, (JkumARi INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO, DEL MODELO

INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

De acuerdo al avance del modelo de planeación MIPG la entidad Parque Temático de Flora y Fauna de Pereira SAS, donde se consolida los meses de noviembre, diciembre de 2017, enero y febrero de 2018, contrató el día 3 de noviembre de 2017 a la sociedad AHG CONSULTORES ASOCIADOS S.A.S. con el fin de lograr la implementación, mejoramiento y mantenimiento de sistemas de gestión y control interno para desarrollar las actividades relacionadas con la documentación de procesos, procedimientos y. Manuales de Funciones del Bioparque Ukumari, no solo para alcanzar los más altos índices de calidad, y su aseguramiento para que nuestros productos y servicios cumplan los estándares de calidad de la norma técnica; sino también, para cumplir con lo ordenado por la Ley y lo requerido por los entes de control como la Contraloría que después de las auditorías realizadas en el mes de abril y junio de los corrientes, se evidenció la necesidad de realizar estos procesos y procedimientos en aras de mejorar la operatividad de la sociedad y la administración y explotación del Bioparque Ukumarí, por lo que se hizo necesario realizar la documentación de procesos, procedimientos y manuales de funciones orientados a la implementación del sistema de Gestión de Calidad conforme a la norma Técnica ISO 9001-2015.

Así mismo realizo un diagnóstico que permitió establecer las dimensiones operativas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión definido por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el insumo para la Autoevaluación del DAFP.

Lo anterior se encuentra plasmado en la Legislación Colombiana en la Ley 872 de 2003 "Por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la Rama Ejecutiva del poder público", que especifica los requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad aplicable a la Rama Ejecutiva del Poder Público, y otras entidades prestadoras de servicios. Dichos requisitos deben ser aplicados en concordancia con las disposiciones legales propias de la naturaleza jurídica de cada entidad, es así que deben ser aplicadas de conformidad con el régimen exceptuado al que pertenecemos.

Con base en lo anterior la sociedad contratada por la entidad realizo: 1. DIAGNOSTICO: Conformación de las mesas de trabajo para evaluar las 13 políticas de Gestión y Desempeño Institucional definidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública: a) Direccionamiento estratégico y planeación. B) Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público. c) Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción. d) Gestión del Talento Humano. e) Servicio al ciudadano. f) Participación ciudadana. g) Racionalización de trámites. h) Defensa Jurídica. i) Gestión documental. j) Seguimiento y evaluación del desempeño institucional. k) Gestión de las tecnologías de la información y las comunicaciones. I) Control Interno. m) Gestión del conocimiento. 2. DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD: a) Alineación del plan estratégico a la estructura de la norma ISO 9001:2015. b) Levantamiento y documentación del mapa de procesos. c) Documentación de caracterizaciones de procesos. d) Documentación de Manual de Procedimientos por cada proceso identificado. e) Documentación de protocolos operacionales por cada proceso. f) Documentación de Manuales de Funciones de la totalidad de los cargos de la organización. g) Documentación de matriz de interacción de procesos. h) Documentación de matriz de riesgos. i) Documentación de procedimiento de información documentada. j) Documentación de procedimiento para control operacional. k) Documentación de procedimientos para el control del producto/servicio no conforme y acciones correctivas. I) Documentación de procedimiento de puditorías internas al Sistema Integrado de Gestión. m) Documentación

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y normalización de Registros requeridos por la norma ISO 9001:2015 en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad del Bioparque Ukumarí. 3. ENTREGABLES: A) DIAGNOSTICO: Actas de reunión de las mesas de trabajo conformadas; adecuación del instrumento para realización del diagnóstico de acuerdo a las dimensiones del modelo de planeación y gestión; Diagnostico de las dimensiones operativas del modelo integrado de planeación y gestión definido por el Departamento Administrativo de la Función Pública; Insumo para la presentación de la autoevaluación del DAFP en enero de 2018. B) DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD: Documentación del manual de operaciones y/o calidad; Documentación de procesos y procedimientos del Sistema de Gestión de calidad del Bioparque Ukumarí conforme a ISO 9001:2015; Documentación de Manuales de Funciones de los cargos del Bioparque Ukumarí; Documentación y normalización de formatos y registros requeridos por la Norma técnica internacional ISO 9001:2015. Estas actividades fueron realizadas a 31 de diciembre de 2017.

El 25 de enero de 2018 la entidad decide continuar con AHG CONSULTORES ASOCIADOS SAS, ya que la primera parte fue el diagnóstico y documentación, en esta segunda fase se busca la implementación y consolidación del Sistema de Gestión de Calidad conforme a la Norma Técnica ISO 9001: 2015 e implementación de los planes de mejoramiento de las políticas de gestión y desempeño priorizadas que hacen parte del Modelo Integrado de Planeación y Gestión de acuerdo al Decreto 1499 del 2017 del Departamento Administrativo de la Función Pública.

Por este motivo y para lograr la implementación y consolidación se hace necesario mirar a la luz de la ley 1753 de 2015 "Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018— Todos por un nuevo país" en el artículo 133 estableció la integración de los sistemas de gestión "Intégrense en un solo Sistema de Gestión, los Sistemas de Gestión de la Calidad de qué trata la Ley 872 de 2003 y de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998. El Sistema de Gestión deberá articularse con los Sistemas Nacional e Institucional de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998, de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de control al interior de los organismos y entidades del Estado. El Gobierno Nacional reglamentará la materia y establecerá el modelo que desarrolle la integración y articulación de los anteriores sistemas, en el cual se deberá determinar de manera clara el campo de aplicación de cada uno de ellos con criterios diferenciales en el territorio nacional. Una vez se reglamente y entre en aplicación el nuevo Modelo de Gestión, los artículos 15 al 23 de la Ley 489 de 1998 y la Ley 872 de 2003 perderán vigencia". Por esta razón, el Departamento Administrativo de la Función Pública el 11 de septiembre de 2017 expide el decreto 1499 "Por medio del cual se modifica el decreto 1083 de 2015, decreto único reglamentario del sector función pública, en lo relacionado con el sistema de gestión establecido en el artículo 133 de la ley 1753 de 2015", el citado decreto da origen a un nuevo sistema de gestión que integra los sistemas de desarrollo administrativo y de gestión de la calidad, que debe ser complementado y articulado con otros sistemas de gestión como el de servicio al ciudadano, gestión de la seguridad y salud en el trabajo, gestión ambiental, seguridad de la información, y el modelo de acreditación de los sistemas de salud y educación. El sistema de gestión tiene como objetivo dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y ala consecución de resultados para la satisfacción de las necesidades y el

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goce efectivo de los derechos de los ciudadanos, en el marco da la legalidad y la integridad. Para su funcionamiento y articulación con el sistema de control interno, se adoptó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión — MIPG que se medirá a través del Formulario Único de Reporte a la Gestión — FURAG. El Modelo Integrado de Planeación y Gestión — MIPG tiene como objetivos:

Fortalecer el liderazgo y el talento humano bajo los principios de integridad y legalidad, como motores de la generación de resultados de las entidades públicas.

Agilizar, simplificar y flexibilizar la operación de las entidades para la generación de bienes y servicios que resuelvan efectivamente las necesidades de los ciudadanos.

Desarrollar una cultura organizacional fundamentada en la infor,mación, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua.

Facilitar y promover la efectiva participación ciudadana en la planeación, gestión y evaluación de las entidades públicas.

Promover la coordinación entre entidades públicas para mejorar su gestión y desempeño.

Para la operación del modelo se definen 7 dimensiones y 16 políticas de gestión y desempeño que las entidades deben implementar:

Dimensiones del modelo:

Talento Humano Gestión con Valores Para Resultados Evaluación de Resultados Direccionamiento Estratégico y Planeación Información y Comunicación Gestión del Conocimiento y La Innovación Control Interno

Políticas de gestión y desempeño:

Planeación Institucional Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público Talento Humano Integridad Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos Servicio al ciudadano Participación ciudadana en la gestión pública Racionalización de trámites Gestión documental Gobierno digital Seguridad digital Defensa Jurídica Gestión del conocimiento y la innovación Control interno Seguimi o y evaluación del desempeño institucional

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Así mismo, el artículo 2.2.22.3.4 del decreto 1499 de 2017 define el ámbito de aplicación del modelo así: "El Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG se adoptará por los organismos y entidades de los órdenes nacional y territorial de la Rama Ejecutiva del Poder Público. En el caso de las entidades descentralizadas con capital público y privado, el Modelo aplicará en aquellas en que el Estado posea el 90% o más del capital social. Las entidades y organismos estatales sujetos a régimen especial, de conformidad con lo señalado en el artículo 40 de la Ley 489 de 1998, las Ramas Legislativa y Judicial, la Organización Electoral, los organismos de control y los institutos científicos y tecnológicos, aplicarán la política de control interno prevista en la Ley87 de 1993; así mismo, les aplicarán las demás políticas de gestión y desempeño institucional en los términos y condiciones en la medida en que les sean aplicables de acuerdo con las normas que las regulan". En cuanto a las certificaciones de calidad el citado decreto contempla que las entidades y organismos públicos, que lo consideren pertinente, podrán certificarse bajo las normas nacionales e internacionales de caridad. Las certificaciones otorgadas de conformidad con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 versión 2009 continuarán vigentes hasta la fecha para la cual fueron expedidas.

El Parque Temático de Flora y Fauna de Pereira SAS en el año 2017 realizó el diagnóstico de cada una de las políticas de gestión y desempeño identificando las debilidades y fortalezas de cada una de ellas, así mismo, se documentó el sistema de gestión de calidad y se suscribió plan de mejoramiento con la contraloría para subsanar hallazgos relacionados con los procedimientos.

Por lo anterior se desarrollara las siguientes actividades a 25 de junio de 2018: • Implementar los planes de mejoramiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión para las Políticas priorizadas de Gestión y Desempeño Institucional definidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública. • Socializar e implementar los procesos, procedimientos y manuales de funciones establecidos para el sistema de gestión de calidad. • Armonizar el Sistema de Gestión de Calidad con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión. • Realizar la auditoria de segunda parte o pre auditoria al sistema de gestión de calidad implementado. • Acompañar en los procesos de auditoria y trámites relacionados con el organismo de Certificación elegido por Bioparque Ukumari.

Hasta la fecha se está trabajando en la política de Gestión Documental donde se ha priorizado, la Elaboración de las Tablas de Retención Documental, la formulación de los procesos de Gestión Documental, La adopción del Formato Único de Inventario Documental y la Integración de la Dimensión de Información y Comunicaciones al Modelo Integral de Planeación y Gestión y cada una de ellas cuenta con las evidencias del progreso realizado, además de realizar las siguientes actividades, donde se puso como meta clara la implementación total de la política a 25 de junio de 2018, Definir e implementar la política de gestión documental. Conformar el Comité de Gestión y Desempeño, incluyendo funciones de gestión documental. Elaborar diagnóstico integral de archivo. Crear el Plan Institucional de Archivo - PINAR armonizado con el direccionamiento estratégico. Crear el programa de gestión documental. Formular las tablas de retención documental. Documentar los criterios definidos para la normalización de la producción documental. Continuar con la organización del fondo acumulado. Crear y publicar el cuadro de clasificación documental. Definir, aprobar, convalidar e implementar las tablas de retención

,documental. Crear; el inventario de la documentación de los archivos de gestión aplicando

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el Formato Único de Inventario Documental. Crear el inventario de la documentación del archivo central aplicando el formato Único de Inventario Documental. Unificación del formato de transferencia y su respectiva implementación. Crear, publicar e implementar procedimiento de disposición final de documentos. Crear, publicar e implementar el documento sistema integrado de conservación. Capacitar al personal en la conservación de los documentos físicos, para garantizar la adecuada administración y conservación. Definir, documentar e implementar criterios para la preservación de documentos en soporte digital. Definir políticas para el manejo de acceso a los documentos, así como de las copias de seguridad. Parametrizar las tablas de control de acceso. Implementar el sistema de gestión de documentos electrónicos. Definir e implementar mecanismos o controles técnicos en los Sistemas de Información para restringir el acceso a los documentos en entorno electrónico. Realizar seguimiento a la implementación de las directrices impartidas en las circulares internas. Definir e implementar una política de seguridad para el acceso a la información tanto física como digital. Incluir en el plan institucional de capacitación temas relacionados con la gestión documental. Alinear la gestión documental con el sistema de gestión de la calidad.

Otros de los puntos trabajados fue el "COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DEL PARQUE TEMÁTICO DE FLORA Y FAUNA DE PEREIRA", ya integrado en la entidad, con el número de resolución 050 del 20 de febrero de 2018, también en proceso de implementación esta la política de riesgo que ya tiene Resolución asignada al igual que el manual de integridad de personal.

La entidad a lo largo de este año ha implementado además, la política Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción, estableciendo allí el plan anticorrupción, y cumpliendo con los parámetros de gobierno digital, alojando en la página web las pestañas de Transparencia y Servicio Ciudadano cumpliendo con el decreto 1413 de 2017.

Como último y no menos importante los trabajadores de la entidad han recibido diversas cap aciones y sensi ilizaciones en temas como, Implementacihn al sistema de gestión de d, gestión do ental y partes int esas, para integrar _:e forjo - ame unada los nvol crados en lo ocesos y los proce imientos de la en

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