.519.893. $145,530,166,693

MES

2016 2017 2018 2019

ACUEDUCTO ALCANTARILL. ACUEDUCTO ALCANTARILL ACUEDUCTO ALCANTARILL ACUEDUCTO ALCANTARILL

Total

$24,379,991,556 $23,397,919,432 $27,710,489,961 $24,590,384,426 $29,090,576,993 $26,456,640,187 $24,227,635,825 $21,670,175,086

$47,777,910,988 $52,300,874,387 $55,547,217,180 $45,897,810,911


Total, recaudo de cartera de enero de 2016 a septiembre de 2019: $41.374.519.893. En la anterior tabla se muestra los valores de la cartera recuperados por la gestión del área, valores que corresponden a las facturas que dejan de pagar los usuarios oportunamente. Para lograr estos recaudos se realiza las actividades de suspensiones, cortes, notificaciones de cobro persuasivo, campañas en medio escritor y audiovisuales. ACUERDOS DE PAGO

AÑO CANTIDAD CARTERA

2016 1,588 2,915,047,160

2017 2,431 3,143,211,745

2018 2,286 5,842,707,046

2019 2,872 4,306,146,806

TOTAL 9,177 Por medio de la gestión de cartera (cortes, suspensiones, notificaciones persuasivas, embargos, reporte boletín deudores morosos) se realiza financiaciones facilitándole a los usuarios normalizar la cartera y su facturación en cumplimiento al reglamente interno de cartera vigente. Evidenciando un incremento del 45% de los usuarios con acuerdos de pago desde enero de 2016 a septiembre de 2019. Se detalla a continuación el año 2016 - 2019:

2016

MES FACTURADO RECAUDADO EFICIENCIA

enero 4.495.973.459 3.854.822.933 86%

febrero 4.246.832.173 3.761.398.390 89%

marzo 4.569.668.913 3.933.679.406 86%

abril 4.352.012.335 3.941.419.698 91%

mayo 4.216.355.399 3.783.750.038 90%

junio 4.190.086.407 3.941.314.688 94%

julio 5.824.150.706 3.739.780.663 64%

agosto 4.715.443.406 4.107.453.095 87%

septiembre 4.432.767.008 3.961.625.876 89%

octubre 4.492.890.087 3.848.550.518 86%

noviembre 4.422.117.501 4.178.724.663 94%

diciembre 4.373.625.338 4.287.104.055 98%

TOTAL 54.331.922.732 47.339.624.024 87%


MES FACTURADO RECAUDO EFICIENCIA

Enero $ 4.311.577.183 $ 3.910.713.626 91%

Febrero $ 4.254.639.521 $ 3.723.824.145 88%

Marzo $ 4.308.784.224 $ 4.066.743.538 94%

Abril $ 4.360.851.648 $ 3.905.800.191 90%

Mayo $ 4.384.387.536 $ 4.323.708.228 99%

Junio $ 4.464.383.768 $ 4.153.954.012 93%

Julio $ 4.629.881.675 $ 4.383.183.594 95%

Agosto $ 4.718.491.202 $ 4.527.359.944 96%

Septiembre $ 4.978.260.600 $ 4.471.885.201 90%

Octubre $ 4.941.043.852 $ 4.425.349.349 90%

Noviembre $ 4.965.733.477 $ 4.419.954.296 89%

Diciembre $ 4.937.782.587 $ 5.958.477.052 121%

TOTAL $ 55.255.817.273 $ 52.270.953.178 95%

2017


Enero $ 4.812.510.947 $ 5.181.957.547 108%

Febrero $ 4.770.507.432 $ 4.182.745.196 88%

Marzo $ 4.971.236.044 $ 4.460.665.260 90%

Abril $ 5.187.215.915 $ 4.506.835.044 87%

Mayo $ 5.020.014.880 $ 4.641.990.300 92%

Junio $ 4.924.623.182 $ 4.243.999.496 86%

Julio $ 5.218.891.581 $ 4.717.986.989 90%

Agosto $ 5.032.038.719 $ 4.721.594.904 94%

Septiembre $ 5.059.650.400 $ 4.593.480.529 91%

Octubre $ 5.191.749.860 $ 4.785.428.591 92%

Noviembre $ 5.251.902.898 $ 4.557.114.744 87%

Diciembre $ 5.251.369.553 $ 5.140.672.886 98%

TOTAL $ 60.691.711.411 $ 55.734.471.486 92%

2018


𝐹 =𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎 𝑑𝑒 𝑏𝑖𝑒𝑛𝑒𝑠 𝑦 𝑠𝑒𝑟𝑣𝑖𝑐𝑖𝑜𝑠 𝑖 − 𝐶𝑎𝑚𝑏𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑐𝑜𝑏𝑟𝑎𝑟 𝑖 − 𝐶𝑎𝑠𝑡𝑖𝑔𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑎𝑟𝑡𝑒𝑟𝑎 𝑖

𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑏𝑖𝑒𝑛𝑒𝑠 𝑦 𝑠𝑒𝑟𝑣𝑖𝑐𝑖𝑜𝑠 𝑥 100


Enero $ 5.272.749.644 $ 4.933.225.160 94%

Febrero $ 5.115.851.197 $ 5.798.859.203 113%

Marzo $ 5.399.013.388 $ 4.951.305.566 92%

Abril $ 5.249.414.878 $ 4.891.723.893 93%

Mayo $ 4.940.285.685 $ 5.443.089.230 110%

Junio $ 5.462.907.074 $ 4.558.327.946 83%

Julio $ 5.618.297.107 $ 5.532.208.486 98%

Agosto $ 5.509.664.697 $ 4.912.232.414 89%

Septiembre $ 5.554.352.504 $ 5.026.557.660 90%

Octubre $ 5.759.150.044 $ 5.269.288.941 91%

Noviembre $ 5.485.287.926 $ 5.699.637.148 104%

Diciembre

$ 59.366.974.144 $ 57.016.455.647 96%

2019


COBROS ESPECIALES DE CARTERA: CENTRO COMERCIAL POPULAR LOS COMUNEROS. Cuenta 140329800 Acuerdo de pago mediante contrato de transacción del 16 de noviembre de 2016

Valor deuda a noviembre de 2016 $ 1,527,994,440

Descuento intereses $ 928,749,167

Abono por locales comerciales $ 90,514,450

Abono por expensas de administración locales comerciales $ 85,166,402

Valor deuda a financiar $ 423,564,418

Cuota inicial $ 24,000,000

Saldo a 60 cuotas $ 399,564,418

Valor de cada cuota $ 6,659,407

Pago de 33 cuotas $ 219,760,431

Saldo financiación a 30/09/2019 $ 173,144,582

CRUCES DE CUENTAS. Con el fin de saldar las cuentas por concepto de los servicios prestados por la Empresa a las Instituciones Educativas a cargo del Municipio de Neiva, se realizaron los siguientes cruces de cuentas con cargo a las utilidades que por estatutos le corresponde a la Empresa trasladar al municipio anualmente.

AÑO FACTURADO Resolución (año de aplicación) Valor

2015 al 2017 0853 / dic 15 2017 $1.513.648.872

2018 0088 / febr. 22 2019 $932.000.000

2019 PENDIENTE APLICACIÓN $935.298.919

TOTAL CRUCES $3.380.947.791

BOLETIN DE DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO. (BDME) En cumplimiento del parágrafo 3° del artículo 2° de la ley 901 de 2004 y del numeral 5 del artículo 2° de la Ley 1066de 2006, se deben reportar dos veces al año con el corte de facturación de fecha de 30 de mayo y 30 de noviembre y serán reportados dentro de los 10 días del mes de junio y


diciembre aquellos deudores (usuarios) que cumplan con una de las siguientes condiciones establecidas en la norma:

• Obligaciones que superen los seis (6) meses de mora y cuya cuantía supera los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

• Deudores con incumplimiento de acuerdo pago.

CONCEPTO Junio 2018 Diciembre 2018

Junio 2019

Mora en la obligación NO SE REPORTO 627 192

Incumplimiento de acuerdos de pago 344 197 538

TOTAL 344 824 730

CONTRATO DE DATACRÉDITO EXPERIAN Se celebró el contrato de prestación de servicios número 122 de 2018 (1/03/2018 al 28/02/2019) por valor de $79.968. 000.oo con Data crédito Experian con el fin de actualizar información de los usuarios y realizar cobros persuasivos entregan los siguientes resultados:

• Se actualizó el catastro de usuarios de 55.000 suscriptores con información de números de celular, números telefónicos fijos y correos electrónicos.

• Se enviaron notificaciones de cobro por medio de correos electrónicos a 10.758 suscriptores entre el año 2018 y 2019.

• Se entregaron notificaciones escritas en forma física a 25.833 suscriptores entre los años 2018 y 2019

DEPURACIÓN DE CARTERA La depuración de cartera es un procedimiento administrativo, implementado por la Empresa, mediante el cual el Comité de Depuración de Cartera tiene la función de revisar y analizar cada uno de los casos en los que se identifica la necesidad de aplicar las causales de depuración establecidas en el reglamento interno de cartera vigente, las cuales se enuncia a continuación:

N° causal Causales

1 Cargos fijos por fallas en la prestación del servicio: 1.1. Conexiones sin condiciones técnicas de acometida y medición 1.2. Falta de continuidad en el servicio.

2 Consumos inexistentes o irreales: 2.1. Predios Demolidos 2.2. Predios desocupados o abandonados. 2.3. Predios taponados.

3 Deudas por doble facturación sobre unos mismos consumos.

4 Doble cobro, en totalizadora y en micro medición individual.

5 Cobro de otros cargos tarifarios por actividades no ejecutadas, inexistentes o por valores superiores a los reales.

6 Fuerza mayor o caso fortuito

7 Facturación por servicios no prestados

AÑOS No. COMITÉ DEPURADAS NO DEPURADAS VALOR DEPURADO

2016 2 12 10 60.026.832

2017 7 75 46 187.458.847


2018 10 170 88 738.122.441

2019(SEPT) 8 274 39 218.348.584

TOTAL 27 531 183 1.203.956.704

SANEAMIENTO DE CARTERA

AÑO CUENTAS ASEO CLH ACUEDUCTO ALCANTARILLADO TOTAL

2017 577 41,380,465 371,124,305 164,775,879 577,280,648

2018 1.501 505,735,250 2,380,816,266 1,232,301,745 4,118,853,261

TOTAL 2.078 $ 547,115,715 $ 2,751,940,571 $ 1,397,077,624 $ 4,696,133,909

Con el objetivo de determinar el estado real de la cartera y aumentar el flujo de caja de la Empresa, en el año 2016 la Gerencia de la Empresa expidió mediante la resolución 327 de 2016, el Manual de Cartera con las políticas generales para lograr su disminución, posteriormente el acuerdo de Junta directiva 001 de 2017 y luego en el 2018, el acuerdo 05 con el cual se establece el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera, en donde se dan las directrices administrativas para la gestión y reducción de la cartera de la Empresa, como lo establece la ley 1753 de 2015 (Plan Nacional de Desarrollo 2014 – 2018) se debe realizar un proceso de saneamiento contable a todas las cuentas del activo y pasivo tal como lo establecía la normatividad. El saneamiento de la cartera aplicado en la vigencia 2018 obedece a la aplicación de la depuración contable ordenada en el artículo 355 de la ley 1819 de 2016, establece que las entidades territoriales deberán adelantar el proceso de depuración contable a que se refiere el artículo 59 de la ley 1739 de 2014. Para llevar a cabo este proceso de acuerdo con el reglamento interno de recaudo de cartera Acuerdo 05 de 2018 artículo 18, el cual surtió el trámite de aprobación correspondiente ante el comité de sostenibilidad de la información contable y junta directiva de la entidad, los cuales fueron aprobados por medio de las actas de junta directiva número 5 y 6 del 2018. Los predios a los cuales se les dio tratamiento de saneamiento eran los que por su edad superaban los 60 meses, y era improcedente, prorrogar en el tiempo su gestión de cobro, antes bien el objeto del saneamiento es dejar las obligaciones ejecutables por jurisdicción coactiva. Por lo cual después de realizada la debida gestión de cobro y con el fin de dar cumplimiento a la ley se procedió a decretar la prescripción parcial de los valores que excedían los 60 meses de mora. De acuerdo con las condiciones y criterios establecidos por la norma, se aplicó el saneamiento en el año 2018 según lo establecido, en el cual con un porcentaje superior al 70% equivalente a 1054 usuarios de la cartera saneada corresponde al estrato 1 consideradas como obligaciones de difícil cobro debido a la situación de pobreza y el 30% restante correspondiente a los demás estratos y usos, por cuanto la norma es aplicable a aquellas obligaciones que exceden los 60 meses de mora. Se evidencia que la cartera que se depura a través del saneamiento es debido a que no es posible continuar con los procesos de cobro por la edad de la obligación ya que excede el término para la ejecución a través de la jurisdicción coactiva por el fenómeno de la prescripción y no se presentan causales de suspensión en los procesos de cobro coactivo. Es preciso aclarar, que en los valores saneados se encuentra el valor de los intereses de mora, los cuales pueden ser eximidos o no a los usuarios, de acuerdo a la facultad otorgada en el reglamento interno de recaudo de cartera conforme a lo establecido por la ley 142 de 1994, ARTÍCULO 96. OTROS COBROS TARIFARIOS. Quienes presten servicios públicos domiciliarios podrán cobrar un


cargo por concepto de reconexión y reinstalación, para la recuperación de los costos en que incurran. En caso de mora de los usuarios en el pago de los servicios, podrán aplicarse intereses de mora sobre los saldos insolutos. Teniendo en cuenta que, una vez realizadas diversas gestiones de cobro, no se logró el recaudo de los valores adeudados, se procedió a aplicar la prescripción de las obligaciones dejándolas exigibles por la jurisdicción coactiva. RECLASIFICACIÓN CARTERA CIUDAD LIMPIA DEL HUILA Se reclasificó la cartera de la Empresa Ciudad Limpia del Huila, la cual se registraba en las cuentas por cobrar de Empresas Públicas de Neiva, cuando en realidad esos recursos cuando ingresaban pertenecían a la Empresa prestadora del servicio de aseo por el contrato terminado en noviembre de 2013. Decisión tomada mediante comité de Cartera del 24 de abril de 2017. Se reclasificó un valor de $2.024´724.344 correspondiente 1.968 usuarios. CLAUSULA ACELERATORIA

• En julio/2016 se aplicó la cláusula aceleratoria por $1.616'411.599 ($1.315'970352 + $300'441.246) a 1.120 usuarios.

• A partir del año 2018 se viene aplicando automáticamente la cláusula aceleratoria a 1.536 usuarios y en el año 2019 a 1.092 usuarios. CARTERA DETALLADA POR EDADES Y SERVICIOS PRESTADO A LA FECHA

Uso/estratoUsuarios Capital Interes Valor Usuarios Capital Interes Valor Usuarios Capital Interes Valor

comercia l 160 -47.716.202 1.013.355 -46.702.847 1.281 165.959.704 1.428.740 167.388.444 190 229.966.928 8.260.870 238.227.797

especia l 0 0 0 0 1 21.830 0 21.830 0 0 0 0

industria l 3 -10.501.910 0 -10.501.910 2 226.790 0 226.790 0 0 0 0

oficia l 9 -296.856.836 20.257 -296.836.580 15 7.519.102 22.708 7.541.810 12 97.832.811 1.273.359 99.106.170

pi la públ ica 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

1 207 -10.917.716 4.109.556 -6.808.160 4.091 160.040.614 322.117 160.362.730 442 144.279.640 15.590.512 159.870.152

2 358 -7.830.671 857.502 -6.973.169 8.182 356.339.950 740.790 357.080.740 431 193.862.226 10.830.646 204.692.871

3 132 -3.087.272 48.350 -3.038.922 1.775 98.423.038 1.252.799 99.675.837 103 24.057.189 739.059 24.796.248

4 86 -12.622.829 258 -12.622.571 878 50.858.112 131.934 50.990.047 48 31.455.093 400.934 31.856.027

5 31 -13.553.516 2.422 -13.551.094 212 40.939.464 135.855 41.075.319 5 1.307.535 10.445 1.317.980

6 3 -243.860 0 -243.860 11 4.510.549 29.501 4.540.050 0 0 0 0

TOTAL 989 -403.330.812 6.051.700 -397.279.112 16.448 884.839.153 4.064.444 888.903.596 1.231 722.761.422 37.105.824 759.867.246

CARTERA POR EDADES Y USOS A NOVIEMBRE DE 2019 (capital + intereses)

PERSUASIVO PRE JURÍDICO

UN MES 2 - 3 meses 4 a 6 MESES


Ver informe de la Subgerencia Comercial y de Atención al Ciudadano. Ver Anexo 38 Informe

Subgerencia Comercial Nov 2019

1.3.6 Política: Racionalización de Trámites Actualmente se tienen 11 trámites inscritos que son:

Ítem N° de

trámite SUIT Nombre del trámite Fecha último registro Detalle

1 65179 Cambios en la factura de servicio publico

16/08/2018 Presencial

2 27451 Suspensión del servicio publico 09/08/2018 Presencial

3 65153 Cambio de la clase de uso de un inmueble al cual se le presta un servicio publico


4 27452 Restablecimiento del servicio publico


5 27275 Conexión a los servicios públicos 14/03/2019 Presencial

Uso/estratoUsuarios Capital Interes Valor Usuarios Capital Interes Valor

comercia l 450 1.410.946.085 213.687.103 1.624.633.187 139 496.097.924 193.036.595 689.134.519

especia l 0 0 0 0 0 0 0 0

industria l 0 0 0 0 1 2.984.757 1.344.893 4.329.650

oficia l 110 868.734.590 33.276.980 902.011.570 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

1 2.114 2.376.224.835 382.528.600 2.758.753.435 764 1.653.480.310 590.093.903 2.243.574.213

2 813 1.075.660.092 120.673.046 1.196.333.138 280 836.301.623 258.458.727 1.094.760.350

3 159 115.208.749 12.922.645 128.131.395 34 78.265.495 28.865.425 107.130.920

4 122 79.692.394 7.508.722 87.201.116 9 143.916.804 23.910.016 167.826.820

5 21 84.392.482 4.775.409 89.167.891 3 25.000.265 4.269.405 29.269.670

6 3 10.447.441 429.119 10.876.560 0 0 0 0

TOTAL 3.792 6.021.306.667 775.801.624 6.797.108.292 1.230 3.236.047.178 1.099.978.964 4.336.026.142

7 a 60 MESES 61 a 120 MESES

COACTIVO JURÍDICO ORDINARIO

Uso/estratoUsuarios Capital Interes Valor Usuarios Capital Interes Valor

comercia l 5 32.250.060 14.327.600 46.577.660 2.225 2.287.504.499 431.754.262 2.719.258.761

especia l 0 0 0 0 1 21.830 0 21.830

industria l 1 4.668.760 1.852.300 6.521.060 7 -2.621.603 3.197.193 575.590

oficia l 0 0 0 0 146 677.229.667 34.593.304 711.822.970

0 0 0 0 0 0 0 0

1 17 88.530.903 31.584.587 120.115.490 7.635 4.411.638.586 1.024.229.275 5.435.867.861

2 6 21.704.680 11.110.620 32.815.300 10.070 2.476.037.899 402.671.331 2.878.709.230

3 1 2.265.369 821.471 3.086.840 2.204 315.132.569 44.649.748 359.782.317

4 5 10.898.890 3.127.280 14.026.170 1.148 304.198.464 35.079.144 339.277.608

5 0 0 0 0 272 138.086.230 9.193.536 147.279.766

6 0 0 0 0 17 14.714.130 458.620 15.172.750

TOTAL 35 160.318.663 62.823.857 223.142.520 23.725 10.621.942.271 1.985.826.413 12.607.768.684

> 120 MESES TOTAL

CASTIGO


6 62378 Cambio de tarifa para hogares comunitarios o sustitutos del bienestar familiar


7 28581 Factibilidad de servicios públicos 09/08/2018 Presencial

8 29310 Duplicado de recibos de pago 09/06/2017 En línea

9 28203 Instalación, mantenimiento o retiro de medidores


10 28582 Viabilidad y disponibilidad de servicios públicos


11 65162 Instalación temporal del servicio público


El trámite Independización de servicios no se ha registrado como trámite separado, sin embargo, está contemplado en el formato que se utiliza en la solicitud de matrículas nuevas donde están específicos los requisitos para solicitarla. Durante el cuatrienio se racionalizaron los trámites de:

1. Viabilidad y disponibilidad de servicios públicos: Fue una racionalización administrativa, donde se revisaron y redujeron los documentos requisito para la solicitud del trámite.

2. Cambio de tarifa para hogares comunitarios o sustitutos del bienestar familiar: Este trámite se encuentra en proceso de implementación de INTEROPERABILIDAD, a pesar de las comunicaciones oficiales enviadas solicitando acceso a la base de datos del Instituto Colombiano de bienestar familiar, a la fecha no se ha recibido ninguna respuesta. Reunión programada para el 2 de octubre a las 8:00 a.m.

3. La acción de racionalización que se debe seguir impulsando es la de interoperabilidad, con otras entidades como la Oficina de Registro.

4. Las acciones de racionalización más importantes fueron la disminución de documentos necesarios para solicitar la viabilidad y disponibilidad de servicios públicos

5. A la fecha no se ha celebrado ningún convenio para la interoperabilidad, sin embargo se inició el trámite con el Instituto de Bienestar Familiar, para las madres comunitarias.

El asesor del DAFP para SUIT Huila y Neiva es el señor: William Puentes Correo de contacto: [email protected] Tel de contacto: 739 56 56 ext 641 Bogotá Celular de contacto: 316 467 5592 La clave de acceso para el manejo de la plataforma del SUIT está en cabeza de la Ingeniera Eliana Thola, Profesional de Planeación. 1.3.7 Política: Participación Ciudadana en la Gestión Pública Rendición de Cuentas Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva ESP programan visitas a los territorios (cada comuna) donde se relacionan las obras en proyección, las obras en ejecución y se ausculta acerca de obras, actividades por realizar en cada comuna. Estas actividades se programan dos veces al año. En estos ejercicios de control social se tratan temas afines a solicitud de reparcheo en las vías afectadas por reparaciones de la red de acueducto y alcantarillado, suspensiones del servicio de acueducto,

mailto:[email protected]


conexiones ilegales, restituciones de acueducto y alcantarillado, jornadas de limpieza y mantenimiento de los canales de aguas lluvias, estudios topográficos para la instalación de sumideros de aguas lluvias y redes de alcantarillado, limpieza y mantenimiento de redes de alcantarillado y sumideros de aguas lluvias, certificados de disponibilidad en los servicios de acueducto y alcantarillado, instalación de tapas de alcantarillado y rejillas aguas lluvias y problemáticas de cartera. De esta forma se proyectan las intervenciones y las obras necesarias a ejecutar y se informa permanentemente de las actividades que ejecuta la empresa. En los años 2016 y 2017 la rendición de cuentas se hizo en conjunto con la Alcaldía de Neiva, en el año 2018 se hizo una rendición de cuentas por parte de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, en el mes de julio de 2018. Para el año 2019 se tiene proyectada en el mes de noviembre. Se cuenta con procedimiento PE-PR-03 RENDICION DE CUENTAS que detalla las actividades para la rendición de cuentas, dando cumplimiento a la Constitución Política de Colombia, a la Ley 489 de 1998 que establece que todas las entidades y organismos de la administración pública tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de la democracia participativa y democratización de la gestión pública. En los ejercicios del año 2018 y 2019 se realizó encuentro con todos los gremios, para recibir de ellos las necesidades de retroalimentación de información por parte de la entidad. Veedurías ciudadanas La conformación de Veedurías está estrictamente relacionada a los contratos de obra para que la comunidad vigile y controle los procedimientos y alcance de obra, así como los recursos destinados y los materiales utilizados, con el objetivo de garantizar la transparencia y la participación de la ciudadanía del área de influencia directa del proyecto. La solicitud de socialización de los contratos de obra es enviada por la subgerencia técnica y operativa y desde el grupo de comunidad, nos encargamos de realizar la convocatoria y conformar la veeduría. A estas socializaciones asiste el supervisor del contrato, la interventoría (si hay) y el contratista.

COMUNA NUMERO DEL CONTRATO DE

OBRA CONFORMACION DE VEEDURÍA

1

009/2016 SI

003/2017 SI

006/2017 SI

25/2017 SI

157-2018 SI

159-2018 SI

171-2018 SI

178-2018 SI

179-2018 SI

180-2019 SI

2

22/2017 SI

145-2018 SI

151-2018 SI

169-2018 SI

158-2018 SI

213-2018 SI

342 de 2018 SI

135 de 2019 SI

166-2019 SI

3

162-2018 SI

172-2018 SI

181-2019 Si

167-2019 SI


Como se puede observar, las comunidades beneficiadas por cada una de las obras desarrolladas conformaron las veedurías correspondientes, asegurándose de recibir a satisfacción cada una de estas obras desde lo técnico hasta lo presupuestal y administrativo. El grupo de interés con el que trabaja servicio a la comunidad es principalmente las juntas de acción comunal de cada barrio; en caso de no estar conformada el líder que los represente, los ediles comunales y vocales de control. Ellos son el canal de comunicación al ser los representantes de las comunidades. Para ello, la Casa de Participación Ciudadana nos envía el listado oficial con los nombres de los miembros de las juntas de acción comunal y ediles.

230-2019 SI

4

16 -2017 SI

084 -2018 SI

187-2019 SI

5

028-2017 SI

176-2018 SI

201-2019 SI

167-2019 SI

6

001-2017 SI

002-2017 SI

007-2017 SI

010-2017 SI

012-2017 SI

153-2018 SI

201-2019 SI

212-2019 SI

167-2019 SI

263-2019 SI

259-2019 SI

269-2019 SI

7

010-2017 SI

015-2017 SI

016-2017 SI

148-2018 SI

170-2018 SI

201-2019 SI

211-2019 SI

158-2018 SI

8

177-2019 SI

268-2019 SI

272-2019 SI

9

177-2019 SI

210-2019 SI

268-2019 SI

10

PDA-2018 SI

185-2018 SI

184-2018 SI

272-2019 SI

TOTAL DE VEEDURIAS CONFORMADAS (A 30 DE SEPT) 60


1.4 Dimensión 4: Evaluación de resultados 1.4.1 Política: Seguimiento y evaluación del desempeño institucional Plan Estratégico de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva El Plan Estratégico de Las Ceibas inició su estructuración con la autoevaluación de AQUARATING, ejercicio que se realizó por la decisión de la administración de hacer parte de procesos con estándares internacionales que permitieran el posicionamiento de la empresa en el contexto regional, nacional e internacional. Se identificó la necesidad de generar condiciones de fortalecimiento empresarial a través de la determinación de una línea base en aspectos relevantes, para mejorar los niveles de desempeño, en especial lo concerniente a la calidad del servicio y la sostenibilidad financiera, esto nos permitió la organización de la información de diferentes áreas de la Empresa que no cumplían un propósito específico, la generación de un diálogo entre las áreas sobre la información y los indicadores que se debían reportar, el empoderamiento del proceso a través de los líderes como actores importantes del mismo. Una vez se cumplió con la autoevaluación, Las Ceibas logró al hacer parte del primer grupo de cinco empresas financiadas por el programa COMPASS del BID, con recursos del gobierno suizo (SECO), para la estructuración del PLAN ESTRATÉGICO a 10 años (2018 – 2028) y de la PROPUESTA TÉCNICA a 3 años (2019 – 2021), paro lo cual nos asesoró la firma consultora CASTALIA. El compromiso y participación de la gerencia y de todos los líderes de proceso, bajo la coordinación de la Oficina de Planeación, ha permitido el éxito del programa COMPASS en la empresa. Como resultado del ejercicio se consolidó el PLAN ESTRATÉGICO (PE) con línea base del año 2017 y metas para cada año desde el 2018 hasta el 2028, así como un modelo financiero para los 10 años. A la fecha se ha realizado seguimiento a lo logrado a diciembre de 2018 y para el presente informe se realizó un corte a septiembre de 2019. Para la implementación de la PROPUESTA TÉCNICA (PT) 2019-2021 se definieron 8 consultorías para apoyar las áreas definidas en dicha PT por valor de $2.600 millones (SECO), de las cuales ya han sido contratadas 6 consultorías directamente por el BID, quedando pendientes solo 2 que se espera sean adjudicadas en lo que falta del presente año. Todo el proceso ha sido liderado por Planeación, sin embargo, para el desarrollo de las consultorías por parte de la empresa se han delegado como enlaces, funcionarios de planta, con el ánimo de empoderarlos y garantizar la adopción de los resultados. A continuación, se muestra el cuadro resumen del PLAN ESTRATÉGICO, el cálculo de los principales indicadores a 30 de sept de 2019 y el resumen de las consultorías contratadas a la fecha:


Anexo 12. Seguimiento Plan de Desarrollo - Plan de Acción

EJE

LINEA

BASE

(2017)

ESPERADO

(2028)

1.1

Implementación del nuevo

Modelo de Gobierno

Corporativo NA SI

1.2 EVA (cop Mills) -16.356 -8.035

1.3 Cambio del EVA (%) 23,7% 29,9%

2.1 Margen EBITDA (%) 28,1% 44,2%

2.2 Margen de Util idad Neta (%) 13,0% 19,0%

3.1

Porcentaje de satisfacción

del cliente (%) 69% 95%

3.2 PQR por 100 usuarios 5,1 4,7

4.2

Cumplimiento del Plan de

Implementación 116% 100%

6.1

Índice de Pérdidas por

Ususario Facturado - IPUF

(m3/usu/mes) 19,0 6,0

6.2 Agua no Facturada - ANF (%) 58,7% 30,9%

8.1

Período promedio de cobro

(días) 118 45

8.2 Eficiencia en el recaudo (%) 92,0% 95,0%

9OPTIMIZAR LA EFICIENCIA

ENERGÉTICA 9.1

Consumo de electricidad

por m3 producido

(kWh/m3) 0,023 0,016

10GARANTIZAR EL ACCESO AL

SERVICIO DE ACUEDUCTO 10.1 Cobertura de acueducto (%) 90,7% 100,0%

11GARANTIZAR EL ACCESO AL

SERVICIO DE AlCANTARILLADO 11.1

Cobertura de alcantaril lado

(%) 88,6% 100,0%

12.1

Continuidad en la

prestación del servicio de

acueducto (horas por día) 23,94 23,94

12.2 IRCA (&) 0,0% 0,0%

13ASEGURAR EL SERVICIO DE

RECOLECCIÓN DE AGUAS

RESIDUALES 13.1

Continuidad en la

prestación del servicio de

alcantaril lado (%) 95,0% 100,0%

14GARANTIZAR LA DISPOSICIÓN

EFICIENTE DE LOS VERTIMIENTOS 14.1 Cumplimiento del PSMV (%) 100% 100%

15CONTRIBUIR CON LA GESTIÓN

INTEGRAL DEL AGUA 15.1

Util ización del recurso agua

(lpcd) 320 195

16.1

Gastos en la capacitación

del personal (%) - -

16.2 Empleados capacitados (%) NA P.RRHH

16.3

Ejecución del Plan de

Recursos Humanos NA Si

17DESARROLLAR UNA CULTURA

CORPORATIVA ORIENTADA A

GENERAR RENTABILIDAD 17.1

Ejecución de la encuesta de

cultura corporativa NA SI

SEGUIMIENTO PLAN ESTRATÉGICO 2018 -2088

Si7,1

Alcance del mantenimiento

preventivo No

Si5.1

5DESARROLLAR PROCESOS

EFICIENTES

Ejecución de procesos

eficientesNo

2GARANTIZAR LA SOSTENIBILIDAD

FINANCIERA

3GARANTIZAR LA SATISFACCIÓN DEL

CLIENTE

PLANEAR Y DESARROLLAR

INVERSIONES E INICIATIVAS CON

VIABILIDAD TÉCNICA, FINANCIERA Y

ECONÓMICA

4 4.1

Desarrollo y seguimiento al

proceso de inversiones e

iniciativas No

CALIDAD DEL

SERVICIO

SOSTENIBILIDAD

AMBIENTAL

EFICIENCIA EN LA

GESTIÓN

EMPRESARIAL

GOBIERNO

CORPORATIVO

SOSTENIBILIDAD

FINANCIERA

SATISFACCIÓN

DEL CLIENTE

EFICIENCIA EN LA

OPERACIÓN

ACCESO AL

SERVICIO

6ALCANZAR UN NIVEL EFICIENTE DE

PÉRDIDAAS DE AGUA

8OPTIMIZAR LA GESTIÓN COMERCIAL

EN MICROMEDICIÓN,

FACTURACIÓN Y RECAUDO

12

1IMPLEMENTAR UN NUEVO MODELO

DE GOBIERNO CORPORATIVO

OBJETIVO ESTRATÉGICO INDICADORES

EFICIENCIA EN LA

PLANEACIÓN

PROVEER UN SERVICIO CONTINUO Y

SEGURO

CONTAR CON RECURSOS HUMANOS

COMPETITIVOS Y CON UNA

COMPENSACIÓN COMPETITIVA Y

BASADA EN EL DESEMPEÑO

16

7OPTIMIZAR LA INFRAESTRUCTURA

DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

Si


OBJETO DE LAS CONSULTORÍAS

CONTRATADAS POR EL BID

OBJETIVO GENERAL ALCANCE DE LAS ACTIVIDADES

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN NUEVO MODELO DE GOBIERNO CORPORATIVO

A) Diseñar e implementar los modelos de gobierno corporativo siguiendo las directrices 2015 OECD, la NT 106/ BID y el MI - COSO de CI, de tal manera que permitan a las empresas la maximización de la generación de valor. B) Diseñar y acompañar la implementación de la acción colectiva, la cual será desarrollada siguiendo los lineamientos establecidos por la sec. de transp. de la Presidencia de tal manera que se promueva el compromiso y adopción de buenas prácticas de gobierno corporativo, transparencia y ética.

1 El diseño de un nuevo modelo de gobierno corporativo para cada uno de las siete (7) empresas beneficiarias del programa COMPASS, cumpliendo con los estándares aquí definidos

2 diseño de una estrategia de implementación por empresa, que facilite a quienes ejercen los derechos de propiedad, a las empresas y a la consultoría lograr exitosamente la implementación de los nuevos modelos de gobierno corporativo

3 desarrollo de todos los productos del nuevo modelo de gobierno corporativo, con su respectiva implementación. Se debe asegurar el acompañamiento especializado a los alcaldes y otras autoridades municipales, a los cuerpos directivos y alta administración de las empresas para que, frente a instancias administrativas y políticas locales, además de entidades de la sociedad civil, documenten, sustenten y se logre el apoyo para la implementación exitosa de los nuevos modelos de gobierno corporativo

4 transferencia de conocimiento asegurando la capacitación de alcaldes, juntas directivas y a la alta administración en conceptos, buenas prácticas, estructuras de funcionamiento, casos de éxito y estrategias de aseguramiento de implementación de iniciativas de gobierno corporativo.

5 diseño de la estructura de funcionamiento de la acción colectiva, esto incluye todo el modelo de gobernanza y las funciones asociadas a cada órgano, el esquema de manejo de recursos, los deberes y derechos de los miembros, los mecanismos de reporte de información y verificación de cumplimiento.

6 construcción participativa del acuerdo a suscribir con el respectivo reglamento de funcionamiento de la acción colectiva.

7 El acompañamiento a la vinculación voluntaria por parte de los prestadores, asegurando la correcta implementación de los mecanismos de gobernanza propuestos y gestionando la articulación interinstitucional requerida.

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA METODOLOGÍA DE

Fortalecer el proceso de planeación en inversiones, para lo cual el consultor deberá desarrollar una metodología de priorización de inversiones que

1 Preparación del plan de trabajo y levantamiento de información

2 Definición y ponderación de criterios de priorización


PRIORIZACIÓN DE INVERSIONES

permita fortalecer la formulación y monitoreo de los planes de inversión de capital, así como incorporar los elementos técnicos, financieros, económicos, ambientales y sociales que aseguren el cumplimiento de las metas sectoriales de los servicios de acueducto y alcantarillado de acuerdo con la normatividad vigente.-4. Esta metodología deberá desarrollarse sobre un modelo de priorización multivariable en MS Excel que será utilizado por cada prestador.

3 Desarrollo de la metodología de priorización de inversiones

4 Diseño del modelo de priorización de inversiones en MS Excel

5 Piloto de implementación de la metodología y modelo de priorización de inversiones

DISEÑO Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS CLAVES Y CARACTERIZACIÓN DE LOS SISTEMAS INFORMATIVOS SOBRE LOS CUALES SE SOPORTAN LOS PROCESOS INTERNOS CLAVES EN CADA EMPRESA

Asegurar la consolidación de un modelo de inteligencia de negocio desde dos perspectivas fundamentales: A) Optimización de los procesos internos clave de cada empresa, por medio del diseño o rediseño de los procesos de forma eficiente, optimizando el uso de recursos (tiempo, personal y dinero). B) Caracterización de los sistemas informativos sobre los cuales se soportan los procesos internos claves en cada empresa, para establecer esquemas de permitan estandarizar y organizar el flujo de la información administrativa, comercial y financiera. con el fin de establecer las interrelaciones y las posibles bases de integración de la información que permitan hacer más eficiente el proceso de toma de decisiones, seguimiento, control y generación de valor

1 Plan de trabajo de la consultoría y levantamiento de la información

2 Análisis de los procesos internos, caracterización de los sistemas informativos y gestión de la información

3 Socialización de los resultados del análisis integral de los procesos internos y aprobación preliminar para rediseñar o diseñar los procesos identificados

4 Rediseñar los procesos que requieren modificación, diseñar de nuevos procesos claves, y proponer el esquema para la integración y gestión de la información

5 Aprobación del nuevo mapa de procesos integrado y del modelo de inteligencia de negocio.

6 Desarrollo del plan de implementación y acompañamiento a la ejecución del plan

DESARROLLO DE UN PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS PARA 4 EMPRESAS DE AGUA Y ALCANTARILLADO EN COLOMBIA

Desarrollar un plan de gestión de recursos humanos alineado con el plan estratégico -PE- de cada una de las empresas, en el cual se optimicen los procesos asociados con el capital humano y se analicen las cargas laborales, productividad, políticas de reclutamiento, contratación y compensación, clima y la cultura organizacional, gestión del conocimiento y la atención al cliente.

1 Plan de trabajo y levantamiento de la información.

2 Programa de formación en atención al cliente.

3 Diseño, implementación y análisis de una encuesta de clima laboral y cultura corporativa

4 Diagnóstico y análisis de cargas y productividad laboral

5 Evaluación y ajuste de políticas de reclutamiento, contratación y compensación

6 Análisis de la estructura organizacional, caracterización de funciones de roles clave y diseño de perfiles


7 Desarrollo de un proceso de gestión del conocimiento, crecimiento y evaluación del personal

8 Diseño y aprobación del proceso de implementación del plan de recursos humanos y de la propuesta de cultura corporativa

ESTRUCTURACION DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DE PÉRDIDAS

Apoyar a la Empresa en la clasificación de su consumo y pérdidas de agua según la matriz de Blance Hídrico propuesto por la Asociación Internacional del Agua (IWA); con base en este conocimiento formular planes de acción detallados y orientados a reducir las pérdidas y mejorar la gestión por parte del prestador e implementar acciones piloto seleccionadas.


2 Balance Hídrico inicial, metodología y manual de cálculo del balance

3 Estructuración del Plan de Reducción de Pérdidas

4 Acompañamiento en la implementación de acciones piloto de reducción de pérdidas

5 Sostenibilidad del Plan de Reducción de Pérdidas

ESTUDIO DE COSTOS Y CAPACIDAD DE PAGO DE LOS HOGARES

Determinar el costo de prestación del servicio (CAPEX-OPEX) que permita hallar los valores regulatorios de CMA, CMO, CMI y CMT y establecer una estimación de la capacidad de pago de los hogares en la ciudad


2 Revisión de planes de inversión

3 Proyección de usuarios y demanda

4 Cálculo de los costos actuales de prestación de los servicios

5 Cálculo de los costos actuales siguiendo la metodología CRA

6 Diseño e implementación de la encuesta de capacidad de pago de los hogares y evaluación socio económica de la tarifa

7 Análisis de los resultados de la encuesta de capacidad de pago de los hogares y evaluación socio económica de la tarifa

8 Revisión y ajuste de los costos de la empresa

9 Preparación de la justificación para modificación de costos ante la CRA

• Pendiente de contratar dos (2) consultorías sobre Mantenimiento preventivo de las redes de acueducto y alcantarillado y eficiencia energética

Ver Anexos: Anexo 13. TR Diseño e Implementación Gobierno Corporativo Anexo 14. TR Estudio de costos y Capacidad de Pago Anexo 15. TR Gestión de Recursos Humanos Anexo 16. TR Priorización de Inversiones Anexo 17. TR Procesos Claves y Caracterización Anexo 18. TR Programa gestión de pérdidas Seguimiento a las Metas del Plan Institucional Se implementó un mecanismo de seguimiento al cumplimiento del Plan Institucional, definiendo actividades con los líderes de proceso, que les permitieran estructurar el cumplimiento anual de las metas.


Dicha herramienta, contribuyó al empoderamiento de los funcionarios frente al cumplimiento del plan y la presentación de informes de seguimiento bimensuales ante la Alta Gerencia, para implementar medidas que facilitaran su avance. El Plan Institucional se compone de 60 metas, 6 que hacen parte del Plan de Desarrollo Municipal “Neiva, la Razón de Todos – Gobierno Transparente 2016-2019” y 54 metas misionales de la Empresa. A 30 de septiembre se evidencia un cumplimiento del 70% de las metas y se proyecta un cierre de cumplimiento al 31 de diciembre del 92%.

Ver Anexo 19. Ejecución Avance Meta de Producto - Plan de Desarrollo Seguimiento a los Planes Ambientales de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva Se realizó a partir de 2018, la consolidación desde la Oficina de Planeación, de un inventario de Planes Ambientales para el seguimiento al cumplimiento de las actividades estipuladas en cada uno para cada vigencia, a través de un Ingeniero ambiental, sin sustituir la responsabilidad del área ambiental adscrita a la Subgerencia Técnica. A continuación, se describe el seguimiento a 30 de septiembre de 2019:

PLAN SEGUIMIENTO

Plan de Uso Eficiente y Ahorro de Agua-PUEAA

El PUEAA se encuentra vigente desde el año 2018 en donde Las Ceibas EPN ejecuta acciones de cumplimiento a cada uno de los programas establecidos conforme a la normativa que lo aprueba, La CAM en su último seguimiento semestral a junio de 2019 indico que el cumplimiento del plan está en

un 82%. Ver adjunto Anexo 32. PUEA.

Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos-PSMV

El PSMV final se radico el 20 de agosto de 2019 con los segundos requerimientos y ajustes, el cual, está pendiente por aprobación de La CAM para entrar en vigencia con un horizonte de 15 años. De

igual manera La CAM en su último seguimiento semestral a junio de 2019 indico que el cumplimiento del plan está en un 100%

PLAN MUNICIPAL DE AGUA

En el año 2017 Las Ceibas EPN envió a la alcaldía de Neiva un Plan titulado Plan de Aguas Las Ceibas, el cual abarca la parte Urbana, siendo este el plan del cual se han realizado los respectivos seguimiento

trimestrales por parte de la Secretaria de Ambiente y Desarrollo Rural Sostenible. Por medio del seguimiento realizado por parte de Las Ceibas EPN se evidencia que no se tiene un plan debidamente

estructurado que integre la parte Urbana y Rural conforme lo estipula el Acuerdo 051 de 2013 y el Plan de Desarrollo Municipal

Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos-PGIRS

Los Programas estipulados por el PGIRS son ejecutados por parte de la Alcaldía de Neiva, Teniendo Las Ceibas EPN la responsabilidad de realizar un respectivo informe bimensual del Plan de Reciclaje por

medio del Contrato de Aseo 001 del 2013 el cual se ha venido realizando oportunamente en cumplimiento de la normatividad que lo aplica. El último informe seguimiento anual presentado por la

Alcaldía corresponde al año 2018, pero mediante de correos electrónicos enviados por la alcaldía se ha informado de las actividades que han venido desarrollando a lo largo del año 2019 en

cumplimiento del plan

42 55

13 1

0 0

5 4

60 60

70% 92%

0-20%

Total Metas

Resumen Corte 30-sep-19 Proyectado a 31-dic-1980,1%-100%

50,1%-80%

20,1% - 50%

80,1%-100%

TOTAL METAS

0-20%

20,1% - 50%

50,1%-80%


Plan de Ordenamiento y Manejo de La Cuenca Hidrográfica-POMCH

Los Programas estipulados por el POMCH son ejecutados por parte de la Corporación Autónoma Regional del Alto Magdalena CAM, teniendo Las Ceibas EPN la obligación de realizar un aporte anual

del 1% del valor de los ingresos corrientes presupuestados, lo cual, fue establecido por medio del Contrato de Fiducia Publica No.052 de 2007 suscrito entre la Gobernación del Huila, Alcaldía de Neiva,

la Cam y Las Ceibas EPN. El respectivo aporte correspondiente al año 2019 por Las Ceibas EPN fue girado el día 06 de septiembre 2019 por un valor total de $621.000.000

Plan de Emergencia y Contingencia-PEC

Conforme al PEC se realizó una actualización en el Plan de Contingencia del fenómeno del niño y de la niña en el presente año 2019. En cumplimiento de este plan se plantean una serie de acciones de

respuesta para atender los diferentes eventos que se presentan, las cuales se han venido cumpliendo, dando atención a la emergencia y cumplimiento al plan.

Plan de Manejo Ambiental de Alumbrado Publico

El PMA 2019 contiene una serie de actividades que son ejecutadas por parte de Las Ceibas EPN, mediante contratos de prestación de servicios. Estas actividades se han venido cumpliendo conforme

se han venido requiriendo.

Planes de Contingencia Vigente

Se adjunta el Documento: Planes de Emergencia Y Contingencia para el manejo de Desastres y

Emergencias asociadas a la prestación de los Servicios Públicos de Acueducto, Alcantarillado

Sanitario, como lo determina el anexo 1 de la Resolución MVCT No. 0154 de 2014 y Título 4

Resolución MSPS-MVCT 0549 de 2017 y el documento Plan de Contingencia Fenómenos del Niño y

de la Niña. Ver Anexo 29. PEC Neiva y Anexo 30. Plan de Contingencia Fenómeno niño y niña.

Programa Waterworx Dentro de las gestiones de la Oficina de Planeación se destaca el Convenio suscrito con Las Empresas de Agua de Holanda – VEI, con el apoyo de la Embajada de los Países Bajos cuya organización pretende aportar a que 10 millones de personas en el mundo tenga acceso al agua potable, en mejores condiciones. En el Programa Participan las empresas Colombianas ACUAVALLE, AGUAS DEL HUILA y LAS CEIBAS, la Oficina de Planeación realiza la Coordinación del Proyecto en la Empresa y el Señor Robbert Van der Bij, es el coordinador para Colombia del Programa. El apoyo consiste principalmente en la transferencia de conocimiento de expertos holandeses en diferentes áreas, quienes trabajan para las empresas de agua de Holanda y de manera periódica nos visitan para evaluar y sugerir mejoras en temas de planificación, producción, calidad del agua, entre otras. Hemos concentrado la atención en mejorar el INDICE DE AGUA NO CONTABILIZADA, a través de la formulación e implementación de un Plan Piloto, que incluye actividades y responsables, al cual hacemos seguimiento mensual en el Comité de ANC, cuya secretaría técnica la realiza el Ing. Eder Hernández Se muestra a continuación los resultados del indicador en el año 2019:

MES AGUA

PRODUCIDA M3

AGUA FACTURADA

M3 I.A.N.C %

ENERO 3.925.558 1.708.709 56,47%


FEBRERO 3.731.615 1.663.366 55,43% MARZO 3.929.837 1.713.228 56,40% ABRIL 3.575.484 1.736.624 51,43% MAYO 3.666.289 1.570.198 57,17% JUNIO 3.887.050 1.670.269 57,03% JULIO 3.570.566 1.746.318 51,09%

AGOSTO 3.931.760 1.708.207 56,55% SEPTIEMBRE 3.641.879 1.717.422 52,84%

OCTUBRE 3.505.836 1.816.377 48,19%

Año 2016

MES AGUA

PRODUCIDA M3

AGUA FACTURADA

M3

ENERO 4.092.045 1.512.862

FEBRERO 3.757.255 1.649.994

MARZO 4.091.906 1.497.170

ABRIL 3.964.908 1.427.919

MAYO 4.183.577 1.425.258

JUNIO 3.841.736 1.433.057

JULIO 4.119.023 1.512.139

AGOSTO 4.136.407 1.527.090

SEPTIEMBRE 4.076.712 1.527.090

OCTUBRE 4.186.379 1.548.593

NOVIEMBRE 2.929.163 1.530.732

DICIEMBRE 3.123.190 1.499.076

TOTAL 46.502.301 18.090.980

Año 2017

MES AGUA

PRODUCIDA M3

AGUA FACTURADA

M3

ENERO 3.532.345 1.493.945

FEBRERO 3.362.699 1.423.873

MARZO 3.288.495 1.430.380

ABRIL 3.730.172 1.521.259

MAYO 3.792.530 1.521.259

JUNIO 3.770.636 1.418.360

JULIO 3.667.114 1.508.976

AGOSTO 3.652.980 1.623.454

SEPTIEMBRE 3.737.111 1.602.894

OCTUBRE 3.731.815 1.613.864

NOVIEMBRE 3.731.252 1.511.854

DICIEMBRE 3.742.293 1.527.000

TOTAL 43.739.442 18.197.118


Año 2018

MES AGUA

PRODUCIDA M3

AGUA FACTURADA

M3

ENERO 3.742.293 1.528.376

FEBRERO 3.553.591 1.434.325

MARZO 3.613.535 1.518.252

ABRIL 3.911.511 1.567.331

MAYO 3.790.290 1.548.299

JUNIO 3.604.477 1.477.155

JULIO 3.987.134 1.628.025

AGOSTO 3.759.289 1.613.661

SEPTIEMBRE 3.704.505 1.608.220

OCTUBRE 3.799.879 1.646.720

NOVIEMBRE 3.994.366 1.643.925

DICIEMBRE 3.991.025 1.707.161

TOTAL 45.451.895 18.921.450

De igual manera hemos recibido capacitación a través de talleres y una misión a Holanda que nos permitió conocer de primera mano la operación de las Empresas, que sin duda son referente mundial en eficiencia en la prestación del servicio de agua potable. Las empresas de agua de Holanda tienen un programa adicional que se llama WATER FOR LIFE, que se financia con aportes voluntarios de los suscriptores del servicio de acueducto, con los que se busca a apoyar a los sectores más vulnerables. Las Ceibas buscando contribuir con el mejoramiento de la calidad de vida de quienes habitan los asentamientos de la ciudad y buscando solución a las pérdidas de agua, presentó un proyecto (Código Banco de Proyectos: 4100120922019012) para los asentamientos ubicados en el sector piloto (Subsectores 11, 2 y 19 de la sectorización), logrando la aprobación de 90.000 Euros. Se espera su ejecución a partir de noviembre de 2019, iniciando con el Asentamiento Brisas del venado. Anexo 20. Informe Misión a Holanda

Gestión de Recursos Otras Fuentes

1 SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS $ 13.782.345.564

1.1 Regalías Directas del Municipio - Invertidas en Aps de Las Ceibas EPN $ 2.054.703.359

1.2 Regalías Directas del Departamento - Invertidas en Aps de Las Ceibas EPN $ 4.216.061.067

1.3

Apoyo al Municipio en la gestión y ejecución de proyectos DE Agua Potable y Saneamiento para el sector rural $ 7.511.581.138

2 PLAN DEPARTAMENTAL DE AGUAS $ 33.501.889.155

1.1 PDA - Neiva $ 29.965.203.306

1.2 PDA - Huila $ 3.536.685.849

3 RECURSOS DE LA NACIÓN $ 17.917.853.703

3.1 Presupuesto General de la Nación $ 7.382.353.703

3.2 Audiencias públicas $ 535.500.000


3.3 UNGRD $ 10.000.000.000

4 COOPERACION INTERNACIONAL $ 4.984.000.000

4.1 Programa COMPASS $ 2.900.000.000

4.2 Programa WATERWORX $ 584.000.000

4.3 Estructuración de APP - Proyecto PTAR (BID -DNP) $ 1.500.000.000

TOTAL $ 70.186.088.422


1.5 Dimensión 5: Información y Comunicación 1.5.1 Política de Gestión Documental Estado de la Gestión Documental Durante este periodo 2016-2019 se ha realizado gestiones y actividades así:

a) Proyecto Archivístico ACTIVIDADES VIGENCIA

VALOR

Plan para elaboración de Instrumentos archivísticos y Normalización del proceso de gestión documental. El valor incluye IVA

2016 $4.507.465

Revisión y Ajustes a las Tablas de Retención Documental -TRD

2016 23320.000

Diseño e implementación Ventanilla Única

2016 13.000.000

Suministro de Software de Gestión Documental Bolsa hora de desarrollo Soporte y Mantenimiento Instalación, configuración y puesta en marcha

2016 94.450.000

Capacitación usuario administrador. Capacitación usuarios Correspondencia y archivo Capacitación usuarios finales

2016 21.850.000

Inventario documental (1237 ML) 2016 173.180.000

IVA $59.248.000

TOTAL 2016 $429.548.000

Organización archivo de gestión Subgerencia Comercial (Historia Comercial del Usuario) Contrato de Prestación de Servicios No. 251/2019, está en ejecución. El valor total incluye IVA.

2019

$568.794.500

b) Elaboración, aprobación e implementación del Programa de Gestión Documental-PGD y del

Plan Institucional de Archivos PINAR. En éstos, se planearon diferentes actividades dirigidas a mejorar del proceso de gestión documental, como las siguientes:

• Actualización de las Tablas de Retención Documental-TRD.

• Suministro de Software de gestión documental Extranet, el cual entró en funcionamiento en febrero de 2017, con la implementación de la Ventanilla Única, en donde se registran y escanean todas las comunicaciones oficiales internas y externas, lo que facilita la consulta y ha disminuido el volumen de impresiones.

• Elaboración del Inventario en estado natural en el archivo central. En la actualidad se cuenta con 39.944 registros

• Elaboración de las Tablas de Valoración Documental TVD

• Plan de Capacitación archivística que se integró al Plan Institucional de capacitación.


• Plan para organizar el archivo de gestión de la Subgerencia Comercial, lo cual se está ejecutando a través del Contrato de Prestación de Servicios No.251/2019, que tiene como finalidad organizar los expedientes de las Historias Comerciales de los Usuarios de la Entidad, tal como lo indican las TRD.

• Plan para construir y dotar Áreas de Archivo (Archivo Central y Archivo Histórico). Esto debido a que la Empresa adolece de un depósito de archivo que cumpla con los requisitos mínimos requeridos. Se contrataron los estudios y diseños arquitectónicos generales para la estructuración del proyecto. Actualmente el Archivo Central se encuentra ubicado en la zona industrial, al Sur de la ciudad, en la Carrera 8 No. 23-19 Sur.

c) El Plan de Conservación Documental se elaboró y aprobó por Comité de Gestión y Desarrollo

MIPG, dando cumplimiento de la Ley 594/2000 y el Acuerdo AGN 006 de 2014. Incluido en el Plan Institucional de Archivos PINAR, en el Plan de Acción MIPG, pero por motivos presupuestales no se ejecutará en el presente año.

• Plan para Aplicación de las TVD y organización del Archivo Central. De este se ha ejecutado una mínima parte, por razones de orden presupuestal.

Estado y proyección de contratación de servicios archivísticos En la actualidad está en ejecución el Contrato No. 251 de 2019, para la prestación de los servicios de gestión documental para la intervención del archivo de Historias Comerciales de Usuarios. Igualmente, para 2020 se debe contratar el soporte técnico para el Sistema Extranet y si no se construye el depósito de archivo, debe contratarse nuevamente la bodega. Proyectos en curso o proyectados para desarrollarse

En el Plan Institucional de Archivos-PINAR, se proyectó la elaboración del Plan de Preservación Digital a largo Plazo y el Modelo de Requisitos para Documentos Electrónicos de Archivo, de lo cual está encargada la Oficina de TIC. Programación de los recursos económicos y proyectos de inversión vigentes para dar continuidad a lo planeado en el Programa de Gestión Documental Presupuesto 2020:

Construcción y dotación del Depósito de Archivo ………$1.200.000.000 Ejecución del Plan de Conservación Documental ……$ 400.000.000 Organización Archivo Central (aplicación TVD …………$ 320.000.000

NOTA. Tanto la Gerencia como la Subgerencia Administrativo han manifestado la intención de contratar la obra en este mes de octubre y si esto se cumple quedaría pendiente la dotación del archivo en aproximadamente…………………………………………. $500.000.000 Tablas de Retención Documental La empresa cuenta con Tablas de Retención Documental-TRD y Tablas de Valoración Documental-TVD con sus respectivos cuadros de clasificación documental, las cuales se aprobaron según Resolución No. 0669 de 2017 de la Gerencia y el Concepto Técnico del Consejo Territorial de Archivos del 29 de noviembre de 2017 y están vigentes a la fecha.


Las TRD se aprobaron y se han socializado con la totalidad de las dependencias a través de capacitaciones y asistencia técnica, por parte del personal de gestión documental, lo cual está enfocado a la organización de los archivos de gestión (clasificación, ordenación y descripción), es decir, conformación de expedientes, marcación de las carpetas, según las series y subseries establecidas en la TRD, foliación, transferencias primaria e inventarios de los archivos de gestión. La Empresa adquiere cajas y carpetas acordes para el archivo de los diferentes expedientes. Sin embargo, para los planos no se cuenta con las planotecas suficientes. Numeración de los Actos Administrativos (Acuerdo 060 de 2001)

Los actos administrativos como acuerdos de la Junta Directiva y las resoluciones de la Gerencia se numeran de forma consecutiva. Es claro que, para la numeración consecutiva, no se deben reservar números, ni presentar tachaduras o enmendaduras, ni se deben numerar actos administrativos que no estén debidamente firmados. Al 30 de septiembre de 2019 el último consecutivo de resolución expedido corresponde a ____ Organización de Fondos Acumulados

El archivo Central, es un fondo acumulado, con un nivel de organización medio, al cual deben aplicarse las Tablas de Valoración Documental-TVD. En la presente vigencia, se presentó el plan de trabajo, pero por razones de orden presupuestal, esta actividad no se desarrolló. Con dos aprendices SENA, se ha venido adelantando una mínima actividad con los contratos de obra, que ha consistido en revisar los expedientes y organizarlos (retirar ganchos, revisar foliación, ordenación y descripción, retirar documentos duplicados, cambiar carpetas si es necesario etc.) El plan de trabajo se anexa al presente informe. Inventarios documentales Desde 2017 la Empresa cuenta con el Sistema de Gestión Documental Extranet, en el cual está parametrizado el FUID. En este momento los archivos de gestión están realizando sus respectivos inventarios, en cumplimiento de la orden que mediante circulares ha impartido la Subgerencia Administrativa y Financiera. En el Archivo Central a la fecha, se cuenta con un inventario de 39.944 registros. El cumplimiento de las dependencias respecto a las transferencias primarias es el siguiente:

Transferencias documentales Para la presente vigencia se elaboró el cronograma que tenía como fecha límite el 27 de septiembre, sin que la totalidad de las dependencias hayan realizado las transferencias correspondientes. Las transferencias deben cargarse al sistema Extranet El cumplimiento de las dependencias respecto a las transferencias primarias es el siguiente:

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 2019

En esta vigencia se transfiere documentación de 2016 y anterior:

Dependencia Documentación Transferida Pendiente

Gerencia Resoluciones de Gerencia -Actas de Comité de Gerencia -Circulares de Gerencia


-Convenciones Colectivas de Trabajo -Informe Concejo Municipal -Programa de Servicios a la Comunidad -Programa Orientado al Manejo de Medios de Comunicación

Oficina de Control Interno -Planes de Mejoramiento a Entidades de Control y Vigilancia -Programa de Auditoria Anual -Rendición de Cuentas a Organismos de Control y Vigilancia. -Planes de Auditoría. -Informe Anual de Control Interno. -Informe de Atención al Usuario -Informe Plan Anticorrupción- Plan de auditorias Informe Cuatrimestral de Control Interno Informes a Entidades de Control y Vigilancia

-Actas de Comité de Control Interno -Informe de Auditoría Interna

Oficina de Planeación -Proyectos de Acueducto -Informe Plan Departamental de Aguas de 2008 a2014

-Acciones correctivas y preventivas del sistema… -Actas de comité del Modelo estándar de control Interno y calidad -Estudios… -Indicadores de Gestión -Informes Institucionales… -Mapa de Riesgos… -Planes… -Proceso y Subproceso del Sistema Integrado de Gestión -Programa de Auditoría Externa del Sistema Integrado de Gestión - Programa de Auditoría Interna… -Proyectos

Sistemas No ha transferido ningún documento

Oficina Jurídica -Actas de Comité de Conciliación y Defensa Judicial -Demandas Acciones de Tutela -Peticiones, Quejas y Reclamos.

- Actas de Comité Jurídico. - Las conciliaciones extrajudiciales y diferentes demandas abiertas en 2016, no se han terminado. -Informe procesos judiciales

COBRO COACTIVO Procesos de cobro coactivo (unos pocos)

-Procesos de cobro coactivo - Informe procesos cobro coactivo.

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

Procesos Disciplinarios Informe Procesos Disciplinarios.

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA

-Actas de Junta Directiva de 2012 a 2015. - Acuerdos de Junta Directiva de 2012 a 2015

-Actas de Junta Directiva 2016. - Acuerdo de Junta Directiva 2016 -Circulares de Junta Directiva 2016

TALENTO HUMANO

-Historias Laborales - Actas de Comité de Bienestar

-Actas de Comité de Convivencia Laboral -Actas de Comité Paritario… -Informes a Entidades y Organismos de Control y Vigilancia Nómina. Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

FINANCIERA No se ha realizado transferencia

TESORERIA

-Comprobantes de Egreso -Boletines de Tesorería -Conciliaciones Bancarias

-Convenios Interinstitucionales (Convenios con los Bancos)


RECURSOS FISICOS No se ha realizado transferencia

SUBGERENCIA TECNICA Acueducto Alcantarillado Aseo Alumbrado Ambiental

Peticiones, quejas y reclamos

-Actas de Comité Técnico -Catastro de Redes de Acueducto y de Alcantarillado -Certificados de Calidad de Agua -Certificados de Estado actual de redes de acueducto -Concepto de Factibilidades y Disponibilidades. -Informes de Gestión -Manuales -Permisos Ambientales -Planes de Contingencia -Planes de Cuidado de la fuente Hídrica -Proceso de solicitud de autorización para que el laboratorio pueda realizar el análisis fisicoquímico y microbiológico al agua para consumo humano, entre otros.

DIRECCION TECNICA Laboratorio Plantas de Tratamiento

Registro de la operación diaria de Plantas.

Plan Operativo de Suministro de Agua y los demás registros de laboratorio y de plantas.

SUBGERENCIA COMERCIAL

No se ha realizado transferencia

CONTRATACION

-Contratos de Alquiler 2015 -C. de Compraventa 2015/2016 -C. de Consultoría 2015/ 2016 -C. de Interventoría 2015/2016 -C. de Obra 2015/2016 -C. de Prestación de Servicios 2015 y 2016. -C. Seguros 2015 -C de Suministros 2015/2016

-Actas de Comité de Contratación 2015-2016. -Contratos de Alquiler 2016 -Contratos de Seguros 2016 -Convenios Interadministrativos 2015 y 2016. -Ordenes de Servicio 2015 y 2016. -Ordenes de Suministro 2015 y 2016. Procesos Declarados Desierto o no adjudicados 2015- 2016

NOTA. En algunas dependencias hay series documentales que no las han documentado y otras que están vigentes o en ejecución y por lo tanto no las deben transferir. Comunicaciones Las acciones de comunicación realizadas se llevaron a cabo bajo el lema ‘Hechos que Transforman’, que se convirtió en el slogan de la empresa. Estas acciones estuvieron dirigidas a posicionar la empresa desde los siguientes atributos: tiene capacidad técnica, moderna, está modernizándose y dejando la burocracia y aumentó los recursos de inversión. De acuerdo con los resultados de la encuesta aplicada al menos cuatro indicadores asociados a la reputación mejoraron su desempeño ostensiblemente. Sin embargo, el indicador de apego bajó 6 puntos, y pasó de 77% en 2017 a 71% en 2018. Situación que planteó la necesidad de desplegar una


nueva estrategia de comunicación que se enfocara en fortalecer esta condición, al tiempo que se sigue trabajando en el posicionamiento de los otros atributos que mejoraron su desempeño. Así se desarrolló la campaña Las Ceibas 60 años creciendo contigo, que nos permite fortalecer el apego con los ciudadanos y que se difunde en medios masivos a través de un Plan de Medios. Los mensajes divulgados incluyen contenidos pedagógicos de uso eficiente y ahorro del agua. En la parte operativa todo lo anterior se apoyó a través de los canales de comunicación que tiene la empresa con sus grupos de interés, logrando impactar a 400 mil neivanos, para lograrlo se puso en funcionamiento Twitter que ya cuenta con 1.376 seguidores que se dedican a responder las inquietudes de los usuarios e informar sobre novedades del servicio; se aumentaron los seguidores en Facebook, pasando de 500 en 2016 a 9.060 en 2019, lo que significa un aumento bastante significativo. Se estableció un canal de YouTube que acaba de entrar en funcionamiento y ya tiene 40 suscriptores, por este medio se emite el informativo Así va Las Ceibas que se implementó este año y lleva 10 emisiones. La principal plataforma de comunicación con los usuarios es el sitio web que tiene 8.300 visitas al mes. En cuanto a la gestión de prensa, todos los días se envía el reporte de información a primera hora a 8 emisoras de la ciudad, que emiten información permanente de la empresa, lo mismo que los noticieros locales de televisión. Además, hemos tenido impacto en noticieros nacionales en cinco ocasiones. Adicionalmente los dos periódicos impresos y 5 informativos digitales cubren las noticias relacionadas con el servicio y los logros en la atención a las necesidades de los neivanos. Para mejorar el relacionamiento con las comunidades y mejorar la atención, se creó el programa ‘viernes de comunidad’, que desde el último semestre de 2018 promueve la participación de los ciudadanos para que, además, ejerzan una veeduría permanente sobre la gestión de la empresa y la eficiente prestación del servicio. Como parte de este programa la gerente general ha visitado las 10 comunas de la ciudad, atendiendo a más de 300 personas entre ediles, presidentes de Junta y comunidad en general. De los 80 requerimientos que se recibieron, ya se solucionaron todos. Uno de los logros fundamentales de Las Ceibas ha sido su transformación, por eso y aprovechando la tecnología se desarrollaron 5 canales que le permiten a la empresa tener una comunicación fluida. Los canales son el boletín Así Vamos, que lleva 34 ediciones; el informativo Así Va Las Ceibas con 10 emisiones; la Extranet que es la plataforma privada para compartir información institucional. Por último, están las carteleras institucionales en cada una de las sedes de Las Ceibas, que se actualizan semanalmente.

• Somos Marca Registrada

Con la titularidad de la marca Las Ceibas, Empresas Públicas de Neiva E.S.P., ningún tercero podrá registrarla y utilizarla. Mediante la Resolución N. 2634 expedida el pasado 6 de febrero, la Oficina de Marcas de Colombia de la Superintendencia de Industria y Comercio, concedió el registro de marca a Las Ceibas, Empresas Públicas de Neiva E.S.P.


Con este acto administrativo, se logra la protección legal de la Marca por el término de 10 años prorrogables indefinidamente. En este orden de ideas, Las Ceibas, Empresas Públicas de Neiva E.S.P., podrá utilizar a partir de la fecha como parte de su logotipo el símbolo ® para indicar que el mismo ha adquirido el derecho al uso exclusivo de este signo distintivo en nuestro país. La marca Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P., deberá usarse tal y como ha sido registrada o con modificaciones mínimas que no alteren sus características esenciales. La decisión de modificar el nombre de la empresa se dio al inicio de la presente administración, al establecer que la marca Empresas Públicas de Neiva, EPN, no se encontraba registrada y que contra la misma existía una reclamación por parte de Empresas Públicas de Medellín (EPM) -ésta sí registrada- donde exigían el no uso de la sigla EPN, por su similitud gramatical y fonética a la utilizada por ellos (EPM) que sí está registrada. La Resolución otorga el derecho de uso exclusivo de esta denominación en todo el país. Para tener en cuenta:

PAÍS SOLICITANTE SIGNO CLASES EXPEDIENTE

Colombia

Las Ceibas, Empresas Públicas de Neiva E.S.P.

Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P.

Nominativa 11,16,25,32,35,37,39, 40, 42, 45

16-172344

Ver Anexo 21. Manual Uniformes Ver Anexo 22. Normas Básicas de Identidad Visual


1.6 Dimensión 6: Gestión del Conocimiento 1.6.1 Política de Gestión del Conocimiento La entidad gestiona el conocimiento a través de lo definido en el procedimiento GC-PR-01 INFORMACIÓN DOCUMENTADA, que define los siguiente: Siempre que, durante el proceso de revisión, o cuando un colaborador lo manifieste, de los procesos se identifique se están desarrollando las actividades de una manera que favorece el desempeño de los procesos, se deberá controlar a través de lo descrito en este procedimiento la herramienta que facilite la apropiación de este conocimiento, ya sea a través de procedimientos, instructivos, formatos, manuales, entre otros.


1.7 Dimensión 7: Control Interno 1.7.1 Política de Control Interno El Comité Institucional de Gestión y Desempeño fue creado con la Resolución No.121 del 27 de febrero de 2018 y deroga la resolución No. 293 de 2015, se encuentra actualizado atendiendo los decretos que se encuentran relacionados en la Resolución No.123 el 27 de febrero de 2018 y deroga la resolución No. 416 de agosto de 2016. Esquema para la definición de autoridad y responsabilidad La empresa tiene definido la Estructura Organizacional en el Organigrama. Decreto No.0935 de 2012 donde determinan a la Junta Directiva, Gerencia General, Oficina Asesora de Planeación y Análisis Financiero, Oficina Asesora Jurídica y Asuntos Disciplinarios, Subgerencia Administrativa y Financiera, Subgerencia Comercial, Subgerencia Técnica y Operativa, Dirección Técnica de Acueducto y Alcantarillado. En esta estructura, no se encuentra la Oficina de Control Interno, como lo define la LEY 87 de 1993 donde “Se Establecen Normas para el Ejercicio de Control Interno en Las Entidades y Organismos del Estado”. En la Resolución No. 0739 “Por la cual se distribuyen los cargos de la Planta de Personal de los Servidores Públicos y se ajusta el Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales de Las Empresas Públicas de Neiva E.S.P”. Se encuentra definido las responsabilidades. Esquema de Líneas de Defensa Se creó el documento Política de Administración Del Riesgo donde se definió un esquema de asignación de responsabilidades y roles, para las tres líneas de defensa, asegurando que se cumplen los lineamientos determinados para la gestión del riesgo y haciendo seguimiento tanto a la medición de indicadores como a la efectividad de los controles establecidos. Debilidades y fortalezas del Sistema de Control Interno y su articulación con el Sistema de Gestión a través del MIPG y MECI En función de la articulación de los sistemas de gestión y de control se cuenta con la versión actualizada del MECI, fundamentada en cinco componentes tomando como referencia el Modelo COSO y, bajo un esquema de asignación de responsabilidades para la gestión del riesgo y control (Tres Líneas de Defensa), no siendo una tarea exclusiva de las oficinas de control interno. Auditorias:

En el Programa de Auditorías de Control Interno se establecieron diez (10) Auditorias para la vigencia 2019 de los siguientes procesos “Jurídica, Acueducto, Alcantarillado, Laboratorio, Planeación Estratégica, Financiera, Contratación, Administrativo, Comercial y Control Interno Disciplinario”; las cuales se encuentran en curso la Auditoria Interna de Administrativo, Comercial y Control Interno Disciplinario. En lo que le compete a la Oficina de Control Interno con las Auditorias de los entes de control, actualmente se encuentra suscritos Planes de Mejoramiento con la Contraloría Municipal de Neiva (CMN), Contraloría General de la República (CGR) y la Superintendencia de Servicios Públicos


Domiciliarios (SSPD); con esta última no fue requerido por este ente un plan de mejoramiento, sin embargo, se estableció.

Comité Institucional de Gestión y Desempeño y del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

El comité Institucional de Gestión y Desempeño se encuentra a cargo de la Oficina de Planeación Estratégica y en lo concerniente al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, se tiene definido reunirse 2 veces al año; en el cual se aprueba el programa de auditorías de la respectiva vigencia y se ilustran todas las auditorías internas e informes emitidos por la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión, adicionalmente se establecen unos compromisos a los cuales se realiza seguimiento para velar por el mejoramiento continuo de los diferentes procesos de la entidad.

Informes Sistema de Control Interno: Vigencia 2016, Vigencia 2017 y Vigencia 2018. Incluir certificados de presentación y otros soportes que evidencien su cumplimiento

La información que se debe publicar se encuentra disponible en la página Web en el link https://lasceibas.gov.co/las-ceibas/informes/informes-de-control-interno, la solicitud se realizaba a través del formato ACTUALIZACION PAGINA WEB con Código GA-FR-T09, el cual se solicitaba a TIC el cargue de la Información y ellos se encargaban de realizarlo una vez se enviara este formato diligenciado del cual nuestra dependencia no cuenta con un soporte. Durante la vigencia 2019 este formato fue eliminado y la solicitud de la actualización de la página web se realiza por medio de correo electrónico de los cuales se tiene soporte debido a que es archivado en la carpeta correspondiente del informe que es publicado. En el mes de Octubre de 2018 se realizó una actualización a la información de la página Web de la cual se tiene soporte del diligenciamiento del formato. Informes pormenorizados para las vigencias 2016, 2017 y 2018. La información que se debe publicar se encuentra disponible en la página Web en el link https://lasceibas.gov.co/las-ceibas/informes/informes-de-control-interno y se encuentra disponible en medio físico en la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión.

Planes de Mejoramiento a) Seguimiento a planes de mejoramiento Contraloría Municipal de Neiva (CMN), a corte

septiembre de 219 ✓ Auditoria Gubernamental Modalidad Especial Todos los Sujetos Plan de

Mejoramiento Vigencias 2014, 2015 y 2016 y Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano

Resultado de esta auditoria quedo vigente únicamente el hallazgo No.13 “A 31 de Diciembre del 2016 la cuenta anticipos para adquisición de bienes y servicios código 132804 registra un saldo $991.805.694,49 de los cuales $204.792.359,36 corresponden a terceros que no presentan ningún tipo de movimiento desde el registro realizado en el comprobante de

https://lasceibas.gov.co/las-ceibas/informes/informes-de-control-interno




saldo inicial año 2013, se pudo verificar que estos valores corresponden a registros realizados entre los años 2001 a 2011”; El cual fue suscrito mediante plan de mejoramiento a la Contraloría Municipal de Neiva el 13 de Diciembre de 2018.

TOTAL DE HALLAZGOS : 1

SUBSANADOS EN EL SEGUIMIENTO INTERNO

0

NO SUBSANADOS 1

✓ Auditoria al Balance Vigencia Fiscal 2017

Resultado de esta auditoría quedaron documentados 7 hallazgos por el ente de control, en el cual se suscribió plan de mejoramiento el 28 de mayo de 2018.

TOTAL, DE HALLAZGOS: 7


7

NO SUBSANADOS 0

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR HALLAZGO

ADMINISTRATIVO 7

DISCIPLINARIO 2 N.A 2 (H1-H10)

✓ Auditoria Gubernamental Modalidad Especial Las Ceibas EPN Vigencia 2017 Resultado de esta auditoría quedaron documentados 24 hallazgos por el ente de control, en el cual se suscribió plan de mejoramiento el 10 de septiembre de 2018; las acciones de mejora planteadas se encuentran en proceso de cumplimiento y a otras se le realizo solicitud de modificación encontrándonos dentro del tiempo de ejecución.



18

NO SUBSANADOS 6


ADMINISTRATIVO 24

DISCIPLINARIO 1 (H 4)

FISCALES 4

(H 6) $ 36.693.333 (H 18) $ 7.884.462.644 (H 23) $ 60.559.650 (H 28) $ 4.604.654.824 TOTAL $ 5.490.370.451

✓ Auditoria Gubernamental Modalidad Regular Las Ceibas EPN Vigencia 2018 Resultado de esta auditoria quedaron documentados 27 hallazgos por el ente de control, en el cual se suscribió plan de mejoramiento el 31 de mayo de 2019.




16

NO SUBSANADOS 11


ADMINISTRATIVO 27

DISCIPLINARIO 1 N.A (H8)

FISCALES 8

(H 2) $ 67.802.971 (H 6) $ 30.000.000 (H 21) $ 87.732.682 (H 23) $ 205.436.405 (H 24) $ 7.287.000 (H 26) $ 4.500.000 (H 28) $ 1.396.023.644 (H 30) $ 3.503.856 TOTAL $ 1.802.286.592

b) Seguimiento a planes de mejoramiento Contraloría General de la Republica, a corte septiembre de 219

✓ Informe de Auditoria de Cumplimiento de Recursos del Sistema General de

Participaciones y para el Programa de Alimentación Escolar – Vigencia 2017

Esta auditoria se realizó a corte diciembre de 2018 en conjunto con la Alcaldía Municipal de Neiva donde se Subsanaron los hallazgos HA18 – Expansión de Facturas, HA19 – Subsidios Servicios Públicos y HA20 – Estudios Previos. En el desarrollo de esta auditoria se dejaron los siguientes hallazgos:

No. Hallazgo Hallazgo Administrativo Disciplinario Fiscal

10 Obras sin Funcionamiento

x x x

11 Usuarios Beneficiados de las Obras Construidas

x

12 Soportes de Pagos x

13 Homologación Usuarios Subsidiados

x

En el último seguimiento al plan de mejoramiento de esta auditoría, se han cumplido con las actividades propuestas para subsanarlos los hallazgos 10, 11 y 12. El hallazgo 13 tiene un 40% de cumplimiento. ✓ Informe de Auditoria por Asunto no. 50 de 2017 – Recursos de Regalías de Empresas

Públicas de Neiva E.S.P. Vigencia 2012, 2013, 2014, 2015, 2016

No. Hallazgo Hallazgo Administrativo Disciplinario Fiscal Penal

H1.A1 Obra abandonada canal barrio california

X

H2.A2.D1.F1.P1.O1 Funcionalidad construcción pozo profundo La Gabriela

X X X X

H3.A3.D2.F2 Obra Abandonada acueducto y alcantarillado Fronteras II

X X X

H4.A4.D3.F3 Obra abandonada Alcantarillado Sanitario Fronteras II

X X X


H5.A5 Seguimiento y mantenimiento operación de la obra de control cauce rio las ceibas

X

H6.A6.D4 Consistencia y coherencia información presupuestal y financiera de recursos del SGR

X X

H7.A7 Reintegro saldos de ejecución de recursos del SGR

X

H8.A8.D5 Manejo de los recursos en cuenta maestra del SGR

X X

HA66 Solicitud de explanación. Los municipios distritos son los responsables de la prestación de los servicios de alumbrado público.

X

En el último seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno de Gestión a corte 30 de junio de 2019 a todos los hallazgos se les ha dado cumplimiento a las actividades para subsanarlos. Queda pendiente el hallazgo H1.A1. El cual está en un 80% de avance. ✓ Informe de Auditoria de Cumplimiento AT 08 Departamento del Huila

No. Hallazgo

Hallazgo Administrativo Disciplinario Fiscal

H.17 Reporte de información en el aplicativo GESPROY

X

En el último seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno de Gestión a corte 30 de Junio de 2019 al plan de mejoramiento se le dio cumplimiento del 100% a las actividades establecidas parta subsanar el hallazgo.

c) Seguimiento a Planes de la Superintendencia de Servicios Públicos

Del 27 de febrero al 01 de marzo de 2018 la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios realizo visita de inspección y vigilancia con el objeto de verificar aspectos administrativos, financieros, comerciales, técnicos operativos y cargue de información al SUI. En junio de 2018 la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios remitió la evaluación integral de prestadores empresas públicas de Neiva E.S.P. mediante la cual la entidad se pronunció y posteriormente recibió la respuesta de la SSPD donde establecieron las siguientes observaciones.

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD

ADMINISTRATIVO 4

FINANCIERA 8

COMERCIAL 4

TECNICA 11

GENERALES 3

TOTAL 30


En dicho informe no se estableció ningún proceso a seguir, por tal motivo nuestra dependencia lleva a cabo un plan de mejoramiento interno al cual se le hace continuo seguimiento. Producto de Auditorías Internas de la OACI; esta se encuentran publicadas en el link https://lasceibas.gov.co/informes-de-control-interno/auditorias-internas. Producto de auditorías de otras instancias como organismos certificadores externos (si aplica), esta no aplica.

Informes de los entes de control que vigilan a la entidad

La información se encuentra disponible en medio físico en la oficina asesora de control interno de gestión y en la página Web en los siguientes link, adicionalmente se relacionaron en el ítem 10.

✓ https://lasceibas.gov.co/informes-de-control-interno/informes-de-auditorias-y-

planes-de-mejoramiento-de-la-contraloria ✓ https://lasceibas.gov.co/informes-de-control-interno/informes-de-auditorias-de-

la-superintendencia-de-servicios-publicos ✓ https://www.lasceibas.gov.co/informes-de-control-interno/informes-de-

auditorias-y-plan-de-mejoramiento-contraloria-general-de-la

https://lasceibas.gov.co/informes-de-control-interno/auditorias-internas

https://lasceibas.gov.co/informes-de-control-interno/informes-de-auditorias-y-planes-de-mejoramiento-de-la-contraloria

https://lasceibas.gov.co/informes-de-control-interno/informes-de-auditorias-y-planes-de-mejoramiento-de-la-contraloria

https://lasceibas.gov.co/informes-de-control-interno/informes-de-auditorias-de-la-superintendencia-de-servicios-publicos

https://lasceibas.gov.co/informes-de-control-interno/informes-de-auditorias-de-la-superintendencia-de-servicios-publicos

https://www.lasceibas.gov.co/informes-de-control-interno/informes-de-auditorias-y-plan-de-mejoramiento-contraloria-general-de-la

https://www.lasceibas.gov.co/informes-de-control-interno/informes-de-auditorias-y-plan-de-mejoramiento-contraloria-general-de-la


CAPITULO 2. POLÍTICAS ESTRATEGICAS Y TEMAS TRANSVERSALES

2.1 Gestión financiera y presupuestal de la entidad Estructuración del Presupuesto de Gastos de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva

Tal como se puede observar en la información de ejecución presupuestal de las vigencias 2016 y 2017, los gastos administrativos y operativos estaban unidos. Sin embargo, teniendo en cuenta la estructura del cobro de las tarifas, desde el año 2018, en conjunto con el área de planeación, realizamos la estructuración del presupuesto de gastos, direccionando cada uno de los gastos del presupuesto, de conformidad a los ingresos obtenidos por cada componente tarifario, así: Adicionalmente se tienen otros ingresos por concepto de participación servicio de aseo, dividendos, recuperaciones, rendimientos financieros, intereses, multas, entre otros, los cuales sirven de soporte para financiar los gastos de deuda pública e inversiones diferentes a las del POIR. Análisis de Ingresos y Gastos por Componentes Tarifarios

ANALISIS INGRESOS TARIFARIOS VS. GASTOS SEP30 DE 2019

INGRESOS GASTOS DIFERENCIA DE

RECURSOS COMPONENTE

TARIFARIO VALOR GASTOS QUE FINANCIA VALOR

CMA 14,964,263,037 Gastos Administrativos 11,521,881,207

-4,461,146,941 Gastos de Comercialización 7,903,528,771

CMO 15,041,275,665 Gastos de Operación 17,645,444,930 -2,604,169,265

CMT 614,099,463 Tasas 643,939,800 -29,840,337

CMI 15,278,088,533 Gastos de Inversión (Acueducto – Alcantarillado-) 19,459,502,728 -4,181,414,195

TOTAL 45,897,726,698 TOTAL 57,174,297,436

La información que presenta el cuadro resumen de análisis de ingresos por componentes tarifarios frente a los gastos que financian los mismos, reflejan que los gastos administrativos y de comercialización que se cubren con el cargo fijo (CMA) de los servicios de acueducto y Alcantarillado, están por encima del valor que se tiene como recaudo de dicha tarifa, en la suma de $4.461.146.941. Así mismos los gastos de operación superan los ingresos en la suma de $2.604.169.265. Frente a las tasas, el cuadro presenta una diferencia mínima, debido a que solo se ha pagado las tasa por uso correspondiente a 2 trimestres, y la tasa retributiva de un solo trimestre. En este punto se indica que, durante el presente año, esta tasa presentó un incremento considerable frente a la vigencia 2018, la cual está en proceso de reclamación.

COMPONENTE TARIFARIO

NOMBRE DEL GASTO PRESUPUESTAL FINANCIADO

CMA (cargo Fijo) Gastos Administrativos y de comercialización

CMO (Consumo) Gastos Operativos

CMI (Consumo) Gastos de Inversión (POIR)

CMT (Consumo) Tasas (Tasa por uso de agua y tasa retributiva)


La diferencia en inversiones operativas de acueducto y alcantarillado es de $4.181.414.195, sin embargo, esta será mayor, debido a que, a 30 de septiembre, estaban pendientes algunos procesos de contratación, además porque la mayoría de los recursos de la inversión corresponden a recursos del crédito. De manera preliminar para el proceso de empalme se presenta este análisis, dejando la observación que el resultado definitivo solo se podrá tener cuando se haya terminado la presente vigencia fiscal, lo que permita establecer las posibles diferencias por cada componente tarifario. Ver Anexo 23. Informe Presupuestal Ingresos – Gastos Ejecución Presupuestal y Financiera: Contratos interadministrativo para el manejo de Alumbrado Público En el presupuesto de ingresos y gastos de las vigencias 2017 al 2019, fueron incorporados recursos de los contratos interadministrativos Nos. 1234 de 2017, 1067 de 2017, 946 de 2018, 003 de 2019 y el 890 de 2019. De los contratos 1234 y 946 fue estimada la utilidad fundamentados en el concepto 156111 del 31 de agosto de 2011, emitido por la Contaduría General de la Nación, el cual indica que: “los recursos que se perciban para la ejecución de un contrato interadministrativo se reciben a título de contraprestación por la realización de una obra, la prestación de un servicio, o el suministro de bienes, de forma que son valores que tienen el carácter de ingreso para el ente ejecutante, por tratarse de una remuneración por la realización del objeto contractual, pago que bien se puede recibir mediante abonos parciales, en atención a lo dispuesto a las cláusulas contractuales”. El contrato interadministrativo No. 003 de 2019, correspondiente a operación y mantenimiento de alumbrado público, se encuentra en ejecución, cuyo saldo presupuestal a 30 de septiembre de 2019, es de $1.530.562.021. Una vez se haya cumplido con el objeto contractual y se realice la liquidación del mismo, se deberá establecer la utilidad que tiene la empresa sobre dicho contrato. Con corte a 30 de septiembre de 2019, existen saldos por pagar de parte de la entidad territorial, de acuerdo a las siguientes especificaciones:

VALOR PENDIENTE DE PAGO POR PARTE DEL MUNICIPIO DE NEIVA RECURSOS ALUMBRADO PUBLICO

No. CONTRATO

DESTINO VR. TOTAL, DEL

CONTRATO VR. PAGADO AL 30

SEP/2019 SALDO

VR. DESCUENTOS

OBRA NO EJECUTADA

VR. TOTAL, PENDIENTE DE

PAGO

286/2008 Interventoría A.P

- - 54,061,724 -

54,061,724

1234/2017 OYM/ Expansión

2,234,359,988 1,814,213,102 420,146,886 6,250,369

413,896,517

1067/2018 Expansión 810,155,234 350,642,417 459,512,817 -

459,512,817

003/2019 OYM 4,466,613,592 2,718,808,274 1,747,805,318 1,747,805,318

890/2019 Expansión 3,574,320,578 - 3,574,320,578 3,574,320,578

TOTAL 11,085,449,392 4,883,663,793 6,255,847,323 6,250,369

6,249,596,954


Presupuesto Vigencia 2020 Se realizó el cronograma para la elaboración del presupuesto. Actualmente se está en proceso de estructuración de este. (se adjunta copia del cronograma). De acuerdo con el crecimiento de los ingresos de la entidad, los ingresos para la vigencia 2020, se estarán proyectando con un incremento del 5%. Es importante precisar que, dentro del presupuesto de Multas y Sanciones, se tendrá en cuenta la apropiación de recursos para atender el compromiso establecido con la CAM producto de un acuerdo de pago, que corresponde a un proceso administrativo sancionatorio iniciado a las Empresas Públicas en la vigencia 2010. El valor con corte a 31 de julio de 2019 fue de $938.053.423, no obstante, se está a la espera de la actualización de los valores con el cálculo de los intereses a marzo de 2020. Adicionalmente se apropiarán los recursos destinados a cubrir la Deuda Pública. En relación con los gastos de inversión estos estarán estructurados en los cuatro componentes que se han venidos clasificando así:

1. Desarrollo Corporativo (proyectos de Gestión del Riesgo, MIPG, Modernización de infraestructura y adecuaciones locativas y Responsabilidad Social Empresarial).

2. Infraestructura en Acueducto (Construcción y optimización de redes, optimización de plantas, planes maestros, Reparación de Vías- Cumplimiento del POIR).

3. Infraestructura en Alcantarillado (Construcción y optimización redes de alcantarillado, reparación de vías, Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos, PTAR, Cumplimiento del POIR. Ver Anexo 24. Proyecto PTAR

4. Gestión Comercial (Proyectos de reducción del índice de agua no contabilizada, macromedidores, otros).

Gestión Contable MANUALES Y POLITICAS CONTABLES

En el proceso contable se actualizó el manual de procedimientos contables y fueron creados otros manuales y políticas, las cuales se encuentran en la página web de la entidad en el link del sistema integrado de gestión/gestión financiera/contabilidad


En el manual de políticas contables se encuentran aprobadas las políticas contables de conformidad a las normas internacionales NIIF y a las condiciones propias de la entidad. A continuación, se relacionan las políticas contables de las Ceibas Empresas Públicas de Neiva:

POLITICAS CONTABLES LAS CEIBAS (NORMAS NIIF)

*PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS *PRESTAMOS POR PAGAR

*INVERSIONES *BENEFICIOS A EMPLEADOS

*CUENTAS POR COBRAR *PROVISIONES

*INVENTARIOS *PASIVOS CONTINGENTES

*PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO *INGRESOS

*ACTIVOS INTANGIBLES *SUBVENCIONES

*ARRENDAMIENTOS *EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO

*COSTOS DE FINANCIACION *IMPUESTO A LAS GANANCIAS

*DETERIORO EN EL VALOR DE LOS ACTIVOS *CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES CONTABLES Y CORRECCION DE ERRORES

*CUENTAS POR PAGAR *HECHOS OCURRIDOS DESPUES DEL PERIODO CONTABLE

INFORME RESUMEN DE DEUDA PUBLICA A 30 SEPTIEMBRE DE 2019

ENTIDAD BANCARIA NO. CREDITO FECHA DE

VENCIMIENTO SALDO DE DEDUDA

BANCO DE COLOMBIA 1260142822 2021-11-28 2,121,619,377

BANCOLOMBIA S.A. 760105894 2029-05-17 2,700,000,000

BANCOLOMBIA S.A. 760106847 2029-05-28 3,600,000,000

INFIHUILA 11112015 2020-10-28 766,791,666

INFIHUILA 41310421 2023-12-23 58,333,320

INFIHUILA 11092015 2023-12-23 670,216,665

INFIHUILA 11091502 2026-01-30 2,343,985,270

INFIHUILA 11120152 2022-11-14 116,067,329

INFIHUILA 11120153 2023-01-05 78,857,509

INFIHUILA 11120154 2023-11-13 700,000,000

TOTAL 13,155,871,136

Durante la vigencia 2018, se tramitó endeudamiento por valor de $20.000.000.000, para financiar proyectos de inversión. Los contratos de empréstito se encuentran debidamente registrados ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico. Dentro del proceso de empréstito $9.000.000.000; fueron otorgados por Bancolombia y $11.000.000.000 por el INFIHUILA con destino a los siguientes proyectos:

PROYECTOS FINANCIADOS CON RECURSOS DEL 26CREDITO

ENTIDAD OTORGANTE No. De REGISTRO

MINHACIENDA

VALOR

AC

UED

UC

TO DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN LINEA EXPRESS ZONA

SUR DEL MUNICIPIO DE NEIVA INFIHUILA

608505843 (31-01-2019)

11.000.000.000.

INTERCONEXION ENTRE EL RESERVORIO Y PLANTA JARDIN BANCOLOMBIA

611517383 (26-12-2018)

9.000.000.000.

IDENTIFICACION SISTEMATICA DE FUGAS

ALC

AN

TAR

ILLA

DO

OPTIMIZACION DEL SISTEMA DE AGUAS LLUVIAS DEL INTERCAMBIADOR DE LUNA VERDE

BANCOLOMBIA

ALCANTARILLADO SANITARIO BARRIO LAS GRANJAS

TERMINACION CANAL DE AGUAS LLUVIAS CALIFORNIA

REDES DE VERONA

PROYECTOS ALCANTARILLADO VARIOS SECTORES DE LA CIUDAD


Dentro de las condiciones especiales del crédito, es importante señalar que los dos créditos cuentan con un periodo de gracia de dos (02) años, tiempo en el cual la empresa solo cancelará intereses. Se han realizado dos desembolsos del crédito de Bancolombia, equivalentes al 70% del valor total, los cuales ascienden a la suma de SEIS MIL TRESCIENTOS MILLONES DE PESOS ($6.300.000.000), quedando por desembolsar con corte al 30 de septiembre de 2019, la suma DOS MIL SETECIENTOS MILLONES DE PESOS ($2.700.000.000) de acuerdo a las siguientes especiaciones:

BANCO FECHA No. OBLIGACION VR. DESEMBOLSO VR. PENDIENTE DE

DESEMBOLSO

BANCOLOMBIA 21-06-2019 760105894 2,700,000,000

2,700,000,000 28-08-2019 760106847 3,600,000,000

TOTAL 6,300,000,000

El saldo pendiente de desembolso, entre noviembre y diciembre de 2019, se tiene previsto tramitarlos. El crédito con INFIHUILA, aprobado por la suma de ONCE MIL MILLONES DE PESOS ($11.000.000.000) no se han realizado desembolsos. Se prevé realizar dos desembolsos entre los meses de noviembre y diciembre de 2019. Para el Manejo de los recursos se hizo apertura de una cuenta de inversión colectiva en la Fiduprevisora con el fin de obtener una mayor rentabilidad de la generada en otro tipo de cuentas, así como disminuir los costos aplicados por concepto de gravamen financiero. Por otra parte, se suscribo contrato de Leasing Financiero, para la adquisición de una Volqueta, el cual fue registrado ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico bajo el número 611517788 de fecha 23 de octubre de 2019. El cual presenta las siguientes características:

Acreedor Banco de Occidente

Monto $278.800.000

Operación Leasing 180-135326

Plazo 36 Meses

Periodo de amortización Mensual

Periodo pago de intereses Mensual

Periodo de gracia NA

Tasa de interés DTF+3.10% T.A

Fecha de firma 02/10/2019

Cumplimiento del POIR Las tarifas que Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva aplica a sus usuarios desde el 1º de Julio de 2016, son el resultado del estudio de costos y tarifas realizado de conformidad a la metodología establecida por la Comisión de Regulación de Agua potable (CRA) en cumplimiento de la Resolución 688, la cual permite a las empresas recuperar mediante tarifas los costos de administración, operación, mantenimiento e inversión en que ellas incurren anualmente para prestar los servicios públicos de agua y alcantarillado.


Para poder llevar a las tarifas el costo de inversión, la empresa debió definir un Plan de Obras en Inversiones Regulado (POIR), en el cual establece las obras que realizará durante cada uno de los siguientes años, con su respectivo cronograma y sus correspondientes costos. Las inversiones iniciales proyectadas en el POIR se muestran a continuación:

Se aclara que los valores deben ser reajustados anualmente, llevando a valor presente cada compromiso, recalculando así las inversiones por cada servicio. Recursos destinados a inversiones operativas de acueducto y alcantarillado.

INVERSIONES OPERATIVAS EN ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO (EJECUCION PRESUPUESTAL)

AÑO ACUEDUCTO ALCANTARILLADO TOTAL

2016 3,271,455,076 3,001,664,149 6,273,119,225

2017 6,295,950,584 10,406,088,415 16,702,038,999

2018 2,323,480,837 7,400,043,682 9,723,524,519

2019 (corte sep/30)

17,362,109,223 13,194,376,663 30,556,485,886

TOTAL 29,252,995,720 34,002,172,909 63,255,168,629

A nivel de ejecución presupuestal los recursos destinados a obras de acueducto y Alcantarillado ascienden a 63.255.168.629, a los cuales se les debe realizar el respectivo seguimiento para que luego de la terminación de las obras y las que hagan parte del POIR, se verifique que estas queden activadas contablemente.


- Activación Contable de las inversiones del POIR

PERIODO

CUENTAS CONTABLES

TOTAL 1645 (Plantas, Ductos y Túneles)

1650 (Redes, Líneas y Cables)

1615 Construcciones en

Curso

Enero - Junio/2016 - 532,446,729 532,446,729

Julio - Dic/2016 66,531,227 566,780,724 633,311,951

Enero - Junio /2017 625,525,541 11,139,124,887 11,764,650,428

Julio - Dic/2017 71,231,236 6,505,330,800 6,576,562,036

Enero- Junio /2018 - 4,557,203,915 4,557,203,915

Julio - Dic/2018 352,612,014 10,385,640,319 10,738,252,333

Enero- Junio /2019 - 1,066,839,260 2,796,019,079 3,862,858,339

Julio - Septiembre/2019

- 535,390,870 3,154,969,447 3,690,360,317

TOTAL 1,115,900,018 35,288,757,504 5,950,988,526 42,355,646,048

- Comparativo inversiones activadas frente a los compromisos CRA

AÑO PERIODO

VALORES ACTIVADOS

TOTAL COMPROMISOS

CRA 1645 (Plantas,

Ductos y Túneles)

1650 (Redes, Líneas y Cables)

1615 Construcciones

en Curso

Año 1 Enero 2016 a Junio/2017

692,056,768

12,238,352,340 12,930,409,108

9,938,088,708

Año 2 Julio 2017 a Junio/ 2018

71,231,236

11,062,534,715 11,133,765,951

23,857,469,803

Año 3 Julio 2018 a Junio /2019

352,612,014

10,385,640,319 10,738,252,333

21,257,247,181

Año 4

Enero 2019 a Junio/2019

-

1,066,839,260 2,796,019,079

3,862,858,339

10,685,369,380 Julio 2019 a Sep/2019

-

535,390,870 3,154,969,447

3,690,360,317

TOTAL 1,115,900,018

35,288,757,504 5,950,988,526

42,355,646,048

65,738,175,072

Así las cosas, preliminarmente se puede observar que existen un valor por cubrir presupuestalmente equivalente a la suma de $2.483.006.443. No obstante, existen saldos por ejecutar dentro del presupuesto, como también se encuentra en proceso de contratación algunos recursos así:

CONCEPTO VALOR

COMPROMISOS CRA 65,738,175,072

VR. PRESUPUESTO 63,255,168,629

VR. ACTIVADO 42,355,646,048

Por activar aún quedan $23.382.529.024, en razón a que la activación se realiza cuando las obras están terminadas. La cuenta de construcciones en curso se maneja temporalmente mientras se reclasifican a las cuentas del activo que corresponda.

VR. POR CUBRIR EN

PRESUPUESTO2,483,006,443

VR. POR ACTIVAR 23,382,529,024


Planeación Tributaria A partir del año 2016, la empresa inicio un proceso de planeación tributaria con el fin de disminuir las cargas impositivas lo que a su vez permitieron hacer un uso eficiente de los recursos, liberando parte de ellos para aumentar las inversiones a cargo de la empresa. Los ahorros obtenidos producto de la planeación tributaria ha sido los siguientes: Por otra parte, de acuerdo a las deducciones de ley, al momento de presentar las declaraciones de renta de las vigencias 2016, 2017 y 2018, se obtuvo saldo a favor así: Dentro de las estrategias previstas para el año 2019 y para los años siguientes están:


Gestión de Tesorería

a) Puntos de Recaudo

ENTIDAD CORRESPONSALES SUCURSALES TOTAL PUNTOS POR

ENTIDAD PAGOS

NACIONALES

BANCOLOMBIA PUNTOS

BANCOLOMBIA N/A 364 APLICA

BANCO DE BOGOTÁ APUESTAS

NACIONALES 9 229 APLICA

BANCO CAJA SOCIAL PUNTOS AMIGOS 3 40 APLICA BANCO BBVA APP BBVA 3 3 APLICA COLPATRIA 4 4 APLICA

DAVIVIENDA PUNTOS DAVIPLATA N/A 221 APLICA COFACENEIVA 1 1 N/A

COONFIE 3 12 N/A UTRAHUILCA 8 12 N/A

WWW.LASCEIBAS.GOV.CO BOTÓN PSE 1 1 APLICA BOTÓN AVAL PAY BOTÓN PAGO 1 1

RDB REDEBAN MULTICOLOR

DATAFONOS REDEBAN

23 24 APLICA

TOTAL

PUNTOS 912

Otras Generalidades del proceso Financiero El Comité de sostenibilidad de la información contable fue creado mediante Resolución 141 de 2016, el cual se reúne mínimo tres veces al año tal como lo establece la resolución modificatoria del referido acto. El funcionamiento de este comité creado por Ley, es fundamental en los procesos de depuración de la información contable, y está conformado de la siguiente manera:

- Gerente o delegado - Subgerente Administrativo y Financiero (quien lo preside) - Contador - Jefe de Recursos Físicos - Asesor Financiero (Actuar como Secretario Técnico del comité) - Subgerente Comercial - Jefe Área de Cartera - Jefe Jurídico - Jefe Oficina de Planeación y Análisis Financiero - Jefe Oficina Control Interno

• Algunos contratos que por su importancia le fueron adicionados recursos hasta enero de 2020, son: vigilancia, servicios temporales, lectura, softwares administrativo y comercial, según se detalló en contratación.

• Desde el año 2016, se ha realizado cruce de cuentas entre los servicios públicos de las instituciones públicas a cargo del municipio, teniendo en cuenta que parte de la utilidad generada en cada ejercicio fiscal está compuesta por la cartera.

http://www.lasceibas.gov.co/


• Durante los años 2017 y 2018, se contrató la Calificación de Riesgos de la Empresa, la cual mejoro notablemente frente a la calificación del año 2015 de acuerdo a las siguientes especificaciones:

Calificación 15 de febrero de 2015 Calificación 27 de noviembre de 2017

Calificación 21 de noviembre de 2018.


Situación Financiera de los Recursos

A. RECURSOS FINANCIEROS

VIGENCIA FINAL AÑO 1/01/2016 1/01/2017 1/01/2018 1/01/2019

31/12/2016 31/12/2017 31/12/2018 30/09/2019

CONCEPTO

ACTIVO TOTAL 344.570.517.893 348.495.825.385 341.832.189.254 348.542.621.879

Corriente 37.550.713.568 29.120.203.634 17.995.098.563 33.903.097.100

No Corriente 307.019.804.325 319.375.621.751 323.837.090.691 314.639.524.779

PASIVO TOTAL 134.207.463.320 123.275.579.745 109.789.439.312 120.563.355.807

Corriente 32.477.238.224 9.035.134.256 11.391.827.650 14.948.561.617

No Corriente 101.730.225.096 114.240.445.489 98.397.611.663 105.614.794.190

PATRIMONIO 210.363.054.573 225.220.245.640 232.042.749.941 227.979.266.072

Ingresos Operacionales 54.059.898.404 56.858.647.665 63.182.824.323 51.085.908.371

Gastos Operacionales 12.578.012.959 13.901.056.740 32.896.601.398 17.630.929.847

Costos de Venta y Operación 39.749.768.248 40.385.365.640 36.815.841.101 38.819.515.219

Resultado Operacional 1.732.117.197 2.572.225.285 -6.529.618.176 -5.364.536.695

Ingresos Extraordinarios 7.060.457.008 6.633.333.911 13.418.056.524 7.048.135.509

Gastos Extraordinarios 8.098.080.498 1.824.565.979 4.277.831.986 1.351.699.419

Resultado No Operacional -1.037.623.489 4.808.767.932 9.140.224.538 5.696.436.090

A. BIENES MUEBLES E INMUEBLES

VIGENCIA FINAL AÑO 1/01/2016 1/01/2017 1/01/2018 1/01/2019

31/12/2016 31/12/2017 31/12/2018 30/09/2019

CONCEPTO

Terrenos 5.675.892.800 5.902.634.676 5.820.997.612 5.996.453.862

Edificaciones 7.990.984.430 8.093.288.439 9.252.745.969 9.252.745.969

Construcciones en Curso 0 4.317.727.734 1.480.979.827 6.632.273.106

Maquinaria y Equipo 2.417.901.011 2.737.096.509 3.088.452.239 3.376.780.308

Equipo Medico Cientifico 906.255.246 1.056.388.913 1.056.155.466 1.109.261.389

Equipo de Transporte, Traccion y Elevacion 1.240.062.424 1.105.268.542 1.298.391.320 1.309.708.220

Equipo de Comedor, Cocina, despensa y Hoteleria 15.017.712 15.017.712 19.361.164 27.450.024

Equipos de Comunicación y Computo 1.060.625.828 1.139.926.996 1.268.718.485 1.366.468.215

Muebles, Enseres y Equipos de Oficina 1.161.450.881 1.203.754.802 1.142.676.980 1.546.532.527

Bienes Muebles en Bodega 0 35.603.838 997.443.930 363.711.880

Redes, Lineas y Cables 283.990.997.503 300.440.668.605 312.762.163.412 313.271.565.908

Plantas, ductos y tuneles 34.998.617.225 35.695.374.001 35.511.155.242 35.511.155.242

Otros Conceptos (Depreciacion Acumulada) -52.796.241.632 -65.283.669.055 -76.146.276.007 -85.472.667.928


2.2 Recursos Físicos Adquisiciones Vigencias 2016 a 30 de septiembre de 2019 A continuación, se describen las adquisiciones que se realizaron en el periodo 2016 a 2019, describiendo para cada uno de los procesos y el costo asociado a cada uno. Para el año 2019, la información corresponde al 30 de septiembre:

Año Grupo Descripción Área Cant Costo

2016

EQUIPOS Y MAQUINAS DE

COMUNICACION, RADIO, TELEVISION, SONIDO, SEÑALES,

RADAR, FOTOGRAFIA, PROYECCION Y SUS

ACCESORIOS.

ESTACION TOTALES SUBGERENCIA TÉCNICA OPERATIVA 2 39.933.883,92

GPS SUBGERENCIA TÉCNICA OPERATIVA 1 95.844.275,00

NIVEL DE PRECISION AUOMATICO

SUBGERENCIA TÉCNICA OPERATIVA 1 1.221.840,76

TELEVISOR PLANTA DE TRATAMIENTO EL JARDIN 1 1.449.900,00


VIDEO BEAM SUBGERENCIA COMERCIAL 1 1.870.900,00


PROCESAMIENTO DE DATOS, SUS

ACCESORIOS Y SUMINISTROS

DISCO DURO EXTERNO SISTEMAS 2 2.039.999,20

IMPRESORA ATENCIÓN AL USUARIO 1 1.468.067,00

CORRESPONDENCIA 2 2.936.134,00

LENOVO STORAGE S2200 SISTEMAS 1 27.867.840,00

SCANER ATENCIÓN AL USUARIO 1 4.300.000,52

SISTEMAS 10 24.676.100,00

SERVIDOR SISTEMAS 1 33.544.027,40

TABLETA SISTEMAS 1 699.999,68

EQUIPOS Y MAQUINAS PARA

COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y SUS

ACCESORIOS.

NEVERA PLANTA DE TRATAMIENTO EL JARDIN 1 1.399.900,00

EQUIPOS Y MAQUINAS PARA CONSTRUCCION,

INSTALACION, CAMPO, INDUSTRIA, TALLER Y LABORES Y

SUS ACCESORIOS.

BOMBA

PLANTA DE TRATAMIENTO EL JARDIN 1 2.500.000,00

PLANTA DE TRATAMIENTO EL RECREO 1 2.500.000,00

PLANTA DE TRATAMIENTO KENNEDY 1 2.500.000,00

GABINETE AGUA NO CONTABILIZADA 1 1.160.000,00

GUADAÑA BODEGA EN TRANSITO PARA BAJA 1 1.509.739,00


MODULO DE TRANSMISIÓN

AGUA NO CONTABILIZADA 1 12.760.000,00

MOTOBOMBA ACUEDUCTO 3 7.716.740,00

ALCANTARILLADO 1 2.451.200,00

PULIDORA ALCANTARILLADO 1 826.405,00


LABORATORIO, PROFESIONES CIENTIFICAS,

ENSEÑANZA Y SUS ACCESORIOS

AUTOCLAVE LABORATORIO 1 14.193.760,00

BALANZA UND LABORATORIO 1 12.545.400,00

DEEP LEDGE UTILITY LABORATORIO 1 1.915.160,00

DESTILADOR LABORATORIO 1 20.181.680,00

MACROPIPETEADOR LABORATORIO 1 3.384.105,12

MESA LABORATORIO 1 2.262.000,00

POCKET CLRMTR LABORATORIO 2 6.839.360,00

SCILOGEX MS-H-S10 LABORATORIO 1 7.743.928,00

TRANSFERPIPETA LABORATORIO 7 10.606.163,04

MOBILIARIO Y ENSERES

AIRE ACONDICIONADO

CONTRATACION 1 2.100.064,00

SUBGERENCIA COMERCIAL 1 2.100.064,00


ARCHIVADOR SUBGERENCIA TÉCNICA OPERATIVA 2 7.020.436,00

BIBLIOTECA SUBGERENCIA TÉCNICA OPERATIVA 1 2.729.480,00

BUTACO

DIRECCION TECNICA OPERATIVA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

3 680.340,00

GERENCIA GENERAL 1 226.780,00


CUBIERTA DE RESINA LABORATORIO 18 20.880.000,00

ESCALERA GRUPO DE ENERGIA 3 2.376.434,00

ESCRITORIO SUBGERENCIA COMERCIAL 1 3.108.220,00


GABINETE SUBGERENCIA TÉCNICA OPERATIVA 3 1.468.560,00

MESA LABORATORIO 1 2.494.000,00




MUEBLE

CAFETERIA 1 568.400,00

LABORATORIO 12 54.369.200,00



POCETA DE RESINA EPOSICA

LABORATORIO 2 4.292.000,00

PUESTO DE TRABAJO


1 1.622.260,00

OFICINA COBRO COACTIVO 5 5.360.360,00

RECURSOS FISICOS 1 934.380,00


SILLA

ARCHIVO CENTRAL 1 462.260,00

CARTERA 1 962.800,00


1 462.260,00

FACTURACIÓN 1 462.260,00

GERENCIA GENERAL 1 1.676.780,00

OFICINA COBRO COACTIVO 5 2.311.300,00




SOFA PLANTA DE TRATAMIENTO EL RECREO 1 1.972.000,00

TAMDEN ALCANTARILLADO 1 1.040.520,00

ATENCIÓN AL USUARIO 7 7.283.640,00

TOTAL 2016 207 551.403.228,64


2017


COMUNICACION, RADIO, TELEVISION, SONIDO, SEÑALES,

RADAR, FOTOGRAFIA, PROYECCION Y SUS

ACCESORIOS.

TELÉFONO GERENCIA GENERAL 1 1.547.000,00


TERMINAL MOBIL SUBGERENCIA COMERCIAL 1 21.924.000,00




COMPUTADOR


FACTURACIÓN 1 3.903.200,00

SISTEMAS 1 3.903.200,00

TALENTO HUMANO 1 3.903.200,00

IMPRESORA




OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, TICS Y ANALISIS FINANCIERO

1 4.320.176,00

PAGADURIA 1 4.320.176,00



SCANER SISTEMAS 3 8.746.500,00



SUS ACCESORIOS.

ACTUADOR PLANTA DE TRATAMIENTO EL JARDIN 12 242.291.520,00

BASCULA PLANTA DE TRATAMIENTO EL RECREO 2 29.000.000,00

BOMBA PLANTA DE TRATAMIENTO EL JARDIN 2 23.868.777,12

MARTILLO PARA COMPRESOR


POLIPASTO PLANTA DE TRATAMIENTO EL RECREO 1 18.444.000,00

TROLLEY ELECTRICO PLANTA DE TRATAMIENTO EL RECREO 1 5.800.000,00




BURETA DIGITAL LABORATORIO 2 9.459.101,68

CABINA EXTRACTORA LABORATORIO 1 93.631.499,60

DEEP LEDGE UTILITY LABORATORIO 1 1.533.196,36

DETECCION DE FUGAS DE GAS CLORO


EQUIPO SENSION PLANTA DE TRATAMIENTO EL RECREO 1 2.390.241,48


ESPECTROFOTOMETRO LABORATORIO 1 25.342.450,40

FLOCULADOR




MULTIPARAMETRICO LABORATORIO 1 17.014.000,72


TERMOMETRO LABORATORIO 2 3.153.418,24

TURBIDIMETRO





AIRE ACONDICIONADO

ARCHIVO CENTRAL 1 2.898.954,84

ARCHIVO COMERCIAL 1 1.574.093,32





SINDICATO 1 2.227.200,00

SISTEMAS 1 2.227.200,00


ESCALERA GRUPO DE ENERGIA 5 15.811.838,00

MUEBLE SISTEMAS 1 1.368.500,00

TOTAL 2017 74 663.897.860,76


2018




COMPUTADOR

ALUMBRADO PUBLICO 2 8.877.995,00



RECURSOS FISICOS 1 4.426.562,00

SISTEMAS 19 84.253.904,00


COMPUTADOR PORTATIL SISTEMAS 4 19.818.736,00

DISCO DURO SISTEMAS 4 8.322.860,00

ESCANER ATENCIÓN AL USUARIO 2 3.017.840,00


GABINETE PLANTA DE TRATAMIENTO EL JARDIN 1 1.785.000,00

IMPRESORA

ACUEDUCTO 2 3.487.176,00



CARTERA 2 3.487.176,00


SISTEMAS 2 3.627.120,00



KIOSKO TRANSACCIONAL ATENCIÓN AL USUARIO 4 54.559.120,00

RACK SISTEMAS 1 2.267.664,00

SCANER OFICINA ASESORA JURÍDICA 1 3.805.620,00

TERMINAL MOBIL

ACUEDUCTO 2 3.691.380,00


CARTERA 2 3.691.380,00




UPS SISTEMAS 1 9.520.000,00



ACCESORIOS.

GRECA CAFETERIA 1 442.200,43

MESA CAFETERIA 3 2.234.820,00

NEVERA CAFETERIA 1 1.600.999,82

SILLA CAFETERIA 8 4.326.840,00



SUS ACCESORIOS.


AIRE ACONDICIONADO ALUMBRADO PUBLICO 1 571.931,85

APISIONADOR ACUEDUCTO 2 16.200.000,00

FILTRO PARA CLORO PLANTA DE TRATAMIENTO EL JARDIN 1 8.817.900,00

GEORADAR SUBGERENCIA TÉCNICA OPERATIVA 1 139.500.000,29

MANIFOL PLANTA DE TRATAMIENTO EL JARDIN 5 10.174.500,00

MANOMETRO PLANTA DE TRATAMIENTO EL JARDIN 1 5.236.000,00

PANTALLA PLANTA DE TRATAMIENTO EL RECREO 1 8.776.250,00

PULIDORA ALUMBRADO PUBLICO 1 748.611,15

ROTOMARTILLO ALUMBRADO PUBLICO 1 422.908,15

SISTEMA DE DETECCION DE FUGAS DE GAS CLORO


SOLDADOR INVERSOR ALUMBRADO PUBLICO 1 1.141.950,18

TROZADORA ALUMBRADO PUBLICO 1 837.430,37





AGITADOR LABORATORIO 1 13.078.117,85

CELDA DE MUESTRA LABORATORIO 6 9.395.050,00


TRANSPORTE Y SUS ACCESORIOS

BOTE INFLABLE RESERVORIO 1 11.316.900,00

BRAZO DE EXCAVACION ALCANTARILLADO 1 79.373.000,00

CAMABAJA SUBGERENCIA TÉCNICA OPERATIVA 1 32.130.000,00

CAMIONETA ACUEDUCTO 1 106.087.000,00


MARTILLO HIDRAULICO ALCANTARILLADO 1 41.412.000,00

MINICARGADOR ALCANTARILLADO 1 162.915.000,15


AIRE ACONDICIONADO





1 1.511.300,00

SISTEMAS 1 1.511.300,00

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 2 6.152.300,00

ARCHIVADOR



ATENCIÓN AL USUARIO 1 664.020,00


FINANCIERA 1 1.051.454,25



1 1.051.454,25

OFICINA ASESORA JURÍDICA 3 32.324.654,25

PAGADURIA 1 1.051.454,25

SISTEMAS 1 1.051.454,25


COMEDOR EN MADERA PLASTICA


ESCALERA BOCATOMA ANTIGUA 2 3.570.000,00

BOCATOMA EL GUAYABO 2 3.570.000,00

ESCRITORIO







1 3.873.450,00


PAGADURIA 1 3.659.666,50

SISTEMAS 1 3.659.666,50




GABINETE



CARTERA 2 1.097.180,00




1 548.590,00

SISTEMAS 2 1.097.180,00


MESA

AGUA NO CONTABILIZADA 1 595.000,00

CONTRATACION 1 595.000,00


OFICINA ASESORA JURÍDICA 1 595.000,00





MUEBLE CONTRATACION 1 10.595.760,00



PIUESTO DE TRABAJO



FINANCIERA 1 14.934.500,00



2 11.864.657,00


PAGADURIA 1 18.337.900,00



SISTEMAS 4 14.172.900,00



POLTRONA GERENCIA GENERAL 2 25.481.470,00


PUESTO DE TRABAJO OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, TICS Y ANALISIS FINANCIERO

1 6.545.000,00

SILLA




CARTERA 1 547.400,00





GRUPO DE ENERGIA 1 883.575,00


13 6.812.750,00


PAGADURIA 9 6.487.880,00



SISTEMAS 7 5.393.080,00





ALUMBRADO PUBLICO 2 511.700,00

TOTAL 2018 482 1.778.269.623,99


2019



ACCESORIOS.

COCINA EN MADERA PLANTA DE TRATAMIENTO EL RECREO 1 3.850.000,00

MUEBLE PLANTA DE TRATAMIENTO EL RECREO 2 1.959.166,00



SUS ACCESORIOS.



BASCULA PLANTA DE TRATAMIENTO EL JARDIN 1 14.875.000,00

FUMIGADORA PLANTA DE TRATAMIENTO EL RECREO 1 326.550,00

GENERADOR ALUMBRADO PUBLICO 1 2.380.000,00

MOTOBOMBA ACUEDUCTO 5 15.064.345,00




CONDUCTIVITY LABORATORIO 1 2.707.250,00

CUENTA COLONIAS LABORATORIO 1 6.912.983,70

EQUIPO O SISTEMA QUE CONVIERTA AGUA DE LA LLAVE PRETRATADA EN AGUA ASTM/ISO


INCUBADORA LABORATORIO 1 7.973.000,00

MEDIDOR MULTIPARAMETRO DIGITAL


MUESTREADOR LABORATORIO 1 4.552.940,00

STANDARD METHODS FOR RHE EXAMINATION OF WATER AND WASTEWATER


ARCHIVADOR PLANTA DE TRATAMIENTO EL RECREO 3 1.714.500,00



GABINETE PLANTA DE TRATAMIENTO EL RECREO 4 1.666.000,00

SILLA PLANTA DE TRATAMIENTO EL RECREO 10 3.500.000,00

TOTAL A SEPTIEMBRE 30 DE 2019 53 401.012.684

TOTAL GENERAL 816,00 3.394.583.397,80

Ver Anexo 25. Elementos de Consumo 30-sep-19 Se ejecutó igualmente mantenimiento a la infraestructura y maquinaria, según se describe en el Anexo 26. Mantenimiento Maquinaria y Equipo. Baja Bienes Devolutivos año 2018 Producto del usufructo e innovación tecnológica periódicamente la Entidad genera bienes devolutivos considerados como obsoletos, deteriorados y inservibles de los cuales la dependencia solicita la disposición final de estos a través del COMITÉ EVALUADOR DE BAJAS, sugiriendo a la gerencia elevar la consulta a los miembros de la Junta Directiva, con el fin de darlos por enterados y aprobación de la disposición final de los mismos. Para el año 2018 fueron autorizados dar de baja por estos conceptos (197) bienes devolutivos con un valor de adquisición de ($ 587.222.111) de los cuales (196) bienes fueron chatarrizados toda vez que sus condiciones funcionales y características no brindaron la oportunidad de ser enajenados a título oneroso y/o título gratuito, quedando (1) bien, como es el caso de la camioneta Chevrolet luv identificada con placa OWH684, la cual por sugerencia de los miembros del comité de baja esta debe ser desintegrada legalmente por una empresa dedicada a este tipo de ejercicios incluyendo la cancelación de su matrícula. La siguiente es la información de los bienes autorizados a ser dados de baja, según resolución No. 961 de 2018

BAJAS BIENES DEVOLUTIVOS 2018 CHATARRIZACION DESINTEGRACION

GRUPO ELEMENTO CANT. COSTO CANT. COSTO

EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMEDOR, COCINA Y ACCESORIOS

NEVERA 1 419.900,00

EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMUNICACION, RADIO, TV, FOTOGRAFIA

CAMARA FOTOGRAFICA 2 861.920,00

ESTABILIZADOR 4 496.800,00

FAX 2 839.760,00

GEOFONO 5 37.561.504,00

MEDIDOR DE CAUDAL 3 58.288.839,00

TELÉFONO 1 48.000,00

TELEVISOR 1 630.800,00

EQUIPOS Y MAQUINAS PARA CONSTRUCCION, CAMPO TALLER Y LABORES

BALANZA 1 45.000,00

BOMBA DOSIFICADORA 3 5.704.000,00

ELECTROBOMBA 1 4.536.760,00

EXTINTOR 6 331.560,00

GUADAÑA 2 3.059.960,00

TALADRO 1 543.600,00

TRANSFORMADOR 3 8.493.951,00

TORNEADORA 8 51.622.264,00

BOMBA IDP 2 8.253.318,00

EQUIPOS Y MAQUINAS PARA LABORATORIO ENSEÑANZA Y SUS ACCESORIOS

DISPENSADOR DE AGUA 3 3.564.000,00

EQUIPOS Y MAQUINAS PARA OFICINA

CAJA FUERTE 1 4.200.000,00

CALCULADORA 5 872.080,00

GUILLOTINA 1 67.048,00

EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TRANSPORTE CAMIONETA 1 3.220.400,00

HERRAMIENTA Y SUS ACCESORIOS TALADRO 1 250.020,00

CORTADORA BALDOZA 1 85.000,00



AIRE ACONDICIONADO 37 92.244.672,00

EXTINTOR 7 455.000,00

PLANOTECA 1 890.880,00

SILLA FIJA 6 324.720,00

SILLA GIRATORIA 19 6.848.036,66

SOPORTE PARA TELEVISOR 1 139.200,00

TAMDEN 9 4.291.303,50

VESTUARIO ROPAS Y EQUIPOS CAMINANTE INFLABLE 1 4.104.000,00

DUMMI 2 8.272.800,00

MATERIAL FIJO, MAQUINAS Y EQUIPOS MAQUINA FIJA 2 9.818.000,00

EQUIPOS Y MAQUINAS PARA PROCESAMIENTO DE DATOS

COMPUTADOR 39 100.737.863,00

DISCO DURO EXTERNO 2 1.731.787,00

IMPRESORA 7 26.111.565,00

MONITOR 1 350.000,00

SERVIDOR 1 89.998.600,00

SWITCH 1 1.740.000,00

UPS 1 38.860.000,00

OTROS ELEMENTOS DEVOLUTIVOS AVISO EXTERIOR 1 6.307.200,00

TOTAL 196 584.001.711,16 1 3.220.400,00

Ver Anexo 27. Bienes Devolutivos 30-sep-19


Depuración Inventarios 2018 Con el fin de mantener actualizada y ajustada la información contable y los inventarios de la Entidad, la dependencia en uso del comité de sostenibilidad de la información contable y financiera presento durante la vigencia 2018 ajustar contablemente algunos valores existentes en el módulo de inventarios, producto de esta actividad se realizaron los siguientes movimientos.

CONCEPTO CANT COSTO OBSERVACIONES

RECLASIFICACION DE BIENES DEVOLUTIVOS A ACTIVOS INTANGIBLES

213 $ 294.617.637,79 Software y licencias

RECLASIFICACION DE BIENES DEVOLUTIVOS A PROPIEDADES PLANTAS Y EQUIPOS

2 $ 75.447.340,00 Gradería y grama cancha de

futbol

DEPURACION DE SALDOS 2 $ 2.900.026,70

Saldo de $ 26,70 asignado a una placa y saldo

computador portátil hurtado y repuesto por aseguradora.

DEPURACION DE BIENES DEVOLUTIVOS A ELEMENTOS DE CONSUMO

783 $ 175.227.806,38

Bienes ingresados como devolutivos con valor de

adquisición menor o igual a un SMMLV y bienes

devolutivos con características de no

reutilizables.

DEPURACION DE ELEMENTOS DE CONSUMO 5279 $ 87.570.153,69

Elementos de consumo obsoletos o servibles no útiles por renovación de

equipos, innovación tecnológica o políticas

ambientales.

TOTAL $ 635.762.964,56

Baja Bienes Devolutivos 2019 Producto de la remodelación de muebles y enceres generado a finales de la vigencia anterior se generó una cantidad de bienes identificados como obsoletos, en deterioro parcial y/o total y en desuso, los cuales fueron presentados ante los miembros del COMITÉ EVALUADOR DE BAJAS, para que fuese recomendados a la Gerente General para que presentara la solicitud de baja de estos del inventario y de la información contable de la Entidad, ante los miembros de la JUNTA DIRECTIVA. Es así como se autorizó la baja definitiva de 389 bienes devolutivos, con un valor de adquisición de $ 159.283.488 pesos M/te. Bajo la modalidad de enajenación a título gratuito, oneroso y/o destrucción según fuese el caso y/o características de los mismos. Producto de esta actividad se generaron los siguientes movimientos:

DESCRIPCION CANTIDAD DONACION CHATARRA RECICLAJE DESTRUCCION

ARCHIVADOR 56 22 10 24

BASURERA 1 1

BIBLIOTECA 5 4 1

COMPUTADOR 1 1

DISPENSADOR DE AGUA 1 1

DIVISIONES MODULARES 1 1

DOSIFICADOR DE SULFATO 2 2


ESCANER 1 1

ESCRITORIO 77 31 21 25

IMPRESORA 1 1

LOCKER 1 1

MARTILLO PARA COMPRESOR 1 1

MARTILLO ROMPEDOR 1 1

MESA 26 13 3 10

MULTIMUEBLE 1 1

NEVERA 1 1

SILLA FIJA 62 5 57

SILLA GIRATORIA 143 39 104

TAMDEM 5 5

UNIDAD AUXILIAR DE VITRINA 1 1

VENTILADOR 1 1

TOTALES 389 115 209 3 62

Dando continuidad al ejercicio de mantener actualizada la información de los bienes devolutivos y elementos de consumo por parte de Recursos Físicos, se sigue verificando el uso, estado y servicio de cada uno de los bienes devolutivos tanto en servicio como en bodega, con el fin de presentar nuevamente para la siguiente vigencia la actividad de baja. Registro en Sistema de Administración de Recursos (HAS) Una de las funciones de la dependencia consiste en registrar en el sistema de administración de recursos vigente todo movimiento con respecto a bienes devolutivos y elementos de consumo sobre los cuales recaiga la custodia, control y seguimiento por parte de la Entidad. En virtud de lo anterior la dependencia a velado por el registro en el sistema HAS, de todas las adquisiciones, salidas, bajas y movimientos internos tanto de los bienes devolutivos como de los elementos de consumo.

• Adquisiciones de bienes devolutivos (maquinaria y equipo, muebles y enceres y equipo de oficina)

• Adquisición de elementos de consumo (elementos de ferretería, elementos de papelería, elementos de aseo y cafetería)

• Seguimiento a repuestos para mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos, maquinaria y equipo pesado, maquinaria y equipos menores y aires acondicionados, entre otros)

• Suministro de elementos e insumos a la parte operativa como lo son acueducto, alcantarillado, alumbrado público y plantas de tratamiento)

• Suministro de elementos e insumos a la parte administrativa como es el caso de útiles de papelería y aseo y cafetería.

• Retiro de información del módulo recursos físicos como la baja de bienes devolutivos.

• Asignación, traslado y devoluciones a bodega de los bienes devolutivos, teniendo en cuenta dependencia y terceros responsables.

Seguimiento a funcionalidad del Sistema de Administración de Recursos Vigente Teniendo en cuenta la nueva versión del software para la administración de recursos de la Entidad con respecto a su funcionalidad y adaptación a las necesidades propias de la dependencia en cuanto al registro de movimientos de ingresos, salidas y traslados de los bienes devolutivos y elementos de consumo, se trabajó diariamente en el comportamiento de los valores, datos, movimientos,


registros, cantidades entre otros, junto con el personal asignado por parte del proveedor del software con el fin de mantener una información real y actualizada. Adecuación de Bodegas Con el fin de brindar una optimización de espacios y una mejor imagen corporativa después de realizar la disposición final de muebles y enseres y muebles de oficina se trabajó en la adecuación de espacios, muebles y ubicación de los bienes y elementos en bodega como lo son bienes nuevos en bodega, bienes reutilizables en bodega, bienes inservibles en bodega y elementos de consumo, actualizando dicha información en el sistema de administración de recursos vigente en la Entidad para una mejor interpretación de la información.


2.3 Estado en cual quedan las Políticas de gestión y desempeño institucional El Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017, modifica el decreto 1083 de 2015 – Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015; que busca a través de un modelo de planeación y gestión asegurar que la Gestión Pública tenga el mejor desempeño institucional, el cumplimiento de los requisitos y por ende la satisfacción de los ciudadanos. El decreto 1499 establece que el Modelo Integrado de Planeación y Gestión debe ser adoptado por los organismos y entidades de orden Nacional y Territorial de la Rama Ejecutiva del Poder Público. Con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos del Modelo Integrado de Planeación y gestión y adoptarlo como un modelo institucional, se proyectaron y aprobaron las siguientes resoluciones:

- Resolución 120 del 27 de febrero del 2018. Por la cual se adopta a través de las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

- Resolución 121 del 2018. Por la cual se creó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. - Resolución 123 del 2018. Por la cual se creó el Comité Institucional de Coordinación de

Control Interno. Igualmente se han desarrollado diferentes actividades y acciones para avanzar en la implementación de MIPG, tomando como base inicial el diagnostico realizado con las herramientas de autodiagnóstico de cada Política, basadas en los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública:

DIMENSIÓN HERRAMIENTA

AUTODIAGNOSTICA

% EN LA IMPLEMENTACIÓN

2018

AVANCE A CORTE SEPTIEMBRE DEL

2019 ACTIVIDADES REALIZADAS

Talento Humano

• Gestión de Talento Humano

• Integridad

• 61.10%

• 1%

• 97.20%

• 67.60%

Creación de los documentos:

• ga-mn-h01 manual planeación estratégica del talento humano

• ga-pl-h04 plan estratégico del talento humano

• ga-fr-h65 diagnóstico de necesidades de capacitación y bienestar

• ga-fr-h66 caracterización de las áreas de talento humano

• ga-fr-h67 convenios programa servimos

• ga-fr-h68 entrevista de retiro

• ga-fr-h69 estadística de situaciones administrativas.

Que dan cumplimiento a lo determinado para el plan estratégico de talento humano y descripción completa de cómo se da cumplimiento a los programas identificados.

Se creó el código de integridad

Direccionamiento estratégico y planeación

• Direccionamiento y planeación

• 82.60%

• 94.60%

• Se creó el procedimiento PE-PR-10 servicio a la comunidad

• Se realizó la integración de planes de acción de la entidad



AUTODIAGNOSTICA


2018



• Plan Anticorrupción

• 100%

• 100%

• Se documentó el procedimiento formulación del plan de acción, pendiente por aprobar

• Procedimiento PE-PR-05 formulación del plan de desarrollo

• Se realizó la rendición de cuentas, aplicado lo definido en el procedimiento, en julio de 2018

En diciembre de 2018 se creó el documento PE-D-07 política de administración del riesgo, de acuerdo a la metodología y lo definido en la Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas, Riesgos de gestión, corrupción y seguridad digital publicada por el DAFP en octubre de 2018.

Gestión con valores para el resultado

• Gestión presupuestal

• Gobierno Digital

• Defensa Jurídica

• Servicio al ciudadano

• 100%

• 40.9%

• 86.9%

• 88.30%

• 100%

• 40.90%

• 94.10%

• 92.20%

Se continúa aplicando lo definido Se documentó el Manual de Tesorería Se celebró un contrato para el año 2019 con el fin de implementar las acciones asociadas a Gobierno Digital. A la fecha no se ha tenido avances que se hayan socializado.

• Se modificó el documento GJ-PR-04 acción de repetición

• se creó el documento gj-fr-07 estudio de procedencia medio de control de repetición

• se creó el formato gj-fr-05 seguimiento procesos en cumplimiento

• Se mejoró el procedimiento GJ-PR-03 defensa técnica jurídica

En la página web se cuenta con la publicación de la siguiente información:

• Localización física de sede central y sucursales o regionales

• Horarios de atención de sede central y sucursales o regionales

• Teléfonos de contacto, líneas gratuitas y fax

• Carta de trato digno

• Listado de trámites y servicios

• Responsable (dependencia o nombre o cargo) de la atención de peticiones, quejas, reclamos y/o denuncias

• Correo electrónico de contacto de la Entidad

• Noticias

• Información relevante de la rendición de cuentas

• Calendario de actividades



AUTODIAGNOSTICA


2018



• Trámites

• Participación ciudadana

• Rendición de cuentas

• 73.7%

• 53%

• 95.60%

• 76.10%

• 90.60%

• 100%

Se hizo revisión del inventario de trámites obligatorio para las ESP planteado por el DAFP y se tienen todos inscritos

• Se creó el procedimiento PE-PR-10 Servicio la Comunidad

• Se modificó el Manual de Calidad, describiendo las partes de interés

• Se realizó rendición de cuentas independiente de la Alcaldía en Julio de 2018.

• Se modificó el procedimiento PE-PR-03 rendición de cuentas.

Evaluación de Resultados

• Seguimiento y evaluación del desempeño institucional

• 99.30% • 99.30% Se realizó seguimiento, medición y actualización de los indicadores de gestión y su aporte al cumplimiento de los objetivos y política de la entidad

Información y Comunicación

• Gestión Documental

• Transferencia y acceso a la información.

• 70.30%

• 80.30%

• 72.50%

• 88%

Se realizó capacitación a los funcionarios públicos sobre gestión de archivo durante el año 2018 Se creó el índice de información reservada y clasificada de la entidad

Gestión del Conocimiento

NA NA NA

Control Interno

• Control Interno • 97.40% • 100% Se crea la resolución 437 de 2018 por la cual se adopta el estatuto de auditoría interna que define el propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría interna en las ceibas empresas públicas de Neiva.


2.4 ¿En qué estado quedan temas transversales?

Contratación: - Procesos contractuales en ejecución:

Numero Contrato

Modalidad Selección

Clase Contrato Objeto Del Contrato Valor Contrato +

Adicional Nombre

Contratista Fecha

Suscripción Fecha Acta

Inicio Fecha

Terminación 162-2019 INVITACION

PRIVADA CONTRATO DE SUMINISTRO

SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE FERRETERÍA Y MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN PARA EL MEJORAMIENTO Y OPTIMIZACION DE LAS REDES DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

$1.103.580.006 INVERSIONES PROIN S.A.S.

15/03/2019 21/03/2019 20/01/2020

202-2019 INVITACION PRIVADA

CONTRATO DE SUMINISTRO

SUMINISTRO DE MATERIALES ELECTRICOS PARA REALIZAR EL MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE ALUMBRADO PUBLICO DEL MUNICIPIO DE NEIVA.”

$460.000.000 ELECTRO REDES E INGENERIA S.A.S

07/05/2019 16/05/2019 15/01/2020


CONTRATO DE SEGUROS

CONTRATAR EL PROGRAMA DE SEGUROS QUE AMPARE LOS BIENES E INTERESES PATRIMONIALES DE LAS CEIBAS EMPRESAS PUBICAS DE NEIVA E.S.P Y AQUELLOS POR LOS CUALES SEA O LLEGARE A SER RESPONSABLE.

$537.611.898 LA PREVISORA S.A.

30/05/2019 31/05/2019 31/05/2020


CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS

REALIZAR LAS SUSPENSIONES, REINSTALACIONES, CORTES, RECONEXIONES Y TAPONAMIENTOS DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO, ASÍ COMO EL MANTENIMIENTO, REPARACIÓN Y CONSTRUCCIÓN DE REDES DE LAS ACOMETIDAS DOMICILIARIAS DE LOS SUSCRIPTORES Y/O USUARIOS DE LAS CEIBAS EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P

$1.400.283.182 ELECTRO HERRAJES DEL SUR LTDA

31/05/2019 07/06/2019 06/02/2020

227-2019 CONTRATACION DIRECTA


PRESTAR LOS SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, SOPORTE, ACTUALIZACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL SOFTWARE ERP HAS NET INSTALADO EN LA ENTIDAD.

$110.082.711 HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS SISTEMATIZADAS LTDA. "HAS SQL LTDA."

05/06/2019 10/06/2019 09/01/2020



SUMINISTRO DE CLORO LÍQUIDO AL 99,5% EN CONTENEDORES, A UTILIZAR EN EL PROCESO DE DESINFECCIÓN DE AGUA EN EL CUAL SE INCLUYE EL CARGUE, TRANSPORTE Y DESCARGUE EN LAS PLANTAS DE POTABILIZACIÓN JARDÍN, RECREO Y KENNEDY DE LAS CEIBAS EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P

$243.117.000 BRINSA S.A. 12/06/2019 20/06/2019 20/02/2020



REALIZAR EL SERVICIO DE LECTURA, IMPRESIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE FACTURAS, ASÍ COMO LAS VISITAS PREVIAS DE CRÍTICA, VISITAS DE SEGUIMIENTO DE CONSUMOS Y/O NOVEDADES, VISITAS DE ATENCIÓN DE RECLAMACIONES (PQR), ASÍ COMO LA INSTALACIÓN, REINSTALACIÓN Y RETIRO DE MEDIDORES DE LOS SUSCRIPTORES Y/O USUARIOS DE LAS CEIBAS EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P.”

$2.027.282.096 SOLUCIONES GLOBALES S.A.S

18/06/2019 21/06/2019 21/01/2020


CONTRATO DE INTERVENTORIA

INTERVENTORIA TECNICA, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL DEL CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS 225 DE 2019, CUYO OBJETO ES: “REALIZAR LAS SUSPENSIONES, REINSTALACIONES, CORTES, RECONEXIONES Y TAPONAMIENTOS DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO, ASÍ COMO EL MANTENIMIENTO, REPARACIÓN Y CONSTRUCCIÓN DE REDES DE LAS ACOMETIDAS DOMICILIARIAS DE LOS SUSCRIPTORES Y/O USUARIOS DE LAS CEIBAS EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P

$165.522.098 MEJIA GUTIERREZ CLAUDIO CESAR

04/07/2019 18/07/2019 17/02/2020



SUMINISTRO DE COAGULANTES LÍQUIDOS, SEGÚN REQUERIMIENTOS TÉCNICOS, NECESARIO PARA GARANTIZAR EL PROCESO DE POTABILIZACIÓN EN LAS PLANTAS KENNEDY, JARDÍN Y RECREO DE LAS CEIBAS EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P”

$1.089.239.130 QUIMICA INTEGRADA S.A. "QUINSA"

09/07/2019 22/07/2019 21/01/2020


CONTRATO DE OBRA

REPARACIÓN DE FUGAS NO VISIBLES LOCALIZADAS MEDIANTE UN PROGRAMA DE DETECCIÓN SISTEMÁTICA DE LAS REDES DE ACUEDUCTO EN DIÁMETROS MENORES O IGUALES A 12” EN EL ÁREA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P

$500.000.000 TECNOEVOLUCONES APLICADAS SUCURSAL COLOMBIA

22/07/2019 24/09/2019 23/02/2020


CONTRATO DE ARRENDAMIENTO

ARRENDAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE CONECTIVIDAD DE ÚLTIMA GENERACIÓN PARA INTERCONECTAR LAS SEDES DE LA ENTIDAD Y ALOJAMIENTO DE LOS SERVIDORES EN UN DATA CENTER EXTERNO

$262.443.395 COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A. E.S.P. "MOVISTAR"

24/07/2019 20/08/2019 19/08/2020


Numero Contrato

Modalidad Selección

Clase Contrato Objeto Del Contrato Valor Contrato +

Adicional Nombre

Contratista Fecha

Suscripción Fecha Acta

Inicio Fecha

Terminación CERTIFICADO Y DE TELEFONIA - COMUNICACIONES UNIFICADAS BAJO SERVICIO PARA LAS CEIBAS – EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P



REALIZAR EL SUMINISTRO DE MICROMEDIDORES DE ½” R200, CUYO CUERPO SEA FABRICADO EN COMPOSITE DE ALTA DURABILIDAD Y VIDA UTIL, PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA MEDICIÓN DE CONSUMOS DE LAS CEIBAS EPN E.S.P..

$449.820.000 METREX S.A. 26/07/2019 06/08/2019 05/01/2020


CONTRATO DE ARRENDAMIENTO

ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTO DE ESCRITORIO Y PORTATILES PARA LAS DIFERENTES AREAS DE LAS CEIBAS - EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P

$338.864.400 BRAVO RAMIREZ HERMES MAURICIO

31/07/2019 20/08/2019 19/02/2021


2.5 Aspectos transversales que son urgentes de atender a partir del 1 de enero de 2020 Talento Humano

1. Pago segundo semestre del curso de operación de maquinaria pesada a los trabajadores

Víctor Hugo Sánchez, Edison Robert Díaz y Wilson Puentes. 2. Establecer estrategias para identificar, declarar y gestionar los conflictos de interés. 3. Definir la implementación del programa de teletrabajo. 4. Definir la implementación del programa de bilingüismo. 5. La negociación colectiva con los representantes del SINDICATO: la empresa realizara la

denuncia ante el Ministerio del Trabajo dentro de los términos legales establecidos - (Fecha límite de denuncia: 31 de diciembre de 2019).

6. Actualmente se viene ejecutando una consultoría en Recursos Humanos en el marco del programa COMPASS del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), esta consultoría está liderada por la empresa argentina MCLATAM y dentro de su enfoque se contemplan 6 alcances:

• Análisis de la Estructura Organizacional: Se tiene fecha tentativa de inicio en el mes de diciembre de 2019 por parte de la consultoría y entrega de producto a Mayo 2020.

• Diagnóstico y análisis de Carga y Productividad Laboral: Se dio inicio a la actividad a inicios del mes de octubre de 2019 con entrevistas por parte del personal de la consultoría con las diferentes dependencias de la entidad, la entrega de dicho producto está proyectada para mediados de ENERO DE 2020.

• Evaluación y ajustes a las Políticas de Reclutamiento, Contratación y Compensación: Se tiene fecha tentativa de inicio en el mes de Diciembre de 2019 por parte de la consultoría.

• Encuesta de Clima y Cultura Organizacional: Se realizó la aplicación de la encuesta durante el mes de septiembre de 2019 y se está a la espera de la entrega del informe de resultados y plan de mejoramiento por parte de la consultoría.

• Gestión del Conocimiento: Se tiene fecha tentativa de inicio en el mes de Diciembre de 2019 por parte de la consultoría.

• Programa de Formación en Atención al Cliente: Se da inicio en el año 2019 pero culmina el proceso finalizando el PRIMER SEMESTRE DEL 2020.

Por lo tanto, es importante darle continuidad a este proceso debido a que se obtendrán los insumos para los ajustes y cambios en la gestión general del personal que la administración considere pertinente para la toma de decisiones en cuanto al recurso humano de la entidad.

Contratación: Se describen a continuación los contratos con alta prioridad de contratación, para asegurar la prestación del servicio:

AREA OBJETO PRIORIDAD OBSEVACION

COMERCIAL Arrendamiento del software para el manejo integrado del sistema comercial (acueducto, alcantarillado y aseo).

ALTA La ejecución del contrato es de vital importancia, dado que este garantiza la consecución de recursos.


COMERCIAL Servicio de lectura, impresión y distribución de facturas, así como las visitas previas de crítica, visitas de seguimiento de consumos y/o novedades, visitas de atención de reclamaciones (pqr) (…)

ALTA La ejecución del contrato es de vital importancia, dado que este garantiza la consecución de recursos.

COMERCIAL - Prestación de servicio especializado a través de outsourcing, de contact center y atención al usuario en sala.

ALTA Es necesario para dar cumplimiento a las directrices dadas por la superintendencia de servicios públicos.

TALENTO HUMANO -Prestación de servicios de personal temporal en misión

ALTA Dada la limitada planta de personal y el gran cumulo de actividades, el personal temporal garantiza la normal operación técnica y administrativa de la empresa.

TALENTO HUMANO -Prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada con armas

ALTA Es necesario dar continuidad a la prestación de servicio de vigilancia, dado que se tiene como obligación salvaguardar los activos de la empresas.

Comercial – Facturación Para el mes de enero del año 2020, se requiere para el área de facturación que se realice el proceso de contratación de toma de lectura, impresión y reparto de facturas y el proceso de contratación para la realización de las visitas previas de crítica y de seguimiento de consumo. De igual manera se requiere que se contraten 3 personas de tiempo completo para realizar análisis a de las visitas que se realicen de seguimiento de consumo, a través de las cuales se realiza gestión a las novedades de lectura que presentan las cuentas; Poder atacar las novedades de lectura como son frenados, obstruidos, etc. por medio de campañas de cambio de medidores por renovación de tecnología y tanto la eficiencia en la marcación porque hay medidores que superan los 7 años de uso. Se requiere igualmente para el año 2020, tres (3) puestos de trabajo adicionales con sus respectivos computadores, con el fin de realizar análisis a las visitas de seguimiento de consumo que se efectúen, para poder normalizar las cuentas que se encuentran con facturación de consumos por promedio. Comercial – PQRS Se requiere todo el personal del área ya que el proceso es continuo, necesario y de ley (142 de 1994). Esta área está compuesta por los siguientes puestos:

• Contratación del Software Comercial.

• Un líder de área.


• Un orientador quien es el encargado de orientar al usuario al ingresar a la sala de atención al usuario.

• Se requiere una persona para atender ventanilla única

• 5 ventanillas para el trámite de radicación de peticiones.

• 2 ventanilla para el trámite de radicación de cuentas nuevas.

• Un Enlace del servicio quien es la encargada de gestionar todos los reclamos del área comercial reportados por el centro de atención telefónica, página web, adicionalmente esta persona administra el buzón de sugerencia y es apoyo a ventanilla de radicación de peticiones cuando la sala se encuentra congestionada.

• Un auxiliar administrativo para correspondencia de PQR, realización de informes e indicadores y la línea telefónica de atención al usuario 119.

• Un auxiliar administrativo para coordinar las visitas que se generan a través de los PQR.

• 4 abogados para resolver los PQR.

• 3 judicantes para resolver los PQR.

• Un reliquidador.

• Un Coordinador de archivo comercial.

• 2 auxiliar administrativo para el apoyo del archivo comercial.

• 5 agentes del centro de atención telefónica para atender todos los reportes realizados a través de la línea telefónica.

• Se requiere el personal que realiza las visitas. Por lo anterior se solicita que se le dé la continuidad al personal mencionado ya que estos son esenciales para el normal desarrollo del proceso.

• Un profesional en carreras del área administrativa

• Un abogado

Comercial – Cartera Para atender el proceso de Cartera a partir del primero de enero de 2020, se requiere:

• Seguir con el proceso de manera intensiva

• Adelantar el proceso de contratación de una Empresa para realizar las suspensiones, cortes, reconexiones y reinstalaciones del servicio de acueducto y alcantarillado a los usuarios morosos. En pro del cumplimiento de la recuperación de la cartera y evitar que nuevos usuarios ingresen a la lista de deudores morosos.

• Seguir con la contratación del personal de apoyo para: o 1 auxiliar administrativa o 1 abogado para derechos de petición. o 1 profesional en el área administrativa para generar ordenes de suspensión y

reconexión, cargar soportes de cortes especiales y la coordinación con el contratista encargado de esta labor.

o 2 abogados para adelantar los procesos de depuración de cartera, o 1 operario para realizar visitas de supervisión o 2 operarios de visitas de cobro.

Comercial – Agua No Contabilizada:


Con relación al tema de agua no contabilizada (o Agua No Facturada), en la parte comercial se requiere dar continuidad a todos los procesos que se iniciaron en ésta administración, se requiere continuar con:

a) Medición de consumos (Micro y Macro medición): Se requiere dar prioridad a la compra e instalación de medidores para obtener una mejor medición en los consumos y lograr que la facturación sea efectiva, al montaje y certificación de un laboratorio acreditado de micro medidores o en su defecto continuar con el contrato de certificación de medidores con laboratorio acreditado. Se requiere continuar con la vigilancia y cambio de medidores de grandes consumidores (fábrica de refresco, de hielo, clínicas, hoteles, hostales, moteles y restaurantes) y de multiusuario (condominio, edificio de apartamentos, conjuntos residenciales), ejercer vigilancia en los macro medidores de control y mantener en buen funcionamiento estos medidores de control, cumpliendo con el debido proceso definido en la normatividad vigente.

En la parte o componente técnico del agua no contabilizada, se debe dar continuidad a los programas de:

1) Atención de fugas visibles: Se deben mejorar los tiempos de respuestas a la denuncia de fugas visibles, mantener los accesorios y tuberías necesarios para realizar un arreglo de fuga de agua potable con calidad y en el menor tiempo posible.

2) Seguimiento y optimización de la sectorización: La red de distribución quedará sectorizada a diciembre de 2019, la tarea en los años siguientes es mantener esta sectorización, garantizar los cierres hidráulicos, mantener los equipos de medición de caudal y presión, optimizar el modelo hidráulico y realizar mantenimiento preventivo a los accesorios y equipos instalados en la red de distribución.

3) Toma de datos y registros de funcionamiento del sistema de acueducto: Se debe dar continuidad a los programas de registro de datos por telemetría, mejorar la tomas de datos de presión hidráulica en los diferentes sectores, verificar el funcionamiento de válvulas y equipos instalados en la red de distribución.

4) Catastro de redes: Se debe implementar la oficina de sistemas de información geográfica (SIG), oficina encargada de mantener actualizados los catastros de redes y de usuarios, debe ser el centro de control operativo y de toma de decisión respecto a las inversiones en redes, reporte de cortes del servicio (usuarios afectados), etc.

Gestión Documental

a) Suministro de elementos y materiales para el funcionamiento de todo el proceso. b) Contratación del soporte técnico de Extranet. c) Construcción y dotación del depósito adecuado conforme a la normatividad, para el

archivo central e histórico. (Si no se construye en el presente año.) d) Si no se construye el depósito, deberá contratarse nuevamente el alquiler de la bodega. e) Ejecutar el Plan de Conservación. f) Aplicación de las Tablas de Valoración Documental-TRD para la organización del Archivo

Central.


Recursos Físicos: Software para el control de los inventarios desde la adquisición hasta el registro del mantenimiento adecuado cuando se requiere. TIC

• Capacitación y concientización de la importancia del uso de carpetas compartidas para salvaguardar la información de cada usuario.

• Concientización al personal sobre la Utilización del portal Web como medio de identificación, pertenencia y acceso a los diferentes servicios e información.

• Implementar por defecto un o unos exploradores de internet de uso exclusivo y colocar el sitio Web de las Ceibas ESP por defecto.

• Establecer políticas de estricto cumplimiento para todas las personas que laboren en las Ceibas para uso e identificación con los servicios TI (portal web, correo electrónico institucional.

• Establecer restricciones de acceso a sitios Web que puedan afectar la productividad laboral o afectar la seguridad de los datos de las ceibas.

• Establecer dentro de las cuentas de correo con dominio de Las Ceibas ESP una firma digital que contenga: nombre completo, cargo y datos de contacto.

• Crear mecanismos para controlar el acceso y bloqueo a los sistemas de información • Fortalecer la seguridad informática en Las Ceibas ESP desde la concientización al usuario

ya que los datos es uno de los principales generadores de valor público para las Ceibas ESP.

Acueducto y Alcantarillado

1. Iniciar con el proceso de Contratación de los insumos químicos: Coagulantes y cloro necesarios para el proceso de potabilización en las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, los actuales suministros se estiman hasta enero de 2010.

2. Realizar la contratación del personal de apoyo (contratistas) necesarios para la correcta operación de las Plantas: Prestación de servicios (apoyo en la Dirección del Sistema de Abastecimiento, apoyo en el mantenimiento electromecánico) y temporales (servicios generales y lavadores).

3. Garantizar la contratación de la Maquinaria, vehículos como apoyo a las actividades de operación y mantenimiento para bocatomas. (Muy importante teniendo en cuenta los comportamientos climáticos tan variantes en la cuenca).

4. Realizar las contrataciones pertinentes para cumplir a cabalidad con los programas de mantenimiento establecidos dentro del sistema de gestión de calidad que se elaboraron durante esta administración.

Proyectos de inversión:

1. Contratación: Suministro, instalación y optimización de la analítica e instrumentación del sistema de automatización y control (scada) en las plantas jardín y recreo del sistema de


abastecimiento de las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P (fase 2). Este proyecto iría enfocado más a la Planta El Recreo.

2. Contratación para el mantenimiento, restauración, restitución, optimización de los componentes de las líneas de aducción, Bocatomas El Tomo y El Guayabo Reservorio y Plantas Potabilizadoras, Jardín, Recreo y Kennedy que hacen parte del sistema de abastecimiento de Las Ceibas Empresas Públicas De Neiva E.S.P.

3. Suministro e instalación de cuatro (4) macromedidores electromagnéticos, con sistema de transmisión, para la medición de agua captada en las Bocatomas El Tomo y El Guayabo del Sistema de Abastecimiento de Las Ceibas Empresas Públicas De Neiva E.S.P.

4. Restauración y optimización de los filtros del Módulo 1 de la Planta Potabilizadora El Recreo, que incluya sistema de lavado con aire, cambio del lecho filtrante y sistema de automatización para el lavado de Las Ceibas Empresas Publicas De Neiva E.S.P.

5. Mantenimiento anual estaciones de cloración.

6. Fortalecimiento de los laboratorios de Control del Proceso.

7. Remodelación de locaciones del laboratorio de Control de Proceso en Planta El Recreo.

8. Mantenimiento de la infraestructura física de planta jardín.

Proyectos de alto costo e impacto en la optimización del Sistema de Abastecimiento de Las Ceibas Empresas Públicas De Neiva E.S.P.

1. Restauración de los muros de las estructura de tratamiento de Planta El jardín, Modulo 1 de

Recreo y Planta Kennedy del sistema de abastecimiento de Las Ceibas Empresas Publicas De Neiva E.S.P.

2. Restitución de módulos de sedimentación acelerada de Planta El jardín, Modulo 1 de Recreo y Planta Kennedy del sistema de abastecimiento de Las Ceibas Empresas Publicas De Neiva E.S.P.

3. Adquisición y configuración de Barre lodos para la planta El Jardín

4. Reparación de las Placas de los tanques de almacenamiento Recreo

5. Ampliación de bocatoma El Guayabo y cambio de la placa disipadora de energía de la captación

6. Estudio de fuentes alternas

7. Construcción de estación de cloración confinada con sistema de Torre Lavadora en Planta El Recreo del sistema de abastecimiento de Las Ceibas Empresas Publicas De Neiva E.S.P.


Control Interno:

INFORMES DE LEY RESPONSABLE FECHA

LEY

INFORME DE EVALUACIÓN A LA GESTION INSTITUCIONAL ASESOR CONTROL INTERNO ENE

RENDICIÓN DE CUENTAS CONTRALORÍA MUNICIPAL SIA ASESOR CONTROL INTERNO 28-Feb-2019 22-Jul-2019

SEGUIMIENTO RENDICION CUENTAS CONTRALORIA MUNICIPAL SIA OBSERVA

ASESOR CONTROL INTERNO MENSUAL

RENDICIÓN DE CUENTAS FURAG ASESOR CONTROL INTERNO 28-feb-19

INFORME ANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE - CONTADURÍA

ASESOR CONTROL INTERNO 28-Feb-2019

INFORME DERECHOS DE AUTOR SAYCO Y ACINPRO ASESOR CONTROL INTERNO 16-Mar-2019

PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORÍA GENERAL SIRECI ASESOR CONTROL INTERNO 15 ENE 15 JUL

INFORME CUATRIMESTRAL ASESOR CONTROL INTERNO MAR JUL

NOV

INFORME ATENCION AL CIUDADANO ASESOR CONTROL INTERNO JUL ENE

INFORME AUSTERIDAD DEL GASTO ASESOR CONTROL INTERNO

ENE ABR JUL OCT

SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO

ASESOR CONTROL INTERNO MAY SEP ENE

MIPG ASESOR CONTROL INTERNO FEB JUN OCT


ANEXOS Anexo 1. Matriz de Gestión Estratégica del Talento Humano Anexo 2. Listado de personal Certificado Anexo 3. Agua Potable y Saneamiento Básico Anexo 4. PE-FR-21 Seguimiento a la formulación y ejecución proyectos Anexo 5. Banco de proyectos ejecutados Anexo 6. Listado de Contratos 2019 Anexo 7. Listado de Contratos de Obra por Vigencia Anexo 8. Detalle Contratos Siniestrados Anexo 9. Estado de Convenios Interadministrativos Anexo 10. GC-FR-01 Listado Maestro de Documentos Internos y Externos Anexo 11. Consolidado de Inversiones por Comuna Anexo 12. Seguimiento Plan de Desarrollo - Plan de Acción Anexo 13. TR Diseño e Implementación Gobierno Corporativo Anexo 14. TR Estudio de costos y Capacidad de Pago Anexo 15. TR Gestión de Recursos Humanos Anexo 16. TR Priorización de Inversiones Anexo 17. TR Procesos Claves y Caracterización Anexo 18. TR Programa gestión de pérdidas Anexo 19. Ejecución Avance Meta de Producto - Plan de Desarrollo Anexo 20. Informe Misión Holanda Anexo 21. Manual Uniformes Anexo 22. Normas Básicas de Identidad Visual Anexo 23. Informe Presupuestal Ingresos – Gastos Anexo 24. Proyecto PTAR Anexo 25. Elementos de Consumo 30-sep-19 Anexo 26. Mantenimiento Maquinaria y Equipo Anexo 27. Elementos de Consumo 30-sep-19

introducciÓn capitulo 1. gestiÓn del desempeÑo ...lasceibas.gov.co/1. informe de gestion...

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