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IPAP - Tecnicatura Superior en Seguridad e Higiene Materia: Base de Datos – Unidad ll – Tablas Docente: Luis Fernando Leal

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INTRODUCCIÓN A LAS TABLAS

Cuando se usa una base de datos, los datos se almacenan en tablas (listas basadas en asuntos

que contienen datos organizados en registros). Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para

almacenar una lista de nombres, direcciones de correo electrónico y números de teléfono.

En este artículo se proporciona información general acerca de las tablas en Microsoft Access y se

describen las características de tabla nuevas y las que ya no se incluyen. Además, se explica

cómo crear una tabla, agregar campos a una tabla, establecer la clave principal (clave principal:

uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una

tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo.

Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) de

una tabla y establecer las propiedades de campo y de tabla. Para empezar a diseñar una base de

datos, debe planear todas sus tablas y decidir de qué modo se relacionarán entre sí. Antes de

crear tablas, estudie detenidamente los requisitos y determine todas las tablas que necesita.

En este artículo

Información general

Especificaciones de tabla

Novedades

Crear una tabla nueva

Establecer la clave principal de una tabla

Establecer las propiedades de una tabla

Agregar un campo a una tabla

Crear un campo calculado

Establecer las propiedades de un campo


Una tabla es un objeto de base de datos que se usa para almacenar datos acerca de un asunto en

particular, como los empleados o productos. Una tabla está compuesta por registros y campos.

Cada registro contiene datos acerca de una instancia del asunto de la tabla, como un empleado

en particular. Un registro se denomina normalmente fila, tupla o instancia.

Cada campo contiene datos acerca de un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la

dirección de correo electrónico. Un campo se denomina normalmente columna o atributo.

Un registro se compone de valores de campo, como ejemplo Contoso, Ltd. o

[email protected]. Un valor de campo se denomina normalmente hecho.

javascript:AppendPopup(this,'548243502_1')




http://office.microsoft.com/client/helppreview14.aspx?AssetId=HA010341584&lcid=11274&NS=MSACCESS&Version=14&CTT=4&origin=EC001022710#_Toc271013627










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Un registro

Un campo

Un valor de campo

Una base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un

asunto diferente. Cada tabla puede contener a su vez muchos campos de distintos tipos de datos,

como texto, números, fechas e hipervínculos.

Datos externos

Se puede establecer un vínculo a distintos tipos de orígenes de datos externos, como otras bases

de datos, archivos de texto y libros de Excel. Al establecer un vínculo a datos externos, Access

puede usar ese vínculo como una tabla. Según el origen de datos externo y el modo en el que se

crea el vínculo, puede modificar los datos en la tabla vinculada y crear relaciones que involucren a

la tabla vinculada. Sin embargo, no puede usar el vínculo para cambiar el diseño de los datos

externos.

Propiedades de tabla y campo

Las tablas y los campos tienen propiedades que se pueden establecer para controlar sus

características o su comportamiento.

Tabla abierta en la vista Diseño

Propiedades de tabla

Propiedades del campo


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En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de una tabla que afectan

a la apariencia o el comportamiento de la tabla en su totalidad. Las propiedades de tabla se

establecen en la hoja de propiedades de la tabla en la vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer

la propiedad Vista predeterminada de una tabla para especificar el modo en el que se muestra la

tabla de forma predeterminada.

Una propiedad de campo se aplica a un campo de la tabla concreto y define una de las

características del campo o un aspecto del comportamiento del campo. Puede establecer algunas

propiedades de campo en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: vista que muestra datos de

una tabla, un formulario, una consulta, una vista o un procedimiento almacenado con formato de

filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar

datos.). Además, puede establecer cualquier propiedad de campo en la vista Diseño con el panel

Propiedades del campo.

Tipos de datos

Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica la clase de datos

almacenados en el campo, como grandes cantidades de texto o archivos adjuntos.

Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero se diferencia de las demás propiedades de

campo por lo siguiente:

El tipo de datos de un campo se establece en la cuadrícula de diseño de la tabla y no en el panel

Propiedades del campo.

El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene el campo.

El tipo de datos de un campo se debe establecer al crear el campo.

Nota Para crear un nuevo campo en Access, puede escribir datos en una columna nueva en la

vista Hoja de datos. Cuando crea un campo de esta forma, Access asigna un tipo de datos para el

campo automáticamente según al valor especificado. Si la entrada no implica ningún otro tipo de

datos, Access establece el tipo de datos en Texto. Ejemplo de detección automática de tipos de

datos

En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista

Hoja de datos.

Si escribe: Office Access 2007 crea un

campo con el tipo de datos

de:

Juan Texto





javascript:ToggleDiv('divExpCollAsst_828884450')



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http://www.contoso.com

Puede usar cualquier prefijo de protocolo de Internet válido.

Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son prefijos válidos.

Hipervínculo

1 Número, entero largo

50.000 Número, entero largo

50.000,99 Número, doble

50000,389 Número, doble

12/67

Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la

configuración regional del usuario.

Fecha/Hora

31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora

10:50:23 Fecha/Hora

10:50 a.m. Fecha/Hora

17:50 Fecha/Hora

12,50 $

El símbolo de moneda reconocido es el de la configuración

regional del usuario.

Moneda

21,75 Número, doble

123,00% Número, doble

3,46E+03 Número, doble

Relaciones de tabla


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Aunque cada tabla almacena datos acerca de un asunto diferente, las tablas de una base de

datos generalmente almacenan datos acerca de asuntos que se relacionan entre sí. Por ejemplo,

es posible que una base de datos contenga:

Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.

Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de cada

artículo.

Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.

Dado que los datos de los diferentes asuntos se almacenan en tablas independientes, es

necesario encontrar la manera de relacionar los datos de modo que pueda combinar fácilmente

los datos relacionados pertenecientes a esas tablas independientes. Para conectar los datos

almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una relación es una conexión lógica entre

dos tablas que especifica los campos que las tablas tienen en común.

Claves

Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave consta

por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos

de claves:

Clave principal Una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal está

compuesta por uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma

exclusiva. Por lo general, hay un número de identificación único, como un número de serie o un

código que funciona como la clave principal. Por ejemplo, puede tener una tabla Clientes en la que

cada cliente tenga un número de identificación de cliente único. El campo de identificación de

cliente es la clave principal de la tabla Clientes. Cuando una clave principal contiene más de un

campo, generalmente está compuesta de campos preexistentes que, en su conjunto, proporcionan

valores únicos. Por ejemplo, puede usar una combinación de apellidos, nombre y fecha de

nacimiento como la clave principal de una tabla para personas.

Clave externa Una tabla puede tener además una o más claves externas. Una clave externa

contiene valores que se corresponden con valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo,

puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente

que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es

una clave externa de la tabla Pedidos.

La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla. La

relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo,

suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se

identifica por el campo de clave principal (identificador).

Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos

correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y, a continuación, se crea una

relación entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el

identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver información acerca del cliente


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de un pedido, usa la relación para identificar con qué datos de la tabla Clientes se corresponden

los registros de la tabla Pedidos.

Relación de tabla en la ventana Relaciones

Una clave principal identificada con el icono de clave junto al nombre de campo

Una clave externa (observe la ausencia del icono de clave)

Ventajas de las relaciones

Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:

Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla,

existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de

un cliente solamente una vez en una tabla acerca de clientes en lugar de hacerlo en reiteradas

ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos.

Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco.

Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que las de

mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificará valores

nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará desaprovechando

el espacio y obstaculizando el rendimiento.

Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos

están separados en tablas de manera apropiada.


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Sugerencia Para planear las tablas, tenga en cuenta las relaciones. Puede usar el Asistente

para búsquedas para crear un campo de clave externa si ya existe la tabla que contiene la clave

principal correspondiente. El Asistente para búsquedas crea la relación.

Especificaciones de tabla

En Access 2010, una tabla tiene las siguientes limitaciones prácticas:

Atributo Máximo

Número de caracteres del nombre de una tabla 64

Número de caracteres del nombre de un campo 64

Número de campos de una tabla 255

Número de tablas abiertas 2048 (este límite incluye las tablas que

Access abre de forma interna)

Tamaño de tabla 2 gigabytes menos el espacio necesario

para los objetos del sistema

Número de caracteres de un campo de texto 255

Número de caracteres de un campo Memo 65.535 cuando se escriben los datos

mediante la interfaz de usuario;

2 gigabytes de almacenamiento de

caracteres cuando se escriben los datos

mediante programación.

Tamaño de un campo Objeto OLE 1 gigabyte

Número de índices de una tabla 32

Número de campos de un índice 10

Número de caracteres de un mensaje de validación 255

Número de caracteres de una regla de validación 2.048


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Número de caracteres de una descripción de tabla o

campo

255

Número de caracteres de un registro (sin incluir los

campos Memo y Objeto OLE) si la propiedad

Compresión Unicode de los campos está establecida

en Sí

4.000

Número de caracteres del valor de una propiedad de

campo

255

Novedades

Diferencias con respecto a Access 2007

Crear una tabla en Access 2010 es un proceso muy similar a la creación de una tabla en Access

2007. Sin embargo, en Access 2010 existen algunas características nuevas relacionadas con las

tablas:

Tipo de datos Calculado Este nuevo tipo de datos le permite crear un campo basado en un

cálculo de otros campos de la misma tabla. Por ejemplo, puede crear un campo Total de línea que

contenga el producto de un campo Cantidad y un campo Precio. A continuación, si actualiza el

campo Cantidad o el campo Precio, el campo Total de línea se actualiza automáticamente.

Conectividad del servicio web Además de establecer vínculos a orígenes de datos externos,

como libros de Excel o listas de SharePoint, ahora puede conectarse a datos que se encuentran

en sitios web que ofrecen una interfaz de servicios web. Por ejemplo, puede establecer un vínculo

a datos que se encuentran en el sitio web de un comerciante en línea y crear su propia aplicación

para ver los productos o iniciar pedidos.

Las plantillas de tablas y campos se reemplazan por modelos Access 2007 incluía plantillas de

tablas y de campos. Las plantillas de tablas eran tablas vacías que se podían usar para crear

nuevas tablas diseñadas para ser compatibles con estas listas integradas de Windows SharePoint

Services:

Contactos

Tareas

Problemas

Eventos

Activos

Si desea agregar partes creadas previamente a la base de datos de Access 2010, debe usar

modelos. Los modelos pueden incluir tablas y también otros tipos de objetos de base de datos

como consultas y formularios.


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Diferencias con respecto a Access 2003

Los modelos han reemplazado al Asistente para tablas En las versiones de Access anteriores a

2007, se usaba el Asistente para tablas para crear una tabla rápidamente respondiendo unas

pocas preguntas. En Access 2007, el Asistente para tablas se ha reemplazado con plantillas de

tablas y campos. En Access 2010, los modelos reemplazan a las plantillas de tablas y campos.

Nota En este tema no se describen los modelos. Para obtener más información, consulte la

sección Vea también.

Crear en una hoja de datos Ahora puede crear y modificar tablas y campos mientras trabaja en

la vista Hoja de datos.

Crear una tabla nueva

Cree una tabla nueva si tiene un nuevo origen de datos que no pertenece a ninguna de las tablas

existentes.

Para crear una tabla, puede crear una base de datos nueva, insertar una tabla en una base de

datos existente o importar o establecer un vínculo a una tabla de otro origen de datos , como un

libro de Microsoft Office Excel, un documento de Microsoft Office Word, un archivo de texto, un

servicio web u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta

automáticamente una nueva tabla vacía. Posteriormente puede introducir datos en la tabla para

empezar a definir los campos.

Crear una tabla en una nueva base de datos

Crear una tabla en una base de datos existente

Crear una tabla en una nueva base de datos

En la ficha Archivo, haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Base de datos en blanco.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos.

Para guardar la base de datos en otra ubicación, haga clic en el icono de carpeta.

Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos y se crea una nueva tabla denominada Tabla1, la cual se abre en

la vista Hoja de datos.

Crear una tabla en una base de datos existente

Haga clic en la pestaña Archivo, seleccione Abrir y, a continuación, realice una de las siguientes

acciones:

Si la base de datos que desea usar aparece en Bases de datos recientes, haga clic en la base de

datos en esa lista.

- O bien -




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Si la base de datos no aparece en Bases de datos recientes, en Abrir documento, haga clic en la

opción que desee.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desee y haga clic en Abrir.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.

Importar o vincular para crear una tabla

Puede importar o vincular datos almacenados en otra ubicación para crear una tabla. Puede

importar datos o establecer un vínculo a los datos de una hoja de cálculo de Excel, una lista de

Windows SharePoint Services, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de

Microsoft Office Outlook, etc.

Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la base de datos actual.

Los cambios posteriores que se realicen en los datos de origen no afectarán a los datos

importados y los cambios que se realicen en los datos importados no afectarán los datos de

origen. Después de conectarse a un origen de datos e importar sus datos, se pueden usar los

datos importados sin conectarse al origen. Se puede cambiar el diseño de una tabla importada.

Cuando se establece un vínculo a los datos, se crea una tabla vinculada en la base de datos

actual que representa un vínculo activo a la información existente almacenada en otra ubicación.

Cuando se cambian los datos de una tabla vinculada, también se cambian en el origen. Siempre

que los datos cambien en el origen, esos cambios se mostrarán en la tabla vinculada. Siempre

que se use una tabla vinculada, debe ser posible conectarse al origen de datos. No se puede

cambiar el diseño de una tabla vinculada.

Nota No se pueden modificar los datos de una hoja de cálculo de Excel mediante una tabla

vinculada. Como alternativa, se pueden importar los datos de origen a una base de datos de

Access y, a continuación, se pueden vincular a una base de datos desde Excel. Crear una nueva

tabla importando o vinculando datos externos

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en uno de los orígenes de

datos disponibles.

Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo que aparecen en cada paso.

Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegación.

Sugerencia Además, puede importar o establecer un vínculo a una lista de SharePoint mediante

un comando de la ficha Crear.

Establecer la clave principal de una tabla

Debe especificar una clave principal de una tabla para poder aprovechar las siguientes ventajas:

Access crea un índice para la clave principal de forma automática, lo que puede contribuir

a aumentar el rendimiento de la base de datos.

Access se asegura de que cada registro tenga un valor en el campo de clave principal.


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Access se asegura de que cada valor del campo de clave sea único. Los valores únicos

son fundamentales porque, de lo contrario, no hay ninguna forma de distinguir

correctamente un registro concreto de otros registros.

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una

clave principal y le asigna un nombre de campo de identificador y el tipo de datos

Autonumeración.

En la vista Diseño, puede cambiar o quitar la clave principal o establecer la clave principal

para una tabla que aún no tenga ninguna.

Determinar qué campos se usarán como la clave principal

En ocasiones, es posible que ya tenga datos que desea usar como la clave principal. Por ejemplo,

es posible que tenga números de identificador para sus empleados. Si crea una tabla para realizar

un seguimiento de la información de los empleados, es posible que decida usar el identificador de

empleado existente como la clave principal de la tabla. Además, es posible que el identificador de

empleado solo sea único en combinación con el identificador de departamento, lo que requiere el

uso de ambos campos de forma conjunta como la clave principal. Un buen candidato para una

clave principal debe tener las siguientes características:

Cada registro tiene un valor único para el campo o la combinación de campos.

El campo o la combinación de campos nunca están vacíos ni son nulos (siempre hay un

valor).

Los valores no cambian.

Si no existen datos adecuados para usarlos como clave principal, puede crear un campo

nuevo para usarlo como clave principal. Cuando cree un nuevo campo para usarlo como

clave principal, establezca el tipo de datos del campo en Autonumeración para asegurarse

de que reúne las tres características mencionadas en la lista anterior.

Establecer o cambiar la clave principal

Seleccione la tabla para la que desee establecer o cambiar la clave principal.

En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista

Diseño.

En la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo o los campos que desee usar como

clave principal

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas (selector de filas: barra o cuadro

pequeño que, al hacer clic en él, selecciona una fila entera en la vista Diseño de tabla o macro, o

cuando se ordenan y agrupan registros en la vista Diseño de informe.) del campo que desee.

Para seleccionar más de un campo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en el selector

de filas de cada campo.

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.





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Se muestra un indicador de clave a la izquierda del campo o los campos especificados como clave

principal.

Quitar la clave principal

Seleccione la tabla para la que desee quitar la clave principal.


Diseño.

Haga clic en el selector de filas (selector de filas: barra o cuadro pequeño que, al hacer clic en él,

selecciona una fila entera en la vista Diseño de tabla o macro, o cuando se ordenan y agrupan

registros en la vista Diseño de informe.) para la clave principal actual. Si la clave principal consta

de varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas para cada

campo.

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

El indicador de clave se quita del campo o los campos especificados previamente como clave

principal.

Nota Al guardar una nueva tabla sin establecer una clave principal, Access le solicita que cree

un nuevo campo para la clave principal. Si hace clic en Sí, Access crea un campo de identificador

que usa el tipo de datos Autonumeración para proporcionar un valor único para cada registro. Si la

tabla ya incluye un campo Autonumeración, Access lo usa como clave principal. Si hace clic en

No, Access no agrega ningún campo y no se establece ninguna clave principal.

Establecer las propiedades de una tabla

Puede establecer propiedades que se apliquen a una tabla completa o a registros completos.

Seleccione la tabla cuyas propiedades desee establecer.


Diseño.

En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades.





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Se muestra la hoja de propiedades de la tabla.

En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña General.

Haga clic en el cuadro a la izquierda de la propiedad que desea establecer y, a continuación,

especifique una configuración para la propiedad.

Propiedades de tabla disponibles

Utilice esta propiedad

de tabla

Para

Mostrar vistas en el

sitio de SharePoint

Especificar si las vistas basadas en la tabla se pueden mostrar en un

sitio de SharePoint.

Nota Los efectos de esta configuración dependen de la configuración

de la propiedad de base de datos Mostrar todas las vistas en el sitio de

SharePoint.

Para obtener más información, vea la sección Vea también.

Hoja secundaria de

datos expandida

Expandir todas las hojas secundarias de datos cuando abra la tabla.

Alto de hoja secundaria

de datos

Realizar una de estas acciones:

Si desea que la ventana de hojas secundarias de datos se expanda

para mostrar todas las filas, deje la propiedad establecida en 0".

Si desea controlar el alto de la hoja secundaria de datos, escriba el alto

que desee en pulgadas.

Orientación Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda a

derecha o de derecha a izquierda.

Descripción Proporcionar una descripción de la tabla. Esta descripción aparecerá en

la información sobre herramientas para la tabla.

Vista predeterminada Establecer Hoja de datos, Tabla dinámica o Gráfico dinámico como la

vista predeterminada al abrir la tabla.



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Regla de validación Escribir una expresión que deba ser verdadera al agregar o modificar un

registro.

Texto de validación Escribir un mensaje que aparezca cuando un registro infrinja la

expresión en la propiedad Regla de validación.

Filtro Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas

coincidentes en la vista Hoja de datos.

Ordenar por Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de

ordenación predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.

Hoja secundaria de

datos

Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja

de datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar

las filas de la hoja secundaria de datos.

Vincular campos

secundarios

Indicar los campos de la tabla o consulta usados para la hoja secundaria

de datos que coinciden con la propiedad Vincular campos principales

especificada para la tabla.

Vincular campos

principales

Indicar los campos de la tabla que coinciden con la propiedad Vincular

campos secundarios especificada para la tabla.

Filtrar al cargar Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro

(estableciendo su valor en Sí) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos

Ordenar por al cargar Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad

Ordenar por (estableciendo su valor en Sí) al abrir la tabla en la vista

Hoja de datos.

Sugerencia Para proporcionar más espacio para especificar o modificar una configuración en el

cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a establecer la

propiedad Regla de validación en una expresión y le gustaría obtener ayuda para crearla, haga

clic en junto al cuadro de propiedad Regla de validación para mostrar el Generador de

expresiones.

Para guardar los cambios, presione CTRL+G.



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Cada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. Por ejemplo, en

una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, número de teléfono y dirección.

En una tabla de productos se crean campos para nombre de producto, identificador de producto y

precio.

Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes útiles de menor tamaño. Es más fácil

combinar los datos más adelante que tener que separarlos. Por ejemplo, en lugar de un campo

Nombre completo, considere la posibilidad de crear campos independientes para apellido y

nombre. A continuación, puede buscar u ordenar por nombre, apellido o ambos fácilmente. Si

tiene previsto crear un informe, ordenar, buscar o calcular en un elemento de datos, incluya ese

elemento solo en un campo. Para obtener más información acerca del diseño de una base de

datos y la creación de campos, consulte los vínculos en la sección Vea también.

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su

apariencia y comportamiento.

Agregar un campo mediante la entrada de datos

Cuando crea una nueva tabla o abre una tabla existente en la vista Hoja de datos, puede agregar

un campo a la tabla mediante la entrada de datos en la columna Agregar nuevo campo de la hoja

de datos.

Escriba los datos en la columna Agregar nuevo campo.

Cree o abra una tabla en la vista Hoja de datos.

Nota Para obtener más información acerca de la creación de tablas, vea Crear una tabla nueva.

En la columna Agregar nuevo campo, escriba el nombre del campo que desea crear.

Use un nombre descriptivo para poder pueda identificar el campo más fácilmente.

Escriba los datos en el nuevo campo.

Establecer las propiedades de un campo

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su

apariencia y comportamiento.

Por ejemplo, mediante la configuración de propiedades de campo se puede:

Controlar la apariencia de los datos de un campo

Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo

http://office.microsoft.com/client/helppreview14.aspx?AssetId=HA010341584&lcid=11274&NS=MSACCESS&Version=14&CTT=4&origin=EC001022710#_Create_a_new


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Especificar valores predeterminados para un campo

Agilizar la búsqueda y la ordenación en un campo

Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la vista

Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de

campo, debe usar la vista Diseño.

Establecer propiedades de campo en la Vista Hoja de datos

Cuando trabaja en la vista Hoja de datos, puede cambiar el nombre, el tipo de datos, la propiedad

Formato y algunas de las demás propiedades de un campo.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos

En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla que desea abrir.

En el menú contextual, haga clic en Vista Hoja de datos.

Cambiar el nombre de un campo

Cuando agrega un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access asigna

un nombre genérico al campo automáticamente. Access asigna el nombre Campo1 al primer

campo nuevo, Campo2 al segundo campo nuevo y así sucesivamente. De manera

predeterminada, el nombre de un campo se usa como su etiqueta en todas las ubicaciones en las

se muestra el campo (por ejemplo, en el encabezado de columna de una hoja de datos). Cambiar

el nombre de los campos de manera que tengan nombres más descriptivos facilita su uso al ver o

modificar registros.

Haga clic con el botón secundario en el encabezado del campo cuyo nombre desee cambiar (por

ejemplo, Campo1).

En el menú contextual, haga clic en Cambiar nombre de columna.

Escriba el nuevo nombre en el encabezado del campo.

Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números),

incluidos los espacios.

Cambiar el tipo de datos de un campo

Cuando se crea un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access

examina esos datos para determinar el tipo de datos apropiado para el campo. Por ejemplo, si

escribe 1/1/2006, Access reconoce esos datos como una fecha y establece el tipo de datos para el

campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar definitivamente el tipo de datos, se

establece en Texto de forma predeterminada.

El tipo de datos del campo determina qué otras propiedades de campo se pueden establecer. Por

ejemplo, puede establecer solamente la propiedad Sólo anexar para un campo que tiene el tipo de

datos Hipervínculo o el tipo de datos Memo.

Es posible que en algunos casos desee cambiar el tipo de datos de un campo manualmente. Por

ejemplo, supongamos que tiene números de salas similares a fechas, como 10/2001. Si escribe


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10/2001 en un nuevo campo en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática

de tipo de datos selecciona el tipo de datos Fecha y hora para el campo. Como los números de

salas son etiquetas y no fechas, deben usar el tipo de datos Texto. Para cambiar el tipo de datos

de un campo, siga el procedimiento que se indica continuación.

Haga clic en la pestaña Hoja de datos.

En la lista Tipo de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione el tipo de datos que

desee.

Tipos de datos disponibles

Tipo de datos Utilizado para almacenar Tamaño

Texto Caracteres alfanuméricos

Se usa para el texto o para los números que

no se utilizan en los cálculos (por ejemplo, un

Id. de producto). Un valor numérico

almacenado como texto se puede ordenar y

filtrar de un modo más lógico, pero no se

puede utilizar fácilmente en los cálculos.

Hasta 255 caracteres

Memo Caracteres alfanuméricos (con una longitud

mayor de 255 caracteres) o texto que utiliza

formato de texto enriquecido.

Se utiliza para el texto con una longitud mayor

de 255 caracteres o que utilice formato

enriquecido. Las notas, las descripciones

largas y los párrafos con formato de texto

enriquecido, como negrita o cursiva, son

ejemplos de uso de un campo Memo.

Hasta 1 gigabyte de

caracteres o 2 gigabytes de

almacenamiento (2 bytes por

carácter), de los que se

pueden mostrar 65.535

caracteres en un control.

Número Valores numéricos (enteros o valores

fraccionarios).

Se utiliza para almacenar números utilizados

en los cálculos, salvo los valores monetarios

(utilice el tipo de datos Moneda para los

1, 2, 4 o 8 o 16 bytes cuando

se usa en un Id. de

replicación.



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valores monetarios).

Fecha/Hora Fechas y horas.

Se utiliza para almacenar valores de fecha y

hora. Tenga en cuenta que cada valor

almacenado incluye un componente de fecha

y uno de hora.

8 bytes.

Moneda Valores monetarios.

Se utiliza para almacenar valores monetarios

(moneda).

8 bytes.

Autonumeración Valor número único que Access inserta

automáticamente cuando se agrega un

registro.

Se utiliza para generar valores únicos que

pueden usarse como clave principal. Tenga en

cuenta que los campos Autonumeración

pueden incrementarse secuencialmente, en un

valor concreto o asignado aleatoriamente.

4 o 16 bytes cuando se utiliza

en un Id. de replicación.

Sí/No Valores booleanos (sí/no).

Puede usar alguno de estos tres formatos::

Sí/No, Verdadero/Falso o

Activado/Desactivado.

1 bit (8 bits = 1 byte).

Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios.

Se utiliza para almacenar objetos OLE de

otros programas de Microsoft Windows.

Hasta 1 gigabyte

Datos adjuntos Fotos, imágenes, archivos binarios, archivos

de Office.

Es el tipo de datos preferente para almacenar

imágenes digitales y cualquier tipo de archivo

binario.

Datos adjuntos comprimidos,

2 gigabytes. Datos adjuntos

sin comprimir,

aproximadamente 700 kb,

según la medida en que

puedan comprimirse los

datos adjuntos.


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Hipervínculo Hipervínculos.

Se utiliza para almacenar hipervínculos, que

proporcionan acceso con un solo clic a

páginas web mediante una dirección URL

(localizador uniforme de recursos) o a archivos

mediante un nombre en formato UNC

(convención de nomenclatura universal).

También se pueden establecer vínculos con

objetos de Access almacenados en una base

de datos.

Hasta 1 gigabyte de

caracteres o 2 gigabytes de

almacenamiento (2 bytes por

carácter), de los que se

pueden mostrar 65.535

caracteres en un control.

Asistente para

búsquedas

En realidad no es un tipo de datos; sirve para

iniciar el Asistente para búsquedas.

Se utiliza para iniciar el Asistente para

búsquedas a fin de poder crear un campo que

utilice un cuadro combinado para buscar un

valor en otra tabla, consulta o lista de valores.

Basado en una tabla o

consulta: el tamaño de la

columna asociada.

Basado en un valor: el

tamaño del campo de texto

utilizado para almacenar el

valor.

Nota El tamaño máximo de un archivo de base de datos de Access es 2 gigabytes.

Sugerencias sobre tipos de datos

Para optimizar el rendimiento, debe usar el Tamaño del campo apropiado al crear un campo Texto

o Número. Por ejemplo, si tiene previsto almacenar códigos postales de una longitud predecible,

especifique esa longitud como el tamaño del campo. Para especificar el tamaño del campo,

establezca un valor en el cuadro de propiedad TamañoDelCampo. Para obtener más información,

vea Establecer otras propiedades de campo.

Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a usar en

cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número.

Un valor numérico que se almacena como texto se puede ordenar y filtrar de una forma más

lógica.

Cambiar el formato de un campo

Además de determinar el tipo de datos de un campo nuevo, es posible que Access también

establezca la propiedad Formato para el campo según lo que haya especificado. Por ejemplo, si

escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora

mediana. Para cambiar manualmente la propiedad Formato de un campo, haga lo siguiente:

1. En la cinta, haga clic en la pestaña Hoja de datos.

2. En la lista Formato, en el grupo Formato y tipo de datos, especifique el formato que desee.

http://office.microsoft.com/client/helppreview14.aspx?AssetId=HA010341584&lcid=11274&NS=MSACCESS&Version=14&CTT=4&origin=EC001022710#BM4.2.1


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Nota Es posible que la lista Formato no esté disponible para algunos campos (por ejemplo,

Texto) según el tipo de datos del campo.

3. Establecer otras propiedades de campo

4. En la vista Hoja de datos, haga clic en el campo para el que desea establecer la propiedad.

5. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione las propiedades

que desee.

Establecer propiedades de campo en la vista Diseño

Puede establecer cualquier propiedad de campo mientras trabaja con una tabla en la vista Diseño.

En esta vista, puede establecer el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño de la

tabla y puede establecer otras propiedades en el panelPropiedades del campo.

1. Abrir una tabla en la vista Diseño

2. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla.

3. En el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

4. Cambiar el tipo de datos de un campo

5. En la cuadrícula de diseño de la tabla, busque el campo para el que desea establecer el

tipo de datos.

6. En la columna Tipo de datos, elija un tipo de datos de la lista.

Nota El tamaño máximo de un archivo de base de datos de Access es 2 gigabytes.

Sugerencias sobre tipos de datos

Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a usar en

cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número.

Un valor numérico almacenado como texto se puede ordenar y filtrar de un modo más lógico, pero

no se puede usar fácilmente en los cálculos.

Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar el tamaño del campo o el tipo de datos

con mayor precisión. Para ello, debe establecer un valor en el cuadro de propiedad

TamañoDelCampo.

Establecer otras propiedades de campo

En la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo para el que desea establecer las

propiedades. Access muestra las propiedades para este campo en el panel Propiedades del

campo.

Nota El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden establecer.


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En el panel Propiedades del campo, especifique la configuración que desee para cada propiedad

o presione F6 y use las teclas de dirección para seleccionar una propiedad.

¿Qué propiedades de campo están disponibles?

Nota No todas las propiedades están disponibles para cada campo. El tipo de datos de un

campo determina sus propiedades.

Propiedad de

campo

Descripción

Tamaño del

campo

Establece el tamaño máximo de los datos almacenados con el tipo de datos

Texto, Número o Autonumeración.

Sugerencia Para lograr un rendimiento óptimo, especifique siempre el

Tamaño del campo mínimo que sea suficiente.

Formato Personaliza la forma en la que el campo aparece de forma predeterminada

cuando se muestra o imprime.

Posiciones

decimales

Especifica el número de posiciones decimales utilizadas al mostrar números.

Nuevos valores Especifica si un campo Autonumeración se incrementa o recibe un valor

aleatorio al agregar un nuevo registro.

Máscara de

entrada

Muestra los caracteres que facilitan la entrada de datos. Para obtener más

información acerca de cómo crear y usar una máscara de entrada, consulte la

sección Vea también.

Título Define el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas de

los formularios, informes y consultas.

Valor

predeterminado

Asigna automáticamente un valor predeterminado a un campo cuando se

agregan nuevos registros.

Regla de

validación

Permite proporcionar una expresión que debe ser verdadera cuando se

agrega o cambia el valor del campo.

Texto de

validación

Permite escribir un mensaje que se muestre cuando un valor infrinja la

expresión en la propiedad Regla de validación.



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Requerido Exige que se especifiquen datos en un campo.

Permitir longitud

cero

Permite la entrada (al establecer el valor de la propiedad en Sí) de una cadena

de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo.

Indizado Agiliza el acceso a los datos de un campo mediante la creación y utilización de

un índice.

Compresión

Unicode

Comprime el texto almacenado en este campo al almacenar una pequeña

cantidad de texto (> 4.096 caracteres).

Modo IME Controla la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.

Modo de

oraciones IME

Controla la conversión de oraciones en las versiones asiáticas de Windows.

Etiquetas de

acción

Permite adjuntar una etiqueta de acción (etiquetas inteligentes: datos

reconocidos y etiquetados como pertenecientes a un tipo determinado. Por

ejemplo, un nombre de una persona o el nombre de un destinatario de correo

electrónico de Microsoft Outlook reciente es un tipo de datos que es posible

reconocer y etiquetar con una etiqueta inteligente.) a este campo.

Sólo anexar Permite realizar un seguimiento del historial de valores de campo (para ello, se

establece el valor de la propiedad en Sí).

Formato del

texto

Permite elegir el valor Texto enriquecido de la propiedad para almacenar texto

como HTML y permitir el formato enriquecido. Elegir el valor Texto sin formato

de la propiedad para almacenar solo texto sin formato.

Alineación del

texto

Especifica la alineación predeterminada del texto dentro de un control.

Para proporcionar más espacio para especificar o modificar una configuración de propiedad en el

cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom.

Sugerencia Si va a especificar una máscara de entrada o una expresión de validación y desea

obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de propiedad para mostrar el generador

correspondiente.

Para guardar los cambios, presione CTRL+G.







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En la sección Vea también, encontrará vínculos para obtener más información acerca de los tipos

de datos y las propiedades de campo.


Para almacenar nuevos datos sobre algo para lo que ya tiene una tabla, piense en agregar un

campo a la tabla. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla que almacena los apellidos, el

nombre, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y la dirección de correo postal de

cada uno de sus clientes. Si desea comenzar a realizar un seguimiento del medio de

comunicación preferido de cada cliente, agregue un campo para almacenar esa información.

No agregue un campo si espera que cada entidad única representada en la tabla podrá requerir

un valor mayor que para el campo. Continuando con el ejemplo anterior, si desea comenzar a

realizar un seguimiento de pedidos realizados por sus clientes, no agregue un campo a la tabla ya

que cada cliente tendrá más de un pedido. En lugar de eso, cree una nueva tabla para almacenar

los pedidos y, a continuación, cree una relación entre las dos tablas. Para obtener más

información sobre cómo crear una tabla, vea la introducción a las tablas. Para obtener más

información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo sobre la guía de relaciones de tablas.

En este artículo:


Agregar un campo automáticamente escribiendo datos

Agregar un campo seleccionándolo de una lista de la hoja de datos

Agregar un campo en medio de una tabla

Cambiar un campo recién agregado


Cada campo tiene ciertas características esenciales, como un nombre que lo identifica de manera

única dentro de una tabla, un tipo de datos que define la naturaleza de los datos, las operaciones

que se pueden realizar en los datos y la cantidad de espacio de almacenamiento reservada para

cada valor. Además, un campo tiene propiedades que definen la apariencia o el comportamiento

de los datos en el campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define cómo aparecerán los datos

en una hoja de datos o formulario que contenga ese campo.

Es importante planear cómo se usará la información almacenada en los campos. Intente reducir la

información a su mínima expresión lógica por campo. Por ejemplo, en lugar de almacenar el

nombre de una persona en un campo, debería almacenar los componentes en campos separados

para el nombre y el apellido. En términos generales, si necesita generar informes, ordenar, buscar

o realizar cálculos a partir de los datos de un elemento, debe incluir ese elemento en un campo

propio.

Para obtener más información sobre los procedimientos para diseñar una base de datos y elegir

los campos, consulte el artículo sobre conceptos básicos del diseño de una base de datos.

http://office.microsoft.com/client/helppreview14.aspx?AssetId=HA010341584&lcid=11274&NS=MSACCESS&Version=14&CTT=5&origin=HA010341478









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Agregar un campo automáticamente escribiendo datos

Puede agregar un campo a una tabla escribiendo en la última columna de la vista Hoja de datos.

Access asigna automáticamente un tipo de datos, según los datos que se escriban. Access

también puede establecer de forma automática la propiedad Formato para un nuevo campo. Por

ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos como Fecha/Hora y la propiedad

Formato como Hora mediana.

1. Abra la tabla a la que desee agregar un campo.

2. Escriba los datos en la celda situada debajo del encabezado de columna Haga clic para

agregar.

Agregar un campo seleccionándolo de una lista de la hoja de datos

Puede agregar un campo al final de una tabla seleccionándolo de una lista:

Abra la tabla y, en la última columna, haga clic en Haga clic para agregar.

Agregar un campo en medio de una tabla

Si desea agregar un nuevo campo en medio de la tabla, puede elegir un campo de la ficha

Campos en la cinta de opciones. La ficha Campos muestra los campos predefinidos que puede

agregar a una tabla mientras trabaja en la vista Hoja de datos.

1. Abra la tabla en la vista Hoja de datos.

2. Seleccione el campo inmediatamente anterior a la ubicación donde desea agregar un nuevo

campo. Por ejemplo, si desea que el nuevo campo sea el tercer campo de la tabla, seleccione

el segundo campo.

3. En la ficha Campos, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en el tipo de campo que desee.

Cambiar un campo recién agregado

Puede cambiar varios aspectos de un campo después de crearlo.

ADVERTENCIA Además, puede cambiar estos aspectos de un campo que no ha creado. Sin

embargo, si los datos ya existen en el campo, no se podrán realizar algunas de las acciones o se

podrá perder la información.

Cambiar el nombre de un campo

Para cambiar el nombre de un campo, haga doble clic en la etiqueta del campo y escriba el nuevo

nombre.

Mover un campo

Para mover un campo, arrástrelo a la ubicación que desee. Para seleccionar y mover varios

campos contiguos, haga clic en el primer campo, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga


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clic en el último campo. A continuación, podrá arrastrar el grupo de campos seleccionados hasta

la nueva ubicación..

IMPORTANTE Al arrastrar un campo cambia su posición en la hoja de datos, pero no cambia el

orden de los campos en el diseño de la tabla. Si obtiene acceso a los campos mediante

programación, se mantiene el orden original. Por ejemplo, si arrastra un campo a una nueva

posición en la hoja de datos y, a continuación, crea un formulario desde la tabla usando el botón

Formulario, el campo estará en su posición original.

Cambiar el tipo de datos o el formato

1. Seleccione el campo que desee cambiar.

2. En la ficha Campos, en el grupo Formato, seleccione el tipo de datos y el formato que desee.

NOTA No todos los formatos están disponibles para todos los tipos de datos. Primero

establezca el tipo de datos y a continuación el formato, si es necesario.

Otras configuraciones

Se pueden hacer otras modificaciones a un campo mediante los comandos de la ficha Campos.

No todos estos comandos están disponibles para todos los tipos de datos. Para obtener ayuda

para usar estos comandos, busque en la Ayuda con el nombre del comando específico o el tipo de

datos del campo. Si desea cambiar el tipo de datos, busque mediante el tipo de datos que desea

usar.

introducciÓn a las tablas - wordpress.com...en este artículo se proporciona información general...

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