INSTRUCTIVO PARA GENERAR ANEXO RDEP DESDE EXCEL

El Servicio de Rentas Internas con el objetivo de facilitar el cumplimiento de las obligaciones de los contribuyentes, ha diseado una plantilla en formato Excel que permite la generacin del Anexo de Retenciones en la Fuente Bajo Relacin de Dependencia RDEP. PRE-REQUISITOS: Para la generacin del anexo RDEP desde una plantilla Excel su computador debe contar con las siguientes aplicaciones:

Microsoft Office Excel (versin 2003 en adelante)

DIMM Multiplataforma

Programa RDEP (versin 2013) instalado en el DIMM Multiplataforma ESTRUCTURA: La plantilla est compuesta por dos secciones (hojas) que deben ser completadas por los contribuyentes obligados a presentar el Anexo de Retenciones en la Fuente Bajo Relacin de Dependencia RDEP. IMPORTANTE: la plantilla se encuentra diseada en base a las especificaciones determinadas en el catlogo del Anexo de Retenciones en la Fuente Bajo Relacin de Dependencia RDEP. Todos estos documentos se encuentran publicados en la pgina web www.sri.gob.ec A continuacin se describen los pasos que deber seguir para generar el anexo RDEP a partir de la plantilla Excel: 1. Configuracin previa de la aplicacin Microsoft Office Excel Mediante este procedimiento se habilitarn las opciones propias del Excel que permite trabajar con archivos XML. 1.1. Configuracin Excel versin 2003 Para el caso de Microsoft Office 2003 es necesario aadir un complemento para exportar documentos XML desde Excel, para ello se requiere descargar desde la pgina de Microsoft el programa denominado XML Tools Add-in. (http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=3108)

1.1.1. Instale en el computador el complemento descargado XmlTools.

1.1.2. Dentro del aplicativo Excel 2003 acceda a la pestaa Herramientas, y haga clic en la opcin Complementos.

1.1.3. A continuacin aparecer un recuadro con todos los Complementos disponibles para

Microsoft Office Excel 2003. Para aadir el complemento requerido presione el botn Examinar.

1.1.4. Seleccione el complemento XmlTools instalado. La ubicacin por defecto del archivo es: C:\Office Samples\OfficeExcel2003XMLToolsAddin)

1.1.5. Enseguida aparecer en la lista de Complementos disponibles la opcin Xmltools, el cual deber activarlo y despus presionar el botn Aceptar.

1.1.6. Finalmente aparecer en la barra de herramientas la pestaa XML Tools.

1.2. Configuracin Excel versin 2007 Para el caso de Microsoft Office 2007 la funcionalidad para exportar documentos XML desde Excel forma parte del programa y debe ser activada de la siguiente manera: 1.2.1. Haga clic en el Botn de Office que se encuentra en la esquina superior izquierda de la pantalla y luego ingrese a las Opciones de Excel.

1.2.2. Dentro de Opciones de Excel, en el men Ms frecuentes active la opcin Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones. Esto hace que se muestre la pestaa Programador para poder generar documentos en formato XML.

1.2.3. Finalmente presione el botn Aceptar e inmediatamente aparecer la pestaa Programador en la barra de herramientas.

1.3. Configuracin Excel versin 2010 y 2013 Para el caso de Microsoft Office 2010 y 2013 la funcin requerida para exportar archivos XML desde Excel forma parte del programa y deben ser activadas de la siguiente manera: 1.3.1. Haga clic en la pestaa Archivo que se encuentra en la barra de herramientas (parte superior izquierda de la pantalla), e ingrese a las Opciones de Excel.

1.3.2. Dentro de Opciones haga clic sobre Personalizar cinta de opciones, donde deber activar la opcin Programador (para la versin 2010) o la opcin Desarrollador (para la

versin 2013) que se encuentra en la lista de Fichas / Pestaas principales, y finalmente presione el botn Aceptar. Esto hace que se muestre la pestaa Programador para poder trabajar con XML.

Configuracin Excel versin 2010

Configuracin Excel versin 2013

1.3.3. Para finalizar, presione el botn Aceptar e inmediatamente aparecer en la barra de herramientas la pestaa Programador para la versin 2010 o Desarrollador para la versin 2013.

Configuracin Excel versin 2010

Configuracin Excel versin 2013

2. Ingreso de informacin en la plantilla Para iniciar la elaboracin del anexo RDEP, descargue la plantilla publicada segn corresponda a la versin de Microsoft Office Excel instalada en el computador y abra el archivo. IMPORTANTE: Antes de iniciar la elaboracin del anexo RDEP, se recomienda revisar el catlogo y la ficha tcnica correspondiente, publicada en la pgina www.sri.gob.ec.

Para relacionar la informacin de las distintas secciones contempladas en la plantilla, sta cuenta con campos adicionales a los establecidos en el catlogo y ficha tcnica del Anexo de Retenciones en la Fuente Bajo Relacin de Dependencia RDEP. Cada una de las celdas ya cuenta con el formato apropiado para el ingreso correcto de la informacin (formato texto). Elimine las filas posteriores que se encuentren al final de las filas que contengan informacin para evitar que se generen registros invlidos. De acuerdo a las especificaciones tcnicas para reportar el anexo se deben considerar todos los campos como obligatorios con la informacin correspondiente. A continuacin se describen los componentes que posee la plantilla: 2.1. Datos de la identificacin del empleador (Agente de retencin) Esta hoja siempre debe ser llenada con la informacin referente al empleador (Agente de retencin), el RUC del empleador y el perodo fiscal. 2.2. Retenciones Trabajadores Esta seccin deber ser llenada con los registros de las respectivas retenciones de los trabajadores registradas de acuerdo al perodo a informar. 3. Generacin del archivo XML Dentro del programa Excel versin 2003, una vez ingresada la informacin, presione el botn Exportar datos XML que se muestra en la nueva barra de botones que despliega al abrir la plantilla.

Para las versiones de Excel 2007 en adelante, una vez ingresada la informacin en la plantilla, abra la pestaa Programador y haga clic en el botn Exportar.

Indistinta sea la versin de Excel que est utilizando, guarde el archivo XML generado en cualquier ubicacin y con el nombre que desee, sin utilizar caracteres especiales (smbolos, tildes, ees, entre otros).