“introducción a las herramientas computacionales básicas”

UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO

“Introducción a las Herramientas Computacionales Básicas”

Serie: Enseñanza de las Ciencias Computacionales

ENRIQUE PECERO COVARRUBIAS; FERNANDO GARCIA LUCAS

2/28/2011

El presente documento cubre de algunos de los temas básicos que se abordan en la asignatura de Herramientas Computacionales que se ofrece como asignatura común en los programas de licenciatura de la UJAT

Diplomado en Computación para la Educación Básica i

Directorio

M.A. Candita V. Gil Jiménez

Rectora de la UJAT

Dr. Víctor Castellanos Vargas

Director de la División Académica de Ciencias Básicas

M.A.T. Enrique Pecero Covarrubias Coordinador del Diplomado

Autores

M.A.T. Enrique Pecero Covarrubias Ing. Fernando García Lucas

Word, Excel y Power Point son Marcas Registradas de Microsoft Office.

Km 1 Carretera Cunduacán Jalpa de Mendéz Cunduacán Tab.

CP 86690 Tel. (914) 3360300 Fax (914) 33 60328, email. direcció[email protected], [email protected]

mailto:direcció[email protected]

Diplomado en Computación para la Educación Básica ii

INDICE INTRODUCCIÓN................................................................................................................... 1

PROCESADOR DE TEXTOS............................................................................................... 2

Atributos de fuente ............................................................................................................................. 3

Atributos de margen de página ........................................................................................................... 3

Establecimiento de la fuente y los márgenes de página predeterminados ........................................ 4

Atributos básicos del texto. ..................................................................................................... 4

Sangrías y espaciado ...................................................................................................................... 8

Tabulaciones ..................................................................................................................................... 9

Saltos de línea y de párrafo .......................................................................................................... 10

Edición de Documentos ................................................................................................................. 14

• Objetos y vínculos. Creación y propiedades .................................................................................. 16

Deshacer, Rehacer y Repetir Acciones .............................................................................................. 18

El Portapapeles. Pegados Especiales e Hipervínculos ....................................................................... 18

Buscar y Reemplazar Palabras o Formatos. Ir a Partes del Documento ........................................... 19

Objetos y Vínculos. Creación y Propiedades ..................................................................................... 21

Listado con Números y Viñetas ......................................................................................................... 23

Números de Lista y Viñetas ............................................................................................................... 23

Listas: con uno o varios niveles ................................................................................................... 25

Crear una lista de un nivel numerada o con viñetas ................................................................. 26

Convertir una lista de un nivel en una lista con varios niveles ................................................ 27

Elegir en la galería un estilo de lista con varios niveles ........................................................... 28

Puede aplicar un estilo de la galería a cualquier lista con varios niveles. ............................. 28

Bordes de Página ............................................................................................................................... 29

Quitar un borde ............................................................................................................................... 30

Establecer las tabulaciones .......................................................................................................... 31

Cambiar el espaciado existente entre las tabulaciones predeterminadas ............................ 32

Aplicar sangría sólo a la primera línea de un párrafo ............................................................... 33

Combinar Correspondencia en Word ............................................................................................... 34

Diplomado en Computación para la Educación Básica iii

HOJA DE CÁLCULO. .......................................................................................................... 37

Editando Hojas de Cálculo ................................................................................................................. 37

Editar datos ....................................................................................................................................... 39

Edición de filas y columnas ............................................................................................................... 41

Edición de hojas ................................................................................................................................ 42

Introducir cálculos ........................................................................................................................... 44

Insertando Filas, Celdas y Columnas en Excel. .................................................................................. 46

Insertar y Eliminar Celdas .................................................................................................................. 48

POWER POINT.- ................................................................................................................. 55

Trabajar con diapositivas .................................................................................................................. 55

Eliminar diapositivas ......................................................................................................................... 57

Trabajo de diapositivas en diferentes vistas (PowerPoint) ..................................................... 57 Objetos. ................................................................................................................................. 61 Trabajar con Textos ............................................................................................................... 65 Trabajar con Tablas ................................................................................................................ 68 Trabajar con Gráficos ............................................................................................................. 70 Agregando Gráficos en una Diapositiva ................................................................................. 70 Eliminar Diapositivas .......................................................................................................... 74

Copiar una Diapositiva ...................................................................................................................... 75

Agregar Sonido en una Diapositiva ................................................................................................... 79

Agregar Película a una Diapositiva .................................................................................................... 81

Referencias: ....................................................................................................................................... 93

Diplomado en Computación para la Educación Básica 1

INTRODUCCIÓN.

La integración de las tecnologías de la información y la comunicación en la educación básica, tanto en el aula como en las actividades de apoyo y gestión institucional revisten en la actualidad una importancia relevante a nivel nacional. Es por ello que la División Académica de Ciencias Básicas de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (UJAT) ofrece el Diplomado en Computación para la Educación Básica a través de su Academia de Computación. El presente documento cubre de algunos de los temas básicos que se abordan en la asignatura de Herramientas Computacionales que se ofrece como asignatura común en los programas de licenciatura de la UJAT por lo que se considera pertinente poner a disposición de la sociedad su reproducción en programas de formación continua especialmente dirigidos a profesores y personal de apoyo que labora en la educación básica en el Estado de Tabasco. Cabe destacar que este esfuerzo institucional es resultado de la atención a las convocatorias 2010 y 2011 para integración del Catálogo Nacional para la Formación Continua de Profesores de Educación Básica, esfuerzo en el que ya se cuenta con la experiencia de ofertar los Diplomados en: “Estrategias para Resolución de Problemas de Matemáticas Básicas” y el de “Enseñanza de las Ciencias” :Cabe destacar que en la actualidad la DACB ha logrado registrar el “Diplomado en Desarrollo de Experimentos para el Aprendizaje de la Química”. El uso de los procesadores de texto, las hojas de cálculo así como la posibilidad de diseñar presentaciones que apoyen las estrategias didácticas para una mejor atención de los educandos así como para mejorar las actividades de apoyo académico y de gestión, son los objetivos primordiales de éste trabajo.


PROCESADOR DE TEXTOS.

Los procesadores de texto aportaron un cambio sustancial en la manera de escribir a máquina. Igual que antes, el usuario sigue frente a una hoja en blanco y utiliza un teclado. Sin embargo, el medio electrónico entregó beneficios renovados, entre otros: la posibilidad de corregir sin tirar el papel al cesto de la basura; la variedad de formatos de un escrito; El resaltado de letras, la variación de colores, una gran cantidad de tipos y estilos de caracteres, la orientación y alineación de textos, el cambio del tamaño de las letras y una variedad de efectos especiales hacen la diferencia.

Figura 1.- Barra de Navegación en el Menú de Inicio.

Algunos de estos atributos, conocidos genéricamente como formatos, pueden manejarse, en todos los procesadores de texto, en Word, uno de los procesadores de textos más usados (y sobre el que trataremos en este curso) se realiza desde la barra de herramientas Formato, que es la que tiene el nombre de las fuentes y el tamaño de éstas. Seleccione con un clic sobre la fuente elegida para que el texto marcado cambie el formato. Pero, atención: esto no sólo se aplica sobre un párrafo completo, sino sobre cualquier selección ya sea una o más letras, una palabra, una línea, etcétera. De igual forma se procede para aumentar o disminuir las dimensiones de las letras con el combo: Tamaño de fuente. Debajo de estos hay tres botones que aplican en forma directa tres atributos inherentes a las letras: Negrita, Cursiva y Subrayado. El primero resalta los caracteres seleccionados, el segundo pone las letras inclinadas y el tercero, por supuesto, subraya.


Otro de los comandos presente en la barra de herramientas Formato que se utiliza sobre los caracteres es el combo Color de fuente, compuesto por dos botones. El de la derecha aplica directamente el tono de la línea que subraya la letra A que sirve de icono al botón. El de la izquierda abre una paleta para elegir otro color. Por defecto, las letras se escriben en negro, porque es la opción Automático usada en Word.

Atributos de fuente

Los atributos de fuente que puede establecer son los siguientes:

Tipo de fuente (por ejemplo, Courier New)

Estilo de fuente (por ejemplo, Normal, Cursiva o Negrita)

Tamaño (por ejemplo, 10 puntos)

Color de fuente

Estilo de subrayado

Color de subrayado

Efectos (por ejemplo, Tachado o Sombreado)

Escala (se aplica a la escala o el tamaño de las fuentes)

Espacio (espacio entre fuentes en sentido horizontal)

Justificado para fuentes permite que Word ajuste automáticamente el espacio horizontal de las fuentes de forma proporcional

Atributos de margen de página

Los atributos de margen de página que se pueden establecer al crear márgenes personalizados son los siguientes:

Márgenes (se trata de la configuración de márgenes de cada posición; por ejemplo, superior, inferior, izquierda, derecha, medianil y posición de medianil)

Orientación (por ejemplo, vertical u horizontal)

Varias páginas (por ejemplo, Normal, Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o formato libro)

Tamaño del papel

Origen del papel

Opciones de impresión (abre el cuadro de diálogo Opciones de Word, que proporciona más opciones de visualización en pantalla e impresión de los documentos)

Inicio de sección (le permite especificar dónde desea que empiece la configuración de márgenes; por ejemplo, Nueva página o Página impar)

Encabezados y pies de página

Alineación vertical (alinea el texto de toda la página)

Números de línea (permite agregar y especificar el esquema de numeración)


Bordes (permite elegir y agregar el estilo de los bordes) En el siguiente procedimiento de ejemplo, la fuente predeterminada se establece en Verdana, 11 puntos, y los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho se establecen en 2 cms.

Establecimiento de la fuente y los márgenes de página predeterminados

En la barra de herramientas de acceso rápido, en el menú Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo Fuente. En la barra Fuente, haga lo siguiente:

En Fuente, seleccione Verdana. En Tamaño, seleccione 11. Al finalizar, haga clic en Predeterminado.

Cuando se muestre el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Sí. En el menú Diseño de página, haga clic en Márgenes y, a continuación, haga clic en Márgenes personalizados tenga en cuenta la configuración de márgenes integrada y sus valores: Normal (predeterminado), Estrecho, Moderado, Ancho, Reflejado y Valor previo. En la ficha Márgenes, en Márgenes personalizados, haga lo siguiente:

En el cuadro Superior, escriba: 2 cms... En el cuadro Inferior, escriba: 2 cms. En el cuadro Izquierdo, escriba: 2 cms... En el cuadro Derecho, escriba: 2 cms. Al finalizar, haga clic en Predeterminado.

Cuando se muestre el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Sí. Haga clic en Cerrar.

Figura 2.-Menu de Inicio Atributos del texto y Autoformato.

Atributos básicos del texto.


Cuando hablamos de atributos, nos referimos a la aplicación de efectos como letra negrita, texto subrayado, o itálica los cuales realzan algunas partes del documento que deseamos resaltar al lector. A estos atributos se suman el tamaño de la letra, estilo de letra y otros más. Para aplicar estos atributos seleccionamos o marcamos el área que deseamos modificar, con el mouse ubicamos el cursor al inicio del texto y presiona el botón izquierdo del mouse luego arrastra el ratón hacia el final del texto deseado; todo lo anterior sin haber levantado el dedo del botón izquierdo del mouse. Con estos tres atributos podemos resaltar nuestro texto, como por ejemplo: Con la viñeta de negrita: poner un color más intenso. Alineamiento de texto: El alineamiento permite ubicar el texto ya sea a la izquierda, al centro, a la derecha o justificado. La forma de aplicar es igual que los atributos de fuente; seleccionamos el texto y damos clic al icono requerido. Creación de tablas: es necesario conocer cuáles son las dimensiones que deseamos para la tabla, o sea, cuantas filas y cuantas columnas tendrá la cuadricula. Autoformato de tablas: en algunas ocasiones, deseamos dar un realce a nuestra tabla, cambiando el diseño de la misma aplicando colores o líneas; para tal efecto es necesario utilizar el autoformato de tabla, el cual se aplica de la siguiente forma: El autoformato es una corrección automática que Word le va haciendo al texto mientras escribimos, y no solo una corrección, sino que efectivamente se le da "formato" adecuado al texto según el contexto (por ejemplo poner en mayúscula la primer letra de cada frase, cambiar el tipo de comillas, activar los enlaces a direcciones de Internet, etc.), de allí el nombre.

Figura 3.-Menu Insertar. Lo primero que se debe hacer para explorar esta utilidad es ir a "Herramientas", y acceder a "Opciones de autocorrección". Explore todas las pestañas, en especial "Autoformato mientras escribe" para tener una idea de todo lo que se puede hacer.


Existe la opción de corregir dos mayúsculas seguidas, reemplazar automáticamente palabras, aplicar formato a títulos, listas, viñetas, reemplazo de símbolos, etc. También accedes al menú de autoformato ingresando por "Formato", luego "Autoformato" y después "Opciones". Cuando se abre un documento en blanco, se asigna por defecto la plantilla "normal" y el estilo de texto "normal" a cualquier párrafo que se agregue al documento por escribir. Los estilos existentes se encuentran en la barra de estilos en el menú Inicio. Word tiene muchos estilos pre-definidos que se pueden utilizar para el cuerpo del texto, el título y los encabezados de sección, notas al pie, listas, notas al final y cuadros, entre otros. El uso de estilos pre-definidos pueden ahorrar tiempo y crear un documento fácil de leer y muy profesional. También puede asegurar que los documentos creados por muchos usuarios de una organización logren un aspecto uniforme. Los estilos pueden ser utilizados por Word para modificar muchas de las características de un documento, un párrafo o la selección de texto a la vez. Esto es muy bueno si usted decide hacer cambios importantes en el formato de un documento después de que ya ha empezado a trabajar en él. Algunas de las funciones de Word dependen de los estilos. Si crea un documento con una tabla de contenido, Word organizar la tabla de contenido basado en los estilos que ha aplicado en el documento. Buscar y reemplazar también puede ser configurado para buscar texto en un estilo particular. Para experimentar con estilos, seleccione texto en un documento y seleccione Formato> Estilo. Elija un estilo de la lista de estilos y seleccione Aplicar. El texto que ha puesto de relieve ahora deben reflejar las características del estilo que eligió. Usted puede deshacer los cambios a su texto por la elección de "Deshacer" (Ctrl-Z) en el menú Edición, o volver a seleccionar el texto y la aplicación de la "normal" de estilo. Aunque Word viene con muchos estilos predefinidos, puede que le resulte conveniente realizar modificaciones a un estilo existente. Una modificación podría incluir cambios en el tipo de letra, tamaño de fuente, los atributos de texto, el interlineado y cualquier otra característica controlada por el estilo. Para modificar un estilo existente, seleccione Formato> Estilo. En la lista de estilos, elija el que desea modificar. Word le mostrará las propiedades actuales del estilo, incluyendo su nombre, el tipo de estilo es el estilo que se basaba, y el estilo que sigue normalmente cuando una marca de párrafo o línea de ruptura que se introduzca.


En la parte inferior del cuadro de diálogo, Word le mostrará los atributos que se utilizan actualmente por el estilo. Esto incluye el nombre de la fuente y el tamaño, el uso de los atributos de texto especiales, como negrita, cursiva o subrayado tipo. Word también ofrece párrafo y previstas carácter del estilo seleccionado, y una descripción escrita del estilo propio, incluyendo el nombre de fuente, tamaño, espaciado de línea, el idioma, la alineación, el espaciado, sangría y cualquier otro atributo utilizado por el estilo, como la viuda / el control de los huérfanos. Para modificar el estilo, cambiar cualquiera de las propiedades o el formato. Los cambios de formato se realizan con los mismos iconos de formato familiar que se encuentra en la barra de herramientas Formato. Además de cambiar la fuente y el tamaño, puede añadir o quitar los atributos de texto, cambiar la sangría del texto, y cambiar el espaciado de línea o de alineación. Un menú desplegable le da acceso a la fuente, párrafo, aquí, las fronteras, idiomas, marco, numeración y el número de acceso directo de cajas de diálogo, para seguir modificar el estilo de tu agrado. Cuando haya terminado, usted puede optar por agregar el estilo modificado a su plantilla. Usted puede definir el estilo de actualizarse automáticamente. Tenga cuidado con esta característica. Cuando se activa para un estilo, cualquier cambio manual que haga en el texto de un párrafo que utiliza un estilo con las actualizaciones automáticas dará lugar a una actualización de estilo. Usted puede, involuntariamente, de introducir cambios en el estilo universal, cuando esta función está activa.


Estableciendo márgenes e interlineado y salto de página en Word El cuadro de diálogo Formato de párrafo permite personalizar la alineación, sangría, interlineado, posiciones e inicios de tabulación y saltos de línea y párrafo dentro de los párrafos seleccionados. Sangrías y espaciado La pestaña Sangría y espacio permite personalizar la alineación, la sangría y el interlineado de los párrafos seleccionados. General Aquí puede establecer la alineación de los párrafos: Izquierda: el carácter más a la izquierda de cada línea está alineado al margen izquierdo y el borde derecho de cada línea es irregular. Ésta es la alineación predeterminada de los párrafos con dirección de texto de izquierda a derecha. Centro: el centro de cada línea de texto está alineado con el punto central de los márgenes derecho e izquierdo del cuadro de texto, y los bordes izquierdos y derecho de cada línea son irregulares. Derecha: el carácter más a la derecha de cada línea está alineado al margen derecho y el borde izquierdo de cada línea es irregular. Ésta es la alineación predeterminada de los párrafos con dirección de texto de derecha a izquierda. Justificada: el primer y último carácter de cada línea (excepto la última) están alineados con los márgenes izquierdo y derecho, y las líneas se rellenan sumando o restando espacio entre las palabras y dentro de ellas. La última línea del párrafo se alinea al margen izquierdo si la dirección del texto es de izquierda a derecha, o al margen derecho si la dirección del texto es de derecha a izquierda. Distribuida: igual que la alineación justificada, salvo que las líneas se rellenan sumando o restando la misma cantidad de cada carácter, en lugar de hacerlo entre las palabras y dentro de ellas. Distribuir todas las líneas: igual que la alineación distribuida, salvo que también se alineará la última línea del párrafo a los márgenes izquierdos y derecho. Sangría La sangría determina la distancia del párrafo respecto de los márgenes izquierdo o derecho del cuadro de texto. Dentro de los márgenes, se puede aumentar o reducir la sangría de un párrafo o un grupo de párrafos. También se puede crear una sangría negativa (también conocida como anulación de sangría), que empuja el párrafo hacia fuera del margen izquierdo, si la dirección del texto está


establecida de izquierda a derecha, o hacia el margen derecho si está establecida de derecha a izquierda. Preestablecida: esta opción ofrece cinco opciones de sangría preestablecidas y permite crear una sangría personalizada.

Original: esta opción simplemente usa las opciones de alineación establecidas actualmente en la sección Alineación. Alineada a la izquierda: esta opción usar la alineación Izquierda. Sangría de 1ª línea: esta opción aplica una sangría de 0,63 cm en la primera línea del párrafo. Sangría francesa: esta opción aplica una anulación de sangría de -0,63 cm a la primera línea y una sangría de 0,63 cm a las otras líneas del párrafo. Cita: esta opción establecerá las sangrías izquierda y derecha en 1,27 cm. Personalizado: si realiza cambios a cualquiera de los valores preestablecidos se convierten en sangría personalizada.

Interlineado El interlineado determina la cantidad de espacio vertical entre las líneas de texto de un párrafo. De forma predeterminada, las líneas se espacian en 1,19, lo que significa que el espaciado da cabida a la fuente más grande de esa línea, más una pequeña cantidad de espacio adicional. El espacio entre párrafos determina la cantidad de espacio que hay por encima o por debajo de un párrafo. Al presionar ENTRAR para pasar a un nuevo párrafo, se agrega el espaciado para pasar al párrafo siguiente, aunque se puede cambiar la configuración de cada párrafo. Tabulaciones Las tabulaciones permiten alinear texto a la izquierda, a la derecha, en el centro o a un carácter decimal. También puede insertar automáticamente caracteres especiales antes de una tabulación, como guiones, puntos o líneas. Puede crear diferentes tabulaciones para todos los cuadros de texto de una publicación. Cuando se inserta una tabulación dentro de un cuadro de texto, aparece el marcador de tabulación en la regla en la parte superior del área de trabajo.

Figura 4.- Regla (Vista superior izquierda) . Tabulaciones predeterminadas En este cuadro se puede establecer el valor predeterminado para cada vez que presione la tecla Tab. El valor predeterminado es de 1,27 cm. Posiciones de tabulación


En este cuadro se pueden especificar tabulaciones más allá de los valores predeterminados. 1. Por cada tabulación que desee insertar, escriba la posición en Posiciones de tabulación (por ejemplo, 0,5) para establecer la tabulación en 0,5 cm y haga clic en Establecer. 2. En Alineación y Relleno, seleccione las opciones que desee y haga clic en Aceptar. Alineación Permite establecer el tipo de tabulación que desea crear.

Izquierda: una tabulación izquierda fija la posición de inicio a la derecha del texto. El texto se mueve hacia la derecha mientras escribe.

Centro: una tabulación central fija la posición en medio del texto. El texto se centra en esta posición mientras escribe.

Derecha: unta tabulación derecha fija la posición en el extremo derecho del texto. El texto se mueve hacia la izquierda mientras escribe.

Decimal: una tabulación decimal alinea los números en torno a una coma decimal. Independientemente del número de dígitos, la coma decimal permanece siempre en la misma posición. (Solo se pueden alinear números en torno a un carácter decimal. No se puede usar la tabulación decimal para alinear números en torno a otro carácter distinto, como un guión o un símbolo de Y comercial.)

Eliminación de tabulaciones Para quitar una tabulación personalizada: 1. En la ventana Posiciones de tabulación, seleccione la tabulación que desea quitar. 2. Haga clic en el botón Borrar. Para quitar todas las tabulaciones personalizadas, haga clic en Borrar todo. Saltos de línea y de párrafo Esta pestaña permite controlar cómo se aplica formato a las líneas de un párrafo entre cuadros de texto vinculados o entre las columnas. Control de líneas viudas y huérfanas: son líneas de texto sueltas en un párrafo que se imprimen en la parte superior o inferior de un cuadro de texto o una columna. Puede optar por evitar que se separen estas líneas del resto del párrafo.


Mantener con siguiente: esta casilla de verificación mantiene juntos uno o varios párrafos seleccionados en un cuadro de texto o una columna. Mantener líneas juntas: esta casilla de verificación mantiene juntas las líneas de un párrafo en un cuadro de texto o una columna. Comenzar en siguiente cuadro de texto: esta casilla de verificación mueve el párrafo al área de desbordamiento para que pueda moverla a un nuevo cuadro de texto. Es posible establecer una orientación vertical u horizontal para las páginas, eligiendo la opción correspondiente en la zona Orientación, o elegir la forma en que se imprimirán dichas páginas abriendo la lista desplegable de la opción Varias páginas y haciendo clic en una de ellas. Para colocar los márgenes a un documento habrá que: 1. Abrir el cuadro de diálogo Configurar página y hacer clic sobre la ficha Márgenes. 2. Escribir o seleccionar los valores de los márgenes izquierdo, derecho, superior e inferior. 3. Especificar, si procede, un margen para la encuadernación, escribiendo o seleccionando su valor y estableciendo la posición del margen interno. 4. Si se desea, también se puede cambiar la orientación de la página. 5. Si la configuración va a afectar a varias páginas, se puede elegir el modo en que se van a imprimir. Las opciones son: Normal, Márgenes simétricos, que permite modificar los márgenes cuando en una hoja de papel se imprime el texto por las dos caras; Dos páginas por hoja y Libro plegado siendo posible, en este último caso, indicar el número de hojas del folleto. 6. Tras estas operaciones, indicar si los márgenes especificados se han de aplicar a esta sección, a todo el documento o de aquí en adelante. 7. Por último, se pulsará el botón Aceptar. También se pueden establecer márgenes utilizando las Reglas horizontal y vertical. Si los queremos establecer con una Regla, situamos el puntero del ratón sobre ella, en sus extremos, hasta que aparece una flecha de doble punta y una pista con el nombre del margen; arrastramos vertical u horizontalmente la flecha según se trate de la regla vertical u horizontal, hasta que los márgenes se ajusten a nuestras necesidades. Veremos que el texto va reflejando las modificaciones. Las medidas exactas de estos márgenes las podemos comprobar en Configurar página. En la ficha Papel podemos elegir uno de los tamaños de papel normalizados, dentro de la lista desplegable Tamaño del papel, y decidir el origen del papel, ya

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se trate de la primera página o de las demás, si la impresora dispone de varias bandejas. Por último, cabe señalar que en la ficha Diseño existen opciones para especificar el lugar de comienzo de una nueva sección, establecer encabezados y pies de página diferentes en páginas pares o impares, indicar si la alineación vertical estará centrada, superior o justificada, etc. Respecto a los encabezados y pies de página, se dedicará un epígrafe más adelante al hablar del Formato de documentos en esta misma unidad. Una vez elegidas las opciones correspondientes, se pulsará el botón Aceptar.

CASO PRACTICO Escriba en el área de trabajo de Word el documento siguiente mediante las indicaciones que se proporcionan: 1. Abre el menú Archivo. 2. Selecciona la opción Configurar página y Haga clic en la ficha Márgenes. 3.Establece los márgenes siguientes: Izquierdo: 4 cm; Superior: 5 cm Derecho: 2 cm; Inferior: 3 cm 4. Pulsa el botón Aceptar. 5. Escriba el texto siguiente y guárdelo con el nombre de «Ambiente escolar».

La mayor parte de las actividades que se desarrollan en el seno de las escuelas son tareas de tipo intelectual y requieren unas condiciones que favorezcan la concentración y el rendimiento, lo que habrá de tenerse en cuenta en el momento de su acondicionamiento. En esta línea, deben favorecerse condiciones externas tales como iluminación, temperatura adecuada y ambiente apacible. En cuanto a la distribución de los espacios lo habitual es que en las oficinas haya ciertos despachos o dependencias aisladas.

Márgenes En Word La sangría nos va a permitir delimitar el texto por la izquierda y la derecha. Tiene una función parecida a la de los márgenes. Una forma fácil de acceder a los márgenes es utilizando la opción de menú Archivo y luego Configurar página. Aparecerá una pequeña ventana. En la parte superior de esta ventana aparecen las palabras: Márgenes, Tamaño de papel, Fuente de papel y Diseño de página. Si haces clic en todas estas palabras (de una en una) verás cómo cada una activa una hoja que se va poniendo encima de las demás. Cada hoja nos da acceso a


una serie de opciones diferentes. Tenemos que activar la primera (Márgenes) ya que es la que nos interesa ahora. Una vez que esté activada, fíjate que tienes acceso a las opciones de margen: Superior, Inferior, izquierda y derecha. A lado de cada opción, aparece una casilla con un número. Este número indica cómo de grande es el espacio en blanco que queda arriba, debajo, a la izquierda y a la derecha de la hoja (los espacios que aparecen sin escribir). Si aumentas estos números, el espacio se hará mayor y si los disminuyes, el espacio se hará más pequeño. En más de una ocasión tendremos que modificar alguno de los cuatro márgenes. Por ejemplo, prueba a modificar el margen izquierdo y el derecho. Para ello Haga clic sobre la casilla del margen izquierdo y escribe el doble del número que aparezca (Por ejemplo, si aparece un 12, cámbialo por 24). Haga lo mismo con el margen derecho. Pulsa el botón Aceptar y prueba a escribir cualquier texto en la pantalla. Si se fija, Word deja automáticamente más espacio en blanco a la derecha y a la izquierda del texto. Si quisieras modificar el margen superior e inferior (el espacio de arriba y abajo en la página), lo podrías hacer de la misma forma: Selecciona la opción Archivo Selecciona Configurar Página Modifica las casillas Superior e Inferior escribiendo otro número Una de las aplicaciones que tiene cambiar los márgenes es cuando tenemos un texto muy largo que no nos cabe en una página. Si reducimos los márgenes haciéndolos más pequeños, tendremos más sitio para escribir en la hoja. Un texto que ya esté escrito se ajustará automáticamente a cualquier cambio que hagamos en los márgenes. Si tienes algo escrito en la pantalla, prueba a modificar los márgenes izquierdo y derecho poniendo valores distintos (entre 5 y 28 más o menos) y comprueba cómo el texto que tienes en pantalla va adaptándose a los cambios.


Edición de Documentos

Deshacer y repetir acciones La ventaja de escribir uno mismo es que puede corregir tanto como quiera e, incluso, echarse atrás y querer deshacer la corrección y, más allá, arrepentirse del arrepentimiento e ir de nuevo para adelante rehaciendo lo deshecho. Como muchas otras aplicaciones en Windows, Word cuenta con las opciones Deshacer y Rehacer en el menú Edición. La primera deshace el último cambio efectuado. Si se utiliza varias veces va deshaciendo una acción cada vez. Como es fácil imaginar, la opción Rehacer tiene el objetivo contrario, rehaciendo la última acción que se haya deshecho. Además de las opciones del menú Edición también contamos con los botones Deshacer y Rehacer. Un clic sobre ellos tiene el mismo resultado que acaba de comentarse para las opciones. Adicionalmente cuentan con una lista que permite deshacer o rehacer en un solo paso múltiples acciones de edición consecutivas. • El portapapeles. Pegados especiales e hipervínculos Al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre un texto marcado encontrará las acciones que puede realizar utilizando el Portapapeles. Las tres primeras opciones que aparecen, le permiten efectuar las operaciones habituales con el portapapeles: cortar, copiar y pegar. Éstas actúan, no obstante, con el portapapeles mejorado de Office, no el clásico de Windows. Se denomina Portapapeles a un área de intercambio de datos común a todas las aplicaciones que se ejecutan en Windows y, de manera particular, a los programas de Office. En esa área común pueden almacenarse datos de diferentes tipos: textos, imágenes, celdillas, etc. Las tres operaciones básicas de actuación sobre el portapapeles son: • Cortar: Almacena en el Portapapeles el elemento seleccionado en la aplicación, por ejemplo un texto de Word, y lo elimina del documento original. • Copiar: Almacena en el Portapapeles el elemento seleccionado en la aplicación, como la anterior, pero sin eliminarlo del documento original. • Pegar: Toma una copia del último elemento introducido en el Portapapeles y lo inserta en la posición actual del documento. Haga doble clic sobre una palabra del documento, para seleccionarla, y a continuación cópiela al Portapapeles. Puede hacerlo abriendo el menú Edición y seleccionando la opción Copiar; mediante un clic en el botón Copiar que aparece en la barra de herramientas estándar; o bien con la combinación de teclas [Control-C]. A continuación desplace el cursor a otro punto del documento y pegue allí la palabra, recuperándola del Portapapeles. Medios para hacerlo: opción Pegar


del menú contextual, opción Pegar del menú Edición y combinación de teclas [Control-V]. Memorice las combinaciones de tecla [Control-C], [Control-X] y [Control-V], que equivalen a las opciones Copiar, Cortar y Pegar del portapapeles, ya que tenderá a utilizarlas de manera intensiva para llevar datos no sólo de una aplicación a otra sino también de un punto a otro de la misma aplicación. El uso del teclado le ahorrará tiempo respecto a las otras alternativas. Si únicamente pudiéramos recuperar del Portapapeles la última información introducida, no tendría sentido que pudieran copiarse múltiples datos. Mediante el Panel de tareas Portapapeles, que podemos abrir con la opción Edición Portapapeles de Office del menú Edición pulsando dos veces [Control-C], podemos examinar todos los objetos, pegarlos de manera individual o conjunta y eliminarlos. Cada objeto cuenta con un menú desplegable con las opciones disponibles. Los botones que hay en la parte superior del panel son autoexplicativos: Pegar todo introduce todo el contenido actual del portapapeles en el documento y Borrar todo elimina todos los objetos. Pruebe a seleccionar distintas áreas de texto y cortar, copiar y pegar mediante el Portapapeles. De esta manera se acostumbrará a su uso y sabrá cómo aprovecharlo y cuándo utilizarlo. Al pegar un objeto en el documento verá que aparece una etiqueta inteligente con el correspondiente menú, en este caso con opciones que afectan al texto que se pega y su formato. La opción Pegado especial del menú Edición le permitirá insertar el contenido del Portapapeles con un formato distinto al original. La ventana de esta opción se compone de dos partes. La primera es aquella que indica el formato origen del documento. La segunda, muestra los distintos tipos de formato en los que puede pegar el contenido. En el caso de que quiera copiar un archivo, tendrá también la opción de pegar un hipervínculo a éste, es decir, que en lugar de pegar el archivo colocará un acceso directo a éste. Buscar y reemplazar palabras o formatos. Ir a partes del documento

Para realizar una búsqueda de texto dentro del documento deberá seguir estos pasos: • Ir al menú Edición y seleccionar la opción Buscar..., o bien pulsar las teclas de método abreviado [Control-B]. • Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar visible. • En el cuadro de texto Buscar: escriba los caracteres que quiere buscar en el documento. • Haga clic en el botón Buscar siguiente.


• Si hay alguna coincidencia se seleccionará. Como el cuadro de diálogo no desaparece, Word intentará apartarlo para que al menos se vea la selección detrás en el documento. • Si quiere continuar buscando haga clic más veces en el botón Buscar siguiente. • Si no hay más coincidencias aparecerá un cuadro de diálogo de alerta indicando que Word terminó de buscar en el documento. • Si en lugar de buscar uno a uno queremos que se seleccionen todas las coincidencias del texto a buscar, activaremos la casilla de verificación Resaltar todos los elementos encontrados, con lo que el botón de búsqueda se llamará ahora Buscar todos. En la lista desplegable se podrá elegir ente buscar en el documento principal o en alguna selección que hubiese hecho antes de buscar. Al hacer clic sobre el nuevo botón de búsqueda aparecerán el número de coincidencias encontradas y las seleccionará. • Para terminar se hará clic en el botón Cancelar, o se cerrará el cuadro de diálogo sin más. Para reemplazar palabras abra la ficha Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar de alguna de estas maneras: • Seleccionando la opción Reemplazar... del menú Edición. • Pulsando la combinación de teclas [Control-L]. Esta función se compone de los siguientes elementos, muchos de los cuales son similares a los de la opción Buscar: • El cuadro de texto Reemplazar con: donde puede escribir el texto que quiere que sustituya al que se esté buscando. • El botón Reemplazar, donde buscará la primera coincidencia y cambiará su contenido por el nuevo que acaba de escribir en el cuadro anterior. • El botón Reemplazar todos, donde Word buscará todas las coincidencias y las reemplazará por el nuevo texto. Al hacerlo nos informará con un resumen la cantidad de reemplazos que ha logrado. El último componente de este cuadro de diálogo es la función Ir a. Ésta le será útil a la hora de desplazarse por el documento, ya que le llevará directamente al elemento que seleccione.

• Objetos y vínculos. Creación y propiedades

Una suite de aplicaciones como es Office, está pensada para que entre ellas se compartan herramientas, funciones y, por qué no, datos y documentos. Y es que, si trabajamos en una oficina, es más que posible que en un informe escrito en Word se quiera introducir la gráfica de las ventas del trimestre hechas en Excel, por ejemplo. Pues bien, para insertar un documento de otra aplicación de Office dentro de otro en Word, tenemos los objetos. Éstos pueden ser de dos tipos: • Objetos vinculados. La información del objeto se actualizará cuando cambie el contenido del archivo de origen (por ejemplo, el informe de ventas en Excel). Es


decir, el objeto que se verá en Word sólo es la representación física de los datos almacenados en el archivo de origen, pero los verdaderos datos (y todo el tamaño del documento) no se guardan en Word, sino en el origen. Es preferible cuando se quiere un objeto de un archivo de tamaño muy grande, o cuando sabe que los datos que se muestran van a cambiar a menudo (debido a algún tipo de mantenimiento, por ejemplo). • Objetos incrustados. Aquí, la información mostrada es independiente del archivo de origen, pues todo su contenido se incorpora al documento de Word. Ésta es la opción más interesante cuando quiera distribuir el documento de Word junto con la información de pantalla de los documentos vinculados, sin tener que depender de los archivos de origen. Para insertar un objeto de otra aplicación: • Seleccione la opción Objeto... del menú Insertar. • En el cuadro de diálogo Objeto haga clic en la pestaña Crear desde un archivo. • En el interior de la ficha Crear desde un archivo escriba la localización del archivo cuyo documento incluirá en la página, o bien búsquelo entre los directorios del sistema haciendo clic en el botón Examinar.... • Si quiere que el objeto sea de tipo incrustado (independiente del archivo de origen), debe estar desactivada la casilla de verificación Vincular al archivo. Si lo que quiere es un objeto vinculado (conectado al contenido del archivo de origen), la misma casilla debe estar activada. • Además, tiene la opción de que el objeto que se incrusta aparezca como un icono (casi siempre es el del tipo de archivo), en lugar de que aparezca el contenido por completo. Para ello, deberá activar la casilla de verificación Mostrar como icono. Si así es, en el cuadro de diálogo aparecerá el icono del archivo localizado, y el botón Cambiar icono... para poder elegir otro icono distinto al que tiene por defecto el archivo. • Finalice haciendo clic en el botón Aceptar. Si el objeto es vinculado, puede actualizar la información con la del archivo de origen con sólo hacer clic con el botón derecho sobre el mismo objeto, y seleccionar la opción Actualizar vínculo del menú contextual. Además de ésta, tiene más opciones en el submenú Objeto Hoja de cálculo vinculado ("Hoja de cálculo" aparecerá automáticamente, y dependerá del tipo de documento soportado por Office 2003): • Modificar vínculo: Esta opción abrirá el programa de edición asociado al archivo de origen. • Abrir vínculo: Al igual que la anterior, abrirá el programa por defecto asociado al archivo de origen. • Convertir...: Abrirá un cuadro de diálogo para poder convertir un objeto incrustado en un archivo como el de origen, gracias a la información guardada en el interior del documento de Word. • Vínculos...: Abrirá el cuadro de diálogo Vínculos del menú Edición, con un resumen de todos los objetos vinculados e incrustados del documento Word.


Dentro de él puede dar las órdenes de actualización, abrir el archivo de origen, cambiar el origen (que el objeto apunte a otro archivo) y romper el vínculo (convertiría un objeto vinculado a uno incrustado). Además, se tienen dos tipo de actualización de un objeto vinculado, automática (cada vez que se abra el documento) y manual (sólo si damos la orden), y la posibilidad de bloquear y desbloquear la actualización.

Deshacer, Rehacer y Repetir Acciones

La ventaja de escribir uno mismo es que puede corregir tanto como quiera e, incluso, echarse atrás y querer deshacer la corrección y, más allá, arrepentirse del arrepentimiento e ir de nuevo para adelante rehaciendo lo deshecho. Como muchas otras aplicaciones en Windows, Word cuenta con las opciones Deshacer y Rehacer en el menú Edición. La primera deshace el último cambio efectuado. Si se utiliza varias veces va deshaciendo una acción cada vez. Como es fácil imaginar, la opción Rehacer tiene el objetivo contrario, rehaciendo la última acción que se haya deshecho. Además de las opciones del menú Edición también contamos con los botones Deshacer y Rehacer. Un clic sobre ellos tiene el mismo resultado que acaba de comentarse para las opciones. Adicionalmente cuentan con una lista que permite deshacer o rehacer en un solo paso múltiples acciones de edición consecutivas.

El Portapapeles. Pegados Especiales e Hipervínculos

Al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre un texto marcado encontrará las acciones que puede realizar utilizando el Portapapeles. Las tres primeras opciones que aparecen, le permiten efectuar las operaciones habituales con el portapapeles: cortar, copiar y pegar. Éstas actúan, no obstante, con el portapapeles mejorado de Office, no el clásico de Windows. Se denomina Portapapeles a un área de intercambio de datos común a todas las aplicaciones que se ejecutan en Windows y, de manera particular, a los programas de Office. En esa área común pueden almacenarse datos de diferentes tipos: textos, imágenes, celdillas, etc. Las tres operaciones básicas de actuación sobre el portapapeles son:

Cortar: Almacena en el Portapapeles el elemento seleccionado en la aplicación, por ejemplo un texto de Word, y lo elimina del documento original. Copiar: Almacena en el Portapapeles el elemento seleccionado en la aplicación, como la anterior, pero sin eliminarlo del documento original.


Pegar: Toma una copia del último elemento introducido en el Portapapeles y lo inserta en la posición actual del documento.

Haga doble clic sobre una palabra del documento, para seleccionarla, y a continuación cópiela al Portapapeles. Puede hacerlo abriendo el menú Edición y seleccionando la opción Copiar; mediante un clic en el botón Copiar que aparece en la barra de herramientas estándar; o bien con la combinación de teclas [Control-C]. A continuación desplace el cursor a otro punto del documento y pegue allí la palabra, recuperándola del Portapapeles. Medios para hacerlo: opción Pegar del menú contextual, opción Pegar del menú Edición y combinación de teclas [Control-V]. Memorice las combinaciones de tecla [Control-C], [Control-X] y [Control-V], que equivalen a las opciones Copiar, Cortar y Pegar del portapapeles, ya que tenderá a utilizarlas de manera intensiva para llevar datos no sólo de una aplicación a otra sino también de un punto a otro de la misma aplicación. El uso del teclado le ahorrará tiempo respecto a las otras alternativas. Si únicamente pudiéramos recuperar del Portapapeles la última información introducida, no tendría sentido que pudieran copiarse múltiples datos. Mediante el Panel de tareas Portapapeles, que podemos abrir con la opción Edición Portapapeles de Office del menú Edición pulsando dos veces [Control-C], podemos examinar todos los objetos, pegarlos de manera individual o conjunta y eliminarlos. Cada objeto cuenta con un menú desplegable con las opciones disponibles. Los botones que hay en la parte superior del panel son autoexplicativos: Pegar todo introduce todo el contenido actual del portapapeles en el documento y Borrar todo elimina todos los objetos. Pruebe a seleccionar distintas áreas de texto y cortar, copiar y pegar mediante el Portapapeles. De esta manera se acostumbrará a su uso y sabrá cómo aprovecharlo y cuándo utilizarlo. Al pegar un objeto en el documento verá que aparece una etiqueta inteligente con el correspondiente menú, en este caso con opciones que afectan al texto que se pega y su formato. La opción Pegado especial del menú Edición le permitirá insertar el contenido del Portapapeles con un formato distinto al original. La ventana de esta opción se compone de dos partes. La primera es aquella que indica el formato origen del documento. La segunda, muestra los distintos tipos de formato en los que puede pegar el contenido. En el caso de que quiera copiar un archivo, tendrá también la opción de pegar un hipervínculo a éste, es decir, que en lugar de pegar el archivo colocará un acceso directo a éste.

Buscar y Reemplazar Palabras o Formatos. Ir a Partes del Documento

Para realizar una búsqueda de texto dentro del documento deberá seguir estos pasos:


Ir al menú Edición y seleccionar la opción Buscar..., o bien pulsar las teclas de método abreviado [Control-B]. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar visible. En el cuadro de texto Buscar: escriba los caracteres que quiere buscar en el documento. Haga clic en el botón Buscar siguiente. Si hay alguna coincidencia se seleccionará. Como el cuadro de diálogo no desaparece, Word 2003 intentará apartarlo para que al menos se vea la selección detrás en el documento. Si quiere continuar buscando haga clic más veces en el botón Buscar siguiente. Si no hay más coincidencias aparecerá un cuadro de diálogo de alerta indicando que Word terminó de buscar en el documento. Si en lugar de buscar uno a uno queremos que se seleccionen todas las coincidencias del texto a buscar, activaremos la casilla de verificación Resaltar todos los elementos encontrados en:, con lo que el botón de búsqueda se llamará ahora Buscar todos. En la lista desplegable se podrá elegir ente buscar en el documento principal o en alguna selección que hubiese hecho antes de buscar. Al hacer clic sobre el nuevo botón de búsqueda aparecerán el número de coincidencias encontradas y las seleccionará. Para terminar se hará clic en el botón Cancelar, o se cerrará el cuadro de diálogo sin más.

Figura 5.- Barra de Menús Básica

Para reemplazar palabras abra la ficha Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar de alguna de estas maneras:

Seleccionando la opción Reemplazar... del menú Edición. Pulsando la combinación de teclas [Control-L].

Esta función se compone de los siguientes elementos, muchos de los cuales son similares a los de la opción Buscar

El cuadro de texto Reemplazar con: donde puede escribir el texto que quiere que sustituya al que se esté buscando. El botón Reemplazar, donde buscará la primera coincidencia y cambiará su contenido por el nuevo que acaba de escribir en el cuadro anterior. El botón Reemplazar todos, donde Word buscará todas las coincidencias y las reemplazará por el nuevo texto. Al hacerlo nos informará con un resumen la cantidad de reemplazos que ha logrado.

http://www.aulaclic.es/word2003/graficos/t_2_1_3.gif


El último componente de este cuadro de diálogo es la función Ir a. Ésta le será útil a la hora de desplazarse por el documento, ya que le llevará directamente al elemento que seleccione.

Objetos y Vínculos. Creación y Propiedades

Una suite de aplicaciones como es Office 2003, está pensada para que entre ellas se compartan herramientas, funciones y, por qué no, datos y documentos. Y es que, si trabajamos en una oficina, es más que posible que en un informe escrito en Word se quiera introducir la gráfica de las ventas del trimestre hechas en Excel, por ejemplo. Pues bien, para insertar un documento de otra aplicación de Office dentro de otro en Word, tenemos los objetos. Éstos pueden ser de dos tipos:

Objetos vinculados. La información del objeto se actualizará cuando cambie el contenido del archivo de origen (por ejemplo, el informe de ventas en Excel). Es decir, el objeto que se verá en Word sólo es la representación física de los datos almacenados en el archivo de origen, pero los verdaderos datos (y todo el tamaño del documento) no se guardan en Word, sino en el origen. Es preferible cuando se quiere un objeto de un archivo de tamaño muy grande, o cuando sabe que los datos que se muestran van a cambiar a menudo (debido a algún tipo de mantenimiento, por ejemplo). Objetos incrustados. Aquí, la información mostrada es independiente del archivo de origen, pues todo su contenido se incorpora al documento de Word. Ésta es la opción más interesante cuando quiera distribuir el documento de Word junto con la información de pantalla de los documentos vinculados, sin tener que depender de los archivos de origen.

Para insertar un objeto de otra aplicación:

Seleccione la opción Objeto... del menú Insertar. En el cuadro de diálogo Objeto haga clic en la pestaña Crear desde un archivo. En el interior de la ficha Crear desde un archivo escriba la localización del archivo cuyo documento incluirá en la página, o bien búsquelo entre los directorios del sistema haciendo clic en el botón Examinar.... Si quiere que el objeto sea de tipo incrustado (independiente del archivo de origen), debe estar desactivada la casilla de verificación Vincular al archivo. Si lo que quiere es un objeto vinculado (conectado al contenido del archivo de origen), la misma casilla debe estar activada. Además, tiene la opción de que el objeto que se incrusta aparezca como un icono (casi siempre es el del tipo de archivo), en lugar de que


aparezca el contenido por completo. Para ello, deberá activar la casilla de verificación Mostrar como icono. Si así es, en el cuadro de diálogo aparecerá el icono del archivo localizado, y el botón Cambiar icono... para poder elegir otro icono distinto al que tiene por defecto el archivo. Finalice haciendo clic en el botón Aceptar.

Si el objeto es vinculado, puede actualizar la información con la del archivo de origen con sólo hacer clic con el botón derecho sobre el mismo objeto, y seleccionar la opción Actualizar vínculo del menú contextual. Además de ésta, tiene más opciones en el submenú Objeto Hoja de cálculo vinculado Modificar vínculo: Esta opción abrirá el programa de edición asociado al archivo de origen.

Abrir vínculo: Al igual que la anterior, abrirá el programa por defecto asociado al archivo de origen. Convertir...: Abrirá un cuadro de diálogo para poder convertir un objeto incrustado en un archivo como el de origen, gracias a la información guardada en el interior del documento de Word. Vínculos...: Abrirá el cuadro de diálogo Vínculos del menú Edición, con un resumen de todos los objetos vinculados e incrustados del documento Word. Dentro de él puede dar las órdenes de actualización, abrir el archivo de origen, cambiar el origen (que el objeto apunte a otro archivo) y romper el vínculo (convertiría un objeto vinculado a uno incrustado). Además, se tienen dos tipo de actualización de un objeto vinculado, automática (cada vez que se abra el documento) y manual (sólo si damos la orden), y la posibilidad de bloquear y desbloquear la actualización.


Listado con Números y Viñetas

Word proporciona viñetas (puntos o diseños gráficos que destacan los elementos de una lista) y tres tipos diferentes de numeración: Numeración de lista: para convertir una serie de párrafos en una lista numerada o con viñetas. Numeración de esquema: proporciona diferentes maneras de numerar una jerarquía de títulos. Numeración de línea: se usa en documentos tales como los jurídicos o guiones, en los que es importante hacer referencia a líneas dentro de un documento.

Números de Lista y Viñetas

Para convertir una serie de párrafos en una lista numerada o con viñetas, se usa el comando Numeración y viñetas. Pueden elegirse numerosas viñetas diferentes, y seleccionar formatos de número y separadores en las listas numeradas. Al agregar viñetas o números a los párrafos, Word dará formato automáticamente a los párrafos con sangrías francesas, a menos que se desactive la casilla "Sangría francesa" en el cuadro de diálogo. La sangría francesa hace que la primera línea sobresalga a la izquierda del resto del párrafo. La opción viñetas Al seleccionar la opción "viñetas" del cuadro Numeración y viñetas aparecen las siguientes opciones: Modelo de viñeta: Se puede seleccionar una viñeta o definir una nueva pulsando el botón "Nueva viñeta". Tamaño en puntos: Seleccionar o escribir un tamaño para cambiar el de la viñeta seleccionada en "Viñeta" Nueva viñeta: Presenta el cuadro de diálogo Símbolo, con el que se puede seleccionar cualquier carácter disponible para definir una nueva viñeta. Reemplazar sólo viñetas: Word agregará viñetas sólo a los párrafos que ya las tengan. Sangría francesa: Agrega' sangrías francesas a los párrafos determinados. Se puede controlar el tamaño de la sangría, siendo 0,75 cm. el predeterminado.


La opción "Lista numerada" Las opciones que aparecen en el cuadro de diálogo Numeración y viñetas al seleccionar el botón "Lista numerada" son: Formato: Presenta la lista de los diferentes formatos de número disponibles. Separador: Presenta la lista de caracteres de separación disponibles y una opción para no usar separadores. Iniciar en: Se puede introducir el número inicial para los números que Word inserta. Reemplazar sólo números: Cuando esta está opción seleccionada, Word numera sólo los párrafos que estén numerados. Sangría francesa: Da formato a los párrafos seleccionados con sangrías francesas. Para agregar viñetas a una lista Seleccionar los párrafos deseados y elegir Numeración y viñetas del menú Herramientas. Seleccionar el botón "Viñetas" y el diseño de viñeta que se desee usar. Después elegir el botón "Aceptar". Para agregar números a una lista Seleccionar los párrafos deseados para agregar números y elegir Numeración y viñetas del menú Herramientas. Seleccionar el botón '"Lista numerada" y el formato de número y caracteres separadores deseados. Después elegir el botón "Aceptar"'. Para cambiar las viñetas o actualizar números de lista Para hacer esto, repetir el mismo proceso anterior, cambiar el formato de la lista o las viñetas y seleccionar la casilla de verificación "Reemplazar sólo." para actualizar los párrafos ya numerados o con viñetas. Pulsar "Aceptar" para acabar. Para eliminar viñetas o números de lista Repetir todo el proceso anterior para agregar viñetas o números. Desactivar la casilla "sangría francesa" Para eliminar este formato. Para acabar, elegir el botón "Quitar"' Para convertir una lista con viñetas o numerada


Este es un procedimiento para convertir una lista con viñetas a una lista numerada y viceversa. Seleccionar los párrafos a convertir y elegir Numeración y viñetas del menú Herramientas. Seleccionar "Lista numerada" o "Viñetas" para convertir el texto a ese formato. Desactivar la casilla de verificación "Reemplazar sólo r y elegir el botón "Aceptar". Cuando Word pida confirmación para convertir la lista, elegir el botón "Sí". Uso de la barra de herramientas para agregar viñetas y números La Barra de herramientas incluye un botón "Lista numerada" y otro "Lista con viñetas". Al presionar uno de estos botones, Word agregará una lista numerada o con viñetas a los párrafos seleccionados, o si no hay párrafos seleccionados se agrega a partir del punto de inserción. Estos botones agregan al texto seleccionado el tipo de viñeta o de lista numerada predeterminada o las que se hayan seleccionado anteriormente en el cuadro de diálogo Numeración y viñetas. Al usar una lista numerada, Word verifica el párrafo anterior a los seleccionados y si está numerado, agregará el mismo tipo de numeración a los párrafos seleccionados. Además, para decidir en qué número comenzar la numeración mira el número de lista del párrafo anterior Lista numerada con viñetas Puede agregar rápidamente viñetas o números a líneas de texto existentes, o bien, Word puede crear automáticamente listas mientras escribe. De manera predeterminada, si empieza un párrafo con un asterisco o un número1., Word reconoce que está intentando iniciar una lista numerada o con viñetas. Si no desea que el texto se convierta en una lista, puede hacer clic en el

botón Opciones de Autocorrección que aparece en esta sección. Listas: con uno o varios niveles Crear una lista de un nivel numerada o con viñetas Convertir una lista de un nivel en una lista con varios niveles Elegir en la galería un estilo de lista con varios niveles

Listas: con uno o varios niveles Cree una lista con un solo nivel, o convierta una lista con varios niveles para mostrar listas dentro de una lista. Cuando cree una lista con viñetas o numerada, puede realizar cualquiera de estas operaciones:

http://office.microsoft.com/es-ar/word-help/crear-una-lista-numerada-o-con-vinetas-HA010065012.aspx#BM1





Utilizar las cómodas bibliotecas de numeración y viñetas.- Use los formatos predeterminados de viñetas y numeración para las listas, personalice las listas o seleccione otros formatos en las bibliotecas de viñetas y numeración.

Figura 6.- Numeración y viñetas

Aplicar formato a las viñetas o a los números Aplicar a las viñetas o números distintos formatos al del texto de una lista. Por ejemplo, haga clic en un número y cambie el color de los números de toda la lista, sin efectuar cambios en el texto de la lista.

Figura 7.- Color en viñetas

Utilizar imágenes o símbolos Cree una lista con viñetas de imagen para agregar atractivo visual a un documento o una página Web.

Figura 8.- Viñetas de imagen.

Crear una lista de un nivel numerada o con viñetas Word puede crear automáticamente listas con viñetas y listas numeradas mientras escribe, o puede agregar rápidamente viñetas o números a líneas de texto existentes. Escribir una lista con viñetas o una lista numerada 1. Escriba * (asterisco) para empezar una lista con viñetas o 1. para iniciar una lista numerada y, a continuación, presione las teclas BARRA ESPACIADORA o TAB. 2. Escriba el texto que desee. 3. Presione ENTRAR para agregar el siguiente elemento de la lista. Word inserta automáticamente la viñeta o número siguiente. 4. Para finalizar la lista, presione ENTRAR dos veces o presione la tecla RETROCESO para eliminar la última viñeta o el último número de la lista.


Si las viñetas y la numeración no se inician automáticamente

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word. 2. Haga clic en Revisión. 3. Haga clic en Opciones de Autocorrección y, a continuación, haga clic en la ficha Autoformato mientras escribe. 4. Bajo Aplicar mientras escribe, active las casillas de verificación Listas automáticas con viñetas y Listas automáticas con números. Agregar viñetas o números a una lista 1. Seleccione los elementos a los que desee agregar viñetas o números. 2. En el grupo Párrafo del Menú Inicio, haga clic en Viñetas o en Numeración.

Figura 9.- Grupo Párrafo del Menú Inicio

NOTAS

Haciendo clic en la flecha que aparece junto a Viñetas o Numeración en la ficha Inicio, dentro del grupo Párrafo. Puede mover una lista completa hacia la izquierda o hacia la derecha. Haga clic en una viñeta o en un número de la lista y arrástrelo hasta su nueva ubicación. Toda la lista se mueve mientras arrastra, pero no cambian los niveles de la numeración. SEPARAR LOS ELEMENTOS DE UNA LISTA Puede aumentar el espacio existente entre las líneas de todas las listas desactivando una casilla de verificación. 1. En el Menú Inicio, dentro del grupo Estilos, haga clic en la flecha que aparece junto a Estilos y, a continuación, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en Estilo de párrafo de lista.

Figura 10.-Grupo Estilos

2. Haga clic en Modificar. 3. En el cuadro de diálogo Modificar estilo, haga clic en Formato y, por último, en Párrafo. 4. Desactive la casilla de verificación No agregar espacio entre párrafos del mismo estilo. Convertir una lista de un nivel en una lista con varios niveles


Puede convertir una lista existente en una lista con varios niveles cambiando el nivel jerárquico de los elementos de la lista. 1. Haga clic en cualquier elemento que desee mover a un nivel diferente. 2. En el grupo Párrafo de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Viñetas o Numeración, haga clic en Cambiar nivel de vista y, a continuación, en el nivel que desee.

Elegir en la galería un estilo de lista con varios niveles Puede aplicar un estilo de la galería a cualquier lista con varios niveles. 1. Haga clic en un elemento de la lista. 2. En el grupo Párrafo de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Lista con varios niveles. 3. Haga clic en el estilo de lista con varios niveles que desee.


Bordes de Página. Asegúrese de estar en la ficha Borde de página del cuadro de diálogo Bordes y sombreado.

1. Haga clic en una de las opciones de borde de Valores. Si desea que el borde aparezca en un lugar específico de la página, como por ejemplo sólo en la parte superior, haga clic en Personalizar en el cuadro Valor. En Vista previa, haga clic en el lugar donde desee que aparezca el borde.

2. Seleccione el estilo, el color y el ancho del borde. Para especificar un borde artístico, por ejemplo, árboles, seleccione una opción del cuadro Arte.

3. Siga uno de estos procedimientos:

Para especificar que el borde aparezca en una página o sección determinada, haga clic en la opción que desee en Aplicar a.

Para especificar la posición exacta del borde en la página, haga clic en Opciones y seleccione las opciones que desee.

NOTA Para ver los bordes de página en la pantalla, muestre el documento en

vista Diseño de impresión. Cambiar un borde de página 1. En el grupo Fondo de página de la ficha Diseño de página, haga clic en Bordes de página.

Figura 11.- Grupo Fondo de página

Asegúrese de estar en la ficha Borde de página del cuadro de diálogo Bordes y sombreado.

Figura 12.- Cuadro de Dialogo “Bordes y Sombreado”.


2. Cambie las opciones que desee.

NOTA Para ver los bordes de página en la pantalla, muestre el documento en

vista Diseño de impresión. Quitar un borde 1. En el grupo Fondo de página del menú Diseño de página, haga clic en Bordes de página.

Figura 13.- Grupo “Fondo de página”

Asegúrese de estar en la ficha Borde de página del cuadro de diálogo Bordes y sombreado.

2. En Valor, haga clic en Ninguno.

NOTA Para quitar el borde de sólo un lado del documento (por ejemplo, para

quitar todos los bordes menos el superior), haga clic en los bordes que desee quitar en el diagrama que se muestra en Vista previa.

Aplicar un tema de colores

Puede cambiar los colores del documento seleccionando un nuevo tema de colores. Cuando elija un nuevo tema de colores, Word aplicará el formato automáticamente a varias partes del documento con los colores diseñados para su utilización en conjunto. 1. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Cambiar estilos. 2. Seleccione Colores y, a continuación, haga clic en el tema de colores que desea emplear.

NOTA Si ha agregado un estilo personalizado con un color definido, el

cambio de tema de colores puede modificar el color del estilo personalizado.

Crear un tema de colores personalizado

Si aplica un tema de colores y después cambia uno o varios colores en el documento, esos cambios afectarán inmediatamente al documento activo. Si desea aplicar los cambios a los nuevos documentos, puede guardarlos como tema de color personalizado.


1. En el grupo Temas del menú Diseño de página, haga clic en Colores del tema.

Figura 14.- Grupo “Temas”

2. Haga clic en Crear nuevos colores del tema. 3. En Colores del tema, seleccione los colores que desea utilizar.

Para ver el aspecto que tienen los colores seleccionados en el documento, haga clic en Vista previa. El ejemplo del panel de vista previa cambiará para mostrar una vista previa de la selección de colores.

4. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el nuevo tema de colores. Las tabulaciones se suelen usar para crear documentos a los que resulte fácil aplicar formato, pero las opciones de Word pueden realizar el trabajo automáticamente. Por ejemplo, se puede crear fácilmente una tabla de contenido o un índice sin ajustar una sola tabulación. También se pueden utilizar las opciones de tabla y encabezado y pie de página prediseñadas de Office Word 2007. Además, Office Word 2007 proporciona páginas prediseñadas, como portadas y diversas opciones de diseño de página, que hacen que las tabulaciones no sean necesarias. Establecer las tabulaciones Puede que desee utilizar la regla para establecer las tabulaciones manuales en las partes izquierda, central y derecha del documento.

NOTA Si no aparece la regla horizontal situada en la parte superior del

documento, haga clic en el botón Ver regla de la parte superior de la barra de desplazamiento vertical. Para establecer las tabulaciones de forma rápida, haga clic en el selector de tabulaciones que aparece en el extremo izquierdo de la regla hasta que se muestre el tipo de tabulación que desee usar y, a continuación, haga clic en la regla en la ubicación deseada.

Centrar Tabulación establece la posición del centro del texto, que se centra en este punto a medida que se escribe.

Tabulación derecha establece el extremo derecho del texto. A medida que se escribe, el texto se desplaza hacia la izquierda.


Tabulación decimal alinea los números entorno a una coma decimal. Independientemente de los dígitos que tenga el número, la coma decimal permanece en la misma posición (los números sólo se pueden alinear en torno a un carácter decimal; no se puede usar la tabulación decimal para alinear números alrededor de otro carácter, como puede ser un guión o un símbolo de Y comercial).

La Barra de tabulaciones no establece la posición del texto, sino que inserta una barra vertical en la posición de la tabulación. Si desea que las tabulaciones estén situadas en posiciones exactas que no pueda conseguir haciendo clic en la regla, o si desea insertar un carácter específico (carácter de relleno) delante de la tabulación, puede utilizar el cuadro de diálogo Tabulaciones. Para mostrar este cuadro de diálogo, haga doble clic en cualquier tabulación de la regla. Utilizar la regla horizontal para establecer las tabulaciones De forma predeterminada, cuando se abre un nuevo documento en blanco, no hay ninguna tabulación en la regla. Las dos últimas opciones del selector de tabulaciones son, en realidad, para las sangrías. Se puede hacer clic en ellas y, a continuación, hacer clic en la regla para colocar las sangrías, en lugar de deslizar por la regla los marcadores

de sangría. Haga clic en Sangría de primera línea y, a continuación, haga clic en la mitad superior de la regla horizontal, en el punto donde desee que comience

la primera línea de un párrafo. Haga clic en Sangría francesa y, a continuación, haga clic en la mitad inferior de la regla horizontal, en el punto donde desee que comiencen la segunda y todas las líneas subsiguientes de un párrafo. Cuando establezca una tabulación en la barra de tabulaciones, aparece una línea vertical de tabulación en el lugar donde la establezca; no es necesario presionar la tecla TAB. Una barra de tabulaciones se parece al formato de tachado del texto, pero se dispone en sentido vertical en el párrafo, en el punto donde esté situada la tabulación. Al igual que ocurre con otros tipos de tabulaciones, se puede establecer una tabulación en la barra de tabulaciones antes o después de escribir el texto del párrafo. Las tabulaciones se pueden quitar arrastrándolas (hacia arriba o hacia abajo) hasta sacarlas de la regla. Cuando se suelte el botón del mouse (ratón), desaparecerán. También se pueden arrastrar las tabulaciones hacia la izquierda o hacia la derecha hasta otra posición en la regla. Cuando se seleccionan varios párrafos, sólo aparecen las tabulaciones del primer párrafo en la regla. Cambiar el espaciado existente entre las tabulaciones predeterminadas Si establece tabulaciones manualmente, éstas interrumpen las tabulaciones predeterminadas. Las tabulaciones manuales establecidas en la regla reemplazan la configuración de predeterminadas.


1. En el menú Diseño de página, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo.

Figura 15.- Grupo Párrafo.

2. En el cuadro de diálogo Párrafo, haga clic en Tabulaciones. 3. En el cuadro Tabulaciones predeterminadas, escriba el espacio que desee que haya entre las tabulaciones predeterminadas.

Cuando presione la tecla TAB, la tabulación se situará a lo ancho de la página y a la distancia especificada.

La sangría establece la distancia del párrafo respecto al margen izquierdo o derecho. Entre los márgenes, puede aumentar o disminuir la sangría de un párrafo o un grupo de párrafos. Además puede crear una sangría negativa (también denominada anulación de sangría), que empuja el párrafo hacia el margen izquierdo. Asimismo puede crear una sangría francesa, que no aplica la sangría a la primera línea del párrafo, pero sí a las líneas siguientes.

Figura 16.- Sangrías

Aplicar sangría sólo a la primera línea de un párrafo

1. Haga clic delante de la línea a la que desee aplicar sangría. 2. En la ficha Diseño de página, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo y, a continuación, en la ficha Sangría y espaciado.

3. En la lista Especial de la sección Sangría, haga clic en Primera línea y, a continuación, en el cuadro En, establezca la cantidad de espacio que desee que tenga la sangría de la primera línea.


Combinar Correspondencia en Word

Un documento normal de Word (una carta) se convierte en una especie de

plantilla o modelo que se enlaza internamente con un origen de datos de

donde se obtienen los datos que se van a incorporar a la carta. El resultado es

otro documento que contiene los datos del origen de datos diseñados según

las definiciones de la plantilla. Así que, en el proceso observamos tres

elementos: 1. El documento de Word que actúa como plantilla. Se le llama

documento PRINCIPAL. 2. Los datos que se van a utilizar en la plantilla. Se le

llama ORIGEN DE DATOS. 3. El nuevo documento que se obtiene cuando se

realiza la combinación. Se llama resultado o COMBINACION. La imagen

siguiente representa un esquema del proceso...

El documento principal define la apariencia que tendrá el documento combinado. Tenemos elementos fijos, que aparecen literalmente en todas las cartas, como por ejemplo "En breve le enviaremos a" (ver la imagen siguiente). Estos elementos se insertan normalmente como en cualquier documento de Word. Pueden ser texto, tablas, gráficos, etc. Los elementos variables («NOMBRE»...) son los datos que cambian en cada carta del documento combinado. En la imagen siguiente en rojo...

Figura 17.- Menú Correspondencia

No se pueden escribir literalmente. Hay que insertarlos desde una lista de campos de combinación. Esta lista no será accesible hasta que Word haya enlazado correctamente el documento principal con un origen de datos válido. Combinar correspondencia es un sistema para enviar cartas masivas a muchos destinatarios mediante un modelo diseñado (una plantilla). Para usar este sistema es necesario crear el origen de datos (base de datos en Access u hojas de cálculo en Excel) y seguidamente crear la plantilla en un documento Word. Para conseguir esto haremos: lo siguiente Primero crearemos en Access o Excel el modelo que queramos combinar. Seguidamente, en el documento de Word, abriremos un nuevo documento, y en la


barra de tareas le daremos en Herramientas, Combinar correspondencia y seguiremos los siguientes pasos: 1. Documento principal. Deberemos definir cuál será el documento principal de la combinación. Crear cartas modelo. Nos preguntara si usamos la ventana activa del documento actual o no, le diremos que si (ventana activa). 2. origen de datos. Necesitamos un origen de datos. En nuestro caso es una base de datos en Access. Para seleccionarla: apretar en obtener datos, abrir origen de datos, en tipo de archivo seleccionar Bases de Datos de MS Access, aceptamos, aparecerá las tablas, seleccionamos una y le damos en aceptar 3. Insertar campos. Ahora tenemos en la barra de tareas del Word dos nuevos botones: Insertar campo de combinación, Insertar campo de Word... Para agregar campos de la base de datos, le daremos en Insertar campo de combinación en el lugar que queramos. Para combinar todos los datos y nos salgan todas las páginas de cada registro de la base de datos, le daremos a combinar, en un documento nuevo, y se nos abrirá una ventana con todas las páginas combinadas. Puede descargarte un fichero con una BD de muestra con un fichero en Word Combinado Las posibilidades de la combinación de correspondencia Puede usar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de documentos que sean prácticamente iguales pero contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organización y el texto sobre el producto aparecerán en todas las cartas, pero la dirección y la línea de saludo serán distintas en cada una de ellas Puede usar la combinación de correspondencia para crear los siguientes elementos: Un conjunto de etiquetas o sobres: El remitente será el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos.


Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o faxes. El contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contiene información específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección o cualquier otro dato personal. Un conjunto de cupones numerados. Los cupones son idénticos en todo excepto en que cada uno de ellos contiene un número exclusivo. Podría tardar horas en crear por separado cada carta, mensaje, etiqueta, sobre o cupón. Ahí es donde entra en juego la combinación de correspondencia. Con la característica de combinación de correspondencia, lo único que debe hacer es crear un documento que contenga la información que es igual en todas las versiones y agregar marcadores de posición para la información que es exclusiva de cada versión. Word se encarga del resto. Comenzar el proceso de combinación de correspondencia Para iniciar el proceso de combinación de correo: 1.-Inicie Word. Se abrirá un documento en blanco de manera predeterminada. Déjelo abierto. Si lo cierra, el paso siguiente no funcionará. 2.-En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en Combinar correspondencia.

NOTA: En Word, en el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga

clic en el Asistente para combinar correspondencia. Se abrirá el panel Combinación de correspondencia. Puede desplazarse por el proceso de combinación de correspondencia utilizando los hipervínculos del panel de tareas.


Hoja de Cálculo.

Editando Hojas de Cálculo

En Excel, los documentos se denominan libros. Un libro se guarda en un archivo en el disco duro. Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo que pueden contener modelos matemáticos, gráficos y macros. En la parte inferior de la ventana del libro existen unas etiquetas que permiten seleccionar la hoja de cálculo deseada. A éstas se accede con sólo hacer clic sobre cada etiqueta. También podemos movernos por las hojas mediante los controles (barras de desplazamiento) de la parte inferior de la ventana. Para modificar el número de hojas cálculo que veremos por libro seleccionaremos el Menú Herramientas/Opciones, clic en la ficha General, en el cuadro Número de hojas en libro nuevo introducimos el número de éstas que deseamos por omisión. Para abrir un libro haremos clic en Abrir documento (o bien en el menú Archivo/Abrir), ya en el cuadro de diálogo seleccionamos la unidad de disco donde está el documento (mediante el control desplegable), seleccionaremos el directorio donde está el documento y al final haremos doble clic sobre el nombre del libro. Cada vez que se inicia Excel se presenta por omisión un libro en blanco para poder comenzar a trabajar, pero si queremos crear un nuevo libro, o bien sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas o mediante Archivo/Nuevo. Para guardar un libro haremos clic sobre el botón Guardar (o bien menú Archivo/Guardar o Archivo/Guardar como...), ya en el cuadro de diálogo seleccionamos la unidad de disco donde queremos guardar el documento, seleccionamos, asimismo, el directorio donde se guardará y le asignaremos un nombre al citado libro. Selección Excel funciona (como la gran mayoría de aplicaciones Windows) según el principio de primero seleccionar luego hacer. Es decir, si usted desea hacer algo primero deberá seleccionar el grupo de celdas y a continuación dar la orden. Para seleccionar una celda: Haga clic sobre ella. Se visualizará un recuadro grueso rodeando la celda. Ello indica que la celda está seleccionada. Además, la celda seleccionada se visualiza en la lista de nombres. Si la celda contiene un dato éste se visualiza además en la barra de fórmulas. Para seleccionar un rango: Haga clic en la celda superior izquierda y arrastre hasta la celda inferior derecha que define el rango.


Para seleccionar varios rangos: Seleccione el primer rango. Sitúe el puntero del ratón en la celda superior izquierda del siguiente rango, pulse CTRL CLIC y arrastre hasta definir en segundo rango. Repita la operación tantas veces como desee. Para seleccionar una fila/columna: Haga clic sobre la cabecera o selector de fila/columna deseada. Para seleccionar filas/columnas consecutivas: Haga clic en el selector de fila/columna y arrastre. Para seleccionar filas/columnas no consecutivas: Haga clic en la primera cabecera de fila/columna y CTRL CLIC para seleccionar las restantes. Para seleccionar toda la hoja: Haga clic en el selector de hoja. Introducción de datos Para introducir un dato en una celda: Haga clic sobre la celda donde desea introducir el dato e introdúzcalo con el teclado. Termine pulsando la tecla ENTER. Para introducir un dato en un rango: Seleccione el rango primero y comience a introducir los datos. Cada vez que pulsa ENTER el cursor se desplaza automáticamente a la siguiente celda de la selección. Para cancelar una introducción: Si no ha pulsado ENTER puede cancelar la introducción del dato pulsando la tecla ESC. Si ya pulsó ENTER puede hacer clic en el botón Deshacer. Para modificar un dato: Seleccione la celda y haga clic en la barra de fórmulas. Se visualizará un punto de inserción. Haga las modificaciones pertinentes y termine pulsando ENTER.

Figura 18:- Menú Inicio en Excel.


Tipos de datos (constantes y fórmulas) Constantes: Son valores que se introducen directamente en la celda. Por ejemplo: 35, 20, Marzo, Compras, 15-10-11. Las constantes pueden ser números, fechas y fragmentos de texto. Fórmulas: Son una secuencia de valores, referencias a otras celdas, nombres, funciones y/u operadores. Las fórmulas comienzan siempre con el signo igual (=). Excel evalúa la fórmula y visualiza el resultado de la misma en la celda. Cuando selecciona una celda que contiene una fórmula, ésta (la fórmula) se visualiza en la barra de fórmulas, mientras que el resultado de la misma se visualiza en la propia celda.

Editar datos

Edición es la facultad de efectuar modificaciones o de cambiar parte del contenido o estructura de un documento. Edición de celdas y rangos: para modificar el contenido de una celda puede operar de distintas maneras, según la situación inicial. Si está introduciendo un dato y no ha pulsado ENTER: Puede hacer clic directamente sobre la parte de la entrada que desea modificar (o bien en la celda o en la barra de fórmulas). Se visualizará el punto de inserción, a partir de ese momento puede:

Mover el punto pulsando las flechas de dirección izquierda o derecha Eliminar el carácter siguiente pulsando SUPR. Eliminar el carácter anterior pulsando RETROCESO. Seleccionar un fragmento de la entrada haciendo clic y arrastrando. Eliminar la selección pulsando SUPR o RETROCESO.

Terminada la modificación puede:

Aceptar la entrada: pulsando ENTER o haciendo clic en el botón ACEPTAR de la barra de fórmulas. Rechazar las modificaciones pulsando la tecla ESC o el botón CANCELAR de la barra de fórmulas.

Para modificar el contenido de una celda: Si ya pulsó ENTER modifique el contenido de una celda haciendo lo siguiente:

Seleccione la celda haciendo clic sobre la misma. Si desea entrar un dato diferente, simplemente introdúzcalo por el teclado y pulse ENTER. Si desea modificar el dato existente pulse F2 o haga clic sobre la barra de fórmulas para visualizar el punto de inserción y los botones de la


barra. A partir de ese momento opere como se ha explicado en el apartado anterior (Si está introduciendo un dato y no ha pulsado ENTER).

Para borrar celdas o rangos: Seleccione la celda o rango que desea borrar y ahora puede:

Pulsar la tecla SUPR (el contenido de la celda desaparece, la celda mantiene los formatos y notas que pudiera tener). Arrastrar con el ratón hacia arriba el cuadro situado en la esquina inferior derecha de la celda o selección (sin salirse de ella). Esta acción borrará el contenido de la celda y mantendrá los formatos y notas. Si pulsa CTRL mientras arrastra eliminará todo el contenido de la celda, incluido el formato. Seleccionar el menú Edición/Borrar, saldrá un submenú que nos permite seleccionar Todo, Formato, Contenido o Notas.

Copiar celdas o rangos: Si el punto de destino de la copia está cerca: a) Seleccione la celda o rango que desea copiar, b) Señale con el ratón el borde de la selección, c) cuando el cursor cambie a forma de flecha haga CTRL clic y arrastre hasta el lugar donde desea situar la copia (no soltar CTRL hasta haber soltado el ratón). Con los botones Copiar y Pegar: a) Seleccione la celda o rango a copiar, b) Haga clic en el botón Copiar de la barra de herramientas (también se puede pulsar CTRL C). La celda o selección se visualizará con un borde discontinuo, c) Haga clic en el lugar donde desea situar la copia, d) haga clic en el botón Pegar de la barra de herramientas (también puede pulsar CTRL V). Puede seleccionar otra ubicación y volver a Pegar para hacer otra copia, e) Una vez terminado pulse ESC para anular la selección de copia. Con el menú Edición: a) Seleccione la celda o rango a copiar, b) Seleccione el menú Edición/Copiar, c) Seleccione el destino donde situar la copia, d) Seleccione el menú Edición/Pegar. Mover celdas o rangos: Si el punto de destino está cerca: a) Seleccione la celda o rango a mover, b) Señale con el ratón el borde de la selección, c) Cuando el cursor cambie e forma de flecha haga clic y arrastre hasta el lugar deseado.


Con los botones Cortar y Pegar: a) Seleccione la celda o rango a mover, b) Haga clic en el botón Cortar de la barra de herramientas (también puede pulsar CTRL X). La celda o selección se visualizará con un borde discontinuo, c) Haga clic en el lugar donde desea mover la selección, d) Haga clic en el botón Pegar de la barra de herramientas (o bien pulsar CTRL V). Con el menú Edición: a) Seleccione la celda o rango a mover, b) Seleccione el menú Edición/Cortar, c) Seleccione el destino a donde mover la selección, d) Seleccione el menú Edición/Pegar.

Figura 19.- Copiado de celdas

Edición de filas y columnas El funcionamiento de las opciones de edición para filas o columnas es idéntico, todo lo que se indica en esta sección es válido para ambas y, por tanto, a veces, sólo se hace a filas o a columnas. Inserción de filas/columnas: a) Seleccione el número de filas que desea insertar, b) Seleccione el menú Insertar/Filas o haga clic en el botón derecho del ratón y seleccione INSERTAR en el menú contextual. Eliminación de filas/columnas: a) Seleccione las filas/columnas a eliminar, b) Seleccione el menú Edición/Eliminar o haga clic en el botón derecho del ratón y seleccione ELIMINAR en el menú contextual. Ocultar filas/columnas: a) Seleccione las columnas a ocultar, b) Seleccione el menú Formato/Columna (Ocultar) o haga clic en el botón derecho del ratón y seleccione OCULTAR en el menú contextual. Mostrar filas/columnas: seleccione el menú Formato/Columna (Mostrar) o haga clic en el botón derecho del ratón y seleccione MOSTRAR en el menú contextual.


Insertar celdas en blanco: Además de insertar filas y columnas también puede insertar nuevas celdas en un rango seleccionado. Cuando hace esto, Excel le pregunta hacia donde desea desplazar la selección (hacia la derecha o hacia abajo). Siga los siguientes pasos: a) Seleccione el rango donde desea insertar las nuevas celdas, b) Haga clic con el botón derecho y seleccione INSERTAR en el menú contextual (se visualizará el cuadro de diálogo Insertar), c) Seleccione la opción de desplazamiento deseada y haga clic en ACEPTAR. Diferencia entre ELIMINAR y BORRAR: Recuerde que Borrar elimina el contenido de la celda, mientras que Eliminar elimina el continente. Borrar equivale a borrar con una goma de borrar, mientras que Eliminar se asemeja a cortar con unas tijeras las celdas.

Edición de hojas Como ya se dijo anteriormente, los documentos de Excel de denominan Libros, a su vez éstos están compuestos por hojas, por lo que vamos a explicar cuáles son las opciones de edición de las hojas de un libro. Selección de hojas: a) Para seleccionar una hoja haga clic sobre la etiqueta de la misma, b) Para seleccionar varias hojas consecutivas haga clic en la primera y MAYUSC CLIC en la última, c) Para seleccionar varias hojas no consecutivas haga clic en la primera y CTRL CLIC en las siguientes. Cambiar el nombre de una hoja: a) Seleccione la hoja, b) Haga clic en el botón derecho y seleccione CAMBIAR NOMBRE en el menú contextual (también puede seleccionar el menú Formato/Hoja y Cambiar nombre, c) Introduzca el nuevo nombre en el cuadro de diálogo Cambiar nombre, d) haga clic en ACEPTAR. Mover o copiar una hoja: a) Para mover arrastre la etiqueta hasta la nueva ubicación. b) Para copiar haga la operación con CTRL ARRASTRAR. También puede operar como sigue: a) Seleccione la hoja, b) Seleccione el menú Edición/Mover o Copiar hoja. Se visualizará el cuadro de diálogo Mover o Copiar, c) Introduzca las opciones deseadas y hacer clic en ACEPTAR (para copiar hay que activar el cuadro de verificación Crear una copia).


Eliminar una o varias hojas: a) Seleccione la hoja u hojas a eliminar, b) haga clic en el botón derecho del ratón y seleccione ELIMINAR en el menú contextual (también puede seleccionar el menú Edición/Eliminar hoja, c) Excel visualiza un mensaje de confirmación, pulsar en ACEPTAR para eliminar la hojas.

Figura 20.- Estructura básica del menú Excel

Cambiar el nombre de una hoja de cálculo. 1. En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de hoja cuyo nombre desea cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.

Figura 21.- Seleccionar Hoja de Cálculo.

2. Seleccione el nombre actual y, a continuación, escriba el nombre nuevo.

SUGERENCIA Al imprimir la hoja de cálculo se puede incluir el nombre de la

misma. Eliminar una o más hojas de cálculo Cómo seleccionar hojas de cálculo Seleccione la hoja u hojas de cálculo que desea eliminar. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, a continuación, en Eliminar hoja.


Figura 22.- Grupo “Celdas”.

Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes: Para insertar rápidamente una hoja de cálculo nueva al final de las hojas de cálculo existentes, haga clic en la ficha Insertar hoja de cálculo en la parte inferior de la pantalla.

Figura 23.- Ficha de Hojas de cálculo

Para insertar otra hoja de cálculo delante de una existente, seleccione esta hoja de cálculo y luego, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuación, haga clic en Insertar hoja.

SUGERENCIA: También puede hacer clic con el botón secundario del mouse

(ratón) en una hoja de cálculo existente y, a continuación, hacer clic en Insertar. En la ficha General, haga clic en Hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Aceptar

Copiar una Hoja de Cálculo

A lo mejor lo que deseamos no es cambiar de posición una hoja sino copiarla en otro libro o en el mismo. Al igual que para mover hoja podemos utilizar tres métodos.

El primer método consiste en utilizar el menú: Estar situado en la hoja de cálculo que queremos copiar. Seleccionar el menú Edición. Elegir la opción Copiar o mover hoja Figura 24.- Menú Edición

Introducir cálculos Los cálculos que se realizan en una hoja de cálculo se llevan a cabo mediante fórmulas. Para introducir una fórmula en una celda de Excel hay que empezar por un signo igual (=). Si en la fórmula se introducen referencias a celdas en lugar de


valores en número se podrán ver actualizados los cálculos automáticamente cuando se modifique un dato en esa referencia. Se hará en primer lugar el cálculo del total de alumnos en los seis grados que ofrece una escuela primaria capturada en la celda B3 de datos reales o supuestos. Seleccione la celda debajo de Sexto Grado y escriba TOTAL, a la derecha de esta celda introducirá la fórmula, seleccione esta celda. En ella debe introducir una suma de las celdas desde B3 hasta B8. Puede hacerse escribiendo: =B3+B4+B5+B6+B7+B8, pero de este modo no tendría mucha utilidad la hoja de cálculo, especialmente si se imagina una columna con mil datos. Para ello es mejor que utilice fórmulas creadas con funciones. Resulta sencillo el uso de funciones que facilitan el trabajo. Se selecciona la celda que debe recoger el total de población, escribir un signo igual (=) y seleccionar la opción Fórmula | insertar función. Le aparecerá el asistente para funciones: PASO1: Las Categorías de funciones se agrupan por tipos. La categoría Todas incluye todas las funciones que están agrupadas en las demás categorías. Dentro de cada categoría los nombres de las funciones están agrupados por orden alfabético. Para calcular el total de la población en los seis grados descritos dentro de la tabla de este manual debe buscar la fórmula SUMA y hacer un clic en Aceptar. PASO2: Introducir los datos necesarios para realizar el cálculo. Esta es la estructura básica de una función introducida con el menú Fórmula. En primer lugar aparece la función y, debajo los elementos sobre los que debe aplicarla. Por ejemplo en la suma se necesita Numero1, esto sería el rango de celdas que deseamos sumar. Basta con seleccionar las celdas correspondientes en la hoja de cálculo para que aparezcan en el recuadro. -El punto y coma equivale a una y otra, es decir, =SUMA (B3;B4) equivale a sumar B3 y B4. -Los dos puntos equivalen a rango, es decir, desde...hasta.... Por tanto, =SUMA(B2:B8) equivale a sumar desde B2 hasta B8. Repetición de cálculos: llenados automáticos Si se quiere calcular el total de la columna Extensión en la celda C8 según el ejemplo, se podrá volver a introducir una fórmula de suma como en la celda B8 para la población. Esta fórmula debería ser =SUMA(C2:C7), es decir, igual en estructura a la suma anterior. En las dos sumas, la fórmula introducida equivale a sumar desde 6 celdas más arriba hasta 2 celdas por encima de la celda que debe recoger el cálculo: los factores del cálculo están en ambos casos en la misma posición relativa respecto


a la celda que contiene la fórmula. Esto es muy útil cuando se trata de calcular los totales de dos columnas paralelas. Llenar hacia la derecha Se selecciona la celda que contiene el total de población y se amplía la selección hasta la celda de la derecha -en la que se quiere introducir el cálculo del total de extensión-. Elegir la opción Edición|Llenar hacia la derecha. En la celda de debajo de los datos de extensión debe aparecer el total de extensión. En un llenado hacia la derecha se actualizan los nombres de columnas y no los números de fila. Llenar hacia abajo Para calcular en la columna D la densidad de población en cada provincia: La densidad de población de Sevilla será el resultado de dividir su población entre su extensión, es decir, =B3/C3. La siguiente densidad será exactamente igual a ésta en cuanto a posiciones relativas de los factores respecto de la celda cálculo, aunque en este caso deban actualizarse los números de fila y no los nombres de columna. En estos casos se usa el llenado hacia abajo. Se selecciona la celda que contiene el cálculo para Sevilla ampliando la selección en la misma columna hasta la fila de Vizcaya. Elegir Edición|Llenar hacia abajo y aparecerán todos los cálculos de densidades de las distintas provincias. Presentar fórmulas en pantalla Las fórmulas aparecen en pantalla como resultados y no la fórmula en sí. Para presentar las fórmulas en pantalla o para imprimir, se elige el menú Herramientas|Opciones. Dentro del cuadro del cuadro Opciones de la ventana podrá marcar Fórmulas entonces aparecerán las fórmulas en las celdas correspondientes.

Insertando Filas, Celdas y Columnas en Excel.

En Excel resulta útil la función de insertar filas, columnas y celdas, así por ejemplo si estamos haciendo un presupuesto, una planilla o un informe de ventas; y se nos ha olvidado información importante, podemos recurrir a la función insertar. Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas en Microsoft Office Excel, tendremos que ver cómo seleccionar aquellas celdas sobre las cuales queremos que se realice la operación. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la posición del puntero para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como se muestra a continuación: Figura 25.- Forma del Puntero.


Si se desea seleccionar una única celda sólo se tiene que dar clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón. Por otra parte si se desea seleccionar un conjunto de celdas continuas, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, una vez seleccionado el conjunto de celdas deseado se suelta el botón izquierdo y se verá como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color. Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste. Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste. Figura 26.- Selección de Filas

Para seleccionar una hoja entera, situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja colocada entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste. Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada. Insertar Fila Por ejemplo, si tomamos la lista de alumnos del grupo a nuestro cargo, podría darse el caso que se nos haya olvidado ingresar los datos de una alumna más. Como se encuentran listados por orden alfabético, será necesario insertar una fila para poder introducir los datos faltantes. El nombre de la persona es: Carmen Chávez Díaz Debería de insertarse la fila entre las dos personas indicadas en la imagen. Sigamos los pasos siguientes para insertar la fila: 1. Ubique el cursor en la fila en la que quisiéramos tener un nuevo espacio para escribir los datos restantes.

2. Busque la opción Insertar en la barra de herramientas del botón Inicio

Figura 27.-Opción Insertar del Grupo “Celdas”.


3. Seleccione Insertar filas de hoja

Figura 28.- Insertando filas en la hoja.

4. Ya tendremos una nueva fila insertada, en la cual podremos ingresar la información que falta.

Figura 29.- Fila nueva

5. Escribamos la información:

Insertar y Eliminar Celdas

Si te encuentras trabajando con una Hoja de Excel y en un momento determinado necesitas añadir celdas a tu trabajo, es muy sencillo; para ello veamos un ejemplo: Tenemos unas celdas ya, y necesitamos por el motivo que sea, que aparezcan nuevas celdas en la parte superior de las que ya tenemos. Para ello, teniéndolas seleccionadas elegimos Insertar celdas. Podemos elegir ahora qué hacer con nuestras celdas actuales, yo selecciono "desplazar las celdas hacia abajo" para que las que tengo se muevan y permitan entonces que las nuevas aparezcan por encima como puede ver:

Figura 30.- Desplazamiento de celdas

Eliminar celdas Si queremos eliminar una celda que nos sobra, las seleccionamos y tendremos que elegir en el cuadro de diálogo que aparezca, la acción a realizar con nuestras celdas: Que elijo la opción "Desplazar las celdas hacia arriba", pero tenemos otras para elegir (hacia abajo); incluso podemos indicar que la eliminación afecte a toda la fila o la columna donde se encuentran. Insertar columnas


Si en la planilla que hemos venido trabajando se nos ha olvidado incluir un nuevo parámetro de información sobre los empleados. Siento este la edad, por ejemplo, habrá que incluir una columna para poder ingresar estos datos. Primero nos posicionamos en el lugar donde queremos una nueva columna. En este caso, la edad la pondremos al lado derecho del nombre del empleado, es decir la columna D.

Figura 31.- Selección de columna para insertar

Buscamos la opción Insertar de la barra de herramientas del botón Inicio

Desplegamos el menú y seleccionamos Insertar columnas de hoja

Figura 32.- Opción “Insertar columnas de hoja”.

En nuestra hoja de trabajo se habrá insertado una nueva columna

Figura 33.- Columna insertada

Escribimos el parámetro Edad y los datos correspondientes a cada alumno. Creación de Gráficos Vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. Así resultará más sencilla la interpretación de los datos. Terminología de los gráficos Los términos más comunes que se utilizan en los gráficos son:

Filas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de filas el gráfico aparecerá en forma horizontal. Columnas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de columnas el gráfico aparecerá en forma vertical. Barras: es un tipo de gráfico tipo filas u horizontal. Rango de datos: se refiere al conjunto de valores o datos que conforman el gráfico, que por lo general es un conjunto de celdas. Series: las son conjuntos de datos en forma de filas o columnas que tienen valores de un mismo rubro o categoría, por lo cual sí hay más de uno se deben nombrar las series, colocando un nombre significativo a los valores que representará en el gráfico. Leyenda: es la serie o series que se mostraran en el gráfico, o de otra manera es un cuadro que se puede colocar arriba, abajo, izquierda o


derecha del área de trazado del gráfico, ésta representará cada uno de los rubros o categorías de los valores graficados. Área de trazado: el área de trazado de un gráfico es el cuadro interior del gráfico en donde se muestran los objetos o figuras que representan los valores que se eligieron para graficar.

Cómo emplear los diferentes tipos de gráficos Los diferentes tipos de gráficos que se muestran en la figura de abajo, ya que es el primer paso a seguir después de seleccionar los datos a graficar, se emplean de muchas maneras, ya que estos están creados de distintas maneras para representar valores o rangos de datos diferentes, por ejemplo para mostrar un conjunto de valores tipo porcentaje y que pertenecen a un mismo conjunto de datos, se debe elegir un gráfico circular o pastel que sería en este caso el ideal para representar éste conjunto de datos. Los demás tipos de gráficos se emplean para representar otros tipos de datos, por ejemplo para representar un rango de datos que comprende varios rubros o categorías se debe utilizar un gráfico de columnas o barras. Cómo crear y guardar un gráfico Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. A la hora de crear un gráfico, Excel dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste, de forma que nos resulte más fácil. Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes: Seleccione los datos a representar en el gráfico. Seleccione el menú Insertar. Elige la opción Gráfico... Si esta opción no aparece, sitúese primero sobre el botón para ampliar el menú.

O bien haga clic (I) sobre el botón Gráfico de la barra de herramientas. Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO.

Elija un tipo de gráfico. Observa como existen más tipos de gráficos en la ficha o pestaña Tipos personalizados.

Una vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elige un subtipo.

Si no tiene muy clara la diferencia entre subtipos, en la parte inferior del recuadro aparece una breve descripción de éste.

Si pulsas sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los datos seleccionados en el paso 1.

En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de diálogo, hacer clic sobre el botón deseado:


CANCELAR para no realizar el gráfico. ATRÁS para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botón aparecerá desactivado ya que no tiene sentido. SIGUIENTE para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el último paso, este botón no tendrá sentido. FINALIZAR para salir del asistente, pero creando el gráfico con todas las opciones que tiene por defecto. En caso de elegir el botón SIGUIENTE, aparecerá el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN. Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos fichas o pestañas:

En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado en el primer paso. Si éste último se realizó correctamente no tendremos que

modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botón el asistente se convertirá en una barra más pequeña.

Seleccione el rango a representar y Haga clic sobre el botón para volver con el asistente para gráficos.

Seleccione la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos.

En caso de no tenerlo claro puede observar en la parte superior del cuadro de diálogo, una muestra de nuestro gráfico.

Haga clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente para gráficos.

En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,

Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre, escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botón

del recuadro Nombre.

En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos.

Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores.

Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar.

El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1, 2,3... Para asignarles nombre puede utilizar


celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.

Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe. Observe la muestra del gráfico en la parte superior.

Haga clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico. Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos: OPCIONES DE GRÁFICO, que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico. Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de gráfico.

En la primera ficha Títulos, escribir en el recuadro Título del gráfico el nombre que deseamos que aparezca en la parte superior de éste.

Escribe en el recuadro Eje de categorías el título que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal).

Escribe en el recuadro Eje de valores el título que le queremos asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical).

Haga clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del gráfico.

Activa el Eje de categorías si deseas que se visualice, en nuestro caso, el eje X.

Junto con el eje de categorías podremos especificar la escala utilizada para ver los rótulos.

Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje sean fechas. Con la opción Categoría sólo aparecerán en el eje las fechas de los rótulos, y con las otras opciones aparecerán todas las fechas entre los distintos rótulos. En cualquier caso, si elige la opción Automático, Excel tomará la decisión, y generalmente lo hace bien. Haga clic sobre la ficha Líneas de división, para seguir con las opciones del gráfico. Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes. Las líneas de división principales parten de unas subdivisiones del eje denominadas marcas de graduación principales. Las líneas de división secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de graduación secundarias.

Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de categorías (X).

Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de valores (Y).

Haga clic sobre la ficha Leyenda, para seguir con las opciones del gráfico.


Generalmente, Excel presenta una leyenda en la parte derecha del gráfico para identificar cada una de las series de datos representadas en el gráfico.

Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda.

Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejará elegir entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda.

Haga clic sobre la ubicación o posición deseada.

Haga clic sobre la ficha Rótulos de datos, para seguir con las opciones del gráfico.

El asistente para gráficos permite asociar distintos tipos de rótulos a los marcadores de datos.

Seleccione el tipo de rótulo que deseas que aparezca junto con los datos en el gráfico.

En caso de elegir cualquier opción distinta de Ninguno, nos permitirá activar la casilla Clave de leyenda junto a rótulo para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie representada.

Haga clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del gráfico.

Dependiendo del tipo de gráfico que se esté creando, Excel puede darte la opción de incluir una tabla de datos junto con los datos. Una tabla de datos es una tabla con los valores representados en el gráfico.

Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el gráfico.

Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla.

Haga clic sobre el botón Siguiente para completar el asistente para gráficos.

Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico: UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que nos permitirá elegir si deseamos el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente.

Haga clic sobre la opción En una hoja nueva si deseamos que nuestro gráfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuación podrá especificar cómo deseas que se llame la nueva hoja.

O bien, Haga clic en la opción Como objeto en si deseas que nuestro gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo. Se puede elegir en qué hoja situarlo.

Haga clic sobre el botón Finalizar para terminar el gráfico.


Si ha elegido la opción de gráfico como objeto en una hoja de cálculo, Excel2000 crea el gráfico en una posición y con un tamaño predeterminado, no te preocupes ya que a continuación te explicamos cómo modificar dichas opciones. Además el gráfico aparecerá remarcado con un cuadro y con unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada borde. Esto nos indica que el gráfico está seleccionado. Si no lo estuviese, para seleccionar cualquier gráfico, basta con hacer clic sobre él.


POWER POINT.-

Trabajar con diapositivas

Cuando creamos una presentación podemos después modificarla insertando, eliminando, copiando diapositivas, etc. A continuación veremos paso a paso cómo podemos realizar cada una de estas operaciones que siendo tan sencillas tienen una gran utilidad. Insertar una nueva diapositiva Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si se encuentra en la vista normal seleccione la pestaña diapositiva del área de esquema ya que de esta forma es más fácil apreciar cómo se añade la nueva diapositiva a la presentación. Puede añadir una diapositiva de dos formas:

Figura 34.- Menú Inicio en Power Point.

Pulse en el botón Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaña Inicio. O bien utiliza las teclas Ctrl + M para duplicar la diapositiva seleccionada. Una vez realizado esto podrá apreciar que en el área de esquema aparece al final una nueva diapositiva. Si tiene una diapositiva seleccionada inserta la nueva después de esta. Nueva diapositiva, podremos elegir su diseño o tema o incluso cargar una en blanco. Aunque no esté seguro de cómo quiere crear su diapositiva, no se preocupe, más adelante veremos como añadir y quitar elementos. Copiar una


diapositiva. Si está situado en la vista normal le aconsejamos seleccione la pestaña de diapositiva del área de esquema ya que le será más fácil situarle en el lugar dónde quiere copiar la diapositiva. Para copiar una diapositiva en una misma presentación puede hacerlo de varias formas: Seleccione la diapositiva que quiere copiar y pulse en el botón que se encuentra en la pestaña Inicio. Después seleccione la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar y pulse el botón .Si prefiere utilizar el menú contextual, haga clic sobre la diapositiva que quiere copiar con el botón derecho Cuando se despliegue el menú contextual seleccione la opción Copiar. Después haga clic con el botón derecho del ratón sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar. Por último seleccione del menú contextual la opción Pegar. Otra forma de hacerlo es a través de las teclas, para ello en vez de utilizar el menú contextual para copiar y pegar utilice las teclas CTRL + C (copiar) y CTRL + V (pegar).Para copiar una diapositiva en la vista clasificador de diapositivas siga los mismos pasos que acabamos de describir anteriormente Si quiere copiar más de una diapositiva selecciónela manteniendo pulsada la tecla CTRL, si las diapositivas están consecutivas puede seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla SHIFT y seleccionando la última diapositiva. Una vez seleccionadas siga los mismos pasos de copiar, posicionar y pegar. Otra forma de copiar una diapositiva es duplicándola, la diferencia es que duplicar sirve para copiar una diapositiva en la misma presentación mientras que con copiar puede copiar la diapositiva en otra presentación. Para duplicar primero seleccione las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas puede duplicarlas de varias formas, elija la que le resulte más cómoda: Hágalo desde la banda de opciones desplegando el menú Nueva diapositiva y seleccionando la opción Duplicar diapositivas seleccionadas O bien utilizando la combinación de teclas Ctrl + Alt + D Mover diapositivas Mover arrastrando. Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentación tiene que seleccionar la diapositiva que quiera mover y sin soltar el botón izquierdo del ratón arrástrela hasta la posición donde quiere situarla. Al desplazarla verá que el puntero del ratón es una flecha con un rectángulo debajo y aparece una línea entre diapositiva, esta línea indica en qué posición se situará la diapositiva, por ejemplo si queremos colocar la primera diapositiva entre las diapositivas 5 y 6, moveremos el ratón hasta que la línea esté entre la 5 y la 6. Una vez se haya situado en la posición donde quiere poner la diapositiva suelte el botón del ratón y automáticamente la diapositiva se desplazará a la posición e incluso se reenumerarán las diapositivas. Para mover una diapositiva estando en el área de esquema pulse con el botón izquierdo del ratón sobre y sin soltarlo arrástrelo hasta la posición donde quiera moverla, una vez situado suelte el botón


y automáticamente la diapositiva se desplazará y se reenumerarán todas las diapositivas. Como puede apreciar en estas imágenes la diapositiva número siete ha pasado a ocupar la posición número 6 y la que ocupaba la posición 6 pasa a ser la 5. Otra forma de mover una diapositiva es cortándola y después pegándola en el lugar adecuado, de esta forma puedo mover una diapositiva de una presentación a otra. Para ello deberemos tener abiertas las dos presentaciones, primero seleccionamos las diapositivas a mover, después las cortamos (utilizando el botón de la pestaña Inicio, utilizando el menú contextual, o las teclas Ctrl + X), luego nos posicionamos en la diapositiva después de la cual queremos dejar las que movemos (dentro de la misma presentación o en otra), y por último pegamos de la misma forma.

Eliminar diapositivas

Selecciona las diapositivas a eliminar, si están consecutivas puede seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla SHIFT y seleccionando la última diapositiva, en cambio si no están unas al lado de otras mantén pulsada la tecla CTRL para seleccionarlas. Una vez seleccionadas puede eliminarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte: Desde la pestaña Inicio y seleccionando la opción Eliminar. Otra forma de eliminar diapositivas es utilizando el menú contextual que aparece al pulsar sobre una diapositiva con el botón derecho y seleccionando Eliminar diapositiva. La última forma de eliminar es pulsando la tecla SUPR.

Trabajo de diapositivas en diferentes vistas (PowerPoint) PowerPoint tiene tres vistas principales: vista Normal, vista Clasificador de diapositivas y vista Presentación con diapositivas. Puede seleccionar una de estas vistas principales como vista predeterminada en PowerPoint. Vista Normal La vista Normal es la vista de edición principal que se utiliza para escribir y diseñar la presentación. La vista tiene tres áreas de trabajo: a la izquierda, fichas para cambiar entre un esquema del texto de la diapositiva (pestaña Esquema) y las diapositivas mostradas como miniaturas (pestaña Diapositivas). A la derecha, el panel de diapositivas, que muestra una vista mayor de la diapositiva actual. Y, en la parte inferior, el panel de notas (panel de notas: panel en la vista normal en el que escribe las notas que desea que acompañen a una diapositiva. Imprima estas


notas como páginas de notas o muéstrelas cuando guarde una presentación como una página Web.).

Figura 35.- Pestaña Esquema y Pestaña Diapositivas

1. Pestaña Esquema

Muestra el texto de la diapositiva como un esquema, lo que resulta útil para comenzar a escribir el contenido: recopilar ideas, planear cómo desea presentarlas y cambiar el texto y las diapositivas de lugar.

2. Pestaña Diapositivas Cambie a esta ficha para ver las diapositivas de la presentación como imágenes en miniatura durante la edición. Las miniaturas permiten desplazarse fácilmente por la presentación y ver el efecto de los cambios de diseño. También se puede reorganizar, agregar o eliminar diapositivas.

3. Panel Diapositivas Esta vista más grande muestra la diapositiva actual a la que puede agregar texto, insertar imágenes (imagen: archivo (como un metarchivo) que puede desagrupar y manipular como dos o más objetos o un archivo que permanece como un solo objeto (como mapas de bits).), tablas, gráficos, objetos de dibujo, cuadros de texto, películas, sonidos, hipervínculos y animaciones.

4. Panel de notas Agregue notas relacionadas con el contenido de cada diapositiva e imprímalas para usarlas como referencia mientras realiza la presentación, o cree notas para que la audiencia las vea impresas o en una página Web. Las fichas Esquema y Diapositivas muestran un icono cuando el panel se estrecha y si desea ver sólo la diapositiva actual en la ventana durante la edición, puede cerrarlas con el cuadro Cerrar situado en la esquina derecha.


Figura 36.- Pestaña Esquema y Pestaña Diapositivas (Acercamiento)

Arrastre la barra divisora para estrechar el panel; los nombres de las fichas se convierten en iconos. Para ajustar el tamaño de los diferentes paneles en la vista Normal, arrastre los bordes del panel. Vista Clasificador de diapositivas La vista Clasificador de diapositivas es una vista exclusiva de las diapositivas en forma de miniaturas.

Figura 37.- Clasificador de Diapositivas

Cuando se termine de crear y modificar la presentación, el Clasificador de diapositivas ofrece una visión general de la misma y permite reordenar, agregar o eliminar fácilmente las diapositivas y mostrar una vista previa de los efectos de transición y animación. Vista Presentación con diapositivas La vista Presentación con diapositivas ocupa toda la pantalla, como una presentación con diapositivas real. En esta vista a pantalla completa, verá la presentación de la misma manera en que la verá la audiencia. Puede ver el aspecto real de los gráficos, intervalos, películas, elementos animados (animar: agregar un efecto visual o sonoro especial a un texto o a un objeto. Por ejemplo, puede hacer que los puntos de las viñetas de texto "vuelen" desde la izquierda, una palabra a la vez, o bien oír el sonido de un aplauso cuando se hace visible una imagen.) y efectos de transición. Fuente Las reglas y guías


Antes de empezar a saber cómo insertar gráficos, imágenes, texto, etc es conveniente conocer las reglas y guías ya que nos serán útiles para situar los objetos y el texto dentro de la diapositiva. Las Reglas Para hacer visibles las reglas vamos a la pestaña Vista y seleccionamos la opción Regla, si ya está visible aparecerá una marca al lado izquierdo de la opción Regla. Una vez seleccionada aparecerá una regla horizontal y otra vertical pero sólo en la vista Normal. Con la regla podremos saber a qué distancia situamos cada objeto ya que en las reglas aparece una marca en cada regla (horizontal y vertical) mostrando la posición del puntero del ratón. La Cuadrícula La cuadrícula está formada por líneas que dividen la diapositiva en secciones, creando pequeños cuadrados, tales que nos será más fácil situar los objetos de forma alineada en la diapositiva. La cuadrícula no aparece al imprimir o al visualizar la presentación. Para mostrar la cuadrícula, marca la opción Líneas de cuadrícula en la pestaña Vista (junto a la opción Reglas). Podemos modificar las propiedades de la cuadrícula, haciendo clic derecho sobre la diapositiva, y eligiendo Cuadrícula y guías en el menú contextual. Se muestra una ventana como esta. Accedemos a la misma ventana desde la pestaña Formato, en la sección Organizar, desplegando el menú Alinear y pulsando Configuración de cuadrícula. Si quieres que se visualice la cuadrícula marca la opción Mostrar cuadrícula en la pantalla. También podemos hacer que los objetos se ajusten a la cuadrícula o/y a otros objetos de la diapositiva, para ello tienes que activar la casilla Ajustar objetos a la cuadrícula hace que cuando colocamos un objeto en la diapositiva, éste se coloque en el punto de la cuadrícula más cercano. El cuadro Configuración de la cuadrícula nos permite definir el tamaño de las celdas que forman la cuadrícula. Cuanto más grande sea el tamaño del espaciado, menos precisión tenemos para colocar los objetos en la diapositiva pero será más fácil colocar los objetos alineados. Podemos hacer que estos cambios se conviertan en predeterminados, es decir, podemos hacer que las diapositivas siempre aparezcan con las guías y las cuadrículas, para ello pulsaremos en el botón Establecer como predeterminado. Las Guías Las guías no son más que unas líneas discontinuas que dividen la diapositiva en cuatro secciones iguales, de esta forma podemos conocer el centro de la


diapositiva y repartir la información mejor. Estas guías son imaginarias ya que no aparecerán al imprimir o visualizar la presentación. Para mostrar las guías despliega el menú contextual, haciendo clic derecho sobre la diapositiva, y selecciona la opción Cuadrícula y guías. Aparecerá una ventana como la que te mostramos a continuación. Si quieres que se visualicen las guías marca la opción Mostrar guías de dibujo en la pantalla.

Objetos. Objetos: Desde aquí se puede insertar distintos objetos a la diapositiva, no obstante en las pruebas que realice en algunas ocasiones la calidad era reducida (en el caso de los archivos PDF,) entonces sería mejor si se realiza una captura de pantalla y luego se ingresa la fotografía con la calidad que se desee Al pulsar en Objeto, si se selecciona "Crear desde archivo", se mostrará la primera imagen del archivo, y al hacer un clic en dicha imagen previa se ejecutaría el archivo en sí. Esto podría ser útil en algunos diseños, por ejemplo un diseño central con otros que serían mostrados según el usuario lo desee. También desde objetos por ejemplo se pueden añadir videos y sonidos. Los objetos no son más que elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por ejemplo un gráfico, una imagen, textos, vídeos, sonidos, etc. Sobre los objetos podemos realizar las mismas funciones que sobre las diapositivas, es decir, podemos borrar, seleccionar, mover, copiar, etc. Por objetos entendemos texto, líneas y formas creadas con las herramientas pertinentes, aunque no las imágenes importadas de otras aplicaciones. Seleccionar objetos Cuando se desea efectuar alguna modificación a uno de los atributos de un objeto, es necesario seleccionarlo.

Para seleccionar un objeto se hace clic sobre éste; un objeto seleccionado tendrá varios cuadros o nodos a su alrededor (en sus centros y vértices); estos cuadros definen el recuadro que contiene el objeto. Si es necesario seleccionar todos los objetos de una diapositiva, puede hacerlo ejecutando el comando Seleccionar todo del menú Editar o utilizando al combinación de teclas Ctrl+E.

Mover objetos Para desplazar un objeto, se hace clic sobre el objeto que se quiera cambiar de posición y, manteniendo el botón del ratón presionado, se arrastra hasta la nueva posición.


Copiar Objetos

Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes pasos: Primero seleccionar el objeto haciendo clic sobre él hasta que el marco se resalte. Puede seleccionar varios a la vez si lo deseas como hemos visto en el punto anterior.

Figura 38.- Opción Copiar del Menú Edición

A continuación posicionarse en la diapositiva donde queremos copiar el objeto. Podemos copiar el objeto en la misma diapositiva o en otra. Para cambiar de diapositiva utiliza el área de esquema.

Luego dar la orden de copiar. Esto lo podemos hacer de varias formas: - Desplegando el menú Edición y seleccionado la opción Copiar, - con las teclas (Ctrl + C), - con la opción Copiar del menú contextual (clic con el botón derecho del ratón),

- o con el icono de la barra estándar. Alinear objetos PowerPoint permite alinear objetos, siguiendo diferentes patrones. Para alinear un conjunto de objetos:

Seleccionarlos con el comando Seleccionar todo del menú Edición o haciendo clic sobre todos mientras se mantiene presionada la tecla Shift o Para mayúscula. Ejecutar el comando Alinear en el menú Dibujo (Barra de Herramientas de Dibujo en la parte inferior de la pantalla). A continuación en el menú desplegable seleccione la alineación deseada.

Pilas de objetos


Una pila de objetos es un grupo de objetos superpuestos uno sobre otro en diferentes niveles. Para el desplazamiento de objetos en una pila, es decir a un nivel inferior o a uno superior, existen cuatro opciones. A continuación se describe cada una de ellas: Desplazar un objeto al primer nivel Para traer un objeto de la pila al primer nivel o al superior:

Selecciónelo. Haga clic en el menú Dibujo de la barra de herramientas del mismo nombre. Haga clic sobre la opción Ordenar y escoja el comando Traer al frente.

Desplazar un objeto al último nivel Si se desea enviar un objeto de la pila al último nivel o al inferior:

Selecciónelo. Haga clic en el menú Dibujo de la barra de herramientas del mismo nombre. Haga clic sobre la opción Ordenar y escoja el comando Enviar al fondo.

Desplazar un objeto a un nivel superior Para enviar un objeto de la pila a un nivel superior:

Selecciónelo. Haga clic en el menú Dibujo de la barra de herramientas del mismo nombre. Haga clic sobre la opción Ordenar y escoja el comando Traer hacia adelante.

Desplazar un objeto a un nivel inferior Si se desea enviar un objeto de la pila a un nivel inferior:

Selecciónelo. Haga clic en el menú Dibujo de la barra de herramientas del mismo nombre. Haga clic sobre la opción Ordenar y escoja el comando Traer hacia atrás.

Mover Objetos Mover arrastrando. Para mover un objeto lo primero que tienes que hacer es seleccionar el objeto haciendo clic sobre él, verás que aparece un marco a su alrededor, sitúese sobre él (pero no sobre los círculos que hay en el marco) y verás que el cursor toma el siguiente aspecto, pulsa el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastra el objeto, cuando haya situado el objeto donde quieres suelta el botón del ratón y verás que el objeto se sitúa automáticamente en la posición que le has indicado. Mover cortando. Si quieres mover un objeto de una diapositiva a otra tendrás que seleccionar el objeto haciendo clic sobre el marco, pulsar Ctrl + X para cortar el objeto, después situarte en la diapositiva a la que quieres mover el objeto y finalmente pulsar Ctrl + V para pegar el objeto. En este caso el objeto habrá desaparecido de su posición original. Esto lo puede hacer también con las opciones Cortar y Pegar de la pestaña Inicio y del menú contextual.


Si nosotros movemos un gráfico de una diapositiva a otra es posible que en la diapositiva original quede una sección reservada a insertar un contenido aunque éste lo hayamos quitado. Para eliminar esa sección selecciona el marco y pulsa SUPR. Distancia entre objetos PowerPoint te permite medir la distancia que existe entre dos objetos o bien la distancia desde un objeto hasta otro punto que nosotros queramos (por ejemplo el margen de una diapositiva, etc.) Para medir la distancia entre objetos tienes que activar lo primero las guías. Verás que al activar las guías aparecen en la diapositiva dos líneas (una horizontal y otra vertical) que dividen la diapositiva en 4 partes iguales. Haga clic en uno de los extremos de la guía que quieres utilizar para medir cuando el puntero del ratón toma la forma de una flecha, y arrastra la guía hasta el primer objeto, después suelta el botón del ratón. A continuación arrastra la guía hasta la posición del segundo objeto manteniendo pulsada la tecla Shift, verás que aparece un pequeño recuadro en el que te va indicando la distancia desde el primer objeto hasta donde se encuentra en estos momentos la guía. Modificar el tamaño de los objetos Para modificar el tamaño de un objeto, bien sea para aumentar o disminuir, tienes que visualizar el marco del objeto haciendo clic sobre el objeto, en el marco del objeto tenemos ocho círculos o puntos.

Figura 39.- Menú Insertar

Estos puntos sirven para modificar el tamaño del objeto, si te sitúas en los puntos de las esquinas verás que el puntero del ratón se convierte en una flecha de dos direcciones que te permitirán modificar al mismo tiempo el ancho y alto del objeto, para ello tienes que hacer clic en el círculo cuando aparece la flecha, mantener pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo hasta darle el tamaño deseado, después suelta el botón del ratón. Los puntos que se encuentran situados en la


mitad de los lados verticales tienen una función similar a los situados en las esquinas pero con la diferencia de que estos únicamente permiten modificar el ancho del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma. Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados horizontales permiten modificar el alto del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma. Girar y Voltear PowerPoint permite aplicar otros cambios a los objetos, puede cambiar su orientación (por ejemplo girar un dibujo 30 grados hacia la derecha para dejarlo inclinado), también puede voltear los objetos (cuando volteas un dibujo por ejemplo hacia la derecha lo que obtienes es la imagen que aparecería en un espejo puesto de forma vertical frente al objeto original). No todos los objetos de una diapositiva se pueden girar, las imágenes y los dibujos Autoforma son algunos de los objetos que sí podemos girar y voltear. Para girar o voltear un objeto primero tienes que seleccionarlo, una vez seleccionado despliega el menú Girar de la pestaña Formato. A continuación selecciona el tipo de giro que quiera realizar entre los que te propone. Si seleccionas la opción Girar 90º a la izquierda automáticamente el objeto experimenta un giro de 90 grados a la izquierda. Si seleccionas la opción Girar 90º a la derecha automáticamente el objeto experimenta un giro de 90 grados a la derecha. Si seleccionas la opción Voltear horizontalmente automáticamente se obtiene su simétrico cogiendo como eje de simetría la vertical. Si seleccionas la opción Voltear verticalmente automáticamente se obtiene su simétrico tomando como eje de simetría la horizontal. Observa, que manteniendo el cursor sobre la opción deseada, el objeto gira para que veamos el resultado. Pero el cambio no será real si no pulsamos. Si prefieres girar el objeto libremente sólo tendrás que hacer clic sobre unos puntos verdes que aparecen alrededor del objeto (son puntos que se pueden arrastrar con lo cual giraremos el objeto), en la punta del puntero del ratón aparece una flecha en forma de circunferencia, sitúese sobre el punto verde que quiera y después arrastra el ratón hacia la posición que tu deseas y verás como la figura gira, una vez conseguido el giro deseado suelta el botón izquierdo del ratón.

Trabajar con Textos

En las diapositivas podemos insertar textos y aplicarles casi las mismas operaciones que con un procesador de texto, es decir, podemos modificar el tamaño de la letra, color, forma, podemos organizar los textos en párrafos, podemos aplicarles sangrías, etc. A continuación veremos paso a paso todas las operaciones más comunes relacionadas con los textos.


Insertar texto Antes de insertar texto en una diapositiva es conveniente seleccionar un patrón adecuado al contenido que vayamos a introducir, por eso es conveniente que antes seleccionemos uno de los diseños que PowerPoint nos ofrece para facilitarnos la tarea. Una vez seleccionado el diseño sigue estos pasos para añadir texto: Haga clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quiera insertar el texto, automáticamente el texto que aparecía (Haga clic para agregar título) desaparecerá y aparecerá el punto de inserción. Empieza a insertar el texto. Cuando haya terminado de introducir el texto Haga clic con el ratón en otra parte de la diapositiva o pulse la tecla ESC dos veces. Añadir texto nuevo Es posible que con los textos de esquema que incorporan las plantillas de PowerPoint no sea suficiente por lo que tendrás que insertar nuevos cuadros de texto para añadir más contenido a la diapositiva. Para añadir un nuevo cuadro de texto Haga clic en el botón Cuadro de texto de la pestaña Insertar. Verás como el cursor toma este aspecto, donde quiera insertar el nuevo cuadro de texto Haga clic con el botón izquierdo del ratón, manteniéndolo pulsado arrástralo para definir el tamaño del cuadro de texto y suéltalo cuando tengas el tamaño deseado. Dentro del cuadro tienes el punto de inserción que te indica que puede empezar a escribir el texto. Introduce el texto. Una vez haya terminado de insertar el texto Haga clic en otra parte de la diapositiva o pulsa dos veces ESC. Cambiar el aspecto de los textos PowerPoint nos permite cambiar la fuente, el tamaño y el color de los textos fácilmente. Para ello tenemos la sección Fuente en la pestaña Inicio o utilizando el cuadro de diálogo Fuente. Primero tienes que seleccionar el texto al que quieres cambiarle el aspecto. Para abrir el cuadro de diálogo hacemos clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección. En la sección Fuente para texto latino: selecciona de la lista el tipo de letra que quiera aplicar. También lo puede hacer desde la barra de formato con Estilo de fuente: indícale si quieres que sea cursiva (Ejemplo texto cursivo), negrita (Ejemplo texto con negrita), negrita y cursiva (Ejemplo texto negrita cursiva), etc. En Tamaño selecciona las dimensiones de la letra (Ejemplo, Ejemplo, Ejemplo) o desde. Puede también utilizar los botones para aumentar o disminuir el tamaño de la letra. Podemos aplicar otros efectos como puede ser el subrayado, con sombras, relieve, etc. Estos efectos podrá combinarlos a tu gusto. También es posible cambiarles el color a los textos, para ello de la lista desplegable Color de fuente selecciona el que más te guste, si de la lista que aparece no le gusta


ninguno, pulsa en el botón Más colores, y de la pestaña Estándar selecciona el que más le guste. Una vez seleccionado el color deseado pulsa Aceptar. Esto lo puede hacer también desde la barra de formato con el icono. Utiliza la pestaña Espaciado entre caracteres o el botón para establecer el kerning del texto (la separación entre cada letra o carácter). Alinear un párrafo es distribuir las líneas que lo componen respecto a los márgenes del cuadro del texto. Para aplicar una alineación puede utilizar los iconos de la barra de formato o desplegar el menú Formato y seleccionar Alineación, después elige la que más te guste. Existen 4 tipos de alineación: Izquierda que sitúa al texto lo más cerca del margen izquierdo. Derecha que sitúa al texto lo más cerca del margen derecho. Centrado que centra el texto. Justificado Acopla el texto al ancho del cuadro de texto. Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Alineación de párrafos Las Sangrías Una sangría es el desplazamiento hacia la derecha de un párrafo, las sangrías son útiles para dar un formato menos compacto al texto y cuando queremos crear un esquema de los temas junto con sus subtemas que trataremos en una lección, proyecto, etc. Para crear el esquema con sangría se aconseja escribir primero el esquema completo y después aplicar la sangría. Para aplicar una sangría sigue estos pasos: Una vez introducido el texto selecciona el texto al cual quieres aplicar la sangría. A continuación pulsa en el botón Aumentar Sangría que se encuentra en la pestaña Inicio. Cuando se aplica la sangría también disminuye el tamaño de la letra. Al igual que puede aumentar la sangría también puede reducirla con el botón Disminuir Sangría. A la derecha te mostramos una diapositiva en la que se ha aplicado una sangría al texto. Numeración y viñetas El funcionamiento de la numeración y las viñetas es similar a las sangrías, únicamente cambia que en las numeraciones y viñetas además de aplicar una sangría, se le añaden símbolos o números delante del párrafo. Las numeraciones son muy útiles para crear un índice típico. Cuando desarrollemos el tema dentro de la lección incluiremos la numeración que le corresponde respecto al índice. Si quiere saber cómo manejar la numeración y las viñetas siga estos pasos: Primero te aconsejamos escribir el texto sin sangría ni numeración. Después aplica al texto la sangría que corresponda. Para ello utiliza los botones de la sección Párrafo de la pestaña Inicio. Si quieres aplicar una numeración pulsa en su botón análogo: Seleccione el estilo que más le guste haciendo clic sobre él


En vez de utilizar letras y números podemos utilizar símbolos. Elegimos el símbolo, Incluso podemos utilizar otras imágenes seleccionando la opción Numeración y viñetas al pie del listado y haciendo clic en el botón Imagen... o utilizar otros símbolos pulsando en el botón Personalizar... desde el cuadro de diálogo.

Trabajar con Tablas

En una diapositiva además de insertar texto, gráficos, etc también podemos insertar tablas que nos permitirán organizar mejor la información. Como podrá comprobar a continuación las tablas de PowerPoint funcionan igual que en Word. Crear una tabla Para insertar una tabla en una diapositiva siga estos pasos: Despliegue el menú Tabla de la pestaña Insertar. Si lo haces a través de la opción Insertar tabla te aparecerá una ventana en la que podrá indicar el número de columnas y filas. Una vez determinado el tamaño de la tabla pulse Aceptar y aparecerá una tabla en la diapositiva junto con una nueva barra de herramientas que te permitirá personalizar la tabla. Otra opción para crear la tabla es desplegar el menú y establecer su estructura utilizando la rejilla. Los cuadros naranjas delimitan el tamaño de la tabla que aparece indicado en la cabecera del listado. Como ejemplo vamos a crear una tabla con 7 filas y 4 columnas. Para insertar texto en la tabla únicamente sitúese en el recuadro (celda) donde quiera escribir, el cursor se convertirá en un punto de inserción y podrá empezar a escribir. Puede aplicar al texto de las celdas las mismas opciones de formato que hemos visto. Por ejemplo se puede subrayar, cambiar su tamaño, el color de la fuente, justificar al centro, etc. Para cambiar de celda puede hacerlo con las flechas o con la tecla de Tabulador


Figura 40.- Opción Tablas del Menú Insertar.

Eliminar una tabla, fila o columna Para eliminar una tabla tienes que hacer clic sobre uno de los bordes de la tabla para seleccionarla y pulsar SUPR. Para eliminar una fila sitúese en alguna de las celdas de la fila a eliminar y en la pestaña Presentación selecciona la opción Eliminar filas. Para eliminar una columna sitúese en una de las celdas que pertenezcan a la columna que quiera eliminar y en la pestaña Presentación selecciona la opción Eliminar columnas. Si quieres eliminar dos o más columnas o filas al mismo tiempo solo tienes que seleccionar varias celdas utilizando la tecla SHIFT (Mayus) y después elegir Eliminar filas o Eliminar columnas. Al igual que podemos eliminar filas y columnas también podemos insertar nuevas filas o columnas en una tabla que ya tenemos creada y que por cualquier motivo tenemos que ampliar. Para insertar una nueva fila primero tenemos que saber a qué altura de la tabla queremos insertarla, después nos situaremos en alguna celda de la fila más próxima al lugar donde queremos insertar la nueva fila, a continuación utilizaremos las opciones Insertar filas en la parte inferior (por debajo de la fila en la que nos encontramos) o Insertar filas en la parte superior (por encima de la fila en la que nos encontramos). Para insertar una nueva columna el proceso es similar. Sitúese en la columna más cercana al lugar donde quiera insertar la nueva columna, después selecciona una opción de la pestaña Presentación: Insertar columnas a la izquierda o Insertar columnas a la derecha según donde quiera situar la nueva columna. Bordes de una tabla Modificar el formato de una tabla consiste en modificar su aspecto cambiándole por ejemplo el color, los bordes, etc. A continuación veremos cómo podemos


cambiar el color y los bordes de una tabla. Para poder modificar una celda primero deberemos hacer clic sobre ella o seleccionar varias a la vez. En la pestaña Diseño, que se encuentra agrupada en Herramientas de tabla, puede elegir qué bordes quieres mostrar desplegando el menú Bordes. Puede establecer el formato de estos bordes desde la sección Dibujar bordes. Como puede ver en la parte derecha de la banda aparecen estas opciones: Estas te permitirán modificar el estilo que quieres aplicar a los bordes. Elige el ancho o grosor del borde que quieres ponerle a la tabla utilizando el segundo desplegable. Seleccione después el color desplegando la lista y haciendo clic sobre el que te gusta del cuadro desplegable Color de la pluma. En la parte derecha podemos seleccionar las opciones Dibujar tabla o Borrador para crear nuevos bordes de tabla o borrarlos. Color de relleno Si quieres cambiar el color de fondo de la tabla sigue estos pasos: Selecciona una celda o más y despliega el menú Sombreado de la pestaña Diseño. De la lista desplegable selecciona el color que más te guste, en el caso de no encontrarlo pulsa en Más colores de relleno... y elige el que te guste, después pulsa Aceptar. Puede hacer que no tenga color de relleno seleccionando la opción Sin relleno. Selecciona cualquiera de las otras opciones para insertar Imágenes como fondo, Degradados o Texturas. Combinar o dividir celdas Combinar celdas consiste en convertir 2 o más celdas en una sola por lo que dejará de haber borde de separación entre una celda y otra ya que serán una sola. Esto nos puede servir por ejemplo para utilizar la primera fila para escribir el título de la tabla. En este caso habría que combinar todas las celdas de la primera fila en una sola. Mientras que dividir celdas consiste en partir en dos una celda. Para combinar celdas tienes que seleccionar las celdas que quieres combinar, después pulsa en el botón Combinar celdas de la pestaña Presentación. Para dividir una celda en dos elige la celda que quieres dividir y pulsa en el botón Dividir celdas.

Trabajar con Gráficos

Agregando Gráficos en una Diapositiva

Puede incrustar e insertar gráficos en las presentaciones Cuando incrusta datos de un gráfico en PowerPoint, edita esos datos en Excel y la hoja de cálculo se guarda con el archivo de PowerPoint.


Puede pegar un gráfico de Excel en la presentación y vincularlo a los datos de Office Excel Cuando copia un gráfico desde Excel y lo pega en la presentación, los datos del gráfico se vinculan a la hoja de cálculo de Excel. Si desea modificar los datos del gráfico, debe efectuar los cambios en la hoja de cálculo vinculada en Excel. La hoja de cálculo de Excel constituye un archivo separado y no se guarda con el archivo de PowerPoint.

Un gráfico de PowerPoint creado con datos de ejemplo de una hoja de cálculo de Excel

Figura 41.- Gráfica de barras en 3D.

Incrustar e insertar gráficos en las presentaciones

Cuando desee conservar los datos asociados al gráfico de PowerPoint, haga lo siguiente:

En PowerPoint, haga clic en el marcador de posición que desee que contenga el gráfico.

En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en Gráfico.

En el cuadro de diálogo Insertar, haga clic en un gráfico y, a continuación, en Aceptar.

Excel se abre en una ventana dividida y muestra los datos de ejemplo en una hoja de cálculo.

Figura 42.- Ejemplo de tabla


Datos de ejemplo en una hoja de cálculo de Excel

En Excel, para sustituir los datos de ejemplo, haga clic en una celda de la hoja de cálculo y escriba los datos que desee.

También puede reemplazar las etiquetas eje del ejemplo de la Columna A y el nombre de entrada leyenda de la Fila 1.

Nota Una vez actualizada la hoja de cálculo, el gráfico de PowerPoint se actualizará automáticamente con los datos nuevos.

En Excel, haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.

En la lista Guardar en del cuadro de diálogo Guardar como, seleccione la carpeta o la unidad en la que desee guardar la hoja de cálculo.

Sugerencia Para guardar la hoja de cálculo en otra carpeta, seleccione una unidad diferente en la lista Guardar en u otra carpeta en la lista de carpetas. Para guardar la hoja de cálculo en una carpeta nueva,

haga clic en Crear nueva carpeta .

En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nuevo nombre del archivo.

Haga clic en Guardar.

En Excel, en el menú Archivo, haga clic en Cerrar.

Pegar un gráfico de Excel en las presentaciones y vincularlo con datos de Excel

Siga este procedimiento si desea vincular datos a una hoja de cálculo de Office Excel 2007 externa. Cree y copie el gráfico en Office Excel 2007 y péguelo en la presentación de PowerPoint. Cuando actualice los datos en Office Excel 2007, se actualizará también el gráfico de PowerPoint.

Para seleccionar el gráfico en Excel haga clic en el borde y, a continuación, en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Cortar.

En PowerPoint, haga clic en el marcador de posición de la diapositiva o en las páginas de nota en las que desee insertar el gráfico.

En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de Pegar y haga clic en Pegar.

Insertar diapositivas.- Una vez realizada la primera diapositiva, puede añadirse más. Para hacerlo, siga los siguientes pasos: 1- Elija Insertar Nueva Diapositiva o bien haga clic sobre el botón Nueva Diapositiva de la barra de herramientas. 2- Elija el diseño que desee en la ventana que aparezca para la nueva diapositiva y haga clic en Aceptar. De esta manera podrá crear cuantas diapositivas desee. Hay dos formas de insertar nuevas diapositivas en una presentación: puede


hacer clic en el icono , o selecciona en la barra superior el menú Insertar y luego Nueva diapositiva. Observarás que aparece una nueva pantalla en la que podrá elegir el diseño que tendrá esta nueva diapositiva.

Figura 43.- Insertando Nueva Diapositiva

Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si te encuentras en la

vista normal selecciones la pestaña diapositiva del área de esquema ya que de esta forma es más fácil apreciar cómo se añade la nueva diapositiva a la presentación.

Figura 44.- Otras formas de insertar diapositiva

Puede añadir una diapositiva de varias formas:


Pulsa en el botón que se encuentra en la barra de Formato.

Puede hacerlo también a través de la barra de menús seleccionando el menú Insertar y después seleccionando la opción Nueva diapositiva

O bien puede hacerlo a través de las teclas Ctrl + M . Una vez realizado esto podrá apreciar que en el área de esquema aparece al final una nueva diapositiva. Si tienes una diapositiva seleccionada inserta la nueva después de esta.

Figura 45.- Opción “Diseño de diapositiva”

Para acabar la inserción de la diapositiva tendrás que seleccionar qué diseño quieres que tenga la nueva diapositiva y para ello tendrás que hacer clic sobre el diseño que quiera del Panel de tareas. Como puede apreciar en la imagen de la derecha puede elegir una diapositiva para introducir texto y además con un formato determinado, o puede elegir una diapositiva en blanco para añadirle lo que quiera o con objetos. Si quieres más detalles sobre la sección Diseño de diapositiva Haga clic aquí

.

Eliminar Diapositivas

http://www.aulaclic.es/power2003/a_6_1_1.htm




Selecciona las diapositivas a eliminar, si están consecutivas puede seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla Shift y seleccionando la última diapositiva, en cambio si no están unas al lado de otras mantén pulsada la tecla Ctrl para seleccionarlas. Una vez seleccionadas puede eliminarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte:

Desde la barra de menús desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Eliminar diapositiva.

Otra forma de eliminar diapositivas es utilizando el menú contextual que aparece al pulsar sobre una diapositiva con el botón derecho y seleccionando Eliminar diapositiva.

La última forma de eliminar es pulsando la tecla Supr.

Eliminar una diapositiva.- Para eliminar una diapositiva deberá: -Ir a Vista Diapositiva o Vista Clasificadora de diapositiva, elegir Modificar>Eliminar diapositiva -Seleccionar en Vista Diapositiva o Esquema la que le interesa y elija Modificar>Eliminar diapositiva Cambiar el orden de las diapositivas.- Para alterar el orden de las diapositivas deberá:

1- Vaya a vista Esquema, seleccione la diapositiva que quiera mover y arrástrela hasta la nueva posición (el puntero del ratón se convertirá en una flecha de cuatro puntas) 2- La diapositiva se moverá hasta la nueva posición en Vista Diapositiva (una línea vertical indicará el punto en la que debe insertarla).

Utilizar la vista esquema.- Su usa siempre que desee crear una sola vez ciertos elementos, estos aparecerán en todas las diapositivas (por ejemplo, la fecha, un logotipo, etc.). Por lo tanto, podrá modificar el formato del esquema en cualquier momento. Para activarlo: -Elija Ver>Clasificado, o bien clic sobre el icono de la barra de herramientas. Para insertar datos, números y notas a pie de página, vaya a Ver>Clasificador. Ahora seleccione formato.

Copiar una Diapositiva

Si estás situado en la vista normal te aconsejamos selecciones la pestaña de diapositiva del área de esquema ya que te será más fácil situarte en el lugar dónde quieres copiar la diapositiva. Para copiar una diapositiva en una misma presentación puede hacerlo de varias formas:

Selecciona la diapositiva que quieres copiar y pulsa en el botón


copiar que se encuentra en la barra estándar. Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar y pulsa

el botón pegar .

También puede hacerlo desde la barra de menús desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Copiar. Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar y desplegando el menú Edición, seleccionar la opción Pegar.

Figura 46.- Copiar diapositiva

Si prefieres utilizar el menú contextual, Haga clic sobre la diapositiva que quiere copiar con el botón derecho. Cuando se despliegue el menú contextual selecciona la opción copiar. Después Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar. Por último seleccione del menú contextual la opción pegar.

Otra forma de hacerlo es a través de las teclas, para ello en vez de utilizar el menú contextual para copiar y pegar utiliza las teclas Ctrl + C (copiar) y Ctrl + V (pegar).


PERSONALIZAR ANIMACIÓN

Para controlar cómo y cuándo desea que un elemento aparezca durante la presentación, por ejemplo, para desplazarlo hacia arriba desde la izquierda cuando hace clic en el mouse (ratón), utilice el panel de tareas Personalizar

Animación. El panel de tareas Personalizar animación le permite ver información importante sobre un efecto de animación, incluidos el tipo de efecto de animación, el orden de diversos efectos de animación con respecto a otros y una parte del texto del efecto de animación.

Iconos que indican el intervalo del efecto de animación con respecto a los otros eventos de la diapositiva. Las opciones son las siguientes:

Iniciar al hacer clic (icono de mouse, mostrado aquí): el efecto de animación se inicia cuando hace clic en la diapositiva.

Iniciar con Anterior (no hay icono): el efecto de animación se inicia al mismo tiempo que se reproduce el efecto anterior de la lista (es decir, un clic ejecuta 2 o más efectos de animación).

Iniciar después de Anterior (icono de reloj): el efecto de animación se inicia inmediatamente después de que finaliza la reproducción del efecto anterior de la lista (es decir, no tiene que hacer clic otra vez para que se inicie el siguiente efecto de animación).

Seleccionar un elemento de la lista para ver el icono de menú (triángulo) y después hacer clic en el icono para mostrar el menú.

Números que indican el orden en que se reproducen los efectos de animación y que se corresponden con las etiquetas asociadas a los elementos animados en la vista Normal, y se muestra el panel de tareas Personalizar animación.

Iconos que representan el tipo de efecto de animación. En este ejemplo, se trata del efecto Énfasis.

Los elementos animados se señalan en la diapositiva con una etiqueta numerada que no se puede imprimir. Esta etiqueta se corresponde con los efectos de la lista Personalizar animación que se muestra junto al texto u objeto. Esta etiqueta aparece sólo en la vista Normal y si se muestra el panel de tareas Personalizar animación.


APLICAR UN EFECTO DE ANIMACIÓN ESTÁNDAR A TEXTO O A UN OBJETO

Haga clic en el texto u objeto que desea animar.

En la ficha Animaciones, en el grupo Animaciones, seleccione el efecto de animación que desee en la lista Animar.

CREAR UN EFECTO DE ANIMACIÓN PERSONALIZADO A TEXTO O A UN OBJETO, Y APLICARLO

Haga clic en el texto u objeto que desea animar.

En la ficha Animaciones, en el grupo Animaciones, haga clic en Personalizar animación.

En el panel de tareas Personalizar animación, haga clic en Agregar efecto y siga uno o más de los siguientes procedimientos:

Para agregar al texto u objeto un efecto de entrada, elija Entrada y después haga clic en el efecto.

Para agregar un efecto a texto o a un objeto que ya está visible en la diapositiva, como girar, elija Énfasis y después haga clic en el efecto.

Para agregar un efecto a texto o a un objeto que hace que el elemento salga de la diapositiva en un determinado punto, elija Salida y haga clic en el efecto.

Para agregar un efecto que haga que el texto o un objeto se mueva en una trama especificada, elija Trayectorias de la animación y haga clic en la trayectoria.

Para especificar cómo se aplica el efecto al texto o al objeto, haga clic con el botón secundario del mouse en el efecto de animación personalizado en la lista Personalizar animación y después haga clic en Opciones de efectos.

Siga uno de estos procedimientos:

Para especificar opciones de configuración para texto en las fichas Efecto, Intervalo y Animación de texto, haga clic en las opciones que desee utilizar para animar el texto.

Para especificar las opciones de configuración para un objeto, en las fichas Efecto e Intervalo, haga clic en las opciones que desea utilizar para animar el objeto.


Nota Los efectos aparecen en la lista Personalizar animación en el orden en que las agrega.

Agregar Sonido en una Diapositiva

Cuando inserta un sonido en una diapositiva, aparece un icono que representa el archivo de sonido. Para reproducir el sonido mientras ofrece la presentación, puede configurarlo de forma que se inicie automáticamente cuando se muestre la diapositiva, iniciarlo con un clic de mouse (ratón), iniciarlo automáticamente con un retardo o reproducirlo como parte de una secuencia de animación. También puede reproducir música desde un CD o agregar una narración a la presentación. Puede obtener una vista previa de un sonido y también hacer que no se vea el icono de sonido durante una presentación con diapositivas si lo oculta o lo mueve al área gris fuera de la diapositiva. Sólo se pueden incrustar archivos. Wav (datos de audio de forma de onda). Todos los demás tipos de archivos multimedia se vinculan. De forma predeterminada, los archivos de sonido .wav con un tamaño mayor que 100 kilobytes (KB) se vinculan automáticamente a la presentación, en vez de incrustarse. Puede aumentar el límite de tamaño de los archivos .wav incrustados para que tengan un máximo de 50.000 KB, pero el aumento de este límite también incrementa el tamaño global de la presentación. Cuando inserta un archivo de sonido vinculado, PowerPoint crea un vínculo a la ubicación del archivo de sonido. Si más adelante mueve el archivo a otra ubicación, PowerPoint no podrá localizarlo cuando desee reproducirlo. Se recomienda copiar los sonidos en la misma carpeta que la presentación antes de insertar los sonidos. PowerPoint crea un vínculo al archivo de sonido y puede encontrarlo siempre que lo mantenga en la carpeta de la presentación, incluso si mueve o copia la carpeta a otro equipo. Otra forma de asegurarse de que los archivos vinculados están en la misma carpeta que la presentación es utilizar la característica Empaquetar para CD-ROM. Esta característica copia todos los archivos en una ubicación (un CD o una carpeta) junto con la presentación y actualiza automáticamente todos los vínculos de los archivos de sonido. Cuando una presentación tiene archivos vinculados, debe copiarlos a la vez que la presentación si va a ofrecer la presentación en otro equipo o va a enviarla a alguien por correo electrónico. Agregar un sonido Para evitar posibles problemas con los vínculos, se recomienda copiar los sonidos en la misma carpeta que la presentación antes de agregarlos a la misma. 1. En el panel que contiene las fichas Esquema y Diapositivas, haga clic en la pestaña Diapositivas.

http://office.microsoft.com/es-es/powerpoint-help/agregar-y-reproducir-sonidos-en-una-presentacion-HA001230305.aspx#BM4




http://office.microsoft.com/es-es/powerpoint-help/redir/HA001232995.aspx?CTT=5&origin=HA001230305




2. Haga clic en la diapositiva a la que desea agregar un sonido. 3. En el grupo Clip multimedia de la ficha Insertar, haga clic en la flecha situada debajo de Sonido.

Figura 47.- Menú Insertar

4. Siga uno de estos procedimientos: Haga clic en Sonido de archivo, busque la carpeta que contiene el archivo y haga doble clic en el archivo que desee agregar. Haga clic en Sonido de la Galería multimedia, desplácese hasta el clip que desea en el panel de tareas Imágenes prediseñadas y, a continuación, haga clic en él para agregarlo a la diapositiva. SUGERENCIA: Puede obtener una vista previa de un clip antes de agregarlo a la presentación. En el panel de tareas Imágenes prediseñadas, en el cuadro Resultados que muestra los clips disponibles, mueva el puntero del mouse sobre la vista en miniatura del clip. Haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Vista previa o propiedades. Reproducir un sonido continuamente para una diapositiva

1. Haga clic en el icono de sonido . 2. En Herramientas de sonido, en el grupo Opciones de sonido de la ficha Opciones, active la casilla de verificación Repetir la reproducción hasta su interrupción.

Figura 48.- Opciones

NOTA: Cuando repite un sonido, se reproduce continuamente hasta que avance a la diapositiva siguiente. Reproducir un sonido entre varias diapositivas 1. En el grupo Animaciones de la ficha Animaciones, haga clic en Personalizar animación.

Figura 49.- Animaciones


2. En el panel de tareas Personalizar animación, haga clic en la flecha situada a la derecha del sonido seleccionado en la lista Personalizar animación y, a continuación, en Opciones de efectos. 3. En la ficha Efecto, en Detener la reproducción, haga clic en Después de y, a continuación, seleccione el número total de diapositivas en las que debe reproducirse el archivo. NOTA: La duración del archivo de sonido debe ser igual que los tiempos de presentación especificados de las diapositivas. Puede ver la duración del archivo de sonido en la ficha Configuración de sonido, en Información.

Agregar Película a una Diapositiva

Para evitar posibles problemas con los vínculos, es conveniente copiar las películas en la misma carpeta que la presentación antes de agregarlas a la presentación. 1. En la vista Normal, haga clic en la diapositiva a la que desea agregar una película o un archivo GIF animado. 2. En la ficha Insertar, en el grupo Clips multimedia, haga clic en la flecha situada bajo Película. 3. Siga uno de estos procedimientos: Haga clic en Película de archivo, busque la carpeta que contiene el archivo y haga doble clic en el archivo que desee agregar. Haga clic en Película de la Galería multimedia, desplácese hasta el clip que desee en el panel de tareas Imágenes prediseñadas y, a continuación, haga clic en él para agregarlo a la diapositiva. Reproducir una película a pantalla completa Puede reproducir una película de modo que llene toda la pantalla cuando ofrezca la presentación, en lugar de reproducirla como parte de una diapositiva dentro de la presentación. Esto se conoce como reproducir una película a pantalla completa. Según la resolución del archivo de película original, podría aparecer distorsionada cuando se amplíe. Siempre debería obtener una vista previa de la película, de modo que si la película aparece distorsionada o borrosa, puede deshacer la opción de pantalla completa. Generalmente, una película pequeña que se configura para la reproducción a pantalla completa no se ve bien cuando se amplía. Si configura la película para que se muestre a pantalla completa y para que se inicie automáticamente, puede arrastrar el marco de la película al área gris fuera

javascript:AppendPopup(this,'328853661_5')


de la diapositiva, de forma que no esté visible en la diapositiva o flash hasta poco antes de que la película pase a pantalla completa. 1. En la vista Normal, haga clic en el marco de la película en la diapositiva que desee reproducir a pantalla completa. 2. En Herramientas de películas, en el grupo Opciones de las películas de la ficha Opciones, active la casilla de verificación Reproducir a pantalla completa. Reproducir una película continuamente durante una presentación Quizás desee que una película se reproduzca durante una presentación o que siga reproduciéndose hasta que la detenga. Si la duración de la película es menor que la de la presentación, puede configurar la película para que se inicie otra vez después de finalizar a fin de que siempre se esté reproduciendo alguna parte de la película durante la presentación. 1. En la vista Normal, haga clic en el marco de la película en la diapositiva. 2. En Herramientas de películas, en el grupo Opciones de las películas de la ficha Opciones, active la casilla de verificación Repetir la reproducción hasta su interrupción.

Ejercicios ¨Propuestos

1. Ejecute la aplicación Word y realice las siguientes actividades:

a) Redacte un texto, en el que describa por qué el uso de una computadora le ayudaría a realizar sus actividades, más rápido y mejor. El texto deberá cumplir con las características que se muestran en la

siguiente tabla.

Elemento Alineación del texto

Título del texto Centrado

Autor del texto Izquierda

Cuerpo del texto Izquierda

Conclusiones Izquierdo

2. Realice una lista de los elementos físicos que componen su salón de clases,


mencionando al menos 10 de ellos. Divídalos de la siguiente forma: Cantidad, Elemento, Descripción y sepárelos por medio de Tabuladores.

a) Seleccione todo el texto y ejecute el comando Tabulaciones del menú Formato. Asigne los siguientes valores, recuerde que para asignar el relleno y la alineación debe definir el valor de la posición, la Alineación, el Relleno y pulsar el botón Fijar.

Elemento Valor

Posición 1 3.0 CM

Posición 2 7.0 CM

Alineación Izquierda

Relleno -------

b) Observe la siguiente figura, que muestra la creación de las tabulaciones descritas.

c) En la Regla se muestran los tabuladores, y cómo cambia la apariencia y alineación del texto.


d) Seleccione nuevamente todo el texto, ejecute el comando Tabulaciones y pulse sobre el botón Eliminar Todas. Pulse en Aceptar, el resultado que visualizará deberá ser parecido a la siguiente figura.

1. ¿Indique los pasos para entrar a Excel?

Respuesta: Menú inicio, todos los programas, Microsoft Office, Microsoft Excel.

2. Indique los pasos correctos para insertar una gráfica.

a) Menú insertar, grafica.

3 CM. 7CM.


b) Menú vista, grafica.

c) Menú correspondencia gráfica.

3. ¿Cuál es la fórmula para obtener el siguiente resultado de una suma?

a) a1 + b1

b) a2 + b2

c) b1 + a1

4. ¿fórmula para obtener un promedio?

a) promedio()

b) =promedio()

c) Promedio=()

5. ¿Cuáles son los pasos para imprimir un documento?

a) Botón inicio, impresora.

b) Menú insertar, imprimir

c) Menú vista imprimir.

6. Ejecute los siguientes pasos para construir la lista de asistencia de un grupo escolar:

a) Abra un documento Nuevo en Excel. b) Introduzca en la celda A2 el texto Nombre de la Escuela. c) En la celda A4 escriba Profesor: d) En la celda A5 escriba Grupo: e) En la celda A6 escriba Materia: f) En la celda A8 escriba Número de Lista g) En la celda B8 escriba Alumno. h) En la celda C7 escriba Semana Uno. i) De la celda C8 a la celda G8 introduzca los días de la semana (Lun, Mar,

Mie, Jue, Vie). j) En la celda H7 escriba Semana Dos. k) De la celda H8 a la celda L8 escriba nuevamente los días de la semana

(Lun, Mar, Mie, Jue, Vie). l) En la celda M8 Introduzca Asistencias. m) En la celda N8 Introduzca Faltas.


Hasta el momento deberá tener una hoja igual a la de la figura de abajo:

n) Seleccione desde la celda A2 hasta la celda N2, cambie el tipo y tamaño de fuente a Verdana 12 y elija Negrita en Estilo. Para hacerlo, abra el menú Formato, ejecute el comando Celdas y seleccione la ficha Fuente. A

continuación pulse sobre el icono (Combinar y centrar).

El resultado que deberá obtener es:

o) Seleccione desde la celda A4 hasta la celda N8, cambie el tipo y tamaño de la fuente a Verdana 10.


Deberá visualizar en su pantalla una hoja igual a la siguiente figura.

p) Asigne a la columna B un ancho de 40 o más, por si existiera un nombre demasiado largo.

q) Si es posible, dé formato a la hoja de cálculo para obtener una similar a la siguiente figura.

r) Ahora capture la información. Escriba un 1 para las asistencias y un 0 para las inasistencias. Una forma sencilla de obtener los resultados finales en el caso de las asistencias es sumar de la celda C9 hasta la celda L9 y para obtener las faltas bastará con restarle a 10 el resultado de M9.

s) Escriba en las celdas M9 a M18 las siguientes funciones: =SUMA(C9:L9), =SUMA(C10:L10), =SUMA(C11:L11), hasta =SUMA(C18:L18), y de N9 a N18, 10-M9, 10-M10, 10-M11, y así sucesivamente. Utilice un Color de fuente diferente para resaltar los resultados.

t) Por último guarde la hoja en formato de Excel, en la carpeta de su elección.


7. En un documento en blanco de Excel introduzca dos columnas de números, de tal forma que pueda practicar la suma, la resta, el producto, el cociente y la potencia.

a) Recuerde que una forma práctica de hacer una lista de números consecutivos con la función de relleno, es jalando la selección desde el nodo de la esquina inferior derecha.

b) La primera columna debe contener números del 1 al 10, de uno en uno.

La etiqueta inteligente

de copiado y relleno

permite seleccionar

diversos parámetros

para el copiado o

relleno de celdas.


c) En la segunda columna la serie puede ser de 2 en 2. Las dos columnas deben quedar como se muestra:

d) Para insertar las fórmulas se pueden ocupar celdas contiguas, como por ejemplo las de la columna C, D, E, etcétera.

e) Introduzca las fórmulas que permitan sumar los valores de las columnas A y B en las celdas de la columna C.

f) Para hacer esta operación más rápidamente, puede introducir la primera fórmula en C2 y copiarla en el rango de celdas C2:C11. las celdas de la fila 1 se ocuparán para los títulos.


g) En la columna D haga lo mismo, para restar los valores de las celdas de A y B.

h) Siga con las fórmulas para los productos, los cocientes y las potencias, en las columnas E, F y G.

i) Guarde el libro de cálculo con el nombre Fórmulas.xls.

8. Excel ofrece una cantidad enorme de funciones con las que se puede trabajar; desde matemáticas hasta científicas, contables o financieras. Abra un nuevo libro de cálculo de Excel y haga lo siguiente:

a) Introduzca los datos que se muestran en la figura, en la Hoja1 del libro.


b) Ubíquese en la celda F4 y seleccione el comando Función del menú Insertar.

c) Busque la función Concatenar y aplíquela de la siguiente manera:

d) La función Concatenar permite unir los contenidos de las celdas que se seleccionen en los campos de los argumentos.

e) En el cuadro de diálogo que aparece, introduzca las celdas que se van a unir o concatenar.

Introduzca el nombre de la

función en el recuadro.

En el cuadro de lista aparece la

función solicitada o las que

coincidan con la solicitud.

En los campos que

representan cada uno de

los elementos que

componen los

argumentos de la

función, se escribe el

nombre de la celda

donde se encuentran los

datos. Se pueden juntar

hasta 30 celdas.


f) Por ejemplo, al concatenar las celdas C11, B5 y D11, el resultado será el texto 1+3 en la celda en donde se insertó la función, en este caso F4.

g) Guarde el libro con el nombre Concatenacion.xls. Nota: Cuando se unen textos de varias celdas con la función Concatenar, hay que

introducir los espacios necesarios para que la cadena de texto resultante se pueda

leer correctamente, como se muestra en la figura siguiente.

Excel muestra las celdas que han sido utilizadas

como argumentos de la función, con colores

diferentes para visualizarlas más fácilmente.


Referencias: G. Beekman, Computación & Informática hoy, (Addison Wesley), 1998 C. Brown., Microsoft Office XP profesional, (McGraw-Hill), 2002 R. Gibson, Repensando el futuro, (Grupo Editrial Norma) J. M. Duart, et. al., Aprender en la virtualidad, (GEDISA), 2000 J. de Marcelo R., Piratas cibernéticos, Cyberwars (Alfa-Omega), 2002 Ferreira C., Gonzalo; “Informática Paso a Paso” 2ª. Edición; Alfaomega; México; 2006. http://www.estudiargratis.com.ar/curso-powerpoint-avanzado/curso-powerpoint-objetos.htm; Consultada 28/02/2011. http://www.ice.urv.es/abcnet/curso_powerpoint/avanzado.htm; Consultada 28/02/2011 http://www.aulaclic.es/power/f_power.htm; Consultada 28/02/2011 http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/insertar-celdas-filas...; Consultada 28/02/2011 http://www.aulaclic.es/excel2007/t_5_1.htm; Consultada

28/02/2011http://www.galeon.com/ortihuela/excel2000.htm; Consultada 28/02/2011 http://www.duiops.net/manuales/powerpoint; Consultada 28/02/2011 http://www.aulaclic.es/power2003/t_6_1.htm; Consultada 28/02/2011

http://www.estudiargratis.com.ar/curso-powerpoint-avanzado/curso-powerpoint-objetos.htm

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http://www.duiops.net/manuales/powerpoint

http://www.aulaclic.es/power2003/t_6_1.htm

“introducción a las herramientas computacionales básicas”

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